Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot Leefbaarheid, standaard en als module, alsmede de samenhangende applicatiebeheeractiviteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Dit document behandelt de onderwerpen van standaard Leefbaarheid en de module Leefbaarheid in een volgorde die aansluit op de praktijk. U zult in standaard Leefbaarheid bijvoorbeeld eerst klachtsoorten aanmaken en in module Leefbaarheid eerst dossiertypes en processtappensjablonen aanmaken voordat u een nieuw dossier aanmaakt.
Alle onderwerpen zijn op zich staand te raadplegen en zullen hier en daar overlappen.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

2 Standaard Leefbaarheid en module Leefbaarheid

U gaat werken met Leefbaarheid. Hierin heeft u de keuze tussen Standaard Leefbaarheid en de module Leefbaarheid. Eerstgenoemde wordt standaard meegeleverd met Dynamics Empire en is te vinden in Dagelijks Onderhoud. Voor de module Leefbaarheid heeft u een licentie nodig en is dan als aparte module benaderbaar. U vindt hier beschrijvingen van de mogelijkheden van Leefbaarheid, zowel van de standaard als van de module.

2.1 Standaard Leefbaarheid

Klachten legt u vast in Standaard Leefbaarheid, in zogenaamde leefbaarheidsdossiers. Klachten hebben niet altijd betrekking op onderhoud; ze kunnen bijvoorbeeld ook een sociaal karakter hebben. Met een dergelijke klacht moet doorgaans anders worden omgegaan dan met een onderhoudsklacht. Toch kunnen ze evengoed leiden tot een verzoek voor bijvoorbeeld een woningaanpassing of -verbetering. Als dat wenselijk is, dan kan hiervoor vanuit standaard Leefbaarheid, in een leefbaarheidsdossier, een onderhoudsverzoek worden aangemaakt.

2.2 Module Leefbaarheid

In Dynamics Empire is de functionaliteit Leefbaarheid tevens een volwaardige module. Onder Leefbaarheid vallen zaken die door de corporatie in behandeling worden genomen en hebben meestal te maken met drie belangrijke pijlers:

sociale begeleiding: problemen met bewoners;
participatie: denk hierbij aan buurtverenigingen, initiatieven die een buurt aangaan;
woonomgeving: de groen- en grijsvoorzieningen in een wijk, die over verschillende clusters verdeeld zijn.

Leefbaarheidsdossiers in module Leefbaarheid gaan niet alleen maar over problemen, maar kunnen ook vernieuwingsprojecten, groeninitiatieven etc. insluiten. Corporaties gebruiken voor leefbaarheid verschillende termen, bijvoorbeeld: Sociaal beheer en Klachten. Leefbaarheid wordt meer en meer gebruikt om zaken rond Sociaal Beheer en wijkgerelateerde handelingen op sociaal gebied te omschrijven (denk maar aan de terminologie gebezigd door VROM). Hierdoor voldoet Dynamics Empire ook meer aan standaardbenamingen in plaats van niet-klantspecifieke benamingen als Sociaal beheer, Sociale begeleiding, Huurder en wijk etc. Dynamics Empire biedt de mogelijkheid om deze zaken vast te leggen, te administreren en een dossier met betrekking tot deze zaken op te bouwen.

3 Standaard Leefbaarheid: Instellingen

Klachten hebben niet altijd betrekking op onderhoud; ze kunnen bijvoorbeeld ook een sociaal karakter hebben. Met een dergelijke klacht moet doorgaans anders worden omgegaan dan met een onderhoudsklacht. Toch kunnen ze evengoed leiden tot een verzoek voor bijvoorbeeld een woningaanpassing of -verbetering. Als dat wenselijk is, dan kan hiervoor, vanuit een leefbaarheidsdossier, een onderhoudsverzoek worden aangemaakt.

3.1 Werken met standaard Leefbaarheid

Heeft u geen licentie voor module Leefbaarheid, dan werkt u met standaard Leefbaarheid, te vinden onder Dagelijks Onderhoud.

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Empire-instellingen.
Let op! Op tabblad Leefbaarheid dient het vinkje bij veld Module Leefbaarheid proactief uit te staan als u werkt met standaard Leefbaarheid; in dat geval vinkt u Beperkte Leefbaarheidsdossiertoegang aan.

U kunt onder meer het volgende vastleggen in dit scherm:

Veld	Omschrijving
Std. onderhoudssjabloon taak	Hier kunt u een onderhoudsjabloon selecteren die standaardgegevens invult op het onderhoudsverzoek. Als er nog geen standaardklacht in het overzicht aanwezig is om in dit veld in te voeren, kan de standaardklacht worden toegevoegd in het overzicht.
Std. actie taak	Hier kunt u een standaardactiesoort uit de actiesoorten selecteren die bij het aanmaken van een leefbaarheidsdossier vanuit een taak als eerste actieregel wordt gevuld.
Std. actie melding	Hier kunt u een standaardactiesoort uit de actiesoorten selecteren die bij het aanmaken van een leefbaarheidsdossier vanuit een taak als tweede regel wordt gevuld. De tweede regel wordt alleen maar gevuld als in de taak ook een melder is vastgelegd. Ook als er aan bestaande leefbaarheidsdossiers melders worden toegevoegd en het vinkje bij Actieregel aanmaken in het melderscherm staat aan, wordt de hier ingevulde actie op het leefbaarheidsdossier ingevuld.
Beperkte Leefbaarheids-dossiertoegang	Als dit veld is aangevinkt, dan zijn de leefbaarheidsdossiers beperkt wijzigbaar. Deze kunnen dan worden toegewezen aan een medewerker of standaard team van medewerkers. Per medewerker kan worden ingesteld welke leefbaarheidsdossiers deze mag wijzigen.
Opslaglocatie bijlage	Geef hier een opslaglocatie op voor de bijlage die aan actieregels gekoppeld kunnen worden. Let wel: maak hier gebruik van een map die voor iedereen die de bijlagen moet kunnen toevoegen, bewerken of inzien toegankelijk is.

3.2 Klachtsoorten

Leefbaarheid kent verschillende typeringen; deze worden in Dynamics Empire Klachtsoorten genoemd. Klachtsoorten worden op dezelfde manier ingevoerd zoals dat gebeurt voor Dagelijks Onderhoud. U gaat hiervoor naar Klachtsoorten .

In onderstaande tabel worden de belangrijkste velden omschreven:

Veld	Omschrijving
Code	Dit is een alfanumerieke code van maximaal 10 karakters en vertegenwoordigt de klachtsoort die voor zal komen op het leefbaarheidsdossier. Deze code kan achteraf worden gewijzigd. Voer hier per klachtsoort voor Leefbaarheid een code in.
Omschrijving	Voer hier een duidelijke omschrijving van de klachtsoort in.
Technisch/Dienst/ Verzekering/ Improductiviteit	Deze velden worden gebruikt voor het instellen van klachtsoorten voor Dagelijks onderhoud.
Agressie	Als uw klachtsoort met agressie gepaard gaat dient in kolom Agressie het vinkje aan te staan. Let op! Veel klachtsoorten kunnen in verschillende situaties met of zonder agressie voorkomen. Maak in zo’n geval voor beide gevallen een code aan. Drugsmisbruik kan met en zonder agressie zijn, maar van beide gevallen worden er leefbaarheidsdossiers aangemaakt. Maak dan voor drugsmisbruik twee klachtsoorten aan: één met, en één zonder agressie. Let ook op de omschrijving voor duidelijke herkenning van beide soorten.

3.3 Agressiesoorten

Als een standaard leefbaarheidsdossier met agressie gepaard gaat, kan er ook in het leefbaarheidsdossier duidelijk gemaakt worden wat de soort agressie is. Vastleggen van de verschillende agressiesoorten doet u in het onderdeel Agressiesoorten .

In onderstaande tabel worden de aanwezige velden omschreven:

Veld	Omschrijving
Code	Dit is een alfanumerieke code van maximaal 10 karakters en vertegenwoordigt de agressiesoort die voor zal komen op het leefbaarheidsdossier. Deze code kan achteraf worden gewijzigd. Voer hier per Agressiesoort voor leefbaarheid een code in.
Omschrijving	Voer hier een betekenisvolle omschrijving van de agressiesoort in.
Vervaldatumformule	In dit veld kunt u aangeven na hoeveel tijd een agressiesoort vervalt, bijv. 2W (= 2 weken). Deze datum wordt berekend op basis van de agressievervaldatumformule van de agressiesoort ten opzichte van de datum van de interactie.

3.4 Actiesoorten

Een dossier voor leefbaarheid bestaat uit een aantal handelingen. Deze handelingen worden in het leefbaarheidsdossier vastgelegd. Per handeling wordt er minimaal één regel aangemaakt; dit zijn de zogenoemde actieregels van het leefbaarheidsdossier. Iedere actieregel kan een Actiesoort toegewezen krijgen. Denk bijvoorbeeld aan ‘bellen’, ‘wijkagent inschakelen’ etc. De verschillende acties die voor een leefbaarheidsdossier uitgevoerd kunnen worden dienen vooraf ingesteld te worden. Vastleggen van de verschillende Actiesoorten doet u in het onderdeel Acties .

In onderstaande tabel worden de aanwezige velden omschreven:

Veld	Omschrijving
Code	Dit is een alfanumerieke code van maximaal 10 karakters en vertegenwoordigt de acties die voor zullen komen op het leefbaarheidsdossier. Deze code kan achteraf worden gewijzigd. Voer hier per actiesoort voor leefbaarheid een code in.
Omschrijving	Voer hier een betekenisvolle omschrijving van de actiesoort in.
Gerechtelijke procedure	Dit veld is alleen van toepassing op de module Leefbaarheid.

3.5 Afhandelingscode

Als er niet voldoende vastgelegd is in de actieregel met een actiesoort kan er ook per actieregel een Afhandelingscode worden ingevoerd. Hierin kan bijvoorbeeld worden aangegeven dat een instantie bij een zaak betrokken wordt. Vastleggen van de verschillende afhandelingscodes doet u in het onderdeel Afhandelingscodes .

3.6 Behandelend Team en Leefbaarheidsdossiermutatie

Op de medewerkerkaart (benaderbaar vanuit verschillende menu’s, bijvoorbeeld via Verkopers/Inkopers ) kan op tabblad Extra van de kaart worden aangegeven tot welk standaardteam de medewerker behoort en welke dossiers er gemuteerd mogen worden door deze medewerker. Dit standaardteam wordt gebruikt om het veld Behandelend team op het leefbaarheidsdossier te vullen als dit dossier wordt aangemaakt vanuit een onderhoudsverzoek.

4 Standaard Leefbaarheid: functionaliteit

Klachten hebben niet altijd betrekking op onderhoud; ze kunnen bijvoorbeeld ook een sociaal karakter hebben. Met een dergelijke klacht moet doorgaans anders worden omgegaan dan met een onderhoudsklacht. Toch kunnen ze evengoed leiden tot een verzoek voor bijvoorbeeld een woningaanpassing of -verbetering. Als dat wenselijk is, dan kan vanuit het leefbaarheidsdossier hiervoor een opdracht worden aangemaakt.

4.1 Een leefbaarheidsdossier aanmaken

U maakt als volgt een leefbaarheidsdossier aan:

Kies voor Leefbaarheidsdossieroverzicht .

NB: let wel, als in de Empire-instellingen is aangegeven dat u van de module Leefbaarheid gebruik maakt (zie volgende hoofdstuk), dan verschijnt hier een ander scherm.
Maak een nieuwe klacht aan door op de knop Nieuw te klikken en vervolgens op Enter te drukken.
Voer de gegevens van de klacht zo volledig mogelijk in (zie de tabel hieronder voor de betekenis van een aantal velden).
Kies een Klachtsoort via de lookup-button. Afhankelijk hiervan wordt vervolgens het veld Agressiesoorten al dan niet muteerbaar.

Als er agressie in het spel is, zal dit zichtbaar worden op het dossier: het veld Agressie bevat dan de waarde Ja. Klikt u op deze link, dan wordt de achterliggende klachtsoort zichtbaar. In het veld Agressiesoort kunt u via de lookup-button de agressie specificeren.
Het is mogelijk om alle soorten relaties (contacten), ongeacht of deze huurder zijn, als Veroorzaker aan te merken bij een leefbaarheidsdossier; dit doet u via de lookup-button in het gelijknamige veld op tabblad Veroorzaker.

De belangrijkste velden voor het registreren van overlastklachten staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving	Tabblad
Nr.	In dit veld wordt een uniek dossiernummer aangemaakt. Via het opmerkingenveld kunt u extra informatie toevoegen.	Algemeen
Klachtsoort	Via de assistbutton kunt u een klachtsoort kiezen die van toepassing is.
Omschrijving	Hier wordt de omschrijving van de klachtsoort getoond, maar deze is nog wel muteerbaar. Via het opmerkingenveld kunt u extra informatie toevoegen.
Agressie	Als er sprake is van agressie, dan is dit veld aangevinkt.
Agressiesoort	Als er bij Klachtsoort gekozen is voor een soort waarbij agressie een rol speelt, dan is dit veld muteerbaar via de assistbutton. Let op dat dit vinkje ook op de klantkaart en in het informatiebeheerscherm terecht komt bij de desbetreffende huurder, en daar blijft staan, ook al is de klacht afgehandeld – tenzij in de instellingen een vervaldatumformule is opgegeven.
Status	In dit veld wordt de status weergegeven. Dit kan soms handmatig, en in andere gevallen wordt deze automatisch toegekend. De mogelijke waarden zijn: <leeg>, In behandeling, Toestemming aangevraagd, Toestemming, Afwijzing, Afgewezen, Opdracht, Opdracht gereed en Afgehandeld.
Uitvoeringstermijn	Hier kiest u een code uit de lijst die is ingegeven in de instellingen, met bijbehorende omschrijving.
Uiterste datum	Dit betreft de uiterste datum waarop het dossier moet zijn afgehandeld. Dit veld wordt berekend aan de hand van de waarde in het veld Uitvoeringstermijn.
Afhandeling	Specificeer hier wie verantwoordelijk is voor de afhandeling: Beheerder, Beheergever, Eerste lijn of Tweede lijn.
Afgehandeld per	Hier kunt u de datum van afhandeling invullen; dit veld wordt automatisch gevuld als de status op Afgehandeld wordt gezet.
Veroorzakers	Kies via de assistbutton een contact dat verantwoordelijk is.	Veroorzaker
Klantnr. veroorzaker	Dit veld bevat het klantnummer van de veroorzaker.
Nr. 1^e melder / Nr. 2^e melder	Het is mogelijk om alle soorten relaties (contacten), ongeacht of deze huurder zijn, als Melder aan te merken bij een leefbaarheidsdossier. Druk op Melders in het infopanel, rechts op het scherm; het scherm Melderoverzicht verschijnt, waarin u verschillende contacten kunt opvoeren. De eerste en tweede zullen automatisch op het tabblad Melder worden ingevuld.	Melder
Aantal melders	Hier wordt het aantal melders getoond dat u heeft opgegeven in het melderoverzicht.
Clusternr.	Kies via de assistbutton het cluster waarvoor het dossier geldt. Het cluster wordt automatisch gevuld als u eerst een eenheid hebt ingevuld.	Betreft
Eenheidnr.	Kies via de assistbutton de eenheid waarvoor het dossier geldt.
Divisie	Als er sprake is van een divisie staat deze hier vermeld. De divisie wordt overgenomen van de gerelateerde OG Eenheid waarvan het vinkje 'Tonen op dossier' aanstaat, of wordt opgehaald bij het aan deze OG Eenheid gekoppelde PMC-cluster.
Behandelend medewerker	De behandelend medewerker wordt via de assistbutton gekozen uit de lijst met medewerkers.
Behandelend team	Het behandelend team wordt getoond als bij de medewerker dit veld is ingevuld (medewerkerkaart, tab Extra).

Overigens is het mogelijk om op een makkelijke manier vanuit een aantal invalshoeken na te gaan wie de melders zijn op een leefbaarheidsdossier. U kunt vanaf de volgende schermen zoeken naar melders van leefbaarheidsdossiers:

Klantkaart (Klanten ): Vanaf de klantkaart kunt u in het menu via Navigeren – Klant - Leefbaarheid kiezen voor Melder en daarmee een overzicht oproepen van alle leefbaarheidsdossiers die door de huurder zijn gemeld.
Contactkaart (Contacten ): Vanaf de contactkaart kunt u in het feitenblok Leefbaarheid contact – rechts op het scherm – klikken op de link achter Melder om een overzicht op te roepen van alle meldingen voor dit dossier.

4.2 Registratie van agressie

Als u een klachtsoort kiest waarbij de kolom Agressie is ingevuld, wordt het veld Agressie automatisch aangevinkt. De agressiesoort is verder te specificeren in het veld Agressiesoort: klik op de lookup-button in het veld om voor dit dossier specifieke soorten aan te wijzen.

Een en ander wordt ook zichtbaar op de klantkaart: in het feitenblok Leefbaarheid klant staat vermeld of deze persoon is aangemerkt als veroorzaker van een leefbaarheidsdossier. Klik op de link achter Veroorzaakt door Klant om een overzicht van de betreffende dossiers te krijgen.

Hetzelfde geldt voor de contactkaart: ook daar worden deze zaken – op dezelfde wijze – getoond.

Op de eenheidkaart en de onderhoudsverzoekkaart zijn soortgelijke feitenblokken opgenomen.

4.3 Functionaliteiten

Onderstaand zullen kort de belangrijkste overige functionaliteiten genoemd worden.

4.3.1 Navigeren

Op het scherm Leefbaarheidsdossier (Leefbaarheidsdossieroverzicht ) treft u in het hoofdmenu, in de menu’s op tab Leefbaarheidsactieregels en op de feitenblokken diverse navigatie-opties en overzichten aan:

Met de optie Opmerkingen kunt u alle opmerkingen met betrekking tot het leefbaarheidsdossier als geheel vastleggen en onderhouden.
Het item Onderhoudsverzoektaken geeft u toegang tot alle aan het leefbaarheidsdossier-gerelateerde onderhoudsverzoektaken. Als er maar één onderhoudstaak is gekoppeld komt u direct in de kaart van het onderhoudsverzoek, anders komt u in een lijst met alle onderhoudsverzoeken.
Melders (aantal) geeft het Melderoverzicht te zien, waar de melder(s) staat (staan) gespecificeerd.
Via Taken komt u in het taakoverzicht, waarin taken staan vermeld die aan het leefbaarheidsdossier gekoppeld zijn.
Via de betreffende opties op het deel Interactielogposten zal het systeem de gebruiker ‘meenemen’ naar de zogenoemde interactielogposten die gekoppeld zijn aan resp. de veroorzaker of het dossier, of naar de klantkaart van de huurder/veroorzaker.
Via Contract(en) kan, als er een contract bestaat waarbij het betreffende leefbaarheidsdossiernummer voorkomt, de gebruiker naar de betreffende contractkaart geleid worden. Als het leefbaarheidsdossiernummer op meerdere contractkaarten voorkomt wordt de gebruiker geleid naar een overzicht van de contracten waarop dit het geval is. Hiervandaan is het mogelijk om naar een geselecteerde contractkaart te navigeren. NB: dit is alleen mogelijk als het veld Klantnr. veroorzaker op tabblad Veroorzaker gevuld is.

4.3.2 Acties

Onderhoudsverzoek aanmaken

Op tabblad Leefbaarheidsactieregels van de dossierkaart kunt u via het menu een onderhoudsverzoek aanmaken voor dit leefbaarheidsdossier. Het eerste onderhoudsverzoek dat voor een leefbaarheidsdossier wordt aangemaakt, heeft altijd als nummer ‘<xxxxx>-000’, waarbij <xxxxx> staat voor het volgende nummer in de nummerreeks van onderhoudsverzoeken en -000 voor het volgnummer van het onderhoudsverzoek. Als er vervolgens voor andere regels ook onderhoudsverzoeken worden aangemaakt, blijft <xxxxx> hetzelfde en wordt -000 per nieuw onderhoudsverzoek met 1 verhoogd, dus <xxxxx>-001 voor het eerstvolgend onderhoudsverzoek en <xxxxx>-002 voor het tweede etc.

U kunt een Onderhoudsverzoek koppelen aan dit leefbaarheidsdossier. U kunt op een actieregel, als er nog geen onderhoudsverzoek aan deze actieregel is gekoppeld, een reeds bestand onderhoudsverzoek koppelen. Via dit item komt u in de lijst van onderhoudsverzoeken. Uit deze lijst selecteert u het onderhoudsverzoek dat gekoppeld moet worden en sluit af met OK. U kunt een Koppeling onderhoudsverzoek verwijderen, vanaf de actieregel.

Enkele andere acties, oproepbaar in de verschillende menu’s:

Via Opmerkingen kunt u voor elke actieregel apart opmerkingen vastleggen en onderhouden.
Het item Onderhoudsverzoek brengt u naar het onderhoudsverzoek dat eventueel aan de betreffende regel is gekoppeld.
Via Bijlagen kunt u aan elke actieregel apart bijlagen koppelen. (Hiertoe moeten wel enkele instellingen zijn verricht; zie hiervoor de handleiding Wonen – Basis en instellingen.) Klik eerst op de lookup-button in het veld Code; het systeem controleert bij het openen van het overzicht met bijlagen of er instellingen (generieke namen) aanwezig zijn voor de betreffende entiteit. Als dat zo is, dan kiest u deze en wordt het veld Code en Omschrijving gevuld.

Vervolgens dient u een omschrijving te zetten in het daarvoor bedoelde veld. Kies dan voor Extern om naar een bestand te verwijzen op een externe locatie, of voor Import om een bestand ‘binnen te halen’ en te plaatsen op de plek die u daarvoor heeft opgegeven in de instellingen.

Via Taken komt u in het taakoverzicht, waarin taken staan vermeld die aan de actie gekoppeld zijn (dus niet aan het dossier, wat een niveau ‘hoger’ is).
Met Afdrukken actieregel kunt u de leefbaarheidsdossieractieregels printen.
Door de optie Interactielogposten - Betrokkene te selecteren (bovenin tabblad Leefbaarheidsactieregels) zal het systeem de gebruiker ‘meenemen’ naar de zogenoemde interactielogposten die gekoppeld zijn aan de Betrokkene op de betreffende leefbaarheidsdossieractieregel (dus niet aan het dossier, wat een niveau ‘hoger’ is). Overig laat de eventueel resterende interactielogposten zien.

4.3.3 Interactie maken

Via menu-item Interactie maken zijn de volgende opties beschikbaar: Veroorzaker, 1^e Melder en 2^e Melder. De verschillende opties starten de interactiewizard voor de veroorzaker/melder/contact zoals opgegeven op de leefbaarheidsdossierkaart. De gebruiker kan dus een interactie op naam van deze persoon registreren.

(Voor het aanmaken van een interactie: zie volgende paragraaf.)

4.3.4 Taak aanmaken

Via dit menu-item maakt u een taak aan op dossierniveau. (Zie verderop in dit document voor een beschrijving.)

Zowel vanaf het takenoverzicht als vanaf de taakkaart kunt u een document afdrukken. Hiervoor dient u eerst het rapport in te stellen bij Lijstselectie – Empire .

4.4 Interactie maken

Vanaf het leefbaarheidsdossieroverzicht kunt u een interactie maken via de gelijknamige knop op het actiepaneel.

Omdat de meeste klachten en/of meldingen wat betreft leefbaarheid via de Front Office (balie, postkamer, per telefoon) of het KCC binnenkomen is het ook mogelijk gemaakt om vanuit het werkgebied van de Front Office-medewerkers een koppeling te leggen naar leefbaarheid. Om dit te bewerkstelligen is de functionaliteit Interactie maken op een aantal kaarten toegevoegd (als menu-item onder een hoofditem, of als aparte knop):

Kennisbank
Klantkaart
Contactkaart
Onderhoudsverzoekenkaart
Onderhoudsverzoeken-per-eenheidkaart
Onderhoudsverzoeken-per-eenheidkaart
Leefbaarheidskaart

Let op: Er bestaan twee verschillende manieren om interacties aan te maken: volledig handmatig of op basis van een sjabloon. Het is afhankelijk van de omgeving welke van de twee benaderbaar is. Binnen de Kennisbank is weer een iets afwijkende vorm beschikbaar, die beschreven wordt in de handleiding Kennisbank - Gebruik.

Afhankelijk van de gekozen interactiesjabloon worden schermen (of velden) in de interactiewizard wel of niet overgeslagen. In Interactiesjablonen kunt u per interactiesjabloon instellen welke schermen of velden moeten worden overgeslagen (of anders: welke velden wel en welke niet muteerbaar zijn).

Let op! Als u een interactiesoort hebt gekozen waarbij de Wizardactie staat op Openen of Importeren, zal er een ander scherm verschijnen! Dit kunt u controleren door in het veld Interactiesoort op de lookup-button te drukken en het genoemde veld te controleren.

De twee wizards worden hieronder beschreven.

U maakt als volgt een interactie aan via Interactie:

Kies voor de optie/knop Interactie maken op een van de bovengenoemde schermen; de interactiewizard verschijnt.
Voer op de eerste kaart de nodige gegevens in: kies een interactiesoort, geef een omschrijving van de interactie op en specificeer de communicatiewijze. Als u eerst een specifieke interactiegroep kiest kunt u in het veld Interactiesoort een keuze maken uit de interactiesjablonen die binnen die groep beschikbaar zijn. U kunt ook alvast aangeven of een taak moet worden aangemaakt.
Vul ook het veld Verkoper in met de juiste code.

Op tabblad Notities kunt u een notitie vastleggen en deze toewijzen aan een gebruiker voor opvolging. U hoeft daarmee niet meer apart na het voltooien van de interactie de kaart van de interactie te openen om een notitie toe te voegen.
Genoemde gebruiker aan wie u de notitie wilt toewijzen selecteert u door op de link in het veld te klikken, waarna u een keuze kunt maken. Als u de toegewezen gebruiker wilt verwijderen dient u opnieuw op de link te klikken en in het tussenscherm te kiezen voor Annuleren; de toegewezen gebruiker wordt dan verwijderd.
Zoals u verderop zult zien kan worden aangegeven dat er een taak moet worden aangemaakt: dit kan vastliggen in het interactiesjabloon dat u heeft gekozen, of u kunt dit aanvinken. De hierboven genoemde notitie zal in dat geval ook gekopieerd worden naar de taaknotitie (waarbij de standaard notitie, die is ingesteld in het sjabloon, wordt aangevuld met de in de wizard ingevulde notitie).
Op tabblad Interactiedetails kunt u rechtsboven klikken op Meer tonen. Vervolgens kunt u de kosten en de duur van de interactie specificeren. Ook geeft u hier de campagne op waar de interactie aan gekoppeld is, evenals een opportunity, die u kunt ophalen via de lookup-button.
Op tabblad Leefbaarheid kunt u ervoor kiezen om een taak aan te maken. Zet hiertoe het veld Taak aanmaken op AAN. Als u deze interactie aanmaakt vanuit een leefbaarheidsdossier, dan staat het betreffende nummer al vermeld in het daarvoor bestemde veld.
U kunt een leefbaarheidsdossieractie aanmaken, waarbij de eenheid en het cluster gespecificeerd kunnen worden.

Overigens zijn deze velden optioneel; u kunt nu ook op OK klikken.
Op tabblad Agressiedetails kunt u eventuele agressiegerelateerde gegevens vermelden. Dit was het laatste tabblad; klik nu op OK.

Als u gekozen heeft voor Taak aanmaken, dan komt Dynamics Empire nu automatisch met de Taakwizard; zie hiervoor paragraaf 4.7 Taak maken.

Interacties worden automatisch aan het dossier gekoppeld als de interactie wordt aangemaakt vanuit een van de volgende schermen: Veroorzakeroverzicht, Melderoverzicht, Gerelateerde contactenoverzicht. Dit betekent dat de interactie niet alleen gekoppeld is aan het contract, maar ook aan het dossier, door middel van het dossiernummer dat in de interactie wordt opgenomen.

U maakt als volgt een interactie aan via Interactiesjabloon:

Kies voor de knop Interactie via sjabloon (of Interactiesjabloon).
Het eerste veld vermeldt met wie de interactie wordt aangegaan; dit wordt door het systeem gevuld.
Voor de standaardwaardensjabloon klikt u op de assistbutton; als u kiest voor Geavanceerd krijgt u de complete lijst met sjablonen te zien (zie voor toelichting de paragraaf hieronder). Maak een keuze.
Het veld Toon in klantportaal kunt u aanvinken als u wilt dat de interactie getoond wordt in het Klantportaal, op de pagina Overzicht acties.
Als in de definitie van de betreffende interactiesjabloonstandaard is aangegeven dat er een taak aangemaakt kan worden is het veld Taak aanmaken actief; u kunt dit dan aanvinken om aan te geven dat er een taak aangemaakt moet worden.
Bij Teamcode kunt u een verantwoordelijk team opgeven; de naam wordt automatisch in het navolgende veld getoond.
Onderaan kunt u de verantwoordelijke medewerker vermelden.
Tot slot kunt u in het veld Notitie (waar het systeem automatisch een deel van de sjabloonomschrijving vermeldt) zelf een stuk tekst toevoegen.

Interactiesjabloonstandaard

Zoals gezegd kunt u bij het aanmaken van een interactie gebruik maken van een interactiesjabloon; hierin kunt u per interactiesjabloon instellen welke schermen of velden moeten worden overgeslagen.

Met name voor gebruik binnen DMS, Klantportaal, KCC en Kennisbank kunnen ook interactiesjabloonstandaarden worden aangemaakt. Een interactiesjabloonstandaard bevat alle voorgedefinieerde waarden waarmee een interactie wordt gemaakt en die betrekking hebben op de te genereren interactielogposten. Het inrichten van een interactiesjabloonstandaard doet u via Interactiesjabloonstandaarden-lijst .

4.5 Interacties achteraf koppelen aan dossier

Interacties kunnen achteraf gekoppeld worden aan het dossier. Dit is mogelijk vanuit het scherm Interactielogposten.

U koppelt als volgt een interactie aan een dossier (achteraf):

Ga naar het scherm Interactielogposten, bereikbaar via bijv. Interactielogposten in het menu op scherm Interactiesjablonen .
Kies in het menu voor Acties - - Koppelen.
Na het selecteren van het juiste dossier in het Leefbaarheidsdossieroverzicht zal dit gekoppeld zijn en te raadplegen vanuit het dossier. De koppeling kan worden verwijderd via item Verwijderen koppeling.

Voor meer informatie over interacties, interactielogposten en taken: zie de online help.

4.6 Interacties en interactielogposten: overige omgevingen

Zoals eerder vermeld is het aanmaken van interacties en het raadplegen van interactielogposten niet alleen mogelijk vanuit Leefbaarheid, maar ook vanuit andere schermen.

4.6.1 Klant (= huurder)

Ook vanuit de klantomgeving (Klanten ) is het mogelijk om direct naar de interactielogposten van de huishouding of het bedrijf, waaraan de huurder is gekoppeld, te gaan. Door voor Interactielogposten in het menu te kiezen komt de gebruiker gelijk in het interactielogpostenscherm van de huishouding/het bedrijf waaraan de huurder gekoppeld is.

Interacties aanmaken
Kies voor de knop Interactie maken.

4.6.2 Onderhoudsverzoek

Ook vanuit een onderhoudsverzoek is het mogelijk om naar de interactielogposten van de huurder/eigenaar (klant) of van de melder te gaan (Onderhoudsverzoekoverzicht). Navigeer in het menu naar Interactielogposten klant / melder en u komt in het interactielogpostenscherm van de huurder/eigenaar (klant) of melder waar het onderhoudsverzoek een relatie mee heeft. Als het onderhoudsverzoek geen huurder/eigenaar (klant) betreft – bijvoorbeeld in geval van clusters – geeft het systeem een melding.

Op het Onderhoudsverzoek per eenheid kunt u de nodige leefbaarheidsgegevens benaderen vanuit het feitenblok, rechts op het scherm.

Interacties aanmaken
Na gekozen te hebben voor een van de interactielogposten kunt u vanaf een dergelijk scherm een Interactie maken vanuit het menu.

Let op! Voor alle omgevingen geldt dat u via het menu op het scherm Interactielogposten de per post opgegeven omschrijvingen kunt raadplegen. Het is ook mogelijk om de opmerkingen voor alle posten voor een bepaald contact te raadplegen via het item Opmerkingen per contact. In het scherm Interactielogpostopmerkingen wordt in de kolom Interactiesjablooncode duidelijk gemaakt bij welke sjabloon de weergegeven tekst hoort.

4.7 Taak maken

Een taak kan worden aangemaakt vanuit een interactie, maar kan ook rechtstreeks worden gemaakt via de daarvoor bestemde knop Taak aanmaken op de leefbaarheidsdossierkaart.

In de Marketinginstellingen , tabblad Interacties kunt u aangeven welke stappen u wilt overslaan bij het aanmaken van een taak. De instelling die u hiervoor vastlegt geldt dan voor elke taak die u aanmaakt.

U maakt als volgt een taak aan:

Tabblad Algemeen vraagt u om de soort van de taak te specificeren; klik hiertoe op de lookup-button en maak een keuze uit de lijst.
Omschrijf de taak; als deze wordt aangemaakt vanuit een interactie, dan wordt de daar eerder opgegeven omschrijving hier overgenomen. Afhankelijk van de keuze bij ‘soort taak’ zijn de overige velden al dan niet muteerbaar.
Vermeld wie het contact is, en wie de verantwoordelijke medewerker. Als u hiervoor heeft gekozen voor Teamtaak, dan kunt u hier het team verder toelichten.
Het veld Standaard Team Code wordt gevuld met de teamcode die is gevuld op de medewerkerskaart, tabblad Extra.
Als u een Notitie vermeldt in het gelijknamige veld op tabblad Notities, dan wordt deze ook - bij het afsluiten van de taak, en in geval daarbij gekozen wordt voor het aanmaken van een nieuwe interactielogpost - gekopieerd naar de nieuwe interactielogpost.
U kunt op Meer tonen klikken, zodat meer velden worden getoond op tabblad Algemeen. U kunt dan een campagne en/of een opportunity benoemen. Geef een prioriteit van de taak op (Laag, Normaal of Hoog).
Als het een periodieke taak betreft, dan kunt u op tabblad Periodiek hiervoor informatie opgeven.
Op tabblad Leefbaarheid kunt u (al dan niet automatisch voorgestelde) gegevens met betrekking tot een gerelateerd leefbaarheidsdossiernummer opgeven, een regelnummer van de actie en een aan de taak gerelateerde OGE te specificeren.

NB: Bepaalde velden zijn alleen gevuld als u de taak aanmaakt vanuit een leefbaarheidsdossier; gebeurt dit vanuit een contactkaart, dan zijn ze leeg.

Klik nu op OK. In het Leefbaarheidsdossier-feitenblok, rechts op de leefbaarheidsdossierkaart, kunt u onder andere zien dat er een interactielogpost en een taak zijn aangemaakt.

Het is mogelijk om bij het aanmaken van een taak vanuit een interactielogpost de eventuele aanwezige opmerkingen van de interactie mee te nemen naar de betreffende taak. Deze functionaliteit werkt ook andersom: zodra er een vinkje wordt gezet bij Afgesloten in de Taak-kaart, bestaat de mogelijkheid om een interactielogpost aan te maken. Als u hiervoor kiest, worden eventuele opmerkingen meegenomen van de taak naar de interactie. Wijzigingen en opmerkingen die op deze wijze gekopieerd zijn, worden niet gesynchroniseerd.

4.8 Taakkaart raadplegen/wijzigingen doorvoeren

Een taakkaart kan vanaf verschillende plekken worden benaderd; op het leefbaarheidsdossier kiest u voor de knop Taken in het menu, of voor de link in het feitenblok. Daarna klikt u op Weergeven om de taakkaart te openen.

Op de taakkaart kunt u de verschillende velden op de verschillende tabbladen raadplegen, en in bepaalde gevallen ook wijzigen.

Met betrekking tot de taakduurberekening valt het volgende op te merken. Dynamics Empire kent twee soorten taakduurberekening, te weten:

type 'telefoongesprek' of <leeg>; in deze situatie wordt de einddatum gelijkgesteld aan de startdatum (duur 1 dag);
type 'vergadering'; in dit geval wordt de einddatum bepaald door de startdatum plus de duur van de taak (bijv. 1 dag).

Onderling mogen deze taaksoorten niet gewijzigd worden ter voorkoming van negatieve taakduur (bijvoorbeeld -1 dag). De verschillende andere taaksoorten zoals 'beoordelen', 'terugbellen' etc. kennen allemaal dezelfde taakduurberekening als de soort 'vergadering': de einddatum is startdatum + de duur van de taak. Als u een taaksoort kiest die niet kan worden toegepast in verband met de andere taakduurberekening, volgt hiervan een melding in het systeem. Alleen taaksoorten die eenzelfde berekeningswijze kennen voor de taakduur kunnen worden uitgewisseld.

Taken kunnen ook worden geraadpleegd vanaf de contactkaart of klantkaart. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen taken voor deelnemers en taken voor de organisator. De taken die getoond worden bij een klant of contact zijn 'subtaken'. Aangezien alleen de 'organisatortaak' bewerkt kan worden en deze aanpassingen niet worden overgenomen op de 'subtaken' (denk bijv. aan notities) bestaat de mogelijkheid om vanaf de contact- en klantkaart de organisatortaken apart te raadplegen.

4.9 Vervolgacties

U kunt aan een taak desgewenst vervolgacties koppelen, bijvoorbeeld als u terugbelverzoeken wilt registreren. Mogelijke vervolgacties maakt u aan via de lijst Vervolgacties .

Geef een code en een omschrijving op, het maximale aantal vervolgacties van dezelfde code die zijn toegestaan, en – via de assistbutton – de actie die aan deze vooraf gaat.

Om een vervolgactie te kunnen vastleggen kiest u op de taakkaart voor de knop Vervolgactielogposten. (Deze functionaliteit is ook beschikbaar vanaf het venster Taakoverzicht.)

4.10 Taak koppelen aan leefbaarheidsdossier

Zoals gezegd kan een taak worden aangemaakt vanuit een interactie. Als u in een van de vervolgschermen van de interactiewizard het leefbaarheidsdossiernummer leeg laat (en wel ‘Taak aanmaken’ aanklikt, die vervolgens aangemaakt wordt), dan hangt de taak wel aan een klant (of contact), maar niet aan een dossier. Op een later tijdstip kunt u de taak alsnog toekennen aan een specifiek leefbaarheidsdossier.

U koppelt als volgt een taak aan een dossier:

Ga naar Klanten (of Contacten ) en zoek de juiste klant op.
Klik in het feitenblok Activiteiten contact op de link achter Taken deelnemer.
Open de kaart. Op tabblad Algemeen kunt u vervolgens een leefbaarheidsdossier opgeven.

4.11 Leefbaarheidsdossier aanmaken vanuit een taakkaart

U maakt als volgt een leefbaarheidsdossier vanuit een taak aan:

Ga naar Contacten en zoek het juiste contact op.
Klik op Taken deelnemer om het taakoverzicht van dit contact in te zien.
Op het taakoverzicht selecteert u een taak en opent de betreffende regel. Daarna kiest u voor de knop Leefbaarheidsdossier maken.

NB: Er mag uiteraard nog geen leefbaarheidsdossier aan deze taak gekoppeld zijn!

Dynamics Empire vraagt u om een keuze te maken uit het dossiertypeoverzicht. Vervolgens dient u te kiezen uit Betrokkene, Melder en Veroorzaker.
Nu komt de bevestiging vanuit het systeem: “Leefbaarheidsdossier X is aangemaakt.”

Een taak kan dus óf aan een leefbaarheidsdossier toegevoegd worden óf een nieuw dossier creëren. Ieder leefbaarheidsdossier kan één of meerdere taken hebben, maar ook acties die aan een dossier hangen, kunnen een of meer taken hebben. Daarmee hangen die taken dus indirect weer aan een leefbaarheidsdossier. Welke taken tot een dossier behoren kunt u zien via de knop Taken op de dossierkaart.

Statussen
Als de status van een dossier verandert, dan verandert de status van de taak die eraan hangt als volgt:

Dossierstatus In behandeling: Taakstatus In uitvoering
Dossierstatus Toestemming aangevraagd: Taakstatus Wacht
Dossierstatus Toestemming: Taakstatus In uitvoering
Dossierstatus Afwijzing: Taakstatus Opgeschort
Dossierstatus Afgewezen: Taakstatus Opgeschort
Dossierstatus Opdracht: Een dossier krijgt deze status als er een onderhoudsverzoek is aangemaakt vanuit het dossier; deze status is dus niet handmatig te kiezen. De taakstatus blijft zoals deze op dat moment was.
Dossierstatus Afgehandeld: Taakstatus Voltooid

Omgekeerd worden de statussen niet gesynchroniseerd: als een taakstatus wordt gewijzigd, heeft dit geen invloed op de status van het dossier waar de taak aanhangt.

4.12 Afdrukken leefbaarheidsdossier

Een leefbaarheidsdossier kan worden afgedrukt. Om dit te doen klikt u op de knop Afdrukken op de kaart van het betreffende leefbaarheidsdossier. U kunt een dossier in het geheel afdrukken of - door filters te plaatsen – een gedeelte ervan.
Regels op een dossier met bijlagen kunnen ook worden afgedrukt mits de bijlagen van het type MS Word of MS Excel zijn.
Het uitgedraaide dossier is een overzicht van het leefbaarheidsdossier. Als er sprake is van een bijlage, dan vraagt Dynamics Empire na het afdrukken van het dossier of deze ook afgedrukt dient te worden. U komt dan automatisch na het afdrukken van een dossier of dossierregel in een overzichtsscherm met gekoppelde bijlagen.

5 Module Leefbaarheid: Instellingen

In Dynamics Empire is de functionaliteit Leefbaarheid een volwaardige module. Onder Leefbaarheid vallen zaken die door de corporatie in behandeling worden genomen en hebben meestal te maken met drie belangrijke pijlers:

Sociale begeleiding; problemen met bewoners,
Participatie; denk hierbij aan buurtverenigingen, initiatieven die een buurt aangaan.
Woonomgeving; de groen- en grijsvoorzieningen in een wijk, die over verschillende clusters verdeeld zijn.

Leefbaarheidsdossiers gaan niet alleen maar over problemen, maar kunnen ook vernieuwingsprojecten, groeninitiatieven etc. insluiten. Corporaties gebruiken voor leefbaarheid verschillende termen, bijvoorbeeld: Sociaal beheer en Klachten. Leefbaarheid wordt meer en meer gebruikt om zaken rond Sociaal Beheer en wijkgerelateerde handelingen op sociaal gebied te omschrijven (denk maar aan de terminologie gebezigd door VROM). Hierdoor voldoet Dynamics Empire ook meer aan standaardbenamingen in plaats van niet-klantspecifieke benamingen als Sociaal beheer, Sociale begeleiding, Huurder en wijk etc.

Het systeem biedt de mogelijkheid om deze zaken vast te leggen, te administreren en een dossier met betrekking tot deze zaken op te bouwen.

5.1 Werken met module Leefbaarheid

Heeft u een licentie voor module Leefbaarheid, dan dient u eerst in te stellen dat u met deze module gaat werken. Kies Empire-instellingen , tabblad Leefbaarheid. Het veld Module Leefbaarheid proactief dient op AAN te staan als u met module Leefbaarheid gaat werken.

5.2 Tabblad Leefbaarheid

U kunt op dit tabblad de volgende zaken instellen:

Veld	Omschrijving
Std. onderhouds-sjabloon taak	Dit veld is niet van toepassing op module Leefbaarheid.
Std. actie taak	Hier kunt u een standaardactiesoort uit de actiesoorten selecteren die bij het aanmaken van een leefbaarheidsdossier vanuit een taak als eerste actieregel wordt gevuld.
Std. actie melding	Hier kunt u een standaardactiesoort uit de actiesoorten selecteren die bij het aanmaken van een leefbaarheidsdossier vanuit een taak als tweede regel wordt gevuld. De tweede regel wordt alleen maar gevuld als in de taak ook een melder is vastgelegd. Ook als er aan bestaande leefbaarheidsdossiers melders worden toegevoegd en het vinkje bij Actieregel aanmaken in het melderscherm staat aan, wordt de hier ingevulde actie als actie op het leefbaarheidsdossier ingevuld.
Std. actie onderhoudsverzoek	In dit veld kan de actiecode worden ingesteld die Dynamics Empire zal gebruiken om een onderhoudsverzoek aan te maken of te koppelen aan een dossier.
Beperkte Leefbaarheids-dossiertoegang	Als dit veld is aangevinkt, dan zijn de leefbaarheidsdossiers beperkt wijzigbaar. Deze kunnen dan worden toegewezen aan een medewerker of standaard team van medewerkers. Per medewerker kan worden ingesteld welke leefbaarheidsdossiers deze mag wijzigen. Ga hiervoor naar Beheer, map Applicatie-instellingen, submap Verkoop & Marketing, submap Instellingen, item Medewerkeroverzicht, knop Medewerker, item Kaart, tabblad Extra, veld Leefbaarheidsdossier.
Module Leefbaarheid proactief	Als deze is aangevinkt, wordt met module Leefbaarheid gewerkt.
Std. actie Contractinformatie	Hier voert u een standaard actiecode in. Op scherm Contractinformatie verschijnt een vinkje als er een actieregel wordt aangemaakt die betrekking heeft op contractinformatie.
Std. actie keuring	In dit veld voert u de standaard actiecode in als een actieregel automatisch moet worden aangemaakt vanuit een keuring.
Std. actie veroorzakers	In dit veld voert u de standaard actiecode in als een actieregel automatisch moet worden aangemaakt vanuit scherm Veroorzakers.
Code afh. keuring goed	Als een keuring goed is bevonden en er een actieregel moet worden aangemaakt, voert u in dit veld een codeafhandeling in. Deze codeafhandeling wordt in veld Afhandelingscode ingevoerd.
Code afh. keuring niet goed	Hier dient een codeafhandeling te worden ingevoerd die, als een keuring is afgekeurd en er een actieregel moet worden aangemaakt, in de actieregel veld Afhandelingscode ingevoerd zal worden.
Standaard dossierstatus actieregel	Hier selecteert u een status voor een actieregel. Bij het aanmaken van automatische actieregels, bijvoorbeeld door een nieuwe melder aan een dossier toe te voegen, zal de actieregel de hier ingevulde status krijgen.
Opslaglocatie bijlage	Geef hier een opslaglocatie op voor de bijlage die aan actieregels gekoppeld kunnen worden. Let wel: maak hier gebruik van een map die voor iedereen die de bijlagen moet kunnen toevoegen, bewerken of inzien toegankelijk is.

5.3 Dossiertypen

In de module Leefbaarheid heeft de gebruiker de mogelijkheid om verschillende dossiertypes naar eigen wens te definiëren, bijvoorbeeld dossiertype Hennepkwekerij, waarin u vastlegt welke stappen er moeten worden ondernomen bij een dergelijk dossiertype. Deze stappen legt u vast in de Processtappensjablonen. Als u deze voordefinieert, zullen bij ieder nieuw dossier van dat dossiertype automatisch de vastgestelde stappen worden getoond. Een goede inrichting bevordert de overzichtelijkheid van dossiers en het minimaliseert de foutgevoeligheid.

U maakt als volgt dossiertypen aan:

Kies Leefbaarheidsdossiertype overzicht .
Via de knop Nieuw maakt u een nieuw leefbaarheidsdossiertype aan.

U kunt (onder meer) het volgende voor dossiertypen inrichten:

Velden	Omschrijving
Code	Ieder dossiertype dient een unieke code te hebben.
Dossiernrs.	Per dossiertype kan een aparte nummerreeks gebruikt worden. Het is hierdoor mogelijk om op basis van nummering al inzicht in het dossiertype te hebben.
Sortering regels	Per dossiertype kan de standaard wijze van sortering aangegeven worden. Als u optie Foto’s selecteert, zal een dossier standaard de gekoppelde afbeeldingen tonen in plaats van de actieregels.
Omschrijving	Hier kunt u het dossiertype omschrijven.
Dossier heropenen toegestaan	Normaliter kan een afgesloten dossier niet heropend worden. Plaatst u echter een vinkje in dit veld, dan kunt u het afgesloten dossier heropenen.

Er kan per dossiertype aangegeven worden welke vervolgfunctionaliteiten van toepassing zijn voor dat type. Als u een van de onderstaande velden aanvinkt, dan is vanuit het leefbaarheidsdossier het betreffende veld beschikbaar en kunt u het achterliggende scherm raadplegen via de link in het veld. Vinkt u een scherm niet aan, dan kunt u voor dat dossiertype geen data invoeren voor die specifieke functionaliteit.

Velden	Omschrijving
Dossiersoort(en)	Een scherm waarin u meerdere dossiersoorten van een dossier kunt invoeren.
Agressiesoort(en)	Hier voert u meerdere agressiesoorten van een dossier in.
Veroorzaker(s)	Hier koppelt u een of meerdere veroorzakers aan een dossier.
Melder(s)	Hier koppelt u een of meerdere melders aan een dossier.
Contact(en)	Hier voert u een of meerdere contactpersonen in op een dossier.
OG Eenheden	Hier koppelt u een of meerdere eenheden aan een dossier.
Cluster(s):	Hier koppelt u een of meerdere clusters aan een dossier.
Gerelateerde dossier(s)	Hier relateert u een of meerdere dossiers aan elkaar.
Financieel overzicht	Hier voert u financiële gegevens en/of boekingen in op dossiers.
Contractinformatie	Hierin voert u contractinformatie betreffende een dossier in.
Keuringsinformatie	Hierin voert u een of meerdere keuringen van een dossier in.
Schouw	Hier voert u een of meerdere schouwen van een dossier in.
Cartotheek	Hierin maakt u objecten die van toepassing zijn op een dossier, inzichtelijk.
Afbeelding	Hier koppelt u een of meerdere afbeeldingen aan een dossier.

5.4 Processtappensjablonen

U kunt in Leefbaarheid dossiersjablonen inrichten, de zogenaamde processtappensjablonen. Dit zijn voorgedefinieerde acties die altijd op een dossiertype uitgevoerd moeten worden; bij het aanmaken van een nieuw dossier vraagt het systeem naar het type dossier dat aangemaakt moet worden. Op basis van het type en de processtappensjablonen die van toepassing zijn op het type, worden actieregels standaard in het nieuwe dossier gevuld. U kunt deze actieregels verwijderen of wijzigen. Een processtappensjabloon kan ook als leidraad op een dossiertype ingericht worden, waardoor het de uit te voeren acties inzichtelijk maakt.
Naast dat u een processtappensjabloon op dossiertypeniveau koppelt en daarmee bij aanmaken van een dossier deze processtappen aan het dossier toevoegt, kan een processtappensjabloon ook aan een bestaand dossier worden toegevoegd.

U maakt als volgt een processtappensjabloon aan:

Kies voor Processtappensjablonen .
Kies voor de knop Nieuw om een nieuwe sjabloon aan te maken. U maakt, bij wijze van voorbeeld, een dossier van het type Hennepkwekerij aan. In dit type zijn de volgende handelingen van toepassing:
Teamleider informeren: Op de eerste dag dient de teamleider op de hoogte te worden gebracht van het dossier.
Politie betrekken: Binnen minimaal twee dagen dient de politie in kennis te worden gesteld.
Bevestigingsbrief melder: De melder dient binnen één week een brief te ontvangen waarin de ontvangst van zijn klacht wordt bevestigd.
Brief veroorzaker: De huurder van de hennepkwekerij dient binnen 14 dagen in kennis gesteld te worden van de klacht en dat de politie al is ingeschakeld.
Geef een Code en Omschrijving Vul in veld Datumformule de uiterste datum in waarop de stap moet worden uitgevoerd. Het bepaalt ook de datum van de uiteindelijke actieregel op basis van de aanmaakdatum van het dossier.
In veld Actie kiest u de handeling die moet worden uitgevoerd. U komt hiervoor in scherm Actie terecht waarin u de betreffende handeling selecteert.
In veld Betrokkene kiest u het betrokken contact.

U koppelt als volgt een processtappensjabloon aan het Leefbaarheids-dossiertype:

Voorbeeld:

Ga naar Leefbaarheidsdossiertype overzicht ; voortbordurend op het voorbeeld hierboven kiezen we HENNEP in veld Code, en HENNEP in veld Processtap.
Het gevolg van deze inrichting is dat telkens als er een dossier van type Hennepkwekerij aangemaakt is, de stappen automatisch in het dossier worden ingevuld. Dit is natuurlijk ook handig om werkafspraken duidelijk te maken.
Iedere sjabloon heeft een eigen kaart waarin u een unieke code aan een sjabloon dient toe te kennen. Er kan ook een omschrijving aan een sjabloon worden gegeven.

Maak nieuwe sjablonen aan vanaf het kaartniveau. Vervolgens kunt u aangeven welke velden met welke data moet worden gevuld. Als er data in een veld (vanuit actieregels) staan, zal het veld ook gevuld worden met de specifieke data bij het aanmaken van een dossier waaraan de dossiersjabloon gekoppeld is.
Omdat niet alle velden per processtap gebruikt zullen worden, zijn de velden in de processtappensjabloon niet verplicht. Alleen de ingevulde velden worden bij het aanmaken van een nieuw dossier gevuld.

5.5 Dossiersoorten

U kunt per dossier de dossiersoort aangeven. U maakt op deze wijze onderscheid in de aard van het dossier. Vervolgens definieert u de eventuele klachtsoort die aan het dossier gekoppeld kan worden; zie voor meer informatie Onderhoudsverzoek aanmaken, verderop in deze handleiding.

In Leefbaarheid geeft u per dossier aan of er sprake is van agressie en welke klachtsoort er eventueel bij hoort. Per dossier kunnen er meerdere dossiersoorten zijn, maar kan er slechts één soort op het dossier worden getoond. De overige dossiersoorten zijn op de achtergrond aanwezig. Om dit overzichtelijk te houden kunt u bij het toevoegen van een dossiersoort aangeven welke soort op het dossier moet worden getoond.
De dossiersoorten worden in een aparte tabel opgeslagen. Het is hierdoor niet nodig om op basis van de code de dossiersoorten te scheiden van de klachtsoorten voor Dagelijks Onderhoud.

U zorgt er als volgt voor dat dossiersoorten toegankelijk zijn bij de aanmaak van een nieuw dossier van een bepaald dossiertype:

Kies Leefbaarheidsdossiertype overzicht . Selecteer het betreffende dossiertype.
Vink het veld Dossiersoort(en) aan. U heeft nu bij het aanmaken van een nieuw dossier van het betreffende type toegang tot dossiersoorten.

5.6 Agressiesoorten

U kunt agressiesoorten vastleggen. Deze kunt u koppelen aan een dossiersoort. Het is in Leefbaarheid mogelijk om meerdere agressiesoorten aan een dossier te koppelen. U geeft vervolgens aan welke agressiesoort op het dossier zichtbaar moet zijn. Tevens is het mogelijk om aan te geven hoe lang een agressiecode van kracht is door gebruik te maken van het veld Vervaldatumformule.

U zorgt er als volgt voor dat agressiesoorten toegankelijk zijn bij de aanmaak van een nieuw dossier van een bepaald dossiertype:

Kies voor Leefbaarheidsdossiertype overzicht .

Open de kaart van het betreffende dossiertype en vink het veld Agressiesoort(en) U heeft nu bij het aanmaken van een nieuw dossier van dit type toegang tot dossiersoorten en agressiesoorten.

5.7 Gerechtelijke procedure en Acties

Op dossieracties kan een gerechtelijke procedure worden aangeduid. Als er op een dossier een actiecode is ingevuld waarbij een gerechtelijke procedure een rol speelt, zal er op kopniveau in het veld Gerechtelijke procedure een vinkje verschijnen. Let u hierbij op dat als u een dergelijke actiesoort in een processtappensjabloon heeft opgenomen, bij aanmaak van het dossier het veld Gerechtelijke procedure al staat aangevinkt.

5.8 Dossierstatus en Actiestatus

In Leefbaarheid is het mogelijk (via Dossierstatussen ) om statussen zelf in te richten. Let wel: per ingerichte status dient u aan te geven met welke taakstatus moet worden gesynchroniseerd. Hierdoor blijft de status Synchronisatie met dossiers en taken werken.

Let op! Een dossierstatus waarbij het veld Afhandelingscode is aangevinkt heeft altijd tot gevolg dat het dossier als afgehandeld beschouwd wordt in Dynamics Empire. Het systeem komt dan ook met een tussenscherm waarbij een afhandelingsreden moet worden geselecteerd. Het veld Open betekent dat een dossier nog muteerbaar is. Het is mogelijk om een dossier van een afhandelingsreden te voorzien, maar ook nog muteerbaar te houden door een status aan te maken waarbij beide velden aangevinkt zijn.

5.9 Dossierafhandelingsreden

Wanneer een dossier afgehandeld of gestopt is, kan hier de reden voor afhandeling worden uiteengezet. Een voorbeeld: ‘dossier is opgelost’, ‘grijsvoorziening is gesloopt’ of ‘corporatie behandelt zaak niet verder’. Deze afhandelingsredenen dienen vooraf ingericht te worden in Dossierafhandelingsredenen .

5.10 Geografisch gebied

Veel dossiers in Leefbaarheid gaan over bijvoorbeeld grijs- en groenvoorzieningen. Deze voorzieningen staan vaak tussen clusters in en maken geen deel uit van een specifieke clustering. Denk bijvoorbeeld aan een speeltuin tussen vier appartementsgebouwen in. Door deze clusters te bundelen in één geografisch gebied, is het mogelijk om duidelijk te maken waar de voorziening zich bevindt en welke eenheden mogelijk met de voorziening te maken hebben.

U richt als volgt geografische gebieden in:

Kies voor Geografische gebieden .
Voer met behulp van de knop Nieuw nieuwe gebieden in.
U kunt clusters aan een geografisch gebied koppelen. Kies hiervoor de knop Gerelateerde clusters. Wanneer een geografisch gebied aan een dossier gekoppeld is, en er ook clusters aan het geografische gebied hangen, worden deze clusters automatisch ook gevuld in het scherm ‘Gerelateerde Clusters’ als er op de vraag om de clusters te koppelen, positief geantwoord is.

Deze functionaliteit werkt slechts opbouwend; bij het verwijderen van een geografisch gebied worden de clusters die aan het gebied gekoppeld zijn niet ook uit het dossier verwijderd.

5.11 Communicatiewijzen

Er kunnen in leefbaarheidsdossiers via Communicatiewijzen ook communicatiewijzen worden toegevoegd. Hiermee kan bijvoorbeeld aangegeven worden hoe een melding is binnengekomen. De communicatiewijzen maken gebruik van de gelijknamige instelling in interactielogposten.

5.12 Voorzieningen leefbaarheidscartotheek

Zoals in het stuk over geografische gebieden al is beschreven, kunnen dossiers vaak gaan over grijs- en groenvoorzieningen. Het kan van belang zijn om ook een cartotheek voor deze voorzieningen bij te houden. De cartotheek van deze voorzieningen wordt dan op dossierniveau bijgehouden. Om overzichtelijkheid van voorzieningen op dossierniveau te garanderen, zijn de normale cartotheekvoorzieningen, zoals in gebruik bij eenheidscartotheken en clustercartotheken, apart in te richten voor leefbaarheid. (Zie Cartotheekitems .)

5.13 Participanten op functiegroepen

Er kan nu op de inrichting van functiegroepen aangegeven worden of een specifieke functiegroep met participatie te maken heeft. Denk bijvoorbeeld aan de voorzitter van een bewonerscommissie of de penningmeester van een buurtvereniging.

Door dit in te richten kunnen er vanuit verschillende schermen dossiers getoond worden waarbij het contact, de huurder en/of een contact, op contactbeheer of op eenheden en clusters een participatierol heeft. (Zie Functiegroepen .)

5.14 Soort aanpassingen bij keuringen

In dossiers waar keuring van objecten een rol speelt, bijvoorbeeld speeltuinen, kan de keuringsinformatie op het gelijknamige scherm worden ingevoerd. Als een object afgekeurd is naar aanleiding van een keuring, kan ook aangegeven worden wat er aangepast moet worden aan het object om het alsnog goedgekeurd te krijgen. Dit zijn de Aanpassingsoorten; deze dienen te worden ingericht. (Zie Aanpassingsoorten .)

5.15 Schouwsjablonen

Er kunnen in de module Leefbaarheid schouwsjablonen worden ingericht, via Schouwsjablonen . Deze sjablonen kunnen gezien worden als de indeling van de zaken waarop geschouwd wordt. Iedere corporatie heeft een ander schouwformulier en legt de klemtoon van het schouwen net even anders. Het is daarom mogelijk om per sjabloon aan te geven hoe de schouw plaatsvindt. Een schouwsjabloon is dus leidend in de opbouw van een schouwscherm. De kolommen in de sjabloon worden door de gebruiker bepaald en niet door Dynamics Empire.

Via Weergeven kunt u de kaart van de betreffende sjabloon openen. De volgende veldsoorten kunnen aan een schouwsjabloon gekoppeld worden:

Tekst
Ja/Nee
Bedrag
Datum
Optie
Getal

Let op! Per dossier kan één sjabloon worden gekoppeld; om ook andere sjablonen te gebruiken dienen meerdere dossiers aangemaakt te worden.

Let op! Als er schouwgegevens in een dossier zijn ingevoerd en er gekozen wordt om de schouwsjabloon voor het dossier te wijzigen, komt het systeem met de vraag of de schouwwaarden van de vorige sjabloon bewaard moet blijven. Als u hier negatief op antwoordt, wordt de data verwijderd.

6 Module Leefbaarheid: Functionaliteit

U stelt als volgt in dat u gebruik maakt van de module Leefbaarheid:

Kies voor Empire-instellingen .
Op tabblad Leefbaarheid vinkt u het veld Module Leefbaarheid proactief aan; bij Beperkte Leefbaarheidsdossiertoegang dient geen vinkje te staan.

6.1 Dossierinformatiepaneel en regelschermknoppen

Met behulp van het scherm Leefbaarheidsdossierfeitenblok (Leefbaarheidsdossieroverzicht ), rechts naast de lijst, kunnen de schermen met extra functionaliteit/gegevens die van toepassing zijn op een dossier worden benaderd. Of een scherm benaderbaar is, is afhankelijk van de schermen die ingericht zijn in het dossiertype.

Waar van toepassing wordt er telkens naast de schermnaam een getal tussen haakjes getoond om aan te duiden hoeveel records er in het scherm aanwezig zijn. Dit getal is tevens de link naar de betreffende achterliggende informatie.

Opmerking: bij Taken worden zowel de teamtaken als de niet-teamtaken meegeteld. Hierbij geldt dat er alleen unieke taken worden meegenomen in de telling; in geval van een teamtaak worden de taken die daarbij zijn aangemaakt voor de verschillende leden dus niet meegeteld.

6.2 Leefbaarheidsdossier aanmaken

U gaat nu met Leefbaarheid aan de slag. U maakt een nieuw leefbaarheidsdossier aan waarin u bepaalt welk type, welke dossiersoorten en eventueel welke agressiesoorten er moeten worden vastgelegd.

U maakt als volgt een nieuw leefbaarheidsdossier aan:

Kies voor Leefbaarheidsdossieroverzicht.
De knop Nieuw gevolgd door Enter leidt tot het aanmaken van een nieuw dossier. Het systeem komt eerst met een tussenscherm waarin de gebruiker het dossiertype moet kiezen.
Aan de hand van de inrichting, zoals eerder beschreven, zal het systeem een dossier aanmaken met de volgende zaken:

Het dossiernummer wordt toegekend aan de hand van de inrichting van het dossiertype dat gekozen is.
De dossierschermen worden benaderbaar aan de hand van de inrichting van het dossiertype dat gekozen is.
De actieregels worden gevuld aan de hand van de dossiersjablonen die gekoppeld zijn aan het dossiertype dat gekozen is.

Het dossier is nu klaar voor bewerking door de gebruiker.

6.2.1 Processtappensjablonen

U kunt met behulp van de processtappensjablonen vastleggen welke acties er automatisch in een dossier van hetzelfde type moeten worden ingevuld (zie Module Leefbaarheid: Instellingen, paragraaf Processtappensjablonen). Het gevolg van deze inrichting is dat telkens als er een dossier van bijvoorbeeld type Hennepkwekerij aangemaakt is, de stappen automatisch in het dossier worden ingevuld. Er kan ook een omschrijving aan een sjabloon worden gegeven.

Het is tevens mogelijk processtappensjablonen aan bestaande dossiers koppelen.

U koppelt als volgt een processtappensjabloon aan een bestaand dossier:

Open een bestaand leefbaarheidsdossier via Leefbaarheidsdossieroverzicht .
Kies in het menu voor Processtappen toevoegen. Het scherm Processtappensjablonen verschijnt.
Selecteer de betreffende sjabloon (of maak eerst een nieuwe aan) en kies voor OK.

De aan de processtappensjabloon gekoppelde actieregels worden vervolgens overgenomen op het dossier. Als in de stap een datumformule is opgenomen, dan wordt deze berekend op basis van de huidige systeemdatum en niet op basis van de dossierdatum.

6.3 Dossiersoort en agressiesoort

Per dossier kunt u meerdere soorten opgeven. U kunt aangeven welke dossiersoort er op het dossier moet worden getoond. Hiermee maakt u onderscheid in wat u vastlegt in het dossier.

U voegt als volgt een dossiersoort toe:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Dossiersoorten.
Klik in het scherm Dossiersoorten op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Code de betreffende dossiersoort.
Vink in veld Tonen op dossier aan welke dossiersoort in veld Dossiersoorten op het dossier moet worden getoond.

Voor Agressiesoorten geldt dezelfde werkwijze.

6.4 Veroorzakers en melders

Per dossier kunt u meerdere veroorzakers opgeven. U kunt aangeven welke veroorzaker op het dossier moet worden getoond.

In het scherm Veroorzakers wordt aangegeven of de veroorzaker meerdere eenheden huurt.

Als een veroorzaker bij het mutatieproces betrokken is, zullen er, afhankelijk van de vordering van het proces, data worden ingevuld in velden Huuropzegging, Huuraanbieding en Ingangsdatum verhuur. Door deze informatie goed te gebruiken kan er tijdig voorkomen worden dat een veroorzaker bijvoorbeeld een woning aangeboden krijgt.

U voegt als volgt een veroorzaker toe op een Leefbaarheidsdossier:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Veroorzakers.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Contactnr. of Huurdernr. de betreffende veroorzaker.
Wanneer een nieuwe veroorzaker wordt opgevoerd, wordt er automatisch een actieregel aangemaakt als u in het veld Actieregel aanmaken een vinkje plaatst.
Vink in veld Tonen op dossier aan welke veroorzaker op het dossier in veld Veroorzakers moet worden getoond.

Voor Melders geldt dezelfde werkwijze.

6.5 Contacten

Per dossier kunt u meerdere contacten (betrokkenen in het dossier, anders dan veroorzakers of melders, bijvoorbeeld de verantwoordelijke wijkagent en opzichter) opgeven. U kunt vervolgens aangeven welk contact op het dossier moet worden getoond.

U voegt als volgt een contact toe op een Leefbaarheidsdossier:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Contacten.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Contactnr. het betreffende contact.
Vink in veld Tonen op dossier aan welk contact op het dossier in veld Contacten moet worden getoond.
Per contact moet ook de functie in het dossier kenbaar gemaakt worden; vul hiervoor het veld Functie. Het vinkje bij participant gaat aan, indien bij de gekozen functie dit ook staat aangevinkt; u kunt het dus niet zelf aan/uitvinken.

6.6 Eenheden

Per dossier kunt u meerdere eenheden opgeven. U kunt aangeven welke van de eenheden op het dossier moet worden getoond. Per eenheid wordt tevens de huidige status aangegeven: verhuurd, leegstand etc. Ook is het eenheidstype in dit scherm aangegeven.

U voegt als volgt een eenheid toe op een Leefbaarheidsdossier:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Eenheden.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Eenheidsnr. de betreffende eenheid.
Vink in veld Tonen op dossier aan welke eenheid op het dossier moet worden getoond, in veld Eenheden.

Bij het opvoeren van een eenheid op een leefbaarheidsdossier wordt, wanneer het betreffende cluster gekoppeld is aan een geografisch gebied, ook dit geografisch gebied automatisch aan het Leefbaarheidsdossier toegevoegd.
Let op: het geografisch gebied zal niet automatisch worden verwijderd wanneer het betreffende cluster wordt verwijderd.

6.7 Clusters

Per dossier kunt u meerdere clusters opgeven. U kunt aangeven welk cluster op het dossier getoond moet worden. Per cluster wordt tevens de clustersoort weergegeven.

U voegt als volgt een cluster toe op een Leefbaarheidsdossier:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Clusters.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Clusternr. het betreffende cluster.
Vink in veld Tonen op form aan welk cluster op het dossier in veld Clusters moet worden getoond.

Bij het opvoeren van een cluster op een leefbaarheidsdossier wordt, wanneer het betreffende cluster gekoppeld is aan een geografisch gebied, ook dit geografisch gebied automatisch aan het Leefbaarheidsdossier toegevoegd.
Let op: het geografisch gebied zal niet automatisch worden verwijderd wanneer het betreffende cluster wordt verwijderd.

6.8 Eenheids- en clusternr. automatisch vullen

Bij het selecteren van een veroorzaker kunt u kiezen om het eenheids- en clusternummer automatisch te vullen op basis van de contractgegevens van de betreffende huurder. Het systeem zal op het dossier de eenheid van de betreffende huurder vullen. Daarnaast wordt het technisch cluster waarbinnen deze eenheid valt ook overgenomen.

U zorgt er als volgt voor dat het eenheids- en clusternummer automatisch gevuld worden bij het selecteren van een veroorzaker:

Selecteer een leefbaarheidsdossier (Leefbaarheidsdossieroverzicht ) en open het scherm Veroorzakeroverzicht met behulp van de link in veld Veroorzakers.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Contactnr. een contact.
Klik op veld Eenheid/cluster overnemen om het veld aan te vinken; het scherm Eenheden per klant verschijnt. (Als er sprake is van één eenheid op naam van deze persoon, dan wordt direct het betreffende veld aangevinkt.)
Selecteer een Eenheid en klik op OK: nu verschijnt er een vinkje in het veld Eenheid/cluster overnemen.

Bij het selecteren van een melder kunt u kiezen om het eenheids- en clusternummer automatisch te vullen op basis van de contractgegevens van de betreffende huurder. Het systeem zal op het dossier de eenheid van de betreffende huurder vullen. Daarnaast wordt het technisch cluster waarbinnen deze eenheid valt ook overgenomen.

Let op! In de schermen Veroorzakeroverzicht en Melderoverzicht staat helemaal links het veld Actieregels aanmaken. Voor een juiste verwerking is het belangrijk dat dit veld links blijft staan en dat er altijd vóór invulling van de overige velden, bepaald wordt of dit veld aangevinkt moet blijven. Het veld Actieregels aanmaken dient u dus – indien nodig – uit te zetten vóórdat het record wordt ingevoerd. De actieregel wordt namelijk aangemaakt bij het invoeren van het record; dit gebeurt ofwel bij het verlaten van de regel, ofwel bij het wijzigen van het veld Tonen op dossier. Als de regel is ingevoerd, zijn ook de actieregels aangemaakt. De enige mogelijkheid om dit terug te draaien, is handmatige verwijdering van de regel uit het dossier.

Let op! Tonen op scherm is altijd van toepassing als in een gerelateerde tabel slechts één record is vastgelegd.

6.9 Geografische gebiedscodes

Per dossier kunt u een of meerdere geografische gebiedscode invoeren. Veel dossiers in Leefbaarheid gaan over bijvoorbeeld grijs- en groenvoorzieningen. Deze voorzieningen staan vaak tussen clusters in en maken geen deel uit van een specifieke clustering. Denk bijvoorbeeld aan een speeltuin tussen vier appartementsgebouwen in. Door deze clusters te bundelen in één geografisch gebied, is het mogelijk om duidelijk te maken waar de voorziening zich bevindt en welke eenheden mogelijk met de voorziening te maken hebben.

U voegt als volgt een geografische gebiedscode toe:

Klik in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Geografische gebieden.
Klik op de knop Nieuw. Kies met behulp van de lookup-button in veld Geografische gebiedscode een geografisch gebied.
Klik op OK. Bij het verlaten van het scherm Geografische gebieden per dossier kunt u de volgende melding krijgen: “Wilt u de bij dit gebied behorende clusters toevoegen als gerelateerde clusters?” Kies hier Ja als u wilt dat de clusters gekoppeld aan het geografisch gebied aan het dossier moet worden gekoppeld.
Klik op Nee als u alleen het geografische gebied wilt koppelen.

In het scherm Leefbaarheidsinformatie kunt u filters plaatsen op geografische gebieden. Na het toepassen van een dergelijk filter worden de dossiers getoond waar de betreffende gebieden aan zijn gekoppeld.

6.10 Afhandeling van dossiers

Wanneer een dossier afgehandeld is, vult het systeem automatisch de datum en de persoon (gebruikers-id) in die het dossier heeft afgehandeld; de gebruiker dient dan ook een reden voor afhandeling op te geven.

Een afgehandeld dossier is op zich niet meer muteerbaar. In het geval dat een dossier opnieuw geopend wordt, kan dit alleen maar als er bij de dossiertype-instelling aangegeven is dat dit een heropenbaar dossiertype betreft. In dit geval kan met behulp van de functie Dossier heropenen een dossier heropend worden en kan de nieuwe status worden bepaald.
De statussen van actieregels zijn ook aangepast naar de in te richten statussen van dossiers. Hierdoor worden bij afhandeling van een actieregel ook twee nieuwe velden op actieregelniveau gevuld, namelijk Afgehandeld door en Afgehandeld per. Omdat er niet altijd met actieregelstatussen zal worden gewerkt, kunt u natuurlijk zelf bepalen of de statussen per actieregel bij moeten worden gehouden.

6.11 Acties per leefbaarheidsdossier

Om het mogelijk te maken om verscheidene te ondernemen acties vast te leggen bij een leefbaarheidsdossier is het tabblad Leefbaarheidsactieregels opgenomen, waarin een onbeperkt aantal acties kan worden vastgelegd.

Onder meer de volgende velden kunnen worden vastgelegd bij het toevoegen van een actie aan een leefbaarheidsdossier:

Veld	Omschrijving
Datum	Dit is de datum waarop de actie is aangemaakt. Dit veld wordt bij het aanmaken van de actie gevuld met de werkdatum maar kan handmatig nog worden aangepast.
Actie	Hierin kan een code van de te ondernemen actie worden ingevoerd. Een aparte tabel is beschikbaar gemaakt waarin de leefbaarheidsdossieracties kunnen worden vastgelegd met een code en een omschrijving.
Omschrijving	Dit is de omschrijving van de actie die is ingevoerd. De omschrijving wordt in eerste instantie overgenomen van de actiecode die is ingevoerd, maar is daarna nog wijzigbaar.
Opmerking	Per actie kan een onbeperkt aantal opmerkingen worden vastgelegd. Deze opmerkingen worden meegenomen naar een eventueel aangemaakt onderhoudsverzoek.
Medewerker	In dit veld wordt automatisch de code ingevuld van de medewerker die het leefbaarheidsdossier heeft ingevoerd in Dynamics Empire. Dit veld is handmatig niet aan te passen.
Naam medewerker	Hierin wordt de naam van de medewerker die het leefbaarheidsdossier heeft ingevoerd getoond. Dit veld is eveneens niet aan te passen.
Aantal betrokkenen	Hier kan vermeld worden hoeveel betrokkenen er zijn.
Eerste betrokkene	Hierin kan uit de lijst met alle relaties een contact worden geselecteerd met wie de actie ondernomen wordt. Bij het automatisch aanmaken van een actieregel vanuit het toevoegen van veroorzakers of melders wordt het veld Betrokkene gevuld met het contactnummer van de veroorzaker of melder.
Naam eerste betrokkene	Automatisch wordt hierin de naam getoond van de in het veld betrokkene geselecteerde relatie.
Afhandelingscode	Per actie kunt u een gewenste klachtafhandelingswijze invoeren via de assistbutton.
Uitvoeringstermijn	Per actie kunt u een uitvoeringstermijn invoeren via de assistbutton.
Kostencode	Per actie kunt u een kostencode invoeren via de assistbutton.
Ten laste van veroorzaker	Per actie kunt u aangeven of de klachtafhandeling al dan niet ten laste van de veroorzaker komt. Is dit veld aangevinkt, dan wordt automatisch het klantnummer van de op het dossier getoonde veroorzaker overgenomen in het veld Doorbelasten aan. Als u vervolgens de getoonde veroorzaker wijzigt, dan wordt dit niet verwerkt in de actieregels. In de actieregel kan vanuit het veld Doorbelasten aan een keuze worden gemaakt uit de aan het dossier gekoppelde klanten. Als de geselecteerde klant niet de veroorzaker is, zal het veld Ten laste van veroorzaker worden uitgevinkt.
% doorbelasten	Per actie kunt u aangeven welk percentage van de klachtafhandeling ten laste komt aan wie u hiervoor heeft geselecteerd in de velden hierboven. Let wel: als er een waarde in dit veld gevuld is, mag er geen waarde in het veld Doorbelast bedrag/Bedrag doorbelasten staan.
Bedrag doorbelasten	Per actie kunt u aangeven welk bedrag van de klachtafhandeling ten laste komt van degene die u hiervoor heeft geselecteerd in de velden hiervoor. Let wel: als er een waarde in dit veld gevuld is, mag er geen waarde in het veld % doorbelasten.
Actieregelstatus	Dit veld verwijst naar tabel Dossierstatussen. Dit houdt dus in dat er geen voorgedefinieerde statussen zijn, maar dat u de statussen zelf kunt inrichten (zie Beheer, map Applicatie-instellingen, submap Leefbaarheid).
Doorbelast bedrag	Als er een onderhoudsverzoek is aangemaakt voor de regel en er een bedrag aan de huurder is doorbelast op het onderhoudsverzoek, wordt hierin het daadwerkelijk doorbelaste bedrag getoond.
Onderhoudsverzoeknr.	Als er voor de regel een onderhoudsverzoek is aangemaakt, wordt het nummer van het onderhoudsverzoek getoond. M.b.v. een look-upbutton in dit veld kan het betreffende onderhoudsverzoek worden geopend.
Offertenr.	Als er voor de regel een onderhoudsverzoek is aangemaakt en voor het onderhoudsverzoek een offerte is aangemaakt, wordt het nummer van de offerte hier getoond. M.b.v. de look-upbutton kan vervolgens de betreffende offerte worden geopend.
Ordernr.	Als er voor de regel een onderhoudsverzoek is aangemaakt en voor het onderhoudsverzoek een order is aangemaakt, wordt het nummer van de order hier getoond. M.b.v. de look-upbutton kan vervolgens de betreffende order worden geopend.
Afgehandeld per	De actie is afgehandeld per de hier ingevulde datum.
Afgehandeld door	De medewerker die de actie heeft afgehandeld.

6.12 Kostencode koppelen aan dossiersoort

Zie paragraaf Acties per leefbaarheidsdossier voor de omschrijving van de kostencode. Het is mogelijk om een kostencode aan een dossiersoort te koppelen. Bij het selecteren van een dossiersoort op een dossier, zal in de actieregels de betreffende kostencode automatisch worden overgenomen. Bij aanmaak van een onderhoudsverzoek vanuit de actieregel wordt ook deze kostencode toegepast.

U koppelt als volgt een kostencode aan een dossiersoort:

Kies voor Leefbaarheidsdossieroverzicht .
Maak een nieuw dossier aan met behulp van de knop Nieuw en vervolgens op Enter.
Kies het dossiertype.
Klik daarna in het scherm Leefbaarheidsdossier op de link in het veld Dossiersoorten.
Kies in het gelijknamige scherm voor de knop Nieuw en leg voor dit leefbaarheidsdossier de dossiersoort(en) vast door in het veld Code de juiste te kiezen. Hiertoe klikt u op de link in het veld. In het scherm Dossiersoorten vult u het veld Kostencode in bij de dossiersoort van uw keuze.
Selecteer de juiste regel en klik op OK om de keuze te bevestigen.

6.13 Gerelateerde dossiers

Dossiers kunnen aan andere dossiers worden gerelateerd. Zo kunt u duidelijk maken dat dossiers onderling zaken gemeen hebben. Een voorbeeld is een dossier over een voorziening zoals een speeltuin. Voor deze voorziening is een dossier aangemaakt om bijvoorbeeld onderhoud, een cartotheek en keuringsinformatie bij te houden. Op een gegeven moment blijkt dat er sprake is van vandalisme in deze speeltuin. Er wordt een sociaal dossier aangemaakt om de veroorzakers en melders van het vandalisme (indien bekend) vast te leggen. Ook kunnen de stappen (acties) ter oplossing van het vandalisme worden vastgelegd. Door deze twee dossiers aan elkaar te relateren is inzichtelijk wat er speelt in een wijk of geografisch gebied.

U relateert als volgt een dossier:

Kies voor Leefbaarheidsdossieroverzicht en selecteer/open een dossier.
Klik in het Leefbaarheidsdossier-feitenblok op de link achter Gerelateerde dossiers.
Klik op de knop Nieuw in het menu en selecteer via de lookup-button in veld Gerelateerd Dossiernr. het te koppelen dossier.

Let op: gerelateerde dossiers zijn te zien vanaf het dossier van waaruit u de relatie hebt aangemaakt. Voorbeeld: dossier KL10-001 wordt vanuit dossier KL10-554 gekoppeld. In dossier KL10-554 ziet u bij gerelateerde dossiers KL10-001. In dossier KL10-001 ziet u bij gerelateerde dossiers niet dossier KL10-554. Het verdient aanbeveling om de dossiers vanuit beide dossiers met elkaar te koppelen.

6.14 Financieel overzicht

In het Leefbaarheidsdossieroverzicht selecteert u de juiste regel en navigeert u via het menu naar het Financieel overzicht. Dit overzicht geeft aan welke kosten en opbrengsten er aan een dossier gekoppeld zijn. Het veld Juridische kosten kan door een gebruiker aangevinkt worden als er juridische kosten gemaakt zijn.

Op facturen (verkoop en inkoop), creditnota’s (verkoop en inkoop), offertes en orders is op regelniveau een kolom opgenomen, genaamd Leefbaarheidsdossiernr. In dit veld kunt u een regel van bovengenoemde objecten koppelen aan een leefbaarheidsdossier. Wanneer de kosten en/of opbrengsten geboekt zijn, zal dit in het scherm Financiële gegevens inzichtelijk worden gemaakt.

Voor onderhoudsverzoeken wordt apart bijgehouden welke kosten doorbelast zijn en welke onderhoudsverzoeken gekoppeld zijn aan dossiers.

Per dossier kan er handmatig een budget ingevoerd worden. Dit is een schatting van de dossierkosten. Op het moment dat een ingevoerd budget wordt overschreden, zal er een vinkje in het veld Overschrijding worden geplaatst.

Als één van de veroorzakers op een dossier een deurwaardersdossier heeft, zal er in het veld Deurwaarder een vinkje worden geplaatst.

6.14.1 Contractinformatie

Indien mogelijk klikt u op Contractinformatie in het menu om de gegevens van de leverancier die verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld onderhoud in het dossier (in het geval van een grijs-/groenvoorziening) vast te leggen.

Het veld Onderhoudscyclus is een datumformuleveld waarin ter informatie kan worden aangegeven hoe vaak een leverancier werk voor het dossier moet verrichten.

Als er een actieregel is aangemaakt in het dossier en deze is van toepassing op contractinformatie (zoals ingesteld in module Leefbaarheid: Instellingen), dan zal er in het veld Onderhoudsinformatie automatisch een vinkje worden geplaatst.

6.14.2 Keuringsinformatie

Vooral dossiers die met grijs- en/of groenvoorzieningen te maken hebben, zullen vaak gebruik maken van het scherm Keuringsinformatie, dat benaderbaar is vanuit het Leefbaarheidsdossierfeitenblok. In dit scherm kan het resultaat van een keuring worden ingevoerd.

Er wordt bijvoorbeeld aangegeven of een speeltoestel gekeurd is, wat de datum van keuring is, wie de keurder is, of het goed- of afgekeurd is en of een keuring een herkeuring betreft of niet. Van iedere keuring kan automatisch een actieregel in het dossier gemaakt worden als er in het veld Actieregel aanmaken een vinkje geplaatst is.

Als er aanpassingen gemaakt moeten worden naar aanleiding van een keuring, kunnen deze via Aanpassingen ingevoerd worden. In een dergelijk geval verschijnt er Ja in het veld Aanpassingen in het scherm Keuringsinformatieoverzicht.

De aanpassingssoorten dienen ingericht te worden; deze zijn voorgedefinieerd.

6.14.3 Leefbaarheidsdossiercartotheek

Per dossier kan, indien van toepassing, een cartotheek bijgehouden worden (via Cartotheek in het Leefbaarheidsdossierfeitenblok). Hier worden de gegevens van onderdelen van objecten in een dossier vastgelegd, net zoals in enige andere cartotheek in Dynamics Empire. Er kunnen bijlagen worden gekoppeld aan regels in de cartotheek. Dit doet u met behulp van de knop Bijlagen in het menu.

6.14.4 Afbeelding(en)

Zoals eerder besproken kunt u per dossier afbeeldingen koppelen. Afbeeldingen kunnen worden toegevoegd, vervangen, geëxporteerd of verwijderd. (Zie link achter Afbeeldingen in het Leefbaarheidsdossierfeitenblok.) Klik op Nieuw om een afbeelding toe te voegen en klik in het rechter gedeelte van het scherm op de rechter muisknop voor opties.
Per afbeelding kunt u opmerkingen maken. Dit doet u in het veld Opmerkingen; latere bewerking is mogelijk.

6.14.5 Leefbaarheidsdossiersdata kopiëren naar vervolgdossier

U heeft de mogelijkheid om dossiers te kopiëren bij het aanmaken van een vervolgdossier. Met deze functionaliteit bepaalt de gebruiker zelf welke schermen moeten worden gekopieerd. In het geval van het algemene scherm worden een aantal dossierspecifieke velden niet gekopieerd, bijvoorbeeld: Status, Afhandelingsreden, Afgehandeld per en Afgehandeld door.

U bepaalt welke schermen gekopieerd moeten worden door de schermnamen aan- of uit te vinken in scherm Leefbaarheidsdossierdata kopiëren. Het vervolgdossier wordt tevens gerelateerd aan het oorspronkelijke dossier.

U maakt als volgt een vervolgdossier aan:

Open een leefbaarheidsdossier waarop u een vervolgdossier wilt aanmaken.
Klik op Vervolgdossier aanmaken.
Vink de gegevens die u wilt kopiëren op het vervolgdossier en klik op OK.

6.15 Onderhoudsverzoeken aanmaken

U kunt onderhoudsverzoeken aanmaken vanuit leefbaarheidsdossiers. Het onderhoudsverzoek wordt dan aan de actieregel gekoppeld die geselecteerd was op het moment van aanmaak.

In de Empire-instellingen dient hiervoor het veld Standaardactie onderhoudsverzoek te zijn gevuld: in dit veld kan de actiecode worden ingesteld die Dynamics Empire zal gebruiken om een onderhoudsverzoek aan te maken of te koppelen aan een dossier.

Wanneer een onderhoudsverzoek vanuit een dossier aangemaakt moet worden komt het systeem met een tussenscherm.

U maakt als volgt een onderhoudsverzoek aan vanuit een dossier:

Kies het betreffende leefbaarheidsdossier.
Klik bovenin het tabblad Leefbaarheidsactieregels op Onderhoudsverzoek aanmaken. U krijgt eerst de vraag of u een onderhoudsverzoek wilt aanmaken. Klik op Ja. Overigens dient het dossier natuurlijk wel aan enkele voorwaarden te voldoen; er moet bijvoorbeeld een cluster vermeld zijn.
Vervolgens verschijnt er een tussenscherm:
- Veld Klachtsoort: In dit veld kiest u een klachtsoort. Is dit veld gevuld, dan wordt het onderhoudsverzoek aangemaakt met deze specifieke klachtsoort.
- Veld Meldernr: Hier voert u een melder van het onderhoudsverzoek in die gekoppeld is aan het dossier.
- Veld Doorbelasten aan: Hier kunt u via de assistbutton een klantnummer opgeven.
- Veld Eenheidnr.: In dit veld kan een eenheid, die gekoppeld is aan het dossier, geselecteerd worden waarop vervolgens het onderhoudsverzoek moet worden aangemaakt. Dit is alleen van toepassing als de reparatie van toepassing is op de eenheid zelf.
- Veld Clusternr.: In dit veld kan alleen het technische cluster waartoe de geselecteerde eenheid behoort geselecteerd worden als veld Eenheid is gevuld.
Klik op OK om het onderhoudsverzoek aan te maken. Als veld Doorbelasten aan een contact heeft, die tevens de huidige huurder is van de eenheid, zoals ingevoerd in het veld Eenheid, dan zal er op het onderhoudsverzoek een vinkje geplaatst worden in het veld Ten laste van klant.
Als het contact niet de huidige huurder is, of er is geen eenheid ingevoerd, dan zal er in het veld Ten laste van derden een vinkje op het onderhoudsverzoek worden geplaatst. Afhankelijk van welk bovenstaand veld gevuld is, zal de betreffende naam naast het veld worden ingevuld. Het doorbelaste bedrag en/of percentage wordt overgenomen van de actieregel op het dossier waaruit het onderhoudsverzoek wordt aangemaakt.

Let op! Als de persoon die doorbelast moet worden (in het geval van derden) nog geen klant/huurder in het systeem is, is doorbelasting niet mogelijk.

Het is niet mogelijk een onderhoudsverzoek aan te maken vanuit een dossier met dossierstatus of actieregel met de status Afgehandeld.
U kunt ook een leefbaarheidsdossier aanmaken vanuit een onderhoudsverzoek; zie daarvoor de handleiding Dagelijks onderhoud.

6.16 Onderhoudsverzoek koppelen

U kunt er ook voor kiezen om een reeds bestaand onderhoudsverzoek te koppelen aan een dossier.

U koppelt als volgt een onderhoudsverzoek aan een dossier:

Kies het betreffende leefbaarheidsdossier.
Klik bovenin tabblad Acties op Onderhoudsverzoek koppelen.
Het onderhoudsverzoekenoverzicht verschijnt, waaruit u een keuze kunt maken. Na een klik op OK komt u terug op het dossier, waar in de betreffende regel te zien is welk onderhoudsverzoek gekoppeld is aan de actieregel. Tevens zullen de kolommen met informatie uit het onderhoudsverzoek zijn bijgewerkt.

6.17 De klachtsoort op een onderhoudsverzoek wijzigen

Tijdens het aanmaken van een onderhoudsverzoek kunt u in het tussenscherm de klachtsoort wijzigen. Dit betreft de klachtsoort die hoort bij de dossiersoort die getoond wordt op het dossier.

U wijzigt de klachtsoort op het onderhoudsverzoek als volgt:

Maak een onderhoudsverzoek aan; het tussenscherm Selecteer Onderhoudsverzoekgegevens verschijnt.
Klik in veld Klachtsoort op de lookup-button en selecteer een andere klachtsoort.
Klik op OK.

6.18 Onderhoudsverzoeken bekijken

Om een onderhoudsverzoek te bekijken gaat u op het leefbaarheidsdossier naar Onderhoudsverzoek(en).

Op een vanuit een leefbaarheidsdossier aangemaakt onderhoudsverzoek is het veld Leefbaarheidsdossiernr. gevuld met het dossiernummer van waaruit het onderhoudsverzoek is aangemaakt.

Vanuit een aan het dossier gekoppeld onderhoudsverzoek is het mogelijk een offerte aan te maken. Het offertenummer is terug te zien op de actieregel van het dossier.

6.19 Segmenten en campagnes

Het is mogelijk om campagnes aan dossiers op actieregelniveau te koppelen. Zoek met behulp van de lookup-button in het veld Campagnenr. een campagne op. Omdat campagnes uit verschillende segmenten bestaan, is het dus ook indirect mogelijk om segmenten aan dossiers te koppelen.

6.20 Segmenten uitbreiden

De standaard MS NAV functionaliteit om contacten aan segmenten toe te voegen is uitgebreid.

U breidt als volgt segmenten uit:

Ga naar de lijst Segmenten en open de kaart.
Kies in het menu voor Contacten toevoegen. Op het tabblad Opties leefbaarheid, in de velden onder het kopje Leefbaarheidsdossier, kunt u aanvinken welke contacten u wilt toevoegen aan het segment (Veroorzaker, Melder, Contact, Actieregel contact en Alle rollen). Let op: deze velden moet u invullen als u een segment wilt aanmaken op basis van Leefbaarheid.
Het is mogelijk om criteria ook op de volgende objecten in Dynamics Empire toe te passen (voor algemene werking van segmenten, zie online helpfunctie):

1. Contract: Het is hierdoor onder andere mogelijk geworden om alleen de huidige huurders van een selectie te zien.
2. Eenheid: Het is hierdoor onder andere mogelijk om contacten die een zeker type eenheid huren te zien.
3. Cluster: Door bijvoorbeeld met tabblad Contract een combinatie te maken kunnen de huidige huurders van een specifiek cluster aan een segment worden gekoppeld.
4. Leefbaarheid: De contacten aan een lopend leefbaarheidsdossier kunnen hiermee bijvoorbeeld worden getoond.

Deze functionaliteit werkt ook bij contacten verminderen en contacten verfijnen in segmenten.

7 Leefbaarheidsdossier bijwerken vanuit de klantkaart

Zowel in standaard Leefbaarheid als in de module Leefbaarheid is het mogelijk om het leefbaarheidsdossier bij te werken vanuit de klantkaart.

U werkt als volgt een leefbaarheidsdossier bij vanuit de klantkaart:

Kies voor Klanten .
Klik in het menu op Navigeren – Klant – Leefbaarheid: Veroorzaker / Melder / Participant.
Als er meerdere dossiers zijn, wordt het Leefbaarheidsdossieroverzicht getoond; als er slechts sprake is van één dossier, dan wordt dit meteen geopend.
Als de klant staat geregistreerd als veroorzaker, dan kunt u die informatie ook terugvinden in het feitenblok Leefbaarheid klant, rechts op het scherm.
Selecteer het betreffende dossier en open de kaart. Hierin kunt u het dossier bijwerken.

8 Leefbaarheidsdossierinformatie

Om het mogelijk te maken dat dossiers op een behoorlijke manier te doorzoeken en te filteren zijn, is het scherm Leefbaarheidsdossierinformatie gebouwd (te vinden via ). Dit scherm kan gebruikt worden om bestaande dossiers te zoeken, maar ook om te kijken of een dossier al bestaat voordat een dossier moet worden aangemaakt.

8.1 Scherm Leefbaarheidsdossierinformatie

In dit scherm is het mogelijk om de volgende filteracties uit te voeren:

Filteren op contacten: Het betreft contacten die op enige wijze op een dossier een rol spelen. Er wordt hiervoor niet alleen op dossierniveau gezocht, maar ook op de onderliggende schermen.

Let op: Door op meerdere soorten contacten tegelijk te zoeken werkt Dynamics Empire met een EN-zoekopdracht. Er wordt dus gezocht op ingevoerde criteria waar de contacten bijvoorbeeld én melders én veroorzakers op een specifiek dossier zijn.
Filteren op Veroorzaker/Melder/Contact/Betrokkene: Als u een vinkje zet in een van de velden of in een combinatie ervan, dan zal (zullen) slechts contacten van dit type worden getoond.
Filteren op eenheden: De eenheden die aan dossiers gekoppeld zijn worden doorzocht.
Filteren op clusters: De clusters die aan dossiers gekoppeld zijn worden doorzocht.
Filteren op dossiersoorten: De dossiersoorten die aan dossiers gekoppeld zijn worden doorzocht.
Filteren op agressiesoorten: De agressiesoorten die aan dossiers gekoppeld zijn worden doorzocht.
Filteren op acties: De actieregels worden op basis van de actiecodes doorzocht.
Filteren op geografisch gebied: De actieregels worden op basis van het geografische gebied doorzocht.
Combinaties van bovengenoemde filters kunnen ook worden gebruikt.

Let op! U activeert bovenstaande filtering door te klikken op Filters toepassen. Om een filter op te heffen gebruikt u de knop Filters verwijderen.

Het is mogelijk om vanuit het scherm Leefbaarheidsdossierinformatie nieuwe dossiers en vervolgdossiers aan te maken.

Tip: U kunt natuurlijk meerdere criteria in een filterveld plaatsen om op bijvoorbeeld meerdere dossiersoorten tegelijkertijd te filteren. Voorbeeld: HUISGEWELD|INTIMIDAT|INTIMIDAT+ in het veld Dossiersoortfilter.

Dossiers kunnen met behulp van het scherm Leefbaarheidsdossierinformatie op verschillende manieren worden gezocht. Het scherm Leefbaarheidsdossierinformatie kan gebruikt worden om bestaande dossiers te zoeken, maar ook om te kijken of een dossier al bestaat voordat u een dossier aanmaakt.

Wanneer een gebruiker zoekt op:

contacten (melder/veroorzaker/contact/betrokkene)
eenheid
cluster
dossiersoorten
agressiesoorten;
acties

dienen de gelijknamige velden bovenin het Leefbaarheidsdossierinformatiescherm te worden gebruikt. De reden hiervoor is dat er vaak meerdere contacten aan een dossier gekoppeld kunnen zijn, waardoor dieper gezocht moet worden dan alleen maar in het overzicht. De genoemde velden zijn specifiek gebouwd om per dossier dieper te kunnen zoeken.

8.2 Aanvullend filteren

Als u een specifiek, gefilterd overzicht van leefbaarheiddossiers wilt hebben kunt u – naast de hiervoor besproken mogelijkheden – filteren in het Leefbaarheidsdossierinformatiescherm op alle velden die voorkomen in het getoonde regeldeel.

Let op! Zet, indien dit nog niet beschikbaar is, het filterdeelvenster open. Dit doet u door rechtsboven in het scherm te klikken op Aanpassen en Filterdeelvenster aan te vinken. Voor meer informatie over de filterfunctionaliteit, zie handleiding Navigeren binnen Dynamics Empire.

Tip 1
Een combinatie van deze velden kan ook worden gebruikt. Er kan bijvoorbeeld op dossiersoort op vervuiling gezocht worden en op agressiesoort op verbaal; zo worden alleen dossiers getoond waar verbaal geweld gepaard gaat met vervuiling.

Tip 2
Veldfiters op de kolommen kunnen gecombineerd worden met filters bovenaan het scherm. Op deze wijze kan er dus dossiers met status Uitvoering in behandeling bij een bewoner van soort vervuiling met agressie worden getoond.

Tip 3
Om op meerdere Contacten / Eenheden / Clusters / Dossiersoorten / Agressiesoorten / Actiesoorten tegelijk te zoeken maakt u gebruik van het teken “|” het zogenaamde pipe-teken. Bijvoorbeeld: toon alle dossiersoorten die te maken hebben met huisgeweld en intimidatie, maar ook intimidatie met geweld; dan ziet uw filter er als volgt uit: “HUISGEWELD|INTIMIDAT|INTIMIDAT+”