Voorraadbeheer

Inhoud

1 Inleiding

Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot Voorraadbeheer, alsmede de samenhangende applicatiebeheeractiviteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

U kunt voor een groot deel ook gebruik maken van de standaard Navision-helpfunctie.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

2 Artikel aanmaken

Artikelen zijn goederen die woningcorporaties afnemen bij leveranciers. Denk aan kranen, verf, deuren, ramen, toiletpotten. U kunt artikelen die u gaat gebruiken invoeren in Dynamics Empire.

U maakt als volgt een artikel aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar de lijst Artikelen.
Een nieuw artikel kan worden opgevoerd door op de knop Nieuw te klikken. U kunt instellen dat er bij aanmaak van een nieuwe artikelkaart automatisch een nummer wordt toegekend, of dat u handmatig een artikelnaam en –nummer dient in te voeren. Bedenk bij de laatste mogelijkheid, voordat het nieuwe artikel aangemaakt wordt, wat het nieuwe artikelnummer moet zijn.

Of er sprake is van automatische nummering kunt u zien (en wijzigen) via de assistedit van het veld Nr. in het venster Artikel. Zet het vinkje bij veld Autom. nummering aan (of uit) en sluit het scherm door op OK te klikken.

Druk, na de klik op Nieuw, op Enter; het veld Nr. wordt (indien zojuist ingesteld) automatisch gevuld.
Geef in het veld Omschrijving de omschrijving van het artikel.
Selecteer met behulp van de lookup-button in veld Basiseenheid de Artikeleenheden die kunnen gelden voor dit artikel. Dit is de eenheid waarvoor de artikelprijs wordt vastgelegd en normaal gesproken het artikelverbruik mee afneemt.
Selecteer in het veld Artikelcategoriecode met behulp van de lookup-button de juiste artikelcategorie. Aan de artikelcategorie zijn bepaalde financiële instellingen gekoppeld; deze worden automatisch overgenomen op dit artikel.
Selecteer eventueel in het gelijknamige veld de Productgroepcode voor dit artikel.
Geef op tabblad Facturering de Vaste verrekenprijs op voor dit artikel. Dit is de prijs die geldt voor de basiseenheid, inclusief BTW. Deze prijs wordt ook overgenomen als kostprijs.
Vul in het veld Artikeltoeslag verbruik % de artikeltoeslag die wordt berekend over de kostprijs van het artikel. De artikeltoeslag wordt geboekt zodra het artikel wordt verbruikt binnen Dagelijks Onderhoud. De toeslag wordt geboekt op het onderhoudsverzoek.
Geef in het veld Laatste ink.-prijs de inkoopprijs op voor het artikel; deze is normaal gesproken gelijk aan de vaste verrekenprijs. In een inkooporder wordt deze prijs overgenomen. Wanneer op een factuur de prijs wordt aangepast, wordt door het systeem de laatste inkoopprijs op het artikel ook aangepast.
Bepaal in het veld Prijs/Winst berekenen dat de berekening op basis is van Verkoopprijs = Kostprijs + Winst.
Geef in het veld Winst % het percentage in waarop de eenheidsprijs is gebaseerd ten opzichte van de kostprijs. De eenheidsprijs wordt gebruikt als verkoopprijs aan klanten (huurders).
Ga naar het tabblad Aanvulling en selecteer in het veld de leverancier waar dit artikel normaal wordt ingekocht.
Geef in het veld leverancier het nummer op waaronder dit artikel bij de leverancier bekend is.
Selecteer de Inkoopeenheid; dit is de eenheid waaronder de leverancier het artikel levert. Wanneer dit afwijkt van de basiseenheid, moet de inkoopeenheid wel zijn opgenomen in de tabel Artikeleenheden van dit artikel. Voor dit artikel is de inkoopeenheid gelijk aan de basiseenheid, maar u kunt op een ander artikel bijvoorbeeld instellen dat de inkoopeenheid een doos is.
Ga naar het tabblad Planning en geef bij veld Bestelbeleid het Maximum aantal Het aantal dat u invult in het veld Bestelpunt, heeft direct te maken met het inkoopvoorstel.
Geef in het veld Maximale voorraad het aantal in dat u op voorraad wilt hebben na de bestelling.
Een Vaste lotgrootte kunt u opgeven in het gelijknamig veld, ter voorkoming van een afronding in het inkoopvoorstel. Dit speelt bijvoorbeeld bij een inkoopeenheid van een doos waarin 10 stuks zijn opgenomen. Stel, het inkoopvoorstel komt normaal met 16 stuks en de inkoopeenheid is een doos van 10 stuks, dan bestelt het systeem 1,6 doos. Wanneer u dit niet wilt, dient u een vaste lotgrootte van 10 stuks op te geven, waardoor het systeem 2 dozen bestelt.

3 Artikelprijs aanpassen

De artikelprijs kan per artikel worden aangepast. Dit is mogelijk door een nieuwe vaste verrekenprijs in te geven. De voorraadwaarde wordt bij ontvangst van het artikel opgehoogd met de vaste verrekenprijs. De voorraadwaarde van het totaal aantal artikelen op voorraad wordt aangepast zodra het herwaarderingsdagboek wordt toegepast.

U past als volgt de artikelprijs aan:

Ga naar Artikelen ; de lijst met artikelen
Zoek het artikel op waarvan de vaste verrekenprijs moet worden aangepast.
Ga naar het tabblad Facturering op de artikelkaart en geef de nieuwe vaste verrekenprijs op. Na bevestiging wordt de kostprijs van het artikel gelijk gesteld aan de vaste verrekenprijs.
De Laatste inkoopprijs in het gelijknamige veld is op dit moment nog niet aangepast. Deze wordt door het systeem overgenomen op een nieuwe inkooporder. Pas de Laatste inkoopprijs naar wens aan.
De Eenheidsprijs is door het systeem aangepast op basis van de Prijs/Winst-berekening.

4 Inkoopvoorstellen

Met inkoopvoorstellen genereert het systeem een voorstel op basis van artikelen die wat betreft de voorraad onder het bestelpunt zitten. Er wordt in dat geval door het systeem een voorstel gedaan om te komen op de maximale voorraad die is ingesteld op artikelniveau.

U maakt als volgt een inkoopvoorstel aan:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Inkoopvoorstellen.
Vanuit het inkoopvoorstel kan in het menu via de actie/functie Planning berekenen het voorstel worden aangemaakt. Er kunnen eventueel filters geplaatst worden waarop het voorstel gedraaid moet worden. Er kan bijvoorbeeld ook een filter geplaatst worden op de artikelcategoriecode.
Op het tabblad Opties dienen de Begindatum en de Einddatum te worden opgegeven. De begindatum wordt opgenomen op de orders die straks vanuit het inkoopvoorstel worden aangemaakt. De einddatum moet worden ingegeven, omdat het systeem ook rekening houdt met eventueel bestaande inkooporders en de verwachte ontvangstdatum. Het is raadzaam om deze einddatum zeker een maand vooruit te plaatsen.
In de overige velden hoeft niets ingevuld te worden. Nadat u op OK heeft geklikt zal het systeem het voorstel genereren. Per artikel wordt beoordeeld welke leverancier dit het best kan leveren.

Vanuit dit voorstel kunnen de inkooporders aangemaakt worden. Voordat dit uitgevoerd wordt, dient het voorstel beoordeeld te worden. Het is mogelijk om regels te verwijderen of aantallen aan te passen. Ook kan er handmatig voor een andere leverancier gekozen worden, of kan deze worden ingevuld als het systeem zelf niet met een voorstel is gekomen in dit veld.

Via de knop Planningsboodschap uitvoeren komt de gebruiker in een tussenscherm om eventueel direct de orders af te drukken. Aangeraden wordt om eerst de orders aan te maken voordat deze gegund worden, zodat deze nog gecontroleerd kunnen worden.
Bevestig het aanmaken met OK.
Ga naar de lijst Inkooporders en constateer dat er een order is aangemaakt voor de betreffende leverancier.
Voor de verdere afhandeling kiest u voor het menu-item Goedkeuringsaanvraag verzenden; zie voor de functionaliteit de handleiding Documentgoedkeuring.
Nadat dit fiat is gegeven komt de status van de order op Vrijgegeven. Nu kan vanaf Inkooporders via Afdrukken of Inkooporder per e-mail de order worden afgedrukt/verstuurd en gegund.

5 Inkooporders

Artikelen kunnen ook ingekocht worden buiten een inkoopvoorstel om. Dit vindt plaats binnen de module Inkoop.

U maakt als volgt een inkooporder aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar de lijst Inkooporders. Een nieuwe inkooporder maakt u aan met de knop Nieuw. Druk vervolgens op Enter en het nummer wordt getoond.
Vervolgens kunt u vanuit het veld de leverancier selecteren bij wie u de artikelen gaat inkopen. Nadat de leverancier is geselecteerd, worden - na het verlaten van het veld - de adresgegevens van de leverancier automatisch ingevuld.
Ga vervolgens naar het veld Inkoper en selecteer hier uzelf. (U dient wellicht op Meer tonen te klikken, rechts boven het tabblad Algemeen, om dit veld zichtbaar te maken.)
In het veld Divisie kan geselecteerd worden voor welke afdeling u de inkoop doet. Aan deze afdeling is ook het juiste afleveradres gekoppeld. Het is mogelijk dat de divisie is gekoppeld aan bepaalde leveranciers. In dat geval zal de divisie automatisch gevuld worden, zodra de leverancier is geselecteerd.

Zodra de ‘kopgegevens’ van de inkooporder zijn gevuld kunnen de gegevens op tabblad Regels worden opgevoerd.

Selecteer Artikel/Dienst in het veld Soort.
Zoek vanuit het veld het juiste artikelnummer op. Zodra het artikelnummer is geselecteerd worden (indien bekend) de velden Artikelnr. leverancier, Omschrijving en Directe kostprijs gevuld. De directe kostprijs is de laatste inkoopprijs van het artikel.
Geef in het veld Aantal het aantal artikelen op dat u wilt inkopen. Let op het veld Eenheidscode: dit geeft aan of het om stuks of bijvoorbeeld dozen gaat. Voor het artikel is bepaald hoeveel stuks er in een doos zitten; dit wordt doorgerekend.

In dezelfde order kunt u ook de ‘niet-voorraadartikelen’ inkopen. Dit zijn artikelen die u wel nodig hebt, maar waarvan het verbruik niet wordt geregistreerd. Dit wordt ingekocht op grootboekrekening.

Selecteer Grootboekrekening in de tweede regel in het veld Soort.
Ga vanuit het veld naar het grootboekrekeningoverzicht.
Klik op Selecteren vanuit volledige lijst en zoek bijvoorbeeld op de naam ‘gereedschap’ wanneer u gereedschap gaat inkopen. Wanneer u de juiste rekening gevonden hebt, drukt u op OK.
Vervolgens kunt u in het gelijknamige veld de Omschrijving aanpassen in hetgeen u daadwerkelijk inkoopt.
Geef het Aantal, de Eenheidscode en de Directe kostprijs

Een ander voorbeeld van inkoop rechtstreeks op grootboekrekening is klein materiaal.

Maak nog een extra inkoopregel aan op Soort = Grootboekrekening.
Selecteer vanuit het veld de grootboekrekening die gebruikt wordt voor de inkoop van hang- en sluitwerk.
Ook hierbij dient de omschrijving aangepast te worden. Daarna kan het Aantal, de Eenheidscode en de Directe kostprijs worden opgegeven.

Voordat de inkooporder afgedrukt kan worden, dient de order gefiatteerd te worden door de daarvoor aangewezen fiatteur(s) (zie handleiding Documentgoedkeuring). Pas na deze fiattering kan de order worden afgedrukt.

Het al dan niet verplicht zijn van het fiatteren van een inkooporder is afhankelijk van de ingestelde Procuratierolcode op gebruikersniveau. In deze rol is bepaald dat bijvoorbeeld tot een bedrag van 10.000 een order afgedrukt mag worden zonder een fiatteringsslag.

De fiatteur kan gekoppeld worden vanuit de order via de knop Order, item Goedkeuringen.

Zie voor de werking van documentgoedkeuring de gelijknamige handleiding!

Op de gefiatteerde order is nu terug te zien dat de status op Vrijgegeven

Let op! Na fiattering en gunning zijn wijzigingen op de order niet meer mogelijk!

De order kan worden afgedrukt via de knop Afdrukken, item Inkooporder afdrukken.
Zodra de order is afgedrukt, staat de status van de order op Gegund.

6 Inkoopontvangsten

Inkoopontvangsten kunnen geboekt worden vanuit de order. Dit kan ook een deellevering betreffen, zodat een deel van de order in backorder (nalevering) blijft staan. Zodra de inkoopontvangst geboekt wordt, zal het artikel worden opgenomen in de voorraad. Dit betekent ook dat de voorraadwaarde is bijgewerkt met het aantal ontvangen artikelen.

De ontvangst wordt geboekt vanuit de inkooporder. In het veld Ontvangen aantal staat in eerste instantie het aantal dat is ingekocht.

U boekt als volgt een inkoopontvangst:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Inkooporders en open de juiste kaart. Verander op tabblad Regels op de juiste regel het aantal in het veld Te ontvangen aantal in het aantal artikelen dat daadwerkelijk geleverd is. Wanneer de order volledig geleverd is, hoeft er niets aangepast te worden.
Nadat de juiste aantallen zijn opgegeven in het veld Te ontvangen aantal kan de ontvangst geboekt worden. Het boeken van de ontvangst gebeurt via de knop Boeken in het actiepaneel.
Nadat er is geboekt, zal in de order zichtbaar zijn dat er nog X stuks te ontvangen zijn en dus in backorder (nalevering) staan.

De reeds ontvangen artikelen kunnen door financiën worden gekoppeld aan een inkoopfactuur.