Voordat u transacties kunt gaan boeken, moet u bepaalde boekhoudinstellingen in Dynamics Empire vastleggen om de administratie met betrekking tot de financiële module naar behoren te laten functioneren. In het venster Boekhoudinstellingen kunt u aangeven hoe u bepaalde boekhoudkwesties in het bedrijf wilt afhandelen. U dient dit apart voor elk bedrijf te doen dat u instelt in Dynamics Empire.

U legt als volgt de instellingen van de financiële module vast:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Boekhoudinstellingen.
In het venster Boekhoudinstellingen kunt u aangeven hoe u bepaalde boekhoudkwesties in het bedrijf wilt afhandelen. U kunt gegevens voor factuurafronding, de valutacode voor uw lokale valuta, adresnotaties en een mogelijke rapportagevaluta opgeven.
Het venster bevat tabbladen met verschillende soorten gegevens; de tabbladen worden in de volgende paragrafen besproken.
Sommige functies in het venster zijn optioneel.

1.1 Algemeen

Op het tabblad Algemeen kunt u het datumbereik bepalen waarmee alle gebruikers kunnen boeken, door de velden Boeken toegest.vanaf en Boeken toegest.tot in te vullen.

Opmerking: U stelt de standaardboekingsdata voor het bedrijf en de specifieke boekingsdatumbeperkingen voor de gebruiker in onder de opties voor de gebruikersinstellingen. Als er geen gebruikersbeperkingen zijn, zijn de bedrijfsstandaarden die op dit tabblad ingesteld zijn van kracht. Als er geen bedrijfsstandaardwaarden zijn, gelden er geen datumbeperkingen voor gegevensinvoer en boekingen.

Belangrijk: Aangezien ‘sluiten’ niet vereist is als deel van de boekhoudcyclus, kunt u boekingsperiodes gebruiken om procedureel periodes te ‘sluiten’ en daarmee posten te voorkomen waarmee gegevens uit een eerdere periode worden gewijzigd. U kunt de data altijd tijdelijk aanpassen, zodat specifieke posten kunnen worden geboekt.

De belangrijkste velden van de verschillende tabbladen worden hieronder beschreven.

Veld	Omschrijving
Boeken toegest. vanaf	Dit is de begindatum van de periode waarbinnen boeken is toegestaan. U kunt dit veld ook gebruikerspecifiek instellen via de gebruikersinstellingen. De datum die ingesteld is in de gebruikersinstellingen geldt als een verdere beperking ten opzichte van de boekhoudinstellingen.
Boeken toegest. tot	Dit is de einddatum van de periode waarbinnen boeken is toegestaan. U kunt dit veld ook gebruikerspecifiek instellen via de gebruikersinstellingen. De datum die ingesteld is in de gebruikersinstellingen geldt als een verdere beperking ten opzichte van de boekhoudinstellingen.
Adresnotatie	Hier kunt u opgeven met welke notatie adressen moeten worden afgedrukt. Als in een adres een landcode is opgenomen, krijgt de notatie die u hebt ingesteld voor de landcode de voorkeur boven de notatie die u hier hebt ingesteld. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de beschikbare notatiecodes.
Landcode Nederland	Hier geeft u de standaardcode op waarmee Dynamics Empire de straatnaam automatisch moet ophalen vanuit de tabel Postcode. Bij gebruik van iedere andere code dan hier is ingegeven wordt het mogelijk om met de hand een adres in te geven.
Clustersoort (Prol.)	In dit veld geeft u de clustersoort op van waaruit het clusternummer wordt meegenomen bij de financiële boeking van de huurprolongatie. Klik op de AssistButton rechts van het veld voor een overzicht van de clustersoorten die zijn ingesteld in de tabel Clustersoorten.
WOZ-categorie	In dit veld geeft u voor het gehele bedrijf de grenswaarde met betrekking tot de WOZ (Wet waardering Onroerende Zaken) aan. U kunt kiezen uit de volgende, wettelijk vastgestelde waarden: 130.000, 150.000, 175.000, 195.000 en 205.000. Indien gewenst kunt u op clusterniveau en - nog een laag dieper - op eenheidniveau de categorie aanpassen aan de hand van de WOZ-waarde van de woning(en). Een en ander is onder andere van belang voor de maximaal toegestane huurverhogingen.
Grootboekrek.-verwijdering toestaan voor	De datum in dit veld bepaalt of en in welke gevallen grootboekrekeningen kunnen worden verwijderd. Als u een datum in dit veld invoert, kunnen grootboekrekeningen met posten op of na deze datum niet worden verwijderd.
Factuur-/verkoop btw-berekening	Hiermee bepaalt u of de orderdebiteur of de factuurdebiteur bepalend is voor de BTW-bepaling. De twee opties zijn: - Factureren / Betalen aan, waarbij het eerste deel slaat op verkooptransacties en het tweede op inkooptransacties; het betreft hier afwijkende order- dan wel leveranciersnummers. - Orderklant-/-leveranciersnr., waarbij het eerste deel slaat op verkooptransacties en het tweede op inkooptransacties.
Contantkorting excl. btw	Door deze instelling aan te vinken geeft u aan dat de contantkorting altijd wordt berekend over het bedrag exclusief BTW.
Herwaarderen bij cont.-korting	Deze instelling zorgt ervoor dat Dynamics Empire automatisch de bedragen aanpast indien contantkorting wordt ingegeven.
Ongereal. btw	Door het activeren van deze instelling zullen BTW-bedragen uit documenten die nog niet definitief geboekt zijn, als ongerealiseerd worden beschouwd en als zodanig worden geboekt. Dit is echter in Nederland niet toegestaan. U dient dit veld derhalve niet aan te vinken.
BTW-plichtig	Hier geeft u aan of het geactiveerde bedrijf in Dynamics Empire BTW-plichtig is. Als dit selectievakje is ingeschakeld wordt van iedere boeking ook een record in de tabel BTW-Posten aangemaakt, met het oog op de BTW-aangifte. Is het vakje uitgeschakeld, dan wordt alleen een BTW-post aangemaakt voor boekingen waarin daadwerkelijk sprake is van BTW.
Boekingsdatum mutabel	Dynamics Empire gaat uit van een gelijke boekingsdatum bij het boeken van de verplichting en de factuur. Als dit selectievakje is ingeschakeld kunt u de boekingsdatum wijzigen bij het boeken van de inkoopfacturen na fiattering.
E-mail sturen	Als u dit veld aanvinkt, heeft u de mogelijkheid om bij door u gespecificeerde grootboekrekeningen een e-mailadres op te geven, waarnaar een mail uitgaat wanneer op deze grootboekrekening wordt geboekt.
Borderel afdrukken	Als dit selectievakje is ingeschakeld wordt in de module Telebankieren automatisch een borderel afgedrukt bij een post met 4 gevulde omschrijvingen.
Documentnr. overnemen van bronbedrijf	Als dit selectievakje is ingeschakeld wordt bij het overnemen van RC-boekingen tussen bedrijven het oorspronkelijke documentnummer uit het bronbedrijf meegenomen naar het doelbedrijf. Hierdoor kan bijvoorbeeld een factuur die doorgeboekt wordt naar een ander bedrijf, onder hetzelfde factuurnummer in dat bedrijf worden verwerkt.
DAEB/niet-DAEB verwerkingen incl. dimensieset	Geef hier aan of bij het verzamelen en verdelen van gemengde posten m.b.t. DAEB/niet-DAEB, en het verzamelen van niet-DAEB-boekingen, de volledige dimensiesets bewaard moeten blijven, of dat gecomprimeerd moet worden per grootboekrekening. · Als gekozen wordt voor ‘uit’, dan geldt: - De posten Gemengd worden overgeboekt naar DAEB/niet-DAEB. Alle grootboekposten worden verzameld. Er wordt geen dimensieset-ID meegenomen; alleen de gegenereerde dimensiewaarde voor de DAEB/niet-DAEB-dimensie wordt meegenomen (DAEB/niet-DAEB/GEMENGD). - De niet-DAEB-posten worden verzameld. Alle grootboekposten worden verzameld. Er wordt geen dimensieset-ID meegenomen. Bij het comprimeren worden alle posten verdicht per grootboekrekening en dimensiecode. · Wanneer gekozen wordt voor ‘aan’, dan geldt: - De posten Gemengd worden overgeboekt naar DAEB/niet-DAEB. Alle grootboekposten worden verzameld inclusief dimensieset-ID. Bij het verdelen wordt er gefilterd op de dimensieset-ID. Bij het verwerken blijft de gehele dimensieset intact, met uitzondering van de dimensie ‘Administratief eigenaar’ (die wordt immers veranderd van ‘Gemengd’ naar ‘DAEB’ resp. ‘Niet-DAEB’). - De niet-DAEB-posten worden verzameld. Alle grootboekposten worden verzameld inclusief dimensieset-ID. Bij het comprimeren worden alle posten verdicht per grootboekrekening, dimensieset-ID en dimensiecode. Let op: bovenstaande heeft betrekking op de boekingen in het DAEB-(werk)bedrijf; de RC-boekingen naar het niet-DAEB-bedrijf hebben géén dimensiesets. Als NIET wordt gekozen voor ‘DAEB/niet-DAEB-verwerkingen inclusief dimensieset’ zal een probleem ontstaan als bij het verzamelen/verdelen van gemengde posten en het verzamelen van niet-DAEB-posten grootboekrekeningen gebruikt worden met een verplichting voor een dimensie, bijvoorbeeld een afdeling of een cluster. Deze verplichte dimensie wordt in de boekingen verwacht, maar zal een foutmelding geven omdat er geen dimensiewaarde bekend is (de dimensieset is immers verwijderd). Om de foutmelding te voorkomen moet bij de betreffende dimensie een ‘default’ waarde aangegeven worden. Deze default waarde (bijvoorbeeld 999999) zal in de boeking worden meegegeven. (Zie voor beschrijving DAEB/niet-DAEB-functionaliteit het document Administratieve scheiding DAEB en niet-DAEB.)

1.2 Nummering

Veld	Omschrijving
Bankrekeningnrs.	Dit is de standaardnummerreeks die zal worden gebruikt voor de nummering van bankafschriften.

1.3 Dimensies

2.3.1 Wat zijn dimensies en dimensiewaarden?

Een dimensie bestaat uit gegevens die u aan een post kunt toevoegen als een soort markering, zodat posten met overeenkomende kenmerken kunnen worden gegroepeerd en dus eenvoudig kunnen worden geanalyseerd. U kunt dimensies in het programma gebruiken voor posten in dagboeken, documenten en budgetten. De term dimensie wordt in Dynamics Empire gebruikt om het analyseproces te omschrijven. Een voorbeeld van een tweedimensionale analyse is verhuuropbrengsten per kostenplaats. Als u echter meer dan twee dimensies gebruikt wanneer u een post maakt, kunt u op een later tijdstip een uitgebreidere analyse uitvoeren, bijvoorbeeld verhuuropbrengsten per cluster per kostenplaats.

In elke dimensie kan een onbeperkt aantal dimensiewaarden zijn opgenomen. Dit zijn subeenheden van bijvoorbeeld de dimensie. Kostenplaatsen met de namen Cluster Takkenstraat, Cluster Leliestraat, enzovoort, kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen als subeenheden in een dimensie met de naam Kostenplaats. Deze kostenplaatsen zijn dimensiewaarden.

1.3.2 Waarom dimensies

De rekeningen van een bedrijf bestaan uit een groot aantal posten uit verschillende bronnen en zijn gerelateerd aan talrijke activiteiten in het bedrijf. U moet vaak rekeningoverzichten, statistieken en analyses maken die u kunt gebruiken als uittreksels van de volledige financiële overzichten. Deze uittreksels kunt u maken met afzonderlijke dimensies of combinaties van dimensies, oftewel ‘verbijzonderingen’.

1.3.3 DAEB/niet-DAEB

De basis voor toerekening van administratieve scheiding in vastgoed-gerelateerde kosten en opbrengsten is een voor ieder OGE-niveau verplicht in te stellen ‘Administratief eigenaar’ (zie elders). De administratief eigenaar bepaalt of sprake is van een DAEB- of een niet-DAEB-object, op een peildatum. De administratief eigenaar wordt door het systeem vertaald naar een dimensiewaarde voor iedere OGE (DAEB/niet-DAEB).

Ook voor ieder (financieel) cluster wordt een dimensiewaarde bepaald door het systeem: DAEB (alle OGE’s zijn DAEB), niet-DAEB (alle OGE’s zijn niet-DAEB), of Gemengd (een deel van de OGE’s binnen het cluster is DAEB en een deel is niet-DAEB).

Zie voor verdere DAEB/niet-DAEB-toelichting het document Administratieve scheiding DAEB en niet-DAEB.

1.3.4 Globale dimensies

U kunt twee globale dimensies selecteren uit de ingestelde dimensies. De dimensies die u als globale dimensies selecteert, kunnen in het hele programma worden gebruikt. Dit betekent dat u de globale dimensies als filters voor grootboekposten en in de lijsten, rapportageschema's en batchverwerkingen kunt gebruiken. Beide globale dimensies worden daarnaast automatisch gebruikt als shortcutdimensies voor postregels en documentkoppen.

Globale dimensies zijn de meest gebruikte en belangrijkste dimensies voor een bedrijf, omdat deze overal in het programma beschikbaar zijn. U kunt globale dimensies wijzigen met een batchverwerking waarbij alle records worden bijgewerkt. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Via menu-item Globale dimensies wijzigen kunt u de globale dimensies wijzigen.

1.3.5 Shortcut-dimensies

Met shortcut-dimensies (klik op tabblad Dimensies op Meer tonen) kunt u dimensies en dimensiewaarden rechtstreeks op de regels in dagboeken en in verkoop- en inkoopdocumenten invoeren. Zo kunt u een inkoopdocument instellen dat voldoet aan uw specifieke wensen. Selecteer de meest gebruikte shortcutdimensies voor dit document om op de documentregel weer te geven. U kunt maximaal acht shortcutdimensies opgeven. De eerste twee shortcutdimensies zijn gelijk aan de globale dimensies. U kunt de overige zes shortcutdimensies selecteren uit de dimensies die het bedrijf heeft ingesteld. Deze zes shortcutdimensies kunt u regelmatig wijzigen om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen. De namen van de shortcutdimensies worden veranderd in het codebijschrift dat u voor deze dimensie in de tabel Dimensie hebt ingevoerd.

Als u dimensiegegevens wilt invoeren voor dimensies die niet zijn ingesteld als shortcut, moet u deze invoeren via het apart op te roepen dimensievenster. U kunt het dimensievenster oproepen via Dimensies.

Onderstaand worden verschillende velden van het tabblad beschreven.

Veld	Omschrijving
Dimensie voor scheiding DAEB/niet-DAEB tak	Hier staat de dimensie vermeld die wordt gebruikt voor de administratieve scheiding van DAEB en niet-DAEB. Deze dimensie zal alleen door het systeem worden gebruikt; de eindgebruiker kan er niet direct op ingrijpen. Via Afdelingen/Financieel beheer/Beheer/Dimensies maakt u de dimensie Administratief Eigenaar aan.
Dimensiewaarde gemengd bezit	Vul hier de dimensiewaarde ‘GEMENGD’ in.
Code globale dimensie 1	Hier geeft u de code in van de dimensie waarvan u wilt dat deze door het gehele pakket als globale dimensie 1 wordt gebruikt.
Code globale dimensie 2	Hier geeft u de code in van de dimensie waarvan u wilt dat deze door het gehele pakket als globale dimensie 2 wordt gebruikt.

1.3.6 Dimensiecorrecties

Het is mogelijk om na een boeking de dimensie van een bepaalde grootboekpost te corrigeren. Hiervoor kunt u vanuit de grootboekpost gebruik maken van de functie Dimensies corrigeren. Op dat moment wordt er een concept dimensiecorrectie aangemaakt. Hier kunt u een beschrijving opgeven, aangeven of de analyseweergaven bijgewerkt dienen te worden en vervolgens kunt u in het subscherm Wijzigen van dimensiecorrectie aangeven wat de nieuwe waarde van een bepaalde dimensie moet worden door in de kolom Nieuwe dimensiewaarde de gewenste waarde te selecteren. Als dit gedaan is heeft u de mogelijkheid om de dimensiewijzigingen te valideren en/of uit te voeren. Bij zowel de validatie als het uitvoeren wordt een tussenscherm getoond waarin de validatie of uitvoering gepland kan worden in een taakwachtrij. Wanneer in dit scherm het vinkje ‘onmiddellijk uitvoeren’ aangezet wordt, zal de taakwachtrij direct uitgevoerd worden.

De wijzigingen van dimensies op grootboekposten die op deze manier gedaan zijn, zijn altijd terug te vinden vanuit de grootboekpost onder de knop Historie van dimensiecorrecties. Hier heeft u ook de mogelijkheid om de dimensiewijziging ongedaan te maken met de knop Ongedaan maken.

Omdat het niet wenselijk is dat alle dimensies op deze manier gewijzigd kunnen worden kan aangegeven worden welke dimensies geblokkeerd moeten worden voor het gebruik van deze dimensiecorrectie functionaliteit. Dit is eenvoudig te doen door de betreffende dimensiecode in te vullen in de Instellingen van dimensiecorrectie.

1.4 Rapportage

In het veld Rapportagevaluta kunt u de valuta opgeven die wordt gebruikt als rapportagevaluta in de module Grootboekposten. Als u rapportagevaluta in dit veld opgeeft, worden automatisch grootboekposten en enkele andere posten, zoals BTW-posten in de lokale valuta en de rapportagevaluta vastgelegd. Hiermee kunt u lijsten afdrukken, zowel in de lokale valuta als in de rapportagevaluta.

Veld	Omschrijving
Rapportagevaluta	Hier kunt u een valuta ingegeven, anders dan de lokale valuta, waarin u wilt rapporteren. Wanneer dit veld leeg wordt gelaten dan wordt de lokale valuta hiervoor gebruikt.
BTW-herwaardering	Als u een andere rapportagevaluta heeft gekozen dan de lokale valuta kunt u hiermee instellen op welke manier de BTW moet worden geherwaardeerd voor wisselkoersfluctuaties tussen de lokale valuta en de rapportagevaluta.. Raadpleeg de online help voor de mogelijkheden.
Validatie-URL btw-nummer	Met behulp van dit veld kunt u een EU webservice gebruiken om btw-nummers die u invoert op de klant-, leverancier- of contactpersoonkaarten te controleren op geldigheid. Als u het btw-nummerveld wijzigt op een kaart waar de waarde in het veld Land-/regiocode een EU-land of –regio betreft, dan worden het nieuwe btw-nummer en uw gebruikers-ID vastgelegd in het btw-registratielogvenster. Om een btw-nummer te controleren, kunt u kiezen voor de knop naast het btw-nummerveld om het btw-registratielograam te openen en de controlefunctie te starten.
Selectie posten btw-vereff. berekenen en boeken	In dit veld geeft u aan of in het rapport Btw-vereff. berek. en boeken de btw-posten geselecteerd moeten worden op basis van documentdatum of boekingsdatum.
Leveranciersnr. belastingdienst	Voor rapportagedoeleinden richting belastingdienst kunt u hier het leveranciersnummer van de belastingdienst opgeven.

1.5 Vereffening

Op tabblad Vereffening voert u instellingsgegevens op met betrekking tot de manier waarop betalingen worden vereffend met openstaande bedragen. Dit gaat zowel om betalingen van klanten als betalingen aan leveranciers.

NB: Zie met betrekking tot vereffening ook Bankmutatie-instellingen voor instellen van het veld Vereffeningsmethode, met de volgende mogelijke waarden:

'geen waarde': de post wordt vereffend met de klantpost met het laagste volgnummer
'Vereffenen met oudste': de oudste post (vroegste vervaldatum)
'Vereffenen met nieuwste': de nieuwste post (laatste vervaldatum)
'Niet vereffenen': Wanneer u hiervoor kiest wordt er geen vereffeningsvoorstel gedaan

Onderstaand worden enkele velden van het tabblad besproken.

Veld	Omschrijving
Afr.-precisie bij vereffenen	In dit veld kunt u de grootte van het interval opgeven die is toegestaan als afrondingsverschil voor de lokale valuta wanneer u posten in de lokale valuta vereffent met posten in een andere valuta.
Cont.-kortings-tolerantiewaarschuwing	Als u dit selectievakje inschakelt, verschijnt een waarschuwing telkens wanneer een vereffening wordt uitgevoerd tussen de datums die zijn opgegeven in het veld Vervaldatum contantkort. en het veld Vervaldatum contantkortingstol. in de tabel Openpost.
Cont.-kortings-tolerantieboeking	Hiermee stelt u in of de contantkortingstolerantie moet worden geboekt op een contactkortingrekening of een betalingstolerantierekening.
Respijtperiode contantkorting	Dit is de periode, na de vervaldatum, waarbinnen de contantkorting nog mag worden ingehouden van de betaling. Geef hier een datumformule in, bv 5D voor en periode van 5 dagen.
Betalingstolerantie–waarschuwing	Als u dit selectievakje inschakelt, verschijnt een waarschuwing telkens wanneer het saldo van een vereffening binnen de tolerantie valt die is opgegeven in het veld Max. betalingstolerantie in de tabel Boekhoudinstellingen.
Betalings- tolerantieboeking	Hiermee stelt u in of de betalingskortingstolerantie moet worden geboekt op een contactkortingrekening of een betalingstolerantierekening.
Betalingstolerantie %	Hier kan worden ingegeven hoeveel de betaling percentueel mag afwijken van een factuurbedrag om de factuur toch volledig te boeken. NB: Deze instelling hangt samen met Max. betalings-tolerantiebedrag; aan beide voorwaarden moet worden voldaan om de factuur volledig te kunnen boeken.
Max. betalings-tolerantiebedrag	Hier kan worden ingegeven hoeveel de betaling absoluut mag afwijken van een factuurbedrag om de factuur toch volledig te boeken. NB: Deze instelling hangt samen met Betalingstolerantie %; aan beide voorwaarden moet worden voldaan om de factuur volledig te kunnen boeken. Het max. betalingstolerantiepercentage en –bedrag kunnen alleen via Functies/ Betalingstolerantie worden aangepast.
Prolongatiefactuur uitsluiten van betalingstolerantie	Dit veld muteert u met behulp van de actieknop Betalingstolerantie wijzigen. Zoals de naam doet vermoeden zullen, als dit veld is aangevinkt, prolongatiefacturen niet in aanmerking worden genomen voor betalingstolerantie.
Controle saldo grootboekposten vereffenen	U kunt een controle op het saldo instellen bij het vereffenen van de grootboekposten. De keuzes zijn: Geen: Dit is de standaard optie, deze geeft geen waarschuwing en werkt niet blokkerend als een gebruiker een aantal grootboekposten vereffent waarvan het sado niet nul is. Waarschuwing: Geeft een waarschuwing dat het saldo niet nul is, maar laat de vereffening wel geboekt worden. Beperken: Het is bij deze optie niet mogelijk om de vereffening te boeken als het saldo niet nul is.

1.6 Telebankieren

Veld	Omschrijving
Lokale valuta	Hier dient u de lokaal gebruikte valuta in te stellen. Dit zal in Nederland Euro zijn.
Valuta Euro	Dit veld is alleen van toepassing als u een andere lokale valuta dan Euro gebruikt. Laat dit veld bijgebruik van de Euro leeg.

2 Eindejaarsprocedure

Een jaarafsluiting in Dynamics Empire is relatief eenvoudig. In tegenstelling tot wat bij sommige softwarepakketten gebruikelijk is, hoeft in Dynamics Empire geen nieuw boekjaar te worden aangemaakt. Er kan in het systeem op elk moment op alle datums worden geboekt, in de toekomst en in het verleden (mits de gebruiker daarvoor de rechten heeft).

Een periode(jaar) afsluiten houdt in Dynamics Empire alleen in dat via autorisaties wordt beperkt dat er nog in de afgesloten periode kan worden geboekt.

2.1 Boekingsperiode autoriseren

U kunt op twee niveaus instellen dat er niet meer in een periode of jaar geboekt kan worden.

Via de Boekhoudinstellingen () stelt u voor alle gebruikers de periode in waarbinnen kan worden geboekt. U doet dit in de velden Boeken toegest. vanaf en Boeken toegest. tot op tabblad Algemeen.

Als voor bepaalde gebruikers een uitzondering moet gelden op bovenstaande instellingen, dan kunt u in de Gebruikersinstellingen () van de betreffende gebruiker een afwijkende periode instellen.

LET OP: Als u bij de gebruikersinstellingen één van de twee velden invult, dan gelden voor de betreffende gebruiker de algemene boekhoudinstellingen niet meer. Zorg er dus voor dat als u bij een gebruiker afwijkende datums wilt gebruiken, u beide velden invult.

2.2 Vastleggen van boekingsperioden

Ten behoeve van rapportages op basis van periodes kent Dynamics Empire een boekingsperiodetabel die bepaalt in welke periode een bepaalde boekingsdatum valt. Deze periodetabel wordt tevens gebruikt door het systeem om te bepalen welk jaar en welke periodes zijn afgesloten.

Zorg ervoor dat de boekingsperioden voor het komende jaar zijn vastgelegd in het systeem. U kunt er ook voor kiezen om de boekingsperiode voor meerdere jaren achtereenvolgens aan te maken.

U stelt als volgt de boekingsperioden in:

Ga via de zoekfunctie naar Boekingsperioden.
Het scherm Boekingsperioden verschijnt. Ga naar menu-item om het scherm Boekjaar maken op te roepen. Vul de begindatum in, het aantal periodes (meestal 12) en de periodelengte (meestal een maand) en klik op OK. Vervolgens is in het scherm Boekingsperioden het aantal perioden aan de lijst toegevoegd.
U kunt perioden definiëren, waarbij u in de kolom Nieuw boekjaar met een vinkje kunt aangeven wanneer het nieuwe boekjaar begint. De kolommen Afgesloten en Geblokkeerd worden automatisch gevuld na het afsluiten van een boekjaar.

Let op: Wanneer een boekjaar op Afgesloten wordt gezet, kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt. Er kan dan overigens nog wel in dat boekjaar worden geboekt.

2.3 Boekjaar afsluiten (periodes blokkeren)

Als u in het nieuwe jaar zit kunt u de perioden in het vorige jaar blokkeren en afsluiten via Jaar afsluiten.

De kolommen Afgesloten en Geblokkeerd worden automatisch gevuld na het afsluiten van een boekjaar. Het geblokkeerd zijn van perioden houdt niet in dat er niet meer in kan worden geboekt, maar het betekent slechts dat de periode-indeling niet meer kan worden aangepast. Het vinkje Afgesloten houdt ook niet in dat er niet meer kan worden geboekt in de betreffende periode. Zolang de boekingsdatum nog open staat voor de betreffende periode kan er nog steeds worden geboekt in de betreffende periode. Boekingen in een afgesloten periode krijgen het extra kenmerk ‘Naboeking’ in de grootboekposten. Dat is daarmee de belangrijkste functie die dit vinkje heeft in de boekingsperioden.

Let op: Wanneer een boekjaar op Afgesloten wordt gezet, kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt.

Het systeem kan voor u de resultaten van het afgelopen boekjaar overboeken naar de balans via een aparte optie (zie volgende paragraaf). Om het resultaat van een boekjaar te kunnen laten boeken door het systeem dient echter eerst het boekjaar te zijn afgesloten. Zorg er dus voor dat u het jaar heeft afgesloten voordat u doorgaat met de volgende stap.

2.4 Resultaat boeken

Via Afsluiten WenV-rekening kunt u de resultaatrekeningen laten leegboeken naar de balansrekening ‘Resultaat lopend boekjaar’ (zie ook werkinstructiestap Afsluiten winst- en verliesrekening). Met deze functie worden het saldo op alle winst- en verliesrekeningen tegengeboekt op de balansrekening die is ingegeven voor het resultaat lopend boekjaar.

Let op: Dit tegenboeken moet per dimensie worden uitgevoerd en niet op het totaalsaldo van de betreffende resultaatrekening. U dient daarom aan te geven welke dimensies u gebruikt door de juiste regels te selecteren. Om het resultaat te boeken klikt u op OK in het venster Afsluiten WenV-rekening. Het systeem zal vervolgens een memoriaalboeking maken in het/de door u aangegeven dagboeksjabloon en –batch. Deze memoriaalboeking dient u daarna zelf nog door te boeken.

Het boeken van het resultaat kan, zoals al eerder gezegd, pas nadat de boekingsperioden zijn afgesloten. U kunt de resultaatboeking net zoveel keer herhalen als nodig is. Hebt u bijvoorbeeld het resultaat al een keer overgeboekt naar de balans maar zijn er daarna alsnog boekingen op resultaatrekeningen gedaan, dan kunt u deze daarna alsnog overboeken via bovenstaande functie.
De boekingen die gemaakt worden krijgen een zogenoemde ‘ultimodatum’. Dit is een datum voorafgegaan door een U (bijv. U31-12-11). Op deze manier kunt u bij filtering van grootboekgegevens de ultimoposten uitsluiten of meenemen. Na boeking van de resultaten hebben alle resultatenrekeningen in het afgesloten boekjaar een saldo van 0,00. Om nu toch het oorspronkelijke saldo te kunnen raadplegen, sluit u de ultimoposten uit in het filter. U filtert bijvoorbeeld t/m 31-12-11 i.p.v. t/m U31-12-11. O.a. in rapportageschema’s kunt u met een optie de ultimoposten opnemen of uitsluiten.

Let op: Het kan voorkomen dat u in de loop van het jaar extra dimensie-instellingen heeft gedaan op bepaalde grootboekrekeningen die blokkerend werken voor de resultaatboeking. U hebt bijvoorbeeld gedurende het jaar de dimensie ‘kostenplaats’ verplicht gesteld op een bepaalde grootboekrekening, terwijl er al boekingen waren gedaan zonder kostenplaats. Bij de boeking van het resultaat zal het systeem de tegenboeking zonder de kostenplaats willen uitvoeren voor het saldo dat zonder kostenplaats is geboekt. Dit kan echter niet omdat de dimensie kostenplaats ondertussen verplicht is geworden. U dient in dat geval de dimensieverplichting tijdelijk te verwijderen bij de betreffende grootboekrekening.

2.5 Overig

Nummerreeksen instellen

Als u nummerreeksen gebruikt waarin het jaartal voorkomt, controleer dan of u de volgnummers (in ieder geval het Beginnr.) voor het komende jaar heeft vastgelegd ( Nr.-reeks).

Blokkeren dimensies

Als er vanaf een boekjaar niet meer op een bepaalde dimensie als bijvoorbeeld een afdeling mag worden geboekt, blokker deze dimensiewaarde dan voor verder gebruik. U doet dit via Dimensies, menu-item Dimensiewaarden.

3 Nummerreeksen

U gebruikt het venster Nr.-reeks om alle nummerreeksen in te stellen die u voor uw bedrijf gebruikt. U kunt nummerreeksen toewijzen aan bepaalde tabellen, zoals de tabellen Klant, Leverancier en Artikel, verkoop- en inkoopdocumenten, zoals offertes, verzendingen en geboekte facturen en dagboeksjablonen en –batches.

U kunt een volledig nummeringssysteem instellen dat bestaat uit een onbeperkt aantal nummerreeksen voor alle soorten basisgegevens (behalve grootboekrekeningen) en documenten. U kunt dit combineren met handmatige nummering voor bepaalde gebieden, of u kunt handmatige nummering volledig gebruiken.

U maakt als volgt de nummerreeksen aan:

Kies voor Nr.-reeks . De lijst met de nummerreeksen verschijnt.
In dit venster stelt u codes in voor elke documentsoort. In de instellingentabellen voor elke module en in de dagboeksjablonen geeft u op welke nummerreeks voor elk doel moet worden gebruikt. Als u bijvoorbeeld een nummerreeks voor klanten hebt ingesteld, geeft u de code voor de nummerreeks op in het veld Klantnrs. in de tabel Verkoopinstellingen. Wanneer u vervolgens een nieuwe klant instelt, worden bij het toewijzen van het klantnummer de gegevens gebruikt die aan de code zijn gekoppeld.

4 Rekeningschema

De kern van het bedrijf is het rekeningschema, het overzicht van de grootboekrekeningen waarnaar alle grootboekposten worden geboekt. De grootboekrekeningen kunt u zowel in het venster Rekeningschema als op de Rekeningkaart opvoeren. Wanneer u een geheel nieuw rekeningschema instelt, is het handiger om het scherm Rekeningschema te gebruiken. In het rekeningschema voert u niet alleen rekeningen op waarop u boekingen doet, maar ook rekeningnummers die bedoeld zijn voor titels en totaaltellingen.

U creëert als volgt een nieuwe grootboekrekening:

Ga via de zoekfunctie naar Rekeningschema. Wilt u een nieuwe rekening toevoegen, dan klikt u op Nieuw. U kunt dit op een willekeurige regel doen; het systeem sorteert de lijst later zelf, op basis van het rekeningnummer.
Klik op de grootboekrekeningkaart op het veld Nr. en voer het rekeningnummer in. Alle rekeningen dienen een (alfanumeriek) nummer te hebben, een leeg Nr.-veld is niet mogelijk.
Voer de Naam van de rekening in.
Klik in het veld Resultaten/Balans op de lookup-button en kies één van de twee opties.
Het veld Rekeningsoort geeft u via de dropdown-button een vijftal mogelijkheden: Rekening, Titel, Totaal, Begintotaal en Eindtotaal. De eerste soort duidt een rekening aan waarop u kunt boeken; de overige worden gebruikt om totalen en titels in het rekeningschema te creëren.
Kies in het veld Direct boeken al dan niet voor deze mogelijkheid.

NB: Voor boekingen die vanuit Onderhoud plaatsvinden hoeft dit veld niet te worden geselecteerd, aangezien dit via een kostensoort plaatsvindt.

Voor rekeningen van de soort Totaal moet u in het veld Samentelling een specificatie van dat totaal opgeven. Voor Eindtotaal-rekeningen wordt dit veld automatisch door de functie Inspringen ingevuld (zie verderop).

Let op! Voor het specificeren van totalen gebruikt u de volgende notatiewijzen:
..6100                              totaal van alle rekeningen van het begin tot en met 6100
1523|1533                      totaal van rekeningen 1523 en 1533
1000..1721                      totaal van rekeningen 1000 tot en met 1721
1000..1721|6124           totaal van rekeningen 1000 tot en met 1721, en rekening 6124
Vul eventueel de BTW-soort, de Bedrijfsboekingsgroep en de Prod.-boekingsgroep in.

Herhaal bovenstaande voor de overige aan te maken grootboekrekeningen.

Als alle rekeningen zijn ingevoerd, klikt u in het lijstscherm Rekeningschema op Inspringen. U krijgt nu een melding met uitleg over de functie, en de vraag om bevestiging. Klik op Ja.

Alle rekeningen van dezelfde soort worden nu naar rechts geschoven op dezelfde positie. De functie Inspringen plaatst ook automatisch een bepaling bij alle Eindtotaal-rekeningen, zodat de samentelling begint met de bijbehorende Begintotaal-rekening. Als het aantal begintotalen en eindtotalen niet gelijk is, kan het inspringen niet worden afgemaakt; het systeem geeft hiervan een melding.

Let op! Als u eerst definities hebt ingevoerd in het veld Samentelling van Eindtotaal-rekeningen en daarna pas de functie Inspringen hebt uitgevoerd, zult u de definities naderhand mogelijk opnieuw moeten invoeren. De functie overschrijft namelijk de waarden in alle Eindtotaal-velden.

Om een grootboekrekening als kaart zichtbaar te maken dubbelklikt u op de regel. In de verschenen grootboekrekeningkaart kan de rekening verder worden gespecificeerd.

U kent als volgt dimensies toe aan grootboekrekeningen:

Ga naar Rekeningschema ().
Selecteer een rekening of kies voor een selectie van een aantal rekeningen tegelijk. U kunt dan in één keer de dimensiespecificatie voor de gehele selectie invoeren.
Ga naar Meer opties – Navigeren – Rekening – Dimensies en klik vervolgens op Dimensies – Enkel voor een enkele rekening, of Dimensies – Multi voor een selectie van verscheidene rekeningen.

1. Als u kiest voor Dimensies – Enkel verschijnt een scherm met verschillende mogelijkheden:
  - Voer in het veld Dimensiecode via de assistbutton de code in van de dimensie die u wilt toepassen op de betreffende rekening.
  - Als u een voorkeurswaarde voor de dimensie heeft kunt u deze optioneel invullen in de kolom Dimensiewaardecode (via de assistbutton).
  - In het veld Waardeboeking heeft u de volgende mogelijkheden:
    - Leeg: Selecteer deze optie als er geen waardeboekingscriteria voor de standaarddimensie zijn opgegeven wanneer u deze rekening of dit rekeningsoort gebruikt. U kunt de standaarddimensie boeken met een willekeurige dimensiewaarde of zonder dimensiewaarde.
    - Code verplicht: Als u deze optie kiest moet er bij het boeken op betreffende rekening een waarde worden opgegeven voor de dimensie. Welke waarde dat is staat vrij.
    - Zelfde: Selecteer deze optie als de standaarddimensie voor deze rekening als deze rekeningsoort altijd dezelfde dimensiewaardecode moet hebben als in het veld Dimensiewaardecode is geselecteerd.
    - Geen: Selecteer deze optie als u expliciet geen dimensiewaardecodes wilt gebruiken voor deze rekening of dit rekeningsoort
    - Verwijderen: Selecteer deze optie als u wilt dat voor deze rekening geen dimensieboeking wordt gemaakt.
  - Als u kiest voor de optie Code Verplicht bij de waardeboeking, kunt u in de kolom Filter op toegestane waarden via de assistbutton selecteren welke dimensiewaarde(n) toegestaan zijn bij een boeking op deze grootboekrekening. U kunt dit doen door handmatig vinkjes aan en uit te zetten of door te selecteren en de knoppen Instellen als toegestaan/Instellen als niet toegestaan te gebruiken.
2. Voor Dimensies – Multi verschijnt een vergelijkbaar scherm. U heeft hierin dezelfde mogelijkheden als hiervoor beschreven bij de optie Enkel. De kolom Dimensiewaardefilter heeft hierin dezelfde functie als de kolom Waardeboekingrange. Verschil met voorgaande optie is dat u hiermee de dimensie-instellingen voor meerdere geselecteerde rekeningen tegelijk instelt.

Hieronder worden per tabblad de belangrijkste velden op de grootboekrekeningkaart besproken.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Nr.	Hier kunt u het nummer invoeren van de grootboekrekening die u instelt. U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Met het nummer wordt de rekening aangeduid. Als u dit nummer hebt ingevoerd in het veld Rekeningnr. op een dagboekregel, bijvoorbeeld wanneer u de regel boekt, wordt het automatisch naar deze rekening in de tabel Grootboekrekening geboekt. In het venster Rekeningschema moet u rekeningnummers op volgorde invoeren, maar u kunt deze in een willekeurige volgorde invoeren in het venster Grootboekrekening. Als u dit doet, worden de nummers zo gerangschikt dat eerst de cijfers, vervolgens de letters, letters en cijfers en ten slotte de andere tekens worden weergegeven. Zet de rekeningnummers niet te dicht achter elkaar, zodat u later nog extra rekeningen kunt invoegen. Rekeninggroepen kunnen bijvoorbeeld eindigen op 00 en rekeningen op 0. 8100 Uitgaven voor gebouwenonderhoud 8110 Schoonmaak 8120 Elektriciteit en verwarming 8130 Reparatie en onderhoud 8200 Administratieve uitgaven 8210 Kantoorbenodigdheden 8230 Telefoon en fax 8240 Verzendkosten Elk nummer moet uniek zijn. Een rekeningnummer kan niet twee keer in een tabel voorkomen. U kunt zoveel rekeningen instellen als u nodig hebt. U kunt de andere velden in de tabel Grootboekrekening niet invullen tot u het veld Nr. hebt ingevuld.
Naam	Hier kunt u de naam van de grootboekrekening invoeren.
Resultaten/Balans	In dit veld kunt u opgeven of een grootboekrekening een resultatenrekening (winst-en-verliesrekening) is of een balansrekening. Aan nieuwe rekeningen wordt automatisch de soort van de rekening op de voorgaande regel of kaart toegewezen. U kunt deze waarde wijzigen. U kunt de rekeningsoort bepalen door op de AssistButton in het veld te klikken en een van de twee mogelijke opties te selecteren: Winst en Verlies of Balans. Als u niets invoert, wordt de rekeningsoort Winst en Verlies gebruikt.
Debet/Credit	Hier kunt u de soort posten opgeven die meestal naar deze grootboekrekening wordt geboekt. Nadat u de rekeningen hebt gecontroleerd, kunt u een overzicht afdrukken van de posten die afwijken van de norm. In de lijst Proefbalans Detail kunt u een filter voor dit veld instellen om een proefbalans voor details af te drukken voor credit- of debetrekeningen. U kunt een proefbalans voor details afdrukken voor rekeningen met de waarde Debet in dit veld. Vervolgens kunt u controleren of de naar deze rekening geboekte posten debetposten zijn. Klik op de AssistButton in het veld en selecteer een van de volgende drie opties om de boekingssoort te bepalen: Beide, Debet, of Credit. Als u niets invoert, wordt het soort Beide ingevoerd.
Rekeningsoort	In dit veld geeft u het doel van de rekening aan. Als u een nieuwe rekening maakt, krijgt deze automatisch de soort Rekening. U kunt dit wijzigen. Klik op de AssistButton in het veld om een van de volgende vijf opties te selecteren: Rekeningsoort Functie Rekening Rekening Titel Een titel voor een groep rekeningen Totaal Totaal kunt u gebruiken als u een reeks saldi wilt optellen voor rekeningen die niet direct vóór de totaalrekening liggen. U gebruikt Totaal als rekeningen uit verschillende rekeninggroepen worden opgeteld. Als u het soort Totaal gebruikt, moet u in het veld Samentelling een waarde invoeren. Begintotaal Een markering voor het begin van een verzameling rekeningen die moeten worden opgeteld. Deze reeks wordt beëindigd met de eindtotaalrekening. Eindtotaal Het totaal voor een verzameling rekeningen die begint met de voorgaande begintotaalrekening. Het totaal wordt opgegeven in het veld Samentelling. Begintotaal en Eindtotaal worden samen gebruikt om rekeningen te groeperen, bijvoorbeeld: Nr. Naam Rekeningsoort 1000 Verkoop Begintotaal 1100 Verkoop, Noorwegen Rekening 1200 Verkoop, Duitsland Rekening 1300 Verkoop, België Rekening 1400 Totale verkoop Eindtotaal Als u voor Inspringen kiest, worden de rekeningen tussen Begintotaal en Eindtotaal automatisch één spatie ingesprongen. Tegelijkertijd wordt het veld Samentelling voor de rekening van het soort Eindtotaal ingevuld op basis van de rekeningen in de groep. U kunt het veld ‘Samentelling voor eindtotaalrekeningen’ het beste invullen via de functie Inspringen in plaats van de waarden zelf op te tellen.
Samentelling	In dit veld kunt u een rekeninginterval of een lijst met rekeningnummers invoeren. De posten van de rekeningnummers in dit veld worden opgeteld om een totaalsaldo te berekenen. Op welke manier dit veld wordt ingevuld, is afhankelijk van de rekeningsoort die u hebt geselecteerd in het veld Rekeningsoort: Voor rekeningen van het soort Rekening, Begintotaal of Titel moet dit veld leeg zijn. Als de rekening het soort Eindtotaal heeft, wordt het veld automatisch ingevuld als u Inspringen selecteert. De rekeningen die worden opgeteld liggen tussen één paar overeenkomende begintotaal- en eindtotaalrekeningen. Als de rekening van het soort Totaal is, moet u het veld zelf invullen om aan te geven welke rekeningen worden opgeteld. Attentie: Bij rekeningen van het soort Eindtotaal kunt u het veld Samentelling handmatig invullen. U wordt echter aangeraden het veld in te vullen met de inspringfunctie. U kunt maximaal 250 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Het veld Samentelling is een soort filterveld, omdat de invoer in dit veld het aantal rekeningen beperkt dat wordt gebruikt om het totaalsaldo te berekenen. Daarbij moet u rekening houden met de volgende regels: Betekenis Voorbeeld Opgenomen rekeningen Gelijk aan 377 377 Interval 1100 .. 2100 1100 t/m 2100 ..2500 tot en met 2500 Of/of 1200\|1300 1200 en 1300 En <2000&>1000 Rekeningen met een nummer lager dan 2000 en hoger dan 1000 Behalve <>1200 Alles behalve 1200 Groter dan > 1200 Rekeningen met een nummer hoger dan 1200 Groter dan of >=1200 Rekeningen met nummer gelijk aan 1200 of hoger Kleiner dan <1200 Rekeningen met een nummer lager dan 1200 U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: 5999\|8100..8490 Rekening 5999 en rekeningen 8100 tot en met 8490 ..1299\|1400.. Rekeningen tot en met 1299 en rekeningen 1400 en hoger. Dus alle rekeningen behalve 300 tot en met 1399.
Blanco regels	Hier kunt u het aantal lege regels opgeven dat u wilt invoegen vóór deze rekening in het rekeningschema. Dit veld wordt in de functie Report Designer gebruikt om te bepalen hoeveel lege regels tussen verschillende rekeningen moeten worden ingevoegd tijdens het afdrukken. De indeling van het rekeningschema wordt bepaald met Blanco regels, Nieuwe pagina en Inspringen.
Nieuwe pagina	Hier kunt u opgeven of u meteen na deze grootboekrekening op een nieuwe pagina wilt beginnen wanneer u het rekeningschema afdrukt. Is dit het geval, dan schakelt u het selectievakje in. Dit veld wordt gebruikt voor de functie Report Designer. Als u pagina-einden invoegt, kunt u het rekeningschema afdrukken zodat verwante rekeningen op dezelfde pagina worden afgedrukt. Met Blanco regels en Inspringen bepaalt u de indeling van het rekeningschema.
Zoeknaam	Hier kunt u een zoeknaam opgeven. Als u een rekeningnummer niet meer weet, kunt u het veld Zoeknaam gebruiken om te zoeken naar een bepaalde rekening. De zoeknaam van een rekening, bijvoorbeeld Verzendkosten, is doorgaans gemakkelijker te onthouden dan het rekeningnummer. Wanneer u in het veld Naam een waarde invoert en op Enter drukt, wordt de inhoud van het veld automatisch naar het veld Zoeknaam gekopieerd. De velden Zoeknaam en Naam hoeven echter niet dezelfde inhoud te hebben. Attentie: Wanneer de zoeknaam automatisch wordt ingevuld, verandert de inhoud zodra u het veld Naam wijzigt. Wanneer u de zoeknaam handmatig hebt opgegeven, is dat niet het geval. Als u meer wilt weten over de zoekfunctie van het programma, kiest u Zoeken in het menu Bewerken.
Saldo	In dit veld wordt het saldo van deze rekening weergegeven. De inhoud van dit veld wordt automatisch berekend en bijgewerkt met het veld Bedrag van de tabel Grootboekpost. U kunt het veld Saldo filteren, zodat de inhoud alleen gebaseerd is op bepaalde globale dimensie 1-waarden, globale dimensie 2-waarden en/of bedrijfsunits. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de grootboekposten die in de berekening van het saldo zijn opgenomen.
Reconciliatie	Hier kunt u opgeven of deze grootboekrekening in het venster Reconciliatie in het dagboek wordt opgenomen. Als u de grootboekrekening wilt opnemen in het venster, moet u het selectievakje inschakelen. U kunt het venster openen door te klikken op de knop Boeken in het venster Diversendagboek/Memoriaal. Het venster Reconciliatie wordt gebruikt nadat u een dagboek hebt ingevuld, maar nog niet hebt geboekt, om een reconciliatie voor de liquide resources uit te voeren met de ontvangen en gemaakte betalingen van de dag.
Autom.tekstuit-breiding	Als u dit selectievakje inschakelt, wordt er automatisch een tekstuitbreiding toegevoegd aan de rekening. Als u een tekstuitbreiding wilt toevoegen aan een rekening, kan deze tekst worden toegevoegd aan een verkoop-, inkoop-, aanmaning- of rentefactuurregel als u een regel voor de rekening maakt. Dit gebeurt automatisch als u dit selectievakje hebt ingeschakeld.
Direct boeken	Hier kunt u opgeven of u direct of alleen indirect naar deze grootboekrekening wilt boeken. Schakel het selectievakje in om direct boeken naar de grootboekrekening mogelijk te maken. U boekt rechtstreeks vanuit dagboek-, verkoop- of inkoopregels wanneer u het nummer van de rekening invoert waarnaar u wilt boeken. Een voorbeeld van indirect boeken zijn de automatische BTW-posten die verschijnen in een rekening voor tegoeden wanneer u naar een klant boekt. NB: Voor boekingen die vanuit Onderhoud plaatsvinden hoeft dit veld niet te worden geselecteerd, aangezien dit via een kostensoort plaatsvindt.
Geblokkeerd	Hier kunt u desgewenst de rekening blokkeren zodat er geen posten naar deze rekening kunnen worden geboekt. Schakel het selectievakje in om de rekening te blokkeren. Het kan voorkomen dat u om bepaalde redenen rekeningen wilt blokkeren zodat er geen posten naar deze rekeningen kunnen worden geboekt. U kunt de geblokkeerde of open status van de rekening in dit veld wijzigen.
Standaard-beschrijving in dagboek weglaten	Hier kunt u kiezen of het systeem automatisch de omschrijving van de grootboekrekening moet invullen wanneer u een memoriaalregel invoert of het omschrijvingsveld leeg moet laten. Als u het omschrijvingsveld leeg wilt laten, plaatst u een vinkje in het vak. U moet een omschrijving in de memoriaalregel invoeren voordat u het dagboek kunt boeken. Deze functionaliteit wordt alleen geïmplementeerd in de memoriaalvensters op verschillende plaatsen in de module in de vensters van Kas, Bank, Giro.
Gewijzigd op	Dit veld bevat de datum waarop de grootboekrekening het laatst is gewijzigd. Wanneer u in de grootboekrekening wijzigingen aanbrengt, wordt het veld Gewijzigd op automatisch bijgewerkt met de huidige systeemdatum.

Tabblad Boekingsinfo

Veld	Omschrijving
BTW-soort	In dit veld kunt u het soort BTW selecteren dat u wilt gebruiken bij boekingen naar deze rekening. Deze code geeft aan of de rekening alleen wordt gebruikt in verband met verkoop- of inkooptransacties, of met beide soorten transacties. Het veld BTW-soort wordt samen met de velden BTW-bedrijfsboekingsgroep en BTW-productboekingsgroep gebruikt om de rekening te zoeken waarnaar de BTW geboekt moet worden. U moet het veld BTW-soort alleen invullen voor inkomstenrekeningen en kostenrekeningen waarbij BTW van toepassing is. Selecteer Geen voor andere (balans)rekeningen. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de beschikbare BTW-soorten. <Geen> Selecteer deze optie voor rekeningen die worden gebruikt met transacties waar geen BTW berekend hoeft te worden. Inkoop Selecteer deze optie als de rekening wordt gebruikt met inkooptransacties. Deze informatie wordt gebruikt om de juiste inkoop-BTW te berekenen en te boeken naar de rekening voor inkoop-BTW. Verkoop Selecteer deze optie als de rekening wordt gebruikt met verkooptransacties. Deze informatie wordt gebruikt om de juiste verkoop-BTW te berekenen en te boeken naar de rekening voor verkoop-BTW. Wanneer u niets invoert, wordt het soort Geen gebruikt. Als u posten naar deze rekening boekt, worden automatisch posten gegenereerd in de tabel BTW-post, tenzij het veld BTW-soort leeg is.
Bedrijfsboekingsgroep	Hier kunt u de standaardbedrijfsboekingsgroep voor deze rekening invoeren. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de algemene bedrijfsboekingsgroepen in het venster Bedrijfsboekingsgroepen. Als u eenmaal een bedrijfsboekingsgroep aan een grootboekrekening hebt gekoppeld, wordt deze groep automatisch ingevoegd in een dagboekregel, verkoopregel of inkoopregel als u de grootboekrekening selecteert. Met de bedrijfsboekingsgroep wordt aangegeven aan wie u verkoopt of van wie u koopt. Deze code wordt samen met de velden Prod.-boekingsgroep en BTW-soort gebruikt om de grootboekrekeningen te zoeken waarnaar inkopen, verkopen, kortingsbedragen, KPV en voorraadherwaarderingen worden geboekt.
Productboekingsgroep	Hier kunt u de standaardproductboekingsgroep voor deze invoeren. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de productboekingsgroepen in het venster Productboekingsgroepen. De productboekingsgroep geeft aan wat voor soort artikelen u koopt of verkoopt. Deze code wordt samen met de velden Bedrijfsboekingsgroep en BTW-soort gebruikt om de grootboekrekeningen te zoeken waarnaar inkopen, verkopen, kortingsbedragen, KPV en voorraadherwaarderingen worden geboekt.
Btw-bedrijfsboekingsgroep	Hier kunt u de standaard BTW-bedrijfsboekingsgroep voor de rekening invoeren. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de BTW-bedrijfsboekingsgroepen in het venster BTW-bedrijfsboekingsgroepen. Als u een BTW-bedrijfsboekingsgroep aan een grootboekrekening hebt gekoppeld, wordt deze groep automatisch ingevoegd in een dagboekregel, verkoopregel of inkoopregel als u de grootboekrekening selecteert. Deze code wordt samen met de velden BTW-productboekingsgroep en BTW-soort gebruikt om het BTW-percentage en het BTW-berekeningssoort te bepalen en om de grootboekrekeningen te zoeken waarnaar BTW geboekt wordt.
Btw-productboekingsgroep	Hier kunt u een BTW-productboekingsgroep invoeren. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de BTW-productboekingsgroepen in het venster BTW-productboekingsgroep. Deze code wordt samen met de velden BTW-bedrijfsboekingsgroep en BTW-soort gebruikt om het BTW-percentage en het BTW-berekeningssoort te bepalen en om de grootboekrekeningen te zoeken waarnaar BTW geboekt wordt.
Std.IC-partner Grootboekrek.nr	U kunt dit veld gebruiken voor rekeningen die u vaak invoert in het veld Tegenrekeningnr. in IC-diversendagboeken. Dit veld bevat het nummer van de IC-grootboekrekening die u voor uw partner hebt geselecteerd als standaardrekening om op te boeken wanneer u boekt op de grootboekrekening op de regel. Als de rekening op de regel bijvoorbeeld een centralisatierekening in uw bedrijf is, bevat dit veld de corresponderende centralisatierekening uit het IC-rekeningschema. Wanneer u de grootboekrekening invoert in het veld Tegenrekeningnr. op een IC-dagboekregel met IC-partner in het veld Rekeningsoort, wordt de inhoud van het veld Std.IC-partner Grootboekrek.nr automatisch gekopieerd naar het veld Grootboekrekeningnr. IC-partner op de dagboekregel. U kunt deze invoer echter wijzigen.

Tabblad Consolidatie

Veld	Omschrijving
Consolidatie debetrekening	In dit veld kunt u het nummer invoeren van de rekening in een geconsolideerd bedrijf waarnaar debetsaldi worden overgeboekt. U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Voor een dochteronderneming kunt u het rekeningnummer van het moederbedrijf in dit veld invoeren. Het rekeningnummer wordt dan gebruikt als u de batchverwerking Consolidatie - Export uitvoert. Als u wilt dat het saldo dagelijks wordt overgeboekt, is het vanwege de volgende redenen aan te raden rekeningnummers op te geven voor zowel Consolidatie debetrekening als Consolidatie creditrekening: · hoewel bedragen die gelijk zijn aan 0 (nul) niet worden overgeboekt, heeft een rekening met het eindsaldo 0 op bepaalde dagen mogelijk een saldo gehad dat niet nul was; · er kan een debetsaldo voor bepaalde datums bestaan, zelfs als het eindsaldo voor de periode volgens de verwachting een creditsaldo zal zijn.
Consolidatie creditrekening	In dit veld kunt u het nummer invoeren van de rekening in een geconsolideerd bedrijf waarnaar creditsaldi worden overgeboekt. U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Voor een dochteronderneming kunt u het rekeningnummer van het moederbedrijf in dit veld invoeren. Het rekeningnummer wordt dan gebruikt als u de batchverwerking Consolidatie - Export uitvoert. Als u wilt dat het saldo dagelijks wordt overgeboekt, is het vanwege de volgende redenen aan te raden rekeningnummers op te geven voor zowel Consolidatie debetrekening als Consolidatie creditrekening: · hoewel bedragen die gelijk zijn aan 0 (nul) niet worden overgeboekt, heeft een rekening met het eindsaldo 0 op bepaalde dagen mogelijk een saldo gehad dat niet nul was; · er kan een debetsaldo voor bepaalde datums bestaan, zelfs als het eindsaldo voor de periode volgens de verwachting een creditsaldo zal zijn.
Consol.-vertaalmethode	Dit veld bevat de consolidatievertaalmethode die wordt gebruikt voor de rekening. De vertaalmethode identificeert de valutawisselkoers die moet worden toegepast op de rekening. U hebt de volgende opties: · Gemiddelde koers (Handmatig): de gemiddelde koers voor de te consolideren periode. U berekent het gemiddelde als rekenkundig gemiddelde of als schatting en voert dit in voor elke bedrijfsunit. · Wisselkoers (Balans): de koers die het meest voorkomt op de vreemde-valutamarkt op de datum waarvoor de balans of resultatenrekening wordt voorbereid. U geeft de koers op voor elke bedrijfsunit. · Historische wisselkoers: de wisselkoers voor de vreemde valuta die het meest voorkwam toen de transactie werd uitgevoerd. · Samengestelde koers: de bedragen van de huidige periode worden vertaald tegen de gemiddelde koers en worden toegevoegd aan de eerder geregistreerde balans in het geconsolideerde bedrijf. Deze methode wordt vooral gebruikt voor het resultaat van het lopende boekjaar, omdat hiertoe bedragen uit verschillende perioden behoren en dit dus een samenstelling van bedragen is die zijn vertaald met verschillende wisselkoersen. · Aandelenkoers: lijkt op samengestelde koers. Het boeken van de verschillen gebeurt op afzonderlijke grootboekrekeningen.

Tabblad Rapportage

Veld	Omschrijving
Wisselkoersherwaardering	Als u boekt in een rapportagevaluta, kunt u in dit veld aangeven hoe grootboekrekeningen worden geherwaardeerd voor koersfluctuaties tussen de lokale valuta en de rapportagevaluta. Er worden wisselkoerswinsten en -verliezen geboekt zodra u de batchverwerking Wisselkoers herwaarderen uitvoert. Als u de batchverwerking Wisselkoers herwaarderen uitvoert, wordt het herwaarderingskoersbedrag opgezocht in de tabel Valutawisselkoers. Vervolgens worden de bedragen in de velden Bedrag en Bedrag (Rapp.-val.) voor de grootboekpost vergeleken om na te gaan of er een wisselkoerswinst of -verliest optreedt. Bij de batchverwerking wordt de optie die u in dit veld selecteert, gebruikt om te bepalen of wisselkoerswinsten of -verliezen voor grootboekrekeningen moeten worden berekend en geboekt. U kunt een van de volgende drie opties selecteren: Geen Dit is de standaardwaarde. Er wordt geen wisselkoersherwaardering uitgevoerd op de grootboekrekening. Bedrag Als u deze optie selecteert, wordt het bedrag in LV geherwaardeerd voor eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen. Eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen worden geboekt naar het veld Bedrag van de grootboekrekening en naar de rekeningen die u voor winsten of verliezen hebt opgegeven in de velden Gereal. grootboekwinstrek. of Gereal. grootbk.- verliesrek. in de tabel Valuta. Bedrag Als u deze optie selecteert, wordt de (Rapp.-val.) rapportagevaluta geherwaardeerd voor mogelijke winsten of verliezen in wisselkoersen. Eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen worden geboekt naar het veld Bedrag (Rapp.- val.) van de grootboekrekening en naar de rekeningen die u voor winsten of verliezen hebt opgegeven in de velden Gereal. grootbk.- winstrek. of Gereal. grootbk.-verliesrek. in de tabel Valuta.

Veld

Omschrijving

Wisselkoersherwaardering

Als u boekt in een rapportagevaluta, kunt u in dit veld aangeven hoe grootboekrekeningen worden geherwaardeerd voor koersfluctuaties tussen de lokale valuta en de rapportagevaluta.

Er worden wisselkoerswinsten en -verliezen geboekt zodra u de batchverwerking Wisselkoers herwaarderen uitvoert. Als u de batchverwerking Wisselkoers herwaarderen uitvoert, wordt het herwaarderingskoersbedrag opgezocht in de tabel Valutawisselkoers. Vervolgens worden de bedragen in de velden Bedrag en Bedrag (Rapp.-val.) voor de grootboekpost vergeleken om na te gaan of er een wisselkoerswinst of -verliest optreedt.

Bij de batchverwerking wordt de optie die u in dit veld selecteert, gebruikt om te bepalen of wisselkoerswinsten of -verliezen voor grootboekrekeningen moeten worden berekend en geboekt.

U kunt een van de volgende drie opties selecteren:

Geen Dit is de standaardwaarde. Er wordt geen wisselkoersherwaardering uitgevoerd op de grootboekrekening.

Bedrag Als u deze optie selecteert, wordt het bedrag in LV geherwaardeerd voor eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen. Eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen worden geboekt naar het veld Bedrag van de grootboekrekening en naar de rekeningen die u voor winsten of verliezen hebt opgegeven in de velden Gereal. grootboekwinstrek. of Gereal. grootbk.- verliesrek. in de tabel Valuta.

Bedrag Als u deze optie selecteert, wordt de
(Rapp.-val.) rapportagevaluta geherwaardeerd voor mogelijke winsten of verliezen in wisselkoersen. Eventuele wisselkoerswinsten of -verliezen worden geboekt naar het veld Bedrag (Rapp.- val.) van de grootboekrekening en naar de rekeningen die u voor winsten of verliezen hebt opgegeven in de velden Gereal. grootbk.- winstrek. of Gereal. grootbk.-verliesrek. in de tabel Valuta.

5 Exploitatievormen

Met exploitatievormen wordt een aantal gegevens vastgelegd die betrekking hebben op verhuur- of verkoopvormen. Bij een exploitatievorm kan onder andere vastgelegd worden hoe deze moet worden aangeboden, of een huurvastperiode van toepassing is bij verhuur, maar ook hoe de afboeking van de activa moet worden geboekt bij verkoop van een eenheid.

U kunt als volgt exploitatievormen importeren:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Importeren verhuurexploitatievormen/Importeren verkoopexploitatievormen.
Met behulp van deze twee dataports kunt u csv-bestanden importeren met daarin de velden Eenheidnr., Aanbiedingssoort en Aanbiedingsvorm. De dataport controleert op het aanwezig zijn van een eenheidnummer, de combinatie van aanbiedingssoort en aanbiedingsvorm, en of de exploitatievorm al aanwezig is.
Om een verhuur/verkoopexploitatie te importeren dienen de regels met een ; tussen de waarden te worden opgegeven, bijv. Eenheidnr;Aanbiedingssoort;Aanbiedingsvorm.

U kunt als volgt exploitatievormen handmatig aanmaken en bewerken:

Ga via de zoekfunctie naar Exploitatievormen.
Klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken en vul de verschillende velden met de juiste waarde.

U wijzigt als volgt exploitatievormen in bulk:

Ga naar Exploitatievormen wijzigen .
In dit rapport kunt u ervoor kiezen om de exploitatievormen op clusterniveau of op eenheidsniveau aan te passen. Op tabblad Opties zal gekozen moeten worden voor Mutaties opslaan voordat de aanpassingen daadwerkelijk worden doorgevoerd in Dynamics Empire. Daarna kiest u voor Afdrukken om de aanpassingen door te voeren.

Exploitatievorm en buitengebruikstelling

Als een eenheid wordt verkocht zal het bijbehorende activum buiten gebruik moeten worden gesteld. In het verkoopproces binnen Dynamics Empire wordt het buitengebruik stellen van activa behorende bij de verkochte eenheid automatisch verwerkt. De rekeningen die gebruikt worden voor bv de winst bij buitengebruikstelling worden in eerste instantie opgehaald uit de VA-boekingsgroep. Het is echter mogelijk deze te verbijzonderen bij een Exploitatievorm. Zodra er buitengebruikstellingrekeningen zijn gebruikt in de Exploitatievorm van een eenheid worden deze rekeningen gebruikt bij het boeken van de verkoop van een activum en worden de rekeningen als ingesteld bij de VA-boekingsgroep genegeerd.

Met behulp van het report 11024199 kunnen meerdere activa in één keer buiten gebruik worden gesteld. U kunt bij het runnen van het report een selectie opgeven voor de betreffende activa en daarvoor automatisch de buitengebruikstellingsboeking laten maken in het VA-financieel dagboek. U dient daarbij op het tabblad Opties de tegenrekening op te geven. De boekingen voor de BGS worden ingevoerd in het VA-financieel dagboek maar worden niet automatisch geboekt. U kunt de boekingen derhalve nog controleren en zelf doorboeken.

6 Bankrekeningen

U kunt in Dynamics Empire voor uw organisatie een onbeperkt aantal bankrekeningen hanteren, bij een onbeperkt aantal banken. Elke bankrekening heeft een eigen kaart die verschillende soorten informatie bevat. Voor elke transactie die u uitvoert met een bankrekening, wordt een bankpost geboekt. Met de boekingsgroep van de bankrekening die aan de bankrekening is toegewezen, kunnen de gerelateerde posten bij de transactie worden geboekt. Onderstaand wordt beschreven hoe u deze bankrekeningen onderhoudt. Verwar deze bankrekeningen overigens niet met de bankrekeningen van uw klanten; deze worden namelijk bijgehouden vanuit de klantenkaart, in een aparte tabel Bankrekeningen klant.

6.1 Bankrekening aanmaken

Op de bankrekeningkaart komen verschillende soorten velden voor: velden die u altijd moet invullen, velden die u indien nodig kunt invullen, en velden die door het systeem worden ingevuld.

U maakt als volgt een bankrekening aan:

Ga via de zoekfunctie naar Bankrekeningen. De lijst met bankrekeningen wordt getoond.
Klik op Nieuw om een nieuwe rekeningkaart aan te maken, en vul een nummer in of druk op Enter (waarbij het systeem automatisch een nummer aanmaakt).
Vul vervolgens op de verschillende tabbladen de nodige velden in.

Als standaardreeksen voor bankrekeningen uitgeschakeld staat, is het verplicht om een nummer of code in te geven. Het systeem zal dan geen gebruik maken van automatische nummering.

Zie naast onderstaande toelichtingen op enkele velden ook de tooltip per veld in Dynamics Empire.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Nr.	Met dit nummer wordt de bankrekening aangeduid. Het nummer wordt gebruikt als u boekt vanuit een dagboek (betalingsdagboek, inkoopdagboek of financieel dagboek) of een inkoopfactuur. Afhankelijk van de instellingen genereert u een nieuw nummer door op tab of enter te drukken, door op de edit button te drukken en een nummerreeks te kiezen, of door het nummer zelf in te typen.
Naam	In dit veld kunt u de naam invoeren van de bank waar u de rekening hebt. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters).
Bankrekeningnr.	Hier dient u het nummer op te geven dat de bank voor de bankrekening gebruikt. U kunt maximaal 30 cijfers gebruiken. Als controle hanteert het systeem de 11-proef. Voldoet het nummer hier niet aan, dan kunt u geen bankrekeningkaart aanmaken.
Saldo	In dit veld wordt het huidige saldo van de bankrekening weergegeven in de betreffende vreemde valuta. Omdat het een berekend saldo betreft is het veld niet wijzigbaar.
Saldo (LV)	In dit veld wordt het huidige saldo van de bankrekening weergegeven in de lokale valuta. Dit veld wordt berekend en is niet wijzigbaar.
Ons contact	In dit veld kunt u een code selecteren die aangeeft welke werknemer verantwoordelijk is voor deze bankrekening. Kies de code van een inkoper of verkoper uit de tabel Inkopers/Verkopers. Klik op de AssistButton rechts van het veld voor een overzicht van de codes in de tabel Verkoper/Inkoper. Als u de code hebt ingevoerd op de bankrekeningkaart, wordt de betreffende persoon standaard voorgesteld als contact wanneer u deze bankrekening gebruikt.
Geblokkeerd	Als u dit veld inschakelt, wordt de bankrekening geblokkeerd. Wanneer u de bankrekening blokkeert, kunt u deze bankrekening niet meer kiezen op een dagboekregel in het veld Rekeningnr. of op een factuur in het veld Tegenrekeningnr.
Gewijzigd op	In dit veld wordt aangegeven op welke datum de bankrekeningkaart voor het laatst is gewijzigd. Het veld Gewijzigd op wordt automatisch bijgewerkt met de datum waarop de gegevens op de bankrekeningkaart voor het laatst zijn gewijzigd.
Mutatie (LV)	In dit veld wordt de nettowaarde van de posten voor de bankrekening weergegeven in de lokale valuta, voor de periode die is ingevoerd in het veld Datumfilter. Het veld Bedrag (LV) in de tabel Bankpost, met het overeenkomende bedrag in de lokale valuta dat vanuit het financiële grootboek is geboekt, wordt gebruikt om de inhoud van dit veld te berekenen en bij te werken. U kunt het veld Mutatie filteren, zodat de inhoud ervan alleen wordt berekend aan de hand van bepaalde globale dimensie 1-waarden, globale dimensie 2-waarden en/of datums. Klik op de AssistButton rechts van het veld voor een overzicht van de bankposten waaruit het weergegeven bedrag bestaat.
Saldo t/m datum (LV)	In dit veld wordt het saldo van de bankrekening weergegeven in de lokale valuta, op de laatste datum die is opgenomen in het veld Datumfilter. Als het filter meerdere datums bevat (bijvoorbeeld een datuminterval), heeft alleen de laatste datum invloed in de inhoud van dit veld. De inhoud van dit veld wordt automatisch berekend en bijgewerkt met de posten in het veld Bedrag (LV) van de tabel Bankpost. U kunt het veld Saldo t/m datum filteren zodat de inhoud alleen gebaseerd is op bepaalde globale dimensie 1-waarden en/of globale dimensie 2-waarden. Klik op de AssistButton rechts van het veld voor een overzicht van de grootboekposten die in de berekening van het saldo zijn opgenomen.

Tabblad Communicatie

Veld	Omschrijving
Telefoon	In dit veld kunt u het telefoonnummer invoeren van de bank waar u de rekening hebt. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Gebruik een standaardnotatie voor telefoonnummers, zodat deze er op afdrukken gelijk uitzien. Voorbeeld: 012 345 67 89 of 0123 45 67 89
E-mail	Hier kunt u aangeven welk e-mailadres aan de bankrekening is gekoppeld. U kunt maximaal 80 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Rechts van het veld wordt een knop met een envelop weergegeven. Als het programma is geïntegreerd met een e-mailsysteem, kunt u op deze knop klikken om een venster te openen waarin u een bericht kunt maken en verzenden. Als u een adres hebt opgegeven in het veld E-mail, wordt dit automatisch ingevoerd in het veld Naar.
Homepage	Hier kunt u aangeven welk Internet-adres aan de bankrekening is gekoppeld. U kunt maximaal 80 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Rechts van het veld wordt een knop met een wereldbol weergegeven. Als het programma is geïntegreerd met het Internet, klikt u op deze knop om de homepage van de bank te openen.

Tabblad Boeken

Veld	Omschrijving
Valutacode	Hier kunt u de betreffende valutacode voor de bankrekening kiezen. Klik op de lookup-button rechts van het veld voor een overzicht van de valutacodes in de tabel Valuta. U kunt per bankrekening facturen slechts in één valuta registreren.
Laatste chequenr.	In dit veld kunt u het chequenummer invoeren van de laatste cheque die is uitgegeven vanuit deze bankrekening. De volgende keer dat u een cheque maakt, wordt het veld Laatste chequenr. weergegeven en wordt het veld automatisch bijgewerkt met het volgende nummer. Dit nummer wordt dan afgedrukt op de cheque.
Transitnr.	Hier kunt u een bank-ID opgeven. U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Meestal gebruikt u het transitnummer van de bank.
Laatste afschriftnr.	In dit veld wordt het nummer weergegeven van het laatste bankrekeningafschrift waarvoor een bankreconciliatie is uitgevoerd met deze bankrekening.
Saldo laatste afschrift	In dit veld wordt het saldobedrag weergegeven van de laatste dagafschriftreconciliatie van de bankrekening. Het veld wordt ingevuld vanuit het veld Eindsaldo afschrift op de bankreconciliatiekop.
Bankboekingsgroep	Met behulp van bankboekingsgroepen maakt u de koppelingen tussen bankrekeningen en het grootboek. Met boekingsgroepen geeft u de grootboekrekeningen van de bankrekening op alsmede de rekening voor betallingen/ontvangsten onderweg. In dit veld kunt u een code selecteren voor de boekingsgroep van de bankrekening. Klik op de lookup-button rechts van het veld voor een overzicht van de boekingsgroepen in de tabel Bankboekingsgroep.

Tabblad Transfer

Veld	Omschrijving
Transitnr.	Hier kunt u een bank-ID naar eigen keuze opgeven. U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Meestal gebruikt u het transitnummer van de bank.
SWIFT-code	In dit veld wordt de SWIFT-code (internationale bank-id) weergegeven van de bank waar u de rekening hebt.
IBAN	In dit veld wordt het internationale rekeningnummer van de bankrekening weergegeven.

Tabblad Rekeninghouder

Veld	Omschrijving
Naam rekeninghouder	Hier kunt u de naam van de bankrekeninghouder typen. U kunt maximaal 50 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). De inhoud van het veld Rekeninghouder wordt meestal gekopieerd vanuit het veld Naam van uw bedrijf waarbij de bankrekening hoort.
Adres rekeninghouder	Hier kunt u het adres van de bankrekeninghouder typen. U kunt maximaal 50 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). De inhoud van het veld Adres rekeninghouder wordt meestal gekopieerd vanuit het veld Adres van uw bedrijf waarbij de bankrekening hoort.
Postcode/woonplaats rekeninghouder	Hier kunt u de postcode en de plaats van de bankrekeninghouder typen. De inhoud van deze velden wordt meestal gekopieerd vanuit de gelijknamige velden van uw bedrijf waarbij de bankrekening hoort.
Land-/regiocode rekeninghouder	Hier kunt u het land of de regio van de bankrekeninghouder typen. Klik op de AssistButton in het veld voor een overzicht van de land-/regiocodes en adressering in het venster Landen. De inhoud van het veld Land-/regiocode rekeninghouder wordt meestal gekopieerd vanuit het veld Land-/regiocode van uw bedrijf waarbij de bankrekening hoort.

6.2 Bankrekening wijzigen of verwijderen

De meeste gegevens van een bankrekening zijn zonder voorbehoud te wijzigen (zie werkinstructiestap Aanpassen betalingsgegevens). Als u echter de valutacode wilt aanpassen kan dit alleen wanneer het saldo van de rekening 0,00 is. Dit wordt echter afgeraden, omdat u geen handige statistieken kunt genereren voor de bankrekening als er posten zijn met meerdere valutacodes.

U kunt een hele bankrekeningkaart verwijderen door voor Beheren – Verwijderen te kiezen. Dit is echter alleen mogelijk als het rekeningsaldo 0,00 is en er geen open posten in een open boekjaar zijn.

6.3 Toevoegen nieuwe bankrekening vanuit Bank/Giroboek

Als in het Bank-/Giroboek een bankrekening van een klant voor het eerst verwerkt wordt, zal er geen klant gevonden worden. Zodra u een klant geselecteerd heeft, is het mogelijk om deze nieuwe combinatie vanuit het Bank-/Giroboek toe te voegen aan de tabel 'Bankrekening klant'. Hiervoor start u vanaf de regel (zie Bank-/Giroboek , tabblad Regels) via de menu-optie Telebankieren de pagina Nieuwe bankrekening klant. Op deze pagina heeft de gebruiker de mogelijkheid om de nieuwe combinatie toe te voegen als bankrekening klant. Deze bankrekening zal gekenmerkt worden als bank ten behoeve van matching.

7 Lijstselectie voorsteloverzicht en betaalrunoverzicht

Voor het afdrukken van een voorsteloverzicht of een betaalrunoverzicht wordt een vast rapport afgedrukt, maar het is ook mogelijk om een ander rapport in te stellen in de lijstselecties. Dit kan voor het voorsteloverzicht of het betaalrunoverzicht, via de zoekfunctie Lijstselectie (/Rapportselectie) bankrekening.

LET OP! Direct met het in gebruik nemen van deze versie dient u echter minimaal de bestaande rapporten in te stellen in Lijstselecties Bankrekening, te vinden onder Beheer, Applicatie-instellingen, Financieel beheer. Voor het Voorsteloverzicht selecteert u rapport 11000001 en voor het Betaalrunoverzicht 11000002.

LET OP! Bij het afdrukken van een betaalrunoverzicht kunt u niet een selectie opgeven op alleen te exporteren betaalruns. U zet niet zelf een selectie op de run die u wilt afdrukken, maar de run die is geselecteerd met uw cursor wordt opgenomen in de selectie bij het afdrukken.

8 RC-verhoudingen

In Dynamics Empire kunnen rekening courant-verhoudingen worden benoemd. Met deze verhoudingen is het mogelijk om boekingen tussen verschillende administraties te verwerken. Voor elk bedrijf dat ‘aanwezig’ is in het systeem dienen de RC-verhoudingen te worden vastgelegd.

U legt als volgt een RC-verhouding vast:

Ga via de zoekfunctie naar RC Verhouding overzicht. Het gelijknamige scherm verschijnt.
Het instellen van de RC-verhoudingen heeft het volgende tot gevolg:

Vanuit een inkoopdocument kunnen kosten (via grootboekrekening en kostensoort) doorgeboekt worden van de ene administratie (bedrijf in Dynamics Empire) naar een andere administratie.
Vanuit een financieel dagboek (memoriaal, kasboek, bankboek) kunnen kosten (via grootboekrekening en kostensoort) doorgeboekt worden van de ene administratie (bedrijf in Dynamics Empire) naar een andere administratie.
Vanuit een financieel dagboek (memoriaal, kasboek, bankboek) kunnen betalingen van huurders/klanten en betalingen aan leveranciers/beheergevers in de ene administratie (bedrijf in Dynamics Empire) geregistreerd worden en via een RC-boeking doorgesluisd worden naar een andere administratie.
Vanuit de module Telebankieren kunnen openstaande leveranciersposten van de ene administratie (bedrijf in Dynamics Empire) opgenomen worden in een betaalrun binnen een andere administratie.

Om de functionaliteit te gebruiken moet er bij de inkoopregels, de dagboekregels en de detailregels (Telebankieren) een RC-code ingevuld worden.

U past als volgt de RC-verhouding toe:

Klik in het desbetreffende scherm – bijvoorbeeld de Inkoopfactuur: op tabblad Regels – op de lookup-button in het veld RC Code, gevolgd door een keuze voor Selecteren vanuit volledige lijst, en het scherm RC verhoudingoverzicht verschijnt. Hier kunt u indien gewenst nieuwe codes toevoegen.

Maak een keuze en klik op OK. Dit betekent dat er een RC-boeking voorbereid gaat worden. De gekozen RC-verhoudingscode wordt meegenomen naar de factuurregel. Daarnaast wordt het veld automatisch gevuld met het rekeningnummer van het veld RC-Rekening in dit bedrijf.
Aan de regel kunnen specifieke kenmerken gekoppeld worden, die nodig zijn om de boeking in het andere bedrijf correct over te laten komen. Deze gegevens kunnen gevuld worden als u kiest voor de optie Rekening Courant op de verschillende schermen (hier: de inkoopfactuur, via Meer opties – Functies – Gerelateerde informatie – Rekening Courant). Het scherm RC Details verschijnt.

Let wel: de velden Clusternr. en Eenheidnr. komen pas beschikbaar als er een Kostensoortnr. is ingevoerd.

De RC-boekingen worden voorbereid in een buffertabel. In het doelbedrijf kunnen de regels vanuit de buffertabel in het memoriaal verwerkt worden.
Ga naar Diversendagboek . (Kies indien van toepassing in het tussenscherm Fin. dagboeksjablonenoverzicht voor het juiste sjabloon.) Kies voor Meer opties – Acties – Functies - RC regels aanmaken.

Het oorspronkelijke documentnummer uit het bronbedrijf wordt meegenomen als documentnummer in het memoriaal van het doelbedrijf. Hierdoor kan bijvoorbeeld een factuur die doorgeboekt wordt naar een ander bedrijf onder hetzelfde factuurnummer in dat bedrijf worden verwerkt. (Als het niet gewenst is dat in het doelbedrijf met hetzelfde nummer wordt geboekt als in het bronbedrijf, kan dit worden voorkomen door de documentnummer- reeks in te stellen in het dagboeksjabloon.)

Zodra de regels opgehaald en vervolgens geboekt zijn, wordt de status van de RC-boeking veranderd en gemarkeerd als zijnde afgehandeld.

Het is mogelijk om direct posten te vereffenen in het andere bedrijf; dit kunnen klanten of leveranciersposten zijn. Alleen open posten kunnen worden geselecteerd voor vereffenen. Als op de rekening in het doelbedrijf dimensies zijn ingesteld zal het systeem een melding geven ter herinnering.
RC-boekingen kunnen direct worden verwerkt in het doelbedrijf. Daartoe moeten in de instelllingen een dagboeksjabloon en dagboekbatch worden ingesteld. Vervolgens kan via Rekening-courantboekingen het overzetten van RC-boekingen worden gestart. In het venster dat getoond wordt zijn alle bedrijven zichtbaar waarvoor RC-boekingen klaar staan. (Om deze boekingen vervolgens te laten verwerken in het andere bedrijf is overigens wel een webservice benodigd!)

9 Rekening-courant cumulatief (rapport)

Aan Dynamics Empire is een rapport toegevoegd waarmee een cumulatief verloop van de rekening-courant van een klant kan worden afgedrukt of geëxporteerd naar MS-Excel. Voordat u dit rapport in gebruik kunt nemen dient u eerst in de lijstselectie van de module Wonen dit rapport in te stellen.

U stelt als volgt het rapport Rekening Courant (Cum.) in:

Ga naar Lijstselectie – Wonen .
Kies in het scherm Lijstselectie – Wonen in het veld Gebruik voor Rekening Courant (Cum.) en vul het veld Lijst-ID met rapportnummer 11024467.

Vervolgens kunt u vanuit de rekening-courant van een klant (of het scherm Klantenposten) kiezen voor Afdrukken. U krijgt dan een selectie op de betreffende klant en u dient zelf een datumselectie op te geven. Let op: u moet een begin- én een einddatum in de datumselectie opgeven! Het rapport toont vervolgens een samenvatting van de klantgegevens met daarbij naam, adres, bankrekening, laatste aanmaningsniveau en aanmaningsdatum, weigeringsdatum, weigeringsbedrag per maand, totaal weigeringsbedrag, telefoonnummer, totaal bruto maandhuur, alle lopende contracten en de totale huidige huurachterstand.

Alleen de posten die in de betreffende periode van de datumselectie zijn geboekt worden getoond. Van de posten worden de boekingsdatum, documentsoort, omschrijving en het eenheidadres getoond. Daarnaast wordt het oorspronkelijke bedrag getoond in de kolom Betaald als het een post van de documentsoort ‘Betaling' betreft. Als het een post van een andere documentsoort betreft komt het bedrag in de kolom Te betalen.
Als laatste kolom wordt het cumulatief saldo getoond. Hierin staat bij de post die bovenaan staat het eindsaldo op de laatste datum uit de selectie. Bij de post die als laatste wordt getoond staat het saldo op de eerste datum uit de selectie.

10 Boekingsgroepen

Boekingsgroepen worden gebruikt om de koppelingen te maken tussen de verschillende modules en de module Grootboekposten. Dit betekent dat u het rekeningschema moet instellen voordat u boekingsgroepen kunt maken. Wanneer verkopen, inkopen en andere transacties worden vastgelegd en geboekt zonder dat er rechtstreeks een specifieke grootboekrekening is opgegeven, wordt de toewijzing aan de juiste rekeningen bepaald door boekingsgroepen. Als bijvoorbeeld via een verkooporder een artikel aan een klant wordt verkocht, worden er niet rechtstreeks grootboekrekeningen opgegeven. Nadat de functie Navigeren is gebruikt, is echter aan een geboekte factuur te zien welke posten naar het grootboek zijn geboekt. Dit komt doordat aan de klanten en artikelen boekingsgroepen zijn toegewezen om de grootboekrekeningen aan te duiden.

Wanneer u boekingen maakt op klant-, leveranciers-, artikel-, resource-, project-, vaste activa-, of bankrekeningen, moet u een koppeling naar de juiste grootboekrekeningen vastleggen. In het systeem worden klanten, leveranciers, etc. gekoppeld aan grootboekrekeningen met behulp van zgn. boekingsgroepen.

Er worden drie verschillende soorten boekingsgroepen onderscheiden:

Specifieke boekingsgroepen
Algemene boekingsgroepen
BTW- boekingsgroepen

Omdat boekingsgroepen de relatie tussen de subadministraties en het grootboek zijn verdient het aanbeveling eerst de boekingsgroepen aan te maken voordat u klanten, leveranciers etc. gaat aanmaken. U moet immers bij bijvoorbeeld een leverancier een boekingsgroep ingeven.

10.1 Specifieke boekingsgroepen

De volgende specifieke boekingsgroepen kunnen worden vastgelegd:

Klantboekingsgroep
Leveranciersboekingsgroep
VasteActiva-boekingsgroep
Bankboekingsgroep
Voorraadboekingsgroep

Het is niet altijd noodzakelijk om alle boekingsgroepen te definiëren. Als u bijvoorbeeld geen gebruik maakt van voorraad hoeft u geen voorraadboekingsgroep vast te leggen.

10.1.1 Klantboekingsgroep

In de tabel Klantboekingsgroep geeft u op naar welke rekeningen u transacties voor de klanten in elke boekingsgroep wilt boeken.

U stelt als volgt een boekingsgroep voor klanten in:

Ga naar Klantboekingsgroepen.
Klik op Nieuw om een nieuwe klantboekingsgroep aan te maken of ga in een lege regel staan; geef in het veld Code een nieuwe, unieke code in.
In het scherm Klantboekingsgroepen kunt u onder andere rekeningen opgeven voor:

Tegoeden
Contantkortingen
Factuurafronding
Toeslagen
Rente

Gebruik indien gewenst en aanwezig de lookup-button om een keuze voor een veld te maken uit een onderliggende tabel.

U dient de code van de klantboekingsgroep in het veld Klantboekingsgroep op de klantkaart in te voeren. Als u hierna orders, facturen, creditnota's, betalingen, enz. boekt op de betreffende klant of huurder, worden voor het boeken naar de opgegeven rekeningen automatisch de gegevens gebruikt die aan de code zijn gekoppeld. Het is gebruikelijk om niet voor elke klant afzonderlijk een boekingsgroep aan te maken, maar een boekingsgroep te maken voor een bepaald type klant waarvoor u de tegoeden in het grootboek wilt splitsen.
Als u een klantboekingsgroep aan een klantenkaart wilt toewijzen, gaat u naar Klanten . Op tabblad Facturering van de klantkaart kiest u in het veld Klantboekingsgroep met behulp van de lookup-button de juiste groep.

10.1.2 Leveranciersboekingsgroep

In dit venster geeft u de rekeningen op waarnaar automatisch transacties worden geboekt betreffende leveranciers in elke boekingsgroep.

U stelt als volgt een boekingsgroep voor leveranciers in:

Ga via de zoekfunctie naar Leveranciersboekingsgroepen.
Klik op Nieuw om een nieuwe leveranciersboekingsgroepcode aan te maken; geef in de kolom Code op de nieuwe lege regel een nieuwe, unieke code in. U kunt o.a. de volgende rekeningen opgeven:
- Schulden
- Contantkortingen
- Factuurafronding
Als u een leveranciersboekingsgroep wilt toewijzen aan een leverancierskaart, gaat u naar Leveranciers . Op tabblad Facturering van de leverancierskaart kiest u in het veld Leveranciersboekingsgroep met behulp van de lookup-button de juiste groep.

Het is gebruikelijk om één leveranciersboekingsgroep te maken voor elk type leverancier waarvan u de schulden in het grootboek wilt scheiden.
Als de grootboekrekening niet aanwezig is, zal deze eerst aangemaakt moeten worden alvorens verder kan worden gegaan met het aanmaken van de Leveranciersboekingsgroep.
U kunt de code invoeren in het veld Leveranciersboekingsgroep op elke leverancierskaart. Als u orders, facturen, creditnota's, betalingen en dergelijke boekt, worden de bij de code behorende gegevens gebruikt om boekingen te verrichten op de opgegeven rekeningen.

10.1.3 Vasteactiva-boekingsgroep

U dient vaste activa (waarvoor grootboekintegratie is ingeschakeld) en het grootboek met elkaar te koppelen via de VA-boekingsgroepen.

U stelt als volgt een boekingsgroep voor vaste activa in:

Ga via de zoekfunctie naar VA-boekingsgroepen.
In het venster VA-boekingsgroepen geeft u voor elke boekingsgroep de rekeningen op waarnaar de transacties met betrekking tot vaste activa moeten worden geboekt. U kunt de VA-boekingsgroepcode invullen in het veld VA-boekingsgroep in het venster Afschrijvingsboeken dat is gekoppeld aan het individuele vaste activum.
Scroll naar beneden en voer op een lege regel in de kolom Code een nieuwe, unieke code in. In de volgende situaties wordt de informatie achter de code gebruikt om naar de door u opgegeven rekeningen te boeken:

boeken van inkooporders, -facturen of -creditnota’s;
boeken van VA-transacties met behulp van dagboeken;
boeken van dagboeken met behulp van de batchverwerking Afschrijving berekenen;
boeken van dagboeken met behulp van de batchverwerking Vast activum indexeren.

Met boekingsgroepen kunt u vaste activa ook groeperen voor statistische doeleinden.

10.1.4 Bankboekingsgroep

Wanneer u boekingsgroepen gebruikt, maakt u koppelingen tussen bankrekeningen en het grootboek. Met boekingsgroepen geeft u de grootboekrekeningen op waarnaar bankposten worden geboekt.

Nadat u boekingsgroepen hebt ingesteld, dient u een boekingsgroepcode toe te wijzen aan elke bankrekening die u instelt op de bankrekeningkaart. Wanneer u vervolgens inkoopfacturen, betalingen of creditnota's op een bankrekening boekt, worden de gegevens in het grootboek verwerkt op basis van de boekingsgroepcode.

Voor bankrekeningen met vreemde valuta's wordt het bedrag van de post met dezelfde waarde in de lokale valuta naar de grootboekrekening geboekt.

Het is aan te raden voor elke bankrekening een aparte Bankboekingsgroep aan te maken, om daarmee de boekingen in het grootboek op de verschillende bankrekeningen te kunnen onderscheiden.

Als voorbeeld voor het inrichten van boekingsgroepen wordt onderstaand uitgelegd hoe u een bankboekingsgroep kunt instellen voor bankrekeningen.

U stelt als volgt een boekingsgroep voor bankrekeningen in:

Ga naar Bankboekingsgroepen .
In het scherm Bankboekingsgroepen vult u in het veld Code (na een klik op Nieuw) een beschrijvende code in voor de groep die u wilt instellen. U mag hiervoor zowel letters als cijfers gebruiken.
In het veld Bank grootboekrek.-nr. gebruikt u de lookup-button om een rekening te kiezen uit het rekeningschema. Indien gewenst doet u hetzelfde voor het veld Reknr. Bet/Ontv onderweg.

Nadat u de bankboekingsgroepen hebt ingesteld, moet u op elke bankrekeningkaart een boekingsgroepcode invoeren.

U wijst als volgt een boekingsgroep toe aan een bankrekening:

Ga naar Bankrekeningen.
Ga op de bankrekeningkaart naar tab Boeken en kies het veld Bankboekingsgroep.
Maak met behulp van de lookup-button een keuze.

10.1.5 Voorraadboekingsgroep

Met voorraadboekingsgroepen kunt u artikelen in de voorraad onderbrengen in groepen. Daardoor kunt u grootboekrekeningen koppelen aan groepen in plaats van aan specifieke artikelen. Als u de artikelen hebt ondergebracht in groepen, kunt u een code en gegevens over de voorraadrekeningen koppelen aan combinaties van artikelboekingsgroepen en vestigingen, en van daaruit aan elk artikel. U dient dan op elke artikelkaart een code in te voeren in het veld Artikelboekingsgroep. Vervolgens wordt er automatisch informatie weergegeven over de bijbehorende boekingen.

10.2 Algemene boekingsgroepen

Naast specifieke boekingsgroepen kent Dynamics Empire een tweetal algemene boekingsgroepen. Dit zijn de Bedrijfsboekingsgroep en de Productboekingsgroep. Het verschil met specifieke boekingsgroepen is dat u in een algemene boekingsgroep niet direct een verwijzing maakt naar grootboekrekeningen, maar dat u voor een combinatie van Bedrijfsboekingsgroep en Productboekingsgroep de relaties naar de grootboekrekeningen vastlegt.

De grootboekrekeningen voor de combinatie van een bedrijfsboekingsgroep en een productboekingsgroep worden vastgelegd in de Boekingsgroepinstellingen. De bedrijfsboekingsgroep wordt vastgelegd bij uw klanten/huurders en leveranciers, terwijl de productboekingsgroep wordt vastgelegd bij artikelen, kostensoorten en contractelementen. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om voor verschillende combinaties van huurders en contractelementen een andere opbrengstrekening te gebruiken.

In de Boekingsgroepinstellingen kunt u o.a. de volgende rekeningen koppelen:

Verhuuropbrengsten
Overige omzet
Derving
Inkopen

Hiermee kunt u net zoveel combinaties van bedrijfsboekingsgroep en product boekingsgroep aanmaken als u nodig hebt.

U stelt als volgt een bedrijfs-/productboekingsgroep in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Bedrijfsboekingsgroepen resp. Productboekingsgroepen.
Klik in het betreffende scherm op Nieuw en voer in veld Code een code in als groepsaanduiding (maximaal 10 karakters); in het veld Omschrijving kunt u een korte omschrijving van de regel kwijt.
Geef via de lookup-button de standaard BTW-bedrijfsboekingsgroep op die als standaardwaarde wordt gebruikt voor transacties die verband houden met deze algemene bedrijfsboekingsgroep.
Als u de inhoud van dit veld wijzigt, wordt u gevraagd of u direct ook grootboekrekeningen, klanten en leveranciers wilt wijzigen.
Als u Automatisch standaard invoegen inschakelt als u de algemene bedrijfsboekingsgroep aan een klant, leverancier of grootboekrekening toewijst, wordt automatisch de standaardwaarde voor BTW-bedrijfsboekingsgroep ingevuld in het veld BTW-bedrijfsboekingsgroep voor de klant, leverancier of grootboekrekening.
Herhaal bovenstaande voor elke in te voeren boekingsgroep.

10.3 Boekingsgroepinstellingen

Het venster Boekingsgroepinstellingen is een matrix waarin bedrijfs- en productboekingsgroepen worden gecombineerd. Voor elke combinatie kan de gebruiker bepalen naar welke rekeningen boekingen moeten worden verricht:

Verkoop & inkoop
Verkoop- en inkoopcreditnota's
Factuurkortingen en contantkortingen voor verkoop en inkoop
Kostprijs van verkochte goederen en voorraadherwaardering
Dekking directe kosten en dekking overhead
Inkoopverschillen

U stelt als volgt de Boekingsgroepinstellingen in:

Ga naar Boekingsgroepinstellingen .
Voor elke opgegeven combinatie van bedrijfsboekingsgroepen productboekingsgroep kunt u rekeningnummers opgeven. In een aantal gevallen zullen op verschillende regels dezelfde rekeningnummers voorkomen. Om de invoer te vergemakkelijken bestaat er een kopieerfunctie. Klik hiervoor op … (De rest weergeven) – Kopiëren, zodat het scherm Kopiëren – Boekingsgroepinst. verschijnt; hierin kunt u de combinatie van codes aangeven die de regel identificeren die u wilt kopiëren. Kies daarnaast voor alle velden, of voor een specificatie van rekeningen. Klik ten slotte op OK.

Let op: Om problemen met financiële aansluitingen tussen prolongaties met het grootboek te voorkomen mogen de Verhuurrekening en de Dervingsrekening niet gelijk aan elkaar zijn. Hierop vindt een controle plaats die in werking treedt bij het wijzigen van een bestaande situatie of bij ingeven van een nieuwe regel in de boekingsgroepinstellingen.

10.4 BTW-boekingsgroepen

Net als bij de algemene boekingsgroepen zijn de instellingen voor de BTW een combinatie van een bedrijfsgerelateerde boekingsgroep en een productgerelateerde boekingsgroep. Bij uw klanten en leveranciers legt u een BTW-Bedrijfsboekingsgroep vast en bij uw artikelen, kostensoorten en contractelementen legt u een BTW-Productboekingsgroep vast. De BTW-berekening en de gebruikte grootboekrekeningen legt u vast in de BTW-Boekingsgroepinstellingen, waar u deze voor elke combinatie van BTW-Bedrijfs- en BTW-Productboekingsgroep uitsplitst.

Het is in het systeem niet nodig om aparte BTW-coderingen te gebruiken voor verkoop- of inkooptransacties. U kunt dezelfde codes gebruiken, omdat via de BTW-Boekingsgroep-instellingen de juiste splitsing in te vorderen en af te dragen BTW is vastgelegd.

U stelt als volgt de BTW-boekingsgroepinstellingen in:

Ga naar Btw-boekingsinstellingen .
In het scherm BTW-boekingsinstellingen vult u in het veld BTW-identificatie een beschrijvende code in voor de groep die u wilt instellen. U mag hiervoor zowel letters als cijfers gebruiken. Verder vult u de regel met de instellingen die gelden voor de BTW-boekingsgroep die u wilt opvoeren. Voor elke combinatie van BTW-Bedrijfsboekingsgroep en BTW-Productboekingsgroep is een regel gemaakt die moet worden aangevuld met de juiste gegevens.
De kolom BTW % vult u met het betreffende percentage.
De kolom BTW-berekening bevat een lookup-button met vier keuzemogelijkheden: Normaal, Verlegging, Volledig en Sales tax. Hier kan worden aangegeven welke berekeningsmethode dient te worden gebruikt. De berekeningsmethode Volledig is speciaal voor BTW-corrrecties bedoeld, terwijl de Sales tax-methode voor de Verenigde staten is gemaakt en in Nederland niet gebruikt wordt. (Druk eventueel op F1 voor helpinfo over dit veld.)
In de kolom Pro-rata kan worden aangevinkt of de betreffende BTW-boekingsgroep de BTW naar rato dient te berekenen.
Bij de verschillende rekeningkolommen voert de lookup-button u naar het rekeningschemascherm; hier kunt u de desbetreffende grootboekrekening selecteren waar de betreffende BTW-boekingsgroep naartoe dient te boeken.

Herhaal bovenstaande procedure voor alle BTW-boekingsgroepen. In een aantal gevallen zullen op verschillende boekingsgroepregels dezelfde rekeningnummers voorkomen. Om de invoer te vergemakkelijken bestaat er een kopieerfunctie. Klik hiervoor op … (De rest weergeven) – Kopiëren, zodat het scherm Kopiëren – BTW-boekingsgroepinstellingen verschijnt; hierin kunt u de combinatie van codes aangeven die de regel identificeren die u wilt kopiëren. Kies daarnaast voor alle velden, of voor een specificatie van rekeningen. Klik ten slotte op OK.

11 BTW

11.1 Terugvorderbaar

Omdat in veel gevallen de corporatie niet BTW-plichtig is en geen BTW teruggevorderd kan worden, wordt de inkoop-BTW in Dynamics Empire standaard op de kostenrekening geboekt en niet apart op een BTW-rekening. In die gevallen dat het wel mogelijk is de BTW terug te vorderen, moet bij BTW-Productboekingsgroep het vinkje Terugvorderbaar worden aangevinkt. Zodra dat is aangezet zal voor inkopen, geboekt met deze BTW –productboekingsgroep, een aparte BTW-boeking worden gedaan en worden de kosten excl. BTW geboekt op de kostenrekening.

U stelt als volgt Terugvorderbaar in:

Ga naar Btw-productboekingsgroepen .

In het gelijknamige venster kunt u de optie Terugvorderbaar

11.2 BTW-correctie

In een aantal gevallen zult u zaken doorbelasten waarvoor u BTW in rekening moet brengen, maar waarvoor u de inkoop-BTW niet heeft geboekt als ‘te vorderen’. Om te zorgen dat u de BTW alsnog kunt vorderen kunt u bij het boeken van de doorbelasting het vinkje BTW-correctie aanvinken in de betreffende factuurregel. Dit principe is bijvoorbeeld van toepassing bij het doorbelasten van reparaties door derden. De reparatie door de leverancier wordt aan u belast inclusief BTW, maar u boekt de BTW direct op de kosten, omdat u het niet kunt terugvorderen. Bij het doorbelasten aan de huurder dient u BTW te berekenen aan uw huurder. Door het vinkje BTW-correctie aan te vinken wordt de te vorderen BTW op de inkoopfactuur alsnog geboekt.

Voorbeeld boekingsgang:

Oorspronkelijke inkoop:
Inkoop                                119,--
Crediteuren                                                     119,--

Doorbelasting:
Debiteuren                         119,--
Omzet                                                              100,--
Af te dragen BTW                                            19,--

BTW-correctie:
Te vorderen BTW 19,--
Inkoop 19,--

U kunt de BTW-correctie voor doorbelastingen automatisch aanzetten door dit aan te geven in de instellingen. Ga hiervoor naar Empire-instellingen . Op het tabblad Onderhoud vindt u het vinkje BTW-correctie doorbelasting; vink dit aan als u standaard voor doorbelastingen de BTW wilt corrigeren.

11.3 BTW afrondingsverschillen

Er bestaat een wettelijke verplichting om de BTW-bedragen te berekenen over totalen per BTW-regime; pas daarna mag er worden afgerond. Aangezien Dynamics Empire echter ook op regelniveau voorziet in bedragen inclusief BTW, en deze sub-bedragen ‘terugberekent’ vanuit het getotaliseerde bedrag, bestaat de mogelijkheid dat – op regelniveau – bedragen die exclusief BTW gelijk aan elkaar zijn, van elkaar verschillen wanneer ze inclusief BTW worden weergegeven.

Het volgende voorbeeld zal een en ander verduidelijken:

	excl. BTW	incl. BTW (afgerond)	incl. BTW (niet afgerond)
	122,12	145,32	145,3228
	122,12	145,33	145,3228
	122,12	145,32	145,3228

Totaal	366,36	435,97	435,97

De eerste kolom toont bedragen excl. BTW. De tweede kolom toont bedragen incl. 19% BTW, afgerond op 2 decimalen, zoals getoond in het systeem.

De derde kolom toont bedragen incl. 19% BTW, zonder afronding.

In Dynamics Empire wordt de BTW ook op regelniveau berekend, afgerond en op het scherm getoond. Om geen problemen te krijgen met de wettelijke verplichting om de BTW-bedragen te berekenen over totalen per BTW-regime en daarna pas af te ronden, wordt er bij de berekening van de BTW op regelniveau al door het systeem rekening gehouden met eerder opgevoerde regels. In enkele gevallen zal dit leiden tot een andere afronding. Dit is noodzakelijk om het juiste totaalbedrag incl. BTW te verkrijgen.

Aan de hand van het voorbeeld: Eerst wordt – zoals wettelijk verplicht – het bedrag 435,97 berekend. Dit bedrag wordt vervolgens door Dynamics Empire verdeeld over de drie ter zake doende regels. Het systeem berekent in eerste instantie echter dat een verdeling van het bedrag 435,97 over 3 regels niet gelijkelijk kan geschieden; het systeem berekent daarna een zo goed mogelijke verdeling, waarbij het resultaat in dit voorbeeld leidt tot 2 regels van 145,32 en 1 regel van 145,33.

Bij het opvoeren van regels dienen de bedragen exclusief BTW ingevoerd te worden. Hierbij is de kolom Bedrag incl. BTW op regelniveau alleen ter informatie. Als deze kolom verwarring oproept, kan deze kolom op het scherm uitgezet worden. Ga hiertoe met de cursor boven de kolomnamen hangen, klik op de rechter muisknop en kies voor Kolommen kiezen. U kunt vervolgens de betreffende kolom verwijderen.

11.4 BTW-aangifte

Het is mogelijk om aan te geven dat de BTW-aangifte moet worden gebaseerd op de documentdatum in plaats van de boekingsdatum. In het verleden was hier geen keuze mogelijk: het systeem baseerde het voorbeeld van de aangifte en het boeken van de BTW-aangifte op de boekingsdatum. De selectie op de aan te geven BTW-posten werd altijd gedaan op basis van boekingsdatum, maar is dus ook in te stellen op documentdatum. U kunt de keuze voor document- of boekingsdatum instellen bij het aangiftevoorbeeld of bij het boeken van de BTW-aangifte.
NB: Dit werkt alleen als de BTW-aangifte wordt gedaan op basis van de BTW-posten.

Voor het doen van een BTW-aangifte gaat u naar BTW-aangifte (Rapporten en analyse) . De keuze voor document- of boekingsdatum geeft u op na een klik op de knop Voorbeeld.

12 Ontvangsten en uitgaven

12.1 Bankboek

Het bankboek wordt gebruikt voor het boeken van alle transacties naar uw bank- en girorekeningen.

12.1.1 Transacties boeken bij handmatig invoeren van bankmutatieregels

U boekt als volgt transacties in het bankboek:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Bank-/Giroboek en open de juiste kaart.
Om het Beginsaldo te kunnen vullen dient u bij de allereerste boeking in het bankboek de volgende procedure te volgen. Vul in het bankboek het beginsaldo met nul en vul bij het eindsaldo het eindsaldo van het bankafschrift. Maak op de eerste regel een boeking op het grootboeknummer van de bankrekening zelf, gelijk aan het beginsaldo van het bankafschrift. Bij volgende boekingen zal het eindsaldo van de laatste boeking automatisch als beginsaldo worden ingevuld.
Ook de stukdatum dient te worden ingegeven, maar het documentnummer zal afhankelijk van de instellingen automatisch worden gevuld.
Geef op regelniveau een eventueel gewenste boekingsdatum in, indien deze afwijkt van de in de kop ingegeven datum.
Selecteer de gewenste soort in het veld Rekeningsoort en het nummer in het veld Rekeningnr.
Vul indien gewenst in het veld Redencode via de assistbutton de juiste code in. Met redencodes wordt aangegeven waarom een post is gemaakt. Na het boeken van het financieel afschrift is de redencode zichtbaar bij de desbetreffende klantenpost van de huurder.
Bij boekingen waarbij het veld Kostensoortnr. wordt gebruikt, dient de rekeningsoort van het type Grootboekrekening te zijn. Dit wordt automatisch ingevuld zodra je een kostensoort invult.
Als er sprake is van een vooruitbetaling door een huurder moet dit in het veld Vooruitbetaling kenbaar worden gemaakt door het plaatsen van een vinkje. Dynamics Empire zal vervolgens deze betaling tijdens de eerstvolgende prolongatie op de huurvordering afboeken.

Let op! Bij het gebruiken van een kostensoortnummer is de invulling van het veld Clusternr. of het veld Eenheidnr. verplicht.
Als er sprake is van een betaling door een klant, dan wel een betaling aan een leverancier, kan deze betaling met een openstaande post worden vereffend. Klik hiervoor op de lookup-button in het veld Vereffeningsnr. en selecteer daar de juiste openstaande post. Het systeem zal nu het bedrag van de openstaande post in het veld Debet of Credit vullen. Als dit bedrag afwijkt van de werkelijke mutatie moet dit worden aangepast.
Worden er verschillende openstaande bedragen tegelijk betaald, dan dient u de vereffening op een andere manier plaats te laten vinden. Klik hiervoor bovenin het tabblad Regels op Posten vereffenen (waarna het scherm Leveranciersposten vereffenen of Klantenposten vereffenen verschijnt) en markeer vervolgens de regels met openstaande bedragen waarop de betaling betrekking heeft met behulp van de Ctrl-toets. Klik vervolgens op Vereffenings-id instellen.
Bij gebruik van deze functie worden de velden Vereffeningssoort en Vereffeningsnr. niet gebruikt. Wanneer deze functie gebruikt wordt, wordt het Vereffenings-id bijgewerkt. Dit veld bevat de posten die door de afschriftregel worden vereffend als u de functie Vereffenen gebruikt.
Als alle posten op de regels zijn ingegeven kunt u het bankboek boeken. Klik op Boeken (of Boeken en afdrukken). Dynamics Empire zal nu eerst controleren of het ingegeven eindsaldo klopt met de ingegeven regels en als dit niet het geval is dient dit eerst te worden gecorrigeerd. Klopt het saldo, dan zullen alle regels die correct zijn ingegeven worden geboekt. Regels waarin fouten worden geconstateerd blijven staan ter correctie, en na de door u uitgevoerde correctie kunnen deze regels alsnog worden geboekt. Het veld Aantal fouten is dan gevuld. Bij het inzoomen op dit veld wordt de omschrijving van de fout(en) getoond. Wanneer de boeking een feit is, geeft het systeem hier een melding van.

12.1.2 Automatische verwerking bankmutaties

In Dynamics Empire is een functie ondergebracht waarmee flexibel kan worden vastgelegd hoe ingelezen bankafschriftregels moeten worden herkend. Het is per bank mogelijk om regels vast te leggen met betrekking tot het kunnen herkennen van bankafschriftregels. Dit betekent onder andere dat per bank kan worden aangegeven waar het betalingskenmerk is vastgelegd in de omschrijving.

Het is mogelijk om bepaalde regels te herkennen op basis van de omschrijving of deze over te laten slaan tijdens de import van het bankafschrift. Denk hierbij aan een regel voor automatische incasso’s of een regel voor een betaalbatch.

Ook is het mogelijk om in te stellen dat een betaling door bijvoorbeeld de sociale dienst automatisch wordt gekoppeld aan een specifieke huurder op basis van de gebruikte omschrijving door de sociale dienst. En voor bijvoorbeeld automatische bijschrijvingen/afschrijving is het mogelijk deze te koppelen aan de juiste grootboekrekening.

U maakt als volgt regels aan voor het herkennen van bankafschriften:

Zoek via Bank-/Giroboek de juiste bankrekening op. Open de kaart en klik in het menu op Instellen zoekstrings.
Vervolgens heeft u de mogelijkheid om een aantal verschillende typen aan te maken:
1. Om een betaling door de Sociale Dienst voor de huur van een huurder te koppelen aan die huurder, doet u het volgende: Maak een regel aan met als rekeningsoort Klant. Geef in de kolom Rekeningnr. het nummer van de huurder in. Het veld Omschrijving kunt u zelf aanpassen of leegmaken. Wanneer dit leeg is wordt de omschrijving overgenomen zoals deze op het bankafschrift staat. Vervolgens geeft u in de regels eronder in hoe deze huurder te herkennen is in de omschrijving van de betaling door de Sociale Dienst. Maak daartoe een nieuwe regel aan, helemaal onderin het scherm. Vul bij Zoekstring een unieke code/tekst in die de Sociale Dienst heeft gebruikt om de huurder aan te geven (bijv. het door de sociale dienst gebruikte clientnummer). Als de Sociale Dienst een eigen clientnummer van de huurder gebruikt als omschrijving kunt u dit opgeven in de zoekstring, bijvoorbeeld: 012345678. Het systeem zal de regels waarin ergens in de omschrijving 012345678 voorkomt nu matchen aan de klant die in de zoekstring gevuld staat bij Rekeningnr. Op deze manier kunt u aparte sets van regels opnemen voor elke huurder die via de sociale dienst wordt betaald.
2. Om de regel met incasso’s over te slaan in de import van het CAMT0.53-bestand dient u het volgende uit te voeren. Zoek als eerste de bankcode op waarvoor u de regel wilt vastleggen. Geef met een vinkje in de kolom Regel niet verwerken op tabblad Bankboekregel aan dat u de voorwaarden wilt vastleggen voor een niet te importeren regel. Vervolgens maakt u op tabblad Bankboekzoekregel een regel aan met de bankmutatiecode waarmee de bank een incasso aanduidt, bijvoorbeeld 91.
3. Om een standaard bankmutatie (bijvoorbeeld bijschrijving vanuit pintransacties) te laten herkennen doet u het volgende:
  Maak een regel aan met rekeningsoort ‘Grootboekrekening’ en vul het juiste grootboeknummer in bij Rekeningnr. Het veld Omschrijving kunt u zelf aanpassen of leegmaken. Wanneer dit leeg is wordt de omschrijving overgenomen zoals deze op het bankafschrift staat. Vervolgens geeft u in de regels eronder aan hoe deze bankmutatie te herkennen is. Maak daartoe een nieuwe regel aan op tabblad Bankboekzoekregel en vul in de zoekstring de unieke code/tekst in die in de omschrijving van het afschrift staat, bijvoorbeeld PINAUTOMAAT 123. Het systeem zal de regels waarin ergens in de omschrijving PINAUTOMAAT 123 voorkomen nu matchen aan de ingestelde grootboekrekening.

Let wel: De genoemde opties zijn slechts voorbeelden. Het is ook mogelijk om een grootboekrekening, klant, beheergever etc. als regelsoort te gebruiken. Ook kunt u bij de boeking automatisch een vooruitbetaling aan laten vinken, een stornoboeking markeren, dimensie 1 en dimensie 2 opvoeren, bedrijfs- en productboekingsgroepen specificeren etc.

Er is een rapport beschikbaar waarmee u een overzicht kunt maken van alle ingestelde regels. U vindt dit rapport via de zoekfunctionaliteit : Overzicht zoekstrings voor bankmutatieregels.

Overigens wordt de lijst met zoekstrings op een gegeven moment erg groot, wat uiteindelijk ten koste gaat van de performance bij het verwerken van een bankafschrift. De kolom Datum laatst gebruikt laat zien waarop voor het laatst een specifieke zoekstring is toegepast. Dit geeft u de mogelijkheid om zoekstrings die al langere tijd niet gebruikt zijn, te verwijderen. Bij het toevoegen of wijzigen van zoekstrings wordt de datum gevuld met de datum van vandaag.

12.2 Inlezen bankmutaties (dagafschriften) GMU- en Swiftformaat

Voor het inlezen van bankmutaties kan gebruik worden gemaakt van gegevens in CAMT0.53-formaat. Alle mutaties worden in een tussentabel geplaatst. Voordat mutaties in het bankboek worden geplaatst, zijn ze te beoordelen op de pagina Inlezen bankmutaties (historie te benaderen vanuit de lijst Telebankieren importoverzicht).

Vanuit het formulier Inlezen bankmutaties zijn de regels te verwerken in het bankboek. Tijdens deze verwerking probeert het systeem de mutaties te herkennen op basis van de volgende zaken:

Veld Herkenning op basis van documentnummer staat AAN

In de SEPA-omschrijving wordt gezocht naar een factuur- of klantnummer o.b.v. het format van het laatst gebruikte nummer in de nr.-reeks, in deze volgorde:
- Verkoopfacturen
- Verkoopcreditnota’s
- Verhuurfacturen
- Verhuurcreditnota’s
- Klantnummer

Wanneer het een deelbetaling betreft van een factuur zal er nog steeds een match plaatsvinden o.b.v. het factuurnummer wanneer het bedrag van de te vereffenen post groter is dan de bankmutatie.

Bepalen kenmerk via zoekstring. Wanneer er geen match gevonden is op factuur- of klantnummer zoekt deze functie in de omschrijving van de betaling naar een herkenbaar en uniek gegeven zoals ingesteld in de zoekstring (zie vorige paragraaf).

iDEAL-betalingen: als er nog geen herkenning is gevonden zal gezocht worden naar iDEAL-betalingen.

Betaalrunregels: dit is een functie die automatische incasso’s kan herkennen die individueel op het dagafschrift staan en waarin het kenmerk dat door Dynamics Empire wordt meegegeven, wordt teruggemeld.

Het OLA-kenmerk:
1. Zoeken prolongatiefacturen: deze functie zoekt in de tabel Prol Payment Detail Line naar het OLA-kenmerk en op basis van dit kenmerk wordt de betaling aan de klantpost gekoppeld.
2. Zoeken verkoopfacturen: deze functie zoekt met de inhoud van het veld Import Line – Identification in de tabel Verkoopfactuur naar het factuurnummer en koppelt met de gevonden waarde en het bijbehorende klantnummer de ontvangst aan de juiste regel in de Klantposten.
3. Zoeken aanmaningen.
4. Zoeken betalingsregelingen.

IBAN van de klant: op basis van het IBAN-nummer van de bankmutatie kan de bijbehorende klant gevonden worden. Of de vereffening gevuld wordt hangt af van de Vereffeningsmethode in de bankmutatieinstellingen (zie elders op deze page).

Veld Herkenning op basis van documentnummer staat UIT

Wanneer het vinkje ‘Herkenning op basis van documentnummer’ uit staat zal de herkenning op dezelfde manier gaan, met dit verschil dat alleen punt 1 wordt overgeslagen.

Overige wetenswaardigheden:

Bovenin het bankboek kan op het tabblad via Regel - Details detailinformatie worden opgevraagd van de bankmutatie. Detailregels helpen u om de bankmutatie op de juiste manier te verwerken.
Het veld Omschrijving alles in de detailinformatie toont alle omschrijvinginformatie (maximaal 1.024 tekens) van de bankmutatie.
Als een ontvangst van een klant via een IBAN is gekomen die gekoppeld is aan meerdere klanten, en niet kan worden gematcht op basis van klantnummer/factuurnummer/zoekstring, wordt dit in de omschrijving van de regel van het Bank-/Giroboek inzichtelijk gemaakt. De omschrijving bevat dan bijvoorbeeld de volgende tekst: ! K00000000/NL01BANK0123456789 (2X) !. Vanaf de pagina 'Bank-/Giroboek' is onder de knop Telebankieren de optie 'Klantnr. selecteren' beschikbaar. Met deze optie is het mogelijk om alle klanten te tonen waaraan de IBAN gekoppeld is. Vanaf het scherm is het mogelijk om via de knop 'Posten' de openstaande klantenposten te bekijken.

U leest als volgt een bankmutatie in:

Ga naar Bank-/Giroboek en kies de juiste dagboeksjabloon; open de juiste bankkaart.
Klik op de Bank-/Giroboek-kaartop de knop Inlezen bankmutaties. Iedere import krijgt een uniek nummer; de velden Bankboek en bankboek worden automatisch overgenomen uit het bankboek.
Klik op de knop Inlezen / Inlezen CAMT0.53. U kunt het gewenste bestand selecteren om in te lezen.
Na het inlezen kunt u de bankmutaties raadplegen. Op het tabblad Controle zijn de totalen te raadplegen. Tevens is te zien met welk bestand de mutaties zijn ingelezen.
Klik op Verwerken. Hiermee worden de bankmutaties overgezet naar het bankboek. Dynamics Empire vraagt u vervolgens om een bevestiging. Tijdens deze verwerking probeert het systeem de mutaties zoveel mogelijk te herkennen en waar mogelijk te vereffenen. Als het volledig verwerkt is wordt het vinkje aangezet bij Geblokkeerd, zodat deze niet nog een keer verwerkt kan worden.
Nadat u het formulier Inlezen bankmutaties afsluit, komt u terug in het bankboek en ziet u dat de mutaties in het bankboek zijn verwerkt.
Heeft u mutaties te verwerken uit een betaalrun, dan kunt u dit doen via de knop Betaalrun toevoegen.
U kunt de voorgestelde vereffeningen en boekingen controleren en de mutaties waarvoor het systeem niets gevonden heeft handmatig verwerken. Voor de handmatige verwerking kunt u gebruik maken van de detailinformatie, te raadplegen vanaf tabblad Regels via Regel - Details.
Het bankboek kan geboekt worden: klik op de knop Boeken. Beantwoord de vraag die nu gesteld wordt bevestigend.
Niet te boeken posten blijven in het bankboek staan met een foutmelding, de foutmelding kunt u lezen door op het getal te klikken in de kolom Aantal fouten.

12.3 Wijziging naar SEPA (2014)

Het betalingsverkeer binnen de Eurozone is geharmoniseerd (2014). Dit project is bekend onder de naam SEPA (Single Euro Payments Area). Het is dan niet meer relevant in welk land een betalingstransactie is gedaan. Daarnaast komt met SEPA meer informatie over de betaling en de debiteur (huurder) beschikbaar. Hierdoor kan de vereffening van inkomende posten verbeteren.

12.3.1 Betaalrun

Voorheen werd van betaalde incasso's een totaalbedrag opgenomen in het bankboek. Daarna diende u handmatig de functie Betaalrun toevoegen uit te voeren om de details van de incasso's toe te voegen aan het bankboek. Nu is dat niet meer nodig: de details van betaalde incasso's worden automatisch ingevoegd vanuit het CAMT053-bestand. Met het boeken van het bankafschrift worden daarna de geïncasseerde regels als geboekt aangemerkt in de 'Betaalrun'.

12.3.2 Storno-verwerking

Na het aanbieden van een incassobatch aan de bank kunnen posten hieruit gestorneerd worden. Deze storno’s kunnen, afhankelijk van hun aard, op verschillende manieren worden aangeboden door de bank.

Storno’s die in mindering gebracht worden op de incassobatch: Het bedrag van de bijschrijving op het dagafschriftis hierbij lager dan het bedrag van de (incasso)betaalrun. Deze incasso’s zitten verwerkt in het Swiftbestand dan wel het CAMT053-bestand. De stornoposten zijn te herkennen aan het vinkje dat is geplaatst in het veld Storno, te zien op het Bank-/Giroboek.
Door de verwerking van de storno’s is het totale incassobedrag weer gelijk aan het bedrag dat op het dagafschrift is binnengekomen.
Storno’s, veroorzaakt door huurders die binnen een bepaalde periode het geïncasseerde bedrag storneren:

De bank kan het totaalbedrag aan storno’s afschrijven op het dagafschriften biedt de specificatie aan in het betreffende bestand.
Handmatig kunt u de stornoboekingen die zijn aangegeven op het dagafschrift vereffenen met de al verwerkte betaling. Om handmatig een stornoboeking te verwerken dient u de vereffeningssoort Betaling te selecteren. Daarmee wordt automatisch het vinkje Stornoboeking aangezet in de regels en hebt u de mogelijkheid om in het veld Vereffeningsnr. te zoeken naar de eerder betaalde post die nu gestorneerd is. Als u de juiste post heeft geselecteerd en het dagafschrift heeft verwerkt, is een nieuwe openstaande post onder een nieuw documentnummer aangemaakt.

12.4 Kasboektransacties boeken

U boekt als volgt transacties in het kasboek:

Ga naar Kasboek .
Selecteer de juiste regel in het kasboekoverzicht. Vul bij de allereerste boeking in het kasboek het Beginsaldo en vervolgens het Eindsaldo in. Hier dient op de eerste regel een boeking gelijk aan het beginsaldo van het kasboek op het kasboek zelf worden gemaakt. Bij volgende boekingen zal het eindsaldo van de laatste boeking automatisch als beginsaldo worden gevuld.
Geef op regelniveau de (stuk)Datum in; het Documentnummer zal, afhankelijk van de instellingen, automatisch worden gevuld.
Selecteer de gewenste soort in het veld Rekeningsoort en het nummer in het veld Rekeningnr., waarbij bij het boeken met gebruikmaking van de kolom Kostensoortnrs. voor de rekeningsoort Grootboekrekening dient te worden gekozen.
Als er sprake is van een vooruitbetaling door een huurder moet dit in het veld Vooruitbetaling kenbaar worden gemaakt door het plaatsen van een vinkje; hierdoor zal het systeem deze betaling tijdens de eerstvolgende prolongatie op de huurvordering afboeken.
Bij het gebruiken van een Kostensoortnummer is de ingave van een Cluster- of Eenheidnummer in het desbetreffende veld verplicht.
Indien er sprake is van een betaling door een huurder, dan wel een betaling aan een leverancier, dient deze betaling op een openstaande post te worden afgeboekt. Klik hiervoor op de lookup-button in het veld Vereffeningsnr. en selecteer daar de juiste openstaande post. Dynamics Empire zal nu het bedrag van de openstaande post in het veld Debet of Credit vullen. Indien dit bedrag afwijkt van de werkelijke mutatie dient u dit aan te passen.
Worden er verscheidene openstaande bedragen tegelijk betaald, dan kan de vereffeningop een andere wijze plaatsvinden. Klik hiervoor op de knop Vereffenen en markeer vervolgens in het verschenen scherm de openstaande bedragen waarop de betaling betrekking heeft door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de regels aanklikt.
Klik vervolgens op de knop ID toekennen, waarna u op OK klikt.
Als alle posten op de regels zijn ingegeven dient het kasboek te worden geboekt. Klik op de knop Boeken (of Boeken en afdrukken). Het systeem zal nu eerst controleren of het ingegeven eindsaldo klopt met de ingegeven regels. Is dit niet het geval, dan moet dit eerst worden gecorrigeerd. Klopt het saldo wel, dan zullen alle regels die correct zijn ingegeven worden geboekt. Regels waarin fouten worden geconstateerd blijven staan ter correctie, en na de door u uitgevoerde correctie kunnen deze regels alsnog worden geboekt.
Met het boeken van de kasboeking wordt gevraagd of er een Kwitantie moet worden afgedrukt. Het is niet van belang of u gekozen heeft voor Boeken of voor Boeken en Afdrukken, in beide gevallen zal u gevraagd worden of een kwitantie moet worden afgedrukt.
De kwitantie drukt een specificatie af als de betaling meer dan één vordering betreft, en - indien van toepassing - ook gesorteerd per Eenheid. Als er meerdere verschillende huurders in één boeking worden verwerkt wordt per huurder een kwitantie afgedrukt.

12.5 Telebankieren

Met behulp van de functionaliteit Telebankieren van Dynamics Empire bent u in staat om opdrachtgegevens voor betalingen of incasso’s te verzamelen en te exporteren naar bijvoorbeeld een PAIN-bestand (bij toepassing van SEPA) of een telebankierenpakket van uw bank.

Indien gewenst kunt u in één keer in meerdere bedrijven een betaalvoorstel aanmaken. Tevens kunnen deze voorstellen boven de bedrijven gewijzigd worden. Ook kunnen deze voorstellen in de betreffende bedrijven in één keer doorgezet worden naar een betaalrun.

Met de introductie van SEPA is het verplicht bij telebankieren de landcode te specificeren. Hiervoor heeft u bij alle contacten een landcode moeten invullen, en bij alle bankrekeningen de landcode van de bank en de rekeninghouder. Bij het aanmaken van een regel in het betaal/incassovoorstel wordt de landcode van de rekeninghouder automatisch gevuld met de landcode die is ingesteld in de boekhoudinstellingen bij het veld Landcode Nederland, in het geval de landcode van de rekeninghouder leeg is op de bankkaart. Daarnaast wordt, indien niet gevuld op de bankrekeningkaart, de landcode van de bank gevuld. Deze laatste wordt gevuld met de eerste 2 posities van het IBAN van de kaart.

Let dus op dat de landcodes van de landen waar uw klanten rekeningen hebben zijn aangemaakt in de landentabel!

Let op! Om gebruik te kunnen maken van de multicompany-functionaliteit dienen een aantal webservices te worden ingesteld. Neem hiervoor indien nodig contact op met uw systeembeheerder.

12.5.1 Aanmaken betaal- of incassovoorstel

Zie ook werkinstructies Aanleveren betaalbestand en Aanleveren incassobestand.

U maakt als volgt een betaal- of incassovoorstel aan voor een enkel bedrijf:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Telebankieren – bankoverzicht.
Kies vervolgens de juiste bank en klik op Voorstelposten ophalen.

NB: Als voor (één van) de posten (klant of leverancier) een bankrekening is gebruikt die inmiddels is verwijderd, en er zijn nog klant- of leveranciersposten met betreffende bankrekening, dan zal bij het ophalen van de voorstelposten de bankrekening in het voorstel leeggemaakt worden. U kunt dan in het voorstel alsnog de juiste bankrekening selecteren.
In het daaropvolgende scherm kan op tabblad Transactiewijze als filter op het veld Rekeningsoort worden gekozen voor het incasseren van vorderingen van klanten/huurders, of het betalen van openstaande facturen aan leveranciers en eigenaren.
Als u geen keuze invult bij de Code krijgt u een foutmelding. Er kunnen niet gelijktijdig zowel incasso- als excasso-transactiewijzen worden verwerkt.

Op het tabblad Opties dient een Valutadatumte worden ingegeven. Deze datum zal worden gebruikt bij de selectie van vervallen bedragen.

Let op: voorheen kwamen in de leveranciersposten ook negatieve posten (creditnota's) mee als betaalposten. Dit is nu verholpen: er komen bij het voorstelposten ophalen voor betalingen aan leveranciers geen losse creditnota's meer mee. Als u creditnota's automatisch wilt verrekenen bij het betalen, dan kan dat niet via de functie Voorstand salderen en vereffenen (tabblad Opties), maar moet dit gebeuren door middel van het vinkje Posten combineren in de transactiewijze voor leveranciers. Let wel: Het gebruik van posten combineren in een transactiewijze in combinatie met een cashflow werkt niet: als er meerdere posten verzameld betaald worden kan de betaling namelijk niet correct gekoppeld worden aan de juiste cashflowcategorieën.
Een ander veld op tabblad Opties heet Inclusief klantenposten met afwachtcode. Als u deze optie selecteert worden alleen klantenposten met een afwachtcode geselecteerd; leveranciersposten met een afwachtcode worden genegeerd. Er geldt echter een uitzondering: als u in de instellingen van documentgoedkeuring de optie Goedkeuring op geboekte inkopen activeren niet hebt aangezet, is goedkeuring op geboekte inkoopfacturen niet van toepassing en worden ook leveranciersposten met afwachtcode meegenomen in het betaalvoorstel als u bovengenoemde optie aanvinkt. (Overigens zorgt het activeren van de optie ‘Goedkeuring op geboekte inkoopfacturen’ er niet voor dat u geboekte facturen dient goed te keuren; het schept alleen de mogelijkheid om het in te stellen.)
Omdat (nog) niet alle banken om kunnen gaan met meerdere dezelfde mandaatcodes in één incassobatch van incassotype ‘Eerste’ is een extra optie toegevoegd om posten te combineren per mandaat. U kunt, als u voorstelposten ophaalt van het incassotype ‘Eerste’, een vinkje Posten combineren per mandaat aanzetten. Dit zorgt ervoor dat posten met hetzelfde incassomandaat worden gecombineerd in één voorstelregel. Dit is alleen mogelijk bij een incassotype ‘Eerste’. Posten zonder mandaatcode die worden opgehaald in een voorstel worden eveneens gecombineerd, maar kunnen uiteraard niet worden verwerkt voordat deze ook van een mandaatcode zijn voorzien.
Na het ophalen van de voorstelposten kunt u de posten beoordelen door te klikken op de knop Voorstel.
Door in het verschenen scherm te klikken op Detailinformatie kunt u de details van de voorgestelde post bekijken en indien noodzakelijk het te betalen bedrag en de omschrijving aanpassen.
Handmatig kunt u regels toevoegen als deze nog niet aan de criteria voldoen, en dus niet met ‘Voorstelposten ophalen’ zijn opgehaald. U doet dit door een nieuwe regel aan te maken en de juiste post te selecteren.
Ook kunt u door in het veld Verwerken (de eerste kolom in het scherm Telebankierenvoorstel) het vinkje te verwijderen ervoor zorgen dat een regel niet wordt meegenomen naar de betaalrun. Deze regel zal bij een volgend voorstel opnieuw verschijnen en kan dan alsnog worden aangevinkt voor verwerking.
Voor het verwerken van het voorsteldagboek, nadat u correcties hebt aangebracht, is het raadzaam de regels te laten controleren, door voor de gelijknamige knop te kiezen. Een infoblok geeft vervolgens de nodige informatie over de voorstelregels, (eventuele) fouten en waarschuwingen.
De eventuele foutmelding en/of waarschuwing staat per regel onder in het Telebankierenvoorstel-scherm genoteerd. Zo kan worden vermeld dat het te betalen bedrag groter is dan het restbedrag dat nog niet in Telebankieren is opgenomen; de oorzaak is mogelijk dat een reeds bestaande post alsnog handmatig is toegevoegd aan het voorstel.
De functie Naar andere bank geeft de mogelijkheid een voorstelregel naar een voorsteldagboek van een andere bank te verplaatsen. Dit kunt u o.a. gebruiken wanneer een bank te weinig saldo heeft om een betaling te kunnen doen.
Verwerk het voorsteldagboek - wanneer het foutenscherm uiteindelijk blanco is - door te klikken op Verwerken . Bij het verwerken van het betaalvoorstel wordt een betaalrun aangemaakt voor de voorgestelde posten. Er wordt een journaalpost aangemaakt naar de rekeningen voor betalingen onderweg.
Als laatste stap in het proces dient u de betaalrun te exporteren naar de bank. De betaalrun kunt u vinden via de knop Betaalrun op het scherm Bankoverzicht. Zoek de juiste run op, waarbij u aan het vinkje in de kolom Export ziet dat de betaalrun nog geëxporteerd moet worden. Met de functie Weergeven kunt u de geselecteerde betalingen raadplegen. De betaalrunkaart geeft informatie over:

- waar de export is weggeschreven;
- wie de betaalrunheeft aangemaakt;
- wanneer de betaalrunis aangemaakt;
- wie de betaalrunheeft geëxporteerd;
- wanneer de betaalrunis geëxporteerd.

Op het betaalrunoverzicht zijn bovenaan op elke pagina het Runnummer, de Status, de datum Verstuurd op en het Restbedrag opgenomen. Per regel wordt in de betaalrun aangegeven wat de status is van deze regel. In eerste instantie heeft elke regel de status Nieuw.

Bij het exporteren van een betaalbestand of incassobestand volgens SEPA wordt een SHA-1 controlegetal berekend over het geëxporteerde bestand. Dit controlegetal wordt weggeschreven op de betaalrunkaart op het tabblad Historie. Bij het afdrukken van de betaalrun wordt het controlegetal mee-afgedrukt.
Let op: om het controlegetal op de afdruk van de betaalrun te zien dient u eerst de run te hebben geëxporteerd. Het is onmogelijk vóór het exporteren het controlegetal uit te rekenen, omdat het controlegetal op basis van het volledige bestand wordt uitgerekend. Dit houdt ook in dat wanneer u een betaalrun voor een tweede keer exporteert, een ander controlegetal zal worden berekend.

Zie voor de daadwerkelijke export de volgende paragraaf.

U maakt als volgt een betaal- of incassovoorstel aan voor meerdere bedrijven:

Kies via voor Telebankieren – bankoverzicht.
Kies vervolgens de juiste bank en klik op Voorstelposten ophalen.
In het daaropvolgende scherm kan op tabblad Transactiewijze in het veld Rekeningsoort worden gekozen voor het incasseren van vorderingen van klanten/huurders, of het betalen van openstaande facturen aan leveranciers en eigenaren.
Als u geen keuze invult bij de Code krijgt u een foutmelding. Er kunnen niet gelijktijdig zowel incasso- als excassotransactiewijzen worden verwerkt.
Op het tabblad Opties dient een Valutadatum te worden ingegeven. Deze datum zal worden gebruikt bij de selectie van vervallen bedragen.
Vink het veld Meerdere bedrijven aan. Als u vervolgens op OK klikt vraagt het systeem u om de bedrijven te selecteren waarvoor de routine gestart moet worden.

Let op: voorheen kwamen in de leveranciersposten ook negatieve posten (creditnota's) mee als betaalposten. Dit is nu verholpen: er komen bij het voorstelposten ophalen voor betalingen aan leveranciers geen losse creditnota's meer mee. Als u creditnota's automatisch wilt verrekenen bij het betalen, dan kan dat niet via de functie Voorstanden salderen en vereffenen, maar moet dit gebeuren door middel van het vinkje Posten combineren in de transactiewijze voor leveranciers.

Na het ophalen van de voorstelposten kunt u de posten beoordelen door te klikken op Voorstel (meerdere bedrijven) in het menu. Indien gewenst kunt u gebruik maken van de opties Alles selecteren en Alles deselecteren.
Het MC Telebankierenvoorstel (MC staat voor MultiCompany) toont nu onder andere de kolom Bedrijfsnaam, waarmee de verschillende bedrijven worden onderscheiden.
De optie Regel ontbreekt op dit scherm; u kunt dus niet over de bedrijven heen op dit moment detailinformatie opvragen of bedragen en omschrijvingen aanpassen. Ook handmatig regels toevoegen is nu niet mogelijk.
U kunt door in het veld Verwerken het vinkje te verwijderen ervoor zorgen dat een regel niet wordt meegenomen naar de betaalrun. Deze regel zal bij een volgend voorstel opnieuw verschijnen en kan dan alsnog worden aangevinkt voor verwerking.
Voor het verwerken van het voorsteldagboek, nadat u correcties hebt aangebracht, is het raadzaam de regels te laten controleren, door te klikken op Controleren. Een infoblok geeft vervolgens de nodige informatie over de voorstelregels, (eventuele) fouten en waarschuwingen.
De eventuele foutmelding en/of waarschuwing staat per regel onder in het Voorsteldagboek-scherm genoteerd.
Verwerk het voorsteldagboek - wanneer het foutenscherm uiteindelijk blanco is - door te klikken op Verwerken . Nu kan er een keuze gemaakt worden voor bedrijven waarvoor de routine gestart moet worden. Standaard staat er geen bedrijf aangevinkt; de gebruiker moet bedrijven selecteren.
Bij het verwerken van het betaalvoorstel wordt een betaalrun aangemaakt voor de voorgestelde posten. Er wordt een journaalpost aangemaakt naar de rekeningen voor betalingen onderweg.
Als laatste stap in het proces dient u de betaalrun te exporteren naar de bank. De betaalrun kunt u vinden via de knop Betaalrun op het scherm Bankoverzicht. Zoek de juiste run op in het scherm MC Betaalrunlijst, waarbij u aan het vinkje in de kolom Exporteren ziet dat de betaalrun nog geëxporteerd moet worden.
Ook voor deze actie is het mogelijk/nodig om de juiste bedrijven aan te vinken.
Op het betaalrunoverzicht zijn bovenaan op elke pagina het Runnummer, de Status, de datum Verstuurd op en het Restbedrag opgenomen. Per regel wordt in de betaalrun aangegeven wat de status is van deze regel. In eerste instantie heeft elke regel de status Nieuw.

Zie voor de daadwerkelijke export de volgende paragraaf.

12.5.2 Exporteren betaalrun

In een exportprotocol staat aangegeven via welke protocol u uw transacties wilt communiceren met uw bank. Voorheen was dit via CLIEOP, maar na overgaan op SEPA dient u gebruik te maken van PAIN-bestanden. U dient voor betalingen en automatische incasso’s via SEPA nieuwe exportprotocollen aan te maken.

U exporteert als volgt een betaalrun:

Ga naar Telebankieren – bankoverzicht.
Open de betaalrun door in het Bankoverzicht te klikken op de knop Betaalrun (of Betaalrun (meerdere bedrijven)). Het scherm Betaalrunlijst (of MC Betaalrunlijst; MC = MultiCompany) wordt geopend. (De knoppenmenu’s kunnen in het geval van ‘meerdere bedrijven’ ook in de vervolgschermen afwijken.)
Kies vervolgens voor Standaard wordt de nog niet geëxporteerde betaalrunvoorgesteld. Het is dus mogelijk om alle nog niet eerder geëxporteerde betaalruns in één keer te exporteren. De locatie en bestandsnaam van het exportbestand wordt op de betaalrunkaart bijgehouden. Klik op Ok om de betaalrun(s) te exporteren. Het aangemaakte bestand kunt u gebruiken om de betalingen te versturen met het telebankieren-pakket van uw bank.
De regels in de betaalrun hebben nu de status Verzonden.
Al eerder geëxporteerde runs kunnen eventueel opnieuw worden meegenomen; vink hiervoor in het scherm Betaalrunlijst bij de juiste run het veld Exporteren aan.

Zie voor SEPA-gerelateerde informatie de betreffende handleiding.

12.5.3 Borderel (of: betaalspecificatie) afdrukken

Wanneer er binnen een betaalrun opdrachten aanwezig zijn met verzamelopdrachten, kan de relatie daarover geïnformeerd worden door middel van een borderel (betaalspecificatie).

U drukt als volgt een borderel af:

Selecteer Telebankieren – bankoverzicht . Kies de bank waarop de betaalrun van toepassing is, en klik op de knop Betaalrun.
Zorg dat het veld Borderel afdrukken in de Betaalrunlijst is aangevinkt. Kies nu voor Borderel afdrukken.
In het borderel wordt een overzicht gegeven van de posten waarop de verzamelopdracht betrekking heeft. Deze informatie is overigens ook te verkrijgen op de betaalrunkaart (Weergeven op het scherm Betaalrunlijst).

12.5.4 Verwerken geannuleerde posten

Het kan voorkomen dat een opdracht geweigerd wordt, doordat bijvoorbeeld het rekeningnummer van de leverancier waarop een betaling wordt overgemaakt is vervallen. Het annuleren of weigeren van een opdracht wordt gerealiseerd door de status van de betaalrunregel te wijzigen. Dit gebeurt vanuit de kaart van de betreffende regel vanuit het menu Betaalrun.

Kies voor Telebankieren – bankoverzicht om in het bankoverzicht te komen, en kies de bank waarop de betaalrun van toepassing is. Klik op de knop Betaalrun.
Selecteer nu Weergevenwaarna de betaalrunkaart verschijnt.
Bij het wijzigen van de status worden automatisch de bijbehorende journaalposten voor betalingen onderweg geboekt, aangezien deze bij het aanmaken van de betaalrun ook zijn aangemaakt. Klik hiervoor in de desbetreffende betaalrunkaart op Wijzigingsstatus.

Let op! Vul het betreffende kenmerk van de betaalregel(s) in op tabblad Betaalrunregel. Vergeet u dit, dan zal de status voor de gehele betaalrun worden gewijzigd. Eenmaal geweigerde, geannuleerde of geboekte posten zijn niet meer te wijzigen!

Op het tabblad Opties kunt u aangeven welke status de betreffende betaalregel(s) moet(en) krijgen. De betreffende regels in de betaalrun hebben nu bijvoorbeeld de status Geannuleerd. Doordat de betaling nu is vervallen, zal deze bij een eerstvolgende selectie weer in het betaalvoorstel kunnen komen.

12.5.5 Storno’s opnieuw aanbieden

In de programmatuur van Telebankieren is opgenomen dat posten van het documentsoort Storno nooit in een betaalvoorstel terechtkomen. Dit ter voorkoming dat ze per abuis in de selectie worden meegenomen. Er zaten echter ook een aantal nadelen aan deze werkwijze: eenmaal gestorneerde posten konden niet nogmaals worden aangeboden ter incasso, en open posten met het documentsoort Storno werden in het verrekenen met een eventueel terug te betalen bedrag niet meegenomen, waardoor de kans bestond dat er teveel werd uitbetaald.

Het is mogelijk om stornoposten mee te nemen uit de selectie. Op het tabblad Opties, te bereiken via Telebankieren – bankoverzicht , knop Voorstelposten ophalen, dient u het vinkje bij het veld Storno’s ook meenemen aan te vinken.

12.5.6 Verwerken geweigerde betalingen in bankboek

Als u een geweigerde betaling aan een klant of leverancier verwerkt terwijl de betaling is opgehaald met het invoegen van de betaalrun, dan wordt de regel met de betaling verwijderd uit het afschrift en wordt de geweigerde betaling niet verwerkt in het bankafschrift. U krijgt een melding in het scherm met de niet-verwerkte regels. U dient de niet-verwerkte betaalrunregel vervolgens handmatig te annuleren en de betaling opnieuw op te nemen in een betaalrun nadat u de oorzaak van de weigering heeft weggenomen. Met de komst van SEPA vermelden de banken de betaalrun als volledig betaald en worden geweigerde betalingen vervolgens apart vermeld en afgetrokken.

NB: In het voorkomende geval dat de betaling al geboekt was via een bankafschrift en de weigering van de betaling wordt in een later stadium, lees: via een ander bankafschrift, verwerkt, dan wordt de regel wel opgenomen in het dagafschrift en verwerkt als een losse betaling van de leverancier of klant. U dient deze post als zodanig te boeken en in een nieuwe betaalrun op te nemen.

13 Vereffenen grootboekrekeningen

Voor een aantal grootboekrekeningen kan het zinnig zijn de open boekingen te vereffenen, om op die manier het saldo op de rekening te kunnen specificeren.

Handmatig
Dit vereffenen kan handmatig via de optie Vereffenen vanuit de grootboekposten (Rekeningschema , rekening openen, knop Rekening - item Posten, knop Proces - item Vereffenen).
Bij het vereffenen van grootboekposten op een rekening met veel posten kan het lang duren voor het scherm gereed is. En soms heeft het systeem onvoldoende bronnen, zodat het niet meer mogelijk is om te vereffenen. Om die redenen controleert het systeem na de keuze voor de knop Vereffenen hoeveel posten er open staan. Staan er meer dan 100.000 grootboekposten open, dan geeft het systeem een waarschuwing dat doorgaan mogelijk lang kan duren. De melding die gegeven wordt is 'Deze actie kan enkelen minuten duren. Wilt u doorgaan?' Kiest u voor Ja, dan wordt op de normale manier een selectie gemaakt van alle posten die vereffend kunnen worden en kan verder vereffend worden. Als u Nee kiest wordt een scherm getoond zonder te vereffenen posten. U moet dan een filter zetten op Datum, Cluster, Globale dimensie 1 of Globale dimensie 2. Na het klikken op de knop Ververs filter worden alleen de posten getoond binnen het ingestelde filter. Daarmee wordt het aantal posten beperkt, waardoor het vereffenen sneller kan starten. Als er meer dan 400.000 posten te vereffenen zijn krijgt de gebruiker de melding 'Er zitten te veel posten in de selectie. Maak eerst gebruik van de filters.' Het scherm Grootboekposten vereffenen wordt dan geopend - in eerste instantie zonder posten - waarna de gebruiker als hierboven beschreven een filter kan zetten en daarmee het aantal te vereffenen grootboekposten onder de grens van 400.000 kan laten komen.

Met behulp van rapport
Naast de handmatige werkwijze is een rapport beschikbaar waarmee het mogelijk is om grootboekposten automatisch te vereffenen, voor zover het saldo per documentnummer nul is. U vindt het rapport Grootboekposten vereffenen via de zoekfunctionaliteit . Op dit scherm geeft u een selectie op voor het rekeningnummer of de rekeningnummers waarvan u de posten wilt vereffenen. Onder Opties dient u de optie Vereffening boeken aan te vinken als u daadwerkelijk wilt vereffenen. Staat de optie uit, dan wordt alleen een controlelijst gemaakt zonder dat vereffend zal worden.

Door Vereffening boeken aan te vinken worden de posten die per documentnummer in zijn totaliteit nul zijn automatisch vereffend. Als het totaalbedrag per documentnummer niet precies nul is zal niet worden vereffend. Het enige criterium voor de vereffening is het documentnummer. Het is niet mogelijk op basis van (een deel van) de omschrijving of andere velden automatisch te vereffenen.

Let op: Vereffening vindt alleen plaats als het rapport wordt afgedrukt. Een afdrukvoorbeeld leidt niet tot vereffening.

Als u ervoor kiest niet direct te vereffen maar eerst een lijst te maken, dan zet u geen vinkje bij Vereffening boeken. De lijst die vervolgens wordt gemaakt toont allereerst alle posten die per documentnummer een nulsaldo hebben en dus vereffend kunnen worden. Daarna worden alle posten getoond die niet kunnen worden vereffend omdat het saldo per documentnummer niet nul is.

Als u ervoor gekozen heeft om de vereffening te boeken, dan wordt de tekst ‘Voorbeeld weergave, niets is vereffend!’ niet meer op het rapport afgedrukt. Nogmaals, als u voor Vereffening boeken kiest moet het rapport ook daadwerkelijk worden afgedrukt om de vereffening te boeken! Kiest u voor een afdrukvoorbeeld, dan wordt de vereffening niet geboekt. Drukt u daarentegen vanuit het afdrukvoorbeeld alsnog het rapport af, dan wordt de vereffening wel geboekt.

14 Grootboekposten verdelen

Dynamics Empire beschikt over een tabel (en een taak) met de naam Toegerekende grootboekposten. Hierin kunt u grootboekposten die op een cluster zijn geboekt verbijzonderen naar de onderliggende eenheden. De tabel wordt niet automatisch met het boeken in het grootboek gevuld zodra in een boeking een cluster- of eenheidnummer is ingevuld. Met een aparte functie kunt u de grootboekposten verzamelen en vervolgens met behulp van clusterverdeelsleutels de boekingen die op cluster zijn geboekt verdelen over eenheden binnen het betreffende cluster.

Let op: Het cluster- of OG Eenheidnummer is een gegeven uit de regels van bijvoorbeeld een inkoopfactuur. In de kop van een inkoopfactuur wordt geen cluster- of eenheidnummer opgenomen. Het gevolg is dat de boekingen op de kostenrekeningen wel in de toegerekende grootboekposten worden opgenomen, maar dat de boeking op een crediteurenrekening niet wordt geboekt op een cluster– of OG Eenheidnummer. Daarmee worden in toegekende grootboekposten geen regels aangemaakt voor boekingen op de grootboekrekening Crediteuren.

De taak Toegerekende grootboekposten () bevat een record per boeking die op een cluster en/of OG Eenheid is geboekt. De gegevens voor de records worden verzameld uit de tabellen Grootboekpost en Grootboekpost - Extra velden. Wanneer de boeking een clusternummer heeft meegekregen wordt dit opgenomen in de tabel met de naam Grootboekpost. Als een OG Eenheidnummer is vermeld in de boeking wordt dit opgenomen in de tabel met de naam Grootboekpost - Extra velden.

Om te kunnen rapporteren op basis van de kosten en opbrengsten per eenheid is het nodig om alle boekingen toe te wijzen aan eenheden. In verband hiermee is het mogelijk om boekingen die alleen op een cluster en/of op een eenheid zijn geboekt, in de toegerekende posten met de functie Grootboekposten verzamelen op te halen. Boekingen die alleen op een cluster zijn geboekt worden naar de onderliggende eenheden verdeeld op basis van een clusterverdeelsleutel die bij de boeking is bepaald op basis van cluster en peildatum.

14.1 Clusterverdeelsleutels

Om de verdeling van de bedragen van de toegerekende boekingen over eenheden uit te kunnen voeren dient u verdeelsleutels in te voeren.

Met de oplevering van de R16 is er ten behoeve van de DAEB/niet-DAEB-functionaliteit de mogelijkheid beschikbaar gekomen om Clusterverdeelsleutels te gebruiken om posten te verdelen en door te boeken naar een ander bedrijf. Voor het toerekenen van grootboekposten worden dezelfde clusterverdeelsleutels gebruikt. (Zie handleiding Administratieve scheiding DAEB en niet-DAEB voor nadere toelichting van verdeelsleutels en bijbehorende instellingen.)

Het systeem biedt de mogelijkheid om verschillende clusterverdeelsleuteltypen te definiëren, en om aan te geven in welke gevallen welk clusterverdeelsleuteltype toegepast moet worden. Dit kan worden ingesteld per grootboekrekening, per kostencode, en/of per projecttypewerksoort.

Per cluster en per verdeelsleuteltype kunnen vervolgens de clusterverdeelsleutels worden ingesteld, door voor iedere OGE in een cluster een waarde voor de teller op te geven. Voor het registreren van de tellerwaarden is importfunctionaliteit beschikbaar (via Excel). Er bestaat geen automatisme waarmee tellerwaarden automatisch door het systeem worden bepaald en geactualiseerd (bijvoorbeeld uitgaande van huurprijzen, woningoppervlakten, etc.)

Bij het aanmaken van verkoopdocumenten, inkoopdocumenten en boekingen op het niveau van een cluster of collectief object moeten de kosten later verdeeld worden. Hiertoe is het noodzakelijk om bij het aanmaken van het boekstuk te bepalen welke Clusterverdeelsleutel of Projectbudgetregel-verdeelsleutel toegepast moet worden. Afhankelijk van de peildatum (orderdatum of boekingsdatum) wordt bepaald welke verdeelsleutel op dat moment actief is. Iedere verdeelsleutel heeft een unieke ID. Deze ID wordt bij het aanmaken van het document of het boekstuk toegekend en wordt meegenomen naar de grootboekposten. De grootboekposten zijn hiertoe uitgebreid met een additionele tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data. In deze additionele tabel worden de volgende velden opgeslagen:

Verdeelsleutel ID
Peildatum verdeelsleutel
Kostencode
Status voor toerekening (Opties: <leeg>,Verzameld,Toegerekend)

14.2 Toerekenen aan OGE's voor grootboekrekeningen

Per grootboekrekening kan worden ingesteld of geboekte bedragen toegerekend moeten worden aan individuele OGE's. De instelling is te vinden op de Grootboekrekening-kaart (te benaderen via Rekeningschema ), tabblad Boekingsinfo.

14.3 Toegerekende grootboekposten

De tabel Toegerekende grootboekposten () bevat een record per boeking die op een cluster en/of OG Eenheid is geboekt. De records worden verzameld uit de tabellen Grootboekpost en Grootboekpost - Extra velden. Wanneer de boeking een clusternummer heeft meegekregen wordt dit opgenomen in de tabel met de naam Grootboekpost. Als een OG Eenheidnummer is vermeld in de boeking wordt dit opgenomen in de tabel met de naam Grootboekpost - Extra velden.

Periodiek dient u de verdeling van de boekingen op clusterniveau naar de onderliggende eenheden uit te voeren. Zoals hierboven uitgelegd zal deze optie ervoor zorgen dat bij alle boekingen die op eenheid zijn geboekt, worden opgehaald. Daarnaast worden alle boekingen die alleen onder vermelding van een cluster zijn uitgevoerd, verdeeld over de eenheden van betreffend cluster. De clusterverdeelsleutels die daarbij gebruikt worden zijn de verdeelsleutels van het cluster waar de oorspronkelijke boeking op is gemaakt. Dit kan het financiële cluster zijn, maar bijvoorbeeld ook een technisch cluster.

14.4 Grootboekposten verzamelen

De eerste stap is om de grootboekposten op te halen. In het menu van Toegerekende grootboekposten kiest u voor de optie Grootboekposten verzamelen. Deze knop opent een scherm waar de eindgebruiker een begin- en een einddatum voor het verzamelen van de grootboekposten kan invoeren. Het is niet verplicht om een begin- en/of einddatum in te voeren.

Wanneer de eindgebruiker op OK klikt, hanteert het systeem de volgende filters:

Alleen posten voor grootboekrekeningen met een vinkje Toerekenen aan OGE’s worden opgehaald.
Alleen posten met boekingsdatum gelijk of ná de geselecteerde begindatum worden opgehaald.
Alleen posten met boekingsdatum gelijk of vóór de geselecteerde einddatum worden opgehaald.
Alleen posten die nog nooit opgehaald zijn worden geselecteerd. Dit zijn de posten die de status Status voor toerekening = ‘’ (dus niet verzameld of toegerekend) Deze status wordt bijgehouden in de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Alleen posten met een (tabel 17 Grootboekpost) en/of een Eenheidnr. (tabel 11152130 Grootboekpost - Extra velden) worden opgehaald.

De geselecteerde post wordt overgenomen naar de tabel 11152136 Allocated G/L Entries (Toegerekende grootboekposten).

De volgende velden worden gevuld:

Veld	Omschrijving
Toegerekende postnr.	Automatisch gegenereerd uniek volgnummer.
Regeltype	Grootboekpost
Toegerekend	NEE
Documentnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Grootboekpostnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Grootboekrekeningnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Boekingsdatum	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Dimensieset ID	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Clusternr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Eenheidnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Collectief object	Voor het veld Eenheidnr. wordt een lookup in de tabel 11024008 OGE. Wanneer het vinkje van het veld 11024100 Common Area (Collectief object) geactiveerd is, krijgt dit veld ook de waarde JA. Wanneer vinkje uitgeschakeld is, krijgt dit veld de waarde NEE.
Kostencode	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Verdeelsleutel ID	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Peildatum verdeelsleutel	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Bedrag	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Toegerekend bedrag	Geen waarde
Datum toerekening	Geen waarde
Gebruiker	Geen waarde
Adm.eigenaarnaam	Geen waarde
Eenheidtype	Geen waarde
Eenheidtype CorpData	Geen waarde

Bij alle posten die opgehaald zijn, krijgt het veld Status voor toerekening de waarde Verzameld. Deze status wordt bijgehouden in de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).

14.5 Grootboekposten verdelen

U past de verdeling toe door de optie Grootboekposten verdelen te kiezen op het scherm Toegerekende grootboekposten .

Alleen de posten die nog niet toegerekend zijn zullen worden verwerkt; de al eerder toegerekende posten blijven ongemoeid. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende filters:

Alleen Toegerekende grootboekposten met het regeltype Grootboekpost worden geselecteerd.
Alleen Toegerekende grootboekposten waarbij het vinkje Toegerekend is uitgeschakeld worden geselecteerd.

Er zijn nu drie mogelijkheden:

De grootboekpost heeft betrekking op een OGE (OGE is geen Collectief Object).
De grootboekpost heeft betrekking op een OGE (OGE is een Collectief Object).
De grootboekpost heeft betrekking op een Cluster.

14.5.1 De grootboekpost heeft betrekking op een OGE (geen Collectief Object)

Er is geen noodzaak om het bedrag dat aan de OGE is toegewezen verder te verdelen, omdat de boeking al op het laagste niveau is vastgelegd. Wel wordt het record voor de Toegerekende grootboekpost bijgewerkt.

Veld	Omschrijving
Toegerekend	JA
Toegerekend bedrag	Wordt overgenomen van het veld Bedrag.
Datum toerekening	De systeemdatum wordt gevuld.
Gebruiker	Het User ID van de gebruiker wordt gevuld.
Administratief eigenaarnaam	De naam van de Administratief eigenaar wordt gevuld met behulp van de Dimensieset.
Eenheidtype	De omschrijving van het Eenheidtype wordt gevuld.
Eenheidtype CorpData	De omschrijving van het Eenheidtype CorpData wordt gevuld.

14.5.2 De grootboekpost heeft betrekking op een OGE (een Collectief Object)

In deze situatie wordt de regel van de Grootboekpost niet bijgewerkt. Het veld Eenheidnr. wordt genegeerd. In plaats daarvan zal het Clusternr. gebruikt worden.

14.5.3 De grootboekpost heeft betrekking op een Cluster

In deze situatie wordt de regel van de Grootboekpost alleen bijgewerkt voor het veld Toegerekend. Dit vinkje krijgt de waarde JA. Het veld Clusternr. wordt gebruikt. Het bedrag wordt met behulp van de clusterverdeelsleutel toegerekend aan de OGE’s.

Voor elke OGE die aanwezig is bij de clusterverdeelsleutel wordt een nieuw record aangemaakt in de tabel Toegerekende grootboekposten. Het regeltype van dit nieuwe record is Toerekening. Voor de nieuwe regels moet het veld Toegerekend bedrag berekend worden. Het systeem berekent het bedrag dat aan de OGE’s toegerekend moet worden met behulp van de Verdeelsleutel ID.

Door het gebruik van de teller per OGE in de tabel 11152129 Cluster Distrn Keys Line wordt het bedrag per OGE berekend.

De volgende velden worden gevuld:

Veld	Omschrijving
Toegerekende postnr.	Automatisch gegenereerd uniek volgnummer.
Regeltype	Toerekening
Toegerekend	NEE
Documentnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Grootboekpostnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Grootboekrekeningnr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Boekingsdatum	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Dimensieset ID	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Clusternr.	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 17 G/L Entry (Grootboekpost).
Eenheidnr.	Veld wordt gevuld met het behulp van de functie. Elke OGE van de Clusterverdeelsleutel zal een Toegerekende grootboekpost krijgen.
Collectief object	Dit veld zal bij een Toegerekende grootboekpost van het Regeltype ‘Toerekening’ altijd de waarde NEE hebben.
Kostencode	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Verdeelsleutel ID	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Peildatum verdeelsleutel	Veld wordt overgenomen vanuit de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).
Bedrag	Dit veld zal bij een Toegerekende grootboekpost van het Regeltype ‘Toerekening’ altijd de waarde 0 hebben.
Toegerekend bedrag	Veld wordt gevuld met het behulp van de functie. Elke OGE van de Clusterverdeelsleutel zal een Toegerekende grootboekpost krijgen. De teller wordt gebruikt om het Toegerekend bedrag te berekenen.
Datum toerekening	De systeemdatum wordt gevuld.
Gebruiker	De User ID van de gebruiker wordt gevuld.
Administratief eigenaarnaam	De naam van de Administratief eigenaar wordt gevuld met behulp van de Dimensieset.
Eenheidtype	De omschrijving van de Eenheidtype wordt gevuld.
Eenheidtype CorpData	De omschrijving van de Eenheidtype CorpData wordt gevuld.

Bij alle posten die toegerekend zijn, krijgt het veld Status voor toerekening de waarde Toegerekend. Deze status wordt bijgehouden in de tabel 11152130 G/L Entry - Additional Data (Grootboekpost - Extra velden).

14.6 Rapportage

U kunt vanuit het rekeningschema de grootboekposten raadplegen (Rekeningschema , item Posten onder menuknop Rekening) en vanuit de grootboekposten weer inzoomen op de toegerekende posten via Toegerekende posten. U komt vervolgens in het scherm Toegerekende grootboekposten zoals eerder besproken, met een filtering op de posten voor de betreffende grootboekpost.

Een andere manier om toegerekende grootboekposten te benaderen is via Toegerekende grootboekposten .

U hebt een aantal mogelijkheden om de data verder te analyseren. Zo kunt u de gegevens uit de tabel Toegerekende posten direct in Excel kopiëren als u de data heeft gefilterd op de voor u van belang zijnde gegevens. Dit kan direct met de sneltoetscombinatie Ctrl+E.

Ook kunt u, als u beschikt over een datawarehouse of externe rapportagetool, de data uit tabel Allocated G/L Entries (11152136) daarin beschikbaar laten stellen. Dit, omdat de hoeveelheid data mogelijk te groot wordt om in Excel te verwerken.

In Dynamics Empire BI wordt voor de grootboekdetails een nieuwe meetwaardegroep gemaakt waarmee over de afzonderlijke OGE's verdeelde grootboekposten gerapporteerd/geanalyseerd kan worden. Vanaf het OGE-niveau zullen de bedragen vervolgens weer geaggregeerd kunnen worden op basis van kenmerken van een OGE, zoals DAEB/niet-DAEB-indicator, eenheidtype, etc. (via dim_OGE), of naar het niveau van een willekeurig cluster-type (via dim_Clusters). Als alle daarvoor relevante kosten- en opbrengstenboekingen worden verdeeld, kan op deze manier in feite een exploitatieresultaat op OGE-niveau (en alle daarvan afgeleide aggregaties) worden bepaald.

15 Correcties met behulp van dagboeken

Wanneer u een foutieve post ontdekt, moet u deze corrigeren. Aangezien u een post in het programma niet kunt wijzigen of verwijderen, kunt u een fout alleen corrigeren met een of meer stornoposten. Hiervoor kunt u een diversendagboek gebruiken. Dynamics Empire heeft twee functies waarmee u foutieve posten kunt corrigeren die zijn gemaakt bij het boeken vanuit een dagboek. Het gaat om de functie Tegenboeken (handmatig of via import) en, bij het toepassen van klant- of leveranciersposten, de functie Vereffening ongedaan maken.

15.1 Handmatige correctie met behulp van Diversendagboek

U corrigeert als volgt met behulp van een diversendagboek:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Diversendagboek.
Kies een financieel dagboeksjabloon en klik op OK.
Door op de lookup-button naast het veld Batchnaam te klikken kunt u een batch selecteren of een nieuwe aanmaken. Bij de keuze van een bestaande batch selecteert u deze en klikt u op OK. In het geval van een nieuwe klikt u op Nieuw en vult u de verschillende velden.
Voer, terug in het Diversendagboek, de juiste informatie in op de eerste regel van het dagboek. Schakel het selectievakje Storno in. (Dit veld wordt niet standaard weergegeven, maar u kunt het veld invoegen met de ontwerpfuncties.)
Als een correctieboeking op kostensoortniveau wordt gemaakt dient te worden gekozen voor de rekeningsoort ‘Grootboekrekening’, waarna in de kolom Kostencode de juiste kostencode kan worden geselecteerd.
Als een grootboekrekening vanuit het memoriaal wordt geboekt zonder gebruik te maken van de kostencode, en de rekening staat niet op ‘Direct boeken’, dan komt het systeem met een melding: 'Direct boeken moet Ja zijn in grootboekrekening Nr = xxxxx'.
Klik op Boeken om het dagboek te boeken.
Het resultaat van de boeking is te bekijken in het rekeningschema.
Klik op de regel met het betreffende rekeningnummer op de link in het veld Mutatie.
Ga naar de laatste post (of de betreffende post) op de rekening en kies in het menu voor Posten zoeken ... Selecteer de regel met ‘Grootboekpost’ en klik op het getal in de kolom Aantal Posten (of Verwante posten weergeven) voor een overzicht van de grootboekposten.

15.2 Vereffening van klanten- of leveranciersposten ongedaan maken

Als u een bepaalde vereffening ongedaan wilt maken omdat deze incorrect is vereffend, is dat mogelijk met de optie ‘Vereffening ongedaan maken’. Als u een verkeerde vereffening ongedaan maakt, worden er stornoposten (posten die identiek aan de oorspronkelijke post zijn, maar het tegengestelde teken in het bedragveld hebben) gemaakt en geboekt voor alle posten, inclusief alle boekingen die uit de vereffening voortkomen zoals contantkortingen en valutawinst- en verlies. Tevens worden de posten die zijn afgesloten door de vereffening opnieuw geopend.

Een vereffening ongedaan maken:

Ga naar Klanten of Leveranciers .
Ga naar de kaart van de betreffende klant of leverancier en klik op Posten (onder menu-item Leverancier).
Selecteer de betreffende post en klik op Vereffening posten ongedaan maken.
U kunt ook op Gedetailleerde posten klikken. Selecteer de post van het soort Vereffening en klik op Vereffening posten ongedaan maken.
Vul de velden op de kop in en klik op Vereffening ongedaan maken.

Let op: Als de post is vereffend met meer dan één vereffeningpost, moet u eerst de vereffening van de laatste vereffeningpost ongedaan maken. Deze laatste post wordt automatisch als eerste aangeboden.

16 Vaste activa

Voordat u de module Vaste activa kunt gebruiken, moet u bepaalde basisinformatie opgeven en een aantal instellingen plegen. Allereerst zullen de noodzakelijke instellingen worden doorlopen, waarna een aantal processen zullen worden behandeld.

U bent met de module Vaste activa in staat om volgens verschillende methoden tegelijk een activum af te schrijven. U kunt een activum bijvoorbeeld zowel commercieel als fiscaal afschrijven, terwijl u alleen de fiscale afschrijvingen financieel boekt. U kunt namelijk verscheidene afschrijvingsboeken met verschillende methoden gebruiken per activum, en per afschrijvingsboek instellen of u integratie met het grootboek wilt.

Alle afschrijvingen die worden geboekt met behulp van een afschrijvingsboek waar financiële integratie is ingesteld worden geboekt in het Financieel VA-dagboek. Afschrijvingen die u niet in het grootboek wilt opnemen verwerkt u met een afschrijvingsboek waarbij u geen grootboekintegratie instelt. De boekingen zullen in dat geval gemaakt worden in het VA-dagboek en daarmee alleen verwerkt worden in de VA sub-administratie. Hierna volgt de uitleg over de benodigde instellingen om de gewenste verwerking te bereiken.

Voor aanvullende informatie over het instellen en gebruiken van vaste activa wordt verwezen naar de standaard Microsoft Dynamics NAV online help.

16.1 VA-instellingen

U legt als volgt de VA-instellingen vast:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor VA-instellingen.

Hieronder worden de verschillende velden van het tabblad Algemeen besproken:

Veld	Omschrijving
Std.afschr.-boek	Vul hier het standaard afschrijvingsboek in dat u wilt gebruiken voor het verwerken van afschrijvings- en aanschafboekingen etc.
Boeken op hoofdactivum toegest.	Schakel dit veld in als u de vaste activa hebt gesplitst in hoofdactiva en onderdelen, en u rechtstreeks op hoofdactiva wilt kunnen boeken.
VA-boeken toegest. vanaf	Dit is de begindatum van de periode waarbinnen boeken is toegestaan. U kunt dit veld ook gebruikerspecifiek instellen via de gebruikersinstellingen. De datum die ingesteld is in de gebruikers-instellingen heeft de voorkeur boven die bij de VA-instellingen.
VA-boeken toegest. tot	Dit is de einddatum van de periode waarbinnen boeken is toegestaan. U kunt dit veld ook gebruikerspecifiek instellen via de gebruikersinstellingen. De datum die ingesteld is in de gebruikers-instellingen heeft de voorkeur boven die bij de VA-instellingen.
Verz.-afschrijvingsboek	In dit veld kunt u een van de codes voor afschrijvingsboeken opgeven. Als u de verzekeringsfuncties gebruikt, moet u een code invoeren om verzekeringsdekkingsposten te kunnen boeken. De code in dit veld wordt in het programma gebruikt wanneer verkochte vaste activa automatisch worden losgekoppeld van verzekeringspolissen.
Autom. verzekering boeken	Als u dit veld inschakelt, worden de verzekeringsdekkingsposten automatisch geboekt als u posten voor aanschafkosten boekt terwijl het veld Verzekeringsnr. is ingevuld. Als het veld niet is ingescha-keld, worden er regels gemaakt in het verzekeringsdagboek in plaats van een boeking naar de verzekeringsdekkingsposten.
Mutatiebevestiging	Als dit selectievakje is ingeschakeld wordt u om een bevestiging gevraagd bij de wijziging van stambestanden binnen de module Vaste Activa.
Dimensie(s) wijzigen na boekingen toegestaan	Hiermee wordt opgegeven of u dimensies kunt wijzigen op een activakaart nadat er al boekingen zijn geweest.

Op het tabblad Nummering van de VA-instellingen kunt u, indien gewenst, de nummerreeksen opgeven voor nieuw aan te maken activa en verzekeringen.

16.2 VA-boekingsgroepen

U legt als volgt de VA-boekingsgroepen vast:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor VA-boekingsgroepen.
In een VA-boekingsgroep worden de koppelingen tussen de VA-subadministratie en het grootboekschema vastgelegd. De belangrijkste rekeningen die u hier vastlegt zijn die voor: aanschafkosten, afschrijvingen, gecumuleerde afschrijvingen, rentekosten, dekkingen, winst/verlies bij buitengebruikstelling etc. Het is mogelijk dat niet alle rekeningen in het scherm getoond worden. U kunt via Weergeven / Bewerken de kaart van de VA-boekingsgroep openen.

Bij elk af te schrijven activum bent u verplicht een VA-boekingsgroep op te geven, ook als u de afschrijvingen niet in het grootboek verwerkt.

Verdeelsleutels
Het is mogelijk om via Verdeelsleutels een kostenverdeling aan te geven voor een bepaalde VA-Boekingsgroep. U kunt hier bijvoorbeeld de afschrijvingskosten verdelen over verschillende rekeningen en kostenplaatsen. Raadpleeg de Online help voor aanvullende informatie.

16.3 Afschrijvingsboeken

Om te bepalen hoe de afschrijvingen moeten worden verwerkt dient u minimaal één afschrijvingsboek vast te leggen en deze te koppelen aan elk af te schrijven activum. Eén van de belangrijkste functies van het afschrijvingsboek is dat ermee bepaald wordt of er naast activa-posten ook grootboekposten moeten worden aangemaakt.

U onderhoudt als volgt een afschrijvingsboek:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Afschrijvingsboeken om de lijst met afschrijvingsboeken te openen. U kunt via Weergeven / Bewerken de kaart openen.
Een afschrijvingsboek bevat diverse tabbladen met instellingen. Het gaat te ver om alle mogelijk instellingen te behandelen, maar een aantal belangrijke zaken worden hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving	Tabblad
Code	Geef het afschrijvingsboek een unieke code.	Algemeen
Omschrijving	Vul een duidelijke omschrijving in.
BGS-berekeningsmethode	U heeft twee mogelijke berekeningsmethoden bij buitengebruikstelling. Als u kiest voor Netto wordt de winst of het verlies berekend en wordt dit bedrag geboekt naar de winstrekening bij buitengebruikstelling of naar de verliesrekening bij buitengebruikstelling Als u de Bruto-methode kiest, wordt het verlies of de winst niet als een enkelvoudig bedrag geboekt. In plaats daarvan wordt het verlies of de winst gevormd door het verschil tussen de tegengestelde posten in Omzetrek. bij BGS (credit) en Boekwaarde bij BGS (debet).
Fiscaal afschrijvingsboek	Dit veld schakelt u in als het een afschrijvingsboek met betrekking tot fiscale afschrijving betreft. Hiermee zijn namelijk bijzondere activiteiten en regels gemoeid.
Grootboekintegratie	Schakel de velden in waarvoor de posten die naar dit afschrijvingsboek zijn geboekt, zowel naar het grootboek als naar de VA-posten moeten worden geboekt. Als u het veld hebt ingeschakeld, moet u de afschrijvingsposten met behulp van het VA-financieel dagboek boeken. Als u bepaalde vinkjes uitzet zullen de boekin-gen alleen in de vaste activa subadministratie worden geboekt en niet in het grootboek.	Integratie
Deel v. duplicatielijst	Schakel dit veld in als posten die in andere afschrijvingsboeken zijn gemaakt, naar dit afschrijvingsboek moeten worden gedupliceerd (het veld Duplicatielijst gebruiken is inge-schakeld op een VA-dagboekregel). U bereikt hiermee dat een boeking op een VA-dagboek-regel wordt gekopieerd naar alle afschrijvings-boeken die opgenomen zijn in de lijst.	Duplicatie
Rapp.-val.- wisselk. gebruiken	Als u in een rapportagevaluta boekt, schakelt u voor de betreffende velden het vinkje in om de transacties zowel in de LV als in de rapportagevaluta op te slaan in het grootboek.	Rapportage

16.3.1 Boekingssoorten

Voor elk afschrijvingsboek dient u in te stellen hoe met de boekingssoorten Waardevermindering of Waardevermeerdering en de vrije boekingssoorten (Vrij 1 en Vrij 2) moet worden omgegaan. Klik op een afschrijvingsboekkaart op VA-boekingssoortinstellingen, tabblad Navigeren. U kunt onder andere instellen of bepaalde boekingssoorten onderdeel zijn van de boekwaardeberekening.

16.3.2 VA-Dagboekinstellingen

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Afschrijvingsboeken om de kaart van een afschrijvingsboek te benaderen. Klik vervolgens op VA-dagboekinstellingen. Hier dient u in te stellen welke dagboeksjablonen en dagboekbatches u wilt gebruiken in het VA-dagboek voor het boeken van vasteactiva-posten en grootboekposten via betreffend afschrijvingsboek.

16.3.3 Fiscaal afschrijvingsboek

Ter informatie volgt eerst een tekst die van de belastingdienstsite afkomstig is:

“Bij het bepalen van de winst uit onderneming is de normale jaarlijkse afschrijving op gebouwen beperkt. Dit houdt in dat de boekwaarde van een gebouw niet mag dalen onder de zogenoemde bodemwaarde. Voor gebouwen die worden verhuurd aan derden (gebouw ter belegging) wordt de WOZ-waarde als bodemwaarde gehanteerd. Voor gebouwen in eigen gebruik wordt 50% van de WOZ-waarde als bodemgrens gehanteerd.”

De fiscale afschrijving van activa, rekening houdend met de bodemwaarde, is bedoeld voor afschrijvingsboeken zonder financiële integratie. Voor de fiscale afschrijving maakt u een apart afschrijvingsboek aan waarbij alle vinkjes met betrekking tot integratie (zie tabblad Integratie op de kaart van het afschrijvingsboek) uit staan. Op tabblad Algemeen vinkt u de instelling Fiscaal afschrijvingsboek aan om aan te geven dat het een fiscaal afschrijvingsboek betreft. Wanneer u deze instelling heeft aangevinkt heeft u de mogelijkheid om het vinkje Niet automatisch buiten gebruik gesteld aan te zetten. Als dit vinkje aan staat zal het fiscale afschrijvingsboek niet automatisch buiten gebruik gesteld worden wanneer de gekoppelde OG Eenheid verkocht wordt via de verkoopmodule waarbij de Vaste Activa integratie aan staat.

Per VA-boekingsgroep kan vervolgens een percentage voor de bodemwaarde worden ingegeven. Maak derhalve een aantal extra VA-boekingsgroepen aan voor de verschillende percentages van de bodemwaardeberekening. (Zie voorgaande paragraaf voor aanmaak van een boekingsgroep.) Vervolgens kunt u op de hoofdactivumkaart van een eenheid een regel voor het fiscale afschrijvingsboek toevoegen met daarbij de gewenste VA-boekingsgroep.

Zodra u de berekening van de afschrijving van het fiscale afschrijvingsboek uitvoert zal het systeem de WOZ-waarde van het betreffende jaar ophalen uit de gekoppelde eenheidkaart en als bodemwaarde meenemen in het afschrijvingsproces. De berekening van het afschrijvingsbedrag zal plaatsvinden als voorheen zonder de bodemwaarde bij de restwaarde op te tellen. Als door de afschrijving echter de boekwaarde onder de bodemwaarde dreigt zal te komen zal de afschrijving afgetopt worden, zodat de boekwaarde niet lager wordt dan de bodemwaarde. U hoeft de WOZ-waarde van een eenheid derhalve niet apart te administreren bij het vaste activum.
De afschrijving zal plaatsvinden over de volledige restant-looptijd, waarbij het restant van het af te schrijven bedrag gebaseerd is op de boekwaarde minus restwaarde.
In de VA-posten zal bij de regel voor de afschrijving de bodemwaarde worden vermeld die is gebruikt ter bepaling van het maximale afschrijvingsbedrag.

Omdat de WOZ-waarde per jaar kan variëren en deze elk jaar bepalend is voor de bodemwaarde, is ervoor gekozen om de WOZ-waarde niet apart op de statistiekkaart van het afschrijvingsboek te vermelden. De informatie kan immers misleidend zijn, omdat niet de WOZ-waarde van het gewenste jaar kan worden getoond.

16.4 VA-dagboeksjablonen

Bij het instellen van de afschrijvingsboeken diende u een VA-dagboeksjabloon op te geven. Het VA-dagboeksjabloon heeft in principe dezelfde functie als een financieel dagboek. Het verschil is dat in het VA-dagboek alleen de boekingen voor de subadministratie Vaste Activa worden uitgevoerd. Als u de vinkjes met betrekking tot Integratie heeft aangevinkt in het afschrijvingsboek worden er ook grootboekposten aangemaakt. Deze posten worden dan geboekt in het Financieel VA-dagboek.

U stelt als volgt de VA-dagboeksjablonen in:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor VA-dagboeksjablonen.
Klik op Nieuw en vul de benodigde velden in.

16.5 VA–categorieën en subcategorieën

U kunt uw vaste activa indelen in zelf te bepalen groepen. Hiertoe kunt u in Dynamics Empire VA-categorieën en VA-subcategorieën aanmaken en koppelen aan activa (Vaste activa ). U bent niet verplicht deze indelingen te gebruiken, maar het kan een praktisch hulpmiddel zijn bij het selecteren van activa ten behoeve van de berekening van de afschrijvingen of bij het maken van rapportages.

16.6 Afschrijvingsmethoden

16.6.1 Beschikbare modellen

Naast de mogelijkheid om helemaal niet af te schrijven hebt u de beschikking over acht verschillende afschrijvingsmethoden die u voor elk individueel activum kunt instellen (zie het regelveld Afschr.-methode (tabblad Regels) op het scherm Vast activum: Vaste activa ).

Ad. 1 Lineair

Hierin wordt elk jaar afgeschreven met een vast bedrag.

Ad. 2 Boekwaarde 1

Dit is een versnelde afschrijvingsmethode waarbij het grootste gedeelte van de kostprijs van een activum wordt verdeeld over de eerste jaren van de gebruiksduur. Als u deze methode gebruikt, moet u een vast jaarpercentage invullen. Voor alle afschrijvingsperioden wordt één en hetzelfde afschrijvingsbedrag gebruikt.

Ad. 3 Boekwaarde 2

Deze methode is in principe gelijk aan de methode Boekwaarde-afschrijving 1, met dit verschil dat in deze methode het afschrijvingsbedrag opnieuw wordt bepaald zodra u de batchverwerking Afschrijving berekenen gebruikt.

Ad. 4 Boekwaarde 1/ Lineair

Deze methode is een combinatie van de methode Lineair en Boekwaarde-afschrijving 1. Hierbij wordt de afschrijving berekend op basis van beide genoemde methoden, waarbij de hoogst berekende afschrijving gebruikt wordt. De afschrijving begint daarmee volgens de boekwaarde-methode en eindigt volgens de lineaire methode.

Ad. 5 Boekwaarde 2/ Lineair

Deze methode is gebaseerd op hetzelfde principe als Boekwaarde-afschrijving 1/ Lineair, met dit verschil dat de afschrijving van de boekwaarde wordt berekend volgens de methode Boekwaarde-afschrijving 2.

Ad. 6 Eigen definitie

Voor het instellen van een eigen methode gebruikt u het venster Afschrijvings-tabellen, waarin u voor iedere periode (maand, kwartaal, jaar of boekhoudperiode) een afschrijvingspercentage opgeeft.

Ad. 7 Handmatig

Als u de handmatige methode gebruikt, moet u de afschrijvingen handmatig invullen in het VA-financieel dagboek of het VA-dagboek. Uit de batchverwerking Afschrijving berekenen worden de vaste activa weggelaten die handmatig worden afgeschreven. U kunt deze methode gebruiken voor activa waarop niet wordt afgeschreven, bijvoorbeeld grond.

Ad. 8 Annuïtair

Met deze methode wordt jaarlijks de rentelast over de boekwaarde berekend en naar een dekkingsrekening geboekt. Tevens wordt aan de hand van de berekende annuïteit het verschil tussen de annuïteit en de eerder berekende rentelast als afschrijving berekend.
In tegenstelling tot eerdere releases kunt u in de laatste Dynamics Empire-release de afschrijvingsmethode Annuïtair omzetten naar een andere methode, bijvoorbeeld lineair. Dit kan direct op de activumkaart.

Ad. 9 Geen afschrijving

Met deze methode wordt jaarlijks de rentelast over de boekwaarde berekend en naar een dekkingsrekening geboekt. Het activum waarop deze afschrijvingsmethode van toepassing is wordt echter in het geheel niet afgeschreven.

16.6.2 Afschrijvingsmethode wijzigen

Het wijzigen van de afschrijvingsmethode kunt u rechtstreeks doen op de activumkaart. Daarnaast bestaat er een rapport dat voor een selectie van vasteactivakaarten de afschrijvingsmethode aanpast. Dit rapport vindt u via de zoekfunctionaliteit : VA - Afschrijvingsmethode wijzigen.

Let op dat er een juiste selectie wordt ingegeven in het rapport. Het is o.a. mogelijk te selecteren op activumnummer, afschrijvingsboek, afschrijvingsmethode en boekwaarde. Als u meer dan één afschrijvingsboek per activum gebruikt, zorg er dan dus voor dat u - indien nodig - een selectie op afschrijvingsboek toepast om te voorkomen dat álle afschrijvingsboeken worden aangepast, terwijl de bedoeling is dat er maar één wordt aangepast.

Mocht het rapport om een bepaalde reden de afschrijvingsmethode niet kunnen wijzigen, dan wordt dit gelogd in een foutenlog. Na afloop van de verwerking wordt voorgesteld dit log te laten tonen of af te drukken. Het log is later ook nog af te drukken - via Vaste Activa , item Foutlog 'Wijzigen afschrijvingsmethode'.

Let op: Het is alleen mogelijk om een afschrijvingsmethode te wijzigen als in het afschrijvingsboek de optie Afschr.-velden wijzigen is aangevinkt ( Afschrijvingsboeken, tabblad Algemeen).

16.7 Rente

Voor alle afschrijvingsmethoden geldt dat naast de afschrijvingen ook de rente wordt berekend over de gekozen periode. Voordat u rente kunt berekenen dient u in Dynamics Empire het rentepercentage vast te leggen via VA-rentepercentages .

Bedenk dat u dit rentepercentage slechts eenmalig, aan het begin van het boekjaar, kunt aanpassen, en dat de ingangsdatum gelijk moet zijn aan de eerste dag van het nieuwe boekjaar. U kunt het percentage niet meer wijzigen als er al boekingen zijn gemaakt na de ingangsdatum.

Als u gebruik maakt van de afschrijvingsmethode annuïtair bent u verplicht om dit percentage in te vullen. Wilt u geen gebruik maken van deze methode, en rente berekening in geval van de overige methoden, dan kunt u het rentepercentage leeglaten. Er wordt dan geen rente berekend en geboekt.

Opmerking: Als u wel rente wilt berekenen maar niet voor alle activa, kunt u in de boekingsgroep van de activa waarvoor geen rente moet worden berekend, de renterekening en de dekkingsrekening gelijk houden. In dat geval wordt er weliswaar rente berekend en geboekt, maar de boeking is dan per saldo nul op de renterekening.

U stelt de renterekening en de bijbehorende dekkingsrekening in bij de VA-Boekingsgroep: VA-boekingsgroepen .

16.8 VA-Kaart

Voor elk activum dat u wilt vastleggen maakt u een vasteactivakaart aan (Vaste activa , knop Nieuw). In de kop van de VA-kaart legt u de stam-gegevens van een activum vast en in de regels geeft u de wijze(n) van afschrijving op.

In de regels van een activakaart dient u door het invullen van de juiste velden de afschrijving in te stellen. U kunt op een activakaart verschillende regels met verschillende afschrijvingsboeken vastleggen. Hiermee kunt u zoals eerder aangegeven bijvoorbeeld fiscaal en commercieel afschrijven op een activum. Het is uiteraard niet mogelijk om meer dan één afschrijvingsboek toe te passen waarbij gelijksoortige financiële integratie is ingesteld.

De belangrijkste velden op tabblad Regels die u dient in te vullen staan hieronder kort beschreven.

Veld	Omschrijving
Afschrijvingsboek	Vul hier het afschrijvingsboek in dat u wilt gebruiken voor het verwerken van o.a. de afschrijvingen. Dit veld is verplicht.
VA-boekingsgroep	Vul hier de VA-boekingsgroep code in. Dit veld is verplicht.
Afschr.-methode	Kies één van de negen mogelijke opties zoals deze eerder zijn toegelicht.
Begindatum afschrijving	Vul hier de datum in vanaf wanneer de afschrijvingen moeten beginnen.
Einddatum afschrijving	Vul hier de datum in tot wanneer de afschrijvingen moeten doorlopen, of laat het veld leeg en laat Dynamics Empire het uitrekenen op basis van de ingevulde duur van de afschrijvingen.
Aantal afschr.-jaren	Vul hier de duur van de afschrijvingen in jaren in. Indien gewenst kunt u de duur ook in maanden invoeren in de kolom Aantal afschr.-maanden.

16.9 Afschrijvingen berekenen en boeken

Het is mogelijk om handmatig afschrijvingen te boeken in het VA-financieel dagboek, maar u kunt dit ook automatisch uitvoeren met behulp van de batchverwerking Afschrijving berekenen. We zullen ons in deze handleiding beperken tot de automatische methode.

Bij boeken in een VA-Fin.dagboek wordt een eenheidnummer toegevoegd als dit is ingevuld op de VA-kaart of een gerelateerd hoofdactivum. Dit houdt in dat de dimensies die aan de eenheid zijn gekoppeld ook worden meegenomen in de boeking en dat de financiële boeking ook wordt opgenomen in de gedetailleerde grootboekposten. Als u gedetailleerde grootboekposten gebruikt voor een DAEB/niet-DAEB-analyse kunnen VA-posten hierin ook worden meegenomen als de

VA-kaart of gerelateerde hoofdkaart een eenheidnummer heeft.

U kunt de batchverwerking Afschrijving berekenen eens per maand of op een tijdstip naar keuze uitvoeren. Verkochte activa, geblokkeerde of inactieve activa en activa waarop handmatig wordt afgeschreven, worden uit deze batchverwerking gelaten.

Als het draaien van de batch is voltooid zal, indien van toepassing, een melding verschijnen dat er fouten zijn geconstateerd; het systeem vraagt u in dat geval of u het foutlog wilt afdrukken, waarna u aan de hand hiervan de fouten kunt oplossen.

U kunt als volgt afschrijving automatisch berekenen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Afschrijving berekenen.
Op het tabblad Vast activum stelt u, indien gewenst, een filter in om aan te geven welke activa u wilt afschrijven.
Vul de velden op het tabblad Opties in. Voor hulp bij het invullen klikt u op het veld en drukt u op F1.
Klik op OK om de afschrijving te berekenen. De batchverwerking berekent de afschrijving en maakt regels aan in een VA-financieel dagboek. Mogelijk komt er een melding dat er al regels aanwezig zijn in het VA-fin. dagboek. Onderbreek in dat geval de procedure en controleer of deze regels nog moeten worden verwijderd.
Open het venster VA-fin. dagboeken (via Vaste Activa ).
Het veld Aantal afschr.-dagen is ingevuld, dus u kunt zien hoeveel afschrijvingsdagen er zijn berekend voor deze batchverwerking.
Als het veld Tegenrek. invoegen op het tabblad Opties is ingeschakeld voor de batchverwerking Afschrijving berekenen, is er een extra regel voor de tegenrekening gemaakt.
U kunt het dagboek boeken door te klikken op de knop Boeken en vervolgens op Ja.

De batchverwerking berekent de afschrijving op basis van de voorwaarden die u hebt opgegeven in de batchverwerking. Het VA-afschrijvingsboek dat aan de vaste activa is gekoppeld, bepaalt de afschrijvingsmethode, de begindatum van de afschrijving en de VA-boekingsgroep die in deze batchverwerking wordt gebruikt. Als de geselecteerde vaste activa in de batchverwerking zijn geïntegreerd met het grootboek (zoals gedefinieerd in het afschrijvingsboek dat in de batchverwerking wordt gebruikt), worden de posten naar het VA-financieel dagboek verplaatst. Als dit niet het geval is, worden de posten naar het VA-dagboek verplaatst. U kunt het dagboek vervolgens boeken of de posten eventueel voor het boeken aanpassen.
De VA-boekingsdatum die in de batchverwerking is gebruikt wordt als einddatum gebruikt bij het berekenen van de afschrijving. Als er al eerder afschrijving is geboekt voor het activum, wordt de VA-boekingsdatum van de laatste afschrijvingspost gebruikt als begindatum bij het berekenen van de afschrijving. Als dit de eerste afschrijvingspost voor het activum is, wordt het veld Begindatum afschr., zoals gedefinieerd in het venster Afschrijvingsboeken, gebruikt als begindatum bij het berekenen van de afschrijving.

16.10 Afschrijving annuleren en opnieuw berekenen

Het is mogelijk dat u na het boeken van de afschrijvingen toch nog fouten constateert. U kunt in dat geval de afschrijvingen over een bepaalde periode annuleren en opnieuw berekenen. Deze functie houdt ook rekening met de rente die geboekt is en annuleert ook deze voor de geselecteerde periode. Ga hiertoe naar Afschrijvingsboeken om het betreffende afschrijvingsboek te selecteren waarmee u de te annuleren afschrijvingen heeft geboekt. Open het afschrijvingsboek en klik op VA-Posten annuleren. U kunt nu instellen voor welke periode de afschrijvingen moeten worden geannuleerd.
Na het voltooien van de procedure dient u handmatig de dagboekregels te boeken in het VA-financieel dagboek.

Opmerking: U kunt op deze manier niet alleen afschrijvingen annuleren maar ook boekingen van waardevermindering of –vermeerdering, buitengebruikstelling etc.

16.11 Aanmaken en buiten gebruik stellen van Vaste Activa

Het rapport Vaste Activa (fin. dagboekregels) maken geeft de mogelijkheid om vanuit een csv-bestand (kommagescheiden bestand) Vaste Activa en VA-mutaties op te voeren. Voor het csv-bestand bestaat een sjabloon waaraan de aanlevering moet voldoen. Onderstaand worden de velden van het bestand omschreven:

Velden csv-bestand	Controle / Opmerking
VA-nummer	Moet gevuld zijn met bestaand VA-nr. of eigen oplopende nummering bij het opvoeren van nieuwe Vaste Activa.
Omschrijving	Vanuit Omschrijving wordt de Zoeknaam gevuld bij opvoer.
Serienummer
Onderdeel van	Moet bestaand VA-nummer zijn of VA-nummer uit bestand.
Eenheidnr.	Controle op aanwezigheid OG Eenheid (11024008)
VA-categorie	Controle op aanwezigheid VA-categorie (5607)
VA-subcategorie	Controle op aanwezigheid VA-subcategorie (5608)
Globale dimensie 1	Controle op aanwezigheid dimensie.
Globale dimensie 2	Controle op aanwezigheid dimensie.
Afschrijvingsboek	Controle op aanwezigheid Afschrijvingsboek (5611); ALTIJD verplicht.
VA-boekingsgroep	Controle op aanwezigheid VA-boekingsgroep (5606); verplicht bij opvoer.
Afschr.-methode	Mogelijke waarden 0 t/m 6, 12 of 13; verplicht bij opvoer. 0 = Lineair 1 = Boekwaarde 1 2 = Boekwaarde 2 3 = BW1/Lin 4 = BW2/Lin 5 = Eigen definitie 6 = Handmatig 12 = Annuïtair 13 = Geen afschrijving
Begindatum afschrijving	Verplicht bij opvoer. Formaat DD-MM-EEJJ
Aantal afschr.jaren	Verplicht bij opvoer. Decimale waarde, indien gewenst 2 cijfers na komma. Indien geen afschr.jaren van toepassing '0' (nul) ingeven.
VA-boekingssoort;	ALTIJD verplicht; waarden 0 t/m 8 of 13.
	Door gebruik van de waarde '0' kunnen Vaste Activa opgevoerd worden, zonder automatisch Fin.dagboekregels aan te maken. 0 = Geen Fin.dagboekregel aanmaken 1 = Aanschafkosten 2 = Afschrijving 3 = Waardevermindering 4 = Waardevermeerdering 5 = Vrij 1 6 = Vrij 2 7 = BGS 8 = Onderhoud 13 = Rente
Boekingsdatum	Verplicht indien VA-boekingssoort > 0. Formaat DD-MM-EEJJ
Bedrag	Verplicht indien VA-boekingssoort > 0. Decimale waarde, indien gewenst 2 cijfers achter de komma.

Als het VA-nummer nog niet aanwezig is, wordt dit aangemaakt. Als op het VA- nummer een VA-afschrijvingsboek nog niet aanwezig is, wordt deze aangemaakt. Als u VA-mutaties importeert met een 'normale' VA-boekingssoort (>0), dan wordt er een dagboekregel aangemaakt in het VA-fin. dagboek. Als u daarbij een VA-afschrijvingsboek aangeeft dat zonder integratie is ingesteld, kunt u de regels niet boeken! Hier moet u dus voor VA-boekingssoort = 0 kiezen.

Wanneer bij ‘Omschrijving’ de waarde ‘BGS’ wordt ingevuld wordt het betreffende vaste activum buiten gebruik gesteld. De boekingen ten behoeve van aanschafkosten of BGS worden automatisch geboekt conform de werkwijze bij de VA-fin.dagboeken.
Ten behoeve van de boeking zal zowel een financieel dagboeksjabloon (van het soort Vaste Activa) als een bijbehorende financiële dagboekbatch moeten worden opgegeven.
Bij één van beiden zal ook de betreffende tegenrekening moeten zijn ingegeven.

Het geautomatiseerd aanmaken en buiten gebruik stellen van Vaste Activa doet u als volgt:

Ga via naar Vaste Activa (fin. dagboekregels) maken. Kies de juiste regel en klik op OK.
Kies bij Bestandsnaam voor het aangemaakte bestand. Vul de overige velden naar wens en klik op OK.

17 Verkoopactiva en herinvesteringsreserve

Bij de verkoop van eenheden kan de winst 3 jaar lang belastingvrij worden gebruikt voor herinvesteringen. Empire is in staat de winsten van verkopen te registreren en deze winsten te alloceren aan herinvesteringen en zo te bewaken over welk deel van verkoopwinsten mogelijk belasting verschuldigd is.

Daartoe kan bij het opvoeren van een nieuwe activakaart worden aangegeven hoeveel van de winst van eerder verkochte activa wordt gebruikt voor herinvestering in betreffend activum.

Voorwaarden voor een juist gebruik van de functionaliteit zijn dat gebruik gemaakt wordt van de verkoopmodule, ‘integratie vaste activa’ is ingesteld en gebruik wordt gemaakt van een fiscaal afschrijvingsboek.

NB: In geval van sloop van vaste activa wordt geen herinvesteringsreserve vastgelegd bij het activum.

17.1 Instellingen

Om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de functionaliteit voor het vastleggen en alloceren van herinvesteringesreserve dienen een aantal instellingen te worden gedaan.

17.1.1 Vaste-activa-integratie

In de Empire-instellingen () staat op tabblad Verkoop/Terugkoop de instelling Vaste-activa-integratie. Zet deze instelling aan om ervoor te zorgen dat in de regels van de verkoopfactuur van de OGE de vasteactivakaarten worden vermeld die gekoppeld zijn aan de eenheid. Dit is noodzakelijk om via het boeken van de verkoopfactuur automatisch de vaste activa buiten gebruik te stellen en de verkoopkosten te verwerken.

17.1.2 Boeken op hoofdactivum inschakelen in VA-instellingen

Zet in de VA-instellingen het vinkje aan bij Boeken op hoofdactivum toegestaan als dit nog niet was gedaan.

17.1.3 Afschrijvingsboek Fiscaal

Ga naar Afschrijvingsboeken .

Bruto methode BGS berekening

In de stamgegevens van het afschrijvingsboek dat u gebruikt voor de fiscale waardering dient u bij het veld BGS-berekeningsmethode te kiezen voor de optie Bruto. Deze methode van berekening van de buitengebruikstelling zorgt ervoor dat een aparte boeking van de winst wordt gemaakt en de boekwaarde bij buitengebruikstelling wordt vastgelegd.

Identiek documentnummer toestaan

Zet het vinkje ‘Identiek documentnr. toestaan’ aan om ervoor te zorgen dat correcties op herinvesteringen op hetzelfde documentnummer kunnen worden gedaan.

17.2 Verkoop activum

Het proces voor de verkoop van een woning gaat in grote lijnen via de volgende stappen in Dynamics Empire:

Taxatie voor de eenheid vastleggen
Exploitatievorm van het type verkoop opvoeren bij de eenheid
Taxatie aan exploitatievorm koppelen
Verkoopaanbieding aanmaken
Verkoopaanbieding afhandelen en acceptatie aanbieding doorvoeren
Verkoopfactuur naar de notaris aanmaken via de daarvoor bestemde functie vanuit de verkoopaanbieding
Verkoopfactuur completeren en boeken

Na stap 7 is het proces afgerond. Daarmee is de eenheid verkocht en zijn de bijbehorende vasteactivakaarten buiten gebruik gesteld.

In de verkoopfactuur die ontstaat in stap 6 worden de activanummers in de factuurregels opgenomen met daarbij het bijbehorende afschrijvingsboek dat is ingegeven in de VA-instellingen als standaard afschrijvingsboek.

Verkoopkosten registreren

Bij de verkoop van een eenheid zult u verkoopkosten maken die van de fiscale winst mogen worden afgetrokken. De fiscale winst wordt als volgt berekend:

Fiscale winst = Verkoopprijs – fiscale boekwaarde – verkoopkosten

In stap 5 van bovengenoemd proces kunt u daartoe de verkoopkosten vastleggen bij een verkoopaanbieding. Op tabblad Verkoop van de verkoopaanbieding kunt u in het veld Verkoopkosten invoeren welk bedrag aan verkoopkosten u verwacht.

Als u in stap 6 een verkoopfactuur heeft aangemaakt, dan ziet u de op de verkoopaanbieding ingevoerde verkoopkosten terug op de verkoopfactuur op tabblad Algemeen. U kunt het bedrag op de verkoopfactuur aanpassen indien noodzakelijk.

Zodra u de verkoopfactuur gaat boeken zal het systeem controleren of er verkoopkosten zijn ingevoerd en of deze afwijken van wat is ingevoerd bij de verkoopaanbieding. Als er een afwijking is of als het bedrag nul is volgt de melding: ‘Verkoopkosten wijken af van de verkoopaanbieding of zijn niet ingegeven. Wilt u de verkoopfactuur boeken?’

Na het boeken van de verkoopfactuur is het verkoopkostenbedrag opgenomen in de geboekte factuur en het verkoopcontract.

17.3 Fiscaal afschrijvingsboek buiten gebruik stellen

Als er sprake is van een ‘fiscaal’ afschrijvingsboek, wordt bij het boeken van de verkoopfactuur ook de buitengebruikstelling voor het fiscale deel verwerkt. Het systeem zal bij het boeken van de verkoopfactuur het fiscale afschrijvingsboek ook buiten gebruik stellen. Voor de verkoopprijs wordt gekeken naar de waarde van Koopsom (A).

Als er verkoopkosten zijn ingevoerd wordt bij het buitengebruikstellen van het fiscale afschrijvingsboek een extra boeking van de verkoopkosten gemaakt in de VA-posten. De verkoopkosten zijn tevens zichtbaar op het statistiekoverzicht van het fiscaal afschrijvingsboek.

Het bedrag Winst/Verlies is berekend, rekening houdend met de verkoopkosten.

Winst/verlies = Opbrengst bij BGS – Boekwaarde bij BGS – Verkoopkosten

17.4 Vastleggen herinvesteringsreserve

17.4.1 Algemeen

Bij een herinvestering wordt voor het nieuwe activum een nieuwe activakaart aangemaakt met een fiscaal afschrijvingsboek en wordt de fiscale waarde ingeboekt via een aanschafboeking.

Vervolgens kunnen aan dit activum één of meerdere buiten gebruik gestelde activa kunnen worden gekoppeld. Bij deze koppeling moet opgegeven worden welk deel van de winst van het buiten gebruik gestelde activum in mindering wordt gebracht op de fiscale waarde van het nieuwe activum.

Na aftrek van de winst van het buiten gebruik gestelde activum mag de fiscale waarde van het nieuwe activum niet lager worden dan de laatste fiscale waarde van het buiten gebruik gestelde activum. Tot die waarde mag de winst in mindering worden gebracht. Controle hierop vindt niet door het systeem plaats. De gebruiker zal zelf moeten bewaken tot welk minimum mag worden gegaan.

Voorbeeld:

Fiscale waarde nieuw activum VA-456:	110.000

Winst BGS activum VA-001:	15.000
Laatste boekwaarde BGS VA-001:	50.000
Winst BGS activum VA-012:	15.000
Laatste boekwaarde BGS VA-012:	40.000

Koppelen BGS VA-001:
Winst te verdelen:	15.000
Fiscale waarde nieuw activum:	95.000	(=110.000 - 15.000)

Koppelen BGS VA-012:	5.000	Maximaal 5000 van 15000 te gebruiken
Fiscale waarde nieuw activum:	90.000	(minimaal laatste fiscale waarde BGS activa, 50.000 + 40.000)

17.4.2 Herinvesteringsreserve toewijzen

Vanuit het nieuw opgevoerde activum kunt u de functie starten om de herinvesteringreserve toe te wijzen. Onderstaande knop is beschikbaar vanuit de vasteactivalijst en de kaart van een activum.

De functie zal gestart worden voor het activum waar de cursor op dat moment op staat. Als u op een activum staat waarvan het fiscale dagboek buiten gebruik is gesteld, dan volgt een foutmelding dat het niet mogelijk is om herinvesteringen toe te kennen aan activa die buiten gebruik zijn gesteld. Als u op een activum staat dat geen fiscaal dagboek heeft, dan volgt ook een foutmelding.

Het vaste activum waaraan u herinvesteringen wilt toewijzen dient een boekwaarde te hebben voordat u herinvesteringen kunt toewijzen.

Op de kop van het venster zijn zichtbaar:

VA-nr.: het nummer van het vaste activum waarvoor u de herinvesteringsreserve wilt gebruiken
Omschrijving: de omschrijving
Afschrijvingsboek: De code van het door u gebruikte fiscale afschrijvingsboek
Boekwaarde: dit is de boekwaarde van het activum vóór het toekennen van extra herinvesteringen. Als u al eerder herinvesteringen hebt toegewezen zijn de waardeverminderingen daarvan al afgetrokken. U kunt doorklikken op het boekwaardebedrag om te zien hoe de boekwaarde is opgebouwd.

Onderin het venster ziet u:

Het totaal van de toe te wijzen herinvesteringsreserve
Nieuwe boekwaarde toont de boekwaarde na aftrek van de toe te wijzen herinvesteringsreserve
Minimale boekwaarde toont de som van de boekwaarden van de activa waarvan de herinvesteringsreserve is gebruikt. Dit is inclusief de boekwaarde van de mogelijk in een eerdere sessie al gebruikte BGS activa.

In de regels in bovenstaand scherm worden alle fiscale afschrijvingsboeken getoond die buiten gebruik gesteld zijn waarvan nog een bedrag aan winst open staat. Er wordt niet gefilterd op datum buitengebruikstelling. U ziet dus ook activa waarvan de herinvesteringstermijn mogelijk overschreden is.

De volgende kolommen zijn zichtbaar:

Activumnummer
Omschrijving
Geblokkeerd Ja/Nee
Inactief Ja/Nee
Buitengebruikstellingsdatum
Boekwaarde bij buitengebruikstelling
Opbrengst bij buitengebruikstelling, zijnde de oorspronkelijke verkoopwaarde
Winst (incl. verkoopkosten). Dit is de winst op de verkoop van het activum na aftrek van de verkoopkosten en al eerder gebruikte herinvesteringsreserve.
Hier dient u het bedrag in te voeren dat aan de herinvesteringsreserve moet worden toegekend. Dit mag in absolute zin lager zijn dan het nog te verdelen bedrag, maar niet hoger. Het bedrag moet als een negatief bedrag worden ingevoerd.

17.4.3 Boeken herinvesteringsreserve

Als het toekennen van herinvesteringsreserves klaar is dient een en ander te worden geboekt via de knop Boeken.

Met het boeken van de herinvesteringsreserve wordt bij het nieuwe activum een waardeverminderingspost aangemaakt ter grootte van de toegewezen herinvesteringsreserve. Bij de activa waarvan de winst is gebruikt voor de herinvesteringsreserve wordt een afboeking van de winstboeking gemaakt in de vasteactivaposten. Deze winstboeking heeft een positief teken, omdat de reguliere winst negatief wordt geboekt.

Bij de VA-post voor de afboeking van de winst op het BGS-activum wordt het activumnummer ingevuld van het nieuwe activum waar de winst voor gebruikt is.

De boekingsdatum mag niet voor de laatste vasteactivaposten liggen. Dus als er al afgeschreven is op het activum mag de herinvesteringsreserve alleen op of na de laatste afschrijving worden geboekt.

Het VA-dagboeksjabloon en de VA-dagboekbatch moeten in het boekingsvenster worden ingevoerd. Er kan alleen gekozen worden uit VA-dagboeken en niet uit VA-fin.-dagboeken.

Heeft u geen automatische documentnummering ingesteld bij de VA-dagboekbatch, dan moet u een documentnummer invoeren. Is wel de nummering ingesteld bij de VA-dagboekbatch, laat dan het veld Documentnr. leeg.

Klik op OK om de boeking uit te voeren. Het systeem boekt de herinvestering direct door, zonder deze eerst gereed te zetten in een dagboek waar een gebruiker deze zou moeten doorboeken.

Na het boeken ziet u bij de boekwaarde van het nieuwe activum dat er waardeverminderingsposten zijn geboekt om de boekwaarde te verminderen. Dit is zichtbaar in het veld VA-nr./Va-nr. (Herinvestering) van welke activum de winst is gebruikt voor herinvestering.

Bij het buiten gebruik gestelde vaste activum ziet u een afboeking van de winst als gevolg van de herinvestering. In de post is zichtbaar in het veld VA-nr./Va-nr. (Herinvestering) voor welk activum de winst is gebruikt voor herinvestering.

17.4.4 Ongedaan maken herinvestering

Het kan voorkomen dat u een herinvesteringsboeking wilt annuleren. Het is mogelijk deze posten te annuleren vanuit de kaart van het standaard afschrijvingsboek op dezelfde wijze als u bijvoorbeeld afschrijvingen annuleert.

U vindt het standaard afschrijvingsboek onder Afschrijvingsboeken .

Op de kaart van het standaard afschrijvingsboek vindt u de menu-optie VA-posten annuleren.

U dient een selectie te zetten op het activum waarvoor u de herinvestering hebt gebruikt. Daarna kiest u voor de optie Annuleren: Afschrijving/Winst. Het systeem zal daarmee de waardeverminderingsposten binnen het ingevoerde datum bereik annuleren en daarmee tevens de winstafboekingen annuleren bij de vaste activa kaarten waarvan de winst was gebruikt voor de herinvestering.

Let op dat het systeem na het klikken op OK de annulering eerst klaar zet in het VA-dagboek en u deze daarna nog zelf moet doorboeken. U ziet overigens in het VA-dagboek de correctie van de waardevermindering staan, maar niet de winstcorrectie; deze wordt door het systeem op de achtergrond uitgevoerd zodra u de annulering van de waardevermindering boekt.

17.4.5 Handmatig afboeken van winst

Als er activa zijn waarvan de winst niet (meer) verdeeld mag worden over ander activa, kan m.b.v. een speciaal daarvoor bestemde functie een VA-boeking worden gemaakt, waarbij het resterende winstbedrag (of een deel daarvan) kan worden afgeboekt.

Het systeem maakt een VA-post aan van het type Winst. Het systeem controleert of de winst niet positief wordt. De boekingsdatum van de winst moet op of na de datum van de laatste VA-post liggen. Winst mag bijvoorbeeld niet worden geboekt vóór de BGS-datum.

U kunt alleen positieve bedragen invoeren om daarmee de winst af te boeken. Winsten bijboeken via deze functie door negatieve bedragen in te voeren is niet mogelijk.

17.5 Lijstwerk

17.5.1 Niet-verdeelde winsten BGS

Periodiek kan een rapport worden gemaakt dat een overzicht geeft van alle buiten gebruik gestelde eenheden (activakaarten), waarvan de winst nog niet is ingebracht als herinvestering in een ander activum: Vaste Activa - Niet verdeelde winsten BGS . Het rapport toont een lijst met alle fiscale afschrijvingsboeken waar nog een restant van de winst kan worden gebruikt voor herinvestering.

Het rapport toont standaard alle activa die buiten gebruik gesteld zijn op een datum na de in te geven peildatum minus 3J. Daarmee worden de activa getoond waarvan de winsten nog te verdelen zijn.

Als u de peildatum meer dan 3 jaar in het verleden zet ziet u een overzicht van de activa al meer dan 3 jaar gelden buiten gebruik is gesteld, waarvan de winst derhalve niet meer kan worden gealloceerd aan herinvesteringen.

Indien gewenst zet u het vinkje bij het veld Alleen met winst uit om ook de vaste activa te tonen die met verlies zijn verkocht of waarvan de winst al volledig is gebruikt voor herinvesteringen.

17.5.2 Toegekende herinvesteringen

Deze lijst toont een overzicht van alle activa met daarbij de gebruikte herinvesteringswinsten en de activakaarten die daarvoor gebruikt zijn.

U vindt het rapport via Vaste Activa – Toegekende herinvesteringen .

18 Transitoboekingen

18.1 Functionaliteit

Vanaf versie 6.0 is transitoboekingsfunctionaliteit toegevoegd. Hiermee is de gebruiker in staat om kosten en opbrengsten te spreiden over een periode. Deze spreiding kan worden ingesteld in de transitoverdeelsleutels. Elke transitoverdeelsleutel bestaat uit één of meer regels waarin de boekingsdatum ten opzichte van de oorspronkelijke datum wordt opgegeven. Daarnaast wordt hier het percentage per regel opgegeven. Het totaalpercentage van alle regels is altijd 100%. De datumformule kan zowel negatief (voor de boekingsdatum) als positief (na de boekingsdatum) zijn. Ook zijn datumformules als LM (lopende maand) en –LM mogelijk. Deze hebben respectievelijk de laatste dag van de huidige maand of de eerste dag van de huidige maand als resultaat. De transitoverdeelsleutelcode kan worden opgegeven in de verkoop(factuur)regel en inkoop(factuur)regel.

Per transitoverdeelsleutel moet een grootboekrekening voor respectievelijk verkoop en inkoop worden opgegeven. Deze grootboekrekening wordt gebruikt als tussenrekening. Als resultaat in de journaalpost wordt de kosten-/opbrengstenrekening vervangen door de transitorekening. Deze wordt tegengeboekt in de perioden voor het percentage dat voor deze periode geldt met de oorspronkelijke grootboekrekening.

Huren spreiden (Prolongatie)

De functionaliteit van het spreiden van de huren (zet in de Empire-instellingen op tabblad Algemeen het vinkje Huren spreiden aan) boekt de omzet vanuit de prolongatie via transitorische posten financieel op de maanden waarop de prolongatie betrekking heeft. De verdeling wordt echter ad hoc bepaald. De ‘prolongatie van’- en ‘prolongatie tot’-datum van de regel bepalen nu het aantal perioden (maanden). De hele perioden krijgen een percentage naar rato van het periodebedrag ten opzichte van het totaalbedrag. De eerste en laatste periode - tenzij dit hele perioden zijn - krijgen het nog niet verdeelde bedrag naar rato van de dagen ten opzichte van het totaal aantal dagen in hele perioden.

Een voorbeeld:
De prolongatieperiode bestaat uit 10 dagen in mei, de maanden juni, juli en augustus, en 12 dagen in september. Het periodebedrag is 631,13 en het totaalbedrag is 2.356,22. De periodefactor is 3,7.

Periode		Boekingsdatum	Percentage	Bedrag
1	-LM	1 mei	8,93%	210,38
2	-LM+1M	1 juni	26,79%	631,13
3	-LM+2M	1 juli	26,79%	631,13
4	-LM+3M	J augustus	26,79%	631,13
5	-LM+4M	1 september	10,71%	252,48

Afrondingsverschillen worden altijd bij de laatste periode gevoegd, zowel als de laatste periode een gehele of als deze een gedeeltelijke periode is.

Overigens wordt bij een TWK-mutatie, indien deze plaatsvindt over een periode die volledig is afgesloten, de financiële boeking in zijn geheel op de boekingsdatum van de prolongatiefactuur geboekt.

18.2 Instellingen

U stelt als volgt de transitoverdeelsleutels in:

Ga via naar de lijst Transitoverdeelsleutels.
Klik op Nieuw om een nieuwe sleutel aan te maken. In het veld Code geeft u een unieke code voor de verdeelsleutel op. U kunt maximaal 10 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Gebruik eenvoudige en beschrijvende codes. De code moet uniek zijn en kan niet tweemaal in een tabel voorkomen. U kunt zoveel codes instellen als u nodig hebt.
Geef een betekenisvolle Omschrijving mee aan de sleutel.
Bij Grootboekrekening verkoop kunt u het nummer van de grootboekomzet-rekening invoeren waarnaar verkooptransacties met deze verdeelsleutel worden geboekt. Klik op de lookup-button in het veld voor een overzicht van de rekeningen in het venster Rekeningschema. U moet dit veld invullen als u deze code wilt gebruiken voor verkooptransitoboekingen.
Bij Grootboekrekening inkoop kunt u het nummer van de grootboekomzet-rekening invoeren waarnaar inkooptransacties met deze verdeelsleutel worden geboekt. Klik op de lookup-button in het veld voor een overzicht van de rekeningen in het venster Rekeningschema. U moet dit veld invullen als u deze code wilt gebruiken voor inkooptransitoboekingen.

Let op: De Boekingsgroepinstellingen worden voor wat betreft de Vooruitgeboekte huur en Vooruitgeboekte leegstand niet meer gebruikt.
In het veld Verdeelmethode kunt u invullen waarvoor deze verdeelsleutel wordt gebruikt:
- Standaard: Deze verdeelmethodes kunnen worden gebruikt in verkoop- of inkoopdocumenten.
- Prolongatie: Deze verdeelmethodes kunnen worden gebruikt voor het spreiden van huren. Indien het veld ‘Huren spreiden’ wordt aangezet in de Dynamics Empire-instellingen, dan kan daarbij de transitoverdeelsleutel worden gekozen.
Klik nu, staand op een specifieke transitoverdeelsleutelregel, op de knop Instellingen. Voor een transitoverdeelsleutel van het type Prolongatie hoeven geen instellingen te worden opgegeven; deze worden bij het boeken ad hoc samengesteld op basis van de ’prolongatie van’- en ‘prolongatie tot’-data.
Het veld Datumformule is bestemd voor de tijd ten opzichte van de oorspronkelijke boekingsdatum waarop de deelboeking moet plaatsvinden.
Vul bij Verdeelsleutel % een percentage in voor het deel van het bedrag dat op deze datum moet worden geboekt. Het totaal van de percentages in de regels moet 100 zijn. Dit is te controleren via het veld Verdeeld percentage, onder in het scherm.
Het Cumulatief percentage bevat de getotaliseerde percentages van deze en de voorgaande regels. Dit is ter indicatie van de opbouw van de verdeling.

Een voorbeeld:
Inkoopfactuur, 1.000 EUR beveiligingskosten zonder btw.
Let op: regel 5 en 6 hebben dezelfde datumformule en hetzelfde percentage en hebben dus beide 15 augustus als boekingsdatum en 25% van 1.000 (=250) als bedrag.

Transitoverdeelsleutelinstellingen:

Datumformule	Verdeelsleutel %	Cum. percentage
1M	10,00	10,00
2M	10,00	20,00
3M	10,00	30,00
4M	20,00	50,00
2K	25,00	75,00
2K	25,00	100,00

Boekingsdatum	Grootboekrek.nr.	Omschrijving	Bedrag
15-02-10	140300	Beveiligingskosten	1.000,00
15-02-10	140000	Factuur IF09-00433	-1.000,00
15-03-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	100,00
15-03-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-100,00
15-04-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	100,00
15-04-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-100,00
15-05-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	100,00
15-05-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-100,00
15-06-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	200,00
15-06-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-200,00
15-08-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	250,00
15-08-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-250,00
15-08-10	423030	Transitopost Beveiligingskosten	250,00
15-08-10	140300	Transitopost Beveiligingskosten	-250,00

19 Diversendagboekimport

In Dynamics Empire is het mogelijk om memoriaal diverse boekingen handmatig aan te maken en door te boeken. Daar er veel verschillende koppelingen gemaakt worden voor het verwerken van aangeleverde journaalposten uit derde systemen is het handig om daarvoor niet iedere keer een nieuwe import te moeten programmeren.

Ook is het wenselijk dat er vooraf wordt gecontroleerd op geldigheden en dat het importeren en verwerken in fasen wordt verwerkt.

Als oplossing voor bovengenoemde vraagstukken is de Diversendagboimport ontwikkeld.

19.1 Instellingen

De instellingengen zijn te vinden onder Diversendagboekimportinstellingen .

Per koppeling worden de instellingen vastgelegd. U kunt een bestaande instellingenkaart openen door erop te dubbelklikken, of u kunt een nieuwe aanmaken door op de knop Nieuw in het actiepaneel te klikken.

19.1.1 Tab Algemeen

Veld	Omschrijving
Koppelcode	Hierin kan een eigen gekozen korte krachtige naam van de koppeling worden opgegeven.
Omschrijving	Beschrijving van de koppeling.
Koppeltype	Momenteel alleen de mogelijkheid voor Tekstbestand.
Dagboeksjabloon	Selecteer via welk Dagboeksjabloon de import moet worden geboekt.
Dagboekbatch	Selecteer een Dagboekbatch binnen het Dagboeksjabloon.
Gebruik boekingsdatum	Omdat het verschillend kan zijn welke datum in de regels als boekingsdatum moet worden toegepast is de methodiek voor gebruik instelbaar. De volgende opties zijn mogelijk: Eerste regel, Laatste regel, Individuele regel, Werkdatum, Systeemdatum.
Gebruik documentnr.	Omdat het verschillend kan zijn welk Documentnr in de regels als boekingsnummer moet worden toegepast is de methodiek voor gebruik instelbaar. De volgende opties zijn mogelijk: Individuele regel, Eerste regel, Laatste regel, Runnr., Fin.Dagboek Batch.

19.1.2 Tab Nummering

Veld	Omschrijving
Nr. reeks log	Hierin dient de nummerreekst te worden opgegeven die door het systeem gebruikt gaat worden voor het vastleggen van de voortgang van de importverwerking.

19.1.3 Tab Koppeling

Veld	Omschrijving
Bestandsformaat	Hoe is de datastructuur van het aangeleverde bestand; mogelijke opties zijn: Variabel, Vast. Bij een Variabel bestandsformaat worden de velden doorgaans gescheiden door een veldscheidingsteken. Bij een Vast bestandsformaat hebben de velden een eigen vaste lengte.
Bestandsnaam filter	Geef hier bestandsnaamfilter op. In combinatie met het bestandspad kunnen aan de hand daarvan bestanden worden verwerkt. Bij geen waarde zullen er geen bestanden worden gevonden om te verwerken. Minimale waarde is dan het teken * .
Veld start scheidingsteken	Eventuele startwaarde van een veld, alleen benodigd bij bestandsformaat Variabel.
Veld start scheidingsteken	Eventuele eindwaarde van een veld, alleen benodigd bij bestandsformaat Variabel.
Veld scheidingsteken	Het teken dat de velden van elkaar scheidt, alleen benodigd bij bestandsformaat Variabel.
Bestandspad import	De directory waar het systeem moet zoeken om de bestanden op te pakken t.b.v. het importeren.
Bestandspad fout	De directory waar het systeem het bestand plaatst indien het importeren niet lukt.
Bestandspad verwerkt	De directory waar het systeem de geïmporteerde bestanden plaatst.
Importeren vanaf regelnr.	Indien er in het te verwerken bestand kopregels aanwezig zijn kan hier worden opgegeven vanaf welke regel de import moet starten.
Actie	Hier moet een keuze gemaakt worden uit ‘Opslaan in Fin. dagboek’ of ‘Doorboeken’.
Datumformaat	De volgende datumformaten zijn mogelijk: DDMMYY(YY), DD-MM-YY(YY), DD/MM/YY(YY), MMDDYY(YY), MM-DD-YY(YY), MM/DD/YY(YY), YYYYMMDD, YYYY-MM-DD, YYYY/MM/DD, YYYYDDMM, YYYY-DD-MM, YYYY/DD/MM, YYDDMM, YY-DD-MM, YY/DD/MM Dit is geldig voor alle datumvelden in het importbestand.

19.1.4 Buttoninstellingen

In het menu heeft u de beschikking over drie opties: Veldkoppeling, Brugstaat en Processtap.

Veldkoppeling
In deze tabel wordt de relatie gelegd tussen de te importeren waarden en velden in Dynamics Empire.

Veld	Omschrijving
Kolomnr.	Bij gebruik van datastructuur Variabel wordt hier de te importeren kolom opgegeven. Bij een Vast bestandsformaat worden de velden Startpositie en Lengte gebruikt om een kolom te definiëren.
Startpositie	Startpositie van het veld bij gebruik van datastructuur Vast.
Lengte	Lengte van het veld bij gebruik van datastructuur Vast.
Veld start scheidingsteken	Eventuele eindwaarde van een veld, alleen benodigd bij bestandsformaat Variabel.
Te verwijderen voorloopteken	Stel dat een kolom grootboekrekening altijd wordt aangeleverd met voorloopnullen, dan is het mogelijk om bijv. een 0 als waarde op te geven. Het systeem verwijdert deze voorlooptekens.
Te verwijderen naloopteken	Vergelijkbaar aan ‘Te verwijderen voorloopteken’.
Decimaal scheidingsteken	Wat is het scheidingsteken voor decimale waarden; mogelijke opties: Geen, Punt, Komma.
Aantal decimalen	Bij Deicimaal scheidingsteken Geen kan in dit veld het aantal decimalen worden opgegeven.
Veldnr.	Het veldnr. waar de geïmporteerde waarde wordt opgeslagen. U kunt een veld kiezen via de lookup-button.
Veldomschrijving	Dit veld is niet wijzigbaar en wordt door het systeem zelf gevuld na het vullen van het veld VeldNr.
Waarde	Mogelijke opties: Vaste waarde, Importwaarde. Bij Import waarde wordt de waarde van de te importeren kolom toegepast; bij Vaste waarde wordt de waarde uit het veld Vaste waarde toegepast.
Vaste waarde	In dit veld kan een vaste importwaarde worden opgegeven.
Waarde wijzigbaar in import	Hier kan worden aangegeven of in de importbuffer dit veld wijzigbaar is na het importeren.
Validatievolgorde	Niet alle velden die worden geïmporteerd moeten ook worden doorgezet naar het financieel dagboek. Ook de volgorde van valideren kan voor de diverse importprotocollen van elkaar verschillen. Hier dient dan ook de validatievolgorde te worden opgegeven. Let op! Dit veld is verplicht. Onjuiste of geen invulling zal resulteren in een foutmelding.
Lege waarde valideren	Als een veld in een regel geen waarde bevat maar wel via de Validatievolgorde is opgegeven, is het niet altijd wenselijk dat de lege waarde wordt gevalideerd. Standaard wordt dit dan ook niet gedaan. Daar waar dat wel noodzakelijk is kan dit worden ingesteld door in dit veld een vinkje te plaatsen.

Instellingen, Negeerregel
Voor ieder invoerveld is het mogelijk om aan te geven dat een regel niet behoeft te worden geïmporteerd als het veld een waarde uit de negeerregel bevat.

Brugstaat
In de praktijk komt het regelmatig voor dat aanleverende systemen andere codes hanteren dan gebruikelijk is in Dynamics Empire. Hiervoor is de mogelijkheid om een brugstaat op te geven.

Veld	Omschrijving
Veld	Het veldnummer van de importtabel.
Veldom-schrijving	Dit is de omschrijving van het opgegeven veld en wordt automatisch gevuld.
Was	De waarde die vervangen moet worden.
Wordt	De vervangende waarde die moet worden toegepast.

Processtap
Hier worden de processtappen van de import opgegeven. Als basis zijn er vier stappen: Importeren, Brugstaat, Controleren en Verwerken.

Veld	Omschrijving
Processtap	Processtapvolgorde.
Procescode	Code van processtap.
Procesobjectsoort	Mogelijke opties: Report, Dataport, Codeunit, XMLPort.
Procesobjectnr.	Toegepast object.
Procesobjectnaam	Dit is de omschrijving van het opgegeven object en wordt automatisch gevuld.

19.2 Uitvoeren koppeling

Om de ingestelde koppelingen uit te voeren gaat u naar Journaaldashboardoverzicht .

In de kop van het scherm ziet u een aantal van de opgegeven instellingen; deze zijn niet muteerbaar. In het subscherm worden de verwerkte runs getoond. Via het menu kunt u een aantal handelingen verrichten.

Annuleer Run
Als een run is ingelezen met fouten en deze verder niet meer hoeft te worden verwerkt, moet u de importrun annuleren, zodat deze niet opnieuw wordt meegenomen in een volgende verwerkingsslag.

Processtap terugzetten
Als een run gestopt is met fouten is het soms wenselijk om deze een stap terug te zetten, om de vorige stap nogmaals uit te voeren, bijv. als het doorboeken niet mogelijk is om een reden die niet door de controle is afgevangen. Als de reden is opgelost kan het zijn dat er opnieuw eerst weer een controlestap moet worden uitgevoerd.
Een geannuleerde of volledig verwerkte run kan niet in status worden teruggezet.

Bufferregels
Als de import geheel of gedeeltelijk is verwerkt is het mogelijk om de geïmporteerde regels in te zien via deze optie. In dit scherm worden de geïmporteerde regels getoond, met eventuele mogelijke fouten per regel; dit is laatste kolom aangegeven.

Fouten
Via deze optie kunt u de fouten per regel laten tonen.

Tot slot is er te kiezen voor Uitvoeren (F11). Om de koppeling uit te voeren is het noodzakelijk om deze optie te kiezen. De uitvoeringsfunctie zal starten met de eerste ingestelde processtap en werkt alle processtappen voor betreffende koppeling af.
Bij meerdere gereedstaande bestanden voor de koppeling worden deze alle verwerkt. Per processtap vindt de verwerking plaats. De voortgang wordt in het scherm getoond.
Voor het uitvoeren van een andere koppeling moet u naar het scherm van betreffende koppeling gaan en daar de optie Uitvoeren starten.

19.2.1 Geautomatiseerd verwerken koppeling

Om importverwerkingen geautomatiseerd te laten verlopen is het mogelijk om codeunit 11152006 ‘GJ Import Process JQ’ in de verwerkingswachtrij toe te passen. De Parameterstring is dan de naam van de gewenste koppeling. Raadplaag voor het instellen van de verwerkingswachtrij de betreffende documentatie.

20 Budget per periode

Vanaf Dynamics Empire FP2 zijn in het DE Datawarehouse naast grootboekmutaties ook grootboekbudgetten opgenomen (meetwaarde 'Budget bedrag'). Behalve voor de budgetregels ('begroot') wordt hierbij ook voor de grootboekmutaties ('realisatie'), op basis van de boekdatum en de grootboekrekening bepaald bij welk budget het geboekte document hoort. Daardoor kunnen begrote en gerealiseerde bedragen naast elkaar worden gepresenteerd in een OLAP-rapport.
Een randvoorwaarde is dat in Dynamics Empire is geconfigureerd welk budget in welke rapportageperiode van toepassing is; er kan op enig moment in de tijd maar één budget in Datawarehouse worden gebruikt om te vergelijken met kosten- en opbrengstenrealisatie. Hiervoor is het scherm Budgetperiode bedoeld.

Kies hier de gewenste Budgetnaam (waarna het systeem de Budgetomschrijving invult) en een Startdatum voor de betreffende budgetperiode. De Einddatum wordt automatisch bepaald door de Startdatum van de opvolgende periode.

21 Cashflowverantwoording

Onderdeel van de financiële sturing binnen de corporatie is het sturen op cashflows. Hieronder wordt verstaan:

verantwoorden cashflows (dVi)
prognosticeren cashflows (dPi)
analyseren van afwijkingen tussen prognose en realisatie

Vanaf 2013 zijn woningcorporaties verplicht (via CorpoData) hun cashflows op basis van de directe methode te verantwoorden. Dit houdt in dat rechtstreeks vanuit de bank- en kasmutaties een cashflowoverzicht wordt opgesteld, waarmee inzichtelijk wordt gemaakt wat het saldo liquide middelen (kas en bank) is aan het begin van een periode (maand of week) en aan het einde van een periode en welke mutaties er in die periode hebben plaatsgevonden.

Het uitgangspunt voor de cashflowverantwoording is het definiëren en toekennen van verschillende cashflowcategorieën. De mutaties worden ingedeeld in hoofdcategorieën: operationeel, (des)investeringen en financiering; daarbinnen worden een aantal subcategorieën onderkend. Wat betreft de hoofd- en subcategorieën moet worden aangesloten bij die van CorpoData: dVi (2014), zie laatste paragraaf van dit hoofdstuk.

Iedere bank/kasmutatie moet worden gekoppeld aan de detailboekingen in de grootboekadministratie. Voorbeeld: ontvangst van een huurbedrag moet worden uitgesplitst naar Huren en Vergoedingen (servicekosten). Het is dus noodzakelijk om de oorspronkelijke factuur in de financiële administratie te vinden. Via het factuurnummer kunnen in de financiële administratie de detailboekingen worden getraceerd en kan daarbij de ontvangst- of betaaldatum worden geregistreerd.

21.1 Cashflowcategorie

Ten behoeve van de cashflowverantwoording moet binnen Dynamics Empire worden vastgelegd welke categorieën kunnen worden onderscheiden. U kunt de categorieën naar keuze importeren of handmatig aanmaken.

U geeft als volgt de verschillende cashflowcategorieën op:

Het is mogelijk om de cashflowgegevens, zoals vastgelegd door CorpoData, te importeren met behulp van een tekstbestand. Ga allereerst naar Gerealiseerde cashflow ; zoals de naam al aangeeft is dit tevens het scherm waar op een later tijdstip de gerealiseerde cashflow wordt toegekend aan die verschillende categorieën.
Importeren van de (CorpoData)gegevens doet u via de optie Im-/Exporteer categorieën in het menu. Het te importeren tekstbestand ziet er als volgt uit:
De verschillende categorieregels zijn ook handmatig aan te maken; u kunt dus zelf eigen categorieën toevoegen. Zie onderstaand voor een uitleg per veld.

Veld	Omschrijving
Code	Hier wordt het nummer van de cashflowcategorie van de dVi-rapportage vastgelegd, bijvoorbeeld: ‘1.1.1’.
Omschrijving	Hier geeft u de omschrijving op van de cashflowcategorie van de dVi-rapportage, bijvoorbeeld: ‘Zelfstandige huurwoningen DAEB’.
Soort	Dit veld kent de volgende mogelijke waarden: <leeg> Dit is de standaard. Titel Hier geeft u een titel op voor een groep categorieën. Totaal Dit veld kunt u gebruiken als u een reeks saldi wilt optellen voor categorieën die niet direct vóór de totaalrekening liggen. U gebruikt Totaal als categorieën uit verschillende categoriegroepen worden opgeteld. Als u het soort Totaal gebruikt, moet u in het veld Samentelling een waarde invoeren. Begintotaal Dit betreft een markering voor het begin van een verzameling categorieën die moeten worden opgeteld. Deze reeks wordt beëindigd met de eindtotaalrekening. Eindtotaal Dit is het totaal voor een verzameling categorieën die begint met de voorgaande begintotaalrekening. Het totaal wordt opgegeven in het veld Samentelling.
Samentelling	In dit veld kunt u een rekeninginterval of een lijst met categorieën invoeren. De posten van de categorieën in dit veld worden opgeteld om een totaalsaldo te berekenen. Op welke manier dit veld wordt ingevuld, is afhankelijk van de rekeningsoort die u hebt geselecteerd in het veld Soort: Voor rekeningen van het soort Begintotaal of Titel moet dit veld leeg zijn. Als de rekening het soort Eindtotaal heeft, wordt het veld automatisch ingevuld als u Inspringen selecteert. De categorieën die worden opgeteld liggen tussen één paar overeenkomende begintotaal- en eindtotaalrekeningen. Als de rekening van het soort Totaal is, moet u het veld zelf invullen om aan te geven welke rekeningen worden opgeteld. Attentie: Bij rekeningen van het soort Eindtotaal kunt u het veld Samentelling handmatig invullen. U wordt echter aangeraden het veld in te vullen met de inspringfunctie. U kunt maximaal 250 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Het veld Samentelling is een soort filterveld, omdat de invoer in dit veld het aantal rekeningen beperkt dat wordt gebruikt om het totaalsaldo te berekenen. Daarbij moet u rekening houden met de volgende regels: Betekenis Voorbeeld Opgenomen categorieën Gelijk aan 1.0 1.0 Interval 1.0..1.05 1.0 t/m 1.5 ..1.5 tot en met 1.5 Of/of 1.2\|1.7 1.2 en 1.7 En <1.5&>1.8 Categorieën met een nummer lager dan 1.5 en hoger dan 1.8 Behalve <>1.2 Alles behalve 1.2 Groter dan > 1.2 Categorieën met een nummer hoger dan 1.2 Groter dan of >=1.2 Categorieën met nummer gelijk aan 1.2 of hoger Kleiner dan <1.8 Rekeningen met een nummer lager dan 1.8 U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: 1.2\|1.6..1.8 Rekening 1.2 en rekeningen 1.6 tot en met 1.8 ..1.2\|1.9.. Rekeningen tot en met 1.2 en rekeningen 1.9 en hoger. Dus alle rekeningen behalve 1.3 tot en met 1.8.
Richting	De richting geeft aan of het een ontvangst dan wel een uitgave betreft.
Initiële categorie	Dit is de categorie die in eerste instantie aan de regel wordt gekoppeld. Tijdens het verbijzonderen wordt de categorie bepaald die behoort bij de desbetreffende regel; als die niet is ingevuld wordt deze initiële categorie toegepast.
Betalingsregeling-categorie	Met een vinkje in dit veld kunt u aangeven dat de betalingen op lopende betalingsregelingen onder deze categorie moeten worden weergegeven. Bij het beëindigen van een betalingsregeling zullen de betreffende betalingen alsnog worden verbijzonderd.
Standaard	Hier kan worden aangegeven of het een cashflowcategorie vanuit de dVi-rapportage betreft (Ja) of eventueel een extra eigen categorie (Nee).
Mutatie	Nadat het cashflowoverzicht is gegenereerd staat hier de mutatie voor deze regel genoteerd. Afhankelijk van de waarde in het veld Soort kan dit dus een enkele mutatie betreffen of een totaalmutatie van meerdere regels. De inhoud is afhankelijk van eventuele filters die zijn toegepast. Als bijvoorbeeld met behulp van een datumfilter een specifieke periode is opgegeven, dan wordt slechts de (totale) mutatie voor deze periode weergegeven.
Saldo	Dit veld bevat het totale saldo aan mutaties binnen deze cashflowcategorie.

21.2 Cashflowcategorie koppelen aan grootboekrekening

Iedere (relevante) grootboekrekening in Dynamics Empire wordt gekoppeld aan een cashflowcategorie. Deze koppeling vindt plaats in een tussentabel die bereikbaar is vanaf de grootboekrekeningkaart.

U koppelt als volgt een cashflowcategorie aan een grootboekrekening:

Ga naar Rekeningschema .
Kies voor de knop Cashflowcategorieën (onder Gerelateerd - Rekening). De achterliggende gedachte is dat de indeling van categorieën in de tijd kan wijzigen. Om de rapportage van de cashflowrealisatie per verslagjaar en vorige verslagjaren in stand te houden kan per grootboekrekening worden vastgelegd welke categorie per dat jaar geldig is. De geldigheid hoeft niet voor elk jaar opnieuw te worden ingegeven. Zolang de categorie dan wel de koppeling niet wijzigt, kan worden volstaan met één cashflowcategorie waarbij de einddatum leeg is.

21.3 Factuur BTW verlegd – niet te verrekenen

BTW-posten ‘Te betalen BTW’ en ‘Te verrekenen BTW’ zijn reguliere BTW-posten en moeten worden verantwoord onder de cashflowcategorie BTW. Wat betreft de ‘Te betalen BTW verlegd’ moet de BTW verlegd die niet kan worden verrekend, worden toegerekend aan de cashflowcategorieën van de factuur (tegenboekingen). Dit is de meest voorkomende situatie bij woningcorporaties.

Het is mogelijk om de aan de belastingsdienst betaalde 'Niet verrekenbare verlegde BTW' terug te herleiden naar de juiste cashflowcategorie. Voorwaarde is wel dat de hiertoe in deze release aangepaste vorm van ‘BTW vereff. berekenen en boeken' wordt gebruikt, waarbij het af te dragen bedrag niet naar een grootboekrekening wordt geboekt, maar waarbij een leverancierspost wordt aangemaakt. Deze leverancierspost kan betaald worden via de telebankierenfunctionaliteit of handmatig via de bank. Bij het inlezen van de afschriften wordt de betaling vereffend met de leverancierspost Tijdens het ‘BTW vereff. berekenen en boeken' wordt er een relatie gelegd met de leverancierspost en alle individuele BTW-posten die ‘afgesloten’ zijn.

Wanneer de betaalde BTW-afdracht is vereffend met de leverancierspost kan deze in het cashflowoverzicht worden verbijzonderd. Via de leverancierspost worden de vereffende BTW-posten achterhaald die vervolgens verbijzonderd kunnen worden tot aan de bijbehorende cashflowcategorie. Voor die posten die ‘Niet te verrekenen verlegde BTW’ vormen wordt de cashflowcategorie van de bijbehorende inkoopregel achterhaald. Voor de overige posten kan worden volstaan met het ophalen van de cashflowcategorie van de desbetreffende BTW-rekening.

21.4 Kas- en bankboeken opnemen in gerealiseerde cashflow

U neemt als volgt een financieel dagboeksjabloon op in de cashflow:

Ga naar Fin. dagboeksjablonen .
Vink voor de juiste regel het veld Opnemen in gerealiseerde cashflow aan; Soort moet daartoe van het type Kas of Bank zijn. Door bepaalde kas- en/of bankboeken niet aan te vinken kunt u ze uitzonderen als ze niet van toepassing zijn.
Vink voor de pinbetalingen het veld Gerealiseerde cashflow voor tegenrekeningnr. aan. Wanneer dit vinkje geactiveerd is, wordt bij aanmaken van een geregistreerde cashflow vanuit dit dagboek ook een cashflow (tegenboeking) gemaakt op de grootboekrekening die ingesteld staat bij Tegenrekeningnr. Wanneer het dagafschrift verwerkt wordt, wordt een cashflow aangemaakt voor de grootboekrekening 'Kruisposten pin', zodat het saldo weer op 0 loopt.

21.5 Vastleggen gerealiseerde cashflowposten

U haalt als volgt de gerealiseerde cashflowposten op:

Klik op het scherm Cashflowcategorieschema () op de knop Gerealiseerde cashflowvoorstellen. Er kan een periode geselecteerd worden waarvoor de gerealiseerde cashflows berekend kunnen worden door een begin- en een einddatum op te geven.
Vink eventueel Bestaande regels vervangen aan en voeg indien gewenst filterregels toe; klik uiteindelijk op OK.

LET OP: Voordat de gerealiseerde cashflows opnieuw opgebouwd worden, zullen alle aanwezige gerealiseerde cashflows tussen de begin- en einddatum worden verwijderd.

De totalen cashflowmutaties zullen overeen moeten blijven stemmen met de totalen van de bankboeken - zie de velden onderin het scherm:

NB! Het Saldo bankrekeningen (lees: mutatie bankrekeningen) moet aansluiten met Mutatie. Belangrijke aantekening is, dat de mutatiekolom inclusief kasmutaties is. Om deze kasmutaties uit te sluiten is het zaak om in het Dagboeksjabloonfilter de financiële dagboeken voor deze kasboeken uit te filteren (bijvoorbeeld <>KAS&<>PIN).

De opgehaalde posten uit de bank– en/of kasboeken zijn meteen door het systeem verbijzonderd naar de cashflowcategorieën. Voor de verdeling naar de grootboekrekening (lees: cashflowcategorieën) zal als uitgangspunt de vereffening van de posten worden gebruikt. Op basis van de grootboekrekening(en), resulterend uit de boeking van de inkoop- en verkoopfacturen, wordt de verdeling naar de cashflowcategorieën bepaald.

Let op: Soms blijkt de vereffening volledig ondoorzichtig te zijn. Om die reden bestaat de kolom ‘Nog te analyseren’ op het scherm Cashflowcategorieschema. Tijdens het verbijzonderen wordt de categorie bepaald die behoort bij de desbetreffende regel; wanneer de vereffeningen dusdanig ondoorzichtig zijn, wordt de cashflow aan deze categorie toegewezen. Als dit van toepassing is moet deze cashflowcategorie opgenomen worden als aparte categorie op het schema.

Bij één inkoop-/verkoopfactuur kunnen meerdere grootboekrekeningen en dus meerdere cashflowcategorieën horen. In geval van deelbetalingen wordt het totaal ontvangen/betaalde bedrag naar rato van de bedragen van de factuurregels verdeeld over de verschillende categorieën. In het geval dat maar een deel van het bedrag wordt ontvangen/betaald, zal alleen dat bedrag worden verbijzonderd. De betaling/ontvangst van het restant kan namelijk op een eerdere/latere periode betrekking hebben dan de periode van de verslaglegging van cashflowverantwoording.
Als een vereffening achteraf ongedaan wordt gemaakt en later opnieuw wordt vereffend tegen de juiste factuur, resulteert dit in een nieuwe vereffening. De betreffende regel moet wel eerst worden verwijderd, want dat gebeurt in een dergelijk geval niet automatisch. Bedenk hierbij dat als er één regel wordt verwijderd, de bijbehorende regels ook worden verwijderd. Bij het opnieuw ophalen van gerealiseerde cashflowregels zal deze wijziging worden meegenomen, waarbij de eerdere verbijzondering naar cashflowcategorie ongedaan wordt gemaakt.

Als bedragen via grootboekrekeningen zijn verbijzonderd waaraan nog geen cashflowcategorie is toegekend, zullen er wel regels worden aangemaakt met initiële cashflow. Deze bedragen worden apart op het controlerapport/cashflowoverzicht getoond.

Bij het verwerken van een pinbetalingen wordt de betaling vereffend met de bijbehorende klantenpost. Voor deze betaling wordt een cashflow aangemaakt. Echter, het geld is nog niet fysiek binnen. Er wordt daarom ook een ‘correctie’-cashflow aangemaakt voor de cashflowcategorie van de grootboekrekening die staat ingesteld bij Fin. Dagboeksjabloon ('Kruisposten pin'). Wanneer het dagafschift verwerkt wordt, wordt een cashflow aangemaakt voor deze grootboekrekening 'Kruisposten pin'.

Wanneer de betaling aan een leverancier een inkoopfactuur en een inkoopcreditnota vereffent, zal de gerealiseerde cashflow gespecificeerd worden met de inkoopregels van beide documenten. Wanneer de inkoopcreditnota reeds vereffend is met de inkoopfactuur en vervolgens wordt de betaling met de inkoopfactuur vereffend, wordt de cashflow (naar rato) opgebouwd vanuit de inkoopfactuur.

Posten die nog niet vereffend zijn (bijv. een betaling van een klant waarbij niet duidelijk is op welke factuur deze betrekking heeft) kunnen uiteraard nog niet verbijzonderd worden. Deze regels worden in het rood weergegeven (zie volgende paragraaf).

21.6 Niet-verbijzonderde cashflowregels

U krijgt een overzicht te zien van alle Niet-verbijzonderde cashflowregels door op de gelijknamige knop te klikken. Zoals eerder beschreven worden deze regels in het rood weergegeven. Vervolgens zijn op de regels enkele vervolgacties mogelijk. De niet-verbijzonderde cashflowregels kunnen alsnog worden verbijzonderd in het scherm. Hiertoe hoeven deze regels niet te worden verwijderd. Wanneer bijvoorbeeld een klantpost in Dynamics Empire alsnog vereffend wordt, kan daarna in het scherm Gerealiseerde cashflow de regel worden geselecteerd, waarna deze na een klik op de knop Verbijzondering voltooien alsnog wordt verbijzonderd. De software gaat wederom op zoek naar de vereffende posten en zal de gekoppelde journaalposten verbijzonderen naar de bijbehorende cashflowcategorieën.

21.7 Resultaat naar Excel

U kunt het uiteindelijke resultaat ten behoeve van rapportagedoeleinden op categorieniveau exporteren naar Excel met behulp van het betreffende menu-item.