Beheren klantinformatie

    In dit werkproces wordt informatie over bestaande klanten beheerd, zoals het aanpassen van contactpersonen, contactgegevens, correspondentieadres en betalingsgegevens.

    Bepaalde informatie kan niet rechtstreeks bij de klant worden aangepast. In plaats daarvan moet de informatie worden aangepast bij het gerelateerde huishouden, waarna de aangepaste informatie automatisch beschikbaar is bij de betreffende klant.

    Het aanmaken van nieuwe klanten valt buiten dit proces, aangezien klanten worden aangemaakt door de stap Effectueren huurovereenkomst binnen het werkproces Ondertekenen huurovereenkomst.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Aanpassen contactpersonen

    In deze stap voegt u nieuwe contactpersonen toe en/of wijzigt of verwijdert u bestaande contactpersonen. Hiermee worden andere personen dan de contractanten bedoeld. Voor het aanpassen van contractanten, zie Aanpassen contractant.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de contactpersonen wilt aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr.. De Klantkaart wordt geopend. Op deze pagina worden op tabblad Gerelateerde rollen de bestaande contactpersonen van de klant getoond.
    3. Als u aan de klant een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen, kies dan op het tabblad voor Beheren | Nieuwe regel. Een nieuwe lege regel wordt toegevoegd aan het lijstje met bestaande contactpersonen. Klik op het pijltje-omlaag in kolom Contactnr. van de lege regel. Selecteer de bestaande persoon die u wilt toevoegen aan de klant of maak via + Nieuw een nieuwe persoon aan. Selecteer in kolom Rolcode de rol die de nieuwe contactpersoon vervult t.o.v. het huishouden.
    4. Als u een bestaande contactpersoon wilt verwijderen van de klant, selecteer dan de desbetreffende regel in het lijstje met bestaande contactpersonen en kies voor Beheren | Regel verwijderen, en klik op Ja. De contactpersoon wordt ontkoppeld van de klant en van het gerelateerde huishouden. (De persoon zelf wordt hiermee niet verwijderd uit Dynamics Empire.)
    5. Als u de eigenschappen van een bestaande contactpersoon van de klant wilt aanpassen, selecteer dan de desbetreffende regel in het lijstje met bestaande contactpersonen, klik op Beheren en kies voor Toon contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van de desbetreffende persoon. Voer de gewenste aanpassingen door en sluit de pagina. Let op: als de persoon ook bij andere klanten contactpersoon is, dan zijn de doorgevoerde aanpassingen ook zichtbaar bij die andere klanten.

    Aanpassen contactgegevens

    In deze stap past u de telefoonnummers en/of e-mailadressen aan van een klant. Deze gegevens kunnen niet rechtstreeks bij de klant worden aangepast, wel bij het gerelateerde huishouden en/of de gerelateerde contactpersonen.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de contactpersonen wilt aanpassen.
    3. Klik op het klantnummer in de kolom Nr.. De pagina Klantkaart wordt geopend. Op deze pagina worden in tabblad Adres en contactpersoon de bestaande contactgegevens van de klant getoond. Dit is een weergave van de contactgegevens die vastliggen bij het gerelateerde huishouden.
    4. Als u de contactgegevens van het huishouden wil aanpassen die getoond worden in tabblad Adres en contactpersoon, klik dan op Navigeren en kies voor Contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van het aan de klant gerelateerde huishouden. Voer de gewenste aanpassingen door in het tabblad Communicatie en sluit de pagina.
    5. Als u de contactgegevens wil aanpassen van een contactpersoon van de klant, selecteer dan de desbetreffende regel in het lijstje in tabblad Gerelateerde rollen, klik op Beheren en kies voor Toon contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van de desbetreffende persoon. Voer de gewenste aanpassingen door in tabblad Communicatie en sluit de pagina. Let op: als de persoon ook bij andere klanten contactpersoon is, dan zijn de doorgevoerde aanpassingen ook zichtbaar bij die andere klanten.

    Aanpassen correspondentieadres

    In deze stap past u het correspondentieadres aan van een klant. Deze gegevens kunnen niet rechtstreeks bij de klant worden aangepast, wel bij het gerelateerde huishouden.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de contactpersonen wil aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr.. De pagina Klantkaart wordt geopend. Op deze pagina wordt op tabblad Adres en contactpersoon het huidige correspondentieadres van de klant getoond. Dit is een weergave van het correspondentieadres dat vastligt bij het gerelateerde huishouden.
    3. Navigeer naar Contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van het aan de klant gerelateerde huishouden.
    4. Open tabblad Communicatie en vervang in het veld Straat de straatnaam van het huidige correspondentieadres door de postcode en het huisnummer van het nieuwe correspondentieadres, en verlaat het veld (d.m.v. een druk op de TAB-toets). Het nieuwe correspondentieadres wordt opgehaald uit de postcodetabel en weergegeven in de verschillende velden op tabblad Communicatie.
    5. Sluit de pagina.

    Aanpassen contractant

    In deze stap past u de contractanten van een klant aan. Contractanten zijn personen die via de rol van Contractant zijn gekoppeld aan het gerelateerde huishouden. De naam van het huishouden is afgeleid van de naam van de contractant die als eerste wordt getoond binnen het huishouden. Aanpassing van contractanten is bijvoorbeeld van toepassing als één van de contractanten in een meerpersoonshuishouden komt te overlijden, of als er een medebewoner wordt bijgeschreven in een bestaande huurovereenkomst. Aanpassing van contractanten van een huishouden kan invloed hebben op de naam van het huishouden.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de contractanten wil aanpassen.
    3. Klik op het klantnummer in de kolom Nr. De pagina Klantkaart wordt geopend. Op deze pagina worden in tabblad Gerelateerde rollen de bestaande contractanten en andere contactpersonen van de klant getoond.
    4. Als u aan de klant een nieuwe contractant wil toevoegen, klik dan op het tabblad op Beheren | Nieuwe regel. Een nieuwe lege regel wordt toegevoegd aan het lijstje met bestaande contactpersonen. Klik op het pijltje-omlaag in kolom Contactnr. van de lege regel. Selecteer de bestaande persoon die u wilt toevoegen aan de klant of maak via + Nieuw een nieuwe persoon aan. Selecteer in kolom Rolcode de rol 'Contractant'.
    5. Als u een bestaande contractant wilt verwijderen van de klant, selecteer dan de desbetreffende regel in het lijstje met bestaande contractanten, en kies voor Beheren | Regel verwijderen, en klik op Ja. De contractant wordt ontkoppeld van de klant en van het gerelateerde huishouden. (De persoon zelf wordt hiermee niet verwijderd uit Dynamics Empire.) Let op: u kunt een contractant alleen verwijderen van de klant en uit het huishouden als de klant een andere contractant heeft die als eerste getoond wordt.
    6. Als een contractant is overleden, selecteer dan de desbetreffende regel in het lijstje op tabblad Gerelateerde rollen, kies voor Beheren | Toon contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van de desbetreffende contractant. Navigeer naar Persoonlijke gegevens. Een pagina met persoonlijke gegevens van de contractant wordt geopend. Selecteer de datum van overlijden in het veld Overlijdensdatum en verlaat het veld (d.m.v. een druk op de TAB-knop). Het systeem vraagt of u de rollen van de overleden persoon wilt handhaven.
    7. Klik op Ja als de overleden persoon de enige contractant binnen het huishouden was en de huurovereenkomst is beëindigd. In dat geval blijft de contractant gekoppeld aan het huishouden. Pas in dat geval ook de aanhefcode van de overleden contractant aan naar 'De erven van'.
    8. Klik op Nee als er nog een contractant in het huishouden achterblijft en de huurovereenkomst blijft doorlopen. In dat geval wordt de overleden contractant verwijderd uit het huishouden en wordt de achtergebleven contractant automatisch aangemerkt als 'Toon als eerste', en indien van toepassing wordt ook de naam van het huishouden automatisch gewijzigd.

    Aanpassen gevoelige persoonsgegevens

    In deze stap past u de gevoelige persoonsgegevens aan van contractanten of andere contactpersonen van de klant. Deze gevoelige gegevens worden op een aparte pagina getoond waartoe alleen bevoegde medewerkers toegang hebben.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de gevoelige persoonsgegevens wil aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr. De pagina Klantkaart wordt geopend. Op deze pagina worden op tabblad Gerelateerde rollen de contractanten en overige contactpersonen van de klant getoond.
    3. Selecteer de persoon van wie u de gevoelige gegevens wilt aanpassen en klik op Beheren | Toon contact. De pagina Contactkaart wordt geopend met de details van de desbetreffende contractant.
    4. Navigeer naar Persoonlijke gegevens. Een pagina met persoonlijke gegevens van de contractant wordt geopend.
    5. Voer de gewenste aanpassingen door en sluit de pagina.

    Aanpassen betalingsgegevens

    In deze stap past u de betalingsgegevens van een klant aan. De betalingsgegevens van een klant bevatten één of meerdere regels en elke regel heeft een ingangsdatum. Als de betalingsgegevens van een klant per een bepaalde datum wijzigen, dan maakt u een nieuwe regel aan met de desbetreffende ingangsdatum. Elke regel bevat een indicatie van de transactiewijze en daar waar de transactiewijze een bankrekening vereist, bevat de regel ook een verwijzing naar een bankrekening van de klant.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de betalingsgegevens wilt aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr.. De pagina Klantkaart wordt geopend.
    3. Als de klant een nieuwe bankrekening heeft, navigeer dan naar Bankrekeningen. Een pagina verschijnt met de bestaande bankrekeningen van de klant.
    4. Klik op + Nieuw. Voer een unieke code van de bankrekening in.
    5. Het systeem vraagt of u wil dat een wijziging van het klantadres wordt gesynchroniseerd naar het bankrekeninghouderadres. Klik op Ja. Dit zorgt ervoor dat een toekomstige wijziging van het correspondentieadres van de klant automatisch wordt overgenomen in het adres van de rekeninghouder.
    6. Sluit de pagina, u keert terug naar de Klantkaart.
    7. Navigeer naar Betalingsgegevens. Een pagina verschijnt met de bestaande betalingsgegevens van de klant.
    8. Klik op + Nieuw.
    9. Selecteer in kolom Ingangsdatum de datum per wanneer de nieuwe betalingsgegevens moeten ingaan.
    10. Selecteer in kolom Bankrekening de bankrekening via welke de klant wil betalen.
    11. Een popup verschijnt met de vraag of u open posten wilt aanpassen. Kies voor de optie 'Geen open posten aanpassen'.
    12. Selecteer een Transactiewijze en bijbehorend Factuurtype.
    13. Maak een nieuwe Mandaatcode aan als de klant voor het eerst via automatische incasso wil betalen of als de bankrekening van de klant is gewijzigd.
    14. Zet het vinkje Overnemen aan.
    15. Sluit de pagina.

    Opvoeren bestaande andere betaler

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de betalingsgegevens wilt aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr. De klantkaart wordt geopend.
    3. Navigeer in het menu naar Bankrekeningen. Een pagina verschijnt met de bestaande bankrekeningen van de klant.
    4. Selecteer de juiste regel en kies in het menu onder Acties - Invoeren voor Bankcode voor rekening andere betaler kopiëren....
    5. Een scherm verschijnt met bankrekeningen van reeds bestaande andere betalers (eerder gekoppeld aan andere klanten). Kies de juiste andere betaler.
    6. Sluit het overzicht Bankrekeningen klant.
    7. Terug op de klantkaart navigeert u nu (Meer opties - Gerelateerd - Incasso) naar Betalingsgegevens.
    8. Klik op + Nieuw.
    9. Vul op de nieuwe regel de Ingangsdatum in vanaf wanneer de andere betaler moet gaan betalen.
    10. Selecteer de bankrekening van de klant in het veld Bankrekening.
    11. Een pop-up verschijnt met de vraag of u open huurposten wilt aanpassen. Kies voor de optie Geen open posten aanpassen.
    12. Selecteer het gewenste Factuurtype en de gewenste Transactiewijze incasso. (vul indien laatstgenoemde 'AUTOMAAT' is ook de Mandaatcode in.)
    13. Zet het vinkje Overnemen aan.
    14. Maak een nieuwe regel door nogmaals op de knop + Nieuw te klikken.
    15. Vul hier dezelfde Ingangsdatum in als op de vorige (nieuwe) regel.
    16. Selecteer de bankrekening van de andere betaler in het veld Bankrekening.
    17. Selecteer het gewenste Factuurtype en de gewenste Transactiewijze incasso. (vul indien laatstgenoemde 'AUTOMAAT' is ook de Mandaatcode in.)
    18. Zet de Verdelingsmethode op 'Percentage' en Verdelingsgetal op '100'.

    Opvoeren nog niet bestaande andere betaler

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Klanten.
    2. Zoek en selecteer de klant van wie u de betalingsgegevens wil aanpassen en klik op het klantnummer in de kolom Nr. De klantkaart wordt geopend.
    3. Navigeer in het menu naar Bankrekeningen (onder Meer opties - Gerelateerd - Incasso). Een pagina verschijnt met de bestaande bankrekeningen van de klant.
    4. Selecteer de juiste regel en kies in het menu onder Acties - Invoeren voor Bankcode voor onbekende rekening andere betaler.
    5. Het systeem vraagt u nu om een bevestiging. Kies Ja.
    6. Klik op de nieuw aangemaakte code 'ONB00001', waarna de bankrekeningkaart wordt geopend.
    7. Pas de Code aan naar het rekeningnummer van de andere betaler. Wanneer deze niet bekend is kunt u de code op 'ONB00001' laten staan.
    8. Zet het veld Rekening zaakwaarnemer op AAN.
    9. Vul (indien bekend) de SWIFT-code en IBAN in op het tabblad Transfer.
    10. Vul de volgende velden in op het tabblad Rekeninghouder:
      • Naam rekeninghouder
      • Adres rekeninghouder (postcode+huisnummer)
      • Land-/regiocode rekeninghouder
    11. Sluit de kaart, en sluit het overzicht bankrekeningenoverzicht.
    12. Terug op de klantkaart navigeert u in het menu via Meer opties - Gerelateerd - Incasso naar Betalingsgegevens.
    13. Klik op + Nieuw.
    14. Vul op de nieuwe regel de Ingangsdatum in vanaf wanneer de andere betaler moet gaan betalen.
    15. Selecteer de bankrekening van de klant in het veld Bankrekening.
    16. Een pop-up verschijnt met de vraag of u open huurposten wilt aanpassen. Kies voor de optie Geen open posten aanpassen.
    17. Selecteer het gewenste Factuurtype en de gewenste Transactiewijze incasso. (vul indien laatstgenoemde 'AUTOMAAT' is ook de Mandaatcode in.)
    18. Zet het vinkje Overnemen aan.
    19. Maak een nieuwe regel door nogmaals op de knop + Nieuw te klikken.
    20. Vul hier dezelfde Ingangsdatum in als op de vorige (nieuwe) regel.
    21. Selecteer de bankrekening van de andere betaler in het veld Bankrekening.
    22. Selecteer het gewenste Factuurtype en de gewenste Transactiewijze incasso. (vul indien laatstgenoemde 'AUTOMAAT' is ook de Mandaatcode in.)
    23. Zet de Verdelingsmethode op 'Percentage' en Verdelingsgetal op '100'.

    Zie ook

    Afhandelen contactmoment
    Afhandelen klacht
    Behandelen zaak
    Beoordelen verzoek geriefsverbetering/WMO
    Meten klanttevredenheid