Voorbereiden onderhoudsproject

    Alle uitvoeringsactiviteiten van de jaarbegroting zijn ingelezen in Dynamics Empire en moeten worden samengevoegd tot een gecombineerde uitvoering. De projecten worden in Dynamics Empire aangemaakt.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Informeren huurders

    De goedgekeurde plannen moeten worden gecommuniceerd met de huurders. Dit kan door de plannen in één overzicht te presenteren op de website en/of het Klantportaal (achter de inlog, door middel van Nieuwsberichten).

    Samenstellen projecten

    Het verwerken van de begrotingsregels

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar het Kladblokimportoverzicht. Selecteer de juiste regel en klik op Bewerken.
    2. Uitgangspunt is hier dat de begrotingsregels compleet zijn (zie Kladblokimportregels). Dat wil zeggen: in de begrotingsregels is de samenstelling van de projecten al bepaald (Sjablooncode). Daarnaast is bepaald wie de projecten zal uitvoeren (projectleider, toezichthouder, woonconsulent, contractbeheerder). Tevens in de initiële planning bepaald (start en opleverdatum).
    3. Om de regels te verwerken kiest u voor de actie/functie Samenvoegen alle regels op basis van Sjablooncode. Dynamics Empire zal alle Kladblokimportregels samenvoegen of kopiëren naar het deel Voorlopige projectregels op de kaart, waarbij onderstaand beschreven bewerking wordt uitgevoerd.

    Samenvoegen

    Het samenvoegen van begrotingsregels is nodig om de vele regels terug te brengen naar een ingedikte vorm ten behoeve van de budgetbewaking. De stelregel is dat u de begroting zo gedetailleerd mogelijk overzet naar Dynamics Empire, zodat u in Dynamics Empire kunt terugzien hoe een project begroot is. Dit is nodig om budgetoverschrijdingen te kunnen verklaren. Echter, op dit detailniveau is het niet wenselijk om budgetten te bewaken. Aan het samenvoegen zijn voorwaarden verbonden. De begrotingsregels dienen te zijn opgebouwd uit dezelfde waarden voor Cluster, Bouwblok, Werksoort, Werksoortboekingsgroep, Sjablooncode en Vrije code budget. Alle regels die dezelfde sjablooncode hebben moeten in één keer worden aanbesteed. De samengevoegde regel is terug te vinden op kaartdeel Voorlopige projectregels. Overigens kunnen begrotingsregels voor contractonderhoud en serviceonderhoud zelden worden samengevoegd, omdat hier meestal één regel per cluster wordt begroot.

    Alle regels die niet kunnen worden samengevoegd, worden gekopieerd van tabblad Kladblokimportregels naar Voorlopige projectregels.

    De sjablooncode wordt bij de bewerking Samenvoegen alle regels op basis van Sjablooncode gekopieerd naar kolom Voorlopig projectnummer op tabblad Voorlopige projectregels. Alle regels met hetzelfde voorlopige projectnummer zullen bij het aanmaken van onderhoudsprojecten gekoppeld worden onder één project. De sjablooncode in deze kolom is indien nodig aan te passen.

    Het is ook mogelijk om in het kladblok budgethouders te selecteren voor orders, facturen en verkoop. Hiervoor moet bij het betreffende projecttype een vinkje worden gezet bij Selecteer budgethouders in kladblok budgetimport. In de kop van het kladblok staan drie velden: Orderbudgethouders, Inkoopfactuurbudgethouders en Verkoopbudgethouders. Deze zullen worden gevuld met de ingestelde budgethouders van het betreffende projecttype. Het is mogelijk handmatig budgethouders toe te voegen of te verwijderen. Bij de acties Kopiëren en Samenvoegen wordt het scherm Budgethouderselectie geopend en kunnen de gewenste budgethouders worden geselecteerd. Deze worden dan meegenomen naar de 'Voorlopige projectregels' en later naar de projectbudgetregels.

    Het oplossen van samenvoegingsconflicten

    Wanneer regels voldoen aan de criteria om te worden samengevoegd, maar de Projectomschrijving, Contactpersonen, Plaats of vrije tekstvelden van die regels verschillen, dan treedt er een samenvoegingsconflict op. Dit is te zien aan een 'Ja' in kolom Samenvoegingsconflict op tabblad Voorlopige projectregels.

    1. Klik op 'Ja' in kolom Samenvoegingsconflict om de oorspronkelijke regels te tonen.
    2. Los het conflict op door de veroorzakende waarde in het betreffende veld aan te passen.
    3. Doorloop op deze wijze alle samenvoegingsconflicten en los ze één voor één op.

    Tip! Plaats een filter op alle regels met een samenvoegingsconflict voordat u gaat werken aan het oplossen van conflicten.

    Functie instellen voor contactpersonen

    1. Op tabblad Functies bvan de Kladblokbudgetimportkaart kunt u instellen welke rolcode toegekend moet worden aan de contactpersonen bij het aanmaken van projecten.

    Aanmaken van onderhoudsprojecten

    1. Controleer voor het aanmaken van onderhoudsprojecten of alle regels op tabblad Kladblokimportregels zijn verwerkt. Dit is het geval als het clusternummer groen kleurt. Met de optie Gekopieerde regels verbergen (bovenin het tabblad, onder Beheren) kunt u snel controleren of alle regels zijn verwerkt. Met de optie Gekopieerde regels tonen brengt u ze weer in beeld.

    Tip! Als regels niet zijn verwerkt, dient u deze handmatig te kopiëren of samen te voegen. Selecteer hiervoor de niet-verwerkte regels en kies voor Kopiëren of Samenvoegen. Is hierbij een foutje gemaakt, verwijder dan de gekopieerde/samengevoegde regel van tabblad Voorlopige projectregels.

    1. Plaats nu een vinkje in veld Definitieve versie op tabblad Algemeen.
    2. Maak nu een nieuwe taak aan voor de persoon die een en ander dient goed te keuren.
      1. Ga via het zoekveld zoeken icon naar Gebruikerstaken.
      2. Klik op + Nieuw en vul de verschillende velden in, waaronder in ieder geval Onderwerp, Toegewezen aan gebruiker, Taak koppelen aan en Rapport.
      3. Specificeer in het veld Taakbeschrijving wat er van de persoon wordt verwacht (bijvoorbeeld "Ik ben klaar met de voorbereiding, graag controleren en projecten aanmaken.") en licht zonodig de exacte locatie in Dynamics Empire toe.
      4. De betreffende gebruiker krijgt hiervan een notificatie op zijn startpagina in het mapje Mijn gebruikerstaken.
    3. De controle waar in de vorige stap om gevraagd wordt houdt in dat gecheckt wordt of het totaalbedrag in dit scherm overeenkomst met het bedrag dat door de bestuurder is goedgekeurd voor Planmatig onderhoud (velden Regelbedrag excl. BTW en Regelbedrag incl. BTW). Voer indien gewenst een detailcontrole uit.
    4. Kies nu voor de functie Aanmaken onderhoudsprojecten.
    5. Na het voltooien van deze actie geeft Dynamics Empire aan dat er een X aantal projecten is aangemaakt. Klik op OK om de melding te sluiten. Er kunnen vanaf dit moment geen wijzigingen meer worden aangebracht op de Kladblokbudgetimportkaart. Alle correcties van fouten in de voorbereiding dienen in de projectadministratie te worden gecorrigeerd.
    6. Maak een taak aan (zie stap 3), gericht aan uw collega die de Projectvoorbereiding heeft uitgevoerd, en geef de stand van zaken door (bijvoorbeeld "Er zijn 5 onderhoudsprojecten aangemaakt.").
    7. Sluit de Kladblokbudgetimportkaart.

    Verbeteren projectnaam en omschrijving

    Het verbeteren van projectnaam en -omschrijving is een actie die de projectleider moet uitvoeren, direct na het aanmaken van onderhoudsprojecten.

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Projectoverzicht.
    2. Open een projectkaart door de juiste regel te selecteren en op Bewerken te klikken.
    3. Op de Projectkaart is op tabblad Algemeen een Naam en Omschrijving te zien. Deze worden door het systeem bepaald op basis van de bovenste voorlopige projectregel op de Kladblokbudgetimportkaart en dekken mogelijk niet de lading voor alle regels die aan het project zijn gekoppeld. Deze regels zijn terug te zien op tabblad Budgetregels. Doorloop alle projecten en pas waar nodig de Naam en Omschrijving aan. U kunt hiervoor gebruik maken van de pijlknoppen links en rechts in het scherm, aan weerszijden van de projectkaart.

    Plannen projecten

    De projecten worden gepland (uitvoeringsjaar) en voor ieder afzonderlijk project wordt de projectorganisatie vastgesteld. Zowel de planning (start- en einddatum) als de projectorganisatie worden in de projectadministratie vastgelegd.

    Projecten plannen (MS-Project)

    Wanneer voor het plannen van activiteiten gebruik gemaakt wordt van MS-Project, dienen projecten te worden doorgezet naar MS-Project (integratie Dynamics Empire en MS-Project). Vanaf dat moment vindt synchronisatie plaats van start- en einddatum tussen MS-Project en de projectadministratie.

    1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Projectoverzicht en open het juiste project door de regel te selecteren en op Bewerken te klikken.
    2. Vul op tabblad Algemeen de Startdatum en Opleverdatum in.
    3. Kies voor de actie Openen in MS Project. Hiermee wordt het betreffende project in MS Project geopend. Als er nog geen project in MS Project bestond, moet dit eerst worden aangemaakt (geëxporteerd). Als er al eerder een export vanuit Dynamics Empire naar MS Project heeft plaatsgevonden, dan wordt het bestaande projectplan geopend en getoond.

    Afhankelijk van de instelling worden óf de werksoorten en resources óf de projectfases vanuit Dynamics Empire naar MS-Project geëxporteerd.

    1. Kies voor de actie Vanuit MS Project importeren. Hiermee worden de data van het betreffende project van MS Project in Dynamics Empire geïmporteerd. Bij de import worden alleen de datumvelden van in Dynamics Empire bestaande regels (fasen of werksoorten) geactualiseerd. Er worden geen nieuwe regels (in MS Project: taken) aangemaakt of verwijderd in Dynamics Empire. Bij het importeren wordt ook de in MS Project ingestelde voorgaande planningsactiviteit (predecessor) geïmporteerd, zodat deze bij een nieuwe export weer wordt aangemaakt. Deze voorganger is onder Microsoft Dynamics NAV niet muteerbaar en er wordt geen rekening mee gehouden met de start- en einddatumcontrole.
    2. Kies voor de actie Naar MS Project exporteren. Hiermee worden de data van het betreffende project vanuit Dynamics Empire naar MS Project geëxporteerd. Het project wordt direct in MS Project geopend.

    Toevoegen contactpersonen aan project

    1. Het toevoegen van een contactpersoon binnen een project kan op het tabblad Contactpersonen. Klik daartoe onder Beheren (bovenin tabblad) op Nieuwe regel, of klik in een lege regel in het veld Contactnr..
    2. Klik op het dropdown-pijltje en selecteer de juiste contactpersoon.
    3. Voer vervolgens (indien van toepassing) de Functiecode, Bedrijfsnaam, Telefoon en E-mail in.
    4. De contactpersoon staat nu gekoppeld aan het project. Dit is ook terug te vinden op het tablad Algemeen; de drie contactpersonen met de hoogste prioriteit worden daar getoond.

    Uitwerken plan

    Opstellen (globale) projectplanning

    Als de planning wordt opgesteld in MS-Project, worden de activiteiten gepland in MS-Project. Wanneer start- en/of einddatum (mijlpalen) wijzigen, worden deze automatisch doorgezet naar de projectadministratie in Dynamics Empire

    Opstellen bestek

    De projectleider planmatig onderhoud stelt een werkomschrijving en bestek op ten behoeve van de inkoop van het planmatig onderhoud. In de werkomschrijving en bestek zijn de aard van de werkzaamheden, technische elementen en gewenste planning beschreven.

    Zie ook

    Aanpassen onderhoudsbudget
    Registreren (onderhouds) jaarbegroting
    Bewaken project
    Aanmaken contractonderhoudsproject
    Bewaken contractonderhoud