Aanmaken contractonderhoudsproject

    In dit werkproces worden één of meerdere contractonderhoudsprojecten per onderhoudscontract aangemaakt en aan het onderhoudscontract gekoppeld. Door middel van contractonderhoudsprojecten worden de verplichtingen en de voortgang van het onderhoud voor het lopend boekjaar bewaakt.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Aanmaken contractclusters (optioneel)

    Budgetten van contractonderhoudsprojecten worden in Dynamics Empire vastgelegd op basis van clusters en de binnen deze clusters aanwezige eenheden. Omdat contractonderhoud regelmatig betrekking heeft op meerdere technische clusters, neemt het aantal budgetregels binnen contractonderhoudsprojecten al snel toe op het moment dat ook het aantal clusters binnen het specifieke contractonderhoud toeneemt. Contractclusters beperken deze administratieve workload doordat voor een contractonderhoudsproject binnen één contractcluster alle eenheden gekoppeld worden die administratief verbonden zijn met het specifieke contractonderhoud.

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Clusters.
    2. Klik op Nieuw | + Nieuw, waarna Dynamics Empire een lege Clusterkaart opent.
    3. Klik in het veld Naam op tabblad Algemeen en Dynamics Empire opent het venster genaamd Clustersoorten.
    4. Kies een bestaande clustersoort en klik op OK, of maak een nieuw contractclustersoort aan door op +Nieuw te klikken. In het laatstgenoemde geval doet u het volgende:
      • Geef een Code en Omschrijving op.
      • Geef t.b.v. het automatisch nummeren de gewenste Clusternummerreeks in.
      • Activeer het veld Financieel cluster en sluit het venster Clustersoorten door op OK te klikken.
    5. Terug op de clusterkaart navigeert u naar de actie/functie Eenheden toevoegen en selecteert u de eenheden die binnen het betreffende contractcluster vallen.
    6. Na de selectie en het toevoegen van eenheden krijgt u de melding "U heeft een wijziging aangebracht (...) Mogelijk moet u ook de clusterverdeelsleutel voor dit cluster actualiseren." Klik op OK om de melding te sluiten.
    7. Navigeer nu vanaf de clusterkaart naar het menu-item Clusterverdeelsleutels.
    8. Klik op het Clusterverdeelsleuteloverzicht op +Nieuw om een nieuwe clusterverdeelsleutel aan te maken voor alle gekoppelde eenheden aan het betreffende contractcluster. Kies op de nieuwe kaart op tabblad Algemeen in het keuzeveld Verdeelsleuteltype voor de waarde Gewogen.
    9. Stel vervolgens bij Ingangsdatum de datum in waarop de nieuwe gewogen clusterverdeelsleutel geactiveerd moet worden door het systeem.
    10. Kies voor de actie Clusterverdeelsleutels exporteren. Stel vervolgens de begindatum (= systeemdatum + 1 dag) en klik op Afdrukken, waarna Dynamics Empire een MS Excel-exportbestand genereert. Pas dit bestand aan met de gewenste waarden en sla dit op.
    11. Sluit de clusterverdeelsleutelkaart af. U komt terug op het overzicht met clusterverdeelsleutels.
    12. Kies voor Clusterverdeelsleutels importeren. In het venster selecteert u de bestandsnaam en kiest u voor de knop Afdrukken. Dynamics Empire geeft melding van de wijzigingen.
    13. Selecteer tot slot Verdeelsleutel activeren. De status van de verdeelsleutel staat nu op 'Geactiveerd'.
    14. Het contractcluster is nu volledig ingericht. Sluit het clusterverdeelsleuteloverzicht.

    Aanmaken project

    Handmatig aanmaken van individueel project

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Projecten.
    2. Kies op het Projectoverzicht voor + Nieuw en kies in het overzicht met projecttypen voor Contractonderhoud. Klik op OK.
    3. Druk op de nieuwe projectkaart die is verschenen op TAB, waarna automatisch het veld Nr. op tabblad Algemeen van een waarde wordt voorzien.
    4. Geef een waarde in bij velden Naam, Omschrijving, Startdatum en Opleverdatum.
    5. Op het tabblad Contactpersonen kunt u vervolgens contactpersonen koppelen aan het project door op een blanco regel in de keuzelijst van de kolom Contactnr. de juiste contactpersoon te kiezen. Door vervolgens ook in de keuzelijst van de kolom Functiecode een functie te koppelen aan de gekoppelde contactpersoon en in de kolom Prioriteit een nummer 1, 2 of 3 te kiezen, zijn 3 gekoppelde contactpersonen met hun functie zichtbaar te maken op het tabblad Algemeen.
    6. Controleer op tabblad Boekingsinfo of de juiste budgethouders als Orderbudgethouders, Factuurbudgethouders en Verkoopbudgethouders op het project staan ingesteld. Deze personen geven binnen dit werkproces vanuit hun procuratie goedkeuring op orders en facturen.
    7. Sluit de projectkaart en het projectoverzicht.

    In bulk aanmaken van meerdere projecten inclusief budgetregels door import vanuit Excel-bestand

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Kladblokimportoverzicht. Hierin zijn alle in het verleden geïmporteerde begrotingen te zien.
    2. Klik op + Nieuw in het lint. Dynamics Empire maakt een zogenaamde Kladblokbudgetimportkaart aan met een volgnummer. Een kladblokbudgetimportkaart is een scherm waarin begrotingsregels kunnen worden geïmporteerd en verwerkt tot projecten.
    3. Kies voor de actie/functie Budget importeren om een bestand met begrotingsregels te importeren. Dynamics Empire opent een venster, genaamd Import budget planmatig onderhoud. Vul de volgende velden:
    • Importsjablooncode
    • Omschrijving: Deze is aan te passen naar een omschrijving voor het geïmporteerde bestand (bijvoorbeeld begroting CO jjjj).
    • Bestandsnaam: Selecteer met behulp van de knop assistedit (…) het te importeren bestand.
    • Projecttype: Dit betreft het projecttype van de begrotingsregels die u wilt importeren (in dit geval: CO).
    • Begrotingsjaar: Dit betreft een boekjaar van de begrotingsregels.
    1. Klik op Import. Wanneer de import slaagt, krijgt u hiervan een melding. Het resultaat is vervolgens te zien op de bovenste twee onderdelen van de Kladblokbudgetimportkaart. Sluit de kaart.
    2. Terug op het kladblokimportoverzicht ziet u nu een nieuw record waarin handmatige begrotingsregels zijn geïmporteerd. Wanneer u een foutief bestand heeft geïmporteerd, selecteer dan de betreffende regel en klik op Verwijderen. De kladblokbudgetimportkaart wordt dan in zijn geheel verwijderd.
    3. Voor het verder verwerken van de begrotingsregels selecteert u het nieuwe record en kiest u voor Bewerken, waarmee de kladblokbudgetimportkaart in een bewerkbare vorm wordt geopend.
    4. Selecteer vervolgens de begrotingsregels op tabblad Kladblokimportregels, kies in het menu van dit tabblad voor Kopiëren onder Beheren, om deze selectie regels naar het tabblad Voorlopige projectregels te kopiëren.

    Tip! Controleer voor het aanmaken van onderhoudsprojecten of alle regels op tabblad Kladblokimportregels zijn verwerkt. Dit is het geval als het clusternummer groen kleurt. Met de optie Gekopieerde regels verbergen worden de nog te verwerken regels op het tabblad naar voren gefilterd. Herhaal voorgaande stappen voor deze regels tot alle regels zijn verwerkt tot voorlopige projectregels.

    Als u zelf de geïmporteerde regels mag doorzetten doet u het volgende:

    1. Zet het veld Definitieve versie op tabblad Algemeen op 'AAN'.
    2. Kies voor de actie/functie Aanmaken onderhoudsprojecten.
    3. Na het voltooien van deze actie geeft Dynamics Empire aan dat er een X aantal projecten is aangemaakt. Klik op OK om de melding te sluiten. Er kunnen vanaf dit moment geen wijzigingen meer worden aangebracht op de kladblokbudgetimportkaart. Alle correcties van fouten in de voorbereiding dienen in de projectadministratie te worden gecorrigeerd.

    Als u niet zelf de geïmporteerde regels mag doorzetten doet u het volgende:

    1. Maak een nieuwe taak aan voor de persoon die de voorlopige projecten dient goed te keuren. Ga hiervoor via het zoekveld zoeken icon naar Gebruikerstaken.
    2. Klik op + Nieuw en vul de verschillende velden in, waaronder in ieder geval Onderwerp, Toegewezen aan gebruiker, Taak koppelen aan en Rapport.
    3. Specificeer in het veld Taakbeschrijving wat er van de persoon wordt verwacht (bijvoorbeeld "Ik ben klaar met de voorbereiding, graag controleren en projecten aanmaken.") en licht zonodig de exacte locatie in Dynamics Empire toe. De betreffende gebruiker krijgt hiervan een notificatie op zijn startpagina in het mapje Mijn gebruikerstaken.
    4. De controle, zoals benoemd in de vorige stap, houdt in dat wordt gecheckt of het totaalbedrag in dit scherm overeenkomst met het bedrag dat door de bestuurder is goedgekeurd voor contractonderhoud (velden Regelbedrag excl. BTW en Regelbedrag incl. BTW). Voer indien gewenst een detailcontrole uit.
    5. Kies nu voor de functie Aanmaken onderhoudsprojecten.
    6. Na het voltooien van deze actie geeft Dynamics Empire aan dat er een X aantal projecten is aangemaakt. Klik op OK om de melding te sluiten. Er kunnen vanaf dit moment geen wijzigingen meer worden aangebracht op de Kladblokbudgetimportkaart. Alle correcties van fouten in de voorbereiding dienen in de projectadministratie te worden gecorrigeerd.
    7. Maak een taak aan, gericht aan uw collega die de Projectvoorbereiding heeft uitgevoerd, en geef de stand van zaken door (bijvoorbeeld "Er zijn 5 onderhoudsprojecten aangemaakt."). Sluit de Kladblokbudgetimportkaart.
    8. Het verbeteren van projectnaam en -omschrijving is een actie die de projectleider moet uitvoeren, direct na het aanmaken van onderhoudsprojecten.
    9. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Projectoverzicht.
    10. Open een projectkaart door de juiste regel te selecteren en op Bewerken te klikken.
    11. Op de Projectkaart is op tabblad Algemeen een Naam en Omschrijving te zien. Deze worden door het systeem bepaald op basis van de bovenste voorlopige projectregel op de kladblokbudgetimportkaart en dekken mogelijk niet de lading voor alle regels die aan het project zijn gekoppeld. Deze regels zijn terug te zien op tabblad Budgetregels. Doorloop alle projecten en pas waar nodig de Naam en Omschrijving aan. U kunt hiervoor gebruik maken van de pijlknoppen links en rechts in het scherm, aan weerszijden van de projectkaart.

    Opvoeren van budgetregels handmatig

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Projecten.
    2. Selecteer de regel van het handmatig ingevoerde project waarop u nu ook budgetregels wil vastleggen en klik op Bewerken. De projectkaart wordt nu geopend.
    3. Selecteer een blanco regel op tabblad Budgetregels en leg de keuze vast vanuit de keuzelijst onder de kolom Clusternr.. Veelal is dit het contractcluster waarop de projectadministratie wordt gevoerd.
    4. Leg op dezelfde budgetregel nu ook de keuze vast vanuit de keuzelijst onder kolom Werksoort. Met de keuze voor een werksoortcode vult Dynamics Empire automatisch de bijhorende Werksoort en Werksoortboekingsgroep in.
    5. Vul vervolgens de verwachte Startdatum en Opleverdatum in op de betreffende budgetregel.
    6. Voer tot slot in de kolom Begroot het begrotingsbedrag van de budgetregel in. Dynamics Empire vraagt u vervolgens een reden op te geven voor het ingevoerde bedrag.

    Koppelen contract met project

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Projecten.
    2. Selecteer de regel van het project waarop u het contract wil koppelen en klik op Bewerken. De projectkaart wordt nu geopend.
    3. Ga nu naar het tabblad Boekingsinfo en kies in de keuzelijst bij het invoerveld Contractnr. het contractnummer dat aan het project gekoppeld dient te worden.

    Zie ook

    Aanpassen onderhoudsbudget
    Registreren (onderhouds) jaarbegroting
    Voorbereiden onderhoudsproject
    Bewaken project
    Bewaken contractonderhoud