Goedkeuren documenten
In dit werkproces worden verzoeken ter goedkeuring beoordeeld en wordt de beslissing vastgelegd.
Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.
Beoordeel verzoek
Wanneer u een document moet goedkeuren krijgt u een goedkeuringsverzoek door middel van een aan u toegewezen goedkeuringspost.
- In uw Rolcenter (startpagina) klikt u op de tegel Goedkeuringen. De gelijknamige pagina opent. Hierop worden alle documenten getoond die u goed dient te keuren.
- Klik op Record openen. Het document wordt geopend. Betreft het document een inkoopfactuur of inkoopcreditnota, dan kunt u via Toon factuur de originele factuur tonen.
- Controleer het document. Daarna kunt u een aantal zaken doen:
- Wanneer u de factuur ook door iemand anders goed wil laten keuren, ga dan verder naar de processtap Toevoegen goedkeurder.
- Wanneer u de factuur namens u door iemand anders goed wil laten keuren, ga dan verder naar de processtap Delegeren goedkeuring.
- Wilt u de goedkeuringsaanvraag weigeren, ga dan verder naar de processtap Weigeren goedkeuringsaanvraag.
- Bent u akkoord, dan kunt u de factuur goedkeuren. Ga hiervoor naar de processtap Akkoord geven.
Toevoegen goedkeurder
Wanneer u het document door iemand anders dan de al aanwezige goedkeurders goed wil laten keuren, kunt u een ongelimiteerd aantal extra goedkeurders toevoegen. Dit kunnen personen zijn die het document goed dienen te keuren voordat uzelf het document goedkeurt, of het kunnen personen zijn die ná u het document goed dienen te keuren.
- In het feitenblok Fiatteurs ziet u een overzicht van alle personen die het document goed moeten keuren. In de kolom Status ziet u welke fiatteurs het document al goedgekeurd hebben (status = 'Goedgekeurd') en welke fiatteurs het document nog goed moeten keuren (status = 'Gemaakt'). De volgorde van de fiatteurs in dit feitenblok geeft de volgorde van goedkeuring aan.
- Klik op de naam van het feitenblok Fiatteurs en klik op Fiatteur toevoegen. Het scherm Fiatteurs opent.
- Selecteer de fiatteur die u toe wilt voegen en klik op OK. U keert terug naar het scherm met goedkeuringsposten.
- De toegevoegde fiatteur staat als laatste vermeld. Selecteer deze regel, klik op de naam van het feitenblok Fiatteurs en klik op Omhoog om de toegevoegde fiatteur één plaats omhoog te verplaatsten. Herhaal deze stap tot de toegevoegde fiatteur op de juiste plaats staat.
LET OP: De laatste fiatteur moet altijd voldoende procuratie hebben om het document goed te keuren. Wanneer u een fiatteur toevoegt die onvoldoende procuratie heeft kan deze dus niet als laatste fiatteur toegevoegd worden. 5. Heeft u de toegevoegde fiatteur een positie gegeven vóór uw eigen positie, dan dient het document eerst door de toegevoegde persoon goedgekeurd te worden. De goedkeuringspost zal uit uw scherm verdwijnen en terugkeren wanneer de toegevoegde fiatteur het document goedgekeurd heeft. 6. Heeft u de toegevoegde fiatteur een positie gegeven ná uw eigen positie, ga dan verder naar de stap Akkoord geven.
Delegeren goedkeuring
Als u het document door iemand wilt laten goedkeuren namens u, kunt u de goedkeuringsaanvraag delegeren.
- Een goedkeuringsaanvraag kan alleen gedelegeerd worden naar een gebruiker met gelijke of hogere procuratie.
- Een goedkeuringsaanvraag kan maar één keer gedelegeerd worden. Is het document al een keer gedelegeerd en wordt opnieuw geprobeerd het document te delegeren, dan zal een foutmelding getoond worden.
- U delegeert de goedkeuringspost door de regel te selecteren en op Delegeren te klikken. De goedkeuringsaanvraag is gedelegeerd.
Weigeren goedkeuringsaanvraag
U kunt een goedkeuringsaanvraag weigeren.
Wanneer u een creditfactuur voor een debetfactuur verwacht weigert u de goedkeuringsaanvraag niet. U laat de factuur op uw naam staan totdat de creditfactuur bij u ter goedkeuring aangeboden wordt. Wanneer zowel de debetfactuur als de creditfactuur op uw naam staat keurt u beide facturen goed.
- U weigert de goedkeuringspost door de regel te selecteren en op Weigeren te klikken.
- Het scherm Opmerkingen bij goedkeuring opent. Geef in het veld Opmerking de reden van weigering op en sluit de pagina. De goedkeuringsaanvraag is geweigerd.
Akkoord geven
Wanneer u akkoord bent met de goedkeuringsaanvraag kunt u de aanvraag goedkeuren.
- U keurt de goedkeuringspost goed door de regel te selecteren en op Goedkeuren te klikken. De goedkeuringsaanvraag is goedgekeurd.
Zie ook
Accorderen prestatie
Beheren leveranciersinformatie
Vastleggen onderhoudscontracten
Inkopen PO/VGO
Registreren inkooporder
Muteren/prolongeren onderhoudscontract