Het scherm Contacten (of eigenlijk: de achterliggende tabel Contact), op te roepen via de zoekfunctionaliteit , bevat alle contacten (relaties), zowel bedrijven als personen. Sommige velden zijn alleen geldig voor bedrijven, sommige alleen voor personen, en sommige voor zowel bedrijven als personen. De velden hoeven niet allemaal meteen gevuld te worden; completeren van de gegevens kan ook op een later tijdstip. Vult u bijvoorbeeld een bepaald veld op de contactkaart pas later in, terwijl de contactpersoon inmiddels al als huurder is aangemaakt, dan wordt de wijziging in dat veld vervolgens meegenomen in de huurderstatus (en de betreffende schermen) van de contactpersoon.

Het is mogelijk om een onderscheid te maken tussen twee soorten contacten: Huishouden/Bedrijf en Persoon, waarbij personen aan een huishouden of bedrijf kunnen worden gehangen. In sommige gevallen is het gewenst dat een persoon aan meer dan één huishouden en/of bedrijf wordt gekoppeld. Voor dergelijke gevallen is de functionaliteit van rollen in het leven geroepen: een rol binnen Dynamics Empire beschrijft de relatie van een Persoon tot een Huishouden/Bedrijf. Verder is een Persoon aan te merken als Inwonend kind, hetgeen terug is te zien op Huishouden/bedrijf-niveau in de bijbehorende rollen. In dit aanvinkveld is voorzien in verband met de module Woonruimtebemiddeling.

Voor het aanmaken en instellen van contacten verwijzen we naar de gebruikershandleiding Wonen, Basis en instellingen.

1.2 Ontdubbelen

Het is mogelijk om contacten die dubbel voorkomen in de database, samen te voegen. De functionaliteit werkt in het verlengde van de mogelijkheid om dubbele contacten op te zoeken in de database. U kunt Dynamics Empire automatisch laten zoeken naar dubbele records telkens wanneer u een contact maakt, of u kunt ervoor kiezen handmatig te zoeken nadat u contacten hebt gemaakt. U kunt de zoekstrings ook automatisch laten bijwerken, telkens wanneer u contactgegevens wijzigt of een contact maakt. U kunt zelf het zoekresultaatpercentage bepalen, dat wil zeggen: het percentage van identieke strings dat twee contactpersonen moeten hebben zodat ze als dubbele records worden beschouwd. U stelt dit in op het sneltabblad Dubbele records op de pagina Marketinginstellingen . U dient de benodigde instellingen door te voeren alvorens gebruik te kunnen maken van de samenvoegfunctionaliteit.

1.2.1 Ontdubbelingsproces

Nadat u de instellingen hebt verricht om het zoeken naar dubbele contacten mogelijk te maken, kunt u opdracht geven om de zoekstring te genereren. Dit doet u via de taak Dubbele zoekstring genereren .

Op de gelijknamige pagina kunt u nog filters opgeven. Door op OK te klikken start u het genereren van de zoekstring. Hiermee kan, afhankelijk van de omvang van uw database, enige tijd gemoeid zijn. Na het afronden zijn alle ‘potentieel’ dubbele records zichtbaar op het scherm Dubbele contacten.

Als u op basis van de beschikbare informatie vaststelt dat het inderdaad om hetzelfde contact gaat, selecteert u de regel en kiest u voor de knop Ontdubbelen. Het vervolgscherm bestaat uit twee delen: aan de linkerkant worden alle gegevens van contact nr. 1 getoond en aan de echterzijde de gegevens van contact nr. 2. In de kolommen Behouden1 en Behouden2 kunt u aangeven welk gegeven bewaard moet blijven; voor elk vetgedrukt item dient u aan te geven welke van de twee gegevens leidend is.

Als u het betreffende contact nader wilt onderzoeken voordat u overgaat tot samenvoegen, kunt u gebruik maken van de optie Weergeven. Hiermee opent u beide contactkaarten, en kunt u in detail de gegevens van het betreffende contact doornemen en, indien nodig, aanvullen.
Als u gegevens hebt gewijzigd, vergeet dan niet het scherm Contacten ontdubbelen opnieuw te valideren. Dit doet u door één van beide contacten opnieuw in te voeren in het betreffende veld Nr. contact en op F5 (vernieuwen) te drukken; hiermee valideert u de ingevoerde gegevens opnieuw, waardoor ook de laatste wijzigingen zichtbaar worden op het scherm.

Nadat u alle gegevens hebt gekozen en ervan overtuigd bent dat alle gegevens kloppen kunt u overgaan tot verwerking.

Let op! Na het samenvoegen kunt u de wijzigingen niet meer terugdraaien. Alle records van het te overschrijven contact worden namelijk aangepast met de te behouden gegevens.

U start het verwerken door op de gelijknamige knop te klikken. Een dialoogvenster houdt u op de hoogte van de verwerking. Alle normale validaties die door Dynamics Empire worden uitgevoerd worden ook toegepast door deze nieuwe actie. Zo kan het zijn dat u tussentijds wordt verzocht om een keuze te maken, bijvoorbeeld voor het wijzigen van ‘Factureren aan’.

Na het beantwoorden van alle vragen en doorlopen van alle tabellen waarin gegevens moeten worden aangepast zal het ontdubbelscherm worden afgesloten en keert u terug naar het scherm Dubbele contacten – mits hier vandaan de actie was gestart. Het is namelijk ook mogelijk om rechtstreeks het scherm Contacten ontdubbelen te openen en hierin de contacten op te geven die u wilt ontdubbelen.

Let op! Wanneer u gebruik maakt het van Klantportaal van Cegeka dient u ook handmatig de klantportaalaccounts te verwijderen van de ontdubbelde contacten.

1.2.2 Logboek en logbestand

Van elke uitgevoerde actie wordt een logrecord weggeschreven in het Contact-ontdubbelingslogboek . Hierin kan worden teruggelezen welke contacten zijn samengevoegd en welke entiteiten hiermee zijn verwijderd.

Naast dit logrecord bestaat een uitgebreid(er) logbestand waarmee uitvoeriger wordt vastgelegd welke wijzigingen er door het ontdubbelen zijn uitgevoerd. Aangezien het maken van het logbestand zeer ‘arbeidsintensief’ werk is voor Dynamics Empire wordt aangeraden dit alleen bij controlewerkzaamheden aan te zetten. De verwerkingstijd van de te ontdubbelen contacten neemt sterk toe als u het log aanzet.

Als zich een fout voordoet bij het ontdubbelen wordt niet de hele batch teruggedraaid, maar wordt er een foutmelding weggeschreven in het ontdubbelingslogboek en gaat het systeem verder met de batch. Ontdubbelingen gekoppeld aan de ontdubbeling met de fout worden overgeslagen.

‘Aanzetten’ van het log doet u via de Marketinginstellingen op tabblad Dubbele records. Vink het veld Contact-ontdubbelingslog aan, waarna u in Contact-ontdubbelingslog directory kunt aangeven waar de logbestanden moeten worden geplaatst.

De bestandnaam bevat de contactnummers van de samengevoegde contacten, bijvoorbeeld: ‘CON-000241 to CON-000375.txt’. Het .txt-bestand kan ook eenvoudig in bijvoorbeeld Excel worden ingelezen. Hiervoor geeft u als scheidingsteken een ‘TAB’ aan.
Het logbestand bevat alle details van de ontdubbeling, zodat u per tabel/record kunt zien welke gegevens er zijn gewijzigd.

1.2.3 Condities en voorwaarden

Klanten en/of leveranciers waarop de optie Geblokkeerd is toegepast (tabblad Algemeen van de klanten- of leverancierskaart; evt. toe te voegen via Personaliseren) kunnen niet verwerkt worden.

De gezinssamenstelling van het leidend contact (de rollen binnen het huishouden) blijft gehandhaafd. Deze kan niet via de samenvoegactie worden aangepast. Als aan het te verwijderen contact contactpersonen zijn gekoppeld die niet voorkomen bij het te handhaven contact, dan worden deze met behoud van hun rolcode toegevoegd aan het te handhaven contact.

Als er sprake is van een lopend deurwaarderdossier (velden Reden afsluiting en Afgesloten op tabblad Algemeen van de Deurwaarderdossierkaart zijn niet gevuld) op een niet-leidende klantkaart, dan is samenvoeging niet mogelijk; eerst zal het betreffende dossier moeten worden beëindigd. Ditzelfde geldt voor actieve betalingsregelingen (veld Status <> ‘Beëindigd’). Een deurwaarderdossier of betalingsregeling gekoppeld aan de leidende klant blijft ongewijzigd. Hieraan kunnen geen posten worden toegevoegd. Voor zowel deurwaarderdossiers als betalingsregelingen geldt dat bij samenvoeging het klantnummer van de te verwijderen klant zal worden overschreven met dat van de leidende klant.

Als het veld External ID op een contactkaart is gevuld, moet dit contact als leidend worden beschouwd. Als er sprake is van een External ID op beide contacten kan samenvoeging geen doorgang hebben.

Als er sprake is van een record in de tabel 11024058 (rental proposal) met het contactnummer van het te verwijderen contact, zal deze waarde worden overschreven met het nummer van het leidend contact.

Tijdens het samenvoegen zullen alle taken en interactielogposten die voorkomen bij het te verwijderen contact worden voorzien van het contactnummer van het resterende contact, zodat deze vanaf dat moment vanaf de overblijvende contactkaart kunnen worden opgeroepen.

2 Taken en interactielogposten

Meldingen, vragen en klachten van zowel huurders als niet-huurders worden in Dynamics Empire vastgelegd via interactielogposten, kortweg: interacties. In dit hoofdstuk zullen wij uitleggen hoe u interacties en taken kunt aanmaken en afhandelen.

Het doel van interacties is om te voorzien in de behoefte om klantcontacten op een eenduidige manier te volgen, te bewaken en effectief onder te brengen. Hierbij staat voorop dat de klant te allen tijde zo praktisch en zo snel mogelijk geïnformeerd kan worden, en dat de betrokken medewerkers efficiënt en daadkrachtig kunnen reageren op signalen van klanten.

Er zijn enkele basisbegrippen die u moet kennen om met de interacties en taken te kunnen werken:

Klant = huurder van corporatie
Verkoper = medewerker van corporatie
Interactielogpost = Front office
Bewonerszaak = Back office
Taak = Backoffice

Een interactie registreert het contact dat met de klant is geweest. Zijn er vervolgacties nodig, dan kan aan de interactie een taak worden gekoppeld, bestemd voor degene die de verdere actie moet ondernemen.

Algemene richtlijnen

Wanneer maakt u een interactie aan? Een interactie wordt aangemaakt bij elk contactmoment met de klant, tenzij:

er voor dat klantcontact een onderhoudsverzoek wordt aangemaakt;
het een huuropzegging betreft;
het wordt toegevoegd als actieregel aan een bestaande bewonerszaak.

Wanneer maakt u een taak aan?

Een taak wordt aangemaakt op elk moment dat ten aanzien van een klant een actie van een (andere) verkoper vereist is. Tevens kunt u taken aanmaken om bepaalde werkzaamheden in Dynamics Empire die door een andere afdeling gedaan moeten worden door te geven, bijvoorbeeld wijzigingen doorgeven aan Productinformatie.

Wanneer maakt u een teamtaak aan?

Een teamtaak wordt aangemaakt als niet duidelijk is wie de juiste verkoper is in een team. Degene die de taken verdeelt kan deze doorzetten naar degene die de taak in behandeling moet nemen.

Wanneer maakt u een bewonerszaak aan?

Bewonerszaken zullen over het algemeen worden aangemaakt door de afdeling Beheer. Het kan echter voorkomen dat er bij aanvang van het huurcontract al problemen zijn. In dat geval kan er samen met Beheer een bewonerszaak worden aangemaakt.

NB: Interacties hoeven niet per se aan bovenstaande richtlijnen te voldoen. Er kunnen bijvoorbeeld ook interacties worden aangemaakt vanuit het Klantportaal, vastgelegd door ‘Overige acties’.

2.1 Interactie aanmaken

Op diverse plaatsen in Dynamics Empire is het mogelijk interacties aan te maken, namelijk op de Contactkaart, de Klantkaart en bij Onderhoudsverzoeken. Er bestaan twee verschillende manieren om interacties aan te maken: volledig handmatig of op basis van een sjabloon. Het is afhankelijk van de omgeving welke van de twee benaderbaar is. Onderstaand wordt uitgegaan van de klantkaart, waarbij u kunt kiezen voor Interactie of Interactie via sjabloon. Hieronder worden beide wizards beschreven.

U maakt als volgt een interactie aan:

Kies in het menu op een van de bovengenoemde schermen voor de actie Interactie... (of Interactie maken, of Interactie klant / melder maken, afhankelijk van de kaart); de pagina Interactie maken verschijnt.
Voer de nodige gegevens in. Verplichte velden zijn in ieder geval Interactiesoort, Omschrijving en Verkoper. Als u eerst een specifieke interactiegroep kiest kunt u in het veld Interactiesoort een keuze maken uit de interactiesjablonen die binnen die groep beschikbaar zijn. U kunt ook alvast aangeven of een taak moet worden aangemaakt.
Wilt u dat er een taak wordt aangemaakt, zet dan het vinkje bij Taak aanmaken op AAN.
Voer op de overige tabbladen de nodige gegevens in.

Zoals u verderop zult zien kan worden aangegeven dat er een taak moet worden aangemaakt; dit kan vastliggen in het interactiesjabloon dat u heeft gekozen, of u kunt dit aanvinken. De hierboven genoemde notitie zal in dat geval ook gekopieerd worden naar de taaknotitie (waarbij de standaard notitie, die is ingesteld in het sjabloon, wordt aangevuld met de in de wizard ingevulde notitie).

Als u op het scherm Interactie maken op tabblad Interactiedetails kiest voor Meer tonen, kunt u gegevens omtrent kosten en de duur van de interactie specificeren. Ook kunt u een campagne opgeven waar de interactie aan gekoppeld is, evenals een opportunity, die u kunt ophalen via de lookup-button.
Tabblad Leefbaarheid neemt de indicatie rond Taak aanmaken over van tabblad Algemeen. Als u deze interactie aanmaakt vanuit een leefbaarheidsdossier, dan staat het betreffende nummer al vermeld in het daarvoor bestemde veld.
U kunt een leefbaarheidsdossieractie aanmaken, waarbij de eenheid en het cluster gespecificeerd kunnen worden.
Op tabblad Agressiedetails kunt u eventuele agressiegerelateerde gegevens vermelden.
Klik nu op OK.

Als u gekozen heeft voor Taak aanmaken, dan komt Dynamics Empire nu automatisch met de Taakwizard; zie hiervoor paragraaf 2.3.

Interacties worden automatisch aan het dossier gekoppeld als de interactie wordt aangemaakt vanuit een van de volgende schermen: Veroorzakeroverzicht, Melderoverzicht, Gerelateerde contactenoverzicht. Dit betekent dat de interactie niet alleen gekoppeld is aan het contract, maar ook aan het dossier, door middel van het dossiernummer dat in de interactie wordt opgenomen.

Via Interactiesjablonen kunt u per interactiesjabloon instellen welke schermen of velden moeten worden overgeslagen.

U maakt als volgt een interactie aan met behulp van een sjabloon:

Kies in het menu voor Interactie via sjabloon.
Het eerste veld vermeldt met wie de interactie wordt aangegaan; dit wordt door het systeem gevuld.
Voor de standaardwaardensjabloon klikt u op de assistbutton; als u kiest voor Selecteren vanuit volledige lijst krijgt u de complete lijst met sjablonen te zien (zie voor toelichting de paragraaf hieronder). Maak een keuze.
Het veld Toon in klantportaal kunt u aanvinken als u wilt dat de interactie getoond wordt in het Klantportaal, op de pagina Overzicht acties.
Als in de definitie van de betreffende interactiesjabloonstandaard is aangegeven dat er een taak aangemaakt kan worden is het veld Taak aanmaken actief; u kunt dit dan aanvinken om aan te geven dat er een taak aangemaakt moet worden.
Bij Teamcode kunt u een verantwoordelijk team opgeven; de naam wordt automatisch in het navolgende veld getoond.
Onderaan kunt u de verantwoordelijke medewerker vermelden.
Tot slot kunt u in het veld Notitie (waar het systeem automatisch een deel van de sjabloonomschrijving vermeldt) zelf een stuk tekst toevoegen.

Zie eventueel voor meer informatie over de Interactiesjabloonstandaard de handleiding Leefbaarheid.

2.2 Interacties opvragen

Op diverse plaatsen in Dynamics Empire is het mogelijk interacties op te vragen, namelijk op de Contactkaart, de Klantenkaart en de Onderhoudsverzoekkaart. Hieronder is uitgegaan van de contactkaart.

U vraagt als volgt een interactie op:

Via de link achter Interactielogposten, in het feitenblok Activiteiten contact (indien niet zichtbaar: toe te voegen aan het scherm m.b.v. Personaliseren) opent u het interactielogpostenscherm. Daar kunt u via het menu eventuele opmerkingen bekijken (Meer opties – Gerelateerd – Post – Opmerkingen of Opmerkingen per contact). Op deze manier is er in één oogopslag een overzicht te zien van alle ‘relevante’ contactmomenten die deze huurder met u heeft gehad.
De kolom Taaknr. in het scherm Interactielogposten (ook hier geldt: indien niet aanwezig is deze zichtbaar te maken via Personaliseren) geeft aan of er een taak is aangemaakt. Door op de lookup-button naast het taaknummer te klikken wordt de taak die bij de interactie is gemaakt zichtbaar.
Via de actie Afdrukken op het scherm Interactielogposten kan een afdruk worden gemaakt van alle geregistreerde contacten met een klant (evt. in een bepaalde periode), inclusief de toelichting in de opmerkingenvelden.

2.3 Taak aanmaken vanuit een interactie

Op diverse plaatsen in Dynamics Empire is het mogelijk om taken aan te maken. In dit voorbeeld gaan we uit van een taak die direct vanuit een interactie is ontstaan. Ofwel: een Front-Office medewerker heeft een contactmoment met een klant vastgelegd met een interactie en maakt direct een taak aan voor een collega van de Back-Office om iets te doen naar aanleiding van de interactie.

U maakt als volgt een taak aan:

Als bij het aanmaken van een interactie de optie Taak aanmaken is aangezet, wordt bij het voltooien van een interactie direct een volgend scherm opgestart, namelijk het eerste scherm van de pagina Taak maken. U wordt gevraagd om de Soort van de taak te specificeren; klik hiertoe op de lookup-button en maak een keuze uit de lijst. Als het een taak betreft die door één persoon moet worden uitgevoerd, maar het is nog niet bekend door wie, dan kiest u hier voor Teamtaak voor één. Vervolgens wordt het veld Teamtaak automatisch aangevinkt en kan bij de verdere afhandeling/distributie de taak door de taakverantwoordelijke aan één persoon worden toegekend.
Verschillende andere velden zijn vanuit de interactie al automatisch ingevuld, zoals de omschrijving van de taak (gelijk aan de interactie) en de startdatum. Afhankelijk van de keuze bij Soort zijn de overige velden al dan niet muteerbaar.

Let op: Als er bij de interactie gebruik is gemaakt van het opmerkingenveld (via de knop Opmerking) dan wordt deze NIET gekopieerd naar het opmerkingenveld bij de taak.

Op het taakwizardscherm moet worden aangegeven of de taak voor een Team (afdeling) is of voor een individuele medewerker. Zet u een vinkje bij Teamtaak, dan moet in het veld Team een team worden gekozen. In het vervolgstadium krijgen dan alle teamleden deze taak als subtaak op hun naam. Zet u geen vinkje, dan vult u een Medewerker

Uitgangspunten die gelden bij het bepalen of u wel of geen Teamtaak aanmaakt:

Is het duidelijk welke individuele medewerker de taak moet oppakken, selecteer dan GEEN teamtaak en ken de taak direct toe aan die medewerker (verkoper). Bij bijvoorbeeld de afdeling Beheer is vaak duidelijk bij wie een taak terecht moet komen.
Is het niet duidelijk welke individuele medewerker de taak moet oppakken, kies dan voor de optie Teamtaak en stuur de taak naar het team in kwestie. Bij bijvoorbeeld de afdeling Woonservice is in veel gevallen niet duidelijk wie de taak gaat oppakken. Op die afdelingen worden de taken meestal afhankelijk van bezetting en beschikbaarheid verdeeld.
Is het duidelijk dat de taak door één persoon moet worden opgepakt, dan kiest u – zoals hierboven gezegd – voor de taaksoort Teamtaak voor één; voordeel hiervan is dat niet ieder teamlid een subtaak (de uiteindelijke ‘distributie’ van de taak binnen een team) op zijn naam krijgt, maar dat er één uitvoerder kan worden aangewezen door de taakverantwoordelijke.

Klik voor tabblad Algemeen op Meer tonen. U kunt nu een campagne en/of een opportunity benoemen. Geef een prioriteit van de taak op (Laag, Normaal of Hoog).
Op tabblad Leefbaarheid wordt u gevraagd om (al dan niet automatisch voorgestelde) gegevens met betrekking tot een gerelateerd leefbaarheidsdossiernummer, een regelnummer van de actie en een aan de interactie gerelateerde OGE te specificeren.
Als het een periodieke taak betreft, dan kunt u op tabblad Periodiek hiervoor informatie opgeven.
Klik op OK.

2.4 Kijken of er taken zijn

U kunt makkelijk zelf opzoeken of er een taak voor u is aangemaakt. Ga hiervoor naar Taken ; daar geeft u op hoe een en ander moet worden gefilterd en gepresenteerd.

2.5 Aanmaken van een taak zonder interactie

Het kan voorkomen dat een taak moet worden aangemaakt zonder dat er een interactie nodig is. Voorbeeld: tijdens de voorinspectie wordt geconstateerd dat de huurder een wijziging in de woning heeft aangebracht die wordt geaccepteerd door de corporatie én die consequenties heeft voor de woningwaardering. In dat geval is er wel een contact geweest met de klant, maar de afspraken zijn al vastgelegd op het inspectieformulier en hoeven niet opnieuw als interactie te worden vastgelegd. U wilt echter wel aan de afdeling Productinformatie doorgeven dat er een wijziging in de woningwaardering moet worden doorgevoerd. In dat geval kunt u een taak aanmaken zonder een interactie te registreren.

U maakt als volgt een taak aan zonder interactie:

Kies voor de lijst Verkopers/inkopers . Open de juiste kaart, die u kunt opzoeken met behulp van de filterfunctie, door op de code te klikken.
Klik nu in het menu op Taak maken (achter Meer opties – Acties).
Op de pagina die verschijnt kunt u nu de taak verder invullen zoals eerder beschreven.

2.6 Afhandelen van individuele taken

U handelt als volgt individuele taken af:

Ga naar Taken .
Wilt u als medewerker (verkoper) uw eigen taken bekijken, kies dan op tabblad Algemeen bij de optie Als regels weergeven voor Verkoper.
In het te genereren overzicht staan alle medewerkers voor wie er op dit moment taken open staan. U kunt het overzicht per dag, per week, per maand, per kwartaal, per jaar of per boekingsperiode laten weergeven met behulp van het veld Weergeven per op tabblad Matrixopties.
Klik in het menu op Matrix weergeven.
Ga in het veld staan met daarin het aantal taken dat openstaat en klik op de link in het veld. U komt dan in een overzichtsscherm terecht met alle openstaande taken voor die medewerker.
Klik op Beheren - Weergeven in het menu om de kaart te openen; daar kunt u alle informatie terugvinden die is vermeld bij het aanmaken.
Om een volledig beeld te krijgen van de melding kunt u in het menu via Interactielogposten (Meer opties – Gerelateerd – Taak) de interactielogposten van het betreffende adres raadplegen. Hier is de interactie die bij de taak hoort in te zien.
Heeft de medewerker de taak afgerond, dan kan deze worden afgesloten door of het veld Status te wijzigen in Voltooid, of het veld Afgesloten op AAN te zetten.
Bij het voltooien van de taak stelt Dynamics Empire de vraag of er een interactielogpost moet worden aangemaakt. Deze vraag beantwoordt u altijd met Ja, tenzij de afhandeling van de taak geen enkele relatie heeft met een klantcontact. Zodra u op Ja klikt wordt de interactiepagina opgestart. Bij het maken van een uitgaande interactie is het van belang dat er wordt aangegeven op welke wijze de taak kon worden afgehandeld. Op deze manier is het voor iedereen terug te vinden.

2.7 Afhandelen van teamtaken

Bij een teamtaak is het belangrijk het volgende te onthouden: is er een taak aangemaakt voor uw eigen team, dan krijgt degene die staat ingesteld als verdeler de taak in zijn/haar eigen bak te zien. Iedereen kan in de teambak kijken of er taken inzitten.

U handelt als volgt teamtaken af:

Ga naar Taken .
Klik op Matrix weergeven.
Het afhandelen van een teamtaak bestaat uit het toekennen van een taak aan een individuele medewerker, waardoor het een individuele taak wordt.
Klik op de link in het juiste veld om de openstaande taken weer te geven.
Klik op Beheren - Weergeven in het menu om de kaart te openen; daar kunt u alle informatie terugvinden die is vermeld bij het aanmaken.
Om een volledig beeld te krijgen van de melding kunt u de interactielogposten van het betreffende adres te raadplegen. Hier is de interactie horende bij de taak te raadplegen.
Door op de look-upbutton in het veld Medewerkercode te klikken kan de behandelend medewerker worden geselecteerd. Om snel naar de juiste naam te zoeken kan gebruik worden gemaakt van het veldfilter.
Na het selecteren vraagt Dynamics Empire onder andere of de taak opnieuw moet worden toegewezen; beantwoord deze vraag met Ja: de teamtaak wordt dan definitief toegewezen aan de medewerker die is geselecteerd.
De teamtaak is nu verwijderd uit de teambak en de taak is toegevoegd aan de persoonlijke takenlijst.

Overigens biedt de knop Weergeven (in het menu) op het taakoverzicht en de taakkaart de mogelijkheid om rechtstreeks vanaf een taak een aan de bijbehorende interactie gekoppelde bijlage weer te geven.

Nieuwe medewerker

Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker aan een team worden niet automatisch alle openstaande teamtaken als subtaak voor deze persoon aangemaakt. Subtaken die (ook) voor hem gelden moeten aan de specifieke medewerker worden toegewezen.

Medewerker verwijderen

Bij het verwijderen van een medewerker uit het team wordt een voor deze medewerker aangemaakte subtaak niet verwijderd. Er zal dan bepaald moeten worden wie de nog openstaande taak/taken gaat oppakken.

Teamtaak is teamgebonden

Bij het toewijzen van een teamtaak aan een medewerker wordt gefilterd op medewerkers bij het team. Het is niet mogelijk om de taak aan een medewerker buiten het team toe te wijzen. In dat geval dient u het team op de taak te wijzigen in het team van de betreffende medewerker waaraan u de taak wilt toekennen. Eventueel openstaande subtaken van teamleden binnen het oude team worden dan verwijderd.

Eenzelfde filter wordt toegepast voor het voltooien van de teamtaak. Ook in dit geval wordt gefilterd op teamleden: de taak kan alleen door leden uit het team worden voltooid.

3 Segmenten

3.1 Aanmaken van een nieuw segment

Het aanmaken van een nieuw segment kan op drie verschillende manieren.

U kunt geheel blanco beginnen.
U kunt een eerder gelogd segment hergebruiken (gegevens zijn dezelfde als de vorige keer).
U kunt eerder gedefinieerde (en vastgelegde) criteria hergebruiken. De gegevens worden nu opnieuw uit de database gehaald, volgens de eerder gemaakte filters.

3.1.1 Nieuw segment maken

U maakt als volgt een segment aan:

Ga naar de lijst Segmenten .
Kies voor Nieuw – +Nieuw, waarna een nieuw segment wordt gestart; het volgnummer en de datum worden automatisch gevuld. Bij de Omschrijving vult u een korte maar duidelijke tekst in die aangeeft waarvoor het segment wordt gebruikt; dit is namelijk ook de tekst voor de later te maken interactie.
In het veld Verkoper vult u de verantwoordelijke persoon voor de interactie (meestal een brief) in. Dit zal dus lang niet altijd degene zijn die het segment aanmaakt. Denk bijvoorbeeld aan de secretaresse die de mailing verzorgt voor een collega op de afdeling; bij Verkoper wordt dan de naam van deze collega ingevuld, en niet die van de secretaresse.
Op tabblad Interactie vult u via de lookup-button alvast de Interactiesjablooncode in. Hierna kunnen contacten worden toegevoegd. Dit wordt beschreven in paragraaf 4.2.

3.1.2 Geregistreerd segment als basis nemen voor nieuw segment

Segmenten die zijn gebruikt en gelogd (= interactie aangemaakt) worden geregistreerd. Het is mogelijk om zo’n geregistreerd segment als basis voor een nieuw segment te gebruiken.

U maakt als volgt een segment aan op basis van een geregistreerd segment:

Ga naar de lijst Segmenten en open de juiste kaart.
Kies in het menu voor Meer opties – Acties – Functies – Segment – Segment opnieuw gebruiken.
U krijgt nu de lijst met geregistreerde segmenten te zien, waaruit u het gewenste segment kunt kiezen. Klik op OK. De eerder in dat segment geselecteerde gegevens worden, onveranderd ten opzichte van de vorige keer, opgeroepen. Indien gewenst kunnen de gegevens zo worden gebruikt of kunnen eerst nog contacten worden toegevoegd of verwijderd.

Let op: Als het segment al enige tijd geleden is gemaakt, dan zullen in de database mogelijk gegevens zijn aangepast, bijvoorbeeld door verhuizing, nieuwe contactpersonen bij bedrijven, enz. In dat geval is het niet verstandig om voor ‘geregistreerd segment’ te kiezen. Indien mogelijk kiest u dan voor ‘opgeslagen criteria’ (zie volgende paragraaf) of definieert u het segment opnieuw. In beide gevallen zullen de actuele gegevens worden gebruikt.

Let op: Als u al contacten hebt toegevoegd voordat u een geregistreerd segment oproept, zal Dynamics Empire u vragen om een bevestiging. Als u doorgaat zullen de bestaande contacten behouden blijven en worden de contacten uit het geregistreerde segment toegevoegd. Het oproepen van dit geregistreerde segment wordt als een criterium toegevoegd; dit betekent dat als u de criteria opslaat en deze later hergebruikt (zie volgende paragraaf), dat ook deze contacten opnieuw opgeroepen zullen worden.

3.1.3 Opgeslagen criteria hergebruiken

Indien er eerder een segment is gemaakt waarvan de criteria zijn opgeslagen kunt u deze opnieuw gebruiken. Dit betekent dus dat u gebruik maakt van dezelfde filters als de vorige keer, maar dat deze worden toegepast op de actuele gegevens.

U maakt als volgt een segment aan op basis van opgeslagen criteria:

Ga naar de lijst Segmenten en open de juiste kaart.
Kies in het menu voor Meer opties – Acties – Functies – Segment – Criteria opnieuw gebruiken.
Het Opgeslagen segmentcriteriaoverzicht verschijnt, waaruit u het gewenste segment selecteert. Dit kan eventueel door middel van een zoekopdracht op de gebruikelijke manieren.

3.2 Vullen van een segment

Nadat u een contact hebt aangemaakt kunt u hier contacten uit het totale contactoverzicht aan toevoegen. Dit kan op twee manieren: door losse contacten toe te voegen, of door filters te plaatsen. Overigens is het ook mogelijk om deze twee mogelijkheden te combineren. Bij het plaatsten van filters komen vervolgens de mogelijkheden om een filter te verfijnen of om contacten met extra filters te verwijderen.

3.2.1 Losse contacten toevoegen

U voegt als volgt een los contact toe:

Ga naar de lijst Segmenten en open de juiste kaart.
Klik in een lege regel op tabblad Regels van de betreffende kaart op de lookup-button in het veld Contactnr.
Selecteer het gewenste contact en neem deze op in het segment. Op deze manier kunt u zoveel contacten toevoegen als u wilt.

3.2.2 Filters plaatsen

U plaatst als volgt filters:

Ga naar de lijst Segmenten en open de juiste kaart.
Kies in het menu voor Meer opties – Acties – Functies – Contacten – Contacten toevoegen.
Op verschillende tabbladen kunnen filters geplaatst worden. Per tabblad zijn er soms nog weer vele mogelijkheden.
Het deel Filter: Contact bevat standaard al meerdere velden, waarvan de verwachting is dat men deze het meest gebruikt. Het is echter mogelijk om nog vele velden toe te voegen; klik hiervoor op + Filteren.
Voor de overige filterdelen geldt in principe dezelfde werkwijze.

3.2.3 Contacten uitsluiten door het filter te verfijnen

Vaak zult u constateren dat nadat een filter is aangemaakt, het resultaat nog niet volledig aan de verwachting voldoet. Er zijn dan twee mogelijkheden om het filter aan te passen. De eerste is dat u één of meer extra filters gebruikt.

Voorbeeld: U wilde alle huurders die ouder dan 70 jaar zijn. Nadat u een filter op geboortedatum hebt geplaatst, ziet u dat u mensen in Hoofddorp, Heemstede en Nieuw-Vennep hebt geselecteerd. U zoekt alleen Hoofddorpers. U gaat nu een extra filter zetten: Plaats = Hoofddorp.

Om een filter aan te vullen (te verfijnen) kiest u op de segmentatiekaart in het lint voor de knop Contacten, item Contacten verfijnen. In het verschenen scherm kunt u op de verschillende tabbladen weer elk filter toepassen dat u wilt.

Let op: dit komt bovenop het eerdere filter. Het effect is dus hetzelfde als wanneer u direct bij de eerste filtering deze filter(s) had meegenomen.

3.2.4 Contacten verminderen door het uitsluiten van contacten

Soms zult u in een bestaand segment een aantal contacten willen uitsluiten. Hierbij zet u eerst het filter waaraan contacten moeten voldoen, vervolgens een filter welke contacten u hiervan weer wilt uitsluiten. Een soort negatief filter, dus.

Voorbeeld 1: Nadat u geselecteerd hebt op straatnaam ‘*poort’ constateert u dat u zowel alle adressen aan onder andere de Hofpoort als de Leidsepoort hebt geselecteerd. Aangezien u alleen de Hofpoort zocht maakt u vervolgens een filter dat ‘Leidsepoort’ eruit filtert. (In dit voorbeeld hebt u een 2^e – negatief – filter nodig omdat u de eerste niet scherp genoeg hebt gezet.)

Voorbeeld 2: U wilt alle postcodes met de cijfers 2132 met uitzondering van alles wat op de Wieger Bruinlaan 98 staat (naast WoonVisie zelf staan ook de mensen met onbekend adres op de Wieger Bruinlaan 98). U filtert nu eerst alle contacten met 2132. Vervolgens vermindert u deze met alle contacten met als straat ‘Wieger Bruinlaan’ en huisnummer ‘98’. (In dit voorbeeld is het niet mogelijk om het gelijk bij de eerste stap in z’n geheel te doen en moet u de 2^e stap verplicht gebruiken.)

Om een negatief filter te maken kiest voor Contacten reduceren.

3.3 Segment exporteren

3.3.1 Exporteren

Nadat u het segment hebt gecontroleerd kunt u het exporteren, waarna het direct bruikbaar is om samen te voegen met een bestaand Word-sjabloon (indien voorhanden; zie volgende paragraaf).

Voor het exporteren gaat u via het menu naar Bestand exporteren. Kies in het tussenscherm voor Opslaan en geef vervolgens de bestandsnaam op. Het bestand wordt automatisch als een .txt-bestand opgeslagen.

3.3.2 Samenvoegen in Word met behulp van sjabloon

Er kan een speciaal Word-sjabloon worden/zijn gemaakt waarmee het in de vorige paragraaf gemaakte bestand kan worden samengevoegd.

We gaan ervan uit dat u de samenvoegfunctie van Word al kent; deze wordt hier niet uitgelegd.

3.4 Stickers afdrukken

Via Labels afdrukken kunt u adresstickers afdrukken van het gemaakte segment. Als u hiervoor gekozen hebt verschijnt een tussenscherm waarin u het formaat kunt aangeven. Onze stickers komen overeen met de bovenste selectie (36 x 70mm).

U kunt eerst een voorbeeld op het scherm weergeven, of u kunt de etiketten direct afdrukken.

3.5 Interactie maken voor alle geselecteerde contacten

Groot voordeel van de functionaliteit rond segmenten is dat u voor alle geselecteerde contacten in één keer een interactie kunt aanmaken. Hiermee is direct zichtbaar dat er een brief is verstuurd naar een bewust adres.

Om een interactie te kunnen maken moet de interactiesjablooncode worden ingevuld in de kop van het segment. Dit kan op het tabblad Interactie. Hier dient de interactiesjablooncode te worden ingevuld; achter ‘correspondentietype’ zet u een vinkje. Vervolgens kan er een correspondentietype worden geselecteerd.

Nadat dit gedaan is kunnen met de knop Logbestand in het menu de interacties worden aangemaakt. Hierbij wordt gevraagd of er een opvolgsegment moet worden aangemaakt; dit is een kopie van uw aangemaakte segment waar u eventueel nieuwe bewerkingen (filters) op kunt toepassen. Aangezien een eenmaal gelogd bestand wordt weggezet als ‘geregistreerd segment’ en daar ook weer is op te roepen, zult u hier normaal gesproken geen behoefte aan hebben.

4 Login- en wachtwoordgegevens

Het is mogelijk om login- en wachtwoordgegevens bij een huishouden of persoon op te slaan. De bij het huishouden opgegeven wachtwoordgegevens zijn ook vanaf de klantkaart te raadplegen.

De historie van logingegevens en wachtwoorden wordt bewaard. Bij het aanmaken van een nieuwe login en een nieuw wachtwoord wordt automatisch het voorliggende record van een einddatum voorzien. Ook is het mogelijk een wachtwoord tijdelijk te blokkeren. Hiervoor verandert u de status van de login in 'geblokkeerd'.

De logingegevens zijn met name bedoeld om gegevens te kunnen uitwisselen met een webservice ten behoeve van een klantwebsite.