Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de module Dagelijks onderhoud. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Dit document behandelt de onderwerpen in een volgorde die zoveel mogelijk aansluit op de praktijk. U zult bijvoorbeeld eerst een onderhoudsverzoek vastleggen voordat u er een order voor aanmaakt; en voordat u een order wilt aanmaken op basis van een offerte, zult u eerst de offerte moeten aanmaken. Alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen.

We gaan hier van bepaalde standaardinstellingen uit; zo veronderstellen we dat bijvoorbeeld nieuw opgevoerde onderhoudsverzoeken automatisch door Dynamics Empire een nummer krijgen toegewezen. Dergelijke nummeringen kunnen namelijk, indien gewenst, ook handmatig worden toegekend; hier zal echter in de meeste bedrijfsvoeringen niet voor gekozen worden.

Het instellen van dit soort functionaliteiten wordt niet in dit document beschreven. Welke instellingen het nog meer betreft kan niet uitputtend worden beschreven, maar als de situatie uitleg behoeft, dan wordt deze gegeven.

2 Steekproef

Bij het inkopen van onderhoudsdiensten (via een onderhoudsorder) gaat Dynamics Empire ervan uit dat de order voor gunning wordt goedgekeurd op basis van orderbedrag en procuratie. Bij gereedmelding van de onderhoudsorder voert de leverancier in het leveranciersportaal zijn kosten- of taakspecificatie op, of levert deze aan (als hij niet in het portaal werkt). Deze specificatie moet worden gecontroleerd voordat de onderhoudsorder kan worden gefactureerd. Deze controle kunt u steekproefsgewijs uitvoeren.

Ga via de zoekfunctionaliteit naar de Leverancier steekproefinstellingen. Hier kunt u instellen welk percentage orders u via de steekproef wilt goedkeuren. Bij een percentage van 100 keurt u alle orders goed, bij een percentage 0 worden alle orders automatisch goedgekeurd en op te factureren gezet.

U kunt het percentage van de steekproef instellen op basis van de volgende gegevens:

het Bedrag t/m
wel/geen sprake van Ordermatch
de Inkoopwijze
het

In het Bedrag t/m stelt u een plafondbedrag in. Als u hier bijvoorbeeld 200 invult, met een steekproefpercentage van 25, dan betekent dat dat u 25% van de onderhoudsorders met een totaalbedrag van maximaal € 200 wilt controleren. Als u op de volgende regel een bedrag van 1.000 invult, met een steekproefpercentage van 40, dan betekent dat dat u 40% van alle onderhoudsorders met een totaalbedrag tussen € 200 en € 1.000 wilt controleren.

U kunt voor steekproeven onderscheid maken tussen orders die zijn uitgevoerd tegen de prijs waarvoor ze zijn gegund, en orders waarbij er een onderscheid bestaat tussen de oorspronkelijke prijs en de prijs van de kosten- of taakspecificatie. Bij het gunnen van de onderhoudsorder gaat u een verplichting aan. De hoogte van deze verplichting wordt door het systeem bepaald aan de hand van de standaardtaakprijzen (bij vaste taakprijzen) of de voorcalculatorische inkoopprijzen van alle taken op de order. Bij het indienen van de kosten-/taakspecificatie wordt het ingediende bedrag vergeleken met het bedrag van de verplichting. Als deze gelijk zijn, is er sprake van een ordermatch. Op basis van de ordermatch kunt u een hoger of een lager percentage in de steekproef laten vallen.

Er kan ook onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende inkoopwijzen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om onderhoudsorders met inkoopwijze Vaste taakprijs en een ordermatch minder vaak te controleren dan onderhoudsorders met inkoopwijze Nacalculatie. U kunt er zo ook voor kiezen om onderhoudsorders met als inkoopwijze Afkoop altijd te controleren (omdat voor deze orders in principe geen kosten- of taakspecificatie wordt ingediend, maar ze gereed worden gemeld zonder factuur).

U stelt de percentages algemeen in, voor alle leveranciers. Het is echter mogelijk om op leveranciersniveau nog af te wijken van de ingestelde percentages. Maak hiertoe extra regels aan, en vul het Leveranciersnr. in. De afwijkende instellingen gelden alleen voor deze leverancier.

Onderhoudsorders die in de steekproef vallen (en dus gecontroleerd moeten worden) krijgen een documentgoedkeuringspost die door een medewerker moet worden goedgekeurd. Onderhoudsorders die níet in de steekproef vallen, worden automatisch door het systeem goedgekeurd (zie ook de handleiding Documentgoedkeuring). Zodra u het steekproefinstellingenscherm hebt gevuld, is de steekproef actief voor nieuw gereedgemelde orders.

3 Bouwelement en onderhoudsvorm

3.1 Bouwelement en controle op planmatig onderhoud

In Dynamics Empire wordt een reparatieverzoek vastgelegd met als één van de kenmerken de klachtsoort. Dit zegt echter meer over de melding dan over het onderdeel waaraan werkzaamheden worden uitgevoerd. Om meer diversiteit hierin mogelijk te maken wordt gebruik gemaakt van het begrip Bouwelement. Hiermee is het mogelijk om meer in detail te controleren op Planmatig onderhoud. U kunt via het element een relatie leggen met werksoorten en in de instellingen meegeven hoe ver terug- en vooruitgekeken moet worden in planmatig onderhoud op de woning waarop een onderhoudsverzoek wordt vastgelegd.

Ook is het bouwelement beschikbaar in de ‘controle met’-functionaliteit in de cartotheek, zodat ook op garantiegevallen voor een bouwelement kan worden gecontroleerd. In de Best Practice wordt deze functionaliteit echter niet gebruikt, omdat de cartotheekitems hier rechtstreeks aan de reparatiesjablonen zijn gekoppeld. Voor meer informatie kijkt u naar het hoofdstuk Controle van cartotheek.

U voert als volgt bouwelementen op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Bouwelement.
Met behulp van de knop Nieuw kunt u hierin de door uw organisatie te gebruiken bouwelementen vastleggen. In de Best Practice wordt gebruik gemaakt van een inrichting op basis van de NL-Sfb-codering. U bent vrij de indeling te kiezen die het best aansluit bij uw dagelijkse praktijk.
Kies vervolgens voor … Gerelateerd– Bouwelement – Werksoorten. U bereikt het scherm Werksoorten per bouwelement waarin u voor het betreffende element een relatie kunt leggen met de werksoorten uit planmatig onderhoud. Omdat planmatig onderhoud vaak gedetailleerder wordt gepland, is het mogelijk om een relatie te leggen met meer dan één werksoort.
Klik op de lookupbutton van veld Werksoortcode om een werksoort te selecteren.
Geef vervolgens aan in scherm Empire-instellingen (via zoekfunctionaliteit ) op tabblad Onderhoud in het veld Werksoortcontrolehorizon, hoe lang vooruit en achteruit gekeken moet worden in de projecten voor planmatig onderhoud.

Als bij de woning (hiervoor wordt gekeken in de tabel Eenheden per project) werkzaamheden zijn gepland die een relatie hebben tot het bouwelement en binnen de horizon vallen, wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld. Als u vervolgens kiest om deze te willen inzien, dan wordt het volgende scherm getoond en kan indien gewenst het betreffende project worden geraadpleegd.

3.2 Onderhoudsvormen vastleggen

Per woning kunnen verschillende afspraken gelden ten aanzien van het uit te voeren onderhoud. Denk hierbij bijvoorbeeld aan woningen die zijn verkocht, maar waar het casco-onderhoud nog wel door de corporatie wordt uitgevoerd. Ook veranderingen in beleid, zoals bijvoorbeeld sloop op termijn, kunnen een verandering in onderhoudsniveau met zich meebrengen. Om deze diversiteit aan mogelijkheden vast te leggen, beschikt Dynamics Empire over een onderhoudsvorm. Deze wordt gekoppeld aan de reparatiesjabloon en kan door middel van deze koppeling de eindgebruiker ondersteunen in het nemen van de juiste beslissing ten aanzien van uit te voeren werkzaamheden.

U legt als volgt onderhoudsvormen vast:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Onderhoudsvormen en klik op Nieuw.
In de kolom Geen onderhoud kunt u aangeven dat voor deze vorm geen werkzaamheden worden toegestaan. Deze onderhoudsvorm is niet koppelbaar aan een reparatiesjabloon, en wordt gebruikt om te bepalen dat vanaf een zelf te bepalen datum helemaal geen werkzaamheden meer kunnen worden uitgevoerd.

3.2.1 Onderhoudsvorm per woning

Per woning wordt de onderhoudsvorm vastgelegd. Hiermee kunt u derhalve voor soortgelijke typen woningen in een cluster toch verschillende onderhoudsvormen toepassen om zo uitdrukking te geven aan het beleid van de organisatie. Een voorbeeld: Wieger Bruinlaan 76 is recentelijk verkocht maar vormt onderdeel van een blok woningen met gelijke woningtypen. Bij nummer 76 kan dan toch een andere vorm worden vastgelegd dan bij de belendende percelen 74 en 78.

U legt als volgt de onderhoudsvorm per woning vast:

Kies de betreffende OGE, via zoekfunctionaliteit en lijst OG Eenheden.
Klik in het menu op (Meer opties) – Gerelateerd – Onderhoud – Onderhoudsvorm. In het verschenen scherm kunt u per zelf te bepalen ingangsdatum een onderhoudsvorm vastleggen. Is bekend dat de woning per een bepaalde datum wordt verkocht, dan kunt u de nieuwe onderhoudsvorm reeds ingeven. Bij het vastleggen van onderhoudsverzoeken zal door het systeem worden gecontroleerd welke onderhoudsvorm op dat moment actief is.

3.3 Koppelen onderhoudsvormen aan reparatiesjablonen

Vervolgens dient u de onderhoudsvormen aan de reparatiesjablonen te koppelen, zodat het systeem kan bepalen of de bij de reparatiesjabloon behorende werkzaamheden bij de woning mogen worden uitgevoerd.

U koppelt als volgt de onderhoudsvormen aan de reparatiesjablonen:

Selecteer via zoekfunctionaliteit het Reparatiesjabloonoverzicht.
Met behulp van (Meer opties) – Gerelateerd – Reparatiesjabloon – Onderhoudsvormen kiest u voor de te koppelen onderhoudsvormen. Vervolgens komt u in het overzicht terecht waarin de aan de reparatiesjabloon gekoppelde onderhoudsvormen worden getoond.

Er gelden geen beperkingen ten aanzien van het aantal onderhoudsvormen dat u kunt koppelen aan een reparatiesjabloon. Onderhoudsvormen waarbij u het vinkje in kolom Geen onderhoud hebt aangevinkt, worden niet in dit overzicht getoond.

4 Vraagboom voor onderhoudsverzoeken

De vraagboom voor onderhoudsverzoeken kan worden gebruikt om op eenvoudige wijze onderhoudsverzoeken vast te leggen. Door een specifieke reeks vragen te doorlopen komt de gebruiker (of op het Klantportaal: de klant/huurder) tot een volledig ingevuld onderhoudsverzoek. Een vraagboom kan worden ingericht per vraagboomsoort. Het geeft aan welke ruimte, welk bouwelement en mogelijk gebrek een relatie heeft met een reparatiesjabloon. De vraagboomsoorten kunt u vastleggen via Vraagboomsoort . U kunt hier zoveel vraagboomsoorten opvoeren als u nodig hebt. De vraagboomsoorten kunt u vervolgens koppelen aan de eenheidstypen.

Via Eenheidtypen komt u op het overzicht van eenheidstypen. Koppel de gewenste vraagboomsoort aan het juiste eenheidstype. U kunt meer dan één eenheidstype aan dezelfde vraagboomsoort koppelen.

4.1 Actiecodes instellen

Met behulp van een actiecode kunt u ingeven welke actie moet worden ondernomen als het gebrek niet onder een reparatiesjabloon valt, maar de bewoner zelf actie moet ondernemen, bijvoorbeeld het bellen van een CV-bedrijf.

U stelt als volgt de actiecodes in:

Kies via zoekfunctionaliteit voor Externe onderhoudsacties.
Hier geeft u een Code in en een korte Omschrijving van de door de gebruiker te ondernemen actie. De actiecode kan ook worden gebruikt om, bij het gebruiken van een koppeling met een website, de melder van de te ondernemen vervolgstappen op de hoogte te brengen.
In het veld Onderhoudsbericht kunt u een tekst opgeven die wordt getoond aan de klant op het Klantportaal als binnen de vraagboomlijst géén reparatiesjabloon is ingericht. In dat geval kan het systeem geen onderhoudsverzoek maken en dus zal het bericht worden weergegeven. Als wél een reparatiesjabloon (in het betreffende record binnen de vraagboomlijst) is ingesteld zal het systeem geen bericht tonen op het Klantportaal. Wanneer hierbij wel een actiecode is ingesteld zal binnen Dynamics Empire (intern gebruik) de omschrijving van de actie zichtbaar zijn in het laatste scherm van de vraagboomwizard binnen het veld Omschrijving actie.

4.2 De Vraagboomlijst inrichten

Alvorens de Vraagboomlijst te gebruiken, dient u deze in te richten.

U kunt de Vraagboomlijst als volgt inrichten:

Ga via zoekfunctionaliteit naar Vraagboomlijst.
Achter het veld Ruimtesoort ‘hangt’ de tabel Ruimtesoorten; dit is dezelfde als die gebruikt wordt met de inspectiemodule. Deze hoeft u daarom niet opnieuw in te richten.
Vervolgens geeft u aan welke bouwelementen er in de ruimte aanwezig zijn, welke onderdelen tot het bouwelement behoren en welke gebreken deze mogelijkerwijs kunnen vertonen. Ook kunt u per onderdeel (eenheidtype, ruimtesoort, bouwelement, onderdeel en gebrek) naar een afbeelding verwijzen die door de vraagboom op de website wordt getoond bij de betreffende stap in de vraagboom. Dit doet u in de betreffende tabellen. Vervolgens koppelt u een reparatiesjabloon aan de regel. Op basis van deze sjabloon zal bij het completeren van de vraagboom (mits de onderhoudsvorm het werk toestaat) een onderhoudsverzoek worden vastgelegd, zie paragraaf Aanmaken onderhoudsverzoek per eenheid via vraagboom. Met behulp van de actiecode kunt u aangeven welke vervolgactie moet worden ondernomen.

4.3 Vraagboom gebruiken

U kunt vanaf de eenheidkaart de vraagboom gebruiken om een onderhoudsverzoek aan te maken, via Meer opties – Acties – Nieuw – Vraagboom onderhoudsverzoek. Zie voor een beschrijving van het doorlopen van de vraagboom paragraaf 7.6.1 Aanmaken onderhoudsverzoek met behulp van de vraagboom.

5 Standaardtaken

Het is mogelijk om in Dynamics Empire standaardtaken voor onderhoud vast te leggen. Een standaardtaak bestaat uit een combinatie van bouwelement en onderdeel. In de standaardtaak kunnen voorcalculatorische kostprijzen cq. inkoopprijzen worden vastgelegd (als benchmark voor inkooporders die afgerekend worden op nacalculatie, of voor werkzaamheden die door de Eigen Dienst worden uitgevoerd), evenals daadwerkelijke inkoop- en verkoopprijzen (die gebruikt worden bij afrekening op basis van vaste prijzen). De vaste prijzen worden berekend door de bedragen in de prijsdetailregels bij elkaar op te tellen. Alle prijzen (zowel inkoop als verkoop) zijn exclusief BTW. In de standaardtakentabel kunt u een standaard taak/prijzenboek opnemen.

Het is mogelijk om prijsdifferentiatie voor verschillende leveranciers vast te leggen. De leverancier die u dan kiest om de werkzaamheden uit te voeren, bepaalt welke prijs er op het onderhoudsverzoek wordt vastgelegd.

U legt als volgt de prijzen vast:

Ga via zoekfunctionaliteit naar de lijst Standaardtaken.
Selecteer de juiste standaardtaak en klik op (Meer opties) – Gerelateerd – Leveranciers. In het vervolgscherm kunt u de leveranciers opvoeren die deze taak kunnen uitvoeren.
Kies een leverancier en klik op de knop Inkoopwijzen. Vul een begindatum in; deze mag niet in het verleden liggen. Deze datum wordt gecontroleerd tegen de in te stellen workdate in NAV. Als de workdate geantidateerd wordt is het in theorie mogelijk om de ingangsdatum van een prijs in het verleden neer te zetten. In dat geval worden de bestaande taken qua in- en verkoopprijs NIET aangepast naar de nieuwe geantidateerde ingangsdatum. Er wordt dus uitgegaan van het feit dat de workdate overeenkomt met de huidige datum.
Kies de gewenste inkoopwijze. U kunt kiezen uit Nacalculatie (de standaardwaarde), Vaste taakprijs of Afkoop.
Als u kiest voor inkoopwijze Vaste taakprijs, kunt u in het menu van het leveranciersscherm op item Standaardtaakdetails klikken (achter … De rest weergeven). In het nu geopende scherm kunt u voor de gekozen leverancier de inkoopprijs aanpassen.

Als u kiest voor inkoopwijze Afkoop, dan is het mogelijk om - naast zonder factuur gereed te melden - gereed te melden met kosten. Het is dan mogelijk om aan te geven of de aanvullende kosten op basis van nacalculatie of vaste taakprijzen worden gespecificeerd. Na de kostenspecificatie valt de order in de documentgoedkeuring, en na goedkeuring kan de order op de reguliere werkwijze worden gefactureerd.

Aan de standaardtaken kunnen ook ruimtesoorten worden gekoppeld. Hiermee geeft u aan welke standaardtaken in welke ruimte kunnen worden uitgevoerd. U kunt zo uitsluiten dat bijvoorbeeld werkzaamheden aan een toiletpot worden opgevoerd in de woonkamer. In de InspectieApp zijn alleen die standaardtaken beschikbaar waaraan minstens één ruimtesoort is gekoppeld.

U koppelt als volgt ruimtesoorten aan een standaardtaak:

Ga via zoekfunctionaliteit naar Standaardtaken.
Kies voor (Meer opties) – Gerelateerd – Ruimtesoorten.
Geef alle ruimtesoorten op waarvoor u de werkzaamheden die in de taak staan beschreven, beschikbaar wilt stellen.

6 Voorkeursleverancier

Veelal zal voor werkzaamheden in bepaalde delen van het bezit dezelfde leverancier worden gekozen. Deze voorkeursleverancier kunt u door het systeem laten invullen in het onderhoudsverzoek. U dient hiervoor de leveranciers aan werkgebieden te koppelen.

U kunt werkgebieden in Dynamics Empire instellen op basis van clusters of op basis van postcode. Deze werkgebieden zijn ook beschikbaar in Connect-It (het planpakket). De keuze om werkgebieden te maken op basis van clusters of postcode legt u vast in de Empire-instellingen (), in veld Werkgebieden op basis van.

U maakt als volgt werkgebieden aan:

Ga via zoekfunctionaliteit naar Werkgebieden.
Klik op Nieuw, waarna de Werkgebiedkaart wordt geopend.
In dit scherm vult u een code en een omschrijving voor het werkgebieden.
Op het tabblad Regels kunt u de gebieden bepalen. Als u in de Empire-instellingen heeft aangegeven dat de werkgebieden op basis van postcode worden bepaald, dan kunt u in dit tabblad postcodes – of delen daarvan - invoeren. Met de knop Postcodes toevoegen (onder Meer opties – Acties) voegt u losse postcodes toe. Selecteer alle postcodes die u wilt toevoegen en klik op OK. De postcodes worden als losse regels opgevoerd.
U kunt ook meer postcodes tegelijk opvoeren door slechts een deel ervan te gebruiken. In het onderstaande voorbeeld ziet u de postcode 1092 H. Hiermee worden alle postcodes van 1092 HA tot en met 1092 HZ ineens aan het werkgebied gekoppeld. In het straatnaamveld staat dan ook: *Betreft meerdere straten*.
Het is ook mogelijk om alleen de cijfers of slechts een deel daarvan in te geven. In onderstaand voorbeeld zijn in de regel 1094 alle postcodes die beginnen met 1094 gekoppeld.
Het is mogelijk om postcodes op deze manier aan meer dan één werkgebied te koppelen. Een voorbeeld: als u aan werkgebied A postcode 1092 hebt gekoppeld, en aan werkgebied B postcode 1092 HN, dan zijn de eenheden die postcode 1092 BS hebben, gekoppeld aan werkgebied A en de eenheden met postcode 1092 HN aan werkgebied A én werkgebied B. In dit voorbeeld kunnen de eenheden in postcode 1092 HN worden bediend door de leveranciers van beide werkgebieden.

Als u in de Empire-instellingen heeft aangegeven dat de werkgebieden worden bepaald op basis van clusters, kunt u in het paginadeel Regels clusternummers invoeren. Ook hier is het mogelijk om clusters aan meer dan één werkgebied te koppelen, waardoor de eenheden in dat cluster door de leveranciers van alle gekoppelde werkgebieden kunnen worden bediend.
Klik ergens buiten de kaart om het werkgebied op te slaan en de kaart te sluiten.

Vervolgens dient u leveranciers aan de gemaakte werkgebieden te koppelen.

U koppelt als volgt leveranciers aan gemaakte werkgebieden:

Selecteer het werkgebied waaraan u leveranciers wilt koppelen.
Klik op … De rest weergeven – Acties – Leveranciers. Het scherm met daarop de leveranciers per werkgebied wordt geopend.
Hier kunt u de leveranciers vastleggen en aangeven of de leverancier ingezet kan worden voor werkzaamheden ten behoeve van reparatieonderhoud en/of overig onderhoud. Hiermee kunt u een onderscheid maken tussen leveranciers die worden ingezet voor reparatieonderhoud en leveranciers die worden ingezet voor mutatieonderhoud.

Op basis van wat u heeft ingevoerd op het scherm met leveranciers per werkgebied en met leveranciers per standaardtaak (zie boven) zal Dynamics Empire nu zelf de tabel Leverancier – Werkgebied – Taak vullen. In deze tabel wordt de inhoud van genoemde schermen gecombineerd tot een totaaloverzicht: Voorkeursleveranciers (ook oproepbaar via zoekfunctionaliteit ). De voorkeursleverancier wordt bepaald op basis van het veld Prioriteit. Hoe lager het getal in dit veld, hoe hoger de prioriteit. Als u een onderhoudsverzoek aanmaakt en een standaardtaak opneemt, wordt de leverancier standaard gevuld met de leverancier die gekoppeld is aan de standaardtaak en het werkgebied, met het laagste getal in het veld Prioriteit. Als er meer dan één leverancier beschikbaar is met dezelfde prioriteit, wordt de leverancier niet automatisch gevuld, en dient u handmatig een keuze te maken.

In de lijst met voorkeursleveranciers kunt u handmatig afwijkingen van de standaard opvoeren. Als in een bepaalde postcode of in een cluster een aantal eenheden zijn opgenomen waarvoor afwijkende onderhoudsafspraken gelden met betrekking tot de uitvoering, dan kunt u dit hier opgeven door handmatig regels aan te maken voor die specifieke eenheden. Bijvoorbeeld: u heeft een cluster waar al het onderhoud aan de cv-ketels wordt uitgevoerd door Feenstra - op twee eenheden na, waar het onderhoud van de cv op historische gronden is uitbesteed aan Energiewacht. U voert dan de standaardtaak/-taken op waar de afwijking voor geldt, de afwijkende leverancier, het werkgebied waarin de afwijking plaatsvindt, en de eenheid waarvoor de afwijking geldt, plus de soorten onderhoud waarvoor de afwijking geldt. Als op de genoemde eenheid een onderhoudsverzoek wordt aangemaakt voor deze standaardtaak, wordt automatisch de alternatieve leverancier gevuld. Handmatig aangemaakte regels zijn te herkennen aan het vinkje in het vakje Handmatig aangemaakt.

7 Onderhoudsverzoeken

Met behulp van de page Onderhoudsverzoekoverzicht is de gebruiker in staat om onderhoudsverzoeken in Dynamics Empire te registreren. Net als de inspectie kan een onderhoudsverzoek worden vastgelegd op een eenheid of op een collectief object. Gegevens van de melder, het soort onderhoudsverzoek, de urgentie en bijvoorbeeld gegevens van de betaler worden op de onderhoudsverzoekkaart vastgelegd. Ook wordt hier op taakniveau bepaald welke kostencode de grootboekrekeningen aanstuurt.

Het onderhoudsverzoek kent zogenaamde onderhoudstaken. Dit principe is vergelijkbaar met bijvoorbeeld een inkoopfactuur met daaraan gekoppelde factuurregels. Groot voordeel hiervan is dat op één onderhoudsverzoek één of meer onderhoudstaken kunnen worden vastgelegd. Hierdoor kan het onderhoudsverzoek gezien worden als een project(je) waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd door de Eigen Dienst, andere werkzaamheden door een loodgietersbedrijf en weer andere werkzaamheden door bijvoorbeeld een schilder. Taken kunnen (indien gewenst) meer in detail worden vastgelegd met de mogelijkheid tot het koppelen van kostprijzen en verkoopprijzen. Ook kan per taak de financiële aansturing worden bepaald aan de hand van de kostencode met de daaraan gekoppelde productboekingsgroep. De taken die in een onderhoudsverzoek zijn opgenomen kunnen standaard taken zijn, maar het is ook mogelijk handmatig een taak aan te maken.

Zoals gezegd kan, als de capaciteit van de Eigen Dienst niet toereikend is, een opdrachtverstrekking van (een deel van) het onderhoudsverzoek aan derden plaatsvinden. In dit geval wordt door Dynamics Empire een order voor de leverancier aangemaakt. Deze kan in een later stadium worden gebruikt bij het verwerken van de inkoopfactuur.

Om een onderhoudsverzoekkaart te openen klikt u op het Onderhoudsverzoeknr. Rechts in het scherm staan de feitenblokken. Via de links kunt u inzoomen op de aangegeven informatie. Zo wordt vanuit het item Onderhoudsorders het overzicht geopend van de onderhoudsorders die aan het betreffende onderhoudsverzoek zijn gekoppeld. Vanuit het item Offerte-/Orderregels wordt het scherm Inkoopregels geopend. Hierop is een filter geplaatst op alle inkoopregels voor het betreffende onderhoudsverzoek, ongeacht het onderhoudstaaknummer. Dit geeft een goed overzicht van alle inkoop vanuit het onderhoudsverzoek. Er worden inkoopregels getoond voor alle onderhoudsorders die uitgevoerd worden door een leverancier. Ook de items Dagboekregels, Behoefteregels en Doorbelastingen worden gefilterd getoond.

Als een order is afgehandeld (door het boeken van een factuur) wordt deze gearchiveerd; ook dit blijft zichtbaar onder Offerte-/Orderregels.

Voordat we de onderhoudsverzoeken zelf gaan bespreken, staan we in de volgende paragraaf even stil bij mogelijkheden met betrekking tot inkoop vanuit de omgeving van Dagelijks Onderhoud. Vervolgens worden de instellingsmogelijkheden van twee belangrijke onderdelen toegelicht: de budgethouders (fiatteurs) en de eventuele kenmerkgroep van clusters. Aansluitend worden in de overige paragrafen de onderhoudsverzoeken behandeld.

7.1 Inkoop vanuit één centrale plek

U kunt het scherm Inkoopregels ook bereiken via de zoekfunctionaliteit ; het kan zo ook gebruikt worden als inkoopcontrole- en voortgangsscherm. Op dit scherm vindt u de inkooporderregels. Standaard is een filter geplaatst op de ‘lopende’ inkoopdocumenten. Uiteraard kunt u de filters aanpassen en de betreffende weergave opslaan, bijvoorbeeld alle inkooporderregels waarbij u inkoper bent, of alle orderregels die door de leverancier op ‘voltooid’ geplaatst zijn.
Op basis van de kolom Soort is te herkennen vanuit welke afdeling de inkoop is uitgevoerd. Naast deze kolom zijn onder meer de volgende kolommen beschikbaar:

: deze wordt gevuld bij inkoop vanuit PO of Projecten.
Toegewezen gebruikers-id: deze wordt gevuld als op de betreffende inkoop een gebruiker is toegewezen.
Inkoper: deze wordt gevuld met de id van de gebruiker die de inkoop heeft aangemaakt. Deze waarde zal ook verschijnen op de inkoopofferte of –order, als op de leverancierskaart de inkoper niet is ingevuld. Voorwaarde is wel dat in de gebruikersinstelling het veld Medewerker – en daarmee ook Medewerkersnaam – is gevuld.

Binnen het veld Lev. status zijn een aantal opties van toepassing op de aansluiting met het leveranciersportaal:

Ingediend: zodra de leverancier zijn offerte heeft ingediend vanuit het portaal.
Geaccepteerd: zodra de leverancier de order heeft geaccepteerd.
Gepland: zodra de onderhoudsorder een afspraakdatum heeft. Dit kan vanuit het portaal gepland zijn, maar ook vanuit Dynamics Empire.
Geannuleerd: zodra de leverancier de order heeft geannuleerd.
Technisch gereed: zodra de leverancier de order gereed heeft gemeld.
Geweigerd: als de leverancier de order niet accepteert, maar weigert. Bij weigering is de leverancier verplicht een inkoopredencode (weigeringsreden) te kiezen.

Een order kan ook gegund worden zonder deze af te drukken. Binnen het inkoopregelscherm is hiervoor de actie Order gunnen toegevoegd. Het systeem zal hierbij op basis van de ingestelde uitvoermethode op de leverancierskaart de order gunnen, mailen of afdrukken. Voorwaarde hierbij is dat de order de status 'Vrijgegeven' heeft. Na het gunnen wordt door het systeem het kenmerk 'Gegund' aangevinkt op de order.
De actie Order gunnen kan ook worden uitgevoerd vanuit de order.

Een andere functionaliteit, die gekoppeld is aan het leveranciersportaal, betreft het veld Ongelezen lev. opm.: zodra een leverancier in het portaal een opmerking heeft geplaatst wordt dit zichtbaar in Dynamics Empire door een vinkje in dit veld. De eerste keer dat een gebruiker de opmerking bekijkt, wordt het veld uitgevinkt. Verder is op het veld een filter te plaatsen via de actie Filter ongelezen lev. opm. op tabblad Acties in het lint, zodat eenvoudig kan worden gefilterd op regels met nieuwe leveranciersopmerkingen.
Overigens kan via de knop Markeren als ongelezen, in het lint op het opmerkingenscherm zelf, het veld Ongelezen lev. opm. weer op ‘aan’ worden gezet, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip nog ‘ns aandacht aan moet worden gegeven.

De inkoopregels zijn te benaderen vanuit pages/kaarten binnen de functionaliteitsgebieden Dagelijks Onderhoud, Inkoop, Planmatig Onderhoud en Projecten.

NB: Op de lijst Inkoopregels staan verscheidene functionaliteiten en kolommen die (ook) betrekking hebben op gebruik van het Leveranciersportaal. Gebruik van het portaal wordt in een aparte handleiding beschreven.

7.2 Budgethouder/fiatteur(s) instellen

Binnen Dagelijks Onderhoud is het mogelijk om orders en facturen goed te keuren voor u deze gunt of boekt. Meer informatie hierover vindt u ook in de handleiding Documentgoedkeuring (en hoofdstuk 2 in het onderhavige document).

De bepaling van de budgethouder kan op verschillende manieren worden ingesteld; het advies is om in de goedkeuringssjablonen voor Dagelijks Onderhoud voor goedkeuringssoort Project te kiezen. Dit betekent dat de budgethouders van de onderhoudstaken (en dus niet van het bovenliggende verzoek) de kostenspecificatie moeten goedkeuren. Op taakniveau worden vier budgethouders vastgelegd: Budgethouder DO (afkomstig vanuit de kop van het onderhoudsverzoek), Budgethouder Cluster (afkomstig vanuit de kop van het onderhoudsverzoek), Budgethouder Kostencode en Budgethouder cluster/kostencode.

De fiatteur zal zijn fiat moeten geven voor de kosten die gepaard gaan met een onderhoudsverzoek, en zal dus in een later stadium een rol gaan spelen.

Als u een andere goedkeuringssoort gebruikt dan Project, hoeft u geen budgethouders in te stellen.

U voert als volgt een Budgethouder DO (Dagelijks onderhoud) op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Empire-instellingen.
Klik op het tabblad Onderhoud in het veld Budgethouder dagelijks onderhoud op de lookup-button; kies een verantwoordelijke gebruiker als budgethouder. Deze zal in een later stadium automatisch verschijnen op het scherm Onderhoudsverzoeken.
Sluit alle vensters.

U voert als volgt een Budgethouder (fiatteur) Cluster op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Clusteroverzicht.
Zoek het juiste cluster op, open de kaart door op het Nr. te klikken en ga naar het tabblad Technisch.
Kies in het veld Budgethouder met behulp van de lookup-button de juiste persoon. De budgethouder (fiatteur) zal onder andere op het scherm Onderhoudsverzoeken verschijnen wanneer er een clustergerelateerde opdracht wordt aangemaakt.

Let op! Dit moet per cluster worden ingesteld. De Budgethouder DO komt op elk onderhoudsverzoek te staan, maar de Budgethouder cluster wordt alleen vermeld als het betreffende cluster op het onderhoudsverzoek is geselecteerd.

U koppelt als volgt een budgethouder aan een kostencode:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Kostencodes.
Zoek de juiste kostencode op en vul de kolom Budgethouder kostencode. De kolom kan alleen ingevuld worden wanneer in de kolom Dagelijks Onderhoud een vinkje is geplaatst.

De instelling moet als een verbijzondering van de instelling Budgethouder Dagelijks onderhoud van de Empire-instellingen gezien worden. Het is dus zaak om alleen bij afwijkingen een budgethouder aan de kostencode te koppelen. Is de budgethouder Dagelijks Onderhoud verantwoordelijk voor alle kostencodes, dan is het niet nodig een budgethouder aan de kostencode te koppelen.

U koppelt als volgt per cluster een budgethouder aan een kostencode:

Ga eerst via de zoekfunctionaliteit naar Clusteroverzicht. Selecteer nu de regel van het specifieke cluster en kies voor Bewerken.
Klik in het menu op (Meer opties) – Gerelateerd– Cluster – Budgethouder per cluster/kostencode.
Vul in het vervolgscherm de combinatie van Kostencode en Budgethouder cluster/kostencode in, en ergens buiten de kaart om deze op te slaan en te sluiten.

De knop is alleen beschikbaar voor clusters met een vinkje voor het veld Technisch. De kolom kan alleen ingevuld worden wanneer in de kolom Dagelijks onderhoud een vinkje is geplaatst. De instelling moet als een verbijzondering van de Budgethouder per cluster van de kaart van het cluster gezien worden. Het is dus zaak om alleen bij afwijkingen een budgethouder aan cluster/kostencode-combinatie te koppelen. Is de budgethouder van het cluster verantwoordelijk voor alle kostencodes, dan is het niet nodig een budgethouder aan de combinatie cluster/kostencode te koppelen.

7.3 Controlekenmerken cluster instellen

Het is mogelijk om het systeem een melding te laten geven als er een onderhoudsverzoek wordt aangemaakt voor een (eenheid binnen een) cluster waar kenmerken aan zijn gekoppeld die van belang zijn voor het aanmaken van een onderhoudsverzoek. Zo kan worden afgevangen dat gebruikers onderhoudsverzoeken aanmaken zonder stil te staan bij de mogelijke bijzonderheden die gelden voor het cluster waarbinnen de betreffende eenheid valt.

Voor het aanmaken van kenmerken en een kenmerkgroep verwijzen we u naar de gebruikershandleiding Generieke Kenmerken.

7.4 Onderhoudsverzoek opvoeren

De meldingen kunnen mondeling/telefonisch, schriftelijk of via het klantportaal worden gedaan. Er wordt dan beoordeeld of er voor de melding een onderhoudsverzoek moet worden opgevoerd. Als het probleem niet duidelijk is, of veel werk bevat, dan kan eerst een inspectie worden aangemaakt. Bij een ‘normale’ melding kunnen de gegevens worden opgevoerd in het onderhoudsverzoekscherm. Voor intake via het Klantportaal, zie de gelijknamige handleiding.

Onderhoudsverzoeken kunnen op verschillende manieren worden opgevoerd: rechtstreeks vanaf de OG Eenheid-kaart of de collectieve-objectkaart, rechtstreeks vanuit het Onderhoudsverzoekenscherm of via de vraagboom.

Mutatietypen

Als onderhoud voortkomt uit een huuropzegging, dan is er sprake van Mutatieonderhoud. In dat geval krijgen we te maken met het Mutatietype. Op basis van dit mutatietype wordt een uiterste gereeddatum voor de mutatiewerkzaamheden op het onderhoudsverzoek gezet. Vooraf kan het mutatietype op de eenheidskaart worden vastgelegd. Indien leeg kan deze handmatig worden gevuld op het onderhoudsverzoek, of via de InspectieApp.

Bij gebruik van mutatietypen wordt de standaard ingestelde urgentiecode overruled door de ingestelde urgentiecode behorend bij het mutatietype. Daarnaast wordt de ‘Verhuurbaar per’-datum op de Huurcontractopzeggingskaart ook aangepast naar aanleiding van de uiterste gereeddatum, die gebaseerd is op de einddatum plus urgentiecode.

U voert als volgt een onderhoudsverzoek op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden en selecteer de juiste eenheid.
Klik op Nieuw – Onderhoudsverzoek voor het opvoeren van een nieuw onderhoudsverzoek. Dynamics Empire maakt automatisch een nieuw onderhoudsverzoeknummer aan.
Het systeem vult zelf het bij de eenheid horende clusternummer en de naam van de huurder en de melder in.
Betreft het een melding op een eenheid die door een niet-huurder wordt gedaan, dan kan in het veld Nr. melder een andere naam worden geselecteerd, bijvoorbeeld die van de opzichter of de buurman; de naam op tabblad Melder wordt dan meegewijzigd.
Zie voor details van de huurder en de melder de respectievelijke tabbladen.
Voor het raadplegen van onderhoudsverzoeken per eenheid of per cluster kiest u voor (Meer opties) – Gerelateerd – Cluster / Eenheid, en vervolgens: Actieve / Alle onderhoudsverzoeken of Actieve / Alle onderhoudstaken.
Dynamics Empire toont een overzicht van alle geregistreerde onderhoudsverzoeken en inspecties op het cluster / de eenheid, zodat gecontroleerd kan worden of het onderhoudsverzoek niet al eerder is vastgelegd op dit bepaalde cluster / deze bepaalde eenheid.
Het veld Uiterst gereed datum geeft aan wanneer het werk gereed moet zijn. De datum wordt gevuld vanuit de taakregels; de taak met de gereeddatum die het verst in de toekomst ligt, is hierbij leidend. Deze datum wordt op de opdrachtbon afgedrukt.
Overigens kunt u op taakregelniveau in het veld Urgentiecode handmatig per regel een afwijkende urgentie opvoeren, waardoor u verschillende opdrachten een afwijkende urgentie kunt meegeven.
Vul altijd de omschrijving van het onderhoudsverzoek met een korte omschrijving van het verzoek (de reparatievraag).
In het veld Onderhoudstype (tabblad Algemeen) kunt u kiezen voor welk type onderhoud het verzoek wordt aangemaakt. Als het onderhoudsverzoek is aangemaakt vanuit een huuropzegging, dan is het type automatisch gevuld met Mutatieonderhoud. Als het onderhoudsverzoek wordt aangemaakt vanaf de OGE- of collectief-objectkaart, is de standaardwaarde van het veld Reparatieonderhoud. U kunt dit handmatig wijzigen in een van de andere onderhoudstypes: Mutatieonderhoud, Planmatig Onderhoud, Leefbaarheid, WMO-aanpassing of Woningverbetering. De waarde die u kiest stuurt de kostencode die op de taken is opgevoerd. U kunt de koppeling tussen Onderhoudstype en Kostencode maken op het scherm Onderhoudstypes (). U kunt per onderhoudstype instellen of de betaler van de onderhoudsorder aanpasbaar is door de vakman op zijn mobiele client (zie hiervoor de handleiding van Connect-It). Meer over de betaler van de onderhoudsorders vindt u in de paragraaf Doorbelasten.
In de twee rechter kolommen staan de kostencodes die worden gehanteerd bij doorbelasten aan resp. huurder en derden.
Om een onderhoudsverzoek daadwerkelijk te laten uitvoeren, dient u een of meer taken op te voeren. U kunt taken handmatig opvoeren op het onderhoudsverzoek, of toevoegen via Nieuw – Taken aanmaken o.b.v. sjabloon. Als u voor het laatste kiest, wordt u naar het Reparatiesjabloonoverzicht geleid (zie voor meer informatie het hoofdstuk Reparatiesjablonen.
U kunt meer dan eens op de knop klikken om taken via een reparatiesjabloon op te voeren; zo is het mogelijk een samengestelde opdracht op te stellen voor bijvoorbeeld het repareren van een kozijn inclusief het vervangen van het glas. Als u taken opvoert via de optie Taken aanmaken o.b.v. sjabloon wordt automatisch een aantal velden gevuld. U dient alleen nog de omschrijving van het verzoek zelf en de ruimtesoort op de aangemaakte taken te vullen voor u de opdracht kunt wegzetten naar een leverancier of de eigen dienst.
Als u ervoor kiest om handmatig taken op te voeren op het onderhoudsverzoek, dient u de velden op de taak handmatig te vullen. Zo kunt u opdrachten geven waar geen standaardtaak voor voorzien is. Een nieuwe regel maakt u aan met behulp van Beheren – Nieuwe regel, bovenin het tabblad Onderhoudstaken. U kunt ook op een nieuwe regel klikken en meteen de nodige velden invullen.
Elke onderhoudstaakregel heeft een uniek volgnummer. De combinatie van onderhoudsordernummer en taakvolgnummer maakt het eenvoudig om het juiste onderhoudsverzoek te identificeren. Het onderhoudsordernummer ziet u ook terug binnen inkoopdocumenten, dagboeken en in de projectposten. Het onderhoudsordernummer wordt afgeleid van het onderhoudsverzoeknummer plus een volgnummer. U kunt voor de onderhoudsverzoeknummers zelf een nummerreeks instellen ( Empire-instellingen, tabblad Nummering). Op deze plek dient u ook een nummerreeks in te stellen voor onderhoudstaken. Dit unieke sleutelnummer kunt u terugzien op de onderhoudstaak, maar wordt verder functioneel nergens voor gebruikt; het is een technische noodzakelijkheid.
Bij het aanmaken van een taakregel kunt u handmatig de aanmaakdatum invoeren; doet u dit niet, dan zal Dynamics Empire de systeemdatum invoeren.
Vul voor de taakregel de verschillende gegevens in, zoals Ruimtesoort, Bouwelement, Onderdeel, Gebrek e.d.
U kunt veel informatie over de taak vastleggen, maar het meeste is niet verplicht. Klik eventueel op de rechtermuisknop om extra kolommen zichtbaar te maken die voor u van belang zijn; standaard worden ze niet allemaal getoond.
Het veld Taak te plannen maakt het mogelijk om het aanmaken van een onderhoudsverzoek door de frontoffice en het inplannen ervan door de backoffice van elkaar te scheiden. Op basis van deze indicatie op taakniveau kan een planner - als er geen sprake is van het automatisch samenstellen van de order - zien welke taken gereed zijn om te plannen.
U kunt dit ook in één keer voor een reeks geselecteerde taken instellen.

Bij het registreren van de gegevens in een onderhoudstaakregel kunt u zelf ook eenvoudig standaardtaken vastleggen; vul dan eerst de Ruimtesoort in. Indien u klikt op Bouwelement, worden alleen die bouwelementen getoond, die binnen de standaardtaken aan de gekozen ruimte zijn gekoppeld. Vervolgens kunt u op basis van de combinatie Ruimtesoort – Bouwelement alleen die onderdelen kiezen, die onder deze combinatie zijn opgeslagen. Als er maar één onderdeel beschikbaar is, wordt dit automatisch ingevuld. Op basis van de gekozen combinatie wordt een standaardtaak gekozen. Als aan de standaardtaak een leverancier is gekoppeld voor het werkgebied waarbinnen de OGE zich bevindt, wordt deze ook automatisch ingevuld.

Aan de standaardtaak kan een inkoop- en een verkoopprijs zijn gekoppeld. Deze worden overgenomen in de onderhoudstaakregel; daar kan het aantal worden opgegeven. Het systeem zal het bedrag berekenen op basis van aantal x kostprijs. Dit is ook het geval voor het Bedrag doorbelasting (LV); ook dit wordt berekend door de eenheidsprijs te vermenigvuldigen met het aantal.
Via de Oorzaakcode kunt u aangeven wat de oorzaak voor het benodigde onderhoud is, en of een en ander aan kosten moet worden doorbelast - en aan wie. Een oorzaakcode draagt een kostencode met zich mee, die u opgeeft via Oorzaak ().
In de Vraagboom is aan te geven of het verplicht is voor een specifieke regel om de oorzaak uit te vragen. Een andere wetenswaardigheid is dat als de oorzaakcode verplicht wordt gesteld binnen Dynamics Empire, dat dit dan ook geldt voor op het Klantportaal.
De Kostencode voor een specificatie van het soort werk dat verricht dient te worden, wordt automatisch gevuld op basis van een aantal eerder gemaakte keuzes (onderhoudstype, doorbelasting aan huurder, aan het reparatiesjabloon gekoppelde element en bij gebruik van de vraagboom: de keuze van een oorzaak, zie aldaar). Aan de hand van deze code worden door het programma de juiste grootboekrekeningen aangestuurd.
Vul het veld Omschrijving in.
In de taakregel kunt u ook de leverancier invullen. Het systeem zal dit in principe automatisch doen op basis van de standaardtaak en het werkgebied. U kunt de gekozen leverancier nog wijzigen. Klik in veld Leveranciersnr. op de lookup-button; het scherm Voorkeursleveranciers verschijnt. Het voorkeursleveranciersscherm toont de leveranciers die u hebt gekoppeld aan de gekozen standaardtaak en het werkgebied waar de OGE in valt. Mocht u hier geen andere geschikte leverancier aan hebben gekoppeld, dan kunt u het werkgebiedfilter verwijderen met de knop. U krijgt dan een overzicht van alle leveranciers die de gekozen taak kunnen uitvoeren, onafhankelijk van werkgebied.

Als er sprake is van een externe opdracht die gegund wordt aan een leverancier worden het klantnummer, ordernummer en eenheidsnummer van de opdrachtgever getoond in het onderhoudsverzoekenoverzicht en op de onderhoudsverzoekdetailkaart.
Voert u een losse onderhoudstaakregel op, zonder gebruik te maken van standaardtaken, dan kan het systeem niet automatisch een voorkeursleverancier kiezen. Als u dan op de lookup-button klikt, wordt het Leveranciersoverzicht geopend, waar u een leverancier kunt kiezen.

Op het moment dat de onderhoudstaakregel gereed is, kan een onderhoudsorder worden aangemaakt. Selecteer hiervoor alle taakregels van het verzoek en klik (bovenin het tabblad Onderhoudstaken) op Functies – Onderhoudsorder(s) aanmaken, Onderhoudsorder(s) aanmaken en plannen of Onderhoudsorder aanmaken en doorzetten.

Het systeem zal meerdere taakregels voor dezelfde leverancier opnemen in één onderhoudsorder en deze gunnen onder hetzelfde onderhoudsordernummer. Onderhoudsorders worden door het systeem zelf samengesteld op basis van de volgende matrix:

Bovenstaande wordt overigens genegeerd wanneer er op basis van vaste taakprijzen wordt ingekocht bij de leverancier. In dat geval kunnen er minder voorwaarden meegenomen worden in de bepaling, waardoor er meer onderhoudstaken op dezelfde onderhoudsorder gebundeld kunnen worden. Zo kunnen scenario's waarbij een deel van de taken op basis van vaste taakprijzen worden doorbelast, of waarbij alle kosten op basis van nacalculatie worden doorbelast aan een huurder of derde (maar op basis van verschillende kostencodes), toch op één onderhoudsorder worden gezet.
U kunt onderhoudsorders voor de eigen dienst direct tijdens het aanmaken plannen als u kiest voor Onderhoudsorder aanmaken en plannen. U krijgt dan direct een planvoorstel van Connect-It op uw scherm, dat is gebaseerd op de te besteden tijd, beschikbaarheid van de vaklieden, bekwaamheid, werkgebied, reistijd en reeds geplande orders. Kies een voorsteldatum en –tijd om de werkzaamheden in te plannen.
U kunt onderhoudsorders voor de leverancier direct tijdens het aanmaken gunnen. Dit kunt u instellen in de Inkoopwerkwijze. Navigeer via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopwerkwijzeoverzicht. Hier kunt u ook aangeven voor welke soort inkoop u welke werkwijze en uitvoermethode wilt gebruiken.
U kunt vervolgens op de leverancierskaart op tabblad Adres en contactpersoon per leverancier aangeven welke inkoopwerkwijze gebruikt moet worden.
Als u de onderhoudsorder aanmaakt en plant of automatisch gunt (via Functies – Onderhoudsorder aanmaken / Onderhoudsorder aanmaken en plannen / Onderhoudsorder aanmaken en doorzetten vanaf tabblad Onderhoudstaken) staat in het veld Onderhoudsordernr. het nummer van de onderhoudsorder. Als het veld Status nog niet op Order stond, is dat nu wel het geval.
Overigens gelden de hier beschreven acties ook voor een selectie van slechts één regel; u kunt dus ook één order aanmaken voor één taak.
Als de leverancier klaar is met de order kunt u via de eerder genoemde taakfuncties kiezen voor Gereedmelden; de status wijzigt in Technisch gereed. U kunt de regel overigens ook gereedmelden door de Datum gereed in te vullen.
Als de leverancier werkt in het leveranciersportaal, en in de inkoopwerkwijzeinstellingen is aangegeven dat er niet handmatig gereed gemeld hoeft te worden, kan de leverancier de gereedmelding ook zelf via het portaal regelen. U kunt in de Steekproefinstellingen instellen welk percentage onderhoudsorders gecontroleerd moet worden op prestatieakkoord; zie hiervoor paragraaf 2.4.
Afhankelijk van het feit of het veld Doorbelasten aan is gevuld wordt de status van de regel automatisch door het systeem op Door te belasten gezet.
Zodra een onderhoudstaakregel is gefactureerd zal de betreffende regel de status Afgehandeld krijgen. Dit gebeurt niet als er nog doorbelast moet worden; de status wordt in dat geval Door te belasten. Voordeel hiervan is dat eenvoudig achterhaald kan worden welke onderhoudstaken nog doorbelast moeten worden.
Het kan overigens zo zijn dat met het boeken van de inkoopfactuur het systeem ook automatisch doorbelast, dus de verkoopfactuur aanmaakt. In dat geval komt de onderhoudstaakregel op status Doorbelasting te boeken; hierdoor kan een filter worden geplaatst op de taken waarvan de verhuurfactuur nog geboekt moet worden. Zodra de factuur is geboekt zal het vinkje hier weer worden verwijderd.
In veld Afhandelingscode kan een reden worden opgegeven waarom de onderhoudstaak nog niet is afgehandeld. Klik op de lookup-button en kies de juiste code.
Het werk moet ook worden betaald. De betalende partij kunt u aangeven door in veld Doorbelasten aan te kiezen voor Huurder of Andere klant, waarna u in het veld Doorbelasten aan klantnr. die klant kunt specificeren. Kostencodes die hierbij worden gehanteerd kunnen worden opgegeven bij de Onderhoudstypes.
Het percentage dat doorbelast wordt geeft u op in het veld Doorbelastings-%. Dit wordt ook meegenomen op de order en de factuur, waar dit nog wel kan worden gewijzigd. Bij het afdrukken van de opdrachtbon zullen, afhankelijk van de lay-out, de betalergegevens ook zichtbaar zijn. De verkoop- of verhuurfactuur zal worden aangemaakt zodra de factuur van de leverancier wordt geboekt.
Tot slot heeft het programma nog een budgethouder (fiatteur) nodig: een Budgethouder (cluster) en/of een Budgethouder (DO) (zie ook paragraaf Budgethouder/fiatteur(s) instellen). Beide staan vermeld op tabblad Algemeen.
Dit hoeft niet per se op dit moment te gebeuren; de fiatteur kan ook in een later stadium op de inkomende factuur nog geselecteerd worden.
Overigens kan een opgevoerde fiatteur later nog worden gewijzigd, waarbij het systeem vraagt of u deze wijziging wil doorvoeren voor alle nog te fiatteren orders en facturen die verband houden met dit onderhoudsverzoek.

Op tabblad Algemeen staan rechtsonder de totale kosten, opbrengsten en de verplichting van de factuur (indien van toepassing) vermeld op basis van de verschillende projectposten op de onderliggende onderhoudstaken.

De onderhoudstaakregel is ook te benaderen als kaart: selecteer de juiste regel en kies op tabblad Onderhoudstaken voor Beheren – Kaart.

U kunt overigens ook een onderhoudsverzoek aanmaken vanaf een bestaand onderhoudsverzoek door te klikken op de knop Nieuw. U dient dan zelf het juiste OGE- of collectief-objectnummer te vullen.

Let op! Wanneer aan een huurder (melder) meer dan één adres is gekoppeld (eventueel ook uit het verleden) zal een tussenscherm verschijnen, waarin een keuze voor het juiste adres dient te worden gemaakt.

7.5 Collectief object

(Zie voor uitleg van het begrip ‘collectief object’ de gebruikershandleiding Wonen Basis en Instellingen.)

Vanuit Zoek & Vind (vanuit het Rolcentrum) of vanuit het eenhedenoverzicht is inzichtelijk welke collectieve objecten van toepassing zijn in het feitenblok Collectieve objecten: als de eenheid die is geselecteerd in hetzelfde collectiefobjectcluster voorkomt als een collectief object, dan wordt dat collectieve object getoond in het feitenblok. Vanuit dit feitenblok kan via het betreffende nummer worden doorgeklikt naar het juiste collectieve object. Van daaruit kan vervolgens een onderhoudsverzoek worden aangemaakt via de knop Onderhoudsverzoek of via Vraagboom onderhoudsverzoek. De vraagboom wordt doorlopen op basis van de Vraagboomsoort die is vastgelegd op het collectief object. Uiteindelijk wordt het onderhoudsverzoek vastgelegd met als eenheid het collectieve object. Het cluster betreft het aan het object gekoppelde technische cluster. De melder van het onderhoudsverzoek wordt gevuld op basis van de huurder van de eenheid van waaruit het collectieve object is geselecteerd.

Het is mogelijk om aan collectieve objecten technisch clusters, bouwblokken en collectiefobjectclusters te koppelen. Bij het boeken van kosten wordt de kostenverdeling van het collectiefobjectcluster gevolgd. Het technisch cluster of bouwblok wordt alleen gebruikt om het werkgebied waartoe het collectief object behoort te bepalen.

7.6 Onderhoudsverzoeken per eenheid

7.6.1 Aanmaken onderhoudsverzoek met behulp van de vraagboom

U maakt als volgt een onderhoudsverzoek per eenheid aan via de vraagboom:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden en zoek de eenheid op waarvoor u een onderhoudsverzoek wilt aanmaken.
Kies voor Nieuw – Vraagboom onderhoudsverzoek. Afhankelijk van de inrichting van de lijst zal de medewerker door een aantal keuzes worden geleid.
Als aan de OGE een of meer collectieve objecten zijn gekoppeld, dient de medewerker eerst een keuze te maken voor het object waar het onderhoudsverzoek betrekking op heeft (de OGE of één van de collectieve objecten).
Selecteer in het volgende scherm achtereenvolgens de ruimte, het bouwelement (meer over bouwelementen, zie paragraaf Bouwelementen en controle op planmatig onderhoud), het onderdeel waar het verzoek betrekking op heeft en het gebrek waar het verzoek betrekking op heeft.
Op het scherm krijgt u een overzicht te zien van de genomen stappen ter referentie. Bovenaan het scherm ziet u gegevens over het object, zoals het Eenheidsnummer of het Collectieve objectnummer, het adres en eventueel het bouwjaar.
Het kan voorkomen dat de vraagboom wordt gestart vanuit een verhuurbare woning met als resultaat een verzoek op een collectief object. Deze situatie doet zich voor als op het reparatiesjabloon cartotheekitems zijn gekoppeld die niet zijn vastgelegd binnen de cartotheek van de betreffende eenheid, maar wel gekoppeld zijn aan een collectief object dat in hetzelfde cluster zit als de eenheid. Zo kan bijvoorbeeld bij een lekkage in het plafond een link worden gelegd met het collectieve object ‘Dak’. Een melding verschijnt op het scherm, bijvoorbeeld ‘Eenheidnr. is gewijzigd van 3101023 naar CO0134 omdat een cartotheekitem gekoppeld aan reparatiesjabloon HYDRO_GDRUK ook aan collectief object CO0134 is gekoppeld.’

Verder wordt onder andere getoond welk Reparatiesjabloon zal worden gekozen. Als hierop ook relaties met een voorziening in de cartotheek zijn gevonden, dan wordt dit ook getoond.

Daarnaast worden enkele waarschuwingen getoond; via de link erachter (in geval van ‘Ja’) kunnen de details worden beoordeeld, bijvoorbeeld op basis van de cartotheek. Let wel: het tabblad Waarschuwingen wordt alleen getoond als minimaal één van de daarop vermelde items van toepassing is, oftewel op ‘Ja’ staat.

Garanties aanwezig: Dit wordt aangevinkt als op de eenheid een cartotheekitem aanwezig is waarvoor garantie geldt en aan het reparatiesjabloon het cartotheekitem is gekoppeld dat ook op de eenheid met garantie aanwezig is. De garantievink kan ook aanstaan doordat de controle op het item gelijk is aan het bouwelement dat binnen de vraagboom is geselecteerd.

Open onderhoudsverzoeken: Dit staat aan als er nog onderhoudsverzoeken open staan met hetzelfde bouwelement als geselecteerd binnen de vraagboom.

Gepland onderhoud: Dit staat aangevinkt als aan het geselecteerde bouwelement binnen de vraagboom een werksoort is gekoppeld die voorkomt binnen een projectbudgetregel voor de betreffende eenheid. Hierbij wordt gecontroleerd op de startdatum van het project en de ingestelde werksoortcontrolehorizon.

ZAV: Dit staat aangevinkt als binnen de cartotheek van de betreffende eenheid een item is vastgelegd met het kenmerk 'ZAV'. Het al dan niet actief zijn van de waarschuwing kan worden ingesteld; hiervoor moet dan het veld 'ZAV waarschuwing actief' worden aangevinkt. Bij controle moet het gelijk zijn aan het bouwelement of het item moet gekoppeld zijn aan het reparatiesjabloon.

Extern eigendom: Dit staat aangevinkt als binnen de cartotheek van de betreffende eenheid een item is vastgelegd met het kenmerk ‘Extern eigendom'. Het al dan niet actief zijn van de waarschuwing kan worden ingesteld; hiervoor moet dan het veld 'Extern Eigendom waarschuwing actief' worden aangevinkt. Bij controle moet het gelijk zijn aan het bouwelement of het item moet gekoppeld zijn aan het reparatiesjabloon.

Overig: Dit heeft betrekking op de cartotheek en kan worden ingericht op een willekeurig cartotheekitem, waarbij het veld Overige waarschuwing actief moet zijn aangevinkt.

Het is mogelijk om in Dynamics Empire Oplossingstips in te richten. Deze tips kunt u aanmaken viaOplossingstips . Hier voert u een code, een titel en een omschrijving in, en geeft u aan of de oplossingstip extern beschikbaar is (op het klantportaal); u kunt dus onderscheid maken tussen oplossingstips die voor de huurders via het portaal beschikbaar zijn, en de tips die u beschikbaar wilt maken voor het KCC. In de omschrijving kunt u zoveel tekst kwijt als u wilt. U kunt ook links naar bijvoorbeeld filmpjes opnemen.
Vervolgens kunt u de oplossingstip koppelen aan één of meer reparatiesjablonen. In het vraagboomvenster verschijnt het tabblad Oplossingstips als er tips zijn gekoppeld aan het gekozen reparatiesjabloon.
Als u op de link Klik om te zien klikt, krijgt u een overzicht van de oplossingstips die zijn gekoppeld aan het gekozen reparatiesjabloon. Klik op de assistedit die verschijnt in het veld met de omschrijving van de oplossingstip. De volledige omschrijving wordt dan geopend.
Als door het uitvoeren van de oplossingstip het probleem van het onderhoudsverzoek is opgelost, kunt u dit aangeven door het vinkje voor de juiste oplossingstip aan te zetten. Als u het venster met de tips sluit, wordt het vinkje ook gezet in het vraagboomscherm. Bovendien wordt getoond met welke tip het probleem is opgelost.

Als op het reparatiesjabloon is ingesteld dat de kosten voor het uitvoeren van het onderhoudsverzoek voor rekening van de huurder zijn (bijvoorbeeld als de werkzaamheden onder een serviceabonnement vallen, maar de huurder geen serviceabonnement heeft), dan wordt dit getoond op het scherm. De medewerker dient dan aan de huurder te vragen of deze akkoord is met de kosten; indien het antwoord Ja is, moet het vinkje Huurder is akkoord met de kosten worden aangevinkt. Als de huurder niet akkoord is, kan de medewerker het aanmaken van het onderhoudsverzoek annuleren door op de gelijknamige knop te klikken.
Door middel van een klik op de knop OK wordt het onderhoudsverzoek vastgelegd. Het onderhoudsverzoek wordt meteen geopend, zodat u dit kunt controleren en eventueel doorzetten naar een leverancier of de Eigen Dienst. Als u hebt aangegeven dat het probleem was opgelost met behulp van een oplossingstip, zal de status van het onderhoudsverzoek direct op Afgehandeld In het onderhoudsverzoek is opgenomen dat de afhandeling heeft plaatsgevonden op basis van een oplossingstip, waarbij die tip wordt gespecificeerd.

Op basis van de instellingen van de leverancier kan bij het onderhoudsverzoek direct een onderhoudsorder zijn aangemaakt en gegund. Als het een onderhoudsverzoek voor de Eigen Dienst betreft, en in de vraagboomlijst is aangegeven dat er direct een afspraak gepland moet worden, krijgt u nu de vraag of u een afspraak wilt plannen. Als u hierop Ja antwoordt, wordt er een planvoorstel voor u opgevraagd in Connect-It; zie hiervoor het hoofdstuk Eigen Dienst. Als u antwoordt met Nee, wordt alleen het onderhoudsverzoek aangemaakt, inclusief de achterliggende onderhoudsorder. U kunt dan zelf besluiten om alsnog te plannen, of de order zonder planning door te zetten naar Connect-It, zodat deze daar verder opgepakt kan worden door de planner.

Als vanuit de klant op het Klantportaal een onderhoudsverzoek wordt aangemaakt zal bij een waarschuwing hier richting klant niets worden getoond. Het resultaat is dat wel direct een onderhoudsverzoek zal worden aangemaakt, maar deze de status Te Beoordelen zal meekrijgen. Het onderhoudsverzoek kan na beoordeling verder in behandeling worden genomen. Ook is het mogelijk het onderhoudsverzoek af te wijzen via de actie ‘Onderhoudsverzoek afwijzen’. Hierbij moet een code worden opgegeven uit de tabel ‘Afwijs- en annuleringsredenen’. Voor de klant is dit ook terug te zien in de afgewezen melding.

7.6.2 Werkzaamheden passen niet binnen onderhoudsvorm

Stel dat u met behulp van de vraagboom een onderhoudsverzoek aanmaakt, maar de vast te leggen werkzaamheden niet binnen de onderhoudsvorm van de eenheid passen. Als dat het geval is, wordt u hiervan op de hoogte gebracht door middel van de volgende melding: ‘De voor deze eenheid bepaalde onderhoudsvorm staat deze vorm van onderhoud niet toe.’ U kunt niet verder gaan met het aanmaken van het verzoek.

Om in bepaalde situaties toch rechtstreeks vanaf een vraagboom een onderhoudsverzoek mogelijk te maken is een gebruikersinstelling toegevoegd die de genoemde melding kan negeren. Ga voor instellen hiervan naar de Gebruikersinstellingen (), kies voor (Meer opties) – Gerelateerd – Instellingen – Kaart en zet het vinkje aan bij de instelling Onderhoudswaarschuwingen kunnen negeren.

7.7 Onderhoudsverzoeken per cluster

Als u een overzicht wilt hebben van alle onderhoudsverzoeken waar een specifiek cluster bij betrokken is, gaat u hiervoor naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en filtert u op Clusternr. Een verdere filtering kunt u toepassen op kolom Status om bijvoorbeeld alle niet-afgehandelde onderhoudsverzoeken te bekijken. In het feitenblok Cluster kunt u vervolgens doorklikken op de aantallen achter de velden die gelden voor het cluster dat geselecteerd is.

Voor het aanmaken van een onderhoudsverzoek voor een specifiek cluster: zie 6.3 Onderhoudsverzoek opvoeren. U dient bij het maken van een dergelijk onderhoudsverzoek te kiezen voor OGE of collectief object (het is niet mogelijk een onderhoudsverzoek op het cluster zelf aan te maken).

7.8 Bijlagen toevoegen en afdrukken

U kunt bijlagen toevoegen aan een onderhoudsverzoek. Hiertoe moeten wel enkele instellingen zijn verricht. U dient een locatie op te geven, waar de bijlagen kunnen worden opgeslagen; zie hiervoor de handleiding Wonen – Basis en instellingen.

7.8.1 Bijlagesoorten instellen

Op Bijlagesoorten () kunt u verschillende bijlagesoorten instellen. Per bijlagesoort kunt u bepalen in welke modules en applicaties de bijlage zichtbaar is.

U kunt zoveel bijlagesoorten definiëren als u zelf wilt. Vervolgens dient u de standaard bijlagesoort in te stellen voor de verschillende apps en modules binnen Dynamics Empire. Ga via de zoekfunctionaliteit naar Bijlagesoortinstellingen; hier kunt u de standaard bijlagesoort invullen. Bijlagen die worden ingevoegd vanuit bijvoorbeeld de Inspectieapp krijgen standaard de hier ingevulde bijlagesoort mee, en zijn dan zichtbaar op de in de bijlagesoort ingestelde apps en portalen. De standaard bijlagesoort is altijd aan te passen tijdens het opvoeren van de bijlage, en ook naderhand.

7.8.2 Bijlagen toevoegen

U voegt als volgt een bijlage toe:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht ().
Selecteer de juiste regel. Klik nu rechts in het scherm, in het deel Gerelateerde gegevens van de feitenblokken, op het blokje Aantal bijlagen. Het Bijlageoverzicht wordt geopend.
Klik vervolgens op de knop Nieuw, item Nieuw. U kunt nu de bijlage die u wilt toevoegen opzoeken op uw computer. Klik vervolgens op OK. U dient nu alleen nog een omschrijving in te geven, en - het veld leeg is - een bijlagesoort. Klik vervolgens op OK om uw bijlage toe te voegen.

Ook is het mogelijk om, samen met het afdrukken van een opdrachtbon van een onderhoudsverzoek, direct een aantal geselecteerde bijlagen mee af te drukken. Zodra er gekozen is voor het afdrukken van een opdrachtbon, wordt - nadat deze is afgedrukt - gecontroleerd of er bijlagen zijn bij het onderhoudsverzoek. Als dit inderdaad zo is wordt een venster getoond met de vraag of er gerelateerde bijlagen moeten worden afgedrukt. Kiest u voor de optie JA, dan volgt een overzicht van alle bijlagen. Selecteer daarin de bijlagen die u wenst af te drukken en kies OK. Het is alleen mogelijk om bijlagen van het type MS-Word, MS-Excel of Tekstbestanden op deze manier af te drukken. Als u andere bestandstypen wilt afdrukken dient u deze te openen met de betreffende applicatie en van daaruit af te drukken.

Eveneens is het mogelijk om met de e-mail van een opdrachtbon van een onderhoudsverzoek als bijlage een aantal geselecteerde bijlagen mee te zenden. Het maximaal aantal bijlagen dat kan worden meegezonden is negen. Zodra er gekozen is voor het e-mailen van een opdrachtbon wordt gecontroleerd of er bijlagen zijn. Als dit inderdaad zo is wordt een venster getoond met de vraag of er gerelateerde bijlagen moeten worden meegezonden. Kiest u voor de optie JA, dan volgt een overzicht van alle bijlagen. Selecteer daarin de bijlagen die u wenst toe te voegen en kies OK.

7.9 Onderhoudsverzoek (opdrachtbon) afdrukken

7.9.1 Instellen opdrachtbonnen

De mogelijkheid bestaat om verschillende soorten opdrachtbonnen te printen. Al naar gelang de taak of de uitvoerende kunt u van tevoren instellen in welk geval welke opdrachtbon moet worden geprint. Deze opdrachtbonnen moeten dus door uzelf worden gedefinieerd en worden vastgelegd; eventueel kan hiervoor de standaard Dynamics Empire-opdrachtbon als basis worden gebruikt.

Let op! Aan de verschillende opdrachtbonsoorten moet een report worden meegegeven, al is het maar een standaardreport. Anders zal het systeem in voorkomende gevallen met een foutmelding komen.

U stelt als volgt de verschillende opdrachtbonnen in:

Kies voor Lijstselectie - Dagelijks onderhoud ().
Stel de waarde van het veld Gebruik gelijk aan ‘Opdrachtbon’, waarna het scherm alle aanwezige opdrachtbonnen laat zien.
Is er voor de Opdrachtbon nog geen report ingesteld, dan gaat u op een nieuwe regel staan in het actiepaneel. Geef een Omschrijving op. Via de assistbutton in het veld Lijst-ID opent u een tussenscherm, waarbinnen u in de kolom Objectnaam zoekt naar Opdrachtbon DO. U kunt zoeken door op Selecteren vanuit volledige lijst te klikken en de zoekmogelijkheid te gebruiken. De standaard opdrachtbon heeft rapportnummer 11031250.
Klik op OK, waarna de input wordt opgeslagen. Dezelfde werkwijze volgt u voor bijvoorbeeld Opdrachtbon Eigen Dienst, Opdrachtbon VvE, Opdrachtbon VvE Eigen Dienst, Opdrachtbon preventief en Opdrachtbon preventief Eigen Dienst.
U kunt per soort gebruik verschillende reports vastleggen, in een bepaalde volgorde; daarvoor dient u uiteraard het veld Volgorde van de juiste nummering te voorzien.

Let op! Als u vergeet het volgordenummer op te hogen voor een nieuwe regel, dan zal Dynamics Empire een foutmelding geven; er zullen dan binnen hetzelfde ‘gebruik’ namelijk verschillende regels met hetzelfde volgordenummer bestaan en dat is niet toegestaan.
Als u, in een later stadium, vanaf de onderhoudsorder de opdrachtbon afdrukt of mailt, zal het systeem beoordelen wat voor een type onderhoudsorder het betreft. Hiervoor worden de kenmerken In VvE, Eigen Dienst en het veld Leveranciersnr. gebruikt:

- als alleen het veld is gevuld zal de Opdrachtbon worden afgedrukt;
- als alleen het veld Uitvoering door de waarde Eigen Dienst bevat zal de Opdrachtbon Eigen Dienst worden afgedrukt;
- als op het onderhoudsverzoek het veld In VvE staat aangevinkt (in het infopanel) en het is ingevuld, zal de Opdrachtbon VvE worden afgedrukt;
- als het kenmerk In VvE staat aangevinkt (in het infopanel) en het veld Uitvoering door de waarde Eigen Dienst bevat zal de Opdrachtbon VvE Eigen Dienst worden afgedrukt.

7.9.2 Een opdrachtbon afdrukken

U drukt als volgt een opdrachtbon af:

Kies voor Onderhoudsorders (). Zoek de juiste onderhoudsorder op en open deze door op Nr. te klikken.
Kies voor de knop Rapport – Afdrukken (of E-mailen). Als er geen lijstselectie is ingesteld zal het systeem hier een melding van geven.
Dynamics Empire laat een schermpje zien waarin u kunt opgeven hoeveel exemplaren moeten worden afgedrukt, waarna u kunt kiezen voor Afdrukken of Voorbeeld.
Op de regel wordt het aantal afgedrukte opdrachtbonnen bijgehouden in het veld Afgedrukt. De teller is niet van toepassing op het afdrukken van gekoppelde offertes of orders.
De status van de onderhoudstaak wordt gewijzigd in In behandeling.

7.9.3 Een opdrachtbon e-mailen

U kunt de opdrachtbon ook versturen per e-mail, door voor item E-mail te kiezen. Vervolgens wordt in het veld Betreft van de mail het onderstaande weergegeven.

Bij OGE order:
Onderhoudsverzoek: {Rep. Verzoeknummer}+{Straatnaam}+{Huisnummer + toevoeging}+{Woonplaats}

Bij Clusterorder:
Onderhoudsverzoek: {Rep. Verzoeknummer}+{Naam}+{Naam2}+{Plaats} van clusterkaart.

In de body komt de tekst:
“Geachte heer, mevrouw,
Hierbij geven wij u opdracht om bijgevoegd onderhoudsverzoek uit te voeren.
Met vriendelijke groet,
Medewerkersnaam
Bedrijfsnaam”

Klik op Verzenden om het e-mailbericht te versturen. Status van de regel zal nu Order zijn, en de Inkooporderstatus staat op Vrijgegeven. Op de regel wordt het aantal verstuurde e-mailberichten bijgehouden in het veld Verzonden per e-mail. Als er een vervolgopdracht wordt verstuurd zal dit veld leeg zijn.

Let op! Als Dynamics Empire aangeeft dat er geen E-mailadres t.b.v. orders bekend is van de leverancier (tabblad Communicatie), dan dient u dit op te geven op de contactkaart van die betreffende leverancier; dit wordt dan vervolgens automatisch bijgewerkt op de leverancierskaart.

Let op! Als niet eerder gebruik gemaakt is van de e-mailfunctionaliteit zullen eerst de juiste instellingen voor het kunnen e-mailen vanuit Dynamics Empire worden gedaan. Raadpleeg indien nodig onze afdeling Support over welke instellingen voor uw organisatie van toepassing zijn.

Let op! Als u in de inkoopwerkwijze op de leverancierskaart hebt aangegeven dat de uitvoermethode Afdrukken of E-mailen is, zal de bon bij het aanmaken van de onderhoudsorder automatisch worden afgedrukt of gemaild. U hoeft dan de opdrachtbon niet handmatig nogmaals af te drukken of te e-mailen, zoals hierboven beschreven.

7.10 Onderhoudsverzoek(taak) wijzigen, annuleren, afhandelen of verwijderen

7.10.1 Wijzigen/corrigeren

Als er gegevens op een onderhoudsverzoek(taak) foutief zijn ingevoerd kunnen deze eenvoudig worden gewijzigd.

U wijzigt als volgt een onderhoudsverzoek(taak):

Selecteer Onderhoudsverzoekoverzicht via de zoekfunctionaliteit .
Open het juiste onderhoudsverzoek; hierin muteert u eenvoudigweg de gewenste velden. De mogelijkheid tot het wijzigen van velden is echter wel afhankelijk van de status van de opdracht. Als een onderhoudstaakregel is gegund zal het systeem een melding geven als de gebruiker een aanpassing in de regel wil doorvoeren.

Het veld Aantal kan ook worden aangepast. In het veld Oorspronkelijk aantal is daarna altijd nog te zien wat de initiële waarde van het veld was.
De Inkoopwijze kunt u aanpassen (Nacalculatie, Vaste taakprijs, Afkoop of Offerte), en ook de eventuele Doorbelasting aan de huurder.
Afhankelijk van de inrichting ligt aan een taak een specifieke uitvoering ten grondslag, waarmee ook bijvoorbeeld een leverancier is bepaald. Deze kunt u echter handmatig wijzigen in de regel, mocht dat nodig zijn.
Indien gewenst kunt u ook regels toevoegen.
Sluit het venster.

Als binnen de gebruikersinstellingen voor een bepaalde gebruiker is aangegeven dat deze de permissie heeft om onderhoudsverzoeken opnieuw te openen (tabblad Overig), kan deze gebruiker de status van een onderhoudsverzoek(taak) nog beïnvloeden, waardoor een aantal velden weer muteerbaar zijn. Welke velden dit zijn is afhankelijk van het soort onderhoudsverzoek(taak) en of er offerte-, order-, factuur- of onderhoudsposten op zijn aangemaakt.

7.10.2 Status onderhoudstaak wijzigen

Als u de status van een onderhoudstaak wilt wijzigen gaat u naar het betreffende onderhoudsverzoek en selecteert u op tabblad Onderhoudstaken de gewenste regel(s). Vervolgens kiest u, bovenin het tabblad, voor Functies, Status wijzigen. Er wordt nu een venster geopend, waarin u een keuze kunt maken uit de voor deze taak beschikbare statussen. Het is afhankelijk van de positie van de taak binnen het onderhoudsproces, welke statussen beschikbaar zijn.

Als u kiest voor Afgehandeld wordt de status van de taak (taken) op Afgehandeld gezet. Kiest u voor Geannuleerd, dan wordt de status Geannuleerd; als alle regels deze status hebben gekregen wordt het onderhoudsverzoek ook op deze status Geannuleerd geplaatst.

7.10.3 Kostencode op onderhoudstaak wijzigen

Ook de kostencode die is opgegeven op de onderhoudstaak kan in sommige gevallen worden aangepast. Hierop zijn echter wel enkele verschillende scenario’s van toepassing:

Onderhoudstaak voor Eigen Dienst, nog geen onderhoudsposten aanwezig:
De kostencode kan op de onderhoudstaak worden gecorrigeerd. Als er regels in het onderhoudsdagboek aanwezig zijn, wordt de aanpassing hierop doorgevoerd.
Onderhoudstaak voor Eigen Dienst, onderhoudsposten aanwezig:
De kostencode kan niet op de onderhoudstaak worden aangepast.

De kostencode kan nu als volgt worden gecorrigeerd:

Ga naar Onderhoudsorder kostencode corrigeren ().
Als er onderhoudsposten voor het onderhoudsverzoek aanwezig zijn, is het afhankelijk van de gebruikersinstelling Corrigeren kostencodes op onderhoudsverzoeken met geboekte posten of de betreffende gebruiker de aanpassing mag doen.

De nieuwe kostencode moet worden opgegeven in het veld Kostencode wordt. Kies hiertoe voor Lijst bewerken, ga naar de juiste regel en vul het veld Kostencode wordt in met behulp van de lookup-button. Bij het corrigeren van de kostencode boekt het systeem de eerste onderhoudspost tegen met de foutieve kostencode, waardoor dit per saldo nul wordt. Vervolgens maakt het systeem een nieuwe boeking met de juiste kostencode. Er zijn dan dus twee oude posten met de foutieve kostencode en één nieuwe post met de juiste kostencode. De oude posten krijgen een kenmerk 'gecorrigeerd', waardoor u hierop geen correcties meer kunt uitvoeren. Dit voorkomt dat een eventuele correctie wordt uitgevoerd op basis van de oorspronkelijke (foutieve) kostencode.
Zodra er nog doorbelast moet worden vindt dit plaats op basis van de gewijzigde kostencode-instellingen. Het element of de omzetrekening wordt dus bepaald op basis van de nieuwe kostencode. Als de verhuur- of verkoopfactuur al is aangemaakt zal het element of de omzetrekening hierin worden aangepast. Zodra de factuur al geboekt is kan de kostencode niet meer gewijzigd worden.

Onderhoudsverzoek voor Eigen Dienst, onderhoudsposten aanwezig in afgesloten periode:
Als de oorspronkelijke boekingsdatum valt in een afgesloten periode is het niet mogelijk de kostencode te corrigeren onder dezelfde boekingsdatum. In dat geval dient er in het scherm Corrigeren kostencodes een nieuwe boekingsdatum te worden opgegeven in het veld Boekingsdatum wordt (op de zojuist beschreven wijze).

Onderhoudsverzoek voor Leverancier, inkoopofferte/order aanwezig:
Bij een onderhoudstaak die wordt uitbesteed aan een leverancier is het mogelijk de kostencode te wijzigen op de onderhoudstaak. Als er al een onderhoudsorder (met of zonder inkoopofferte) aanwezig is voor de leverancier wordt de correctie hierin doorgevoerd (ook in de offerte). De BTW-productboekingsgroep in de inkoop wordt, indien van toepassing, ook aangepast op basis van de gewijzigde kostencode. Informatie met betrekking tot het doorbelasten wordt niet aangepast. Deze blijft aanwezig als dit in eerste instantie het geval was. Wel wordt de opbrengstkoppeling of omzetrekening bepaald op basis van de nieuwe kostencode-instellingen.

Onderhoudstaak voor Leverancier, factuur gekoppeld:
Als in de onderhoudsfactuur de inkooporder is opgehaald kan de kostencode niet gewijzigd worden. De koppeling moet ongedaan worden gemaakt door de opgehaalde orderregels in de factuur te verwijderen. Op dat moment kan de kostencode op de onderhoudstaak worden aangepast.

Onderhoudstaak voor Leverancier, factuur geboekt:
Zodra de factuur is geboekt kan de kostencode van de onderhoudstaak niet meer worden gewijzigd; de factuur zal gecrediteerd moeten worden. Voor de juiste kostencode kan een vervolgopdracht aangemaakt worden waarop de inkoopfactuur geboekt wordt. De correctie kan ook uitgevoerd worden met een memoriaal. Deze correctie werkt echter niet door op de onderhoudstaak; het systeem doet op dat moment alleen een correctie op de kostencodeposten en grootboekposten.

7.10.4 Een onderhoudsverzoek (of inspectie) verwijderen

Een reeds opgevoerd onderhoudsverzoek kan worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer de gegevens fout zijn opgevoerd, of tijdens een opschoonactie.

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en selecteer de juiste regel.
Klik op Beheren – Verwijderen en beantwoord de vraag om een bevestiging met Ja. Het onderhoudsverzoek zal vervolgens worden verwijderd, maar het onderhoudsverzoeknummer blijft wel bezet.

7.11 Onderhoudsorder gereedmelden

Als het werk is uitgevoerd kan een onderhoudstaak ‘technisch gereed’ worden gemeld. Dit kan per order, maar kan ook voor een aantal orders tegelijk. Hierbij kan worden gefilterd op de leverancier.

U meldt als volgt een onderhoudsorder gereed:

Ga naar Onderhoudsorders () en open de onderhoudsorder die u gereed wilt melden door op Nr. te klikken.
Klik op Verwerken – Gereedmelden.
Dynamics Empire vraagt u nu om de datum en de tijd van het technisch-gereedmoment. Standaard staat hier de huidige datum/tijd ingevuld.
Klik op OK om de order gereed te melden.

Als u onderhoudsorders in bulk gereed wilt melden, volgt u de volgende stappen:

Ga naar Inkoopregels ().
Selecteer de regels die u gereed wilt melden.
Klik op de optie Orderregel(s) gereedmelden.
Controleer de gereedmeldingsdatum en –tijd, of pas deze aan naar de gewenste datum en tijd. Let op! Alle geselecteerde regels zullen gereed worden gemeld op de datum en tijd die u hier opgeeft.
Klik op OK om de orders gereed te melden.

Als u per ongeluk een order onterecht gereed hebt gemeld, kunt u het gereedmelden ongedaan maken door op het inkoopregeloverzicht de juiste regel te selecteren en te kiezen voor Gereedmelding ongedaan maken.

7.12 Opvoeren van kosten-/taakspecificatie

Onderhoudsorders kunnen pas aan een inkoopfactuur worden gekoppeld als aan twee voorwaarden is voldaan:

De order is gereed gemeld.
Er is een kosten-/taakspecificatie opgevoerd.

Het is mogelijk om in de inkoopwijze voor de leveranciers waarvoor de inkomende factuur handmatig wordt verwerkt (dus niet via leveranciersportaal en/of KOVRA), in te stellen dat de taak/kostenspecificatie ingevoerd kan worden via de factuur. Hiermee wordt de afzonderlijke handeling van het invoeren van een taak/kostenspecificatie via de onderhoudsorder voorkomen.

Voor meer informatie over facturen, zie hoofdstuk 13. Kosten-/taakspecificaties kunnen door de leverancier zelf in het leveranciersportaal worden opgevoerd (zie hiervoor de handleiding Leveranciersportaal). Als de leverancier niet werkt met het leveranciersportaal, of als het portaal niet beschikbaar is, dan kan ook een corporatiemedewerker de kosten-/taakspecificatie in Dynamics Empire opvoeren.

Er is sprake van een kostenspecificatie als de Inkoopwijze van de onderhoudsorder Nacalculatie is. Als de inkoopwijze staat ingesteld op Vaste Taakprijs, kunt u een taakspecificatie opvoeren.

U voert als volgt een kostenspecificatie in Dynamics Empire op:

Open de onderhoudsorder waar de kostenspecificatie voor is.
Klik op Verwerken – Kosten-/taakspecificatie.
Vul in het geopende venster Kostenspecificatie de door de leverancier opgegeven kosten in. Deze kunnen worden uitgesplitst naar arbeid, materiaal, voorrijkosten en diversen, met een BTW-percentage Hoog, Laag of Geen. De bijbehorende percentages kunt u instellen in de Inkoopinstellingen.

Het is ook mogelijk om direct het totaalbedrag per BTW-percentage in te geven (dus zonder een splitsing te maken in arbeid, materiaal, voorrijkosten en diversen). Vul hiertoe direct het veld Totaal in.

Met de checkbox BTW verlegd kan worden aangegeven of de BTW van de kostenspecificatie verlegd is of niet. De standaardinstelling van dit vinkje wordt gestuurd door de BTW-productboekingsgroep die gekoppeld is aan de in de order gebruikte kostencode. U kunt hiervan afwijken.
Als u heeft gekozen voor BTW verlegd, dan wordt geen bedrag getoond in het veld BTW. Bij BTW niet-verlegd wordt het BTW-bedrag hier wel getoond.
Als alle benodigde velden zijn ingevuld, dient de kostenspecificatie definitief te worden gemaakt. Klik hiervoor op Kostenspecificatie definitief maken.
Als op de leverancierskaart is ingesteld dat de leverancier werkt met het leveranciersportaal, wordt de volgende melding op het scherm getoond: ‘De leverancier is verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze actie. Wilt u de wijziging doorvoeren?’ Klik op Ja om de kostenspecificatie definitief te maken. Het vinkje wordt gezet en de invulvelden zijn uitgegrijsd. Indien gewenst kunt u de kostenspecificatie heropenen met de knop met dezelfde naam. U kunt dan nog wijzigingen aanbrengen. Let op! De onderhoudsorder kan pas worden gefactureerd als de kostenspecificatie definitief is.

Sluit tot slot het scherm.

U voert als volgt een taakspecificatie op in Dynamics Empire:

Open op bovenbeschreven manier de onderhoudsorder waarvoor u de taakspecificatie wilt aanmaken.
Klik op Verwerken – Kosten-/taakspecificatie.
Het venster Taakspecificatie wordt geopend. De taken waarvoor opdracht is gegeven, worden in dit scherm getoond. U kunt hier controleren of de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden overeenkomen met de taken waarvoor opdracht is gegeven.
Als er afwijkingen zijn tussen de daadwerkelijk uitgevoerde taken en de taken van de opdracht, dient u dat hier aan te geven. U kunt bijvoorbeeld de aantallen wijzigen (in plaats van 5 is er 7 m2 muur gestuukt), maar u kunt ook aangeven dat bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, en de taken die in plaats daarvan wél zijn uitgevoerd, kunt u hier opvoeren. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een bewoner heeft gebeld over een lekkende kraan, en dat u opdracht heeft gegeven deze te herstellen. De leverancier heeft echter geconstateerd dat de kraan niet meer te repareren was, en heeft in plaats daarvan de kraan vervangen. U kunt dan in het taakspecificatievenster aangeven dat de taak Kraan repareren niet is uitgevoerd door het aantal op 0 te zetten, en u kunt hier de taak Kraan vervangen als nieuwe taak opvoeren.
Met de checkbox BTW verlegd kan worden aangegeven of de BTW van de taakspecificatie verlegd is of niet. De standaardinstelling van dit vinkje wordt gestuurd door de BTW-productboekingsgroep die gekoppeld is aan de in de order gebruikte kostencode. U kunt hiervan afwijken.
Als alle benodigde velden zijn ingevuld, dient de kostenspecificatie definitief te worden gemaakt. Klik hiervoor op Kostenspecificatie definitief maken.
Als op de leverancierskaart is ingesteld, dat de leverancier werkt met het leveranciersportaal, dan wordt de volgende melding op het scherm getoond: ‘De leverancier is verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze actie. Wilt u de wijziging doorvoeren?’ Klik op Ja om de kostenspecificatie definitief te maken. Het vinkje wordt gezet en de invulvelden zijn uitgegrijsd. Indien gewenst kunt u de kostenspecificatie nu nog heropenen met de knop met dezelfde naam. U kunt dan nog wijzigingen aanbrengen.
Let op! De onderhoudsorder kan pas worden gefactureerd als de kostenspecificatie definitief is.
Sluit het scherm.
Als de medewerker die de taakspecificatie heeft gevuld, onvoldoende procuratie heeft voor het totaalbedrag van de taakspecificatie, wordt er een goedkeuringsaanvraag verzonden naar een volgende fiatteur (afhankelijk van de instellingen van documentgoedkeuring) als de order ook technisch gereed is gemeld. Als de specificatie is goedgekeurd, kan deze niet meer worden heropend.

7.13 Vervolgopdracht aanmaken

Vervolgopdrachten kunnen worden aangemaakt wanneer het werk niet naar wens is uitgevoerd of als er een uitbreiding van de werkzaamheden moet plaatsvinden.

U voert als volgt een vervolgopdracht op:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en open de juiste kaart.
Klik op Nieuw – Vervolgopdracht maken.
Dynamics Empire komt met een nieuwe onderhoudsverzoekkaart waarop een aantal gegevens, zoals naam en adres, van het oorspronkelijke verzoek worden meegenomen. De vervolgopdracht heeft hetzelfde onderhoudsverzoeknummer met als volgnummer 001. De afhandeling van de vervolgopdracht gebeurt op de gebruikelijke wijze.

Let op het verschil met een gekoppelde inspectie: het hokje achter Inspectieopdracht laten we ongemoeid.

7.14 Onderhoudsverzoek(taak) naar aanleiding van inspectiegegevens huuropzegging

Wanneer een eenheid is opgezegd, wordt de woning geïnspecteerd. Deze inspectie heeft de vorm van een onderhoudsverzoek van het type Inspectie (veld op tabblad Inspectie van de Onderhoudsverzoekkaart).

U raadpleegt als volgt de opzeggingskaart:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en open de juiste kaart.
Kies voor menu-item Huuropzegging. U krijgt hiermee de gehele huuropzeggingskaart met alle bijbehorende gegevens te zien met – waar van toepassing – betreffende onderhoudstaaknummers.
Op het onderhoudsverzoek is ook een sneltabblad Inspectie beschikbaar, waarop u meer informatie kunt vinden.
Sluit alle geopende vensters.

Zie voor aanmaken van een mutatieonderhoudsverzoek de handleiding Wonen Verhuur.

7.15 Doorbelasten

Het is mogelijk – zoals eerder aangegeven - om kosten door te belasten. Dit kan ten laste van de huurder/eigenaar of van derden. U kunt hierbij specificeren of doorbelasting plaatsvindt op basis van Nacalculatie of Vaste Taakprijs. Als gekozen wordt voor Nacalculatie als verkoopwijze, dan worden de daadwerkelijke kosten doorbelast. Als u kiest voor Vaste Taakprijs, dan kunt u een vaste prijs met de huurder afspreken. Het doorbelastingsbedrag is dan niet afhankelijk van de daadwerkelijke kosten.

Het doorbelasten kan op elk moment gebeuren; een en ander hoeft dus niet eerst gereedgemeld te zijn. Als een verkoopwijze Nacalculatie is opgegeven in plaats van het bedrag is het uiteraard pas mogelijk nadat de kosten gemaakt zijn. Het betreft in dat geval de gemaakte kosten.

Het doorbelasten kan plaatsvinden over één of meerdere onderhoudstaakregels. Doorbelasten kan op twee manieren: per onderhoudsverzoek of batchgewijs.

Let op! Als er tijdens de uitvoering afhaalartikelen worden verbruikt/gescand, dan zullen de onderhoudsorder en het onderhoudsverzoek niet automatisch gereed gemeld en doorbelast kunnen worden. De order wordt tegengehouden en niet definitief, waardoor het mogelijk wordt om te wachten op de ontvangst van de inkoopfactuur voor het afhaalartikel. Zodra de factuur is ontvangen en verwerkt (waarbij de factuurregels worden gerelateerd aan de betreffende onderhoudsorder) kan de order alsnog definitief gereed gemeld worden, waarna het verzoek verder afgehandeld kan worden, en de doorbelastingsfactuur kan worden opgesteld.

Let op! Het systeem kiest in principe als Factuurtype hetgeen is ingesteld in het veld Factuurtype handm. factuur, dat te vinden is op het tabblad Verhuur binnen de Empire-instellingen. De Transactiewijze handm. factuur die gebruikt wordt is daar ook ingesteld.

Op het tabblad Onderhoud in de Empire-instellingen kan in het veld Factuurtype doorbelasten het factuurtype gekozen worden voor de verhuurfacturen die aangemaakt zijn vanuit een doorbelasting onderhoud. Ook kan hier de Transactiewijze doorbelasten worden opgegeven voor deze doorbelastingen. De instelling geldt voor zowel huurders als klanten waarvoor een verhuur- of verkoopfactuur wordt aangemaakt. Op deze manier kan er binnen de instellingen een onderscheid worden gemaakt tussen handmatige facturen en facturen die zijn aangemaakt vanuit het onderhoud. Een controle hierop wordt uitgevoerd zodra de verhuurfactuurkop verlaten wordt door op de verhuurfactuurregels te klikken, of door naar een andere factuur te bladeren.

Het veld Factuuroptie (niet zichtbaar in het systeem, maar wel in de tabel aanwezig) wordt gevuld met Onderh. tlv klant (of Onderh. tlv derden als het een verkoopfactuur betreft voor een klant). Verhuurfactuurteksten kunnen op basis van dit gegeven ingesteld worden voor de gewenste afdruk van de factuur.

Als doorbelast wordt aan een huurder zal het systeem een Verhuurfactuur maken. In de verhuurfactuurregel is het element opgenomen dat als opbrengstkoppeling is ingesteld op de kostencode van de onderhoudstaakregel; de aan het element gekoppelde BTW-productboekingsgroep wordt overgenomen.

Bij het doorbelasten aan een klant (huurder zonder contract) wordt een verkoopfactuur aangemaakt. Hierbij wordt in de verkoopfactuurregel de grootboekrekening overgenomen die is ingesteld als omzetrekening, gekoppeld aan de kostencode via de productboekingsgroep. In dit geval wordt de BTW-productboekingsgroep overgenomen die is ingesteld op de betreffende grootboekrekening.

In het Reparatiesjabloon dat op tabblad Algemeen van het onderhoudsverzoek wordt gekozen, kan al een tekst zijn meegegeven voor een eventuele doorbelasting.

Via Reparatiesjabloonoverzicht – Reparatiesjabloonkaart – tabblad Taken – menu-item Taken – Aanvullende omschrijving doorbelasting kunt u teksten opnemen die worden meegenomen op de factuur.

U belast als volgt (deels) de kosten van een enkele onderhoudstaak door:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en open de juiste kaart.
Ga naar tab Onderhoudstaken, selecteer de juiste taak en klik op Onderhoudstaak – Kaart. Vul de velden Kostprijs (LV) en Aantal op tab Algemeen met het juiste bedrag/getal. Het product van deze twee is het door te belasten bedrag.
Selecteer de juiste onderhoudstaak of -taken en klik bovenin het tabblad op Taakfuncties - Doorbelasten.
Het scherm Doorbelasten wordt geopend, gefilterd op het betreffende onderhoudsverzoek.
Op tabblad Opties kunt u aangeven of een en ander alleen geldt voor een Eigen Dienst-taak. (Zie hiervoor ook paragraaf Onderhoudsverzoek Eigen Dienst doorbelasten.)
Klik uiteindelijk op OK. Als er met het doorbelasten iets fout gaat, geeft het systeem een melding hiervan, met opgaaf van reden.

Het is overigens mogelijk om velden met betrekking tot het doorbelasten op een later moment nog aan te passen op het onderhoudsverzoek; de wijziging wordt dan doorgevoerd in eventueel aangemaakte offertes of de order, ondanks het feit dat de inkooporder is aangemaakt. Uiteindelijk, als de order is opgehaald in een factuur, kan nog steeds op het onderhoudsverzoek de aanpassing worden gedaan; ook dan wordt dit nog doorgevoerd in de factuurregel. Zodra de verplichting van de factuur is geboekt kan dit niet meer. In dat geval moet, als een wijziging gewenst is, de verplichting eerst worden tegengeboekt, waarna de aanpassing kan worden gedaan op het onderhoudsverzoek.

Doorbelasting bij gebruik van een oorzaak in de vraagboom

In een dergelijk geval geldt het volgende:

Als in de reparatiesjabloonregel (zie hoofdstuk 9) een kostencode is ingevuld, zal deze worden overgenomen zolang er niet wordt doorbelast. Als er wel wordt doorbelast, dan wordt de kostencode van het onderhoudstype overgenomen.
Als een oorzaakcode wordt meegegeven en bij de oorzaak is een kostencode ingevuld, zal deze worden overgenomen. Als in dit geval bij de oorzaak 'Doorbelasten aan' leeg is, zal er niet worden doorbelast en zijn de kosten voor rekening van de corporatie.
Als een oorzaakcode wordt meegeven en bij de oorzaak zijn zowel de kostencode als 'Doorbelasten aan' leeg, wordt er eventueel doorbelast o.b.v. het gebruikte reparatiesjabloon.

Verschillende BTW-tarieven

Met betrekking tot het gebruik van verschillende BTW-tarieven bij doorbelasten aan de huurder gelden de volgende opmerkingen/velden:

Doorbelasting vanuit standaardtaken:

In de prijsdetailregel staat de kolom Btw-productboekingsgroep verkoop. Als deze is gevuld zal bij het aanmaken van een verhuurfactuur de prijsdetailregel(s) als factuurregel worden aangemaakt en wordt er rekening gehouden met de gekoppelde Btw-productboekingsgroep doorbelasten.

Doorbelasting met een vaste prijs:

Als achter de vaste prijs prijsdetailregels hangen, dan geldt ‘Doorbelasting vanuit standaardtaken’.

Doorbelasting op nacalculatie met als grondslag uren en materiaalverbruik Eigen Dienst:

Voor deze vorm bestaat het veld Btw-productboekingsgroep doorbelasten in de Resourcebekwaamheidscodes en op de kaart van het artikel, tabblad 'Facturering'.

De verkoopfactuur zal op basis van de projectposten regels aanmaken waarbij rekening wordt gehouden met de gekoppelde Btw-productboekingsgroep doorbelasten.

Doorbelastingen op nacalculatie met als grondslag een inkoopfactuur:

In de instelling Btw-productboekingsgroepen () staat de kolom Btw-productboekingsgroep doorbelasten. In dit veld kan worden opgegeven welke btw-boekingsgroep voor de verkoopfactuur van toepassing is.

Met het batchreport Wijzigen Btw-productboekingsgroep doorbelasten artikelen kan het veld Btw-productboekingsgroep doorbelasten op tabblad 'Facturering' van bestaande artikelen automatisch worden gevuld met het geldende btw-tarief.

7.16 Nacalculatie

Vanuit een onderhoudstaak is het mogelijk om een nacalculatiescherm te openen. Hierop is informatie terug te vinden over de gemaakte kosten en opbrengsten op het onderhoudsverzoek.

U bekijkt als volgt de nacalculatie van een onderhoudsverzoek:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en open de juiste kaart.
Klik op (Meer opties) – Gerelateerd – Onderhoudsverzoek – Statistiek, waarna het scherm Nacalculatie verschijnt.
Onder Volgnummer worden de gegevens getoond voor het onderhoudsverzoek van waaruit het scherm is geopend.
Onder Totaal hoofdnummer wordt de nacalculatie weergegeven voor het onderhoudsverzoek, inclusief alle vervolgopdrachten.
De kolom Totaal t.o.v. voorcalculatie -000 bon toont de bedragen die een optelsom zijn van het hoofdonderhoudsverzoeknummer en de vervolgopdrachten, met uitzondering van het veld Voorcalculatie en het veld Resultaat t.o.v. voorcalculatie. De voorcalculatie betreft het bedrag dat is ingesteld op het onderhoudsverzoek met volgnummer -000. Het resultaat t.o.v. de voorcalculatie is een berekening van de totaalkosten t.o.v. de voorcalculatie op de -000 bon.
Het is vanuit het scherm Nacalculatie mogelijk te navigeren door de volgnummers met behulp van Ctrl+PgDn.

In onderstaande tabel worden de verschillende velden toegelicht.

Veld	Omschrijving
Reparatie-verzoeknummer	In de kolom Volgnummer wordt het onderhoudsverzoeknummer getoond van waaruit de nacalculatie geopend is. In de kolom Totaal hoofdnummer wordt het hoofdnummer van het onderhoudsverzoek getoond. Het is mogelijk vanuit dit veld te navigeren naar het Onderhoudsverzoekenoverzicht met als filter het hoofdnummer.
Status	In de kolom Volgnummer wordt de status van het volgnummer getoond; in de kolom Totaal hoofdnummer wordt de laagste status van het onderhoudsverzoek getoond.
Aantal uur	Hier wordt een optelsom getoond van het aantal uur dat is geboekt op het volgnummer of hoofdnummer. Het is mogelijk op dit aantal te navigeren naar de onderhoudsposten met als filter de soort Resource. Het navigeren naar de onderhoudsposten is vanuit de meeste nacalculatievelden mogelijk.
Resources	Hier wordt een optelsom getoond van de Totale kostprijs op Resources binnen de onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Artikelen	Hier wordt een optelsom getoond van de Totale kostprijs op Artikelen binnen de onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Grootboek	Hier wordt een optelsom getoond van de Totale kostprijs op Grootboek binnen de onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Leveranciers	Hier wordt een optelsom getoond van de Totale kostprijs op Leveranciers binnen de Onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Totaal nacalculatie	Hier wordt een optelsom getoond van de Totale kostprijs op Leveranciers van alle onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Opbrengsten	Hier wordt een optelsom getoond van de opbrengsten binnen de onderhoudsposten op het onderhoudsverzoek.
Resultaat t.o.v. opbrengsten	Hier wordt het verschil getoond tussen het Totaal nacalculatie en de Opbrengsten (opbrengsten - totaal nacalculatie).
Voorcalculatie	Hier wordt het bedrag getoond dat is ingegeven in het veld Bedrag, dat op het onderhoudsverzoek naast het veld Kostencode wordt weergegeven. Onder Hoofdnummer wordt een optelsom getoond van de bedragen op de verschillende volgnummers voor het betreffende onderhoudsverzoek.
Resultaat t.o.v. voorcalculatie	Hier wordt het verschil getoond tussen het Totaal nacalculatie en de voorcalculatie (voorcalculatie - totaal nacalculatie).

8 Inspecties

Het moment waarop een inspectie moet worden uitgevoerd is afhankelijk van het heersende beleid, maar deze zal meestal plaatsvinden als een onderhoudsverzoek (onderhoudstaak) niet duidelijk is of als een onderhoudsopdracht veel werk bevat. Deze inspecties worden geregistreerd in het scherm Onderhoudsverzoeken. Een inspectie wordt vastgelegd als een afspraak voor een inspecteur. Om een inspectieafspraak vast te leggen klikt u op de onderhoudsverzoekkaart op (Meer opties) – Gerelateerd – Onderhoudsverzoek – Inspectieafspraken. In het scherm kunt u vervolgens de afspraak inplannen.

8.1 Inspectie opvoeren

Een inspectie kunt u opvoeren voor een eenheid of een collectief object. In de omschrijving kan worden aangegeven wat er geïnspecteerd moet worden. De opzichter krijgt de inspectieafspraak beschikbaar in de InspectieApp. In de app kunnen vervolgens bevindingen worden genoteerd en/of onderhoudstaken worden aangemaakt.

U voert als volgt een inspectie op:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht () en open het onderhoudsverzoek waarvoor u een inspectie wilt inplannen.
Op de onderhoudsverzoekkaart gaat u vervolgens naar (Meer opties) – Gerelateerd – Onderhoudsverzoek – Inspectieafspraken.
Vul datum, begin- en eindtijd en inspecteurcode in.
Wanneer gebruik wordt gemaakt van Outlookintegratie, kan de afspraak ingepland worden via Verwerken – Inspectieafspraak plannen. De afspraak is nu vastgelegd in het systeem.
Na synchronisatie is de inspectieafspraak beschikbaar in de InspectieApp.

Let op! Onder Teams () kunt u aanvinken wie mutatie- en/of overige inspecties mag uitvoeren. Dit bepaalt welke personen u als inspecteur kunt selecteren voor een inspectieafspraak.

Let op! Een vereiste is dat voor een inspectieteam de clusters worden gespecificeerd! Dit doet u via de gelijknamige knop.
Wilt u in de keuze van clusters geen beperkingen vastleggen, dan zult u dus álle clusters bij de betreffende teamcode moeten opgeven. Als het veel clusters betreft is de snelste manier om eerst alle clusters naar Excel te kopiëren (Ctrl+E vanuit het Clusteroverzicht) en dan de kolommen Nr. en Naam te kopiëren vanuit Excel en te plakken in het scherm Team Clusters.

8.2 Inspectie verwijderen, resetten of annuleren

U kunt, met behulp van knoppen, verschillende vervolgacties uitvoeren.

Verwijderen: Dit kan alleen bij handmatig toegevoegde inspecties, die niet door het systeem zijn gegenereerd op basis van de inrichting, en alleen als deze nog de status Nieuw hebben, en dus nog niet gesynchroniseerd zijn naar de InspectieApp. Een door het systeem, op basis van de inrichting aangemaakte inspectie kan dus alleen geannuleerd worden!
Resetten: Dit wordt gebruikt om een inspectieafspraak die in behandeling is te resetten. Deze functie kan gebruikt worden om de afspraak weg te halen bij de huidige inspecteur, bijv. in de situatie dat de tablet gestolen is, de tablet of InspectieApp niet meer werkt, de inspecteur ziek is, etc. Door deze actie zal de inspectie op/in de oorspronkelijke tablet/app worden verwijderd, en kan deze ingepland worden bij dezelfde of andere inspecteur (de status van de inspectieafspraak veranderd naar nieuw).
Annuleren: Hiermee annuleert u de inspectie. Deze mogelijkheid wordt gebruikt om een afspraak niet door te laten gaan. Dit kan vanuit de app en ook vanuit de backoffice plaats vinden.

Voor een inspectie in de status ‘In behandeling’ geldt dat deze altijd in overleg met de inspecteur moeten worden gereset of geannuleerd. Het kan namelijk zijn dat de inspecteur al bezig is, en door deze actie niet-gesynchroniseerde data in de app kwijtraakt.

8.3 Inspectieresultaten

Wanneer op de inspectie app taakregels zijn aangemaakt, verschijnen deze – na synchronisatie van de app - in Dynamics Empire als onderhoudstaakregels bij betreffend onderhoudsverzoek. Vanaf hier kunt u de oorspronkelijke taakregel en eventuele aanvullende taakregels regulier verwerken.

9 Reparatiesjablonen

Binnen het onderhoudsverzoekscherm kunt u gebruik maken van reparatiesjablonen. Als een melding regelmatig voorkomt kunt u de bijbehorende reparatiesjabloon selecteren, zodat niet alle velden afzonderlijk ingevuld hoeven te worden. Het is onder andere mogelijk een voorkeursleverancier op te geven bij een reparatiesjabloon.

9.1 Reparatiesjabloon opvoeren

Voordat u gebruik kunt maken van het reparatiesjabloon, zult u deze eerst moeten aanmaken/opvoeren. Op onderstaand beschreven manier kunt u ook een bestaand sjabloon wijzigen.

U voert als volgt een reparatiesjabloon op:

Ga naar het Reparatiesjabloonoverzicht via de zoekfunctionaliteit .
Klik op de knop Nieuw voor het opvoeren van een nieuw reparatiesjabloon. Allereerst dient in dit scherm een Code en Omschrijving te worden ingevuld.
Omschrijving Extern: U kunt hier een omschrijving opgeven die gebruikt wordt in uw communicatie met de klant, onder andere op het klantportaal.
Klik in het veld Urgentiecode op de lookup-button om een tijdseenheid te kiezen.
Verkoopwijze: Als er vanuit het reparatiesjabloon wordt doorbelast, bepaalt deze instelling de wijze waarop dat gebeurt. U kunt kiezen uit nacalculatie, vaste taakprijs of vaste reiskosten. Als u kiest voor Nacalculatie worden achteraf de daadwerkelijk gemaakte kosten volledig doorbelast. Kiest u voor Vaste taakprijs, dan wordt er een vast bedrag doorbelast. Dit bedrag voert u op in de verkoopprijzen van de standaardtaak. De optie Vaste reiskosten is beschikbaar in de drop-downlijst, maar heeft nu nog geen functie. In de toekomst kan deze optie gebruikt worden om ook voorrijkosten in rekening te kunnen brengen.
Inspectiesjabloon: Wanneer u dit vinkje aanzet wordt er standaard een inspectieafspraak gekoppeld aan het reparatiesjabloon. Wanneer een onderhoudsverzoek wordt ingediend via de vraagboom in Dynamics Empire of via het klantportaal wordt direct de optie geboden om een inspectieafspraak in te plannen. (Let wel: dit is alleen het geval als de exchange integratie aanstaat.)
Afspraak maken verplicht: Als u dit vinkje aanzet is het verplicht een afspraak met de bewoner te plannen. Zonder dit vinkje is dat niet noodzakelijk, bijvoorbeeld in geval van werkzaamheden in of aan een algemene ruimte of de buitenzijde van een woning.
Duur inspectie: Hier geeft u de standaardinspectieduur in. Deze wordt gebruikt bij het inplannen van de inspectieafspraak via het klantportaal.
Vul de verschillende velden op tabblad Taken. Klik in Standaardtaakcode op de lookup-button; selecteer een Standaardtaakcode. Overige gegevens worden aangevuld op basis van uw keuze.
Doorbelasten aan huurder en Kostencode zullen worden overgenomen naar de onderhoudstaakregel. Als een oorzaakcode wordt opgegeven, is deze leidend en zal de informatie met betrekking tot doorbelasten en de kostencode niet van de sjabloonregels worden overgenomen.
Aanvullende omschrijvingen bieden ruimte voor een extra omschrijving op de betreffende taak. Omschrijving doorbelasting kunt u gebruiken voor de omschrijving op de doorbelastingsfactuur.
Zodra het reparatiesjabloon compleet is, kan het scherm worden afgesloten.

Het is mogelijk om bij een onderhoudsverzoek voor de Eigen Dienst het reparatiesjabloon nog aan te passen als de onderhoudstaakregel al is afgerond vanuit Connect-IT ('Technisch gereed'). Voorwaarde is wel dat er nog geen verbruik is geboekt. Als wel verbruik is geboekt is het alleen toegestaan als met de actie de 'Kostencode' gelijk blijft en de 'Uitvoering door' gelijk blijft.

9.2 Goederen- en dienstenelementen koppelen

In het scherm Reparatiesjablonen is het mogelijk om goederen- en dienstenelementen te koppelen. Als een onderhoudsverzoek wordt ingevoerd met een reparatiesjabloon, voor een huurder waarbij de betreffende elementen niet in het huurcontract zijn opgenomen, wordt het onderhoudsverzoek automatisch doorbelast.

U koppelt als volgt goederen- en dienstenelementen:

Ga naar het Reparatiesjabloonoverzicht via de zoekfunctionaliteit .
Selecteer een reparatiesjabloon en open de Kaart.
Kies voor Gerelateerd– Reparatiesjabloon – Elementen. Vul vervolgens in het scherm Elementen per reparatiesjabloon de elementen in die aan deze reparatiesjabloon hangen.

9.3 Onderhoudsverzoek opvoeren met behulp van een reparatiesjabloon

Voor het opvoeren van een onderhoudsverzoek kan men gebruik maken van een reparatiesjabloon, zodat een aantal velden automatisch gevuld wordt.

U voert als volgt een onderhoudsverzoek op met behulp van een reparatiesjabloon:

Ga naar Onderhoudsverzoekoverzicht ().
Klik op Nieuw voor het opvoeren van een nieuw onderhoudsverzoek en druk op Enter; het systeem maakt een nieuw nummer aan.
Voor het opvoeren van een onderhoudsverzoek op een eenheid: klik op de lookup-button in het veld Eenheidnr. Selecteer de juiste eenheid en klik op OK. U keert terug op het onderhoudsverzoekenscherm, waar het systeem het bij de eenheid horende clusternummer en de naam van de huurder invult.
Voor het opvoeren van een onderhoudsverzoek op een cluster: klik op de lookup-button in het veld Clusternr. en selecteer het juiste cluster. Het is vervolgens mogelijk aan te geven wie de melding voor het cluster gedaan heeft, door in het veld Nr. melder op de lookup-button te klikken; de melder kan worden geselecteerd in het Contactoverzicht dat verschijnt.
Klik op de lookup-button in het veld Onderhoudstype en selecteer hier het juiste type.
Betreft het een melding op een eenheid die door een niet-huurder wordt gedaan, dan kan in het veld Nr. melder een andere naam worden geselecteerd, bijvoorbeeld die van de opzichter of de buurman; de naam in het onderhoudsverzoekscherm wordt dan gewijzigd.
Klik op menu-item Taken aanmaken o.b.v. sjabloon. Er opent een nieuw scherm met daarin een overzicht van alle beschikbare reparatiesjablonen. Nadat een reparatiesjabloon is geselecteerd klikt u op OK. Terug in het onderhoudsverzoekenscherm blijkt dat veel velden onder Onderhoudstaken nu zijn gevuld aan de hand van de reparatiesjabloon. De gegevens kunnen worden aangepast of verwijderd.

10 Controle van cartotheek

Voor elke eenheid is het mogelijk om specifieke gegevens vast te leggen met betrekking tot voorzieningen (in bijvoorbeeld keuken en badkamer), de verwarming, het warme water en dergelijke. Deze gegevens worden ingesteld in de zogenoemde cartotheek. De cartotheek kunt u voor raadplegen of invullen bereiken vanaf de Eenheidkaart via menu-item Cartotheek, of vanaf een onderhoudsverzoek via menu-item Cartotheek. Hierna heeft u vervolgens de keuze de Eenheid- of de Clustercartotheek te raadplegen en/of te wijzigen. Ook is er een feitenblok voorhanden, dat rechts in beeld de belangrijkste gegevens met betrekking tot de cartotheek laat zien.

Vanuit het scherm Cluster (Wonen) kan op een technisch cluster via genoemde weg hetzelfde worden bereikt. De cartotheek die wordt getoond betreft de items die zijn vastgelegd op de betreffende eenheid of, indien de cartotheek wordt geopend vanuit een cluster, de items die zijn vastgelegd op het cluster.

In de cartotheek kunnen elementen worden opgevoerd waar een controle door Dynamics Empire op plaatsvindt. Als men in de cartotheek bijvoorbeeld een CV-ketel opvoert is het mogelijk de plaatsingsdatum, de leverancier, de eigenaar, de ruimte waar de ketel hangt en de garantietermijn op te geven. Bovendien kan worden aangegeven bij welke klachtsoort of kostencode deze CV-ketel behoort. Dit gebeurt met de kolommen Controlesoort (bijvoorbeeld Klachtsoort) en Controle met (bijvoorbeeld Elektrische installaties). Of het systeem controleert op klachtsoort of kostencode is in de instellingen van Dagelijks onderhoud in te geven.

Een cartotheekregel is overigens uniek door de combinatie van soort, code en ruimte. Hierdoor is het mogelijk om een toiletpot vast te leggen in de badkamer (ruimte) en een toiletpot vast te leggen zonder ruimte-informatie op dezelfde eenheid. Wanneer nu een onderhoudsverzoek wordt opgevoerd voor een eenheid waarvoor de CV-ketel is opgenomen in de cartotheek, gaat het systeem een controle uitvoeren op plaatsingsdatum, invoerdatum onderhoudsverzoek, garantietermijn en klachtsoort of bouwelement. Indien de garantietermijn groter is dan het verschil tussen plaatsingsdatum en invoerdatum, en de klachtsoort ‘Elektrische installaties’ is geselecteerd, dan komt het systeem met een melding: “Er zijn garantiegevallen voor deze eenheid. Wilt u deze bekijken?” Als u op Ja klikt, komt u in de cartotheek en ziet u de aanwezige regel voor de CV-ketel.

Ook kan bij aanmaak van een onderhoudsverzoek worden gecontroleerd of in de cartotheek van de eenheid of het cluster een zelf-aangebrachte voorziening of voorziening in extern eigendom voorkomt. Deze controle wordt uitgevoerd als de klachtsoort of kostencode die is ingegeven bij het onderhoudsverzoek overeenkomt met een code die is ingegeven in een cartotheekelement. Als dit het geval is zult u bij het aanmaken van het onderhoudsverzoek gevraagd worden of de betreffende cartotheek getoond moet worden.
U hebt de keuze om op basis van een klachtsoort of kostencode te controleren tijdens de aanmaak van een onderhoudsverzoek. U dient in de Empire-instellingen op het tabblad Onderhoud in te geven naar welke van beide mogelijkheden uw keuze uitgaat. Als u voor een van deze gekozen hebt dient u in de regels van de cartotheek in het veld Cartotheek controlesoort een overeenkomstige keuze te maken. Daarna kunt u in het veld Controle met in de cartotheek aangeven op welke klachtsoort of kostencode moet worden gecontroleerd bij het aanmaken van een onderhoudsverzoek. Op het scherm Onderhoudsverzoeken is nu zichtbaar hoeveel elementen uit de cartotheek zelf-aangebrachte voorzieningen (cartotheekitems) zijn en hoeveel elementen extern eigendom zijn. Door op de tekst ZAV of Extern eigendom - die voorafgaat aan beide tellers - te klikken wordt direct de betreffende inhoud van de cartotheek getoond.

Zie ook het betreffende hoofdstuk in de handleidingen Projecten en Planmatig onderhoud en Wonen – Basis en Instellingen.

11 Eigen Dienst

Een onderhoudstaak kan worden uitgevoerd door derden of door de Eigen Dienst. Taken voor de Eigen Dienst worden voor een groot deel op dezelfde manier vastgelegd als taken voor leveranciers. Het grote verschil is dat men voor de Eigen Dienst kan plannen wanneer de opdracht zal worden uitgevoerd. Voor het plannen wordt gebruik gemaakt van Connect-It, de plansoftware van ViaData. Verder is het mogelijk vanuit de onderhoudsverzoekkaart en/of de onderhoudsorderkaart het verbruik van de Eigen Dienst te boeken, aangezien er voor de Eigen Dienst geen facturen worden aangemaakt.

11.1 Planning

11.1.1 Stamgegevens Planning

Taken voor de Eigen Dienst kunnen in het systeem worden ingepland. Hiertoe dient een aantal stamgegevens in Dynamics Empire en in Connect-It te zijn gevuld. In Dynamics Empire zijn dit: Plannerinstellingen, Resources, Resourcegroepen, Bekwaamheid, Plannertijdvakken en Vestigingen.

In de Plannerinstellingen () dient u een aantal zaken in te richten voor de koppeling met Connect-It. Zo stelt u hier in, in welk onderhoudsdagboek (en welke batch) de uren en materialen die in Connect-It worden opgevoerd, terug in Dynamics Empire komen. Hetzelfde geldt voor improductieve uren. U kunt ook aangeven op welke improductiviteitscode ongespecificeerde uren geboekt moeten worden.

Daarnaast is het mogelijk om aan te geven welke btw-productboekingsgroep toegepast moet worden op afhaalmateriaal. De ingestelde btw-productboekingsgroep wordt bij het ophalen van afhaalmaterialen in de inkoopfactuur gebruikt.

Bij de installatie van Connect-It krijgt u van de consultant het endpoint van de webservice door, samen met een authenticatietoken. Ook deze dient u in te vullen in de plannerinstellingen.

Resourcegroepen () zijn bedoeld om snel te kunnen zien wat voor type resource iemand is. Bovendien worden alleen die resources met Connect-It gesynchroniseerd, die gekoppeld zijn aan de resourcegroep die u heeft ingesteld bij de Resourcegroep Uitvoerend Persoon op de Plannerinstellingen.

Bij Resources () kunt u de vaklieden van de Eigen Dienst invoeren. Klik op de knop Nieuw en vul in ieder geval de volgende gegevens: Nummer, Naam, Soort, Basiseenheid, Directe kostprijs, Kostprijs en Eenheidsprijs. De BTW-productboekingsgroep stelt u in op GEEN, aangezien er geen BTW-posten aangemaakt moeten worden over de kosten die voor de vakman op onderhoudsorders zullen worden geboekt. Indien deze kosten moeten worden doorbelast, wordt er naar de klant wel BTW in rekening gebracht; zie het hoofdstuk Doorbelastingen over hoe u dit moet instellen.

Om de resource in Connect-It te kunnen gebruiken, dient u deze te koppelen aan de resourcegroep die u in de plannerinstellingen heeft ingesteld als Resourcegroep Uitvoerend Persoon.

Het is ook mogelijk om Connect-It in te zetten om externe leveranciers te plannen. Voorwaarde hierbij is wel dat de externe leverancier beschikbaarheid heeft vrijgemaakt voor de corporatie, waar deze vrij over mag beschikken. De leverancier dient te worden opgevoerd als resource; op de resourcekaart kan het leveranciersnummer worden gekoppeld. U kunt meer dan één resource aan hetzelfde leveranciersnummer koppelen. Als de planning van de leverancier in Connect-It definitief wordt gemaakt, kan in Dynamics Empire automatisch een inkooporderkop worden aangemaakt en de onderhoudsorder worden gegund aan de leverancier, zodat deze inclusief de planning zichtbaar is op het Leveranciersportaal.

U geeft in de Plannerinstellingen aan op tabblad Orders aanmaken in achtergrond dat orders via de taakwachtrij aangemaakt mogen worden, met taakwachtrijcategorie Connect-It.

U kunt vaklieden alleen inplannen als het systeem weet welke werkzaamheden deze personen kunnen en mogen uitvoeren. U kunt in Dynamics Empire hiervoor Bekwaamheden inrichten. Ga hiervoor naar Resourcebekwaamheidscodes (). Op deze pagina geeft u de binnen uw Eigen Dienst aanwezige bekwaamheden aan, plus het BTW-tarief dat gerekend moet worden als er kosten moeten worden doorbelast aan een huurder. U kunt zo onderscheid maken tussen klussen die tegen hoog en klussen die tegen laag tarief moeten worden afgerekend, en deze kunnen dan zelfs door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

Binnen Dynamics Empire en Connect-It wordt in principe gepland in tijdblokken. U kunt deze in Dynamics Empire inrichten bij Dagdeeloverzicht (). U bent vrij om zoveel tijdvakken in te richten als u zelf wilt, zolang deze elkaar niet overlappen. Let op! De tijdvakken dient u ook in Connect-It in te richten, deze worden niet automatisch gesynchroniseerd.

Als laatste dient u Vestigingen in te richten; dit zijn de bussen van de vaklieden en het centrale magazijn. U hebt vestigingen nodig om voorraad bij te kunnen houden en te kunnen inkopen (zie verderop) en in Connect-It verbruik te kunnen registreren. U kunt vestigingen inrichten via Vestigingen ().

Naast een hoofdmagazijn en de bussen van de vaklieden, kunt u (indien u volledig voorraadbeheer voert) ook een transfermagazijn inrichten; vink daarvoor het vakje Als in-transit gebruiken aan. Meer informatie hierover vindt u in de handleiding Voorraadbeheer.

Alle hierboven genoemde tabellen (plus een aantal meer, waaronder Clusters, Artikelen en Gebruikers) worden gesynchroniseerd met Connect-It met behulp van een code-unit: Connect-It Master Data Export. Deze wordt iedere nacht automatisch gedraaid, zodat eventuele instellingswijzigingen in Dynamics Empire uiterlijk de volgende dag in Connect-It beschikbaar zijn. Het is ook mogelijk om (indien u daarvoor geautoriseerd bent) de code-unit handmatig uit te voeren, zodat eventuele wijzigingen direct in Connect-It beschikbaar zijn. In Connect-It dient u nog wel een aantal aanvullende zaken in te richten om in Dynamics Empire planvoorstellen te kunnen opvragen; zo dient u o.a. aan te geven welke resource in welk werkgebied actief is, met welke bekwaamheid. Hiervoor kunt u de hulp van de dienstdoende consultant inroepen.

11.1.2 Planvoorstellen

Na het aanmaken van een onderhoudsorder voor de Eigen Dienst (of een planbare leverancier) kan in Dynamics Empire direct een planvoorstel vanuit Connect-It opgevraagd worden. Als u een onderhoudsverzoek aanmaakt via de vraagboom, en u heeft in de vraagboomregel het vinkje Afspraak maken verplicht aangevinkt, en de onderhoudsorder wordt uitgevoerd door de Eigen Dienst, dan krijgt u bij het voltooien van de vraagboom de vraag of u het verzoek in Connect-It wil plannen. Als u voor Ja kiest verschijnt een scherm waarin u voorkeuren voor het planvoorstel kunt aangeven. Dit scherm is ook beschikbaar vanaf de onderhoudsorder (klik op Planvoorstel Order(s)) en vanaf de onderhoudstaak. Op het nu geopende scherm kunt u de startdatum van het verzoek aanpassen (op verzoek van de huurder kan dit bijvoorbeeld wat verder in de toekomst liggen). Als de startdatum na de uiterste gereeddatum ligt, dient u een reden op te geven waarom dit zo is. De startdatum wordt automatisch gevuld met de datum van vandaag, opgehoogd met het aantal dagen dat is ingesteld in het veld Datumformule voorstellen op het Plannerinstellingenscherm. U kunt hier ook dagdelen aan- of uitvinken; vinkt u een dagdeel uit, dan zult u geen voorstellen voor dat dagdeel krijgen.

Als u op OK klikt, zal Dynamics Empire op basis van de voorkeuren, het werkgebied, de bekwaamheid en de in de taak vastgelegde benodigde uitvoeringstijd en het aantal benodigde resources een planvoorstel in Connect-It opvragen. Connect-It berekent op basis van o.a. de genoemde criteria scores bij een aantal planvoorstellen, en geeft die terug naar Dynamics Empire. Het planvoorstel met de hoogste score past het beste en staat bovenaan de lijst. Connect-It kijkt bij het berekenen van de score ook naar o.m. reistijd; meer informatie hierover staat in de handleiding van Connect-It. De berekende planvoorstellen en de scores worden getoond in het Voorsteloverzicht.
U kunt nu een planvoorstel kiezen. Voor een zo optimaal mogelijke planning kiest u het best het voorstel met de hoogste score. Klik op OK om het voorstel vast te leggen in Connect-It. De onderhoudsorder heeft nu de status Gepland, en op het tabblad Planning is de gekozen planning zichtbaar. Indien, om wat voor reden ook, het gekozen planvoorstel niet meer beschikbaar is in Connect-It, krijgt u hiervan een melding op uw scherm. U kunt dan opnieuw een planvoorstel opvragen en kiezen.

Het is ook mogelijk het plannen aan de planner over te laten. In dat geval klikt u op de onderhoudsorderkaart op Verwerken – Doorzetten order(s) (of vanaf de onderhoudstaak via Doorzetten order(s)). De onderhoudsorder wordt dan zonder planning doorgezet naar Connect-It, zodat hij daar ingepland kan worden. Als u bijlagen hebt gekoppeld aan het onderhoudsverzoek of de onderhoudsorder, dan worden deze bij zowel het opvragen van een planvoorstel als het zonder planning doorzetten van de order meegestuurd naar Connect-It.

Op de onderhoudsorder zijn nog drie Acties beschikbaar voor het plannen: Verwijder verzoek, Verwijder order en Verzend nieuwe bijlages. Als u voor Verwijder verzoek kiest, dan wordt het volledige onderhoudsverzoek, inclusief de bijbehorende orders en planningen uit Connect-It verwijderd. U dient hiervoor wel geautoriseerd te zijn. De optie Verwijder order verwijdert alleen de huidige onderhoudsorder inclusief planning uit Connect-It; het verzoek met eventueel andere gekoppelde orders en planningen blijft in Connect-It behouden. De optie Verzend nieuwe bijlagen ten slotte zorgt ervoor dat bijlagen die aan het onderhoudsverzoek of de onderhoudsorder zijn gekoppeld nádat de order al naar Connect-It was gestuurd, alsnog in Connect-It terechtkomen. (De acties met betrekking tot Connect-It zijn ook bereikbaar vanaf tabblad Onderhoudstaken via item Planner.)

U kunt de menu-items om het onderhoudsverzoek of de order te verwijderen uit Connect-It alleen gebruiken als de status van de onderhoudsorder Te Plannen of Gepland is. Als de status Definitief gepland is, kan de actie niet meer worden uitgevoerd vanuit Dynamics Empire, maar zal dit in Connect-It zelf moeten worden gedaan.

Hetzelfde geldt voor het herplannen van een geplande bon. U kunt ook bij een geplande bon opnieuw een planvoorstel opvragen, en de bon opnieuw inplannen op de gewijzigde datum en/of tijd. Ook dit is alleen mogelijk als de status van de bon Te Plannen of Gepland is.

11.1.3 Eigen Dienst als leverancier

Per standaardtaak en per werkgebied kan worden aangegeven welke leverancier bepaalde werkzaamheden kan uitvoeren (zie hoofdstuk 6). Werkzaamheden kunnen echter ook worden uitgevoerd door de Eigen Dienst. Om het werkgebied en de bekwaamheden van de Eigen Dienst in Dynamics Empire te kunnen vastleggen, dient de Eigen Dienst als leverancier opgenomen te worden in de Empire-instellingen ().

In de leverancierswerkgebiedtaaklijst wordt de Eigen Dienst met dit leveranciersnummer getoond. De Eigen Dienst krijgt hier ook standaard de hoogste prioriteit (met andere woorden: als een taak uitgevoerd kan worden door een leverancier of de Eigen Dienst, zal standaard de Eigen Dienst worden gekozen als voorkeursuitvoerende). Het is mogelijk om handmatig de prioriteit te veranderen.

In een nieuw aangemaakt onderhoudsverzoek zal nu standaard de leverancier met de hoogste prioriteit worden gevuld. Het is mogelijk deze te veranderen door op het drop-downmenu in het veld Leveranciersnummer te klikken. Het scherm Voorkeursleveranciers wordt geopend. Hier kunt u een andere leverancier kiezen.

Als nu wordt aangegeven dat deze leverancier (= de Eigen Dienst) de voorkeur heeft, zal na een klik op OK vervolgens in de taakregel het veld Uitvoering door op Eigen Dienst komen te staan. Andersom werkt dit ook: als wordt aangegeven dat een andere leverancier de voorkeur heeft, zal na een klik op OK vervolgens in de taakregel het veld Uitvoering door op Leverancier komen te staan.

11.2 Plannen zonder Connect-It

Plannen van een onderhoudsorder kan ook via de knop 'Plannen eigen dienst' als geen gebruik gemaakt wordt van Connect-It. De knop is standaard niet aanwezig in het menu; u dient deze dan zelf toe te voegen.

De afspraakgegevens worden overgenomen in de onderhoudsorder en deze krijgt de status 'gepland'. Hiervoor zijn de vakken Tijd van en Tijd tot opgenomen bij de voorkeurstijdvakken.

11.3 Afdruk opdracht en planning

De opdracht voor de Eigen Dienst kan afgedrukt worden vanuit de onderhoudsorder. Op het report is de vakman opgenomen, net als de in Connect-It geplande datum en tijd.

U drukt als volgt een opdrachtbon Eigen Dienst af vanuit de onderhoudsorder:

Ga naar de betreffende onderhoudsorder via Onderhoudsorders (), open de juiste onderhoudsorder en kies voor Rapport – Afdrukken.
In het scherm Opdrachtbon kan worden bepaald welke opdrachten afgedrukt moeten worden, zoals beschreven in paragraaf Een opdrachtbon afdrukken.

11.4 Materiaalverbruik

Als een onderhoudsorder door de Eigen Dienst wordt uitgevoerd is het mogelijke materiaalverbruik te registreren. Aangezien het op voorhand schatten van de benodigde materialen lastig is, zal dit in de meeste gevallen plaatsvinden wanneer het werk is uitgevoerd en de vakman het materiaalverbruik op de opdrachtbon heeft genoteerd. (Zie ook handleiding Connect-It.)

11.4.1 Materiaalverbruik vastleggen via Connect-It

De vakman kan in Connect-It op zijn werkbon het verbruikte materiaal vastleggen (zie voor meer informatie de handleiding Connect-It). Als de werkbon in Connect-It wordt geaccordeerd, zullen de verbruikte materialen automatisch naar Dynamics Empire worden teruggestuurd. Deze materialen zijn zichtbaar in het Onderhoudsdagboek.

11.4.2 Handmatig materiaalverbruik vastleggen

U legt als volgt materiaalverbruik vast op het onderhoudsverzoek:

Kies voor Onderhoudsverzoekoverzicht (), selecteer het onderhoudsverzoek en vervolgens de taak waarop het materiaal moet worden vastgelegd. Uiteraard dient het veld Uitvoering door op Eigen dienst te staan.
Klik bovenin het tabblad Onderhoudstaken op Onderhoudstaak – Onderhoudsdagboek. Vul hier de nodige regels met gegevens in, bijvoorbeeld een regel voor Soort = Resource (met resourcenummer) en een regel met Soort = Artikel (met artikelnummer). Vul onder andere het Aantal In geval van artikelen voert het systeem een controle uit naar de artikelen op voorraad, zodat er bepaald kan worden of er moet worden besteld.

Let op! Deze controle wordt alleen maar uitgevoerd als deze is ingesteld in de verkoopinstellingen.

Overigens bestaan er met betrekking tot de resource twee velden: Resourcenr. Verbruik en Nr. In laatstgenoemde vult u de betreffende resource in, waarna automatisch het eerstgenoemde veld met deze naam wordt gevuld; deze is echter wijzigbaar als blijkt dat een andere resource het verbruik op zijn naam heeft.
In het veld Boekingsdatum kan de datum van uitvoer worden opgegeven. Loop de overige velden door en kijk welke u nuttig acht, en vul deze in.
Het veld T.l.v. klant is aangevinkt als op de onderhoudstaakregel is aangegeven dat doorbelast moet worden aan de huurder of een andere klant. Hier kan dan rekening mee worden gehouden, vooraf aan het boeken van de dagboekregels.
De vulling van Kostprijs en Eenheidsprijs is afhankelijk van de instellingen op de Artikelkaart. De Eenheidsprijs is van belang bij het eventueel doorbelasten van de kosten aan een klant (huurder of anderszins). De bedragen kunnen in het Onderhoudsdagboek overschreven worden.
Kies nu voor Boeken; als alles goed gaat geeft Dynamics Empire de melding dat alle dagboekregels met succes zijn geboekt. Klik op OK om het onderhoudsdagboek te sluiten.
De nodige gegevens worden op de onderhoudsorder overgenomen van het onderhoudsdagboek.

Rechtsboven op de onderhoudsverzoekkop staan de totale kosten, opbrengsten en verplichting van de onderliggende onderhoudsorders vermeld.

11.4.3 Artikelbeschikbaarheidsafname onderhoudsdagboek

Als een onderhoudstaak door de Eigen Dienst uitgevoerd moet gaan worden kan ervoor gekozen worden om artikelen in het onderhoudsdagboek vast te leggen (zie ook paragraaf Uitgiftedagboek). Deze artikelen worden uitgegeven aan de vaklieden, vooraf aan het uitvoeren van de werkzaamheden. In een later stadium - na de uitvoer - worden de dagboekregels geboekt. Aangezien hier een periode tussen ligt, is het wenselijk dat de artikelbeschikbaarheid afneemt zodra het artikel is vastgelegd in het onderhoudsdagboek. Hierdoor kan bijvoorbeeld bij de functionaliteit binnen het inkoopvoorstel rekening worden gehouden met artikelen die zijn vastgelegd in het onderhoudsdagboek.

U ziet als volgt de artikelbeschikbaarheid terug op de artikelkaart:

Kies voor Onderhoudsdagboek () of benader deze vanaf de onderhoudsverzoekkaart (zie vorige paragraaf). Leg op een nieuwe regel het artikel en het aantal vast (Soort = Artikel).
Open de artikelkaart van het artikel dat is vastgelegd in het Onderhoudsdagboek. Dit kunt u doen door via de lookup-button in het veld Nr. naar het artikeloverzicht te gaan en daar te kiezen voor Weergeven.
In het veld Voorraad staat het aantal artikelen dat in voorraad is. In het veld Beschikbare voorraad staat het aantal artikelen in voorraad minus het aantal artikelen uit de onderhoudsdagboekregels. De systeemdatum wordt gebruikt voor de weergave op de artikelkaart. De boekingsdatum in de onderhoudsdagboekregel is van belang voor de waarde in het veld Beschikbare voorraad. Stel, de boekingsdatum ligt een dag in de toekomst, dan zou het artikel uit het onderhoudsdagboek niet meegerekend worden.
In het veld Beschikbare voorraad wordt ook eventueel meegerekend welke artikelen in verkoopregels staan. Hierbij speelt de verzenddatum van de verkoopregel een rol. Daarnaast wordt in het veld Beschikbare voorraad meegerekend welke artikelen er in inkoop zijn. In dit geval speelt de verwachte ontvangstdatum van de inkoopregel een rol.

In het veld Aantal in onderhoudsdagboek wordt het aantal in het onderhoudsdagboek ook weergegeven. Hierop kan via de lookup-button doorgeklikt worden voor een overzicht van de artikelen in het onderhoudsdagboek.

11.4.4 Uitgiftedagboek

Het is mogelijk gebruik te maken van een uitgiftedagboek. Hierin kunnen artikelen (eventueel met behulp van een barcodescanner) worden vastgelegd die vaklieden (of huurders) bij het magazijn afnemen voor een bepaald onderhoudsverzoek. Zodra de artikelen worden doorgevoerd worden deze gekopieerd naar het Onderhoudsdagboek. Daarbij wordt een document afgedrukt met de afgegeven artikelen per onderhoudsverzoek.
Voor gebruik dient u eerst een nieuw onderhoudsdagboeksjabloon in te stellen.

U stelt als volgt een nieuw onderhoudsdagboeksjabloon in:

Ga naar Projectdagboeksjablonen ().
Voer een nieuwe regel op (via de knop Nieuw), waarbij u als Naam van de dagboeksjabloon bijvoorbeeld UITGIFTE meegeeft.
In het veld Pagina ID kiest u via de lookup-button voor Object 11024133. (Als dit veld niet zichtbaar is kunt u het toevoegen na een klik op de rechter muisknop, optie ‘Kolommen kiezen’.)
Vul de overige velden naar keuze in, waarbij u tot slot in het veld Vestiging de vestiging kunt opgeven waarmee het dagboek standaard werkt.

Binnen het uitgiftedagboek kan er een controle ingesteld worden op het veld Aantal. De instelling hiervoor vindt u in de Empire-instellingen, tabblad Onderhoud, veld Controleaantal uitgiftedagboek. Als meer artikelen worden opgegeven in het uitgiftedagboek dan de ingestelde waarde geeft het systeem een controlemelding. De gebruiker kan deze bevestigen of annuleren, zodat het juiste aantal kan worden ingegeven.

Ten slotte moet ook ingesteld worden welk document het systeem afdrukt bij het doorvoeren van de uitgiftedagboekregels. Het report 11024204 Afgiftebon artikelen kan worden ingesteld vanuit Lijstselectie - Dagelijks onderhoud: Gebruik = ‘Afgiftebon artikelen’. Het Uitgiftedagboek is direct te benaderen via de zoekfunctionaliteit .

11.4.5 Toeslagen per resource

U legt als volgt toeslagen vast op de resource:

Ga naar Resources () en open de juiste kaart.

Op tabblad Facturering kunt u een Toeslag afval en een Toeslag klein materiaal

Deze bedragen worden weggeschreven naar twee aparte dekkingsrekeningen die ingesteld moeten zijn op de boekingsgroepinstellingen van de productboekingsgroep, die weer is ingesteld op de kostencode van het onderhoudsverzoek. Het betreft een Dekking afval-rekening en een Dekking klein materiaal-rekening. De tegenrekening is de inkooprekening binnen de boekingsgroepinstellingen.

Ga voor de Kostencode naar het gelijknamige veld op het onderhoudsverzoek, te vinden als een kolom in regelscherm op tabblad Onderhoudstaken; via de lookup-button in dat veld (klik op Selecteren vanuit volledige lijst) kunt u in het Kostencodeoverzicht op de juiste regel de Productboekingsgroep vinden. Via Boekingsgroepinstellingen kunt u op de juiste productboekingsgroepregel de Dekking afvalrekening en de Dekking klein materiaalrekening ingeven.

Toeslagen worden alleen weggeschreven binnen boekingen vanuit de module Dagelijks Onderhoud.

11.5 Controle en correctie geregistreerde uren (40-uurscontrole)

Controle van geregistreerde uren vindt in principe plaats in Connect-It. U kunt daar in het Overzicht Gewerkte Uren per resource de uren per periode controleren en eventueel corrigeren. Als alles klopt kunt u de uren transformeren met de knop; de uren (gewerkte en improductieve) worden dan doorgezet naar het onderhoudsdagboek in Dynamics Empire, waar ze kunnen worden geboekt.

Het is ook nog mogelijk om voor het boeken van de onderhoudsdagboekregels in Dynamics Empire correcties door te voeren in het onderhoudsdagboek. Zie hiervoor de paragraaf over het vastleggen van materiaalverbruik in het onderhoudsdagboek. In plaats van een artikel legt u echter een resource vast, met in het veld Aantal het aantal uren.

11.6 Controle en correctie geboekte uren

Het is zaak dat controlemomenten het liefst zo vroeg mogelijk in het proces plaatsvinden, om fouten te voorkomen. Stel echter dat na het boeken er toch fouten blijken te zijn gemaakt, dan kunnen deze foutieve boekingen op drie manieren worden hersteld, te weten:

via het onderhoudsdagboek;
via het correctiedagboek;
via een memoriaalboeking.

11.6.1 Correctie via onderhoudsdagboek

Als er fouten ontdekt zijn nadat de kosten zijn geboekt, dan kunt u dit corrigeren via het onderhoudsdagboek.

U corrigeert als volgt fouten via het onderhoudsdagboek:

Ga naar taak Onderhoudsdagboek (). Het scherm Onderhoudsdagboek wordt geopend, waarin alle verbruiksregels te zien zijn die nog geboekt moeten worden.
Klik in kolom Onderhoudsverzoeknr. op de onderste lege dagboekregel en vervolgens op de lookup-button om het onderhoudsverzoek op te zoeken waarop een correctie moet worden gedaan. (Klik in het tussenschermpje op Geavanceerd om meer informatie te kunnen raadplegen in het Onderhoudsverzoekenoverzicht.) Terug in het onderhoudsdagboek wordt er een dagboekregel aangemaakt met daarin het betreffende onderhoudsverzoeknummer.
Voer vervolgens een resource of artikel op de dagboekregel in en voer in het veld Aantal het te corrigeren aantal in, bijvoorbeeld -0,5 uur bij een half uur te veel geboekt.
Boek tot slot de betreffende dagboekregel. Het onderhoudsverzoek zal worden bijgewerkt met een extra negatieve onderhoudspost, waardoor het totaal aan kosten afneemt. Wanneer u op het onderhoudsverzoek kijkt naar de geboekte onderhoudsposten, dan ziet u de correctiepost terug die u zojuist heeft uitgevoerd.

11.6.2 Correctie via correctiedagboek

U corrigeert als volgt fouten via het correctiedagboek:

Voor een eventuele 2e 40-uurscontrole van geboekte uren kunt u het overzicht Onderhoudsposten resources raadplegen (). Dit overzichtsscherm is vergelijkbaar met het overzichtsscherm Uren Eigen Dienst, waarbij getoonde uren per resource per dag, week, maand, kwartaal en jaar kunnen worden bekeken. Hier gaat het echter om geboekte uren en niet om geregistreerde uren.
Vanuit het getoonde urentotaal kunt u doornavigeren naar de resourceposten waaruit het totaal is berekend. Klik hiervoor op één van de resource-uurvelden en klik vervolgens op de button die in dit veld verschijnt. Het scherm Onderhoudsposten wordt geopend. In dit overzichtsscherm kunt u vervolgens de posten selecteren die u wilt corrigeren.

Als u alle posten van één specifieke resource wilt controleren en/of corrigeren, dan selecteert u de juiste regel en kiest u voor de knop Posten.

Klik daarna in één van de schermen op Posten corrigeren. De geselecteerde posten worden vervolgens overgenomen naar het zogenoemde Correctiedagboek; het systeem geeft de melding dat correctieposten zijn aangemaakt.
Kies voor Correctiedagboek onderhoud (). Hierin zult u onder andere de posten die u heeft aangemerkt voor correctie terugvinden.
U kunt vervolgens in de kolom Aantal werkelijk het werkelijke aantal opgeven. Dit is het aantal dat eerder geboekt had moeten worden.
Via de knop Boeken kan de correctie geboekt worden, waardoor er een nieuwe onderhoudspost wordt aangemaakt.

Onderhoudsposten zijn vanuit verschillende schermen te bereiken. Zo kunt u de onderhoudsposten raadplegen vanuit een onderhoudsverzoek, waardoor alleen de posten zichtbaar zijn voor het betreffende onderhoudsverzoek. Ook is het mogelijk de onderhoudsposten te raadplegen vanuit het nacalculatiescherm.

11.7 Improductieve uren

Als een resource op basis van de gewerkte uren op de verschillende onderhoudstaken niet aan het volledig aantal te verantwoorden uren komt, kan het zijn dat hij of zij ook bezig is geweest met bijvoorbeeld het opruimen van de werkplaats of het magazijn, of dat hij verlof heeft opgenomen.

U registreert en boekt improductieve uren als volgt:

Allereerst dient u een aantal improductiviteitssoorten in te stellen. Ga hiervoor naar Improductiviteitssoorten (). Het gelijknamige scherm wordt geopend.
In deze tabel kunt u vervolgens een aantal improductiviteitssoorten instellen. Klik op Nieuw en vul allereerst een identificerende code in, met daarachter een betekenisvolle omschrijving.
In het veld Kostencode kiest u de kostencode waar de improductiviteit betrekking op heeft. De kostencode bepaalt in combinatie met de gekoppelde productboekingsgroep de financiële aansturing.
Normaliter zullen improductieve uren in Connect-It worden geregistreerd, en een maal per dag worden gesynchroniseerd met het Improductiviteitsdagboek in Dynamics Empire.
Het registreren van de improductieve uren is ook rechtstreeks mogelijk in het Improductiviteitsdagboek (). Hier kunt u de datum opgeven wanneer de resource bijvoorbeeld verlof had; vervolgens wordt de juiste kostencode erbij gezocht die staat voor deze improductiviteit. Nadat dit is ingegeven kan de juiste resource geselecteerd worden en het aantal uur ingevoerd worden.
Eenmaal vastgelegd zijn deze uren ook terug te zien in het scherm Uren Eigen Dienst ().

11.8 Overige kosten vastleggen op de onderhoudstaak

Naast de bestede uren en het materiaalverbruik kunnen ook overige kosten op de onderhoudstaak worden vastgelegd en geboekt (bijvoorbeeld kleinmateriaal, administratiekosten e.d.).

U legt als volgt overige kosten vast op de onderhoudstaak:

Ga naar Onderhoudsdagboek ().
Ga op een nieuwe regel staan en voer de nodige gegevens in, waaronder het Rep.-taaknr.
Kies in het veld Soort voor Grootboekrekening en selecteer in het veld met behulp van de lookup-button het juiste grootboekrekening-nummer. Het nummer dat hier getoond gaat worden is de kostenrekening die is gekoppeld aan de kostencode, vastgelegd op het onderhoudsverzoek.
In het veld Boekingsdatum kan de datum van uitvoer worden opgegeven.
Geef in het veld Aantal ‘1’ in en vul vervolgens het veld Kostprijs met het bedrag dat op het onderhoudsverzoek geboekt moet worden.
Geef in het veld Eenheidsprijs de verkoopprijs in; deze kan afwijken van de kostprijs. Indien in een later stadium de kosten voor 100% worden doorbelast zal deze eenheidsprijs gebruikt worden op de verhuur- of verkoopfactuur.

Ook voor kosten van de eigen dienst worden kostencodeposten aangemaakt. Dit betekent bijvoorbeeld dat ook deze kosten zouden kunnen worden opgenomen in de afrekening Servicekosten.

In de instellingen van de Kostencodes () dienen hiervoor de gebruikte kostencodes in het veld Kostencode de optie Service, Verbruik, Water of Individueel te hebben, aangezien alleen die kostencodes in de serviceafrekeningen worden verrekend.

Als de instelling Alleen kostencodeposten t.b.v. S&V is geselecteerd in de Empire-instellingen, dan zullen alleen kostencodeposten voor de eigen dienst worden aangemaakt als de kostencode van het type SV is.

11.9 Verbruiksregels opvoeren in het onderhoudsdagboek

In het onderhoudsdagboek kunnen verbruiksregels worden opgevoerd voor verschillende onderhoudstaken. De dagstaat van verschillende vakmensen kan op deze wijze in één scherm worden bijgewerkt of opgegeven. Daarnaast is het mogelijk de regels vanuit dit scherm te boeken.

U voert als volgt verbruiksregels op in de onderhoudstaak:

Ga naar Onderhoudsdagboek (). In het gelijknamige scherm zijn ongeboekte verbruiksregels zichtbaar voor alle onderhoudstaken.
Het is mogelijk de resourceregels aan te passen op basis van werkelijke uren door op een regel te gaan staan en in de kolom Aantal het juiste aantal in te geven.
In het onderhoudsdagboek kan een nieuwe regel worden ingevoegd door op een lege regel te klikken. Automatisch wordt het veld Rep.-taaknr. gevuld met het nummer van waaruit de nieuwe regel is opgevoerd. Ook wordt het onderhoudstaaknummer ingevuld, zodat er in een later stadium op genavigeerd kan worden. Als er in het onderhoudsdagboek geen regel voor de betreffende onderhoudstaak staat kan deze worden geselecteerd.
Selecteer in de nieuwe regel om welk type kosten het gaat: in de kolom Soort kan een selectie worden gemaakt uit Resource, Artikel of Grootboekrekening.
Selecteer, afhankelijk van de soort in het veld Nr., het juiste resourcenummer, het juiste artikel of de juiste kostenrekening.
Geef in het veld Aantal het juiste aantal op.
Afhankelijk van de instellingen op de betreffende resourcekaart of artikelkaart wordt automatisch het veld Kostprijs en Eenheidsprijs gevuld. De eenheidsprijs is van belang voor het doorbelasten. Als het om de soort Grootboekrekening gaat, zal handmatig een bedrag moeten worden ingegeven in die velden.
De resourceprijzen zijn te beïnvloeden door een bepaalde werksoort te selecteren in het veld Werksoort. Dit werkt alleen als op de resource kostprijzen en eenheidsprijzen zijn vastgelegd per werksoort.
Regels kunnen worden aangepast zolang deze niet zijn geboekt. Zodra een regel is geboekt zal deze niet meer zichtbaar zijn in het onderhoudsdagboek.
Een vinkje in het veld Afhandelen Rep.-taak zorgt ervoor dat de betreffende onderhoudstaak wordt afgehandeld. Tevens wordt, indien de taak moet worden doorbelast, een verhuur- of verkoopfactuur aangemaakt.

11.10 Verbruik boeken

11.10.1 Instelling m.b.t. boeken verbruik

Zodra de onderhoudsdagboekregels worden geboekt, krijgt de onderhoudsorder automatisch de juiste status mee. Als de bon in Connect-It is afgerond, maar er nog openstaande posten (planningen, uren of materialen) in Connect-It staan, krijgt de onderhoudsorder de status Technisch Gereed. Als er geen openstaande posten meer in Connect-It staan, krijgt de onderhoudsorder de status Afgehandeld.

11.10.2 Boeken van het verbruik

Wanneer het werk is uitgevoerd zal de werkbon (met verbruikte artikelen) in Connect-It worden geaccordeerd, en de gewerkte uren worden getransformeerd, waarna alles naar Dynamics Empire wordt gesynchroniseerd. In Dynamics Empire worden de dagboekregels vervolgens automatisch geboekt.

Op de resourcekaart (Resources ) kunt u bij een resource een dimensie instellen (tabblad Facturering); dit kan ook bij een cluster.

Bij het boeken van de uren, zal de ingestelde dimensie worden meegegeven aan de boeking. Deze dimensies kunt u bekijken door in het scherm Projectposten te kiezen voor Dimensies.

11.11 Onderhoudsorders ED doorbelasten

Onderhoudsorders kunnen worden doorbelast aan een klant (huurder of anderszins). Is dit de bedoeling, dan zal de doorbelastingfactuur worden aangemaakt zodra de factuur van de leverancier wordt geboekt. Bij een onderhoudstaak voor de Eigen Dienst kan worden doorbelast zodra er kosten op de onderhoudstaak geboekt zijn en deze technisch gereed is gemeld.

U belast als volgt de onderhoudstaak Eigen Dienst door:

Ga naar Onderhoudsverzoeken en selecteer de door te belasten onderhoudstaak.
De betalende wordt op het onderhoudsverzoek aangegeven in het veld Doorbelasten aan. Als u Huurder invult, zal het systeem de achterliggende velden automatisch vullen. In het geval van Andere klant moet in het veld Doorbelasten aan klantnr. worden aangegeven welke dit betreft. U kunt hiertoe gebruik maken van de link naar het klantenoverzicht, met behulp van de lookup-button.
Kies in de taakregel in het veld Verkoopwijze of u de doorbelasting wilt doen op basis van nacalculatie, vaste taakprijs of met vaste reiskosten (voorrijkosten). De laatste optie is overigens wel al opgenomen in de drop-downlijst, maar werkt nu nog niet. Wij adviseren u dan ook om alleen de opties nacalculatie of vaste taakprijs te kiezen.

Een doorbelasting kan ook automatisch plaatsvinden vanuit de intake met de vraagboom. In dat geval moet de medewerker specifiek een kostenakkoord aan de huurder vragen en het vinkje Huurder is akkoord met de kosten Bij het achteraf opvoeren van een doorbelasting hoeft dit niet.
Klik op Doorbelasten.
Het systeem komt met de melding dat de verkoop- of verhuurfactuur is aangemaakt. Deze is dan ook al automatisch geboekt en opgenomen als post in de rekening-courant van de klant.
Zodra de factuur is geboekt worden de opbrengsten zichtbaar op het onderhoudsverzoek. Vanuit de velden Geboekte kosten en Opbrengsten zijn via de link de verschillende onderhoudsposten te raadplegen.
Het raadplegen van de onderhoudsposten is ook mogelijk via de onderhoudsorder. Klik op de knop Posten.
Kijk voor Projectwerkzaamheden Eigen Dienst bij het gelijknamige hoofdstuk in handleiding Projecten en Planmatig onderhoud.

12 Inkooporders

Vanuit de onderhoudsverzoekkaart wordt naast een onderhoudsorder ook automatisch een Inkooporderkop aangemaakt, als sprake is van gunning van de onderhoudsorder aan een leverancier. Bij het gereed melden van de onderhoudsorder wordt de kostenspecificatie (bij een order op basis van nacalculatie) of de taakspecificatie (bij een order op basis van vaste taakprijzen) als inkooporderregels opgevoerd bij de al aangemaakte inkooporderkop. De zo ontstane inkooporder wordt gebruikt om de factuur te kunnen matchen en boeken.

12.1 Order raadplegen

Een vanuit het onderhoudsverzoek aangemaakte onderhoudsorder kan worden bekeken vanuit het onderhoudsverzoekscherm. De achterliggende inkooporderkop is niet zichtbaar totdat de inkoopregels door het systeem zijn toegevoegd.

U raadpleegt als volgt een order vanuit de onderhoudsverzoekkaart:

Ga naar het Onderhoudsverzoekoverzicht (), zoek het juiste onderhoudsverzoek en vervolgens de juiste taakregel op.
Kies bovenin het tabblad Onderhoudstaken voor Onderhoudsorder weergeven.
Het systeem toont de order in het scherm Onderhoudsorder.
Via Afdrukken – Afdrukken / E-mailen kunt u de order printen of versturen per e-mail.

12.2 Archiveren orders

Geweigerde order
Vanuit de lijst Inkoopregels () kan een geweigerde order worden gearchiveerd, via menu-item Archiveren geweigerde/geannuleerde order. De order krijgt daarmee de status Afgehandeld en wordt gearchiveerd.

Handmatig archiveren
Het kan voorkomen dat een inkooporder de status 'Afgehandeld' heeft, terwijl er uit het feitenblok blijkt dat er nog openstaande inkoopregels aanwezig zijn. Dit kan gebeuren als een inkooporder met bijvoorbeeld 4 termijnen is aangemaakt, waarbij 3 termijnen worden opgehaald in een factuur en afgehandeld. Hierbij blijft er nog één openstaande inkoopregel bestaan. Als u de inkooporder wijzigt en de 4e termijn verwijdert, wordt de inkooporder niet in zijn geheel meer gearchiveerd door het systeem. Dit dient u dan handmatig te doen, via Acties - Functies - Archiveren inkooporder in het menu op de orderkaart.

12.3 Rapport Inkooporder

Er bestaat een rapport voor inkooporders van dagelijks onderhoud. Omdat de inkooporderregels pas gevuld worden als de kosten definitief zijn worden - in het geval daar nog geen sprake van is - de inkooporderregels gebaseerd op de onderhoudstaken. Anders worden, net als bij andere inkooporders, gewoon de inkooporderregels getoond.

Het rapport vindt u via Inkooporders (Dagelijks onderhoud) () vanaf een specifieke order via Inkooporder afdrukken.

13 Inkomende facturen (verplichtingenadministratie)

Met behulp van de Verplichtingenadministratie van Dynamics Empire vindt de financiële boekingsgang plaats door middel van facturen. Via onderhoudsorders wordt het werk gegund, waarna bij inkomende facturen de gegevens van de inkooporders (die bestaan uit de bij gunning aangemaakte inkoopkop, plus de vanuit de taak-/kostenspecificatie aangemaakte inkoopregels) kunnen worden opgehaald en de facturen kunnen worden geboekt.

De inkooporders zelf worden in beide scenario’s niet geboekt.

De orders worden bijgewerkt met de factuurdatum en het uiteindelijke factuurbedrag.

Op de onderhoudsverzoekkaart zijn velden opgenomen waarin wordt weergegeven wat de kosten zijn op het onderhoudsverzoek. Vanuit deze velden (Totale kosten, Totaal opbrengsten, en ook Verplichting(LV)) kunnen de onderhoudsposten worden geraadpleegd. Ook kunnen de eventuele opbrengsten (denk aan een factuur met doorbelasting) worden benaderd vanuit het onderhoudsverzoek.

Wanneer een factuur wordt doorgeboekt wordt de oorspronkelijke order gearchiveerd. Deze gearchiveerde order is te raadplegen vanuit het afgehandelde onderhoudsverzoek.

13.1 Opslag

Het is mogelijk om extra opslag te boeken op kosten voor facturen voor dagelijks onderhoud. Bij het boeken van facturen die gerelateerd zijn aan een onderhoudsverzoek zal, indien ingesteld, een extra opslag op de kosten worden geboekt die zal worden tegengeboekt op een in te geven dekkingsrekening. De opslag wordt niet als een aparte regel geboekt, maar opgeteld bij de kosten op de kostenrekening. De opslag is in te geven via een opslagcode in de inkoopfactuurregel.

U stelt als volgt opslagcodes in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Opslagen.
Klik op Nieuw en geef een code, percentage en (via de lookup-button) een dekkingsrekening op.
Ga nu naar de Gebruikersinstellingen () en geef op tabblad Overig op de kaart bij de juiste gebruiker(s) aan dat hij of zij opslagcodes mag invoeren en/of wijzigen (Opslagcode toegestaan).
Bij een leverancier kan een standaard opslagcode worden opgegeven en kan worden ingesteld dat opslag verplicht is. Hiertoe zijn twee velden beschikbaar op de leverancierskaart, op het tabblad Facturering.

Het aanvinkveld Opslag zorgt ervoor dat, indien aangevinkt, bij het boeken van de factuur wordt gecontroleerd of er daadwerkelijk een opslagcode is ingevuld. In veld Opslagcode kan optioneel een voorkeursopslag voor de betreffende leverancier worden ingegeven.

Bij het opvoeren van een factuurregel voor een leverancier waar een standaard opslagcode is vastgelegd zal, indien het onderhoudsverzoeknummer bekend is in de regel, de opslagcode van de leveranciers worden overgenomen in de factuurregel. Per factuurregel kan de opslagcode nog worden aangepast.

13.2 Ophalen van orders met kostenspecificatie, opgevoerd bij de onderhoudsorder

Orders uit de module Dagelijks onderhoud kunnen worden opgehaald, zodat de daaraan verbonden leveranciersfactuur geboekt kan worden en er een verplichting wordt aangegaan.

Orders kunnen pas worden opgehaald als ze de status Technisch Gereed hebben én er een definitieve kosten-/taakspecificatie is.

Let wel: van dit laatste kan worden afgeweken door in de juiste kolom in de Inkoopwerkwijze ( Inkoopwerkwijzeoverzicht) een vinkje te zetten in de kolom Conceptfactuurregels invoeren via factuur.

Hiermee is het mogelijk dat ook orders zonder kostenspecificatie opgehaald kunnen worden.

U haalt als volgt een order op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopfacturen.
Klik op Nieuw en druk vervolgens op Enter voor het opvoeren van een nieuwe factuur.
Selecteer in het veld Orderleveranciersnr. de leverancier waarvan een factuur is binnengekomen en druk op Tab om de gerelateerde velden automatisch te laten vullen.
In het veld Factuurnr. leverancier geeft u het factuurnummer op.
In het veld Factuurbedrag vult u het totaalbedrag van de leveranciersfactuur in.
Ga naar Orderregels ophalen; het gelijknamige venster verschijnt.

Bij het ophalen van de orderregel(s) in een factuur controleert het systeem de instelling Gereedmelden inkoopregels. Als deze instelling is aangevinkt moet de orderregel de status Gereed hebben voordat deze kan worden opgehaald in een factuur. Als deze instelling niet is aangevinkt, moet de order de status Technisch Gereed hebben en moet er een definitieve kosten-/taakspecificatie aanwezig zijn.

Selecteer de orderregel die betrekking heeft op de factuur; de kolom Onderhoudstaaknr. laat het onderhoudstaaknummer zien dat overeenkomt met het nummer op de opdrachtbon naar de aannemer. Klik vervolgens op OK. Zijn het meerdere regels, dan kunt u die selecteren met behulp van de Ctrl- of Shift-toets.
De order(s) is (zijn) nu toegevoegd aan de factuur; op tabblad Regels kunt u de regels nog muteren. Zo kan bijvoorbeeld het veld Directe kostprijs Excl. BTW per regel worden aangepast of worden ingevoerd, indien dit nog niet in de order was gebeurd.
Op de factuur zijn de fiatteurs ingesteld die ook op het onderhoudsverzoek en de order waren opgegeven. Dit is te controleren via de optie Goedkeuring aanvragen – Goedkeuringen in het menu. In het scherm Goedkeuringsposten is het mogelijk fiatteurs toe te voegen of te verwijderen. Er moet minimaal één fiatteur op de factuur aanwezig zijn voordat men kan boeken. Wanneer er twee fiatteurs aanwezig zijn kan de volgorde van fiattering worden aangegeven. Dit betekent dat fiatteur 2 pas de factuur in zijn fiatteringsoverzicht te zien krijgt wanneer fiatteur met volgorde 1 de factuur heeft gefiatteerd. Zie verder handleiding Documentgoedkeuring.

13.3 Ophalen van orders zonder kostenspecificatie

Orders die Technisch gereed zijn en geen kostenspecificatie hebben, kunnen worden opgehaald. Via het popup-scherm kunnen de kosten worden ingevoerd via de nacalculatie of vastetaakprijsvariant. Na het sluiten van de popup zijn de factuurregels automatisch aangemaakt.

Orders uit de module Dagelijks onderhoud kunnen worden opgehaald, zodat de daaraan verbonden leveranciersfactuur geboekt kan worden en er een verplichting wordt aangegaan.

U haalt als volgt een order op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopfacturen.
Klik op Nieuw en druk vervolgens op Enter voor het opvoeren van een nieuwe factuur.
Selecteer in het veld Orderleveranciersnr. de leverancier waarvan een factuur is binnengekomen en druk op Tab om de gerelateerde velden automatisch te laten vullen.
In het veld Factuurnr. leverancier geeft u het factuurnummer op.
In het veld Factuurbedrag vult u het totaalbedrag van de leveranciersfactuur in.
Kies in het menu voor Onderhoudsorders zonder kostenspec. ophalen; het gelijknamige venster verschijnt.
Selecteer de gewenste order uit de lijst en voer de kosten in (zie hiervoor paragraaf 7.12).
Na het sluiten van het scherm in de vorige stap is de order direct toegevoegd als factuurregel(s) op de factuur. Het is mogelijk dat op de order ook documentgoedkeuring is ingesteld, en dat deze eerst moet worden uitgevoerd voordat de order als factuurregel(s) op de factuur toegevoegd kan worden
Op de factuur zijn de fiatteurs ingesteld die ook op het onderhoudsverzoek en de order waren opgegeven. Dit is te controleren via de optie Goedkeuring aanvragen – Goedkeuringen in het menu. In het scherm Goedkeuringsposten is het mogelijk fiatteurs toe te voegen of te verwijderen. Er moet minimaal één fiatteur op de factuur aanwezig zijn voordat men kan boeken. Wanneer er twee fiatteurs aanwezig zijn kan de volgorde van fiattering worden aangegeven. Dit betekent dat fiatteur 2 pas de factuur in zijn fiatteringsoverzicht te zien krijgt wanneer fiatteur met volgorde 1 de factuur heeft gefiatteerd. Zie verder handleiding Documentgoedkeuring.

13.4 Extra regel in verband met BTW

In verband met BTW-afhandeling kan een onderhoudstaak dubbel worden opgenomen in een factuur. Als in de taakdetails of in de kostenspecificatie onderscheid gemaakt wordt tussen verschillende BTW-percentages, zal Dynamics Empire automatisch aparte inkooporderregels aanmaken voor ieder BTW-percentage. Als op de factuur een andere BTW-splitsing staat dan in de kostenspecificatie/taakdetails, kan de factuur niet in behandeling worden genomen.

13.5 Verplichting boeken en terugboeken

Met betrekking tot verplichting zijn veel verschillende instellingen te doen binnen Dynamics Empire. Afhankelijk daarvan kunt u helemaal geen gebruik maken van verplichting, u kunt de verplichting boeken zonder eerst orderregels op te halen, of u kunt de verplichting boeken nadat u orderregels hebt gekoppeld. We gaan hier even uit van de laatstgenoemde mogelijkheid.

Nadat de order is opgehaald dient de verplichting te worden geboekt. Het is raadzaam een controlelijst af te drukken voordat u de factuur boekt. Dit doet u door in het scherm Inkoopfactuur te kiezen voor Afdrukken – Controlelijst.

Met behulp van de verplichtingenadministratie van het systeem wordt met deze functie de verplichting geboekt. Een leverancierspost wordt aangemaakt en een inkoop-tussenrekening wordt gedebiteerd. De leverancier kan echter pas worden betaald nadat de fiatteurs hiervoor hebben gefiatteerd.

U boekt als volgt de verplichting:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopfacturen en zoek de juiste factuur op.
Klik op Batchboeken (verplichting).
Als alle verplichte velden juist zijn ingevuld, blijven eventuele (fout)meldingen van Dynamics Empire achterwege en meldt het systeem dat de boeking succesvol is verlopen.

U boekt als volgt de verplichting terug:

Na het boeken kunt u kiezen voor de optie Terugboeken verplichting.
De volledige verplichtingboeking is teruggedraaid, zodat u nu de nodige gegevens kunt wijzigen.
Kies uiteindelijk wederom voor Batchboeken (verplichting).

Let op! In het scherm Onderhoudsverzoekkaart laat het veld Verplichting (LV) het totaalbedrag van alle inkoopfactuurregels zien waarvan de verplichting is geboekt. Zodra de facturen definitief geboekt zijn valt de waarde van het veld terug naar 0.

13.6 Fiatteren (goedkeuren)

Nadat de verplichting van een inkomende factuur is geboekt dienen de fiatteurs te fiatteren voor betaling.

Als voor orders geen fiattering noodzakelijk is, kunnen de orders worden afgedrukt zodra de planningsboodschap wordt uitgevoerd. Dit is in te stellen binnen Inkoopvoorstellen () en vervolgens via Planningsboodschap uitvoeren. Zorg ervoor dat het veld Orders afdrukken is aangevinkt en klik vervolgens op OK. Zodra de orders vanuit deze functie worden afgedrukt komt de status hiervan op Vrijgegeven en zal de Planningsflexibiliteit op Geen komen te staan.

Aanvragen ter goedkeuring

In het scherm Aanvragen ter goedkeuring () worden alle documenten getoond die moeten worden beoordeeld. Het is mogelijk om fiatteurs via autorisatie-instellingen de rechten te ontnemen om bijvoorbeeld in de facturentabel te komen. Facturen die niet op zijn of haar naam staan zijn daarbij niet meer inzichtelijk voor de fiatteur.

Aan de rechterkant van het scherm ziet u in het feitenblok Goedkeuring extra informatie over de betreffende goedkeuringspost die moet worden goedgekeurd. U ziet onder andere de status, de fiatteur, de afzender, het bedrag en of er opmerkingen zijn gemaakt ten aanzien van de goedkeuring.

Het feitenblok Fiatteurs toont in één scherm direct wie moet goedkeuren en wat de status van de goedkeuring is. Tevens is het mogelijk om in dit feitenblok een fiatteur toe te voegen dan wel te verwijderen.

Als de laatste orderfiatteur onvoldoende procuratie heeft om ook de factuur volledig goed te kunnen keuren, kijkt Dynamics Empire in de gebruikersinstellingen naar de opvolgende fiatteur, net zolang tot een fiatteur met voldoende procuratie is gevonden. Dit is onafhankelijk van de documentgoedkeuringssoort die op de order staat ingesteld.

Als gebruik wordt gemaakt van een specifieke webservice is het mogelijk om inkooporders te fiatteren, ongeacht in welk bedrijf de inkooporder zich bevindt. Het is hierdoor niet meer noodzakelijk om het betreffende bedrijf te openen en daar de inkooporder te fiatteren. (Neem indien nodig contact op met uw systeembeheerder voor informatie omtrent deze webservice.)

De menu-optie Te fiatteren inkoopfacturen genereert een overzicht van goedkeuringsposten. Op dit rapport is bij de regels de status van de goedkeuringspost toegevoegd. Hiermee is te zien wie op dat moment de post moet goedkeuren en wie nog niet kan goedkeuren omdat een andere fiatteur eerst nog moet fiatteren. Daarnaast is de sortering van de goed te keuren posten per leverancier dusdanig dat degene die als eerste moet goedkeuren bovenaan staat.

NB: neem voor de werking van Documentgoedkeuring de gelijknamige handleiding ter hand.

13.7 Boeken

Na de fiattering door de fiatteur(s) is de factuur klaar voor de definitieve kostenboeking.

U boekt als volgt de kosten van een factuur:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopfacturen en zoek de juiste factuur op. Ga vervolgens naar Batchboeken (verplichting).
Het systeem vraagt u om een bevestiging. Klik op Ja en de boeking wordt uitgevoerd. De factuur is verdwenen uit het scherm en kunt u terugvinden onder Geboekte inkoopfacturen ().

Nadat de kosten geboekt zijn is de status van de onderhoudstaak gewijzigd in Afgehandeld. De kosten zijn terug te zien als onderhoudsposten, te raadplegen vanuit het veld Geb. kosten.
Bij het boeken van de kosten wordt, indien van toepassing, ook een verkoop- of verhuurfactuur aangemaakt. Zodra deze factuur wordt geboekt zijn de opbrengsten ook zichtbaar op de onderhoudstaakregel. Vanuit beide velden kan worden doorgeklikt naar de onderhoudsposten.

13.8 Facturen met een G-rekening

Bij het boeken van een factuur met een G-rekening worden twee leveranciersposten aangemaakt: één voor de betaling van de leverancier ter grootte van het te betalen bedrag aan de leverancier, en één voor de betaling van de G-rekening ter grootte van het G-rekeningbedrag. Om het totale factuurbedrag nog te kunnen herkennen is aan de leveranciersposten een extra kolom toegevoegd, genaamd Factuurbedrag incl. G-Rekening. Hierin staat het totaalbedrag van de factuur voor zowel het leveranciersdeel als het G-rekeningdeel. Deze kolom wordt alleen gevuld bij de post voor de leverancier.

Daarnaast is er een kolom G-rekening toegevoegd waar met een vinkje wordt aangegeven of het een post voor de G-rekening betreft. Bij het ophalen van de voorstelposten zal het systeem, net als voorheen, de betaling aan de leverancier en de G-rekening op twee aparte voorstelregels zetten. Verschil met de oude werkwijze is dat het nu mogelijk is om handmatig betalingen op posten met een G-rekening in te voeren. Let er dan wel op dat er twee regels moeten worden opgevoerd: één voor de leverancier en één voor de G-rekening. De nieuwe werkwijze zoals hierboven beschreven geldt voor alle vanaf nu te boeken facturen. Facturen die op de 'oude' manier zijn opgemaakt worden nog op de oude manier verwerkt. Er vindt dus geen conversie van oude posten plaats naar twee nieuwe posten die gescheiden zijn voor leverancier en G-rekening.

Op de leverancierskaart staat op tabblad Facturering het veld Wijzigen % naar G-rekening toestaan op leveranciersportaal. Als deze wordt aangevinkt, heeft de betreffende leverancier op het Leveranciersportaal de mogelijkheid om het percentage of het bedrag naar de G-rekening aan te passen.

14 Onderhanden werk

Let wel: Deze functionaliteit is expliciet ontwikkeld voor corporaties die Dynamics Empire alleen gebruiken als separaat onderhoudsbedrijf. In elk ander geval kan deze functionaliteit niet gebruikt worden.

Het is mogelijk om de kosten van een onderhoudsverzoek te boeken op de balansrekening, totdat alle onderhoudsorders gereed gemeld zijn. Op het moment dat het onderhoudsverzoek de status ‘Afgehandeld’ krijgt, worden de kosten van de oorspronkelijke kostenrekening van de kostencode overgeboekt naar de definitieve kostenrekeningen, uitgesplitst op kostensoort (uren, materiaal, leverancier).

Onderstaande instellingen zijn nodig om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit. Ga hiervoor naar Empire-instellingen, tab Onderhoud, om de betreffende inrichting te verwerken.

Veld	Omschrijving
Definitieve kostenrekeningen van toepassing	Zet hier een vinkje om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit om kosten van een onderhoudsverzoek te boeken op een balansrekening.
Kosten materiaalrekening	Vul in dit veld de betreffende resultatenrekening voor de kosten van het materiaal.
Kosten resourcerekening	Vul in dit veld de betreffende resultatenrekening voor de kosten van resources.
Kosten uitbesteed werkrekening	Vul in dit veld de betreffende resultatenrekening voor de kosten van het uitbesteed werk
Kosten direct geboekt op grootboekrekening	Vul in dit veld de betreffende resultatenrekening voor de kosten die direct op grootboekrekening zijn geboekt.

Ga vervolgens naar tab Broncode om de broncode aan te geven die zichtbaar is bij de overboeking van de kosten naar de definitieve kostenrekening.

15 Artikeltoeslag

Het is mogelijk om een artikeltoeslag op te geven per artikel. Hiertoe dient u eerst een zogenoemde dekkingsrekening magazijnkosten op te geven bij de juiste productboekingsgroep, die weer is ingesteld op de kostencode van de onderhoudstaak.

U geeft als volgt een dekkingsrekening voor artikeltoeslag op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Boekingsgroepinstellingen.
Vul op de juiste regel het veld Dekkingsrek. magazijnkosten in met behulp van de assistbutton. Dit dient te gebeuren voor de Productboekingsgroep die is opgegeven bij de kostencode die vermeld staat op de onderhoudstaakregel.

U stelt als volgt de artikeltoeslag in op de Artikelkaart:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Artikelen en zoek het juiste artikel op.
Voer op tabblad Kosten en boeking van de artikelkaart in het veld Artikeltoeslag verbruik % het juiste percentage in.