DICO - Functioneel

 

Inhoud

 

1    Inleiding

2    Configuratie

3    Planningsbericht

4    Opdrachtbericht

5    Statusbericht

6    Factuurbericht

6.1        Nacalculatie

6.2        Vaste prijs

 

 

1         Inleiding

 

De DICO Standaard is de berichtenstandaard voor onder andere het verstrekken en afhandelen van onderhoudsorders door leveranciers. Door gebruik te maken van de softwareonafhankelijke berichtenstandaard kunnen betrokken partijen veilig, efficiënt en foutloos (digitaal) berichten uitwisselen.

Voor het versturen en ontvangen van de DICO-berichten is een webservice-definitie BI_MessageService opgesteld.

Dynamics Empire verzendt DICO-berichten rechtstreeks naar de webservice van de leveranciers.

De leveranciers versturen de DICO-berichten via de VeraHandler naar Dynamics Empire. De DICO-berichten zijn dan ook terug te vinden in de VERA webservicelog. Dit geldt ook de DICO-berichten die Dynamics Empire rechtstreeks verstuurd naar de leverancier.

 

Ondersteunde DICO-berichten:

• Opdrachtbericht van Dynamics Empire naar de Leverancier
• Planningsbericht van Dynamics Empire naar de Leverancier
• Statusbericht van de leverancier naar Dynamics Empire
• Factuurbericht van de leverancier naar Dynamics Empire

 

DICO volgt in grote lijnen de werkwijze van het leveranciersportaal en maakt ook gebruik van dezelfde instellingen. Denk hierbij aan: bijlagen, aanvullende omschrijvingen, BTW productboekingsgroepen, etc.

 

DICO ondersteunt niet:

• Offertes
• Planmatig onderhoud en Projecten
• Afhandeling van orders vindt altijd plaats aan de hand van de inkoopwijze bij gunning van de onderhoudsorder. Functionaliteit in Dynamics Empire voor afhandelen onderhoudsorder met/zonder factuur is niet mogelijk. Dit houdt in dat een factuurbericht voor inkoopwerkwijze nacalculatie en vaste prijs verplicht is en geen factuurbericht bij inkoopwerkwijze contract mogelijk is.

 

2         Configuratie

Hier volgt een korte opsomming voor het configureren en instellen van DICO. Hiervoor is andere documentatie aanwezig.

Instellen Woningcorporatie

• Voer het GLN nummer in de bedrijfsgegevens in
• DICO Instellingen
• DICO Eenheidsvertalingen
• DICO Bijlagesoortenvertalingen
• DICO competentie vertalingen (Alleen nodig voor planningsbericht)
• Inkoopinstellingen: BTW Kostenspecificatie

 

Instellen DICO voor een bepaalde leverancier:

• Voer het GLN-nummer in op de leverancierskaart.
• Stel de inkoopwerkwijze in op werkwijze DICO. Dit is alleen mogelijk voor Reparatieonderhoud en Overig NP onderhoud. Verschillende werkwijzen zijn voor deze onderhoudssoorten mogelijk. Conceptfactuurregels invoeren via inkoopfactuur moet aanstaan, omdat geen kostenspecificatie mogelijk is. Verder is het mogelijk om Planning aan te zetten (alleen voor SALES005).
• DICO Berichtdefinities: Advies is om een DICO-definitie per leverancier aan te maken.
• DICO Instellingen leverancier: Stel altijd het Orderbericht in en indien nodig het Planningsbericht.

 

3      Planningsbericht

Als in de inkoopwerkwijze van de leverancier Planning aanstaat is het mogelijk om via DICO te plannen. Dit kan via de standaard planningsfunctionaliteit in Dynamics Empire of via het klantportaal. Plannen is alleen mogelijk als de onderhoudsorder nog niet is gegund, omdat de gekozen planningsmogelijkheid in het opdrachtbericht zit. Daarom wordt na het plannen het gunnen van de onderhoudsorder opgestart om de opdracht met planning direct naar de leverancier te versturen. Het advies is dus om hier bij het instellen van de werkstromen en goedkeuringsinstellingen rekening mee te houden, zodat de onderhoudsorder direct gegund kan worden.

 

4      Opdrachtbericht

De inkoopwerkwijze van de leverancier bepaalt hoe de onderhoudsorder wordt afgehandeld: traditioneel (via Dynamics Empire), Leveranciersportaal of via DICO-berichten.

Alleen de inkoopwerkwijze nacalculatie, vaste prijs en contract zijn toegestaan.

Bij het gunnen van de onderhoudsorder aan de leverancier wordt in het geval van DICOhet opdrachtbericht naar de leverancier gestuurd.

 

Opmerkingen:

• Aanvullende omschrijvingen die zichtbaar zijn in de onderhoudsorder met een omschrijvingssoort waarvan de indicatie 'Tonen aan leverancier' aanstaat, worden aan het opdrachtbericht toegevoegd.
• Bijlagen die zichtbaar zijn in de onderhoudsorder met een bijlagesoort waarvan de indicatie 'Tonen aan leverancier' aanstaat, worden aan het opdrachtbericht toegevoegd.

 

Let op: Het moment van gunnen bepaalt de inkoopwerkwijze. Dit betekent dat als bijvoorbeeld de inkoopwerkwijze van een leverancier wordt aangepast van leveranciersportaal naar DICO, alle reeds gegunde onderhoudsorders via het leveranciersportaal dienen te worden afgehandeld. Het advies is dan ook bij wijziging van inkoopwerkwijze de reeds gegunde op de oude inkoopwerkwijze af te handelen.

Echter, het DICO statusbericht 'Gereedmelden' controleert alleen de huidige inkoopwerkwijze van de leverancier en meldt ook oude onderhoudsorders met inkoopwerkwijze leveranciersportaal gereed. Als daarna op het leveranciersportaal deze onderhoudsorders worden gefactureerd, gaat het fout waardoor deze onderhoudsorders in zijn geheel niet verwerkt kunnen worden, ook niet in Dynamics Empire (DevOps 37721). Hiervoor is destijds het reparatierapport 11152919 Repair VP (Orders handled by KV) gemaakt dat deze onderhoudsorders weer aanpast voor verdere afhandeling op het leveranciersportaal. Voor andere situaties is dit rapport niet geschikt.

 

5      Statusbericht

Na de verstrekking van de opdracht werkt de leverancier via statusberichten de onderhoudsorders bij. Hierbij zijn de volgende statussen toegestaan:

• ANN: Annuleren onderhoudsorder
• ACC: Accepteren onderhoudsorder
• WEI: Weigeren onderhoudsorder
• AFH: Afspraak huurder, plannen onderhoudsorder
• UIT: Uitvoeren onderhoudsorder
• AFR: Onderbreken onderhoudsorder
• GER: Gereedmelden onderhoudsorder

 

Opmerkingen:

• Voor iedere onderhoudsorder moet minimaal het statusbericht ‘GER’ (Gereedmelden) worden ontvangen.
• Bij inkoopwijze Contract wordt de onderhoudsorder bij de verwerking van statusbericht ‘GER’ (Gereedmelden) afgehandeld.
• Tekst uit het element FreeText van de opdracht wordt vastgelegd in de aanvullende omschrijvingen van de onderhoudsorder.
• De interne DICO-koppeling (Reversed KOVRA) maakt gebruik van meer statussen en statusberichten van opdrachtgever (Woonbedrijf) naar de leverancier (Onderhoudsbedrijf). Deze zijn echter niet vrijgegeven of getest voor de normale DICO-koppeling voor leveranciers.

 

6      Factuurbericht

DICO-bericht voor het factureren en afhandelen van onderhoudsorders met inkoopwijze nacalculatie en vaste prijs. Hierbij wordt de standaardfunctionaliteit van Dynamics Empire zoveel mogelijk gevolgd en is de werkwijze te vergelijken met de functionaliteit voor het ophalen van onderhoudsorder zonder kostenspecificatie op de factuur.

De verwerking van het factuurbericht volgt de volgende stappen:

• Controle of onderhoudsorder gereed is gemeld.
• Aan de hand van de factuurregels wordt de kostenspecificatie samengesteld.
• Definitief maken kostenspecificatie en afhandelen onderhoudsorder, inclusief uitvoeren van ingestelde werkstromen.
• Controle of de onderhoudsorder na de vorige stap is te factureren. Als dit niet het geval is, bijvoorbeeld vanwege goedkeuring of steekproef, wordt de factuur niet verwerkt en wordt een foutmelding geretourneerd.
• Aanmaken factuur en factuurregels uit het factuurbericht.
• Match en boeken factuur. Alleen als bij de leverancier automatisch boeken aanstaat. Eventuele fouten die tijdens deze stap ontstaan worden genegeerd. De factuur dient dan verder in Dynamics Empire te worden afgehandeld.

 

BTW: Het BTW-tarief (VATRate) op zowel de factuur als factuurregel bepaalt het type BTW: AE (BTW verlegd), E (Vrijgesteld) of S (Standaard). Het BTW-percentage (VATPercentage) in de factuurregel bepaalt de BTW-productboekingsgroep door het BTW-percentage te vergelijken met de percentages van de BTW-productboekingsgroepen die zijn ingesteld in de BTW kostenspecificatie uit de inkoopinstellingen.

 

Opmerkingen:

• Een factuur kan maar één onderhoudsorder factureren, verzamelfacturen zijn niet toegestaan.
• De eerste bijlage in het factuurbericht wordt verwerkt als de factuurbijlage, indien ingericht.
• Tekst uit het element AdditionalInformation van de factuur wordt vastgelegd in de leveranciersopmerkingen van de onderhoudsorder.
• De steekproef is wel mogelijk op de factuur (Match en boeken), maar niet op de kostenspecificatie.

 

6.1      Nacalculatie

Alles op basis van de factuurregels waardoor de inkooporder altijd aansluit op de inkoopfactuur:

• aanmaken inkooporderregels op basis van de factuurregels;
• berekenen diverse kosten totalen in het scherm kostenspecificatie op basis van de factuurregels;
• aanmaken inkoopfactuurregels op basis van de factuurregels.

 

6.2      Vaste prijs

Bij vaste prijs vindt de kostenspecificatie plaats op basis van de onderhoudstaken. De prijzen liggen vast in de standaardtaakdetails. De standaardtaakcode dient dan ook te zijn opgenomen in de factuurregels (Element SuppliersTradeItemId). Daarnaast dienen de factuurregels overeen te komen met de standaardtaakdetails.

• aanmaken inkooporderregels op basis van de factuurregels;
• bepalen van de uitgevoerde aantallen per onderhoudstaak;
• aanmaken inkoopfactuurregels op basis van de factuurregels.

Het is toegestaan om een onderhoudstaak niet uit te voeren, een ander aantal uit te voeren of een andere onderhoudstaak (standaardtaak) uit te voeren. De prijs moet hierbij wel overeenkomen met de afgesproken prijs, vastgelegd in de standaardtaak details.

De bepaling van de uitgevoerde aantallen gaat als volgt:

1. Groepeer de factuurregels op basis van de standaardtaakcode en sommeer de factuurregelbedragen exclusief BTW.
2. Groepeer de onderhoudstaken op basis van de standaardtaakcode en sommeer de inkoopprijzen exclusief BTW.
3. Doorloop alle standaardtaakcodes:
   a. Factuurbedrag komt overeen met prijs uit onderhoudstaken: geen actie.
   b. Factuurbedrag komt niet overeen met prijs uit onderhoudstaken: pas het Uitgevoerd aantal aan := factuurbedrag / standaardtaakprijs
   c. Geen factuurbedrag voor de onderhoudstaken: uitgevoerd aantal := 0.
   d. Factuurbedrag zonder onderhoudstaken: maak nieuwe onderhoudstaak aan met uitgevoerd aantal := factuurbedrag / standaardtaakprijs
4. In geval van 3b en 3d wordt de standaardprijs gecontroleerd op basis van de eenheden en aantallen die in de standaardtaakprijs details zijn vastgelegd:
   a. Doorloop de factuurregels.
   b. Zoek aan de hand van de eenheid naar de bijbehorende standaardtaakprijs details.
   c. Controleer of het aantal van het standaardtaakprijsdetail overeenkomt met het aantal uit de factuurregel, gedeeld door het uitgevoerde aantal uit de onderhoudstaak.
   d. Controleer of de prijs van het standaardtaakprijsdetail overeenkomt met het regelbedrag uit de factuurregel, gedeeld door het uitgevoerde aantal uit de onderhoudstaak.
   e. De controle is geslaagd als één van de checks (c of d) voor één van de factuurregels is geslaagd.