Afhandelen huurverhogingsbezwaren

Dit werkproces betreft het afhandelen van een bezwaar dat een klant heeft ingediend tegen de jaarlijkse huurverhoging. Een klant kan met diverse argumenten bezwaar maken, zoals:

• Onjuiste woningwaardering en als gevolg daarvan verkeerde maximale huurprijs
• Ten onrechte toegepaste inkomensafhankelijke huurverhoging
• Achterstallig onderhoud aan de eenheid

Dynamics Empire biedt standaard functionaliteit voor het registreren van een bezwaar en bijbehorend weigeringsbedrag en voor het op hoofdlijnen bijhouden van de status en vastleggen en verwerken van de uitkomst van een bezwaar. Deze werkinstructie beschrijft m.n. de toepassing van deze standaard functionaliteit.

Als u de procedure voor het afhandelen van een bezwaar meer in detail wilt monitoren en alle contactmomenten en documenten binnen die procedure bij elkaar wilt houden (bijvoorbeeld voor de communicatie met de huurcommissie), dan kunt u dat doen door per bezwaar een leefbaarheidsdossier van het type 'BEZWAAR' aan te maken. Dit wordt niet verder beschreven in deze werkinstructie. Voor een beschrijving daarvan kunt u terecht in de werkinstructie voor Afhandelen overlast.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Registreren bezwaar

In deze stap registreert u het bezwaar in de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarvoor u het bezwaar wilt registreren.
3. Navigeer via Verhuur in het menu naar de Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Bewerken.
6. Activeer de indicatie Bezwaar huurverhoging op tabblad Huurverhoging. Het systeem vult automatisch het Weigeringsbedrag met het bedrag waarmee de nettohuur is verhoogd als gevolg van de jaarlijkse huurverhoging.
7. Vul de Ingangsdatum weigering in.
8. Geef aan of de huurder al dan niet Betalingsbereid is. Activeer deze indicatie als de huurder, ondanks het bezwaar en in afwachting van de uitkomst van het bezwaar, toch bereid is de verhoogde nettohuur te betalen. In dat geval wordt de huurder wel aangemaand als hij de verhuurfacturen niet op tijd betaalt; anders wordt de huurder niet aangemaand.
9. Wijzig de Bezwaarstatus naar 'In afwachting'.

Beoordelen en bepalen vervolgacties

In deze stap beoordeelt u de argumentatie van het bezwaar en bepaalt u de bijbehorende vervolgacties.

• Als de huurder bezwaar maakt met als argument dat de woningwaardering onjuist is en als gevolg daarvan met een verkeerde maximale huurprijs is gerekend, dan moet de woningwaardering van de OG Eenheid worden gecontroleerd.
• Als de huurder bezwaar maakt met als argument dat de inkomensverklaring onjuist is en als gevolg daarvan de inkomensafhankelijke huurverhoging ten onrechte is toegepast, dan moet een bewijs daartoe worden opgevraagd bij de huurder of een vervolgverklaring worden aangevraagd bij de Belastingdienst.
• Als de huurder bezwaar maakt met als argument dat er sprake is van achterstallig onderhoud aan de gehuurde eenheid, dan moet die eenheid worden geïnspecteerd.

U kunt er vanzelfsprekend ook voor kiezen om het bezwaar te honoreren zonder nadere controles uit te voeren.

Check woningwaardering

In deze stap controleert u de woningwaardering van de eenheid.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarvoor u de woningwaardering wil controleren.
3. Navigeer naar de Woningwaardering.
4. Navigeer m.b.v. Pagina - Volgende naar de versie van de woningwaardering met ingangsdatum gelijk aan de ingangsdatum van het huurverhogingstijdvak (doorgaans 1 juli van het lopende kalenderjaar).
5. Mocht de OG Eenheid geen versie van de woningwaardering hebben met de genoemde ingangsdatum, dan moet deze versie alsnog worden aangemaakt in de volgende stap.
6. Controleer of in de gevonden versie van de woningwaardering de juiste WOZ-waarde van de OG Eenheid is gebruikt.
7. Controleer of andere aspecten van de woningwaardering juist zijn geregistreerd. Houd hierbij rekening met de inhoudelijke argumenten die de huurder eventueel heeft gebruikt in het bezwaar.

Aanpassen woningwaardering

Als in de vorige stap is gebleken dat de woningwaardering onjuist was, dan past u in deze stap de woningwaardering van de OG Eenheid aan. Dit doet u door een nieuwe versie van de woningwaardering aan te maken waarin u de correcties doorvoert.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarvoor u de woningwaardering wil aanpassen.
3. Navigeer naar de Woningwaardering.
4. Klik op Nieuw+.
5. Vul de Ingangsdatum van de nieuwe woningwaardering met de de ingangsdatum van het huurverhogingstijdvak (doorgaans 1 juli van het lopende kalenderjaar) en klik op een ander deel van de pagina. Het systeem kopieert de vorige versie van de woningwaardering, haalt de juiste WOZ-waarde op uit de WOZ-gegevens van de OG Eenheid en berekent het aantal punten conform de wet- en regelgeving en de ingestelde Woningwaarderingparameterset. Het systeem berekent op basis van het totaal aantal punten bovendien de maximale huurprijs en slaat deze op in de nieuwe versie van de woningwaardering.
6. Pas daar waar nodig één of meer aspecten van de nieuwe versie van de woningwaardering aan. Elke keer als u een aspect van de woningwaardering aanpast, berekent het systeem automatisch het aantal punten en de maximale huurprijs.
7. Sluit de pagina.

Simuleren nieuwe nettohuur

In deze stap bepaalt u of de aangepaste woningwaardering al dan niet zou leiden tot een lagere nieuwe nettohuur dan de nieuwe nettohuur die was berekend tijdens de originele jaarlijkse huurverhoging van deze OG Eenheid. Dit is zeker niet het geval als de aangepaste woningwaardering leidt tot ongewijzigde of zelfs hogere maximale huurprijs. Als de aangepaste woningwaardering leidt tot een lagere maximale huurprijs, dan moet de nieuwe nettohuur worden berekend op basis van de lagere maximale huurprijs en de andere, ongewijzigde huurverhogingsparameters. Aangezien de originele jaarlijkse huurverhoging in deze fase van de bezwaarprocedure nog niet wordt teruggedraaid, moet u de berekening buiten het systeem uitvoeren.

Opvragen bewijs klant

In deze stap vraagt u de huurder informatie aan te leveren waarmee kan worden aangetoond dat de inkomensafhankelijke huurverhoging ten onrechte is toegepast.

Beoordelen bewijs

In deze stap beoordeelt u het door de huurder aangeleverde informatie waarmee de huurder probeert te bewijzen dat de inkomensafhankelijke huurverhoging ten onrechte is toegepast. Op basis van deze beoordeling besluit u of het bezwaar gegrond of ongegrond is. Als het bezwaar gegrond is, dan registreert u dat bij het bezwaar.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Navigeer naar de Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Bewerken.
6. Pas de Bezwaarstatus aan naar 'Ingetrokken verhuurder'.

Opvragen vervolgverklaring

In deze stap vraagt u een vervolgverklaring op bij de Belastingdienst.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Kopieer het OG Eenheidsnummer.
4. Navigeer via het zoekveld naar de taak Aanvraaggegevens huishoudverklaringen exporteren.
5. Selecteer het juiste Huurverhogingstijdvak.
6. Selecteer de Huurverhogingsdatum.
7. Plak het gekopieerde OG Eenheidsnummer in het filter Eenheidsnr.
8. Klik op OK. Het systeem maakt een csv-bestand aan met de gegevens van de geselecteerde OG Eenheid.
9. Upload dit csv-bestand naar de Belastingdienst.

Verwerken vervolgverklaring

In deze stap verwerkt u de vervolgverklaring die u heeft ontvangen van de Belastingdienst. Als de vervolgverklaring dezelfde huishoudverklaringscode J bevat als de oorspronkelijke huishoudverklaring, dan verklaart u het bezwaar ongegrond. Als de vervolgverklaring een andere huishoudverklaringscode bevat, dan is het bezwaar gegrond en registreert u dat bij het bezwaar.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Navigeer via Verhuur naar de Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Bewerken.
6. Pas de Bezwaarstatus aan in 'Ingetrokken verhuurder'.

Inplannen inspectie

In deze stap plant u een inspectie om de staat van onderhoud van de eenheid te laten controleren. Daartoe maakt u eerst een onderhoudsverzoek aan voor de betreffende OG Eenheid en plant vervolgens een inspectie binnen dat onderhoudsverzoek.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Klik op Nieuw en kies voor Onderhoudsverzoek. De pagina Onderhoudsverzoekkaart wordt geopend.
4. Selecteer de waarde 'Reparatieverzoek' in het veld Onderhoudstype.
5. Geef in het veld Omschrijving aan dat het gaat om een controle van de staat van onderhoud van de eenheid i.v.m. een bezwaar tegen de jaarlijkse huurverhoging.
6. Navigeer naar de pagina met inspectieafspraken. Deze pagina is te bereiken via de knop Inspectieafspraken in het menu of via de link in het gelijknamige veld in feitenblok Onderhoudsverzoekgegevens.
7. Klik op Nieuw.
8. Klik op Verwerken en kies voor Inspectieafspraak plannen.
9. Selecteer de Datum waarop de inspectie wordt uitgevoerd.
10. Selecteer een tijdsblok op de regel van de inspecteur die de inspectie gaat uitvoeren.
11. Klik op OK. De inspectieafspraak is aangemaakt.

Uitvoeren inspectie

In deze stap wordt de inspectie uitgevoerd ter controle van de staat van onderhoud van de OG Eenheid. Deze stap vindt plaats binnen het werkproces Uitvoeren inspectie naar staat eenheid.

Verwerken resultaat inspectie

In deze stap verwerkt u het resultaat van de inspectie. Als uit de inspectie blijkt dat er inderdaad sprake is van achterstallig onderhoud waardoor huurverhoging niet redelijk is, dan is het bezwaar gegrond en registreert u dat bij het bezwaar.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Navigeer naar Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Bewerken.
6. Pas de Bezwaarstatus aan in 'Ingetrokken verhuurder'.

Verzoek intrekken bezwaar

In deze stap vraagt u de huurder zijn bezwaar in te trekken, met de argumenten waarom u het bezwaar ongegrond acht.

Berekenen nieuwe nettohuur

In deze stap berekent u de nieuwe nettohuur op basis van de aangepaste huurverhogingsparameters. Voordat u deze berekening kunt uitvoeren in het systeem, moet u eerst de originele jaarlijkse huurverhoging terugdraaien. Terugdraaien is mogelijk zolang de nieuwe contractregel nog niet is geprolongeerd. Terugdraaien heeft tot gevolg dat de originele jaarlijkse huurverhoging wordt overschreven en de nieuwe contractregel met ingangsdatum gelijk aan de huurverhogingsdatum wordt verwijderd. Als u de jaarlijkse huurverhoging niet kan of wil terugdraaien, dan moet u de berekening buiten het systeem uitvoeren.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarvoor u de woningwaardering wil aanpassen.
3. Navigeer naar de Jaarlijkse huurverhoging.
4. Selecteer de huurverhoging waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Proces en kies voor Huurverhoging terugdraaien. Het systeem verwijdert de nieuwe contractregel en wijzigt de status van de jaarlijkse huurverhoging in 'Ongeldig'.
6. Klik op Proces en kies voor Parameters aanmaken. Het systeem maakt de parameters aan op basis van de gewijzigde woningwaardering en maximale huurprijs en wijzigt de status van de jaarlijkse huurverhoging in 'Aangemaakt'.
7. Klik op Proces en kies voor Berekenen (simulatie). Het systeem berekent de nieuwe nettohuur en wijzigt de status van de jaarlijkse huurverhoging in 'Simulatie'.
8. Klik op Weergeven en controleer de uitkomst van de berekening. Mocht de uitkomst niet akkoord zijn, pas dan het de uitgangspunten en/of het huurbeleid aan, en herhaal de voorgaande twee stappen (parameters aanmaken en berekenen (simulatie)).
9. Klik op Proces en kies voor Berekenen (definitief). Het systeem berekent de nieuwe nettohuur en wijzigt de status van de jaarlijkse huurverhoging in 'Definitief'.

Effecturen huurprijsaanpassing

In deze stap effectueert u de huurprijsaanpassing. Als u de originele jaarlijkse huurverhoging heeft teruggedraaid, kunt u de huurprijsaanpassing effectueren door de zojuist berekende huurverhoging van de betreffende eenheid te verwerken.

1. Navigeer via het zoekveld naar de taak Huurverhoging verwerken.
2. Vul de Huurverhogingsdatum in.
3. Selecteer de Huurprijsmutatiereden.
4. Selecteer in het filter Eenheidnr. de OG Eenheid waarvan u de huurprijsaanpassing wil effectueren.
5. Klik op OK.

Als u de originele jaarlijkse huurverhoging niet heeft teruggedraaid, moet u handmatig een nieuwe contractregel aanmaken met als ingangsdatum de huurverhogingsdatum en met de juiste bedragen voor de nettohuurelementen.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Navigeer naar de Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de originele huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op +Nieuw. Een nieuwe regel wordt toegevoegd aan het overzicht.
6. Vul de Ingangsdatum van de nieuwe regel met de huurverhogingsdatum.
7. Selecteer een andere contractregel. Het systeem kopieert kopieert alle elementen en overige eigenschappen van de originele contractregel naar de nieuwe contractregel. De originele contractregel is nu logisch verwijderd.
8. Selecteer weer de nieuwe contractregel en navigeer naar Elementen.
9. Selecteer het nettohuurelement, d.w.z. het element met Elementsoort gelijk aan 'Kale huur'.
10. Wijzig de waarde van kolom Eenheidprijs in de nieuwe nettohuur die u heeft berekend op basis van de aangepaste huurverhogingsparameters.
11. Sluit de pagina.

Informeren klant

Hiertoe verstuurt u een brief met een omschrijving van de uitkomst van de bezwaarprocedure. Als u de originele jaarlijkse huurverhoging heeft teruggedraaid, kunt u de klant informeren door een nieuwe versie van het huurverhogingsdocument te genereren waarin het bezwaar is verwerkt.

1. Navigeer via het zoekveld naar het rapport Huurverhoging - Document.
2. Selecteer de juiste Huurverhogingsbatchnaam.
3. Selecteer de juiste Huurverhogingsdatum.
4. Selecteer in het filter Eenheidsnr. de OG Eenheid waarvan het bezwaar is gegrond verklaard.
5. Klik op OK.

Als u de originele jaarlijkse huurverhoging niet heeft teruggedraaid, kunt u de klant informeren door het aanmaken van een Word-document.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Klik op het Klantnr. in het feitenblok Klantinformatie. De klantenkaart wordt geopend van de klant die een actief huurcontract heeft op de OG Eenheid.
4. Klik op +Nieuw en kies voor Word-document.
5. Selecteer het juiste Word-sjabloon.
6. Het systeem vraagt of u het samengevoegde document wil downloaden en bewerken. Klik op Ja.
7. Sla het Word-document op en open het document in MS Word.
8. Pas de inhoud van het document zodanig aan dat de uitkomst van de bezwaarprocedure duidelijk is omschreven, en sla het aangepaste document op.
9. Klik op Document bewerken en kies voor Document uploaden.
10. Klik op Kiezen, selecteer het zojuist opgeslagen Word-document en klik op Open.

Opsturen bezwaar naar huurcommissie

In deze stap stuurt u het bezwaar naar de huurcommissie. Deze stap vindt buiten Dynamics Empire plaats. U wordt geadviseerd om in dit geval een leefbaarheidsdossier van het type 'BEZWAAR' aan te maken, zodat u de afhandeling van het bezwaar meer in detail kunt monitoren en alle contactmomenten en documenten bij elkaar kunt houden.

Vastleggen uitspraak huurcommissie

In deze stap legt u de uitspraak van de huurcommissie vast.

1. Maak vanuit het leefbaarheidsdossier van het bezwaar een interactielogpost aan (zie hiervoor werkinstructie Afhandelen overlast).
2. Kopieer de uitspraak van de huurcommissie en plak deze in een notitie bij de interactielogpost en/of koppel het document waarin de uitspraak wordt verwoord aan die interactielogpost.

Verwerken uitspraak huurcommissie

In deze stap verwerkt u de uitspraak van de huurcommissie, zodat de nieuwe nettohuur conform die uitspraak is.

Als de huurcommissie de verhuurder volledig in het gelijk heeft gesteld, dan hoeft u in deze stap niets te doen, omdat in dat geval de originele huurverhoging in stand blijft of de door de verhuurder voorgestelde en reeds doorgevoerde aanpassing van de nettohuur wordt geaccepteerd door de huurcommissie.

Als de huurcommissie de huurder in het gelijk heeft gesteld, dan moet u de nettohuur van de OG Eenheid (opnieuw) aanpassen. Dit doet u door handmatig een nieuwe contractregel aan te maken met als ingangsdatum de huurverhogingsdatum en met de juiste bedragen voor de nettohuurelementen. Zie de instructie bij stap Effectueren huurprijsaanpassing.

Registreren uitkomst

In deze stap registreert u de uitkomst van de procedure bij het bezwaar en rondt u de behandeling van het bezwaar af.

1. Navigeer via het zoekveld naar de lijst OG Eenheden.
2. Zoek en selecteer de OG Eenheid waarop het bezwaar betrekking heeft.
3. Navigeer naar Contractregels. De gelijknamige pagina wordt geopend.
4. Selecteer de contractregel waarin de huurverhoging is verwerkt waartegen bezwaar wordt gemaakt.
5. Klik op Bewerken.
6. Als de huurder het bezwaar heeft ingetrokken, pas dan de Bezwaarstatus aan naar 'Ingetrokken huurder'.
7. Als de verhuurder het bezwaar gegrond heeft verklaard en de huurder is akkoord gegaan met de door de verhuurder voorgestelde aanpassing van de nettohuur, pas dan de Bezwaarstatus aan in 'Ingetrokken verhuurder'.
8. Als de huurcommissie de huurder gelijk heeft gegeven, pas dan de Bezwaarstatus aan in 'Toegewezen'.
9. Als de huurcommissie de verhuurder gelijk heeft gegeven, pas dan de Bezwaarstatus aan in 'Afgewezen'.

Zie ook

Bepalen huurverhogingsbeleid
Rappelleren klant
Uitvoeren jaarlijkse huurverhoging
Uitvoeren tussentijdse huuraanpassing
Voorbereiden jaarlijkse huurverhoging