Koppeling MS Project

 

Inhoud

1    Inleiding

2    Projectplanning

3    Gebruik van MS Projectgroepen

    3.1   MS Project-groep aanmaken

    3.2   MS Project-groepregels aanmaken

    3.3   MS Project-groepregels verwijderen

    3.4   MS Project-groep actualiseren

    3.5   Groepsplanning

        

 

1         Inleiding

Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u in Dynamics Empire gebruik kunt maken van de MS Project-functionaliteit, in relatie tot de modules Projecten en Planmatig Onderhoud.

In deze handleiding wordt de koppeling met MS Project uit de doeken gedaan; de werkwijze binnen MS Project zelf blijft hier buiten beschouwing.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

Zie voor gerelateerde functionaliteiten ook de volgende documenten:

  • Gebruikershandleiding Projectmodellen
  • Gebruikershandleiding Projecten en Planmatig Onderhoud
  • Gebruikershandleiding Importeren Projectbudget
  • Gebruikershandleiding Kopersondersteuning
  • Gebruikershandleiding Instellingen Projecten en Planmatig Onderhoud

 

 

2         Projectplanning

Bij de instellingen van het projecttype is aangegeven op welke manier er gesynchroniseerd wordt met MS Project; kies voor de taak Projectinstellingen via de zoekfunctionaliteit  en ga naar tabblad Microsoft Project.

Er bestaan drie mogelijkheden:

  1. geen synchronisatie (standaard)
  2. synchronisatie via Werksoort
  3. synchronisatie via Projectfase

Ad. c: Bij het aanmaken van een projectplan worden de startdata en opleverdata van het project en de startdata en opleverdata van de gekoppelde projectfasen naar MS-Project gekopieerd. Per projectfase is het mogelijk een voorgedefinieerde set van activiteiten op te geven. Deze set kan worden meegenomen naar MS Project. Hiertoe is de tabel Projectfaseactiviteiten aangemaakt. De activiteiten binnen een projectfase kunnen per exploitatiemodel verschillen. Activiteiten kunnen dus op twee niveaus gekoppeld worden aan een fase:

  • per projecttype ( Projectfaseactiviteiten)
  • per exploitatiemodel binnen een projecttype ( Exploitatiemodellenoverzicht)

U maakt als volgt een projectplanning aan:

  1. Kies voor  Projectoverzicht; het projectoverzicht wordt geopend. (Kies, indien van toepassing, eerst het juiste projecttype.) Open de juiste projectkaart.

Als voor het betreffende projecttype een synchronisatie met MS Project is ingesteld staan in het menu de functionaliteiten met betrekking tot MS Project.

  1. Openen in MS Project: Hiermee wordt het betreffende project in MS Project geopend. Als  er nog geen project in MS Project bestond, moet dit eerst worden aangemaakt (geëxporteerd). Als er al eerder een export vanuit Dynamics Empire naar MS Project heeft plaatsgevonden, dan wordt het bestaande projectplan geopend en getoond.

Afhankelijk van de instelling worden óf de werksoorten en resources óf de projectfases vanuit Dynamics Empire naar MS-Project geëxporteerd.

  1. Vanuit MS Project importeren: Hiermee worden de data van het betreffende project van MS Project in Dynamics Empire geïmporteerd. Bij de import worden alleen de datumvelden van in Dynamics Empire bestaande regels (fasen of werksoorten) geactualiseerd. Er worden geen nieuwe regels (in MS Project: taken) aangemaakt of verwijderd in Dynamics Empire.
    Bij het importeren wordt ook de in MS Project ingestelde voorgaande planningsactiviteit (predecessor) geïmporteerd, zodat deze bij een nieuwe export weer wordt aangemaakt. Deze voorganger is onder Microsoft Dynamics NAV niet muteerbaar en er wordt geen rekening mee gehouden met de start- en einddatumconrole.
  2. Naar MS Project exporteren: Hiermee worden de data van het betreffende project vanuit Dynamics Empire naar MS Project geëxporteerd. Het project wordt direct in MS Project geopend.

Bij het gebruik van de exportfunctie in Dynamics Empire wordt van een in Dynamics Empire bestaand project automatisch een project aangemaakt in MS Project. De volgende gegevens worden hierbij gevuld in MS Project:

  • projectnaam
  • projecttype
  • taken (afhankelijk van parameterinstelling ‘synchronisatie MS Project’, zie hieronder)
  • startdatum
  • einddatum
  • eerste contactpersoon
  • tweede contactpersoon

Afhankelijk van parameterinstelling ‘synchronisatie MS Project’ geldt het volgende:

Als instelling = werksoort, dan wordt als taak gevuld: cluster + werksoortcode + werksoortomschrijving.

Als instelling = projectfase, dan wordt als taak gevuld: fasecode en fase-omschrijving. Verder worden onder de projectfasen de activiteiten van de fase getoond. De begin- en einddatum worden gevuld met de startdata en opleverdata van de gekoppelde projectfasen.

Om data-inconsistentie te voorkomen is ervoor gekozen om de data in Dynamics Empire als leidend te beschouwen. Hiermee dient rekening te worden gehouden bij het gebruik van de koppeling en het veranderen van data in Dynamics Empire of MS Project. In de meeste gevallen dient alleen data in Dynamics Empire gewijzigd te worden. Vanuit MS Project worden namelijk alleen de datumvelden van in Dynamics Empire bestaande regels (fasen of werksoorten) geactualiseerd.

Andere wijzigingen in MS Project worden genegeerd en mogelijk bij latere data-exports vanuit Dynamics Empire weer overschreven met de data uit Dynamics Empire.

Om het overschrijven van de MS Projectdata te bewaken kan de parameterinstelling ‘Meerdere keren exporteren vanuit Dynamics Empire toestaan’ in- of uitgeschakeld worden (zie  Projecttype overzicht, tabblad Microsoft Project).

  • Indien verschillende exports niet zijn toegestaan kunnen regels (fasen of werksoorten) slechts eenmalig vanuit Dynamics Empire naar MS Project worden geëxporteerd. Bij herhaling van de exportfunctie wordt deze geblokkeerd en volgt een melding.
  • Indien wel verschillende exports zijn toegestaan kunnen er doorlopend regels (fasen of werksoorten) vanuit Dynamics Empire naar MS Project worden geëxporteerd. Bij herhaling van de exportfunctie worden de in Dynamics Empire bestaande regels van het betreffende project opnieuw naar MS Project geëxporteerd. Met de regels die reeds in MS Project bestaan wordt geen rekening gehouden; alle regels worden verwijderd, waarna ze opnieuw vanuit Dynamics Empire worden aangemaakt.
    Alvorens de export plaatsvindt volgt eerst een waarschuwing met de melding dat de bestaande MS Projectregels worden verwijderd. Als deze melding bevestigend wordt beantwoord, vindt de export plaats; zo niet, dan wordt de export afgebroken.

Bij het gebruik van handmatig aangemaakte subtaken in MS Project dient de parameterinstelling ‘meerdere exports vanuit Dynamics Empire’ altijd uitgeschakeld te zijn. Dynamics Empire kent namelijk geen subtaken en deze zullen daarom bij een herhaalde export altijd worden verwijderd.

 

3         Gebruik van MS Projectgroepen

3.1         MS Project-groep aanmaken

U maakt als volgt een projectgroep aan:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO.
  2. Een projectgroep is altijd maar van één projecttype. Per projecttype is er een nummerreeks, die bij de instellingen per projecttype moet worden opgegeven. Bij de keuze voor MS Project-groepen kan eerst een projecttype moeten worden gekozen.
  3. Vervolgens verschijnt de MS Projectgroepkaart. Hierin maakt u via de knop Nieuw een nieuwe groep aan. Vul het nummer en de omschrijving in.

3.2         MS Project-groepregels aanmaken

Om verscheidene projecten uit Dynamics Empire in een planning te kunnen verwerken, maakt u hiervoor regels aan in een groep. Dit kan op twee manieren: handmatig en met behulp van filtering.

3.2.1         Handmatig

U maakt als volgt handmatig een projectgroepregel aan:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO. Kies eerst een projecttype en zoek vervolgens de juiste projectgroep op (of maak een nieuwe aan).
    In het onderste tabblad kunt u projecten toevoegen.
  2. Met behulp van de lookup-button in het veld Project Nr. komt het projectoverzicht tevoorschijn, waar u een project kunt selecteren; dit wordt vervolgens meegenomen naar de groepregels.
  3. Herhaal dit zo vaak als nodig.

3.2.2         Met behulp van filtering

U maakt als volgt een projectgroepregel aan met behulp van filtering:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO. Kies eerst een projecttype en zoek vervolgens de juiste projectgroep op.
  2. Klik op de knop Projecten toevoegen.
  3. In het venster MS Project-groep toevoegen projecten kunt u filters plaatsen op een reeks projectkenmerken. Hiermee is het dus mogelijk om een hele groep projecten in één keer toe te voegen aan een groep.

3.3         MS Project-groepregels verwijderen

Ook het verwijderen van groepregels kunt u handmatig doen of via de filteringmethode.

3.3.1         Handmatig

U verwijdert als volgt handmatig een projectgroepregel:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO. Kies eerst een projecttype en zoek vervolgens de juiste projectgroep op.
  2. Ga op de te verwijderen groepregel in het onderste tabblad staan en druk op de rechter muisknop; kies vervolgens voor Regel verwijderen.

3.3.2         Met behulp van filtering

U verwijdert als volgt een projectgroepregel met behulp van filtering:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO. Kies eerst een projecttype en zoek vervolgens de juiste projectgroep op.
  2. Klik op Projecten verwijderen.
  3. In het venster MS Project-groep verwijderen projecten kunt u filters plaatsen op een reeks projectkenmerken.

3.4         MS Project-groep actualiseren

Met behulp van filtering is het mogelijk om een selectie projectgroepregels te actualiseren, zodat nieuwe projecten op basis van de opgeslagen criteria toegevoegd (of verwijderd) kunnen worden. (Wat betreft de handmatig toegevoegde projecten krijgt men de keuze of deze bij het actualiseren behouden moeten worden.) Bij het actualiseren van groepen worden de functionaliteiten ‘projecten toevoegen’ en ‘projecten verwijderen’ in een batch uitgevoerd op basis van de laatst gekozen selectiecriteria.

U actualiseert als volgt een projectgroep:

  1. Kies voor  MS Projectgroepoverzicht PO. Kies eerst een projecttype en zoek vervolgens de juiste projectgroep op.
  2. Klik op Criteria actualiseren.
  3. Dynamics Empire waarschuwt wanneer er handmatig toegevoegde regels aanwezig zijn.

3.5         Groepsplanning

Met betrekking tot de planning van de verschillende projectactiviteiten die binnen een groep vallen, zijn de volgende vier menu-items beschikbaar:

Projectgroep openen in MS Project
De reeds eerder geëxporteerde planning in MS Project wordt geopend, om deze te kunnen raadplegen. De gegevens worden niet bijgewerkt.

Projectgroep aanmaken in MS Project
De eerder geëxporteerde planningen per project worden samengevoegd in een groepsplanning, op basis van de in de projectgroep gedefinieerde projecten. Dit kan slechts wanneer alle projecten die tot deze groep behoren zijn geëxporteerd (zie Alle projecten in MS Project-groep exporteren).

Projectgroep vanuit MS Project importeren
Bij deze actie wordt een projectgroep geïmporteerd (wat eigenlijk betekent dat elk project uit die groep apart wordt geïmporteerd, net zolang tot de groep projecten compleet is).

Projectgroep naar MS Project exporteren
Bij deze actie wordt een projectgroep geëxporteerd (wat eigenlijk betekent dat elk project uit die groep apart wordt geëxporteerd, net zolang tot de groep projecten compleet is). Op basis hiervan kan vervolgens in MS Project de planning worden aangemaakt.