Opleveren eenheid

Dit werkproces betreft het opleveren van de eenheid aan de nieuwe huurder, inclusief het aanmaken van een opleverstaat. Dit is een document waarin de staat van de eenheid is gespecificeerd zoals die is opgenomen op moment van oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder. Het bevat o.a. de opgenomen meterstanden en de eventueel geconstateerde gebreken.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Controleren staat van de eenheid

In deze stap controleert u samen met de nieuwe huurder de staat van de eenheid. Hierbij maakt u foto's van de diverse ruimtes in en onderdelen van de eenheid. Ook legt u de nieuwe huurder uit of er sprake is van bijzonderheden t.a.v. het onderhoud en vervanging van bepaalde onderdelen van de eenheid (bijvoorbeeld keuken, vloer, raamdecoratie), en zo ja, welke bijzonderheden. Deze stap wordt uitgevoerd op de VerhuurApp, waarbij de bijzonderheden worden vastgelegd in de vorm van een toelichting bij de foto's.

Vastleggen gebreken

In deze stap registreert u eventuele gebreken in de eenheid die zijn geconstateerd tijdens de vorige stap. Hiertoe moet u per geconstateerd gebrek een reparatieverzoek aanmaken. Dit is pas mogelijk nadat de gegevens vanuit de VerhuurApp zijn gesynchroniseerd naar de ERP-module. Het aanmaken van een reparatieverzoek kunt u op drie manieren doen:

  • Rechtstreeks in de ERP-module
  • In het klantportaal
    • Via uw eigen account
    • Via het account van de huurder (best practice)

In het Klantportaal via uw eigen account:

  1. Log in op de Dynamics Empire ERP-module.
  2. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst OG Eenheden.
  3. Zoek en open de OG Eenheid die zojuist is opgeleverd
  4. Navigeer vanuit de OG Eenheid naar de Klant aan wie de OG Eenheid zojuist is opgeleverd.
  5. Klik op Navigeren en kies voor EM-link. Een lijst met navigatiemogelijkheden wordt getoond.
  6. Selecteer Klantportaal en klik op OK. Een Azure Active Directory inlogpagina wordt geopend.
  7. Voer uw AAD-gebruikersnaam in en klik op Volgende.
  8. Voer uw AAD-wachtwoord in en klik op Volgende. Het startscherm van het Klantportaal wordt geopend. U bent met uw eigen account ingelogd namens de nieuwe huurder. U heeft dezelfde functionaliteit beschikbaar en ziet dezelfde gegevens als de huurder. Zodoende kunt u namens de huurder per geconstateerd gebrek een reparatieverzoek aanmaken in het Klantportaal.

In het Klantportaal via het account van de huurder: Als de huurder al klant was en als zodanig al een account op het Klantportaal had, dan kan hij met dat account inloggen op het Klantportaal. Anders moet de huurder, met uw hulp, eerst een account aanmaken en activeren op het Klantportaal.

De stappen door u te nemen:

  1. Log in op de Dynamics Empire ERP-module.
  2. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst OG Eenheden.
  3. Zoek en open de OG Eenheid die zojuist is opgeleverd.
  4. Navigeer vanuit de OG Eenheid naar de Klant aan wie de OG Eenheid zojuist is opgeleverd. De Klantkaart van de nieuwe huurder wordt geopend.
  5. Noteer het Klantnummer en de Verificatiecode van de klant.

De stappen door de huurder op zijn eigen apparaat (smartphone, tablet of laptop) te nemen:

  1. Open de browser.
  2. Navigeer naar de inlogpagina van het Klantportaal.
  3. Klik op de link Registreer nu!.
  4. Type het Klantnummer en de Verificatiecode in die zojuist zijn genoteerd en klik op Volgende.
  5. Type een zelf te kiezen Gebruikersnaam en Wachtwoord in.
  6. Type uw E-mailadres in.
  7. Klik op Aanmaken. Een pagina wordt geopend met een bevestiging dat het account is aangemaakt. Daarnaast wordt een e-mail met een activatielink verstuurd naar het opgegeven e-mailadres.
  8. Open de zojuist verstuurde e-mail.
  9. Klik op de activatielink. Een pagina in de browser wordt geopend met een bevestiging dat het account is bevestigd.
  10. Klik op de link Klik hier om in te loggen. De inlogpagina van het Klantportaal wordt geopend.
  11. Type uw zojuist gekozen Gebruikersnaam en Wachtwoord in en klik op Inloggen.
  12. Klik op de menu-optie Onderhoud
  13. Klik op de knop Nieuw reparatieverzoek en volg de instructies.

Opnemen meterstanden

In deze stap neem u de meterstanden op in de eenheid. Deze meterstanden zijn de eindstand voor de verhuurder en de beginstand voor de nieuwe huurder. Deze stap wordt uitgevoerd op de VerhuurApp.

Overhandigen sleutels

In deze stap overhandigt u de sleutels van de eenheid en - indien van toepassing - de gemeenschappelijke ruimtes aan de nieuwe huurder.

Aanmaken opnamestaat

In deze stap maakt u de opnamestaat aan. Hiertoe moeten eerst de gegevens en foto's vanuit de VerhuurApp worden gesynchroniseerd naar de ERP-module van Dynamics Empire, waarna u de opnamestaat kunt aanmaken in de vorm van een Word-document m.b.v. de gegevens en foto's die bij de desbetreffende OG Eenheid beschikbaar zijn in de ERP-module. Het aanmaken en samenstellen van dit Word-document wordt niet verder beschreven in deze werkinstructie, aangezien de werkwijze sterk afhankelijk is van de gewenste inhoud en vorm van de opnamestaat.

Zie ook

Registreren huuropzegging
Herijken bestemming verkoop
Annuleren/wijzigen huuropzegging
Opstellen eindafrekening
Bepalen aanbiedhuur
Aanbieden eenheid
Verantwoorden verhuring
Ondertekenen huurovereenkomst