VERA (Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur) behelst kort gezegd het initiatief om, samen met onder andere corporaties en softwareleveranciers, gegevensuitwisseling in de branche te digitaliseren en te standaardiseren. Het doel is een uniforme gegevensuitwisseling tussen applicaties in de woningcorporatiesector, door een standaard voor berichtenverkeer en gegevensvastlegging te definiëren. Deze standaard schrijft voor wat de structuur is van de gegevens die uitgewisseld worden.

De volgende gegevensdomeinen zijn in VERA opgenomen:

Relaties
Vastgoed
Overeenkomsten
Onderhoud
Projectontwikkeling
Woonruimteverdeling
Dossier
Organisatie
Financiën
Kwaliteit
Algemeen

Per domein is door VERA een datamodel uitgewerkt (zie o.a. hier extra informatie). De inhoudelijke uitwerking en invulling per domein is in de laatste jaren steeds verder vormgegeven, en blijft onderhevig aan updates. Voor ieder domein zal Cegeka de specifieke functionaliteit ontwikkelen en implementeren.

Ten grondslag aan alle domeinen ligt een gemeenschappelijke basis: tekenconventies, gegevensmodellering, naamgevingsrichtlijnen en dergelijke zorgen ervoor dat in de ontwikkeling van nieuwe deelgebieden een uniforme aanpak is gegarandeerd.

Binnen de gegevensmodellering maakt VERA per gegevensdomein onderscheid tussen:

Entiteit: soort object waarover informatie wordt geregistreerd (zoals ‘Eenheid’, ‘Natuurlijk persoon’, ‘Huurovereenkomst’ of ‘Prijscomponent’);
Attribuut: soort eigenschap van een entiteit (zoals: ‘Eenheid.soort’, ‘Eenheid.detailsoort’, ‘Natuurlijk persoon.burgerlijke staat’, ‘Prijscomponent.soort’ of ‘Prijscomponent.detailsoort’).

Daarnaast worden door VERA eisen gesteld aan strikte gegevensvastlegging, zodat in alle domeinen gebruik wordt gemaakt van dezelfde gegevens – niet meer en niet minder. Voor bepaalde attributen heeft VERA gedefinieerd dat het attribuut uitsluitend een waarde mag hebben uit een door VERA gedefinieerde lijst met mogelijke waarden, de zogenaamde referentiedata. Elk referentiedata-item heeft een code en naam en eventueel een omschrijving. Bijvoorbeeld:

Referentiewaarden voor het attribuut ‘Eenheid.soort’ (niet uitputtend, alleen code en naam):
- WOO Woonruimte
- BED Bedrijfsruimte
- PAR Parkeergelegenheid
- REC Recreatiebestemming
Referentiewaarden voor het attribuut ‘Prijscomponent.soort’ (niet uitputtend, alleen code en naam):
- NET Netto huur
- SER Service
- VER Verbruik
- PAR Parkeren
- EEN Eenmalig

Voor bepaalde combinaties van verschillende attributen van dezelfde entiteit heeft VERA een afhankelijkheid gedefinieerd tussen de desbetreffende referentiedata. Bijvoorbeeld:

Referentiewaarden voor het attribuut ‘Eenheid.detailsoort’ (niet uitputtend):
- Als ‘Eenheid.soort’ = WOO (Woonruimte) dan:
  - BEN Benedenwoning
  - BOV Bovenwoning
  - COR Coridorflat
  - EIN Eindwoning
- Als ‘Eenheid.soort’ = BED (Bedrijfsruimte) dan:
  - ATE Atelierruimte
  - KAN Kantoorruimte
  - WIR Winkelruimte
- Referentiewaarden voor het attribuut ‘Prijscomponent.detailsoort’ (niet uitputtend):
  - Als ‘Prijscomponent.soort’ = SER (Service) dan:
    - SUB Subsidiabele servicekosten
    - NSU Niet subsidiabele servicekosten
  - Als ‘Prijscomponent.soort’ = VER (Verbruik) dan:
    - ELE Electriciteit
    - GAS Gas
    - WAR Warmte
    - WAT Water

1.1 OG Eenheden

Binnen Dynamics Empire dienen, in het kader van VERA, voor een eenheid de volgende gegevens te worden vastgelegd:

Enkelvoudige eigenschappen
Meervoudige eigenschappen

1.1.1 Enkelvoudige eigenschappen

Ga via het zoekveld naar OG Eenheden. Op verschillende tabbladen dienen hier VERA-gerelateerde gegevens te worden vastgelegd. Onderstaande tabel licht enkele betreffende velden toe:

Veld	Omschrijving
VERA-eenheidsoort	Dit betreft de dienstverlening (soort) die geboden kan worden met de eenheid. Voorbeeld: Woonruimte, Bedrijfsruimte, Parkeergelegenheid.
VERA-eenheiddetailsoort	Dit is het type van de eenheid. Bijvoorbeeld: Bovenwoning, Kantoorruimte, Tussenwoning, Flat, Maisonnette.
VERA-bestemming	Hier vermeldt u de bestemming die aan de eenheid door de gemeente is gegeven.
VERA-woonvorm	De woonvorm van de eenheid is bijvoorbeeld Groepswonen of Seniorenwoning met zorg.
VERA-kwaliteitsniveau	Vermeld hier het kwaliteitsniveau van de eenheid (Eenvoudig, Hoogwaardig, Luxe, Standaard).
VERA-energielabel	Hier wordt het energielabel van de eenheid vermeld.
VERA-doelgroep	Dit veld bevat de doelgroep waarvoor de eenheid geldt, bijv. zorgwoning, jongerenwoning, seniorenwoning, eengezinswoning, starterswoning etc.
VERA-publicatiemodule	Hier wordt een keuze gemaakt voor de toe te passen publicatiemodule: Koop, Sociale huur of Vrije sector.
VERA-publicatiemodel	Dit is het aanbiedmodel dat aangeeft hoe de eenheid wordt aangeboden. Mogelijke waarden zijn: Aanbodmodel, Distributiemodel, Lotingmodel, Optiemodel, Vrijesectormodel en Woningruilmodel.
VERA-publicatiedetailmodel	Het detailmodel geeft aan hoe de eenheden worden verdeeld. Bijvoorbeeld: Leefstijl, Snelzoek, Loting. Dit veld kan pas worden gevuld als het voorgaande veld is gevuld.
VERA-publicatie-intakevorm	Dit is de intakevorm die geldt voor de gepubliceerde eenheid, met mogelijke waarden als Coöptatie, Intakegesprek, Sociale spelregels.
VERA-publicatiecontractvorm	Dit is de contractvorm die geldt voor de gepubliceerde eenheid, zoals Jongerencontract, Koopgarant, Tijdelijk contract.

1.1.2 Meervoudige eigenschappen

Ga op de eenheidkaart (of het eenhedenoverzicht) bovenaan de pagina in het menu naar menu-item VERA-eigenschappen (onder Meer opties - Gerelateerd - Verhuur). Op basis van de VERA-referentiedata kunt u hier de meervoudige eigenschappen van eenheden vastleggen. Kies het juiste onderwerp en klik op Nieuw; vervolgens kunt u voor het gekozen onderwerp één of meer eigenschappen vastleggen voor de eenheid. (U kunt ook meerdere tegelijk selecteren.)

1.1.3 Eigenschappen in bulk toewijzen

De mogelijkheid bestaat om VERA-eigenschappen in bulk toe te wijzen aan OG Eenheden, via VERA-eigenschappen voor OG Eenheden importeren Het betreft met name de enkelvoudige VERA-eigenschappen:

VERA-eenheiddetailsoort
VERA-bestemming
VERA-woonvorm
VERA-kwaliteitsniveau
VERA-doelgroep
VERA-energielabel

Deze bulktoewijzing kan worden uitgevoerd door middel van het importeren van een Excel-sheet met een voorgedefinieerde kolomindeling (vergelijkbaar met het in bulk toewijzen van huurverhogings-eigenschappen). De Excel-sheet bevat één kolom met het OG Eenheidsnummer en één kolom voor elk van de genoemde VERA-eigenschappen. Let wel: controleer goed of de kolommen exact de namen weergeven zoals in onderstaande afbeelding:

Bij het importeren van de Excel-sheet kunt u als gebruiker aangeven of lege waarden in het importbestand al dan niet moeten worden toegepast. Hiermee kunnen VERA-eigenschappen ook in bulk worden gewist bij OG Eenheden.

VERA-eigenschappen van OG Eenheden worden gebruikt voor verschillende doeleinden, waaronder de dVi 2018 en de standaard VERA-WRV-koppeling.

1.2 Vertrekken en Overige ruimtes

Voor vertrekken en overige ruimtes moet een eenmalige inrichting plaatsvinden, gebaseerd op de VERA-referentiedata. Hiertoe benadert u voor een willekeurige eenheid de woningwaardering, van waaruit vervolgens de achterliggende tabel kan worden ingericht.

Eigenschappen van vertrekken en overige ruimtes vult u in vanaf de eenheidlijst of -kaart:

Ga via het zoekveld naar OG Eenheden.
Kies voor een eenheid naar keuze het menu-item Woningwaardering (onder OG Eenheid). Selecteer Beheren, klik op Nieuw, vul een Ingangsdatum in en druk op tab.
Klik nu op de assistedit (…) achter het veld Totale opp. vertrekken op tabblad Vertrekken, Overige ruimtes en Verwarming.
Nu verschijnt een page waar vandaan kan worden genavigeerd naar de details van de eenheidspunten. Klik daartoe eerst op de AssistEdit (v) rechts in het veld Omschrijving. Vervolgens kiest u voor Selecteren vanuit volledige lijst.
Klik nu eerst op Nieuw, en vervolgens in het te wijzigen veld van de te wijzigen regel. Via de AssistEdit rechts in het veld kan de juiste waarde worden gekozen uit de achterliggende tabel.
Op deze manier kunt u zorgen dat de kolommen VERA-ruimtesoortcode en daarmee de VERA-ruimtesoortnaam de juiste vulling krijgen. Deze inrichting is eenmalig. In de standaard/Best Practice inrichting van Dynamics Empire vanuit Cegeka zijn deze kolommen al ingevuld.
Hetzelfde geldt voor Totale opp. ruimtes: klik op de AssistEdit achter het veld, en bewandel hetzelfde pad zoals hierboven beschreven met betrekking tot de vertrekken.

1.3 Elementen

Elementen zijn de blokken waaruit een huurcontract is opgebouwd, en die onder andere gebruikt worden om kostenposten te definiëren. Alle bestaande elementen zijn een typische Dynamics Empire-aangelegenheid, maar wij hebben deze in onze Best Practice-configuratie toegewezen aan de verschillende prijscomponent- en prijscomponentdetailsoorten zoals die door VERA zijn gedefinieerd.

Ga via de zoekfunctie naar de page Elementen. In de kolommen VERA-prijscomponentsoortcode, VERA-prijscomponentsoortnaam, VERA-prijscomponentdetailsoortcode en VERA-prijscomponentdetailsoortnaam kunnen de VERA-gegevens worden vastgelegd. Dit betreft een eenmalige inrichting; vervolgens kunnen (via Meer opties – Acties – Functies – Elementsjabloon kopiëren) deze gegevens worden gekopieerd naar hogere niveaus, zoals contracten e.d.

1.4 BTW bedrijfs- en productboekingsgroepen

Per combinatie van btw-bedrijfsboekingsgroep en BTW-productboekingsgroep kan een type VERA-btw worden ingesteld. Hierbij kan een keuze worden gemaakt uit de door stichting VERA gedefinieerde referentiewaarden voor btw. Aan de hand van deze instelling kan Dynamics Empire per element en daarmee per VERA-prijscomponent bepalen wat de VERA-btw is. Dit hoeft slechts eenmalig te worden gedaan. (Zoals eerder gezegd: onze standaard Dynamics Empire-oplevering bevat vanaf nu deze gegevens al.)

Ga via de zoekfunctie naar de page Btw-boekingsinstellingen. De betreffende VERA-kolommen staan rechts vermeld.

2 Streefhuurbepaling

U kunt per OG Eenheid de streefhuurparameters instellen op basis waarvan de streefhuur van de OG Eenheid wordt bepaald. Daarbij bestaat de keuze uit drie verschillende streefhuurmethoden:

Dynamisch (u selecteert een streefhuurcode; per streefhuurcode is een percentage ingesteld)
Statisch (u voert het bedrag van de streefhuur in)
Puntprijs

2.1 Streefhuurbepaling aanpassen

U past de streefhuurbepaling aan in de Empire-instellingen . Op tabblad Verhuur staat het veld Streefhuurmethode waar u de keuze heeft uit Dynamisch, Statisch en Puntprijs. Dynamisch is doorgaans de meestgebruikte optie. Als u vanuit die instelling kiest voor een andere waarde, dan geeft Dynamics Empire een melding ter waarschuwing. De streefhuurmethode van OG Eenheden kan ook in bulk worden aangepast, in plaats van een wijziging per OG Eenheid op de eenheidkaart.

2.2 Instellen streefhuurparameters van OG Eenheden

U kunt de parameters van de streefhuur op twee manieren invoeren:

per individuele OG Eenheid op de OG Eenheidskaart;
in bulk voor meerdere OG Eenheden via het exporteren en importeren van streefhuurparameters:
- U genereert m.b.v. taak Exporteren streefhuuraspecten van OG Eenheden een mutatiebestand met de streefhuurparameters van een selectie van OG Eenheden (m.b.v. diverse filtermogelijkheden, bijvoorbeeld op basis van cluster).
- Daar waar nodig past u de streefhuurparameters in het mutatiebestand aan.
- U importeert het aangepaste mutatiebestand m.b.v. de taak Importeren streefhuuraspecten voor OG Eenheden , waarna het systeem de in het bestand aangepaste streefhuurparameters verwerkt bij de desbetreffende OG Eenheden. Tijdens de import worden controles uitgevoerd op volledigheid en consistentie van de te importeren streefhuurparameters.

Als u in één keer de streefhuurparameters van alle OG Eenheden binnen een bepaald cluster wil aanpassen, dan kan dat via de bulk-werkwijze.

Elke regel in het mutatiebestand bevat een viertal gegevens, vermeld in aparte kolommen. Tijdens de import van het mutatiebestand worden de regels van het bestand gelezen en gevalideerd. Daarbij wordt gecontroleerd of de regel voldoet aan de volgende voorwaarden:

OG Eenheidnr.: dit veld moet een geldig eenheidsnummer bevatten.
Streefhuurmethode: dit veld moet een geldige streefhuurmethode bevatten. Geldige streefhuurmethodes zijn 'Dynamisch' en 'Statisch'.
Streefhuurcode: Dit veld mag alleen een waarde bevatten als streefhuurmethode 'Dynamisch' is; anders moet het veld leeg zijn. De streefhuurcode die wordt gebruikt moet bestaan in de verzameling ingerichte streefhuurcodes.
Streefhuur: Dit veld mag alleen een waarde bevatten als streefhuurmethode 'Statisch' is; anders moet het veld leeg zijn. De streefhuur moet een geldig positief bedrag zijn.

Als een regel voldoet wordt de streefhuuraspecten van de bijbehorende OG Eenheid bijgewerkt. Als een regel niet voldoet wordt een exceptie gerapporteerd en wordt de regel overgeslagen. De exceptietekst geeft exact aan welke mutatieregel het betreft en welke overtreding van toepassing.

2.3 Berekenen streefhuur van OG Eenheid op peildatum

Het systeem berekent het bedrag van de streefhuur van een OG Eenheid op een gegeven peildatum als volgt:

Als streefhuurmethode ‘Dynamisch’, dan: Maximale huurprijs * Streefhuurpercentage / 100 waarbij:

Maximale huurprijs = maximum huurprijs van de versie van de woningwaardering die geldig is op de peildatum;
Streefhuurpercentage = percentage dat is ingesteld bij de streefhuurcode van de OG Eenheid.

Als streefhuurmethode = ‘Puntprijs’, dan is de berekening hetzelfde als voorheen, namelijk: WWD-punten * puntprijs

WWD-punten = totaal aantal punten (niet afgerond) van de versie van de woningwaardering die geldig is op de peildatum;
Puntprijs = de ingestelde puntprijs die geldig is op de peildatum en voor het soort woonruimte (zelfstandig of onzelfstandig).

3 Doelgroeplimieten en huurbeleid

3.1 Instellen van limieten bij een doelgroep

U kunt per doelgroep één of meer limieten instellen. De titel van de daarvoor bedoelde pagina luidt Doelgroeplimieten . Per limiet dient u, naast een ingangsdatum en het limietbedrag, ook in te stellen of het subsidiabel servicebedrag al dan niet is inbegrepen. Hiertoe bevat de pagina de kolom Subsidiabel servicebedrag is inbegrepen (vergelijkbaar met de instelling van de nettohuuraftoppingen binnen de jaarlijkse huurverhoging). U kunt deze indicatie per doelgroeplimiet aan- of uitvinken.

Als de indicatie is aangevinkt, betekent dit dat het effectieve limietbedrag gelijk is aan het ingestelde limietbedrag minus de subsidiabele servicekosten.
Als de indicatie is uitgevinkt, betekent dit dat het effectieve limietbedrag gelijk is aan het ingestelde limietbedrag.

3.2 Bepalen nettohuur van leegstandscontract op moment van aanmaken huuropzegging

Op het moment dat een huuropzegging wordt aangemaakt voor een OG Eenheid maakt het systeem een nieuw leegstandscontract aan. Als in de Empire-instellingen is ingesteld dat het huurbeleid moet worden toegepast bij leegstand, dan:

bepaalt het systeem de nettohuur van het leegstandscontract door toepassing van het bij de OG Eenheid ingestelde huurbeleid (bijvoorbeeld: Streefhuur, Huidige huur, Markthuur of Hoogste bedrag). De uitkomst hiervan wordt genoemd Huurbeleid-nettohuur.
Als het ingestelde huurbeleid ertoe leidt dat de streefhuur wordt gebruikt voor het bepalen van de nettohuur, dan betreft het de streefhuur die geldig is op de huurbeleidsreferentiedatum, welke wordt berekend door de ingestelde streefhuurhorizon op te tellen bij de ingangsdatum van het leegstandscontract.
topt het systeem de huurbeleid-nettohuur af op het effectieve limietbedrag van de aan de OG Eenheid gekoppelde doelgroep (vanzelfsprekend alleen als het effectieve limietbedrag lager is dan de huurbeleid-nettohuur). De uitkomst hiervan wordt genoemd Referentie-nettohuur.
Bij deze aftopping gebruikt het systeem het limietbedrag dat geldig is op de ingangsdatum van het leegstandscontract (zonder de streefhuurhorizon daarbij op te tellen), houdt het systeem rekening met de nieuwe indicatie ‘Subsidiabel servicebedrag is inbegrepen’ en gaat het systeem voor het berekenen van het subsidiabel servicebedrag uit van de elementen van het leegstandscontract.

Als aan de OG Eenheid een doelgroep is gekoppeld, dan voert het systeem de in stap 2 genoemde aftopping uit, onafhankelijk via welk huurbeleid de nettohuur in stap 1 is bepaald. De nettohuur van het leegstandscontract is standaard gelijk aan de referentie-nettohuur, d.w.z. de nettohuur die is bepaald door toepassing van het huurbeleid en aftopping op het effectieve doelgroeplimietbedrag. Zodoende voldoet de huurprijs van het leegstandscontract in alle gevallen aan de volgende kenmerken:

Als de OG Eenheid is gekoppeld aan een doelgroep met een limietbedrag waarbij de subsidiabele servicekosten wel zijn inbegrepen, komt de rekenhuur van het leegstandscontract niet boven het bij die doelgroep ingestelde limietbedrag uit.
Als de OG Eenheid is gekoppeld aan een doelgroep met een limietbedrag waarbij de subsidiabele servicekosten niet zijn inbegrepen, komt de nettohuur van het leegstandscontract niet boven het bij die doelgroep ingestelde limietbedrag uit.

Let op: als de OG Eenheid is gekoppeld aan een doelgroep, dan moet voor die doelgroep een limietbedrag zijn ingesteld die geldig is op de ingangsdatum van het leegstandscontract. Anders wordt de nettohuur van het leegstandscontract afgetopt op 0,00 euro.

Rekenvoorbeeld

Stel de volgende Empire-instellingen:
1. Streefhuurhorizon = 3M
2. Huurbeleid bij leegstand niet toepassen = Nee (dus huurbeleid bij leegstand wel toepassen)
Stel een OG Eenheid met de volgende eigenschappen:
1. Huurbeleid = Hoogste bedrag
2. Doelgroep = Meerpersoons
3. Huidige nettohuur = 650,-
4. Markthuur = 660,-
5. Streefhuurmethode = Dynamisch
6. Streefhuurpercentage = 80%
Stel deze OG Eenheid heeft de volgende maximale huurprijzen:
1. Maximum huurprijs m.i.v. 1-7-2019 = 700,-
2. Maximum huurprijs m.i.v. 1-7-2020 = 750,-
Stel de doelgroep ‘Meerpersoons’ heeft de volgende eigenschappen:
1. Ingesteld limietbedrag = 650,-
2. Subsidiabel servicebedrag inbegrepen = Nee
Stel voor de genoemde OG Eenheid wordt een huuropzegging aangemaakt met de volgende eigenschappen:
1. Huurcontracteinddatum = 29-5-2020
2. Ingangsdatum leegstand = 30-5-2020
3. Verhuurbaar-per-datum = 1-6-2020
Stel het aanmaken van de huuropzegging leidt tot een leegstandscontract met de volgende eigenschappen:
1. Ingangsdatum = 30-5-2020 (overgenomen van huuropzegging)
2. Subsidiabel servicebedrag = 25,-
Dan bepaalt het systeem de nettohuur van het leegstandscontract voortaan als volgt:
1. Effectief doelgroeplimietbedrag = 650,- (4.1, want als 4.2 = ‘Ja’ dan 4.1-6.2, anders 4.1)
2. Huurbeleidsreferentiedatum = 30-8-2020 (6.1+1.1)
3. Maximale huurprijs op 7b = 750,- (3.2)
4. Streefhuur op 7b = 600,- (7.3 * 2.6 / 100)
5. Huurbeleid-nettohuur = 660,- (2.4)
6. Referentie-nettohuur = 650,- (minimum van 7.1 en 7.5)
7. Nettohuur van leegstandscontract = 650,- (7.6)

In dit rekenvoorbeeld:

is het effectieve limietbedrag van de doelgroep (7.1) gelijk aan het ingestelde limietbedrag (4a, want het subsidiabel servicebedrag is niet inbegrepen (4.2 = Nee));
wordt de huurbeleidsreferentiedatum (7.2) berekend door de streefhuurhorizon op te tellen bij de ingangsdatum van het leegstandscontract;
is de streefhuur (7.4) een percentage van de maximale huurprijs (want de streefhuur wordt niet meer afgetopt);
wordt de markthuur (2.4) gebruikt als uitgangspunt voor het huurbeleid-nettohuur (want huurbeleid = ‘Hoogste bedrag’ en van de huidige nettohuur, de streefhuur en de markthuur heeft de laatstgenoemde de hoogste waarde);
wordt de referentie-nettohuur (7.6) afgetopt op het effectief doelgroeplimietbedrag (onafhankelijk van het feit dat de markthuur als uitgangspunt is gebruikt);
komt de nettohuur van het leegstandscontract niet uit boven het ingestelde limietbedrag van de doelgroep (4.1, want het subsidiabel servicebedrag is niet inbegrepen).

3.3 Bepalen nettohuur van aanbiedingscontract op moment van aanmaken verhuuraanbieding

Op het moment dat een verhuuraanbieding wordt aangemaakt voor een OG Eenheid maakt het systeem één of meer aanbiedingscontracten aan (één aanbiedingscontract per exploitatievorm van het soort ‘Verhuur’). De nettohuur van elk van de aanbiedingscontracten wordt op exact dezelfde manier bepaald en afgetopt als de nettohuur van het leegstandscontract.

Het enige verschil is de datum die wordt gebruikt als uitgangspunt voor het bepalen van het doelgroeplimietbedrag en van de huurbeleidsreferentiedatum: bij aanmaken van een verhuuraanbieding gebruikt het systeem hiervoor de verhuurbaar-per-datum van de verhuuraanbieding (overgenomen van de huuropzegging). Als op moment van aanmaken van de verhuuraanbieding de verhuurbaar-per-datum nog niet is gevuld bij de huuropzegging, dan gebruikt het systeem de werkdatum. Door het verschil in datum die als uitgangspunt voor de berekening wordt gebruikt, kan de nettohuur van aanbiedingscontracten van een verhuuraanbieding een andere waarde krijgen dan de nettohuur van het leegstandscontract dat is aangemaakt bij aanmaken van de huuropzegging.

Op de pagina met details van een aanbiedingscontract worden op tabblad Toegepaste huurbeleidsparameters alle relevante uitgangspunten en instellingen getoond die het systeem heeft gebruikt bij het toepassen van het huurbeleid en voor het bepalen van de referentie-nettohuur.

Veld	Omschrijving
Doelgroepcode	Code van de doelgroep die is ingesteld bij de OG Eenheid.
Doelgroeplimietbedrag	Limietbedrag dat is ingesteld bij de doelgroep van de OG Eenheid en dat geldig is op de ingangsdatum van het contract.
Toegepast subsidiabel servicebedrag	Het subsidiabel servicebedrag van het contract dat is toegepast voor het berekenen van het effectief limietbedrag (0,00 euro als is ingesteld dat subsidiabel servicebedrag niet is inbegrepen).
Effectief doelgroeplimietbedrag	Het ingesteld doelgroeplimietbedrag minus het toegepast subsidiabel servicebedrag.
Huurbeleid	Het huurbeleid dat is ingesteld bij de OG Eenheid.
Huurbeleidspeildatum	De peildatum die is gebruikt bij het toepassen van het huurbeleid.
Huurbeleid-nettohuur	Nettohuur bepaald door toepassing van het huurbeleid, voordat deze is afgetopt op het effectieve doelgroeplimietbedrag.
Streefhuurhorizon	De streefhuurhorizon die is ingesteld in de Empire-instellingen. Dit is de periode die vooruit gekeken moet worden om de maximale huurprijs op te zoeken voor het bepalen van de streefhuur,
Streefhuurpeildatum	De peildatum die is gebruikt voor het bepalen van de streefhuur. Dit is de ingangsdatum van het contract plus de streefhuurhorizon.
Maximale huurprijs	Maximale huurprijs van de OG Eenheid die is gebruikt bij het bepalen van de streefhuur en het toepassen van het huurbeleid.
Streefhuur	De streefhuur die is gebruikt voor het toepassen van het huurbeleid.
Markthuur	De markthuur die is gebruikt voor het toepassen van het huurbeleid.
Huidige nettohuur	De huidige nettohuur die is gebruikt voor het toepassen van het huurbeleid.
Referentie-nettohuur	Nettohuur bepaald door toepassing van het huurbeleid en aftopping op het effectieve doelgroeplimietbedrag.

3.4 Handmatig wijzigen aanbiedingscontract

U kunt als gebruiker – indien nodig of gewenst – een aanbiedingscontract handmatig wijzigen. Zo kunt u bijvoorbeeld:

nettohuurelementen toevoegen of verwijderen of bedragen van nettohuurelementen wijzigen;
elementen die deel uitmaken van het subsidiabele servicebedrag van een aanbiedingscontract handmatig toevoegen of verwijderen, of bedragen van dergelijke elementen handmatig wijzigen;
de ingangsdatum van het aanbiedingscontract wijzigen.

Dergelijke handmatige wijzigingen kunnen vanzelfsprekend tot gevolg hebben dat de nettohuur van het aanbiedingscontract niet meer in lijn is met het ingestelde huurbeleid en/of dat de nettohuur boven het effectieve limietbedrag van de doelgroep uitkomt.

3.5 Huurbeleid opnieuw toepassen voor aanbiedingscontract

Als de uitgangspunten voor het berekenen van de referentie-nettohuur inmiddels zijn gewijzigd nadat de verhuuraanbieding is gemaakt, bijvoorbeeld doordat een aanbiedingscontract handmatig is gewijzigd, het doelgroeplimiet van de doelgroep is gewijzigd of bij de OG Eenheid een andere doelgroep of ander huurbeleid is ingesteld, dan wordt u als gebruiker hiervan op de hoogte gebracht door middel van een notificatie: "De huurbeleidsparameters voor aanbiedingscontract XXX zoals ze op dit moment zijn, wijken af van de parameters die momenteel zijn toegepast voor dit aanbiedingscontract."

Deze notificatie verschijnt op twee momenten/locaties:

op het moment dat u de detailpagina opent van een verhuuraanbieding waarbij sprake is van huurbeleidsverschillen voor één of meer aanbiedingscontracten;
op het moment dat u de detailpagina opent van een verhuurmutatie van een aanbiedingscontract waarbij sprake is van huurbeleidsverschillen.

Op basis van deze notificatie kunt u eerst de huurbeleidsverschillen bekijken en vervolgens het huurbeleid opnieuw toepassen op basis van de actuele uitgangspunten. Daartoe is op de detailpagina van de verhuuraanbieding een knop genaamd Huurbeleidsverschillen beschikbaar. Zodra u op deze knop klikt terwijl er een aanbiedingscontract is geselecteerd, toont het systeem een nieuwe pagina waarop alle huurbeleidsparameters van het geselecteerde aanbiedingscontract worden getoond. Van elke huurbeleidsparameter toont het systeem de huidige waarde en de nieuwe waarde.

De huidige waarde is de waarde die bij het geselecteerde aanbiedingscontract is opgeslagen in de database. Dit is de waarde die het systeem heeft berekend en opgeslagen op het moment dat het huurbeleid de laatste keer was toegepast voor het geselecteerde aanbiedingscontract.
De nieuwe waarde is de waarde die is bepaald op basis van de actuele Dit is de waarde die het systeem opslaat bij het geselecteerde aanbiedingscontract zodra het huurbeleid op dit moment zou worden toegepast voor dat aanbiedingscontract.

U kunt op basis van een vergelijking tussen de huidige en nieuwe waarden besluiten of u het huurbeleid daadwerkelijk opnieuw wilt toepassen voor het geselecteerde aanbiedingscontract. Als u daartoe besluit zal het systeem de volgende acties uitvoeren:

de nieuwe waarden van de huurbeleidsparameters opslaan bij het geselecteerde aanbiedingscontract;
de nettohuur van het geselecteerde aanbiedingscontract gelijk maken aan de nieuwe waarde van de referentie-nettohuur;
de fiattering en/of goedkeuring van de verhuurmutatie van het geselecteerde aanbiedingscontract ongedaan maken (als deze al gefiatteerd en/of goedgekeurd was).

Toepassing van het huurbeleid heeft dus alleen impact op de nettohuurelementen van het geselecteerde aanbiedingscontract, niet op de overige elementen van dat aanbiedingscontract.

3.6 Invullen en fiatteren van verhuurmutatie

U vult de verhuurmutatie in voor één van de aanbiedingscontracten van de verhuuraanbieding. Dat betreft de volgende velden:

Reden wijziging (verplicht veld);
Afwijkingsreden voor verschil tussen referentie-nettohuur en nieuwe nettohuur.

U kunt en moet de afwijkingsreden alleen invullen als er daadwerkelijk sprake is van een verschil tussen deze twee bedragen. Op de pagina van de verhuurmutatie wordt de referentie-nettohuur getoond die het systeem heeft berekend op het moment dat het huurbeleid de laatste keer was toegepast voor het desbetreffende aanbiedingscontract. (Op deze pagina is het tabblad genaamd Toegepaste huurbeleidsparameters hierop van toepassing.)

4 Landcodes

Met name met betrekking tot de SEPA-voorschriften zoals die gelden sinds 2014 is het belangrijk om op verschillende plekken de landcode vast te leggen.

4.1 Landen/regio’s

U vindt de landen en regio’s onder Landen/Regio's . In deze tabel dient in ieder geval een code NL voor Nederland te staan.

Opm: Het is verstandig de naam van het land leeg te laten bij NL om te voorkomen dat er op documenten ‘Nederland’ komt te staan in de adressering.

Per land dat binnen de SEPA-regio valt dient u aan te geven of SEPA toegestaan is.

4.2 Vrijgrenzen instellen per landcode

Per land-/regiocode in combinatie met de valutacode dient u de vrijgrens in te stellen. Als u geen zaken doet met het buitenland dient u minimaal voor landcode NL een vrijgrens in te stellen. Deze waarde mag nul (0,00) zijn voor Nederland.

U vindt de instelling van vrijgrenzen onder Vrijgrenzen .

4.3 Landcode in bedrijfsgegevens en divisies

In de Bedrijfsgegevens dient u de landcode voor Nederland in te geven op het tabblad Algemeen en op tabblad Verzending.

In de Divisies staat op tabblad Algemeen het veld Land/regiocode dat moet worden gevuld.

5 OG Eenheid opvoeren

Eén van de basisingrediënten van het verhuurrecept is uiteraard de OG Eenheid. Wanneer u een nieuwe OG Eenheid op een eenheidkaart instelt, zijn er velden die u moet invullen, velden die u kunt invullen en velden die u niet kunt invullen.

Let op: standaard worden niet altijd alle velden op een tabblad getoond. Klik hiertoe op Meer tonen, rechts in de naambalk van het tabblad.

5.1 Algemeen

Het opvoeren van een nieuwe eenheid doet u vanaf de eenhedenlijst, te vinden onder OG Eenheden . Via menu-optie Nieuw maakt u een nieuwe kaart aan. Druk op Enter om op de geopende nieuwe kaart op tabblad Algemeen een nieuw, identificerend nummer te genereren. (We gaan ervan uit dat de functie nummering in de instellingen aanstaat: Empire-instellingen , tabblad Nummering, veld Eenheidnrs., lookup-knop, evt. item Selecteren vanuit volledige lijst.)

Als u met een Wonen-rol bent ingelogd (zie Rol in Mijn instellingen ) telt de kaart een flink aantal tabbladen, waarmee u de mogelijkheid hebt om heel veel gegevens van de eenheid vast te leggen:

Algemeen: enkele gegevens die typerend en identificerend zijn voor de OG Eenheid
Adres: alle adresgegevens
Gemeente, wijk en buurt: onderscheid naar CBS-wijk en -buurt, en corporatiewijk en -buurt
Type: wat voor soort eenheid is het, ingedeeld onder welke soortnaam
Status: gegevens over eventuele verkoop, evenals over (VERA-)exploitatieredenen
Onderhoudstaken: uitstaande taken op onderhoudsgebied, met onderhoudsomschrijving en leveranciersvermelding, en directe link naar onderhoudsverzoeken
Contactpersonen: gegevens over bij de eenheid betrokken personen, anders dan huurder of gegadigde (bijvoorbeeld projectontwikkelaar, verhuurmakelaar, woonconsulent)
Bestemming: dit betreft de (VERA-)bestemming en woonvorm
Verhuurmutatieparameters: voor een verantwoorde verhuring van de eenheid staan hier diverse instellingen vermeld met betrekking tot beleid, doelgroep en huurverhoging.
Extern WRV: hier staan de VERA-gebaseerde publicatie-instellingen vermeld die gelden in de communicatie met het extern WRV-systeem
Inspectie: instellingen over o.a. voor- en eindopnames in geval van voorkomende inspecties
Jaarlijkse huurverhoging: enkele instellingen die gelden voor de jaarlijkse huurverhoging (beleidstype, aftopping)
BAG: gegevens over hoe de eenheid bekend is bij de Basisregistratie Adressen en Gebouwen
Oppervlakten: velden om alle oppervlakten per type ruimte te noteren
VvE - Vereniging van eigenaren: indien van toepassing staan hier de gegevens met betrekking tot de VvE vermeld
Appartementsrecht: kadastrale gegevens
WOZ: verschillende gegevens met betrekking tot de WOZ
Belastingen (OZB, Waterschap en Riool): de verschillende geldende belastingbedragen voor de eenheid
Kavel: indien van toepassing kunnen hier kaveloppervlakten worden vermeld
Erfpacht: indien van toepassing staat hier o.a. de grondeigenaar vermeld
Empire WRB: zit de eenheid al dan niet in Woonruimtebemiddeling
Gas en elektra: codes en datums met betrekking tot gas en elektra
Additioneel: enkele diverse gegevens en instellingen van afwijkende aard

NB: De velden op de verschillende tabbladen zijn in de meeste gevallen voorzien van een tooltip waarin kort de betekenis ervan wordt toegelicht. Dit geldt ook voor de menu-items.

Zie voor een omschrijving van enkele van de VERA-gerelateerde velden H2 hierboven.

Op tabblad Adres kunt u in het veld Straatnaam de postcode en het huisnummer invoeren (gescheiden door een spatie). Druk op Tab of Enter; de velden Straatnaam, Huisnummer, Toevoegsel, Postcode en Plaats zullen met behulp van de postcodetabel automatisch worden gevuld.
Het is mogelijk om een buitenlandse postcode in te voeren bij het aanmaken van een OGE zonder dat de postcodecontrole wordt afgedwongen. Dit kan zonder afbreuk te doen aan de controle op Nederlandse adressen, aangezien het systeem kijkt naar de landcode die is ingevuld op tabblad Algemeen van de bedrijfsgegevens. Om dit goed te laten functioneren is het noodzakelijk om de Landcode op de OG eenheidkaart te vullen bij het invoeren van een OGE.

Met betrekking tot de energielevering aan een eenheid is de eventuele leegstand van belang. In geval van leegstand loopt energieleverantie via de beheerder, maar is de woning verhuurd, dan zal het via de (nieuwe) huurder/bewoner moeten lopen.

De CBS-wijken en –buurten (op tab Gemeente, wijk en buurt) kunt u importeren met behulp van importbestanden die u kunt downloaden van TOPdesk, de servicedesk van Cegeka, ‘Importeren van CBS-gegevens en gemeenten’. De gemeenten, wijken en buurten worden geïmporteerd met de postcode/huisnummer-combinaties die ertoe behoren, zodat per OG Eenheid automatisch kan worden bepaald tot welke gemeente, CBS-wijk en CBS-buurt de eenheid behoort.

De velden op tabblad Gas en elektra bieden de mogelijkheid om aan te geven welke EAN-nummers en aan- en afmelddata bekend zijn. Als de woning wordt opgezegd worden de datumvelden voor aan- en afmelding voor zowel elektra als gas geleegd. De aan- en afmelddata voor de EAN-nummers kunnen via een report worden ingelezen. Het format van het bestand is: EAN-code elektra; EAN-code gas;datum(dd-mm-jj)
De velden staan ook op het eenhedenoverzicht, en zijn filterbaar. Daardoor kan heel eenvoudig worden bepaald welke woningen moeten worden aangemeld, en of afmelding heeft plaatsgevonden.

De bij de OG Eenheid in te geven financiële exploitatiegegevens kunnen ook worden geïmporteerd. Zie hiervoor de volgende paragraaf.

Rechts in het scherm staan de verschillende feitenblokken die u snel een beeld geven van de belangrijkste informatie met betrekking tot de eenheid. Deels worden deze gerepresenteerd door zogenaamde tegels, zoals u die ook terugziet in het rolcentrum.
In het feitenblok Status worden met zogenaamde tegels - zoals u die ook ziet in het rolcentrum - de aandachtspunten met betrekking tot de eenheid getoond. Alleen die aandachtspunten die voor betreffende eenheid gelden worden getoond. Als er geen aandachtspunten zijn is het feitenblok dus leeg (of staan de tegels op '0'). Als u achterliggende informatie wilt inzien kunt u doorklikken op de link achter de indicator.

5.2 Financiële exploitatiegegevens

De financiële exploitatiegegevens die bij een OG Eenheid horen, kunnen - naast de mogelijkheid van handmatige invoer - ook worden geïmporteerd. De instellingen die benodigd zijn tijdens het handmatig opvoeren van deze gegevens zijn ook bij het verwerken van de geïmporteerde gegevens benodigd.

Om de financiële exploitatiegegevens te importeren doet u het volgende:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OGE Exploitatie (Fin.)-import.
Kies onder Functies voor Importeren.
In het verschenen scherm specificeert u het te gebruiken bestand, gevolgd door een klik op Openen.

De in te lezen gegevens moeten, gescheiden door een punt-komma, als volgt worden aangeleverd, bijvoorbeeld in een kladblokbestand. (<VW> betekent dat de voorafgaande waarde als Verplichte Waarde wordt verwacht en dat alleen deze tekst wordt herkend, en de bijbehorende gegevens als zodanig worden verwerkt):
- WOZ-gegevens <VW>; Eenheidnr.; WOZ-objectnr.; WOZ-peildatum; WOZ- taxatiewaarde; Jaar vanaf
- OGE Exploitatie <VW>; OZB <VW>; Eenheidnr.; Belastingjaar; Aanslagnummer; Tarief eigenaar aanslag; Tarief bewoner aanslag
- OGE Exploitatie <VW>; Waterschap <VW>; Eenheidnr.; Belastingjaar; Aanslagnummer; Tarief eigenaar aanslag; Tarief bewoner aanslag
- OGE Exploitatie <VW>; Rioolrecht <VW>; Eenheidnr.; Belastingjaar; Bedrag; Rioolrecht

Het systeem geeft aan hoeveel records er zijn binnengehaald.
Terug in het scherm OGE Exploitatie (Fin.)-import kunt u per regelscherm zien welke gegevens verwerkt zijn en, in het zich voordoende geval, de reden waarom gegevens niet verwerkt zijn.

5.3 Gekoppelde contacten

Op het regelscherm Contactbeheer van de eenheidkaart is het mogelijk om contacten aan de eenheid te koppelen.

Kies voor OG Eenheden , zoek de juiste eenheid op, open de eenheidkaart en ga naar het regeldeelvenster Contactpersonen.
Klik op een nieuwe regel in het veld Functie op de lookup-button en kies een functie; klik eventueel op Selecteren vanuit volledige lijst voor meer info in het scherm Functiegroepen.
Contactnr. vult u op een vergelijkbare wijze.
De overige velden worden – indien de gewenste informatie voorhanden is – automatisch gevuld als u de regel verlaat.

Het is mogelijk gekoppelde contacten in batch te wijzigen, vervangen of verwijderen. Dit doet u via Contactbeheer bijwerken ; het gelijknamige scherm wordt geopend. Hier kunt u één of meerdere filters plaatsen, waarmee u kunt bepalen welke gegevens moeten worden gewijzigd, vervangen of verwijderd.

6 Rekenhuurinstellingen

Om Dynamics Empire de rekenhuur te kunnen laten bepalen moeten enkele onderliggende gegevens te worden opgevoerd. Daarvoor is het nodig om te weten wanneer we van rekenhuur spreken: De rekenhuur bestaat uit een basisbedrag (veelal de nettohuur) plus de subsidiabele servicekosten, of anders: de rekenhuur is gelijk aan de brutohuur minus de niet-subsidiabele servicekosten. Het begrip komt uit de huurtoeslag; de subsidiabele kosten zijn servicekosten die aan de huurders kunnen worden doorberekend en waarover de huurder vervolgens voor een deel (namelijk tot een bepaald maximumbedrag) huurtoeslag kan verkrijgen. Die servicekosten zijn van overheidswege bepaald en zijn in vier categorieën in te delen:

energiekosten voor gemeenschappelijke ruimten
schoonmaakkosten voor gemeenschappelijke ruimten
kosten voor diensten van een huismeester, flatwacht of buurtconciërge
kosten voor reparaties en groot onderhoud aan dienst- en recreatieruimten

Servicekosten worden in Dynamics Empire opgebouwd uit elementen: componenten waaruit de huurprijs van een huurcontract is opgebouwd. Om nu de rekenhuur te kunnen bepalen moet bekend zijn welke elementen te boek staan als subsidiabele servicekosten. Het vastleggen hiervan gebeurt in de Rekenhuurparameters . In deze tabel dient voor de vier genoemde servicekostengroepen te worden vastgelegd welke elementen in Dynamics Empire hiertoe worden gerekend, en wat voor die vier groepen het door de overheid vastgestelde maximale subsidiebedrag is. Bovendien geeft u hier op welke elementen deel uitmaken van de berekening van het basisbedrag van de rekenhuur. Normaal gesproken zijn dit de nettohuurelementen, d.w.z. de elementen van elementsoort ‘Kale huur’ of <leeg>, die worden aangepast tijdens de jaarlijkse huurverhoging. Maar hierop zijn uitzonderingen denkbaar, zoals een huurkorting die geen onderdeel uitmaakt van de nettohuur maar wel van het basisbedrag van de rekenhuur.

Veld	Omschrijving
Ingangsdatum	De startdatum van de periode waarvoor de in de regel opgegeven waarden gelden.
Einddatum	De einddatum van de periode waarvoor de in de regel opgegeven waarden gelden. Bij aanvang van een nieuwe periode wordt de einddatum van de voorafgaande periode daaraan gelijkgesteld minus 1 dag.
Elementen – energiekosten	Dit betreft de elementen die gerekend worden tot de energiekosten voor gemeenschappelijke ruimten. Vermelding van meerdere elementen gebeurt met behulp van een ‘piping’ (\|) als scheidingsteken.
Max.bedrag energiekosten	Dit betreft het maximaal bedrag waarover van overheidswege in deze periode subsidie kan worden verkregen, oftewel: het bedrag dat voor deze servicekosten maximaal mag worden opgeteld bij de kale huur om de rekenhuur vast te stellen.
Elementen – schoonmaakkosten	Dit betreft de elementen die gerekend worden tot de schoonmaakkosten voor gemeenschappelijke ruimten. Vermelding van meerdere elementen gebeurt met behulp van een ‘piping’ (\|) als scheidingsteken.
Max.bedrag schoonmaakkosten	Dit betreft het maximaal bedrag waarover van overheidswege in deze periode subsidie kan worden verkregen, oftewel: het bedrag dat voor deze servicekosten maximaal mag worden opgeteld bij de kale huur om de rekenhuur vast te stellen.
Elementen – huismeesterkosten	Dit betreft de elementen die gerekend worden tot de kosten voor diensten van een huismeester, flatwacht of buurtconciërge. Vermelding van meerdere elementen gebeurt met behulp van een ‘piping’ (\|) als scheidingsteken.
Max.bedrag huismeesterkosten	Dit betreft het maximaal bedrag waarover van overheidswege in deze periode subsidie kan worden verkregen, oftewel: het bedrag dat voor deze servicekosten maximaal mag worden opgeteld bij de kale huur om de rekenhuur vast te stellen.
Elementen – huismeesterkosten	Dit betreft de elementen die gerekend worden tot de kosten voor reparaties en groot onderhoud aan dienst- en recreatieruimten. Vermelding van meerdere elementen gebeurt met behulp van een ‘piping’ (\|) als scheidingsteken.
Max.bedrag huismeesterkosten	Dit betreft het maximaal bedrag waarover van overheidswege in deze periode subsidie kan worden verkregen, oftewel: het bedrag dat voor deze servicekosten maximaal mag worden opgeteld bij de kale huur om de rekenhuur vast te stellen.
Elementen - basisbedrag	Hier staan de elementen opgesomd – gescheiden door een ‘piping’ (\|) – die deel uitmaken van de berekening van het basisbedrag van de rekenhuur, per periode.

Samenvattend: alle elementen die onderdeel uitmaken van de rekenhuur moeten genoemd worden in één van de kolommen op de Rekenhuurparameters-tabel: of als onderdeel van het basisbedrag van de rekenhuur (de nettohuur), of als onderdeel van één van de vier servicekostengroepen.

7 Contacten

De tabel Contact bevat alle contacten (relaties), zowel bedrijven als personen. Sommige velden zijn alleen geldig voor bedrijven, sommige alleen voor personen, en sommige voor zowel bedrijven als personen. De velden hoeven niet allemaal meteen gevuld te worden; completeren van de gegevens kan ook op een later tijdstip. Vult u bijvoorbeeld een bepaald veld op de contactkaart pas later in, terwijl het huishouden/bedrijf inmiddels al als klant is aangemaakt, dan wordt de wijziging in dat veld vervolgens meegenomen op de Klantkaart (en de betreffende schermen) van het huishouden/bedrijf.

7.1 Contact instellen

Het is mogelijk om een onderscheid te maken tussen twee soorten contacten: Huishouden/Bedrijf (voorheen primaire relatie) en Persoon (voorheen secundaire relatie), waarbij personen aan een huishouden of bedrijf kunnen worden gehangen. In sommige gevallen is het gewenst dat een persoon aan meer dan één huishouden en/of bedrijf wordt gekoppeld. Voor dergelijke gevallen is de functionaliteit van rollen in het leven geroepen (zie volgende paragraaf): een rol binnen Dynamics Empire beschrijft de relatie van een Persoon binnen een Huishouden/Bedrijf. Verder is een Persoon aan te merken als Inwonend kind, hetgeen terug is te zien op Huishouden/bedrijf-niveau in de bijbehorende rollen. In dit aanvinkveld is voorzien in verband met de module Woonruimtebemiddeling.
Een belangrijk kenmerk van de contactsoort Huishouden/Bedrijf is dat u deze kunt aanmaken als Klant, Leverancier, Bank of Werknemer (of een combinatie daarvan), terwijl dit voor een Persoon niet mogelijk is.

Ga naar Contacten . De lijst met contacten wordt getoond.
Klik op de knop Nieuw, en nogmaals op Nieuw om een nieuw contact aan te maken. Het invoeren van nieuwe contacten is beveiligd door rechten die aan de gebruikersinlognaam zijn gekoppeld.
Het systeem genereert een nieuw contactnummer en toont dit in het veld Nr. Standaard is de Soort Huishouden/Bedrijf geselecteerd; als u een Persoon wilt aanmaken, dient u de optie ‘Persoon’ te selecteren. Dynamics Empire vraagt u of u het contact wilt wijzigen; klik op Ja.
Klik op de AssistEdit achter het veld Naam, waarna u de gegevens van de hoofdrelatie kunt invullen in geval van een Huishouden/Bedrijf, of de naamdetails in geval van een Persoon. In het veld Straatnaam voert u de postcode en het huisnummer in (al dan niet gescheiden door een spatie). Druk op Tab of Enter; de velden Straatnaam, Huisnummer, Toevoegsel, Postcode en Plaats zullen dan met behulp van de postcodetabel automatisch worden gevuld. Het systeem vult, na een klik op Sluiten, de gegevens in op tabblad Algemeen.
U kunt ook direct op tabblad Algemeen de gegevens invullen.

Opmerking: Ingave van de postcode en huisnummer in het veld Straat wordt met behulp van een postcodetabel gecontroleerd op juistheid. Bij onjuiste ingave verschijnt een foutmelding.

Meer tonen: Als u hierop klikt (bovenaan het tabblad) komen meer velden beschikbaar die u al dan niet van informatie kunt voorzien.

Burgerservicenummer (BSN) verplicht

U kunt het wenselijk vinden dat bij iedere persoon, gekoppeld aan een huishouden, een burgerservicenummer (BSN, voorheen sofi-nummer) is ingevuld. Allereerst is het daarvoor nodig om op het moment dat een klant wordt aangemaakt, het systeem te laten checken of er aan het huishouden ook personen hangen met de rolcode voor contractpartners (zie Marketinginstellingen, tabblad Synchronisatie, veld Contractpartners). Let wel! Het kan zo zijn dat een klant een bedrijf is en/of dat een klant een instantie is. In zo’n geval moet een klant kunnen worden aangemaakt zonder dat het BSN verplicht wordt gesteld.
Als er bij een nieuw aangemaakte klant geen BSN wordt ingevuld, checkt het systeem of er een zogenoemde profielvraag beantwoord is op de personenkaarten van het huishouden/bedrijf waarin een reden wordt aangegeven waarom er geen BSN is ingevoerd.
Als er geen BSN’s zijn ingevoerd bij al de contractpartners (dus personenkaarten hangend aan huishouden/bedrijf) en als er dan ook geen profielvraag is beantwoord bij ieder persoon waar geen BSN is ingevoerd, breekt het systeem het proces van aanmaken van een klant af. Het geeft hiervan ook een melding.

U stelt als volgt de verplichting van een BSN in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Vragenlijstinstellingen. De gelijknamige lijst verschijnt.
Klik op de knop Nieuw en maak een nieuwe code aan die betrekking heeft op burgerservicenummers; druk op tab. Vervolgens kunt u via de optie Vragenlijstinstellingen bewerken verschillende mogelijke vragen definiëren, met bijbehorende mogelijke antwoorden.
Ga nu naar Marketinginstellingen , tabblad Synchronisatie. Vink het veld Burgerservicenr. verplicht aan en geef via de assistbutton in het veld Profielcode voor onbekend BSN-nr. de profielvragenlijst op die u zojuist heeft aangemaakt voor dit doel; zoek deze op via de lookup-button in het veld.
Zorg dat via Sjablonen voor conversie van contactpersonen voor het (klanten)sjabloon voor de juiste code het veld Klantsoort is gevuld; kies hiervoor Kaart.

De functionaliteit van de profielvragenlijst werkt als volgt: Stel, u maakt in de module Wonen op de contactkaart voor een huishouden/bedrijf op het tabblad Rollen een persoon (zonder burgerservicenummer) aan als contractant. Als u nu probeert om het huishouden/bedrijf als klant aan te maken (via actie/functie Maken als – Klant), dan komt Dynamics Empire met de melding dat er geen klant kan worden aangemaakt, omdat voor het betreffende contact geen burgerservicenummer is ingevuld.

Ga vervolgens naar de kaart van dat contact (Contacten ) en ga naar Meer opties - Gerelateerd - Contact - Profielen. U kunt dan een vraag en bijpassend antwoord selecteren uit de lijst die u eerder heeft samengesteld, door achter het juiste antwoord een vinkje te zetten in de kolom Instellen.

Als in een later stadium alsnog het BSN boven water komt en u vult dit in bij de persoon, dan verdwijnen automatisch de profielvraag en het antwoord.

Hieronder worden de belangrijkste velden op de contactkaart per tabblad besproken. (Denk aan de optie Meer/minder tonen, bovenaan het tabblad.)

Algemeen
Veld	Omschrijving
Nr.	Dit veld bevat het nummer van het contact. Als u een nieuw nummer wilt invoeren, kunt u een van de volgende methoden gebruiken: Als u een standaardnummerreeks voor contacten hebt ingesteld, drukt u op Enter, zodat het volgende nummer uit de nummerreeks automatisch wordt ingevuld. Als u geen standaardnummerreeks voor contacten hebt ingesteld, kunt u handmatig een nummer invoeren. Met het contactnummer wordt het contact aangeduid. Dit nummer wordt gebruikt bij het maken van taken, opportunities, segmenten, campagnes en interacties voor het contact.
Soort	Dit veld bevat de soort contact: een huishouden/bedrijf of een persoon. Als u een nieuw contact aanmaakt, wordt de optie huishouden/bedrijf toegewezen. U kunt deze optie wijzigen door op de AssistButton rechts van het veld te klikken en de optie Persoon te selecteren. Als een contact een bedrijf is en hieraan personen zijn toegewezen, kunt u het veld Soort niet wijzigen.
Naam	Hiermee wordt de naam opgegeven van het contact. Als het contact een persoon is, kunt u op de assistedit klikken om het venster 'Naamdetails' te openen. In geval van een huishouden/bedrijf is dat het venster 'Bedrijfsdetails'. De inhoud van het veld Naam wordt vaak afgedrukt op brieven en adresetiketten. Voer de naam daarom in zoals deze moet worden weergegeven.
Initialen	Dit veld bevat de initialen van het contact. De inhoud van het veld Initialen wordt vaak gebruikt op afgedrukte documenten. Voer de initialen daarom in zoals deze moeten worden weergegeven.
Achternaam	Dit veld bevat de achternaam van het contact. Met behulp van dit veld wordt de naam van het contact samengesteld.
Naam 2	Hier kan indien nodig een aanvullend deel van de naam worden opgegeven.
Verificatiecode	Als de huurder gebruik wil maken van het Klantportaal dient hij voor het aanmaken van een klantportaalaccount in het portaal – naast enkele andere gegevens - een verificatiecode in te voeren. Deze code kan in Dynamics Empire – alleen op huishoudenniveau – worden gegenereerd via een klik op de knop Verificatiecode genereren in het menu. De verificatiecode kan via een aan te maken Wordlinkbrief en/of extractie via Rapidstart beschikbaar gesteld worden aan de huurder. (Dit is een klantspecifieke invulling.)
Huishoudennr. / Bedrijfsnr.	Dit veld bevat het huishouden- of bedrijfsnummer van het contact. De inhoud van dit veld is afhankelijk van de inhoud van het veld Soort: · Als u de optie Persoon hebt geselecteerd in het veld Soort, bevat dit veld het nummer van het huishouden of bedrijf waar dit contact ‘aan hangt’. · Als u de optie Huishouden/Bedrijf hebt geselecteerd in het veld Soort, bevat dit veld het nummer van het contact.
Huishouden / Bedrijfsnaam	Dit veld bevat de naam van het huishouden of bedrijf. Als het contact een persoon is, bevat dit veld de naam van het huishouden of bedrijf waar dit contact ‘aan hangt’. Het veld kan niet worden gewijzigd.
Zoeknaam	Dit veld wordt automatisch ingevuld met de achternaam van het betreffende contact. U kunt via de assistbutton alternatieve zoeknamen invoeren, op basis waarvan dit contact later eenvoudig opgezocht kan worden.
Verkoper	Dit veld bevat de code van de verkoper (gebruiker) die dit contact normaal gesproken verwerkt. Met behulp van dit veld kunt u de contacten onderverdelen in segmenten en sorteren in het contactenoverzicht. Zodra een verkoper is toegewezen aan een contact, wordt de gewenste verkoper standaard gebruikt als u interacties, taken en opportunities voor het contact maakt.
Divisie	Hier wordt de divisie opgegeven waartoe het contact behoort. Dit zal alleen van toepassing zijn als er verschillende corporatievestigingen bestaan.
Datum/tijd van laatste wijziging	Hiermee worden de datum en de tijd opgegeven waarop de contactkaart voor het laatst is gewijzigd. Dit veld kan niet worden gewijzigd.

Communicatie
Veld	Omschrijving
Telefoon (…)	Deze velden bevatten de telefoonnummers van het contact. Als u het veld Communicatiedetails overnemen hebt geselecteerd in het venster Marketinginstellingen en u een nieuw contact invoert voor een bestaand bedrijf, wordt dit veld automatisch ingevuld, doordat het telefoonnummer van het bedrijf wordt gekopieerd van het veld Telefoon in de tabel Contact.
E-mail (t/m 5)	Deze velden bevatten de e-mailadressen van het contact. Als u een interactiesjabloon voor e-mails hebt opgegeven in het venster Marketinginstellingen, kunt u de interactie tijdens het verzenden van e-mail registreren in de tabel Interactielogpost.
Fax	Dit veld bevat het faxnummer van het contact. Als u het veld Communicatiedetails overnemen hebt geselecteerd in het venster Marketinginstellingen en u een nieuw contact invoert voor een bestaand bedrijf, wordt dit veld automatisch ingevuld, doordat het faxnummer van het bedrijf wordt gekopieerd van het veld Fax in de tabel Contact.
Homepage	Dit veld bevat het adres van de homepage van het contact.
Correspondentietype	In dit veld geeft u aan welk soort correspondentie u wilt gebruiken voor de interactie. Er zijn drie opties: E-mail, Fax en Afdruk. Selecteer E-mail als de bijlage moet worden verzonden per e-mail. Selecteer Fax als de bijlage moet worden verzonden per fax. Deze optie is alleen geldig als de bijlage een Microsoft Worddocument is. Selecteer Afdruk als u een bijlage wilt afdrukken. Deze optie is alleen geldig als de bijlage een Microsoft Worddocument is.
Contactbeheerder (t/m 2)	Dit betreft de gebruiker die in principe de beheerder is van de gegevens van dit contact.
Naam contactbeheerder (t/m 2)	Dit veld bevat de naam die hoort bij de code in het veld Contactbeheerder.

Rollen
Veld	Omschrijving
Contactnr.	Hier staat het contactnummer van de persoon die een rol vervult met betrekking tot het contact dat vermeld staat in het veld Nr. op de contactkaart. Via de lookup-button kunt u een keuze maken.
Naam contact	Dit is de naam die hoort bij het nummer in het veld Contactnr.
Rolcode	Dit veld bevat de code voor de rol die het contact vervult. Via de lookup-button kunt u een keuze maken.
Rolomschrijving	Hier wordt de omschrijving van de rol getoond.
Huishouden-/Bedrijfsnr.	Dit veld bevat het nummer van het huishouden/bedrijf waarde rol van het contact betrekking op heeft.
Toon als eerste	Als er sprake is van meer dan één contact met de rol ‘contractant’, dan kunt u met een vinkje in dit velt ervoor zorgen dat het in deze regel vermelde contact als eerste wordt getoond op de huishoudenkaart.
Taal	Dit veld bevat de taal van het contact. Als u een Std. taalcode hebt ingesteld in het venster Marketinginstellingen, wordt er een standaardtaal voorgesteld wanneer u een nieuw contact aanmaakt. Als u het veld Taalcode overnemen hebt geselecteerd in het venster Marketinginstellingen en u een nieuw contact invoert voor een bestaand bedrijf, wordt dit veld automatisch ingevuld, doordat de taal voor het bedrijf wordt gekopieerd van het veld Taal in de tabel Contact. Dit veld bevat de voorkeurtaal voor de communicatie met het contact. Met behulp van dit veld kunt u de contacten onderverdelen in segmenten.

Interactielogposten
Veld	Omschrijving
Datum	Dit is de datum waarop de interactie is gelogd.
Interactiegroepscode	Dit veld bevat de code voor de interactiegroep waartoe de interactiesjabloon behoort. Voer hier codes in die de interacties omschrijven; denk daarbij aan wat uw interactie behelst. Voorbeelden: Brief, Mail, Telefoon, Vergadering.
Interactiesjablooncode	In het veld Interactiesjablooncode kunt u via de AssistButton in het scherm Interactiesjablonen een nieuwe sjabloon definiëren of een bestaande kiezen, welke u kunt gebruiken voor het aanmaken van handmatige interacties, voor segmenten, voor automatische interacties bij het afdrukken van documenten, maar ook interacties waarbij de eWorX-koppeling werkzaam is.
Gebruikers-id	Dit veld bevat de id van de gebruiker die gemoeid is met deze interactielogpost.
Communicatiewijze	In dit veld staat om wat voor soort communicatie het gaat, bijvoorbeeld brief, e-mail, huisbezoek.
Leefbaarheidsdossiernr.	Als er een leefbaarheidsdossier gemoeid is met deze post staat hier het nummer vermeld.

Verschijningsvormen
Veld	Omschrijving
Klantnr.	Wordt automatisch aangemaakt na aanmaken als klant.
Leveranciersnr.	Wordt automatisch aangemaakt na aanmaken als leverancier.
Werknemernr.	Via de assistbutton kunt u een keuze maken uit het Werknemersoverzicht.
Maatschappelijke instelling:	Als het contact een maatschappelijke instelling betreft vinkt u dit veld aan. (Dit geldt alleen voor contacten die een Huishouden/Bedrijf zijn.)
Participant woningaanbod	Als dit vakje is aangevinkt staat het contact ingeschreven voor woonruimtebemiddeling.
Juridisch eigenaar	Hier kunt u vastleggen dat het contact een eigenaar is. Op basis hiervan kan onder andere worden bepaald of onderhoudsverzoeken op eenheden of collectieve objecten in behandeling moeten worden genomen. Als het contact nog niet bekend is als klant zal het systeem vragen of het contact als klant opgevoerd moet worden. Dit is noodzakelijk als u aan deze eigenaar kosten wilt doorbelasten. Note: dit is dus iets anders dan de in de R16 nieuw geïntroduceerde administratief eigenaar. Deze laatste moet worden gebruikt om onderscheid te maken tussen het DAEB-bezit en het niet-DAEB-bezit
Indienen onderhoudsverzoek toegestaan	Op basis van het veld Juridisch eigenaar kan worden bepaald wat is toegestaan in relatie tot het aannemen van onderhoudsverzoeken. Als dit is toegestaan vinkt u dit veld aan. Vervolgens kan worden bepaald in het veld Afhandeling onderhoudsverzoek of deze moet worden doorbelast of gegund.
Afhandeling onderhoudsverzoek	In geval van ‘Doorbelasten aan eigenaar’ zullen op het onderhoudsverzoek alle taakregels worden doorbelast aan de Juridisch eigenaar (als klant). In geval van ‘Gunnen aan beheerder’ worden de regels gegund aan de Beheerder (als leverancier).
Onderhoudsbericht	Als voor een bepaalde eigenaar geen onderhoudsverzoeken zijn toegestaan kan hiervoor in dit veld een meldingstekst worden ingesteld die ook zichtbaar wordt zodra een huurder een verzoek indient op het Klantportaal. Als hier geen bericht wordt ingesteld zal het systeem het bericht gebruiken dat is ingesteld bij de klantportaalinstellingen onder Meldteksten, Portaal foutboodschap 2.
Beheerder	Een contact kan het kenmerk Beheerder krijgen door dit veld aan te vinken. Als het contact nog niet bekend is als leverancier zal het systeem vragen of u het contact wilt doorvoeren als leverancier. Dit is noodzakelijk als u aan deze beheerder onderhoudsverzoeken wilt gunnen.
Woningzoekendenr.	Wordt automatisch aangemaakt als het contact is geregistreerd als woningzoekende.
Inschrijvingsdatum	Bevat de datum van inschrijving als woningzoekende.
Activeringsdatum	Deze datum geeft aan vanaf wanneer het contact als actieve woningzoekende staat aangemerkt.
Woningzoekendesoort	Duidt het soort woningzoekende aan.
Uitschrijven bij acceptatie	Als dit veld is aangevinkt wordt het contact bij acceptatie van een woning automatisch uitgeschreven als woningzoekende.
Uitschrijvingsdatum	Dit is de datum waarop het contact is uitgeschreven als woningzoekende.

Onder andere via menu-opties bovenin het scherm zijn aanvullende gegevens vast te leggen: voor een Huishouden/Bedrijf via menu-item Huishouden- / bedrijfsgegevens en voor een Persoon via menu-item Persoonlijke gegevens. Op deze plekken legt u informatie vast die als ‘AVG gevoelig’ te boek staat, zoals geslacht, geboortedatum, inkomen enz. Hieronder staan de meeste velden beschreven. (Denk ook hier aan de optie Meer/minder tonen, bovenaan het tabblad.)

Personalia
Veld	Omschrijving
Doopnamen	Dit veld is bestemd voor de doopnamen van het contact.
Geslacht	De keuzes zijn <leeg>, man, vrouw.
Geboortedatum	Vul hier de geboortedatum van het contact in.
Geboorteplaats	Vul hier, eventueel met behulp van de assistbutton, de geboorteplaats van het contact in.
Burgerservicenr.	Hier kan het burgerservicenummer worden ingevoerd. Het systeem controleert of het burgerservicenummer al bestaat bij een ander contact. Is dat het geval, dan wordt er gevraagd of het nieuw opgevoerde contact moet worden verwijderd. Antwoordt u hier Nee op, dan kan er verder worden gegaan met de aanmaak van een contact, hetzij met een ander burgerservicenummer, hetzij zonder burgerservicenummer.
Burgerlijke staat	Hier kan een keuze worden gemaakt uit gedefinieerde mogelijkheden met betrekking tot de burgerlijke staat.
Huwelijksgoederenrecht	De keuzes zijn <leeg>, Gemeenschap van goederen, Huwelijkse voorwaarden.
Aanhefcode	Dit is een alfanumerieke code van maximaal 10 karakters en vertegenwoordigt de aanhef die voor zal komen op enkele documenten of correspondenties, vanuit Dynamics Empire gegenereerd. Deze code kan achteraf worden gewijzigd. Via de aanhefformules (AssistButton in veld Aanhefcode, ‘Selecteren vanuit volledige lijst’, knop Formules in het menu) kan er per aanhefcode worden bepaald hoe deze eruit moet zien.
Beroep	Vul hier het beroep van het contact in.
Inkomen	Als in de Marketinginstellingen het veld Inkomenshistorie is ingevuld kunt u via de assistbutton een inkomenshistorie bijhouden/raadplegen.
Vermogen	Hier kunt u een vermogensbedrag invullen.
Overlijdensdatum	Hier kunt u de overlijdensdatum van het contact invullen.

Van een Persoon kunt u via de knop Profielen de eerder genoemde profielinformatie vastleggen:

Profiel
Veld	Omschrijving
Vraag	Dit is een profielvraag die is geselecteerd voor dit contact. Via de knop Profielen kunt u een vraag en bijpassend antwoord selecteren uit de lijst die u eerder heeft samengesteld, door achter het juiste antwoord een vinkje te zetten in de kolom Instellen.
Antwoord	Hier staat het antwoord op de bijbehorende vraag die is ‘gesteld’ voor dit contact. Via de knop Profielen kunt u een vraag en bijpassend antwoord selecteren uit de lijst die u eerder heeft samengesteld, door achter het juiste antwoord een vinkje te zetten in de kolom Instellen.

7.2 Eigenaar en beheerder

Aan een Cluster, Eenheid of Collectief object kan een Eigenaar en Beheerder worden gekoppeld. Belangrijk doel is dat op basis hiervan kan worden bepaald of onderhoudsverzoeken op eenheden of collectieve objecten in behandeling moeten worden genomen. Op tabblad Verschijningsvormen van de contactkaart staan daartoe verschillende velden (die in bovenstaande tabel zijn toegelicht):

Eigenaar
Indienen onderhoudsverzoek toegestaan
Afhandeling onderhoudsverzoek
Onderhoudsbericht
Beheerder

De juiste Eigenaar en Beheerder moeten worden gekoppeld aan het bezit. Initieel is dit mogelijk via Toepassen eigenaar/beheerder . De hier ingestelde gegevens worden doorgevoerd op alle clusters en eenheden waaraan de divisie is gekoppeld die wordt ingesteld als filter in het veld Divisiecode. Ook is het mogelijk enkel een clusterfilter op te geven waarbij de gegevens worden doorgevoerd op alle eenheden binnen dat Cluster. Via de optie Toepassen wordt de actie uitgevoerd. Het systeem zal hierbij met een controlevraag komen. Na bevestiging wordt de aanpassing doorgevoerd.
Het aanpassen van de Eigenaar of Beheerder kan ook direct op het cluster of de eenheid. Als dit op het cluster wordt vastgelegd worden de gegevens doorgevoerd naar de gekoppelde eenheden. Ingesteld moet worden per wanneer (Startdatum) het betreffende contact de Eigenaar van het object is. De einddatum wordt door het systeem gevuld als een nieuwe eigenaar wordt gekoppeld aan de eenheid. De einddatum ligt altijd een dag vóór de startdatum van het volgende record.
De eigenaar of beheerder is op de Onroerendgoed-eenheidkaart terug te vinden vanuit het menu. In de 'Eenheid eigenaar'-lijst is terug te zien wie de eigenaar is of was. Ook binnen het feitenblok Pandinformatie en Eenheid staan de Eigenaar en Beheerder vermeld.

7.3 Contacten en rollen

Om binnen Dynamics Empire flexibeler en meer inzichtelijk met contacten om te kunnen gaan kan er met rollen worden gewerkt. Op basis van rollen kan een link worden gelegd tussen een huishouden/bedrijf enerzijds en een persoon anderzijds. Rollen kunnen dus relaties beschrijven als bewoner, contractant, partner van contractant, kind van contractant, woningzoekende e.d.

U maakt als volgt een nieuwe rol aan:

Ga naar Rollen .
In een nieuwe regel kunt u de Code en Omschrijving van een nieuwe rol opgeven.
Vul de overige velden in naar voorkeur. Als de kolom Toon in klantportaal is aangevinkt voor een rol, dan worden alle contacten met die rol getoond op het Klantportaal als onderdeel van het huishouden. Als de kolom Gebruik in klantportaal is aangevinkt, dan kan de klant (huurder) op het Klantportaal personen met die rol wijzigen, toevoegen aan en verwijderen uit het huishouden.

U stelt als volgt standaardrollen in:

Kies voor Marketinginstellingen .
Ga naar de tab Synchronisatie, waar u kunt kiezen welke standaardrol er moet worden gekoppeld als het contact een contractpartner of een contactpersoon is.
Tevens kunt u instellen wat de standaardaanhefcodes moeten zijn bij aanmaak van een huishouden/bedrijf dan wel persoon; dit gebeurt op tabblad Standaarden, in de velden Aanhefcode huishouden cq. bedrijf en Aanhefcode persoon.

U legt als volgt twee personen als huurder van één eenheid vast:

Wanneer er twee personen een woning gaan huren en beide personen tekenen het contract op eigen naam, dan zijn beide personen rechthebbenden. Wat er uiteindelijk nodig is om dit vast te kunnen leggen zijn drie contactkaarten: twee voor een persoon en één voor een huishouden.
Kies voor Contacten, waarna de contactenlijst wordt getoond. Klik indien nodig op Nieuw en voer een nieuw huishouden op.
Vul op het tabblad Rollen de nodige gegevens in; in veld Rolcode kiest u CONTRACT via de lookup-button.
Herhaal de stap voor het vastleggen van de tweede persoon. Leg op elke persoonskaart afzonderlijk de persoonsgegevens vast.

Overigens zijn voor het gemak de rollen ook op de klantkaart te raadplegen, op het tabblad Gerelateerde rollen. Hierdoor hoeft de gebruiker niet terug naar de Contactkaart om de gezinssamenstelling te zien of, bijvoorbeeld, te controleren of er sprake is van de aanstelling van een bewindvoerder.

Huishoudengegevens bepalen en doorvoeren
Als gebruik gemaakt wordt van een koppeling tussen contacten door middel van rollen zal het systeem bij een aanbieding of een huuropzegging het nieuwe adres doorvoeren op alle contacten die een overeenkomend adres hadden.

U voert als volgt huishoudengegevens door:

Kies voor Marketinginstellingen .
Ga naar tabblad Synchronisatie, veld Huishoudengegevens bepalen obv.
Als u kiest voor Rollen zullen de gegevens op de gekoppelde personen worden doorgevoerd.
Als u kiest voor Huishoudennr. zullen de gegevens alleen doorgevoerd worden voor personen die aan elkaar gekoppeld zijn via de relatie Persoon - Huishouden/bedrijf.
Als u kiest voor Handmatig worden de adresgegevens niet gewijzigd.

7.4 Contractnamen samenvoegen

Het is mogelijk om namen van de contractpartners samen te voegen en te tonen op de kaart van het huishouden/bedrijf.

U voegt als volgt contractnamen samen:

Ga naar Marketinginstellingen , tabblad Synchronisatie. Vink het veld Contractnamen samenvoegen
Kies op de persoonscontactkaart (Contacten ) voor menu-item Rollen.
Geef via de lookup-button in het veld Rolcode aan beide persoonscontacten de rol van contractant
Een andere manier is om vanaf de huishoudenkaart (contactkaart) te kiezen voor Gerelateerde rollen, waar aan de personen de rol kan worden toegekend die is ingesteld als rolcode voor contract.
Op de huishoudenkaart worden nu de namen van beide contractanten getoond, waarbij in het veld Naam de naam van de eerst aangemaakte contractant wordt getoond, met daarachter ‘e.a.’. Dit is overigens te wijzigen in het scherm Gerelateerde rollen, waar u bij het gewenste contacteen vinkje kunt zetten in het veld Toon als eerste.

In een aanbieding (zie handleiding Wonen Verhuur) is op het tabblad Gegadigde te zien wie er op het contract staan en moeten tekenen (klik op de assistedit in het veld Aantal contractpartners).

Gerelateerde rollen zijn ook te raadplegen op het gelijknamige tabblad op de Klantkaart.

Let op: Bij het wijzigen van de instelling wordt niet automatisch voor alle aanwezige huishoudens de naamgeving aangepast. Hiervoor gebruikt u het rapport Bijwerken contactnaam huishoudens, te zoeken via . Wanneer het in het startscherm getoonde veld niet wordt aangevinkt en u kiest voor Afdrukken of Voorbeeld, dan wordt een overzicht getoond van de te wijzigen huishoudens. Wanneer het veld wél eerst wordt aangevinkt, worden de voorgestelde wijzigingen daadwerkelijk doorgevoerd.

Bij het afdrukken van documenten aan klanten zullen maximaal 3 namen worden getoond als onderdeel van de adressering. Ook bij de aanhef zullen maximaal 3 namen worden weergegeven. Aan elke naam wordt de ingestelde aanhef (van de contractpartner) toegevoegd. Bij meer dan drie contractpartners wordt de aanhef gevolgd door 'e.a.'.

Voorbeeld bij 2 contractpartners:
Geachte heer Van Houten en mevrouw Derksen

Voorbeeld bij 3 contractpartners:
Geachte heer Van Houten, mevrouw Derksen en mevrouw Mulder

Voorbeeld bij 4 contractpartners:
Geachte heer Van Houten, mevrouw Derksen, mevrouw Mulder e.a.

7.5 Contactinformatie

Het is in Dynamics Empire mogelijk om op clusterniveau contactinformatie toe te voegen aan de eenheidkaart van alle eenheden die onder dat cluster hangen. Hiertoe dient u in de Empire-instellingen op tabblad Algemeen een Clustersoort op te geven. Op eenheidniveau kan de contactinformatie worden aangepast.

Wijzigingen op clusterniveau worden doorgevoerd naar de eenheid, afhankelijk van de instelling Controle unieke contactpersoon per functie. Dat geldt ook voor het verwijderen van contactpersonen per cluster.

7.6 Sorteren van af te drukken documenten

Ten behoeve van het sorteren van af te drukken documenten (bijv. facturen of huur-verhogingsbrieven) staat op het tabblad Segmentatie van de contactkaart het veld Sorteervolgorde. Dit wordt automatisch gevuld als er een wijziging plaatsvindt op het adres; het veld wordt dan gevuld op basis van Postcode/Huisnr., waarbij het huisnummer wordt opgevuld met voorloopnullen, zodat het veld overal qua inhoud even lang is in verband met de sortering. Het veld kunt u ook handmatig vullen of wijzigen.

Aan de volgende tabellen is het veld Sorteervolgorde - en ook een sleutel op dat veld - toegevoegd, zodat documenten die gebaseerd zijn op die tabellen in de juiste sorteervolgorde kunnen worden afgedrukt:

Verkoopkop (36), Verkoopfactuur (112) en Verkoopcredtnota (114) - t.b.v. het afdrukken van facturen vanuit de 'oude' prolongatie;
Prol Header (11024146) - t.b.v. afdrukken van facturen vanuit de 'nieuwe' prolongatie;
Contract (11024011) - t.b.v.het afdrukken van het Huurverhogingsdocument.

Het vullen of wijzigen van het veld Sorteervolgorde bij het Contact zorgt er automatisch voor dat eventueel gekoppelde klanten- en contractrecords ook worden bijgewerkt.

De overige tabellen worden gevuld op het moment dat die worden aangemaakt. Als voorbeeld: op het moment dat een prolongatiefactuur wordt aangemaakt, wordt de sorteervolgorde overgenomen van de betreffende huurder.

Om initieel de sorteervolgorde te vullen of periodiek bij te werken, is bij Verkoop & Marketing een batch aan het menu toegevoegd: Sorteervolgorde bijwerken . In dit rapport kan worden gefilterd op contact, maar kan ook worden aangegeven welke gegevens u vanaf een bepaalde datum wilt vullen cq. bijwerken.

Alle standaardrapporten met betrekking tot Verhuurfactuur (met en zonder OLA) en het Huurverhogingsdocument zijn aangepast, zodat het nu mogelijk is om bij het afdrukken een sleutel te kiezen en daarmee de afdrukvolgorde te bepalen. Bij het gebruik van maatwerkrapporten zult u zelf de betreffende wijziging moeten (laten) uitvoeren.

7.7 Alternatief adres

Het is mogelijk om op de contactkaart een alternatief adres in te voeren en hieraan een periode mee te geven in de vorm van een begin- en een einddatum.

U voert als volgt een alternatief adres in:

Kies voor Contacten .
Ga op de contactkaart via Meer opties – Navigeren – Contact – Alternatief adres naar Kaart.
Vul de nodige gegevens in. Klik vervolgens op Meer opties – Navigeren – Alt. contactadres - Perioden; het scherm Overzicht adreswijzigingen verschijnt. Voer hier de begin- en (eventueel) einddatum in van uw verblijf op het alternatieve adres in de gelijknamige kolommen.

U kunt hier tevens aangeven of het adres moet worden doorgevoerd naar de persoonscontactkaart en/of de huishoudenkaart. Ook kunt u hier de reden van een alternatief aangeven in veld Code reden alt. Adres. (Deze kolom is wellicht niet weergegeven; deze kunt u weergeven m.b.v. de functionaliteit Personaliseren.)

De reden van het alternatieve adres wordt vanuit een opzegging en aanbieding automatisch gevuld met opzegging of aanbieding. Als u rapport 11024463 (Verwerken alternatieve adressen) draait wordt voor de betreffende alternatieve adressen getoond of deze verwerkt zijn in het veld Verwerkt in venster Alt. Adresdatumintervallen. Met deze functionaliteit is in alternatieve adressen de historie te zien van alle adressen met begin- en einddatum die zowel vanuit een mutatie als handmatig op de contactkaart zijn vastgelegd.

Alternatief adres bij huuropzegging
Het is binnen module Wonen mogelijk om een alternatief adres vanuit een huuropzegging (venster Huuropzeggingskaart, tabblad Nieuw correspondentieadres klant) direct door te voeren op de ingangsdatum. Het doorvoeren daarvan is losgekoppeld van de prolongatie. Dit doorvoeren gaat via rapport 11024463. Dit rapport kan (mits de juiste licentie aanwezig is) worden opgenomen in de Serververwerkingstaakwachtrijlijst, of het kan handmatig worden opgestart.

8 Verschijningsvormen

8.1 Klant instellen

Als u een huishouden/bedrijf heeft aangemaakt, dan kunt u deze als klant vastleggen. Het klantnummer dat u volgens onderstaande procedure aanmaakt, verschijnt vervolgens op de contactkaart op het tabblad Verschijningsvormen. Alle aanwezige verschijningsvormen voor dit contact kunt u inzien via Meer opties – Navigeren – Contact – Bedrijf – Toon verschijningsvormen.

U stelt als volgt een klant in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Contacten. De contactenlijst wordt getoond.
Open de juiste contactkaart (Huishouden/Bedrijf), klik dan op Meer opties – Acties – Functies – Maken als –
Het systeem zoekt naar een klantsjabloon dat gekoppeld is aan de divisie (corporatievestiging i.g.v. bestaan van verschillende vestigingen) waartoe het contact behoort, of dat gekoppeld is aan de gebruiker die de gegevens invoert; deze sjabloon zal dan automatisch worden toegewezen.
Wanneer er meer dan één klantsjabloon beschikbaar is voor de gegeven situatie, en er dus gekozen moet worden, komt een tussenscherm tevoorschijn. Kies dan voor de Klant-regel.

Klik op OK en de klantkaart verschijnt.

Let op: in de Marketinginstellingen kunt u op tabblad Nummering het veld Klant- en leveranciersnr gelijk aan contactnr aanvinken; in dat geval zal bij aanmaak van een nieuwe klant of leverancier het klant- dan wel leveranciersnummer gelijk zijn aan het contactnummer.
Vul de niet door het sjabloon gevulde velden op de klantkaart voor zover deze bekend zijn. Denk hierbij onder andere aan bankrekeninggegevens en betalingsgegevens, beide bereikbaar via het menu.

Een andere manier waarop een klant kan worden aangemaakt is automatisch vanaf een verhuuraanbieding, doordat een huishouden een aanbieding accepteert.
Er kan per contact (van het type huishouden/bedrijf) maar één klant worden gekoppeld.

Rechts in het scherm staan de verschillende feitenblokken die u snel een beeld geven van de belangrijkste informatie met betrekking tot de klant.
In het feitenblok Status worden de aandachtspunten met betrekking tot de klant getoond. Alleen die aandachtspunten die voor betreffende klant gelden worden getoond. Als er geen aandachtspunten zijn is het feitenblok dus leeg. Als u achterliggende informatie wilt inzien kunt u doorklikken op de naam van de indicator.

8.2 Leverancier instellen

Als u een huishouden/bedrijf hebt aangemaakt, dan kunt u deze ook als leverancier vastleggen. Het leveranciernummer dat u aanmaakt, verschijnt vervolgens op de contactkaart op het tabblad Verschijningsvormen. Alle aanwezige verschijningsvormen voor dit contact kunt u inzien via menu-item Toon verschijningsvormen.

U stelt als volgt een leverancier in:

Klik op de contactkaart op Meer opties – Acties – Functies – Maken als – Leverancier.
Het systeem zoekt naar een leveranciersjabloon dat gekoppeld is aan de divisie (corporatievestiging i.g.v. bestaan van verscheidene vestigingen) waartoe het contact behoort, of dat gekoppeld is aan de gebruiker die de gegevens invoert; deze sjabloon zal dan automatisch worden toegewezen.
Wanneer er meer dan één leveranciersjabloon beschikbaar is voor de gegeven situatie, en er dus gekozen moet worden, komt het scherm Leverancier - Sjabloonoverzicht tevoorschijn.
Klik op OK en de leverancierkaart verschijnt.

Let op: in de Marketinginstellingen kunt u op tabblad Nummering het veld Klant- en leveranciersnr gelijk aan contactnr aanvinken; in dat geval zal bij aanmaak van een nieuwe klant of leverancier het klant- dan wel leveranciersnummer gelijk zijn aan het contactnummer.

Let op! We gaan er hier vanuit dat binnen de Inkoopinstellingen van module Financieel beheer op tabblad Nummering bij de Nummerreeksen is aangegeven dat leveranciernummers automatisch worden gegenereerd, wat gebruikelijk is.
Vul de niet door het sjabloon gevulde velden op de leverancierkaart voor zover deze bekend zijn. Denk hierbij onder andere aan bankrekeninggegevens en betalingsgegevens.

8.2.1 Eigen Dienst als leverancier aanmaken

Er kan op een project worden ingekocht bij leveranciers. De Eigen Dienst wordt als leverancier aangemaakt, zodat hiervoor bijvoorbeeld een order kan worden aangemaakt. Voor meer informatie, zie handleiding Projecten en Planmatig onderhoud, paragraaf Projectwerkzaamheden Eigen Dienst.

U maakt als volgt de Eigen Dienst als leverancier aan:

Kies via voor Empire-instellingen .
Ga naar tabblad Onderhoud, veld Leveranciersnr. ‘Eigen Dienst’. Klik op de lookupbutton en selecteer de Eigen Dienst. Klik eventueel op Selecteren vanuit volledige lijst voor het complete leveranciersoverzicht.

8.3 Medewerker instellen

Als u een huishouden/bedrijf hebt aangemaakt, dan kunt u dit ook als medewerker vastleggen. Het medewerkernummer dat u aanmaakt, verschijnt vervolgens op de contactkaart op het tabblad Verschijningsvormen. Alle aanwezige verschijningsvormen voor dit contact kunt u inzien via Meer opties – Navigeren – Contact – Bedrijf – Toon verschijningsvormen.

De gegevens van de contactkaart worden, voor zover beschikbaar op de medewerkerkaart, overgenomen van de contactkaart naar de medewerkerkaart.

U stelt als volgt een medewerker in:

Klik op de contactkaart op Meer opties – Acties – Functies – Maken als – Medewerker.
Geef handmatig het medewerkernummer in; autonummering is hier niet mogelijk.
U kunt ook een medewerker aanmaken zonder daarvoor een contactkaart aan te maken. U gaat dan naar de lijst Verkopers/inkopers (); klik op Nieuw – Nieuw en vul een code (en de overige velden) in. Dit houdt ook in dat het mogelijk is om de gegevens op een medewerkerkaart aan te passen zonder de contactkaart te wijzigen. Wijzigingen die later dan alsnog vanuit de contactkaart worden doorgevoerd werken dan wel door op de contactkaart!

9 Betalingsgegevens

Via de betalingsgegevens wordt er bepaald op welke manier een klant zijn geprolongeerd bedrag gaat betalen. Deze gegevens worden derhalve alleen gebruikt bij de prolongatie.

Om de betalingsgegevens van een klant te kunnen instellen moet er bekend zijn hoe deze klant wil gaan betalen. Er moet bekend zijn of de klant een bankrekening heeft of niet, en of de klant een machtiging voor incasso heeft afgegeven, via een acceptgiro wil betalen of het bedrag zelf zal overmaken. De klant kan ook te kennen geven dat het bedrag - geheel of gedeeltelijk - door een ander zal worden betaald. Wanneer het een klant betreft die meer dan één eenheid huurt kan er zelfs worden aangegeven dat de ene eenheid via een acceptgiro wordt betaald en de andere via een incasso, en dat er tevens verschillende bankrekeningnummers hiervoor zijn afgegeven. Een wijziging in de manier van betalen leidt tot het aanmaken van een nieuwe betalingsgegevensregel per een bepaalde ingangsdatum.

9.1 Aanmaken bankkaart

Wanneer de klant een bankrekeningnummer afgeeft moet dit worden vastgelegd bij de klant op de bankkaart. Ook als het een andere betaler betreft moet het rekeningnummer en de tenaamstelling worden vastgelegd op een bankkaart bij de desbetreffende klant. Een wijziging van het rekeningnummer wordt niet op een bestaande bankkaart gedaan, maar leidt tot het aanmaken van een nieuwe bankrekeningkaart.

U maakt als volgt een bankkaart aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Klanten.
Open de klantkaart. Kies voor Navigeren – Bankrekeningen en vervolgens op scherm Bankrekeningen klant voor Nieuw – Nieuw. In het verschenen scherm Bankrekening klant vult u bij Code het betreffende rekeningnummer in. (In de meeste gevallen zult u een IBAN-nummer in plaats van een banknummer opvoeren.)
Na het invoeren van de code zal Dynamics Empire u vragen of u het adres wilt aanpassen aan het contactadres. Als u hier Ja antwoordt, zal er een vinkje verschijnen bij het veld Aanpassen naar contact-adres op de tab Rekeninghouder. De reden hiervoor is dat in geval van een verhuizing, bij een gelijk blijvend rekeningnummer, de persoonsgegevens op de bankkaart automatisch worden aangepast.

Het kan voorkomen dat een (nieuwe) klant geen rekeningnummer heeft of er geen opgeeft. In zo’n geval moet er toch een bankkaart worden aangemaakt. Vanuit de aanbieding zal er dan - bij acceptatie van de aanbieding - een bankkaart worden aangemaakt. De code die hier wordt gebruikt kunt u vastleggen via Empire-instellingen (), tabblad Algemeen, veld Blanco bankcode klant.
Een andere mogelijkheid is dat een rekening is komen te vervallen en er door de klant geen nieuwe wordt opgegeven. In zo’n geval moet er handmatig een bankkaart worden aangemaakt met de onbekendcode. Dit doet u door op een nieuwe bankkaart te kiezen voor menu-item Bankcode voor onbekende rekening klant. Hierdoor worden alle benodigde velden in één keer juist gevuld.

Wanneer een klant vanaf een bepaalde datum niet meer zelf betaalt, moet er een bankkaart worden aangemaakt voor een andere betaler. Heeft deze persoon een rekeningnummer afgegeven, dan maakt u een nieuwe bankkaart aan met een nieuwe code. Is er geen nummer bekend, dan kiest u voor de optie Bankcode voor onbekende rekening andere betaler.
Als er een bankkaart wordt aangemaakt voor een andere betaler met een rekeningnummer, dan moet men niet vergeten om de tenaamstelling te wijzigen. Ook moet het vinkje bij Rekening klant worden weggehaald.

De laatste optie, Bankcode voor rekening andere betaler kopiëren, maakt een keuze mogelijk uit bankrekeningen waarvan het veld Rekening klant uitstaat. Het selecteren van een eerder opgevoerde bankrekening van een andere betaler maakt een nieuwe bankrekening inclusief de rekeninghoudergegevens aan voor de betreffende klant.

Bankrekeningoverzicht
Een overzicht van alle bankrekeningen van klanten die in het systeem zijn opgevoerd kunt u raadplegen via Klant bankrekening lijst ().

9.2 Aanmaken betalingsgegevenskaart

Wanneer de bankkaart is aangemaakt kan de betalingsgegevenskaart worden aangemaakt (of gewijzigd).

U maakt als volgt een betalingsgegevenskaart aan voor een klant met een enkele eenheid en een enkel rekeningnummer:

Ga naar Klanten en open de juiste klantkaart. Kies vervolgens voor menu-item Betalingsgegevens.
Omdat het een klant betreft die een enkele eenheid huurt en betaalt via een enkele rekening, kan volstaan worden met het aanmaken van één nieuwe regel.
Vul de Ingangsdatum in. Dit is de datum vanaf wanneer de regel geldt. Deze datum wordt vergeleken met de boekingsdatum van de prolongatiedata. Als de ingangsdatum voor of gelijk valt met de boekingsdatum, dan zal de regel worden ‘geactiveerd’ en zal de status van de regel worden gewijzigd naar ‘huidig’.
Het Eenheidnr. hoeft alleen te worden gevuld als de klant meer dan één eenheid huurt en deze via verschillende bankrekeningnummers of op verschillende manieren betaald. Via de lookuo-button kunt u dan een eenheidnummer selecteren.
Klik in het veld Bankrekening op de lookup-button om een rekening te selecteren.
Vul het veld Factuurtype met een van de mogelijkheden: Geen, Factuur, Factuur + OLA of OLA. Voor Transactiewijze incasso klikt u voor een keuze op de lookup-button.
Tot slot geeft u in het veld Verdelingsmethode aan of er een verdeling moet plaatsvinden en hoe deze eruit moet zien (Geen, Percentage of Vast bedrag). In het geval van een volledig zelf betalende klant hoeft er geen verdeling te worden aangemaakt.

Een vinkje in het veld Overnemen is bedoeld om enkele ingevoerde gegevens over te nemen op de klantkaart (transactiewijze incasso en rekeningnummer); dit vinkje kan derhalve alleen worden aangezet bij een regel die geldt voor een klant, dus waar een rekeningnummer van de klant is geselecteerd.

U maakt als volgt een betalingsgegevenskaart aan voor een klant met meer dan één eenheid en eventueel verschillende rekeningnummers:

Ga naar Klanten en open de juiste klantkaart. Klik vervolgens op Betalingsgegevens.
Als de eenheden op verschillende manieren worden betaald en/of met behulp van verschillende rekeningnummers, dan moeten er twee of meer regels worden aangemaakt. Hierbij geldt dat er bij de uitzondering(en) moet worden aangegeven voor welke eenheid die regel geldt.

Stel, een klant huurt vier eenheden, waarbij één eenheid op een andere manier wordt betaald dan de drie andere, dan kan men volstaan met twee regels. U maakt dan één regel aan voor de eenheid die op een andere manier wordt betaald, waarbij in de kolom Eenheidnr. het eenheidnummer van de desbetreffende eenheid wordt geselecteerd. In de andere regel wordt het eenheidnummer leeg gelaten, waardoor deze regel voor de drie resterende eenheden geldt.Uiteindelijk moet worden aangegeven in de kolom Overnemen welke betaalwijze terug te zien moet zijn op de klantkaart (standaardbetaalwijze).
Als de klant zijn eenheid door een ander laat betalen, dan moet men eerst beginnen met een regel aan te maken voor de klant, met info over hoe de betaling voorheen werd gedaan. Doet u dit niet, dan zal Dynamics Empire protesteren en een melding geven.
Nadat de regel voor de klant is aangemaakt, moet er een regel met dezelfde ingangsdatum worden aangemaakt voor de nieuwe betaler. Hierbij geeft u de gewenste betaalwijze op en uiteraard het rekeningnummer of ‘bankcode onbekend’ van de andere betaler. Als laatste moet kenbaar worden gemaakt welk bedrag of welk percentage de betaler gaat betalen. Als dit het volledige bedrag betreft, dan kunt u kiezen voor Percentage in de kolom Verdelingsmethode en vult u de waarde 100 in in de kolom Verdelingsgetal. Hierdoor zal bij een huurverhoging steeds het juiste bedrag worden geïncasseerd of afgedrukt.
Als zowel de klant als de andere betaler een deel betalen, moet er - onafhankelijk van de verdelingsmethode - worden aangegeven welk deel door wie wordt betaald. Bij opgave van een percentage zal de verdeling altijd moeten leiden tot een totaalpercentage van 100. Is dit niet het geval, dan volgt een melding.

Let op! Het aanmaken van een 1^e verhuurnota heeft tot gevolg dat er onder bepaalde voorwaarden ook een prolongatie wordt gestart, maar dan alleen voor de desbetreffende eenheid. Er wordt gekeken of er een regel aanwezig is in de betalingsgegevenskaart; is dit niet het geval (en dat geldt vrijwel altijd bij een acceptatie), dan wordt deze aangemaakt met een ‘bankcode onbekend’ voor de klant. Voor het aanmaken van de factuur wordt er echter gekeken naar de instellingen in de Empire-instellingen op tabblad Verhuur, velden Factuurtype 1^e verhuurnota en Transactiewijze 1^e verhuurnota.

10 Clusters

Het aanmaken van een cluster zorgt ervoor dat eenheden die bij elkaar horen, administratief samengevoegd worden.

10.1 Cluster instellen

U stelt als volgt een cluster in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Clusteroverzicht; de clusterlijst verschijnt.
Klik op de knop Nieuw om een nieuw cluster aan te maken. Druk hierna op Tab of Enter, waarna u gevraagd wordt of u een nieuw cluster wil aanmaken; druk op Ja.
In de clustersoortentabel die nu verschijnt zijn vooraf clustersoortenaangemaakt, waarin via een vinkje in de juiste kolom wordt aangegeven wat voor type de clustersoort is: Technisch, Financieel, VvE enz. Maak een keuze en klik op OK.
Vul hierna de overige velden in, indien van toepassing. Let op! De verschillende tabs hoeven niet altijd te worden ingevuld; dit is afhankelijk van het type clustersoort dat wordt aangemaakt.

10.2 Strategisch voorraadbeheer

Het tabblad SVB (Strategisch Voorraad Beheer) en de velden die zich daarop bevinden, zullen alleen op de eenheidkaart worden getoond (in het feitenblok SVB) als het een PMC-cluster betreft. (PMC staat voor product-marktcombinatie; dit kan bijvoorbeeld een groep woningen met eenzelfde kenmerk of kenmerken zijn (alle 2-kamerapartementen 3 hoog-achter) of voor een bepaalde doelgroep (55+-woningen). Een PMC-cluster is dus een cluster van woningen die om wat voor reden dan ook een Product-Marktcombinatie vormen.)

10.3 Verhuurstrategie

Tabblad Cashflowplanning geeft inzicht in de verhuurstrategie. De huuropbrengsten worden op basis van de in Dynamics Empire geregistreerde verhuurcontracten opgenomen in het cashflowoverzicht. Zodra een contract is voorzien van een einddatum staat vast dat het contract per die datum ook eindigt. In dat geval betekent het dat de verhuurstrategie van belang wordt om te bepalen wat de in de toekomst verwachte huuropbrengst is. De verhuurstrategie is daarvoor bepalend. Dit is een weergave van de verhuurbaarheid van een cluster bij einddatum en kent gegevens als een code en omschrijving, de leegstand in maanden, de incentive in maanden en de verwachte nieuwe huuropbrengst als percentage van de theoretische huur. Deze gegevens worden, zoals gezegd, samengevat in een verhuurstrategie bij einddatum die u via de assistbutton kunt invullen in het veld Strategie-einddatum (eventueel gevolgd door een klik op Selecteren vanuit volledige lijst om nieuwe regels toe te voegen).

De huuropbrengsten worden op basis van de in Dynamics Empire geregistreerde verhuurcontracten opgenomen in het cashflowoverzicht. Zodra een contract is voorzien van een expiratiedatum staat vast dat het contract per die datum kan eindigen. In dat geval betekent het dat de verhuurstrategie van belang wordt om te bepalen wat de in de toekomst verwachte huuropbrengst is. Ook hier is de verhuurstrategie daarvoor bepalend. Op de clusterkaart is het mogelijk om de verhuurstrategie bij expiratiedatum via de assistbutton in te vullen in het veld Strategie-einddatum.

Elk cluster kent een financiering. In het cashflowoverzicht, maar ook in andere overzichten, is het van belang de financieringsbron te kennen. Het clusterscherm kent hiervoor het veld Financieringsbroncode, ook weer te vullen via de assistbutton.

10.4 (Ont)koppelen van eenheden aan een cluster

Koppelen

Als het cluster is aangemaakt zullen de bijbehorende eenheden hieraan moeten worden gekoppeld. Dit kan vanuit de eenheid, maar ook vanuit het cluster zelf. Gebeurt het vanuit de eenheid, dan zal dit uiteraard voor elke eenheid apart moeten gebeuren. Vindt de koppeling plaats vanuit het cluster, dan kunt u alle gewenste eenheden in één keer koppelen.

U koppelt als volgt eenheden aan een cluster:

Ga naar Clusteroverzicht . Open de juiste clusterkaart.

Klik op Eenheden toevoegen; het venster OG Eenheden per cluster Selecteer de gewenste eenheid/eenheden (handmatig, met behulp van de Shift- of Control-toets, of met behulp van filtering) en klik op OK; de eenheden zijn nu toegevoegd aan het cluster.

Terug op de clusterkaart kunt u via Meer opties – Navigeren – Cluster – Eenheden zien welke eenheden tot het cluster behoren (scherm OG Eenheden per cluster).

Let op! Het kan voorkomen dat er vervolgvragen of -meldingen verschijnen, omdat aan verschillende clusters verschillende eigenschappen zijn toegekend. De meldingen zullen u vertellen wat voor dat specifieke cluster de benodigde acties zijn.

Ontkoppelen

Het kan voorkomen dat eenheden uit een cluster gehaald moeten worden. Dit kan vanuit de eenheid, maar ook vanuit het cluster zelf. Gebeurt het vanuit de eenheid, dan zal dit uiteraard voor elke eenheid apart moeten gebeuren. Vindt de ontkoppeling plaats vanuit het cluster, dan kunt u alle gewenste eenheden in één keer ontkoppelen.

U ontkoppelt als volgt eenheden aan een cluster:

Ga naar Clusteroverzicht . Open de juiste clusterkaart.
Klik op Meer opties – Navigeren – Cluster – Eenheden; het venster OG Eenheden per cluster verschijnt. Selecteer de gewenste eenheid/eenheden (handmatig, met behulp van de Shift- of Control-toets, of met behulp van filtering) en klik op Verwijderen; de eenheid/eenheden is/zijn nu verwijderd van het cluster.

10.5 (Ont)koppelen van een cluster aan een eenheid

Koppelen

U koppelt als volgt een cluster aan een eenheid:

Ga naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheidkaart op.
Via Navigeren – Clusters krijgt u een overzicht van de clusters waar de eenheid aan hangt. Wilt u een cluster toevoegen, dan klikt u op Nieuw.
Via de Assist-Edit in het veld Clusternr. gaat u naar het scherm Clusteroverzicht. Hier kan het desbetreffende cluster, waar de eenheid aan moet worden gekoppeld, worden geselecteerd.
Via het item Toevoegen aan Eenheid/Collectief object kan het cluster aan de eenheid worden gekoppeld.

Ontkoppelen

U ontkoppelt als volgt een cluster aan een eenheid:

Ga naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheidkaart op.
Via Clusters krijgt u een overzicht van de clusters waar de eenheid aan hangt.
Selecteer het/de gewenste cluster/clusters (handmatig, met behulp van de Shift- of Control-toets) en klik op Verwijderen; de clusters zijn nu verwijderd van de eenheid.

Let op! Het verwijderen van een cluster op een eenheid betekent in vrijwel alle gevallen dat de clusterverdeelsleutel van het cluster geactualiseerd dient te worden.

10.6 Gekoppelde contacten

Op het tabblad Contactbeheer van de clusterkaart is het mogelijk om contacten aan een cluster en/of binnen het cluster vallende eenheden te koppelen.

Let op! Hiervoor moet het cluster wel van dezelfde Clustersoort zijn als in de Empire-instellingen op tabblad Algemeen in het veld Clustersoort is opgegeven.

10.6.1 Koppelen van contacten

U koppelt als volgt contacten:

Selecteer Clusteroverzicht en selecteer de juiste kaart. Ga vervolgens naar tabblad Contactbeheer.

Klik in het veld Functie op de lookupbutton en maak een keuze in het venster Functiegroepen.
Contactnr. vult u op een vergelijkbare wijze.
De overige velden worden – indien de gewenste informatie voorhanden is – automatisch gevuld als u de regel verlaat.

10.6.2 Gekoppelde contacten batchgewijs aanpassen

Het is mogelijk gekoppelde contacten in batch te wijzigen, vervangen of verwijderen:

U wijzigt, vervangt of verwijdert als volgt gekoppelde contacten in batch:

Ga naar Contactbeheer bijwerken .
In het gelijknamige scherm kunt u één of meerdere filters plaatsen, waarmee u kunt bepalen welke gegevens moeten worden gewijzigd, vervangen of verwijderd. Als een cluster valt onder een clustersoort waarin contactgegevens worden doorgevoerd naar gekoppelde eenheden, dan zullen aanpassingen ook worden doorgevoerd in Contactbeheer van alle gekoppelde eenheden.

10.7 PMC-cluster

Op een clustersoort kan met een vinkje worden aangegeven of clusters die deze soort krijgen toegewezen van het type PMC zijn, oftewel: of te behoren tot een specifieke product/marktcombinatie. Nu kan het voorkomen dat pas in een later stadium alsnog dat vinkje wordt aangezet in de clustersoort. Het systeem zal in dat geval bij alle clusters van deze soort dit vinkje alsnog aanzetten.

Let op! Op een eenheidkaart wordt op de achtergrond vastgelegd in welk PMC-cluster de eenheid is ingedeeld. Dit wordt vastgelegd bij de eenheid zodra de eenheid wordt gekoppeld aan een cluster van het type PMC. Als echter bij een cluster achteraf wordt ingesteld dat de soort van het cluster PMC moet zijn, dan wordt bij de eenheden in betreffend cluster niet alsnog vastgelegd in welk PMC-cluster ze thuishoren, en werkt als gevolg de streefhuurbepaling niet. Het is niet mogelijk om alsnog het veld PMC-cluster bij betreffende eenheden te vullen. Het is namelijk mogelijk dat eenheden aan meer dan één PMC-cluster zijn gekoppeld. Als een gebruiker dan bij een clustersoort al dan niet bewust het vinkje PMC aanzet zou bij alle eenheden die in een cluster zitten van betreffende clustersoort, het PMC cluster worden bijgewerkt. Dit terwijl dit ongewenst kan zijn. Conclusie: Als u nog geen clustersoort van het type PMC heeft maar u wijzigt een bestaand cluster naar een PMC-cluster, dan dient u de eenheden opnieuw aan betreffend cluster te koppelen om de koppeling met het PMC-cluster correct te maken!

10.8 Bouwblokken

Een bouwblok is een verbijzondering binnen een cluster, bestaande uit een aantal eenheden met eenzelfde kenmerk. Hierbij geldt dat een bouwblok slechts binnen één cluster voorkomt, waarbij eenheden binnen het bouwblok ook altijd binnen datzelfde cluster vallen.

Bouwblokken maken deel uit van de Objectboom, waarbinnen de complete hiërarchie van bedrijf, divisie, cluster, bouwblok en eenheid is vastgelegd.

Om van bouwblokken gebruik te kunnen maken dient u eerst een clustersoort te definiëren waarbij de betreffende kolom is aangevinkt. Ga via de zoekfunctionaliteit naar Clustersoorten.

Vervolgens is het mogelijk een nieuw bouwblok aan te maken via Clusteroverzicht . Bij het aanmaken van een nieuw cluster vraagt het systeem om de clustersoort; hier kan de zojuist ingerichte clustersoort voor het bouwblok worden gekozen.

Op de clusterkaart kan vanuit het veld Onderdeel van cluster de link worden gemaakt naar het technische cluster.

Eenheden worden gekoppeld aan het bouwblok via de functie Eenheden toevoegen. Alleen de eenheden uit het gekoppelde technische cluster kunnen worden toegevoegd. Een eenheid kan slechts eenmalig aan een bouwblok worden gekoppeld.
Vanuit een technisch cluster is het mogelijk te navigeren naar Bouwblokken per cluster (via Meer opties – Navigeren – Cluster).

Gezien het feit dat in de onderhoudsbegroting van bijvoorbeeld Vastware (Softwaresysteem voor o.a. Meerjarenonderhoudsplanningen) ook begroot wordt op bouwblokken is het bouwblok binnen de afdeling Planmatig Onderhoud aan een aantal schermen toegevoegd:
Kladblokbudgetimportkaart
Kladblokimportregels
Budgetregels, Werkderden
Saldo/Budget (Werksoort)
Cashflowposten
Mutatiegegevens budget
Clusterkaart
Eenheden per projectregel

Het bouwblok kan in combinatie met het onderhoudscluster worden geïmporteerd in de Kladblokimportregels. Samenvoegen van deze regels is enkel mogelijk als de regels dezelfde code voor het bouwblok hebben.
Het bouwblok is ook beschikbaar in de Voorlopige projectregels. Bij het aanmaken van de onderhoudsprojecten wordt het bouwblok overgenomen op de Projectbudgetregel. Op al deze schermen zijn het bouwblok en het onderhoudscluster beschikbaar in dezelfde regel.
Op het project zijn de gekoppelde eenheden zichtbaar in het scherm Eenheden per projectregel. Als in een budgetregel het bouwblok is opgenomen zullen hier alleen de eenheden worden opgenomen die zijn gekoppeld aan het bouwblok.
In de verschillende Saldo/Budget-overzichten per werksoort is ook het bouwblok opgenomen, zodat hierop gefilterd kan worden.
Ten slotte is het bouwblok ook beschikbaar binnen de mutatiegegevens van het budget (Contractbeheer), zodat vooraf aan de prolongatie van het contract ook hier mutaties kunnen worden gedaan in het bouwblok.
Uiteindelijk zal het systeem bij het aanmaken van een inkoopofferte of -order vanuit een budgetregel enkel het veld Clusternr. beschikbaar hebben. Als in een budgetregel het bouwblok is opgenomen zal dit bouwbloknummer worden gevuld in het veld Clusternr. binnen de inkoopregel. In het werkderdenoverzicht zijn beide gegevens beschikbaar.

Zie voor de functionaliteit rondom export van de Objectboom naar Vastware de gebruikershandleiding Projecten en Planmatig Onderhoud.

11 Collectieve objecten

Steeds meer bezit van woningcorporaties maakt deel uit van een Vereniging van Eigenaars (VvE). Het beheer en dus ook het onderhoud van het gebouw (gemeenschappelijke ruimten en elementen) komen voor rekening van de VvE. Het is van belang dat bij de intake duidelijk is wie de (juridisch) eigenaar en wie de beheerder is van het object. Om dit binnen Dynamics Empire optimaal te ondersteunen is het mogelijk om collectieve objecten, zoals een lift of de centrale hal, vast te leggen.

11.1 Aanmaken

De nummerreeks die wordt toegepast voor collectieve objecten kan worden ingesteld onder Empire-instellingen , tabblad Nummering. Hier moet in het veld Collectieve objectnrs. de nummerreeks voor de collectieve objecten worden vastgelegd. Zodra dit is ingericht kan een nieuw collectief object worden aangemaakt binnen Collectieve objecten . Klik in dit scherm op Nieuw – Nieuw om een nieuwe kaart aan te maken. In het veld Adres kan via een postcode en huisnummer een adres worden opgevoerd. Vervolgens is het toegestaan het huisnummer te verwijderen zonder een controle op de postcodetabel. In het veld Type moet het type Collectief object worden geselecteerd. De types dienen ingericht te zijn in de tabel Eenheidtypen , waarbij Categorie als waarde Collectief object moet hebben.

Zodra het juiste type op de collectiefobjectkaart is geselecteerd wordt de omschrijving van dit type gevuld. Het is mogelijk deze omschrijving aan te passen ter verduidelijking van dit specifieke object.

11.2 Koppelen aan (technisch) cluster

Een collectief object moet gekoppeld worden aan - in ieder geval - een technisch cluster via Meer opties – Navigeren – Exploitatie – Clusters op de objectkaart. Dit cluster wordt toegepast bij aanmaken van een onderhoudsverzoek op het collectieve object. Ook is het cluster van belang voor de beschikbare feitenblokken met betrekking tot de collectieve objecten. Vanuit een eenheid worden de collectieve objecten getoond die binnen hetzelfde cluster als de eenheid vallen.

Het is mogelijk om een collectief object aan meerdere technische clusters te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op een achterpad: de woningen van cluster A maken er gebruik van, maar ook de woningen van cluster B.
Bij het koppelen van een tweede technisch cluster aan het collectieve object zal het systeem met een waarschuwing komen.
Bij het aanmaken van een nieuw onderhoudsverzoek op het collectieve object wordt het cluster gevuld op basis van de eenheid van waaruit het collectieve object is benaderd.

11.3 Koppelen aan bouwblokken

Het is mogelijk om een collectieve object aan niet alleen een technisch cluster te koppelen, maar ook aan een bouwblok (zie 10.8). Bij het boeken van kosten wordt eerst gekeken of het object van de melder aan eenzelfde bouwblok is gekoppeld. Is dat het geval, dan worden de kosten geboekt op het bouwblok in plaats van op het technisch cluster.

11.4 Koppelen aan eenheden: collectiefobjectcluster

Naast het koppelen van (een) cluster(s) aan een collectief object is het ook mogelijk eenheden te koppelen; hiervoor bestaat het collectiefobjectcluster. Via een indicatie in het Clustersoortenscherm () kunt u de collectiefobjectclustersoort aanduiden, waarbij geldt dat dit voor slechts één collectiefobjectclustersoort is toegestaan. Voor de financiële afhandeling moeten ook de financieelcluster- en technischclusterindicatie zijn aangevinkt.

Aan een collectiefobjectcluster kunnen zowel collectieve objecten als de bijbehorende eenheden worden gekoppeld, waarbij een collectief object maar aan één collectiefobjectcluster kan zijn gekoppeld. Eenheden kunnen aan meerdere collectiefobjectclusters zijn gekoppeld. Bij onderhoudsverzoeken op een collectief object zullen de kosten, inkoop- en verkoopfacturen via het collectiefobjectcluster worden afgehandeld.

11.5 Onderhoudsverzoek aanmaken

Vanuit het eenhedenoverzicht (OG Eenheden ) is inzichtelijk welke collectieve objecten van toepassing zijn in het feitenblok Collectieve objecten: als de eenheid die is geselecteerd in hetzelfde technische cluster voorkomt als een collectief object, dan wordt dat collectieve object getoond in het feitenblok. Vanuit dit feitenblok kan via het betreffende nummer worden doorgeklikt naar het juiste collectieve object. Van daaruit kan vervolgens een onderhoudsverzoek worden aangemaakt via Meer opties – Acties – Nieuw – Onderhoudsverzoek of Vraagboom onderhoudsverzoek. De vraagboom wordt doorlopen op basis van het Type dat is vastgelegd op het collectief object. Uiteindelijk wordt het onderhoudsverzoek vastgelegd met als eenheid het collectieve object. Het cluster betreft het aan het object gekoppelde technische cluster. De melder van het onderhoudsverzoek wordt gevuld op basis van de huurder van de eenheid van waaruit het collectieve object is geselecteerd.

12 Exploitatievormen

Een eenheid kan op verschillende manieren worden geëxploiteerd, waarbij verhuur en verkoop de hoofdvormen zijn. Onder andere voor het kunnen aanbieden van een eenheid voor een vorm van verhuur of verkoop moeten eerst aanbiedingssoorten aan de eenheid worden gekoppeld.

U koppelt als volgt een exploitatievorm aan een eenheid:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden en open de juiste eenheidkaart.
Kies in het menu voor Exploitatievormen; het scherm Exploitatievormen per OG Eenheid verschijnt. Hierin kiest u op een nieuwe regel via de lookup-button in het veld Soort voor Verkoop, Verhuur of Uit beheer. Vervolgens kunt u via de assistbutton in het veld Aanbiedingssoort het scherm Exploitatievormen openen en een keuze maken voor een verhuur- of verkoopsoort (of beter gezegd: een aanbiedingssoort).
U kunt meer dan één exploitatiesoort toekennen aan een eenheid, zodat later per soort een aanbieding kan worden gemaakt.
In het geval van huurvast/huurzeker (zie handleiding Wonen Verhuur: Huurvast en huurzeker) moet het aantal jaren van tevoren worden opgegeven via Exploitatievormen . Daarbij geldt overigens dat het alleen mogelijk is om exploitatievormen van de aanbiedingssoort Huurzeker aan te maken voor een periode van 5 of 10 jaar.

13 Cartotheek

Voor elke eenheid of elk technisch cluster is het mogelijk om specifieke gegevens vast te leggen met betrekking tot voorzieningen (in bijvoorbeeld keuken en badkamer), de verwarming, het warme water en dergelijke. Deze gegevens worden ingesteld in de zogenoemde cartotheek. De Cartotheek is op te roepen vanaf de Onroerend Goed Eenheidkaart, via Meer opties – Navigeren – Onderhoud – Cartotheek. (Voor de module Leefbaarheid bestaat deze mogelijkheid ook; de werking is hetzelfde.)

13.1 Instellingen

U richt als volgt de cartotheekitems in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Cartotheekitems.
Klik op Nieuw om een nieuw item toe te voegen. Kies in veld Categorie voor Voorziening, Verwarming of Warm water.
Geef het item een code en een omschrijving mee.
Vervolgens geeft u in veld Type op of u het cartotheekitem vast wil leggen op een eenheid, een cluster of op beide.
Kies bij Groep de cartotheekgroep waartoe het item behoort.
Regelsoort vraagt u om aan te geven of het een groep of een regel (binnen een groep) betreft.
Via Meer opties – Navigeren – Type cartotheekitem kunt u verschillende typen definiëren om cartotheekitems mee te typeren. Voorbeeld: een cartotheekitem 'HR-ketel' kunt u de types Bosch, Nefit en Vaillant meegeven. In het cartotheekvenster, te bereiken via de eenhedenkaart, kunt u dan een bepaald cartotheekitem specificeren met een van deze drie types.

U voert als volgt vrije velden voor de cartotheek op:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Vrije velden cartotheek. Dit scherm biedt de mogelijkheid om per combinatie van soort (Cluster, OGE of Leefbaarheid, veld Cartotheek) en categorie (Voorziening, Verwarming, Warm water en Overig, veld Categorie) maximaal 20 eigen velden met bijbehorende teksten en eigenschappen te definiëren. Deze velden dienen als aanvulling op de standaardvelden.
In het veld Kolomnr. geeft u een waarde tussen 1 en 20 in (de waarde mag slechts 1x per voorziening voorkomen). Het veldnummer wordt automatisch gevuld. In het veld Omschrijving geeft u een zinvolle omschrijving op van de waarde die u wilt vastleggen.
Het Veldtype bepaalt de inhoud van het veld. U hebt de keuze uit: Tekst, Ja/Nee, Decimaal, Datum, Optie, Integer en Formule. Afhankelijk van het gekozen type kunt u in het veld Formaat bepalen wat het getoonde formaat zal zijn. Een voorbeeld hiervan is het veldtype Datum: de keuze in het formaat is voor dit veldtype ‘Datum kort’ of ‘Datum lang’ (2 2 2009 of 2 februari 2009).
Als u hebt gekozen voor het veldtype Formule kunt u in het veld Formule een berekening van velden ingeven. Dit kan zowel rechtstreeks als via de assist-edit.
Uitsluitend velden met een decimaal of integerwaarde kunnen met elkaar worden vergeleken. Als u een juiste formule hebt toegepast wordt dit bevestigd met de melding: ‘Het resultaat van de formule is een getal.’
Als u per ongeluk een verkeerde waarde voor de formule hebt geselecteerd (bijvoorbeeld een optie- of tekstveld) wordt dit door Dynamics Empire gemeld.

Groeperen
Om de leesbaarheid van de cartotheek te vergemakkelijken is de mogelijkheid tot groeperen aangemaakt. Voorzieningen kunnen worden samengebracht in zelf te benoemen groepen. Hiervoor heeft het scherm Cartotheekitems twee kolommen, te weten: Groep en Regelsoort.

U groepeert als volgt voorzieningen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Cartotheekitems.
Klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken. Kies in het veld Categorie voor een waarde, en geef een cartotheekitem(code) en een omschrijving in. In het veld Regelsoort kiest u voor Groep, waarmee u aangeeft dat dit de kopregel voor een groep wordt.
Het gevolg is dat de omschrijving vet wordt weergegeven, wat aangeeft dat het om een ‘groepkopregel’ gaat. In het veld Groep kiest u nu via de assistbutton de zojuist aangemaakte regel.
U kunt nu voorzieningen toewijzen aan de groep door wederom een nieuwe regel aan te maken en deze te vullen met een code en een omschrijving; vervolgens kiest u in het veld Regelsoort voor Regel, en selecteert u in het veld Groep de eerder aangemaakte kopregel.

13.2 Inrichten van de cartotheek

U richt als volgt de cartotheek in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden; klik op Meer opties – Navigeren – Onderhoud – Cartotheek. Het is ook mogelijk de cartotheek te bereiken via de module Dagelijks Onderhoud vanaf het onderhoudsverzoek.
Om cartotheekitems aan een eenheid toe te kennen kiest u een regel die van toepassing is, bijvoorbeeld Voorziening. Klik nu op de knop Nieuw cartotheekitem om een item van de categorie Voorziening toe te voegen. (Via het item Kaart roept u een al aangemaakt item op.) Er verschijnt een kaartscherm, waarop op diverse tabbladen alle nodige informatie kan worden vastgelegd. Via de lookup-button in het veld Cartotheekitem kunt u een cartotheekitem kiezen; kies bijvoorbeeld als eerste voor een regel van het soort Groep (zie vorige paragraaf), waar u vervolgens weer regels onder kunnen hangen.
Als u een item toevoegt waarvan de bovenliggende (vetgedrukte) groep nog niet aanwezig is in de cartotheek, wordt deze groep automatisch toegevoegd.
Op tabblad Specifiek van de cartotheekitemkaart kunt u gebruik maken van de vrije velden die u in de instellingen heeft opgegeven (zie vorige paragraaf).

Afhankelijk van het cartotheekitem dat u kiest, heeft de kaart die verschijnt een verschillend aantal tabbladen en velden. De meeste zijn optioneel en kunt u vullen om de voorziening te specificeren. Hieronder staan enkele belangrijke velden die u kunt tegenkomen.

Veld	Omschrijving
Cartotheekitem	Via de lookup-button kunt u in het scherm Cartotheekitems de code kiezen van een voorziening. In dit scherm kunt u ook nieuwe items opgeven, groepen aanmaken en titels vastleggen.
Omschrijving cartotheekitem	Dit veld wordt automatisch gevuld.
Regelsoort	‘Groep’ (soms ‘Titel’ geheten) geeft aan dat deze regel een titelfunctie vervult, d.w.z. dat het veld Omschrijving de benaming voor een voorzieningengroep bevat (zie Groeperen in de vorige paragraaf). ‘Regel’ geeft aan dat de regel een groepsitem betreft.
Groep	Dit veld geeft in eerste instantie de groep weer waar dit cartotheekitem onder gehangen is.
Type cartotheekitem	Om het item te typeren kunt u een type kiezen via de button of een nieuw type aanmaken/toevoegen.
Ruimte	Via de lookup-button kunt u de ruimte selecteren waar deze regel betrekking op heeft.
Opmerking	Hier kunt u per cartotheekitem een opmerking plaatsen m.b.v. de knop . Als reeds een opmerking is vastgelegd, wordt dit getoond door ‘schrijflijnen’ bij het potlood .
Aanwezig	Als dit veld is aangevinkt, dan is deze voorziening in de woning aanwezig.
Extern eigendom	Met de bewoner kan overeengekomen worden dat de voorziening zijn bezit is; hij kan bijv. een verlichtingsset hebben aangebracht, die hij bij het verlaten van de woning meeneemt.
Inventaris	Zet dit vinkje aan als de voorziening deel uitmaakt van de inventaris van de woning (en dus bijvoorbeeld bij opname (bij opzegging) geregistreerd moet zijn).
Contract	Als er een contract voor de voorziening is afgesloten, dan vinkt u dit veld aan.
Locatie	Hier kunt u een locatie specificeren, door handmatig tekst in te typen.
Leveranciersnr.	Met behulp van de lookup-button kunt u een leverancier kiezen die verantwoordelijk is voor (de plaatsing/levering van) de voorziening.
Eigenaar	Geef hier via de lookup-button het contactnummer van de eigenaar van de voorziening op.
ZAV	Zelf Aangebrachte Voorziening: als de bewoner zelf een voorziening heeft geplaatst, dan zet u hier een vinkje. Als een bewoner de woning weer in oude staat moet achterlaten (bijv. een uitgebroken muur weer terugplaatsen) dan kan dit bijv. worden aangegeven in het veld Opmerkingen.
Plaatsingsdatum voorziening	Indien van toepassing kunt u hier opgeven op welke datum de voorziening is geplaatst.
Materiaalcode	In het scherm Artikel-/Dienstoverzicht (via de lookup-button) kunt u een specificatie van de artikel of dienst opgeven.
Soort onderhoud	Via de button kunt u het soort onderhoud specificeren.
Controlesoort	Dit veld is gevuld met de waarde waarvoor in de Empire-instellingen is gekozen: leeg, Klachtsoort, Kostensoort, Bouwelement of Onderdeel.
Garantietermijn	Als er sprake is van garantie op de voorziening kan hier de betreffende termijn worden opgegeven.
Garantie geldig tot	In geval van een bouwelement (veld Controlesoort) wordt deze automatisch ingevuld.
Onderhoudscontractnr.	Vanuit dit veld kan een ter zake doend onderhoudscontract worden geselecteerd.

Opmerking toevoegen
Het is mogelijk om per OGE-cartotheek en per cartotheekitem een opmerking toe te voegen.

U voegt als volgt een opmerking toe:

Wilt u voor de gehele cartotheeksoort voor de betreffende eenheid een opmerking plaatsen, kies dan voor OG Eenheden en open de eenheidkaart; klik op Meer opties – Navigeren – Onderhoud – Cartotheek. Klik vervolgens op Opmerkingen cartotheek. Het opmerkingenscherm wordt getoond. Hier kunt u de opmerkingen op gebruikelijke wijze vastleggen.
Wilt u per cartotheekitem een opmerking vastleggen, dan kunt u het opmerkingveld op de betreffende regel in het scherm Cartotheek gebruiken.

In de cartotheek kunnen elementen worden opgevoerd waar een controle door Dynamics Empire op plaatsvindt. Als men in de cartotheek bijvoorbeeld een CV-ketel opvoert, is het mogelijk de plaatsingsdatum, de leverancier en de garantietermijn op te geven.

Bovendien kan worden aangegeven bij welke klachtsoort of kostencode deze CV-ketel behoort. Dit gebeurt met de velden Controlesoort en Controle met.

Of het systeem controleert op klachtsoort of kostencode is in de Instellingen van Dagelijks onderhoud in te geven.

U geeft als volgt de soort verwarming op:

Zet in het venster Cartotheek de cursor in/voor de regel van cartotheekitem Verwarming en klik op Nieuw Cartotheek Item. Een lege kaart van het voorzieningstype Verwarming verschijnt.
Klik op de AssistEdit (…) in het veld Cartotheekitem. Het systeem heeft de keuze aan voorzieningen beperkt tot die met categorie Verwarming. Selecteer nu een cartotheekitem.
Klik op de lookup-button in het veld Type cartotheekitem en selecteer een type.
Op dezelfde wijze kunnen de overige gegevens zoals leverancier worden toegevoegd aan de cartotheek. Daarnaast is het van belang om de datums goed in te vullen: bij nieuwe installaties spelen de garantietermijn en einddatum van de garantietermijn een rol. Wanneer nu een onderhoudstaak wordt opgevoerd voor een eenheid waarvoor de CV-ketel is opgenomen in de cartotheek, gaat het systeem een controle uitvoeren op plaatsingsdatum, invoerdatum onderhoudstaak, garantietermijn en klachtsoort.

Als de garantietermijn groter is dan het verschil tussen plaatsingsdatum en invoerdatum, en de klachtsoort ‘Elektrische installaties’ is geselecteerd, dan komt het systeem met een melding:

“Er zijn garantiegevallen voor deze eenheid. Wilt u deze bekijken?”

Als u op Ja klikt, komt u in de cartotheek en ziet u de aanwezige regel voor de CV-ketel.

Overigens kunt u, indien gewenst, navigeren vanaf de cartotheekpagina naar de Woningwaardering: via Meer opties – … (De rest weergeven) – Navigeren – Cartotheek.

13.3 Controle van cartotheek

Bij aanmaak van een onderhoudstaak kan worden gecontroleerd of in de cartotheek van de eenheid of het cluster een zelfaangebrachte voorziening of voorziening in extern eigendom voorkomt. Deze controle wordt uitgevoerd als de klachtensoort of kostencode die is ingegeven bij de onderhoudstaak overeenkomt met een code die is ingegeven in een cartotheekelement. Als dit het geval is zult u bij het aanmaken van de onderhoudstaak gevraagd worden of de betreffende cartotheek getoond moet worden. U hebt de keuze om op basis van een klachtensoort, kostencode of bouwelement (zie handleiding Dagelijks onderhoud) te controleren tijdens de aanmaak van een onderhoudstaak.

U controleert als volgt de cartotheek:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Empire-instellingen.
Kies voor tabblad Onderhoud en geef in het veld Cartotheek controlesoort op naar welke van de mogelijkheden uw keuze uitgaat.
Ga naar de cartotheekitem-kaart (in cartotheek regel selecteren en op Kaart klikken) en geef in het veld Controle met op het tabblad Onderhoud en garantie aan welke klachtensoort of kostencode of welk bouwelement moet worden gecontroleerd bij het aanmaken van een onderhoudstaak.
Op het scherm Onderhoudsverzoeken per eenheid is nu zichtbaar hoeveel elementen uit de cartotheek zelfaangebrachte voorzieningen zijn en hoeveel elementen extern eigendom zijn. Door op de tekst ZAV of Extern eigendom - die voorafgaat aan beide tellers - te klikken wordt direct de betreffende inhoud van de cartotheek getoond.

13.4 Cartotheek bijwerken

Als er planmatig onderhoud is uitgevoerd, dan biedt Dynamics Empire de mogelijkheid om een nieuw cartotheekitem op te voeren: op meerdere eenheden in een batch of op meerdere clusters in een batch. Hiervoor onderscheidt het systeem de volgende methoden:

- opvoeren van een cartotheekitem op meerdere eenheden met behulp van een batch, op basis van eenheden per projectbudgetregel;

- opvoeren van een cartotheekitem op meerdere eenheden met behulp van een batch, op basis van een cluster- of eenheidfilter.

13.4.1 Cartotheekitem op meerdere eenheden m.b.v. batch

U werkt als volgt vanuit een project de cartotheek bij:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Projecten. Als een tussenscherm met projecttypen verschijnt, maak dan eerst een keuze voor een type.
Open de betreffende projectkaart en klik rechts in het feitenblok Budgetgegevens op het getal achter Eenheden, waarna het scherm Eenheden per projectregel verschijnt. De getoonde eenheden zijn van toepassing op de betreffende projectbudgetregel van waaruit het scherm geopend is. Als een projectbudgetregel wordt aangemaakt zijn dit in eerste instantie alle eenheden die behoren tot het cluster van de projectbudgetregel. Dit is tussentijds wijzigbaar, zodat voor elke projectbudgetregel opgegeven kan worden voor welke eenheden het werk wordt uitgevoerd. Deze eenheidinformatie is aanpasbaar zolang de status van de projectbudgetregel niet op Afgehandeld staat.
Als de cartotheektoevoeging overigens niet op alle eenheden van toepassing is, kunt u hier eerst nog eenheden verwijderen voordat u doorgaat.
Kies vervolgens voor het item Aanmaken / overschrijven cartotheekitems.
U kunt nu meerdere cartotheekregels aanmaken die in een bulk te kopiëren zijn naar alle eenheden uit het vorige scherm (meestal behorende tot hetzelfde cluster). Ga naar de juiste kaart door een regel te selecteren en te kiezen voor Kaart. Vul alle benodigde velden in.
Klik nu op de optie Kopiëren cartotheekitems. Dynamics Empire vraagt om een bevestiging; klik op Ja.

13.4.2 Cartotheekitem op meerdere eenheden m.b.v. batch, o.b.v. filter

U werkt als volgt vanuit een project de cartotheek bij m.b.v. een filter:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Cartotheek en kies voor OGESjabloon.
U kunt nu meerdere cartotheekregels aanmaken die in een bulk te kopiëren zijn naar meerdere eenheden. Ga naar de juiste voorziening (via Kaart) en vul alle benodigde velden in.
Ga terug naar het cartotheekscherm, selecteer het juiste item en klik op Kopiëren cartotheekitems.
U kunt nu handmatig filters plaatsen op clusters of eenheden. In het veld Type kiest u voor Eenheid of Cluster. Als u voor Cluster kiest kunt u geen eenheden opgeven; het systeem zal voor alle eenheden binnen dit clusterde cartotheek In het veld Eenheden kunt u een reeks van eenheden opgeven (gescheiden door het teken ‘..’, wat zoveel wil zeggen als ‘t/m’.
Na een bevestiging via de knop OK zal het systeem de aangemaakte cartotheekregels plaatsen op alle eenheden of clusters die in het filter zijn opgegeven. Na afloop is het scherm Aanmaken cartotheekregels weer leeg.

13.5 Verwijderen van cartotheekitem

U verwijdert als volgt een cartotheekitem:

Kies in geval van Wonen en Dagelijks onderhoud voor Cartotheekoverzicht .
Kies in geval van Projecten voor Cartotheekoverzicht: Projecten . Op basis van een vijftal filters toont het systeem de cartotheekregels van bepaalde eenheden of clusters.
Vervolgens kunt u binnen deze selectie opnieuw filteren op bijvoorbeeld een ruimte of een bepaalde CV-ketel.
Via Meer opties – Acties – Functies – Geselecteerde regels verwijderen worden de overgebleven regels verwijderd.

14 Huurbeleid

Het is mogelijk om het huurbeleid van een corporatie betreffende de berekening van de nettohuur dwingend uit te voeren. Dit geeft u op per OG Eenheid.

U stelt als volgt het huurbeleid in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden, tabblad Verhuurmutatieparameters.
Kies in het veld Huurbeleid voor de juiste invulling:
Hoogste bedrag – hier wordt naar de huidige huur, streefhuur, elementsjabloon en de markthuur gekeken en het hoogste bedrag geselecteerd als adviesbedrag voor het nieuwe contract.
Streefhuur – hier wordt de streefhuur van de woning als advieshuur in het nieuwe contract overgenomen.
Elementsjabloon – hier worden de bedragen van de elementen voor netto huur als adviesbedrag voor het nieuwe contract overgenomen.
Huidige huur – hier wordt de huidige huur overgenomen op het nieuwe contract.
Markthuurwaarde – hier wordt de markthuurwaarde zoals opgegeven in het meest recente contract als huurprijs overgenomen.

Bij clusters vindt u het veld Huurbeleid op tabblad Exploitatie. Dit kan alleen maar voor clusters ingericht worden als de clustersoort gelijk is aan degene die gebruikt wordt voor verhuurelementsjablonen.

15 Verhuurmutatieregister

Met behulp van het verhuurmutatieregister kunnen wijzigingen in een verhuurcontract automatisch worden vastgelegd in een daarvoor aangemaakt register. Voordat u hier gebruik van kunt maken moeten er een aantal instellingen plaatsvinden.

15.1 Instellingen

In de instellingen zijn verschillende opties mogelijk, al dan niet met controlefunctionaliteit.

U legt als volgt de instellingen voor het verhuurmutatieregister vast:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Empire-instellingen.
Kies op tabblad Verhuur in het veld Verhuurmutatieregister voor een van de aanwezige mogelijkheden.
Als u het veld leeg laat, wordt het verhuurmutatieregister niet gebruikt.
Kiest u voor Accorderen, dan vinden alle mutaties zonder controle plaats en dienen deze na afloop van het proces door de dienstdoende medewerker (accountant of controller) te worden gefiatteerd.
Als u voor Fiatteren kiest, dan wordt op verschillende plaatsen in het mutatieproces gecontroleerd of de stappen voldoen aan de gestelde eisen (bijv. als de aanbiedhuur wordt gewijzigd, of als de verhuuraanbieding wordt geaccepteerd). Zo mag het veld Verhuurbaar per in het opnamescherm niet leeg zijn; hetzelfde geldt voor het veld Fiat in het verhuurmutatieregister. Deze optie maakt ingrijpen in het proces mogelijk, aangezien bepaalde stappen op deze manier kunnen worden geblokkeerd.
De laatste keuze, Fiatteren en Accorderen, is een combinatie van de eerder genoemde twee opties.
Kies vervolgens voor Verhuurmutatieredenen . Hier kunt u codes (tot 10 karakters) en een bijbehorende omschrijving ingeven die de reden van een specifieke mutatie moeten aangeven in het register.
Selecteer Afwijkingsredenen . Geef hier codes en omschrijvingen op die de reden aangeven waarom de huurprijs niet gelijk is aan de harmonisatiehuur (streefhuur).
Ga tot slot naar Gebruikersinstellingen . Hier kunt u per gebruiker aangeven of deze bevoegd is tot het fiatteren en/of accorderen van opgevoerde verhuurmutaties.

15.2 Gebruik van het register

Als u bovenstaande instellingen hebt geactiveerd worden wijzigingen in het verhuurcontract bijgehouden. Het register legt huurprijswijzigingen vast die via de aanbiedingsfunctionaliteit worden doorgevoerd, maar bijvoorbeeld ook wijzigingen die ontstaan wanneer er sprake is van een tussentijdse huurprijsaanpassing als gevolg van bijvoorbeeld een geriefverbetering (een nieuwe toiletpot).
Overigens worden mutatieregels die geen toegevoegde waarde (meer) hebben verwijderd uit het register; bij bijvoorbeeld een opzegging en vervolgens een nieuwe aanbieding van een eenheid zal er uiteindelijk één mutatieregel overblijven.

De beheerder kan een huursomuitzondering koppelen aan een verhuurmutatiereden. Op basis van deze koppeling kan het systeem een zelfstandige woning automatisch uitsluiten voor de berekening van de huursomstijging in een bepaald jaar (huursomtijdvak). Dit doet het systeem in het geval de nettohuur van die woning gedurende het jaar is aangepast met een verhuurmutatiereden die is gekoppeld aan een huursomuitzondering. Alleen de huursomuitzondering met code WONINGVERBETERING kan aan een verhuurmutatiereden worden gekoppeld.

Let op: Onder andere van belang voor onderstaande zijn de instellingen die u heeft gekozen in de Empire-instellingen met betrekking tot Huurbeleid; zie hiervoor het gelijknamige hoofdstuk.

Mutaties als gevolg van een opzegging en aanbieding

Zie Wonen Verhuur, Opzegging aanmaken (elders opdeze site) om de huur van een eenheid op te zeggen.
Het Verhuurmutatieregister toont de opzeggingsmutatie.
Met de aanmaak van een aanbieding (en ook al bij een opzegging, dus het invoeren van een leegstandscontract) wordt automatisch de huurprijs opgetrokken naar de streefhuur, oftewel geharmoniseerd.
U kunt dit ook handmatig doen, bijvoorbeeld als u het percentage van de streefhuur wijzigt nadat er al een aanbieding is aangemaakt. Hiertoe kiezen we op de eenheidkaart (tabblad Exploitatie (Fin)) in het veld Code streefhuur t.o.v. max. huurprijs (%)met behulp van de lookup-button voor bijv. 85. Het veld Streefhuur o.v. max. redelijk (%) wordt hiermee automatisch gevuld. Na een druk op Enter wordt een en ander doorberekend en ingevuld in de verschillende velden met betrekking tot de streefhuur en netto huur.
Nu gaan we de eenheid aanbieden, volgens de richtlijnen die beschreven staan in hoofdstuk Aanbieding verhuur van Wonen Verhuur (elders op deze site).
Om de huurprijs handmatig te harmoniseren – nogmaals, dit doet u alleen als u het percentage van de streefhuurwijzigt nadat er al een aanbieding is aangemaakt – gaat u eerst naar het scherm Aanbieding (vanaf de eenheidkaart kiezen voor Navigeren – Verhuuraanbieding). Op tabblad Aanbiedingscontracten selecteert u de juiste regel en klikt u bovenin het tabblad op Beheren – Streefhuur naar Aanbiedhuur. (U kunt, indien gewenst, voor verschillende aanbiedingsregels de streefhuur omzetten naar de aanbiedhuur, door eerst met behulp van de Ctrl- of Shift-toets de juiste regels te selecteren.)

Er wordt nu eerst gecontroleerd of de huidige huur hoger is dan de streefhuur. Is dit het geval, dan verschijnt een melding met de vraag of toch de streefhuur moet worden overgenomen. (Deze melding komt natuurlijk niet als bij Huurbeleid in de instellingen is gekozen voor ‘Hoogste Bedrag’, want dan wordt het hoogste bedrag gekozen uit streefhuur, elementsjabloon, huidige huur en markthuurwaarde.)

Als we nu kiezen voor Beheren – Verhuurmutatie, dan zien we dat de streefhuur gelijk is gesteld aan de nieuwe netto huur.

Let op! Als deze bedragen verschillend zijn, zult u de aanbieding niet kunnen accepteren voordat u een Reden afwijking hebt ingevuld.

Maak de aanbieding af volgens de richtlijnen die beschreven staan in hoofdstuk Aanbieding verhuur van de handleiding Wonen Verhuur. Als u daar uiteindelijk het veld Acceptatie wil aanvinken, komt Dynamics Empire met de volgende melding: ‘De Reden wijziging is niet ingegeven bij de verhuurmutatie’. Klik hiertoe op Beheren – Verhuurmutatie bovenin het tabblad Aanbiedingscontracten. Klik in het veld Reden wijziging op de lookup-button en kies een reden.
De verhuurmutatie zal nu moeten worden gefiatteerd door een daartoe gerechtigde gebruiker; zet hiertoe een vinkje in het veld Fiat op het verhuurmutatiescherm.

Let op! De fiatteringsfunctie is slechts bedoeld als controlemiddel en heeft geen invloed op het proces: of nieuwe contracten wel of niet geprolongeerd kunnen worden is hier niet van afhankelijk. Of er gefiatteerd en/of geaccordeerd moet worden is afhankelijk van de instelling in de Empire-instellingen, veld Verhuurmutatieregister.

Kies op de eenheidkaart voor Meer opties – Navigeren – Verhuur – Verhuurmutatieregister. Hier zijn de mutatieregels te zien die betrekking hebben op deze eenheid.

Mutaties als gevolg van een opzegging en aanbieding, in combinatie met een huurprijswijziging, bijv. t.b.v. geriefverbetering

Zie Wonen Verhuur (elders op deze site), paragraaf Opzegging aanmaken om de huur van een eenheid op te zeggen.
Het Verhuurmutatieregister (bereikbaar via Meer opties – Navigeren – Verhuur –) toont de opzeggingsmutatie. Nu gaat u de eenheid aanbieden, volgens de richtlijnen die beschreven staan in hoofdstuk Aanbieding verhuur van de handleiding Wonen Verhuur.
Geef via de knop Aanbieding binnen item Verhuurmutatie een Reden wijziging op (scherm Aanbieding, tabblad Aanbiedingscontracten, item Beheren – Verhuurmutatie).
We gaan, tegelijkertijd met de aanmaak van een aanbieding de huurprijs opschroeven, omdat er in de woning een nieuwe luxe toiletpot is geïnstalleerd. Ga hiervoor op de aanbiedingskaart bij tabblad Aanbiedingscontracten naar Beheren – Aanbiedhuur.
Maak een nieuwe elementregel aan of hoog de basisnettohuur op met het beoogde bedrag, bijvoorbeeld 10 euro.
Ga nu naar de aanbieding en probeer deze te accepteren. Dynamics Empire geeft de melding: “De Reden afwijking is niet ingegeven bij de verhuurmutatie.” Het systeem heeft gezien dat de huurprijs is gewijzigd en wil hier een verantwoording voor. Geef de reden van afwijking op in het scherm Verhuurmutatie. (Klik vervolgens even op een lege regel; het systeem heeft nu de overige velden in de aangemaakte regel automatisch gevuld.)
Indien vereist kunt u, wanneer u als gebruiker daartoe gerechtigd bent, de verhuurmutatie fiatteren en/of accorderen.

Let op! De fiatteringsfunctie is slechts bedoeld als controlemiddel en heeft geen invloed op het proces: of nieuwe contracten wel of niet geprolongeerd kunnen worden is hier niet van afhankelijk. Of er gefiatteerd en/of geaccordeerd moet worden is afhankelijk van de instelling in de Empire-instellingen, veld Verhuurmutatieregister.

Ga vanaf de eenheidkaart naar het Verhuurmutatieregister. Dit scherm toont de wijzigingen.
Accepteer alsnog de aanbieding, zoals beschreven in hoofdstuk Aanbieding verhuur van de handleiding Wonen Verhuur. In het mutatieregister zijn alle mutaties verwerkt en teruggebracht tot een enkele regel.

16 Contracten

Bij elke contractwijziging dient er een nieuwe contractregel aangemaakt te worden. Dit is onder andere het geval bij opzeggingen, nieuwe aanbiedingen, jaarlijkse huurprijsaanpassingen en tussentijdse huurprijsaanpassingen.
Via de zogenaamde juridische contracten is het mogelijk om verhuurcontracten voor meerdere eenheden gezamenlijk te beheren. Vanuit het juridisch contract worden de financiële contracten en contractgegevens bijgewerkt.

16.1 Contract aanmaken

U maakt als volgt een contract aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden. Open de kaart van de eenheid waarvoor u een nieuw contract wilt aanmaken.
Klik op Verhuurcontracten.

Let op! De contracten kunnen ook benaderd worden via de huurder. Het verschil is echter dat via de huurder alle contract(regels) te zien zijn die de HUURDER ooit heeft gehad en heeft (deze kunnen verschillende eenheden betreffen) en via de eenheid worden alle contract(regels) getoond van alle huurders die de EENHEID ooit hebben gehuurd.
Het scherm Contractoverzicht verschijnt met het huidige contract van de eenheid als bovenste regel, en daaronder een historie van alle oude contracten die op de eenheid van toepassing waren. Klik op Nieuw om een nieuw contract aan te maken.
Geef eerst een Ingangsdatum op. Standaard worden de huurder(/klant)gegevens meegenomen vanuit het voorlaatste contract. Wanneer het klantveld wordt ‘geleegd’, wordt automatisch een leegstandscontract aangemaakt, met als naam Leegstand. De kostengegevens van het oude contract worden wel overgenomen.
NB: Als u een ingangsdatum invoert – om wat voor reden dan ook – die ligt in een periode waarvan het boekjaar reeds is afgesloten, zal Dynamics Empire u om een bevestiging vragen. Als u met ‘Ja’ antwoordt wordt de contractregel alsnog met de ingegeven ingangsdatum opgevoerd. In dat geval kan het voorkomen dat er niet meer kan worden geprolongeerd voor de periode in het afgesloten boekjaar.
Klik nu op … (De rest weergeven) – Navigeren – Contract – Elementen; het gelijknamige scherm verschijnt. De elementen van het huidige contract worden overgenomen. Hier kunnen eventueel nieuwe elementen worden toegevoegd, of de prijzen van de huidige elementen worden aangepast. (Zie ook het volgende hoofdstuk over Elementsjablonen.
Terug in het contractenoverzicht kunnen, waar nodig en/of van toepassing, de overige velden worden gevuld.

Er is nu een nieuw contract aangemaakt. Met de prolongatie zal het nieuwe contract de status huidig krijgen. Er wordt een nota aangemaakt, die de status van ‘eerste verhuurnota’ heeft. Een en ander is overigens afhankelijk van het feit of het contract meteen wordt doorgevoerd in het scherm Contractoverzicht, of dat dit verloopt via een aanbieding. In het eerste geval wordt overgegaan op een nieuwe situatie, terwijl de nieuwe huurder hier nog geen communicatie over ontvangt (bijvoorbeeld in de vorm van een factuur met OLA), omdat gewacht wordt op een eerste prolongatieronde. In het tweede geval wordt, via de knop Acceptatie in het aanbiedingenscherm, meteen geprolongeerd en ontvangt de huurder wel bericht.

Het door de huurder te betalen bedrag wordt berekend aan de hand van de Empire-instellingen en het veld Omslagdatum eerste huur: als de prolongatie vóór die datum ligt, dan is het te betalen bedrag de huur van de lopende maand; ná die datum is het te betalen bedrag de huur van de lopende maand plus de huur van de volgende maand.

16.2 Leegstandscontracten batchgewijs aanmaken

Voor met name het opleveren van meerdere woningen tegelijk is er een functionaliteit gemaakt om op een batchgewijze manier leegstandscontracten voor woningen aan te maken. Er hoeft dus niet meer per nieuwe woning handmatig een nieuw contract ingevoerd te worden. Let wel: deze functionaliteit maakt gebruik van elementsjablonen door deze te gebruiken als verwijzing voor de elementsamenstelling van de nieuwe contracten.

U maakt als volgt batchgewijs leegstandscontracten aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Elementen.
Klik op Acties - Functies –Leegstandscontract aanmaken.
Het tabblad Leegstandscontracten aanmaken voor wordt gebruikt voor het selecteren van de eenheden die een leegstandscontract moeten krijgen. Hier kunt u per cluster of eenheid opgeven welke eenheden een leegstandscontract moeten krijgen. Adresgegevens van de eenheden kunnen ook worden gebruikt om te filteren.
Op tabblad Kopiëren van wordt aangegeven welk sjabloon als basis gebruikt moet worden om de leegstandscontracten aan te maken. In het veld Elementsjabloon geeft u aan of er een sjabloon gebruikt moet worden van een Eenheid, een Cluster of Algemeen.

Let op! Als u kiest voor de algemene lijst is de kans groot dat er geen bedragen zijn in de elementen die in het leegstandscontract moeten komen te staan. Om de bedragen alsnog in te voeren zou dit dan per eenheid per contract gedaan moeten worden. Het is dus aan te bevelen om een sjabloon te gebruiken waarbij de bedragen, boekingsgroepen etc. in de elementen al gevuld zijn.
Als u in het veld Elementsjabloon hebt gekozen voor Cluster kan nu in het veld Clusternr. het cluster ingevoerd worden dat gebruikt moet worden als elementsjabloon.
Als u in het veld Elementsjabloon hebt gekozen voor Eenheid kan er nu in het veld Eenheidnr. de eenheid ingevoerd worden die gebruikt moet worden als elementsjabloon.

Het veld Nr.-filter wordt gebruikt om een selectie van de elementen in een geselecteerde sjabloon te gebruiken. Door hier waarden in te voeren worden dus niet alle elementen in de sjabloon gebruikt bij het aanmaken van een leegstandscontract. (Als u hier meerdere elementen wilt vermelden, dient u zelf het ‘tot en met’-teken ‘..’ toe te passen; het volstaat dus niet om via de assistbutton een reeks elementen te selecteren, want Dynamics Empire zal dan slechts de laatstgenoemde invullen.)
In het veld Begindatum dient de ingangsdatum van het leegstandscontract ingevoerd te worden.
In het veld Boekingsgroep Leegstand voert u de boekingsgroep in waarop de corporatie zijn leegstand voor de aan te maken contracten wil boeken.

Let op! Via Leegstandsboekingsgroepen () kan per leegstandsboekingsgroep een standaard bedrijfsboekingsgroep worden ingevuld.

Het veld Boekingsgroep vraagt om de boekingsgroep van de aan te maken contracten; het betreft hier dus het type ‘leegstand’.

16.3 Nieuwe contracten batchgewijs aanmaken m.b.v. een tussentijdse huurprijsaanpassing

Het is mogelijk om in één keer tussentijdse huurverhogingen door te voeren. Deze manier verhoogt het meest recente contract en bestaat niet uit tussenstappen van verwerking zoals een normale huurverhoging. Dit maakt het mogelijk om in één keer een huurverhoging (bijvoorbeeld na groot onderhoud in een wijk) door te voeren, maar is ook riskanter dan een normale huurverhoging, omdat de actie meteen wordt uitgevoerd en er geen tussentabel is of tussenverwerkingen zijn.

In de huurverhoging zijn verschillende manieren van verhoging (Verhogingssoort) voor de huurverhogingsbatches te kiezen (zie Huurverhogingsbatch ):

Niet
%
Bedrag
Punten - In geval van elementenmet elementsoort 'kale huur' of elementsoort’. Bovendien moet op batchniveau de optie 'Netto huur volgens punten' aanstaan.
Indexering – Van indexering maakt u gebruik als in het huurcontract een indexeringsclausule is opgenomen.
Vervalt
Toevoegen – Elementen kunnen aan een contractworden toegevoegd met behulp van een huurverhoging. Voer in kolom Elementbedrag de waarde van het toe te voegen element in.
Was/wordt – Met deze optie kunnen alleen sommige contracten met een specifiek element verhoogd worden, bijvoorbeeld: element Glasfonds was 1,50 en wordt 1,80. Het systeem zal nu alleen op de contracten in de selectie waarbij het element glasfonds 1,50 bedraagt deze verhogen naar 1,80; alle andere glasfonds-bedragen worden niet verhoogd. Een contractmet element glasfonds 1,51 blijft dus 1,51.

U maakt als volgt batchgewijs nieuwe contracten aan m.b.v. een tussentijdse huurprijsaanpassing:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Tussentijdse huuraanpassingen.
Op tabblad Filter geeft u aan welke eenheden of clusters een tussentijdse huurprijsaanpassing moeten ondergaan.
Op tabblad Opties geeft u aan welke batch gebruikt moet worden, wat de ingangsdatum van de contracten moet zijn en - indien het verhuurmutatieregister gebruikt wordt eventueel een verhuurmutatiereden.

Let op! Als er een Ingangsdatum is ingevoerd die voor de ingangsdatum van het meest recente contract ligt, dan worden de betreffende eenheden overgeslagen. Het systeem komt dan met een overzicht van de overgeslagen eenheden.

Voor het instellen van batches is meer informatie beschikbaar in de handleiding Wonen (Jaarlijkse) huurverhoging.

16.4 Contractgegevens raadplegen of wijzigen

Via tabblad Contracten op de eenheidkaart kunt u de huurcontractgegevens inzien (mits de status ‘Verhuurd’ is) door op de waarde in het veld Status te klikken. Het scherm Huurcontractgegevens bevat de informatie die ten grondslag ligt aan het huurcontract voor de betreffende eenheid.

In het veld Contractnr. kunt u overigens, indien gewenst, via de AssistEdit een contractnummer invullen door te kiezen voor automatische nummering op de regel voor contractnummers. Deze nummerreeks moet dan wel ingevuld zijn in de instellingen (Empire-instellingen , tabblad Nummering, veld Contractnrs.).

16.5 Juridische contracten: verhuurcontracten voor meerdere eenheden

Juridische contracten zijn in het leven geroepen om de contractering voor meerdere eenheden gezamenlijk te kunnen beheren. Vanuit het juridisch contract worden de contractgegevens voor de onderliggende eenheden bijgewerkt. Wanneer een wijziging wordt toegepast blijft de oude versie van de contractafspraken bewaard, zodat de historie beschikbaar blijft.

U maakt als volgt een juridisch contract aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Huurcontract overzicht.
Klik, om een nieuwe kaart aan te maken, op Nieuw.
Vul het juiste Klantnr. in via de assistbutton en druk op Tab. Er wordt automatisch een contractnummer toegewezen.
Geef een Ingangsdatum allonge op; een allonge is een volgnummer dat bij elke contractwijziging met 1 wordt opgehoogd.
Om eenheden aan dit contract te ‘hangen’ kiest u voor … (De rest weergeven) – Uitbreiden contract.
Geef een Ingangsdatum, een Prolongatietermijn en een Huurverhogingsdatum in. U kunt eventueel ook de overige twee velden invullen. Klik daarna op OK.
U krijgt nu een overzicht te zien van alle leegstaande eenheden. Maak een selectie en klik op OK. De eenheden verschijnen nu in het regeldeel van het scherm Huurcontractgegevens; het systeem heeft voor elke eenheid een contractregel aangemaakt.
Vul de overige velden op de verschillende tabbladen naar believen in.
Uiteindelijk geeft u via Vrijgeven contract aan dat het contract voor de opgegeven eenheden vanaf dat moment geldig is.

U voert als volgt wijzigingen in het juridisch contract door:

Voor elke wijziging dient u eerst bovenin de Huurcontractgegevenskaart te kiezen voor Nieuwe contractversie; de oude versie wordt dan bewaard voor de historie. Het veld Allonge wordt met 1 opgehoogd. Geef een Ingangsdatum allonge op.
Als u eenheden wilt toevoegen aan het contract kiest u voor Uitbreiden contract. Vul weer minimaal een Ingangsdatum, een Prolongatietermijn en een Huurverhogingsdatum in en kies voor OK. Kies de aanvullende eenheden uit de lijst en klik op OK.
Kies voor Vrijgeven contract.
Wilt u eenheden verwijderen, dan gaat u voor Verkleinen contract; u wordt vervolgens om een Ingangsdatum gevraagd. Na een klik op OK ziet u de eenheden die deel uitmaken van het contract en kunt u de gewenste regel(s) verwijderen.
Geef een Ingangsdatum allonge op en kies voor Vrijgeven contract.
Het kan gebeuren dat er zich een situatie voordoet waarmee alle contractregels gewijzigd moeten worden: de prolongatietermijn moet gewijzigd worden, de huurverhogingsdatum moet gewijzigd worden, de huurverhoging gaat met een ander indexcode, etc. Met de functie Nieuwe contractregels aanmaken is voorzien in de behoefte om in één keer allemaal nieuwe contractregels te kunnen genereren.
De optie Tussentijdse huuraanpassing stelt u in staat om aanpassingen op elementniveau door te voeren. Selecteer daartoe eerst in het regeldeel van het scherm Huurcontractgegevens de regels waarvoor de aanpassing moet gelden en kies dan de genoemde optie. Het systeem filtert automatisch op de gekozen eenheden, waarna u op tabblad Opties overige criteria kunt opgeven, zoals de juiste batch. Klik uiteindelijk op OK.
Tot slot kunt u het contract stopzetten door te kiezen voor Beëindigen contract. Er verschijnt dan een scherm waarin de ingangsdatum van het leegstandscontract kan worden opgegeven. Deze datum minus 1 dag wordt in het juridische contract opgenomen.
De einddatum van het contract wordt automatisch gevuld.

16.6 Eindafrekening

Wanneer een contract is beëindigd (door aanmaak van een nieuw contract) kan hiervoor een eindafrekening worden afgedrukt, bestaande uit een brief aan de huurder en een eventuele specificatie van de kosten. Voorwaarde hiervoor is dat de prolongaties van het contract verwerkt zijn.

Overigens is, o.a. met het oog op een eindafrekening, op de klantkaart voorzien in een link naar de verkooporders en –offertes. Zo kan de medewerker die met de eindafrekening is belast eenvoudig vanaf de klantkaart nog enkele controles uitvoeren, bijvoorbeeld of lopende verkopen wel of niet zijn meegenomen.

U drukt als volgt een eindafrekening af:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar OG Eenheden.
Klik op Navigeren – Verhuurcontracten en selecteer de juiste regel.
Kies voor … (De rest weergeven) – Acties – Afdrukken – Eindafrekening. (U kunt deze optie ook bereiken via de contractkaart of de opnamekaart.)
Vul met behulp van de lookup-button het veld Werknemer in; de naam van de gekozen werknemer zal straks als afzender onder aan de brief komen te staan. Standaard wordt hier de werknemer gekozen die heeft ingelogd. (Is de ingelogde persoon niet bekend als Werknemer, dan is het veld leeg.)

Zet Specificatie op Ja als u de brief wil laten vergezellen van een kostenuiteenzetting.
Zet Eenheidsgebonden kosten op Ja als het u slechts te doen is om de kosten die aan de eenheid hangen. Kiest u voor Nee, dan zullen alle posten die met de betreffende huurder te maken hebben worden getoond, dus ook klantposten die betrekking hebben op eventuele andere eenheden.

Als u Automatisch waarborgsommen en rente verrekenen en afdrukken aanvinkt, wordt de renteberekening bijgewerkt tot de einddatum, wordt er een creditnota aangemaakt voor Waarborgsom en Rente, zal deze creditnota worden geboekt, en zullen op de eindafrekening de regels Waarborsom en Rente worden afgedrukt. Let wel: deze functies worden alleen uitgevoerd bij het definitief afdrukken; bij het kiezen van een voorbeeld op scherm zal geen boeking en verwerking plaatsvinden.
Kies uiteindelijk voor Voorbeeld of Afdrukken.

Op verschillende locaties wordt aangegeven of er een eindafrekening is verstuurd, via het veld Eindafrekening verzonden:

op de opnamekaart
op de klantkaart, op de regel van de betreffende OGE
op het scherm Mutatieproces, op de regel van de betreffende OGE

NB: In het laatste geval mag dit veld overigens niet handmatig worden aangevinkt; dit gebeurt door middel van het draaien van het Eindafrekeningrapport vanuit de Opname.

17 Elementsjablonen

17.1 Elementsjablonen aanmaken

In Dynamics Empire kunt u op twee manieren bepalen hoe contracten met elementen gevuld worden:

een selectie uit de totale elementenlijst (elementsjabloon Algemeen)
een beperkte selectie uit een vooraf ingestelde elementsjabloon die bij de eenheid of een cluster hoort waaraan de eenheid is gekoppeld

1: Om van de eerste optie gebruik te maken is het voldoende om de elementenin te vullen die gebruikt worden voor verhuur (zie Elementen , Elementsjabloon = Algemeen).

2: De tweede optie vergt een verdere inrichting. Binnen Beheer kunt u via Empire-instellingen , tabblad Verhuur onder andere de volgende twee velden instellen:

Clustersoort t.b.v. verhuurelementsjabloon – hier geeft u aan welke clusters gebruikt gaan worden om elementsjablonen op in te richten op clusterniveau. Deze instelling heeft dus niets met elementsjablonen op eenheidsniveau te maken. LET WEL! Indien u kiest om deze nieuwe functionaliteit te gebruiken, gebruik hier dan geen service- of stookkostenclusters voor (Leveringen en diensten).
Toon alle elementen – hier wordt een sjabloon toegepast op het moment dat u een nieuw contract of aanbieding aanmaakt. Als er vervolgens elementen moeten worden toegevoegd krijgt u een lijst met alle elementen en niet alleen maar de elementen uit de sjabloon van toepassing op het contract.

Er kunnen nu twee typen elementsjablonen aangemaakt worden voor gebruik bij Verhuur. Deze zijn:

Sjablonen voor clusters
Sjablonen voor eenheden

Deze sjablonen worden aangemaakt in Elementen . Door dit item te selecteren krijgt u een overzicht van alle aangemaakte elementen. Let op het veld Elementsjabloon: dit veld geeft standaard Algemeen aan, maar er zijn twee andere opties mogelijk, namelijk Cluster en Eenheid.

Cluster
Door de optie Cluster te selecteren kan er nu een cluster geselecteerd worden in het veld Clusternr. Let op: als u hier een cluster selecteert om een nieuwe sjabloon aan te maken dient de clustersoort overeen te komen met de clustersoort die u in het veld Clustersoort t.b.v. verhuurelementsjabloon hebt ingegeven. Alleen clusters van de ingestelde soort hebben als sjablonen functionaliteit in het gebruik van sjablonen bij het aanmaken van nieuwe contracten en/of aanbiedingen.

Eenheid
Door de optie Eenheid te selecteren kan er nu een eenheid geselecteerd worden in het veld Eenheidnr. Eenheidsjablonen worden meestal aangemaakt voor eenheden met elementen die afwijken van de elementen die zijn opgegeven in de clustersjabloon waartoe de eenheid behoort. Overigens werken Clustersjablonen en Eenheidsjablonen niet aanvullend; het is of de een of de ander. Beide sjablonen dienen dus volledig te worden ingevuld.

Elementsjablonen hoeven niet alleen maar elementen te benoemen. De instellingen van de elementen in een sjabloon mogen afwijken van de instellingen van de algemene elementenlijst. Zo kan een element met een nulbedrag in de algemene lijst, met een daadwerkelijke prijs worden gevuld in een sjabloon. Boekingsgroepen etc. mogen ook afwijken tussen verschillende sjablonen en de algemene instellingen. Wees hier wel voorzichtig mee en zorg bij afwijkende boekingsgroepen en BTW-boekingsgroepen dat de nodige instellingen en rekeningen wel gevuld zijn.

17.2 Elementsjablonen kopiëren

Aangemaakte elementsjablonen kunnen ook gekopieerd worden om nieuwe elementsjablonen te maken en/of oude sjablonen te overschrijven.

Bij het overschrijven van reeds bestaande elementsjablonen worden alle elementen en elementbedragen vervangen. Als er in de te kopiëren sjabloon geen elementen bestaan die wel in de te overschrijven elementsjabloon staan, zullen deze elementen gewoon blijven bestaan in de nieuwe elementsjabloon; ze worden dus niet verwijderd.

U kopieert als volgt bestaande elementsjablonen:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Elementen.
Kies voor Acties – Functies – Elementsjabloon kopiëren.
Tabblad Elementen aanmaken voor wordt gebruikt voor het selecteren van de eenheden en/of clusters die een elementsjabloon moeten krijgen.
Op tabblad Kopiëren van wordt aangegeven vanaf welke elementsjabloon gekopieerd moet worden en/of alle elementen in die sjabloon gekopieerd moet worden, of alleen een selectie van de elementen in de gekozen sjabloon. Om een selectie van elementen te kopiëren om een nieuw sjabloon te maken gebruikt u het veld Nr.-filter.

18 Derdendossier, ten behoeve van schuldhulpverlening

Het derdendossier is een entiteit met behulp waarvan u het traject van schuldhulpverlening en -sanering in Dynamics Empire kunt vastleggen. Om hier gebruik van te kunnen maken zult u eerst een aantal instellingen moeten vastleggen.

18.1 Instellingen

18.1.1 Nummerreeks

Om met derdendossiers te kunnen werken dient u eerst een nummerreeks voor dossiers aan te maken en in te stellen. Dit doet u op het tabblad Nummering in de Empire-instellingen .

18.1.2 Dagboeksjabloon

Vanuit het derdendossier kan een boeking worden gemaakt voor het afboeken van (een deel van) de opgebouwde achterstand. In welke dagboeksjablonen u dit wilt kunnen doen moet ingesteld worden in de dagboekinstellingen van het derdendossier. De beschikbare dagboeken waarmee kan worden geboekt geeft u op in de dagboeksjablonen op de gebruikelijke plaats, onder Dagboeksjablonen ( ). In het dagboeksjabloon dient een tegenrekening te worden opgegeven waarop de post(en) moet(en) worden afgeboekt.

Welke dagboeken u wilt kunnen gebruiken voor het afboeken van een derdendossier vindt u onder Dagboekinstellingen .

Alleen de ingevoerde dagboeksjabloon/-batch-combinatie kan worden gekozen bij het afboeken van een derdendossier. De getoonde tegenrekening is in dit scherm niet te wijzigen; deze wordt hier slechts getoond en is ingesteld in de dagboekbatch.

18.1.3 Dossiersoorten, -stappen en –afsluiting

Het is mogelijk om verschillende soorten dossiers aan te maken. Van tevoren kunt u bepalen welke soorten u aan de gebruiker beschikbaar wilt stellen om aan te maken. Dit doet u via Dossiersoorten .

Net als bij deurwaardersdossiers kunt u bij een derdendossier verschillende stappen in een dossier vastleggen. Deze stappen definieert u via Derdendossier - Dossierstappen .

Bij het afsluiten van een derdendossier moet de reden van afsluiten worden opgegeven. U dient de verschillende mogelijke redenen van afsluiten vast te leggen bij Derdendossier - Reden afsluiting .

18.2 Gebruik van het derdendossier

U maakt als volgt een derdendossier aan:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Derdendossieroverzicht.
Klik op Nieuw, gevolgd door een druk op Tab om een nieuw dossier aan te maken (waarbij we ervan uitgaan dat de automatische nummertoekenning aanstaat).
Vervolgens vult u op de verschillende tabbladen de nodige gegevens in. Onderstaand worden de velden besproken die u op de diverse tabbladen tegenkomt.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Dossiernr.	Dit is het nummer van het dossier dat wordt bepaald door de in de instellingen ingestelde nummerreeks. Als u een automatische reeks hebt aangemaakt is het nummer niet handmatig aan te passen.
Kenmerk derden	Vul in dit veld het referentienummer van de instantie die het derdendossier in behandeling neemt.
Ingangsdatum	Vul hier de ingangsdatum in van het dossier.
Betalingsregeling	Het systeem toont hier via een vinkje of er al dan niet een lopende betalingsregeling aanwezig is voor de betreffende klant. Dit veld is niet handmatig te wijzigen.
Leefbaarheidsdossier	Het systeem toont hier via een vinkje of er al dan niet een leefbaarheidsdossier aanwezig is waarbij de klant als veroorzaker is gekoppeld. Dit veld is niet handmatig te wijzigen.
Schuldbemiddeling	U geeft hier met een vinkje aan of schuldbemiddeling van toepassing is.
Sociaal dagvaarden	U geeft hier met een vinkje aan of u een traject van sociaal dagvaarden hebt gestart.
Datum uitspraak WNSP	Vul hier de datum in waarop de WSNP is uitgesproken voor de klant.
Datum akkoord ‘Saneringskosten’	Geef hier de datum in waarop akkoord is gegeven op de saneringskosten.
Datum akkoord ‘Minnelijk’	Geef hier de datum in waarop akkoord is gegeven op een minnelijke schikking.
Soort	Kies hier het soort derdendossier dat u wilt gebruiken. De lijst met mogelijke dossiersoorten kunt u zelf instellen zoals eerder aangegeven. U kunt een soort later nog wijzigen indien gewenst.
Omschrijving	De omschrijving van het gekozen type wordt getoond.
Status	Selecteer hier handmatig welke status van toepassing is voor het dossier. U heeft hierin vier voorgedefinieerde opties: Geen status, In behandeling WSNP, In behandeling Minnelijk of In behandeling Sanering. Deze status is informatief en heeft geen speciale functie in het systeem.
Dossierstatus	De dossierstatus wordt door het systeem bepaald. ‘Blanco’ houdt in dat het dossier niet is geactiveerd en dus niet bepaald is of er nog posten moeten worden afgeboekt, ‘Geactiveerd’ houdt in dat het dossier is geactiveerd en er mogelijk posten zijn afgeboekt en ‘Gedeactiveerd’ houdt in dat een activering is teruggedraaid.
Reden afsluiting	Hier kunt u uit een zelf te definiëren lijst met redenen de reden selecteren waarom betreffend dossier is afgesloten.
Afgesloten per	Als een reden is ingevoerd wordt dit veld gevuld met de datum dat de afsluitingsreden is ingevoerd.
Gebruikers-id	Dit veld wordt gevuld met de inlogcode van de gebruiker die het dossier initieel heeft ingevoerd. Als het dossier later wordt geactiveerd wordt de inlogcode van de gebruiker die die actie uitvoert ingevuld.
Gebruikersnaam	Hier wordt door het systeem de naam van de gebruikers-id ingevuld.
Divisie	Hierin wordt de divisie van de gebruikers-id getoond; deze is niet wijzigbaar.

Tabblad Contactpersonen

Dit tabblad vermeldt de verschillende contactpersonen die gelden voor dit dossier. Dit zijn de eventuele contractpartners die staan vermeld op de eenheidkaart.

Tabblad Dossierstapregels

Dit tabblad laat u de verschillende stappen per dossier vastleggen. U geeft de datum in en kiest via de assistbutton de juiste stap, waarna de overige velden automatisch worden gevuld. Dossierstappen kunnen worden aangepast zolang de datum Afgesloten per leeg is op tabblad Algemeen; de status van het dossier doet hierbij niet ter zake.

Tabblad Bewindvoerder contactpersonen

Hier wordt u in staat gesteld om meerdere contactpersonen bij de bewindvoerder van op te voeren.

Tabblad Contracten

Op dit tabblad staan de oude en de huidige contracten die aan de betreffende eenheid hangen.

Tabblad Posten

Hier staan de verschillende documenten vermeld die aan dit dossier hangen.

Tabblad Klant

Het Klantnr. van het dossier wordt ingevuld als het dossier vanuit de klant wordt aangemaakt en is indien gewenst later nog te wijzigen.
Let op: als u het klantnummer wijzigt worden de klantenposten die u aan het dossier had toegevoegd verwijderd.
De overige velden spreken voor zich. De inhoud hiervan wordt overgenomen van de klantenkaart en is niet te wijzigen. De velden Contactpersoon en Telefoon zijn wel te wijzigen voor betreffend dossier.
Let op: een latere aanpassing in het klantenadres wordt niet overgenomen op het dossier.

Tabblad Eenheid

U kunt het eenheidnummer van de betreffende eenheid hier invullen of wijzigen. Als u het eenheidnummer wijzigt en er waren al posten geselecteerd om op te nemen in het dossier, dan worden deze bij wijziging van het eenheidnummer verwijderd.
De overige gegevens worden overgenomen van de eenheidkaart.

Tabblad Bewindvoerder

Selecteer hier een contactnummer uit de contacten. De gegevens zijn met uitzondering van het telefoonnummer niet op het dossier te wijzigen. Als er meerdere contactpersonen bij de bewindvoerder van toepassing zijn kunt u deze opvoeren op het tabblad Bewindvoerder contactpersonen.

Tabblad Vordering (Fin.)

De hier vermelde velden hebben de volgende betekenis:

Veld	Omschrijving
Totaal vordering	Hier wordt het restbedrag van de geselecteerde posten getoond. Voor het selecteren van posten: zie verderop.
Bedrag betaling	Als u uiteindelijk weet welk bedrag er zal worden betaald weet u ook welk bedrag er af te boeken is. Vul hier het te betalen bedrag in en het systeem rekent uit hoeveel er af te boeken is.
% betaling	Als er geen bedrag maar een percentage is vastgesteld dat moet worden betaald kunt u in plaats van een bedrag een percentage invullen.
Af te boeken	Dit veld wordt door het systeem gevuld als het te betalen bedrag is ingevuld of het % betalen is gevuld.
Datum afboeking	Dit is de datum waarop het dossier is geactiveerd en het niet te betalen bedrag is afgeboekt.
Datum toekenning	Dit is de datum van toekenning (WSNP).
Dossierstatus	Dit is hetzelfde veld als op tabblad Algemeen.

Overige functionaliteiten

Onder andere via het menu kunt u verschillende acties uitvoeren of naar andere plekken navigeren, waarvan de meeste voor zich spreken.

Via Meer opties – Navigeren – Post – Posten selecteren kunt u posten selecteren die in het dossier moeten worden opgenomen, of deze weer verwijderen. Als u een eenheidsnummer in het dossier heeft ingevoerd is het alleen mogelijk om posten voor die eenheid of posten zonder eenheid in het dossier op te nemen. Posten van andere eenheden zijn dan niet op te nemen in het dossier.
Laat u het eenheidsnummer leeg, dan kunnen alle posten - ongeacht de eenheid - worden opgenomen.

Via Beheren – Vereffende posten, bovenin het tabblad Posten, ziet u de vereffeningen die al hebben plaatsgevonden op betreffende posten.

Via het menu activeert u de afboeking van het niet meer te betalen bedrag door te kiezen voor Meer opties – Acties – Functies – Dossier afboeken. U krijgt een venster waarin ter informatie wordt getoond welk bedrag er zal worden afgeboekt. U kunt er nu nog voor kiezen om de verwerking af te breken. Kiest u voor Ja (doorgaan), dan wordt onderstaand venster getoond. U dient hier een dagboeksjabloon en –batch in te geven. Zoals gezegd kan hierin alleen gekozen worden voor de eerder ingestelde dagboeksjablonen en –batches. Kies een Boekingsdatum, vul indien nog geen documentnummer is ingesteld in de dagboekbatch een Documentnr. in en kies OK om de afboeking door te voeren. U ziet op het derdendossier dat het dossier is afgeboekt, wanneer dat is gebeurd en voor welk bedrag.

Als om wat voor reden dan ook de afboeking ongedaan moet worden gemaakt is het mogelijk de afboeking terug te draaien door te kiezen voor Meer opties – Acties – Functies – Terugboeken – Gehele afboeking. Kiest u deze optie, dan krijgt u een melding waarin gevraagd wordt naar een bevestiging.

Als er een vereffening heeft plaatsgevonden op één van de posten in het dossier wordt niet automatisch het totaalbedrag van de vordering aangepast. Klik op Meer opties – Acties – Functies – Bijwerken klantpostgegevens om dit bedrag aan te passen aan de actualiteit.

Aanmaningen
Als een post in een derdendossier is opgenomen zal deze niet worden aangemaand. Zodra een derdendossier is afgesloten worden de posten uit het dossier opnieuw aangemaand. Let er dus op dat wanneer u een dossier afboekt u bepaalt wat er met de resterende posten moet gebeuren. Wilt u deze in een aanmaningsronde opnieuw opnemen, dan zult u het dossier moeten afsluiten.

Dossier afsluiten
Als het dossier volledig is afgehandeld sluit u het dossier door een Reden afsluiting in te vullen (tabblad Algemeen). Automatisch wordt daarmee de datum Afgesloten per ingevuld met de systeemdatum; deze is indien gewenst te wijzigen.

U kunt eventueel het dossier weer heropenen door de reden afsluiting te verwijderen.

19 Verhuurfactuurteksten

Dynamics Empire biedt de mogelijkheid om factuurteksten in te richten die worden gebruikt bij het opmaken van een verhuurfactuur.

Bij(verhuur)factuurteksten worden de volgende soorten factuur (kolom Soort factuur) onderscheiden:

Soort factuur	Toelichting	Opmerking
<leeg>	Dit is een verhuurfactuur die handmatig is gemaakt.
Huur	Dit is een factuur voor een huurtermijn die vanwege prolongatie in rekening wordt gebracht.
Erfpacht		Wordt niet gebruikt; is geen onderdeel van Best Practice.
Lening		Wordt niet gebruikt; is geen onderdeel van Best Practice.
Onderh.tlv huurder	Dit is een factuur voor één of meer onderhoudstaken waarvan de kosten worden doorbelast aan de huurder.
Onderh.tlv derden	Dit is een factuur voor één of meer onderhoudstaken waarvan de kosten worden doorbelast aan derden.
1^e verhuurnota	Dit is een factuur voor het bedrag van de 1^e verhuurnota als gevolg van het accepteren van een verhuuraanbieding.
Pro-formafactuur	Dit is een pro-formafactuur die kan worden vervaardigd voor een verhuuraanbieding voordat de verhuuraanbieding is geaccepteerd.	Wordt niet gebruikt; is geen onderdeel van Best Practice

De factuurteksten die moeten worden toegepast, moeten worden ingericht voor de combinatie van:

Soort factuur (zie hierboven)
Transactiewijze (een waarde uit de lijst met ingestelde transactiewijzen)
Type eenheid (de waarde voor type - Woning, Bedrijfspand, Collectief object - die aan een OG Eenheid kan worden toegekend)

U richt als volgt de factuurteksten in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Verhuurfactuurteksten. Voor de combinatie van Type eenheid = Woning, Soort factuur = Huur en Transactiewijze = ACCEPTGIRO kunnen bijvoorbeeld resp. de volgende teksten worden opgegeven:
Huur-ACCEPTGIRO kopregel 1
Huur-ACCEPTGIRO kopregel 2
Huur-ACCEPTGIRO kopregel 3
Op deze manier kunt u voor kop en/of voet allerhande teksten aanmaken voor de verschillende combinaties van eenheidtype, transactiewijze en factuuroptie.

Om te bepalen welke teksten wanneer moeten worden toegepast is het belangrijk om de relatie te kennen tussen de attributen Soort factuur van een factuurtekst en Factuursoort van een verhuurfactuur.
Wat betreft verhuurfacturen kent Dynamics Empire de volgende soorten:

Beheer
Prolongatie
S&V-kosten
Diversen
Lening

Aan verhuurfacturen die het impliciete gevolg zijn van een actie in Dynamics Empire kent het systeem zelf een factuursoort toe en bepaalt Dynamics Empire bovendien de soort factuur die van toepassing is voor het bepalen van de verhuurfactuurteksten.

Onderstaand wordt de relatie tussen Factuursoort (van de verhuurfactuur) en Soort factuur (van de verhuurfactuurtekst) aangegeven:

Factuursoort = Beheer Soort factuur = tlv huurder
Voor een factuur voor één of meer onderhoudstaken waarvan de kosten worden doorbelast aan de huurder geldt dat de kopteksten en/of voetteksten worden bepaald aan de hand van soort factuur Onderh.tlv huurder.
Factuursoort = Beheer Soort factuur = tlv derden
Voor een factuur voor één of meer onderhoudstaken waarvan de kosten worden doorbelast aan derden geldt dat de kopteksten en/of voetteksten worden bepaald aan de hand van soort factuur Onderh.tlv derden.
Factuursoort = Prolongatie Soort factuur = 1^e verhuurnota
Voor een factuur voor het bedrag van de 1^e verhuurnota als gevolg van het accepteren van een verhuuraanbieding geldt dat de kopteksten en/of voetteksten worden bepaald aan de hand van type eenheid is Woning en soort factuur is 1e verhuurnota.
Factuursoort = Prolongatie Soort factuur = Huur
Voor een factuur voor een huurtermijn die vanwege prolongatie in rekening wordt gebracht geldt dat de kopteksten en/of voetteksten worden bepaald aan de hand van type eenheid is Woning en soort factuur is Huur.
Factuursoort = v.t. Soort factuur = Proformafactuur
Voor een proformafactuur die kan worden vervaardigd voor een verhuuraanbieding voordat de verhuuraanbieding is geaccepteerd geldt dat de kopteksten en/of voetteksten worden bepaald aan de hand van soort factuur Pro-formafactuur.
Factuursoort = v.t. Soort factuur = <leeg>
Voor een verhuurfactuur die handmatig is gemaakt en waarbij de Soort factuur <leeg>is geldt dat de kopteksten en/of voetteksten alleen worden gebruikt als de verhuurfactuur minimaal één regel bevat die betrekking heeft op een element.

Behalve het attribuut Soort factuur wordt voor het bepalen van de verhuurfactuurteksten ook de Transactiewijze gebruikt. Onderstaande tabel geeft aan welke Transactiewijze voor welke Soort factuur wordt gebruikt:

Soort factuur	Transactiewijze
Onderh.tlv huurder	De transactiewijze die in Empire-instellingen is ingesteld voor Transactiewijze doorbelasten (op tabblad Onderhoud).
Onderh.tlv derden	De transactiewijze die in Empire-instellingen is ingesteld voor Transactiewijze doorbelasten (op tabblad Onderhoud).
1^e verhuurnota	De transactiewijze die in Empire-instellingen is ingesteld voor Transactiewijze 1e verhuurnota (op tabblad Verhuur).
Huur	De transactiewijze die is ingesteld voor de klant waarvoor de factuur wordt gemaakt (de transactiewijze is hierbij een onderdeel van de betalingsgegevens van de klant).
Pro-formafactuur	De transactiewijze die in Empire-instellingen is ingesteld voor Transactiewijze 1e verhuurnota (op tabblad Verhuur).
<leeg>	De transactiewijze die is ingesteld voor de klant waarvoor de factuur wordt gemaakt (de transactiewijze is hierbij een onderdeel van de betalingsgegevens van de klant). Bij het aanmaken van de factuur kan de transactiewijze worden aangepast.

Via het menu kunt u kiezen voor de verschillende variabelen die beschikbaar zijn voor opname in de teksten.

20 Bijlagen koppelen

Het is mogelijk om in Dynamics Empire aan verschillende entiteiten bestanden te koppelen. Hiervoor zijn enkele instellingen nodig.

20.1 Instellingen

20.1.1 Autorisatie

Op basis van autorisatie-instellingen kan worden bepaald of een gebruiker bijlagen mag koppelen, tonen of verwijderen. Het is niet mogelijk om in te stellen wélke bijlagen een gebruiker mag tonen: eenmaal geautoriseerd, kan een gebruiker alle bijlagen tonen.
Deze instellingen betreffen standaard Navision-functionaliteit, en worden vastgelegd in bepaalde rollen die aan gebruikers worden toegewezen. Zie hiervoor de Navision-help.

20.1.2 Opslaglocatie

Voor een tweetal omgevingen is in de instellingen de locatie op te geven waar bijlagen na import kunnen worden opgeslagen. Ga hiervoor naar de Empire-instellingen en vul op tabblad Leefbaarheid het veld Opslaglocatie bijlage in en op tabblad Onderhoud, Opslaglocatie bijlage onderhoudsverzoeken.

20.1.3 Vaste bijlagen

Om te kunnen werken met generieke namen voor bijlagen van eenzelfde soort is een instellingentabel opgenomen waar u deze namen kunt vastleggen: Codes bijlage . Klik op de assistbutton in het veld Tabel ID; u krijgt dan de entiteiten te zien waarvoor u een vaste naamgeving kunt opgeven. Geef vervolgens een bijbehorende, identificerende code op en een betekenisvolle omschrijving.

20.2 Koppelen van bijlagen

U koppelt als volgt een bijlage aan een eenheid (voorbeeld):

Ga vanaf de eenheidkaart (OG Eenheden ) naar Meer opties – Navigeren – Algemeen – Bijlagen.

Kies eerst de code via de lookup-button. Als er een generieke naam is vastgelegd voor de entiteit Eenheid, is dat de enige keuze die u te zien krijgt.

Druk op Tab; de Code omschrijving wordt vanzelf ingevuld.
Voer een Omschrijving in; dit veld is verplicht.
Klik vervolgens op de optie Extern om naar een bestand te verwijzen op een externe locatie, of klik op Import om een bestand ‘binnen te halen’ en te plaatsen op de plek die u daarvoor heeft opgegeven in de instellingen.

21 Taken

Voor verschillende doeleinden kunt u zogenaamde taken aanmaken. Deze functionaliteit treft u aan op verscheidene plekken, zoals de contactkaart, de klantkaart en het leefbaarheidsdossier. Een beschrijving van de wizard Taak maken en aanverwante functionaliteiten vindt u in de handleiding Leefbaarheid.

22 EPA-label / Energie-Index (EI)

Met ingang van 2007 heeft het ministerie van VROM de richtlijn voor het Energieprestatieadvies (EPA) omgezet in Nederlandse wetgeving. Een EPA is een maatwerkadvies voor eigenaren en huurders van bestaande woningen om energie te besparen. Een gecertificeerd EPA-adviseur komt naar de woning kijken en beoordeelt de isolatie, verwarming en ventilatie. Aan de hand hiervan wordt een advies afgegeven. Dit gebeurt door een gecertificeerd EPA-adviseur en is 10 jaar geldig voor een specifieke woning c.q. een woningtype. Het label is afhankelijk van de Energieindex zoals bepaald door de adviseur en wordt vertaald naar een labelwaarde A t/m G.

De regering heeft besloten dat de energiewaardering van een eenheid op de verwarmingsinstallatie of het energielabel kan plaatsvinden. Daarom zijn EPA-gegevens toegevoegd aan de woningwaardering en is het EPA-label van de eenheid een resultaat van de puntenregistratie geworden (zie handleiding Wonen Verhuur).

Per 1 januari 2015 is in Nederland het Nader Voorschrift (of Energie-index) van kracht. Vanaf die datum bestaan er twee bepalingsmethoden voor de energieprestatie van bestaande woningen: een vereenvoudigd/definitief label en een uitgebreide methode: het Nader Voorschrift. Deze vervangen de huidige labelmethode. Het huidige energieprestatiecertificaat zal vanaf dan overgaan in de Energie-Index (EI). De Energie-Index is een getal voor de energieprestatie en komt voort uit het Nader Voorschrift. Het Nader Voorschrift in combinatie met NEN 7120 beschrijft hiervoor de berekeningsmethode voor bestaande woningen.

Als gevolg van het per 1 januari 2015 van kracht geworden Nader Voorschrift is de functionaliteit rondom woningwaardering binnen Dynamics Empire op de nodige punten aangepast. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u nu de energieprestatie van een woning bepaalt.

22.1 Instellingen

In de benodigde beheertabel Energieprestaties kunnen de WWS-punten gekoppeld worden aan de juiste EPA-labels, energie-indexwaarde van/tot en bouwjaar van/tot. Deze bereikt u via Energieprestaties .

(Note: Merk op dat de tabel de verschillende waarden voor zowel labels als indices toont, maar dat er geen onderlinge ‘vertaalslag’ bestaat: de twee energieprestatie-indicatoren bestaan volledig los van elkaar.)

22.2 Energieprestatie

In het scherm OG Eenheid op tabblad Aedex/Energieprestatie (OG Eenheden ) staan de nodige velden met betrekking tot de energieprestatie van een eenheid.

Veld Energieprestatiewaardering: De regelgeving ten aanzien van het bepalen van het aantal punten in de woningwaardering voor de energieprestatie van een OGE is vanwege het Nader Voorschrift gewijzigd per 1 januari 2015. Afhankelijk van het meest recente moment waarop een OGE is afgemeld bij RVO.nl (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) zal het aantal woningwaarderingsstelsel-punten (WWS) bepaald zijn op basis van:

het EPA-label
de Energie-index
het Bouwjaar (indien niet afgemeld)

Dit keuzeveld geeft aan welke van de drie genoemde methoden voor de betreffende OGE van toepassing is geweest bij het bepalen van de (meest recente) woningwaardering. De punten worden bepaald op basis van de gekozen methode i.c.m. de waarden die zijn ingesteld in de beheertabel Energielabels.

Het kenmerk Verwarming en isolatie is puur vanwege behoud van historische gegevens binnen Dynamics Empire aanwezig in de keuzelijst.

Veld Energie-index: Vanaf 1 januari 2015 wordt er, in plaats van een EPA-label, een energie-index opgesteld voor nieuwe of muterende woningen. Als een woning wordt afgemeld op 1 januari 2015 of later, dan wordt deze woning alleen voorzien van een energie-index. Woningen afgemeld vóór 1 januari 2015, zullen nog steeds voorzien zijn van een EPA-label (en dus geen index). Dit label blijft 10 jaar geldig.

22.3 Energieprestatie: energie-indices en -labels van Vabi

Voor de module Wonen bestaat de mogelijkheid om energie-indices en -labels te synchroniseren met Vabi Assets. Dit product helpt u als vastgoedbeheerder onder meer om uw EPA-gegevens optimaal te beheren. Zie hiervoor de handleiding Koppelingen met Dynamics Empire.

In Dynamics Empire is de mogelijkheid ingebouwd om de vanuit de Vabi-applicatie geëxporteerde indices en labels (samenvallend onder de noemer ‘energieprestaties’) in te lezen, waarna ze worden opgeslagen in de woningwaardering. Voor woningen waarbij de waardering heeft plaatsgevonden vóór 1 januari 2015 zullen labels worden opgehaald; voor waarderingen na die datum gelden de indices. Deze twee verschillende energieprestatie-indicatoren bestaan onafhankelijk naast elkaar, waarbij er geen vertaalslag tussen beide bestaat: de ene is niet te vertalen in de andere, en andersom.

U kunt ook energieprestaties in bulk importeren die zijn gemeten conform NTA8800 en afgemeld na 1-1-2021. Om alle benodigde gegevens te kunnen verwerken verwacht de importfunctie een csv-bronbestand met de volgende kolommen, in de getoonde volgorde:

OG Eenheidnummer
EPA-label
Status (d.w.z. status van de energieprestatie moet zijn 'Afgemeld' of 'Geregistreerd')
Datum (d.w.z. datum waarop de energieprestatie is afgemeld)
Energie-index
NTA8800 Energielabel
NTA8800 Gebruiksoppervlakte

Deze veldwaarden kunnen bijvoorbeeld worden aangeleverd in een Kladblokbestand: één record per regel, veldwaarden gescheiden door een puntkomma, zonder spaties in de regel. De waarde voor de Energieprestatiestatus moet gelijk zijn aan ‘Afgemeld’; dit is vanuit Vabi het kenmerk dat voor een woning een geldig energiecertificaat is vastgesteld en meteen de voorwaarde dat in Dynamics Empire het label in de woningwaardering mag worden vastgelegd. Verder mag een OG Eenheid slechts één keer in het bronbestand voorkomen.

Let op: Als op een regel de kolom 'Datum' is gevuld met een datum op of na 1-1-2021, moeten op die regel de kolommen 'EPA-label' en 'Energie-label' leeg zijn en de kolommen 'NTA8800 Energielabel' en 'NTA8800 Gebruiksoppervlakte' juist zijn gevuld met een geldige waarde. Zodra u de importfunctie uitvoert en een csv-bestand met het juiste formaat importeert, maakt het systeem voor elke regel uit het csv-bestand een nieuwe versie van de woningwaardering aan voor de desbetreffende OG Eenheid.

Het betreffende report voor importeren van EPA-labels vindt u via Energieprestaties importeren .

Alvorens de data kunnen worden ingelezen dient u de volgende gegevens in te geven:

Adviseurnr. – Kies het (bestaande) Contactnr. van de betreffende adviseur.
Opnamedatum (bezoekdatum) wordt ingangsdatum WWD – Als u hier een vinkje zet wordt de ingangsdatum van de woningwaardering voor de eenheid gelijk gesteld aan de datum waarop de energieprestatiebeoordeling van de woning is voltooid (= opnamedatum/bezoekdatum).
Ingangsdatum woningwaardering – Hier kunt u een datum ‘hard’ definiëren. Deze wordt toegepast als in voornoemd veld het vinkje niet aanstaat. (Als hier een datum wordt ingevuld en het voornoemde vinkje staat op 'AAN', dan wordt met de hier ingevulde datum niets gedaan.)

Bestand bevat kopregel – Als het bestand dat u inleest een kopregel bevat met kolomnamen dient u dit veld aan te vinken, aangezien het systeem deze niet automatisch herkent.

Als u op OK klikt zal Dynamics Empire vragen naar de (locatie van de) Bestandsnaam – de naam van het bestand met in te lezen gegevens.

Let op! Als er op minstens één regel (waar dan ook in het bestand) een blokkerende fout voorkomt, wordt er niets geïmporteerd. Dus ook regels die wél juiste gegevens bevatten moeten na het oplossen van de fout (waar een melding van wordt gegeven door het systeem) opnieuw worden aangeboden voor import.

Het inlezen in Dynamics Empire van de nodige gegevens leidt tot het volgende:

Een nieuw Woningwaarderingrecord b.v. de ingegeven Ingangsdatum. Is er al een Woningwaarderingrecord met deze ingangsdatum aanwezig, dan wordt er gereageerd conform de instelling ‘Historie woningwaardering bewaken’.
Veld Energieprestatiewaardering – gevuld met keuze 'EPA-label' i.p.v. 'Verwarming en isolatie'
Veld EPA-label – gevuld met het ingelezen veld 'Energielabel'
Veld Opnamedatum (bezoekdatum) – gevuld met het ingelezen veld 'Opnamedatum'
Energiepunten en Totaal aantal punten – worden herberekend

23 Beheer van Nieuwsartikelen

Het is mogelijk om nieuwsartikelen aan te maken. Dit betreft berichten die algemeen (voor iedereen) van aard zijn, of aan één of meerdere clusters worden gekoppeld, en gedurende een op te geven periode kunnen worden gepubliceerd – ook op het Klantportaal. In het KCC-zoekscherm is een drietal feitenblokken toegevoegd dat dit nieuws toont. Daarnaast zijn deze feitenblokken ook opgenomen op de Eenheidkaart en Klantenkaart. Hiervoor geldt het volgende:

Alle nieuwsartikelen: hier staan de nieuwsberichten genoemd die in de andere twee feitenblokken worden getoond.
Specifiek nieuws : dit nieuws geldt voor een specifiek cluster en wordt alleen getoond als een OGE geselecteerd is dat gekoppeld is aan dat cluster.
Algemeen nieuws: nieuws van algemene aard.

U maakt als volgt een nieuwsartikel aan:

Ga naar Nieuwsartikelen .
Klik op Nieuw en vul een Titel in (maximaal 50 karakters). De titel wordt bij publicatie getoond in het feitenblok; na klikken op de onderliggende link zal dan het gehele bericht worden geopend.
In de velden Tonen vanaf en Tonen t/m geeft u de datums op die de publicatieperiode afbakenen. Het veld Gepubliceerd wordt automatisch gevuld met de Tonen vanaf-datum, maar is wel wijzigbaar.
Vink het veld Intern aan als het nieuws binnen Dynamics Empire getoond moet worden, en Extern als het op het Klantportaal moet verschijnen.
Op tabblad Nieuwsbericht kunt u verschillende teksten meegeven, afhankelijk van het feit of het voor intern of extern gebruik is. Kies bij Gebruik voor <leeg> (= intern) en vul vervolgens in veld Inhoud de tekst in die getoond moet worden bij publicatie binnen Dynamics Empire (zie vinkje Intern op tabblad Algemeen). Kiest u bij Gebruik voor Extern, dan kunt u bij Inhoud een tekst opgeven die wordt getoond op het Klantportaal (zie vinkje Extern op tabblad Algemeen).
Een vinkje in het veld Externe tekst geeft aan dat er voor extern gebruik een aparte inhoudstekst is opgegeven.
Bij URL kunt u een link naar een specifieke locatie opgeven; deze wordt vervolgens getoond als het nieuwsartikel vanuit het feitenblok wordt geopend.
Is het nieuws bestemd voor een specifiek cluster (en daarmee voor alle eenheden binnen dat cluster), dan geeft u op tabblad Clusteroverzicht eerst de juiste Bedrijfsnaam op (de functionaliteit is bedrijfsoverstijgend) en vervolgens het juiste Clusternr.
Als u klaar bent klikt u op OK. In de lijst Nieuwsartikelen wordt de aangemaakte regel getoond, met titel, publicatieperiode (datum vanaf / datum tot), de daadwerkelijke datum van publicatie, of het nieuws voor interne en/of extern gebruik is, en of het ‘algemeen’ van aard is.

24 Oppervlakten importeren

Met de taak Importeren oppervlakten voor OG Eenheden conform NEN2580 is het mogelijk om de verschillende soorten oppervlakten in bulk te registreren voor meerdere OG Eenheden. Wat betreft het gebruiksoppervlakte kunt u per OG Eenheid ervoor kiezen om alleen het totale gebruiksoppervlak van die OG Eenheid te registreren of ook de vier subtotalen.

Zodra u de taak start, kunt u een Excel-bestand en daarbinnen een tabblad selecteren. Om de oppervlakten vanuit het Excel-bestand te kunnen importeren in Dynamics Empire, moet de eerste regel van het geselecteerde tabblad achtereenvolgens de volgende kolomnamen bevatten (zonder de genoemde kolomnummers):

Eenheidnr.
Bruto vloeroppervlakte (BVO)
Netto vloeroppervlakte (NVO)
Verhuurbare vloeroppervlakte (VVO)
Gebruiksoppervlakte wonen
Overige inpandige ruimte
Gebouwgebonden buitenruimte
Externe bergruimte
Totale gebruiksoppervlakte
In te voeren oppervlakte(n)

Kolom 1 moet op elke regel zijn gevuld met een code die overeenkomt met het eenheidsnummer van een bestaande OG Eenheid in Dynamics Empire.

Kolommen 2, 3 en 4 kunnen op elke regel een waarde hebben.

De toegestane inhoud van kolommen 5 t/m 9 is afhankelijk van de inhoud van kolom 10:

Als een regel in het Excel-bestand in kolom 10 de waarde 'Sub' heeft, dan mogen op die regel kolommen 5, 6, 7 en 8 zijn gevuld met een waarde en moet kolom 9 leeg zijn.
Als een regel in het Excel-bestand in kolom 10 de waarde 'Eind' heeft, dan moeten op die regel kolommen 5, 6, 7 en 8 leeg zijn en mag kolom 9 gevuld zijn met een waarde.

Als het Excel-tabblad een lege cel bevat, dan slaat de importfunctie deze cel over. Dit betekent dat in dat geval de huidige waarde van de desbetreffende oppervlakte van de desbetreffende OG Eenheid in Dynamics Empire niet wordt aangepast.