Bewaken contractonderhoud
Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.
Aanmaken inkooporder
Om een opdracht te verstrekken aan de leverancier voor het uitvoeren van het contractonderhoud is het mogelijk om handmatig inkooporders aan te maken vanuit het betreffende contract-onderhoudsproject. Indien men gebruik maakt van het prolongeren van contracten, dan worden deze inkooporders automatisch aangemaakt.
- Navigeer via het zoekveld
naar de lijst Projectoverzicht. - Zoek het juiste contractonderhoudsproject op en open de projectkaart.
- Voor verdere instructie, zie werkinstructiestap Registreren inkooporder.
Goedkeuren documenten
Afhankelijk van de interne afspraken hierover binnen de corporatie, en van de instellingen in Dynamics Empire, zullen bepaalde documenten onderhevig zijn aan het goedkeuringsproces. Zie hiervoor de werkinstructie Goedkeuren documenten.
Verstrekken opdracht
Deze stap betreft het daadwerkelijk verstrekken van de opdracht aan de leverancier. De brief waarin de opdracht wordt verstrekt wordt voorzien van de handtekening van de betreffende manager, automatisch gearchiveerd in het DMS en is vanuit de projectadministratie direct opvraagbaar. Als de leverancier is aangesloten op het Leveranciersportaal is de opdracht daar ook zichtbaar. Nadat de inkooporder is goedgekeurd, is de status van het project automatisch 'Gegund' geworden.
- Navigeer via het zoekveld naar de lijst Inkooporders (Planmatig onderhoud).
- Vervolg met de stappen vanaf punt 2 in de werkinstructiestap Verstrekken opdracht.
Gereedmelden inkooporder
De leverancier meldt werkzaamheden schriftelijk gereed. De gereedmelding van de inkooporder of een deel ervan (termijn) wordt vastgelegd in de projectadministratie van Dynamics Empire Online. Wanneer de leverancier werkt met het Leveranciersportaal, legt de leverancier de gereedmelding zelf vast. Zie voor het gereedmelden van de inkooporders de werkinstructiestap Gereedmelden inkooporder.
Zie ook
Aanpassen onderhoudsbudget
Registreren (onderhouds) jaarbegroting
Voorbereiden onderhoudsproject
Bewaken project
Aanmaken contractonderhoudsproject