Gezien de introductie van AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is het van het grootste belang voor woningcorporaties om informatie, die gerelateerd is aan huishoudens en daaraan gerelateerde natuurlijke personen, te kunnen anonimiseren of verwijderen. Dit geldt dan voor klanten die gedurende een bepaalde periode geen actief huurcontract hebben. Daarnaast kunnen klanten zonder een actief contract hun recht doen gelden om te worden ‘vergeten’, nog voordat de normale bewaartermijn voor contactgegevens is verlopen. In beide gevallen dient Dynamics Empire u te helpen bij het veilig anonimiseren van contactgegevens, terwijl ondertussen uw gegevensintegriteit wordt beschermd.

Met deze functionaliteit kunt u klanten selecteren die in aanmerking komen voor anonimisering, en die u zo helpt om AVG- compatibel te zijn. Door de selectie te automatiseren en alle noodzakelijke business logic in overweging te nemen, wordt voorkomen dat per ongeluk klanten worden geanonimiseerd die nog steeds een actieve relatie met de corporatie hebben. Door het in te zetten als bulkproces, worden alle noodzakelijke acties geautomatiseerd om persoonlijke gegevens veilig te verwijderen en huishouding-informatie te anonimiseren. Zo worden omslachtige, foutgevoelige, handmatige acties bij de eindgebruiker weggenomen, hetgeen resulteert in een duidelijke, snelle en eenvoudige routine om contacten te anonimiseren.

2 Proces

Het anonimiseren van contacten gaat volgens een patroon dat veel lijkt op het ontdubbelen van contacten. U moet eerst de vereiste parameters instellen in de Marketinginstellingen. Hiermee kunt u de bewaarperiode bepalen, de tekst die wordt gebruikt om de velden 'tekst' en 'code' te vervangen en of u de interactielogboekvermeldingen wilt behouden of niet. Normaal gesproken hoeft deze instelling maar één keer te worden uitgevoerd.

Na het instellen van deze parameters kan een rapport worden gegenereerd waarop in een tabel de contacten worden getoond die in aanmerking komen voor anonimiseren. Vervolgens kunt u de voorgestelde contactpersonen verwerken door de volledige lijst te selecteren, of een gedeelte ervan, en de selectie te verwerken. Het proces zal in de volgende hoofdstukken in meer detail worden uitgelegd.

3 Parameters instellen

Voor AVG is een apart tabblad gereserveerd in de Marketinginstellingen, bereikbaar via de zoekfunctionaliteit .

Op de AVG-tab staan vijf parameters vermeld die moeten worden ingesteld voordat met het anonimiseren van contacten kan worden gestart.

Anonimiseringstermijn: Dit veld wordt gebruikt om de periode van inactiviteit vast te leggen die wordt gehanteerd om te bepalen of een contact (met anonimisatietype STANDAARD) in aanmerking komt voor anonimisering. Als dit bijv. is ingesteld op 5J (jaren), komen contacten die binnen de laatste 5 jaar een actief contract hebben gehad niet in aanmerking voor anonimisering.
Anonimiseringstermijn leverancier: Dit veld wordt gebruikt om de periode van inactiviteit vast te leggen die wordt gehanteerd om te bepalen of een contact (met anonimisatietype LEVERANCIER) in aanmerking komt voor anonimisering. Als dit bijv. is ingesteld op 7J (jaren), komen contacten die binnen de laatste 7 jaar een actief contract hebben gehad niet in aanmerking voor anonimisering.
Anonimiseringstekst huishouden: Tijdens anonimisering worden code- en tekstvelden vervangen door de tekst die u hier hebt ingevoerd. Bijv. als het is ingesteld op '++ Geanonimiseerd ++', dan wordt het naamveld van een huishouden vervangen door ++ Geanonimiseerd ++.
Als het veld Verwijder interactielogposten wordt aangevinkt zullen alle interacties worden verwijderd die zijn geregistreerd voor het geanonimiseerde contact.
Uitschakelen melding ontbrekend bestand: Bij de verwerking (anonimiseren/verwijderen) van een interactielogpost van een te anonimiseren huurder is een foutmelding geprogrammeerd voor het geval een gekoppelde bijlage niet kan worden gevonden. Het is echter mogelijk dat in uw geval de bijlagen extern worden opgeslagen, waardoor deze melding ongewenst en niet van toepassing is. Om ervoor te zorgen dat het proces toch gewoon doorgang heeft kunt u het veld 'Uitschakelen melding ontbrekend bestand' inschakelen.

De laatste parameter is een anonimisatietype-veldwaarde op de contactkaart. De contacten kunnen worden worden voorzien van een anonimisatietype; dit heeft als resultaat dat een andere anonimiseringstermijn, zoals ingericht in de marketinginstellingen, voor dat contact zal gelden. Deze anonimisatietypen zijn (handmatig of met behulp van RapidStart) per contactkaart in te stellen; dit veld wordt standaard gevuld met 'STANDAARD'.

Daarnaast zijn er twee andere opties beschikbaar. Er kan gekozen worden voor 'LEVERANCIER', zodat voor dat contact gebruik gemaakt wordt van de 'Anonimiseringstermijn leverancier'. En het anonimisatietype 'SLUIT UIT' zorgt ervoor dat het contact in het geheel niet naar voren komt bij het uitvoeren van de anonimisering.

4 Vereiste gebruikersrechten

Omdat anonimisering van gegevens een zeer gevoelige bewerking is, wordt aangeraden om alleen beheerders of proceseigenaren de vereiste instellingen en bewerkingen te laten uitvoeren. Om ongeautoriseerde toegang tot deze functie te voorkomen, wordt de machtigingenset AVG-BEHEERDER uitgebreid met alle benodigde machtigingen om deze functie te gebruiken. Als u machtigingen wilt toevoegen aan een andere machtigingenset, moeten de volgende rechten aan die set worden verleend:

Objecttype	Object-ID	Objectnaam	Lees-rechten	Toevoeg-rechten	Wijzigings-rechten	Verwijder-rechten	Uitvoer-rechten
Tabelgegevens	5079	Marketinginstellingen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Tabelgegevens	11152160	Contact anonimiseren	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Tabelgegevens	11152161	Contact anonimiseren tabelinstellingen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Tabelgegevens	11152162	Contact anonimiseren veldinstellingen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Tabelgegevens	11152163	Contact anonimiseren Error Log	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Rapport	11024098	AVG verwijderen persoonlijke gegevens					Ja
Rapport	11152001	Kwalificeer te anonimiseren contacten					Ja
Codeunit	11152025	Inactive Contact Checks					Ja
Codeunit	11152026	Contact Anonym. Qualification					Ja
Codeunit	11152028	Contact Anonym. Process					Ja
Codeunit	11152029	Contact Anonym. Fld Functions					Ja
Pagina	5094	Marketinginstellingen					Ja
Pagina	11152160	Contact anonimiseren overzicht					Ja
Pagina	11152161	Contact anonimiseren tabelinstellingen					Ja
Pagina	11152162	Contact anonimiseren veldinstellingen					Ja
Pagina	11152163	Anonymize Specific Contact					Ja
Pagina	11152164	Contact anonimiseren Error Log					Ja

5 Contact anonimiseren tabelinstellingen

Om waarden in gerelateerde records te kunnen verwijderen of vervangen, moeten we Dynamics Empire 'vertellen' welke tabellen hiertoe moeten worden verwerkt, en welke velden in die tabellen moeten worden gewijzigd. Alle gegevens die moeten worden geanonimiseerd, worden opgeslagen in tabellen die een relatie hebben met ofwel 'Contact' ofwel 'Klant'.

Voorbeeld: een klant heeft een bankrekening. De bankrekeningvermelding behoeft anonimisering, omdat deze waarden bevat als 'Naam rekeninghouder', ‘Adres rekeninghouder’, enzovoort. Dynamics Empire moet weten hoe de bankrekening aan de contactpersoon kan worden gekoppeld. Dit wordt bereikt door de tabel 'Bankrekening' te koppelen aan de tabel 'Contact'. Daarvoor heeft u een waarde nodig die in beide tabellen aanwezig is. In dit voorbeeld is het 'Klantnummer' aanwezig in zowel de tabel 'Contact' als de tabel 'Bankrekening' en kan dit worden gebruikt om deze twee te koppelen. Om die reden hebben we een koppeling ingesteld in de tabel ‘Contact anonimiseren’, waarbij tabel-ID is 5050 (Contact), veld-ID is 60104 (Klantnr.), gerelateerde tabel-ID is 287 (Bankrekening) en gerelateerd veld-ID is 1 (Nr.).

Deze koppeling wordt gelegd in de tabel Contact anonimiseren tabelinstellingen (11152161) (via zoekfunctionaliteit ).

5.1 Voorgedefinieerde set gerelateerde tabellen, gerelateerde velden en acties

Een vooraf gedefinieerde reeks gerelateerde tabellen, gerelateerde velden en acties maakt deel uit van de release van deze functie. Voor dat doel wordt een veld met de naam 'System-created entry' toegevoegd aan het record. Deze is ingesteld op 'True' (aangevinkt) voor elk voorgedefinieerd item. Gebruikers kunnen deze gegevens niet wijzigen of verwijderen. Bij een poging tot verwijderen zal Dynamics Empire dit voorkomen en een bericht weergeven.

Het onderhoud van deze systeemgegenereerde waarden is onderdeel van de Cegeka service pack upgrades. De voorgedefinieerde items worden verspreid met behulp van een upgrade code-unit, met de mogelijkheid om ‘System Created Entries’ toe te voegen, te verwijderen of te updaten bij iedere service pack van Dynamics Empire.

5.2 Aanvullende tabellen instellen die u wilt anonimiseren

Als gebruiker kunt u extra instellingen toevoegen aan de vooraf gedefinieerde set tabellen om uw anonimiseringsbehoeften aan te passen. Als u extra velden wilt anonimiseren, moet u een tabelrelatie instellen voor de tabel met velden die u anoniem wilt maken. U moet bijvoorbeeld een record invoeren met tabel-ID 5050 en verwante tabel-ID 'X', waarbij 'X' staat voor de tabel met de records die u extra wilt anonimiseren. De veld-ID (ofwel 1: ‘Nr.’ of 60104: 'Klantnummer) en gerelateerde veld-ID-waarden worden gebruikt om de twee tabellen te koppelen. Gebruik hiervoor zo veel mogelijk primaire en externe sleutels.

Tip: omwille van integriteitsdoeleinden is het niet toegestaan de tabelrelatie-record te hernoemen. Als u een tabelrelatie hebt ingevoerd die moet worden gewijzigd, maakt u een nieuw record met de juiste relatie en verwijdert u het oude record.

5.3 Data-integriteit

Het instellen van extra tabellen vereist een goede kennis van Dynamics Empire en bijbehorend datamodel. Zonder die kennis loopt u het risico dat u additionele tabelrelaties en gerelateerde veldacties creëert die tot inconsistentie kunnen leiden binnen bedrijfskritische tabellen. Denk bijv. aan het creëren van een onbalans in grootboekposten voor een klant. Hoewel het opzetten van deze extra tabellenrelaties een verantwoordelijkheid is van u als klant, helpen we u naar ons beste vermogen om dit soort ongelukken te voorkomen.

Wanneer u een extra tabel invoert, wordt een controle uitgevoerd om ervoor te zorgen dat geen bedrijfskritische gegevens kunnen worden gewist. In feite mag u alleen tekstvelden hernoemen in die tabellen.

5.4 Anonimiseren van aanvullende velden

Nadat u de tabelrelatie hebt ingesteld, kunt u de acties instellen die u Dynamics Empire wilt laten uitvoeren voor velden in die gerelateerde tabel. Klik op Gerelateerdveldinstellingen (bereikbaar na selecteren van het pijltje naast de tab-kop Systeeminstellingen dan wel Handmatige instelling) om de pagina Contact anonimiseren veldinstellingen te openen.

Per veld bepaalt u de Verwerkingsmethode. U kunt kiezen tussen 'Vervang waarde' of 'Verwijder waarde'. Laatstgenoemde verwijdert de waarde, terwijl eerstgenoemde de waarde overschrijft met de waarde die is ingesteld in ‘Anonimiseringstekst huishouden’, in de marketinginstellingen. ‘Vervang waarde’ is alleen mogelijk voor velden van het type 'Tekst' of 'Code'. Als u een ander type probeert in te stellen, geeft het systeem een gerelateerde foutmelding met toelichting.

U kunt geen verwerkingsmethode instellen voor velden van het type 'Flowfield' of 'Flowfilter'. Als u dit probeert, protesteert het systeem en verschijnt een foutmelding.

5.5 Opnieuw anonimiseren

In de loop van de tijd kunnen wijzigingen in het beleid of de regelgeving het nodig maken dat u tabelrelaties en aanvullende velden toevoegt om te anonimiseren. Omdat deze tabelrelaties niet waren ingesteld tijdens eerdere anonimiseringsruns, bestaat er een kans op eerder geanonimiseerde contacten die niet meer compliant zijn. Om dat te voorkomen, hebben we een functie gecreëerd waarmee reeds eerder geanonimiseerde contacten opnieuw kunnen worden geanonimiseerd. Als u deze actie uitvoert, wordt het anonimiseringsproces uitgevoerd met de huidige instellingen, voor contacten waarvoor het veld 'Contact geanonimiseerd' is aangevinkt. Deze actie is genaamd Her-anonimiseren contacten (bereikbaar via zoekfunctionaliteit ).

Deze actie wordt ook uitgevoerd als er nieuwe, systeemgedefinieerde toevoegingen plaatsvinden. In dat geval zorgt de upgradeprocedure voor verwerking en is er geen actie van de gebruiker nodig.

6 Query voor kwalificeren contacten

Na het instellen van de juiste parameters kunt u de functionaliteit Te anonimiseren contacten kwalificeren starten (bereikbaar via zoekfunctionaliteit ). De volgende melding wordt getoond: “Wilt u de contacten controleren of zij in aanmerking komen voor het anonimiseren?”

Klik op ‘Ja’ om door te gaan. Als er bestaande records in de tabel Contact anonimiseren staan, wordt er een extra bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of bestaande records in deze tabel moeten worden verwijderd.

Als u bevestigend antwoordt zullen alle records worden verwijderd, en wordt de query voor te anonimiseren contacten gedraaid. Een indicator geeft de voortgang van het proces aan.

6.1 Toegepaste business rules

Dynamics Empire gebruikt bepaalde regels om te bepalen of een contact geanonimiseerd is. Voorbeeld:

Er is geen openstaand saldo.
Er zijn geen openstaande deurwaarderdossiers.
Er zijn geen openstaande externe dossiers.

Etc.

Daarnaast worden er controles uitgevoerd om te zien of er geen open documenten of journaalregels zijn die nog niet zijn geboekt; denk aan verkoopfacturen, projectdagboeken etc.

Voor een volledige lijst van alle uitgevoerde business logic-controles verwijzen we naar Addendum A.

Deze regels worden zowel tijdens het selecteren van contacten (d.w.z. het uitvoeren van deze query) als tijdens de feitelijke anonimisering toegepast (zie hoofdstuk 6 en 7). De reden hiervoor is dat er veranderingen kunnen zijn opgetreden tussen het moment waarop de prospect-contacten werden gegenereerd en het moment van daadwerkelijke anonimisering.

7 Controleren van resultaten

De contactpersonen die aan de bedrijfsregels voldoen en die veilig kunnen worden geanonimiseerd, worden geplaatst in de tabel Contact anonimiseren overzicht. De resultaten worden getoond in de gelijknamige lijst (bereikbaar via zoekfunctionaliteit ).

Tip: Als referentie wordt de meest recente contracteinddatum voor elk contact weergegeven in de kolom Einddatum contract. U kunt deze datum gebruiken om uw contacten in batches te 'segmenteren', waardoor het proces beter controleerbaar is.

Voor controledoeleinden kunt u naar de contactkaart navigeren voor elk gegeven, en details controleren voordat u het anonimiseringsproces start.

8 Anonimisering starten

U kunt één, meerdere of alle contacten selecteren en het anonimiseringsproces starten door in het menu op de knop Anonimiseren selectie te klikken. Omdat dit een 'destructief' proces betreft, heeft Dynamics Empire uw bevestiging nodig om door te gaan. En omdat het proces onomkeerbaar is, hebben we een extra controle ingebouwd om zeker te weten dat u de geselecteerde contacten inderdaad wilt anonimiseren.

Een indicator informeert u vervolgens, na het geven van uw akkoord, met een percentage-balkje over de voortgang van het proces. Als er geen fouten werden aangetroffen, vertoont het voortgangsschermpje het totaal aantal contacten, de begin- en eind-datum/tijd, en de totale duur van het proces. Alle geanonimiseerde records worden verwijderd uit de tabel Contact anonimiseren.

Het resultaat is dat alle relevante gegevens van het huishouden worden verwijderd of vervangen door de waarde die is ingesteld in Anonimiseringstekst huishouden.

Daarnaast wordt het contactrecord gemarkeerd met een vinkje in het veld Geanonimiseerd contact. Dit veld kan worden gebruikt om te filteren op geanonimiseerde contacten en wordt gebruikt om het anonimiseringsproces te starten voor documenten in DMS die betrekking hebben op die contactpersoon. Het kan ook worden gebruikt voor het onzichtbaar maken van een dergelijk record in Dynamics Empire. Hiervoor dient u wel gebruik te maken van de module compliance. Hiermee kunt u via een datasetbeveiliging bepalen dat contactrecords met het vinkje ‘Geanonimiseerd contact’ niet zichtbaar zijn op de contactlijst of de contactkaart.

8.1 Foutafhandeling tijdens anonimisering

Als een contact niet kan worden geanonimiseerd tijdens het anonimiseringsproces vanwege veranderde omstandigheden, dan blijft dat contact in de 'Contact anonimiseren’-lijst staan. Voorbeeld: de query resulteerde in de kwalificatie van de heer De Jong om te worden geanonimiseerd. In de periode tussen vraag en anonimisering besluit hij zich als huiszoekende bij de organisatie te registreren. Nu zijn de omstandigheden veranderd en kan hij niet langer geanonimiseerd worden.

Een melding wordt getoond dat niet alle contacten geanonimiseerd konden worden.

Als het om meer dan één contact gaat die niet geanonimiseerd kunnen worden, wordt vermeld hoeveel contacten het betreft.

De achterliggende reden kan worden opgehaald door in de lijst Contact anonimiseren op het nummer in de kolom Aantal foutmeldingen te klikken.

Voor een volledige lijst van alle uitgevoerde controles verwijzen we naar Addendum A.

9 Anonimiseren van een specifiek contact

Als een klant zijn recht op vergetelheid wil laten gelden (ervan uitgaande dat aan alle andere bedrijfsregels wordt voldaan, zie hoofdstuk 5.1), dan moet dat specifieke contact kunnen worden geanonimiseerd. In dit geval bent u niet afhankelijk van de resultaten van een query, maar selecteert u de contactpersoon en start u het anonimiseringsproces. Dit kan op de pagina Specifiek contact anonimiseren (bereikbaar via zoekfunctionaliteit ).

Voer het contactnummer in dat u wilt anonimiseren, of zoek naar het contact met behulp van de 'lookup', rechts van het veld. In dit geval wordt de contactlijstpagina geopend met alle huishoudenrecords die nog niet zijn geanonimiseerd. Zoek naar het contact en selecteer het gewenste record.

Als u de contactpersoon niet hebt geselecteerd met behulp van de 'lookup' en wilt controleren of dit echt het contact is dat moet worden geanonimiseerd, kunt u de contactgegevens controleren door de contactkaart te openen. Om dit te doen klikt u op Contact in het menu. Nadat u hebt gecontroleerd of dit inderdaad het bedoelde contact is, kunt u het anonimiseringsproces starten door op de optie Anonimiseren te klikken. Het contact wordt toegevoegd aan de lijst Contact anonimiseren en direct verwerkt, zonder dat u naar die lijst hoeft te navigeren en op de actie Anonimiseren selectie hoeft te klikken.

Net als bij de bulk-actie dient u als gebruiker te bevestigen dat het proces is gestart.

Aangezien dit contact was geselecteerd zonder gebruik te maken van de query, zal Dynamics Empire checken of dit contact kan worden geanonimiseerd, met behulp van dezelfde bedrijfslogica als bij de bulkactie. Als niet aan alle bedrijfslogica is voldaan, wordt een waarschuwing weergegeven en wordt het contact niet geanonimiseerd.

De reden(en) waarom anonimisering niet kon worden uitgevoerd, kan worden gecontroleerd in het Foutenlogboek contact anonimiseren, te bereiken via menu-item Foutenlogboek.

10 Het resultaat

Een contact dat met succes is geanonimiseerd, heeft geen waarden meer die kunnen worden herleid naar een persoon. Alle gerelateerde rollen worden verwijderd. Contactkaarten van het type persoon, gerelateerd aan het huishouden, zonder relatie met een nog actief huishouden, worden verwijderd. In Dynamics Empire worden alle velden voor verwijzingen naar contactpersonen verwijderd of vervangen door de ingestelde waarde voor Anonimiseringstekst huishouden, in de marketinginstellingen.

Als gevolg hiervan worden alle contactgerelateerde records in de vragenlijsten van contactprofielen verwijderd, omdat deze persoonlijke gegevens kunnen bevatten. Bovendien zullen alle contactgerelateerde records in de changelog-tabel worden verwijderd, omdat deze wijzigingen in contactrecords zullen weergeven (indien ingesteld om dit te doen), bijv. gezien de vervangen naam (oude waarde 'Janssen', Nieuwe waarde '++ Anonymized ++') waardoor het mogelijk is om gegevens te traceren als deze niet werden verwijderd.

11 Verwijderen van documenten in DMS

11.1 Algemene werkstroom

Bij gebruik van Dynamics Empire DMS worden alle contactgerelateerde documenten voor een geanonimiseerd contact verwijderd, op voorwaarde dat voor dat document een interactielogpost aanwezig is in ERP. In dat geval voert Dynamics Empire tijdens anonimisering een verwijderingsactie per document uit in DMS, op basis van de externe document-ID die aanwezig is in het item in het interactielogpost.

Het verwijderingsproces wordt schematisch weergegeven in de volgende afbeelding:

11.2 Instelling van DMS AVG-parameters

Om het verwijderen van documenten in DMS mogelijk te maken, moet u de DMS Empire webservicenaam en DMS omschrijving verwijderreden opgeven in de DMS instellingen ( ).

De DMS Empire webservicenaam verwijst naar de locatie van de Empire Webservice. Deze is doorgaans geïnstalleerd op de VM-APP-server. U kunt de URL testen door deze even te kopiëren en te testen in een nieuwe browserpagina. (In de Windowsclient staat er naast het veld een globe-icoontje waarop u kunt klikken om de URL te testen.)

De DMS omschrijving verwijderreden dient te bestaan in DMS. U kunt de beschikbare omschrijvingen checken in DisKis Admin.

11.3 Taakwachtrij-instellingen verwijderen

Aangezien het proces per bedrijf wordt uitgevoerd, moet u een taakwachtrij instellen voor elk bedrijf in Dynamics Empire. Ga via de zoekfunctionaliteit naar Taakwachtrijposten. Ervan uitgaande dat er geen entry bestaat voor code-unit 11152031 (Contact Anonym, DMS Job Queue), moet een entry worden aangemaakt, zodat deze code-unit periodiek wordt uitgevoerd.

Aangezien dit anonimiseringsproces normaal gesproken niet dagelijks wordt uitgevoerd, volstaat het om de code unit minder vaak te (laten) runnen dan de meeste taken in wachtrijen. Eenmaal per uur is voldoende. Hiervoor klikt u op Nieuw en voert u de vereiste gegevens in. Herhaal deze stappen voor alle bedrijven die contactgerelateerde documenten hebben in DMS.

11.4 Documentverwijderingsproces

Als het anonimiseringsproces voor een contact wordt gestart, en er zijn interacties met betrekking tot documenten in DMS aanwezig, dan wordt een record in de tabel DMS - Documentverwijderingslogbestandregel

(11030346) geplaatst. De code-unit 'Contact Anoniem. DMS taakwachtrij' scant die tabel op document-ID's die niet succesvol zijn verwijderd in DMS. Voor elk record dat het vindt roept het de DMS-webservice op om het document in DMS te verwijderen. Als dit lukt, zal DMS daarvan een melding geven. Dat resultaat wordt vervolgens opgeslagen in de documentverwijderingstabel.

Uitgangspunt is dat er voor het document in DMS een interactielogpost binnen ERP aanwezig is. Een post zal worden toegevoegd in de ‘DMS - Documentverwijderingslogposten’, met vermelding van het ‘Contactnr.’, het ‘DMS Document ID’ en de ‘Omschrijving verwijderreden’. Als het document succesvol is verwijderd, dan zal de boolean bij Verwijderen geslaagd aan staan.

Als gevolg van het verwijderen van de interactielogboekposten (indien is ingesteld om dit te doen), blijven er geen interactielogposten meer over bij het contact. Daarnaast is het corresponderende document in DMS verwijderd.

Als echter is besloten om de interactielogposten te bewaren, is het externe document-id in die interactie verwijderd. Het gevolg is dat het dan niet meer mogelijk is om de knop Document tonen te gebruiken.

11.5 DMS-configuratie voor DMS AVG-functie

Om een AVG-mechanisme paraat te hebben in het DMS-systeem is een functie geïmplementeerd om documenten te verwijderen die een vervaldatum hebben overschreden. Het proces is als volgt:

Een bewaarbeleid (dat is gedefinieerd in Beheer) wordt gebruikt om de vervaldatum van een document te berekenen nadat dit werd afgehandeld (verzonden naar archief). Dit bewaarbeleid moet worden gemarkeerd voor het AVG-proces.

De DMS-server controleert periodiek of er sprake is van verlopen documenten. (Het interval kan in minuten worden geconfigureerd in Beheer.) Als een dergelijk document wordt gevonden, en het heeft een bewaarbeleid dat is gemarkeerd voor een AVG-proces, dan is de volgende actie om het te verwijderen met opgave van de verwijderingsreden die is gekoppeld aan het bewaarbeleid. Deze documenten komen terecht in de prullenbak en zullen permanent worden verwijderd door een beheerder.

Hieronder beschrijven we de stappen die nodig zijn om een bewaarbeleid en het interval voor verwerking in te stellen:

Bewaarbeleid voor AVG
1. Open DMS Admin als Administrator.
2. Login en ga naar Configuratie -> Bewaartermijn.
3. Klik in het volgende scherm op Nieuw en vul de gewenste informatie in.
4. Geef een Code op die voor zich spreekt, bijvoorbeeld ‘5 jaar’. Deze zal worden getoond in het zoekscherm.
  De AVG-checkbox moet zijn aangevinkt om deze gegevens te kunnen gebruiken ten behoeve van het AVG-proces.
  De Verwijderingreden kan worden opgezocht via de zoeklijst, te openen via het pijltje rechts in het scherm.
5. Sla het nieuw aangemaakte bewaarbeleid op. Alle documenten waarvoor dit bewaarbeleid geldt en die verlopen, worden automatisch door het systeem verwijderd.

DMS Server AVG-verwerkingsinterval
1. Open DMS Admin als Administrator.
2. Login en ga naar Extra -> Opties.
3. Ga op het nieuw geopende venster naar tab Extra. Onderop het tabblad kunt u de interval wijzigen in het veld Periodieke verwerkingsinterval.

12 Addendum A

Controles van bedrijfsregels, uitgevoerd op anonimisering van contacten en klanten:

Check no.	Beschrijving: Contact kan niet worden geanonimiseerd om de volgende reden:
1	Er is geen gerelateerde klant aanwezig.
2	Er is geen gerelateerde medewerker aanwezig.
3	Er is helemaal geen huurcontract aanwezig.
4	Het is gepland voor ontdubbeling.
5	De gerelateerde klant staat gepland voor ontdubbeling.
6	De gerelateerde leverancier staat gepland voor ontdubbeling.
7	Er is sprake van een nieuw of huidig erfpachtcontract.
8	Er bestaat een nieuw of huidig huurcontract tijdens de vooraf ingestelde anonimiseringsperiode.
9	Er is sprake van een openstaand klantensaldo.
10	Er is sprake van een openstaand deurwaarderdossier.
11	Er is sprake van een openstaand derdendossier.
12	Er is sprake van een openstaande herinnering.
13	Er is sprake van een openstaande betalingsregeling.
14	Er is sprake van een openstaand onderhoudsverzoek.
15	Er is sprake van een openstaande verhuuraanbieding.
16	Er is sprake van een openstaande woningzoekenderegistratie.
17	Er is sprake van een openstaand leefbaarheidsdossier als ‘initiator’.
18	Er is sprake van een openstaand leefbaarheidsdossier als ‘reporter’.
19	Er is sprake van een openstaand leverancierssaldo.
20	Er is sprake van een openstaande goedkeuring voor de gerelateerde leverancier.
21	Er is sprake van een openstaande verkoopaanbieding.
22	De gerelateerde klant is als notaris ingeschreven bij een openstaande verkoopaanbieding.
23	De gerelateerde klant is als taxateur ingeschreven bij een openstaande verkoopaanbieding.
24	De gerelateerde leverancier is als makelaar ingeschreven bij een openstaande verkoopaanbieding.
25	Er is sprake van een openstaande terugkoop.
26	De gerelateerde leverancier is als ingenieursbureau ingeschreven bij een openstaande terugkoop.
27	De gerelateerde leverancier is als notaris ingeschreven bij een openstaande terugkoop.
28	De gerelateerde leverancier is als taxateur ingeschreven bij een openstaande terugkoop.
29	De gerelateerde leverancier is als makelaar ingeschreven bij een openstaande terugkoop.
30	Er is sprake van ten minste één openstaande %1%2 ('%3').
31	Er is sprake van ten minste één openstaande %1%2 ('%3').
32	Er is sprake van een ongeboekte service- en verbruiksverklaring.
33	Er is sprake van een ongeboekte meterafrekening.
34	De gerelateerde %1 komt voor op een ongeboekte %2 ('%3'/'%4').
35	De gerelateerde %1 komt voor op een ongeboekte %2 ('%3'/'%4').
36	Klant/contact is ingevoerd als financier op een open financiering.
37	Er is sprake van een ongeboekte eigenaarsverklaring.
38	Er is sprake van ten minste één ongeboekte constructieperiode (%1 '%2').
39	Er bestaan nog één of meer openstaande taken.
40	Er is sprake van een ‘unlogged segment line’.
41	Er bestaat een situatie met status 'Niet gestart' of 'Wordt uitgevoerd'.
42	Klant/contact is lid van een mailgroep.
43	De gerelateerde leverancier is eigenaar van een cluster.

%1, %2 en %3 in regel 30 en 31 tonen het betreffende Factuurtype, Documenttype en Documentnr.
%1, %2, %3 en %4 in regel 35 en 36 tonen het betreffende Rekeningtype (= Klant of Leverancier), TableCaption, Dagboeksjabloonnaam en Documentnr.
%1 '%2' in regel 39 toont de FieldCaption en waarde van het betreffende Taaknr.