Generieke kenmerken
Inhoud
2.4 Kenmerken en kenmerkgroepen
3 Generieke kenmerken toevoegen, opvragen en zoeken
1 Inleiding
Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de Generieke-KenmerkenModule, alsmede de samenhangende instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.
De Generieke-Kenmerkenmodule (GKM) stelt gebruikers van Dynamics Empire in staat om kenmerken te definiëren, de kenmerken te hangen in kenmerkgroepen en de kenmerken te koppelen aan objecten. Hiermee stelt de GKM u in staat om bijvoorbeeld uitgebreidere en beter toegespitste rapportages te maken.
De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.
2 Instellingen GKM
2.1 Autorisatie
Afhankelijk van de gebruikersinstellingen zijn de functionaliteiten van de GKM wel of niet beschikbaar te maken voor een specifieke (groep van) gebruiker(s). Tevens is deze instelling bepalend voor het wel of niet mogen koppelen van kenmerken aan objecten, indien de kenmerken vanuit de objecten worden aangeroepen. Gebruikers kunnen alleen kenmerken koppelen als zij over voldoende autorisatie beschikken. Wordt de gebruikersgroep (Rol) niet gevuld in de kenmerkgroep, dan heeft iedereen toegang tot deze kenmerkgroep.
U geeft als volgt een gebruiker toegang tot de GKM:
- Kies via de zoekfunctionaliteit
voor Gebruikersinstellingen. - Zet voor de juiste gebruiker op tabblad Overig van de kaart een vinkje bij het veld Gen. kenmerkenmodule; hiermee is de gebruiker bevoegd om zich in de GKM-omgeving te begeven.
2.2 Kenmerkkoppelingen
U legt als volgt de kenmerkkoppelingen vast:
- Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kenmerktabeloverzicht.
- In de lijst Kenmerktabellen kunt u divisies selecteren. Hiermee kan worden aangegeven dat voor het betreffende object alleen de gebruikers met dezelfde divisie in de gebruikersinstellingen kenmerken mogen toevoegen, muteren en opvragen. Als u hier niets invult, dan mag iedereen kenmerken bewerken, mits de gebruiker toegang heeft tot de GKM.
- Klik op Nieuw. Kies in de kolom Tabelnr. met behulp van de lookup-button voor een object in het scherm Objecten. Het veld Omschrijving wordt automatisch ingevuld.
- Kies vervolgens via de lookup-button in het veld Veldnr. divisie voor een beperkende divisiefilter; het scherm Kenmerktabel-veldoverzicht laat alle velden zien die de tabel OG Eenheid bevat.
Kies het divisieveld en keer via OK terug naar de lijst, waarin vanzelf de Divisie veldnaam object op de regel is toegevoegd.
2.3 Naamvelden
Om in een later stadium in het zogenoemde Kenmerkzoekscherm (zie verderop) de gegevens gepresenteerd te krijgen zoals u dat wilt, kunt u hier naamvelden definiëren. Omdat dit zoekscherm voor diverse entiteiten werkt moet per entiteit worden opgegeven met welke velden een entiteit inzichtelijk moet worden gemaakt, en hoe de velden van elkaar worden gescheiden.
U definieert als volgt naamvelden:
- Ga in de lijst Kenmerktabeloverzicht op de juiste regel staan en navigeer via het menu naar Naamvelden.
- Kies in het veld met behulp van de lookup-button het gewenste veld en vul de kolom Scheidingsteken. De omschrijving wordt voorafgegaan door het scheidingsteken; daarom is het veld Scheidingsteken in de eerste regel leeg. Een spatie wordt in dit scherm overigens gerepresenteerd door een underscore(_).
Let wel: dit dient per entiteit/object te worden vastgelegd.
2.4 Kenmerken en kenmerkgroepen
Kenmerken zijn informatieve gegevens die aan bijvoorbeeld huurders, contacten, eenheden of clusters kunnen worden gehangen. Kenmerken hebben geen invloed op andere (reeds bestaande) processen binnen Dynamics Empire, en kunnen door de gebruiker worden gedefinieerd en in het systeem worden opgevoerd (mits de gebruiker hiervoor is geautoriseerd).
Op een hoger niveau kunnen kenmerken worden gebundeld in een groep. Een kenmerkgroep bestaat uit een of meer kenmerken.
Voordat u kenmerken kunt vastleggen, dient u eerst de kenmerkgroep te definiëren waar een kenmerk deel van uit gaat maken. Een kenmerk kan niet zelfstandig voorkomen.
U legt als volgt de kenmerkgroepen en kenmerken vast:
- Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kenmerkgroepoverzicht.
- Op de Kenmerkgroepkaart legt u kenmerken vast, alsmede de groep waar ze deel van uitmaken. Klik op Nieuw om een nieuwe groep te kunnen toevoegen.
- Vul de naam van de Kenmerkgroep in, en een bijbehorende Omschrijving.
- Als u in het veld Rol via de lookup-button een code invult, dan betekent dit dat een gebruiker alleen toegang heeft tot deze kenmerkgroep als hij de genoemde rol bezit. Blijft het veld leeg, dan heeft iedereen met toegang tot de GKM, toegang tot deze groep.
Een rol kunt u als volgt toekennen: ga via de zoekfunctionaliteit naar Kenmerkrol. Open de kaart van de betreffende rol en hang hier via de knop Gebruikers de juiste gebruiker(s) aan.
- Het veld Tabelnr. verwijst naar het object (en de bijbehorende tabel) waar de kenmerken voor gelden; in 2.2 Kenmerkkoppelingen heeft u vastgelegd aan welke objecten u kenmerken wilt kunnen koppelen. Met de lookup-button kunt u een objecttabel kiezen.
- Een kenmerkgroep bestaat slechts bij de gratie van de daarin opgenomen kenmerken. Om een kenmerk aan te maken vult u eerst de Ingangsdatum in. Het is niet mogelijk om kenmerken uit de tabel te verwijderen; als een kenmerk niet meer wordt gebruikt geeft u een Einddatum in. Het Kenmerknr. kent Dynamics Empire zelf toe.
- Geef een Omschrijving aan het kenmerk mee.
- Het veld Kenmerkgroepomschrijving (indien zichtbaar gemaakt) is voorzien van een link, waarmee u kunt achterhalen aan welke groep dit kenmerk is verbonden. U hoeft hier dus niets in te vullen.
- Klik in het veld Eigenschappen op de link en aanschouw het scherm Kenmerkeigenschappenoverzicht. Hier kunt u eigenschappen toedichten aan een kenmerk, waarbij vooral de velden Omschrijving en Waarde van belang zijn.
Merk op dat het systeem aangeeft welke eigenschap (Volgnr.) binnen welk kenmerk (Kenmerknr.) binnen welke kenmerkengroep (Kenmerkgroepnr.) het betreft.
Let op! Als hier, in de instellingen, eigenschappen worden vastgelegd, dan is het in een later stadium, wanneer u met behulp van de Wizard generieke kenmerken wilt toevoegen, verplicht om een van die eigenschappen te selecteren; u kunt daar dan niet iets anders invullen. Als hier (in de instellingen) géén eigenschappen worden ingevoerd, dan kan in de Wizard elke willekeurige waarde worden ingevuld (passend binnen het gedefinieerde datatype).
Indien u eigenschappen aan een kenmerk hebt gekoppeld én u wilt toch de mogelijkheid behouden om later in de Wizard géén waarde in te hoeven voeren, dan moet u dit kenbaar maken door een ‘lege’ eigenschap toe te voegen.
Als u dit scherm sluit, zal in het veld Eigenschappen het aantal gedefinieerde eigenschappen worden vermeld.
- Als Datatype kunt u ‘tekst’, ‘datum’ of ‘numeriek’ kiezen. Bij het invoeren van gegevens in de Wizard (zie 3 Generieke kenmerken toevoegen, opvragen en zoeken: Toevoegen) zal hierop gecontroleerd worden. Indien het veld leeg blijft kan elke waarde worden ingevuld.
- Via de knop Kenmerken opent u het kenmerkoverzicht en kunt u via de knop Afdrukken een overzicht printen van alle kenmerken die zijn toegevoegd met behulp van de Wizard of de dataport (zie 4 Importeren van gegevens).
3 Generieke kenmerken toevoegen, opvragen en zoeken
In verschillende modules is op verscheidene plaatsen in het menu een onderdeel opgenomen (onder Navigeren) met de naam Gen. Kenmerken waarop zich een aantal knoppen bevinden. Hieronder treft u de drie functionaliteiten aan met betrekking tot de GKM: Toevoegen, Opvragen en Zoeken.
3.1 Toevoegen
U voegt als volgt generieke kenmerken toe (eventueel met eigenschappen):
- Klik in het menu op Navigeren en kies onder Gen. kenmerken voor Toevoegen.
- De Kenmerkenwizard wordt gestart. U selecteert eerst een Kenmerkgroep en dan klikt u op Volgende.
- Kies een Kenmerk en klik op Volgende om nog Eigenschappen aan het kenmerk toe te voegen. Zijn bij de instellingen eigenschappen opgevoerd, dan is dit hier verplicht; bestaan er géén eigenschappen voor dit kenmerk, dan kunt u hier meteen op Voltooien klikken.
Voer in het vervolgscherm eventueel een Ingangsdatum in en een eigenschapwaarde op; dit laatste kan door op de lookup-button in het veld Waarde te klikken (mits er eigenschappen voor het kenmerk zijn gedefinieerd). U krijgt dan het scherm Kenmerkeigenschappenoverzicht te zien. Als u de mogelijkheid wilt hebben om hier géén waarde in te hoeven vullen, dan moet u bij het vastleggen van de kenmerkgroepen en kenmerken in een eerder stadium een ‘lege’ eigenschap toevoegen (zie 3.4 Kenmerken en kenmerkgroepen).
Bij het invoeren van kenmerken zal, indien er aan een kenmerk eigenschappen zijn gekoppeld, gecontroleerd worden of de ingevoerde waarde voorkomt in de tabel Eigenschappen (Waarde). Wordt de in te voeren waarde niet gevonden, dan volgt een foutmelding en kan het kenmerk niet worden toegevoegd.
Klik na een (juiste) keuze te hebben gemaakt op OK.
- Terug in het Wizard-scherm staat onderin de Kenmerk-Object kruistabel getoond. Hierin wordt de gehele historie getoond van kenmerken behorende bij het actieve object.
- U kunt nu op Voltooien klikken, waarmee vanaf de opgegeven datum het opgegeven kenmerk aan het object is ‘gehangen’.
3.2 Opvragen
U kunt als volgt generieke kenmerken (en eventueel gekoppelde eigenschappen) opvragen:
- Klik in het menu op Navigeren en kies onder Gen. kenmerken voor Opvragen.
- Het Kenmerkwaardenoverzicht opent standaard met de optie Alles tonen uitgeschakeld. Plaats hier een vinkje indien u een totaaloverzicht wilt.
3.3 Zoeken
U kunt als volgt generieke kenmerken (en eventueel gekoppelde eigenschappen) zoeken:
- Klik in het menu op Navigeren en kies onder Gen. kenmerken voor Zoeken.
- De vulling van Tabel wordt door Dynamics Empire zelf meegegeven, en is afhankelijk van waar u zich in het systeem bevindt, dus: vanuit welk scherm in welke module u op zoek gaat.
Met behulp van de links achter de velden Groep, Kenmerk en Eigenschap kunt u een filter instellen. Na keuze van een waarde voor een veld zal steeds achter het veld met een cijfer worden aangegeven hoeveel onderliggende, gerelateerde regels er nog zijn. Deze regels worden in het onderste deel van het scherm getoond. U krijgt dus uiteindelijk te zien hoeveel regels er bestaan met een bepaalde eigenschap binnen een bepaald kenmerk binnen een bepaalde groep.
4 Importeren van gegevens
Met behulp van de dataport heeft u de mogelijkheid om in een batchverwerking bestanden in te lezen in de GKM. U dient op te geven voor welk object de gegevens worden ingelezen, waarna u moet opgeven aan welke kenmerkgroep de gegevens worden toegevoegd.
Als importbestand kan een tekstbestand in CSV-opmaak gebruikt worden, met daarin onderstaande velden:
Kenmerknr.;Sleutelwaarde.;Waarde;Ingangsdatum;Einddatum
Met ‘Sleutelwaarde’ wordt bedoeld: de entiteit waaraan het kenmerk gekoppeld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld het OGE-nummer of het huurdernummer zijn. Voorbeeld:
4;OGE-00001;81348;01092007;30092007
Of als u geen data (datums) invult:
4;OGE-00001;81348; ;
U importeert als volgt gegevens in de GKM:
- Kies via de zoekfunctionaliteit voor Import kenmerken.
- Vul de nodige velden in, waarbij het bestand gekenmerkt wordt door de extensie ‘.csv’ (of eventueel ‘.txt’).
- Kies voor Afdrukken om de import te starten, waarbij Dynamics Empire nog even om een bevestiging vraagt.