Registreren inkooporder

    In dit werkproces wordt op basis van een inkoopbehoefte een inkooporder aangemaakt en deze wordt beoordeeld. Bij goedkeuring wordt de inkooporder gegund aan de leverancier.

    Het gaat in dit werkproces om overige inkopen en dus niet om inkopen gerelateerd aan onderhoud, projecten, vastgoed en artikelen die op voorraad worden gehouden.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Aanmaken inkooporder

    Wanneer u een inkooporder aanmaakt dient u hiervoor de algemene gegevens met betrekking tot de order op te voeren.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de Inkooporders.
    2. Klik op Nieuw | + Nieuw om een nieuwe inkooporder aan te maken.
    3. Selecteer in het veld Leverancier de leverancier waarvoor u een order aan wilt maken.
    4. Vul in de orderregels (onder kopje Regels) de volgende velden:
      • Soort: 'Grootboekrekening'.
      • Nr.: Dit is het nummer van de grootboekrekening waarop de kosten geboekt dienen te worden.
      • Btw-productboekingsgroep
      • Omschrijving
      • Aantal
      • Directe kostprijs Excl. btw
      • Afdelingscode
    5. Kies voor de actie Goedkeuringsaanvraag verzenden. De goedkeuringsaanvraag wordt verzonden en wordt opgepakt binnen het werkproces Goedkeuren documenten.
    6. Wanneer u zelf voldoende procuratie heeft wordt het document vrijgegeven en kunt u verder gaan met Gunnen order.

    Gunnen order

    Wanneer de order goedgekeurd is dient deze gegund te worden.

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Inkooporders.
    2. Open de order die u wilt gunnen door op het nummer te klikken en kies voor de actie Order gunnen. Afhankelijk van de inkoopwerkwijze van de leverancier wordt:
      • de order geopend in Outlook vanaf waar u de order kunt versturen;
      • de pagina Order geopend. Klik op Verzenden naar om de order als PDF af te drukken. U kunt deze order versturen aan de leverancier.
    3. De order is nu gegund.

    Verwijderen order

    Wanneer de goedkeuringsaanvraag voor de order geweigerd is kunt u de order verwijderen.

    1. Open de order die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen (het prullenbak-icoontje boven op de pagina). De order is verwijderd.

    Zie ook

    Accorderen prestatie
    Beheren leveranciersinformatie
    Vastleggen onderhoudscontracten
    Goedkeuren documenten
    Inkopen PO/VGO
    Muteren/prolongeren onderhoudscontract