Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot Verkoop en Terugkoop van woningen, zoals die worden aangeboden in de module Wonen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Dit document behandelt de onderwerpen van verkoop en terugkoop van woningen in een volgorde die aansluit op de praktijk. U zult bijvoorbeeld eerst een eenheid moeten verkopen voordat u deze kunt terugkopen. En voordat u een verkoopaanbieding aanmaakt, zult u eerst de exploitatievormen moeten definiëren. Maar alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

2 Verkoop woningen

Het kan voorkomen dat een corporatie een deel van haar bezit wil verkopen. Woningen met status Leegstand, Renovatie of Verhuurd komen hiervoor in aanmerking; woningen met status Verkocht, Uit beheer of Administratief niet.

Voor de verkoop van nieuwbouwwoningen of huurwoningen geldt in Dynamics Empire min of meer een gelijk traject. Bij nieuwbouwwoningen moet u er wel op letten dat de woning volledig is ingevoerd in het systeem. Mocht dit niet het geval zijn, dan komt Dynamics Empire, tijdens de doorvoer van een verkooptransactie, vanzelf met een onderwerpgerelateerde (fout)melding.

2.1 VA-nr. vastleggen

Om de financiële verantwoording bij de verkoop van een woning goed te laten verlopen, kan het nodig zijn om vast te leggen wat voor type vast activum het betreft, of tot welke groep vaste activa de woning behoort. Dit zal met name voor nieuwbouwwoningen nog nodig kunnen zijn. U kunt ervoor kiezen om de koppeling tussen een VA-nummer en de eenheid verplicht te stellen; dit doet u in de instellingen.

2.1.1 ‘Vaste-activa-integratie’

U stelt als volgt in of een koppeling tussen VA en OGE verplicht is of niet:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Empire-instellingen.
Als u op tabblad Verkoop/Terugkoop het veld Vaste-activa-integratie aanvinkt zal bij het aanmaken van een verkoopfactuur vanuit de verkoopaanbieding dan wel een terugkoopfactuur vanuit de terugkoopaanbieding worden gecontroleerd of er een koppeling tussen de OGE en een Vast Activum aanwezig is. Vanuit deze koppeling wordt tevens de boekingsgang bepaald.

Als deze instelling uit staat wordt er bij het aanmaken van de verschillende aanbiedingen niet gecontroleerd op de aanwezigheid van een koppeling. Voor de boekingsgang wordt bij het aanmaken van de verkoopfactuur gebruik gemaakt van de instellingen van de exploitatievormen op de OGE, en zal de Verkooprek. bij BGS (Winst) worden gebruikt voor de bepaling van de tegenrekening van de verkoopboeking. Voor het bepalen van de gewenste grootboekrekening bij de terugkoop wordt gebruik gemaakt van een instelling in de aanbiedingsvorm waar het veld Terugkooprekening wordt gebruikt. (Ga hiervoor vanaf de eenheidkaart naar de knop Exploitatievormen in het menu, vandaar via assistedit in veld Aanbiedingssoort naar het vervolgscherm, en daar naar veld Aanbiedingsvorm.)

2.1.2 VA-nummer vastleggen

U legt als volgt een VA-nummer voor een eenheid vast:

Kies voor OG Eenheden ; de eenhedenlijst wordt weergegeven. Kies de juiste eenheid, bijvoorbeeld door te filteren op een bepaald veld en open de kaart door te dubbelklikken op de regel.
Op tabblad Exploitatie (Fin) staat het veld VA-nr. Is dit niet gevuld, klik dan op de knop Vaste activa en in het menu.
Kies in het veld Afschrijvingsboek op tabblad Regels met behulp van de lookup-button uit de lijst de juiste waarde, en vul voor zover gewenst de overige velden in op de regel.
Loop de verschillende tabbladen van de vast activum-kaart door en vul de nodige gegevens in; niet alle velden zijn verplicht. Druk op de sluitknop om terug te keren op de eenheidkaart, waar het VA-nr. nu staat ingevuld.

2.2 Exploitatievormen

Een eenheid kan op verschillende manieren worden geëxploiteerd, waarbij verhuur en verkoop de hoofdvormen zijn. Onder andere voor het kunnen aanbieden van een eenheid voor een vorm van verkoop moeten eerst aanbiedingssoorten aan de eenheid worden toegewezen. En dat koppelen van aanbiedingssoorten is alleen mogelijk wanneer er soortgelijke exploitatievormen aan de eenheid zijn gekoppeld.

U koppelt als volgt een exploitatievorm:

Ga naar OG Eenheden ; de eenhedenlijst wordt weergegeven. Kies de juiste eenheid, bijvoorbeeld door te filteren op een bepaald veld en open de kaart door te dubbelklikken op de regel.
Kies in het menu voor item Exploitatievormen.
In de verschenen lijst Exploitatievormen per eenheid klikt u op Nieuw en vult u de verschillende velden in.
(Zie voor uitleg over de boekwaarderekeningen de gebruikershandleiding Financieel beheer.) Kies een verkoopsoort (of beter gezegd: een Aanbiedingssoort) en klik op OK, waarna dit scherm verdwijnt; sluit het laatste ‘tussenscherm’ met de sluitknop.
U kunt meer dan één exploitatiesoort toekennen aan een eenheid, zodat later per soort een aanbieding kan worden gemaakt.

2.3 Taxatie

Een woning kan pas worden verkocht als er een taxatie van is gemaakt. U dient in Dynamics Empire te checken of er al een taxatie bestaat; zo niet, dan moet deze alsnog worden ingevoerd.

U voert als volgt een taxatie in:

Ga naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op; klik op de knop Taxatie in het menu.
Klik op Nieuw en vul de nodige velden in, zoals onder meer Taxatiegrondslag, Taxateur en Taxatiewaarde. Opdracht en Rapport zijn beide datumvelden: Opdracht is de datum op welke er een opdracht is gegeven om een taxatie te maken, en Rapport is de datum op welke de taxatie is ontvangen. De kolom Aanbieding, indien aangevinkt, geeft aan welke taxatie gebruikt wordt bij het maken van een aanbieding voor de eenheid.
Verder bevat de regel onder andere informatie over de vraagprijs, de vaststellingsdatum van de vraagprijs en de motivatie om de vraagprijs aan te passen. Klik op OK.
Ga vervolgens, terug in de OG Eenhedenlijst/op de eenheidkaart, in het menu naar Exploitatievormen. Maak, indien nog nodig, een nieuwe regel aan met behulp van de knop Nieuw en klik in de kolom Taxatiesoort (dit veld wordt in eerste instantie op ‘Nog niet bepaald’ gezet) op de link in het veld en maak een keuze uit de beschikbare taxaties. Vervolgens wordt, na bevestiging van uw keuze, het veld Taxatiesoort bijgewerkt op basis van de gekozen taxatie.

2.4 Verkoop van eenheid: twee manieren

Een medewerker kan een OG Eenheid in Dynamics Empire op twee manieren verkopen:

Via het aanmaken van een verkoopaanbieding. In dit geval beschouwt het systeem de OG Eenheid als zijnde verkocht zodra de verkoopfactuur is geboekt.
Via het uitvoeren van de taak Beëindigen exploitatie OG Eenheden. In dit geval beschouwt het systeem de OG Eenheid als zijnde verkocht zodra de taak met succes is afgerond.

Aangezien in de praktijk het verkoopproces vaak al gestart wordt voordat een taxatie is uitgevoerd, kunt u al een verkoopaanbieding aanmaken vóórdat er een taxatie is gekoppeld aan een exploitatievorm van de OG Eenheid. De verplichting om een taxatie te koppelen aan een exploitatievorm van de OG Eenheid is er wel, maar bevindt zich op een later moment in het verkoopproces, te weten het moment waarop u de kolom 'Datum aanbieding' invult op de desbetreffende verkoopaanbiedingsregel. Voordat u die kolom kunt invullen, moet er een taxatie zijn gekoppeld aan de desbetreffende exploitatievorm.

Op het moment dat u alsnog een taxatie koppelt aan een exploitatievorm, zal het systeem de taxatiewaarde van de taxatie overnemen in de verkoopaanbiedingsregel die is gebaseerd op de desbetreffende exploitatievorm. Op dat moment zal het systeem ook het kortingspercentage dat eventueel was ingesteld in de aanbiedingsvorm van de exploitatievorm, overnemen in de desbetreffende verkoopaanbiedingsregel.

2.4.1 Aanbiedingen aanmaken

Om tot een verkoop te kunnen komen dient u eerst een aanbieding te maken voor de eenheid die verkocht gaat worden.

U maakt als volgt een aanbieding aan:

Kies voor OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op; klik op de eenheidkaart in het menu op Verkoopaanbieding.
Als er al eerder een aanbieding is aangemaakt, kan deze bekeken worden door te gaan naar menu-item Verkoopaanbieding.
Het scherm Verkoopaanbieding verschijnt, waarin nu de overige gegevens kunnen worden ingevoerd. Op tabblad Aanbiedingsvormen staat (staan) de bestaande aanbieding(en) voor deze eenheid.
Voordat een verkoopfactuur aangemaakt kan worden dient de aanbieding zo volledig mogelijk te worden ingevuld. Wijs een Notaris aan. Het is ook belangrijk dat een gegadigde (koper) ingevoerd wordt, alsook de verwachte transportdatum. Als er sprake is van een huidige huurder gaat het systeem er in eerste instantie vanuit dat de huidige huurder de gegadigde is; in dat geval kan de gegadigde niet gewijzigd worden. Als een verkoopaanbieding aan een derde gemaakt wordt zal dan ook eerst de huuropzegging moeten worden gemaakt, of er moet sprake zijn van een leegstandscontract. Als aan die voorwaarde wordt voldaan kan de gegadigde zelf worden gekozen op de verkoopaanbieding.
In het geval dat een gegadigde nog niet als contact bestaat, dient er eerst een contactkaart aangemaakt te worden in module Contactbeheer. Als de transportdatum definitief is staat deze vermeld op de kaart en verschijnt op de bijbehorende verkoopfactuur.
De status van de aanbieding dient Lopend te zijn voordat een verkoopfactuur aangemaakt kan worden. Wanneer de kolom Datum aanbieding van de aanbieding is ingevuld, dan verandert de status van Aangemaakt in Lopend.
Het bedrag in de kolom Afkoopsom (B)(LV) is de prijs die wordt overeengekomen voor eventuele bijzondere aanpassingen aan een woning, zoals een nieuwe keuken of badkamer die niet in de oorspronkelijke taxatie was opgenomen.
In het veld Extra kortings % of het veld Extra kortingsbedrag kan een extra korting worden opgegeven. Na het ingeven van een percentage wordt het bedrag uitgerekend, en na het ingeven van een bedrag wordt het percentage berekend. Vervolgens wordt de door Dynamics Empire berekende verkoopprijs verminderd met de opgegeven korting.

Let wel: als u handmatig een koopsom had ingevuld op de verkoopaanbiedingsregel (dus vóórdat er een taxatie werd gekoppeld aan de taxatievorm), zal het systeem vragen of u deze koopsom automatisch wil laten bijwerken op basis van de taxatiewaarde van de zojuist gekoppelde taxatie. Als u ervoor kiest de koopsom niet bij te laten werken, dan blijft de koopsom ongewijzigd en berekent het systeem automatisch de juiste waarde voor de velden Extra kortings% en Extra kortingsbedrag. Als u ervoor kiest de koopsom wel bij te laten werken, dan blijft het veld Extra kortings% leeg en berekent het systeem de juiste waarde van de koopsom op basis van de taxatiewaarde en het eventuele kortings% dat was ingesteld bij de aanbiedingsvorm van de exploitatievorm.
In beide gevallen kan de gebruiker desgewenst de waarden van de genoemde velden achteraf nog wijzigen. Als de twee velden zijn gevuld met een waarde > 0, dan moet de gebruiker een reden selecteren in het veld Redencode extra korting voordat hij een datum kan selecteren in het veld Datum aanbieding.
De berekening gaat in twee stappen: eerst wordt het kortingspercentage dat was ingesteld binnen de aanbiedingsvorm van de exploitatievorm toegepast op de taxatiewaarde. Op de uitkomst van deze berekening wordt vervolgens nog het extra kortingspercentage toegepast.

2.4.2 Beëindigen exploitatie

Via de zoekfunctionaliteit kunt u het rapport Beëindigen exploitatie van OG Eenheden starten. Bij Beëindigingsactie kiest u voor OG Eenheid verkopen. Vul daarna de overige velden in.

2.5 Bouwtechnische keuring

Het kan nodig zijn om voor een te verkopen woning een bouwtechnische keuring te laten uitvoeren.

U maakt als volgt een bouwtechnische keuring aan:

Selecteer OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op; kies op de eenheidkaart in het menu voor Verkoopaanbieding.
Kies in het scherm Verkoopaanbieding voor de knop Bouwtechnische keuring.
Klik op Nieuw. In de kolom Soort keuring selecteert u via de lookup-button een keuringssoort.
In het scherm Bouwtechnische keuring loopt u met de tab door de velden, waarbij sommige zich vanzelf zullen vullen, aan de hand van de gekozen soort in de eerste kolom.
Selecteer een bouwtechnisch bureau en voer de data van de opdracht en ontvangst van de keuring in.
Na het invullen van de benodigde gegevens sluit u het venster met OK.

2.6 Verkoopfactuur aanmaken

Als de aanbieding volledig is ingevuld en is geaccepteerd door de gegadigde, dan kan een Verkoopfactuur worden aangemaakt.

U maakt als volgt een initiële verkoopfactuur aan:

Via OG Eenheden zoekt u de juiste eenheid op; klik op de eenheidkaart in het menu op Verkoopaanbiedingen. Op het scherm Verkoopaanbieding klikt u op de knop Verkoopfactuur maken.
Als er nog verplichte velden leeg zijn, zal het systeem hier een melding van geven. Zo moet bijvoorbeeld de Verwachte transportdatum bekend zijn, en moet op de aanbiedingsregel het veld Acceptatie zijn aangevinkt.
Is alles naar behoren ingevuld, dan zal na de beschreven actie de status van de aanbieding veranderen in Geaccepteerd.

Het accepteren van de aanbieding door het aanmaken van de verkoop zal mogelijkerwijs tot gevolg hebben dat er boekingen in de VA-administratie worden aangemaakt. Dit zal het gevolg zijn als er gekozen is voor een exploitatievorm die afwijkt van de oorspronkelijke exploitatievorm van de eenheid. (Deze boekingen wordt overigens pas gemaakt bij het definitief boeken van de verkoopfactuur.)

Het is mogelijk dat er verschillende verkoopaanbiedingen naast elkaar bestaan voor dezelfde eenheid. Wanneer vanuit een specifieke aanbieding een verkoop wordt aangemaakt, worden de overige aanbiedingen op Vervallen gezet. Bij deze aanbiedingen wordt vervolgens weergegeven vanuit welke aanbieding de status automatisch is aangepast (veld Gerelateerde aanbieding).

Overigens vervallen ook eventuele nog lopende verhuuraanbiedingen en worden deze gemarkeerd.

De verkoopfactuur kan worden teruggevonden via het menu op de verkoopaanbieding, of via Verkoopfacturen . Dubbelklik op de juiste regel om de kaart te openen. Alvorens de verkoopfactuur kan worden geboekt (zie paragraaf Verkoopfactuur boeken) dient u eerst de Transportdatum op te geven en het veld Definitief getransporteerd aan te vinken, hetgeen waarschijnlijk pas in een later stadium zal gebeuren.
U kunt ook nog het veld Boekingsomschrijving vullen; deze tekst wordt na het boeken van de factuur de omschrijving van de klantenpost bij de notaris.

Als u gebruik maakt van integratie met de vaste-activamodule, dan zullen in de regels van de verkoopfactuur alle aan de verkochte eenheid gerelateerde vaste-activanummers worden opgenomen. Als is ingesteld dat geboekt mag worden op een hoofdactivum (VA-instellingen, Boeken op hoofdactivum toegestaan) zal ook een hoofdkaart worden toegevoegd aan de regels.
Het systeem zal op de eerste regel van de factuur het verkoopbedrag opnemen. Zorg ervoor dat u dit bedrag verdeelt over de verschillende activa. Bedenk ook dat u geen bedrag mag laten staan bij een hoofdactivum als daarop geen aanschaf is geboekt.

2.7 Hypotheekgegevens invoeren

Wanneer de verkoopfactuur is aangemaakt kunnen eventueel de hypotheekgegevens ook worden ingevoerd.

U voert als volgt hypotheekgegevens in:

Kies voor OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op; klik vervolgens op de knop Hypotheek.
Klik in een lege regel op de lookup-button in het veld Hypotheeksoort en maak een keuze. Kies eventueel voor Geavanceerd om bijvoorbeeld eerst een nieuwe soort aan te maken.
In de hypotheekregel is het mogelijk om de gegevens van twee verschillende hypotheekverstrekkers aan te maken.

2.8 Verkoopfactuur boeken

U dient de verkoopfactuur te fiatteren, voordat deze geboekt kan worden. Zie hiervoor de handleiding Documentgoedkeuring.

U boekt als volgt een verkoopfactuur:

Ga naar Verkoopfacturen en zoek de juiste factuur op.
Open de kaart en vul de Transportdatum in op tabblad Algemeen; vink het hokje Definitief getransporteerd aan. Geef ook het Extern stuknummer op.
Klik op de knop Boeken. Indien er nog gegevens missen zal het systeem daar melding van maken.
Uiteindelijk krijgt u de melding: ‘Wilt u de verkoop boeken?’ Klik op Ja; het systeem doorloopt een aantal transacties die kort te volgen zijn op het scherm; na afloop is de factuur uit de lijst van aangemaakte verkoopfacturen verdwenen.

2.9 Verkoopdossier

Met het Verkoopdossier is het mogelijk om extra gegevens met betrekking tot het verkoopproces te registreren. Dit geeft inzicht in wat er is gedaan voor de verkoop en wat er nog moet gebeuren, maar nog belangrijker: het stelt u in staat om managementinformatie aan de gegevens te onttrekken. Zo kan vanuit deze registratie bepaald worden hoeveel vastgoedeenheden in de verkoop zitten en in welke fasen de verkopen zich bevinden. Dit kan zowel in aantallen als in valuta worden uitgedrukt. Behalve deze managementinformatie kunnen ook andere aspecten vanuit deze administratie worden gemonitord, zoals hoe lang bepaalde stappen duren.

Elke keer als een vastgoedeenheid in de verkoop gaat, dient een verkoopprocesgegeven-record (ofwel een verkoopdossier) aangemaakt te worden. Het dossier blijft actief totdat:

een transportdatum is gevuld bij de Verkoopaanbieding (welke wordt gevuld na het boeken van de verkoopfactuur;
er is geregistreerd dat een verkoopproces beëindigd is, via de datum in het veld Verkoopproces afgebroken op tabblad Algemeen van het dossier.

Het kan dus zijn dat er meerdere bezichtigingen zijn, er meerdere keren een verkoopaanbieding wordt gedaan. Dit kan inhouden dat er soms enkele datumvelden moeten worden leeggemaakt, met name van het tabblad Koopovereenkomst, of dat de gegevens van een mogelijke koper wijzigen (tabblad Algemeen). Het verkoopdossier blijft echter gedurende die mutaties actief, totdat één van de bovengenoemde twee situaties zorgen voor beëindiging.

2.9.1 Aanmaken verkoopdossier

U kunt op twee manieren een verkoopdossier aanmaken:

Om een nieuw verkoopdossier aan te maken gaat u naar de eenheidkaart (OG Eenheden ). Kies in het menu voor Verkoopdossier.
De andere manier betreft het aanmaken van een dossier vanaf een bestaand verkoopdossier; dat is het geval als een vastgoedeenheid op een later moment wederom verkocht gaat worden, en er dus al een (afgesloten) dossier aanwezig is van de vorige verkoop. U gaat dan eerst naar een bestaand (oud) dossier via menu-item Verkoopdossier en maakt een keuze in het overzicht, gevolgd door een klik op Weergeven. Vanaf de dossierkaart klikt u op de knop Dossier aanmaken.

2.9.2 Velden en tabbladen

Het verkoopdossier telt vijf tabbladen, waarbij verschillende velden optioneel zijn en andere verplicht. Als er al een dossier bestaat voor een eenheid kunt u dit oproepen via het menu. Onderstaand zullen de belangrijkste velden worden verklaard.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Eenheidnr.	Hier staat het identificerende nummer van de vastgoedeenheid.
Volgnummer	Dit volgnummer vormt samen met het eenheidsnummer een uniek verkoopdossier.
Aantal dagen in verkoopvoorbereiding	Hier staat het aantal dagen vermeld vanaf ‘Startdatum verkooptraject’ (tabblad Verkoopvoorbereiding) tot aan ‘Datum verkoopopdracht naar makelaar’ (tabblad Koopovereenkomst). Als laatstgenoemde veld nog niet is gevuld wordt de huidige datum, of bij rapportages: de peildatum gebruikt.
Aantal dagen vanaf verkoopopdracht	Hier staat het aantal dagen vermeld vanaf ‘Datum verkoopopdracht naar makelaar’ (tabblad Koopovereenkomst) tot aan ‘Definitieve transportdatum’ (tabblad Koopovereenkomst). Als laatstgenoemde veld nog niet is gevuld wordt de huidige datum, of bij rapportages: de peildatum gebruikt.
Totaal aantal dagen in verkoop	Dit is de optelsom van de velden ‘Aantal dagen in verkoopvoorbereiding’ en ‘Aantal dagen vanaf verkoopopdracht’.
Terugkoop	Via de assistbutton komt u in het Terugkoopoverzicht. Hier kan een terugkoop worden geselecteerd die gekoppeld is/wordt aan dit dossier. Dit wordt o.a. gebruikt om de daaraan gekoppelde taxatie en keuring op te halen, en om de datum van het verlopen van de overdrachtsbelasting te berekenen.
Contractnr. opzegging	Via de assistbutton kunt u een huuropzeggingscontract selecteren dat van toepassing is op dit verkoopdossier.
Verkoopaanbieding	Via de assistbutton kiest u hier de verkoopaanbieding die bij dit dossier hoort. Dit is een belangrijk veld, aangezien van hieruit de verwachte transportdatum, de transportdatum en de koper worden opgehaald.
Datum verlopen overdrachtsbelasting	Als er een terugkoop op dit dossier van toepassing is, wordt de datum in dit veld berekend op basis van (Terugkoop.Transportdatum + 6 maanden).
Verkoopoptie	Hier maakt u een keuze uit Koopgarant, Koopcomfort en Vrije verkoop. Op basis van dit veld worden ook de daarbij behorende prijzen gebruikt.
Optie eerste of wederverkoop	Kies hier voor Eerste verkoop of Wederverkoop. Dit is van belang voor managementrapportages.
Zittende huurder	Als dit selectievakje is ingeschakeld is de gegadigde/koper gelijk aan de zittende huurder.
Verkoopproces afgebroken	Hier kan kenbaar worden gemaakt dat het verkoopdossier gesloten kan worden. Dit is met name van toepassing als de zittende huurder kenbaar maakt niet te gaan kopen, na het opstarten van het verkooptraject.
Reden afbreken	Via de assistbutton kan een reden voor afbreken van het verkoopproces worden gekozen.
Omschrijving reden afbreken	Hier wordt automatisch de omschrijving van de reden van afbreken vermeld.
Gegadigde	Met de assistbutton opent u het contactoverzicht, waaruit u de gegadigde kunt selecteren.
Naam gegadigde	Hier wordt de naam van de gegadigde, indien van toepassing, automatisch ingevuld.
Telefoonnr. gegadigde	Hier wordt het telefoonnummer van de gegadigde, indien van toepassing, automatisch ingevuld.
Telefoonnr. gegadigde overdag	Hier wordt het telefoonnummer voor overdag van de gegadigde, indien van toepassing, automatisch ingevuld.
Makelaar	Dit veld bevat het identificerende nummer van de makelaar die met de verkoop belast is.
Naam makelaar	Hier staat de naam van de behandelend makelaar.
Naam verkoper	Hier kunt u de naam van de verkoper invullen.

Tabblad Eenheid

Op dit tabblad zijn velden opgenomen die vooral bedoeld zijn voor het adverteren van de vastgoedeenheid. In Dynamics Empire kunnen niet alle velden op voorhand vastgelegd worden. Daarom is het noodzakelijk deze gegevens zorgvuldig te registreren.

Daarnaast zijn hier erfpachtgegevens en de prijzen (koopcomfort- en koopgarantprijs), de vraag- en verkoopprijs en de indicatie voor eigen grond opgenomen – indien verkoopkeuze = vrije verkoop.

Veld	Omschrijving
PMC	Als de eenheid tot een PMC-cluster behoort staat hier de PMC-omschrijving vermeld.
Verdieping	Hier wordt de eventuele verdieping vermeld die van toepassing is.
Aantal m2 (taxatierapport)	In Dynamics Empire wordt weliswaar berekend vanuit de woningwaardering (punten) hoeveel m2 een eenheid heeft, maar het is toch noodzakelijk om het aantal m2 van een eenheid over te nemen uit het taxatierapport.
Aantal kamers (taxatierapport)	In Dynamics Empire wordt weliswaar berekend vanuit de woningwaardering (punten) hoeveel kamers een eenheid heeft, maar het is toch noodzakelijk om het aantal kamers van een eenheid over te nemen uit het taxatierapport.
Energie-index	Als er sprake is van een energie-index wordt deze hier vermeld.
EPA-label	Als er sprake is van een energielabel wordt deze hier vermeld.
Collecteurriool	Als dit selectievakje is ingeschakeld is er een collecteurriool van toepassing bij deze eenheid.
Geveltaxatieprijs	Dit betreft de prijs die gebruikt kan worden binnen het verkooptraject als er nog geen bruikbare taxatie is uitgevoerd.
Datum geldig geveltaxatieprijs	Hier staat de datum tot welke de geveltaxatie geldig is.
Eigen grond	Als er sprake is van eigen grond is dit vakje aangevinkt.
Vraagprijs (vrije verkoop)	Deze prijs dient handmatig ingevuld te worden. Dit kan alleen als de waarde van het veld Verkoopkeuze op ‘Vrije verkoop’ staat.
Verkoopprijs (vrije verkoop)	Deze prijs dient handmatig ingevuld te worden. Dit kan alleen als de waarde van het veld Verkoopkeuze op ‘Vrije verkoop’ staat.
Korting %	Hier kan een korting worden vermeld (eventueel met decimalen). Op basis van dit veld wordt de Koopgarantprijs berekend.
Koopcomfortprijs (taxatierapport)	Deze prijs wordt automatisch opgehaald van de vastgelegde taxatie.
Koopgarantprijs (taxatierapport)	Deze prijs wordt automatisch opgehaald van de vastgelegde taxatie. Als er een korting van toepassing is wordt dit percentage in mindering gebracht op de taxatiewaarde.
Erfpachtconversie	Als dit selectievakje is ingeschakeld is op de grond van deze te verkopen eenheid een erfpachtconversie van toepassing.
Einddatum erfpacht moedercontract	Dit is de datum waarop de erfpacht van het moedercontract eindigt. Dit veld kan alleen gevuld worden als de indicatie van het veld ‘Erfpachtcanon eeuwigdurend afgekocht’ de waarde Nee bevat.
Erfpachtcanon eeuwigdurend afgekocht	Als dit selectievakje is ingeschakeld is de erfpachtcanon op de grond van deze te verkopen eenheid eeuwigdurend afgekocht. Dit veld is altijd aangevinkt als er sprake is van erfpachtconversie.
Einddatum erfpacht afgekocht	Op deze datum eindigt de erfpacht. Dit veld kan alleen gevuld worden als het veld ‘Erfpachtcanon eeuwigdurend afgekocht’ niet is aangevinkt.

Tabblad Verkoopvoorbereiding

Op dit tabblad zijn velden opgenomen die vooral bedoeld zijn voor de vestiging zelf. Hier kan het verkoopdossier verkoopklaar worden gemaakt. Als de taxatiegegevens zijn ingevuld worden ook de comfort- en koopgarantprijzen bepaald/berekend (afhankelijk van de verkoopkeuze).

Veld	Omschrijving
Startdatum verkooptraject	Dit is het moment waarop het verkooptraject start. Het wordt initieel berekend op basis van een eventueel aanwezige terugkoop of huuropzegging, maar kan ook handmatig gevuld worden. Met name voor rapportages is het van belang dat dit veld gevuld is.
Optie eerste of wederkoop	Kies hier voor Eerste verkoop of Wederverkoop. Dit is van belang voor managementrapportages.
Datum onderhoudsopdracht verstrekt	Op deze datum is een onderhoudsopdracht verstrekt.
Datum onderhoudsopdracht technisch gereed	Op deze datum is de onderhoudsopdracht technisch gereedgemeld.
Totaalbedrag verkoopbevorderende maatregelen	Dit veld bevat het totaalbedrag dat aan verkoopbevorderende maatregelen is besteed.
Keuring gas en elektra	Dit veld bevat een verwijzing naar de keuring voor gas en elektra die aan dit dossier is gekoppeld. U maakt een keuze via de assistbutton.
Bouwtechnische keuring	Dit veld bevat een verwijzing naar de bouwtechnische keuring die aan dit dossier is gekoppeld. U maakt een keuze via de assistbutton.
Taxatiesoort	Dit veld bevat een verwijzing naar de taxatiesoort die aan dit dossier is gekoppeld. U maakt een keuze via de assistbutton.

Tabblad Adverteren en bezichtigen

Van iedere bezichtiging kan, via de link Bezichtigingen in het feitenblok, geregistreerd worden wanneer en voor welke klant deze heeft plaatsgehad, en u kunt het soort bezichtiging aangeven. Via de assistbutton in het veld Aantal afwijzingsredenen kunt u de eventuele afwijzingsredenen opnemen. De link achter Weigeringsstatistiek (ook in het feitenblok) laat het totaal aan afwijzingen van alle bezichtigingen voor een vastgoedeenheid per afwijzingsreden zien.

Veld	Omschrijving
Nieuw op huizenkopenmetkorting.nl	Dit veld bevat de datum waarop deze eenheid voor het eerst werd aangeboden op genoemde website.
Definitief op huizenkopenmetkorting.nl	Dit veld bevat de datum waarop deze eenheid definitief in de verkoop is genomen op genoemde website, na woningopname.
Datum verkooppresentatie naar vestiging verzonden	De verkopende makelaar kan een verkooppresentatie maken. Als dit van toepassing is, staat hier de datum waarop deze presentatie naar de vestiging is verzonden.
Investering volledig op Funda	Als dit selectievakje is ingeschakeld betekent dat dat de vestiging een investering wil doen om deze eenheid volledig op de Funda-website te plaatsen. (Meer gegevens en foto’s worden op de Funda-website geplaatst.)
Alternatieve advertenties (Totaalbedrag incl. BTW)	Als er sprake is van alternatieve advertenties, dan wordt hier het totaalbedrag inclusief BTW getoond.

Tabblad Koopovereenkomst

Op dit tabblad zijn velden opgenomen die vooral bedoeld zijn voor de interne en externe makelaar. De Verwachte transportdatum en Definitieve transportdatum worden overgenomen van de gekoppelde verkoopaanbieding.

NB: Als het voorkomt dat het proces door een gegadigde wordt afgebroken, dan dienen relevante velden te worden geleegd en later weer te worden gevuld. Hiervoor kan ook gebruik worden gemaakt van de menu-optie Schoon velden gegadigde en koopovereenkomst.

Veld	Omschrijving
Datum verkoopopdracht naar makelaar (volledig dossier)	Dit is het moment waarop het complete dossier (inclusief keuringen en taxaties) en de sleutels klaar liggen op de vestiging.
Datum sleuteloverdracht naar makelaar	Op deze datum zijn de sleutels opgehaald door de makelaar.
Datum akkoordverklaring	Op deze datum heeft zowel mondeling als schriftelijk een akkoordverklaring plaatsgehad.
Verkoopoptie	Hier maakt u een keuze uit Koopgarant, Koopcomfort en Vrije verkoop. Op basis van dit veld worden ook de daarbij behorende prijzen gebruikt.
Koopsubsidie	Als dit selectievakje is ingeschakeld is er voor een klant koopsubsidie van toepassing. Er dient wel op gelet te worden dat deze koopsubsidie van toepassing is op een klant en niet op een eenheid! Als het verkooptraject wordt vervolgd met een andere klant, dan moet de waarde in dit veld mogelijk worden aangepast.
Vervaldatum ontbindende voorwaarden	Dit is de dag waarop de ontbindende voorwaarden vervallen. Initieel wordt deze datum berekend op basis van het veld ‘Datum ondertekend door alle partijen’ + 28 dagen.
Groninger akte	Als dit selectievakje is ingeschakeld is er sprake van een Groninger akte. Deze is van toepassing als overeengekomen is dat levering al plaats vindt en dat betaling op een later moment zal volgen. Indien de betaling niet wordt nagekomen mag de eigenaar deze eenheid opeisen.
Definitieve transportdatum	Dit veld is bestemd voor de transportdatum die is vastgelegd bij de gekoppelde verkoopaanbieding (zie tabblad Algemeen). Dit veld wordt gevuld zodra de transportdatum gevuld is op de verkoopfactuur in Dynamics Empire.

2.9.3 Aanvullende functionaliteit

Het menu geeft inzicht in het Mutatieproces, de Keuringen, de Taxatie, de Verkoopaanbieding en de Terugkoop.

U kunt via het menu (Dossier aanmaken) een nieuw dossier aanmaken of verschillende velden opschonen.

Vanuit het feitenblok zijn via de links aanverwante gegevens op te roepen.

3 Erfpacht

Wanneer er wordt gebouwd op de grond van een ander is er sprake van erfpacht. Het moedercontract binnen Dynamics Empire is het contract dat is afgesloten tussen de grondeigenaar en de woningstichting. Omdat er in de meeste gevallen meerdere woningen gebouwd worden op een stuk grond waar het moedercontract op gebaseerd is, wordt het moedercontract verdeeld in meerdere erfpachtcontracten, die weer worden samengevoegd tot een cluster.
Kenmerkend voor de werkwijze in Dynamics Empire is dat er eerst een erfpachtcluster wordt aangemaakt, en dat daarna het moedercontract wordt aangemaakt en gekoppeld.

3.1 Erfpachtcluster koppelen aan eenheid

Een erfpachtcluster bestaat uit een aantal eenheden waar de erfpacht voor geldt. Het cluster wordt later aan het moedercontract gekoppeld.

U koppelt als volgt een erfpachtcluster aan een eenheid:

Kies voor OG Eenheden en selecteer de juiste eenheid.
Kies in het menu voor Clusters. In het scherm Clusters per OG Eenheid staan alle clusters waar de betreffende eenheid deel van uitmaakt.
Kies een erfpachtcluster. Een dergelijk cluster kunt u als volgt herkennen: ga naar Clustersoorten en kijk bij welke clustersoort het veld Erfpacht is aangevinkt.
Als er nog geen erfpachtcluster bestaat, waarbinnen de gekozen eenheid valt, dan dient u een nieuw erfpachtcluster aan te maken (zie handleiding Wonen, hoofdstuk Cluster instellen).
Ga in het scherm Clusters per OG Eenheid op een lege regel staan en klik op de lookup-button in het veld Clusternr. Kies uit het Clusteroverzicht het juiste cluster en klik op de knop Toevoegen aan eenheid.
Een eenheid kan overigens maar aan één erfpachtcluster zijn gekoppeld.

3.2 Moedercontract aanmaken en koppelen aan cluster

Op de clusterkaart van een cluster met erfpacht is automatisch een tabblad Erfpacht opgenomen. Hiermee kan een moedercontract worden aangemaakt en aan het cluster worden gekoppeld.

U maakt als volgt een moedercontract aan:

Vanuit de vorige actie: Selecteer nogmaals het erfpachtcluster. Kies vervolgens voor Kaart.
Of: kies Clusteroverzicht en zoek de kaart van het juiste cluster op.

Let op de tab Erfpacht, die eventueel gevuld is met de nodige gegevens.

Selecteer nu Erfpachtmoedercontracten in het menu. In dit scherm kan een nieuw moedercontract worden aangemaakt. Op de te vullen regel staat het betreffende clusternummer al ingevuld.

Let op! Er kan geen moedercontract worden aangemaakt als er nog geen erfpachtcluster voor dat moedercontract bestaat.

Klik op de assistedit in het veld Contractnr. om een nummer te kiezen/aan te maken.

Let op! De nummering voor erfpacht-moedercontracten legt u vast in de Empire-instellingen op tabblad Nummering.

Het veld Duur moedercontract kan bijvoorbeeld met 15j worden ingevuld, om 15 jaar te selecteren. Het vergelijkbare geldt voor Prolongatietermijn; dit is de termijn waarin een canon voor het erfpachtcontract kan worden aangepast binnen de duur van een moedercontract.
Vul het moedercontract zo volledig mogelijk in. Indien er een waarde en oppervlakte van de grond zijn ingevuld komen die automatisch terecht op de kaart erfpachtcluster, waar het moedercontract nu aan gekoppeld is.

3.3 Moedercontract koppelen aan erfpachtcontract van de eenheid

Als laatste stap dient het moedercontract te worden gekoppeld aan het erfpachtcontract van de eenheid.

U koppelt als volgt een moedercontract:

Open de eenheidskaart via OG Eenheden . Klik vervolgens op Erfpachtcontracten.
In de kolom Moedercontract kan via de lookup-button het moedercontract aan de eenheid worden toegevoegd.
De kolom Prolongatietermijn is een verplicht veld wanneer er een moedercontract aan een erfpachtcontract gekoppeld wordt.

We zetten de acties nog even op een rij:

1. erfpachtcluster aanmaken (indien nog niet aanwezig)
2. erfpachtcluster koppelen aan eenheid
3. moedercontract aanmaken en koppelen aan erfpachtcluster
4. moedercontract koppelen aan (erfpachtcontract van) de eenheid

3.4 Erfpachtcontract bij verkoop

Bij het verkopen van een woning waarbij erfpacht een rol speelt moet er een contract worden aangemaakt om die erfpacht te regelen.

U maakt als volgt een erfpachtcontract bij verkoop aan:

Open de eenheidskaart via OG Eenheden . Klik vervolgens op Erfpachtcontracten.
Maak een nieuw contract aan met behulp van de knop Nieuw en vul de nodige velden. Om de kaart te openen kiest u voor Weergeven.
Geef op tabblad Algemeen de Ingangsdatum en, afhankelijk van de soort uitgifte, de Einddatum van het contract op. Vul de Soort uitgifte in (Afkoop of Canon). Vul de Prolongatietermijn op tabblad Canon Vul op de verschillende tabbladen ook de overige velden die van belang zijn.
U kunt eventueel de grondeigenaar invullen op het gelijknamige tabblad.
Selecteer, afhankelijk van de gekozen uitgiftevorm, de tab Afkoop of de tab Canon. In geval van Afkoop: voer de Afkooptermijn (formule) en de Afkoopsom hier in. Als u bij afschrijving kiest voor een afschrijving gebaseerd op een percentage, dan moet ook een Percentage afschrijving worden opgegeven. De einddatum wordt berekend aan de hand van de datumformule die is ingevoerd bij de afkooptermijn.
Let op! In verband met schrikkeljaren is het voor de datumformule van belang in welke volgorde de elementen worden opgegeven: D+M+J kan een andere uitkomst opleveren dan bijvoorbeeld J+M+D (in achting nemend dat een datumformule van links naar rechts wordt verwerkt). Stel, de invoerdatum is 29/01/2012 en de einddatum moet vallen op 11/11/2013. De datumformule, genoteerd als D+M+J, moet dan 11D+8M+1J zijn (+11D -> 11/3/2012; +8M -> 11/11/2012; +1J -> 11/11/2013); in geval van J+M+D moet het 1J+8M+14D zijn (+1J -> 28/2/2013, want 2013 is geen schrikkeljaar; +8M -> 28/10/2013; +14D -> 11/11/2013)! Bij het opvoeren van twee data wordt de gegenereerde datumformule altijd gegeven in J+M+D-vorm.
In geval van Canon: voer de Prolongatietermijn en het Huidige canon in, alsmede de indexering- en heroverweging

U hebt nu het erfpachtcontract bij het verkopen van een woning aangemaakt.

4 Canon

Erfpacht is ‘een zakelijk recht dat de erfpachter de bevoegdheid geeft de onroerende zaak van een ander te houden en te gebruiken, tegen betaling van een geldsom – de canon – die op al dan niet regelmatig terugkerende tijdstippen dient te worden betaald.’ In de praktijk wordt de canon eens per jaar voldaan.

4.1 Canon vastleggen

Bij het verkopen van een woning waarbij erfpacht een rol speelt moet er een contract worden aangemaakt om die erfpacht te regelen.

U legt als volgt een canon vast:

Open de juiste eenheidskaart via OG Eenheden .
Klik vervolgens op Erfpachtcontracten; het Erfpachtcontract-overzicht
Klik op Weergeven om de kaart van het erfpachtcontract op te roepen. Kies vervolgens voor de tab Canon.
Voer de verschillende velden in. Als er geen moedercontract voor de erfpacht is, zijn de velden Aanvang moedercanon en Aanvang canon leeg, dat wil zeggen: staan op 0,00.
Voer de indexcode, indexeringsmethode, indexeringsdatum, Datum heroverweging, Soort heroverweging, prolongatietermijn en huidige canon Bedrag per termijn(LV) wordt automatisch berekend door de huidige canon te vermenigvuldigen met de prolongatietermijn. De velden met betrekking tot heroverweging zijn informatief, en hebben voor het systeem geen functie.

U kunt het scherm sluiten; de canon is nu vastgelegd.

4.2 Canon indexeren

Indexeren gebeurt binnen de module Wonen. Zie voor een beschrijving van de functionaliteit de handleiding Wonen (Jaarlijkse) huurverhoging.

4.3 Canon herzien

Periodiek (meestal 1 keer per 10 jaar) moet de canon worden herzien. In een dergelijk geval moet er opnieuw een taxatie plaatsvinden (zie paragraaf Taxatie), waarna er een voorstel tot verhoging in de canon gemaakt kan worden. Voordat de nieuwe canon wordt ingevoerd, hebben klanten (huurders) de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen.

5 Terugkoop woningen

Van terugkoop is sprake wanneer een eenheid, die ooit in beheer was bij een woningcorporatie en werd verkocht, door deze corporatie weer wordt teruggekocht. Wanneer een aanbiedingsbrief van de huidige eigenaar is ontvangen kan het terugkoopproces worden gestart.

Bij zogenoemde koopgarant- of MGE-woningen heeft de voorheen-huurder de garantie dat de woning binnen drie maanden door de corporatie wordt teruggekocht, indien gewenst. Daar staat tegenover dat de woning niet op de vrije markt mag worden verkocht. Ook aan de terugkoopprijs zijn garanties verbonden. De waardestijging of waardedaling van de woning tussen het moment van aankoop en terugkoop wordt verdeeld tussen beide partijen.
In dergelijke gevallen geldt een formule om de terugkoopprijs te berekenen: Anders, MGE-A, MGE-B, of MGE-Overstap. In het geval van MGE-B wordt de 'Vergoeding afkoopsom' niet bij de uiteindelijk berekende terugkoopprijs geteld; in het geval van MGE-A is dat wel het geval.
In het geval van Koopcomfort wordt een formule toegepast die gelijk is aan die van MGE-B. Als er geen historische verkoopaanbieding in Dynamics Empire kan worden gevonden is het mogelijk om de door de gebruiker berekende terugkoopprijs met de hand te vullen.

5.1 Terugkoop aanmaken

U maakt als volgt een terugkoop aan:

Open de juiste eenheidskaart via OG Eenheden .
Klik op menu-item Terugkoop.
Voer eventueel een in. Dit is een handmatig in te voeren veld, niet verplicht, en het betreft meestal een intern dossiernr.
Voer overige velden in die van belang zijn. Indien de corporatie niet wil terugkopen, dan kan Corporatie koopt niet terug worden aangevinkt. Voer de Reden einde contract
Na ontvangst van de aanbiedingsbrief moet een taxatie worden gedaan. Selecteer de knop Taxaties.
Voer de velden in het scherm Taxatiehistorie zo volledig mogelijk in en klik op OK.
De informatie die is ingevoerd in de taxatiehistorie verschijnt ook op de terugkoopkaart.
Tevens moet er een bouwtechnische keuring Selecteer de lookup-button in het veld Keuring op het tabblad Keuring/Taxatie en kies vervolgens voor Selecteren vanuit volledige lijst. Klik op Nieuw, voer de gegevens van het bouwtechnische rapport zo volledig mogelijk in en klik op OK.
Terug op het tabblad Keuring/Taxatie drukt u op tab, waarna automatisch de gerelateerde velden worden gevuld.
Selecteer het tabblad Eigenaar en controleer de juistheid van de gegevens. Selecteer het Soort terugkoop via de lookup-button.
Selecteer het tabblad Offerte en controleer de gegevens; sommige kunnen eventueel handmatig worden ingevoerd. Als de terugkoopprijs niet berekend wordt, dan kan dit ook handmatig worden ingevoerd.
Om de terugkoopprijs van een eenheid te laten berekenen klikt u op de knop Bereken terugkoopprijs in het lint. Als de volgende melding verschijnt, moet de terugkoopprijs zelf bepaald en ingevoerd worden: “De berekeningsformule bij contractvorm VRIJE VERK is Anders. De terugkoopprijs moet handmatig ingegeven worden.”

Ter info: de twee gehanteerde formules voor de berekening van de terugkoop zijn:
Terugkoop bij MGE-B:
"Terugkoopprijs (LV)" := Koopsom A + ("Taxatiewaarde (LV)" - ("Waarde inbouwpakket (LV)" + "Taxatiewaarde verkoop (LV)")) * ("Winstdeling %" / 100) + "Waarde inbouwpakket (LV)"

Terugkoop bij MGE-A:
Label.Labelformule::"MGE A":
"Terugkoopprijs (LV)" := ("Taxatiewaarde (LV)" * (SalesSetup."Inflatie-index %" / 100)) - "Afschrijving (LV)" + "Waarde inbouwpakket (LV)"

Als de terugkoopprijs is bepaald kan een Aanbiedingsbrief worden gemaakt. Ga hiervoor naar het tabblad Algemeen en voer de Aanbiedingsdatum (Dit is de datum waarop de aanbieding al heeft plaatsgevonden.)
Als de aanbieding is geaccepteerd dient u op de terugkoopkaart (tabblad Algemeen) van de eenheid een Notaris te selecteren. Voer de datum van de Terugkoopovereenkomst en van de Verwachte overdracht
Als de akte is gepasseerd kan de datum van de Definitieve overdracht worden ingevoerd en kan Definitief worden aangevinkt.

5.2 Terugkoopfactuur aanmaken

Als alle voorgaande stappen zijn uitgevoerd, dan kan een terugkoopfactuur worden aangemaakt. Dit betreft een traject dat sterk doet denken aan dat van een verkoop en omvat hier de volgende stappen:

1. aanmaken van de initiële terugkoopfactuur
2. selecteren van een budgethouder
3. boeken van de terugkoopfactuur (1)
4. fiatteren van de terugkoopfactuur
5. boeken van de terugkoopfactuur (2)

5.2.1 Initiële terugkoopfactuur aanmaken

U maakt als volgt een initiële terugkoopfactuur aan:

Zoek vanaf de eenheidkaart de Terugkoopaanbieding op via het menu. Geef – indien nog nodig – een Transportdatum en een Notaris op, en zorg dat het veld Definitief is aangevinkt.
Klik op de knop Terugkoopfactuur aanmaken.

Nu wordt een terugkoopfactuur aangemaakt; de status van de terugkoop staat nu op Geaccepteerd. De factuur kan worden teruggevonden in Inkoopfacturen .

De factuur dient zo volledig mogelijk te worden ingevuld.
Wanneer de factuur gereed is moet deze verder worden afgehandeld volgens dezelfde route die een verkoopfactuur dient te doorlopen, zoals elders beschreven.

5.2.2 Verplichting boeken en terugboeken

Na het aanmaken van een inkoopfactuur – al dan niet met behulp van een inkooporder – dient de verplichting te worden geboekt. Hierbij wordt de factuur in een voorlopige vorm opgenomen in de betrokken grootboekrekening(en).

U boekt als volgt de verplichting:

Kies in de lijst Inkoopfacturen de juiste factuur.
Klik in het menu op de knop Boeken; Dynamics Empire geeft aan dat de boeking succesvol is verlopen en dat de huidige status ‘Verplichting geboekt’ is. Wijzigen van de inkoopregels is nu niet meer mogelijk.

U boekt als volgt de verplichting terug:

Na het boeken van de verplichting kunt u kiezen voor de optie Terugboeken verplichting. De volledige verplichtingboeking is teruggedraaid, zodat u nu de nodige gegevens kunt wijzigen.
Kies uiteindelijk wederom voor Boeken.

5.2.3 Fiatteren

Let op! Vanaf de Dynamics Empire 2012-versie is het een en ander gewijzigd rondom het fiatteren van orders, facturen enz. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen we u naar de handleiding Documentgoedkeuring. Hierin staan de nodige instellingen en de werking van de functionaliteit uitgebreid beschreven.

Als voor facturen geen fiattering noodzakelijk is, kunnen ze worden afgedrukt zodra de planningsboodschap wordt uitgevoerd. Dit is in te stellen binnen Inkoopvoorstellen en vervolgens via de button Planningsboodschap uitvoeren. Zorg ervoor dat het veld Orders afdrukken is aangevinkt en klik vervolgens op OK. Zodra de orders vanuit deze functie worden afgedrukt komt de status hiervan op Vrijgegeven en zal de Planningsflexibiliteit op Geen komen te staan.

Aanvragen ter goedkeuring
In het scherm Aanvragen ter goedkeuring worden alle documenten getoond die moeten worden beoordeeld. Het is mogelijk om fiatteurs via autorisatie-instellingen de rechten te ontnemen om bijvoorbeeld in de facturentabel te komen. Facturen die niet op zijn of haar naam staan zijn daarbij niet meer inzichtelijk voor de fiatteur. Neem voor de werking van Documentgoedkeuring de gelijknamige handleiding ter hand.

5.2.4 Terugkoopfactuur boeken

Na de fiattering is de terugkoopfactuur klaar voor de definitieve kostenboeking.

U boekt als volgt de kosten van een terugkoopfactuur:

Zoek de factuur op – indien deze niet meer op het scherm staat na de vorige actie – binnen Inkoopfacturen . Voordat kan worden geboekt dient de optie Definitief getransporteerd op tabblad Terugkoop aangevinkt te zijn.
Klik op de knop Boeken. Dynamics Empire vraagt u om een bevestiging; klik op Ja en de boeking wordt uitgevoerd. De factuur is verdwenen uit het scherm en kunt u terugvinden onder Geboekte inkoopfacturen .

5.3 Her-exploitatie van woning

Wanneer de woning is teruggekocht, zal deze weer geëxploiteerd moeten kunnen worden (verhuur of verkoop). Hiervoor zult u enkele stappen moeten ondernemen.
Door het boeken van de terugkoopfactuur wordt overigens automatisch een leegstandscontract aangemaakt (zie tabblad Koop/Verkoop in de Empire-Instellingen).

U maakt een teruggekochte woning als volgt geschikt voor exploitatie:

Ga naar OG Eenheden en selecteer de juiste eenheid.
Kies in het menu voor Verhuurcontracten.
Het systeem heeft automatisch een leegstandscontract aangemaakt, met als begindatum de datum van terugkoop. Ook zullen oude contracten te zien zijn, waaronder één met naam Verkoop; deze overbrugt de periode tussen de verkoop en terugkoop van de eenheid.
Nu kan de woning weer in exploitatie worden genomen.