Afrekening meterstanden
Inhoud
2.3 Nummering meterstandenafrekeningen
2.5 Metersoorten en -sjablonen
3.2 Dagvergoeding instellen op metersjabloon
4 Afrekeningen maken op basis van meterstanden
4.1 Meterstanden opvoeren via import
4.2 Meterstandenafrekening-run
4.3 Rapport Meterstandenoverzicht
1 Introductie
Met de module Afrekening meterstanden kunt u naast de reguliere afrekening van service en verbruik een afrekening van verbruikskosten maken op basis van meterstanden. De module staat los van de module SV-afrekeningen en de factuur naar de klant staat dan ook los van de factuur of creditnota vanuit SV-afrekeningen.
U houdt voor bepaalde elementen de meterstanden nauwkeurig bij en u rekent met uw klant het aantal verbruikte eenheden af op basis van een vooraf bepaald tarief per eenheid. Er vindt, in tegenstelling tot de reguliere afrekening service- en verbruikskosten, geen verrekening met de werkelijke kosten plaats. Bij de afrekening op basis van meterstanden wordt het voorschot dat is betaald vanuit de contracten in een bepaalde periode vergeleken met het aantal verbruikte eenheden in de betreffende periode en het bedrag dat daarbij hoort. Het verschil wordt afgerekend in een SV-factuur of -creditnota.
Het is in principe mogelijk om de meterstanden handmatig te registreren, maar het is in de praktijk praktischer om met intelligente meters te werken die op afstand zijn af te lezen. De module is met name geschikt voor de situatie waarin u energie en warmte levert aan uw klanten, en beschikt over dergelijke meters.
De brief die u aan uw klanten stuurt is wel gebaseerd op dezelfde brief die u gebruikt voor de reguliere SV. Zo kunt u teksten inrichten vanuit de SV-batch en gebruik maken van dezelfde variabelen als bij een reguliere SV-afrekening.
2 Instellingen
2.1 Dagvergoedingselement
Het is mogelijk dat een meter stroom verbruikt waarvoor een klant een vergoeding krijgt. Hiervoor is in Dynamics Empire een dagvergoeding geïntroduceerd. Verderop in dit document wordt uitgelegd hoe dit gebruikt kan worden. Om een dagvergoeding te kunnen gebruiken dient u een element in te stellen waarop de vergoeding moet worden geboekt. Dit doet u op het scherm Empire-instellingen, op te roepen via de zoekfunctionaliteit 
, in velden Dagvergoedingelement en Btw-bedrijfsboekingsgroep tarieven op tabblad S&V-afrek.
2.2 Btw-bedrijfsboekingsgroep
Het tarief dat u rekent voor een bepaald element dient u exclusief btw in te voeren. Het systeem rekent het bedrag inclusief btw uit op basis van de btw-productboekingsgroep die u bij het element invoert en een btw-bedrijfsboekingsgroep. U dient daarom in de Empire-instellingen op het tabblad SV-afrek. een BTW-bedrijfsboekingsgroep in te voeren. Zorgt u ervoor dat u in de btw-boekingsinstellingen de juiste instellingen heeft ingevoerd voor de combinatie van de btw-bedrijfsboekingsgroep en de btw-productboekingsgroepen bij de elementen die u afrekent met meterstanden.
2.3 Nummering meterstandenafrekeningen
De afrekeningen van meterstanden worden los van de reguliere SV-afrekeningen gemaakt. Deze worden genummerd volgens de nummerreeks die u heeft ingesteld in de Empire-instellingen op tabblad Nummering in het veld Meterstandenafrekeningnrs.
2.4 Tarieven
Het principe van de afrekening meterstanden is dat u op basis van een vooraf vastgesteld vast tarief per eenheid het verbruik gaat afrekenen met de klant. U dient dan ook per metersoort aan te geven wat de eenheidsprijs is van een verbruikseenheid of van het vastrecht. U kunt een algemeen tarief instellen, maar ook een tarief per cluster.
U voert de eenheidsprijs exclusief btw in een btw-productboekingsgroep waarna het systeem de eenheidsprijs inclusief btw uitrekent.
U dient eveneens aan te geven op welk element u het voorschot voor een bepaalde meter in het contract heeft opgenomen.
U voert de tarieven in via Energie- en watertarieven .
2.5 Metersoorten en -sjablonen
Het is in Dynamics Empire mogelijk om meterstanden van een onbeperkt aantal metersoorten bij te houden. Specifiek voor de afrekeningen op basis van meterstanden richt u bepaalde metersoorten in die u wilt afrekenen.
U stelt als volgt het gebruik van meterstanden in:
- Ga naar Metersoorten ; in dit scherm kunt u een onbeperkt aantal metersoorten opgeven, met code en omschrijving.
- Metersjabloon Algemeen betreft een sjabloon met metersoorten die u als basissjabloon voor alle woningen wenst te gebruiken. U kunt ook metersoorten per OGE inrichten. Doet u dit niet, dan zal Dynamics Empire metersoorten van Metersjabloon Algemeen ophalen bij het opnemen van meterstanden.
U kunt verder in dit sjabloon instellen in welke ruimte de meters voorkomen. Dit om onnodig zoeken tijdens opname te beperken. - Zoals gezegd kunt u ook metersoorten per OGE inrichten, via het scherm Metersjablonen Cluster/OGE : dit betreft een sjabloon dat u kunt instellen per OGE. Stelt u niets in, dan zal het systeem bij opname de metersjabloonregels ophalen uit Metersjabloon Algemeen.
Voer in het overzicht Metersjablonen Cluster/OGE eerst een cluster op. De look-up in kolom Eenheidnr. toont dan slechts de OG Eenheden van het betreffende cluster. Voert u geen cluster op, dan toont de look-up alle OG Eenheden. U kunt tevens de ruimte opgeven waarin de meter zich bevindt en het nummer van de meter. Eventueel kunt u de kleur van de metervloeistof meegeven. - De functie Metersjabloon kopiëren in het menu geeft u de mogelijkheid om de instellingen van geselecteerde regels te kopiëren naar andere clusters en eenheden.
3 Meterstanden
3.1 Sjablonen gebruiken
U gebruikt als volgt de meterstandsjablonen:
- Ga vanuit de lijst OG Eenheden , staand op de juiste regel, via de link in het feitenblok Status naar de Opzegging. Klik de huuropzeggingskaart open.
- Op tabblad Inspectie kunt u de meterstanden van de betreffende opzegging invoeren via de link achter het veld Meterstanden aanwezig. Bij het activeren van dit item zullen de voor deze OGE ingestelde meters in de metersjabloon worden ingevoerd, waarna u kunt beginnen met het invullen van de meterstanden.
- Een andere plek waar u de meterstanden-functionaliteit kunt gebruiken is de OG Eenheidkaart, via de knop Meterstanden (in het menu onder Navigeren - Algemeen). U kunt vanuit dit scherm alle meterstanden inzien die voor de betreffende woning zijn opgenomen in het verleden, of nog opgenomen moeten worden. U kunt desgewenst meters toevoegen aan dit overzicht voor een opname die los staat van een huuropzegging.
Via de verschillende menu-items heeft u mogelijkheid tot kopiëren, aanmaken en doorvoeren van meterstanden.
3.2 Dagvergoeding instellen op metersjabloon
Als u voor het gebruik van een meter een vergoeding aan uw klant wilt geven kunt u op de metersjabloon van de OG Eenheid (Metersjablonen Cluster/OGE ) in het veld Dagvergoeding invullen welke vergoeding een klant per dag krijgt. De vergoeding zal worden verrekend met de klant bij het boeken van de meterstandenafrekening.
3.3 Importeren metersjablonen
Voor de afrekening van de meterstanden is het noodzakelijk dat er voor elke OG Eenheid een metersjabloon aanwezig is met een uniek meternummer. U kunt deze met de hand invoeren als eerder beschreven, maar u heeft ook de mogelijkheid om deze te importeren. U vindt de functie onder Metersjablonen importeren .
U dient de metersjablonen in een CSV-bestand te importeren met de volgende opbouw:
Meternr.;Postcode;Huisnr.;Toevoegsel;Eenheid1;Eenheid2
Hierbij staat Eenheid1 en Eenheid2 voor een metersoort zoals bijvoorbeeld CVBLOK.
U kunt met de import dus maximaal twee metersoorten tegelijk importeren in de metersjablonen per OG Eenheid.
Voorbeeld van gegevens waarbij één metersoort CVBLOK wordt geïmporteerd:
AB12457;2131 PS;8;;CVBLOK;
AB38445;2131 PS;10;;CVBLOK;
AB64433;2131 PS;12;;CVBLOK;
AB90421;2131 PS;14;;CVBLOK;
AB116409;2131 PS;16;;CVBLOK;
AB142397;2131 PS;18;;CVBLOK;
AB168385;2131 PS;20;;CVBLOK;
AB194373;2131 PS;22;;CVBLOK;
AB220361;2131 PS;24;;CVBLOK;
AB246349;2131 PS;26;;CVBLOK;
Let op: als u één metersoort importeert moet de regel eindigen met een ';'. Plaats in Excel een spatie in de kolom Eenheid2 om bij opslaan een ';' aan het einde van de regel te krijgen.
Het veld Meternr. is een essentieel gegeven. Het systeem rekent de meterstanden af op basis van een uniek meternummer. De import van meterstanden geschiedt ook op basis van het meternummer van de OG Eenheid, dus zorg ervoor dat dit gevuld en uniek is.
4 Afrekeningen maken op basis van meterstanden
Voor het maken van afrekeningen op basis van eenheden dient u een aantal stappen uit te voeren. Zorg er uiteraard voor dat u de juiste instellingen heeft gemaakt zoals in het vorige hoofdstuk is beschreven, en dat bij alle eenheden die het betreft een metersjabloon aanwezig is. Maak ook, zoals u wellicht gewend bent vanuit de reguliere afrekening servicekosten, een SV-afrekenbatch aan en stel de teksten in. Zie de handleiding Service en verbruik voor details over het instellen van teksten.
De eerste stap is het opvoeren van de meterstanden. U dient op de begindatum van de afrekenperiode en op de einddatum van de afrekenperiode een meterstand te hebben ingevoerd. Heeft u de meterstanden niet op de exacte begin- en einddatum opgevoerd omdat u bijvoorbeeld een aantal dagen na de jaarwisseling de meterstanden heeft afgelezen en ingevoerd in Dynamics Empire, dan kunt u niet direct een afrekening maken. U dient dan eerst een geschatte meterstand op te geven op de begin- en einddatum van de afrekenperiode.
Als de meterstanden zijn ingelezen dient u als tweede een zogenaamde ‘Meterstandenafrekeningrun’ aan te maken. Hierin bepaalt u over welke periode u wilt afrekenen en voor welke eenheden.
U handelt de meterstandenrun af door deze als eerste ‘uit te voeren’. Met het uitvoeren van de run controleert het systeem welke metersoorten van toepassing zijn voor de geselecteerde eenheden en haalt het systeem op basis van de ingestelde tarieven op met welk element de meter moet worden afgerekend en tegen welk tarief. Resultaat van het uitvoeren van de run is dat het systeem per OG Eenheid heeft bepaald welk bedrag aan voorschotten de klant heeft betaald voor de meter in de afrekenperiode. Ook heeft het systeem uitgerekend hoeveel eenheden de klant heeft verbruikt van een meter en welk tarief daarvoor gerekend is. Het saldo te betalen of terug te ontvangen is direct zichtbaar per OG Eenheid-klantcombinatie in de meterstandenafrekening-run.
Onderstaand wordt het proces verder uitgewerkt.
4.1 Meterstanden opvoeren via import
Als u de metersjablonen heeft ingevoerd bij alle OG Eenheden kunt u de periodiek de meterstanden importeren. Zorg ervoor, zoals al eerder gemeld, dat u een meterstand heeft ingevoerd op zowel de begin- als de einddatum van de af te rekenen periode.
U vindt de functie voor het importeren van meterstanden onder Meterstanden importeren .
U dient de meterstanden via een CSV-bestand te importeren met de volgende opbouw:
Meternr.;'';'';'';'';'';Datum;Meterstand;Eenheid;Meterstand;Eenheid
Hierbij staat Eenheid voor Metersoort.
U kunt per meternummer met de import dus maximaal twee meterstanden tegelijk importeren per OG Eenheid.
Voorbeeldgegevens waarbij de meterstand van metersoort CVBLOK wordt geïmporteerd:
AB12457;;;;;;01-01-11;252;CVBLOK;;
AB38445;;;;;;01-01-11;224;CVBLOK;;
AB64433;;;;;;01-01-11;235;CVBLOK;;
AB90421;;;;;;01-01-11;250;CVBLOK;;
AB116409;;;;;;01-01-11;233;CVBLOK;;
Let op! Als u één metersoort importeert moet de regel eindigen met een ';;'. Plaats in Excel een spatie in de 2e kolom Meterstand en de tweede kolom Eenheid om bij opslaan ';;' aan het einde van de regel te krijgen.
Let op! er mogen geen spaties voorkomen in de velden meternr, datum, meterstand, eenheid en in de kolommen tussen meternr en datum.
Let op! Het formaat van de datum die u importeert moet dd-mm-jj zijn.
U heeft in het importbestand een datum ingevoerd van de meteropname. Dit zou de laatste datum van de opnameperiode kunnen zijn, maar ook de eerste datum van de volgende periode. U dient hiermee rekening te houden door in de selectie te kiezen voor ‘Datum eindstand’ of ‘Datum beginstand’. Als u bijvoorbeeld 01-01-12 als datum in uw bestand heeft staan en u kiest voor de optie ‘Datum beginstand’, dan wordt daarmee een meterstand aangemaakt met de eindstand van 31-12-11. Als u als opnamedatum 31-12-11 heeft staan in uw bestand, dan dient u voor ‘Datum eindstand’ te kiezen.
Als de meterstanden zijn ingelezen of handmatig zijn ingevoerd bij de af te rekenen OG Eenheden kunt u de volgende stap maken.
4.2 Meterstandenafrekening-run
Het hart van de afrekening meterstanden is de meterstandenafrekening-run. U vindt de meterstandenafrekening onder Meterstandenafrekening-runoverzicht ; dit heeft het runoverzicht tot gevolg. In het overzicht staan de aanwezige runs; klik op Nieuw in het menu om een nieuwe run aan te maken. Vul een cluster- of OGE-filter in om aan te geven voor welke OG Eenheden u een afrekening wilt maken. U kunt alle clustersoorten gebruiken om een selectie op eenheden uit te voeren, u heeft hier niet per se een servicecluster voor nodig. U ziet in het veld Aantal OGE’s hoeveel OG Eenheden in de selectie zijn opgenomen.
Omdat u een brief wilt kunnen maken met teksten dient u een afrekeningsbatchnaam in te voeren. Raadpleeg de handleiding Service en verbruik voor het aanmaken van een afrekeningsbatchnaam en het inrichten van de teksten.
Met het selecteren van een afrekeningsbatchnaam wordt automatisch het veld Omschrijving en de Ingangsdatum en Einddatum van de afrekenperiode ingevuld. U kunt deze echter nog wijzigen. U kunt zowel de omschrijving als de afrekenperiode wijzigen.
Let op! Zo is het mogelijk om een tussentijdse afrekening te maken voor een bepaalde OG Eenheid door de einddatum van afrekenperiode samen te laten vallen met de datum van de meteropname ten tijde van het einde van het contract.
U dient een boekingsdatum en een documentdatum in te geven die u wilt gebruiken voor de afrekeningfactuur of -creditnota.
Peildatum saldoverrekening kunt u gebruiken om de creditnota voor te veel betaalde voorschotten te laten verrekenen met de achterstand ten tijde van de peildatum saldo verrekening. Laat u het veld leeg, dan wordt de creditnota niet verrekend met de achterstand.
4.2.1 Run uitvoeren
Als u de run heeft gecompleteerd kunt u deze uitvoeren via het menu-item Uitvoeren / Boeken (onder Acties – Functies). Met het uitvoeren van de run controleert het systeem welke metersoorten van toepassing zijn voor de geselecteerde eenheden en haalt het systeem op basis van de ingestelde tarieven op met welk element de meter moet worden afgerekend en tegen welk tarief. Resultaat van het uitvoeren van de run is dat het systeem per OG Eenheid heeft bepaald welk bedrag aan voorschotten de klant heeft betaald voor de meter in de afrekenperiode. En het systeem heeft uitgerekend hoeveel eenheden de klant heeft verbruikt van een meter en welk tarief daarvoor gerekend is. Het saldo te betalen of terug te ontvangen is direct zichtbaar per OG Eenheid-klantcombinatie in de meterstandenafrekening-run. Hierbij worden de bedragen exclusief en inclusief BTW getoond. Het bij te betalen of te ontvangen bedrag wordt berekend door het tarief exclusief BTW te vergelijken met het voorschot exclusief BTW. Afhankelijk van de instellingen in het contract wordt dan over het bij te betalen of te ontvangen bedrag BTW berekend.
Als het systeem tijdens het uitvoeren van de run fouten tegenkomt zal dit gemeld worden. Het aantal fouten is zichtbaar per regel in de run. Een fout kan bijvoorbeeld zijn dat er geen tarieven zijn gevonden of dat er geen meterstanden aanwezig zijn op het begin of einde van de afrekenperiode.
Als er een mutatie heeft plaatsgevonden en er zijn geen meterstanden opgenomen op de dag van de mutatie, dan wordt dit met een foutmelding weergegeven: “Negatief verbruik gemeld.” Dit komt omdat niet de juiste meterstanden kunnen worden gevonden en het systeem vervolgens een negatief verbruik heeft uitgerekend. U dient in dat geval alsnog op de mutatie een verbruik in te voeren. Als u niet het exacte verbruik meer kunt bepalen op de mutatiedatum, kunt u dit aangeven als een geschat verbruik door in het meterstandenoverzicht bij het veld Soort ‘Schatting te selecteren’ in plaats van ‘Opname’ te kiezen.
Als alle fouten zijn opgelost kunt u de run nogmaals uitvoeren. Hierbij zal het systeem alle regels met fouten nogmaals doorlopen en alsnog proberen te completeren. Als de run zonder fouten is uitgevoerd is de status ‘Run gereed’.
U kunt van elke regel de kaart openen om de details van de betreffende klant in te zien. U opent de kaart van een regel via Beheren - Kaart in het menu op het tabblad Meterstandenafrekeningen-run subform. Vanuit de Meterstandenafrekening-kaart kunt u via het menu de klantenkaart openen, de OG Eenheidkaart openen of de meterstanden van de OG Eenheid inzien.
Als bij de metersjabloon van een OG Eenheid is ingesteld dat er een dagvergoeding wordt gegeven, dan wordt deze met het uitvoeren van de meterstandenafrekening-run uitgerekend. Het systeem bepaalt het aantal dagen in de afrekenperiode, vermenigvuldigt dit met de dagvergoeding en vermeldt het bedrag als een te ontvangen bedrag op de meterstandenafrekening. Het element dat het systeem hiervoor gebruikt is ingesteld in de Empire-instellingen zoals eerder beschreven.
4.2.2 Run boeken
Als de run correct is kunt u deze doorboeken en het systeem facturen of creditnota’s laten maken.
U boekt de Meterstandenafrekening-run via Uitvoeren / Boeken.
Als de run niet correct is of u wilt om een andere reden niet boeken, dan kunt u de run annuleren. Het systeem zet de status van de run dan op aangemaakt. U kunt daarna indien gewenst de volledige run verwijderen of opnieuw uitvoeren.
Als de run is geboekt heeft het systeem verhuurcreditnota’s en of verhuurfacturen aangemaakt en indien mogelijk direct geboekt. Het is mogelijk dat er fouten in de facturen of creditnota’s voorkomen, omdat bijvoorbeeld een periode is afgesloten of niet de juiste dimensies zijn gebruikt. U kunt de ongeboekte facturen en/of creditnota’s vinden via Verhuurfacturen resp. Verhuurcreditnota’s .
Als u de fouten heeft opgelost kunt u de facturen alsnog boeken.
4.2.3 Afdrukken afrekeningen
Als u gebruik maakt van de standaard rapporten binnen Dynamics Empire kunt u de SV-afrekeningen afdrukken vanuit het menu via SV-afrekening+OLA – SEPA of SV – Creditnota .
Zoals al eerder aangegeven wordt voor het inrichten van teksten die op de afrekening moeten worden gezet verwezen naar de handleiding Service & verbruik.
Let op: Als u gebruikt maakt van een aangepast rapport voor de factuur en of creditnota voor SV, dient u mogelijk een aanpassing uit te voeren om deze rapporten af stemmen op de afrekening meterstanden.
4.3 Rapport Meterstandenoverzicht
Er is een rapport aanwezig waarmee u een overzicht kunt maken van de meterstandenafrekeningen. U vindt dit rapport in de module Meterstandenafrekeningoverzicht . U kunt een selectie maken op een specifieke run, meerdere runs of alle runs afdrukken. Op het tabblad Opties kunt u optioneel aangeven dat u de foutmelding op het rapport getoond wil zien die ervoor zorgt dat de betreffende regel niet kan worden geboekt.
U krijgt vervolgens een overzicht met alle regels uit de betreffende run, met daarbij een aantal basisgegevens per afrekening.