Muteren/prolongeren onderhoudscontract

    Gedurende het boekjaar kunnen er wijzigingen plaatsvinden die van invloed zijn op het contract, zoals het aantal eenheden waar het contract betrekking op heeft en/of de werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden. Mutaties die buiten de contractuele afspraken vallen dienen eerst afgestemd te worden met de leverancier.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Muteren contract

    Handmatige mutaties

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contractoverzicht.
    2. Selecteer en open het gewenste contract en kies voor het menu-item Mutatiegegevens Contract (onder Proces).
    3. Klik in de omschrijving van de eerstvolgende lege regel en voer een omschrijving in voor de mutaties die u wilt verwerken, gevolgd door een druk op de tab-toets.
    4. Klik op Projectgegevens ophalen. Dynamics Empire opent een overzicht met alle aan het contract gekoppelde actieve projecten.
    5. Selecteer alle projecten waarvoor u mutaties wilt verwerken en klik op OK.
    6. Klik nu op Kaart om wijzigingen door te voeren op de mutatiekaart.
    7. Bovenaan staan de latente budgetregels. Hier kunt u de nieuwe budgetbedragen invoeren, al dan niet op basis van bedragen excl. of incl. btw.
    8. In geval van een wijziging in het aantal woningen kunt u in het feitenblok Mutatie budgetgegevens de eenheden verwijderen of toevoegen die aan de latente budgetregels zijn gekoppeld.
    9. Lager op de kaart staan de latente orderregels. Hier kunt u de nieuwe bedragen voor de Directe kostprijs invoeren. Vervolgens zal Dynamics Empire op basis van uw invoer de Verplichting (LV) nieuw doorrekenen.
    10. Sluit de mutatiekaart. U komt terug op het overzicht Mutatiegegevens contract.

    Mutaties d.m.v. indexering

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contractoverzicht.
    2. Selecteer en open het gewenste contract en kies voor het menu-item Mutatiegegevens Contract (onder Proces).
    3. Klik in de omschrijving van de eerstvolgende lege regel en voer een omschrijving in voor de mutaties die u wilt verwerken, gevolgd door een druk op de tab-toets.
    4. Klik op Projectgegevens ophalen. Dynamics Empire opent een overzicht met alle aan het contract gekoppelde actieve projecten.
    5. Selecteer alle projecten waarvoor u mutaties wilt verwerken en klik op OK. U komt terug op het overzicht Mutatiegegevens contract.
    6. Selecteer in de lijst vervolgens de juiste mutatieregel en verander de status van deze regel in 'Definitief'.
    7. Kies nu in het menu voor Budgethouders.
    8. Vul de budgethouder/contractbeheerder in. Als u dit zelf bent, plaats dan een vinkje in kolom Fiat.
    9. Als iemand anders de budgethouder is, klik dan op E-mail Verzenden om deze persoon te informeren dat het contract kan worden gefiatteerd. Sluit het venster.
    10. Sluit het overzicht Mutatiegegevens contract, waarna u terugkomt op het contractoverzicht. Open de Contract-kaart die u wilt indexeren.
    11. Om het indexeringspercentage op de contractkaart te wijzigen klikt u als contractbeheerder op Budgethouders (onder Proces). De-activeer het vinkje in kolom Fiat en sluit het venster; u komt terug op de contractkaart. Op de contractkaart is de fiatteringsstatus teruggezet naar 'Niet gefiatteerd'.
    12. U kunt nu het parameter-veld Indexeringspercentage aanpassen naar het gewenste indexpercentage.
    13. Als contractbeheerder dient het gewijzigde index-percentage opnieuw gefiatteerd te worden. Klik hiervoor op Budgethouders (onder Proces) en plaats een vinkje in kolom Fiat. Als iemand anders de contractbeheerder is, klik dan op E-mail verzenden om deze persoon te informeren dat het contract kan worden gefiatteerd.
    14. Sluit de vensters en ga nu verder met de stap Prolongeren onderhoudscontract.

    Fiatteren contractmutaties

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contractoverzicht.
    2. Selecteer en open het gewenste contract en kies voor het menu-item Mutatiegegevens Contract (onder Proces).
    3. Selecteer in de lijst de juiste mutatieregel en verander de status van deze mutatieregel in 'Definitief'.
    4. Kies nu voor Budgethouders en vul de contractbeheerder in. Als u zelf de contractbeheerder bent, plaats dan een vinkje in kolom Fiat.
    5. Als iemand anders de contractbeheerder is, klik dan op E-mail verzenden in het lint om deze persoon te informeren dat het contract kan worden gefiatteerd.
    6. Sluit het budgethouderoverzicht en mutatieoverzicht.

    Prolongeren onderhoudscontract

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contractoverzicht.
    2. Selecteer en open het onderhoudscontract dat u wilt prolongeren en kies voor het menu-item Prolongatie (onder Proces).
    3. U krijgt een melding: "Wilt u contract xxxx prolongeren?" Kies voor Ja. Vervolgens verschijnt de melding dat de "Prolongatie is uitgevoerd". Klik op OK.
    4. Open het contract en controleer het veld Geprolongeerd t/m.
    5. Als uit controle van de nieuw aangemaakte projecten blijkt dat de prolongatie niet goed is, dan kan de prolongatie teruggedraaid worden. Ga hiervoor via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contracten, selecteer het betreffende contract en klik op Terugdraaien prolongatie.
    6. Kies nu voor menu-item Mutatiegegevens contract en selecteer in de lijst de juiste mutatieregel. Ga als contractbeheerder naar Budgethouders en de-activeer het vinkje in kolom Fiat. Sluit het venster Budgethouders.
    7. Haal vervolgens op de mutatieregels de status Definitief weg en laat dit veld blanco.
    8. Doorloop nu opnieuw de punten in stap Muteren contract.

    Beëindigen onderhoudscontract

    Het beëindigen van een onderhoudscontract kunt u doen op het moment dat er geen boekingen meer verwacht worden.

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Contractoverzicht.
    2. Selecteer en open het onderhoudscontract dat u wilt prolongeren en kies voor het menu-item Projecten (onder Proces).
    3. De lijst Projectoverzicht is zichtbaar. Hierin ziet u alle onderhoudscontracten die gekoppeld zijn aan deze contractkaart.
    4. Open de projectkaart van het betreffende onderhoudscontract.
    5. Ga naar sneltabblad Algemeen en pas de Status van het onderhoudscontract aan in 'Afgehandeld'.
    6. Keer terug naar de contractkaart, vul hier de Reden beëindiging in en zet de Status op 'Afgehandeld'.
    7. Het is nu niet meer mogelijk om offertes, orders, facturen, etc. op het onderhoudscontract vast te leggen.

    Zie ook

    Accorderen prestatie
    Beheren leveranciersinformatie
    Vastleggen onderhoudscontracten
    Goedkeuren documenten
    Inkopen PO/VGO
    Registreren inkooporder