Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de module Planmatig Onderhoud. In dit deel wordt u verteld hoe u de instellingen met betrekking tot Projecten en Planmatig onderhoud beheert en waar nodig of mogelijk kan aanpassen.

Dit document behandelt allereerst stuk voor stuk de belangrijkste onderwerpen die in het applicatie-instellingenmenu van Planmatig onderhoud voorkomen.

In dit document worden de belangrijkste veldbeschrijvingen en bijbehorende specificaties van de functionaliteiten in getoonde volgorde besproken.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

In hoofdstuk Overige instellingen komt aanvullende functionaliteit aan bod, die in diverse andere menu’s staat opgenomen.

2 Projectinstellingen

De projectinstellingen benadert u als volgt: ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectinstellingen. In dit scherm zijn de projectinstellingen te raadplegen en aan te passen.

Raadpleeg de tooltip van ieder veld voor meer informatie.

3 Projecttypen instellen

U kunt verschillende projecttypen definiëren, waarbij tal van instellingen kunnen worden gespecificeerd. Dit doet u via Projecttypen .

3.1 Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Code	Dit is de code voor het projecttype. U kunt verschillende project-typen opgeven, met elk eigen instellingen. Daarnaast kan op gebruikersniveau worden bepaald met welke projecttypen deze werkt; de betreffende gebruiker ziet dan alleen de projecten voor dat specifieke projecttype. (Zie 21.4 voor gebruikersinstellingen.)
Omschrijving	Omschrijving van het projecttype.
Aansturing	Er zijn twee opties: Gebruik status of Gebruik fase. De status wordt bepaald door wat er in het project gebeurt. Bij ‘fase’ is wat men op het project kan doen afhankelijk van de fase waarin deze verkeert. Indien het project zich bijvoorbeeld bevindt in de offertefase, dan kan een gebruiker alleen offertes aanvragen.
Budget per fase	Als dit selectievakje is ingeschakeld zal het budgetbedrag van een project opgesplitst worden in budgetten per projectfase. Bij het registreren van kosten en opbrengsten is het dan verplicht om deze aan een projectfase toe te wijzen. Dit betekent dat bij iedere projectpost het veld Projectfase gevuld moet zijn.
Orderbudgethouders	Default budgethouder die op alle budgetregels wordt geplaatst i.v.m. de fiattering van orders.
Factuurbudgethouders	Default budgethouder die op alle budgetregels wordt geplaatst i.v.m. de fiattering van facturen.
Verkoopbudgethouders	Default budgethouder die op alle budgetregels wordt geplaatst i.v.m. de fiattering van verkoopfacturen.
Wijzigen BTW terugvorderbaar / niet terugvorderbaar	In dit veld kan worden bepaald of binnen een inkoopofferte of inkooporder op dit projecttype de BTW mag worden aangepast van ‘zonder integratieheffing’ naar ‘met integratieheffing’, en omgekeerd. Als wordt ingesteld Toegestaan, dan vindt er geen controle plaats. Als wordt ingesteld Waarschuwing, dan krijgt de gebruiker een waarschuwing: 'Let op: BTW - afhandeling wijkt af! Wilt u doorgaan?' Als is ingesteld Foutmelding, dan krijgt de gebruiker bij een wijziging in de inkoopofferte of -order een foutmelding: 'Deze aanpassing binnen de BTW-afhandeling is niet toegestaan!' De controle is alleen van toepassing binnen de inkoopofferte en -order en dus niet in de inkoopfactuur.
Factuurregelbedrag controleren	Als dit selectievakje is ingeschakeld controleert het systeem op een afwijkend factuurbedrag t.o.v. het orderbedrag uit een opgehaalde projectorder. Er wordt dan gekeken - alleen voor projectfacturen, en indien ingesteld - of het factuurbedrag niet meer dan een bepaalde ingestelde waarde afwijkt van het orderbedrag. Is de afwijking groter dan de ingestelde waarde, dan moet de gebruiker een extra factuurregel aanmaken voor het verschil. Deze functie geldt alleen voor facturen die worden gemaakt voor projecten. In de projectinstellingen (; zie vorige hoofdstuk) legt u in een viertal velden de maximale toleranties vast.
Contractonderhoud	Als hier een vinkje staat, dan wordt dit projecttype gebruikt voor contractonderhoud. Als gevolg wordt op de projectkaart, tabblad Boekingsinfo, het veld Contractnr. beschikbaar. Dit alfanumerieke veld kunt u gebruiken als ‘kapstok’ om bepaalde zaken aan op te hangen, bijvoorbeeld een contractnummer.
Termijn aanmaken bij facturatie	Als hier een vinkje staat, kan een inkooporder worden ingevoerd, zonder uitsplitsing in termijnen. Deze order kan gereed worden gemeld en vervolgens in een factuur worden opgehaald: het opgehaalde orderbedrag kan worden aangepast, overeenkomstig de gefactureerde termijn. Bij het boeken van de factuur zal de order worden opgesplitst in een afgehandeld deel (conform de gefactureerde termijn) en een gegund deel (restbedrag). Het gegunde deel kan gereed worden gemeld waarna deze weer in een factuur opgehaald kan worden.
Verkoop fiatteren verplicht voor	Mogelijke waarden zijn hier Geen, Factuur, Creditnota en Beide. Het systeem zal een (fout)melding laten zien wanneer aan deze voorwaarde niet is voldaan en men toch probeert een factuur te boeken.
Redencode mut. budgetkladblok	Als dit selectievakje is ingeschakeld is het verplicht om een redencode in te geven bij mutatie van het budgetkladblok.
% Gereed berekenen	Als dit selectievakje is ingeschakeld wordt door het systeem het % Gereed berekend. Deze berekening is op basis van gereedgemelde ordertermijnen t.o.v. de prognose.
Automatisch gereedmelden orderregels	Als dit selectievakje is ingeschakeld is het mogelijk om orderregels die zijn aangemaakt op een project of onderhoudsproject, te koppelen aan een factuur zonder deze eerst gereed te melden. Het systeem zal de orderregel gereedmelden op het moment dat de regel is opgenomen in de factuur. Wanneer de regel in de factuur verwijderd wordt zal het systeem de gereedmelding ongedaan maken.
Toon op klantportaal	Als u dit veld aanvinkt wordt dit projecttype meegenomen naar het klantportaal. Hiermee kunt u bijvoorbeeld contractonderhoud uitsluiten, en alleen het planmatig onderhoud tonen aan de huurder. Als op Projecttype-niveau is aangeven dat projecten getoond mogen worden op het Klantportaal, dan wordt ook automatisch de instelling 'Toon op Klantportaal' op de projectkaart ingeschakeld. Deze kan de gebruiker dan handmatig uitschakelen, indien gewenst.

3.2 Tabblad Nummering

Veld	Omschrijving
Voorlopige projectnrs.	Dit betreft een nummering in het kladblok. Van hieruit wordt later een nieuw projectnummer aangemaakt. Deze nummerreeks moet ook op handmatig staan, omdat verschillende gerelateerde budgetregels in het kladblok in een later stadium eventueel geplaatst worden op één en hetzelfde project.
Projectnrs.	Nummerreeks voor de projecten.
Subsidienrs.	Nummerreeks voor het vastleggen van subsidie in het systeem.
Groepnrs.	Nummerreeks voor het vastleggen van de MS Project-groepen voor een koppeling naar Microsoft Project.

3.3 Tabblad Financieel

Veld	Omschrijving
Uitschakelen OHW-rekeningen	Als dit veld is aangevinkt zijn alle OHW-rekeningen niet van toepassing en kunnen de hierna volgende velden niet worden gemuteerd.
OHW-Derdenrekening	Tussenrekening (Onder Handen Werk) waarop alle kosten voor derden worden geboekt. Pas bij afhandeling van het project of via de periodieke activiteit ‘Boeken deactivering’ worden de kosten geboekt op de grootboekrekeningen, zoals ingesteld op de werksoorten.
OHW-Urenrekening	Tussenrekening waarop alle uren worden geboekt.
OHW-Materiaalrekening	Tussenrekening waarop alle materiaalboekingen worden geboekt.
OHW-Omzetrekening	Tussenrekening waarop alle verkoopopbrengsten worden geboekt.
OHW-Vergoedingenrekening	Tussenrekening waarop alle vergoedingen (verkoopcreditnota’s) worden geboekt.
Tegenrekening renteverlies	Tegenrekening die gebruikt wordt bij de boeking van het renteverlies. De kostenrekening is ingesteld binnen de projecttypewerksoortinstellingen van de werksoort die is ingesteld als ‘Werksoort renteverlies’.
Werksoort renteverlies	Werksoort waarop het renteverlies geboekt wordt.
Werksoort bouwrente	Werksoort waarop de in rekening gebrachte rente (verkoopfacturen) geboekt wordt.
Automatisch doorbelasten	Als dit veld is aangevinkt dient er voor dit projecttype automatisch te worden doorbelast.
Doorbelastingpercentage	Als het veld ‘Automatisch doorbelasten’ is aangevinkt kan hier het betreffende percentage worden ingevuld.
Doorbelastingrekening	Hier vult u het rekeningnummer in van de rekening die gebruikt moet worden in geval van doorbelasten.

3.4 Tabblad Menu-instellingen

Veld	Omschrijving
Menu	Dit veld bepaalt of het betreffende type getoond wordt in het menu van Planmatig Onderhoud of Projecten. Voor toekomstig gebruik is reeds een reservering voor gebruik in ‘Niet planmatig’ opgenomen.
Scherm-ID	Code voor het scherm waar men binnen het projecttype mee werkt. Dit is nu nog 11030452; in de toekomst zijn eventueel ook andere schermen beschikbaar.
Scherm	Omschrijving van het scherm.
Opschrift extra informatie projectcontact-persoon	Dit veld betreft een vrijetekstveld van 30 posities, dat zich bevindt op het tabblad Contactpersonen van de projectkaart. Hier kunt u voor dit projecttype de naam van dat veld opgeven; het is dus naar eigen inzicht te gebruiken.

3.5 Tabblad Microsoft Project

Veld

Omschrijving

Synchronisatie MS Project

Er vindt een volledige synchronisatie plaats met MS Project.

Meerdere keren exporteren vanuit Empire toegestaan

Om het overschrijven van de MS Projectdata te bewaken kan dit selectievakje in- of uitgeschakeld worden.

Indien meerdere exports niet zijn toegestaan kunt u eenmalig regels vanuit Dynamics Empire naar MS Project exporteren. Bij herhaling van de exportfunctie wordt deze geblokkeerd en volgt er een melding.
Indien meerdere exports wel zijn toegestaan kunt u doorlopend regels vanuit Dynamics Empire naar MS Project exporteren. Bij herhaling van de exportfunctie worden de in Dynamics Empire bestaande regels van het betreffende project opnieuw naar MS Project geëxporteerd. Met de regels die reeds in MS Project bestaan wordt geen rekening gehouden: alle regels worden verwijderd, waarna ze opnieuw vanuit Dynamics Empire aangemaakt worden.

Voordat de export plaatsvindt volgt eerst een waarschuwing met de melding dat de bestaande MS Projectregels verwijderd worden.

Bij het gebruik van handmatig aangemaakte subtaken in MS Project dient het selectievakje altijd uitgeschakeld te zijn. Dynamics Empire kent namelijk geen subtaken en deze zullen daarom bij een herhaalde export altijd verwijderd worden.

4 Projectstatus

Het scherm Projectstatus laat de tabel zien waarin de verschillende projectstatussen zijn vastgelegd, die handmatig, dan wel door het systeem worden toegewezen. Ga via naar Projectstatussen.

Veld	Omschrijving
Code	Hier kan een code worden opgegeven voor de status. Aan de hand van het kenmerk (bijvoorbeeld het vinkje in het veld Offerte) wordt bepaald wanneer de status van toepassing is.
Omschrijving	Omschrijving van de status.
Actie	Hier kan gekozen worden voor Systeem of Handmatig. Systeem geeft aan dat er een systeemactie van toepassing is; als er bijvoorbeeld op het project een offerte wordt aangevraagd zal het project de status OFFERTE krijgen als aan deze status de systeemactie ‘Offerte’ is gekoppeld.
Initieel	Wordt gegenereerd door het systeem, bij de aanmaak van een project.
Offerte	Wordt gegenereerd door het systeem, wanneer een offerte op het project wordt aangevraagd.
Order	Wordt gegenereerd door het systeem, wanneer een order wordt aangemaakt.
In uitvoering	Wordt gegenereerd door het systeem, wanneer de order is gegund.
Technisch gereed	Dit geeft u handmatig aan (dit heeft wel gevolgen voor mogelijke acties op budgetregels; u kunt dan geen offerte meer aanvragen of orders gunnen).
Afgehandeld	Dit geeft u handmatig aan (dit heeft wel gevolgen voor mogelijke acties op budgetregels; u kunt dan geen offerte meer aanvragen of orders gunnen). Indien de status op Afgehandeld wordt gezet controleert het systeem of alle orders zijn afgehandeld; als dit zo is worden ook de budgetregels op de status op Afgehandeld geplaatst.
Vervallen	Dit geeft u handmatig aan (dit heeft wel gevolgen voor mogelijke acties op budgetregels; u kunt dan geen offerte meer aanvragen of orders gunnen).
Actief	Wordt gegenereerd door het systeem, afhankelijk van de aard van de status.

5 Projectfasen

Deze instelling wordt gebruikt binnen Projecten (nieuwbouw). Afhankelijk van in welke fase het project zich bevindt kunnen de verschillende acties (offertes aanvragen, orders gunnen etc.) worden uitgevoerd.

Voor het instellen van de projectfasen gaat u naar Projectfasen .

Als u een project aanmaakt binnen een projecttype waarvoor de aansturing per fase geschiedt, dan is op de projectkaart, tabblad Algemeen, het veld Projectfase te zien. Via de lookup-button in dit veld kunt u de fasen voor het betreffende project opgeven (zie handleiding Projecten en Planmatig onderhoud).

Default fasen per projecttype

In de praktijk doorlopen projecten meestal dezelfde fasen, of in ieder geval een aantal gemeenschappelijke fasen. Om deze reden is het mogelijk om een aantal default fasen per projecttype in te stellen. Deze default fasen worden door Dynamics Empire gebruikt bij het opvoeren van een project van dat specifieke type.

U stelt als volgt default projectfasen in:

Ga, om deze fasen in te stellen, naar Projecttype-overzicht en open de juiste kaart.
Klik op het menu-item Fasen.

Na een klik op Nieuw kunt u in het veld Code via de lookup-button en de keuze voor Selecteren vanuit volledige lijst de verschillende standaard fasen toevoegen die voor dit projecttype gelden. Als u in een later stadium een project aanmaakt, zijn deze fasen (voor dit projecttype) al automatisch opgenomen.

6 Besluiten

Tijdens de voorbereiding van grote projecten, zowel bij herstructurering als bij nieuwbouw, wordt heel wat gerekend. Met de submodule Projectontwikkeling kunnen deze berekeningen gestructureerd worden vastgelegd. Van eerste concept tot het moment van de definitieve beslissing kunnen scenario's worden opgezet en bewaard. Wanneer een versie van een calculatie bevroren wordt, moet er een besluit opgegeven worden. Een besluit is een soort van Go/No Go-beslissing. Een voorbeeld hiervan is een Haalbaarheidsbesluit.

U geeft als volgt besluiten op:

Kies via voor Besluiten.
Klik op Nieuw om een nieuw record aan te maken. In een later stadium kunt u altijd terugzien welk besluit ten grondslag lag aan het bevriezen, dan wel definitief maken van een projectmodel. Ook is het veld Besluit zichtbaar op het projectscherm, op het tabblad Boekingsinfo.

7 Logboek opmerkingsoorten

Voor het logboek op projectniveau moet een code voor ‘handmatig’ en ‘systeem’ aanwezig zijn. Men kan verschillende codes opvoeren voor Handmatige opmerkingen in het logboek, zodat er later op te filteren is.

U geeft als volgt opmerkingsoorten op:

Ga via naar Soort opmerking.
Via de knop Nieuw kunt u de soorten opmerkingen invoeren. Geef een unieke code op (maximaal 20 karakters) en een betekenisvolle omschrijving.
Bij Actie kunt u kiezen voor Handmatig of Systeem. Aan een systeemactie kan slechts één code gekoppeld worden. Het systeem maakt bij een bepaalde actie op het project (bijvoorbeeld bij het wijzigen van het budget) een logboekregel aan met daaraan gekoppeld de betreffende soort.

8 Werksoorten

Hier worden de werksoorten opgegeven die worden gebruikt binnen de modules Planmatig / Projecten.

U geeft als volgt werksoorten op:

Ga via naar Werksoorten.
U kunt vervolgens via de knop Nieuw de werksoorten vastleggen. Geef op een lege regel een unieke code op (maximaal 20 karakters) en een betekenisvolle omschrijving. Geef via de lookup-button de eenheidscode op (Huurpunten, Stuks, Uur e.d.).
In de kolom Soort geeft u aan of het een werksoort betreft, of een Titel, Totaal, Begintotaal of Eindtotaal; hiermee kunt u verschillende niveaus in de regels aangeven.
In het veld Samentelling kunt u, als het veld Soort de waarde Eindtotaal bevat, aangeven welke werksoorten samengenomen moeten worden.
Als u het veld Uitsluiten in cashflow aanvinkt zal in een later stadium de projectbudgetregel waarin deze werksoort wordt gebruikt niet worden opgenomen binnen de cashflow.
Via de knop Inspringen zal het systeem automatisch de samentelling op de regels met de soort Eindtotaal vastleggen.

9 Projecttypewerksoorten

Hier kan worden aangegeven per projecttype welke werksoort wordt gebruikt én welke ‘standaard Werksoortboekingsgroep’ van toepassing is voor deze combinatie. Daarnaast moet worden opgegeven welke instelling deze combinatie heeft.

U geeft als volgt projecttypewerksoorten op:

Kies via voor Projecttypewerksoorten. In dit scherm kan via de knop Nieuw de combinatie opgegeven worden tussen Projecttype, Werksoort en welke werksoortboekingsgroep standaard van toepassing is. Aan de hand van de werksoortboekingsgroep en aan de hand van het projecttype kan per werksoort de financiële aansturing bepaald worden.

De projecttypewerksoorten kunnen eenvoudig ingevoegd worden door gebruik te maken van de menu-optie Invoegen. In het scherm Werksoorten kunnen meerdere werksoorten geselecteerd worden die, na een klik op OK, worden overgenomen in het scherm Projecttypewerksoorten.
Daarnaast bestaat er nog een functionaliteit waarmee de projecttypewerksoorten van een bepaald projecttype gekopieerd kunnen worden naar een ander projecttype. Deze functionaliteit zit onder de knop Kopiëren.
De financiële aansturing wordt bepaald per Projecttype, Werksoort en Werksoortboekingsgroep. Dit wordt ingericht in de Projecttypewerksoortinstellingen. Klik vanuit een projecttypewerksoort op de knop Instellingen in het menu; het scherm Projecttypewerksoortinstellingen verschijnt. In de tabel die aan dit scherm ten grondslag ligt, wordt opgegeven op welke grootboekrekening geboekt wordt, welke produktboekingsgroep van toepassing is en welke BTW-produktboekingsgroep. Als op het Projecttype OHW-rekeningen staan ingesteld, zal in eerste instantie op deze rekeningen geboekt worden. Bij het boeken van de deactivering wordt dit vanuit de OHW-rekening geboekt op de ingestelde rekeningen binnen de Projecttypewerksoortinstellingen. Als op het Projecttype OHW-rekeningen zijn uitgeschakeld, zijn deze ingestelde grootboekrekeningen al van toepassing bij het boeken van een factuur.

10 Redencodes offerte/order

In de tabel Redencodes offerte/order kunnen de verschillende redencodes worden gedefinieerd. Het systeem vraagt om een redencode als niet het minimum aantal offertes (Projecttype-instelling) is aangevraagd, voorafgaand aan een order.

U geeft als volgt redencodes op:

Selecteer via de pagina Redencodes offerte/order.
Klik op Nieuw om een nieuwe redencode vast te leggen, via een unieke code (maximaal 10 karakters) en een betekenisvolle omschrijving.

11 Projectvereisten

In dit venster kunt u projectvereisten instellen. Met projectvereisten wordt aangegeven welke zaken aanwezig moeten zijn voordat een projectorder gegund mag worden. De projectvereisten die ingesteld worden kunnen gebruikt worden bij Inkooporders.

U geeft als volgt projectvereisten op:

Ga via naar Projectvereisten.
Klik op Nieuw en leg de projectvereisten vast, via een unieke code (maximaal 20 karakters) en een betekenisvolle omschrijving.

12 Afdrukken gerelateerde documenten

In het scherm Afdrukken gerelateerde documenten (item Empire Afdrukken gerelat. doc.) kunt u opgeven welke bestanden eventueel meegestuurd kunnen worden bij een offerte, afwijzing, order of overeenkomst van aanneming. Bij een e-mail wordt het betreffende bestand meegestuurd als bijlage. Als bijvoorbeeld een order wordt afgedrukt, vraagt het systeem of het gerelateerde document ook afgedrukt moet worden.

U stelt als volgt af te drukken gerelateerde documenten in:

Kies via voor Afdrukken gerelateerde documenten.
Klik op Nieuw en leg hier vervolgens vast welk document meegestuurd dient te worden. Bij Bestandsnaam geeft u de locatie op van het document, waaraan u een Omschrijving kunt meegeven.

13 Renteverliespercentages

In het venster Project Renteverliespercentages (item Renteverliespercentage) kunnen de percentages worden opgegeven. Dit wordt gebruikt bij het boeken van het renteverlies op een project (periodieke activiteit).

U stelt als volgt renteverliespercentages in:

Ga via naar Project renteverliespercentages.
Via de knop Nieuw voert u vervolgens de percentages in (met maximaal 2 decimalen), met de bijbehorende begindatum.

14 Projectrechteninstellingen

Onder Projectrollen worden projectgebruikersrollen ingesteld.

U stelt als volgt projectrechten in:

Ga via naar Empire projectrollen.
Klik op Nieuw om een nieuwe projectrol aan te maken. Aan een projectrol kunnen personen gekoppeld worden waarvoor de rol van toepassing is, via menu-item Projectgebruikersrollen.
Per rol kunt u rechten toekennen (knop Projectrechten per rol). Zolang de order binnen de voorwaarden valt die u opgeeft hoeft er geen fiat te worden gegeven voor het gunnen van orders.

15 Meerjarenonderhoud

Het is mogelijk om MJOB-regels voor een technisch cluster van een OGE te importeren en te bekijken vanuit de OGE-kaart, zodat inzichtelijk is welke activiteiten in de begroting staan voor de komende jaren.

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken worden jaarlijks twee afzonderlijke bestanden als periodieke activiteit ingelezen in Dynamics Empire, te weten de taakstellende begroting en de meerjarenbegroting. Hieraan ten grondslag ligt ofwel een csv-bestand dat dient te worden ingelezen, ofwel een koppeling met de applicatie Vastware. Zie voor beschrijving van de functionaliteit rondom MJO de handleiding Projecten en planmatig onderhoud, en voor de koppeling met Vastware de handleiding Koppelingen met Dynamics Empire.

16 Import Codevertalinglijst

Met de Import Codevertalinglijst kan eventueel een vertaalslag plaatsvinden tussen coderingen binnen Dynamics Empire en een extern pakket.

U stelt als volgt de Import Codevertalinglijst in:

Kies via voor Import Codevertalinglijst .
Klik op Nieuw en kies in het veld Tabelnummer met behulp van de lookup-button een Dynamics Empire-tabel waar de vertaalslag betrekking op heeft.
Geef vervolgens resp. de code voor het te importeren bestand en de corresponderende code voor Dynamics Empire op.

17 Project- en planmatig onderhoud-teksten

Dit scherm wordt gebruikt voor het samenstellen van standaardteksten voor documenten die te maken hebben met planmatig onderhoud.

U legt als volgt teksten voor projecten (of planmatig onderhoud) vast:

Kies via voor Projectteksten (of Planmatig onderhoudteksten).
Kies in het veld Gebruik voor het document waarvoor u een tekst wilt vastleggen. De keuze is: Inkoopofferte, Afwijzing inkoopofferte, Inkooporder en Overeenkomst van aanneming.

Voor een subsidieaanvraag is een apart scherm beschikbaar, dat u bereikt via Project subsidieteksten .
In het veld Sjabloon kunt u via de lookup-button een keuze maken uit de lijst met aanwezige briefsjablonen; deze zal dan als basis dienen voor de projecttekst.
Bij Deel kan gekozen worden voor een bepaald gedeelte van het gebruikte document (kop, voet, bijlage 1 of bijlage 2). Door gebruik te maken van variabelen (zie menu bovenin het scherm) is de tekst geheel flexibel in te richten.

18 Lijstselecties

In het scherm Lijstselectie kunt u aangeven welk rapport (lijst-ID) gebruikt wordt voor welk onderwerp.

U legt als volgt de selectie voor bepaalde lijsten vast:

Ga via naar Lijstselectie - Projecten.
Na een keuze in het veld Gebruik van het betreffende onderwerp kunt u via de lookup-button in het veld Lijst-ID aangeven welke lijst (welk outputdocument) van toepassing is.

19 Dagboeksjablonen

Projectdagboeksjablonen zijn instellingen die noodzakelijk zijn als men (correctie)boekingen rechtstreeks op het project wil boeken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in het sjabloon aan te geven welke nummerreeks wordt gebruikt en wat voor soort regels binnen het dagboeksjabloon kunnen worden geboekt. Wanneer men als soort * (sterretje) selecteert, dan kan er op grootboek, artikel en resource worden geboekt. Overige soorten zijn resource, artikel en grootboekrekening.

U legt als volgt dagboeksjablonen vast:

Selecteer via de pagina Projectdagboeksjablonen (PROJ).
Klik op Nieuw om een nieuw sjabloon aan te maken. Met een dagboeksjabloon kunt u bepalen welke speciale gegevens op de dagboekregels worden weergegeven. In een dagboeksjabloon voor projecten kunt u de volgende velden aan de dagboekregels toewijzen: Broncode, Redencode, Scherm-id, Controlelijst-id, Boekingslijst-id, Periodiek (ja of nee), Lijst bij boeking (ja of nee).

Binnen het projectdagboek wordt er een controle uitgevoerd op ingestelde grootboekrekeningfilters die zijn vastgelegd op gebruikersniveau. Als binnen de gebruikersinstellingen de grootboekrekening niet binnen het filter valt, kan er door de betreffende gebruiker niet geboekt worden binnen het projectdagboek.

Zie Gebruikersinstellingen , tabblad Filters om de nodige filtering op te geven.

20 Projectwerkzaamheden Eigen Dienst

Op een project kunnen uren, artikelen en overige kosten rechtstreeks geboekt worden op een projectbudgetregel. Het is tevens mogelijk om een onderhoudsverzoek aan te maken voor werkzaamheden Eigen Dienst op een project. Daarnaast is het op het project mogelijk de offerte en de order aan de Eigen Dienst te registreren en af te handelen. U dient hiervoor de Eigen Dienst als leverancier aan te maken.

Voor deze functionaliteit is het nodig een nieuwe sjabloon aan te maken in de dagboeksjablonen.

U maakt als volgt een nieuwe sjabloon aan:

Kies via voor Projectdagboeksjablonen.
Klik op Nieuw en maak een nieuw sjabloon aan; koppel deze aan een batch via de knop Batches in het menu.
Ga nu naar Empire-instellingen, tabblad Onderhoud. Hier moet het veld Leveranciersnr. Eigen Dienst geselecteerd worden via de lookup-button. Dit betekent dat de Eigen Dienst ook aangemaakt moet zijn als Leverancier.
Ga vervolgens naar Projectinstellingen. Onder tabblad Algemeen moet het veld BTW-productboekingsgroep Eigen Dienst ingevuld worden. Hier kan de BTW-Productboekingsgroep ingesteld worden waarbij geen BTW van toepassing is, bijvoorbeeld GEEN.
In de boekingsgroepinstellingen voor de betreffende productboekingsgroepen moeten de juiste rekeningen ingesteld worden. (Zie Boekingsgroepinstellingen .) Dit kan gaan om de Ink.-rekening (kostenrekening), Waarderingsrek. (=kosten- rekening via artikelboeking), Dekking urenrekening (tegenrekening voor de uren) Dekkingsrek.interne aannemerij (dekking directe kosten via grootboek in het dagboek), Dekkingsrek. magazijn kosten (dekking toeslag op artikelen), Dekking afvalrekening (dekking toeslag afval op Resource) en Dekking klein materiaalrek (dekking klein materiaal op Resource).
Op een project kunnen nu vanuit de Projectbudgetregel inkoopoffertes en -orders geregistreerd en afgehandeld worden voor de Eigen Dienst.

21 Overige instellingen

21.1 Project: Microsoft Dynamics NAV/Navision of Dynamics Empire

U stelt als volgt uw keuze voor de projectenmodule in:

Kies via voor Bedrijfsgegevens.
Op tabblad Empire kan worden aangegeven of u als klant gebruik maakt van Dynamics Empire als projectenmodule, of van standaard Microsoft Dynamics NAV/Navision.

21.2 Functiegroepen

Functiegroepen worden gebruikt binnen het kladblok en op het project, en worden gekoppeld aan een contactpersoon.

U maakt als volgt een functiegroep aan:

Ga via naar Functiegroepen.
Als een functiegroep is gekoppeld aan een contactpersoon ziet men de omschrijving in het kladblok en op het project terug als opschrift. Voor het koppelen van een persoon klikt u op Contacten in het menu.

Let op: Bij het later wijzigen van een contactpersoon op projectniveau worden alle contactpersonen op regelniveau bijgewerkt waarvan het contactnummer, de functie en de naam gelijk zijn aan die van de gewijzigde contactpersoon.

21.3 Redencodes

Het scherm Redencodes geeft u de mogelijkheid om de codes en omschrijvingen op te geven van de redenen voor budgetwijziging, statuswijziging en het type budgetregel. Het veld Type op de budgetregel geeft aan waar de budgetregel vandaan komt. Voorbeelden hiervan zijn DT besluit, Overloop, Toevoeging. Op de budgetregel kan de code inzichtelijk worden gemaakt, en er kan later op worden gefilterd.

U stelt als volgt de redencodes in:

Ga via naar Redencodes.
U kunt in het scherm een nieuwe redencode aanmaken door op de knop Nieuw te klikken. Geef een code op (maximaal 10 karakters) en een betekenisvolle omschrijving.

21.4 Gebruikers

U stelt als volgt specifieke projectrechten voor een gebruiker in:

Selecteer via de pagina Gebruikersinstellingen.
Zoek eerst de juiste gebruiker op door bijvoorbeeld via de filterfunctie zijn of haar ID in te geven.
Als u de kaart opent (dubbelklikken op de regel) kunt u op tabblad Projecten opgeven met welke projecttypes de gebruiker werkt (veld Projecttypefilter). Als de gebruiker met meer dan één projecttype werkt kan dit worden aangegeven door het teken ‘|’. Voorbeeld: COM HUUR|PO. De gebruiker zal vervolgens bij het openen van Projecten of Onderhoudsprojecten alle projecten getoond krijgen die binnen zijn filter vallen.

De belangrijkste overige velden worden in onderstaande tabel genoemd.

Veld	Omschrijving
Permissie blokkeren	Indien aangevinkt mag de gebruiker een project blokkeren.
Permissie budgetwijziging	Indien aangevinkt mag de gebruiker een budget wijzigen.
Permissie heropenen	Indien aangevinkt mag de gebruiker, als het project is afgesloten, het project opnieuw openen.
Permissie ingave prognose	Indien aangevinkt mag de gebruiker handmatig een bedrag opvoeren in de betreffende kolom.
Permissie wijzigen status/fase	Indien aangevinkt mag de gebruiker de status van het project wijzigen.
Permissie accorderen uren	Indien aangevinkt mag de gebruiker uren accorderen.
Permissie boeken uren	Indien aangevinkt mag de gebruiker uren boeken.
Fiatteur contractbeheer	Als dit veld is aangevinkt kan de betreffende gebruiker worden gekoppeld als budgethouder. Hierdoor kan hij een contact en de mutatiegegevens op een contract fiatteren. (Dit staat los van Documentgoedkeuring.)

21.5 Resources

Als men op het project uren wil vastleggen voor resources (medewerkers), dan moet hiervoor de Resource-kaart gevuld zijn.

U geeft als volgt resourcegegevens op:

Ga via naar Resources.
Op de resourcekaart staat op tabblad Facturering de kostprijs van de resource. Ook staat hier de Productboekingsgroep en de BTW-productboekingsgroep.
Op tabblad Projecten zijn gegevens samengevoegd die van belang zijn voor de urenadministratie binnen Dynamics Empire.

Veld	Omschrijving
Gebruikers- ID	Aanmeldingscode van de gebruiker die ook een resource is.
E-mail	E-mailadres van de resource, zodat deze een bericht kan ontvangen indien deze zijn uren niet gevuld heeft.
Huidig weeknr.	Als uren niet akkoord bevonden en geboekt worden, dient de gebruiker na verloop van tijd door alle weken naar de ‘huidige’ week te bladeren. Door in het veld ‘Huidig weeknr.’ het weeknummer aan te passen zal de weekbon van de werknemer beginnen bij het hier opgegeven weeknummer.
Huidig jaar	Als uren niet akkoord bevonden en geboekt worden, dient de gebruiker na verloop van tijd door alle jaren naar het ‘huidige’ jaar te bladeren. Door in het veld ‘Huidig jaar’ het jaarnummer aan te passen zal de weekbon van de werknemer beginnen bij het hier opgegeven jaarnummer.
Werkurensjabloon	In deze tabel kunt u opgeven hoe een werkweek voor de resource eruit ziet.
Gebruik weekbon	Indien aangevinkt maakt de resource gebruik van de urenverantwoording in Dynamics Empire.