Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de incasso-activiteiten binnen de module Wonen, alsmede eventueel de samenhangende applicatiebeheer-activiteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Wij gaan ervan uit dat u eerst de instellingen hebt vastgelegd, zoals beschreven in de handleiding Wonen Basis en instellingen.

In de behandeling van de onderwerpen zit een logische volgorde, maar alle onderwerpen zijn op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen.

Zie voor gerelateerde functionaliteiten ook de volgende onderwerpen, elders op deze site:

Wonen (Jaarlijkse) huurverhoging
Wonen Basis en instellingen
Wonen Verhuur

2 Incasso huurder - met mandaat

Een huurder van een eenheid zal, meestal maandelijks, worden geconfronteerd met een te betalen huurbedrag. Dit bedrag zal, afhankelijk van de afspraken, moeten worden voldaan via één van de mogelijke betalingswijzen:

Het automatische incasso. Hierbij wordt door de huurder een machtiging afgegeven, waarbij de verhuurder het verschuldigde bedrag (maandelijks) mag incasseren van de rekening van de huurder.
De acceptgiro. Hierbij wordt er door de verhuurder of eventueel door een extern bedrijf, een acceptgiro aangemaakt en vervolgens opgestuurd naar de huurder.
Het combiformulier. Hierbij wordt er door de verhuurder of eventueel door een extern bedrijf, een combiformulier aangemaakt. Dit is een blad ter grootte van een A4 met een tekstgedeelte boven en daaronder een acceptgirodeel.
Ook kan de betaling worden gedaan op een andere manier dan hierboven; denk bijvoorbeeld aan een kasbetaling of een betaling via elektronisch bankieren.

De betalingen worden verwerkt in het systeem om deze te kunnen vereffenen met de vordering. Dit kan automatisch door het (elektronisch) inlezen van het dagafschrift dat van de bank wordt verkregen. Voor meer informatie over het inlezen van dagafschriften, zie de paragrafen Inlezen rekeningafschrift en Inlezen BGC diskette in de handleiding Financieel beheer, paragraaf Telebankieren.

De overige betalingen zullen handmatig moeten worden vereffend met de juiste vordering. Zie hiervoor eventueel de handleiding Financieel beheer.

Het kan ook voorkomen dat een betalingsopdracht door de bank om een bepaalde reden wordt geweigerd, of door de huurder zelf wordt teruggedraaid. In deze gevallen zal hier een incasso van de huur niet mogelijk zijn. Deze gevallen worden kenbaar gemaakt door middel van een stornoregel in het dagafschrift en, na het inlezen van het dagafschrift, een stornoregel in de klantposten.

Overigens is via de klantkaart in het veld Saldo met behulp van de assistbutton, per eenheid die de huurder op zijn naam heeft, te zien wat het nog verschuldigde bedrag is.

2.1 Mandaatregistratie

Met de overgang op SEPA (in 2014) dient u voor elke automatische incasso die u wilt uitvoeren een mandaat te hebben. In Dynamics Empire is functionaliteit toegevoegd waarmee u deze mandaten kunt vastleggen en onderhouden.

2.1.1 Instellen nummering mandaten

Om nieuwe mandaten te kunnen vastleggen dient u een nummerreeks in te stellen in de Verkoopinstellingen (oproepbaar via zoekfunctionaliteit ) op tabblad Nummerreeks in het veld Mandaatnrs. Maak hiervoor een nieuwe nummerreeks aan en voer deze hier in. Als u meerdere bedrijven heeft van waaruit u incasseert, en u wilt per bedrijf aparte nummering van de mandaten, dan dient u per bedrijf een nummerreeks aan te maken en in te stellen.

2.1.2 Incassoreden invoeren

U kunt een mandaat afdrukken, zodat een klant deze kan tekenen. In de tekst van de mandaat kunt u een reden van de incasso opgeven. Deze reden wordt in de standaardafdruk van een mandaat overgenomen uit de tabel met incassoredenen. De reden van de incasso wordt niet opgegeven aan de bank via het telebankieren. Zorg ervoor dat wanneer u een reden gebruikt, u deze zo algemeen mogelijk houdt, om te voorkomen dat incasso’s worden gestorneerd als de klant de incasso niet onder het gegeven vindt vallen.

LET OP! Als u een reden vermeldt dient u in de beschrijving van de reden te beginnen met een spatie, zodat de tekst goed wordt vermeld op de afdruk. Dit is noodzakelijk om te voorkomen dat de tekst 2 spaties bevat als u geen reden gebruikt.

Advies is dan ook om zo min mogelijk codes aan te maken en de tekst zo algemeen mogelijk te houden. U kunt er ook voor kiezen geen reden aan te maken en de tekst van het mandaat niet verder te specificeren.
U vindt de reden incasso via de zoekfunctionaliteit onder Reden Incasso.

2.1.3 Afdrukken mandaat lijstselectie

Om een mandaat af te drukken kunt u gebruik maken van het standaard rapport in Dynamics Empire, of u kunt zelf een WordLink-brief maken.

Om het standaardrapport te kunnen gebruiken dient u dit in te stellen in de Lijstselectie – Empire . Het standaard rapport vanuit Dynamics Empire heeft nummer 11151838.

2.2 Invoeren mandaat

U dient, zoals gezegd, voor elke incasso die u wilt uitvoeren via SEPA een mandaat te hebben vastgelegd. Een mandaat moet zijn gekoppeld aan een bankrekening van de klant en een bankrekening van uw organisatie. U kunt een mandaat invoeren vanaf de kaart van de bankrekening van een klant, de betalingsgegevens van een klant, een betalingsregeling of een factuur.

Als een klant een geldig mandaat heeft hoeft u niet voor elk nieuw betalingsgegeven of nieuwe betalingsregeling een nieuw mandaat vast te leggen. Maak zoveel mogelijk gebruik van één geldig mandaat per klant.

Als u over bent op SEPA en u heeft in de transactiewijzen voor incasso het exportprotocol ingevoerd voor SEPA, dan is een mandaat verplicht bij een incasso. U bent dan ook verplicht om bij het invoeren van betalingsgegevens met een transactiewijze incasso een mandaatcode op te geven.

U kunt dit mandaat zoals gezegd onder andere aanmaken vanuit de regel met betalingsgegevens.

Ga om een nieuw mandaat vast te leggen bijvoorbeeld naar de bankrekeningkaart van de klant en klik in het menu op de knop Mandaat incasso, gevolgd door een klik op Nieuw. Klik vanuit de zoeklijst Mandaten op Nieuw. Druk op Enter om een nieuw nummer aan te (laten) maken.

Het veld Reden incasso is, zoals eerder besproken, optioneel. Indien gevuld wordt de omschrijving van de reden vermeld op de afdruk van het mandaat.

Het veld Doorlopend dient te zijn aangevinkt voor een doorlopende machtiging en deze kunt u uitvinken voor een eenmalige machtiging. Het veld is standaard aangevinkt. Als een mandaat een keer gebruikt is in een incasso, dan is dit veld niet meer te wijzigen. Het voorkomt daarmee dat u een eenmalige incasso omzet in een doorlopende, of een doorlopende ongeldig maakt door deze om te zetten naar eenmalig.

De Datum tekening wordt gevuld met de datum van vandaag, maar u kunt deze aanpassen als u de handtekening op een andere datum heeft ontvangen.

Het is van belang dat het veld Onze bankrekening wordt gevuld met de bankrekening van uw organisatie waarmee u de incasso wilt uitvoeren. Het is noodzakelijk dat u voor betreffende rekening een Incassant ID heeft aangevraagd bij de bank en deze hebt ingevoerd op de bankkaart (zie elders).

De velden Datum eerst gebruikt en Datum laatst gebruikt zijn niet te wijzigen. Het systeem werkt deze velden bij op het moment dat u een betaalrun exporteert: ze worden gevuld met de transactiedatum van de incassorun. Op basis van het veld Datum eerste gebruik kan het systeem bepalen of een doorlopende incasso voor de eerste keer of voor een volgende keer is gebruikt.

Eventuele gevolgen van storno

Als een eerste incasso wordt gestorneerd dient in bepaalde gevallen de eerstvolgende incasso wederom als eerste te worden aangeboden. Dit komt voor als een incasso van een eenmalige incasso, of een eerste incasso van een reeks, wordt gestorneerd vóórdat de incasso heeft kunnen plaatsvinden. Mogelijke reden is onvoldoende saldo op de rekening van de betaler. Dynamics Empire controleert of de Datum eerst gebruikt is gevuld bij een mandaat en beschouwd in dat geval de eerstvolgende incasso als een vervolgincasso. In de hierboven beschreven situatie moeten, om een incasso weer als eerste te kunnen verwerken, de Datum eerst gebruikt en Datum laatst gebruikt bij het mandaat leeg worden gemaakt. Op de mandaatkaart staan op tabblad Acties in het menu twee opties: Vullen datums en Wissen datums. Met de tweede optie kunt u zelf de datum wissen om te forceren dat een volgende incasso, waarbij betreffende mandaat wordt gebruikt, als eerste (of eenmalige) wordt verwerkt. De optie 'Vulllen datums' kunt u gebruiken om de datums weer te vullen op het moment dat de datums ten onrechte leeg zouden zijn. Als u de optie 'Vullen datums' gebruikt zal het systeem in de betaalrunregels het mandaat opzoeken en de transactiedatum gebruiken om de 'Datum eerst gebruikt' en 'Datum laatst gebruikt' weer te vullen. Als het mandaat niet eerder is gebruikt en het mandaat dus niet gevonden wordt in de betaalrunregels zal het systeem de datums leeglaten. U kunt de datums overigens alleen wissen als de 'Datum eerst gebruikt' en 'Datum laatst gebruikt' gelijk zijn.

2.3 Afdrukken mandaat

U kunt het mandaat afdrukken om de klant het mandaat te laten tekenen. Klikt u op afdrukken vanuit de lijst of kaart van een mandaat, dan wordt het standaard Dynamics Empire-report afgedrukt. Het standaard rapport ziet eruit als onderstaand. De geel gemarkeerde tekst is de omschrijving van de reden die wordt getoond. Is er geen reden in het mandaat ingegeven of wilt u niet van een reden gebruik maken, dan wordt deze tekst weggelaten op de afdruk.

U kunt een maatwerkvariant van het standaard rapport (laten) maken indien u een andere afdruk wenst, of u kunt als u beschikt over WordLink een eigen afdruk via WordLink definiëren.

2.4 Conversie mandaten

Het is niet noodzakelijk om voor alle klanten die eerder een incassomachtiging hebben afgegeven een nieuwe machtiging te laten tekenen. U kunt de bestaande incassomachtigingen omzetten naar SEPA-machtigingen als u aan bepaalde eisen voldoet. Zo dient u op de machtiging de tekst SEPA te vermelden, de datum van tekening en een mandaatcode. Voor de exacte eisen verwijzen wij naar uw bank.

U kunt in Dynamics Empire automatisch machtigingen laten aanmaken voor klanten die momenteel een incasso hebben in de betalingsgegevens. Het systeem zal met de conversie voor elke klant per bankrekening een mandaatcode aanmaken. De bankrekening wordt uit de betalingsgegevens overgenomen, evenals uw rekeningnummer. De datumtekening wordt vanuit conversie gevuld met 1 september 2009. Dit is volgens de afspraken die met betrekking tot conversie zijn gemaakt in Nederland.

Om de mandaten aan te maken op basis van de bestaande betalingsgegevens dient u eenmalig vanuit de object designer in de development environment report 11151839 Omzetten incasso uit te voeren. Zorg ervoor dat u het bedrijf heeft geopend waarvoor u de conversie wilt uitvoeren voordat u de conversie start.

De mandaatcode die is aangemaakt voor een betalingsgegeven wordt met de conversie ingevoerd in de betalingsgegevens, zodat bij de eerstvolgende prolongatie de mandaatcode wordt meegenomen naar de klantenpost.

LET OP! U dient de conversie pas uit te voeren vlak voor u overgaat op het werken volgens SEPA.

LET OP! De conversie van de mandaten dient u per bedrijf uit te voeren. U dient het bedrijf te openen waarvoor u de conversie uit wilt voeren en vanuit dat bedrijf het report 11151839 op te starten.

LET OP! Het is niet mogelijk om mandaten te converteren voor betalingsregelingen. U dient zelf een mandaatcode in te voeren op alle betalingsregelingen die nog niet voldaan zijn die op incasso staan. Het systeem zal bij de resterende termijnen in de klantenposten de mandaatcode invoeren. U zult bij veel regelingen een geconverteerde mandaatcode kunnen invoeren, omdat de klant ook zijn huur via incasso betaald. In andere gevallen zult u ook nog het mandaat moeten aanmaken. Zorg ervoor dat u dan de datumtekening invoert op 1-11-2009.

2.5 Gebruik van een mandaat

2.5.1 Klantenposten

Om een klantenpost te kunnen incasseren via SEPA dient de klantenpost een mandaat te hebben. U kunt de mandaatcode handmatig invoeren en aanpassen in een klantenpost indien noodzakelijk. Let er in dat geval op dat u de klantenposten eerst in de Bewerken-modus zet (knop Bewerken). In de meeste gevallen zal de mandaatcode echter al gevuld zijn vanuit bijvoorbeeld de prolongatie.

2.5.2 Prolongatie

Een mandaat is zoals gezegd noodzakelijk bij het invoeren van betalingsgegevens voor een automatische incasso. De prolongatie zal bij het prolongeren het mandaat uit de betalingsgegevens overnemen naar de betalingsdetailgegevens en uiteindelijk naar de klantenpost.

2.5.3 Betalingsregelingen

Als u een betalingsregeling invoert waarvan u de termijnen wilt incasseren dient u op de betalingsregeling een mandaatcode in te voeren. U kunt een betalingsregeling niet activeren als deze een transactiewijze incasso heeft (die gekoppeld is aan een exportprotocol van het type SEPA) en er geen mandaat is ingevoerd.

Op het tabblad Facturering in een betalingsregeling dient u de mandaatcode in te voeren.

LET OP! Omdat de conversie van mandaten niet automatisch kan worden uitgevoerd bij betalingsregelingen dient u alle betalingsregelingen die nog niet zijn voldaan en die op incasso staan, te voorzien van een mandaatcode.

2.5.4 Verhuurfacturen en overige facturen

Op verhuurfacturen en overige facturen is het mogelijk om op het tabblad Facturering een mandaatcode in te vullen om de betreffende facturen te kunnen incasseren.

Zorg er uiteraard voor dat u bijvoorbeeld een afdruk van de factuur maakt om als aanzegging minimaal 14 dagen voor het incassomoment te dienen.

2.5.5 Geldigheid mandaat

Een mandaat mag onbeperkt gebruikt worden, maar verliest zijn geldigheid als het meer dan 36 maanden niet is gebruikt. Het systeem zal mandaten met een Datum laatst gebruikt van meer dan 36 maanden geleden niet meer als geldig beschouwen. Dit zal een foutmelding geven bij het ophalen van voorstelposten.

2.5.6 Verwijderen mandaat

Er bestaat een rapport dat mandaten kan verwijderen als deze zijn aangemaakt voor een transactiewijze die niet incasso is. Het kan voorkomen dat u bijvoorbeeld in de instellingen van de transactiewijze voor OLA's het vinkje 'Opnemen in betaalvoorstel' hebt aangevinkt. De conversie van mandaten maakt als gevolg daarvan ook voor die klant een mandaat aan en de mandaatcode wordt dan ingevuld in de betalingsgegevens. Het rapport 11151844 Betalingsgegevens verwijderen mandaat verwijdert mandaten voor een door de gebruiker in te geven transactiewijze. Zowel de kaart van het mandaat wordt verwijderd alsook de code in de betalingsgegevens. Als het mandaat ook nog gebruikt is in een andere betalingsgegevenrecord dat wel op incasso staat, dan wordt de kaart niet verwijderd.
U dient dit rapport te starten vanuit de object designer in de development environment.

2.5.7 Klantportaal

Mogelijk heeft het iets te maken met het feit dat Empire, Op het moment dat een huurder via het Klantportaal zijn betaalwijze wijzigt van handmatig of acceptgiro in ‘automatische incasso’, maakt Dynamics Empire automatisch een mandaatcode aan. De corporatie moet in dat geval nog een formulier laten ondertekenen door de huurder, waarmee de huurder akkoord gaat met de automatische incasso voor een bepaald doel van een bepaalde IBAN-rekening.

2.6 Factuurteksten

Als u een automatische incasso wilt uitvoeren bij een klant dan dient u de klant hiervan een aanzegging te doen, minimaal 14 dagen voor het incassomoment. Het is niet noodzakelijk om bij ongewijzigde bedragen de aanzegging te herhalen voor elk incassomoment. Als u maandelijks de huur incasseert en het maandelijks te incasseren bedrag blijft constant, dan kunt u volstaan met één en dezelfde aanzegging totdat de bedragen wijzigen. Bij een jaarlijkse huurverhoging zou u tevens in de brief de incassoaanzegging kunnen opnemen, zodat u tot aan de volgende huurverhoging geen nieuwe aanzegging hoeft te sturen.

Voor klanten die huurtoeslag krijgen kunnen de te incasseren bedragen tussentijds afwijken. U kunt er in dat geval voor kiezen om de huur te incasseren en daarbij ook elke maand een factuur te sturen met daarop de vermelding van de aanzegging van de incasso.

Om op uw factuur de juiste gegevens te kunnen vermelden zijn een aantal variabelen beschikbaar in de verhuurteksten. Zo dient u op uw aanzegging de mandaatcode te vermelden en uw incassant-ID.

In de verhuurteksten kunt u de volgende variabelen gebruiken:

%7 Mandaatcode
%10 Incassant-ID

Pas uw verhuurfactuurteksten aan in geval van automatische incasso om deze, indien gewenst, ook als aanzegging van de incasso te kunnen gebruiken.

3 Prolongatie

Periodiek zal de verhuurder zijn huur willen innen. De prolongatie bepaalt wanneer, hoe en hoeveel er geïnd wordt. Dit is een belangrijk proces binnen het huurincasso waar voorzichtig mee moet worden omgegaan, en dat niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

3.1 Controles

Als eerste stap in het prolongatieproces worden controles op de contracten uitgevoerd. Het doel hiervan is om in een vroegtijdig stadium OG Eenheden uit te sluiten die contractfouten bevatten, zodat de prolongatie voor de overige eenheden zonder problemen verloopt.

Het is mogelijk om de contractcontrole uit te voeren zonder de rest van de prolongatie te starten. Dit is mogelijk door de instelling Alleen contractcontrole aan te vinken op de prolongatierun-kaart, te bereiken via het Prolongatierunoverzicht . Dit is mogelijk zolang de prolongatierun de status Aangemaakt of Contractfouten heeft. Als deze optie is ingeschakeld wordt alleen de contractcontrole uitgevoerd. De bevindingen zijn te vinden via het Contractfouten-overzicht, te bereiken vanuit het menu.

Zolang er nog geen documenten zijn aangemaakt, kan de prolongatierun ook weer verwijderd worden. Wanneer er na een normale prolongatierun contractfouten worden gemeld, kan de instelling ook worden ingeschakeld om alleen de contractcontrole uit te voeren. Omdat er dan al documenten zijn aangemaakt, kan de prolongatierun nu echter niet meer worden verwijderd. Nadat de contractproblemen zijn opgelost moet de instelling weer worden uitgeschakeld en kan de prolongatierun alsnog worden afgerond.

De laatst toegevoegde controles zijn de volgende:

De prolongatietermijn van een contract moet bestaan uit (een) cijfer(s) gevolgd door een letter. Foutief ingevulde termijnen als 'M1' en 'LM' worden daardoor gedetecteerd voordat ze problemen geven.
De 'Btw-boekingsinstellingen' moet een instelling bevatten voor de combinatie van 'Btw-bedrijfsboekingsgroep' en 'Btw-productboekingsgroep'.
De combinatie van 'Btw-bedrijfsboekingsgroep' en 'Btw-productboekingsgroep' van de 'Btw-boekingsinstellingen' moet een ingevulde 'Verk.-Btw-rekening' hebben.
De combinatie van '(Btw-)bedrijfsboekingsgroep' en '(Btw-)productboekingsgroep' van de 'Algemene boekingsinstellingen' en 'Btw-boekingsinstellingen' leidt tot een 'Verhuurrekening', 'Dervingsrekening' of 'Verk.-Btw-rekening'. Als op deze grootboekrekening(en) 'Dimensie voor scheiding DAEB/niet-DAEB tak' verplicht is, moet de OG Eenheid een administratieve eigenaar hebben.

De bij de prolongatierun opgegeven boekingsdatum moet binnen de toegestane boekingsperiode vallen. Als voor de gebruiker een specifieke toegestane boekingsperiode is ingesteld, dan wordt die boekingsperiode bij de controle als toegestane boekingsperiode gehanteerd. Als voor de gebruiker geen toegestane boekingsperiode is ingesteld, wordt nagegaan of bij de 'Boekhoudinstellingen' een toegestane boekingsperiode is ingesteld. Als dit het geval, dan wordt deze als toegestane boekingsperiode gehanteerd.

Voor een huurder moeten de betaalgegevens bekend zijn (bestaande controle die door een fout niet goed functioneerde).

Let op! We gaan in deze handleiding uit van de zogenaamde ‘nieuwe prolongatie’-methode. Hiervoor moet in de Empire-instellingen op tabblad Algemeen het veld Prolongatiesysteem op Prolongatiedocumenten staan.

Overigens is het pas mogelijk om een nieuwe prolongatierun aan te maken als er geen actieve prolongatierun meer in het systeem aanwezig is. Dit houdt tevens in dat het niet mogelijk is om een TWK-prolongatie op te starten als er een nog niet volledig verwerkte prolongatie aanwezig is.

Het aanmaken van de prolongatieposten vindt plaats op het moment van het aanmaken van de grootboekposten. Hierdoor kan het grootboekpostvolgnummer worden opgenomen in de prolongatiepost. Het is daarmee eenvoudiger door middel van queries een 'join' te maken met de grootboekpost en prolongatiepost. (Er is overigens voor wat dit betreft geen voorziening getroffen voor prolongatieposten uit het verleden.)

3.2 Instellingen met betrekking tot huurtoeslag

Huurtoeslag prolongeren
U kunt ervoor kiezen om bij het starten van de prolongatie altijd de huurtoeslag mee te prolongeren. Hiertoe zet u in de Empire-instellingen op tabblad Verhuur een vinkje in het veld Huurtoeslag prolongeren. Het gevolg is dat bij het openen van het prolongatiescherm het vinkje Huurtoeslag prolongeren aanstaat en automatisch de juiste Vervaldatum wordt ingevuld die hangt aan de inhoud van het veld Periode.

Controle uitvoeren
Op hetzelfde tabblad in de Empire-instellingen kunt u opgeven dat de huurtoeslag moet worden gecontroleerd (veld Huurtoeslag controleren). In dat geval zal het systeem op verschillende punten in het proces een controle uitvoeren en met een melding komen als dat van toepassing is. Zo kan het zijn dat de huurtoeslaggegevens van de belastingdienst nog niet zijn ingelezen; Dynamics Empire zal dan een gerelateerde melding geven.

Een andere mogelijkheid is dat de huurtoeslag voor de te prolongeren periode nog niet is verwerkt. De prolongatie zal dan niet worden gestart, tenzij bij de niet-verwerkte records wordt aangegeven dat ze teruggestort worden naar de belastingdienst. Dit kunt u doen via HS-Statistics . Vink vervolgens op de juiste regel(s) het veld Retour Belastingdienst aan. Zolang dit vinkje aan blijft staan wordt de huurtoeslag niet meer verwerkt.

3.3 Prolongeren huur

U prolongeert als volgt de huur:

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Prolongatierunoverzicht.

U kunt overigens ook de optie Prolongatie benaderen via het menu vanuit het Rolcentrum – mits u hiervoor de juiste rol ‘bekleed’ in Dynamics Empire (zie Pers. Gebruikersinstellingen ).

Vanuit Prolongatierunoverzicht klikt u op de knop Nieuw.
Met de velden Clusterfilter en OGE-filter kunt u een selectie maken op clusters en/of OGE’s die u in de prolongatie wilt meenemen. Als u hier niets invult wordt op basis van het vullen van de prolongatieperiode bepaald welke eenheden moeten worden geprolongeerd.
In het veld Aantal gefilterde OGE’s kunt u zien hoeveel OGE’s er in de prolongatie worden meegenomen.
Kies op de prolongatierunkaart de periode waarover u wilt prolongeren in het veld Prol. periodenaam. De velden Datum tot, Boekingsdatum en Documentdatum worden automatisch gevuld vanuit de instellingen van de prolongatiedata.

Als bij het prolongeren de boekingsdatum buiten het toegestane bereik valt kunt u door naar de niet-doorgeboekte factuur en daar het boeken opstarten. Daar verschijnt dan de melding dat de boekingsdatum buiten het toegestane bereik valt. Hierdoor is het nu eenvoudig te achterhalen wat het probleem is en kan het probleem verholpen worden.

De velden Erfpacht, Huur en Direct boeken staan standaard op Ja. Het veld Huurtoeslag wordt standaard gevuld op basis van hetgeen in de Empire-instellingen is ingesteld (zie vorige paragraaf).
Met de functie Contracten in het menu kunt u voorafgaand aan de start van de prolongatie een controle laten uitvoeren op de contracten. Met deze functie worden op de contracten een aantal logische controles gedaan, zoals de aanwezigheid van boekingsgroepinstellingen.

Met de functie Documenten worden op de aangemaakte, ongeboekte documenten een aantal logische controles gedaan, zoals dimensie-instellingscontroles.

Via Alle fouten kan het foutlog geopend worden waarin de fouten met duidelijke toelichting vermeld staan. Na het oplossen van een fout kan de prolongatie opnieuw worden uitgevoerd/geboekt.
Met de actie Uitvoeren / Boeken wordt uiteindelijk de prolongatie opgestart. Afhankelijk van de instellingen kunnen de aangemaakte facturen direct geboekt worden.
Na het uitvoeren van de prolongatie zijn de daardoor aangemaakte facturen, leegstandsfacturen en creditnota’s zichtbaar op de Prol.-runkaart.
Vanaf het contractoverzicht van een OG Eenheid kan naar de pagina met Prolongatieposten van een geselecteerd contract worden genavigeerd, via de gelijknamige optie in het menu. Vanaf de pagina met prolongatieposten kan naar de details van een prolongatierun worden genavigeerd door op de waarde van kolom van een geselecteerde prolongatiepost te klikken.
Met de functie wijze factuurtype matrix kan een overzicht worden opgevraagd, waarop duidelijk wordt welke bedragen geïncasseerd worden, en op welke wijze de aangemaakte facturen worden geïnd (al dan niet met OLA). Naast de bedrag-kolommen zijn er ook aantal-kolommen.
Wilt u documenten van de betreffende prolongatierun afdrukken, dan kiest u voor de afdrukfunctie; de mogelijke keuzes zijn Verhuurfacturen, Verhuurfacturen + OLA en OLA’s.

Afhankelijk van het soort document dat gekozen wordt, wordt een report opgestart voor het betreffende document. Daarbij wordt automatisch een filter gezet op de betreffende prolongatierun.

Met het Incasso-overzicht per Cluster kan een overzicht - evt. op detailniveau - worden opgevraagd, waarbij duidelijk wordt op welke wijze de diverse facturen geïncasseerd worden.

Met de functies voor export kunnen de Verhuurfacturen + OLA of OLA’s geëxporteerd worden naar een bestand. Dit bestand kan ter verwerking opgestuurd worden naar een servicebureau.
U kunt de uitvoer van de prolongatie in een schema zetten. Ga hiervoor naar het tabblad Uitvoerschema op de prol.-runkaart. Vul in het veld Startdatum/tijd uitvoering de gewenste datum en tijd in waarop de prolongatie moet starten. Kies vervolgens voor In wachtrij plaatsen. De prolongatie wordt nu op de gewenste datum en het gewenste tijdstip opgestart. Tot die tijd kunt u gewoon andere prolongaties opstarten, bijvoorbeeld TWK-prolongaties.
Het scherm Prol statistiek (via knop Statistiek in het menu), ten slotte, geeft een beeld van de aantallen en bedragen van geboekte en ongeboekte documenten en fouten. Op de velden aan de rechterkant van de kaart is een drilldown te gebruiken voor de detailgegevens.

Automatische incasso

Bij het prolongeren van contracten die via automatische incasso worden geïnd wordt in de betalingsdetailregels het mandaat toegevoegd dat is ingevoerd in de betalingsgegevens. Bij het ophalen van voorstelregels bij het telebankieren wordt gecontroleerd of het mandaat is gevuld en nog geldig is. Dit wordt bewust niet gecontroleerd tijdens de prolongatie, om te voorkomen dat de prolongatie niet volledig doorloopt als gevolg van fouten met betrekking tot mandaten.

TWK-prolongaties
Het is mogelijk dat bij het invoeren van nieuwe huurcontractregels een TWK-prolongatie gestart kan worden. Bij een dergelijke prolongatie wordt automatisch een prol.-runkaart aangemaakt met de betreffende facturen, dus een credit- en een debetfactuur over de betreffende periode die voor één eenheid voor één klant worden gecombineerd. De prol.-runkaart wordt automatisch geopend, waarna u via knop Uitvoeren / Boeken de TWK-prolongatie kunt boeken.
Wilt u deze TWK-prolongatie annuleren, dan kan dit via menu-item Run Annuleren.

Overigens is het mogelijk om, in combinatie met de ‘nieuwe’ prolongatie (zie hoofdstuk 4), een TWK-mutatie direct door te boeken. Hiertoe is een instelling opgenomen in de Empire-instellingen, waar u kunt kiezen om de prolongatierun direct door te boeken, of een vraag aan de gebruiker te stellen 'Ja of Nee boeken', of - zoals voorheen gebruikelijk - de kaart altijd handmatig door te laten boeken. Ga naar Empire-instellingen , tabblad Algemeen, veld Afhandeling TWK-mutatie. U heeft de volgende invulmogelijkheden:
Controle: dit is de standaard instelling en deze werkt als voorheen waarbij de gebruiker altijd zelf de prolongatierun nog moet boeken.
Direct boeken: het systeem zal met deze instelling direct de prolongatie boeken die ontstaat uit een TWK-mutatie.
Interactie: De gebruiker krijgt bij het klikken op de knop TWK de vraag of de prolongatie direct moet worden geboekt, ja of nee. Is het antwoord Ja, dan wordt de prolongatie direct geboekt; is het antwoord Nee, dan blijft de prolongatiekaart ongeboekt staan en kan de gebruiker deze zoals voorheen of weggooien of boeken.

Let op! Ook bij direct boeken moet nog steeds aan de voorwaarde zijn voldaan dat er geen andere prolongatiekaarten zijn die nog moeten worden geboekt. Ook bij direct boeken is de prolongatiekaart nog steeds zichtbaar voor de gebruiker, zodat deze kan zien of de prolongatie correct is geboekt.

3.4 Boeken afwijkende facturen

U kunt als volgt facturen die door de prolongatie niet direct geboekt kunnen worden, opzoeken en boeken:

Ga op de prolrunkaart via knop Statistiek naar het scherm Prol statistiek, veld Aantal ongeboekte facturen. Klik op het getal in het veld, wat een link is naar het scherm Prolongatiefacturen.
Het boeken van deze facturen gebeurt individueel. Er zal een aantal foutmeldingen verschijnen met redenen waarom de factuur niet geboekt kan worden. De meldingen kunnen verschillen, maar worden wel steeds duidelijk omschreven. Maak eventueel aanpassingen waar nodig.
Selecteer een factuur en klik op Kaart.
Klik in het scherm Prol. document op Boeken. Als de meldingen verholpen zijn, zal de factuur geboekt worden zonder verdere meldingen.

3.5 Geen administratief eigenaar

Als tijdens een prolongatie een factuur is klaargezet waaraan geen administratief eigenaar gekoppeld is, kan deze factuur niet doorgeboekt worden. Om deze factuur toch doorgeboekt te krijgen bestaat de optie Bijwerken dimensiewaarde administratief eigenaar op de prolongatiefactuur.

Wanneer de gebruiker alsnog een administratief eigenaar aan de OGE heeft gekoppeld, kan deze eigenaar met deze optie alsnog aan de prolongatiefactuur gekoppeld worden.

3.6 Contracten zonder elementen, of met nulbedragen

Ook contracten die geen elementen bevatten, of alleen elementen met prijs nul, worden geprolongeerd. Daarbij wordt ook de Geprolongeerd tot-datum van die contracten gevuld. Dit geldt ook voor contracten waarvan de einddatum één dag voor de begindatum ligt en die nog niet geprolongeerd waren. Ook bij deze contracten wordt bij prolongatie de Geprolongeerd tot-datum gevuld.

3.7 Verzamelfacturering

Het is mogelijk om verzamelfacturering bij een klant in te stellen op basis van contractnummer. Het systeem zal dan de prolongatiefacturen aan een klant verzamelen op basis van het contractnummer dat is ingegeven in de huurcontractgegevens.

U stelt als volgt de verzamelfacturering in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar de lijst Klanten en zoek de juiste kaart op.
Op tabblad Facturering van de klantkaart staat het veld Verzamelfacturering. Als dit veld is aangevinkt zullen prolongatiefacturen worden samengevoegd.
In het veld Verzamelfacturering op basis van kiest u voor de manier van samenvoegen.
Kiest u voor Klantnr. dan vindt verzameling van prolongatiefacturen plaats op basis van klantnummer en worden alle contracten voor de betreffende klant op één factuur verzameld.
Kiest u voor Contractnr. dan zal worden verzameld op basis van het contractnummer dat is ingegeven bij de huurcontractgegevens. Het verzamelen van prolongatiefacturen op basis van het contractnummer kan alleen worden ingesteld als gebruik wordt gemaakt van de prolongatie 'nieuwe stijl' (hiervoor moet in de Empire-instellingen op tabblad Algemeen het veld Prolongatiesysteem op 'Prolongatiedocumenten' staan).
Wilt u gebruik kunnen maken van de verzamelfacturering op basis van contractnummer, dan dient de klantkaart – naast de zojuist beschreven instelling – wel een contractnummer te bevatten. (Dit lijkt vanzelfsprekend, maar dit is in Dynamics Empire niet per se verplicht; het systeem identificeert een contract in principe op basis van de combinatie van contactnummer en eenheidnummer. Dus let op: Als u verzameling op basis van contractnummer heeft ingesteld, maar vervolgens geen contractnummer heeft ingevuld in de huurcontractgegevens, worden de facturen alsnog verzameld op basis van 'Contractnr. = leeg'. Bij verzamelfacturering wordt de transactiewijze overgenomen vanaf de klantkaart.)
Klik hiervoor op Verhuurcontract.
Kies in het contractoverzicht voor menu-item Huurcontractgegevens. Kies voor Bewerken om alle huurcontractgegevens in te zien. Op tabblad Algemeen vult u (met behulp van de assistedit) een contractnummer in.

3.8 Huurstandenregister

T.a.v. de Applicatiebeheerder binnen uw organisatie: Om de meest recente versie van dit rapport te kunnen gebruiken dient eenmalig een conversierapport (report 11152498) uitgevoerd te zijn dat de data in de tabel Prolongatieposten aanvult. Als u het rapport uitvoert kunt u ervoor kiezen om de volledige historie aan te vullen of alleen een bepaalde periode. Als u al meerdere jaren met Dynamics Empire werkt kan het zijn dat het rapport lang duurt om te voltooien. Om de tijd te beperken kunt u ervoor kiezen om alleen het lopende jaar of de laatste 2 jaar aan te vullen. U kunt later, als u meer gegevens wilt aanvullen, alsnog een langere periode laten aanvullen. Advies is daarom om eerst 2013 uit te voeren om een inschatting van de tijd te krijgen en later, indien gewenst, een langere periode aan te vullen. Geef daarom initieel bij het uitvoeren van het conversierapport (report 11152498) een filter op boekingsdatum > 31-12-12.

U vindt het rapport Huurstandenregister via de zoekfunctionaliteit . Het rapport presenteert een totaal geprolongeerd bedrag voor de ingegeven periode in vergelijking met het totaal geprolongeerde bedrag voor de voorgaande periode en een analyse van het verschil tussen beide perioden. Er kunnen verschillende redenen zijn voor een verschil, en per reden wordt het verschilbedrag aangegeven. Indien gewenst kan per reden een specificatie worden afgedrukt.

In het rapportvenster kunt u een filter instellen op de clusters en/of eenheden die wel of niet in de vergelijking moeten worden meegenomen. Als u de prolongatie van een volledige maand wilt vergelijken stelt u geen filters in op het tabblad OG eenheid.

Onder Opties stelt u in welke periode u wilt analyseren in vergelijking met de periode ervoor, en voor welke redenen u details wilt afdrukken. Als u hier geen vinkje(s) zet wordt alleen per reden een totaalbedrag afgedrukt; zet u wel een vinkje, dan wordt het totaalbedrag ‘uitgeklapt’ en worden de onderliggende details getoond.

De werking met betrekking tot het veld Data verversen is als volgt. Als u het rapportvenster opent staat in de velden Maand en Jaar in eerste instantie een default waarde. Vinkt u het veld Data verversen nu aan en vervolgens weer uit, dan verschijnen de waarden (maand en jaar) waarvoor de vorige keer het rapport is gedraaid. Het systeem heeft de gegevens hiervoor nog in een tussentabel staan, dus als deze waarden juist zijn hoeven de gegevens niet eerst opnieuw opgehaald te worden: ze staan er immers nog en hoeven alleen maar afgedrukt of getoond (Voorbeeld) te worden. Dit scheelt wachttijd, want in geval van veel eenheden kan het genereren van de benodigde informatie nogal wat tijd vergen.
Wilt u echter een nieuwe periode opgeven, dan vinkt u eerst het veld Data verversen aan en geeft u vervolgens de juiste waarden voor maand en jaar op. Als eerstgenoemde veld niet staat aangevinkt zal dit niet lukken en springt het systeem naar de vorige waarde terug; dit om te voorkomen dat u wel een nieuwe periode opgeeft, maar vergeet voor Data verversen te kiezen en vervolgens gegevens gepresenteerd krijgt die niet overeenkomen met de nieuwe periode.

De verschillende redenen voor een verschil in de geprolongeerde periode ten opzichte van de vorige periode kunnen zijn:

Contractwijzigingen: Deze bevatten die wijzigingen die het gevolg zijn van het feit dat een nieuwe contractregel is geprolongeerd. Dit kunnen verhuurmutaties zijn of eenheden die in beheer zijn genomen. Als u het verhuurmutatieregister heeft geactiveerd in de Empire-instellingen, dan zal de reden van de mutatie worden gebruikt om de contractwijzigingen verder te rubriceren. Kiest u ervoor de details van de verhuurmutaties te zien, dan ziet u per eenheid het verschil verder gespecificeerd. U ziet de ingangsdatum van de nieuwe contractregel alsmede de personen die hebben geaccordeerd/gefiatteerd en wanneer.
Woningen uit beheer of verkocht: Deze rubriek bevat eenheden die in de rapportageperiode uit exploitatie zijn genomen doordat ze uit beheer zijn genomen of verkocht. U ziet als u voor een specificatie kiest de datum en de reden uit exploitatie.
Afwijkende huurtoeslagbedragen: In deze rubriek worden de geprolongeerde huurtoeslagbedragen berekend en vergeleken op basis van het huurtoeslagelement dat is ingesteld in de Empire-instellingen.
Afwijkende prolongatieperioden: In deze rubrieken worden die contracten meegeteld die een prolongatieperiode hebben, anders dan maandelijks. Hierin worden bijvoorbeeld contracten getoond die in de vorige periode voor een kwartaal zijn geprolongeerd en in de rapportageperiode niet.
Naast de veschilredenen is het ook mogeijk de details van eenheden te tonen die geen afwijkend prolongatiebedrag hebben ten opzichte van de voorgaande periode. Selecteer dan de optie Ongewijzigd.

Kiest u voor Voorbeeld, dan kunt u met het plusteken in het afdrukvoorbeeld wisselen tussen het al dan niet tonen van de betreffende rubriekdetails. Als u vervolgens vanuit het afdrukvoorbeeld afdrukt wordt de afdruk gebaseerd op de instellingen die in het voorbeeld zijn gemaakt.

U kunt niet alleen vanuit het voorbeeld afdrukken, maar ook de gegevens opslaan als PDF of Excel-bestand. Ook in dit geval worden alleen die gegevens geëxporteerd die worden getoond in het afdrukvoorbeeld. Aangezien in een PDF niets uitgeklapt kan worden is het belangrijk dat u in het rapportvenster aanvinkt voor welke reden(en) de details getoond moeten worden.

3.9 Aanvullende rapporten

Er zijn twee rapporten beschikbaar die gebruikt kunnen worden voor het achterhalen van de financiële boekingen die in het grootboek hebben plaatsgevonden aan de ‘omzetkant’ als gevolg van de prolongatie.

Deze rapporten zijn gebaseerd op de prolongatieposten.

Met rapport Reconciliatie Prolongatie - Grootboek (11024189) () kunnen één of meerdere prolongatierunvolgnummers worden opgegeven, waarna het rapport per periode/per element/grootboekrekening een overzicht geeft van de bedragen die in het grootboek zijn geboekt.

Met rapport Reconciliatie Grootboek - Prolongatie (11024187) () kan van een in te geven periode een overzicht worden afgedrukt dat per element toont wat er ten gevolge van boekingen uit prolongatie(s) is geboekt in het grootboek. Tevens wordt er van de geraakte grootboekrekeningen een saldo getoond van bedragen die geboekt zijn die niet afkomstig zijn van een prolongatie.

Met rapport Reconciliatie Grootboek – Prolongatie is het ook mogelijk om alleen een prolongatievolgnummer in te geven, waarna het rapport de boekingen uit het grootboek toont die in één of meerdere financiële periodes zijn geboekt.

Gezien de complexiteit van de rapporten en de te verwerken data kan de verwerking enige tijd duren.

4 Afwachtcode

Met behulp van de Telebankieren-functionaliteit van Dynamics Empire worden opdrachtgegevens voor betalingen of incasso’s verzameld en geëxporteerd naar bijvoorbeeld een Clieop03-bestand of een telebankierenpakket van uw bank. Indien gewenst kunt u, om uiteenlopende redenen, specifieke klantposten ‘in de wacht zetten’, zodat ze niet worden meegenomen als het betalingsvoorstel wordt samengesteld. Om hier gebruik van te kunnen maken dient u eerst de mogelijke afwachtcodes in te stellen.

U stelt als volgt de afwachtcodes in:

Ga via de zoekfunctionaliteit naar Afwachtcodes.
Klik op Nieuw en vul een code in (maximaal 10 karakters) en een betekenisvolle omschrijving.

U geeft als volgt een afwachtcode in voor een specifieke post:

Ga naar Klanten .
Zoek de juiste klant (huurder) op. Kies vervolgens voor Posten in het menu.
Kies op de juiste regel via de lookup-button in het veld Afwachten voor de juiste afwachtcode.
Het is ook mogelijk om voor een specifieke huurder aan te geven welke afwachtcodes voor hem van toepassing mogen/kunnen zijn. Kies dan op de klantkaart voor het menu-item Afwachtcodesinstellingen.
Als een huurder een contract heeft voor verschillende eenheden, dan kunnen de afwachtcodes ook per eenheid worden ingesteld.
Als u nu in het scherm Klantposten op de lookup-button in het veld Afwachten klikt, krijgt u slechts de afwachtcodes te zien die voor de betreffende huurder gelden. Welke u te zien krijgt hangt dan weer af van de begin- en einddatum die zijn ingegeven in het scherm Instellingen afwachtcodes.

Het opgeven van te gebruiken afwachtcodes voor de afrekening van Service en Gebruik doet u op het tabblad SV-afrekening van de Empire-instellingen.

5 OLA’s

Als u gebruik wenst te maken van OLA’s, dan zult u hier bepaalde instellingen voor op moeten geven. Dit doet u via Exportprotocollen , knop OLA-instellingen in het menu.

Voor de verschillende soorten OLA’s zijn aparte tabbladen aanwezig. Per soort kunt u de nodige velden invullen. Alleen bij Prolongatie heeft u de beschikking over vrijetekstvelden.

In de velden OLA omschrijving 4 t/m 6 kunt u onder andere kiezen voor Klantnummer; daarmee kan op de OLA het klantnummer worden afgedrukt, maar ook in het exportbestand van OLA's of facturen + OLA wordt dan het klantnummer meegenomen.

Op de OLA van een betalingsregeling is vast ingesteld dat in het onderste omschrijvingsveld van de controlestrook altijd het klantnummer wordt afgedrukt en meegenomen in het exportbestand. Dit is nuttig als uw provider van digitale nota's klantnummers nodig heeft in de aangeleverde bestanden.
De gegevens in het exportbestand zien er als volgt uit:

0210~|499429680~|NL98ABNA0499429680~|ABNANL2A~|

0330~|460425900~|NL27ABNA0460425900~|ABNANL2A~|

In veld 210 staat het bankrekeningnummer van de klant, uitgebreid met het IBAN-nummer. In veld 330 staat het banknummer van de ontvanger, uitgebreid met het IBAN- en BIC-nummer.

De standaardrapporten die u kunt gebruiken zijn:

11151828 Verhuurfactuur+OLA-EuroSEPA

11151829 Verhuuraanmaning+OLA-EuroSEPA

11151830 OLA - Euro SEPA

11151831 OLA - Betalingsregeling SEPA

11151832 Verhuuraanm+OLA(Sort.OGE) SEPA

11151833 Prolongatie OLA PROL+SEPA

11151834 Prolongatiefactuur+OLA PROL+SE

11151835 Pro-formafactuur + OLA SEPA

11151836 SV Afrekening+OLA-Euro SEPA

11151837 Storno - Document SEPA

6 Gebruik van AcceptEasy

Met behulp van AcceptEasy kunnen betaallinks verstuurd worden voor documenten. Deze betaallinks worden per e-mail verstuurd naar klanten.

In dit hoofdstuk wordt eerst uitgelegd welke inrichting noodzakelijk is om gebruik te maken van AcceptEasy. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u de segmentatiefunctionaliteit voorstelt en toepast.

6.1 Instellingen

In de AcceptEasy-instellingen stelt u op tab Algemeen de volgende zaken in:

Eigenschap	Omschrijving
Betalingskenmerknrs.	Hier geeft u op welke nummerreeks gebruik wordt voor de individuele betaalverzoeken. Let op! De nummerreeks mag alleen letters en cijfers bevatten.
Betalingsbatchnummers	Hier geeft u op welke nummerreeks gebruikt wordt voor de batches die u verstuurd naar AcceptEasy
Tussenrekeningnr.	Hier geeft u op, op welke tussenrekening de betalingen via AcceptEasy geboekt worden.
Vorige aanmaningsconditie	Toont de huidige aanmaningsconditie/segment van de klant voor het toepassen van het segmentatievoorstel.
Certificaat wachtwoord	Dit veld wordt gevuld tijdens de technische installatie van AcceptEasy.
Certificaat geïnstalleerd	Dit veld geeft aan of het AcceptEasy-certificaat geïnstalleerd is.
Server-Certificaat geïnstalleerd	Dit veld geeft aan of het AcceptEasy-Server-certificaat geïnstalleerd is.

Op tab AcceptEasy-sjablonen stelt u voor de verschillende processen de volgende gegevens in:

Eigenschap	Omschrijving
Functionaliteit	Toont de functionaliteit waarvoor u instellingen op kunt geven.
Sjabloon	Hier selecteert u het AcceptEasy sjabloon dat u wilt gebruiken. De sjablonen zijn gedefinieerd in de AcceptEasy-applicatie.
Sjabloon-id	Toont het Sjabloon-id van het geselecteerde sjabloon.
Omschrijving	Hier geeft u op welke omschrijving u mee wilt geven aan de titel van de mail die verstuurd wordt. In het geval van prolongatie wordt deze omschrijving + de geprolongeerde maand meegegeven. In het geval van de prolongatie mag u in dit veld niet meer dan 18 tekens opgeven.
Geldigheid	Hier geeft u op hoeveel dagen de verstuurde betaallink geldig blijft.
Posten combineren	Hier geeft u op of u posten wilt combineren in één betaallink. Klantportaal: Hier zet u het vinkje altijd uit. Wanneer een klant meerdere posten selecteert die hij wil betalen moet hier één link verstuurd worden. Prolongatie: Advies is het vinkje aan te zetten. Wanneer één klant meerdere posten in één prolongatierun heeft wordt voor elke post een apart betaalverzoek verstuurd.

In de Gebruikersinstellingen kunt u op tabblad Overig per gebruiker aangeven of AcceptEasy-betaalverzoeken verstuurd mogen worden door de gebruiker (veld AcceptEasy-betaalverzoek versturen).

6.2 Betaalverzoeken versturen en betalingen ontvangen

Betaalverzoeken versturen vanuit de prolongatie

Wanneer u een prolongatierun geheel verwerkt heeft kunt u vanuit het menu betaalverzoeken via AcceptEasy versturen. Selecteer daartoe in het menu de knop AcceptEasy. Het nummer van de prolongatierun die u geselecteerd heeft wordt automatisch gevuld. U dient ook aan te geven voor welke incassowijze u de betaalverzoeken aan wilt maken.

De betaalverzoeken worden verstuurd. Wanneer er bij het versturen issues optreden worden deze gemeld en geregistreerd in een aparte tabel. De tabel met foutmeldingen is ook altijd te benaderen vanaf de prolongatierun door in het menu de knop iDEAL export fouten te selecteren.

Vanaf de prolongatierun kunt u ook naar de aangemaakte betaalverzoeken navigeren. Selecteer iDEAL-betalingsbatches.

Op het tabblad Algemeen vindt u o.a. de volgende zaken:

Eigenschap	Omschrijving
Nr.	Dit is het identificerende nummer van de betaalbatch.
Brontype	Toont het type document waarvoor de batch aangemaakt is.
Status	Toont de status van de batch. Wanneer de status Nieuw is kan de batch nog verwijderd worden. Wanneer de status Verwerkt is zijn de betaalverzoeken door AcceptEasy verstuurd.
AcceptEasy-Batch ID	Toont het id van de batch in AcceptEasy.
Prol Run	Wanneer de betaalverzoeken aangemaakt zijn vanuit een prolongatie wordt hier het nummer van de prolongatierun getoond.
Transactiewijze	Wanneer de betaalverzoeken aangemaakt zijn vanuit een prolongatie wordt hier de transactiewijze getoond waarvoor de betaalverzoeken aangemaakt zijn.

Het tabblad iDEAL-betalingen toont de individuele records waarvoor een betaalverzoek verstuurd is.

Eigenschap	Omschrijving
Nr.	Dit is het identificerende nummer van het betaalverzoek.
Nr.-reeks	Toont de gebruikte nummerreeks.
Datum	Toont de datum waarop het betaalverzoek aangemaakt is.
Klantnr.	Toont het klantnummer waarvoor het betaalverzoek aangemaakt is.
Bankrekeningnummer	Toont het IBAN-nummer van de klant.
Status	Toont de status van de betaling.
Adres Rekeninghouder	Toont het adres van de rekeninghouder.
Postcode rekeninghouder	Toont de postcode van de rekeninghouder.
Woonplaats rekeninghouder	Toont de woonplaats van de rekeninghouder.
Land-/regiocode rekeninghouder	Toont de Land-/regiocode van de rekeninghouder.
AcceptEasy transactie ID	Toont het ID van de AcceptEasy-transactie.
Vervaldatum	Toont op welke datum het betaalverzoek vervalt.
Foutmelding	Toont eventuele foutmeldingen m.b.t. het betaalverzoek.

Betalen van betaalverzoeken

Wanneer er voor een klantpost een betaalverzoek verstuurd is zal de status van het betaalverzoek Verzonden zijn. Bij de desbetreffende klantpost zal de waarde ‘Betalingen in iDEAL’ gevuld worden.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een via AcceptEasy verstuurd betaalverzoek.

De klant klikt op de knop ‘Betaal’, selecteert zijn bank en wordt doorverwezen naar de iDEAL-pagina van de geselecteerde bankt. De klant kan hier zijn betaling afronden.

De e-mail wordt aangepast nadat de betaling succesvol afgerond is.

AcceptEmail stuurt een bevestiging van de iDEAL-betaling door naar de ERP-module (in de vorm van een zogenoemde Outbound trigger via de AzureServicebus). Aangezien de iDEAL-betaling direct is overgemaakt naar de bank van de corporatie, wordt het betaalde bedrag in de ERP-module direct verwerkt als zijnde betaald. Dit betekent dat het openstaande saldo van de klant direct is verlaagd met het zojuist betaalde bedrag. Het betekent ook dat de volledig betaalde facturen in de ERP-module niet meer openstaand zijn.

Wanneer de betaling succesvol is, verandert de status van het betaalverzoek in Dynamics Empire naar vereffend.

Het betaalde bedrag is nu geboekt op een speciaal voor AcceptEmail bestemde tussenrekening (met vermelding van het unieke AcceptEmail-kenmerk). Zodra de corporatie het bankafschrift inleest waarin de iDEAL-betaling met het AcceptEmail-kenmerk is vermeld, wordt de iDEAL-betaling uit het bankafschrift automatisch geboekt op de AcceptEmail-tussenrekening. In het geval de Outbound trigger om welke reden dan ook niet was binnengekomen in de ERP-module, wordt de iDEAL-betaling uit het bankafschrift automatisch vereffend met de openstaande klantpost(en).

7 Aanmaningen

Aanmaningen zijn documenten die je gebruikt om een klant aan een openstaand saldo te herinneren.

Let op! Standaard worden posten met een afwachtcode of die in een deurwaarderdossier voorkomen NIET meegenomen in de aanmaning.

Het systeem beschouwt een aanmaning, qua opmaak, als een soort factuur. Een aanmaning bestaat uit een aanmaningskop en een of verscheidene aanmaningsregels. De aanmaningskop bevat allerlei informatie over de klant, zoals naam, adres en aanmaningscondities. Tevens bevat de kop informatie over de aanmaning zelf, zoals documentdatum en vervaldatum, en aanmaningsniveau. De meeste gegevens worden uit de klantentabel en de tabel Aanmaningscondities opgehaald. De aanmaningsregels bevatten allerlei detailgegevens over de openstaande bedragen, zoals documentnummer, vervaldatum en restbedrag.

7.1 Aanmaningen instellen

De instellingen voor aanmaningen worden via de module Verkoop & Marketing aangemaakt. De instellingen hebben vervolgens betrekking op zowel de aanmaningen binnen de module Verkoop & Marketing als de module Wonen.

Door middel van aanmaningscondities kan worden aangegeven hoe vaak wordt aangemaand en welke tekst in de brief, die bij het aanmanen wordt verstuurd, wordt afgedrukt. Er kan per klant een aanmaningsconditie worden opgegeven. Er kan ook worden opgegeven dat er óf direct een deurwaarderdossier (deurwaarderkaart) wordt aangemaakt zonder dat deze aanmaning in de lijst van niet-verzonden aanmaningen terechtkomt, óf dat deze eerst in de niet-verzonden aanmaningenlijst terechtkomt en bij verzenden wordt aangemaakt.

U stelt als volgt aanmaningen in:

Kies om te beginnen voor Verkoopinstellingen. Het gelijknamige scherm wordt geopend, waarbij op het tabblad Algemeen twee relevante velden staan.
Als u Aanmaningsniveau bijwerken mogelijk maken aanvinkt (tabblad Algemeen), is het in een later stadium mogelijk om, voorafgaand aan een aanmaningsronde, het aanmaningsniveau van een huurder te beïnvloeden (via de klantkaart, knop Aanmaningsniveaumutaties in het menu). Een hiertoe geautoriseerde gebruiker kan vervolgens bij een huurder een aanmaningsniveau instellen. Bij een aanmaningsronde zal het niveau van de aanmaning dan dit niveau krijgen – wat dus zowel lager als hoger kan zijn dan het huidige niveau. Bij de invoer van het niveau zal het systeem controleren of het ingevoerde aanmaningsniveau wel aanwezig is bij de geldende aanmaningsconditie. Is dit niet het geval, dan volgt een foutmelding.

Het veld Aanmaken deurwaarderdossier heeft drie opties: Nooit, Bij aanmaken aanmaning of Bij verzenden aanmaning. Als u kiest voor de optie Nooit, dan wordt er helemaal geen deurwaarderdossier aangemaakt.
Als u Aanmaningsconditie bijwerken aanvinkt, is het in een later stadium mogelijk om, wanneer u een nieuwe aanmaningsconditie invoert op de klantenkaart, automatisch de onderliggende klantenposten de aangepaste aanmaningsconditie te geven. Als deze optie is aangevinkt zal de gebruiker, nadat deze de aanmaningsconditie op de klantenkaart heeft aangepast, de vraag krijgen of alle posten moeten worden aangepast, of alleen de open posten, of geen van de klantenposten.
Via Aanmaningen verschijnt lijst Aanmaningen. Hier kunt u, indien gewenst, de Aanmaningstekst bijwerken (via het menu). U kunt daar op het tabblad Opties ook opgeven of het aanmaningsniveau op de klantkaart moet worden aangepast; dit niveau wordt aangepast na het ‘verzenden’ van de aanmaning.

Na de behandeling van bovenstaande basisinstellingen kiest u Aanmaningscondities; het gelijknamige scherm wordt geopend.

De belangrijkste velden voor het instellen van aanmaningen staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Max.aantal aanmaningen	In het veld ‘Max. aantal aanmaningen’ kunt u aangeven hoe vaak u een huurder/klant maximaal een aanmaning wilt sturen. Dit getal is meestal gelijk aan het aantal niveaus dat is ingesteld. Hierna wordt het saldo bijvoorbeeld uit handen gegeven aan een deurwaarder.
Rente boeken	In dit veld kunt u aangeven of u de op de aanmaning berekende rente bij het verzenden van de aanmaning ook wilt boeken in de rekening courant van de huurder en de financiële administratie.
Toeslag boeken	In dit veld geeft u aan of u de op de aanmaning berekende toeslag bij het verzenden van de aanmaning ook wilt boeken in de rekening courant van de huurder en de financiële administratie.
Minimumbedrag	In dit veld kan een minimumbedrag worden ingevoerd. Dit zorgt ervoor dat alleen aanmaningen die hoger zijn dan het ingegeven minimum worden meegenomen.
Deurwaardernr.	Indien vast staat aan welke deurwaarder een saldo uit handen wordt gegeven, indien het maximale aantal aanmaningen is bereikt, dient in het veld Deurwaardernr. het nummer van de deurwaarder te worden opgegeven; dat gebeurt op de regel van de desbetreffende aanmaanconditie. Indien geen vast deurwaardersnummer is ingevuld in de aanmaningsconditie, dan worden de deurwaardergegevens niet automatisch aangemaakt; een deurwaarderdossier wordt aangemaakt waarop u zelf de deurwaarder dient aan te geven.

Voor de huurder (klant) staat de aanmaningsconditie meestal standaard ingesteld. Kies om deze aan te passen voor Klantensjablonen en zoek de klantsjabloonkaart op die voor de huurder is aangemaakt.

De waarde in het veld Aanmaningsconditie wordt als standaardwaarde gebruikt wanneer een nieuwe huurder wordt aangemaakt. Via de lookup-button kiest u de gewenste aanmaningsconditie.

Let op: om de aanmaningscondities per factuuronderwerp (batchgewijs) ook in te stellen voor klanten waarvoor dat nog niet gedaan is, gaat u naar Bijwerken aanmaningsconditie klanten .
Wilt u de standaardwaarde voor een specifieke huurder aanpassen, dan gaat u naar Klanten en vervolgens op de klantkaart naar het tabblad Betaling. Per klant (huurder) kan vervolgens per factuuronderwerp een aanmaningsconditie worden opgegeven. Een andere manier om in dit venster te komen is via de knop Aanmaningscondities.
Ga nu terug naar de kaart Aanmaningscondities, selecteer een regel en klik op menu-item Niveaus. Op het scherm Aanmaningsniveaus ziet u voor de betreffende conditie het aantal aanmaningsniveaus. Dit aantal is meestal gelijk aan het maximale aantal op de kaart Aanmaningscondities.

Aanmaningsniveaus kunnen worden gezien als de ernst van aanmaningen. Bij de eerste aanmaning (1^e niveau) is de toon van de aanmaningsbrief mild; bij de derde aanmaning (3^e niveau) wordt bijvoorbeeld gesproken van een mogelijke deurwaarder en juridische stappen.

De belangrijkste velden voor het instellen van aanmaningen staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Respijtperiode	Hier kunt u aangeven hoe lang de respijtperiode voor het aanmaningsniveau duurt. De respijtperiode is de tijdsperiode die moet zijn verstreken vanaf de vervaldatum of de datum van de vorige aanmaning voordat een aanmaning wordt gemaakt. Na deze periode wordt de aanmaningsstatus verhoogd naar een volgend niveau. 1M-1D geeft aan dat een klant of huurder een volgend aanmaningsniveau krijgt na 1 maand minus 1 dag.
Vervaldatumformule	De vervaldatumformule geeft aan hoe de vervaldatum van de aanmaning wordt berekend. 5D geeft bijv. aan dat de vervaldatum wordt berekend door de aanmaningsdatum te vermeerderen met vijf dagen.
Rente berekenen	Als u op de aanmaning rente in rekening wilt brengen dient u hier een vinkje te plaatsen. Vervolgens dient u op klantniveau op de tab Betaling een rentefactuurconditie in te geven.
Toeslag (LV)	Als u op de aanmaning een toeslag in rekening wilt brengen kunt u hier het toeslagbedrag opgeven.
Deurwaarder	In de kolom ‘deurwaarder’ kunt u opgeven op welk aanmaningsniveau een deurwaardersdossier moet worden aangemaakt. Dit is meestal bij het laatste/hoogste niveau. Via de Verkoopinstellingen (tab Algemeen) kan tevens worden aangegeven of het deurwaarderdossier gelijk moet worden aangemaakt (bij aanmaak aanmaning) of pas op het moment dat de aanmaning wordt verzonden. Zo kan in het laatste geval nog op het laatste moment worden bepaald of een huurder daadwerkelijk naar de deurwaarder moet of niet.
Afdrukken	In dit veld is het mogelijk om aan te geven hoe de aanmaning van dit niveau moet worden afgedrukt. U kunt kiezen uit Niet, Aanmaning of Aanmaning+OLA. Daarmee hebt u de mogelijkheid om bepaalde niveaus met en bepaalde niveaus zonder OLA af te drukken. Met de optie ‘Niet’ kunt u er ook voor kiezen om een bepaald niveau helemaal niet af te drukken. Dit bijvoorbeeld als het niveau van de deurwaarder is bereikt of als de aanmaning als herinnering dient om acties te ondernemen als nabellen of niveau aanpassen.

Let op! Als inmiddels nieuwe posten zijn vervallen en niet zijn betaald, dan worden deze posten ook meegenomen in het volgende aanmaningsniveau! Er wordt per klant/huurder namelijk altijd maar één aanmaningsbrief aangemaakt. Per post wordt overigens wel bijgehouden wat het oorspronkelijke aanmaningsniveau is.

Er kunnen per niveau teksten worden aangemaakt. Klik op de knop Niveaus en selecteer Begintekst of Eindtekst in het menu van het scherm Aanmaningsniveaus. De begintekst komt net onder de aanhef van de aanmaning te staan en de eindtekst komt na de specificatie van de aanmaning.
U kunt ook bepaalde variabelen in de tekst gebruiken die door de betreffende gegevens worden vervangen voordat u de aanmaning afdrukt.

Variabele Omschrijving
%1 documentdatum (vanaf de aanmaningskop)
%2 vervaldatum (vanaf de aanmaningskop)
%3 rentedatum (vanaf Rentefactuurconditie)
%4 restbedrag (rekening houdend met weigeringsbedrag)
%5 rentebedrag (vanaf de aanmaningskop)
%6 toeslag (vanaf de aanmaningskop)
%7 totaal (=restbedrag + rentebedrag + toeslag + BTW)
%8 aanmaningsniveau (vanaf de aanmaningskop)
%9 valutacode (vanaf de aanmaningskop)
%10 boekingsdatum (vanaf de aanmaningskop)
%11 Bedrijfsnaam
%20 aanhef (vanaf de contactkaart)
%21 maximum incassokostenbedrag
%22 nog op te voeren incassokosten
%23 BTW-bedrag over Maximaal incassokostenbedrag
%24 maximaal incassokostenbedrag incl. btw
%25 BTW-bedrag over Nog op te voeren incassokosten
%26 Nog op te voeren incassokosten incl. btw
%27 Bankrekeningnr.
%28 Klantnummer
%30 Telefoonnummer
%31 Ondertekening naam, functie en afdeling
%32 Maximaal incassokostenbedrag over totaal openstaande klantpostenbedrag
%33 BTW-bedrag over Maximale incassokostenbedrag over tot. openst. klantpostenbedrag
%34 Maximale incassokostenbedrag incl. BTW over totaal openstaande klantpostenbedrag
%35 Totaal openstaand bedrag

U dient in de tekst van uw aanmaning aan te geven welk bedrag aan incassokosten u wilt doorbelasten als de klant niet tijdig (lees: vóór de volgende aanmaning) betaalt. Het toeslagbedrag dat bij een aanmaningsniveau is ingevoerd moet daarom in de tekst van de voorgaande aanmaning worden vermeld. Stel op niveau 2 wordt een bedrag van X in rekening gebracht. In de tekst van niveau 1 moet daarom het toeslagbedrag worden vermeld. Daartoe is de variabele %22 toegevoegd.

Variabele %22 wordt in eerste instantie gevuld met het toeslagbedrag van het volgende niveau, maar het systeem controleert vervolgens of dit niet boven het wettelijk maximum uitkomt. Hierbij wordt rekening gehouden met al eerder in rekening gebrachte aanmaningskosten die opnieuw worden aangemaand. Deze worden niet in het totale vorderingsbedrag meegeteld.

U dient niet alleen aan te geven welke incassokosten u in rekening gaat brengen of al brengt, maar ook wat het wettelijk maximum is. Daartoe is variabele %21 toegevoegd. Deze variabele rekent de totale vordering in de aanmaning uit door de restbedragen op te tellen en aanmaningskosten die in de aanmaning zijn opgenomen al dan niet vanuit eerdere aanmaningen buiten beschouwing te laten. Vervolgens wordt op basis van de staffel gekeken wat het wettelijk maximum is en wordt het bedrag mogelijk nog verhoogd met de BTW.

Voorbeeld van een aanmaningstekst:

Zie paragraaf 7.6.2 voor een toelichting op %23 t/m %26.

7.2 Aanmaningen aanmaken

Aanmaningen worden periodiek in de module Wonen aangemaakt. U kunt dit handmatig doen, maar ook met behulp van een batchverwerking, waarbij u verschillende aanmaningen tegelijk kunt aanmaken.

7.2.1 Met behulp van batchverwerking

U maakt als volgt aanmaningen aan met behulp van de batchverwerking:

Kies voor Aanmaningen .
Klik vervolgens op de knop Aanmaningen maken.
Als er voor alle huurders aanmaningen gemaakt dienen te worden, hoeft er op de tab Klant geen filter ingevoerd te worden. Wordt er wel een filter gebruikt, dan kan deze worden toegepast op alle velden die op de klantkaart voorkomen; deze kunnen worden opgeroepen in de kolom Veld.
Met de waarde ‘0’ voor ‘Betalingen in telebank’ op tabblad Klantenpost zorgt u ervoor dat er geen posten worden meegenomen in de aanmaningen die zijn opgenomen in een incassorun.
Door bij de tab Opties de optie Alleen vervallen posten aan te vinken, wordt er alleen maar op openstaande posten gefilterd waarvan de betaaldatum is verstreken, dat wil zeggen: waarvan de vervaldatum vóór de documentdatum ligt.
Wordt dit niet aangevinkt, en de gebruiker dus aangeeft dat ook alle openstaande posten moeten worden getoond in een aanmaning, wordt er rekening gehouden met niet-vervallen posten. Een eventueel weigeringsbedrag wordt apart op de aanmaning getoond door deze duidelijk zichtbaar in mindering te brengen op de openstaande vordering.

Als Documentdatum kunt u een datum invullen die de peildatum is waarmee de vervaldatum van de posten wordt vergeleken.
Als er door het systeem tijdens het runnen van de batch fouten worden geconstateerd dan zal na het aanmaken een log getoond worden op het scherm met de fouten die ervoor hebben gezorgd dat er geen aanmaning kon worden aangemaakt. U kunt vanuit dit log naar de klantenkaart navigeren om een fout op de klantenkaart te herstellen. Zijn de fouten opgelost, dan kunt u opnieuw de aanmaningen aanmaken. Als er geen fouten zijn geconstateerd wordt geen log getoond.
Wanneer het filter goed is ingesteld klikt u op OK om de batchverwerking te beginnen. Aan de hand van de instellingen bij de aanmaningscondities bepaalt het programma wat de vervaldatum van de aanmaning is en of er vooraf gedefinieerde teksten moeten worden opgenomen.
Nadat de batchverwerking de aanmaningen heeft aangemaakt, ziet u een overzicht van de huurders/klanten die in de aanmaning zijn opgenomen, alsmede het totaalbedrag van de aanmaning. In dit overzicht kunnen, afhankelijk van de instellingen, ook deurwaarderniveaus voorkomen. Het veld Prolongatiehuurpercentage geeft de huurachterstand weer als percentage van de prolongatiehuur. Dit percentage wordt berekend door het restbedrag te delen door de prolongatiehuur en dit te vermenigvuldigen met 100%.
U kunt nu, indien gewenst, door middel van filtering op een kolom aanmaningen verwijderen. Hiervoor toetst u bijvoorbeeld ‘<25’ in het filterveld en kiest u als veld waarop gefilterd moet worden voor ‘Restbedrag’. Na een klik op de pijl wordt de filtering doorgevoerd en krijgt u in de lijst alleen de regels te zien waarbij het restbedrag kleiner is dan 25. Overigens kan dit ook standaard worden opgegeven per aanmaningsconditie. Hiervoor moet in de aanmaningsconditie-instellingen een minimumbedrag worden opgegeven.
Om de aanmaningen te verwijderen dienen alle regels geselecteerd (Ctrl+A) en verwijderd (rechter muisknop, optie Verwijderen) te worden. Alleen de aanmaningen boven € 25,00 blijven dan over. Om de resterende aanmaningen weer zichtbaar te maken, heft u het veldfilter op.

7.2.2 Handmatig

U maakt als volgt handmatig een aanmaning aan:

Ga naar Aanmaningen en klik op de knop Nieuw; door middel van een druk op Enter op het veld Nr. genereert het systeem een aanmaningsnummer.
In het veld Klantnr. geeft u aan voor welke klant een aanmaning gemaakt moet worden.
Als u gegevens hebt gewijzigd en een en ander wilt verversen, dan kunt u gebruik maken van de knop Aanmaningsregels voorstellen. Bovendien kunt u met deze optie een bepaalde filtering meegeven, als dat gewenst is.
De velden Boekingsdatum en Documentdatum bevatten standaard de werkdatum, maar kunnen, indien nodig, worden gewijzigd.
Het tabblad Boekingsinfo bevat de overeenkomstige codes van de klantkaart (geldt niet voor het veld Vervaldatum).

Het veld Aanmaningsniveau geeft het niveaunummer aan waarop de aanmaning is aangemaakt.

Het veld Vervaldatum op de tab Boekingsinfo bevat de datum die is berekend op basis van de formule in het veld Vervaldatumformule op het huidige aanmaningsniveau (zie Aanmaningscondities en vervolgens knop Niveaus voor een bepaalde aanmaningsconditie; dit scherm kent onder andere de kolom Vervaldatumformule).

7.3 Aanmaningen aanpassen

In Dynamics Empire wordt het aantal verzonden aanmaningen per post bijgehouden. Het systeem zal bij het aanmaken van aanmaningen het aanmaningsniveau bepalen op basis van de post met het hoogste aantal verzonden aanmaningen.
Het is mogelijk om het aanmaningsniveau van een aanmaning voor een huurder te verlagen of te verhogen. Hierbij heeft u de keuze om al dan niet het aanmaningsniveau van de posten bij te werken.

U past als volgt aanmaningen aan:

Ga naar Klanten .
Op de klantkaart staan op tabblad Betaling de velden Aanmaningsstatus en Aanmaningsniveau. Op het laatstgenoemde veld kan – in tegenstelling tot het andere – een filtering worden geplaatst. De inhoud van dit veld wordt bijgewerkt bij het verzenden van een aanmaning; het kan dus voorkomen dat de inhoud van de twee velden niet gelijk is.
Behalve bij het verzenden van aanmaningen kan het onderste veld ook worden bijgewerkt door te kiezen voor Bijwerken aanmaningsniveau .
Kies voor Aanmaningsniveaumutaties in het menu; het scherm Mutaties aanmaningsniveaus
Typ het Gewenst niveau aanmaningstekst in, en kies al dan niet voor Aanmaningsniveau bijwerken. Als u kiest voor het bijwerken hiervan, zal het systeem bij de posten het aantal verzonden aanmaningen aanpassen aan hetgeen u heeft ingegeven, en bij een volgende aanmaning verder tellen vanaf het aangepaste niveau dat u heeft ingegeven. Kiest u niet voor het bijwerken van de posten, dan zal het systeem het aanmaningsniveau van de posten niet aanpassen aan de handmatig ingegeven waarde, maar - zoals bij een normale aanmaning - met één niveau ophogen. Kiest u niet voor het bijwerken van het aanmaningsniveau bij de posten, dan bestaat de mogelijkheid dat bij een volgende aanmaning een niveau wordt bepaald dat geen logisch vervolg is op het niveau van de laatst verzonden aanmaning.

Let op! Als u het aanmaningsniveau verlaagt, worden verschillende gegevens door het systeem hiermee in overeenstemming aangepast; eventuele toeslagregels zullen echter niet automatisch worden weggehaald, en dienen dus handmatig te worden verwijderd.

Als u kiest voor het verlagen van het aanmaningsniveau, dan zal het systeem de optie voor het bijwerken van het aanmaningsniveau bij de posten standaard aanzetten. Hiermee wordt voorkomen dat bij een volgende aanmaning mogelijk een niveau wordt overgeslagen. Kiest u voor het verhogen van het aanmaningsniveau, dan zal de optie voor het bijwerken van het aanmaningsniveau bij de posten standaard uit staan. Hiermee wordt voorkomen dat er mogelijk posten niet een voldoende aantal keren worden aangemaand.
U kunt deze standaardvoorkeuren altijd zelf wijzigen en zelf bepalen wat de gewenste actie is. U zult in voorkomende gevallen gewaarschuwd worden voor de mogelijke gevolgen van het aanpassen van het aanmaningsniveau en het al dan niet bijwerken van de posten in deze.
Geef in het veld Mutatiedatum de ingangsdatum op.
U kunt ook vanuit de aanmaning zelf via Aanmaningstekst bijwerken het niveau van een individuele aanmaning bijwerken via het veld Aanmaningsniveau.

Let op: Bij gebruik van deze functie moet u er rekening mee houden dat alleen de tekstregels worden aangepast, en eventueel de niveaus. Wat niet wordt gewijzigd zijn de toeslagregels: deze moeten eventueel met de hand worden aangepast (weghalen, toevoegen, bedrag wijzigen).
Als het veld Aanmaningsniveau bijwerken niet is aangevinkt, dan wijzigen slechts de begin- en eindtekst van de aanmaning, maar blijft het aanmaningsniveau gelijk. Vinkt u het veld aan, dan wordt ook het veld Aantal aanmaningen in de aanmaningsregels op het aangegeven niveau gezet, evenals het veld Aanmaningsniveau in de kop van de aanmaningenkaart. U wijzigt dan dus echt het niveau van de aanmaning en niet alleen de tekst; de volgende aanmaning zal dan doortellen vanaf het niveau dat u de laatste keer heeft opgegeven.
Als er een aanmaning is aangemaakt met een niveau dat niet gelijk is aan het huidig niveau van de huurder plus één (dus plus 2 of meer, of min 1 of meer), dan wordt in de aanmaning (Aanmaningen ) een uitroepteken getoond op het eerste tabblad. Als u op dit uitroepteken klikt wordt het venster Mutaties aanmaningsniveaus getoond.

7.4 Aanmaningen verzenden

Als aanmaningen zijn aangemaakt, hetzij met een batchverwerking, hetzij handmatig, kunnen ze worden verstuurd.

U verzendt aanmaningen als volgt:

Kies voor Aanmaningen , selecteer de juiste regel en kies voor de knop Verzenden.
Met deze batchverwerking kunnen verschillende aanmaningen tegelijk worden verstuurd. De te verzenden aanmaningen worden geselecteerd in het veld Nr.

Let op! Als u alle aanmaningen wilt versturen, zorg er dan voor dat er geen filter ingegeven staat (het veld Nr. is leeg). Let er bovendien op dat de optie Afdrukken op tabblad Opties niet staat aangevinkt als de aanmaningen niet direct afgedrukt moeten worden. Is alles naar wens, klik dan op OK.

7.5 Verzonden aanmaningen

7.5.1 Verzonden aanmaningen afdrukken

U bekijkt als volgt de reeds verzonden aanmaningen:

Om de verzonden aanmaningen te bekijken of om ze nogmaals uit te draaien, gaat u naar Verzonden aanmaningen .
Kies voor de knop Aanmaning in het menu.

Let op! Bedenk goed of u al dan niet gebruik wilt maken van (een) filter(s).
Zorg ervoor dat het veld Nr. leeg is (geen filter bevat) als u alle aanmaningen wilt afdrukken.

Geef het aanmaningsniveau aan, indien u slechts aanmaningen van een bepaald niveau wilt afdrukken. Door middel van een filter op de boekingsdatum kunt u de betreffende aanmaningen filteren indien er al meerdere aanmaningsbatches zijn aangemaakt en alleen de aanmaningen van een bepaalde boekingsdatum afgedrukt moeten worden.

Let op! Verzonden aanmaningen kunnen onbeperkt worden afgedrukt. Geeft u geen selectie op, dan zullen alle al eerder verzonden aanmaningen nogmaals worden afgedrukt. In het veld Afgedrukt in het scherm Verzonden aanmaning kunt u zien hoe vaak een aanmaning is afgedrukt. Dit scherm kunt u bereiken via het menu op de klantkaart: knop Verzonden aanmaningen. Het veld Documentdatum laat zien wanneer de aanmaning is verzonden.

Kies tot slot voor Afdrukken.

7.5.2 Verzonden aanmaningen annuleren

U kunt als volgt een verzonden aanmaning annuleren:

Om een reeds verzonden aanmaning te annuleren gaat u naar Verzonden aanmaningen .
Selecteer de verzonden aanmaning(en) die u wilt annuleren.
Kies voor de knop Annuleren… in het menu.
Wanneer u een andere boekingsdatum wenst kunt u die opgeven op de nieuwe pagina die geopend is. Hiervoor dient u wel eerst het vinkje Dezelfde boekingsdatum gebruiken uit te zetten.
Klik op OK.

Bij de verzonden aanmaning zal nu het vinkje Geannuleerd aan staan en de verzonden aanmaning is daarmee teruggedraaid.

7.6 Incassokosten

Voor het doorberekenen van incassokosten bestaan wettelijke maxima (en minima) in verhouding tot de hoogte van de vordering.

7.6.1 Staffel

Onder Grenswaarden incassokosten kunt u de staffel invoeren zoals deze wettelijk is vastgesteld.

Let op! U dient de bedragen in deze tabel exclusief BTW in te voeren.

De wettelijk vastgelegde staffel is als volgt:

Percentage	tot	Min	Max
15%	€ 2.500,00	€ 40,00
10%	€ 5.000,00
5%	€ 10.000,00
1%	€ 200.000,00
0,5%			€ 6.775,00

Omdat de wet een minimum- en een maximumbedrag vereist, dient u deze in te stellen onder Verkoopinstellingen , op tabblad Algemeen.

7.6.2 Incasso verhogen met BTW

Als uw organisatie niet BTW-plichtig is kunt u volgens de wet het maximum incassokostenbedrag verhogen met de BTW. U dient in te stellen welke BTW-productboekingsgroep gebruikt moet worden om de berekening van de BTW op te baseren. In de Verkoopinstellingen is op het tabblad Algemeen het veld BTW-productboekingsgroep verhoging incassokosten aanwezig. Als u dit veld leeg laat zal er geen verhoging van de wettelijke maxima plaatsvinden.

Het is mogelijk om in een aanmaning bij de incassokosten te vermelden wat het BTW-bedrag is dat van toepassing is op de door te belasten incassokosten en de wettelijk maximale incassokosten. Daarvoor zijn in de aanmaningstekst de volgende variabelen toe te voegen (zie 7.1):

%23 BTW-bedrag over Maximaal incassokostenbedrag
%24 Maximaal incassokostenbedrag incl. btw
%25 BTW-bedrag over Nog op te voeren incassokosten
%26 Nog op te voeren incassokosten incl. btw

Het incassokostenbedrag dat u instelt in de aanmaningsniveaus wordt beschouwd als bedrag exclusief BTW.
Om deze variabelen te kunnen berekenen is een instelling opgenomen in de verkoopinstellingen: Btw-productboekingsgroep incassokosten. Hierin dient u de BTW-productboekingsgroep in te voeren die gebruikt moet worden om de BTW over de incassokosten uit te rekenen.

LET OP: deze instelling zorgt er NIET voor dat wanneer u de incassokosten daadwerkelijk boekt vanuit Dynamics Empire, BTW wordt gerekend over de incassokosten. Als u in Dynamics Empire de incassokosten boekt en hierover dient BTW te worden berekend, dan dient u een BTW-productboekingsgroep in te voeren op de grootboekrekening die u gebruikt voor het boeken van de incassokosten.
De nieuw toegevoegde variabelen en de nieuwe instellingen zijn voornamelijk bedoeld voor de situatie dat u de aanzegging van incassokosten vanuit Dynamics Empire doet terwijl u de incassokosten door bijvoorbeeld de deurwaarder in rekening laat brengen.

7.6.3 Instellen toeslagbedragen

Bij de verschillende aanmaningsniveaus is de door u gewenste toeslag in te voeren. Het systeem controleert of u niet op het eerste niveau een toeslag invoert. Dit is immers niet mogelijk, omdat een klant minimaal 14 dagen vooraf in kennis moet zijn gesteld van het doorberekenen van incassokosten.

Het bedrag dat aan incassokosten geboekt wordt bij een aanmaning zal zoals voorheen het bedrag zijn dat u op betreffend aanmaningsniveau heeft ingesteld. Verschil is dat het systeem dit bedrag - indien nodig - aftopt op het wettelijk maximum. Vult u bijvoorbeeld een toeslagbedrag van 6.775,- in, dan zal het systeem de wettelijk maximale toeslag doorbelasten. Bedraagt de vordering 500,-, dan zal de toeslag die doorbelast wordt afgetopt worden op 75,- of 90,75 als u niet BTW-plichtig bent.

In de aanmaning voorafgaand aan het niveau waarop u toeslag wilt boeken dient u in de tekst het te verwachten incassokostenbedrag te vermelden. De te verwachten incassokosten die in rekening zullen worden gebracht bij de aanmaning is derhalve het toeslagbedrag dat is ingesteld op het volgende aanmaningsniveau. Ook dit wordt indien nodig gemaximaliseerd op het wettelijk maximum.

Tip: Zorgt u ervoor dat wanneer u op een niveau een toeslagbedrag invoert, dat het niveau daaraan voorafgaand minimaal een vervaldatum van 14D heeft.

Als is ingesteld dat de toeslag moet worden geboekt, dan ontstaat een extra klantenpost voor de toeslag met het verzenden van de aanmaning. De omschrijving van deze klantenpost is als volgt opgebouwd: 'Incassokosten AANM-13-001256', waarbij ‘AANM-13-001256’ is bepaald door de nummerreeks die u heeft ingesteld voor aanmaningen.

7.6.4 Nog te verwachten incassokosten

In principe vindt de berekening van de wettelijke incassokosten plaats over de reeds vervallen posten. Hert is echter ook mogelijk om in de aanmaningsbrief inzichtelijk te maken wat de nog te verwachten incassokosten zullen zijn, namelijk de kosten over de nog niet vervallen betalingsregelingtermijnen. Hiertoe is een drietal variabelen beschikbaar binnen de aanmaningsteksten:

%32 Maximale incassokostenbedrag over totaal openstaand klantpostenbedrag
%33 BTW-bedrag over maximale incassokostenbedrag over totaal openstaand klantpostenbedrag
%34 Maximale incassokostenbedrag inclusief btw over totaal openstaand klantpostenbedrag

De bedragen voor deze variabelen worden berekend over de openstaande klantposten (vervallen en niet vervallen) die opgenomen zijn in de aanmaningsbrief.

7.7 Deurwaarderdossiers

Er is sprake van een deurwaarderdossier als een post langer openstaat dan de vervaldatum van het laatste aanmaningsniveau toestaat, en wanneer u bovendien bij het laatste niveau heeft aangegeven dat een deurwaarderdossier (automatisch) moet worden aangemaakt. (Er is via het menu Verzonden aanmaningen géén brief af te drukken.)

Een eerste instelling die u dient vast te leggen voor het aanmaken van een deurwaarderdossier vindt u via Deurwaarderdossierstatussen . Met een vinkje in het veld Standaard geeft u aan wat de initiële status van een dossier moet zijn: bij het aanmaken van een nieuw dossier is de eerste status de status met het veld Standaard aangevinkt. Slechts één van de statussen kan dit vinkje hebben.

Later is de status desgewenst in het dossier zelf aan te passen.

7.7.1 Deurwaarderdossier aanmaken

U kunt op twee manieren een deurwaarderdossier aanmaken:

Automatisch: u heeft hierbij de keuze om het dossier te laten aanmaken op het moment dat de aanmaning wordt aangemaakt, of wanneer de aanmaning wordt verzonden.
Handmatig: u heeft de mogelijkheid om per individuele huurder een deurwaarderdossier aan te maken.

U stelt als volgt het automatisch aanmaken van een deurwaarderdossier in:

Kies voor Verkoopinstellingen .
Op tabblad Algemeen, bij veld Aanmaken deurwaarderdossier, kiest u voor Bij aanmaken aanmaning, of voor Bij verzenden aanmaning.

U stelt als volgt het handmatig aanmaken van een deurwaarderdossier in:

Ga naar Verkoopinstellingen .
Op tabblad Algemeen, bij veld Aanmaken deurwaarderdossier, kiest u voor Nooit. U kunt nu een deurwaarderdossier aanmaken (met behulp van Nieuw) via module Deurwaarderdossier . Op tabblad Klant van de dossierkaart geeft u het klantnummer van de huurder op. (Zie voor meer informatie omtrent posten selecteren de paragrafen Klantenposten toevoegen en Automatisch posten toevoegen.) Zodra er een betalingsregeling aanwezig is bij de betreffende huurder, krijgt u de melding: “Deze huurder heeft een betalingsregeling. Wilt u doorgaan?”
Klik op Ja; het deurwaarderdossier wordt aangemaakt.

Het vinkje in veld Deurwaarderdossier(s) op de klantkaart, tabblad Betaling, zorgt ervoor dat de huurder niet wordt meegenomen in de reguliere aanmaningsrun en dat alle openstaande vorderingen uit handen worden gegeven.

Let op! Maakt u handmatig het deurwaarderdossier aan, dan dient u zelf het vinkje te plaatsen in het veld Deurwaarderdossier(s) op de klantkaart, tabblad Betaling. Gebeurt de aanmaak van de deurwaarderdossiers automatisch, dan wordt er automatisch een vinkje in dit veld geplaatst.

Let op! Wanneer een deurwaarder die daar toegang voor heeft, als externe gebruiker inlogt in Dynamics Empire, zijn alleen die gegevens te zien die aan hem gelinkt zijn.

7.7.2 Deurwaarderdossier raadplegen

U raadpleegt als volgt een deurwaarderdossier:

Ga naar Klanten ; navigeer vervolgens via het menu naar Deurwaarderdossiers.
Er zal (zullen) slechts (een) dossiernummer(s) op het verschenen deurwaarderdossier-overzichtscherm te vinden zijn wanneer op de klantkaart op de tab Betaling een vinkje staat in het veld Deurwaarderdossier. Dit betekent meteen dat in principe alle financiële communicatie verloopt via de deurwaarder, zodat het niet kan voorkomen dat een persoon én een deurwaarder op bezoek krijgt, én daarnaast ook nog aanmaningen blijft ontvangen.
Selecteer het juiste dossier (bijvoorbeeld door eerst te filteren op een van de velden) en klik op Weergeven.
U kunt op de tab Algemeen aangeven welk briefsjabloon moet worden gebruikt om naar de deurwaarder te sturen, via het gelijknamige veld.

Let op! Dit sjabloon moet wel gedefinieerd zijn; dat kan gewoon via de lookup-button in het veld zelf.
Wanneer de brief naar de deurwaarder is verzonden zijn de velden voor wat betreft de aangemelde achterstanden op tabblad Vordering (Fin.) niet meer muteerbaar.
Op de tab Deurwaarder kunt u aangeven aan welke deurwaarder ‘de zaak’ wordt overgedragen.
Via de knop Afdrukken kan de brief voor de deurwaarder worden afgedrukt, waarna in het veld Verstuurd de datum van afdrukken komt te staan.

Let ook op het feitenblok Deurwaarderinformatie, waar onder andere de naam, telefoonnummer, het e-mailadres en de website (beide in de vorm van een link) vermeld staan.

7.7.3 Verantwoordelijke

Op tabblad Algemeen kan de Verantwoordelijke worden opgegeven. Via de link achter het gelijknamige veld kunnen in het venster Verantwoordelijken per deurwaarderdossier één of meerdere contacten worden toegevoegd. Met een vinkje Tonen op dossier kan daar worden aangegeven welk contact de huidige behandelaar is, en als zodanig ook wordt getoond op de deurwaarderdossierkaart. Met de velden Ingangsdatum en Einddatum kan worden aangegeven in welke periode een contact de verantwoordelijke voor het dossier is (geweest). Overlap in data is mogelijk, want het kan gewenst zijn dat meerdere contacten tegelijk het dossier in behandeling hebben.

De verantwoordelijke staat overigens los van de contactpersoon van de deurwaarder. De verantwoordelijke kan een medewerker zijn, maar ook een extern persoon die niets met een deurwaarder te maken heeft. Zo kunt u het deurwaarderdossier ook gebruiken zonder dat er een deurwaarder in het spel is.

7.7.4 Dossierstappen toevoegen

Op tabblad Dossierstappen heeft u de mogelijkheid om zogenoemde dossierstappen vast te leggen. Hiermee kan een beeld gevormd worden van de status waarin de deurwaarderszaak zich bevindt en welke stappen daaraan vooraf zijn gegaan. Er kunnen standaardstappen worden gedefinieerd in de instellingen. Deze stappen kunnen worden gebruikt in het deurwaarderdossier.

U stelt als volgt de standaard dossierstappen in:

Ga naar de lijst Deurwaarderdossierstappen .
Klik op de knop Nieuw. In het veld Dossierstap geeft u een onderscheidende naam op, in het veld Naam kiest u een betekenisvolle omschrijving van de standaardstap.

Het toekennen van de stappen doet u op het tabblad Dossierstappen van het deurwaarderdossier (te bereiken via de klantkaart). In het veld Dossierstap roept u de standaardstappen op, waarbij u ook op deze plek eventueel nieuwe stappen kunt aanmaken. Bij Omschrijving kunt u een nadere toelichting geven. Met behulp van het veld Datum gereed kunt u zichtbaar maken wanneer de stap is voltooid; dit veld is niet verplicht.

7.7.5 Klantenposten toevoegen

Er bestaat de mogelijkheid om handmatig klantenposten toe te wijzen aan een deurwaarderdossier.

U wijst als volgt klantenposten toe aan een deurwaarderdossier:

Kies voor Klanten en navigeer vervolgens naar de Deurwaarderdossiers.
Selecteer in de lijst het juiste dossier en klik op Weergeven.
Ga naar het tabblad Vordering (Fin.), waar de posten staan vertegenwoordigd die zijn opgenomen in het dossier. (Het totaalsaldo van alle in het dossier opgenomen posten wordt getoond in veld Restbedrag (LV).) Klik op de knop Posten selecteren.
In het scherm Klantenposten kunt u klantpostregels selecteren (bijv. met behulp van de Ctrl-toets). Klik vervolgens op OK, en de regels worden overgenomen op het dossier.

Het is – in tegenstelling tot eerdere versies – ook mogelijk om creditposten in het dossier op te nemen.
Wilt u posten verwijderen, dan selecteert u deze – op het tabblad Post - en kiest u bovenin het tabblad voor Post, Posten verwijderen.

7.7.6 Automatisch posten toevoegen

Met betrekking tot het automatisch toevoegen van posten aan het dossier geeft Dynamics Empire u drie keuzes: Nooit, Indien verzonden of Direct. De laatste optie houdt in dat posten automatisch worden toegevoegd, ook als het dossier nog niet is verzonden.

Als u één van de twee laatste opties hebt ingesteld worden nieuwe klantenposten automatisch toegevoegd aan een lopend deurwaarderdossier. Eerst wordt gekeken of het eenheidnummer is ingevuld; zo ja, dan wordt door het systeem gezocht naar een dossier met datzelfde nummer. Is het eenheidnummer leeg, dan wordt er gezocht naar een willekeurig dossier van die huurder. In beide gevallen wordt bij het vinden van een dossier gekeken of er posten aan dat dossier hangen. Zo niet, dan wordt het beschouwd als een 'oud' dossier en wordt de nieuwe post niet toegevoegd. Zo ja, dan wordt nog gecheckt of er aan het dossier een betaalvonnis hangt. Is dat het geval, en heeft de post een datum die NA de datum van het betaalvonnis valt, dan wordt de post niet toegevoegd. Valt de datum eerder, dan wordt de post wel toegevoegd; dit gebeurt ook als er geen vonnis aanwezig is.

Genoemde functionaliteit geldt – in tegenstelling tot eerdere versies – ook voor creditnota’s. Ook niet-vereffende betalingen vanuit het bank- of kasboek worden automatisch opgenomen in het dossier.

Let op: Als u bij een afgesloten post de vereffening(en) ongedaan maakt waardoor deze weer open komt te staan, wordt de post niet automatisch opgenomen in het deurwaarderdossier; dit is technisch niet mogelijk.

U stelt als volgt de optie Automatisch klantenposten toevoegen in:

Selecteer Verkoopinstellingen .

Op tabblad Algemeen staat rechtsboven het veld Automatisch posten toevoegen aan deurwaarderdossier. Kies voor één van de genoemde opties: Nooit, Direct of Indien verzonden.

7.7.7 Het deurwaarderdossier

Het deurwaarderdossier heeft een vijftal tabbladen; hieronder worden de belangrijkste velden van de tabbladen Algemeen en Vordering (Fin.) kort toegelicht.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Dossiernr. deurwaarder	Dit is een specifiek nummer dat door de deurwaarder is opgegeven, als niet is afgesproken om slechts het Empire-nummer te gebruiken.
Controledatum	Dit is een datumveld dat handmatig moet worden ingevuld, en is bedoeld om over een bepaalde periode (via filtering in het deurwaarderoverzicht) te kunnen kijken welke dossiers moeten worden gecontroleerd.
Betalingsregeling	Als er voor de desbetreffende huurder een lopende of aangemaakte betalingsregeling bestaat, staat dit veld aangevinkt.
Betaalvonnis	Als er door de rechter is beslist dat ontbinding en ontruiming niet is toegewezen, dan kan er een zogenaamd stilstaand dossier ontstaan. Hierbij zal tot een bepaalde datum de deurwaarder de vorderingen afhandelen, waarna de corporatie de daaropvolgende vorderingen weer zal innen. De huurder kan dus een deurwaarderdossier hebben, maar kan voor andere openstaande posten wel gewoon aangemaand worden.
Betaalvonnis t/m	Tot deze datum zal, in geval van een betaalvonnis, de deurwaarder de vorderingen afhandelen. Hierna zal de corporatie de daaropvolgende vorderingen weer innen. Het veld is bepalend voor de posten die op een aanmaning worden meegenomen. Wanneer het vonnis is uitgesproken en dit veld is gevuld, zal elke post die openstaat en een vervaldatum heeft die ná deze datum ligt, op de volgende aanmaning verschijnen.
Ontruimingsdatum	Via de assistbutton kunt u een ontruimingsdatum en –redenopgeven, alsmede gegevens als datum brief, eventueel datum afgelasting en reden afgelasting. Als de datum afgelasting is ingevuld zal een vinkje verschijnen bij Ontruiming afgelast.
Ontruiming afgelast	Hier staat een vinkje als de ontruiming is afgelast.
Omschrijving reden afgelasting	In dit veld staat de reden voor de afgelasting. De redenen kunnen worden opgegeven via module Beheer, map Applicatie-instellingen, submap Wonen, submap Deurwaarderdossiers, item Redenen afgelasting ontruiming. Let op: in het scherm Deurwaarderdossieroverzicht staat het veld Reden afgelasting, zodat hier eventueel op gefilterd kan worden voor een aangepast overzicht.
Reden afsluiting	Als een deurwaarderdossier is afgesloten staat hier wat de reden daarvoor is. De vulling van de achterliggende tabel kunt u doen via module Beheer, map Applicatie-instellingen, submap Wonen, submap Deurwaarderdossiers, item Redenen afsluiting deurwaarderdossier. Per code kan worden aangegeven of er een signalering op de klantkaart moet worden gegeven. Dit is een vinkje op de tab Betaling, bij het veld Signalering afsluiting deurwaarder.
Signalering op klantkaart	Dit veld zorgt ervoor dat de Reden afwikkeling wordt doorgevoerd op de klantkaart, waardoor bij de huurder gemakkelijk kan worden gezien dat deze (ooit) een niet-afgehandeld deurwaarderdossier heeft gehad.

Op tabblad Post zijn alle opgenomen posten te zien. Via Post, Vereffende posten (bovenin het tabblad) worden alle vereffeningen op de in het deurwaarderdossier opgenomen posten getoond.

Tabblad Vordering (Fin.)

Veld	Omschrijving
Bruto huurprijs	De bruto huurprijs van het huidige contract van de eenheid wordt hier weergegeven. Als het eenheidnummer (tabblad Eenheid) leeg is, dan is er geen huidig contract en is de bruto huurprijs nul. Dit veld kan achteraf worden gemuteerd. Wanneer dat gebeurt, wordt er een vinkje gezet in het vakje naast het veld, ten teken dat het dan niet de oorspronkelijke bruto huurprijs betreft. Drukt u op de knop Functies, item Saldi berekenen, dan kunt u het veld (samen met Geprolongeerde huur en Huurtoeslag) opnieuw door het systeem laten berekenen. Het vinkje zal dan weer verdwijnen.
Saldo aangemelde huurschuld	Dit veld wordt berekend op basis van het restbedrag van de open posten (die zijn opgehaald via de knop Post en de menukeuze Posten selecteren) en niet op basis van het oorspronkelijke bedrag; dit in verband met eventuele betalingen die al verricht zijn. Het saldo wordt vastgezet na versturen van een brief aan de deurwaarder.
Geprolongeerde huur	Hier staat de geprolongeerde huur, dus inclusief huurtoeslag en huurkortingen. Deze wordt automatisch opgehaald, maar mag gemuteerd worden. Wanneer dat gebeurt, wordt er een vinkje gezet in het vakje naast het veld, ten teken dat het dan niet de oorspronkelijke geprolongeerde huur betreft. Drukt u op de knop Functies, item Saldi berekenen, dan kunt u het veld (samen met Bruto huurprijs en Huurtoeslag) opnieuw door het systeem laten berekenen. Het vinkje zal dan weer verdwijnen.
Huurtoeslag	Als er sprake is van huurtoeslag, dan wordt dit veld automatisch gevuld. Dit veld kan achteraf worden gemuteerd. Wanneer dat gebeurt, wordt er een vinkje gezet in het vakje naast het veld, ten teken dat het dan niet de oorspronkelijke huurtoeslag betreft. Drukt u op de knop Functies, item Saldi berekenen, dan kunt u het veld (samen met Bruto huurprijs en Geprolongeerde huur) opnieuw door het systeem laten berekenen. Het vinkje zal dan weer verdwijnen.

7.7.8 Deurwaarderdossier versturen

Als de tijd daar is dient u het dossier te versturen. Een van de kenmerken van posten die aan een reeds verstuurd dossier worden gehangen is de waarde in het veld Type: waar dit in eerste instantie ‘Initieel’ was zal dit voor de posten die aan een reeds verstuurd dossier worden toegevoegd, ofwel ‘Automatisch’ ofwel Handmatig’ zijn.

U verstuurt als volgt een deurwaarderdossier:

Kies, staand in het venster Deurwaarderdossier, in het menu voor E-Mail of Afdrukken.
Voor het gebruik van de tweede optie moet u op tabblad Algemeen van het dossier een Briefsjabloon hebben opgegeven.

De keuze voor een e-mail leidt tot het openen van een e-mailbericht in uw mailprogramma (Outlook) met daarin de ter zake doende tekst, waarna u nog tekst kunt toevoegen of muteren en de mail kunt versturen.

Merk op dat op tabblad Algemeen het veld Verstuurd wordt gevuld met de datum waarop u het dossier hebt verstuurd.

Het is mogelijk om ook bij het e-mailen van een deurwaarderdossier een interactielogpost aan te laten maken. U dient daartoe een interactiesjabloon in te stellen voor Deurwaarder (tabblad Wonen) via Interactiesjablooninstellingen . Er wordt dan zowel bij het mailen als afdrukken een interactie gemaakt bij zowel de klant als de deurwaarder. (Het is belangrijk dat bij de gekozen interactiesjabloon de vinkjes 'Afleveren' en 'Uitgesteld' niet aanstaan.)

Opmerking: De gebruiker wordt bij het openen van de rekening-courant van een huurder gewaarschuwd als er een lopend deurwaarderdossier is. Dit gebeurt op ieder scherm waar deze voorkomt.

7.8 De klantkaart

Op de klantenkaart staat een vinkje Deurwaarderdossier(s) dat toont of er één of meerdere deurwaardersdossiers aanwezig zijn. Het is niet mogelijk op de klantenkaart de nieuwe status van het dossier te tonen, omdat er meer dan één dossier aan een klant kan zijn gekoppeld. In de lijst met dossiers, al dan niet gefilterd per klant, is wel het veld status zichtbaar.

Het aanmaningsniveau is in het gelijknamige veld terug te vinden op de klantkaart van de betreffende huurder, tabblad Betalingen en incasso (Klanten ).

Het veld Laatste verz. aanmaning geeft de datum weer waarop de laatste aanmaning is verzonden; deze blijft op de kaart staan totdat de volgende aanmaanrun is gedraaid.

Op dit tabblad ziet u ook of voor de huurder al dan niet een Deurwaarderdossier is aangelegd, en welke Code Huurincasso er eventueel actief is.

Wilt u nu het deurwaarderdossier of de code huurincasso nader bekijken, dan kunt u via het menu naar het Deurwaarderdossiers-overzicht en de Huurincassocodes. Als u bijvoorbeeld een of meerdere huurincassocodes wilt toekennen aan de huurder, dan vult u die in, met behulp van de assistbutton.

Daarnaast dient u één van de codes als primaire code aan te wijzen. Deze code wordt, naast een vinkje in het veld Code huurincasso, vermeld op tabblad Betaling. Daarmee is het mogelijk te filteren op alle klanten die een bepaalde code als primaire code huurincasso hebben. Bij het genereren van aanmaningen wordt de primaire code huurincasso ook getoond op de aanmaning op tabblad Algemeen. Daarmee is het ook mogelijk om aanmaningen te filteren op klanten die een bepaalde code huurincasso als primaire code hebben ingesteld.

In het feitenblok Klantinformatie is zichtbaar hoeveel huurincassocodes een klant heeft. Het is mogelijk door te klikken op het getal in het feitenblok en daarmee in de lijst met huurincassocodes te komen. Het feitenblok Klantinformatie is o.a. zichtbaar bij de klantenkaart, het klantenoverzicht, de aanmaningskaart en het aanmaningsoverzicht.

8 Segmentatie

Met behulp van segmentatie bent u in staat om klanten in te delen in verschillende segmenten, op basis van hun betaalgedrag. U kunt vervolgens per segment een andere wijze van benadering kiezen. De differentiatie in benaderingswijze wordt bepaald door de gebruikte aanmaningscondities per segment.

In dit hoofdstuk wordt eerst uitgelegd welke inrichting noodzakelijk is om gebruik te maken van segmentatie. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u de segmentatiefunctionaliteit voorstelt en toepast.

8.1 Instellingen

Segmentatiesoorten

U kunt via de zoekfunctionaliteit naar Segmentatiesoorten en daar verschillende segmentatiesoorten instellen. Zo kunt u bijvoorbeeld (met behulp van de knop Nieuw aan te maken) onderscheid maken tussen segmenten bestemd voor huurders en segmenten bestemd voor overige debiteuren.

Aanmaningscondities
Eén segmentatiesoort bestaat altijd uit meerdere aanmaningscondities. In de Aanmaningscondities geeft u aan welke condities binnen één segmentatiesoort vallen. Alleen aanmaningscondities die behoren tot een segmentatiesoort worden meegenomen bij het aanmaken van segmentatievoorstellen.

Naast dat u op de aanmaningscondities aangeeft tot welke segmentatiesoort een aanmaningsconditie behoort, geeft u hier ook op wat de prioriteit van de aanmaningscondities binnen een segmentatiesoort is. U gaat per aanmaningsconditie (een) voorwaarde(n) opgeven (zie volgende paragraaf). De Segmentatieprioriteit bepaalt welke condities als eerste gecontroleerd worden. Als eerste worden de voorwaarden gecontroleerd van de aanmaningsconditie met segmentatieprioriteit 1. Wanneer de klant aan deze voorwaarde voldoet zal dit segment (aanmaningsconditie) voor deze klant voorgesteld worden. Door middel van de prioritering kunt u dus het belang van de segmentatievoorwaarde aangeven.

Segmentatievoorwaarde
Per aanmaningsconditie (segment) kunt u voorwaarden opgeven. Wanneer het segmentatievoorstel gedraaid wordt en een klant voldoet aan één van de voorwaarden, dan zal het desbetreffende segment voor de huurder voorgesteld worden.

Eigenschap	Omschrijving
Brontabelopschrift	Hier kiest u op basis van welke tabel u de voorwaarden in wilt stellen. In het geval van segmentatievoorwaarden is dit altijd de tabel Klant.
Bronwaardesoort	Hier kiest u of u de voorwaarden in wilt stellen op basis van een veld uit de opgegeven brontabel of op basis van een van tevoren gedefinieerde functie. In de hierop volgende paragraaf wordt verder ingegaan op de verschillende functies die u kunt kiezen.
Bronwaardeopschrift	Hier kiest u het veld of de functie op basis waarvan u de voorwaarde in wilt stellen.
Omschrijving	Hier geeft u de omschrijving van de voorwaarden op. Standaard wordt de omschrijving van het geselecteerde veld/functie overgenomen
Operator	Hier geeft u de operator op. · Bij velden/functies gebaseerd op tekst (bijvoorbeeld Ja/Nee) kiest u altijd voor het =-teken. · Bij velden/functies gebaseerd op getallen (bijvoorbeeld aantal verzonden aanmaningen) kunt u ook de andere operatoren gebruiken. · Bij velden/functies gebaseerd op datums (bijvoorbeeld ingangsdatum meest recente huurcontact) zult u in de meeste gevallen de operators < en > gebruiken.
Vergelijkingswaardesoort	Vul hier altijd CONST in.
Vergelijkingswaarde	Hier geeft u de waarde op op basis waarvan de vergelijking gemaakt moet worden.
Periode	In dit veld geeft u de periode op op basis waarvan de vergelijking gemaakt moet worden. Deze wordt alleen in specifieke gevallen gebruikt bij voorwaarden gebaseerd op functies.

Functies
In de voorgaande paragraaf is aangegeven dat u voorwaarden in kunt stellen op basis van functies. Dit zijn voorgedefinieerde functies. De functies zelf zijn niet aan te passen, maar de meetwaarde waarvan de functies gebruik maken wel. Wanneer u in de tabel Segmentatievoorwaarden in de kolom Bronwaardesoort gekozen heeft voor ‘Functie’, dan kunt u in het veld Bronwaardeopschrift een functie selecteren.

Let op! De eerste keer dat u de tabel met functies opent zijn nog niet alle functies geactiveerd. U activeert alle functies éénmalig door in het menu te kiezen voor Tabelfuncties aanmaken.

Niet alle functies die u ziet zijn te gebruiken als segmentatievoorwaarde. In onderstaande tabel worden de voorwaarden beschreven die gebruikt kunnen worden voor segmentatie.

Functie	Omschrijving
Aantal aanmaningen in periode	Hiermee kunt u opgeven dat een klant in een bepaald segment valt wanneer hij bijvoorbeeld meer dan 5 aanmaningen heeft in het afgelopen jaar. Instellingen in segmentatievoorwaarden: · Operator: > (meer dan X aanmaningen) · Vergelijkingswaardesoort: CONST · Vergelijkingswaarde: Aantal aanmaningen · Periode: Over welke periode het aantal aanmaningen gemeten moet worden
Niet act. DW-dos. in periode	Hiermee kunt u opgeven dat een klant in een bepaald segment valt wanneer hij bijvoorbeeld 1 of meer afgesloten deurwaarderdossiers had in het afgelopen jaar. De afsluitdatum is hierin bepalend. Instellingen in segmentatievoorwaarden: · Operator: > (meer dan X afgesloten deurwaarderdossiers) · Vergelijkingswaardesoort: CONST · Vergelijkingswaarde: Aantal afgesloten deurwaarderdossiers · Periode: Over welke periode het aantal afgesloten deurwaarderdossiers gemeten moet worden
Niet actieve betreg in periode	Hiermee kunt u opgeven dat een klant in een bepaald segment valt wanneer hij bijvoorbeeld 1 of meer afgesloten betalingsregelingen had in het afgelopen jaar. De afsluitdatum is hierin bepalend. Instellingen in segmentatievoorwaarden: · Operator: > (meer dan X aantal afgesloten betalingsregelingen) · Vergelijkingswaardesoort: CONST · Vergelijkingswaarde: Aantal afgesloten · Periode: Over welke periode het aantal afgesloten betalingsregelingen gemeten moet worden
Startdatum contract in periode	Hiermee kunt u opgeven dat wanneer een klant een contract heeft dat kortgeleden (bijvoorbeeld binnen een jaar) ingegaan is, de klant in een bepaald segment valt. De ingangsdatum van het meest recente contract van de klant is hierin leidend. Instellingen in segmentatievoorwaarden: · Operator: = (Ingangsdatum ligt binnen de opgegeven periode) · Vergelijkingswaardesoort: CONST · Vergelijkingswaarde: Ja · Periode: Binnen welke periode het contract ingegaan moet

Standaard actie bij aanpassen aanmaningsconditie klantposten

Wanneer een segmentatievoorstel wordt toegepast, worden mogelijk ook de aanmaningscondities op de klantposten aangepast. In de Verkoopinstellingen geeft u in het veld Standaard actie bij aanpassen aanmaningsconditie klantposten op welke keuze van toepassing is.

Eigenschap	Omschrijving
Alle posten aanpassen	Alle klantposten worden aangepast, zowel de openstaande als de afgesloten.
Alle open posten aanpassen	Alleen open klantposten worden aangepast; afgesloten klantposten worden niet aangepast.
Geen posten aanpassen	Zowel open als afgesloten klantposten worden niet aangepast.

8.2 Segmentatie voorstellen en toepassen

Segmentatievoorstellen

U stelt de segmentatie voor vanaf de lijstpagina Segmentatievoorstellen . U kunt eventueel een filter zetten op de tabel met klanten.

Bij het aanmaken van een segmentatie worden klanten meegenomen die aan het volgende voldoen:
De klant heeft een aanmaningsconditie die onderdeel is van een segmentatiesoort (zie vorige paragraaf).
En: de klant heeft aanmaningsniveau ‘’ (op de klantkaart is het aanmaningsniveau leeg).
Of: de klant heeft een actief deurwaarderdossier.

Segmentatievoorstellen
Voor klanten die in een ander segment vallen op basis van de opgegeven voorwaarden (zie vorige paragraaf) wordt een segmentatievoorstel aangemaakt. Dit is het voorstel dat het systeem doet voor het aanpassen van de aanmaningsconditie op de klantkaart. De voorstellen worden getoond in een lijst, waarbij u de individuele voorstellen ook kunt openen.

Eigenschap	Omschrijving
Klantnr.	Toont het nummer van de klant waarvoor het segmentatievoorstel aangemaakt is.
Klantnaam	Toont de naam van de klant waarvoor het segmentatievoorstel aangemaakt is.
Segmentatiesoort	Toont welke de segmentatiesoort van toepassing is op dit voorstel.
Huidige aanmaningsconditie	Toont de huidige aanmaningsconditie/segment van de klant.
Voorgestelde aanmaningsconditie	Toont de voorgestelde aanmaningsconditie/segment.
Datum van voorstel	Toont de datum waarop het voorstel aangemaakt is.

Onderin het scherm, op het tabblad Regels, ziet u op basis van welke voorwaarde het segmentatievoorstel aangemaakt is.

Segmentatievoorstellen toepassenHet toepassen van de voorstellen doet u vanaf de pagina Segmentatievoorstellen. Selecteer de voorstellen die u toe wilt passen. U kunt dit ook doen door de filters in het rapport aan te passen.

Wanneer u het segmentatievoorstel toepast zal het volgende gebeuren:

De aanmaningsconditie op de klant wordt aangepast naar de voorgestelde aanmaningsconditie.
De aanmaningsconditie op de klantposten wordt aangepast o.b.v. de ingegeven instellingen (zie paragraaf 7.1).
Het segmentatievoorstel en de segmentatieregels worden toegevoegd in te tabel ‘Toegepaste segmentatievoorstellen’.

Eigenschap	Omschrijving
Klantnr.	Toont het nummer van de klant waarvoor het segmentatievoorstel is toegepast.
Naam	Toont de naam van de klant waarvoor het segmentatievoorstel is toegepast.
Segmentatiesoort	Toont welke segmentatiesoort van toepassing was op het moment van toepassen.
Vorige aanmaningsconditie	Toont de huidige aanmaningsconditie/het huidige segment van de klant voor het toepassen van het segmentatievoorstel.
Toegepaste aanmaningsconditie	Toont de toegepaste aanmaningsconditie/het toegepaste segment.
Aangemaakt op voorstel	Toont de datum waarop het voorstel aangemaakt is.
Toegepast op	Toont de datum waarop het voorstel toegepast is.

Onderin het scherm op kaartniveau, op het tabblad Regels, ziet u op basis van welke voorwaarde het segmentatievoorstel aangemaakt is.

9 Betalingsregelingen

Tussen verhuurder en huurder kan een betalingsregeling worden afgesproken. Dit kan bijvoorbeeld uitkomst bieden wanneer de huurder zijn huur niet kan voldoen of wanneer de huurder een saldo wil inlopen. Deze regeling is een incasso van openstaande betalingsregelingtermijnposten die bovenop de maandelijkse incasso van de huur komt.

9.1 Betalingsregeling aanmaken: handmatig

Als posten al in een betaalrun (Telebankieren) zijn verwerkt, kunnen deze niet meer worden geselecteerd in een betalingsregeling. Posten die nog niet zijn verwerkt, maar nog in het telebankierenvoorstel staan, kunnen niet worden geselecteerd. Wel is het mogelijk om de betreffende regel uit het voorsteldagboek te verwijderen, zodat de post alsnog in een betalingsregeling kan worden opgenomen.

Het is ook mogelijk om posten die zijn opgenomen in een deurwaarderdossier op te nemen in een betalingsregeling; dit moet echter wel in de instellingen zijn vastgelegd. Als deze posten niet in de betalingsregeling mogen worden opgenomen dan worden deze wel in het keuzescherm getoond, maar bij het selecteren van die posten zal een foutmelding worden gegeven.

De instelling vindt u onder Verkoopinstellingen , tabblad Algemeen.

U maakt als volgt een betalingsregeling aan:

Ga naar Betalingsregelingen .
Klik op Nieuw | + Nieuw om een nieuwe regeling aan te maken.
Druk op Enter; er wordt nu een nieuwe code aangemaakt, die is gebaseerd op de instellingen van de nummerreeks voor de code van betalingsregelingen.
In het veld Klantnr. vult u het klantnummer in van de betreffende huurder. Dit nummer kan ook opgezocht worden met behulp van de lookup-button, rechts in het veld. Het moet uiteraard wel een huurder zijn met openstaande posten, want slechts dan is het mogelijk een betalingsregeling aan te maken. Ter indicatie kunt u hier het huursaldo voor bekijken, hoewel het mogelijk is dat het saldo op 0 staat vanwege een schuld en een tegoed die elkaar opheffen. Er is dan echter wel degelijk de mogelijkheid tot het aanmaken van een betalingsregeling.
Wanneer de huurder is gekozen, worden de meeste velden met informatie van de huurder automatisch gevuld. Indien gewenst kunnen het factuurtype, de transactiewijze incasso en het bankrekeningnummer worden gemuteerd. Mutaties in dit scherm gelden overigens alleen voor de betalingsregeling.
Indien gewenst kan op tabblad Eenheid een eenheid worden gekozen uit de lijst van eenheden die op klantniveau voorkomen. Het invoeren van een eenheidnummer zorgt ervoor dat er uitsluitend posten kunnen worden geselecteerd en aan de betalingsregeling kunnen worden toegevoegd waarin dit eenheidnummer voorkomt.
Op tabblad Facturering moet een Mandaatcode worden opgevoerd. Zonder mandaatcode kan de betalingsregeling niet worden geactiveerd.

Let op! Als u bij een betalingsregeling geen mandaatcode invult kunnen de termijnen niet via SEPA worden geïncasseerd. Bij het ophalen van voorstelposten zal het systeem bij de termijnen van een regeling een foutmelding tonen en de regels kunnen niet verwerkt worden zonder mandaat. U kunt het mandaat op dat moment alsnog aanmaken en invullen, maar het is uiteraard raadzaam dit te voorkomen en vooraf bij elke te incasseren betalingsregeling een mandaatcode in te voeren.

Let op: U kunt ook – en dat is vaak waarschijnlijk eenvoudiger – een betalingsregeling aanmaken vanuit Betalingsregelingen . Afhankelijk van het feit of de klant al eerder een betalingsregeling heeft gehad is het scherm Betalingsregelingen al dan niet leeg. U klikt op Nieuw om een nieuwe regeling vast te leggen.

Tot slot kunt u ook een betalingsregeling aanmaken vanaf het beheerinformatiescherm (Beheerinformatie ).

9.2 Betalingsregeling aanmaken: met behulp van de wizard

Op basis van een vooraf gedefinieerd sjabloon kan vanaf de klantkaart met een beperkt aantal handelingen een betalingsregeling aangemaakt worden. Afhankelijk van de instellingen wordt de betalingsregeling direct geactiveerd. Achteraf kunnen betalingsregelingen nog handmatig worden aangepast, als een specifieke situatie dat vereist.

9.2.1 Betalingsregelingsjabloon

Om gebruik te kunnen maken van de betalingsregelingwizard dient u eerst een of meerdere sjablonen aan te maken die als basis dienen.

U maakt als volgt een betalingsregelingsjabloon aan:

Ga naar Betalingsregelingsjablonen .
Klik op Nieuw om een nieuw sjabloon aan te maken en geef een identificerende code op (maximaal 20 karakters).
Geef een betekenisvolle Omschrijving op. Als het een regeling betreft die u als Standaard wilt kunnen gebruiken vinkt u het gelijknamige veld aan.
Vul de overige velden die van belang zijn. Verplichte velden zijn Code transactiewijze (de transactiewijze van de leverancier), Vervaldatum eerste betaling (weergegeven als datumformule, bijv. 1M), Betalingscondities (een code, via de assistbutton op te roepen, die een datumformule vertegenwoordigt waarmee de vervaldatum van de termijn wordt berekend) en Frequentie (hier voert u via een datumformule de frequentie van de betalingstermijnen in; de frequentie heeft betrekking op de data die volgen na de vervaldatum eerste betaling en zal in de meeste gevallen 1 maand zijn (1M)).
Kanaal heeft betrekking op Dynamics Empire (intern) of het Klantportaal (extern) of beide.
Via de knop Condities kunt u betalingsregelingsjablooncondities opgeven.

9.2.2 Wizard

De wizard kunt u toepassen vanuit de klantomgeving, om snel voor een specifieke klant een regeling aan te maken.

U maakt als volgt een betalingsregelingsregeling met behulp van de wizard aan:

Ga naar de betreffende klant via Klanten . U kunt de kaart openen, maar de wizard is ook te starten vanuit de lijst (het klantoverzicht).
Klik in het menu op Betalingsregeling maken, waarna de wizard verschijnt.
Vul de nodige velden op de gewenste manier en klik vervolgens op de knop Termijnen aanmaken; na verwerking van de gegevens door het systeem wordt de kaart van de nieuw aangemaakte betalingsregeling getoond.

9.3 Facturen toevoegen aan een betalingsregeling

Nadat de gegevens voor de huurder zijn gevuld kunnen de facturen, waarvoor een betalingsregeling met de betreffende huurder is overeengekomen, aan de regeling worden toegevoegd.

U voegt als volgt facturen toe aan een betalingsregeling:

Klik – op de betalingsregelingkaart – in het menu op Posten selecteren.
Het scherm Klantenposten verschijnt. Selecteer hierin de facturen waarop een regeling is afgesproken met de klant. Dit kan voor alle facturen in een keer (sleep de muiscursor langs de grijze regelkoppen totdat alle regels in het venster blauw zijn, of klik in de linker bovenhoek van de kolomkopregel) of voor slechts een deel (met behulp van de muis en de Shift- of de Ctrl-toets). Klik uiteindelijk op OK.

Let op! Er worden in dit venster geen creditnota’s, betalingen en betalingen onderweg getoond. Er wordt dus geen rekening gehouden met facturen die eventueel nog vereffend dienen te worden met betalingen of creditnota’s. Is dat wel gewenst, dan kan dat het beste van tevoren worden gedaan. Blijft deze actie namelijk achterwege, dan kan het voorkomen dat het bedrag van de regeling groter is dan het klantsaldo. In dit geval worden deze twee veldnamen (Bedrag regeling (LV) en Klantsaldo, op tabblad Algemeen van de betalingsregelingkaart) in het blauw weergegeven.

Overigens controleert het systeem bij het toevoegen van posten of deze niet al in een andere actieve regeling zijn opgenomen, zodat de kans niet bestaat dat een post in verschillende regelingen terecht komt.
Klik op de lookup-button in het veld Klantsaldo en het venster Klantposten verschijnt. In dit venster worden wel de creditnota’s en betalingen getoond; hier is dus nog de mogelijkheid om deze te vereffenen.

9.4 Vullen van termijnen betalingsregeling

U vult als volgt de betalingstermijnen:

Klik in het scherm Betalingsregelingen (of op de betreffende kaart) in het menu op de actie/functie Termijnen aanmaken. Met deze actie maakt u het tabblad Termijnen actief, en kunt u eventueel naderhand daar ook gegevens in wijzigen.
Met het verschenen scherm Betalingsregeling termijnvoorstel kunnen de betaaltermijnen van de betalingsregeling automatisch worden bepaald. U kunt de in te vullen velden van een waarde voorzien en op de knop OK klikken ter bevestiging.

In het veld Restbedrag wordt getoond welk bedrag overblijft na verdeling van het totale bedrag over het aantal opgegeven termijnen. In het veld daarachter kunt u opgeven hoe met dit bedrag moet worden omgegaan: verrekening met de eerste termijn, verrekening met de laatste termijn of het toevoegen aan de reeks als aparte termijn.

Op tabblad Termijnen zijn de regels gevuld met de nodige gegevens.

De belangrijkste velden voor het vullen van betaaltermijnen (scherm Betalingsregeling termijnvoorstel) van een betalingsregeling staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Datum 1e termijn	Hier kan de startdatum van de betalingsregeling worden ingevoerd. Als hier een datum is ingevoerd op de eerste van de maand, dan zal het programma een eventueel bedrag dat kleiner is dan de termijnbedragen aan het einde van de afgesproken of berekende periode plaatsen. Als u een startdatum invoert die niet per de eerste van de maand begint, zal het programma het bedrag dat kleiner is dan de termijnbedragen als eerste in rekening brengen. Afhankelijk van het termijnbedrag of het aantal termijnen kan er een restbedrag overblijven. Is dit het geval, dan wordt er gevraagd of dit bedrag als extra termijn moet worden toegevoegd, of dat het moet worden toegevoegd aan de eerste dan wel de laatste termijn.
Betalingscondities	Hier kan vanuit de tabel Betalingsconditie een code worden geselecteerd die een datumformule vertegenwoordigt. Deze formule berekent de vervaldatum van de termijn.
Frequentie	Hier wordt via een datumformule de frequentie van de betalingstermijnen ingevoerd. De frequentie heeft betrekking op de data die volgen na de eerste vervaldatum. In de meeste gevallen zal dit 1 maand zijn. Daartoe kan 1M in dit veld worden ingevoerd. De vervaldatum kan worden aangemaakt door de betalingsconditie op te geven bij het vullen van de termijnen of eventueel te wijzigen per termijn (in het tabblad Termijnen).
Aantal termijnen of Termijnbedrag	Hier kan, afhankelijk van de afspraak met de klant, óf het aantal termijnen óf het bedrag dat per termijn is afgesproken worden ingevoerd. De programmatuur berekent dan automatisch respectievelijk het termijnbedrag of het aantal termijnen. Afhankelijk van het termijnbedrag of het aantal termijnen kan er een restbedrag overblijven. Is dit het geval, dan wordt er gevraagd of dit bedrag als extra termijn moet worden toegevoegd, of dat het moet worden toegevoegd aan de eerste dan wel de laatste termijn.

Let op! Het uiteindelijke totaal te betalen bedrag hoeft niet gelijk te zijn aan het bedrag van de regeling, maar mag in ieder geval niet hoger zijn dan dit bedrag. Alle posten die in de betalingsregeling zijn opgenomen krijgen een afwachtcode en worden niet meer aangemaand. Advies is derhalve om er altijd voor te zorgen dat het totaal van de termijnen van de betalingsregeling altijd gelijk is aan het restant van de posten die opgenomen zijn in de regeling.

Als u een regeling wilt aanmaken waarvan het totaal van de termijn lager moet zijn dan het totaal van de posten in de regeling, maak dan in dat geval een extra termijn aan met het restant van de post dat u niet in de regeling wilt opnemen. Geef deze de vervaldatum van de oorspronkelijk post.
Eventueel kunnen één of meerdere perioden worden weggelaten. In dat geval is het mogelijk dat de omschrijvingen (veld Omschrijving) niet meer logisch opeenvolgend zijn; u dient deze dan handmatig aan te passen.

De Status is nu blauw weergegeven, ter signalering dat de regeling nog niet is geactiveerd.
Het vullen van termijnen kan, indien het voorstel niet juist is of aan de hand van herziene afspraken nog gewijzigd wordt, verschillende keren achtereen. Het programma signaleert dat er al termijnen zijn en verwijdert deze wanneer er een nieuw voorstel wordt aangemaakt.

9.5 Wijziging van de termijnen

U wijzigt als volgt handmatig een termijn:

Ga op de betalingsregelingkaart naar het tabblad Termijnen; hier kunnen bestaande termijnen handmatig worden gewijzigd. Let wel: de betalingsregeling mag nog niet geactiveerd zijn! Per regel kan de documentdatum van de termijnfactuur, het bedrag dat voor die periode betaald moet worden, de betalingsconditie en de omschrijving worden ingevuld.
Tussentijds kan het totaalbedrag, wat tot dan toe is ingevoerd, worden bekeken door één keer in de kop te klikken; het veld Totaal termijnen (LV) wordt dan bijgewerkt.

De belangrijkste velden voor de invoer of wijziging van termijnen staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Klantenpostvolgnr.	Dit is hetzelfde volgnummer van de betalingsregelingtermijnen dat ook in het klantenpostenoverzicht te vinden is. Dit veld wordt gevuld na activering van de betalingsregeling.
Documentnr.	Dit is hetzelfde volgnummer van de betalingsregelingtermijnen dat ook in het klantenpostenoverzicht te vinden is. Dit veld wordt gevuld na activering van de betalingsregeling.
Documentdatum	Dit veld bevat de documentdatum van de termijn. Dit is de datum 1^e termijn die wordt ingevoerd bij het voorstellen van de betalingsregeling en van waaruit de datums van de overige termijnen worden bepaald. Uiteraard kunnen deze nog worden gewijzigd voordat de betalingsregeling geactiveerd wordt.
Te betalen (LV)	Hier staat het te betalen bedrag van de betreffende termijn.
Betalingsconditie	Dit is de betalingsconditie die geldt voor deze termijn. Dit veld mag ook leeg zijn.
Vervaldatum	Dit betreft de vervaldatum van de termijn, die wordt berekend vanuit de documentdatum en de betalingsconditie.
Omschrijving	Omschrijving die bij deze termijn behoort, met standaard de omschrijving: Bet.regeling [betalingsregelingnummer] termijn #
Restbedrag (LV)	In dit veld komt het termijnbedrag te staan. Als de termijn van de betalingsregeling (gedeeltelijk) wordt betaald, zal dit veld uiteindelijk op 0 komen of het restbedrag tonen dat nog open staat.
Betalingen onderweg	Indien er een betaling op een termijn wordt geïncasseerd (wanneer deze in een betaalrun zit), dan komt het te incasseren bedrag in deze kolom te staan.
OLA afgedrukt	Wanneer een acceptgiro is afgedrukt wordt hier een vinkje gezet.
Kenmerk	Wanneer een acceptgiro is afgedrukt wordt hier hetzelfde kenmerk ingevuld als die op de acceptgiro staat vermeld.
Aanmaningsposten	Hier staat het aantal aanmaningsposten vermeld die betrekking hebben op de geselecteerde post, of anders gezegd: het aantal keer dat de post is aangemaand.

9.6 Termijnen verwijderen

U verwijdert als volgt een termijn:

Ga naar tabblad Termijnen op de betalingsregelingkaart en selecteer de regel(s) die u wilt verwijderen. Dit kan voor alle termijnen in een keer (sleep de muiscursor langs de grijze regelkoppen totdat alle regels in het venster blauw zijn, of klik in de linker bovenhoek van de kolomkopregel) of voor slechts een deel (met behulp van de muis en de Shift of de Ctrl-toets).
Klik op de drie puntjes boven elkaar en kies voor Regel verwijderen. Eventueel kan er meteen een andere termijn worden voorgesteld. Dynamics Empire zal u via een melding vragen of u er zeker van bent.

9.7 Betalingsregeling afdrukken

Nadat de regeling is ingevoerd, kan deze worden afgedrukt.

U drukt als volgt een betalingsregeling af:

Selecteer via de zoekfunctionaliteit Betalingsregelingen . Zoek de juiste betalingsregeling op.
De tekst voor op de betalingsregeling kunt u aanmaken binnen Betalingsregelingteksten . Wanneer u bijvoorbeeld verschillende betalingsregelingen hanteert en dit tot uitdrukking wil laten komen in de tekst op het betalingsregelingdocument, dan kunt u hier verschillende teksten aanmaken.

Via het veld Sjabloon (lookup-button) kiest u een sjabloon of maakt u een nieuwe aan; vervolgens kiest u voor ieder sjabloon de verschillende delen (kop, regel, voet of bijlage). Er kan in de tekst gebruik worden gemaakt van variabelen, door het procentteken en het cijfer over te nemen in de tekst. Deze vullen de waarde in zoals deze voor de desbetreffende variabele, op de betalingsregelingenkaart voorkomt. De variabelen kunnen teruggevonden worden in het menu: knop Variabele op tabblad Acties. Het selecteren van de juiste tekst doet u in de betalingsregeling op tabblad Facturering.
Als u het juiste sjabloon heeft gekozen kunt u de brief afdrukken. Dit kan op elk moment na het invoeren van de regeling voor één of verschillende betalingsregelingen.
Kies in het scherm Betalingsregeling in het menu voor Regeling.
In het documentvenster kan gefilterd worden op het betalingsregelingnummer bij het veld Code, of eventueel op een ander veld. Tevens kan op reeksen gefilterd worden, en kan alles geselecteerd worden indien er geen filter wordt opgegeven. In de praktijk zal de brief per afgesproken betalingsregeling worden afgedrukt.
Op de tab Opties kunt u kiezen voor Betalingsregeling afdrukken, hetgeen slaat op de regeling zelf en niet op de begeleidende tekst. Indien deze optie niet is aangevinkt, wordt alleen de brief afgedrukt en niet de regeling.

9.8 Betalingsregeling activeren

Klik in het scherm Betalingsregeling op de knop Activeren.
Het systeem geeft de volgende melding: “Weet u zeker dat u deze betalingsregeling wilt activeren?”
Let op! Wanneer u op Ja klikt en een of verschillende facturen uit de regeling komt/komen voor in een niet verzonden aanmaning, dan geeft Dynamics Empire een vervolgmelding die afhankelijk is van een instelling in de Verkoopinstellingen. Op het tabblad Algemeen staat het veld Herzien aanmaningen bij betalingsregeling. Wanneer dit veld wel is aangevinkt, kan in de genoemde situatie een melding verschijnen die u vraagt te bevestigen om een aanmaning te verwijderen.
Merk op dat alleen de regeling die zichtbaar is in het scherm wordt geactiveerd. Indien verschillende regelingen tegelijk moeten worden geactiveerd, dan kan dat via het menu Betalingsregeling activeren . De Status van de regeling is nu gewijzigd in Geactiveerd. De status kan niet handmatig worden gewijzigd.
Wanneer er verschillende betalingsregelingen geactiveerd worden, kan een filter gebruikt worden om bepaalde betalingsregelingen wel en andere niet te activeren. De gebruiker dient wel het recht te hebben om betalingsregelingen met een batchverwerking te activeren.

Let op: Bij het activeren van de regeling staan direct alle termijnen in de rekeningcourant en is er één tegenboeking die is vereffend met de posten die in de regeling zijn opgenomen.
Na activering worden de velden Documentnr en Klantenpostvolgnr. en de restbedragen gevuld. Alle termijnen zijn ‘geprolongeerd’ en kunnen in Telebankieren met betalingen worden vereffend of worden geïncasseerd. Op de achtergrond zijn de klantenposten, die behoren bij de facturen die ingesloten zijn in de betalingsregeling, op de volgende punten gewijzigd:
- het veld Restbedrag betalingsregeling (LV) is opgehoogd met (een deel van) het betalingsregelingbedrag, en het veld Restbedrag is verlaagd met bovenstaande bedrag;
- het veld Open in betalingsregeling is op Ja
Tevens zijn er minimaal twee extra klantenposten aangemaakt voor de betalingsregeling. Eén klantenpost voor de betalingsregeling en minimaal één klantenpost voor de termijn(en). De eerste klantenpost heeft de in de betalingsregeling opgenomen facturen vereffend.

9.9 OLA’s voor een betalingsregeling afdrukken

Wanneer de betalingsregeling is geactiveerd, kunnen OLA’s worden afgedrukt.

U drukt als volgt een OLA af:

Selecteer Betalingsregelingen . Open de betalingsregelingkaart en ga naar tabblad Termijnen; daar klikt u bovenin het tabblad op Afdrukken, OLA. Het OLA-Betalingsregelingvenster zal hierdoor worden geactiveerd en de code van de betalingsregeling wordt automatisch gevuld.
Als u een OLA voor een individuele betalingsregeling wilt afdrukken, kunt u op de tab Betalingsregelingregels filteren op de betreffende, reeds geplaatste code. U kunt ook op een ander veld uit de kaart van betalingsregeling filteren, bijvoorbeeld klantnummer. Klik hiervoor op een lege regel en kies via de lookup-button voor het gewenste veld. Als u de velden leeg laat, wordt er een OLA afgedrukt voor iedere betalingsregeling.
Als u batchgewijs de OLA’s wilt aanmaken voor een bepaalde termijn, dan kunt u dit op dezelfde wijze doen, maar haalt u handmatig de code en documentdatum weg, of u past deze aan. Zorg er dan wel voor dat de juiste datumformule is opgevoerd. De documentdatum is hierbij bepalend of de OLA wordt afgedrukt of niet. Indien de betalingsregelingen op een willekeurige dag kunnen beginnen (in plaats van bijvoorbeeld per de eerste van de lopende of volgende maand) dan moet hier een datumrange worden opgegeven.

Het IBAN van ‘onze bankrekening’ wordt bepaald op basis van de transactiewijze zoals deze is ingevoerd op de betalingsregeling (en niet, zoals voorheen, op basis van de transactiewijze zoals ingevoerd op de klantenkaart).

Selecteer vervolgens de tab Opties en kies de juiste mogelijkheden.

Enkele belangrijke velden voor het afdrukken van OLA’s voor betalingsregelingen staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Testafdruk	Het veld Testafdruk wordt alleen gebruikt voor testdoeleinden; dit vinkje zal gewoonlijk niet aanstaan. De accepten die worden afgedrukt zullen op verschillende plekken worden voorzien van het woordt TEST.
Afdrukken/Exporteren	U kunt ervoor kiezen of u de afdruk wilt printen, of dat u deze naar een bestand wilt exporteren (bijv. t.b.v. Rotaform).

Druk ten slotte op de knop Afdrukken; de geselecteerde OLA’s worden via de aangegeven printer afgedrukt. Indien er wordt gekozen voor de knop Voorbeeld verschijnt er een voorbeeldscherm van de betreffende OLA’s.

Let op! Het is niet mogelijk om voor een openstaande huurfactuur die betaald wordt door een 'andere betaler', alsnog een OLA na te sturen naar de huurder in het geval die andere betaler niet meer betaalt. De oplossing is om in de klantkaart bij Betalingsgegevens nieuwe betalingsgegevens aan te maken van de nieuwe betaler (dus in dit geval: de huurder). Om deze gegevens actueel te maken, moet men eerst een prolongatie draaien voor de betreffende huurder. Als dit is gebeurd kan de nieuwe OLA worden afgedrukt.

9.10 Status van de betalingsregeling

Wanneer de betalingsregeling is geactiveerd wordt dat kenbaar gemaakt in het feitenblok Status op de klantkaart; daar staat dan achter het item Betalingsregeling het aantal regelingen vermeld. Dit vormt tevens een link naar het overzicht Betalingsregelingen.

In de klantposten wordt, na het activeren van de betalingsregeling, de code ingevuld van de betalingsregeling waar de post in is opgenomen. Dit is terug te vinden in het scherm Klantposten (Klanten , menu-item Posten onder Incasso). Via Gerelateerd kunt u de Betalingsregeling raadplegen.

Wanneer de betalingsregeling volledig is voldaan en alle geprolongeerde perioden zijn betaald, dan wordt de regeling niet automatisch beëindigd. Het beëindigen van de betalingsregeling moet handmatig worden gedaan. Via Betalingsregeling beëindigen kunnen de betalingsregelingen die volledig zijn voldaan worden beëindigd en moet er een reden voor beëindiging worden opgegeven (beschreven in paragraaf 8.10). Bij de klantposten die in de regeling zaten zullen de nummers van de betalingsregeling worden verwijderd.

Hierna zal ook in het feitenblok Status op de klantkaart het aantal betalingsregelingen wijzigen.

Op de kaart Betalingsregeling verandert de status automatisch in Beëindigd.

9.11 Beëindigen van de betalingsregeling

U kunt een betalingsregeling handmatig beëindigen, maar ook met behulp van een batchverwerking.

U beëindigt als volgt handmatig een betalingsregeling:

Kies voor Betalingsregelingen .
Open de juiste regeling en kies voor menu-item Beëindigen.
Klik op Ja om uw keuze te bevestigen, en kies vervolgens een reden voor de beëindiging. Zo kan er bij elke huurder worden nagegaan hoe de verschillende betalingsregelingen zijn beëindigd. De redencode van beëindiging komt terug op het scherm Betalingsregeling. Het opgeven van de redenen kunt u doen via Beëindigingscodes betalingsregeling .

U beëindigt als volgt betalingsregelingen met behulp van een batchverwerking:

Ga naar Betalingsregeling beëindigen .
De bedragen in kolommen Openstaand bedrag (LV) en Vervallen bedrag (LV) worden pas berekend als er in veld Toon wordt gefilterd op Volledig betaald of Vervallen. Bij het openen van het scherm zijn deze velden nog niet berekend en worden daarom in het blauw getoond. (Dit is zo ingesteld uit oogpunt van performance.)
Op het scherm Betalingsregeling beëindigen staan u in het menu op tabblad Acties twee opties ter beschikking. Met behulp van Selectie kunt u voor een regel de markering aan- of uitzetten; u kunt ook handmatig in de kolom Betalingsregeling beëindigen het vinkje aan- of uitzetten. De rijen mét een vinkje worden zo klaargezet voor beëindiging.
Wanneer de selectie is gemaakt, klikt u op Betalingsregeling(en) beëindigen. U wordt dan gevraagd om een reden voor de beëindiging op te geven. Kies een reden en klik op OK. De geselecteerde betalingsregelingen worden beëindigd.

In de termijnen van een betalingsregeling is zichtbaar welk bedrag er betaald is in de kolom Betaald (LV). Ook na het beëindigen van de regeling blijft zichtbaar welke termijnen betaald zijn geweest voor elk bedrag.

Overigens worden de bedragen in kolommen 'Openstaand bedrag (LV)' en 'Vervallen bedrag (LV)' pas berekend als er gefilterd wordt op 'Volledig betaald' of 'Vervallen'. Bij het openen van het scherm zijn deze velden nog niet berekend en worden daarom in het grijs getoond.

10 Derdendossier

Met het zogenoemde derdendossier kunt u het traject van schuldhulpverlening en -sanering in Dynamics Empire vastleggen.

10.1 Instellingen

Nummerreeks
Om met derdendossiers te kunnen werken dient u eerst een nummerreeks voor dossiers aan te maken en in te stellen. U doet dit op het tabblad Nummering in de Empire-instellingen . Klik op de lookup-knop in het veld Derdendossiernrs. en kies een reeks, of maak deze alsnog aan door op Nieuw te klikken.

Dagboeksjabloon
Vanuit het derdendossier kan een boeking worden gemaakt voor het afboeken van (een deel van) de achterstand. In welke dagboeksjablonen u dit wilt kunnen doen moet ingesteld worden in de dagboekinstellingen van het derdendossier. De beschikbare dagboeken waarmee kan worden geboekt moeten worden ingesteld in de dagboeksjablonen op de gebruikelijke plaats, via Dagboeksjablonen . In de dagboeksjabloon dient een tegenrekening te worden opgegeven waarop de post(en) moet(en) worden afgeboekt.
Welke dagboeken u specifiek wilt kunnen gebruiken voor het afboeken van een derdendossier geeft u op onder Dagboekinstellingen . Alleen de hier ingevoerde combinatie van dagboeksjabloon en dagboekbatch kan worden gekozen bij het afboeken van een derdendossier. De getoonde tegenrekening is in dit scherm niet te wijzigen; deze wordt hier slechts getoond en is ingesteld in de dagboekbatch.

Derdendossiersoorten
Het is mogelijk verschillende soorten dossiers aan te maken. Vervolgens kan de applicatiebeheerder bepalen welke verschillende soorten dossiers door de gebruiker zijn aan te maken. U onderhoudt de verschillende derdendossiersoorten onder Dossiersoorten .

Redenen afsluiting
Bij het afsluiten van een derdendossier moet de reden van afsluiten worden opgegeven. U dient de verschillende mogelijke redenen van afsluiten vast te leggen in Redenen afsluiting .

Derdendossierstappen
Net als bij deurwaarderdossiers kunt u bij een derdendossier verschillende stappen in een dossier vastleggen. Dit doet u via Dossierstappen .

Locaties binnen Dynamics Empire
U kunt het derdendossier, indien aanwezig, oproepen via de link in het feitenblok Contactinformatie op het contactenoverzicht, of via de link in het feitenblok Klantinformatie op het klantenoverzicht.

Als u doorklikt op het getal achter derdendossier, dan wordt het derdendossieroverzicht getoond, gefilterd op de betreffende klant / het contact.

10.2 Derdendossier aanmaken

De volgorde van het proces van een derdendossier is in grote lijnen als volgt:

aanmaken van het dossier
selecteren van openstaande posten die in het dossier moeten worden opgenomen
dossierstappen completeren gedurende het proces van het behandelen van het dossier
als duidelijk is wat betaald moet worden en wat afgeboekt moet worden: invoeren van het nog te betalen bedrag in het dossier. Daarna selecteert u de optie Dossier afboeken; met het afboeken van het dossier maakt het systeem een afboeking van de restschuld naar een ingegeven dagboek.

U maakt als volgt een dossier aan:

Ga naar Derdendossiers en klik op Nieuw.
Druk op Enter om een nummer te genereren. Vul op de verschillende tabbladen de gewenste/verplichte velden; hieronder worden de meeste velden van de meeste tabbladen toegelicht.

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Dossiernr.	Dit is het nummer van het dossier dat wordt bepaald door de in de instellingen opgegeven nummerreeks. Als u een automatische reeks hebt aangemaakt is het nummer niet handmatig aan te passen.
Kenmerk derden	Vul in dit veld het referentienummer van de instantie in die het derdendossier in behandeling neemt.
Ingangsdatum	Vul hier de ingangsdatum in van het dossier. Dit veld wordt in eerste instantie automatisch gevuld met de actuele datum.
Betalingsregeling	Het systeem toont hier via een vinkje of er al dan niet een lopende betalingsregeling aanwezig is voor de betreffende klant. Dit veld is niet handmatig te wijzigen.
Leefbaarheidsdossier	Het systeem toont hier via een vinkje of er al dan niet een leefbaarheidsdossier aanwezig is waarbij de klant als veroorzaker is gekoppeld. Dit veld is niet handmatig te wijzigen.
Schuldbemiddeling	U kunt hier met een vinkje aangeven of schuldbemiddeling van toepassing is.
Sociaal dagvaarden	U kunt hier met een vinkje aangeven of u een traject van sociaal dagvaarden hebt gestart.
Datum uitspraak WNSP	Vul hier de datum in waarop de WSNP is uitgesproken voor de klant.
Datum akkoord saneringskosten	Geef hier de datum in waarop akkoord is gegeven op de saneringskosten.
Datum akkoord Minnelijk	Geef hier de datum in waarop akkoord is gegeven op een minnelijke schikking.
Soort	Kies hier het soort derdendossier dat u wilt gebruiken. De lijst met mogelijke dossiersoorten kunt u zelf instellen zoals eerder aangegeven. U kunt een soort later nog wijzigen, indien gewenst.
Omschrijving	De omschrijving van het gekozen soort wordt getoond.
Status	Selecteer hier handmatig welke status van toepassing is voor het dossier. U hebt hierin vier voorgedefinieerde opties: ‘Leeg’, ‘In behandeling WSNP’, ‘In behandeling Minnelijk’ of ‘In behandeling Sanering’. Deze status is informatief en heeft geen speciale functie in het systeem.
Dossierstatus	De dossierstatus wordt door het systeem bepaald. ‘Leeg’ houdt in dat het dossier nog niet is afgeboekt. ‘Bedrag afgeboekt’ houdt in dat alleen het niet te betalen bedrag is afgeboekt. ‘Bedrag en betaling afgeboekt’ houdt in dat zowel het niet meer te betalen als het te betalen bedrag is afgeboekt. ‘Betaling teruggeboekt’ houdt in dat de afboeking van het te betalen bedrag is teruggedraaid. ‘Teruggeboekt’ betekent dat zowel de afboeking van het niet meer te betalen als het te betalen bedrag is teruggeboekt.
Reden afsluiting	Hier kunt u uit een zelf te definiëren lijst met redenen de reden selecteren waarom betreffend dossier is afgesloten.
Afgesloten per	Als een reden is ingevoerd wordt het veld ‘Afgesloten per’ gevuld met de datum dat de afsluitingsreden is ingevoerd.
Gebruikers-id	Dit veld wordt gevuld met de inlogcode van de gebruiker die het dossier initieel heeft ingevoerd. Als het dossier later wordt afgeboekt wordt de inlogcode van de gebruiker die die actie uitvoert ingevuld.
Gebruikersnaam	Hierin wordt door het systeem de bijbehorende naam van de gebruikers-id ingevuld.
Divisie	Hierin wordt de divisie van de gebruikers-id getoond; deze is niet wijzigbaar.

Tabblad Contactpersonen

Veld	Omschrijving
Contractpartner (contactnr.)	Als er sprake is van (een) contractpartner(s), dan wordt (worden) deze hier vermeld via zijn contactnummer.
Klantnr.	Als de contractpartner in het systeem bekend is als klant wordt hier het betreffende klantnummer vermeld.
Naam	Hier staat de naam van de contractpartner vermeld.

Tabblad Dossierstapregels

Veld	Omschrijving
Datum	Hier kiest u via de lookup-button de datum waarop een specifieke stap moet plaatsvinden.
Dossierstap	Kies via de lookup-button de gewenste stap. Klik eventueel op Nieuw in het tussenscherm om een nieuwe aan te kunnen maken.
Naam	Hier verschijnt automatisch de naam van de gekozen dossierstap.
Omschrijving	In dit veld kunt u zelf een betekenisvolle omschrijving meegeven aan de dossierstap.

Tabblad Bewindvoerder contactpersonen

Als er op tabblad Bewindvoerder meerdere contactpersonen van toepassing zijn kunt u deze opvoeren op dit tabblad.

Tabblad Contracten

Op dit tabblad staat het contractoverzicht van de klant vermeld.

Tabblad Posten

Veld	Omschrijving
Documentsoort	Hier staat de documentsoort van de post vermeld, bijvoorbeeld ‘Factuur’ of ‘Storno’.
Documentnr.	Dit veld bevat de identificerende code van het betreffende document in deze post.
Omschrijving	In dit veld staat de omschrijving die hoort bij het document.
Vervaldatum	Dit veld vermeldt de vervaldatum van de post.
Restbedrag bij afboeken	Hier staat het bedrag vermeld dat ten tijde van het afboeken van het derdendossier geldt als restbedrag van de post.
Restbedrag (LV)	Dit is het huidige restbedrag van de post.
Bedrag (LV)	Dit bedrag vertegenwoordigt de oorspronkelijke vordering.
Klantpostvolgnr.	Met dit nummer wordt de klantpost uniek geïdentificeerd.

Tabblad Klant

De gegevens van de klant die worden getoond op dit tabblad worden overgenomen van de klantenkaart en zijn niet te wijzigen, behalve de velden Contactpersoon en Telefoon.

Het klantnummer van het dossier wordt ingevuld als het dossier vanuit de klant wordt aangemaakt en is, indien gewenst, later nog te wijzigen.

Let op: als u het klantnummer wijzigt worden de klantenposten die u aan het dossier had toegevoegd verwijderd.

Let op: een latere aanpassing in het klantenadres wordt niet overgenomen op het dossier.

Tabblad Eenheid

Hier staan de gegevens van de betreffende eenheid vermeld. U kunt het eenheidnummer invullen of wijzigen. Als u het eenheidnummer wijzigt en er waren al posten geselecteerd om op te nemen in het dossier, dan worden deze verwijderd.

Tabblad Bewindvoerder

Selecteer in het veld Bewindvoerdernr. via de lookup-button een contactnummer uit de contacten. De gegevens zijn - met uitzondering van het telefoonnummer - niet op het dossier te wijzigen.

Tabblad Vordering (Fin.)

Veld	Omschrijving
Totaal vordering	Hier wordt het restbedrag van de geselecteerde posten getoond.
Bedrag betaling	Als u uiteindelijk weet welk bedrag er zal worden betaald weet u ook welk bedrag er af te boeken is. Vul hier het te betalen bedrag in en het systeem rekent uit hoeveel er af te boeken is.
% betaling	Als er geen bedrag maar een percentage is vastgesteld dat moet worden betaald kunt u in plaats van een bedrag een percentage invullen.
Af te boeken	Dit veld wordt door het systeem gevuld als het te betalen bedrag is ingevuld of het % betalen is gevuld.
Te betalen bedrag afboeken	Als u deze optie aanvinkt zal ook het te betalen bedrag worden afgeboekt. U krijgt dan later de mogelijkheid om bij het afboeken een apart dagboek op te geven voor de afboeking van de betaling.
Datum afboeking	Dit is de datum waarop het dossier is afgeboekt en het te betalen bedrag en/of het niet te betalen bedrag is afgeboekt.
Datum toekenning	Dit is de datum van toekenning (WSNP).
Dossierstatus	Dit is hetzelfde veld als op tabblad Algemeen.

10.3 Posten selecteren, verwijderen of afboeken

Op het derdendossier kunt u via de knop Posten selecteren de posten selecteren die in het dossier moeten worden opgenomen.

Als u een eenheidsnummer in het dossier heeft ingevoerd is het alleen mogelijk om posten voor die specifieke eenheid of posten zonder eenheid in het dossier op te nemen. Laat u het eenheidsnummer leeg, dan kunnen alle posten - ongeacht de eenheid - worden opgenomen.

Posten verwijderen

Voor het verwijderen van posten gaat u naar het gelijknamige tabblad en kiest u bovenin het tabblad voor Post, Posten verwijderen.

Vereffende posten

Via het item Post, Vereffende posten ziet u de vereffeningen die al hebben plaatsgevonden op betreffende posten.

Dossier afboeken

Na een klik op de knop Dossier afboeken activeert u de afboeking. Als u het vinkje Te betalen bedrag afboeken aan heeft gezet op het dossier zullen zowel het af te boeken bedrag als het te betalen bedrag worden afgeboekt.

U krijgt een venster te zien waarin ter informatie wordt getoond welk bedrag er zal worden afgeboekt. U kunt er nu nog voor kiezen om de verwerking af te breken.

Kiest u voor Ja, dan wordt onderstaand venster getoond. U dient hier een dagboeksjabloon en -batch in te geven voor het bedrag niet-inbaar en indien nodig een dagboek voor het afboeken van het te betalen bedrag. Zoals gezegd kan hierin alleen gekozen worden voor de eerder ingestelde dagboeksjablonen en –batches.

Kies een boekingsdatum, vul indien nog geen documentnummer is ingesteld in de dagboekbatch een documentnummer in en kies OK om de afboeking door te voeren. U ziet vervolgens op het derdendossier dat het dossier is afgeboekt, wanneer dat is gebeurd en voor welk bedrag.

Als om wat voor reden dan ook de afboeking ongedaan moet worden gemaakt is het mogelijk de afboeking terug te draaien door te kiezen voor de optie Terugboeken via Acties, Functies, Terugboeken. Kiest u deze optie, dan heeft u de keus om alles terug te boeken of alleen het te betalen bedrag:

Na het kiezen voor gehele afboeking of alleen betaling krijgt u een vraag uit het systeem ter bevestiging.

10.4 Overige functies

Bijwerken klantpostgegevens

Als er een vereffening heeft plaatsgevonden op één van de posten in het dossier wordt niet automatisch het totaalbedrag van de vordering aangepast. Klik op de knop Bijwerken klantpostgegevens om dit bedrag aan te passen aan de actualiteit.

Aanmaningen

Als een post in een derdendossier is opgenomen zal deze niet worden aangemaand. Zodra een derdendossier is afgesloten worden de posten uit het dossier opnieuw aangemaand. Let er dus op dat wanneer u een dossier afboekt, u bepaalt wat er met de resterende posten moet gebeuren. Wilt u deze in een aanmaningsronde opnieuw opnemen, dan zult u het dossier moeten afsluiten.

Dossier afsluiten

Als het dossier volledig is afgehandeld sluit u het dossier door een Reden afsluiting in te vullen op tabblad Algemeen van de derdendossierkaart. Automatisch wordt daarmee de datum Afgesloten per ingevuld met de systeemdatum; deze is indien gewenst te wijzigen.

U kunt het dossier weer heropenen door de Reden afsluiting te verwijderen.

11 Creditnota huurder

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een huurder een vordering naar de verhuurder heeft, oftewel een huurvoorstand. Indien een huurder om wat voor reden dan ook een voorstand heeft, dan kan deze door middel van de lijst Klanten-saldi t/m datum zichtbaar worden gemaakt (taak van de beheerder) en, indien noodzakelijk, worden uitbetaald. Dit geschiedt door het aanmaken en verwerken van een creditnota.

U maakt als volgt een creditnota aan:

Kies voor Verhuurcreditnota’s .
Klik op Nieuw om een nieuwe creditnota aan te maken en druk op Enter om een nieuw notanummer te genereren.
Selecteer in het veld Orderklantnr. of Ordercontactnr. de huurder waar het om gaat en vul eventueel de overige velden in.
In het onderste deel van het scherm moeten nu de nodige regels worden ingevoerd; deze invoer is afhankelijk van de keuze bij het veld Soort. Let op dat het bedrag wordt bepaald door het Aantal en de Eenheidsprijs Excl. BTW.
Als alles naar behoren is ingevuld kunt u de boeking verwerken door op de knop Boeken of Boeken en afdrukken te klikken.

In de klantposten is er nu een regel aangemaakt met als stuksoort Creditnota en het opgegeven bedrag negatief. Er is dan echter nog niet uitbetaald.

Om dit bedrag uit te betalen moet er een voorstel en een betaalrun worden aangemaakt; zie hiervoor hoofdstuk Telebankieren in de gebruikershandleiding Financieel beheer. Let erop dat in het scherm Voorstelposten ophalen nu de transactiecode, die voor de uitbetaling aan huurders is gemaakt, moet worden geselecteerd.

Enkele belangrijke velden voor het aanmaken van een creditnota staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving
Soort	In dit veld kan worden geselecteerd of er bijv. vanuit een grootboekregel een bedrag moet worden verrekend. Indien er een bepaalde rekening wordt geselecteerd dan wordt deze tegengeboekt met de rekening van de huurdebiteuren.
Bedrag	Het bedrag dat moet worden terugbetaald. Dit is afhankelijk gesteld van de waarde in het veld Aantal en Eenheidsprijs Excl. BTW.

12 Facturen

U kunt een factuur aan een huurder of een andersoortige klant op ieder gewenst moment boeken. Vanwege het verschil in eigenschappen van het soort contact (klant of huurder) wordt de factuur in het menu Verkoop & Marketing dan wel het menu Wonen aangemaakt. De verdere verwerking van de facturen is gelijk. Verhuurfacturen worden meestal als zijnde prolongatiefacturen aangemaakt. Dit gebeurt alleen maar als bij prolongatie het vinkje Direct boeken niet staat aangevinkt. De facturen zijn ook handmatig aan te maken.

U maakt als volgt uitgaande facturen aan:

Kies in het geval van huurders voor Verhuurfacturen (en in het geval van klanten item Verkoopfacturen).
Het venster Verhuurfactuur verschijnt (de Verkoopfactuur moet op vergelijkbare wijze worden benaderd).

Let op! Prolongatiefacturen worden automatisch gevuld; in dat geval kunt u de stappen 4 t/m 11 overslaan.

Klik op de knop Nieuw en druk vervolgens op Enter; het systeem maakt een nieuw factuurnummer aan.
Voer in het veld Orderklantnr. of Ordercontactnr. het juiste nummer in.
Klik op het veld Boekingsdatum en voer een datum in. Dit veld wordt automatisch gevuld, maar kan worden aangepast. Dat geldt ook voor de Documentdatum, die op de afgedrukte factuur wordt weergegeven.
Selecteer het gewenste item in het veld Soort op de eerste factuurregel, en selecteer in het veld Nr. het bijbehorende nummer.
Geef in het veld Aantal minstens het getal 1 op. Alleen als sprake is van de Soort Artikel/Dienst, dan geeft u hier de hoeveelheid artikelen in.
Geef in het veld Eenheidsprijs Excl. BTW het bedrag in. Er wordt nu een berekening gemaakt van het veld Aantal, vermenigvuldigd met de inhoud van het veld Eenheidsprijs Excl. BTW en de uitkomst wordt ingevuld in het veld Bedrag.
Wanneer de factuur is ingevoerd kan deze geboekt worden door op de knop Boeken te klikken. Wanneer een factuur ook afgedrukt moet worden, dan kan de knop Boeken en Afdrukken geselecteerd worden.

Wanneer een klant ook als contactpersoon is vastgelegd in de module Verkoop & Marketing en u een interactie-sjablooncode voor verkoopfacturen hebt opgegeven in het instellingenvenster van Verkoop & Marketing, dan wordt, zodra u de verkoopfactuur afdrukt, automatisch een interactie in de tabel Interactie-logpost vastgelegd.

13 Woningruil

Als twee huurders te kennen geven dat ze een woningruil willen aangaan en dit wordt goedgekeurd door de corporatie(s), dan zal het woningruilproces in gang moeten worden gezet. Woningruil is uiteraard sterk afhankelijk van de procedures binnen de organisatie, maar binnen Dynamics Empire draait het proces voornamelijk om de opzegging en de aanbieding. Dit kan binnen het systeem op twee manieren.

In geval van woningruil kan voor beide huurders, indien deze bij dezelfde corporatie huren, een opzegging worden gedaan. Zie voor meer informatie over de opzegging het betreffende hoofdstuk in de handleiding Wonen Verhuur, elders op deze site.

Er zal, ondanks het aanmaken van een leegstandscontract bij de opzegging, geen leegstand worden geboekt. Voorwaarde is wel dat de einddatum van het oude contract en de begindatum van het nieuwe contract opeenvolgend worden gekozen. Het leegstandscontract bij de opzegging dient er alleen voor om ook een aanbieding te kunnen aanmaken. Hierbij wordt er, na acceptatie, voor die huurder direct een prolongatie gedraaid en een eerste verhuurnota aangemaakt. Zie voor meer informatie over de aanbieding het hoofdstuk Aanbieding verhuur, in de handleiding Wonen Verhuur, elders op deze site.

De tweede manier is om meteen in de opzegging de andere huurder in de regel te selecteren. Hierdoor wordt er niet eerst een leegstandscontract aangemaakt en zal ook niet naar het aanbiedingsscherm hoeven te worden gesprongen. De wijzigingen worden bij de reguliere prolongatie doorgevoerd. Deze manier is alleen geschikt als er geen aanbiedingsbrief hoeft te worden aangemaakt vanuit Dynamics Empire.