Voorbereiden ontwikkelproject

In dit werkproces wordt de projectadministratie van goedgekeurde (her)ontwikkelingsprojecten opgezet. Dit houdt onder andere in dat het exploitatiemodel wordt vastgelegd en de begrote stichtingskosten worden geregistreerd. Dit werkproces wordt ook doorlopen bij het aanpassen van de begrote stichtingskosten in een latere fase van het project.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Aanmaken projectmodel

Wanneer de uitgangspunten van de Stichtingskosten (STIKO) zijn gedefinieerd en per fase zijn vastgelegd kunnen deze gegevens worden opgevoerd in het projectmodel in Dynamics Empire. Om in de toekomst voorbereid te zijn op mogelijke wijzigingen is het advies om altijd een gemengd projectmodel aan te maken.

Vastleggen projectmodel (enkel)

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Selecteer in het Overzicht projecttypen het projecttype waarvoor het model aangemaakt moet worden en klik op OK.
  3. Op het venster Projectmodellen klikt u op Nieuw - +Nieuw, waarna de projectmodelkaart opent.
  4. Vul de volgende projectgegevens in op het tabblad Algemeen:
  • Projectmodelnr.: Dit kan automatisch gevuld worden door op TAB te drukken, maar het advies is om hier een 'eigen' nummer te kiezen.
  • Naam
  • Omschrijving
  • Besluit: Maak een keuze uit de tabel welke fase het betreft.
  • Startdatum
  • Opleverdatum
  • Clusternr.: Kies hier het aangemaakte projectcluster (zie eventueel stap Aanmaken cluster).
  • Startjaar
  • Jaar van oplevering
  1. Kies nu voor de actie/functie Exploitatiemodel ophalen.
  2. Kies het exploitatiemodel dat voor dit project geldt. Sluit het scherm.

Vastleggen projectmodel (gemengd)

Bij een gemengd project herhaalt u de hierboven beschreven stappen die gelden voor het vastleggen van een enkel projectmodel. Voor het Exploitatiemodel geldt dat dit de eerste keer altijd 'Gemengd' is! Bij terugkeer op het overzicht met projectmodellen selecteert u de regel die zojuist is aangemaakt en kiest u voor Nieuw | +Nieuw.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Selecteer in het Overzicht projecttypen het projecttype waarvoor het model aangemaakt moet worden en klik op OK.
  3. Op het venster Projectmodellen klikt u op Nieuw - +Nieuw, waarna de projectmodelkaart opent.
  4. Vul de volgende projectgegevens in op het tabblad Algemeen:
  • Projectmodelnr.: Dit kan automatisch gevuld worden door op TAB te drukken, maar het advies is om hier een 'eigen' nummer te kiezen.
  • Naam
  • Omschrijving
  • Besluit: Maak een keuze uit de tabel welke fase het betreft.
  • Startdatum
  • Opleverdatum
  • Clusternr.: Kies hier het aangemaakte projectcluster.
  • Startjaar
  • Jaar van oplevering
  1. Kies nu voor de actie/functie Exploitatiemodel ophalen. Let op: zorg ervoor dat deze van het type 'Gemengd' is.
  2. Sluit het scherm en herhaal stappen 1 en verder voor het aanmaken van nog een projectmodel. Hierbij vult u tabblad Algemeen met dezelfde informatie als het eerste projectmodel, met als uitzondering het veld Projectmodelnr.: hier voert u het eerste nummer in dat u al had aangemaakt en geeft dit als toevoeging het exploitatiemodelnummer voor het onderdeel dat u gaat opvoeren. Voorbeeld: VGO-562-1002 (1002 staat voor NDAEB NTV).
  3. Na het vullen van het tabblad Algemeen kiest u weer voor de actie/functie Exploitatiemodel ophalen.
  4. Kies het exploitatiemodel dat voor dit project geldt.
  5. Indien nodig herhaalt u bovenstaande stappen voor aanvullende projectmodellen.

Als de modellen zijn aangemaakt moeten deze gekoppeld worden onder het model van het type 'Gemengd'.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor u het gemengde project hebt aangemaakt.
  3. Kies uit de lijst het projectmodel met Exploitatiemodelomschrijving = 'Gemengd'.
  4. Navigeer nu via het menu naar het item Onderdelen van cumulatief model.
  5. In dit overzicht zoekt u in kolom Modelnr. met behulp van de assistedit ('...') het onderdeel dat gekoppeld moet worden.
  6. Vul op de regel bij het veld Verdeelsleutel% het percentage in dat geldt voor het betreffende model.
  7. Herhaal stappen 5 en 6 als er meerdere onderdelen gekoppeld moeten worden.
  8. Sluit dit scherm. Kies op de projectmodelkaart van het model met type 'Gemengd' voor de actie/functie Cumuleren budgetonderdelen.
  9. Het systeem vraagt of u de budgetten van de onderdelen wilt cumuleren. Kies voor Ja.

Terug op de lijst met projectmodellen is het projectmodel herkenbaar aan het feit dat deze vetgedrukt wordt weergegeven.

Aanmaken cluster

Voor het aanmaken van een projectmodel is het raadzaam om van tevoren het cluster aan te maken. De beschrijving van het aanmaken van een cluster is opgenomen in de werkinstructie Beheren clusterinformatie.

Let wel: bij Vastgoedontwikkeling worden er géén OG Eenheden toegevoegd aan het cluster. Daarbij is de clusterverdeelsleutel 'lineair'. Uitzondering hierop kan een herstructurering-project zijn, dan dient het toevoegen van de OG Eenheid mogelijk te zijn voor uitkering van vergoedingen.

Registreren investeringsbegroting

Wanneer de uitgangspunten van de Stichtingskosten (STIKO) zijn gedefinieerd en per fase zijn vastgelegd, kunnen deze gegevens worden opgevoerd in het projectmodel in Dynamics Empire.

Opvoeren van de investeringsbegroting (enkel) - handmatig

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Ga op de projectmodelkaart naar het tabblad Regels. Voer hier per werksoortcode de investeringsbegroting op met behulp van de volgende velden:
    1. Als er geen sprake is van aantallen maar alleen van een totaalbedrag, vul dan het veld Kostprijs. Dit bedrag is vervolgens ook zichtbaar in de kolommen Begroot en Budget.
    2. Als er wel sprake is van aantallen, vul dan de kolommen Aantal en Kostprijs; bij kolommen Begroot en Budget is de uitkomst de waarde van Aantal x Kostprijs.
  5. Kies nu in het menu voor de actie/functie Herberekenen (formules).
  6. Zet op tabblad Algemeen het veld Bevroren versie op AAN (schuifje naar rechts).
  7. Nu kiest u voor de actie/functie Versie doorzetten, waarna het systeem vraagt of u deze versie wilt doorzetten. Kies voor Ja.

Het project is nu aangemaakt en zichtbaar in de lijst met projecten.

Opvoeren van de investeringsbegroting of besluitfase (enkel) via synchroniseren

Het opvoeren van de begroting en budgetten wordt via synchronisatie met een expertsysteem zoals REAFORCE uitgevoerd.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Selecteer nu in het menu de actie/functie Synchroniseren vanuit projectcalculatiesysteem.

Dynamics Empire zal de goedgekeurde begroting en budgetten overhalen en het model bevriezen. Vervolgens moet nog de actie/functie Versie doorzetten worden gekozen. De vraag van het systeem of u deze versie wilt doorzetten beantwoordt u met Ja.

Opvoeren van de investeringsbegroting (gemengd) - handmatig

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het onderliggende projectmodel van het gemengde project waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld, herkenbaar aan het soort 'Onderdeel'.
  4. Ga op de projectmodelkaart naar het tabblad Regels. Voer hier per werksoortcode de investeringsbegroting op met behulp van de volgende velden:
    1. Als er geen sprake is van aantallen maar alleen van een totaalbedrag, vul dan het veld Kostprijs. Dit bedrag is vervolgens ook
      zichtbaar in de kolommen Begroot en Budget.
    2. Als er wel sprake is van aantallen, vul dan de kolommen Aantal en Kostprijs; bij kolommen Begroot en Budget is de uitkomst
      de waarde van Aantal x Kostprijs.
  5. Kies nu in het menu voor de actie/functie Herberekenen (formules).
  6. Herhaal eventueel bij meer dan één onderliggend projectmodel de stappen 3 t/m 5!
  7. Ga terug naar het projectmodeloverzicht en kies de vetgedrukte regel van het gemengd project, herkenbaar aan het soort 'Cumulatief'.
  8. Kies in het menu voor de actie/functie Cumuleren budgetonderdelen en tot slot Herberekenen (formules).
  9. Zet op tabblad Algemeen het veld Bevroren versie op AAN (schuifje naar rechts).
  10. Nu kiest u voor de actie/functie Versie doorzetten, waarna het systeem vraagt of u deze versie wilt doorzetten. Kies voor Ja.

Het project is aangemaakt en is zichtbaar in de lijst met projecten.

Opvoeren van de investeringsbegroting of besluitfase (gemengd) via synchroniseren

Het opvoeren van de begroting en budgetten wordt via synchronisatie met een expertsysteem zoals REAFORCE uitgevoerd.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Selecteer nu in het menu de actie/functie Synchroniseren vanuit projectcalculatiesysteem. Dynamics Empire zal de goedgekeurde begroting en budgetten overhalen en het model bevriezen.
  5. Vervolgens moet nog de actie/functie Versie doorzetten worden gekozen. De vraag van het systeem of u deze versie wilt doorzetten beantwoordt u met Ja.

Aanpassen van de investeringsbegroting (enkel) - handmatig

Als er een aanpassing van het budget en/of de begroting moet plaatsvinden, dan past u de versie van het projectmodel aan. Deze stap is ook van toepassing als er een nieuwe besluitfase is genomen.

Aanpassen van de investeringsbegroting of besluitfase (enkel) - handmatig

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Selecteer nu in het menu de actie/functie Nieuwe versie. Het systeem opent direct een nieuwe versie, herkenbaar op het tabblad Algemeen aan veld Versienummer dat een hoger nummer aangeeft.
  5. Kies nu voor de actie/functie Projectmodel kopiëren, waarna een venster met enkele opties verschijnt.
  • In het veld Bron modelnr. zoekt u via de assistedit ('...') de juiste regel op waarvan u wilt kopiëren (deze is altijd één versienummer lager dan welke wordt aangemaakt).
  • In het veld Inclusief kop zet u de schakelaar naar RECHTS (op AAN).
  1. Klik op OK. Op de verschenen projectmodelkaart past u op tabblad Regels de regels aan die van toepassing zijn (zie eventueel de eerder beschreven werkwijze hiervoor).
  2. Op tabblad Algemeen kiest u in veld Besluit de juiste fase en zet u het veld Bevroren versie op AAN (naar rechts).
  3. Kies in het menu voor de actie/functie Versie doorzetten, waarna het systeem om een bevestiging vraagt; klik op Ja.
  4. Ga nu terug naar de kaart van de versie waarvan een kopie is gemaakt. Op tabblad Algemeen zet u het veld Niet actief op AAN (naar rechts). Hiermee zal deze versie van het projectmodel uit de lijst verdwijnen.

Het project met een verhoogd versienummer is nu aangemaakt en zichtbaar in de lijst met projecten.

Aanpassen van de investeringsbegroting of besluitfase (enkel) via synchroniseren

Het wijzigen van de begroting en budgetten wordt via synchronisatie met een expertsysteem zoals REAFORCE uitgevoerd.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Selecteer vervolgens in het menu de actie/functie Synchroniseren vanuit projectcalculatiesysteem. Dynamics Empire zal de goedgekeurde begroting en budgetten overhalen en het model bevriezen.
  5. Vervolgens kiest u voor de actie/functie Versie doorzetten. Beantwoord de vraag om bevestiging door het systeem met Ja.
  6. Open nu de kaart van de versie die is gekopieerd. Op tabblad Algemeen zet u het veld Niet actief op AAN (naar rechts). Hiermee zal deze versie van het projectmodel uit de lijst verdwijnen.

Aanpassen van de investeringsbegroting of besluitfase (gemengd) - handmatig

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Vervolgens kiest u in het menu voor de actie/functie Nieuwe versie.
  5. Het systeem opent direct een nieuwe versie, herkenbaar op het tabblad Algemeen aan veld Versienummer dat een hoger nummer bevat.
  6. Kies voor Projectmodel kopiëren.
  7. In het veld Bron modelnr. zoekt u met de assistedit ('...') de juiste regel waarvan u wilt kopiëren (deze is altijd één versienummer lager dan wordt aangemaakt).
  8. Bij het veld Inclusief kop zet u de schakelaar naar RECHTS; klik op OK.
  9. Op tabblad Regels past u de regels aan die van toepassing zijn (zoals eerder beschreven).
  10. Op tabblad Algemeen kiest u in veld Besluit de juiste fase en vervolgens zet u de knop Bevroren versie naar rechts (op AAN).
  11. Kies de actie/functie Versie doorzetten en geef het systeem de bevestiging (Ja) waar het om vraagt.
  12. Ga nu terug naar de kaart van de versie die is gekopieerd. Op tabblad Algemeen zet u in het veld Niet actief de knop naar rechts (op AAN). Hiermee zal deze versie van het projectmodel uit de lijst verdwijnen.

Het project met een verhoogd versienummer is aangemaakt en is zichtbaar in de lijst "Projecten".

Aanpassen van de investeringsbegroting of besluitfase (gemengd) via synchroniseren

Het wijzigen van de begroting en budgetten wordt via synchronisatie met een expertsysteem zoals REAFORCE uitgevoerd.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies het projecttype waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  3. Kies vervolgens het gemengde projectmodel waarvoor de investeringsbegroting is bedoeld.
  4. Selecteer in het menu de actie/functie Synchroniseren vanuit projectcalculatiesysteem. Dynamics Empire zal de goedgekeurde begroting en budgetten overhalen en het model bevriezen.
  5. Kies voor menu-item Versie doorzetten en geeft het systeem de bevestiging waar het om vraagt.
  6. Ga terug naar de kaart van de versie die is gekopieerd en zet op tabblad Algemeen het veld Niet actief op AAN (knop naar rechts). Hiermee zal deze versie van het projectmodel uit de lijst verdwijnen.

Aanmaken Project

Wanneer de Stichtingskosten (STIKO) zijn gedefinieerd en per fase zijn vastgelegd en opgevoerd in het projectmodel in Dynamics Empire kan er een project aangemaakt worden.

  1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Projectmodellen.
  2. Kies uit de lijst het projecttype waarvoor u een project wilt aanmaken.
  3. Kies vervolgens uit de lijst het projectmodel waarvoor u een project wilt aanmaken.
  4. Zet op de verschenen kaart op tabblad Algemeen in het veld Bevroren versie de knop naar rechts (op AAN).
  5. Kies in het menu voor de actie/functie Versie doorzetten. Het systeem vraagt om een bevestiging; klik op Ja.

Het project is aangemaakt en is zichtbaar in de lijst met projecten.

Zie ook

Voorbereiden projectfase
Registreren uren
Afronden projectfase