Standaard inrichting

 

Met de standaard inrichting van Dynamics Empire maakt u gebruik van een inrichting van Dynamics Empire die is gebaseerd op breed gedragen standaarden en consensus met betrekking tot wat ‘best practice’ is.

Voordelen

Het gebruik van de standaard inrichting heeft voordelen in zowel de implementatie- als de exploitatiefase van het gebruik van Dynamics Empire. De belangrijkste zijn:

Implementatie

• Door het gebruik van de standaard inrichting wordt de doorlooptijd – en worden als gevolg de kosten – van de implementatie beperkt. Consultants van Cegeka, uw eigen personeel en ook eventuele externe consultants zijn minder tijd kwijt aan het inrichten van Dynamics Empire en het inrichten van afwijkingen.
• Het aanpassen van een inrichting kan lastig zijn en de keuzes die gemaakt zijn bij de initiële inrichting kunnen blijvend effect hebben in historische transacties en daarmee de rapportages. Door direct te kiezen voor de standaard inrichting houdt u aansluiting bij toekomstige ontwikkelingen zonder beperkt te worden door afwijkende inrichtingskeuzes.

Exploitatie

• Het aantal inrichtingsvarianten van Dynamics Empire is bijna oneindig. Ondanks een zeer groot aantal geautomatiseerde testen die Cegeka vooraf aan elke vrijgave van software uitvoert, is het niet mogelijk om alle varianten te testen. Uiteraard wordt er wel altijd op de standaard inrichting getest. Klanten die ook de standaard inrichting gebruiken weten dan ook dat de functionele werking van Dynamics Empire niet wordt verstoord door de implementatie van nieuwe software.
• De standaard inrichting wordt door Cegeka onderhouden. Dit betekent dat uw systeem up-to-date blijft bij wijzigingen in wetgeving, externe standaarden, nieuwe functionaliteiten en integraties. Indien noodzakelijk worden er maandelijks updates uitgebracht.

  

Onderdelen

De standaard inrichting bestaat uit:

• Instellingen
• Referentiedata
• Wordlink-templates

Instellingen

Dit zijn de configuratiewaarden waarmee de functionele werking van Dynamics Empire wordt ingesteld. Door de juiste instellingen worden de processen en de uitvoering van het beleid van de corporatie optimaal ondersteund. De instellingen die tot de standaard inrichting behoren volgen het procesverloop zoals beschreven in het best practice-procesmodel.

Referentiedata

Referentiedata zijn mogelijke waarden van eigenschappen van entiteiten. Vaak hebben deze de vorm van een keuzelijst. Het gebruik van de juiste referentiedata is onder andere belangrijk bij het creëren van uniforme en betekenisvolle rapportages en bij de data-uitwisseling met andere systemen. Daarnaast kunnen deze eigenschappen bepalend zijn voor het procesverloop. De referentiedata die tot de standaard inrichting behoren komen voort uit regelgeving en diverse standaarden. Referentie-data waar geen regelgeving of externe standaarden op van toepassing zijn, zijn tot stand gekomen in overleg met en na toetsing door een vertegenwoordiging van onze klanten.

Wordlink-templates

Wordlink-templates zijn voorgedefinieerde formats waarmee externe communicatie wordt gegenereerd. In deze templates wordt zowel de opmaak als de inhoud van de communicatie vastgelegd. De inhoud bestaat uit vaste tekst en uit variabele velden die bij het versturen worden vervangen met klant- en/of transactiespecifieke informatie. De Wordlink-templates die tot de standaard inrichting behoren zijn in samenwerking met onze klanten tot stand gekomen en zorgen voor een heldere communicatie.

  

Inhoud

Wonen

Binnen het Wonen-domein is de standaard inrichting enerzijds gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals:

• Woningwaarderingstelsel
• Woningwet (passendheidstoets en staatssteunregeling)
• Inkomensafhankelijke huurverhoging (inkomensindicaties)

Anderzijds is de standaard inrichting gebaseerd op sectorstandaarden, zoals:

• VERA-referentiedata (m.n. met betrekking tot het ‘verticaal sectormodel woonruimteverdeling’)

 

Vastgoed

Binnen het domein Vastgoed hanteren wij sectorstandaarden wanneer deze gedefinieerd zijn. De meest noemenswaardige sectorstandaarden zijn:

• KOVRA: Binnen de KOVRA-integratie ondersteunen we de processen momenteel alleen voor Niet-Planmatig Onderhoud. De berichten die we ondersteunen zijn:
  • Planningsbericht
  • Statusbericht
  • Opdrachtbericht
  • Factuurbericht
• VERA: De VERA-standaardaarden worden toegepast voor integraties met plansystemen zoals Connect-It 365, en voor het uitwisselen van informatie en ondersteunen van bedrijfsproces Niet-Planmatig Onderhoud in externe klantportalen.
• NL-sfb-codering: NL-sfb-codering is toegepast op de werksoorten die gebruikt worden binnen Planmatig Onderhoudsprojecten. Deze werksoorten worden gebruikt bij het vastleggen van de budgetten en opdrachten in een project.

Op het gebied van Niet-Planmatig Onderhoud hebben we de NL-sfb-codering toegepast bij de standaardtaken (bij gebruik bouwelementen) en de cartotheek.

 

Financiën

Binnen het domein Financiën hanteren wij sectorstandaarden wanneer deze gedefinieerd zijn. Daarnaast ondersteunen wij binnen de sector gebruikte processtandaarden. De meest noemenswaardige sectorstandaarden en processtandaarden zijn:

• Rekeningschema:
  • Het rekeningschema is gebaseerd op het RGS (Referentie Grootboekschema).
  • Het rekeningschema ondersteunt rapportages o.b.v. het categoriale model en het functionele model.
• Gerealiseerde kasstromen: De rapportage voor gerealiseerde kasstromen is gebaseerd op het dVI-model voor gerealiseerde kasstromen.
• Kasstroomprognose: De rapportage voor geprognosticeerde kasstromen is gebaseerd op het dVI-model voor gerealiseerde kasstromen.
• Incasso: Het incassoproces in ingericht o.b.v. het segmenteren van huurders op basis van hun betaalgedrag.
• Incasseren: Naast automatische incasso en Acceptgiro worden ook digitale betaalverzoeken ondersteund.
• Rapportages: Via de rapportageschemafunctionaliteit worden de volgende dVI-rapportages geleverd:
  • 1.1A1 Balans (Enkelvoudig toegelaten instelling) ACTIVA
  • 1.1A2 Balans (Enkelvoudig toegelaten instelling) PASSIVA
  • 1.1B Winst- en Verliesrekening (Enkelvoudig toegelaten instelling) FUNCTIONEEL model
• Administratieve scheiding: De inrichting van de financiële kern ondersteunt de administratieve scheiding voor DAEB en niet-DAEB.
• Btw:
  • De btw-aangifte is ingericht volgens het model van aangifte van de Belastingdienst.
  • De volgende typen btw worden ondersteund:
    • Regulier
    • Terugvorderbaar
    • Verlegd
    • Pro-rata
  • Leveranciers: Leveranciers worden gecategoriseerd o.b.v. het door AEDES opgezette model voor spent-analyses.
  • Vaste activa: De volgende waarderingsgrondslagen kunnen geregistreerd worden:
    • Marktwaarde
    • Beleidswaarde
    • Fiscale waarde
    • Boekwaarde
    • Waarde materiële vaste activa ten dienste van de exploitatie
    • Waarde bezit verkocht onder voorwaarde