Dit digitale document behandelt de onderwerpen van de module Inkoop over het algemeen in een volgorde die aansluit op de praktijk. U zult bijvoorbeeld eerst een inkooporder aanmaken voordat de factuur of creditnota aan bod komt. Daarnaast zijn alle onderwerpen op zich staand te raadplegen, zodat de tekst ook als naslagwerk dienst kan doen. U kunt hierbij de inhoudsopgave raadplegen, of gebruik maken van Ctrl+F om op de pagina te zoeken naar een specifieke term.

Voor specifieke werkzaamheden wordt - waar van toepassing - verwezen naar de bijbehorende werkinstructie, zoals wij deze hebben gedefinieerd binnen het werkproces in ons Best Practice-procesmodel.

Voor wat betreft de inrichting van Dynamics Empire gaan wij uit van een inrichting zoals wij die hanteren in onze Best Practice-definiëring. Houd er rekening mee dat in voorkomende gevallen uw eigen werkomgeving hier in detail van kan afwijken.

In onderstaande tekst verwijst dit icoontje naar de zoekfunctionaliteit die rechtsboven in Dynamics Empire is aan te roepen.

2 Verplichtingenadministratie

“Een administratie waarin de aangegane verplichtingen worden geregistreerd, tezamen met de hieruit voortvloeiende betalingen in het jaar van aangaan en eventuele volgende jaren. Gedane betalingen worden geregistreerd in relatie tot de aangegane verplichtingen, zodat de nog openstaande verplichtingenbedragen kunnen worden vastgesteld.”

De verplichtingenadministratie van Dynamics Empire is gebaseerd op de Microsoft Dynamics NAV standaardinkoopfunctionaliteit. Ten behoeve van de verplichtingenadministratie zijn enkele maatwerkfuncties en –velden toegevoegd aan de standaard inkooporder- en inkoopfactuurfunctionaliteiten. De specifieke kenmerken waarin de verplichtingenadministratie afwijkt, zijn de volgende:

Alle ingevoerde inkooporders, behalve die met betrekking tot dagelijks onderhoud (niet-planmatig onderhoud), worden historisch bewaard.
Van inkooporders worden geen boekingen gemaakt.
In een inkoopfactuur worden één of meer orders verzameld.
Delen van inkooporders (inkooporderregels) kunnen ook worden verzameld in een inkoopfactuur. Dit houdt in dat inkooporders in gedeelten kunnen worden gefactureerd.
De boekingsgang wordt opgesplitst in het boeken van de verplichting en het boeken van de kosten.
Inkoopfacturen dienen te worden gefiatteerd door fiatteurs, die goedkeuring moeten geven voor de facturering en de betalingsverplichting die hieruit ontstaat.

De volgende hoofdstukken beschrijven de functionaliteit van de verschillende onderdelen van de verplichtingenadministratie. Het laatste hoofdstuk laat zien hoe tussentijds een actueel inzicht kan worden verkregen in de aangegane verplichtingen op het niveau van de grootboekrekeningen, via de Verplichtingenweergave.

Let op! Het is mogelijk om de boeking van de verplichting in zijn geheel uit te schakelen. U kunt dan een inkoopfactuur invoeren en direct boeken zonder de verplichting te hoeven boeken. In de Inkoopinstellingen is daartoe de instelling met betrekking tot de Verplichtingsbasis (tabblad Algemeen) ‘Geen verplichtingsboeking’ actief geworden. De instelling mag alleen maar worden gewijzigd als er geen verplichtingen zijn geboekt.

3 Documentgoedkeuring

Met documentgoedkeuring is het mogelijk om bepaalde documenten te laten goedkeuren voordat deze mogen worden verwerkt. Zo kan worden ingesteld dat een inkooporder van een bepaalde soort niet kan worden afgedrukt of per e-mail worden verzonden als deze niet is goedgekeurd. Zo kan bijvoorbeeld ook worden ingesteld dat een inkoopfactuur niet definitief kan worden geboekt als deze niet is goedgekeurd.

Zie ook de werkinstructie Goedkeuren documenten.

3.1 Goed te keuren documenten

Voor de volgende documenten kan documentgoedkeuring worden ingesteld:

Inkoopaanvragen
Inkooporders
Retourorders
Inkoopfacturen
Inkoopcreditnota
Verkooporders
Verkoopfacturen
Verkoopcreditnota
Raamcontracten

In geval van inkooporders en inkoopfacturen kunt u onderscheid maken tussen documenten met betrekking tot Terugkoop (eenheden), Afrekeningen beheergever, Onderhoud of overige. In geval van onderhoud kunt u verder nog onderscheid maken tussen inkooporders of inkoopfacturen vanuit Dagelijks onderhoud, Planmatig onderhoud of Projecten.

3.2 Goedkeuringsposten, goedkeuringsaanvraag

Het principe van documentgoedkeuring is dat voor elk goed te keuren document één of meerdere goedkeuringsposten worden aangemaakt die vervolgens door een fiatteur moeten worden beoordeeld en, indien goed bevonden, goedgekeurd.

Na het aanmaken van een document dat moet worden goedgekeurd dient de gebruiker een zogenaamde goedkeuringsaanvraag te verzenden. Met deze actie wordt bepaald wie de benodigde fiatteurs van een document zijn en worden goedkeuringsposten aangemaakt voor die fiatteurs. Er kan worden ingesteld dat het systeem op basis van gebruikte grootboekrekeningen, dimensies en/of kostencodes automatisch bepaalt welke fiatteur of fiatteurs nodig zijn. Het systeem zal dan de goedkeuringsposten automatisch aanmaken en ervoor zorgen dat er voldoende procuratie aanwezig is voor de goedkeuring.

U kunt per document bepalen hoe u de fiatteurs wilt bepalen. U dient daartoe per document een zogenaamde Werkstroom in te richten en te activeren. Per werkstroom kunt u meerdere instellingen vastleggen die de wijze waarop de fiatteurs worden bepaald mede bepalen.

Uiteraard is het niet verplicht om documenten goed te moeten keuren. Als u bepaalde documenten niet wilt goedkeuren, richt u eenvoudigweg geen werkstroom in.

Een andere functionaliteit die u kunt opgeven bij een werkstroom is de zogenaamde steekproef op facturen. Uitgangspunt hierbij is dat indien de factuur (en daarmee de gekoppelde order) niet in de steekproef valt, deze direct wordt vrijgegeven zonder controle. Indien de factuur wordt geboekt via 'Match en Boeken' zal door het systeem de verplichting worden geboekt, de goedkeuringsaanvraag worden verzonden, het document worden goedgekeurd en de factuur worden doorgeboekt. Zonder steekproef wordt de factuur goedgekeurd door het systeem.

3.3 Goedkeuren, weigeren, delegeren, vervangen

Een goedkeuringspost staat op naam van de fiatteur die het document moet goedkeuren. Een fiatteur bekijkt in het systeem welke goedkeuringsposten op zijn naam staan en kan op basis van de posten de betreffende documenten goedkeuren.

Alleen als alle goedkeuringsposten voor een document zijn goedgekeurd door de betreffende fiatteur(s) kan het betreffende document verder worden verwerkt.

Een document is alleen dan volledig goedgekeurd als dit is gedaan door alle fiatteurs waarbij er minimaal één fiatteur met voldoende procuratie moet hebben goedgekeurd.

Fiatteurs hebben inzicht in alle documenten die op hun naam staan om goed te keuren. Een fiatteur kan er ook voor kiezen om documenten te zien die op naam van andere fiatteurs staan, maar waarvoor hij of zij vervanger is. Een fiatteur heeft niet alleen de mogelijkheid om een document goed te keuren, maar kan deze ook weigeren (lees: afkeuren). Daarnaast kan een fiatteur een document ter goedkeuring delegeren aan een andere gebruiker met minimaal dezelfde procuratie.

Vervangers van fiatteurs kunnen goedkeuringsposten namens de oorspronkelijke fiatteur goedkeuren als deze voldoende procuratie hebben.

Onderstaand een schematisch overzicht van het proces van documentgoedkeuring.

Lees voor instellingen en gebruik de handleiding Documentgoedkeuring. U zult deze functionaliteit op verscheidene plekken tegenkomen!

4 Inkooporder

Inkooporders kunnen worden gegenereerd binnen vier modules: Inkoop, Dagelijks onderhoud, Planmatig Onderhoud en Projecten.

4.1 Aanmaken

Er zijn twee manieren om tot een inkooporder te komen. De ene manier is om vanuit een aangemaakte offerte (zie voor aanmaken offerte o.a. werkinstructie Inkopen PO/VGO) de order te genereren (zie gebruikershandleiding Dagelijks onderhoud). De andere manier is om een order handmatig aan te maken. Dit wordt beschreven in de werkinstructie Registreren inkooporder.

Vul vervolgens de order met aanvullende informatie:

In het veld Contact kunt u handmatig een contactpersoon opvoeren, maar u kunt ook via de lookup-button een keuze maken. Voorwaarde is wel dat de betreffende persoon als gekoppeld contact via het veld Bedrijfsnr. bij de leverancier bekend is. In eerste instantie verschijnt het contactoverzicht waarbij een filter is geplaatst op de aan de leverancier gekoppelde persoon. Heft u het filter op, dan kunt u desgewenst een contact selecteren die niet op basis van het bedrijfsnummer is gekoppeld aan de leverancier.
Selecteer in het veld Soort op de orderregel op tabblad Regels de gewenste regelsoort.
In het veld Nr. op de inkoopregel klikt u op de lookup-button om, afhankelijk van de gemaakte keuze in het veld Soort, een relevant nummer te kiezen (grootboekrekeningnummer, artikelnummer enz.).
Vul het gewenste aantal in (Aantal), de stuksprijs exclusief BTW (Directe kostprijs Excl. BTW).
Via de functionaliteit Personaliseren kunt u indien gewenst extra kolommen kiezen.
Typ de Verwachte factuurdatum in. Deze is voornamelijk van belang voor orders die in termijnen gefactureerd zullen worden. In de modules Planmatig Onderhoud en Projecten wordt deze datum gebruikt voor de berekening van de cashflow.
Waar voorheen gebruik werd gemaakt van budgethouders geldt nu de functionaliteit van Documentgoedkeuring (zie gelijknamige handleiding).
Loop de overige tabbladen door en vul de velden in die voor u van belang zijn.

Let op! Aan de in het veld Nr. in de orderregel gekozen waarde, die afhankelijk is van het veld Soort, zijn de velden Productboekingsgroep en BTW-Productboekingsgroep gekoppeld, waarin de waarde wordt ingevuld die aan het artikel, de grootboekrekening etc. is gekoppeld; voor wat betreft de BTW-Productboekingsgroep kan hiervan in de orderregel worden afgeweken. Afhankelijk van de instelling van het veld BTW-Productboekingsgroep dient u het veld Directe kostprijs altijd exclusief BTW in te geven.

Het is mogelijk om op een order zelf artikeltoeslagen toe te wijzen aan artikelen. Bekijk hiervoor de lijst van beschikbare schermvelden; hangend boven de veldnamen kunt u indien gewenst via de rechter muisknop extra kolommen kiezen.

Als het artikel een stuklijst is, is het mogelijk deze op de regels te ‘exploderen’. Dit betekent dat u de componenten afzonderlijk, in plaats van getotaliseerd, in de stuklijst kunt laten weergeven. Dit kan door het artikelnummer van de stuklijst in het veld Nr. in te geven; vervolgens klikt u bovenin het tabblad Regels op Stuklijst weergeven.

Let op! Het is mogelijk om een artikeltoeslag op te geven per artikel. Deze toeslag is echter alleen van toepassing bij een boeking vanuit het Onderhoudsdagboek (Verbruik ED). Zie voor de nodige instellingen de gebruikershandleiding Dagelijks onderhoud.

4.2 In termijnen

Bij het aangaan van de inkooporder is het niet altijd duidelijk in hoeveel termijnen er gefactureerd gaat worden en met welke bedragen.
Er kan voor een afwijkende factuurafhandeling worden gekozen. Het is dan mogelijk om een inkooporder in te voeren, zonder uitsplitsing in termijnen, waarbij het toch mogelijk is meerdere facturen op deze inkooporder te boeken.

U maakt als volgt een inkooporder in termijnen aan:

Kies voor de lijst Projecttype overzicht .
Open de kaart van het projecttype van uw keuze. Zet op tabblad Algemeen het veld Termijn aanmaken bij facturatie op AAN.

Als een termijn gefactureerd wordt en het factuurbedrag wijkt af van het inkooporder-termijnbedrag, dan wordt het termijnbedrag op de inkooporder automatisch aangepast aan het factuurbedrag. Indien noodzakelijk wordt er automatisch een extra inkoopordertermijn aangemaakt, ter grootte van het resterende inkooporderbedrag.

4.3 Fiatteren

Let op! Voor een uitgebreide beschrijving van (instellingen rondom) fiatteren van orders, facturen enz. verwijzen we u naar de handleiding Documentgoedkeuring.

Als voor orders geen fiattering noodzakelijk is, kunnen de orders worden afgedrukt zodra de planningsboodschap wordt uitgevoerd. Dit is in te stellen binnen de taak Inkoopvoorstellen , via de actie/functie Planningsboodschap uitvoeren. Zorg ervoor dat het veld Orders afdrukken is aangevinkt en klik vervolgens op OK. Zodra de orders vanuit deze functie worden afgedrukt komt de status hiervan op Vrijgegeven en zal de Planningsflexibiliteit op Geen komen te staan.

Aanvragen ter goedkeuring
In de lijst Aanvragen ter goedkeuring worden alle documenten getoond die moeten worden beoordeeld. Het rapport Te fiatteren inkoopfacturen start een report dat een overzicht genereert van goedkeuringsposten.

Nogmaals: neem voor de werking van Documentgoedkeuring de gelijknamige handleiding ter hand.

4.4 Boeken

Tot slot kunt u de ontvangst(en) van de inkooporder boeken, waarbij afdrukken ook een optie is.

U boekt als volgt een inkooporder:

Kies voor de lijst Inkooporders . Zoek de juiste order op en klik op Boeken of Boeken en afdrukken.
Klik op OK om de actie te bevestigen.

4.5 Afdrukken of versturen per e-mail

De order kunt u afdrukken via de knop Afdrukken. U kunt er ook voor kiezen om de order per e-mail te verzenden.

Op de inkooporderkaart staan twee tellers: één voor het aantal keren dat de order is afgedrukt en één voor het aantal keren dat de order is verzonden per e-mail.

Let op! De e-mail wordt aangemaakt en verschijnt in het scherm. De e-mail moet vervolgens nog wel daadwerkelijk verzonden worden. Ook als dit niet gebeurt (bijvoorbeeld als de e-mail wordt weggegooid) wordt de teller opgehoogd!

5 Inkoopfactuur

Voor inkoopfacturen zijn twee verschillende methoden mogelijk. De factuur kan volledig handmatig worden aangemaakt, maar u kunt ook de inkooporder erbij betrekken.

Let op! Op de leverancierskaart kunt u instellen dat de leverancier geblokkeerd wordt voor Betaling of voor Alle, via het veld Geblokkeerd. Wanneer hiervoor is gekozen zal voor deze leverancier geen voorstelpost meer aangemaakt worden vanuit de module Telebankieren. Daarnaast is het ook niet mogelijk handmatig een regel aan te maken voor de betreffende leverancier in het scherm Telebankiervoorstel.

Zie onder meer ook de werkinstructie Verwerken inkoopfacturen.

5.1 Instellingen

Als u kiest voor de Inkoopinstellingen , dan treft u een vijftal tabbladen aan waarop u verschillende zaken met betrekking tot inkoop kunt vastleggen. Sommige functionaliteiten zullen bij het betreffende onderwerp worden toegelicht.

5.2 Barcodelabels

Dynamics Empire biedt de mogelijkheid om voor inkomende facturen barcodelabels af te drukken, ten behoeve van het scannen van de facturen nadat deze zijn ingevoerd in het systeem. Om hier gebruik van te maken dient u de instellingen op te geven.

U stelt als volgt het gebruik van barcodelabels in:

Ga naar de Inkoopinstellingen .
Op tabblad Standaardrekeningen kan worden ingesteld of er barcodelabels voor inkoopfacturen moeten worden afgedrukt. In de laatste twee velden kunnen de benodigde scannerbestanden worden opgegeven. Het veld Barcodelabels Inkoopfacturen staat default op Geen; als u wel gebruikmaakt van labels, dan kiest u voor Boeken verplichting (te gebruiken bij het boeken van de verplichting op de kop) of Boeken factuur.
Geef in het veld Type factuurnr. op barcodelabel aan of het voorlopige of het definitieve factuurnummer moet worden afgedrukt.

Afhankelijk van de instellingen worden de barcodelabels automatisch afgedrukt bij het boeken van de verplichting of bij het boeken van de factuur. Daarnaast kan een barcodelabel handmatig worden afgedrukt vanuit de (geboekte) factuurkaart via het menu-item Barcodelabel afdrukken.
Bij inkomende creditnota's werkt dit op identieke wijze.

5.3 Inkoopfactuur handmatig aanmaken

Voordat een inkoopfactuur kan worden aangemaakt, moeten zowel de artikelen als de leverancier bekend zijn in het systeem. We gaan er in onderstaande procedure van uit dat er voor de leverancier een leverancierkaart bestaat (module Inkoop, Leveranciers) en voor de artikelen/diensten een artikel- of dienstenkaart (resp. module Voorraad, Artikelen en module Diensten, Diensten). Zowel de voorraadgegevens als de crediteurengegevens kunnen met het invoeren van een factuur gelijktijdig worden bijgewerkt. Ook is het mogelijk op een factuur artikeltoeslagen aan artikelen toe te wijzen, of een aparte factuur voor de artikeltoeslag te maken.

Het handmatig aanmaken van een inkoopfactuur gebeurt doorgaans gelijktijdig met de ontvangst van de artikelen.

Let op! Er is in het geval van een volledig handmatige verwerking geen sprake van een aan deze levering gerelateerde inkoopofferte of inkooporder.

U maakt als volgt handmatig een inkoopfactuur aan:

Kies voor de lijst Inkoopfacturen .
De manier waarop een nieuwe factuur kan worden aangemaakt hangt af van de Empire-instellingen , tabblad Inkoop: bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s geen waarde, dan kunt u met een klik op de knop Nieuw een nieuwe factuur aanmaken. Druk daarna op Enter, waarna automatisch een nummer wordt aangemaakt (afhankelijk van de instellingen omtrent nummergeving).
Bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s de waarde Invoerscherm, dan gebruikt u in de lijst Inkoopfacturen de knop Ophalen factuurnr. en kiest u een nummer uit een lijst. Open daarna de juiste kaart.
Vul het veld Orderleveranciersnr. in door met behulp van de lookup-button de juiste leverancier te kiezen. Druk hierna op tab en de overige gegevens van deze leverancier worden door het systeem ingevuld.

Let op! U kunt in het tussenscherm – na de klik op de lookup-button – kiezen op welke kolom gefilterd moet worden; als u een leverancier bijvoorbeeld wilt opzoeken op basis van zijn Code bankrekening, dan klikt u op de kolomnaam en vervolgens op Als standaardfilterkolom instellen. U kunt dan in het vervolg in het veld Leveranciersnr. volstaan met het invoeren van het bankrekeningnummer, waarna door het systeem de juiste, bijbehorende leverancier zal worden gekozen.

Geef bij Boekingsdatum de datum in die op de geboekte posten moet verschijnen. Typ in het veld Documentdatum de datum van de oorspronkelijke factuur van de leverancier; op basis van deze datum worden automatisch de vervaldatum voor de factuur en de contantkorting berekend.

In het veld Factuurnr. leverancier voert u het (externe) factuurnummer in van de oorspronkelijke factuur die u van de leverancier hebt ontvangen.

Selecteer in het veld Soort op de eerste orderregel op tabblad Regels de gewenste invulling.
In het veld Nr. drukt u op de lookup-button om, afhankelijk van de in kolom Soort ingevulde eenheid, een relevant nummer te kiezen (grootboekrekening-nummer, artikelnummer enz.).
Vul het aantal artikelen in (Aantal), het bedrag exclusief BTW (Directe kostprijs) en, indien noodzakelijk, de inhoud voor de velden Kostenplaats en Kostendrager.
Waar voorheen de behoefte bestond aan Budgethouders heerst tegenwoordig de functionaliteit van Documentgoedkeuring - zie de gelijknamige handleiding.
Loop de overige tabbladen door en vul de velden in die voor u van belang zijn.
Ter controle dient u in het veld Factuurbedrag het totale factuurbedrag van de leverancierfactuur over te nemen.
In het veld Factuurnr. leverancier voert u het (externe) factuurnummer in van de oorspronkelijke factuur die u van de leverancier hebt ontvangen.

Let op! Aan de in het veld Nr. in de factuurregel gekozen waarde, die afhankelijk is van het veld Soort, zijn de velden Productboekingsgroep en BTW-Productboekingsgroep gekoppeld, waarin de waarde wordt gevuld die aan het artikel, de grootboekrekening etc. is gekoppeld; hiervan kan in de orderregel worden afgeweken. Afhankelijk van de instelling van het veld BTW-Productboekingsgroep dient u het veld Directe kostprijs altijd exclusief BTW in te geven. Als het artikel een stuklijst is, is het mogelijk deze op de regels te ‘exploderen’. Dit betekent dat u de componenten afzonderlijk, in plaats van getotaliseerd, in de stuklijst kunt laten weergeven. Dit kan door het artikelnummer van de stuklijst in het veld Nr. in te geven en vervolgens bovenin op tabblad Regels te kiezen voor de functie Stuklijst weergeven.

5.4 Inkoopfactuur in termijnen

De functionaliteit van meerdere betaalmomenten biedt de mogelijkheid om een inkoopfactuur op te splitsen in meerdere betalingstermijnen. Te denken valt aan een factuur die wordt ingeboekt en die over de komende 4 maanden betaald moet worden, in maandelijkse bedragen van 25% van het totaalbedrag; deze verdeling wordt bij het inboeken van de factuur vastgelegd. Vervolgens wordt in Dynamics Empire per termijn een leverancierpost aangemaakt met een eigen vervaldatum.

U legt als volgt een factuur met betalingstermijnen vast:

Selecteer de lijst Inkoopfacturen .
Maak een nieuwe factuur aan (via de knop Nieuw) en vul het veld Orderleveranciersnr. in door met behulp van de lookup-button de juiste leverancier te kiezen. Klik hierna op tab en de overige gegevens van dit contact worden door het systeem ingevuld.
Vul in de kop van het factuurscherm het Factuurbedrag in.
Klik nu in het menu op de knop Termijnbetaling.
Het scherm Factuurtermijnen aanmaken verschijnt. Vul bij Datum 1e termijn de datum in waarop de eerste termijn vervalt. Geef vervolgens in het veld Frequentie op met welke interval de termijnen vervallen (bijv. 1 maand = 1M). In het veld Aantal termijnen wordt aangegeven in hoeveel termijnen het factuurbedrag wordt opgesplitst. (Vult u hier 1 in, dan hoeft het veld Frequentie niet te worden ingevuld.)

Overigens wordt er, als er een g-rekening van toepassing is, voor elke termijn - voor het te betalen bedrag aan de leverancier en het bedrag op de g-rekening - een aparte post aangemaakt.
Na een klik op Termijnen aanmaken en sluiten (in het menu) verschijnt een overzicht van de termijnbetalingen, waar u bijvoorbeeld nog omschrijvingen aan de verschillende regels kunt toevoegen. Dit scherm is in een later stadium op te roepen via dezelfde weg: item Termijnbetaling in het menu.

5.5 Aanmaken van factuur met behulp van een inkooporder

In de Verplichtingenadministratie van Dynamics Empire worden orders geregistreerd om bestellingen vast te leggen. Vervolgens kunnen die orders worden gebruikt bij het opstellen van de juiste facturen, die worden gebruikt voor de financiële boekingsgang. De orders zelf worden dus niet geboekt.

De orders worden bijgewerkt met de daadwerkelijke factuurdatum en het daadwerkelijke factuurbedrag.

U maakt als volgt een inkoopfactuur aan met behulp van een order:

Volg de stappen 1 t/m 3 zoals vermeld bij het handmatig aanmaken van een inkoopfactuur.
Klik boven in het tabblad Regels op de Inkoopfactuur op Orderregels ophalen of Ontvangstregels ophalen (wanneer u de ontvangstregels reeds geboekt hebt). Het gelijknamige scherm laat alle openstaande orders zien voor de in de factuur gekozen leverancier. U kunt hier één of verscheidene orders ophalen, of termijnen van een order, die gefactureerd dienen te worden. (Verscheidene regels selecteren doet u met behulp van de Shift- of Ctrl-toets.)

Na een klik op OK worden de geselecteerde regels opgenomen in het tabblad Regels.

Waar voorheen op dit punt budgethouders werden gekoppeld speelt nu de functionaliteit van Documentgoedkeuring een rol; zie de gelijknamige handleiding.
Ter controle dient u in het veld Factuurbedrag het totale factuurbedrag van de leverancierfactuur over te nemen.
In het veld Factuurnr. leverancier voert u het (externe) factuurnummer in van de oorspronkelijke factuur die u van de leverancier hebt ontvangen.

Als een orderregel is opgehaald in een inkoopfactuur wordt het bedrag van de orderverplichting getoond in de inkoopfactuurregel. Hiermee kunt u zien wat het oorspronkelijke verplichtingbedrag was in de order, in vergelijking met het bedrag waarvoor de regel wordt gefactureerd. Het systeem houdt daarbij rekening met het aantal dat vermeld wordt in de orderregel en in de factuurregel. Als in de factuurregel een ander aantal wordt gefactureerd dan besteld in de order, dan wordt het bedrag in veld Orderverplichting voor het gefactureerde aantal getoond. Het bedrag Orderverplichting per eenheid wordt op de achtergrond gevuld. Deze kolom is niet standaard zichtbaar, maar is indien gewenst toe te voegen aan de kolommen.
(Wellicht ten overvloede: Het verplichtingbedrag is het inkoopbedrag inclusief BTW indien u de BTW niet kunt terugvorderen. Kunt u de BTW wel terugvorderen, dan is het verplichtingbedrag het bedrag exclusief BTW.)

5.6 Verplichting boeken en terugboeken

Na het aanmaken van een inkoopfactuur – al dan niet met behulp van een inkooporder – dient de verplichting te worden geboekt. Hierbij wordt de factuur in een voorlopige vorm opgenomen in de betrokken grootboekrekening(en).

U boekt als volgt de verplichting:

Kies in de lijst Inkoopfacturen de juiste factuur.
Klik in het menu op de knop Boeken; Dynamics Empire geeft aan dat de boeking succesvol is verlopen en dat de huidige status ‘Verplichting geboekt’ is. Wijzigen van de inkoopregels is nu niet meer mogelijk.

U boekt als volgt de verplichting terug:

Na het boeken van de verplichting kunt u kiezen voor de optie Terugboeken verplichting. De volledige verplichtingboeking is teruggedraaid, zodat u nu de nodige gegevens kunt wijzigen.
Kies uiteindelijk wederom voor Boeken.

5.7 Fiatteren

Let op! Vanaf de Dynamics Empire 2012-versie is het een en ander gewijzigd rondom het fiatteren van orders, facturen enz. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen we u naar de handleiding Documentgoedkeuring. Hierin staan de nodige instellingen en de werking van de functionaliteit uitgebreid beschreven.

Als voor facturen geen fiattering noodzakelijk is, kunnen ze worden afgedrukt zodra de planningsboodschap wordt uitgevoerd. Dit is in te stellen binnen de taak Inkoopvoorstellen en vervolgens via de button Planningsboodschap uitvoeren in het menu. Zorg ervoor dat het veld Orders afdrukken is aangevinkt en klik vervolgens op OK. Zodra de orders vanuit deze functie worden afgedrukt komt de status hiervan op Vrijgegeven en zal de Planningsflexibiliteit op Geen komen te staan.

Aanvragen ter goedkeuring
In de lijst Aanvragen ter goedkeuring worden alle documenten getoond die moeten worden beoordeeld. Het rapport Te fiatteren inkoopfacturen (bijv. via ) start een report dat een overzicht genereert van goedkeuringsposten.

Nogmaals: neem voor de werking van Documentgoedkeuring de gelijknamige handleiding ter hand.

5.8 Boeken

Na de fiattering door de fiatteur(s) is de inkoopfactuur klaar voor de definitieve kostenboeking. Dit kan overigens ook in batch, én indien gewenst over verschillende bedrijven heen.

U boekt als volgt de kosten van een inkoopfactuur:

Ga naar de lijst Inkoopfacturen en zoek de juiste factuur op. Klik vervolgens op de knop Boeken (verplichting) in het menu (of Boeken en afdrukken).
Het systeem vraagt u om een bevestiging. Klik op Ja en de boeking wordt uitgevoerd. De factuur is verdwenen uit het scherm en kunt u terugvinden in Geboekte inkoopfacturen.
Door te kiezen voor de optie Batch-boeken worden de kosten van alle facturen die door de fiatteur(s) zijn gefiatteerd in één verwerking geboekt.
U kunt inkoopfacturen en inkoopcreditnota's boeken, ongeacht in welk bedrijf deze zich bevinden; het is dan dus niet noodzakelijk om het betreffende bedrijf te openen en daar de inkoopfacturen of inkoopcreditnota’s te boeken. Het batchboeken voor meerdere bedrijven start u via MC Te boeken inkoopfacturen/creditnota’s . Geef de nodige gegevens in en klik uiteindelijk op de knop Boeken.

Eventuele foutmeldingen kunt u raadplegen via Web service log .

5.9 Status van een factuur

In Dynamics Empire is een rapport te raadplegen waarop de boekstatus en de fiatteringsstatus zijn te zien, zodat snel inzicht kan worden verkregen in de diverse stadia waarin verschillende inkoopfacturen zich bevinden.

Zoek rapport Leverancier - Controlelijst (credit)facturen op via . Een inkoopfactuur kan in een aantal fasen zitten:

ingevoerd, geen verplichting geboekt en niet gefiatteerd.
De Boekingsstatus is nu Ongeboekt en de Fiatteringsstatus is Open.
ingevoerd, goedkeuringsaanvraag verzonden, geen verplichting geboekt en niet gefiatteerd.
De Boekingsstatus is nu Ongeboekt en de Fiatteringsstatus is Wacht op goedkeuring.
ingevoerd, goedkeuringsaanvraag verzonden, wel een verplichting geboekt en niet gefiatteerd.
De Boekingsstatus is nu Verplichting geboekt en de Fiatteringsstatus is Wacht op goedkeuring.
ingevoerd, goedkeuring is gedaan, wel verplichting geboekt en wel gefiatteerd.
De Boekingsstatus is nu Verplichting geboekt en de Fiatteringsstatus is Vrijgegeven.

5.10 Controle BTW verlegd

De velden Verl. BTW-productboekingsgroep en Verlegd BTW-bedrag op tabblad Algemeen hebben betrekking op de controle van BTW-verlegging. Deze controle vindt plaats zodra er een regel met BTW-berekening 'Verlegging' aanwezig is en op het moment dat de goedkeuringsaanvraag wordt verzonden, de factuur of creditnota wordt vrijgegeven en/of de verplichting wordt geboekt. Gecontroleerd wordt of het ingevoerde BTW-bedrag aansluit aan het totaal BTW-bedrag uit de regels plus of min het maximaal toegestane BTW-verschil zoals ingesteld in de boekhoudinstellingen.

6 Inkoopcreditnota

Ten behoeve van de verplichtingenadministratie zijn ook enkele maatwerkfuncties en –velden toegevoegd aan de standaard inkoopcreditnota-functionaliteit.

Meestal worden inkoopcreditnota’s ontvangen wanneer artikelen worden teruggezonden naar de leverancier, maar het is ook mogelijk om inkoopcreditnota's bij wijze van inkooptegoed te ontvangen. Daarnaast kan een inkoopcreditnota worden gebruikt om een onjuiste inkoopfactuur te corrigeren.

Enkele belangrijke aandachtspunten met betrekking tot inkoopcreditnota’s:

Wanneer een inkoopcreditnota als geleverd wordt geboekt, wordt automatisch een geboekte retourlevering gemaakt.
Vanuit de creditnota kan elk soort inkoopdocument (offerte, order, factuur, ontvangst of retourlevering) worden gekopieerd. Op deze manier worden de kop en de regels automatisch ingevuld.
Ook wanneer met de factureringsfuncties van het programma wordt gewerkt, is het handig om inkoopcreditnota's te gebruiken; met inkoopcreditnota’s is het gemakkelijker de crediteuren te beheren.

Zie onder meer ook de werkinstructie Verwerken inkoopcreditnota's.

6.1 Aanmaken

U maakt als volgt een inkoopcreditnota aan:

Kies voor Inkoopcreditnota's ; de gelijknamige lijst wordt weergegeven. De manier waarop een nieuwe nota kan worden aangemaakt hangt af van de Empire-instellingen (tabblad Inkoop): bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s geen waarde, dan kunt u met een klik op de knop Nieuw een nieuwe inkoopcreditnota aanmaken. Druk daarna op Enter, waarna automatisch een nummer wordt aangemaakt (afhankelijk van de instellingen omtrent nummergeving).
Bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s de waarde Invoerscherm, dan gebruikt u in de lijst Inkoopcreditnota’s de knop Ophalen creditnotanr. (in het menu) en kiest u een nummer uit een lijst. Dubbelklik daarna op de juiste regel om de kaart te openen.
Vul het veld Orderleveranciersnr. in door met behulp van de lookup-button de juiste leverancier te kiezen naar welke de artikelen zijn teruggezonden. Druk hierna op tab en de overige gegevens van deze leverancier worden door het systeem ingevuld.

Wanneer de creditnota geboekt moet worden naar een andere leverancier dan die op het tabblad Algemeen is opgegeven, dan dient u het nummer van die leverancier in het veld Betalen aan op het tabblad Facturering op te geven.

Geef bij Boekingsdatum de datum in die op de geboekte posten moet verschijnen. In het veld Creditnotanr. leverancier vult u het nummer in dat de leverancier gebruikt voor de creditnota die wordt gemaakt.
Als de inkoopcreditnota wordt vereffend met een factuur die al is geboekt, moeten de velden Vereffeningssoort en Vereffeningsnr. op het tabblad Vereffening worden ingevuld. Deze informatie wordt ook zichtbaar gemaakt op het tabblad Algemeen en kan ook daar worden ingevuld.
Voer op de creditnotaregels de relevante gegevens in; als de creditnota wordt vereffend met een geboekte factuur, dan kan de factuur geopend worden in het venster Geboekte inkoopfacturen.
Waar voorheen op dit punt budgethouders werden gekoppeld speelt nu de functionaliteit van Documentgoedkeuring een rol; zie de gelijknamige handleiding.
Loop de overige tabbladen door en vul de velden in die voor u van belang zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld op tabblad Facturering in het veld Afwachten bij het invoeren van de inkoopcreditnota een waarde ingeven, die vervolgens bij de boeking van de creditnota ook wordt meegenomen naar de openstaande posten in de rekening-courant van de leverancier.

Let op! Aan de in het veld Nr. in de creditnota gekozen waarde, die afhankelijk is van het veld Soort, zijn de velden Productboekingsgroep en BTW-Productboekingsgroep gekoppeld, waarin de waarde wordt gevuld die aan het artikel, de grootboekrekening etc. is gekoppeld; hiervan kan in de creditnotaregel worden afgeweken. Afhankelijk van de instelling van het veld BTW-Productboekingsgroep dient u het veld Directe kostprijs altijd exclusief BTW in te geven.

6.2 Verplichting boeken en terugboeken

Het boeken en terugboeken van de verplichting geschiedt op dezelfde wijze als bij een inkoopfactuur. Zie voor de procedure de paragraaf 5.6 Verplichting boeken en terugboeken.

6.3 Fiatteren

Het fiatteren gaat net zoals dat bij een inkoopfactuur gebeurt. Zie voor de procedure de paragraaf 5.7 Fiatteren.

6.4 Boeken

Wederom gedraagt de inkoopcreditnota zich als een inkoopfactuur: ga in Inkoop binnen de map Historie naar Geboekte inkoopcreditnota’s en volg de procedure zoals die is beschreven in paragraaf 5.8 Boeken.

6.5 Controle BTW verlegd

7 Verplichtingenweergave

Het is mogelijk om op elk gewenst moment een actueel inzicht in de aangegane verplichtingen op het niveau van de grootboekrekeningen te verkrijgen. Onder aangegane verplichtingen wordt hier verstaan: de verplichtingen uit gegunde orders en de van leveranciers ontvangen facturen en creditnota’s. Dit inzicht is te verkrijgen zonder dat de gebruikers van Dynamics Empire extra handelingen hoeven te verrichten bij het vastleggen van de orders, facturen en creditnota’s. Een op ieder gewenst moment op te starten batchverwerking controleert alle aanwezige orders en ongeboekte facturen en creditnota’s en slaat vervolgens de informatie uit de gevonden records op in twee tabellen. Iedere keer dat de batchverwerking wordt opgestart worden deze tabellen leeggemaakt en vervolgens opnieuw gevuld, zodat de informatie altijd de situatie van dat moment weergeeft. Vervolgens worden de bedragen in deze tabellen met verplichtingen getotaliseerd per grootboekrekening en per dimensie, en op die grootboekrekeningen per dimensie getoond.

7.1 Instellingen

U dient eerst op te geven welke leveranciersboekingsgroep wordt gebruikt om de grootboekrekening te bepalen waar het totaal van de verplichtingen wordt getoond. Vervolgens kan per dimensie worden ingesteld welke van de dimensies bij het bepalen van de verplichtingen wel of niet moeten worden gevuld.

U legt als volgt de verplichtingenweergave-instellingen vast:

Kies voor Verplichtingenweergave-instellingen .
(Het aantal velden ‘Code dimensie’ dat u te zien krijgt is afhankelijk van het aantal dimensies dat u heeft ingesteld bij Dimensies .)
Geef in het veld Leveranciersboekingsgroepfilter op welke groep(en) wordt (worden) gebruikt om de grootboekrekening(en) te bepalen waar het totaal van de verplichtingen wordt getoond. Dit veld is een filterveld, zodat het ook mogelijk is om meer dan één leveranciersboekingsgroep in te geven.
Vervolgens kunt u per dimensie (Code dimensie 1 t/m 4) instellen welke van de dimensies bij het bepalen van de verplichtingen wel of niet moeten worden gevuld. Aangezien de tabel met verplichtingen, iedere keer dat de batchverwerking wordt gestart, opnieuw wordt gevuld, kan deze instelling per dimensie naar believen worden gewijzigd.

7.2 Weergave bijwerken

Voor een actueel inzicht in de verplichtingen kan op ieder gewenst moment een batchverwerking worden gestart.

U werkt als volgt de verplichtingenweergave bij:

Ga naar Verplichtingenweergave bijwerken .
Geef filters op en klik op OK.

Bij het vullen van de tabellen wordt rekening gehouden met een aantal voorwaarden:

orders worden alleen in de tabellen opgenomen als deze de status Order gegund hebben;
facturen en creditnota’s worden alleen in de tabellen opgenomen als het totaal van de bedragen in de regels gelijk is aan het bedrag dat is ingegeven in de factuurkop en als de boekstatus Ongeboekt is;
het bedrag aan orders en facturen en creditnota's met boekstatus Ongeboekt wordt weergegeven bij de betreffende schuldenrekening, terwijl dat van de facturen en creditnota's waarvan de verplichting is geboekt bij de betreffende verplichtingenrekening staat.

Ter informatie: Als een orderregel is opgehaald in een factuur wordt de orderregel niet meer in de verplichtingenposten meegeteld, maar in plaats daarvan de factuurregel. Als echter het bedrag in de factuur wijzigt ten opzichte van de orderregel ontstaat een verschil, waardoor het systeem niet meer kan bepalen of het restantorderbedrag nog als verplichting moet blijven bestaan of dat alleen het factuurbedrag als verplichting moet meetellen. In die situatie wordt geen van beide opgenomen in de verplichtingenweergave. Echter, als het verschil tussen orderregel en factuurregel een gevolg is van een BTW-afronding gebeurt dat dan ten onrechte ook. Om die reden kijkt het systeem of het verschil (inclusief BTW) niet méér is dan het maximaal toegestane BTW-verschil zoals ingesteld in de boekhoudinstellingen; in dat geval wordt de factuurregel meegeteld in de verplichtingenweergave en wordt de opgehaalde orderregel genegeerd.

7.3 Weergave bekijken

U bekijkt als volgt de verplichtingenweergave:

Kies voor Rekeningschema .
In dit scherm is het bedrag aan verplichtingen terug te zien, samen met een kolom die het totaal toont van Saldo + Verplichtingen. Via de link in het veld is vervolgens terug te zien waar het bedrag uit is opgebouwd.
Via menu-item Saldo/Budget (Grootboek) kunt u bijvoorbeeld het saldo raadplegen.
Ook op de velden Saldo en Verplichtingen is het mogelijk de onderliggende posten op te vragen via de link in het veld.