Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de module Kopersondersteuning. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

De module Kopersondersteuning is ontwikkeld ten behoeve van ondersteuning van nieuwbouwprojecten. De functionaliteit is erop gericht het verkoopproces van de nieuwbouwwoningen te vereenvoudigen en te verbeteren: specificeren van type woningen, hanteren van betalingstermijnen, het registreren van meer- en minderwerk en de contantewaardeberekening zijn enkele begrippen die in de module zijn vertegenwoordigd.

Dit document behandelt de onderwerpen in een volgorde die zoveel mogelijk aansluit op de praktijk. Aangezien de module Kopersondersteuning is gebaseerd op de module Em-Project gaan we ervan uit dat laatstgenoemde al operationeel aanwezig is, en dat u tevens over de bijbehorende kennis beschikt.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

Alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen.

Zie voor gerelateerde functionaliteiten ook de volgende documenten:

Gebruikershandleiding Projecten en Planmatig Onderhoud
Gebruikershandleiding Importeren Projectbudget
Gebruikershandleiding Koppeling MS-Project
Gebruikershandleiding Projectmodellen
Gebruikershandleiding Instellingen Projecten en Planmatig Onderhoud

2 Documentgoedkeuring

Met documentgoedkeuring is het mogelijk om bepaalde documenten te laten goedkeuren voordat deze mogen worden verwerkt. Zo kan worden ingesteld dat een inkooporder van een bepaalde soort niet kan worden afgedrukt of per e-mail worden verzonden als deze niet is goedgekeurd. Zo kan bijvoorbeeld ook worden ingesteld dat een inkoopfactuur niet definitief kan worden geboekt als deze niet is goedgekeurd.

2.1 Goed te keuren documenten

Voor de volgende documenten kan documentgoedkeuring worden ingesteld:

Inkoopaanvragen
Inkooporders
Retourorders
Inkoopfacturen
Inkoopcreditnota
Verkooporders
Verkoopfacturen
Verkoopcreditnota
Raamcontracten

In geval van inkooporders en inkoopfacturen kunt u onderscheid maken tussen documenten met betrekking tot Terugkoop (eenheden), Afrekeningen beheergever, Onderhoud of overige. In geval van onderhoud kunt u verder nog onderscheid maken tussen inkooporders of inkoopfacturen vanuit Dagelijks onderhoud, Planmatig onderhoud of Projecten.

2.2 Goedkeuringsposten, goedkeuringsaanvraag

Het principe van documentgoedkeuring is dat voor elk goed te keuren document één of meerdere goedkeuringsposten worden aangemaakt die vervolgens door een fiatteur moeten worden beoordeeld en, indien goed bevonden, goedgekeurd.

Na het aanmaken van een document dat moet worden goedgekeurd dient de gebruiker een zogenaamde goedkeuringsaanvraag te verzenden. Met deze actie wordt bepaald wie de benodigde fiatteurs van een document zijn en worden goedkeuringsposten aangemaakt voor die fiatteurs. Er kan worden ingesteld dat het systeem op basis van gebruikte grootboekrekeningen, dimensies en/of kostencodes automatisch bepaalt welke fiatteur of fiatteurs nodig zijn. Het systeem zal dan de goedkeuringsposten automatisch aanmaken en ervoor zorgen dat er voldoende procuratie aanwezig is voor de goedkeuring.

U kunt per document bepalen hoe u de fiatteurs wilt bepalen. U dient daartoe per document een zogenaamde Werkstroom in te richten en te activeren. Per werkstroom kunt u meerdere instellingen vastleggen die de wijze waarop de fiatteurs worden bepaald mede bepalen.

Uiteraard is het niet verplicht om documenten goed te moeten keuren. Als u bepaalde documenten niet wilt goedkeuren, richt u eenvoudigweg geen werkstroom in.

Een andere functionaliteit die u kunt opgeven bij een werkstroom is de zogenaamde steekproef op facturen. Uitgangspunt hierbij is dat indien de factuur (en daarmee de gekoppelde order) niet in de steekproef valt, deze direct wordt vrijgegeven zonder controle. Indien de factuur wordt geboekt via 'Match en Boeken' zal door het systeem de verplichting worden geboekt, de goedkeuringsaanvraag worden verzonden, het document worden goedgekeurd en de factuur worden doorgeboekt. Zonder steekproef wordt de factuur goedgekeurd door het systeem.

2.3 Goedkeuren, weigeren, delegeren, vervangen

Een goedkeuringspost staat op naam van de fiatteur die het document moet goedkeuren. Een fiatteur bekijkt in het systeem welke goedkeuringsposten op zijn naam staan en kan op basis van de posten de betreffende documenten goedkeuren.

Alleen als alle goedkeuringsposten voor een document zijn goedgekeurd door de betreffende fiatteur(s) kan het betreffende document verder worden verwerkt.

Een document is alleen dan volledig goedgekeurd als dit is gedaan door alle fiatteurs waarbij er minimaal één fiatteur met voldoende procuratie moet hebben goedgekeurd.

Fiatteurs hebben inzicht in alle documenten die op hun naam staan om goed te keuren. Een fiatteur kan er ook voor kiezen om documenten te zien die op naam van andere fiatteurs staan, maar waarvoor hij of zij vervanger is. Een fiatteur heeft niet alleen de mogelijkheid om een document goed te keuren, maar kan deze ook weigeren (lees: afkeuren). Daarnaast kan een fiatteur een document ter goedkeuring delegeren aan een andere gebruiker met minimaal dezelfde procuratie.

Vervangers van fiatteurs kunnen goedkeuringsposten namens de oorspronkelijke fiatteur goedkeuren als deze voldoende procuratie hebben.

Onderstaand een schematisch overzicht van het proces van documentgoedkeuring.

Lees voor instellingen en gebruik de handleiding Documentgoedkeuring. U zult deze functionaliteit op verscheidene plekken tegenkomen!

3 Instellingen

Wanneer de module Kopersondersteuning als aanvulling op Em-Project wordt gebruikt, zijn er een aantal specifieke instellingen waar u aandacht aan dient te schenken.

3.1 Objectsoorten vastleggen

Voor een nieuwbouwproject is het noodzakelijk om vast te stellen welke objecten het betreft, zodat u in een later stadium per soort object gegevens kunt vastleggen.

U voert als volgt een objectsoort op:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Objectsoortoverzicht.
Klik op Nieuw en vul een Code met bijbehorende Omschrijving in.
Ga via het menu naar de optie Woningsoorten om per objectsoort een nadere verdeling op te kunnen geven.

3.2 Woningtypen vastleggen

Onafhankelijk van het project kan er een standaardset van type woningen worden vastgelegd.

U voert als volgt een woningtype op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Woningvariantoverzicht.
Klik op Nieuw voor het opvoeren van een nieuw type. Voer gegevens in zoals code en omschrijving, objectsoort, woningsoort, aantal kamers, woonoppervlakte en aannemer.
Met behulp van menu-optie Meer- en minderwerkopties is het mogelijk om aan de woningtypes een standaardset van meer- en minderwerk mee te geven.

3.3 Termijnschema opvoeren

Bij nieuwbouwprojecten is het gebruikelijk dat de koopsom in termijnen gefactureerd wordt. Voor nieuwbouwwoningen worden vaak termijnen gehanteerd als Grondtermijn, Begane grondvloer gelegd, Verdiepingsvloer gelegd, Zoldervloer gelegd, Wind- en waterdicht en Eindtermijn, maar er kan ook gewoon gesproken worden van Termijn 1, Termijn 2 enz. Complicerende factor is het moment waarop de facturen voor de termijnen aangemaakt moeten worden. Het factureren van termijnen zal daarom een handmatige activiteit zijn.

U voert als volgt een termijnschema op:

Kies via voor Termijnschemas.
Klik op Nieuw om een nieuw schema aan te maken, en geef een code en omschrijving op.
Vul vervolgens de verschillende termijnregels, met een bijbehorend Percentage. Het veld Vast bedrag grondprijs is het vaste bedrag van de aanneemsom; het overige deel (aanneemsom -/- grondprijs) wordt verdeeld over de resterende termijnen.
Het is mogelijk een 0-termijn aan te maken, welke meestal wordt toegepast voor de grond. Het is dan ook alleen bij de 0-termijn mogelijk om een vinkje te plaatsen in het veld Vast bedrag grondprijs, waarbij het percentage op 0 wordt gezet.

3.4 Fiatteringsplicht verkoopfacturen instellen

U kunt in de instellingen per projecttype opgeven of het gewenst is dat verkoopfacturen met betrekking tot de module Kopersondersteuning gefiatteerd dienen te worden alvorens ze kunnen worden geboekt. (Let op: binnen de module Projecten is deze functionaliteit niet aanwezig.)

U stelt als volgt de fiatteringsfunctie per projecttype in:

Ga via naar Projecttype overzicht.
Op de projecttypekaart (open een bestaande, of klik op Nieuw om een nieuwe aan te maken) kunt u op tabblad Algemeen allereerst Verkoopbudgethouders Klik hiertoe op de assistedit, rechts van het veld. Als hier namen zijn opgegeven, zullen deze automatisch aan elk traject van een project worden meegegeven. Overigens kunnen deze in het project op de juiste plaats later worden gewijzigd.
In het veld Verkoop fiatteren verplicht voor kunt u kiezen uit Geen, Factuur, Creditnota of Beide. Hiermee kunt u het verplicht stellen dat facturen en/of creditnota’s die naar aanleiding van de module Kopersondersteuning worden gegenereerd, vóór boeking dienen te worden gefiatteerd. Het systeem zal een (fout)melding laten zien wanneer aan deze voorwaarde niet is voldaan en men toch probeert een dergelijk document te boeken.

3.5 Bedenktijd koopcontract

Er bestaat de mogelijkheid om de koper bedenktijd te geven alvorens zich definitief te binden. Deze bedenktijd gaat in na het tekenen van de Koop-/aannemingsovereen-komst; de duur legt u vast in de instellingen.

U legt als volgt de bedenktijd voor het koopcontract vast:

Kies via voor de taak Projectinstellingen.
Op tabblad Kopersondersteuning geeft u in het veld Bedenktijd koopcontract een tijdseenheid op, bijvoorbeeld 3M voor 3 maanden.
Bij het in een later stadium invullen van de Datum tekenen Koop-/aannemingsovereenkomst op de bouwnummerkaart zal automatisch de Einddatum ontbindingsmogelijkheid koper worden gevuld, met tussenliggend de periode die is opgegeven in de instellingen.

3.6 Klachttype en –status

Voor gebruik van het klachtenbeheer kunt u in de instellingen de klachttypen en –statussen opgeven.

U voert als volgt een klachttype in:

Selecteer Klachttype-overzicht via zoekfunctionaliteit en klik op Nieuw.
Vul in het veld Code een (liefst betekenisvolle) identificerende code op. U kunt maximaal 10 karakters gebruiken (letters en/of cijfers).
Geef in het veld Omschrijving een duidelijke toelichting op de code.

U voert als volgt een klachtstatus in:

Kies voor Klachtstatusoverzicht () en klik op Nieuw.
Vul in het veld Code een (liefst betekenisvolle) identificerende code op. U kunt maximaal 10 karakters gebruiken (letters en/of cijfers).
Geef in het veld Omschrijving – indien nodig – een duidelijke toelichting op de code.
Wanneer u wilt dat, wanneer een status eenmaal is toegekend, deze niet meer te wijzigen is, vinkt u het selectievakje in het veld Bevriezen aan.

3.7 Klacht aanmaken

U maakt als volgt een klacht aan:

Kies via voor de lijst Projectoverzicht, open de juiste projectkaart en klik in het feitenblok Kopersondersteuning op de link achter Klachten, waarna het scherm Bouwnummerklachtenoverzicht verschijnt.
Als er op het project nog geen klacht is geregistreerd, kan vanuit het lege Bouwnummerklachtenoverzicht via de knop Nieuw een nieuwe klacht aangemaakt worden.

4 Verkoop woningen

De functionaliteit van Kopersondersteuning is op te roepen vanaf de projectenkaart. Om te beginnen definieert u de verschillende woningtypen voor het betreffende project, waarbij ook de meer- en minderwerkopties aan bod komen. Vervolgens dienen de zogenoemde bouwnummers per project te worden opgegeven, waarna per bouwnummer de inschrijvingen kunnen worden vastgelegd, en eventueel aanvullende zaken als bijlagen en klachten. Daarna is het zaak om het termijnschema juist in te vullen en toe te wijzen aan de bouwnummers. Tot slot komt de verwerking van de facturen en bijbehorende zaken aan bod.

4.1 Woningtypen per project

U legt als volgt de woningtypen voor het project vast:

Ga naar het projectenscherm via Projectoverzicht en open de juiste projectkaart.
Klik op de link achter Woningvarianten in het feitenblok Kopersondersteuning.
In het verschenen scherm Woningvariantoverzicht kunt u de woningtypen selecteren die voor dit project van toepassing zijn. Ook geeft u hier eventuele nadere specificaties op, zoals de Verkoopprijs en de Garantietermijn.
Via de Meer- en minderwerk-opties (in het menu) kunt u de mogelijke meer- en minderwerkopties per woningtype opgeven (en eventueel wijzigen).
In de velden Werksoort grond en Werksoort bouwsom geeft u de werksoorten op waarop de opbrengsten moeten worden geboekt. De grondtermijn (Termijnnr. = 0) wordt op de 'Werksoort grond’ geboekt. De overige termijnen worden op de 'Werksoort bouwsom' geboekt.

4.2 Bouwnummers opvoeren

Aan het (nieuwbouw)project kunnen bouwnummers worden toegekend, waarbij per bouwnummer een historie wordt opgebouwd. Voor de woningen die bestemd zijn voor de verkoop kan bijgehouden worden welke inschrijvingen er per bouwnummer binnengekomen zijn. Wanneer een koper zich voor het bouwnummer meldt, zal er vervolgens een overeenkomst opgesteld worden.

U maakt als volgt bouwnummers op een project aan:

We gaan er voor een goede werking van de kopersondersteuning-functionaliteit vanuit dat de projectregels afdoende zijn gevuld. Zie hiervoor eventueel de overige documenten zoals genoemd in de inleiding.
Kies op het projectenscherm in het feitenblok Kopersondersteuning voor de link achter Bouwnummers.
Het Bouwnummeroverzicht Per bouwnummer kan onder andere het type woning, de grondprijs en bouwsom, een termijnschema, de koper en de makelaar vastgelegd worden. U kunt hier ook aangeven of er termijnen gegenereerd dienen te worden, via het veld Termijnen genereren; dit kan slechts wanneer er sprake is van Koop.
Doorloop en vul indien gewenst de overige velden.

U importeert als volgt bouwnummers:

Vanaf het scherm Bouwnummeroverzicht kunt u via menu-item Importeren de nodige gegevens importeren.
De kolomtitels (indien aanwezig) in het te importeren bestand kunnen genegeerd worden door een vinkje te plaatsen bij het veld Titel aanwezig.
Klik op OK, waarna u gevraagd wordt naar de locatie en bestandsnaam van een Excel csv-bestand dat voldoet aan de volgende indeling:
Kolom A: Bouwnr.
Kolom B: Woningtype (bestaand Woningtype op het project)
Kolom C: Grondprijs incl. BTW
Kolom D: Bouwsom incl. BTW
Kolom E: Koop (Ja of Nee)
Kolom F: Termijnschema (bestaande code Termijnschema)
Kolom G: Datum start verkoop

U voert als volgt inschrijvingen op een bouwnummer op:

Klik in het scherm Bouwnummeroverzicht, staand op de juiste regel, op Inschrijvingen in het menu.
In dit scherm kunt u alle contacten opvoeren die zich inschrijven voor dit specifieke bouwnummer. Als iemand een optie neemt op een bouwnummer, kunt u dit aanvinken in het gelijknamige veld.

U voegt als volgt bijlagen toe:

Klik in het scherm Bouwnummeroverzicht, staand op de juiste regel, op Bijlagen in het menu.
Via het Bijlagen-scherm kunt u gerelateerde documenten aan het bouwnummer hangen en later ook bekijken (bijvoorbeeld correspondentie met het contact). In het veld Code kunt u met behulp van de lookup-button een bijlage ophalen uit het scherm Codes bijlage ().

4.3 Termijnen aanmaken

Het aanmaken van termijnen is ten behoeve van de facturering. Er hoeft op dit moment nog niet per se een koper bekend te zijn; pas bij het aanmaken van de facturen wordt er gecontroleerd of er een koper aanwezig is. Het is dus mogelijk om de termijnen zonder koper te genereren. Dit is wenselijk om bij het vervallen van de termijnen de vervaldata reeds in te kunnen geven, ook als er nog geen koper bekend is.
Is de koper wel bekend, dan kan deze opgevoerd worden in het venster Projectbouwnummers (via veld Contactnr. koper).

U maakt als volgt termijnen aan:

Vink op het scherm Bouwnummeroverzicht op de juiste regel het veld Termijnen genereren aan. Als nog niet aan alle eisen is voldaan zal het systeem daar een melding van geven. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk dat bij het woningtype het veld Budgetregel bouwsom is ingevuld.
Klik nu op menu-item Termijnen aanmaken. Het systeem vraagt om een bevestiging. Als u deze heeft gegeven toont Dynamics Empire het resultaat in een melding. Vervolgens ziet u dat op de betreffende regel het veld Termijnen gegenereerd is aangevinkt.

NB: U kunt voor meerdere bouwnummers tegelijk termijnen genereren door op de betreffende regels het veld Termijnen genereren aan te vinken en vervolgens te kiezen voor Termijnen aanmaken.
Klik op de projectkaart in het feitenblok Projectgegevens, rechts op het scherm, op de link achter Verkoop; het Project verkoopoverzicht laat het resultaat van bovenstaande zien.

Let op! Bij het aanmaken van de termijnen moet het volgende in ogenschouw genomen worden. Bij het termijnschema kan aangevinkt worden dat de grondtermijn een vast bedrag is (zie Instellingen). Wanneer dit veld aangevinkt is, wordt de grondprijs overgenomen. De bouwsom wordt verdeeld over de overige termijnen met behulp van het percentage. Wanneer het veld niet aangevinkt is, wordt de grondprijs bij de bouwsom opgeteld. Het totaalbedrag wordt verdeeld over de termijnen met behulp van het per termijn ingegeven percentage.
Als er kavels verkocht worden, zullen er termijnen voor kavels aangemaakt worden. In dit geval zal er alleen een grondprijs bekend zijn en geen bouwsom. Er zal een termijnschema gebruikt worden waarbij hetzij één regel met 100% aanwezig is, of een schema met twee regels met de grondprijs vast en een tweede regel van 100%. In beide gevallen zal het resultaat één termijn zijn. De termijnen worden in een tabel aan de bouwnummers gehangen. Vanuit deze tabel kunnen de verkoopfacturen aangemaakt worden.
Klik in het scherm Bouwnummeroverzicht in het menu op Termijnen om deze te kunnen raadplegen of om gegevens toe te voegen.

Per termijn kan bijvoorbeeld worden aangegeven dat er bouwrente berekend moet worden (veld Bouwrente %). Door in het veld Automatisch bouwrente berekenen een vinkje te zetten, geeft u aan dat deze berekend moet worden. U heeft hier twee mogelijkheden: de bouwrente automatisch laten berekenen, of handmatig een bouwrentepercentage invoeren.

Kiest u ervoor de bouwrente automatisch te laten berekenen, dan worden de velden Bouwrente Niet Aftrekbaar en Bouwrente Aftrekbaar als volgt berekend:

Bouwrente Niet Aftrekbaar:
(Datum tekenen Koop-/aannemingsovereenkomst – Vervaldatum) / 365 * rentepercentage.

Bouwrente Aftrekbaar:

(Vervaldatum is voor datum tekenen Koop-/aannemingsovereenkomst): (Datum notarieel transport – Datum tekenen Koop-/aannemingsovereenkomst) / 365 * rentepercentage.
(Vervaldatum is na datum tekenen Koop-/aannemingsovereenkomst): (Datum notarieel transport – Vervaldatum) / 365 * rentepercentage.

Het rentepercentage dat gebruikt wordt bij het veld Automatisch bouwrente berekenen kan worden opgegeven in Bouwrentepercentageoverzicht . Klik op Nieuw en vul de velden Begindatum en Percentage in.

Als een dergelijk percentage wordt opgegeven moet u overigens ook de werksoort waarop de opbrengsten geregistreerd worden, specificeren (via Projecttype overzicht ).

U kunt de termijnen ook raadplegen vanaf het projectvenster, via de link achter Termijnen in het feitenblok Kopersondersteuning. Het resultaat is dan niet gefilterd op bouwnummer, maar laat alle termijnen voor het project zien.

Bouwrentes per project
Het is ook mogelijk om per project de bouwrentes in te stellen via Bouwrentes (link in feitenblok Kopersondersteuning). In het scherm Bouwrentes per project kan specifiek voor het betreffende project een rente worden ingesteld. Indien gewenst kan hierbij een onderscheid worden aangebracht tussen de '0-termijn' en de overige bouwtermijnen. De Termijn 0 betreft in het termijnschema normaal de grondtermijn; hier kan een afwijkende rente voor worden ingesteld. Als op het project de bouwrentes niet zijn ingesteld zal het systeem de rente berekenen op basis van de algemene projectinstelling (Bouwrentepercentageoverzicht ).

4.4 Termijnen factureren

Voordat de facturen aangemaakt kunnen worden moet in het scherm Bouwnummertermijn de werksoortcode aan de termijn gekoppeld worden (als dit nog niet is gebeurd).

U factureert als volgt de termijnen:

Ga naar het scherm Bouwnummertermijnoverzicht (vanaf Projectkaart via feitenblok Kopersondersteuning, link achter Termijnen). Geef in het veld Factureren met behulp van een vinkje aan welke termijn(en) moet(en) worden gefactureerd.
In het veld Via notaris (standaard wellicht niet zichtbaar; kolom oproepen met behulp van rechter muisknop boven kolomnamen: Kolommen kiezen) kunt u aangeven of facturen in deze termijn via deze persoon moeten lopen.
Het is mogelijk om aan de te genereren factuur een extra regel toe te voegen met betrekking tot de kosten. Klik nu op Facturen aanmaken in het menu.
In het scherm Aanmaken termijnfacturen geeft u de documentdatum en de boekingsdatum op. Worden er bouwtermijnen en meerwerktermijnen tegelijkertijd gefactureerd, dan betekent dit dat er twee facturen aangemaakt zullen worden.
Na een klik op OK zal het systeem de termijnfacturen aanmaken en met de melding komen dat er een document is aangemaakt. Via het veld Documentnr. kunt u meteen naar het document navigeren.
Het veld Factuur aangemaakt is nu aangevinkt voor de betreffende regels; bij Factureren is het vinkje verdwenen.

Let op! Om te voorkomen dat notariskosten als negatieve omzet worden geboekt, kunt u aan de aangemaakte factuur een regel toevoegen die ervoor zorgt dat deze kosten ook als zodanig worden herkend.

U voegt als volgt een extra kostenregel toe aan de factuur:

Ga naar de lijst Verkoopfacturen via .
Ga op tabblad Regels in een lege factuurregel staan. Vul het gewenste Projectnr. en Budgetregelnr. in, zet het aantal op -1, voer de eenheidsprijs in (het systeem zet dit bedrag negatief in de kolom Regelbedrag) en zet een vinkje in het veld Projectkosten. Het systeem zal de grootboekrekening ophalen die is ingesteld als kostenrekening voor de betreffende werksoort.
Wanneer op zo'n negatieve verkoopregel integratieheffing van toepassing is, zal de BTW worden teruggevorderd. Dit betekent op het project en binnen het grootboek dat de kosten exclusief BTW zijn. Dit is op het project ook terug te zien in de kolom Gerealiseerde kosten.
Na het boeken zijn de kosten zichtbaar in de kolom Realisatie op de projectkaart (tabblad Budgetregels).

Let op! Ook als er al facturen aangemaakt zijn, kunnen bouwnummers aan een nieuwe koper toegewezen worden. Dit kunt u doen vanaf het venster Bouwnummeroverzicht via de menuknop Bouwnummer vrijgeven voor andere koper. Bij de gebruikersinstellingen (Gebruikersinstellingen , tabblad Projecten, veld Bouwnummers vrijgeven) kan opgegeven worden welke gebruikers bouwnummers kunnen vrijgeven voor hergebruik.

5 Meer- en minderwerk

Voor aanvullende koperswensen (meer- en minderwerk) is in de instellingen al aangegeven welke opties per woningtype beschikbaar zijn. Als kopers voor extra toevoegingen aan de woning hebben gekozen, zal naast het verkoopdocument voor de woning zelf een apart verkoopdocument worden aangemaakt voor het meer- en minderwerk.

Meer- en minderwerk wordt vaak in twee termijnen gefactureerd: bij aanvang meerwerk en bij oplevering meerwerk.

De meer- en minderwerkopties kunnen ingekocht worden bij een leverancier. De inkooporders zullen handmatig voor een bepaalde werksoortcode gemaakt moeten worden. Zie hiervoor eventueel de Gebruikershandleiding Projecten en Planmatig Onderhoud.

De meer- en minderwerkopties kunnen ook door eigen mensen gerealiseerd worden. In dit geval moeten resources gekoppeld worden aan de budgetregels voor het meer– en minderwerk. Deze koppeling gebeurt handmatig via item Uren in het feitenblok op de projectkaart. Zie hiervoor eventueel ook de Gebruikershandleiding Projecten en Planmatig Onderhoud.

5.1 Meer- en minderwerk per bouwnummer

U geeft als volgt meer- en minderwerk op:

Ga naar de juiste projectkaart en klik op de link achter Bouwnummers in het feitenblok Kopersondersteuning.
Selecteer op het Bouwnummeroverzicht het bouwnummer waarvoor u meer- of minderwerk wilt opgeven, en klik dan op menu-item Meer- en minderwerk. Nu wordt het scherm Meer- en minderwerk project/bouwnr. geopend.

Klik op de lookup-button in het veld Optie, waarmee u in Meer- en minderwerk project/woningtype terecht komt. Hier kunt u voor dit specifieke bouwnummer het meer- en minderwerk specificeren, door een keuze te maken uit de standaardlijst met opties (ingegeven in de instellingen). De gegevens die hieraan hangen worden automatisch meegenomen naar het scherm Meer- en minderwerk project/bouwnr.
Na een klik op OK kunt u in het scherm Meer- en minderwerk project/bouwnr. ook projectspecifieke opties handmatig toevoegen.
U kunt in de optieregel verschillende gegevens kwijt:

- de kostprijs: dit is de prijs die u heeft afgesproken met de leverancier (aannemer) en als uitgangspunt dient voor het opstellen van de inkooporder;
- de eenheidsprijs: dit is de prijs die wordt doorberekend aan de huurder (huurdersfactuur);
- de gewenste leverancier
- de eventuele huurverhoging
- het effect op de woningwaardering
- de eventuele geriefvergoeding voor de huurder
- of er een mutatie in de cartotheek gemaakt moet worden

Sluit uiteindelijk het scherm Meer- en minderwerk project/bouwnr.; de opties zijn nu vastgelegd voor dit bouwnummer. Herhaal – indien gewenst – deze actie voor de overige bouwnummers. Op het scherm Projectbouwnummers wordt het bedrag van alle gekozen meer- en minderwerkopties getotaliseerd.

5.2 Termijnen aanmaken

U maakt als volgt een termijnschema aan voor meer- en minderwerk:

Eerst dient u er zeker van te zijn dat er een budgetregelnummer voor meerwerk is aangegeven voor dit woningtype. Dit kan via de link achter Woningvarianten in het feitenblok Kopersondersteuning. Hiertoe moet wel op de projectkaart een budgetregel met de juiste werksoort zijn aangemaakt.
Vervolgens vult u in het scherm Bouwnummeroverzicht (via de link achter Bouwnummers in het feitenblok Kopersondersteuning) het veld Termijnschema meerwerk en zet u een vinkje in het veld Termijnen meerwerk genereren.
Klik nu op menu-item Meer- en minderwerktermijnen aanmaken om een termijnschema aan te maken. Het systeem vraagt of u door wilt gaan; klik op Ja.
Het vinkje bij Termijnen meerwerk genereren verschuift naar het veld Termijnen meerwerk gegenereerd. De termijnen zijn te raadplegen in het scherm dat ook voor het bouwnummer zelf geldt: Termijnen op scherm Bouwnummeroverzicht. Zijn er eenmaal termijnen voor meer- of minderwerk aangemaakt, dan kunt u op een later tijdstip extra opties toevoegen en extra termijnen aanmaken.

5.3 Termijnen factureren

Voordat de facturen aangemaakt kunnen worden moet in het scherm Woningtypen de werksoort Meerwerk aan het woningtype gekoppeld worden (als dit nog niet is gebeurd).

U factureert als volgt de termijnen:

Ga naar het scherm Bouwnummertermijnoverzicht (vanaf Projectkaart via link achter Termijnen in feitenblok Kopersondersteuning). Geef in het veld Factureren met behulp van een vinkje aan welke termijn(en) moet(en) worden gefactureerd.
In het veld Via notaris kunt u aangeven of facturen in deze termijn via deze persoon moeten lopen.
Klik nu in het lint op Facturen aanmaken.
In het scherm Aanmaken termijnfacturen geeft u de documentdatum en de boekingsdatum op. Worden er bouwtermijnen (zie 4.4 Termijnen Factureren) en meerwerktermijnen tegelijkertijd gefactureerd, dan betekent dit dat er twee facturen aangemaakt zullen worden.
Na een klik op OK zal het systeem – na gecontroleerd te hebben of er voor het project een verkoopbudgethouder aanwezig is - de termijnfacturen aanmaken en een melding daarvan geven.

Het veld Factuur aangemaakt is nu aangevinkt voor de betreffende regels; bij Factureren is het vinkje verdwenen.

6 Verkoopfacturen

In het voorliggende traject hebt u als laatste actie facturen aangemaakt voor termijnen binnen een of verscheidene bouwnummers. Afhankelijk van de instellingen dienen deze verkoopfacturen te worden gefiatteerd voordat ze kunnen worden geboekt (zie 3.4 Fiatteringsplicht verkoopfacturen instellen). Onderstaand gaan wij uit van een dergelijke instelling.

Let op! Vanaf de Dynamics Empire 2012-versie is het een en ander gewijzigd rondom het fiatteren van orders, facturen enz. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen we u naar hoofdstuk 2 van dit document en naar de handleiding Documentgoedkeuring. Hierin staan de nodige instellingen en de werking van de functionaliteit uitgebreid beschreven.

6.1 Fiatteren via het Documentgoedkeuringswerkblad

In de lijst Aanvragen ter goedkeuring worden alle documenten getoond die moeten worden beoordeeld.

Zie voor een verdere beschrijving de handleiding Documentgoedkeuring.

6.2 Boeken

U boekt als volgt de verkoopfactuur:

Ga naar de lijst Verkoopfacturen via de zoekfunctionaliteit . Zoek de juiste factuur op.
Constateer dat in het veld Status de status Open staat vermeld; vóór fiattering was dit Wacht op goedkeuring.
Kies in het menu voor de knop Boeken (of Boeken en afdrukken). Dynamics Empire vraagt nu om een bevestiging. Na een klik op Ja wordt de factuur geboekt en verdwijnt deze van het scherm. Hij is nu nog te raadplegen via Geboekte verkoopfacturen .

Bij het afdrukken van de factuur voor het meerwerk worden de gekozen meer – en minderwerkopties als bijlage afgedrukt.

7 Verkoopcreditnota’s

U maakt als volgt een verkoopcreditnota aan:

Ga naar Projectoverzicht . Afhankelijk van de instellingen verschijnt het scherm Overzicht Projecttypen (wanneer voor de gebruiker meer dan één exploitatiemodel is gedefinieerd) of meteen het scherm Project (wanneer voor de gebruiker niet meer dan één model is ingegeven).
Ga op de juiste projectkaart in het tabblad Budgetregels op de juiste projectregel staan en kies in het menu voor Verkoopcreditnota(s) aanmaken.
Het scherm Eenheden per projectregel wordt getoond, met daarop alle eenheden die binnen hetzelfde cluster vallen. Kies een eenheid waarvoor de creditnota gaat gelden en vul het betreffende bedrag exclusief BTW in. Klik dan op de knop Creditnota’s aanmaken. Dynamics Empire vraagt u om een bevestiging. Klik op Ja, waarna het systeem het resultaat meldt.

U raadpleegt als volgt een verkoopcreditnota:

Op de projectkaart kiest u in het feitenblok Projectgegevens voor de link achter Verkoop, waarna u in Project verkoopoverzicht de verkoopcreditnota’s terugziet.
Selecteer de juiste regel en klik in het menu op Kaart. In het verkoopcreditnota-scherm kunt u de nodige gegevens toevoegen.
Het fiatteren en boeken van de verkoopcreditnota gaat op dezelfde wijze als beschreven in het vorige hoofdstuk.

8 Klachtenbeheer

Per bouwnummer kunnen klachten worden geregistreerd. Klachten zijn vervolgens op bouwnummer- en projectniveau te raadplegen.

U maakt als volgt een klacht aan:

Kies voor Bouwnummerklachtenoverzicht . Klik op Nieuw om een nieuwe klacht aan te maken; na een druk op Enter wordt een volgend klachtnummer gegenereerd.
Kies in het veld voor de lookup-button om het juiste project te selecteren. Doe hetzelfde voor het bouwnummer in het veld Bouwnr. Na een druk op de tab-toets zullen de contactgegevens automatisch worden opgehaald en ingevuld.
Vul alle velden in de kop van het scherm voor zover dit voor u van belang is. Vervolgens kunt u in het veld Omschrijving de klacht specificeren. Wanneer u dit veld verlaat wordt automatisch de datum en gebruikers-ID ingevuld.
Op het tabblad Antwoord kunnen reacties en oplossingen worden bijgehouden.
Via de knoppen in het menu kunt u gerelateerde schermen openen.