Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de modules Projecten en Planmatig Onderhoud, alsmede de samenhangende applicatiebeheeractiviteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Dit document behandelt de onderwerpen met betrekking tot (onderhouds)projecten in een volgorde die aansluit op de praktijk. Maar alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen. Enkele werkwijzen lijken te overlappen in uitleg, dat wil zeggen: als u bijvoorbeeld een inkoopfactuur kunt aanmaken en fiatteren, dan zult u het ook voor een creditnota kunnen. Toch is er over het algemeen voor gekozen beide beschrijvingen volledig te houden, zodat niet heen en weer hoeft te worden gesprongen in de tekst.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.
Zie voor gerelateerde functionaliteiten ook de volgende onderwerpen:

Projectmodellen
Koppeling MS-Project
Kopersondersteuning
Instellingen Projecten en PO

2 Projecten

Binnen Dynamics Empire is het mogelijk om een volledige projectadministratie te onderhouden. De module Projecten wordt onder andere ingezet voor het registreren en bewaken van:

Nieuwbouwprojecten
Renovatieprojecten
Planmatig onderhoudsprojecten
Contractonderhoud
Urenregistratie

Een project bestaat uit één of meer budgetregels. Vanuit de budgetregels kan worden ingekocht, verkocht, subsidie worden aangevraagd, kunnen vergoedingen worden uitgekeerd en kan de urenregistratie worden vastgelegd. Per project kan een goede voortgangsbewaking worden gehouden op projectniveau, budgetregelniveau en ook op samengesteld niveau, bijvoorbeeld voor het bewaken van de totale jaarbegroting Planmatig Onderhoud waarvoor meerdere projecten en budgetregels zijn vastgelegd.

2.1 Projectgegevens

De projectkaarten benadert u via de zoekfunctionaliteit in de lijst Projectoverzicht. Maak vervolgens een keuze uit de getoonde projecten. De projectkaart bestaat onder meer uit:

Algemene projectgegevens
Projectbudgetregels
Feitenblokken

De projectbudgetregels zijn te openen als apart scherm (Projectbudgetkaart). Selecteer hiertoe de juiste regel op tabblad Budgetregels op de projectkaart en kies bovenin het tabblad in het menu onder Beheren voor Budget.

Op verschillende tabbladen zijn, naast tabblad Algemeen, de volgende details te raadplegen:

Werkderden (inkoop)
Facturen/Creditnota’s (direct geboekt op een projectbudgetregel, niet via een order)
Subsidie
Verkoop
Vergoedingen
Uren
Boekingsinfo
Gemengde projecten

Op de Projectkaart en Projectbudgetkaart zijn feitenblokken aanwezig. Zodra bijvoorbeeld een offerte is aangevraagd op een willekeurige budgetregel, zal een ‘1’ worden weergegeven in het feitenblok Projectgegevens naast het gegeven Werkderden. Vanuit dit gegeven kan doorgeklikt worden naar het Werkderdenoverzicht om zo alle inkoopoffertes en orders te kunnen benaderen.

De meeste gegevens in de feitenblokken spreken voor zich. Het gegeven Facturen/Creditnota’s verdient echter extra uitleg: hier wordt enkel een aantal weergegeven als de factuur of creditnota is aangemaakt zonder dat daar een order tegenover staat. De factuur is in dat geval rechtstreeks op een budgetregel van het project geboekt.

Het gegeven Open inkoopregels geeft aan hoeveel inkoopregels er nog open staan (en daarmee verhinderen dat een project kan worden afgesloten). Bij doorklikken kan genavigeerd worden naar de Inkooporderkaart en is er een veld dat aangeeft of de regel verweesd is geraakt. (Dat wil zeggen dat de inkoopkop niet meer bestaat; draai het rapport Verwijder verweesde inkoopregels (11151540) om deze op te ruimen.)

Let wel: het feitenblok Projectgegevens toont gegevens van het gehele project, terwijl het feitenblok Budgetgegevens gegevens toont per projectbudgetregel.

In het Werkderdenoverzicht (te bereiken via de link achter Werkderden in feitenblok Projectgegevens) kunt u een offerte of order nader bekijken door de juiste regel te kiezen en op Kaart in het menu te klikken.
Vanuit een budgetregel op tabblad Budgetregels op de projectkaart kunt u bovenin het menu via Beheren, knop Budget naar het scherm Projectbudgetkaart navigeren. Dit kan ook via de knop Budget op het Werkderdenoverzicht.

De functies die betrekking hebben op een regel (bijvoorbeeld offerte omzetten in order of meerwerk op basis van een bestaande order) kunnen uitgevoerd worden vanuit de Projectbudgetkaart. Vanuit het projectbudget kan het scherm Statistiek worden geopend (via de knop in het menu).

Tip 1: Zet de schermen naast elkaar, zodat u de informatie uit verschillende schermen beschikbaar hebt. Let wel: dit kan alleen in de webclient als u meerdere browsersessies opent (en daarvoor hebt u meerdere licenties nodig).

Tip 2: Vanuit de projectbudgetkaart kan gebladerd worden (met Ctrl+PgUp/PgDn) tussen de verschillende budgetten die zijn vastgelegd op het project.

2.2 Project aanmaken

Ten behoeve van planmatig onderhoud kunt u in Dynamics Empire onderhoudsprojecten aanmaken, en ten behoeve van bijvoorbeeld nieuwbouw kunt u ‘reguliere’ projecten opstarten. De projecten kunnen tot stand komen vanuit projectmodellen (zie documentatie over Projectmodellen) of vanuit het Planmatig onderhoud (import jaarbegroting). Daarnaast kan een project ook handmatig worden aangemaakt.

U maakt als volgt handmatig een project aan:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Projectoverzicht.
Afhankelijk van de instellingen verschijnt het scherm Overzicht Projecttypen (wanneer voor de gebruiker meer dan één projecttype is gedefinieerd) of meteen het projectoverzicht (wanneer voor de gebruiker niet meer dan één projecttype is ingegeven).
Kies, indien van toepassing, een projecttype en klik op OK.
Open een project van het juiste type. Klik op Nieuw om een nieuw project aan te maken (waarbij het systeem het projecttype overneemt vanuit het geopende project) en vul het veld Nr. in door op Enter te drukken, of door een nummer in te geven (afhankelijk van de instellingen die voor de administratie gelden).
Vul de overige velden in.

Hieronder de uitleg voor de belangrijkste velden:

Veld	Omschrijving	Tabblad
Type	Dit veld geeft het projecttype van het project weer en wordt automatisch gevuld.	Algemeen
Naam	De naam van het project wordt in overzichtsschermen gebruikt. Ook wordt deze naam gekopieerd naar MS-Project.
Omschrijving	Dit betreft een omschrijving van het project.
Soort	In dit veld wordt aangegeven wat voor een soort project het betreft: Hoofdproject of Deelproject.
Nr. Hoofdproject	Wanneer in het veld Soort Deelproject is aangegeven, dan kan in dit veld het nr. van het hoofdproject worden vermeld.
Zoeknaam	Dit is de zoeknaam van het project.
Aangemaakt op/ Gewijzigd op	Dit is de datum waarop het project is aangemaakt resp. is gewijzigd. Deze velden worden automatisch gevuld. Wanneer u op de projectenkaart wijzigingen aanbrengt, wordt het veld Gewijzigd automatisch bijgewerkt met de huidige systeemdatum.
Startdatum	Vermeld hier de datum waarop het project wordt gestart.
Opleverdatum	Hier staat de opleverdatum van het project.
Status/Projectfase	Status: Hier staat de status van het project (afgehandeld, vervallen, order e.d.), welke ontleend wordt aan de aard en status van de laatste projectbudgetregel. Projectfase: Hier staat het type fase waarin het project verkeert.
Geblokkeerd	Dit veld bevat de blokkeerstatus voor acties die zijn gerelateerd aan het project.
Toon op Klantportaal	Hiermee wordt aangegeven of het project getoond moet worden op het Klantportaal.
Exploitatiemodel	Wanneer het project is aangemaakt vanuit een projectmodel is dit veld automatisch gevuld met de waarde van dat model.	Boekingsinfo
Clusternr.	Dit veld wordt gevuld met het cluster waarvoor het Projectmodel is opgezet. Het clusternummer op het project wordt niet gevuld op Onderhoudsprojecten (Planmatig Onderhoud), omdat er in de praktijk Projectbudgetregels zijn aangemaakt op verschillende clusters.
Besluit	Wanneer het project is aangemaakt vanuit een projectmodel is dit veld automatisch gevuld met de waarde van het projectmodel.
Deactiveringsdatum	De deactiveringsdatum van het project staat in dit veld.
Orderbudgethouders	Dit is de orderbudgethouder (fiatteur; zie handleiding Documentgoedkeuring) van het project. Deze budgethouder moet, indien noodzakelijk, de orders fiatteren voordat deze gegund kunnen worden.
Factuurbudgethouders	Dit is de factuurbudgethouder (fiatteur; zie handleiding Documentgoedkeuring) van het project. Deze budgethouder moet, indien noodzakelijk, de inkomende facturen fiatteren voordat deze geboekt kunnen worden.
Verkoopbudgethouders	Dit is de verkoopbudgethouder (fiatteur; zie handleiding Documentgoedkeuring) van het project. Deze budgethouder moet, indien noodzakelijk, de verkoopfacturen fiatteren voordat deze geboekt kunnen worden

Op het project kunnen via tabblad Contactpersonen de betreffende personen voor het project ingevuld worden. Vul het veld door met behulp van de lookup-button het juiste contact te kiezen.
De eerste drie contacten worden overgenomen in de kop van het projectscherm, evenals de omschrijving van de functie die wordt gekozen.
Het is niet noodzakelijk een Contactnr. op te geven. U kunt ook direct in de kolom Naam een naam ingeven. Deze contactpersoon is dan echter niet in het contactbestand opgenomen.
Let op! Afhankelijk van het projecttype kan op de plaats van het veld Status het veld Projectfase staan – of andersom. Het veld Status geeft de aard en status aan waarin het project zich bevindt. In het veld Projectfase kan met behulp van de lookup-button de projectfasering worden opgegeven. Voeg in het venster Fasen per Project (te bereiken via Selecteren vanuit volledige lijst) de fasen toe door met de lookup-button in het veld Code de juiste fase te selecteren. Geef de data op en ga op de fase staan waarin het project zich momenteel bevindt. Klik op OK. De code van de fase wordt meegenomen naar de kop van het Project.
Het is mogelijk dat voor dit projecttype een aantal default fasen zijn opgegeven in de instellingen; in dat geval staan deze fasen al ingevuld. U kunt echter, indien gewenst, fasen toevoegen en/of verwijderen – tenzij er al activiteiten (offertes/opdrachten/facturen) zijn verricht binnen deze fase.
Onder de knop Bijlagen in het menu kunnen documenten aan het project worden gekoppeld. (Hiertoe moeten wel enkele instellingen zijn verricht; zie hiervoor het onderwerp Wonen – Basis en instellingen, elders op deze site.)
Klik eerst op de lookup-button in het veld Code; het systeem controleert bij het openen van het overzicht met bijlagen of er instellingen (generieke namen) aanwezig zijn voor de betreffende entiteit. Als dat zo is, dan kiest u deze en worden de velden Code en Omschrijving gevuld.
U dient een omschrijving te zetten in het daarvoor bedoelde veld. Klik vervolgens op de knop Extern om naar een bestand te verwijzen op een externe locatie, of klik op Import om een bestand ‘binnen te halen’ en te plaatsen op de plek die u daarvoor heeft opgegeven in de instellingen.
Milestones kunnen ook worden vastgelegd. Kies in dit geval vanuit de projectkaart voor Milestones in het menu. In het veld Code wordt met behulp van de lookup-button het juiste Besluit opgezocht. De Omschrijving wordt automatisch meegenomen. In het veld Datum kan worden opgegeven wanneer het besluit is genomen.

2.3 Projectbudgetregels

Projectbudgetregels kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt: handmatig, vanuit een projectmodel en vanuit kladblokregels (bijvoorbeeld import jaarbegroting).

Let op! De weergave van velden is persoonlijk in te stellen. De projectbudgetregels zijn voorzien van velden die zijn gebaseerd op ‘werkelijke kosten’. Binnen Projectontwikkeling bestaan situaties dat de BTW teruggevorderd kan worden. In dat geval zullen de betreffende kolommen (namelijk: zonder BTW-toevoeging) het exclusief BTW-bedrag tonen. Binnen het budget vindt de berekening plaats op basis van de BTW-Productboekingsgroep (kenmerk Terugvorderbaar ja/nee) die staat ingesteld binnen de Projecttypewerksoortinstellingen. Als bijvoorbeeld HOOGTV geldt, dan zal exclusief 100,00 getoond worden, inclusief 121,00 en werkelijk (zonder BTW-toevoeging) 100,00.
Als u andere velden (bijvoorbeeld mét toevoeging ’incl/excl BTW’) op het scherm wilt zien kunt u dit aanpassen via de functionaliteit Personaliseren.

2.3.1 Budgetregels inzien

U benadert als volgt de projectbudgetregels:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Projectoverzicht.
Afhankelijk van de instellingen verschijnt het scherm Overzicht Projecttypen (wanneer voor de gebruiker meer dan één projecttype is gedefinieerd) of meteen de lijst Projecten (wanneer voor de gebruiker slechts één projecttype is ingegeven). De budgetregels staan op de projectkaart op het gelijknamige tabblad.

De verschillende velden die kunnen worden ingevuld staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Type	Type betreft een vrij in te richten kenmerk voor de budgetregel.
Opmerking	U kunt opmerkingen invoeren voor iedere projectbudgetregel.
Clusternr.	Dit is het clusternummer waarvoor de projectbudgetregel is aangemaakt.
Omschrijving	Hier kunt u een omschrijving opgeven voor de projectbudgetregel. Deze omschrijving zal worden overgenomen naar de omschrijving van een eventuele inkoopofferte of inkooporder.
Startdatum	Hier vult u de startdatum van de betreffende regel in. Als op een budgetregel binnen een projectmodel een fase is ingesteld, dan wordt deze projectfase meegenomen in de budgetregel op het project. Het aanpassen van de startdatum op de betreffende budgetregel is in dat geval alleen mogelijk door de startdatum van de projectfase van het project aan te passen. Daar waar er geen projectfase is vastgelegd in de projectbudgetregel kan de startdatum handmatig aangepast worden.
Opleverdatum	Hier vult u de opleverdatum voor de betreffende regel in. Als op een budgetregel binnen een projectmodel een fase is ingesteld, dan wordt deze projectfase meegenomen in de budgetregel op het project. Het aanpassen van de opleverdatum op de betreffende budgetregel is in dat geval alleen mogelijk door de opleverdatum van de projectfase van het project aan te passen. Daar waar er geen projectfase is vastgelegd in de projectbudgetregel kan de opleverdatum handmatig aangepast worden.
Werksoort	In dit veld vult u de code van de werksoort in.
Werksoortomschrijving	Dit is de omschrijving van de in het vorige veld gekozen werksoort. Dit veld wordt automatisch gevuld.
Status	Dit is de status van de budgetregel. De opties zijn: Doorloop, Vervallen, Technisch gereed, Afgehandeld en Uitstel. Wanneer er een wijziging van status wordt doorgevoerd moet de reden worden opgegeven (het systeem opent automatisch het benodigde venster). De reden(en) voor wijziging is (zijn) later terug te zien via de assistbutton in het veld, in het scherm Budgetstatusmutaties. De status kan door de gebruiker handmatig op ‘Technisch gereed’ worden gezet; het systeem controleert dan of er geen lopende offertes en/of inkooporders meer aanwezig zijn. Automatische aanpassing van de waarde van het veld gebeurt als in de projectkop de status op ‘Technisch gereed’ wordt gezet; dan zullen de budgetregels met blanco status ook die status krijgen. Als een budgetregel de status 'Technisch gereed' heeft, kunnen er geen nieuwe inkooporders of -offertes worden gemaakt. Het aanmaken van verkooporders, -creditnota's en subsidieaanvragen blijft wel mogelijk.
Statusreden	Met de statusredencodes wordt aangegeven waarom de status is gewijzigd.
Begroot	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Begroot Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Budget	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Budget Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Order	1: Inkooporders (alle statussen) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (alles statussen) (positief) 5: Subsidie (alle statussen) (negatief) 6: Verkooporders (alle statussen) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Aangegane verplichting	1: Inkooporders (status vrijgegeven) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (status vrijgegeven) (positief) 5: Subsidie (> ingediend) (negatief) 6: Verkooporders (status vrijgegeven) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Regie bedrag	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Regie op basis van Regiebedrag
Meerwerk	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Meerwerk op basis van Directe kostprijs
Restant verplichting	Het nog openstaande (niet gefactureerde deel) van Aangegane verplichting, waarin verkooporders negatief zijn opgenomen
Betaalbaar gesteld	1: Gereedgemelde werkderden regels (positief) 2. Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief 3. Verkooporders (status gereedgemeld) (negatief) 4. Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 5. Geboekte verkoopcreditnota's (positief)
Prognose	Initieel o.b.v. Begroot Handmatig te muteren
Prognoseruimte	Berekening: Prognose - Restant verplichting - Realisatie
% Gereed	Betaalbaargesteld tov Prognose
Begroot - Prognose	Berekening: Begroot - Prognose
Realisatie	Op basis van alle projectposten. Verkoopopbrengsten worden hierin negatief opgenomen
Vrije budgetruimte	Berekening: Budget - Realisatie - Restant verplichting
% Budget besteed	Betreft het % van het budget dat verbruikt is op basis van Vrije budgetruimte.
Doorloop	Berekening: Prognose - Realisatie
Vervallen Bedrag	Wordt gevuld door het systeem bij status vervallen, gehele budget vervalt. Budget komt in veld Vervallen bedrag. Veld Begroot blijft gevuld met oorspronkelijke waarde
Datumformule Startdatum	Hier staat de datumformule voor de berekening van de startdatum.
Datumformule Einddatum	Hier staat de datumformule voor de berekening van de opleverdatum.
Orderbudgethouders	De orderbudgethouder (fiatteur; zie handleiding Documentgoedkeuring) van de projectbudgetregel moet, indien noodzakelijk, de orders fiatteren voordat deze gegund kunnen worden.
Factuurbudgethouders	De factuurbudgethouder (fiatteur; zie handleiding Documentgoedkeuring) van de projectbudgetregel moet, indien noodzakelijk, de inkomende facturen fiatteren voordat deze geboekt kunnen worden.
Verkoopbudgethouders	Hier staat (staan) de verkoopbudgethouder(s) (fiatteur(s); zie handleiding Documentgoedkeuring) die geldt (gelden) voor de Projectbudgetregel. Dit kan eventueel afwijken t.o.v. van het project. De verkoopbudgethouder moet de verkoopfacturen fiatteren voordat deze geboekt kunnen worden.

2.3.2 Handmatig aanmaken en wijzigen

U maakt als volgt handmatig projectbudgetregels aan:

Ga op het tabblad Budgetregels op een lege regel staan en vul de velden Clusternr., Werksoort, eventueel een afwijkende Werksoortboekingsgroep en het Budgetbedrag in.
Nadat het budgetbedrag (al dan niet incl/excl BTW) is ingevuld, vraagt het systeem om de Redencode: waarom is de budgetregel aangemaakt? Selecteer de reden en klik op OK.
In het veld Budgetbedrag excl. BTW kan met behulp van de assist-editbutton opgezocht worden welke mutaties er zijn geweest.
Vul ook de velden Orderbudgethouders en Factuurbudgethouders in; in een later stadium is wijziging hiervan niet meer mogelijk.

U kunt als volgt projectbudgetregels wijzigen:

Zoek op tabblad Budgetregels de projectbudgetregel waarvoor u het budget wilt wijzigen. Wijzig het Budgetbedrag (al dan niet incl/excl BTW).
Het systeem vraagt om een reden waarom het budget gewijzigd wordt. Selecteer de redencode en klik op OK.

In het veld Budgetbedrag kan met behulp van de assistedit opgezocht worden welke mutaties er zijn geweest (weergegeven in bedragverschil met het voorgaande, dus niet gecumuleerd).

De omschrijving van projectbudgetregels die zijn aangemaakt vanuit kladblokregels kan overigens worden aangepast na het aanmaken van projectbudgetregels.

2.3.3 Budget overhevelen

Vanuit een projectbudgetregel is het mogelijk om (een deel van) het budget over te hevelen naar een andere projectbudgetregel. Bij het genereren van de jaarbegroting kan bijvoorbeeld een post ‘Onvoorzien’ zijn opgenomen. Met behulp van deze functionaliteit kan vanuit dit budget een deel worden overgezet naar nieuwe of andere projectbudgetregels.

U hevelt als volgt (een deel van) het budget over:

Zoek op tabblad Budgetregels de projectbudgetregel waarvan u het budget wilt overhevelen. Kies in het menu voor Budget overhevelen.
Het scherm Projectbudget overhevelen wordt geopend. Hier kan op tabblad Bedrag overhevelen in veld Bedrag over te hevelen het bedrag worden opgegeven dat moet worden overgezet. Het bedrag dat hier wordt opgegeven betreft een bedrag inclusief BTW, rekening houdend met al dan niet verrekenbare BTW.
Op tabblad Naar kan worden ingesteld naar welk project en welke budgetregel het bedrag moet worden overgeheveld. Het budget wordt overgeheveld zodra voor de actie Uitvoeren is gekozen. Hierbij moet ook een Redencode (budgetwijziging) worden opgegeven. Vervolgens geeft het systeem een melding: “Gekozen bedrag overgeheveld. Pagina sluiten?”

Op de oorspronkelijke budgetregel is het budget afgenomen met het overgehevelde bedrag. In de kolom Begroot staat nog het oorspronkelijke budget. Op de budgetregel waar naartoe is overgeheveld is het budget toegevoegd, inclusief onderliggende projectbudgetpost. In deze post is ook vastgelegd van welk project en welke budgetregel het budget afkomstig is.

Deze functionaliteit is overigens binnen één projectbudgetregel niet te gebruiken in combinatie met de functionaliteit ‘Budgetcalculatie’.

2.3.4 Projectspecifieke cashflowprognose fase verdeelsleutels

In een projectmodel kunnen werksoorten aan een projectfase worden gekoppeld. Bij de projectfase op het project wordt een begin- en einddatum opgegeven. Hierdoor kan de cashflow voor deze werksoort toegewezen worden aan een specifieke periode.

In de praktijk geldt dat de cashflow van werksoorten veelal over meerdere fasen verdeeld dient te worden. Per budgetregel kan een procentuele verdeling over projectfases opgegeven worden. Voor de budgetregels komend vanuit een projectmodel zal de verdeling van het projectmodel zijn overgenomen. Uiteraard kan deze binnen het project verder verfijnd worden. Voor de budgetregels die binnen het project worden aangemaakt, zal de verdeling binnen het project gespecificeerd moeten worden.

U opent als volgt het scherm met projectspecifieke cashflowprognose fase verdeelsleutels:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht. Open een projectkaart en klik op de knop Cashflowprognose fase verdeelsleutel.
In het gelijknamige scherm kan een relatie worden gelegd tussen de werksoort en de projectfase. In het veld Percentage wordt aangegeven welk percentage aan de projectfase toegerekend moet worden. N.B.: In eerste instantie zal de kolom Projectfase leeg zijn.
Wanneer de cashflow van een bepaalde werksoort over meerdere projectfases verdeeld moet worden, kan gebruik gemaakt worden van de knop Regel kopiëren. Voordat de knop gebruikt kan worden, moet een Projectfase gevuld worden in de te kopiëren regel.

Let op:

Cashflowprognose fase verdeelsleutels, komend vanuit een projectmodel, worden overschreven bij het opnieuw doorzetten van een (definitieve) versie.
Cashflowprognose fase verdeelsleutels, aangemaakt voor budgetregels niet komend vanuit een projectmodel, zullen intact blijven.

2.3.5 Budgetcalculatie op basis van MJO-details

Onderhoudsprojecten kunnen aangemaakt worden op basis van geïmporteerde kladblokregels. Deze informatie is afkomstig uit een expertsysteem zoals Vastware waarin de Meerjarenbegroting is opgenomen. In de praktijk komt het voor dat vooraf aan aanbesteding de corporatie een inspectie doet waarmee de werkelijke aantallen worden bepaald. Dit wordt ook wel een ‘warme opname' genoemd.

Vanaf de projectbudgetregel (tabblad Budgetregels) kan via het menu met de knop Budgetcalculatie het gelijknamige scherm worden geopend. Bij het openen van dit scherm wordt op dat moment de tabel gevuld met de aan de projectbudgetregel gekoppelde kladblokregels. Binnen deze regels kan de gebruiker (indien geautoriseerd) de aantallen en bedragen aanpassen. Zodra de calculatie compleet is kan deze worden vrijgegeven. Op dat moment wordt het regelbedrag uit de regels opgeteld en weggeschreven in het veld Budget op de projectbudgetregel. De budgetcalculatie kan later opnieuw worden bewerkt via Opnieuw openen. Vanuit de budgetcalculatie kan ook genavigeerd worden naar de kladblokimportregels.

Offertegegevens binnen budgetcalculatie

Het is gewenst een nacalculatie te kunnen doen op de begroting. Gezien het feit dat in de praktijk de geïmporteerde budgetregels worden samengevoegd tot één projectbudgetregel is het niet mogelijk deze nacalculatie te doen op de daadwerkelijke realisatie. Binnen het offertetraject zal de leverancier in veel gevallen wel een offerte uitbrengen voor het totaal, met daarbij een onderbouwing op detailniveau. Deze offertegegevens kunnen nu worden weggeschreven binnen de budgetcalculatie. Hiervoor zijn de velden Geoffreerd aantal, Geoffreerde kostprijs en Geoffreerd bedrag toegevoegd.

3 Inkoop / Verplichtingenadministratie

De verplichtingenadministratie van Dynamics Empire is gebaseerd op de Microsoft Dynamics NAV standaardinkoopfunctionaliteit. Ten behoeve van de verplichtingenadministratie zijn enkele maatwerkfuncties en –velden toegevoegd aan de standaard inkooporder- en inkoopfactuurfunctionaliteiten. De specifieke kenmerken waarin de verplichtingenadministratie afwijkt, zijn de volgende:

Alle ingevoerde inkooporders worden historisch bewaard.
Van inkooporders worden geen boekingen gemaakt.
In een inkoopfactuur worden één of meerdere orders verzameld.
Delen van inkooporders (inkooporderregels) kunnen ook worden verzameld in een inkoopfactuur. Dit houdt in dat inkooporders in termijnen kunnen worden gefactureerd.
De boekingsgang wordt opgesplitst in het boeken van de financiële verplichting en het boeken van de kosten.
Inkoopfacturen dienen te worden gefiatteerd door budgethouders (fiatteurs), die goedkeuring moeten geven voor de facturering en de betalingsverplichting die hieruit ontstaat.

3.1 Offertes aanvragen

U vraagt als volgt een offerte aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Ga op de projectkaart op tabblad Budgetregels op de projectbudgetregel staan waarvoor u een offerte wilt aanvragen, klik in het tab-menu op Inkoopofferte aanvragen.
Het systeem controleert of het is toegestaan om in de huidige fase van het project (afhankelijk van het projecttype) een offerte aan te vragen. Er zijn vervolgens drie meldingen mogelijk:

Wanneer er nog geen fases zijn gedefinieerd, verschijnt de volgende melding: “Er is nog geen fase bekend in dit fase-gestuurd project.”
Wanneer er wel een fase aanwezig is, maar in deze fase mogen er nog geen offertes worden aangevraagd, verschijnt de volgende melding: “In deze Projectfase kunt u geen offertes behandelen.”
Wanneer er wel offertes mogen worden aangevraagd, verschijnt de volgende melding: “Offerte aanmaken voor XXX?” Klik op Ja.

Het scherm Leveranciersoverzicht wordt getoond. Kies de gewenste leverancier en klik op OK. Er verschijnt een melding dat de offerte is aangemaakt.
Klik in het feitenblok (in het rechter deel van het scherm) op de link achter het item Werkderden om de openstaande offertes en/of orders te kunnen raadplegen, en de zojuist aangemaakte offerte verder in te voeren.
Selecteer de juiste regel en klik op de knop Kaart.
Het scherm Inkoopofferte wordt geopend. Vul, indien gewenst, de verschillende velden in.
Klik op de knop Afdrukken om de offerte te printen.
Als de leverancier een prijsopgave doet, opent u het scherm Inkoopofferte wederom. Op het tabblad Regels vult u het veld Directe kostprijs Excl. BTW. Druk op Esc om terug te gaan naar het scherm Werkderdenoverzicht. Het Regelbedrag excl. BTW en het Totaalbedrag excl. BTW zijn nu gevuld. De Status van de offerte is veranderd naar In behandeling.

Let op! In de instellingen van het projecttype kan het Minimum aantal offertes worden opgegeven (wat overigens niet verplicht is voor het kunnen aanmaken van een order). Ook kan daar worden opgegeven dat het verplicht is een redencode in te geven met de reden waarom niet voldaan is aan het minimum aantal offertes.

3.2 Offertes afwijzen

U wijst als volgt een offerte af:

Klik vanuit het projectoverzicht, staand op de juiste regel, op de link achter Werkderden in het feitenblok. Bekijk de werksoort die bij de betreffende offerte genoemd staat.
Zoek vervolgens op de projectkaart op tabblad Budgetregels deze werksoort op en selecteer de bijbehorende regel.
Klik nu in het tabmenu op Budget.
Selecteer op de verschenen Projectbudgetkaart op tabblad Werkderden de juiste regel en kies in het menu voor Inkoopofferte afwijzen.
Het systeem komt met de volgende vraag: “Wilt u een bedankbrief sturen?” Kies voor Ja of Nee. De Status van de inkoopofferte is sowieso veranderd in Afgewezen.

(Een offerte kan ook van status veranderen door het versturen van een WordLinkbrief vanaf de offertekaart.)

3.3 Offertes omzetten in orders

U zet als volgt een offerte om in een order:

Klik vanuit het projectoverzicht, staand op de juiste regel, op de link achter Werkderden in het feitenblok. Bekijk de werksoort die bij de betreffende offerte genoemd staat.
Klik vanuit de juiste regel op de knop Budget.
Selecteer op de verschenen Projectbudgetkaart op tabblad Werkderden de juiste regel en kies voor Inkoopofferte omzetten in order.
Het systeem kan om een Redencode vragen; geef deze dan op.
Blijft het orderbedrag binnen het budget, dan vraagt het systeem om een bevestiging van de omzetting en meldt uiteindelijk: “Offerte XXX is omgezet in order YYY.”

Budgetoverschrijding
Het kan echter ook gebeuren dat, met het omzetten van een offerte in een order, het projectbudget in het geding komt. Wanneer een offerte wordt omgezet in een order controleert het systeem of het totale orderbedrag incl. BTW niet hoger ligt dan het budgetbedrag incl. BTW van de projectbudgetregel van waaruit de order wordt aangemaakt, voor de betreffende werksoort. Is dat wél het geval, dan volgt daarvan een melding zodra u de orderregel verlaat. U kunt overigens ongestraft de order alsnog toekennen.
In de order zelf (Toon inkoopofferte/order) worden bovendien de velden Ordernr., Omschrijving en Omschrijving 2 in het rood weergegeven. Indien gewenst kunt u ook een vinkje Budgetoverschrijding project zichtbaar maken in het feitenblok Document. Dit vinkje wordt door het systeem aangezet bij overschrijding van het projectbudget in geval van orders.
De Status van de inkoopofferte is inmiddels veranderd naar Omgezet. Daarnaast is de order aangemaakt. De gegevens van de offerte zijn overgenomen naar de order, die kan worden bekeken via Toon inkoopofferte/order.

Als u een offerte omzet in een order wordt door het systeem automatisch de offerte gearchiveerd. In alle andere gevallen kunnen offertes handmatig worden gearchiveerd vanaf de inkoopoffertekaart (Inkoopoffertes ) via Document archiveren.
Overigens kunt u ervoor kiezen om de inhoud van het opmerkingenveld wel of niet mee te laten nemen bij het archiveren: zie hiervoor de Inkoopinstellingen en Verkoopinstellingen , tabblad Algemeen, veld Offerteopmerking naar archief – of, in geval van orders, Orderopmerking naar archief.

3.4 Orders aanmaken

U maakt als volgt een order aan:

Ga op een projectkaart op de projectbudgetregel (tabblad Budgetregels) staan waarvoor u direct een order wilt aanmaken, zonder dat u daar eerst een offerte voor aanvraagt. Klik in het tabmenu op Inkooporder aanmaken.
Het systeem kan om een redencode vragen; geef deze op.
Het systeem vraagt nu of u een order wilt aanmaken voor de geselecteerde projectbudgetregel. Klik op Ja.
Het scherm Leveranciersoverzicht wordt getoond. Kies de gewenste leverancier en klik op OK.
Nu wordt u gevraagd om het orderbedrag op te geven.
Daarna verschijnt een melding dat de order is aangemaakt.
Klik op de link achter Werkderden in het feitenblok, rechts op het projectenscherm. Ga op de juiste regel staan en klik op de knop Kaart om de order verder in te voeren.
Het scherm Inkooporder wordt geopend. Vul in het regeldeel de omschrijving 1 en 2 in. Vul de Directe kostprijs in. Klik op de sluitknop om terug te gaan naar het werkderdenoverzicht alwaar de status van de order is veranderd.

Wanneer een inkooporder wordt aangemaakt zal dit bedrag niet direct zichtbaar zijn in de kolom Aangegane verplichting en Restant verplichting. Dit is van toepassing zodra het document de status 'Vrijgegeven' heeft. Het bedrag is bij de status 'Open' of 'Wacht op goedkeuring' wel zichtbaar in de kolom Orderbedrag. Op het moment dat een vrijgegeven order opnieuw geopend wordt zal het bedrag in mindering worden gebracht binnen de Aangegane verplichting en Restant verplichting.

3.5 Termijnen toevoegen aan inkooporder(regels)

In de order kunnen extra termijnen worden opgevoerd.

U voegt als volgt nieuwe termijnen toe:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkooporders (Projecten), zoek de juiste inkooporder op en open deze.
Zorg ervoor dat in de inkoopregel de Directe kostprijs is gevuld.
Het is vervolgens mogelijk een termijn toe te voegen, via de knop Termijnen toevoegen in het menu.
Geef het aantal extra termijnen op en het systeem verdeelt het oorspronkelijke bedrag over de termijnen.

De verdeling van de bedragen en de perioden die hieraan gekoppeld zijn, zijn na gebruik van deze functie nog te wijzigen. De controle of het totaalbedrag dan nog hetzelfde is, moet door de gebruiker zelf worden verricht.

Let op: Het is ook mogelijk om termijnen toe te voegen aan een reeks van geselecteerde orderregels. De functionaliteit kan bijvoorbeeld gebruikt worden binnen een order die is vastgelegd op verschillende clusters. In één handeling kunnen alle regels (clusters) geselecteerd worden en via de functie Termijnen toevoegen kan voor deze regels een opgegeven aantal extra termijnen worden aangemaakt.

Mocht het systeem een melding geven dat de orderregel bijvoorbeeld al is Afgehandeld, dan is dat indien gewenst te checken via Werkderden, vanaf de projectkaart.

3.6 Termijn op basis van restbedrag na boeken inkoopfactuur

Bij het aangaan van de inkooporder is het niet altijd duidelijk in hoeveel termijnen er gefactureerd gaat worden en met welke bedragen. Er kan voor een afwijkende factuurafhandeling worden gekozen. Het is dan mogelijk om een inkooporder in te voeren, zonder uitsplitsing in termijnen, waarbij het toch mogelijk is meerdere facturen op deze inkooporder te boeken. Hiertoe gaat u via de zoekfunctionaliteit naar Projecttypen en klikt u op de juiste code om de kaart te openen. Op tabblad Algemeen zet u een vinkje in het veld Termijn aanmaken bij facturatie. Het systeem zal in dat geval een extra termijn aanmaken als het factuurregelbedrag lager is dan de orderregel. Het bedrag van deze termijn is gelijk aan het verschil tussen het orderregelbedrag en het factuurregelbedrag. Als het factuurbedrag gelijk is aan of hoger dan het orderbedrag zal geen extra termijn worden aangemaakt in de order. De orderregel krijgt in dat geval de status Afgehandeld. Wanneer dit de laatste termijn van de order betreft, zal hierbij de order gearchiveerd worden.

3.7 Orders goedkeuren

Een order zal moeten worden vrijgegeven voordat deze kan worden gegund. Afhankelijk van de instellingen binnen documentgoedkeuring (werkstromen) zal hiervoor de goedkeuringsaanvraag moeten worden verzonden. (Dit geldt overigens ook voor negatieve orders; hiertoe wordt het negatieve bedrag voor even absoluut gemaakt, waarna het kan worden afgezet tegen de geldende limiet.) Als de order nog goedgekeurd moet worden krijgt deze de status ‘Wacht op goedkeuring’. Zodra de order is goedgekeurd komt deze op ‘Vrijgegeven’. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen we u naar het onderwerp Documentgoedkeuring, elders op deze site. Hierin staan de nodige instellingen en de werking van de functionaliteit uitgebreid beschreven.

3.8 Orders gunnen

Als een order is goedgekeurd, en dus de status ‘Vrijgegeven’ heeft, kan het bedrag niet meer worden aangepast.

U gunt als volgt een order:

Zoek de betreffende order op via het item Werkderden in het feitenblok, rechts op het projectenscherm. Selecteer de juiste order in het scherm Werkderdenoverzicht en klik op de knop Kaart.
Druk de order af via de knop Worddocument in de inkooporder. Wanneer het Wordsjabloon geopend is, zal de status van de order zijn omgezet in Gegund.

Een order is ook via Inkooporder afdrukken te printen vanaf de orderkaart of vanaf de Projectbudgetkaart door de juiste order te selecteren en via de knop Afdrukken te kiezen voor de optie Inkooporder afdrukken.

3.9 Orders/Orderregels gereedmelden

U meldt als volgt een order(regel) gereed:

Zoek de betreffende order op via het item Werkderden in het feitenblok, rechts op het projectenscherm. Selecteer de juiste order in het scherm Werkderdenoverzicht en klik op de knop Budget. Selecteer vervolgens de juiste order op tabblad Werkderden en klik in het menu op Inkooporder(regel) gereedmelden.
De status van de order in het projectdetailscherm verandert van Order gegund naar Gereed.
Het is ook mogelijk de order gereed te melden via het scherm Gereedmelden orders . Hier kan voor de gereed te melden orderregels een Datum gereed worden opgegeven om vervolgens dit door te voeren via de actieknop Bevestigen.

3.10 Inkoopfactuur aanmaken

U maakt als volgt handmatig een inkoopfactuur aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopfacturen.
De manier waarop een nieuwe factuur kan worden aangemaakt hangt af van de Empire-instellingen , tabblad Inkoop: bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s geen waarde, dan kunt u met een klik op de knop Nieuw een nieuwe inkoopfactuur aanmaken. Druk daarna op Enter, waarna automatisch een nummer wordt aangemaakt (afhankelijk van de instellingen omtrent nummergeving).
Bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s de waarde Invoerscherm, dan gebruikt u in de lijst Inkoopfacturen de knop Ophalen factuurnr. en kiest u een nummer uit een lijst. Dubbelklik daarna op de juiste regel om de kaart te openen.
Vul het veld Orderleveranciersnr. in met behulp van de lookup-button. Druk hierna op tab en de overige gegevens van dit contact worden door het systeem ingevuld.
Geef bij Boekingsdatum de datum in die op de geboekte posten moet verschijnen. Typ in het veld Documentdatum de datum van de oorspronkelijke factuur van de leverancier; op basis van deze datum worden automatisch de vervaldatum voor de factuur en de contantkorting berekend.
In het veld leverancier voert u het externe factuurnummer in van de oorspronkelijke factuur die u van de leverancier hebt ontvangen.
In het veld Factuurbedrag voert u het factuurbedrag in van de oorspronkelijke factuur die u van de leverancier hebt ontvangen.
Kies op de factuurkaart voor de actie Orderregels ophalen…
Afhankelijk van de Projecttypeinstelling ‘Automatisch orderregels gereedmelden’ wordt (worden) nu de gegunde orderregel(s) of enkel de gereedgemelde orderregel(s) getoond.
Selecteer de gewenste order(regel)s en klik op OK.
De orderregel wordt overgenomen in de factuurregel. Als dit een factuur betreft van een projecttype waarbij in de instellingen is aangegeven dat termijnen aangemaakt moeten worden bij facturatie, dan kunt u desgewenst het bedrag in de factuurregel aanpassen, conform de gefactureerde termijn. Zie voor meer informatie handleiding Instellingen Projecten en PO, Projecttypen instellen.
Als u in een factuur een orderregel van een projectorder ophaalt kunt u het regelbedrag aanpassen. Echter, als u in de instellingen (Projecttype en Projectinstellingen; zie onderwerp Instellingen Projecten en Planmatig onderhoud elders op deze site) heeft opgegeven dat het factuurregelbedrag door het systeem moet worden gecontroleerd, moet het bedrag voldoen aan de ingestelde toleranties. Is dat niet het geval, dan komt het systeem met een melding dat de afwijking te groot is, en dat voor het verschil een extra regel moet worden aangemaakt. Let erop dat, wanneer u in dit geval een extra regel aanmaakt, het projectnummer en projectbudgetregelnummer worden ingevoerd of overgenomen van de bestaande regel; het systeem kan dit niet automatisch vullen!

3.11 Verplichting boeken en terugboeken

Na het aanmaken van een factuur dient de verplichting te worden geboekt. Hierbij wordt de factuur in een voorlopige vorm opgenomen in de betrokken grootboekrekening(en).

U boekt als volgt de verplichting:

Ga naar Inkoopfacturen en zoek de juiste factuur op.
Klik op de knop Boeken (verplichting). Wijzigen van de inkoopregels is nu niet meer mogelijk.

U boekt als volgt de verplichting terug:

Na het boeken kunt u nu onder andere kiezen voor Terugboeken verplichting.
De volledige verplichtingboeking is teruggedraaid, zodat u nu de nodige gegevens kunt wijzigen.
Kies uiteindelijk wederom voor Boeken (verplichting).

3.12 Inkoopfacturen goedkeuren

Een factuur zal moeten worden vrijgegeven voordat deze kan worden gegund. Afhankelijk van de instellingen binnen documentgoedkeuring (werkstromen) zal hiervoor de goedkeuringsaanvraag moeten worden verzonden. Als de factuur nog goedgekeurd moet worden krijgt deze de status ‘Wacht op goedkeuring’. Zodra de factuur is goedgekeurd komt deze op ‘Vrijgegeven’. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen we u naar het onderwerp Documentgoedkeuring, elders op deze site. Hierin staan de nodige instellingen en de werking van de functionaliteit uitgebreid beschreven.

3.13 Inkoopfactuur boeken

Na de goedkeuring door de budgethouder (fiatteur) of zijn vervanger is de inkoopfactuur klaar voor de definitieve kostenboeking.

U boekt als volgt de kosten van een inkoopfactuur:

Open de lijst Inkoopfacturen en kies de juiste link.
Zoek de juiste op en klik op de knop Boeken of Boeken en afdrukken; Dynamics Empire vraagt of u er zeker van bent.
In het geval van meerdere regels die nog niet allemaal zijn afgehandeld vraagt het systeem of de order is afgehandeld. Als u de vraag met NEE beantwoordt zal de order op het project open blijven staan. De status van de orderregel blijft Gereed; hierdoor is het mogelijk in de order een nieuwe termijn aan te maken die in een later stadium gefactureerd kan worden.
Klik op Ja en de boeking wordt uitgevoerd. De factuur is verdwenen uit het scherm en kunt u terugvinden onder Geboekte inkoopfacturen .

3.14 Inkoopfactuur direct op project boeken

Het is mogelijk om inkoopfacturen en creditnota’s direct op een project te boeken, zonder dat er eerst een order hoeft te worden aangemaakt.

U boekt als volgt een inkoopfactuur direct op het project:

Open de lijst Inkoopfacturen en kies de juiste link. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe factuur aan te maken. Vul het veld Nr. in: ofwel door op Enter te drukken, ofwel door een nummer in te geven (afhankelijk van de instellingen die voor de administratie gelden).
Voer het juiste Orderleveranciersnr. in, eventueel met behulp van de lookup-button; vul ook Factuurnr. leverancier in en het Factuurbedrag.
Kies in het regelscherm bij Soort voor Grootboekrekening; vul verder minimaal de velden Projectnr., Budgetregelnr., Aantal en Directe kostprijs Excl. BTW.
Klik in het menu op de knop Boeken (verplichting).
Zorg ervoor dat de factuur wordt vrijgegeven.
Ga terug naar de inkomende factuur, zoek de betreffende factuur op en kies voor Boeken en afdrukken. Dynamics Empire vraagt om een bevestiging; klik hiertoe op Ja.
De factuur is geboekt en terug te vinden in de map Geboekte inkoopfacturen in de historie.
Ga nu naar het projectscherm Projecten via de zoekfunctionaliteit ; in het feitenblok (rechts in het scherm) ziet u dat er sprake is van Facturen/creditnota’s. Klik op de link om het scherm Factuur/Creditnota-overzicht te openen. De Status van de regel is Afgehandeld.

Bekijk eventueel de optie Budget om te zien wat een dergelijke factuur voor invloed heeft op de projectbudgettering. Zo is hier bijvoorbeeld terug te zien dat het veld Orderbedrag en de realisatie is aangevuld met dit factuurbedrag.

3.15 Creditnota direct op project boeken

Wat met een inkoopfactuur kan, kan ook met een creditnota: direct op het project boeken.

U boekt als volgt een creditnota direct op het project:

Kies voor Projectoverzicht; de gelijknamige lijst wordt weergegeven. De manier waarop een nieuwe nota kan worden aangemaakt hangt af van de Empire-instellingen , tabblad Inkoop: bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s geen waarde, dan kunt u in de lijst Inkoopcreditnota’s met een klik op de knop Nieuw een nieuwe inkoopcreditnota aanmaken. Druk daarna op Enter, waarna automatisch een nummer wordt aangemaakt (afhankelijk van de instellingen omtrent nummergeving).
Bevat het veld Invoer facturen/creditnota’s de waarde Invoerscherm, dan gebruikt u in de lijst Inkoopcreditnota’s de knop Ophalen creditnotanr. en kiest u een nummer uit een lijst. Klik daarna op de juiste regel om de kaart te openen.
Voer het juiste Orderleveranciersnr. in, eventueel met behulp van de lookup-button; vul ook Creditnotanr. leverancier in en het factuurbedrag.
Indien gewenst kunt u orderregels (minderwerk) ophalen via het menu.
Klik in het menu op Document kopiëren.
Kies in het scherm Inkoopdocument kopiëren bij Documentsoort voor Geboekte factuur. In het veld Documentnr. kan via de lookup-button uit een overzicht van alle geboekte facturen de juiste worden gekozen. Zet geen vinkjes in de velden Inclusief kop, Regels opnieuw berekenen of Inclusief Rep.verz.nr.
Klik op OK.
De invulling in de notaregel van de velden Projectnr., Budgetregelnr. en Werksoortboekingsgroep wordt vanzelf meegenomen; het is echter ook mogelijk dat deze handmatig moeten/kunnen worden gevuld.
Klik op de knop Boeken (verplichting).
Zorg ervoor dat de creditnota vrijgegeven wordt.
Ga terug naar de inkoopcreditnota en kies voor de knop Boeken en afdrukken. Dynamics Empire vraagt om een bevestiging; klik hiertoe op Ja.
De factuur is geboekt en terug te vinden in de historie met Geboekte inkoopcreditnota’s.
Ga nu naar het projectscherm; klik in het feitenblok Projectgegevens (rechts in het scherm) op Facturen/creditnota’s, waarna het scherm Factuur/Creditnota-overzicht verschijnt. Op de betreffende regel ziet u dat de creditnota op Afgehandeld staat.

3.16 Meerwerk-/Minderwerkorder aanmaken

U maakt als volgt een meerwerkorder aan:

Ga naar Projectoverzicht en zoek het juiste project op.
Klik op de link achter Werkderden in het feitenblok rechts op het scherm en zoek de order op waarop u het meerwerk wilt baseren. Selecteer daartoe in het scherm Werkderdenoverzicht de juiste order en klik op de knop Budget. Selecteer nu in de verschenen Projectbudgetkaart de juiste order op tabblad Werkderden waarop het meerwerk van toepassing is.
Klik in het menu op tabblad Werkderden, Functies op de knop Meerwerk-/Minderwerkorder aanmaken. De order wordt gekopieerd naar een meerwerkorder (of minderwerkorder; in dat geval is in de order het aantal negatief opgegeven); het veld Meerwerk staat aangevinkt.
Klik op Toon inkoopofferte/order om de order verder in te voeren. Alle regels van de oorspronkelijke inkooporder zijn gekopieerd. Er kunnen regels worden verwijderd, en bedragen kunnen worden aangepast.
De verdere afhandeling is gelijk aan de normale inkooporder.

3.17 Regieorder aanmaken

U maakt als volgt een regieorder aan:

Ga naar Projectoverzicht en open de juiste projectkaart.
Kies in het menu voor de knop Regie-order aanmaken.
Het systeem vraagt om een bevestiging. Als u op Ja klikt wordt het scherm Leveranciersoverzicht Kies de gewenste leverancier en klik op OK. Er verschijnt een melding dat de order is aangemaakt.
Via de link achter Werkderden in het feitenblok, rechts op het scherm, laat het Werkderdenoverzicht zien dat er een regel is aangemaakt; het veld Regie-order staat aangevinkt. Door te kiezen voor Kaart kunt u de order verder invullen. Voer (op tabblad Regels) onder andere het Regiebedrag in.
De status van de order (zie feitenblok Orderinformatie rechts op het scherm) is Open of Wacht op goedkeuring. Het fiatteren en het gunnen van de order is gelijk aan de procedure voor de normale inkooporder.

Let op! Na goedkeuring en gunning kan het regiebedrag enkel nog worden aangepast nadat de order opnieuw geopend is.
Bij het gereedmelden van de order worden de werkelijke kosten ingevoerd. Ga hiervoor naar de projectkaart en selecteer de juiste regel op tabblad Budgetregels. Kies nu voor Budget en selecteer op de Projectbudgetkaart de betreffende regel op tabblad Werkderden. Via Inkooporder(regel) gereedmelden verandert de status van de order van Order gegund naar Gereed.
Nu kunnen de werkelijke kosten ingevuld worden in de regieorder. Klik op Toon inkoopofferte/order om de order verder in te voeren.
Vul de Directe kostprijs in.
Klik op ESC om weer terug te keren op de projectbudgetkaart.

In een later stadium, bij het boeken van de factuur, zal het systeem vragen – in geval van een verschil tussen het regiebedrag en het factuurbedrag – of een extra termijn moet worden aangemaakt in de regieorder voor het genoemde verschil. Bij 'Ja' zal het systeem de termijn aanmaken in de Regieorder met als regiebedrag het verschil. Bij 'Nee' wordt de Regieorder afgehandeld en gearchiveerd.

4 Verkoop

Op een project is het mogelijk om verkoopoffertes en verkooporders aan te maken. Het kan bijvoorbeeld bij Planmatig Onderhoud voorkomen dat in een wijk nieuwe keukenblokken worden geplaatst, waarbij bewoners de kans krijgen af te wijken van de standaard. Het gewenste keukenblok kan dan in een verkoopofferte worden aangeboden aan de huurder of de klant, vanuit een budgetregel. In de projectoverzichten en budgetregeloverzichten is terug te zien voor welk bedrag er in totaal is doorbelast, en welk bedrag er in totaal is gefactureerd (opbrengst).

4.1 Offertes aanmaken

U maakt als volgt een offerte aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Ga op de projectbudgetregel op tabblad Budgetregels staan waarvoor u een offerte wilt aanmaken en klik in het menu op Verkoop.
In het scherm Eenheden per projectregel zijn de eenheden zichtbaar die zich bevinden in het cluster van de budgetregel van waaruit dit scherm is opgestart, onder andere met de bijbehorende status.

Als voor bewoners van reeds verkochte eenheden ook verkoopoffertes of -orders aangemaakt moeten worden is het mogelijk deze toe te voegen in dit scherm. Dit doet men door in de kolom Contactnr. met de lookup-button het betreffende contact te selecteren uit het contactoverzicht. Hierbij is het wel noodzakelijk dat dit contact is gekoppeld aan een klant.
In de kolom Bedrag excl. BTW vult u de verkoopprijs in; dit bedrag is straks terug te zien in de offerte.
Selecteer de juiste regel(s). Maak de offerte aan via de knop Offertes aanmaken.
Het systeem vraagt u om een bevestiging, afgaande op het aantal regels met een bedrag, en geeft – na een klik op Ja – zelf ook een bevestiging.
Voor huurders wordt een verhuurofferte aangemaakt en voor derden wordt een verkoopofferte aangemaakt.
Via de link achter het item Verkoop in het feitenblok Budgetgegevens (rechts op het projectscherm) kunt u de offerte(s) terugzien. Klik op de knop Kaart om de offertekaart te bekijken. Het resultaat is het scherm Verkoopofferte.
NB: Als u een klant als uitgangspunt neemt, dan verschijnt het scherm Verkoopofferte; gaat u uit van een klant die als huurder staat aangemerkt, dan verschijnt het scherm Verhuurofferte.
Om de offerte te printen klikt u in dit scherm op Afdrukken of op het Word-icoontje, waarna het juiste Worddocument geselecteerd kan worden.

4.2 Termijnen toevoegen aan offerte

In de offerte kunnen extra termijnen worden opgevoerd; het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om de huurder een aanbetaling te laten doen voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd.

U voegt als volgt nieuwe termijnen toe:

Open de juiste projectkaart. Klik op de link achter Verkoop in het feitenblok Budgetgegevens (rechts in het venster) om het scherm Project verkoopoverzicht te openen. Selecteer de offerte en klik op de knop Kaart.
Maak handmatig een regel aan in het onderste deel van het scherm, door de voor u relevante velden te vullen.
Het is daarnaast mogelijk een termijn toe te voegen vanuit het menu via de knop Termijnen toevoegen. Geef het aantal extra termijnen op en het systeem verdeelt het oorspronkelijke bedrag over de termijnen.

4.3 Offertes omzetten in orders

Als een huurder of klant akkoord gaat met de offerte, kan deze worden omgezet in een order.

U zet als volgt een offerte om in een order:

Open de juiste projectkaart. Klik op de link achter Verkoop in het feitenblok (rechts in het venster) om het scherm Project verkoopoverzicht te openen. Selecteer de offerte en klik op Budget. Selecteer op tabblad Werkderden de juiste offerte en klik dan op de knop Verkoopofferte omzetten in order.
Dynamics Empire vraagt om een bevestiging. Als, na een klik op Ja, alles goed is gegaan, krijgt u daarvan een melding.

Het kan ook zijn dat het systeem eerst met een melding komt dat de klant nog een openstaand saldo heeft. In dat geval aan u de keuze om al dan niet door te gaan met de procedure.

4.4 Verkooporder aanmaken

U maakt als volgt een verkooporder aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Ga op de projectbudgetregel (tabblad Budgetregels) staan waarvoor u een order wilt aanmaken, klik op menu-item Verkoop.
U komt nu in het scherm Eenheden per projectregel. Hier zijn de eenheden zichtbaar die zich bevinden in de cluster van de budgetregel van waaruit dit scherm is opgestart.

Als voor bewoners van reeds verkochte eenheden ook verkooporders aangemaakt moeten worden is het mogelijk deze toe te voegen in dit scherm. Dit doet men door in de kolom Contactnr. met de lookup-button het betreffende contact te selecteren uit het contactoverzicht. Hierbij is het wel noodzakelijk dat dit contact is gekoppeld aan een klant.
In de kolom Bedrag excl. BTW vult u de verkoopprijs in; dit bedrag is straks terug te zien in de order.
Maak de order aan via menu-item Orders aanmaken. Het systeem vraagt u om een bevestiging, afgaande op het aantal regels met een bedrag, en geeft – na een druk op Ja – zelf ook een bevestiging.
Via de link achter het item Verkoop in het feitenblok (projectkaart, rechts op het scherm) kunt u de order(s) terugzien. U kunt de order bekijken door op Kaart te klikken.

4.5 Termijnen toevoegen aan verkooporder

In de order kunnen extra termijnen worden opgevoerd.

U voegt als volgt nieuwe termijnen toe:

Klik op de link achter het item Verkoop in het feitenblok Projectgegevens (projectkaart, rechts op het scherm) om het scherm Project verkoopoverzicht te openen. Selecteer de order en klik op Kaart.
Maak handmatig een regel aan op het tabblad Regels door de voor u relevante velden te vullen.
Het is daarnaast mogelijk een termijn toe te voegen via de knop Termijnen toevoegen. Geef het aantal extra termijnen op en het systeem verdeelt het oorspronkelijke bedrag over de termijnen.

4.6 Verkooporderregel leveren

Een verkooporderregel kan worden opgehaald op een verhuurfactuur (huurder) of een verkoopfactuur (klant), wanneer de regel is geleverd. Deze levering moet geboekt worden vanuit de verkooporder.

U levert als volgt een verkooporderregel:

Roep de verkooporder op: klik op Verkoop in het feitenblok Projectgegevens (projectkaart, rechts op het scherm) om het scherm Project verkoopoverzicht te openen. Selecteer de order en klik op de knop Kaart.
Plaats op tabblad Verzending bij het veld Gereedmelding een vinkje.
Vervolgens kan men één regel leveren door in de orderregels op tabblad Regels in de kolom Te verzenden aantal een aantal te plaatsen. Let op: betreft het een levering met aanbetaling, dan is er sprake van een aanbetalingsregel en een regel met te leveren diensten. De aanbetalingsregel wordt dan op 1 gezet in Te verzenden aantal en de andere regel op 0; zo wordt slechts de aanbetaling ‘geleverd’ en kan deze worden opgehaald op een factuur. De overige regel wordt in een later stadium geleverd/verzonden.
Nu kunt u de aanbetaling verzenden via de knop Boeken in het menu. In een tussenscherm wordt gevraagd wat u wilt doen: Verzenden, Factureren of Verzenden en factureren. Bij Verzenden wordt slechts de regel met een te verzenden aantal verzonden. Factureren vanuit de order kan slechts als er al een regel verzonden is. Verzenden en factureren betekent dat er in één handeling een verzendregel wordt aangemaakt die direct wordt doorgeboekt in een verkoopfactuur.

Let op! Dit betekent dus dat rechtstreeks vanuit de order facturen geboekt kunnen worden. Als dit niet wenselijk is moet men slechts kiezen voor Verzenden. In dat geval kan later handmatig een factuur worden aangemaakt en kunnen de verzendregels worden opgehaald op die factuur.

4.7 Verzendregels ophalen op een factuur

Wanneer werkzaamheden zijn uitgevoerd kunnen verzendregels worden opgehaald op een handmatig aan te maken factuur. (Er is bij 4.6 Verkooporderregel leveren bij het boeken dus gekozen voor optie Verzenden.) Hiervoor wordt een verhuurfactuur aangemaakt wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd voor een huurder, of een verkoopfactuur wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd voor een klant.

U haalt als volgt verzendregels op een handmatig aangemaakte factuur op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Verhuurfacturen in het geval van een huurder, of Verkoopfacturen in het geval van een klant. (We gaan hieronder gemakshalve uit van een huurder.)
Maak de factuur aan zoals beschreven in de gebruikershandleiding Wonen Verhuur, met het juiste klantnummer.
Kies nu in het menu voor de knop Verzendregels ophalen. Kies de juiste regel(s) en klik op OK. De eerder verzonden verkooporderregels worden nu opgehaald op de factuur.
Vervolgens kan de factuur worden geboekt via de knop Boeken. De factuur kan ook worden afgedrukt en worden verstuurd naar de huurder of klant.
Zodra voor een order alle regels zijn geboekt is dit zichtbaar in het projectscherm: de status in de regel op tabblad Verkoop staat dan op Geboekt.

4.8 Factuur raadplegen

Afhankelijk van de andere partij (een huurder of een klant/derde) kan er, al dan niet handmatig, een verkoop- of verhuurfactuur zijn aangemaakt. Deze twee typen dienen op verschillende plekken te worden geraadpleegd.

Let op! Een alternatieve methode is om vanuit het project te klikken op de knop Project, optie Posten; door te navigeren op een specifieke post kan ook uiteindelijk de geboekte factuur worden geraadpleegd.

U raadpleegt als volgt een verhuurfactuur (verkoop aan huurder):

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Geboekte verhuurfacturen.
De lijst Geboekte verhuurfacturen verschijnt; hier kunt u op factuur- of klantnummer de juiste opzoeken.

U raadpleegt als volgt een verkoopfactuur (verkoop aan klant):

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Geboekte verkoopfacturen.
De lijst Geboekte verkoopfacturen verschijnt; hier kunt u op factuur- of klantnummer de juiste opzoeken.

4.9 Verkoopcreditnota aanmaken

U maakt als volgt een verkoopcreditnota aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een Project.
Ga op de juiste projectregel staan op tabblad Budgetregels en kies in het menu van het tabblad voor Verkoop.
Het scherm Eenheden per projectregel wordt getoond, met daarop alle eenheden die binnen hetzelfde cluster vallen. Kies een eenheid waarvoor de creditnota gaat gelden en vul het betreffende bedrag exclusief BTW in. Klik dan op Creditnota’s aanmaken. Het systeem vraagt u om een bevestiging. Klik op Ja, waarna Dynamics Empire het resultaat meldt.

U raadpleegt als volgt een verkoopcreditnota:

Klik op de link achter het item Verkoop in het feitenblok Projectgegevens (projectkaart, rechts op het scherm) om het scherm Project verkoopoverzicht te openen.
Selecteer de order en klik op Kaart. Op het verkoopcreditnota-scherm kunt u de nodige gegevens toevoegen.

4.10 Registreren van kosten en opbrengsten

Als u bij de instellingen heeft gekozen voor Budget per fase (Projecttypen , tabblad Algemeen), dan is het bij het registreren van kosten en opbrengsten verplicht om deze aan een projectfase toe te wijzen. Dit betekent dat bij iedere projectpost het veld Projectfase gevuld moet zijn.

Op de schermen waar een projectfase kan worden ingevuld wordt in eerste instantie een default waarde getoond; dit is de projectfase waar het project zich op dat moment in bevindt, oftewel: de fase die op de kop van het project staat ingevuld. Op de verschillende documenten mag deze default waarde gewijzigd worden. Dit geldt o.a. voor de schermen Inkomende factuur, Inkomende creditnota, Verhuurorder, -factuur, en –creditnota, Verkooporder, -factuur en –creditnota, de Urenverantwoording en het Projectendagboek.

5 Vergoedingen aan huurders/klanten/debiteuren: verkoopcreditnota’s

Het is soms noodzakelijk om vergoedingen aan huurders of andere debiteuren te registreren en te boeken; denk bijvoorbeeld aan verhuiskosten. Deze kosten moeten op het project worden geregistreerd. Vergoedingen worden vastgelegd als verkoopcreditnota’s.

5.1 Verkoopcreditnota voor vergoedingen aanmaken

U maakt als volgt een verkoopcreditnota voor vergoedingen aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Kies in het menu op tabblad Budgetregels voor Verkoopcreditnota(‘s) aanmaken.
Het is mogelijk om in één keer verscheidene creditnota’s aan te maken; het scherm Eenheden per projectregel geeft daartoe de mogelijkheid.
Vul voor één of voor verscheidene eenheden een bedrag in en klik op de knop Creditnota’s aanmaken.
Het systeem vraagt u om een bevestiging. Wanneer u op Ja klikt zal het systeem een bevestiging teruggeven.

5.2 Verkoopcreditnota raadplegen

U raadpleegt als volgt een verkoopcreditnota:

Via het item Vergoedingen in het feitenblok (rechts op het scherm vanaf de projectkaart) kunt u de vergoedingen terugzien.
Via de knop Kaart kunt u naar de betreffende verkoopcreditnota navigeren.

Let op! Afhankelijk van het feit of de gekozen debiteur wel/niet een verhuurgeschiedenis kent binnen Dynamics Empire kan ofwel het scherm Verkoopcreditnota ofwel het scherm Verhuurcreditnota worden getoond; de betekenis van het getoonde is echter gelijk.
Standaard vult het systeem de kolom Soort met ‘Grootboekrekening’. Het veld Nr. wordt met het grootboekrekeningnummer gevuld dat staat ingesteld op de Werksoort van de Budgetregel; dit betekent dat de vergoedingen als kosten worden geboekt.
In de Verkoop/Verhuurcreditnota zal het systeem de omschrijving van de Budgetregel overnemen; deze is overschrijfbaar. De Eenheidsprijs in gevuld aan de hand van het eerder ingegeven bedrag in de kolom Vergoeding.

In de regel wordt de informatie over het betreffende Project en Budgetregel door het systeem meegenomen, zodat de verkoopregel altijd drukt op een budgetregel en het verloop te achterhalen blijft. Het bedrag wordt in een later stadium zichtbaar op het project als Oderbedrag, Aangegane verplichting en Restant verplichting. De functionaliteit en gedragingen van de verschillende velden op het projectbudgetoverzicht (Budgetoverzicht) is vergelijkbaar in het geval van een inkooporder.

6 Cartotheek bijwerken

Voor elke eenheid is het mogelijk om specifieke gegevens vast te leggen met betrekking tot voorzieningen (in bijvoorbeeld keuken en badkamer), de verwarming, het warme water en dergelijke. Deze gegevens worden ingesteld in de zogenoemde cartotheek.

Als er planmatig onderhoud is uitgevoerd of een project wordt opgeleverd biedt Dynamics Empire de mogelijkheid om een nieuw carthotheekitem op te voeren: op meerdere eenheden in een batch of op meerdere clusters in een batch. Hiervoor onderscheidt Dynamics Empire de volgende methoden:

opvoeren van een cartotheekitem op meerdere eenheden met behulp van een batch, op basis van eenheden per projectbudgetregel;
opvoeren van een cartotheekitem op meerdere eenheden met behulp van een batch, op basis van een cluster- of eenheidfilter;
opvoeren van een cartotheekitem op meerdere clusters met behulp van een batch, op basis van een clusterfilter.

Het is doorgaans het meest gebruikelijk om een carthotheekitem via de module Planmatig Onderhoud of de module Projecten op te voeren. Ter info: vanaf de budgetregel op een project kunt u via menu-item Eenheden een overzicht naar voren halen van aan de budgetregel gekoppelde eenheden. Vanaf daar kunt u via de knop Cartotheekoverzicht Projecten het cartotheekoverzicht inzien voor de betreffende eenheden.

U werkt als volgt de cartotheek bij voor de aan de budgetregel gekoppelde eenheden:

Selecteer de juiste projectbudgetregel en klik in het feitenblok Budgetgegevens op Eenheden.
Controleer of de juiste eenheden aan de betreffende budgetregel gekoppeld zijn.
Kies voor de actie Aanmaken/overschrijven cartotheekitems.
Geef in het sjabloon de cartotheekitems op die moeten worden toegevoegd binnen de cartotheek van de betreffende eenheden.
Kies voor de actie Kopiëren cartotheekitems om de items door te voeren in de cartotheek.

Het systeem zal een melding geven met het aantal items dat wordt toegevoegd/gemuteerd binnen de cartotheek.

7 Urenregistratie

7.1 Inrichting urenregistratie

Voor ieder project moet de verantwoordelijke projectleider aangeven welke resources uren op het project mogen schrijven.

U richt als volgt de urenregistratie voor het project in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Via het item Uren in het feitenblok (op de projectkaart, rechts op het scherm) kunt u de uren terugzien in het Urenoverzicht. Klik op de knop Budget; kies vervolgens voor tabblad Uren.
Ga op een lege regel staan en vul het veld Nr. in door met behulp van de lookup-button de juiste resource te kiezen. De Omschrijving, Eenheidscode en Kostprijs worden van de resource overgenomen, mits hiervoor op de resourcekaart waarden zijn ingevuld.
Vul de velden Boeken toegestaan vanaf, Boeken toegestaan tot en het veld Aantal in. Door middel van de genoemde datumvelden geeft de projectleider aan in welke periode de resource uren op de betreffende budgetregel van het project mag verantwoorden. Verder krijgt deze resource een budget voor wat betreft het aantal te verantwoorden uren.

7.2 Urenregistratie

U kunt als volgt als resource uw uren registreren:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Urenstaten.
Voor iedere projectbudgetregel waar de resource aan gekoppeld is, zijn urenboekingsregels beschikbaar voor de eerder opgegeven perioden. U kunt als resource op iedere regel uw uren per dag verantwoorden. Onderin het scherm wordt bijgehouden of alle uren verantwoord zijn. Aan de resource is een werkurensjabloon gekoppeld. Deze sjabloon geeft per dag aan hoeveel uren er verantwoord moeten worden. Wanneer het aantal uren kleiner is dan de te verantwoorden hoeveelheid uren zal het getal in het rood zichtbaar zijn. Wanneer het aantal groter of gelijk is zal het in het zwart worden afgebeeld.

Om uren in te geven vult u op de betreffende regel, in de betreffende kolom, het juiste getal in. Druk daarna op tab, waarna het ureninvoer-schermpje verschijnt; hierin kunt u ter verantwoording van de uren een opmerking ingeven.

U kunt ook op de assistedit drukken, waarna u meerdere regels kunt opvoeren. U kunt gewerkte uren opdelen in stukken, met opgaaf van een omschrijving; na een druk op OK zal (bij opgave van verschillende regels) op de weekbon in de betreffende cel het urentotaal verschijnen, weergegeven in de kleur groen, waaruit blijkt dat er sprake is van een onderverdeling. Via de assistedit kunt u die verdeling weer naar voren halen.

7.3 Uurregels accorderen

U accordeert als volgt de uurregels:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Accorderen uren (voor Projecten of Planmatig onderhoud).
Het is mogelijk om een filter te plaatsen op Resourcegroep, waarmee u bijvoorbeeld als teamleider van een specifieke groep het aantal te raadplegen en te accorderen uren kunt afbakenen.
Als budgethouder controleert u vervolgens of alle uren zijn ingevuld. Wanneer er bepaalde resources zijn die de uren nog niet hebben ingevuld, is dat op dit scherm direct zichtbaar. Rechtsonder in het scherm staat het veld Uren niet ingevuld. Het getal dat in dit veld genoemd staat, is het aantal personen dat de uren nog niet verantwoord heeft. Klik op de assistedit naast het veld voor een overzicht.
Het enige dat de budgethouder verder doet is in de kolom Akkoord een Ja of Nee plaatsen. (Een budgethouder kan geen eigen uren accorderen, alleen die van een ander.)

7.4 Uurtotalen accorderen

U accordeert als volgt de uurtotalen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Accorderen uurtotalen (voor Projecten of Planmatig onderhoud).
Via de lookup-button bij het veld Als regels tonen kunt u voor een dimensie kiezen (bijvoorbeeld per project of per periode). Hetzelfde geldt voor het veld Als kolommen tonen. U kunt dus de gewenste dimensies tegen elkaar uitzetten.
In Toon uren kunt u kiezen voor alle uren, of alleen de niet-geaccordeerde.
In Kolomnaam tonen kunt u een vinkje zetten om de kolomnaam te wijzigen van resourcenummer naar de naam van de betreffende medewerker.
Kies in Toon per de schaal waarin de periode moet worden weergegeven: dag, week, maand, enz.
Ga nu naar het tabblad Filters, waar u een nauwkeuriger selectie van te accorderen uren kunt specificeren.
Bij Datumfilter kunt u een specifieke dag opgeven, of een begin- en einddatum bijvoorbeeld voor een week (notatie: 22-03-10..28-03-10). Verlaat u dit veld (bijvoorbeeld door op tab te drukken), dan wordt de selectie geactiveerd en onder in het scherm weergegeven. Laat u het leeg, dan krijgt u alle bestaande regels te zien.
Klik in het veld Projectfilter op de lookup-button en selecteer één project of een reeks projecten. Met behulp van de functionaliteit Meer selecteren onder de drie puntjes kunt u ook niet-opeenvolgende projecten selecteren.
Met de lookup-button in de velden Werksoortfilter en Resourcefilter kunt u de selectie nog verder specificeren.
Via Regels en Kolommen omkeren is het mogelijk de schermweergave eenvoudig te wijzigen.
Op het tabblad Accorderen uurtotalen Matrix kunnen de uren beoordeeld worden aan de hand van de kolom Budget uren en de kolom Geboekte uren.
Via de link in het urenveld kan doorgeklikt worden naar het scherm Accorderen urendetails, waar u de details kunt bekijken en eventueel accorderen.
Klik uiteindelijk op de knop Accorderen, waarna alle te accorderen uurregels die na de gemaakte selectie nog over zijn, worden geaccordeerd.

7.5 Uren boeken

U boekt als volgt de uren:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Boeken uren (weekbon) (voor Projecten of Planmatig onderhoud).
Er kan pas geboekt worden als alle uren van de betreffende week zijn ingevuld én geaccordeerd. Wanneer dit het geval is, klik dan op de knop Boeken.
Op de Projectbudgetkaart, tabblad Uren, is per resourceregel het aantal uren geboekt en het aantal uren niet geboekt te zien. De geboekte uren zijn kosten op het project; hierdoor is het veld Realisatie opgehoogd met het aantal uur maal de kostprijs.
Ook binnen de projectstatistiek kunnen de gegevens m.b.t. de urenregistratie worden weergegeven.

8 Subsidieaanvraag

8.1 Subsidieaanvraag vastleggen

U legt als volgt een subsidieaanvraag vast:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Ga op tabblad Budgetregels op de projectbudgetregel staan waarvoor u een subsidie wilt aanvragen en kies in het tabmenu voor Subsidie aanvragen.
Nadat u gevraagd bent om een bevestiging, toont Dynamics Empire u het scherm Leveranciersoverzicht. Kies de gewenste leverancier en klik op OK. Er verschijnt een melding dat de subsidie-aanvraag is aangemaakt.
Via de link achter het item Subsidie in één van de feitenblokken (rechts op het scherm) kunt u de informatie terugzien. Klik op de knop Kaart om de aanvraag verder in te voeren.
Het scherm Subsidieaanvraag wordt geopend. Vul de omschrijving en de bedragen op tabblad Subsidie subform in, en zet de Status op tabblad Algemeen op de gewenste status. (Als voor de status Bevestiging wordt gekozen is de subsidie terug te zien in de overzichtsschermen). Het systeem vraagt of de status omgezet moet worden. Bevestig dit door op Ja te klikken.
Indien gewenst kunt u via Afdrukken de subsidieaanvraag afdrukken.
Druk op Esc om terug te gaan naar het projectenscherm.

8.2 Subsidiedocumenten

U bekijkt als volgt de subsidiedocumenten:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Subsidiedocumenten.

Hier krijgt u een overzicht van de subsidies. Vanuit dit overzicht kunt u een subsidiedocument inzien en indien gewenst muteren.

8.3 Subsidieaanvraag boeken

U boekt als volgt een toegekende subsidieaanvraag:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkoopcreditnota's.
Klik in het menu op Nieuw om een nieuwe inkoopcreditnota aan te maken en vul het veld Nr. in: ofwel door op Enter te drukken, ofwel door een nummer in te geven (afhankelijk van de instellingen die voor de administratie gelden).
Vul het veld Orderleveranciersnr. in door met behulp van de lookup-button de juiste leverancier te kiezen. Druk hierna op tab en de overige gegevens van dit contact worden door het systeem ingevuld.
Geef bij Boekingsdatum de datum in die op de geboekte posten moet verschijnen. In het veld Creditnotanr. leverancier vult u het nummer in dat de leverancier gebruikt voor de creditnota die wordt gemaakt.
Klik op de knop Subsidieregels ophalen. Selecteer de juiste regel en klik op OK.
Vul, terug op het scherm Inkoopcreditnota’s, het factuurbedrag in op tabblad Algemeen en klik op de knop Boeken (verplichting).
Zodra de factuur is vrijgegeven kan de creditnota volledig worden doorgeboekt.

9 Gemengde projecten

Een gemengd project is een project waarin meer dan één vastgoedtype in één bouwstroom en met gelijke fasering wordt gerealiseerd, waarvoor wenselijk is dat per vastgoedtype een andere boekingsgang door het systeem wordt gehanteerd.

Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van een gemengd project weer. Het voorbeeld betreft een gebouw dat in één bouwstroom en met gelijke fasering wordt gerealiseerd. Het gebouw bestaat uit 16 koopappartementen, 12 huurappartementen, BOG (2 winkels) en 12 parkeerplaatsen t.b.v. huurders. Verondersteld wordt dat voor de verschillende projectsoorten een afwijkende boekingsgang van toepassing is.

De gangbare werkwijze was in een dergelijk geval dat één boekingsgang per werksoort werd ingesteld vanuit één project. Voor het realiseren van een afwijkende boeking maakte men gebruik van deelprojecten. De boeking werd bepaald aan de hand van de combinatie Projecttype, Werksoortboekingsgroep en Werksoort. Een nadeel hierbij was echter bijvoorbeeld dat een order niet aangemaakt kon worden vanuit de verschillende deelprojecten. De consequentie hiervan was dat in veel gevallen verschillende orders werden vastgelegd voor één opdracht aan een aannemer.

Onder andere bovenstaande was een de reden voor het in het leven roepen van de functionaliteit ‘gemengde projecten’: het betreft hier geen vier projecten, maar slechts één project met vier gewenste boekingsvarianten.

Naast het hierboven beschreven knelpunt heeft de nieuwe functionaliteit ook betrekking op het proces van vastleggen van verplichtingen en facturen. Het automatisch toerekenen van bedragen op basis van een vooraf vastgelegd percentage per boekingsgang is hier een voorbeeld van.

Zie voor de nodige instellingen het betreffende hoofdstuk in het onderwerp Projectmodellen, elders op deze site.

9.1 Verdeelsleutel

Een gemengd project is te herkennen aan het feit dat in de projectbudgetregels de kolom Verdeeld % is gevuld met 100. Op dit veld Verdeeld % kan doorgeklikt worden naar het scherm Projectverdeelsleutels. Hier is inzichtelijk hoe de verdeling is vastgelegd voor de betreffende projectbudgetregel. Deze verdeelsleutel is bepalend voor veel van de functionaliteit binnen een gemengd project.

9.2 Inkoopofferte

Een inkoopofferte kan op de gebruikelijke manier vanuit een budgetregel worden aangemaakt en worden afgedrukt. Op het moment dat het offertebedrag bekend is kan dit worden ingegeven in de Directe kostprijs. Vervolgens moet via de functie Verdeelsleutel toepassen de verdeling gemaakt worden.

Het resultaat van het toepassen van de verdeelsleutel is dat op basis van de projectverdeelsleutels voor de betreffende werksoort regels worden aangemaakt in de inkoopofferte. De grootboekrekening en de BTW-productboekingsgroep zijn bepaald op basis van de projecttypewerksoortinstellingen.

Het is in alle gevallen mogelijk af te wijken van de voorgestelde verdeling. Het is dus toegestaan de Directe kostprijs per regel aan te passen.

Uiteindelijk kan de offerte worden omgezet in de order waarin de regels worden overgenomen.

9.3 Inkooporder

Bij het aanmaken van een inkooporder vanuit een projectbudgetregel waarop het Verdeeld % is gevuld zal het systeem om een bedrag vragen. Dit betreft het totale orderbedrag. Het systeem zal op basis van dit bedrag en de projectverdeelsleutel de order aanmaken. In een later stadium kunnen de orderregels worden opgehaald in een factuur zoals gebruikelijk. Per regel is de boekingsgang bepaald.

9.4 Subsidie

In het geval van subsidie moet de verdeelsleutel toegepast worden vanuit de inkoopcreditnotaregel via knop Verdeelsleutel toepassen. Hier wordt de subsidieregel opgesplitst als deze subsidie is aangevraagd vanuit een projectbudgetregel met een Verdeeld %.

9.5 Inkoopfactuur/-creditnota rechtstreeks met of zonder order

De mogelijkheid bestaat om rechtstreeks te boeken op een project en een bepaalde projectbudgetregel. Hiervoor moeten in de regel het Projectnummer en het Budgetregelnr. geselecteerd worden. In de regel wordt direct duidelijk dat er een verdeelsleutel aanwezig is die moet worden toegepast: het veld Verdeelsleutel is aangevinkt. (Let wel: dat wil zeggen dat de verdeling nog moet plaatsvinden; als dat is gebeurd verdwijnt het vinkje.) Deze verdeelsleutel wordt toegepast via de optie Verdeelsleutel toepassen. Het resultaat is dat de betreffende regel wordt verdeeld op basis van de projectverdeelsleutels.

Voor in een factuur opgehaalde orderregels is het mogelijk deze naar verhouding te verdelen over het factuurbedrag. De functionaliteit is gebaseerd op het factuurbedrag dat wordt ingegeven in de factuurkop. Vervolgens worden op de gebruikelijke manier de orderregels opgehaald. Daarna kan de functie Verhouding orderregels toepassen op factuurregels worden uitgevoerd. De functionaliteit is niet beschikbaar binnen een verzamelfactuur; de opgehaalde orderregels moeten afkomstig zijn uit één order.

Voorbeeld: een order van 1.000 euro bestaat uit vier regels:

100,00

300,00

200,00

400,00

De factuur komt binnen; factuurbedrag = 100 euro.

Te ondernemen actie: Orderregels ophalen, en vervolgens Verhouding orderregels toepassen op factuurregels.

Het resultaat:

10,00

30,00

20,00

40,00

Als binnen het projecttype is ingesteld Termijn aanmaken bij facturatie zal het systeem voor het verschil per regel een nieuwe 'termijn' in de order aanmaken.

9.6 Verkoopofferte/-order/-creditnota en Vergoeding vanuit project

Een Verkoopofferte, Verkooporder, Verkoopcreditnota of Vergoeding kan worden aangemaakt vanuit het project via het menu. Op basis van het bedrag dat wordt opgegeven kan het systeem automatisch de verdeelsleutel toepassen in het document.

9.7 Projectdagboek

Ook binnen het projectdagboek moet, indien projectverdeelsleutels aanwezig zijn, deze verdeling worden toegepast. Via de functie Verdeelsleutel toepassen kan ook hier de regel en daarmee de boeking gesplitst worden. De tegenrekening is opgegeven in het dagboek, de kostenrekening is bepaald aan de hand van de projectverdeelsleutel en de projecttypewerksoortinstellingen.

9.8 Urenregistratie

De urenregistratie is voor een gemengd project niet afwijkend. Hier wordt in de uiteindelijke boeking door het systeem de projectverdeelsleutel op toegepast.

10 Cashflow

Ten behoeve van de liquiditeitsprognose worden er cashflowposten aangemaakt. Onderstaand worden met betrekking tot verschillende aandachtsgebieden de kenmerken uiteengezet.

10.1 Algemeen

De cashflow wordt zichtbaar zodra de Start- en Opleverdatum gevuld is op de Projectbudgetregel.
De cashflow is initieel gebaseerd op de Prognose van de Projectbudgetregel.
De cashflow wordt verdeeld op basis van de Projectinstelling ‘Budget verdelen per’.
De eerste cashflowpost is op basis van de ‘Startdatum’ budgetregel + de ‘Verwachte termijn inkoopfact.boeking’ uit de Projectinstelling waarbij deze posten altijd na de systeemdatum worden gecreëerd.
Als aan een budgetregel Cashflowprognose fase verdeelsleutels gekoppeld zijn, zal de prognoseberekening het percentage gekoppeld aan de verdeelsleutel in ogenschouw nemen.
Als het veld Fase leeg is bij de Cashflowprognose fase verdeelsleutel zal de eerste cashflowpost op basis van de startdatum van de budgetregel gecreëerd worden.

10.2 Inkoop

Bij het vrijgeven van een order wordt een cashflowpost aangemaakt zodra het regelbedrag is gevuld en de ‘Verwachte factuurdatum’. De datum van deze cashflowpost is op basis van de verwachte factuurdatum + de Betalingscondities uit de order.
Zodra de betreffende orderregel wordt opgehaald in een factuur wordt de datum aangepast met Vervaldatum uit de factuur.
Zodra de factuur is betaald wordt de datum en de vervaldatum van de cashflowpost aangepast met de datum waarop de leverancierspost vereffend is met de betaling.

10.3 Verkoop

Bij een verkooporder wordt een cashflowpost aangemaakt op basis van het regelbedrag zodra deze is vrijgegeven. De datum van deze post is gebaseerd op de ‘Geplande leverdatum + de ‘Verwachte termijn verkoopfact.boeking’ uit de Projectinstelling.
Na boeken van de verkoopfactuur wordt de ‘Vervaldatum’ uit de klantenpost toegepast als datum voor de cashflowpost.
Als eerst een verkooporderregel wordt verzonden en daarna opgehaald in een verkoopfactuur wordt de datum van de cashflowpost aangepast met de vervaldatum uit de verkoopfactuur.
Bij een verkoopcreditnota wordt de cashflowpost aangemaakt zodra het document is vrijgegeven op basis van de ‘Geplande leverdatum’ uit de creditnotaregel.

10.4 Vergoeding

Bij een vergoeding wordt de cashflowpost aangemaakt met als datum de Boekingsdatum uit de Verkoopcreditnota.

10.5 Subsidie

In geval van subsidie is de cashflowpost zichtbaar zodra de status op ‘Bevestiging’ staat en in de regel een bedrag is opgenomen. De verwachte ontvangstdatum uit de regel is de datum voor de cashflowpost.

10.6 Cashflowposten bijwerken

Via Bijwerken cashflow is het mogelijk om de cashflow bij te werken. Dit is alleen zinvol als deze gegevens direct worden toegepast, zoals bijvoorbeeld voor een overzicht binnen datawarehouse.

10.7 Export naar Excel

Binnen de cashflowpagina kunnen filters worden geplaatst voor een overzicht met meerdere projecten. Vanuit deze pagina kunnen de gegevens via de actie Openen in Excel worden overgenomen in Excel.

10.8 Werksoort uitsluiten

Via de instelling Uitsluiten in cashflow binnen de Werksoorten, is het mogelijk om werksoorten uit te sluiten. De prognoses en bedragen die op een projectbudgetregel met zo’n werksoort worden aangemaakt genereren geen cashflow.

10.9 Overige cashflow-‘weetjes’

De cashflow wordt bijgewerkt bij openen van het Cashflowscherm. Voordeel hiervan is dat wanneer u de cashflow bekijkt, het zeker is dat de cashflow op dat moment compleet is bijgewerkt. Bij een heel groot project waarop veel is vastgelegd kan dit bijwerken enige tijd in beslag nemen. Dit wordt weergegeven in de voortgangsindicator.
De cashflow wordt bijgewerkt op het moment dat een order is vrijgegeven als in de orderregel een verwachte factuurdatum is opgegeven. Voorheen gebeurde dit al met orders die nog 'open' stonden.
De cashflow zal boekingen die zijn uitgevoerd via het Projectdagboek, niet meer in de cashflow opnemen. Zo’n boeking resulteert in een Cashflowpost met als vervaldatum de boekingsdatum. De cashflow wordt standaard gefilterd op cashflowposten, waarbij de vervaldatum in de toekomst ligt. Indien gewenst kan de cashflow ook getoond worden inclusief deze realisaties. Dit is mogelijk door het veld 'Incl. betaalde facturen/posten' aan te vinken als filter in het scherm Cashflow.
De cashflowpost wordt in de nieuwe situatie ook bijgewerkt op basis van de werkelijke betaaldatum. Voorheen hield de cashflowpost de 'Verwachte factuurdatum' als datum en vervaldatum. In de nieuwe situatie wordt de vereffeningsdatum toegepast.
Als een deelbetaling is geboekt, zal bij het berekenen van de cashflow voor elke deelbetaling een cashflowpost worden aangemaakt met als vervaldatum de datum van de betaling. Voor het restantbedrag wordt een cashflowpost aangemaakt met de vervaldatum van openstaande leverancierspost.
Bij een gemengd project wordt in de cashflowpost de werksoortboekingsgroep niet gevuld op posten welke gebaseerd zijn op een verdeelsleutel. Indien de cashflowpost is aangemaakt op basis van bijvoorbeeld een inkoopdocument wordt de werksoortboekingsgroep daaruit overgenomen.

11 Voortgangsbewaking

Ten behoeve van de voortgangsbewaking is er een aantal overzichtsschermen aanwezig.

11.1 Projectstatistiek

U kunt als volgt de projectstatistiek raadplegen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Klik op de knop Statistiek in het menu.

11.2 Saldo/Budget (Project)

U kunt als volgt het project-saldo/budget raadplegen:

Klik in het projectscherm op de knop Saldo/Budget (Project).
Het Saldo/Budgetscherm toont de voortgangscijfers voor het (deel-)project. In het onderste schermdeel krijgt u een overzicht van alle bedragen die op het project zelf én op de deelprojecten van het hoofdproject zijn geboekt. U kunt onder Algemeen ook aangeven of de bedragen inclusief, exclusief BTW of op basis van werkelijke kosten moeten worden getoond via het veld ‘Toon bedragen’.

Zie onderstaande tabel voor de betekenis van enkele velden.

Veld	Omschrijving
Nr.	Het nummer van het project.
Naam	De naam van het project.
Begroot	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Begroot Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Budget	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Budget Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Order	1: Inkooporders (alle statussen) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (alles statussen) (positief) 5: Subsidie (alle statussen) (negatief) 6: Verkooporders (alle statussen) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Aangegane verplichting	1: Inkooporders (status vrijgegeven) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (status vrijgegeven) (positief) 5: Subsidie (> ingediend) (negatief) 6: Verkooporders (status vrijgegeven) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Regie	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Regie op basis van Regiebedrag
Meerwerk	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Meerwerk op basis van Directe kostprijs
Restant verplichting	Het nog openstaande (niet gefactureerde deel) van Aangegane verplichting, waarin verkooporders negatief zijn opgenomen
Betaalbaar gesteld	1: Gereedgemelde werkderden regels (positief) 2. Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief 3. Verkooporders (status gereedgemeld) (negatief) 4. Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 5. Geboekte verkoopcreditnota's (positief)
Prognose	Initieel o.b.v. Begroot Handmatig te muteren
Prognoseruimte	Berekening: Prognose - Restant verplichting - Realisatie
% Gereed	Betaalbaargesteld tov Prognose
Begroot - Prognose	Berekening: Begroot - Prognose
Realisatie	Op basis van alle projectposten. Verkoopopbrengsten worden hierin negatief opgenomen
Vrije budgetruimte	Berekening: Budget - Realisatie - Restant verplichting
% Budget besteed	Betreft het % van het budget dat verbruikt is op basis van Vrije budgetruimte.
Doorloop	Berekening: Prognose - Realisatie
Vervallen	Wordt gevuld door het systeem bij status vervallen, gehele budget vervalt. Budget komt in veld Vervallen bedrag. Veld Begroot blijft gevuld met oorspronkelijke waarde

11.3 Saldo/Budget (Werksoort)

U kunt als volgt het werksoort-saldo/budget raadplegen:

Klik in het projectscherm op Saldo/Budget (Werksoort). Het gelijknamige scherm wordt getoond en geeft per werksoort op tabblad Algemeen, onder de filtermogelijkheden, een groot aantal kolommen weer (waarvan enkele wellicht verborgen zijn), waarvan in onderstaande tabel de betekenis uiteen wordt gezet.
Indien gewenst kunt u doorklikken op het Projectnummer via de assistbutton in dit veld.
Als u op de projectkaart kiest voor menu-item Saldo/Budget (Hoofdproject/Werksoort), dan krijgt u een overzicht van alle bedragen die per werksoort op het project zelf én op de deelprojecten van het hoofdproject zijn geboekt. (In het projectscherm is op tabblad Algemeen te zien of er sprake is van een deelproject/hoofdproject-situatie, en welke nummers daarbij horen.)

Overigens kunt u via Projectvoortgang per werksoort de totalen per werksoort voor bijvoorbeeld een bepaalde periode inzien. Ook is zichtbaar welk percentage is uitbesteed ten opzichte van het budget.

Veld	Omschrijving
Type	Type betreft een vrij in te richten kenmerk voor de budgetregel.
Opmerking	Bij ‘Nee’ zijn er geen opmerkingen aanwezig. Door hierop door te klikken kunt u opmerkingen invoeren voor de projectbudgetregel.
Projectnr.	Dit is het nummer van het project.
Clusternr.	Dit is het clusternummer waarvoor de projectbudgetregel is aangemaakt.
Bouwblok	Dit is het bouwbloknummer indien deze van toepassing is voor de projectbudgetregel.
Omschrijving	Hier kunt u een omschrijving opgeven voor de projectbudgetregel. Deze omschrijving zal worden overgenomen naar de omschrijving van een eventuele inkoopofferte of inkooporder.
Startdatum	Hier vult u de startdatum van de betreffende regel in. Als op een budgetregel binnen een projectmodel een fase is ingesteld, dan wordt deze projectfase meegenomen in de budgetregel op het project. Het aanpassen van de startdatum op de betreffende budgetregel is in dat geval alleen mogelijk door de startdatum van de projectfase van het project aan te passen. Daar waar er geen projectfase is vastgelegd in de projectbudgetregel kan de startdatum handmatig aangepast worden.
Opleverdatum	Hier vult u de opleverdatum voor de betreffende regel in. Als op een budgetregel binnen een projectmodel een fase is ingesteld, dan wordt deze projectfase meegenomen in de budgetregel op het project. Het aanpassen van de opleverdatum op de betreffende budgetregel is in dat geval alleen mogelijk door de opleverdatum van de projectfase van het project aan te passen. Daar waar er geen projectfase is vastgelegd in de projectbudgetregel kan de opleverdatum handmatig aangepast worden.
Werksoort	In dit veld vult u de code van de werksoort in.
Werksoortomschrijving	Dit is de omschrijving van de in het vorige veld gekozen werksoort. Dit veld wordt automatisch gevuld.
Status	Dit is de status van de budgetregel. De opties zijn: Doorloop, Vervallen, Technisch gereed, Afgehandeld en Uitstel. Wanneer er een wijziging van status wordt doorgevoerd moet de reden worden opgegeven (het systeem opent automatisch het benodigde venster). De reden(en) voor wijziging is (zijn) later terug te zien via de assistbutton in het veld, in het scherm Budgetstatusmutaties. De status kan door de gebruiker handmatig op ‘Technisch gereed’ worden gezet; het systeem controleert dan of er geen lopende offertes en/of inkooporders meer aanwezig zijn. Automatische aanpassing van de waarde van het veld gebeurt als in de projectkop de status op ‘Technisch gereed’ wordt gezet; dan zullen de budgetregels met blanco status ook die status krijgen. Als een budgetregel de status 'Technisch gereed' heeft, kunnen er geen nieuwe inkooporders of -offertes worden gemaakt. Het aanmaken van verkooporders, -creditnota's en subsidieaanvragen blijft wel mogelijk.
Statusreden	Met de statusredencodes wordt aangegeven waarom de status is gewijzigd.
Begroot	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Begroot Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Budget	1: Regelbedrag voorlopige projectregel kladblok (PO) 2: Budget Projectmodelregel (Projecten) 3: Handmatig
Order	1: Inkooporders (alle statussen) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (alles statussen) (positief) 5: Subsidie (alle statussen) (negatief) 6: Verkooporders (alle statussen) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Aangegane verplichting	1: Inkooporders (status vrijgegeven) (positief) 2: Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief) 3: Geboekte inkoopcreditfacturen zonder order (negatief) 4: Vergoedingen (verkoopcreditnota's) (status vrijgegeven) (positief) 5: Subsidie (> ingediend) (negatief) 6: Verkooporders (status vrijgegeven) (negatief) 7: Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 8: Geboekte verkoopcreditnota's zonder order (positief)
Regie bedrag	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Regie op basis van Regiebedrag
Meerwerk	De som van alle Inkooporders (alle statussen) met kenmerk Meerwerk op basis van Directe kostprijs
Restant verplichting	Het nog openstaande (niet gefactureerde deel) van Aangegane verplichting, waarin verkooporders negatief zijn opgenomen
Betaalbaar gesteld	1: Gereedgemelde werkderden regels (positief) 2. Geboekte inkoopfacturen zonder order (positief 3. Verkooporders (status gereedgemeld) (negatief) 4. Geboekte verkoopfacturen zonder order (negatief) 5. Geboekte verkoopcreditnota's (positief)
Prognose	Initieel o.b.v. Begroot Handmatig te muteren
Prognoseruimte	Berekening: Prognose - Restant verplichting - Realisatie
% Gereed	Betaalbaargesteld tov Prognose
Begroot - Prognose	Berekening: Begroot - Prognose
Realisatie	Op basis van alle projectposten. Verkoopopbrengsten worden hierin negatief opgenomen
Vrije budgetruimte	Berekening: Budget - Realisatie - Restant verplichting
% Budget besteed	Betreft het % van het budget dat verbruikt is op basis van Vrije budgetruimte.
Doorloop	Berekening: Prognose - Realisatie
Vervallen Bedrag	Wordt gevuld door het systeem bij status vervallen, gehele budget vervalt. Budget komt in veld Vervallen bedrag. Veld Begroot blijft gevuld met oorspronkelijke waarde

11.4 Budgetbron bekijken

U kunt als volgt de bron bekijken van waaruit het projectbudget is voortgekomen:

Klik in het projectscherm op Projectmodel in het menu.
Als het budget is aangemaakt vanuit een projectmodel, dan wordt hier het projectmodel getoond dat als laatste is overgezet.

11.5 Importregels bekijken

U kunt als volgt de importregels bekijken van waaruit het projectbudget is voortgekomen:

Navigeer via het menu naar Kladblokimportregels voor de originele importregels.
Klik bovenin tabblad Budgetregels op Voorlopige Projectregel om de in het kladblok samengestelde regel te raadplegen.

De kladblokimportregels zijn overigens ook op te vragen via het menu op de projectkaart.

12 DE export Objectboom t.b.v. MJO (Vastware)

Het is mogelijk de Objectboom (de complete hiërarchie van bedrijf, divisie, cluster, bouwblok en eenheid) te exporteren vanuit Dynamics Empire, zodat deze vervolgens in Vastware (Softwaresysteem voor o.a. Meerjarenonderhoudsplanningen) beschikbaar is. Hier kan vervolgens begroot worden.

12.1 Instellingen

De instellingen die voor de export gedaan moeten worden zijn te vinden via de zoekfunctionaliteit onder MJO Setup.

Voor elk bedrijf waarvoor de export van toepassing is moet deze instelling worden gedaan.
In het veld Broncode moet de code worden ingesteld van het Project uit de Vastware-database. Hier wordt standaard ‘DE-MJO’ gebruikt. MJO bedrijfscode is de code voor het bedrijf. Deze code wordt ook zichtbaar in Vastware. MJO bedrijfsnaam is de naam voor het bedrijf. In veel gevallen zal deze naam gelijk aan de naam van het bedrijf in Dynamics Empire. Het MJO id wordt automatisch gevuld zodra de koppeling is ingeschakeld middels het veld MJO koppeling ingeschakeld.
Ten slotte is het Projecttype nog van belang: hier moet het projecttype worden ingesteld waarvoor het budget later geïmporteerd zal worden vanuit Vastware in Dynamics Empire.

Op het moment dat de MJO-koppeling is ingeschakeld kan binnen de instellingen van de clustersoorten (Clustersoorten ) worden aangevinkt (in het veld MJO interface) welke clustersoort/bouwblok wordt opgenomen binnen de export.

De export wordt gestart vanuit het scherm MJO Setup via de actie Exporteer objectboom. Hierbij worden alle clusters meegenomen die gekoppeld zijn aan een divisie waarvan de MJO-interface is ingeschakeld (zie Divisies ).

Let wel: het veld MJO Interface is voor de divisies slechts beschikbaar als het veld MJO koppeling ingeschakeld in de MJO-instellingen is aangevinkt.

De objectbeheerder wordt bepaald via de divisie; kan deze niet worden gevonden, dan wordt de objectbeheerder van het bedrijf gebruikt.
Zodra de export is uitgevoerd geeft het systeem een melding met het aantal geëxporteerde gegevens.
Om de gegevens vervolgens in Vastware te krijgen moet een stored procedure in de MJO-database worden gestart. Met de export wordt de complete objectboom weggezet.

12.2 Bijwerken objectboom

Wijzigingen binnen het bezit kunnen worden doorgevoerd richting MJO/Vastware. Daarbij geldt het volgende: Wanneer in de kaart van een bouwblokcluster het cluster ingevuld in het veld Onderdeel van cluster geen technisch cluster is, zullen de aan het bouwblok gekoppelde eenheden niet worden meegenomen in de objectboom. Wanneer het ingevulde cluster wel een technisch cluster is, worden de aan het bouwblok gekoppelde eenheden meegenomen in de objectboom – ongeacht of het veld MJO Interface in de clusterinstelling (zie vorige paragraaf) al dan niet is aangevinkt. Als dat vinkje bij MJO Interface er niet staat, zijn de eenheden nog onbekend in MJO en worden daar weggeschreven onder het groepje ‘Onbekend’.

Ga voor het doorvoeren van de wijzigingen in Dynamics Empire naar MJO update objectboom , waarna u de vraag krijgt of de update moet worden uitgevoerd.

Om uiteindelijk deze gegevens ook in MJO te synchroniseren zal binnen de MJO Setup het tabblad SQL instellingen gevuld moeten worden. Via een scheduler in MJO kan de bijgewerkte objectboom worden gesynchroniseerd.

Naast de handmatige update van de objectboom kan deze ook geautomatiseerd worden bijgewerkt via een taakwachtrij.

Op het proces MJO update objectboom wordt logging toegepast, waarmee de wijzigingen van de objectboom uit de interfacetabel voor MJO in XML-formaat worden opgeslagen. Hiervoor wordt dezelfde loggingsmethodiek gebruikt als voor het loggen van de status-updates van de begrotingsregels. De logging kan via het scherm MJO Setup via de knoppen Berichten logging en Objectboom worden opgevraagd. Omdat de verwerking per niveau (objectmanager, cluster, bouwblok en eenheid) plaatsvindt zullen er per aanroep van de MJO update objectboom vier loggingen worden aangemaakt.

12.3 Status projectbudgetregel terugkoppelen

Binnen de interface met Vastware is ook de statusupdate opgenomen. Hiervoor moet binnen de MJO Setup op tabblad MJO statusvertaling de vertaling worden ingesteld tussen de projectbudgetregel-statussen in Dynamics Empire (Doorloop, Vervallen enz.) en de statusnummering in MJO. De MJO statusupdate kan worden geëxporteerd via MJO begroting statuslogboek , knop Stuur updates.
Verschillende MJO-regels kunnen in Dynamics Empire zijn samengevoegd tot één projectbudgetregel. De terugkoppeling vindt plaats vanuit de projectbudgetregel en geldt dus voor de daaraan gekoppelde MJO-regels.

Deze status update kan ook geautomatiseerd uitgevoerd worden via de taaktwachtrij.

12.4 Automatische budgetimport vanuit Vastware in Dynamics Empire

Vanuit Vastware is het mogelijk budget te genereren. Via 'Genereer budget' zal de webservice worden aangeroepen en een nieuw kladblok inclusief de betreffende budgetregels worden aangemaakt binnen de module Planmatig Onderhoud in Dynamics Empire.

13 Budget / begroting importeren

13.1 Budget importeren

Een projectbudgetregel kan vanuit elk extern pakket worden geïmporteerd, mits het in staat is om een tekstbestand met budgetregels aan te leveren.

U importeert als volgt een budget:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kladblokimportoverzicht.
Als een project is aangemaakt vanuit kladblokregels met een andere divisie dan de divisie die – naast het budget – is geïmporteerd, zal het systeem deze overnemen uit de eerste regel op basis waarvan het project wordt aangemaakt.
Klik op Nieuw, waarna een lege Kladblokbudgetimportkaart Druk op Enter om het systeem een nieuw nummer aan te laten maken. Het tabblad Kladblokimportregels bevat straks de importregels; het tabblad Voorlopige projectregels is bestemd voor de kladblokregels.
Klik op de knop Budget importeren; het scherm Import budget planmatig onderhoud
Vul het veld Importsjabloon door met behulp van de lookup-button het juiste sjabloon te kiezen. Het importsjabloon is eerder op basis van door de gebruiker gedefinieerde gegevens aangemaakt door een consultant van Cegeka. Hierin is opgenomen welke kolommen uit het externe bestand (.csv) worden ingelezen in het Kladblok.
Het veld Omschrijving voorziet u van een betekenisvolle omschrijving, die wordt meegegeven aan de kladblokversie die nu wordt ingelezen. (Deze omschrijving wordt mogelijk automatisch ingevuld aan de hand van de waarde in het importsjabloon.)
Met behulp van de assistedit in het veld Bestandsnaam kiest u het externe bestand; klik vervolgens op Openen.
Vul het veld Projecttype door met behulp van de lookup-button het juiste projecttype te kiezen.

Afhankelijk van de instelling op het projecttype is het mogelijk om in het kladblok budgethouders te selecteren voor orders, facturen en verkoop. Hiervoor moet bij het betreffende projecttype een vinkje worden gezet bij Selecteer budgethouders in kladblok budgetimport.
In de kop van het kladblok zijn drie velden toegevoegd: Orderbudgethouders, Inkoopfactuurbudgethouders en Verkoopbudgethouders. Deze zullen worden gevuld met de ingestelde budgethouders van het betreffende projecttype. Het is mogelijk handmatig budgethouders toe te voegen of te verwijderen. Bij de acties Kopiëren en Samenvoegen wordt het scherm Budgethouderselectie geopend en kunnen de gewenste budgethouders worden geselecteerd. Deze worden dan meegenomen naar de 'Voorlopige projectregels' en later naar de projectbudgetregels.
Vul het betreffende Begrotingsjaar in. Dit begrotingsjaar is straks zichtbaar in de kop van het kladblok. Wanneer vanuit dit kladblok de onderhoudsprojecten worden aangemaakt (zie hoofdstuk 8) is ditzelfde jaar ook zichtbaar in de kop van deze projecten.
Klik op de knop Import om het externe bestand in te lezen in Dynamics Empire.

Met de import kunnen, naast kolommen die voor zichzelf spreken, de volgende kolommen worden gevuld in de importregels, en vervolgens worden meegenomen naar de kladblokregels:

Kolom	Omschrijving
Code MJP	Code voor de regel zoals deze in het externe pakket wordt gebruikt.
Projectomschrijving	Omschrijving van het project; deze komt ook in de projectbudgetregel en de offerte of order te staan.
Plaats	Plaats waar het werk moet worden uitgevoerd.
Directe kostprijs	Prijs per stuk of onderdeel.
Regelbedrag excl. BTW	Bedrag exclusief BTW; men importeert inclusief of exclusief.
Regelbedrag incl. BTW	Bedrag inclusief BTW.
Startdatum	Bij het samenvoegen van importregels met verschillende data zal het systeem deze als eerste datum toepassen.
Opleverdatum	Bij het samenvoegen van importregels met verschillende data zal het systeem deze als laatste datum toepassen.
1^e contactpersoon	Code voor het contact met prioriteit 1 op het project of de budgetregel. Het opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
2^e contactpersoon	Code voor het contact met prioriteit 2 op het project of de budgetregel. Het opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
3^e contactpersoon	Code voor het contact met prioriteit 3 op het project of de budgetregel. Het opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
Vrij codeveld 1	Vrij veld voor een code, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).
Vrij codeveld 2	Vrij veld voor een code, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).
Vrij codeveld 3	Vrij veld voor een code, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).
Vrij codeveld budgetregel	Vrij veld voor een code, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen). In tegenstelling tot de overige vrije codes binnen het kladblok zal deze code ook op de Budgetregel zichtbaar zijn naast het veld Clusternr (EMPIRE). Dit veld is niet overschrijfbaar.
Vrij tekstveld 1 / 2	Vrij veld voor een tekst, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).
Vrij decimalveld 1 / 2	Vrij veld voor een getal met decimalen, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).
Vrij datumveld 1 / 2	Vrij veld voor een datum, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd (zie Instellingen, Financieel, Veldopschriftinstellingen).

13.2 Importregels samenvoegen

In het kladblok kunnen verschillende importregels worden samengevoegd tot één regel van waaruit de projecten worden aangemaakt. Importregels met een verschillend clusternummer of een verschillende werksoort kunnen niet worden samengevoegd. Hiervoor moet de functie Kopiëren worden gebruikt.

Het is ook mogelijk om de regels automatisch samen te voegen op basis van een sjabloon, met behulp van de optie Samenvoegen alle regels op basis van sjablooncode.

13.2.1 Handmatig samenvoegen

U voegt als volgt importregels samen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Budget importeren. De lijst Budget importeren verschijnt; open de juiste kaart.
Voordat u gaat samenvoegen kan het handig zijn om filters te plaatsen op de importregels. Zo kan bijvoorbeeld een filter worden geplaatst op Clusternr. in combinatie met het soort werk, afhankelijk van hoe de velden zijn geïmporteerd. Selecteer het juiste veld en kies dan in het menu voor Filter op Cluster plaatsen/opheffen of Filter op Werksoort plaatsen/opheffen.
Kies op tabblad Kladblokimportregels de importregels die u wilt samenvoegen tot één regel. Dit doet u door de betreffende regels te selecteren. Overigens zijn hier wel voorwaarden aan verbonden; zo moeten de regels onder andere dezelfde werksoort en hetzelfde clusternummer delen.
Klik na het kiezen van de juiste importregels op de knop Samenvoegen in het menu. Als er gegevens worden gevonden die voor de geselecteerde regels niet overeenkomen, dan komt Dynamics Empire met een melding.
De regels worden uiteindelijk samengevoegd tot één regel op tabblad Voorlopige projectregels, waarbij het bedrag een optelling is van de verschillende importregels. Op tabblad Kladblokimportregels worden de regels vervolgens groen weergegeven, ten teken dat ze onderdeel uitmaken van een samenvoeging.
Vul vervolgens de regels op tabblad Voorlopige projectregels aan met de gewenste informatie.
Boven in het menu op tabblad Kladblokimportregels, Beheren kunt u kiezen voor Gekopieerde regels verbergen, waarna ze van het scherm verdwijnen. Met Gekopieerde regels tonen komen ze weer tevoorschijn.

Let op! Zodra er gebruik is gemaakt van de filterfunctionaliteit zal dit eerst moeten worden verwijderd of gewijzigd voordat de overige regels opnieuw zichtbaar worden.

Op tabblad Voorlopige projectregels zijn onder andere de volgende kolommen aanwezig:

Kolom	Omschrijving
Divisie	Divisiecode.
Voorlopig Projectnr.	Dit nummer is overschrijfbaar. Vanuit Kladblokregels met hetzelfde nummer wordt één project aangemaakt.
Clusternr.	Code van het clusternummer
Projectomschrijving	Omschrijving van het project. Deze omschrijving komt ook in de projectbudgetregel en de offerte of order te staan.
Werksoort	Code voor de werksoort.
Werksoort-omschrijving	Omschrijving van de werksoort, welke door Dynamics Empire wordt gevuld zodra de werksoortcode bekend is.
Regelbedrag excl. BTW	Bedrag exclusief BTW. Zodra het Regelbedrag excl. BTW bekend is zal Dynamics Empire het regelbedrag incl. BTW berekenen aan de hand van de BTW Bedrijfsboekingsgroep uit de instellingen en de BTW-Produktboekingsgroep op de werksoort.
Regelbedrag incl. BTW	Bedrag inclusief BTW.
Vrij codeveld 1	Vrij codeveld 1, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij codeveld 2	Vrij codeveld 2, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij tekstveld 1	Vrij tekstveld 1, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij tekstveld 2	Vrij tekstveld 2, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij decimalveld 1	Vrij decimaalveld 1, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij decimalveld 2	Vrij decimaalveld 2, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij datumveld 1	Vrij datumveld 1, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Vrij datumveld 2	Vrij datumveld 2, waarvan het opschrift kan worden gewijzigd.
Startdatum	Hier kan de startdatum van de projectbudgetregel worden opgegeven.
Opleverdatum	Hier kan de opleverdatum van de projectbudgetregel worden opgegeven.
1^e Contactpersoon	Code voor het contact met Prioriteit 1 op de Project / Budgetregel. Opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
2^e Contactpersoon	Code voor het contact met Prioriteit 2 op de Project / Budgetregel. Opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
3^e Contactpersoon	Code voor het contact met Prioriteit 3 op de Project / Budgetregel. Opschrift kan worden gewijzigd met behulp van functiegroepen.
Oorspronkelijk budget excl. BTW	Hier wordt door het systeem het totaalbedrag excl. BTW getoond van de samengevoegde importregels. Met behulp van de lookup-button kunnen de oorspronkelijke importregels worden bekeken.
Oorspronkelijk budget incl. BTW	Hier wordt door het systeem het totaalbedrag incl. BTW getoond van de samengevoegde importregels. Met behulp van de lookup-button kunnen de oorspronkelijke importregels worden bekeken.

13.2.2 Automatisch samenvoegen

Binnen de import van de jaarbegroting Planmatig Onderhoud kan een sjablooncode per regel worden meegegeven. Deze sjablooncode is beschikbaar binnen de kladblokimportregels. (Binnen Vastware betreft dit het veld Sjabloon PO.)

U voegt als volgt automatisch importregels samen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Budget importeren. De lijst Budget importeren verschijnt; open de juiste kaart.
Het automatisch samenvoegen wordt uitgevoerd via het menu-item Samenvoegen alle regels op basis van sjablooncode Regels waarbij de sjablooncode gelijk is zal het systeem trachten samen te voegen. Als dit het geval is (in geval van een gelijk cluster, een gelijk bouwblok, een gelijke werksoort, een gelijke werksoortboekingsgroep, een gelijke divisie, een gelijke 'Vrije code budgetregel’ en een gelijk boekjaar) zal het systeem de verschillende regels samenvoegen en bundelen tot één voorlopige projectregel met een voorlopig projectnummer. Deze samenvoegfunctionaliteit werkt vergelijkbaar met het handmatig samenvoegen. Verschil is echter dat bij een handmatige samenvoegactie bij verschillen een scherm opkomt met ‘Kladblokimport samenvoegconflicten’. Binnen de onderhavige functionaliteit zal bij een conflict in veld Projectomschrijving de eerstgevonden omschrijving worden overgenomen in de voorlopige projectregel. Om u als gebruiker kenbaar te maken dat de omschrijving is samengevoegd met een conflict is het kenmerk Samenvoeg conflict in voorlopige projectregels toegevoegd.
Wanneer in de kladblokimportregels het veld Sjablooncode leeg is zullen bij gebruik van de knop Samenvoegen alle regels op basis van sjablooncode de kladblokimportregels niet worden samengevoegd. Deze regels worden gekopieerd en het veld Voorlopig Projectnr. zal conform de nummerreeks worden gevuld.
Een conflict in Werksoortboekingsgroep kan (in tegenstelling tot bij de handmatige werking) niet worden voorkomen, aangezien bij een afwijkende werksoortboekingsgroep het systeem de regels niet zal samenvoegen maar kopiëren.
Bij een conflict in Contactpersonen worden ook de eerstgevonden contactpersonen overgenomen. Ook hierbij wordt het veld Samenvoeg conflict op Ja gezet.

13.3 Importregels kopiëren

In het kladblok kunnen verschillende importregels worden gekopieerd tot een kladblokregel van waaruit de projecten worden aangemaakt. Wanneer verschillende importregels gelijktijdig worden gekopieerd krijgen ze hetzelfde voorlopige projectnummer mee.

U kopieert als volgt importregels:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Budget importeren. De lijst Budget importeren verschijnt; open de juiste kaart.
Voordat u gaat samenvoegen kan het handig zijn om filters te plaatsen op de importregels. Zo kan bijvoorbeeld een filter worden geplaatst op Clusternr. in combinatie met het soort werk, afhankelijk van hoe de velden zijn geïmporteerd. (Zie voor de werking van de filterfunctionaliteit de handleiding Navigeren binnen Dynamics Empire.)
Kies op tabblad Kladblokimportregels de importregels die u wilt kopiëren. Dit doet u door de betreffende regels te selecteren.
Kies na het kiezen van de juiste importregels voor menu-item Kopiëren. De regels worden overgenomen als kladblokregel op tabblad Voorlopige projectregels met hetzelfde voorlopige projectnummer. Regels met een gelijk voorlopig projectnummer zijn straks terug te zien op één project, als aparte projectbudgetregels. Op een project zijn offertes aan te vragen of orders te gunnen, bestaande uit meerdere projectbudgetregels.
Op tabblad Kladblokimportregels zal de gekopieerde regel groen worden weergegeven.
Vul vervolgens de kolommen aan met de gewenste informatie.
Boven in het menu op tabblad Kladblokimportregels, Beheren kunt u kiezen voor Gekopieerde regels verbergen, waarna ze van het scherm verdwijnen. Met Gekopieerde regels tonen komen ze weer tevoorschijn.

13.4 Voorlopige projectregels verwijderen

In het scherm Kladblokbudgetimportkaart kunt u importregels samenvoegen of kopiëren tot kladblokregels. Wanneer u hierin fouten heeft gemaakt is het mogelijk kladblokregels te verwijderen, waardoor ze worden teruggeplaatst en op een andere manier kunnen worden samengevoegd of gekopieerd.

U verwijdert als volgt voorlopige projectregels:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kladblokimportoverzicht. Open de juiste kaart.
Kies op tabblad Voorlopige projectregels de regel(s) die u wilt verwijderen (klik op de drie puntjes en kies voor Meer selecteren) en kies vervolgens in het menu voor Regel verwijderen. Dynamics Empire vraagt om een bevestiging.
Klik op Ja en de kladblokregels worden verwijderd en teruggeplaatst in het oorspronkelijk budget als importregel. U kunt ze nu opnieuw kopiëren of samenvoegen.

13.5 Functiegroepen koppelen aan contactpersonen

In de Kladblokbudgetimportkaart kunt u functiegroepen koppelen aan contactpersonen. Wanneer u dit heeft gedaan zal het opschrift van de kolommen 1^e Contactpersoon, 2^e Contactpersoon en 3^e Contactpersoon worden gewijzigd in de omschrijving van de betreffende functiegroep. Dit gebeurt in het kladblok en op het project.

U koppelt als volgt een functiegroep aan een contactpersoon:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kladblokimportoverzicht. Open de juiste kaart.
Ga naar het tabblad Functies en vul het veld Functie contact 1 door met behulp van de lookup-button de juiste functiegroep te kiezen.
Vul de velden Functie contact 2 en Functie contact 3 op dezelfde wijze.

13.6 Kladblokversie definitief maken

In het kladblok kan men gebruik maken van verschillende versies; één wordt vervolgens definitief gemaakt en dient als basis voor de projecten. Men moet er rekening mee houden dat per bestand slechts één versie definitief gemaakt kan worden en er dus ook maar uit één versie projecten aangemaakt kunnen worden.

U maakt als volgt een versie van het kladblok definitief:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kladblokimportoverzicht. Open de juiste kaart.
Zet het optieveld Definitieve Versie op tabblad Algemeen op AAN om de kladblokversie van het budget definitief te maken. Als een versie definitief is gemaakt kan men hierin niets meer muteren. Het is wel mogelijk de definitief-status ongedaan te maken door het vinkje bij het veld Definitieve Versie weg te halen.

13.7 Aanmaken onderhoudsprojecten vanuit het kladblok

Vanuit het scherm Kladblok budget planmatig onderhoud kunnen de projecten worden aangemaakt. Hiervoor is het noodzakelijk dat de versie van waaruit dit plaatsvindt op definitief staat.

U maakt als volgt onderhoudsprojecten vanuit het kladblok aan:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Kladblokimportoverzicht. Open de juiste kaart.
Zorg ervoor dat het veld Definitieve versie op AAN staat.
Stel de werkdatum in op 01-01-XXXX voor de juiste datum in o.a. de budgetposten die worden aangemaakt. Daarnaast is deze datum van belang als de nummerreeks van de aan te maken projecten is gebaseerd op een begindatum. Controleer ook of de betreffende nummerreeksregel is ingesteld; hiermee kan bijvoorbeeld het jaar in het projectnummer worden verwerkt.
Klik in het menu op Aanmaken onderhoudsprojecten. Als niet alle importregels zijn omgezet in kladblokregels krijgt u daarvan een melding. Klik op Ja ter bevestiging en de projecten worden aangemaakt. Deze actie kan enige tijd in beslag nemen. Het systeem meldt wanneer de projecten zijn aangemaakt.

Op één project kan meerdere malen hetzelfde contact voorkomen, met eventueel een afwijkende functie.

13.8 (Meerjaren) onderhoudsbegroting (MJOB)

Het is mogelijk om zowel de taakstellende begroting als de meerjarenbegroting te importen in Dynamics Empire. Als het gebruikte externe pakket Vastware betreft, dan kan binnen die applicatie voor een selectie (bijvoorbeeld een bedrijf) een budget gegenereerd worden. Met deze actie vanuit Vastware zal een nieuwe Kladblokbudget-importkaart binnen Dynamics Empire worden aangemaakt voor het ingestelde Projecttype uit de MJO-instellingen. Indien van toepassing moet vooraf de import vertaaltabel zijn ingericht, waarbij een te importeren code uit Vastware vertaald kan worden naar een code die binnen Dynamics Empire wordt gebruikt. (Zie eventueel handleiding Koppelingen met Dynamics Empire.)

13.8.1 Taakstellende begroting

Dit bestand betreft de taakstellende begroting waarvan de begrotingsregels zullen worden samengevoegd en gekopieerd tot voorlopige projecten, en waarvan uiteindelijk onderhoudsprojecten voor het komende jaar zullen worden aangemaakt. Voor het vergaren van de benodigde gegevens zijn twee manieren mogelijk – afhankelijk van het feit of er wel of geen koppeling bestaat met de applicatie Vastware.

Is er geen sprake van een dergelijke koppeling, dan is voor het inlezen van de begrotingsregels het benodigde importsjabloon benaderbaar via Importsjabloonoverzicht . Hierin kunt u instellen welke velden uit het te importeren CSV-bestand naar welke velden in Dynamics Empire moeten worden overgeheveld, in de tabel Importregel.

Vervolgens kunt u via Kladblokimportoverzicht deze importsjabloon herhaaldelijk blijven gebruiken voor het importeren van begrotingsregels.

Op tabblad Kladblokimportregels staan de geïmporteerde begrotingsregels, op tabblad Voorlopige projectregels de samengevoegde begrotingsregels tot voorlopige projectregels, op basis waarvan uiteindelijk projecten zullen worden aangemaakt.

Nadat de projecten definitief zijn aangemaakt is het mogelijk om vanuit een OGE-kaart (OG Eenheden ) te navigeren naar projecten die betrekking hebben op het technische cluster van die OGE, via knop Projecten (tabblad Navigeren, deel Onderhoud).

Is er wél sprake van een koppeling met Vastware, dan kunnen de benodigde gegevens worden uitgewisseld tussen Vastware en Dynamics Empire. Zie voor de benodigde instellingen de handleiding Koppelingen met Dynamics Empire, hoofdstuk Vastware.

Start- en opleverdatum project

Vanuit koppelvlak met MJO (Vastware) zal bij het importeren van het budget standaard de start- en opleverdatum gevuld worden op basis van het budgetjaar. Het systeem zal bij het aanmaken van de onderhoudsprojecten vanuit het kladblok een controle uitvoeren op deze velden. Op basis van de start- en opleverdatum zal het systeem de cashflowprognose bepalen.

Ook bij het aanmaken van budgetregels vanuit een projectmodel is bovenstaande controle van toepassing. In de kop van het projectmodel moeten de velden Startdatum en Opleverdatum gevuld zijn. Bij het aanmaken van het project worden de data overgenomen in de Projectbudgetregels. Als binnen de Projectmodelregels een Datumformule einddatum of een Datumformule startdatum gevuld is zal het systeem de data berekenen op basis van de gekoppelde projectfase met de daaraan gekoppelde start- en opleverdatum.

13.8.2 Meerjarenbegroting

MJOB-regels kunnen voor een technisch cluster worden geïmporteerd. Dit is te bekijken vanuit de OGE-kaart (met als link het cluster), zodat inzichtelijk is welke activiteiten in de begroting staan voor de komende jaren.

De import van de meerjaren(onderhouds)begroting betreft regels die niet worden samengevoegd en gekopieerd tot voorlopige projecten, en waarvan geen projecten zullen worden aangemaakt. Dit ingelezen bestand is tijdelijk actueel, dat wil zeggen: als de meerjarenbegroting is geactualiseerd, zal men nieuwe MJOB-regels moeten importeren die dan actueel zijn.

Eerst moeten de MJOB-regels worden ingelezen met behulp van het eerder besproken importsjabloon (Kladblokimportoverzicht ). De tabel Importregel die hieraan ten grondslag ligt, bevat voor deze begroting de kolom Boekjaar: het jaar waarop de activiteiten gepland staan.

Na het inlezen of importeren van de begrotingsregels moet vervolgens het veld Huidig MJOB in het kladblokscherm op AAN worden gezet. Hiermee geeft u aan dat dit de import betreft van MJOB-regels. Zodra dit vinkje is geplaatst, zullen alle regels van het betreffende technische cluster vanuit de OGE-kaart geraadpleegd kunnen worden. U kunt nu de MJOB-regels raadplegen vanuit de OGE-kaart.
Het kenmerk Huidig MJOB kan maar op één kladblokscherm geplaatst worden. Wanneer men één jaar verder de actuele stand vanuit de MJOB inleest, dan volstaat het om in dit kladblok een vinkje te plaatsen in het veld Huidig MJOB. Het vinkje wordt automatisch verwijderd in het kladblokscherm met oude MJOB-regels.

Het systeem controleert tot slot dat er geen MJOB-regels kunnen worden samengevoegd of gekopieerd. Dit doet het systeem op basis van bovenvermeld vinkje.

Let op! Deze functionaliteit werkt niet als het betreffende OGE in twee clusters voorkomt van de clustersoort Technisch. Het systeem weet dan namelijk niet van welke technische cluster er regels moeten worden getoond.

Men kan ervoor kiezen om beide genoemde bestanden met dezelfde importsjabloon in te lezen, of hier twee aparte importsjablonen voor inrichten. Belangrijk bij het instellen van een importsjabloon is dat er op de gegevens een validatie plaatsvindt.

14 Contractbeheer

Contractbeheer betreft de mogelijkheid om projecten van een bepaald jaar te prolongeren naar een volgend jaar. Vanuit een project kan een koppeling gemaakt worden naar het contract; het is mogelijk meerdere projecten te koppelen.

Voor gebruik van deze functionaliteit zijn een aantal instellingen vooraf noodzakelijk.

14.1 Instellingen

Nummerreeks instellen
De te gebruiken nummerreeks voor contracten stelt u in via Projectinstellingen . Op tabblad Nummering maakt u via de lookup-button voor het veld Onderhoudscontractnrs. een nieuwe nummerreeks aan.

Contractsoort
Om op het contract de juiste contractsoort aan te kunnen geven, dient de tabel Contractsoorten van inhoud te zijn voorzien. Ga hiervoor naar de lijst Onderhoudscontractsoorten . In deze tabel zijn de soorten bepaald met daarop het indexeringspercentage. Zo kan er bijvoorbeeld een contractsoort CV aangemaakt zijn met daarop een indexeringspercentage van 3%. Wanneer deze soort is geselecteerd zal op het contract dit indexeringspercentage worden overgenomen.

14.2 Contract aanmaken

U maakt als volgt een contract aan:

Kies voor Contractoverzicht . Klik op de knop Nieuw, gevolgd door Enter, om een nieuw contract aan te maken. Geef eventueel een omschrijving mee.
Klik in het veld Soort op de lookup-button en kies de juiste contractsoort. Geef ook een Startdatum en een Looptijd op, en eventueel een leverancier.

In het veld Totaal budget geeft u het budget op dat in totaal beschikbaar is, gedurende de looptijd van het contract.
Vervolgens moet het contract gefiatteerd worden als men op gekoppelde projecten zaken wil kunnen uitvoeren. Voer – als u dat nog niet heeft gedaan – (een) Budgethouder(s) op via menu-item Budgethouders. Daar kan vervolgens een vinkje worden geplaatst in het veld Fiat door de betreffende contractbudgethouder.

Terug in het Contract staat de Fiatteringsstatus op Volledig gefiatteerd.

Aan contracten zijn Taken toe te kennen, die u kunt raadplegen via het menu. Op het vervolgscherm kunt u kiezen voor Taak maken. (De werking van de wizard die nu wordt gestart staat beschreven in handleiding Leefbaarheid.) De taken die van hieruit worden aangemaakt zijn automatisch gekoppeld aan het contract.

14.3 Projecten koppelen

U koppelt als volgt projecten aan het contract:

Ga naar Projectoverzicht ; zoek het juiste project op.
Op tabblad Boekingsinfo klikt u in het veld op de lookup-button; kies het juiste contractnummer. Het is wel noodzakelijk dat op het betreffende Projecttype is ingesteld dat het contractonderhoud betreft. Ga hiervoor naar Projecttypen en kijk of er op tabblad Algemeen van de juiste projecttypekaart een vinkje staat in het veld Contractonderhoud. Uiteraard dient er in het systeem ook een contract aanwezig te zijn; is dat niet het geval, dan verschijnt het veld Contractnr. niet op de kaart.
Op een aan het contract gekoppeld project kunnen zoals gebruikelijk projectbudgetregels opgevoerd worden. De projecten kunnen ook aangemaakt zijn vanuit het kladblok. Vervolgens kunnen er offertes aangevraagd worden vanuit de budgetregels. Daarnaast is het mogelijk deze offertes om te zetten in orders en deze te gunnen.

14.4 Mutaties doorvoeren

U kunt om verschillende redenen de wens hebben om een contract te wijzigen voordat de prolongatie plaatsvindt. Onderstaand worden enkele verschillende omstandigheden toegelicht die van belang zijn voor eventuele mutaties.

14.4.1 Looptijd

Op de contractkaart wordt de Einddatum berekend op basis van de Startdatum plus de Looptijd minus 1 dag. Als een contract start op 1 januari eindigt deze op 31 december binnen hetzelfde jaar. Dit is van belang, aangezien het systeem bij het prolongeren controleert of het contract nog van toepassing is op basis van deze einddatum.

14.4.2 Stilzwijgende verlenging

Op de contractkaart staat het veld Stilzwijgende verlenging. Als u dit aangevinkt kan geen Looptijd worden ingesteld. Een contract met stilzwijgende verlenging kan geprolongeerd blijven worden (mits voldoende budget) waarbij de einddatum automatisch 1 jaar doorschuift.

14.4.3 Mutatiegegevens contract

Op het moment dat een project is gekoppeld aan een contract is het mogelijk de betreffende projectgegevens op te halen in een nieuw scherm waar mutaties kunnen worden uitgevoerd. Vanuit het contract gebruikt u hiervoor de menu-optie Mutatiegegevens contract. Hier moet een nieuw record worden aangemaakt – klik op Nieuw - door een omschrijving op te geven, bijvoorbeeld ‘Mutaties voor 2014’. Als het volgnummer is ingevoerd kan via de knop Projectgegevens ophalen het project geselecteerd worden. Na bevestiging via de knop OK worden de gegevens ingelezen. Vervolgens kan via de gelijknamige knop de Kaart worden geopend. In dit scherm zijn de projectbudgetregels opgenomen uit de zojuist opgehaalde projectgegevens. Per budgetregel wordt op het tabblad Mutatiegegevens orderregels zichtbaar welke inkoop van toepassing is.

In het scherm Mutatiegegevens contract kunnen mutaties worden uitgevoerd. De prolongatie zal worden uitgevoerd op basis van de contractmutatiegegevens die definitief en gefiatteerd zijn.

14.4.4 Mutatiegegevens eenheden

Voor het prolongeren van het contract is van belang welke eenheden binnen het betreffende contract vallen. Hiervoor is per projectbudgetregel inzichtelijk welke eenheden (en eventueel contacten) van toepassing zijn.
Naast de Mutatiegegevens contract-kaart staat het feitenblok Mutatie budgetgegevens; klik op de link achter Eenheden. De informatie die getoond wordt is op basis van de ‘Eenheden per projectregel’ uit de gekoppelde projectbudgetregel.

In dit scherm is de kolom Status beschikbaar. Dit veld is gevuld met de status van de eenheid op het moment dat de budgetregel werd vastgelegd. Het systeem controleert het veld Status met het veld Status (huidig). Als de waarden niet gelijk zijn wordt dit duidelijk in het veld Afwijkend. Via de functie Eenheden bijwerken worden de eenheden toegevoegd op basis van het clusternummer dat is vastgelegd in de budgetregel binnen het scherm Mutatiegegevens contract. Als dit cluster afwijkt worden de gekoppelde eenheden toegevoegd. De oorspronkelijke eenheden krijgen in dat geval het kenmerk Buiten cluster.

Uiteindelijk wordt via het veld Prolongeren bepaald welke eenheden van toepassing zijn op de projectbudgetregels op het nieuwe project dat wordt aangemaakt na prolongatie. In eerste instantie is dit het geval voor de oorspronkelijk gekoppelde eenheden. Het veld kan handmatig worden gemuteerd om bepaalde eenheden al dan niet over te nemen naar het nieuwe project.

14.4.5 Muteren contractgegevens

Veel gegevens in de projectbudgetregel kunnen worden aangepast, en indien van toepassing wordt de aanpassing ook doorgevoerd in de orderregel. Wanneer binnen het gebruik ‘fouten’ gemaakt zijn kan het geheel verwijderd worden om vervolgens binnen een nieuw volgnummer de projectgegevens op te halen en te muteren.

Bij het wijzigen van het cluster wordt het cluster ook gewijzigd in de order.
Bij het wijzigen van de werksoort wordt de werksoort (en de gekoppelde instellingen zoals de grootboekrekening) ook aangepast in de order.
Bij het wijzigen van de werksoortboekingsgroep worden de gegevens ook aangepast in de order.
Het huidige budgetbedrag is zichtbaar en het nieuwe budgetbedrag kan worden ingegeven. Eventuele indexering wordt hier later nog over uitgevoerd.
Het is mogelijk een projectbudgetregel geheel te verwijderen. Als de betreffende gegevens ook in de orders zijn opgenomen wordt het ook hier verwijderd, kortom: de gegevens zijn (zoals u weet) aan elkaar gekoppeld. Het systeem zal dan ook niet bij elke mutatie een waarschuwing geven.
Binnen de Mutatiegegevens orderregels kunnen ook wijzigingen worden doorgevoerd. Regels kunnen worden verwijderd, maar ook via de functie Termijnen toevoegen worden aangevuld. Daarnaast kan de BTW-productboekingsgroep worden aangepast, evenals de Directe kostprijs (nieuw).

14.4.6 Mutatiegegevens budgethouders

De mutatiegegevens moeten in alle gevallen gefiatteerd worden voordat het contract geprolongeerd kan worden. Het fiat moet worden gegegeven zodra de mutatiegegevens definitief zijn. Hiervoor zal eerst binnnen het scherm Mutatiegegevens contract de status handmatig op Definitief geplaatst moeten worden.
Vervolgens kan de budgethouder zijn goedkeuring geven. Vooraf aan goedkeuring kan de budgethouder de huidige en nieuwe bedragen raadplegen. Ook zijn de mutaties door het systeem vastgelegd in het logboek. In het scherm Mutatiegegevens budgethouders moet uiteindelijk het fiat worden afgegeven door de budgethouder. (Een budgethouder betreft in dit geval een gebruiker waarbij in de tabel Gebruikersinstellingen het veld Fiatteur is aangevinkt.)

Op het moment dat de mutatiegegevens definitief zijn en het fiat geplaatst is kan het project geprolongeerd worden. Dit doet het systeem altijd op basis van de mutatiegegevens contract.

14.5 Prolongeren van een contract

Het prolongeren van het contract houdt in dat de gekoppelde projecten van bijvoorbeeld 2015 aangemaakt worden in 2016. Hiervoor wordt de nummerreeks van de Projecten gebruikt. Eventueel, als er in de nummerreeks het jaartal is verwerkt, zal voor de nieuwe projecten de nummerreeks gekoppeld aan 2016 gebruikt worden. De projectbudgetregels worden op het nieuwe project overgenomen. Hierbij wordt het budgetbedrag overgenomen van het oorspronkelijke budget met daarover heen het indexeringspercentage. Daarnaast worden de orders aangemaakt op het nieuwe project met daarop het indexeringspercentage over de orderbedragen.

Voor de prolongatie gelden de volgende kenmerken:

Een order die oorspronkelijk de status Fiat order had, krijgt deze status ook op het nieuwe project.
Een order die oorspronkelijk de status Order gunnen had, krijgt deze status ook op het nieuwe project.
Een order die oorspronkelijk de status Order gegund had, krijgt deze status ook op het nieuwe project.
Een order die oorspronkelijk de status Gereed had, krijgt op het nieuwe project de status Order gegund.
Een order die oorspronkelijk de status Afgehandeld had, krijgt op het nieuwe project de status Order gegund.

U prolongeert als volgt een contract:

Ga via naar Contractoverzicht en open het juiste onderhoudscontract. Klik in het menu op Prolongatie.
Het systeem vraagt om een bevestiging. Als u deze geeft verwerkt Dynamics Empire de benodigde gegevens en komt met een resultaatmelding.
Op het contract kan overigens worden opgegeven dat orders gereed gemeld moeten worden (veld Gereedmelden orders). Dit betekent dat bij een prolongatie de orders worden gekopieerd van het oorspronkelijke project en deze direct de status Gereed krijgen. Dit gebeurt alleen bij orderregels die oorspronkelijk minimaal de status Order gegund hadden.

Met de prolongatie van het contract worden er alleen nieuwe projecten aangemaakt met daarop projectbudgetregels en inkooporders; er worden dus geen offertes gekopieerd. Daarnaast vallen Uren, Materiaal, Subsidie, Verkoop en Vergoedingen buiten de functionaliteit.

15 Doorbelasten planmatig onderhoud aan VvE

Het is mogelijk om inkoopfacturen door te belasten aan een VvE. Hiervoor moet het cluster in de budgetregel van de soort ‘VvE’ zijn (veld Clustersoort op tabblad Algemeen op de clusterkaart).

Daarnaast moet op dit cluster (tabblad Exploitatie op de clusterkaart) het veld Klantnr. VvE gevuld worden; voor dit klantnummer zal het systeem de doorbelasting aanmaken.

Op projecttypeniveau (Projecttype overzicht ) moet het veld Automatisch doorbelasten op AAN worden gezet. Ook kan hier (tabblad Financieel) worden opgegeven met welk % doorbelast moet worden en op welke rekening dit wordt geboekt. Ten slotte kan een toeslagpercentage worden ingesteld en worden aangegeven welke grootboekrekening hierbij hoort.

Op het moment dat binnen het betreffende projecttype een inkooporder wordt aangemaakt vanuit een budgetregel met als clustersoort VvE zal het systeem in deze order de informatie met betrekking tot het doorbelasten opnemen. Bij het ophalen van de order in een factuur wordt dit ook overgenomen. Ten slotte zal bij het definitief boeken van de inkoopfactuur het systeem een verkoopfactuur aanmaken voor het klantnummer dat is opgegeven op het cluster uit de budgetregel.

De verkoopfactuur is aangemaakt met een verkoopregel op de grootboekrekening die is ingesteld als Doorbelastingrekening en een regel voor de eventuele toeslag. De BTW-productboekingsgroep is hierbij overgenomen uit het veld BTW-productboekingsgroep opbrengsten in de projecttypewerksoortinstellingen (zie knop Instellingen op de pagina Projecttypewerksoorten .

Op het moment dat de verkoopfactuur wordt geboekt is dit op het project terug te zien als opbrengst.

16 Renteverlies/rentevoordeel

16.1 Instellingen renteverlies/rentevoordeel

Voor het boeken van het renteverlies/rentevoordeel wordt er gebruik gemaakt van twee instellingen: de Werksoort renteverlies en Tegenrekening renteverlies (grootboekrekening). Deze instellingen kunnen op twee verschillende niveaus worden gedaan. U kunt ze terugvinden bij de gegevens van het projecttype of van de projectfase; beide zijn bereikbaar via de zoekfunctionaliteit : Projecttype overzicht resp. Projectfasen.

Bij het boeken van het renteverlies/rentevoordeel wordt er in eerste instantie gekeken of er instellingen gedaan zijn op projectfaseniveau; vervolgens wordt gekeken naar het projecttype. Wanneer beide zijn ingesteld heeft de projectfase een hogere prioriteit.

Daarnaast is het belangrijk dat het renteverliespercentage is ingegeven, via de lijst Project renteverliespercentages .

16.2 Renteverlies/rentevoordeel boeken

Kies via voor Boeken renteverlies (project); het gelijknamige scherm wordt weergegeven.
Op tabblad Projectpost kan er een filter worden gezet. Wanneer u een filter instelt op projectnummer, wordt alleen het renteverlies/rentevoordeel berekend voor de geselecteerde projecten.
Op tabblad Opties kunnen de overige gegevens worden gevuld. Als niet het vinkje in het veld Boeken wordt aangevinkt kan er gekozen worden voor Voorbeeld om te controleren wat er geboekt gaat worden. Wanneer dit akkoord is, kan het renteverlies geboekt worden.
Vink het veld Boeken aan. Klik op Verzenden naar waarna u een bestandstype kunt kiezen als manier om de verslaglegging van de boeking te printen of op te slaan. Ook wanneer er voor Voorbeeld gekozen wordt zal het systeem het renteverlies boeken.

17 Projectwerkzaamheden Eigen Dienst

Op een project kunnen uren, artikelen en overige kosten rechtstreeks geboekt worden op een projectbudgetregel. Het is tevens mogelijk om een onderhoudsverzoek aan te maken voor werkzaamheden Eigen Dienst op een project. Daarnaast is het op het project mogelijk de offerte en de order aan de Eigen Dienst, te registreren en af te handelen. U dient hiervoor de Eigen Dienst als leverancier aan te maken. Voor meer informatie wat betreft functionaliteiten van Eigen Dienst, zie handleiding Dagelijks onderhoud, hoofdstuk Eigen Dienst. Zie voor de nodige instellingen de handleiding Instellingen Projecten en PO.

17.1 Offerte / Order Eigen Dienst

Er kan op een project worden ingekocht bij leveranciers. De Eigen Dienst wordt ook als leverancier aangemaakt zodat ook hiervoor bijvoorbeeld een order kan worden aangemaakt. Voor een aantal functionaliteiten is het kenmerk ‘Eigen Dienst’ echter noodzakelijk.

U geeft als volgt het kenmerk Eigen Dienst mee:

Maak de Eigen Dienst aan als leverancier, zie handleiding Wonen Basis en Instellingen, paragraaf Leverancier instellen.
Kies via de zoekfunctionaliteit voor Empire-instellingen.
Op tabblad Onderhoud, veld Leveranciersnr. Eigen Dienst kunt u met behulp van de lookup-button de leverancier selecteren die is aangemaakt als leverancier Eigen Dienst.

U kunt nu op het project de offerte of order aanmaken.

U maakt als volgt een inkoopofferte aan voor de Eigen Dienst:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een Project.
Kies in het menu voor Inkoopofferte aanvragen. Na een vraag van Dynamics Empire of u inderdaad een offerte wilt aanmaken verschijnt het Leveranciersoverzicht.
Kies Eigen Dienst; voor het systeem is het duidelijk dat het om een offerte of order Eigen Dienst gaat door de instelling Leveranciersnr. Eigen Dienst (zie eerder in deze paragraaf).
Klik op OK. De offerte wordt aangemaakt. Via de link achter het item Werkderden in het feitenblok (rechts op de projectkaart) kunt u de informatie terugzien.
Selecteer deze offerte en kies voor de knop Kaart; de inkoopofferte wordt getoond. U kunt nu de overige velden invullen.
Later, zodra het offertevergelijk is gedaan, kan de offerte worden omgezet in een order.

Het is ook mogelijk direct een order voor de Eigen Dienst aan te maken zonder het offertetraject.

U maakt als volgt een inkooporder aan voor de Eigen Dienst:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projectoverzicht.
Open een project.
Kies in het menu voor Inkooporder aanmaken. Na een vraag van Dynamics Empire of u inderdaad een order wilt aanmaken verschijnt het Leveranciersoverzicht.
Kies het leveranciersnummer dat van toepassing is voor de Eigen Dienst.
Klik op OK. De order wordt aangemaakt. Via de link achter het item Werkderden in het feitenblok (rechts op de projectkaart) kunt u de informatie terugzien.
Selecteer deze order en kies voor de knop Kaart; de inkooporder wordt getoond. U kunt nu de overige velden invullen.

17.2 Cashflow / BTW

Het kenmerk ‘Eigen Dienst’ is noodzakelijk voor een aantal afwijkingen binnen de standaard inkoopfunctionaliteit op het project. Zo zal voor de eigen dienst geen BTW van toepassing zijn. De BTW-productboekingsgroep wordt niet bepaald in de projecttypewerksoortinstellingen, maar binnen de projectinstellingen. Hier dient ingesteld te worden dat er geen BTW van toepassing is aangezien het verbruik van de eigen dienst ook geboekt wordt zonder BTW (ongeacht de instelling).

Let op! De instelling is alleen van toepassing op de BTW-berekening binnen de offerte en de order.

U stelt als volgt in dat er geen BTW van toepassing is:

Kies voor Projectinstellingen .
Kies op tabblad Algemeen in veld BTW-productboekingsgroep Eigen Dienst voor GEEN.

Ook voor de cashflow op het project is er een afwijking van de standaard functionaliteit. De cashflow wordt in de huidige situatie bepaald aan de hand van de prognose. In het geval van een order ‘Eigen Dienst’ zal de prognose in mindering worden gebracht met het orderbedrag ‘Eigen Dienst’. Dit betekent wel dat er een deel van de prognose kan blijven staan; deze wordt op de gebruikelijke manier verdeeld over de periode van de projectbudgetregel.

17.3 Projectdagboek Eigen Dienst

De verbruikte uren, materialen en overige kosten van de eigen dienst moeten geboekt kunnen worden op het betreffende project en de betreffende projectbudgetregel. Hiervoor is een dagboek toegevoegd, te vinden onder menu Planmatig Onderhoud, het menu Projecten en het menu Dagelijks Onderhoud.

U boekt als volgt uren, materialen en kosten van de Eigen Dienst in het Projectdagboek Eigen Dienst:

Kies voor Projectdagboek eigen dienst . Het gelijknamige scherm wordt geopend.
Kies een Projectnummer en een Budgetregelnummer in het Projectdagboek Eigen Dienst, beide via de lookup-button.

De overige velden zijn zo goed als gelijk aan het standaard onderhoudsdagboek dat gebruikt wordt door de eigen dienst voor het vastleggen en boeken van het verbruik op onderhoudsverzoeken. Het verschil is dat er in het Projectdagboek Eigen Dienst niet geboekt wordt op een onderhoudsverzoeknummer, maar op een projectnummer en de betreffende projectbudgetregel.
Daarnaast is er een nieuwe kolom Werksoortboekingsgroep. Hier kan, indien als instelling aanwezig, een afwijkende werksoortboekingsgroep geselecteerd worden. De kolom Werksoort wordt gevuld met de waarde uit de projectbudgetregel. Hetzelfde geldt voor het veld Omschrijving.

Kies een Werksoortboekingsgroep in de gelijknamige kolom.
De boeking vanuit het Projectdagboek Eigen Dienst is eveneens grotendeels gelijk aan de boeking vanuit het onderhoudsdagboek. De aansturing is bepaald aan de hand van de productboekingsgroep. Deze productboekingsgroep is ingesteld binnen de projecttypewerksoortinstellingen en kan eventueel afwijken per werksoortboekingsgroep of projecttype. De aansturing door middel van de productboekingsgroep betekent dat de kostenrekening is ingesteld in het veld Inkooprekening binnen de boekingsgroepinstellingen. Als binnen het Projectdagboek Eigen Dienst overige kosten geboekt worden op de Soort = Grootboek, kan alleen dat grootboekreningnummer geselecteerd worden dat is ingesteld op deze boekingsgroepinstelling. Ook deze functionaliteit is gelijk aan het standaard onderhoudsdagboek.
De boeking zal net zoals vanuit het onderhoudsdagboek de volgende posten aanmaken:

- Onderhoudsposten
- Grootboekposten
- Artikelposten
- Waardeposten
- Resourceposten

Naast deze posten zullen aan de boeking ook projectposten worden toegevoegd. Het aantal regels en de totale kostprijs is hierbij gelijk aan de onderhoudsposten. De projectposten geven géén grootboekmutaties.

Vanuit het Projectdagboek Eigen Dienst worden geen kostencodeposten aangemaakt. Dit is ook niet mogelijk aangezien er geen kostencode aanwezig is in de dagboekregel.

Na de boeking kan vanuit het veld Realisatie op de projectbudgetregel genavigeerd worden naar de projectposten. Vanuit de projectposten kan men navigeren naar de overige posten.

17.4 Onderhanden Werk

Als op het projecttype OHW-rekeningen zijn ingeschakeld, worden de kosten vanuit het Projectdagboek Eigen Dienst geboekt op de OHW-urenrekening of de OHW-materiaalrekening. Als de Soort = Grootboek, zal de OHW-materiaalrekening worden toegepast. Bij deactiveren worden de kosten overgeboekt van de OHW-rekeningen naar de definitieve kostenrekeningen.

Projectfasering
Als op het projecttype is ingesteld dat het budget per fase wordt geregistreerd en gecontroleerd, zal aan de boeking vanuit het ‘Projectdagboek Eigen Dienst’ de fase worden toegevoegd waarin het project zich op dat moment bevindt.

17.5 Afhandeling orders zonder factuur

Verplichting
Nadat een order op het project is aangemaakt, zal het niet-gefactureerde deel zichtbaar zijn als verplichting. Dit zou betekenen dat in het geval van een order ‘Eigen Dienst’ er altijd een verplichting open blijft staan. Het systeem zal hier echter anders mee omgaan. Als er projectposten ‘Eigen Dienst’ geboekt zijn op een projectbudgetregel, worden deze kosten in mindering gebracht op de verplichting. Als er meer kosten geboekt zijn dan het orderbedrag ‘Eigen Dienst’, zal dit echter niet van de verplichting worden afgehaald.

Afhandeling: handmatig
Een inkooporder wordt binnen de huidige functionaliteit afgehandeld en gearchiveerd zodra de laatste inkooporderregel wordt gefactureerd. Aangezien voor de inkooporders ‘Eigen Dienst’ nooit een factuur geboekt zal worden, moet het mogelijk zijn om orders handmatig op status Afgehandeld te zetten. Dit speelt niet alleen op orders ‘Eigen Dienst’. In de praktijk blijkt het ook voor normale orders wenselijk, bijvoorbeeld wanneer een order op een foutieve budgetregel is aangemaakt, om orders handmatig te kunnen afhandelen. Als deze orders niet handmatig afgehandeld kunnen worden, kan het project ook niet afgehandeld worden omdat het systeem hier een controle op uitvoert.

Het handmatig afhandelen van een order zal mogelijk worden gemaakt door de functie Inkooporder handmatig afhandelen. Voor deze functionaliteit moet de gebruiker geautoriseerd zijn. Dit is een gebruikersinstelling.

U stelt als volgt het handmatig afhandelen van een inkooporder in:

Ga naar Gebruikersinstellingen .
Vink op tabblad Projecten het veld Inkooporder handmatig afhandelen Als op gebruikersniveau is aangegeven dat de persoon rechten heeft om inkooporders handmatig af te handelen, kan dit worden toegepast vanuit het project.

U handelt als volgt inkooporders af:

Kies het betreffende project in Projectoverzicht .
Via de link achter het item Werkderden in het feitenblok (rechts op het scherm) roept u het Werkderdenoverzicht op. Selecteer daarin de order en klik op Budget.
Selecteer de order op de projectbudgetkaart op tabblad Werkderden en kies in het menu voor Inkooporder afhandelen/archiveren. Dynamics Empire vraagt u of de inkooporder handmatig moet worden afgehandeld en gearchiveerd; bevestig dit. De inkooporder wordt gearchiveerd, waarbij het orderbedrag op de Projectbudgetregel blijft staan. De nog openstaande verplichting op basis van de zojuist afgehandelde order komt te vervallen. In het geval van een order ‘Eigen Dienst’ zal het systeem beoordelen welk deel van de verplichting voor de eigen dienst nog open staat. Deze wordt immers, zoals eerder beschreven, al in mindering gebracht met de projectposten ‘Eigen Dienst’ op de betreffende projectbudgetregel:

Voorbeeld vanuit één budgetregel:

Eén order voor Leverancier Cohen Schilders B.V. met twee termijnen van 10.000 euro. Eén termijn is afgehandeld. Openstaande verplichting is 10.000 euro
Eén order voor de Eigen Dienst voor 25.000 euro. Reeds geboekt via het Projectdagboek Eigen Dienst 23.000 euro. Openstaande verplichting is 2.000 euro.

Dit geeft op de budgetregel in de kolom Orderbedrag een waarde van 20.000 + 25.000 = 45.000,00
De kolom Verplichting geeft een waarde van 10.000 + 2.000 = 12.000,00
Wanneer nu de order ‘Eigen Dienst’ handmatig wordt afgehandeld, zal de verplichting met 2.000 euro in mindering worden gebracht. De nog openstaande verplichting van Cohen Schilders blijft dus staan = 10.000,00

17.6 Invoercontroles

In het Projectdagboek Eigen Dienst zijn invoercontroles aanwezig zoals op projectnummer, projectbudgetregelnummer en werksoortboekingsgroep. Daarnaast wordt er ook een controle uitgevoerd op de status of fase van het project en de status van de projectbudgetregel. De projectstatus moet ongelijk zijn aan Technisch gereed, Afgehandeld of Vervallen. In het geval van projectfasering moet de fase ongelijk zijn aan Afgesloten of Vervallen.

De status van de projectbudgetregel moet ongelijk zijn aan Vervallen, Afgehandeld of Uitstel.

18 Projecten gereedmelden

Er zijn twee manieren om een project gereed te melden: via periodieke activiteiten of via de projectkaart.

U meldt als volgt een project gereed vanuit Periodieke activiteiten:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Gereedmelden projecten; de gelijknamige lijst wordt weergegeven.
Kies voor Lijst bewerken.
Klik op de juiste regel en vul in de kolom Datum gereed de datum in.
Indien gewenst kan de Datum gereed voor verschillende projecten in dit scherm worden opgegeven.
Klik op actie Verwerk waardoor de projecten worden gereedgemeld. Dit betekent dat als het project statusgestuurd is, het project de status krijgt die gekoppeld is aan de systeemactie ‘Technisch gereed’.

Let op: Als het een fasegestuurd project betreft krijgt het project de fase die gekoppeld is aan de systeemactie ‘Afgesloten’. Bij het afsluiten van het project kan de deactivering geboekt worden indien OHW-rekeningen van toepassing zijn op het projecttype. Het boeken van de deactivering wordt beschreven onder 16 Deactivering boeken.

U meldt als volgt een project gereed met behulp van de projectkaart:

Ga via naar Projectoverzicht.
Open een project.
Afhankelijk van het projecttype is er sprake van een veld Projectfase of een veld Status op tabblad Algemeen.
Kies voor de status die is ingericht met de gekoppelde systeemactie ‘Technisch gereed’. Kies in geval van een fasegestuurd project voor de fase die is ingericht met als kenmerk ‘Afgesloten’. In dat geval wordt binnen de projecttabel de Datum gereed gevuld met de werkdatum. Dit geldt ook voor het veld Gesloten op.
Afhankelijk van het gebruik van OHW-rekeningen binnen het projecttype zal nu de deactivering geboekt kunnen worden.

Ga verder met het onderdeel Deactivering boeken voor een beschrijving van deze functionaliteit.