Jaarafsluiting DMS online
- Samenvatting
- Voorwaarden
- Vóór 31 december: nieuwe cycle (bibliotheken) aanmaken
- Op 1 januari, vóór de start van de werkdag, update activeren
1. Samenvatting
Het einde van het jaar staat voor de deur, en vanuit beheeroogpunt is voor DMS online een tweetal acties nodig om het nieuwe jaar goed te kunnen starten.
Structuur
DMS online heeft voor elk jaar een aparte subsite in SharePoint. Het huidige jaar is daarmee de laatste subsite die op dit moment in SharePoint staat. Om het nieuwe jaar goed te kunnen beginnen moet de nieuwe subsite en bijbehorende inhoud gegenereerd worden.
Er moeten twee acties worden uitgevoerd: één actie vóór het einde van het jaar en één actie op 1 januari van het nieuwe jaar.
2. Voorwaarden
De gebruiker die de acties gaat uitvoeren:
- heeft SUPER-rechten;
- is DMS online administrator en heeft een bijbehorende DMS-licentie;
- gebruikt profiel ‘DMS – administrator’ of ‘DMS by SIMOVA – administrator’.
3. Vóór 31 december: nieuwe cycle (bibliotheken) aanmaken
Het is aan te raden om deze actie op een rustig moment uit te voeren, dat wil zeggen eind van de dag of vroeg, aan het begin van een dag.
Open DE-online en navigeer naar de Repository-instelling in het menu en klik daarna op Documentbibliotheken.
Selecteer alle bibliotheken.
Klik in het menu op de drie puntjes en selecteer Creëer een nieuwe cyclus.
Voer het nieuwe jaartal in:
Druk op OK. De cycluscreatie zal gaan lopen:
Na 5 tot 10 minuten zal de actie zijn afgerond.
4. Op 1 januari, vóór de start van de werkdag, update activeren
Een repository update moet worden gedraaid.
Het is aan te raden om deze actie op een rustig moment uit te voeren, dat wil zeggen eind van de dag of vroeg, aan het begin van een dag.
Open DE-online en navigeer naar de Setup in het menu en klik daarna op de Moduleopstelling.
Klik in de moduleopstelling op de drie puntjes in het menu en kies voor Update Repository.
De update zal gaan lopen. Na 5 tot 10 minuten zal de actie zijn afgerond.