Vastleggen onderhoudscontracten

    In dit werkproces worden de uitgangspunten van een contract in Dynamics Empire vastgelegd en door een contractbeheerder gefiatteerd. De contractbeheerder heeft zodoende het totaalbudget beschikbaar voor de duur van de looptijd van het contract. Vervolgens kunnen ook onderhoudsprojecten op contract worden aangemaakt waarin de verplichtingenadministratie kan worden gevoerd.

    Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

    Opvoeren onderhoudscontract

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar Contracten.
    2. Kies voor +Nieuw om een nieuw contract op te voeren.
    3. Dynamics Empire maakt een nieuwe, lege Contractkaart aan. Ga naar veld Omschrijving, waarna automatisch een contractnummer wordt toegekend aan veld Nr..
    4. Vul de gegevens op de kaart als volgt in:
      • Omschrijving: Bijvoorbeeld 'Contract CV-ketelonderhoud'.
      • Soort
      • Leverancier
      • Status: 'Initiatie' (de status wordt bij het in gebruik nemen van het contract hierna door het systeem gewijzigd).
      • Geblokkeerd: Alleen invullen als u het contract wilt blokkeren voor prolongeren.
      • Startdatum: De datum vanaf wanneer het contract in Dynamics Empire ingaat, dus niet de ingangsdatum van het contract zelf. Dynamics Empire heeft deze datum nodig om te bepalen vanaf welke datum geprolongeerd wordt.
      • Looptijd: Betreft de looptijd van het contract. Als u halverwege het contract gebruik gaat maken van de contractmodule, dan betreft dit de resterende looptijd van het contract. De veldinvoer gaat op basis van een datumformule. Voorbeeldwaarden: '1D', '1W', '1M', '1J'.
      • Einddatum: Wordt uitgerekend door Dynamics Empire en is daarna eventueel aan te passen.
      • Reden beëindigen
      • Totaal budget: Betreft het volledige budget, nadat het contract conform de looptijd is geprolongeerd, inclusief indexering. Wanneer door een prolongatie het budget wordt overschreden, dan wordt het prolongeren afgebroken met een foutmelding.
      • Index percentage: Betreft het percentage waarmee het contract moet worden geïndexeerd bij prolongatie.
      • Gereedmelden orders: Als alle orders na prolongatie status 'Gereedgemeld' moeten krijgen.

      Let op: Als match & boek wordt toegepast krijgt de inkoper geen facturen meer te zien ter goedkeuring, als er een match is tussen facturen en orders. Automatisch gereed melden is dan een risico.

      • Fiatteur status: Geeft aan dat het vastgelegde contract is goedgekeurd.
      • Geprolongeerd t/m: Geeft aan tot welke datum het contract is geprolongeerd.
      • Opzegtermijn: Is een datumformule en betreft de termijn waarbinnen beide partijen het contract kunnen opzeggen. Voorbeeldwaarden: '1D', '1W', '1M', '1J'.
      • Stilzwijgende verlegging

    Fiatteren onderhoudscontract

    1. Navigeer via de zoekfunctionaliteit zoeken icon naar de lijst Contracten en open het juiste contract.
    2. Kies via menu-item Proces voor Budgethouders.
    3. Vul de contractbeheerder in. Als u dit zelf bent, plaats dan een vinkje in kolom Fiat.
    4. Als iemand anders de contractbeheerder is, kies dan voor de actie/functie E-mail verzenden om deze persoon te informeren dat het contract kan worden gefiatteerd.

    Zie ook

    Accorderen prestatie
    Beheren leveranciersinformatie
    Goedkeuren documenten
    Inkopen PO/VGO
    Registreren inkooporder
    Muteren/prolongeren onderhoudscontract