Afhandelen overlast

In dit werkproces wordt de afhandeling van een melding van overlast bewaakt. Alle daarbij behorende contactmomenten en acties worden geregistreerd. De bewaking vindt plaats met behulp van een leefbaarheidsdossier, waarin alle betrokken partijen (melder(s), veroorzaker(s) en andere partijen), alle benodigde acties en alle contactmomenten worden geregistreerd. In deze werkinstructie wordt ervan uitgegaan dat deze overlastmelding door de KCC is geregistreerd in de vorm van een interactielogpost met een taak die is toegewezen aan uw team.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Beoordelen melding

In deze stap beoordeelt u een overlastmelding. U besluit de melding al dan niet in behandeling te nemen. Als u de overlastmelding in behandeling neemt, dan maakt u een nieuw leefbaarheidsdossier aan.

Navigeer naar het Rolcentrum.
Klik op de activiteit Teamtaken.
Selecteer de taak m.b.t. 'Overlast' en open de desbetreffende organisatortaak.
Selecteer uzelf in het veld Medewerkercode. Zodoende zien alle andere leden van uw team dat u de taak in behandeling hebt genomen.
Beoordeel de overlastmelding inhoudelijk. Lees daartoe de notitie van de taak, open eventueel gerelateerde documenten en/of neem eventueel contact op met de melder om meer informatie te verkrijgen.
Beschrijf uw bevindingen en conclusie in een notitie bij de organisatortaak.
Als u de overlastmelding in behandeling neemt, klik dan op Verwerken en kies Leefbaarheidsdossier aanmaken.
Selecteer de optie 'Melder'. Een pagina genaamd Leefbaarheidsdossiertype overzicht wordt geopend.
Selecteer het dossiertype 'OVERLIND' of 'OVERLOMG' en klik op OK. Een nieuw leefbaarheidsdossier wordt aangemaakt.
Verander de Status van de taak in 'Voltooid'.
Open op de Taakkaart het tabblad Gekoppelde activiteiten, klik op de drie puntjes in het veld Leefbaarheidsdossier en klik op Bewerken. Het nieuwe leefbaarheidsdossier wordt geopend,
Klik in het veld Dossiersoorten. Een pagina genaamd Dossiersoorten wordt geopend. Hier worden de dossiersoorten getoond die van toepassing zijn voor het geopende leefbaarheidsdossier.
Registreer één regel voor elke dossiersoort die van toepassing is voor het geopende leefbaarheidsdossier.
Geef in kolom Tonen op dossier aan welke dossiersoort moet worden getoond op het dossier.
Sluit de pagina.
Klik in het veld Agressiesoorten als er één of meer dossiersoorten met de indicatie Agressie van toepassing zijn voor het leefbaarheidsdossier. Een pagina genaamd Dossieragressiesoorten wordt geopend.
Registreer één regel voor elke agressiesoort die van toepassing is voor het geopende leefbaarheidsdossier.
Geef in kolom Tonen op dossier aan welke agressiesoort moet worden getoond op het dossier.
Sluit de pagina.
Registreer nu de veroorzaker(s) van de overlast. Klik daartoe in het veld Veroorzakers. Een pagina genaamd Veroorzakeroverzicht wordt geopend. Registreer één regel per veroorzaker.
Selecteer in kolom Contactnr. een bestaand contact van het Soort = 'Huishouden', of maak een nieuw contact van het soort huishouden aan als de veroorzaker nog niet geregistreerd is in het systeem.
Geef in kolom Actieregel aanmaken aan of voor deze veroorzaker al dan niet automatisch actieregels moeten worden aangemaakt in het leefbaarheidsdossier.
Geef in kolom Eenheid/cluster overnemen aan of de OG Eenheid waarvoor de veroorzaker een actief huurcontract heeft, al dan niet moet worden overgenomen op het leefbaarheidsdossier.
Geef in kolom Tonen op dossier aan welke veroorzaker moet worden getoond op het dossier.
Als u bestaande interactielogposten van de veroorzaker wilt koppelen aan het leefbaarheidsdossier, doet u dat als volgt:

Selecteer de regel van de veroorzaker
Klik op Verwerken en kies voor Interactielogposten
Selecteer de interactielogpost die u aan het dossier wil koppelen en klik op Acties en kies voor Functies, Leefbaarheidsdossiernr. en Koppelen

Registreer nu op dezelfde manier de melder(s) van de overlast, door op het veld Melders te klikken.
Registreer nu op dezelfde manier de overige betrokken partij(en) bij de overlast, door op het veld Contacten te klikken.
Selecteer Dossierstatus = 'In uitvoering'.
Selecteer een Uitvoeringstermijn.
Selecteer eventueel een Controledatum.
Open sneltabblad Behandeling en selecteer de Behandeld medewerker en het Behandelend team.

Informeren melder (verwijzen)

In deze stap verwijst u de melder eventueel naar een andere organisatie, zoals de politie of buurtbemiddeling, als u van mening bent dat het overlastprobleem beter door die andere organisatie kan worden opgepakt. Registreer deze doorverwijzing eventueel in Dynamics Empire in de vorm van een Interactielogpost.

Toewijzen vervolgacties

In deze stap definieert u vervolgacties in de vorm van leefbaarheidsactieregels en wijst u deze actieregels toe aan de betrokken partijen: veroorzakers, melders en overige betrokken partijen. Overigens kunnen er op het moment van selecteren van een dossiertype en op het moment van toevoegen van veroorzakers, melders en overige partijen ook al automatisch actieregels zijn gedefinieerd en toegewezen binnen het dossier. U kunt deze actieregels wijzigen of verwijderen en ook handmatig extra actieregels toevoegen.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Leefbaarheidsdossieroverzicht.
Zoek en open het dossier waarvoor u vervolgacties wilt toewijzen.
Open het tabblad Leefbaarheidsactieregels.
Controleer of er al een bestaande actieregel voor de vervolgactie beschikbaar is in het dossier. Zo ja, maak dan geen nieuwe actieregel aan, maar bewerk de bestaande.
Zo niet, kies dan voor de actie/functie Processtappen toevoegen en selecteer een Processtappensjabloon.
U kunt per actieregel een of meer taken aanmaken en toewijzen aan andere medewerkers of teams. Selecteer de actieregel, klik op Beheren en kies voor Taak aanmaken. De nieuwe taak wordt automatisch gekoppeld aan de actieregel en het leefbaarheidsdossier.

Uitvoeren vervolgacties

In deze stap voert u één of meer vervolgacties uit t.b.v. het afhandelen van een overlastmelding. Voor elke vervolgactie heeft u een taak toegewezen gekregen. Elke vervolgactie is gedefinieerd in de vorm van een actieregel in een leefbaarheidsdossier van het type 'OVERLIND' of 'OVERLOMG'.

Navigeer naar het Rolcentrum.
Klik op de activiteit Mijn taken.
Selecteer de juiste taak en klik op Bewerken. Op het tabblad Gekoppelde activiteiten ziet u aan welk dossier en eventueel aan welke actieregel uw taak is gekoppeld.
Verander de Status van de taak in 'In uitvoering'.
Navigeer naar het leefbaarheidsdossier via het veld Leefbaarheidsdossiernr. of via de menu-opties Navigeren en Leefbaarheidsdossier.
Voeg Opmerkingen toe aan het gehele dossier of aan de actieregel waarop uw taak betrekking heeft.
Als de vervolgactie vereist dat u een brief verstuurt, klikt u op Nieuw en Worddocument en kiest u het briefsjabloon dat u wilt gebruiken. Beantwoord eventuele vragen. De brief is automatisch gekoppeld aan het leefbaarheidsdossier.
Wanneer uw vervolgactie is voltooid, verander dan de Actieregelstatus van de dossieractieregel in 'Voltooid' en selecteer eventueel een Afhandelingsreden. Verander ook de Status van uw taak in 'Voltooid'. U krijgt nu de vraag of u een interactielogpost wilt maken. Indien van toepassing doet u dit en vult u het leefbaarheidsdossiernummer en leefbaarheidsdossieractieregelnummer in.

Ontruimen eenheid

Nader te bepalen.

Afsluiten melding

In deze stap sluit u de overlastmelding door middel van het afsluiten van het leefbaarheidsdossier.

Navigeer naar het Rolcentrum.
Klik op de activiteit Mijn leefbaarheidsdossiers.
Selecteer het leefbaarheidsdossier dat u wil afsluiten en klik op Bewerken.
Controleer of alle actieregels van het dossier zijn voltooid. Zo niet, verander dan de Actieregelstatus van de actieregels in 'Voltooid' en selecteer eventueel een Afhandelingsreden.
Controleer of alle aan het dossier gekoppelde taken zijn voltooid. Zo niet, verander dan de Status van de taken in 'Voltooid'.
Verander de Dossierstatus naar 'Voltooid'. Het systeem toont een overzicht met Dossierafhandelingsredenen.
Selecteer de juiste reden en klik op OK.