Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de verhuuractiviteiten binnen de module Wonen, alsmede eventueel de samenhangende applicatiebeheer-activiteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Wij gaan ervan uit dat u eerst de instellingen hebt vastgelegd, zoals beschreven in de handleiding Wonen Basis en instellingen.

Dit document behandelt de onderwerpen van de module Wonen in een volgorde die aansluit op de praktijk. U zult bijvoorbeeld eerst eenheden en contacten moeten definiëren voordat een aanbieding voor verhuur kan plaatsvinden, of voordat u een aanmaning kunt of wilt versturen. Maar alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen. Enkele werkwijzen lijken te overlappen in uitleg, dat wil zeggen: als u een eenheid kunt instellen, dan zult u waarschijnlijk ook een contact kunnen instellen. Toch is ervoor gekozen beide beschrijvingen volledig te houden, zodat niet heen en weer hoeft te worden gesprongen in de tekst.

Zie voor gerelateerde functionaliteiten ook de volgende onderwerpen:

Wonen (Jaarlijkse) huurverhoging
Wonen Basis en instellingen
Wonen Incasso

2 Verhuurmutatieproces

Alle onderwerpen die in dit document worden besproken maken deel uit van - of zijn zijdelings gelinkt aan - het verhuurmutatieproces: het geheel aan functionaliteiten die gemoeid zijn met de exploitatie van een OG Eenheid. Dit varieert van aanbieding en opzegging tot inspectie en onderhoud.

Verhuurmutaties
Zodra voor een OG Eenheid een huuropzegging wordt aangemaakt, dan wordt voor die OG Eenheid automatisch een verhuurmutatie aangemaakt die is gekoppeld aan die OG Eenheid. Zodra vervolgens voor die OG Eenheid een verhuuraanbieding wordt aangemaakt, wordt ook die verhuuraanbieding automatisch gekoppeld aan de desbetreffende verhuurmutatie. Elke verhuurmutatie is via de huuropzegging en verhuuraanbieding indirect ook gekoppeld aan achterliggende entiteiten, zoals een onderhoudsverzoek, inspectieafspraken, verhuringsverantwoording en beschikbare OG Eenheid.

Van alle lopende verhuurmutaties is een lijst beschikbaar: Verhuurmutaties, bereikbaar via . De lijst bevat alle relevante eigenschappen van de OG Eenheid, eigenschappen van de verhuurmutatie en mijlpalen die de OG Eenheid kan bereiken in het verhuurmutatieproces. Per verhuurmutatie is een detailpagina beschikbaar waarop alle eigenschappen en mijlpalen in logische volgorde worden getoond, verspreid over verschillende tabbladen.
Overigens kunnen de meeste eigenschappen en mijlpalen niet worden gewijzigd op de detailpagina, doordat ze een waarde hebben die afkomstig is uit een gekoppelde entiteit, zoals de huuropzegging, onderhoudsverzoek of verhuuraanbieding. Die waarden kunnen alleen op de pagina’s van die gekoppelde entiteiten worden gewijzigd, door stappen in het verhuurmutatieproces uit te voeren.

Aandachtspunten
Op de OG Eenheidskaart kan via het menu gekozen worden voor de knop Verhuurmutatieaandachtspunten, bijvoorbeeld 'Asbest verwijderen' of 'Huismeester informeren' - hier kan uiteraard van alles worden vastgelegd. Per OG Eenheid kan een selectie worden gemaakt uit de lijst met standaard aandachtspunten. Zodra voor een OG Eenheid een huuropzegging en bijbehorende nieuwe verhuurmutatie wordt aangemaakt, worden alle aandachtspunten van die OG Eenheid gekoppeld aan de nieuwe verhuurmutatie. De detailpagina bevat een apart tabblad waarop de gekoppelde aandachtspunten worden getoond. Tijdens het proces kunt u aandachtspunten koppelen aan - dan wel ontkoppelen van - de verhuurmutatie. Zodra van toepassing kunnen deze per stuk op Afgehandeld worden gezet. Als het afgehandelde aandachtpunt niet terugkerend is wordt het automatisch ontkoppeld van de OG Eenheid op het moment dat de verhuurmutatie wordt voltooid.

Voltooiing
Een verhuurmutatie kan op twee manieren worden voltooid, te weten:

Automatisch, als de volgende mijlpalen zijn bereikt:
- Eindafrekening is verzonden
- Verhuuraanbieding is geaccepteerd
- Verhuringverantwoording is afgehandeld
- Huurcontract is ondertekend
Handmatig, als de gebruiker de volgende indicaties heeft aangevinkt:
- Subproces vertrekkende huurder is voltooid
- Subproces nieuwe verhuring is voltooid

Zodra een verhuurmutatie is voltooid, verdwijnt hij uit de lijst met verhuurmutaties. Er is een aparte pagina genaamd Voltooide verhuurmutaties (bereikbaar via het menu op de eenheidkaart, of te benaderen via het zoekveld ) waarop u de voltooide verhuurmutaties kan raadplegen. U kunt een voltooide verhuurmutatie die handmatig is voltooid, ook weer heropenen.

3 Aanbieding verhuur

Een eenheid kan, nadat deze is leeggekomen of opgeleverd, voor verhuur worden aangeboden. Het is van belang om te weten hoe de instellingen staan met betrekking tot deze functionaliteit.

3.1 Controleren instellingen

U controleert als volgt de instellingen:

Ga via het zoekveld naar de Empire-instellingen.

Klik op het tabblad Verhuuraanbieding en -mutatieregister om de volgende twee velden in te stellen: Verwijder aanbiedingsregel(s) met aanbieding en Gebruik aanwezige aanbiedingsregel(s) bij nieuwe aanbieding.

Verwijder aanbiedingsregel(s) met aanbieding:

In dit veld geeft u aan of de regels die in een aanbieding zitten moeten worden verwijderd, samen met de kop van de aanbieding, wanneer de gehele aanbieding wordt verwijderd. Indien ze niet worden verwijderd, dan kunnen - wanneer de aanbieding opnieuw wordt aangemaakt - de bestaande niet-verwijderde regels weer worden gebruikt. Hiertoe zal u tijdens de aanmaak van een nieuwe aanbieding worden gevraagd of u dit wilt.
Mogelijke waarden zijn Nooit, Altijd en Bevestigen; bij de laatste waarde wordt voorafgaand aan het proces om een bevestiging gevraagd.

Gebruik aanwezige aanbiedingsregel(s) bij nieuwe aanbieding:

In dit veld geeft u aan of bij de aanmaak van een aanbieding gebruik kan worden gemaakt van bestaande regels. Wilt u dit mogelijk maken, dan moet het veld Verwijder aanbiedingsregel(s) met aanbieding in ieder geval niet op Altijd staan.
Mogelijke waarden zijn Nooit, Altijd en Bevestigen; bij de laatste waarde wordt voorafgaand aan het proces om een bevestiging gevraagd.
Als er bij het aanmaken van de aanbieding wordt geconstateerd dat er een nieuwere contractregel aanwezig is met een andere brutohuur dan de vorige, dan zal er een contractoverzichtscherm verschijnen waarin kan worden aangegeven van welke contractregel de rekenhuur moet worden overgenomen.

Let op! Wij gaan in onderstaande beschrijving uit van de meest gekozen instellingcombinatie: Verwijder aanbiedingsregel(s) met aanbieding staat op Altijd, Gebruik aanwezige aanbiedingsregels bij nieuwe aanbieding staat op Nooit.

Als Waarschuwen bij aanwezigheid nieuw contract is aangevinkt, wordt de gebruiker er op geattendeerd als er een contractregel met status Nieuw aanwezig is. Deze wordt onder andere door Dynamics Empire automatisch aangemaakt bij de (jaarlijkse) huurverhoging. De gebruiker krijgt nu bij aanmaak van een aanbieding een vraag voorgelegd: “Voor deze eenheid bestaat al een contract met de status Nieuw. Wilt u doorgaan?” Beantwoordt men de melding met Nee, dan wordt de aanbieding gestopt en moet de gebruiker zelf beslissen wat er moet gebeuren met de contractregel met status Nieuw. Beantwoordt men de melding met Ja, dan zal de aanbieding doorgaan.

Let op! Hier moet de gebruiker ook zelf in de gaten houden wat er moet gebeuren met de contractregel vanuit de huurverhoging. Als de eenheid aansluitend wordt verhuurd (de ingangsdatum van de nieuwe huur is gelijk aan de ingangsdatum van de leegstand vorige huur) dan wordt de contractregel die is aangemaakt voor de opzegging een ‘onwerkelijke contractregel’ (einddatum ligt een dag voor de ingangsdatum).

Streefhuurhorizon

In de Empire-instellingen staat op tabblad Verhuuraanbieding en -mutatieregister ook het veld Streefhuurhorizon. In dit veld geeft u de periode in hoever vooruit moet worden gekeken naar het vaststellen van de nieuwe huurprijs bij een mutatie. Als de maximale huurprijzen voor de komende periode zijn ingelezen, zal op basis van de horizoninstelling de nieuwe huurprijs op basis van de streefhuur per het komend jaar worden vastgesteld.

Een voorbeeld: in het veld geeft u de datumformule 6W(eken) in. De maximale huurprijzen voor 2012 zijn ingelezen. Als de ingangsdatum huur van de aanbieding binnen 6 weken vanaf 1 juli 2012 ligt zal de nieuwe huurprijs per 1 juli worden gehanteerd. Als niet de streefhuur maar bijvoorbeeld het hoogste bedrag wordt gehanteerd en het huidig contract is hoger dan de streefhuur per 1-7, dan zal het hoogste bedrag gehanteerd worden.

3.2 Aanbieding aanmaken

U maakt als volgt een aanbieding aan:

Ga via het zoekveld naar OG Eenheden en open de juiste eenheidkaart.
Klik op Nieuw – Verhuuraanbieding.

Let op! De kans bestaat dat Dynamics Empire u meldt dat er geen verhuurexploitatievormen aan de eenheid zijn gekoppeld. Zie hiervoor handleiding Wonen Basis en instellingen, hoofdstuk Exploitatievormen.
Als het contractoverzicht wordt getoond, selecteert u de juiste regel en klikt u op OK.
Het scherm Aanbieding verschijnt. In dit scherm wordt de aanbieding ingevoerd. Als het een nieuwe eenheid betreft, dan dient de Verhuurbaar per datum te worden ingevoerd en zal deze uiteindelijk op definitief gezet moeten worden. Als er een huurderopzegging is gemaakt voor de eenheid, dan worden de velden automatisch vanuit deze opzegging in de aanbieding gevuld; ze zijn dan niet muteerbaar. Als in een later stadium het veld Verhuurbaar per datum nog wordt gewijzigd, wordt dit consequent doorgevoerd in de aanbieding, het veld Ingangsdatum huurcontract, in alle regels.

Indien van toepassing kan de VERA-doelgroep worden geselecteerd waartoe de gegadigde behoort aan wie de OG Eenheid wordt toegewezen. Dit kan in veld VERA-doelgroep op tabblad Contractinformatie op de verhuuraanbiedingkaart. Hierbij kan de medewerker kiezen uit de doelgroepen die in VERA 3.1 (zie https://www.stichting-vera.nl/publicaties/vera-3-1) zijn gedefinieerd in de VERA-referentiedata, zodat de doelgroep kan worden teruggekoppeld aan het externe WRV-systeem via VERA-WRV-bericht 'Toewijzen verhuurbare eenheid'.

Let op: In het geval een verhuuraanbieding in behandeling is op de VerhuurApp kan de verhuuraanbieding niet worden gewijzigd in ERP. (De status op de VerhuurApp staat vermeld op tabblad Algemeen van de aanbieding.) Zodra en zolang de verhuuraanbieding in behandeling is op de VerhuurApp kunt u geen kandidaat selecteren, en het aanbiedingscontract niet wijzigen of accepteren. In dergelijke gevallen krijgt u een (blokkerende) foutmelding. Om de verhuuraanbieding aan te kunnen passen, moet u eerst voor Status aanpassen kiezen, waarmee de status wordt gereset. Dit zorgt ervoor dat de aanbieding niet meer in behandeling is op de VerhuurApp, zodat de App-gebruiker en ERP-gebruiker dezelfde aanbieding niet tegelijkertijd kunnen wijzigen op de VerhuurApp en in ERP.

U kunt hier de aanbiedhuur bepalen, de (huur)elementen wijzigen of toevoegen en eventueel de huurvastprijs of huurzekerprijs berekenen (zie ook paragraaf Huurvast en huurzeker).
Aanvullende gegevens van het contract kunt u invoeren op de contractkaart. Om deze te openen klikt u naast de eenheidkaart in het feitenblok Contractinformatie op het getal achter Aantal verhuurcontracten; in het verschenen Contractoverzicht kiest u (staand op de juiste regel) voor Weergeven, waarna de Contractkaart verschijnt. Kies hier voor item Huurcontractgegevens.

Met name voor de verhuur van bedrijfsonroerend goed kunnen hier over drie huurperiodes de gegevens worden ingevuld, zoals de contractduur per periode en de opzegtermijn en verlengingsopties.
Na het vullen van bepaalde datumvelden zal Dynamics Empire de nodige berekeningen uitvoeren en bepaalde velden automatisch vullen. Zo zal op basis van de inhoud van het veld Einddatum in de 1^e, 2^e of 3^e huurperiode, het veld Expiratiedatum op tabblad Algemeen worden gevuld. Het vullen geschiedt door middel van een report. Dit report is ondergebracht onder Empire Applicatiebeheer en heet Expiratiedata aanpassen. Als de werkdatum groter is dan de einddatum van de 3e (of eerdere) huurperiode wordt het veld Expiratiedatum vervaltekst gevuld met de tekst 'Expiratiedatum is verstreken'. Overigens kan via het veld Verlengingstermijn op tabblad Verlenging de expiratiedatum worden opgeschoven door middel van een datumformule (bijv. 1M). NB: Deze heeft alleen betrekking op de einddatum van de 3^e periode; bovendien moet gelden: einddatum 3^e huurperiode + verlengingstermijn is nog niet verstreken ten opzichte van de werkdatum. De verlenging wordt berekend en toegekend na het draaien van eerder genoemd report.
Een aanvullende optie betreft het veld DAEB-verhuring van niet-DAEB eenheid. Het aanvinken hiervan is toegestaan als de verhuring aan bepaalde voorwaarden voldoet, bijvoorbeeld als de huurder een maatschappelijke instelling is volgens in de Woningwet vastgelegde criteria. Het systeem zal controleren of de eenheid op de ingangsdatum van het huurcontract inderdaad een 'Administratief eigenaar' met de indicatie 'Niet-DAEB' heeft. Als dit niet het geval is volgt een waarschuwing, maar de optie wordt niet geblokkeerd.
Selecteer – in het Aanbiedingsscherm – op tabblad Gegadigde het juiste Contactnr. of, indien het contact al als huurder is aangemaakt, het Klantnr.
Ga nu naar het tabblad Contractinformatie en vul de nodige velden in met betrekking tot waarborgsom (*), huurverhogingsdatum, herzieningsdatum en evt. vergunning. Deze gegevens zijn niet meer te wijzigen als de aanbieding is geaccepteerd.
Als de aanbieding wordt geaccepteerd, vink dit dan aan in de dataregel.
Het is mogelijk, in bepaalde situaties, dat nu een melding verschijnt: ‘De Reden wijziging (/afwijking) is niet ingegeven bij de verhuurmutatie’. Klik hiertoe eerst op de wijziging terugdraaien om de foutmelding weg te halen, en daarna bovenin het tabblad Aanbiedingscontracten op Beheren –Verhuurmutatie.
Klik in het veld Reden wijziging op de lookup-button en kies een reden. Vink daarna het veld Fiat aan en sluit het scherm.

Let op! Bij acceptatie van een aanbieding kunnen één of meerdere extra perioden geprolongeerd worden. Hiervoor moet in de aanbieding zelf, in het veld Extra prolongatietermijn(en) op tabblad Algemeen, worden aangegeven hoeveel extra perioden er moeten worden geprolongeerd. Het systeem houdt rekening met de omslagdatum van de eerste huur en prolongeert vervolgens het extra aantal perioden. Er wordt hiervoor één factuur gemaakt waarop een regel staat voor de totale periode die wordt geprolongeerd.
Voordat de verhuuraanbieding geaccepteerd kan worden moet deze worden verantwoord, door de optie Verantwoording verhuring te kiezen in het menu, waarbij iedere verhuring wordt getoetst aan de criteria voor zowel de passendheidstoets als voor de toets staatssteunregeling. (Dit betreft functionaliteit die is ingevoegd naar aanleiding van de wetgeving zoals die in 2015 is besloten.) Zonder toetsing is het niet mogelijk om een verhuuraanbieding te accepteren en verschijnt een melding als u de aanbieding probeert te accepteren.
Zie voor uitleg en toelichting van het scherm Verantwoording verhuring het volgende hoofdstuk: 3. Verantwoording verhuringen.
Klik nu op de processtap Acceptatie in het menu. Naast de verantwoording is de acceptatie van de aanbieding slechts mogelijk als bepaalde verplichte velden in de dataregel zijn ingevuld, zoals ingangsdatum huurcontract, ingangsdatum betaling en de prolongatietermijn. Ook moet het veld Verhuurbaar per datum zijn ingevuld en moet deze datum, zoals al eerder gezegd, op definitief zijn gezet. Het systeem geeft overigens een gespecificeerde melding wanneer verplichte velden nog niet zijn ingevuld.
Verder wordt door het systeem gecontroleerd of er andere nieuwe contracten voor deze eenheid aanwezig zijn. Als dit het geval is, dan is acceptatie niet mogelijk als:

- het nieuwe contract een andere huurder betreft,
- OF als het nieuwe contract een leegstandscontract is met een ingangsdatum die ligt na de ingangsdatum van het te accepteren contract.

De acceptatie heeft verschillende zaken tot gevolg. Zo zal er worden gekeken naar welk adres het document moet worden verstuurd: het eenheidsadres of het correspondentieadres van het contact/de huurder. Hiervoor stelt Dynamics Empire de vraag of er een adreswijziging moet plaatsvinden vóórdat op basis van de aanbieding een eerste verhuurnota voor die eenheid wordt aangemaakt. Tevens zal de sleutelkaart, indien deze automatisch was aangemaakt, worden afgesloten.

Een andere actie die het systeem onderneemt is het checken van ingangsdatum en eventueel reeds bestaande contracten. Als u een verhuuraanbieding accepteert met een ingangsdatum vóór de ingangsdatum van een reeds bestaande contractregel met status Nieuw, dan zal het systeem controleren of het aanwezige contract met status Nieuw voor dezelfde klant is bestemd als waar de verhuuraanbieding voor wordt geaccepteerd. Als acceptatie voor dezelfde klant geldt, dan volgt een waarschuwing dat er al een nieuw contract voor de bestaande klant aanwezig is, met de vraag of u door wilt gaan met de acceptatie. Als u doorgaat met de acceptatie wordt een nieuw contract tussengevoegd, maar deze wordt ook weer beëindigd door het contract met status Nieuw dat al aanwezig was. U krijgt hiervan de volgende melding: ‘WAARSCHUWING! De aanbieding is geaccepteerd en er is een nieuw contract aangemaakt. Dit nieuwe contract zal echter aflopen op … omdat er nog een nieuwer contract aanwezig is. Wilt u dit niet, dan zult u het nieuwere contract moeten verwijderen.’
Als het aanwezige contract met status Nieuw een leegstand betreft of voor een andere klant geldt, dan volgt de melding dat u eerst het bestaande nieuwe contract dient te verwijderen vóór u de acceptatie kunt verwerken.

Op het moment van accepteren van de verhuuraanbieding voor een nieuwe verhuring wordt de indicatie Geliberaliseerd contract automatisch ingevuld op de contractkaart, conform de wettelijke regels. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van de indicatie, zodat wordt gewaarborgd dat u geen huishoudverklaringen opvraagt van contracten waarvoor dat wettelijk niet is toegestaan. Verhuurmedewerkers kunnen deze indicatie niet meer wijzigen, tenzij ze de speciaal daarvoor bestemde rechten hebben (menu-item Geliberaliseerd contract indicatie wijzigen). In dat geval zorgt het systeem ervoor dat alle contractregels van het betreffende huurcontract worden gewijzigd. Genoemde item staat op de pagina Huurcontracten per OG Eenheid, die u bereikt via Navigeren op het contractoverzicht.

Nadat de vervolgvragen zijn beantwoord zijn het scherm en de velden daarin niet meer muteerbaar en de aanbieding krijgt de status ‘geaccepteerd’. Deze aanbieding blijft in de historie bestaan.

Als de huurder nog niet was aangemaakt, dan zorgt de acceptatie daarvoor. Tevens wordt voor deze huurder automatisch een bankkaart (onbekend) aangemaakt en wordt er een betalingsgegevensregel aangemaakt op basis van de huurdersjabloon en eventueel de divisie die is opgevoerd bij het contact. Nadien kan, indien gewenst, een nieuwe betalingsgegevensregel worden aangemaakt voor een nieuwe betaalwijze per een bepaalde ingangsdatum.
Er wordt ook een alternatief adres aangemaakt, als het huidige (post)adres op de contactkaart niet direct wordt gewijzigd, maar pas vanaf de ingangsdatum van het contract.

Vanaf de aanbieding is het mogelijk om met behulp van bladwijzers in Word een aanbieding en een eerste verhuurnota te maken. Het is overigens mogelijk een eerste verhuurnota aan te maken zonder dat er sprake is van een ingevoerd en geprolongeerd contract.

Via de optie Afdrukken kunt u de Huurovereenkomst printen, alsook de Proformafactuur - met of zonder OLA). Voor deze laatste optie dient de aanbieding geaccepteerd te zijn. (Het af te drukken rapport kan worden ingesteld bij Lijstselectie – Empire, op te zoeken via het zoekveld ). Bij de factuurteksten kunnen voor de proformafactuur aparte teksten worden ingegeven.)

Tabblad Status
Het tabblad Status laat de voortgang van de aanbiedingsafhandeling zien. Per stap in het acceptatieproces wordt hier een vinkje geplaatst als de stap succesvol is afgerond.
Een voorbeeld: Als door omstandigheden het aanbiedingsproces is onderbroken en de factuur opnieuw is doorgeboekt wordt wel het contract op Huidig gezet, maar blijft de status van de aanbieding Lopend. Dit is nu zichtbaar doordat het vinkje op het tabblad Status nog niet aanwezig is bij Contract Geaccepteerd. In dat geval kan (nadat de oorzaak van het niet doorlopen van het proces is weggenomen) alsnog de aanbieding op Geaccepteerd worden gezet door op Acceptatie te klikken. Dynamics Empire zal dan controleren welke stappen in de status van de aan bieding al zijn gezet, en vervolgens de nog benodigde acties uitvoeren om het proces te completeren.

De belangrijkste velden met betrekking tot het aanmaken van een aanbieding staan hieronder toegelicht.

Veld	Omschrijving	Tabblad
Ingangsdatum huurcontract	De datum waarop het huurcontract ingaat. Deze datum wordt ook standaard ingevoerd bij ingangsdatum betaling. (in de meeste gevallen zijn deze twee gelijk)	Algemeen
Ingangsdatum betaling	De datum waarop het contract administratief ingaat. Dit betreft het contract dat wordt aangemaakt in het systeem met als ingangsdatum de datum van betaling.
Verhuurmakelaar	Hier kunt u, indien van toepassing, de verhuurmakelaar vastleggen. De verhuurmakelaar vormt, samen met de vast te leggen datum en tijd van de bezichtiging, het selectiecriterium om data te synchroniseren naar de VerhuurApp.
Telefoonnr.	Hier wordt het telefoonnummer gepresenteerd indien dit bekend is van de huurder. Dit kan op de aanbieding eventueel worden gewijzigd naar een nummer waar het contact op dat moment bereikbaar is. Het nummer wordt verder niet meegenomen na acceptatie van de aanbieding.	Gegadigde
Gegadigdeweigeringscode	De reden van weigering van de huurder. Deze tabel moet zelf worden aangemaakt. Indien er een reden wordt geselecteerd, dan zal de aanbieding de status ‘Vervallen’ krijgen.
Verhuurderweigeringscode	De reden van weigering van de verhuurder. Deze tabel moet zelf worden aangemaakt. Indien er een reden wordt geselecteerd dan zal de aanbieding de status ‘Vervallen’ krijgen.
Aantal contractpartners	Hier wordt het aantal contractanten getoond. Dit zijn de personen met de rol die is ingesteld bij Rolcode voor contract (zie handleiding Wonen Basis en instellingen, paragraaf 5.2 Contacten en rollen).
Huishoudengrootte	Het aantal personen dat het huishouden telt.
Netto huur (LV)	Dit veld wordt vetgedrukt weergegeven wanneer de netto huur, bijvoorbeeld na een aanpassing, hoger is dan het bedrag in het veld Max. redelijke huur.	(aanbiedingregels)

De velden Aantal contractpartners, Huishoudengrootte, Huishoudengrootte WMS en Inkomen zijn read-only. Deze velden zijn ook opgenomen op het scherm Verantwoording verhuring waar ze indien gewenst gemuteerd kunnen worden (op voorwaarde dat de marketinginstelling Huishoudengegevens bepalen obv is ingesteld op ‘Handmatig’). Bovendien, als ná acceptatie van een verhuuraanbieding een nieuwe verantwoording wordt gemaakt, wordt de informatie op de verhuuraanbieding niet meer bijgewerkt. De ‘verantwoording verhuring’ geeft dus de feitelijke situatie weer die is gebruikt voor de (laatste) toetsing, en geadviseerd wordt om hiervoor niet de Verhuuraanbieding te raadplegen!
Ook de velden DAEB getoetst en DAEB-verhuring zijn read-only geworden, omdat deze informatie nu automatisch wordt vastgesteld door het systeem, en opgenomen is op het scherm Verantwoording verhuring. De velden zijn alleen nog relevant in combinatie met historische verhuuraanbiedingen.

Let op! Merk op dat de aanbieding niet in één keer volledig hoeft te worden ingevoerd, maar tussentijds kan worden afgesloten en later weer kan worden opgepakt. De acceptatie kan dus op een later tijdstip plaatsvinden. Er is voor gezorgd dat de aanbieding niet op geaccepteerd kan komen te staan zolang niet het gehele aanbiedproces is doorlopen.

(*) Met betrekking tot de waarborgsom staan in de Empire-instellingen op tabblad Verhuur twee velden die met name van belang zijn:
Waarborgsom en rente automatisch verrekenen op eindafrekening: Als dit selectievakje is ingeschakeld kan bij het afdrukken van een eindafrekening gekozen worden voor de optie Automatisch waarborgsommen en rente verrekenen en afdrukken. Hiermee wordt de renteberekening bijgewerkt tot de einddatum, wordt er een creditnota aangemaakt voor Waarborgsom en Rente, zal deze creditnota worden geboekt, en zullen op de eindafrekening de regels Waarborgsom en Rente worden afgedrukt. Let wel: deze functies worden alleen uitgevoerd bij het definitief afdrukken; bij het kiezen van een voorbeeld op scherm zal geen boeking en verwerking plaatsvinden.
Rente waarborgsommen: Dit veld heeft defaultwaarde 'Enkelvoudig', maar kan op 'Samengesteld' gezet worden. Bij het omschakelen wordt vanaf dát moment de rente over de waarborgsommen samengesteld berekend, dat wil zeggen: de rente wordt bijgeschreven, en de volgende rente wordt berekend over waarborgsom + bijgeschreven rente. Er wordt dus niets met terugwerkende kracht veranderd. Dit geldt natuurlijk ook als men het veld terugzet naar 'Enkelvoudig': vanaf dat moment wordt de rente niet meer bijgeschreven, maar de eerder opgehoogde waarborgsom blijft zoals hij op dat moment is.
Het bijschrijven van de rente gebeurt op de eerste van de maand. Gedurende de maand wordt de rente dus enkelvoudig berekend (eventueel met verschillende percentages als er bijvoorbeeld een rentewijziging plaatsvindt op een andere datum dan de eerste van de maand), maar op de eerste van de volgende maand wordt alle berekende rente dan bij de waarborgsom opgeteld; de uitkomst vormt dan de basis voor de volgende renteberekeningen.

Zowel op de contractkaart als op het scherm van de contractgegevens staat het veld Opgerente waarborgsom. Als men enkelvoudige rente hanteert zal dit veld dezelfde waarde geven als veld Waarborgsom. Op het scherm Rentecodes staat de knop Percentages. Hiermee kan men naar een scherm gaan dat alle wijzigingen in de rente toont. Er kan in dat scherm echter niets gewijzigd worden, dat kan alleen via de instellingen.

Op het scherm Renteposten staan vier ter zake doende velden, t.w. Rentepercentage, Waarborgsom (opgerent), Rente over WBS en Rente over rente. Het laatste veld zal bij enkelvoudige berekening in het algemeen 0 zijn. Rente over WBS en Rente over rente zijn opgeteld de waarde in veld Bedrag (LV). Als men van optie Samengesteld teruggaat naar optie Enkelvoudig blijft de opgerente waarborgsom van dat moment staan. Aangezien er dan al rente op de waarborgsom is bijgeschreven zal het veld Rente over rente bij de verdere berekeningen niet op 0 staan, ondanks dat er sprake is van enkelvoudige berekening. Als er een rentewijziging plaatsvindt op een andere dan de prolongatiedatum, worden er altijd twee renteposten gemaakt.

3.2.1 Wijzigen van kandidaat/gegadigde

Als een kandidaat vanuit een extern WRV-systeem of Empire-woonruimtebemiddeling is verwerkt en als gegadigde aan de verhuuraanbieding is gekoppeld, en deze gegadigde accepteert de verhuuraanbieding alsnog niet, dan kunt u de tweede kandidaat als gegadigde aan de verhuuraanbieding koppelen. Geef hiertoe eerst op tabblad Gegadigde een Gegadigdeweigeringscode en/of Verhuurderweigeringscode op. Kies daarna in het menu voor de knop Gegadigde weigeren, waarmee de gegadigde wordt voorzien van een weigeringscode en wordt ontkoppeld van de verhuuraanbieding.
Nadat de gegadigde op deze manier is ontkoppeld van de verhuuraanbieding, kunt u de volgende gegadigde verwerken en zodoende koppelen aan de verhuuraanbieding.

U heeft ook de mogelijkheid om de gehele verhuuraanbieding teniet te doen, met behulp van de menu-actie Verhuuraanbieding laten vervallen.

3.3 Gebruik van de VerhuurApp

Met de VerhuurApp kan samen met één of meer gegadigden een te verhuren eenheid worden bezichtigd, waarna op locatie de acceptatie dan wel weigering van de gegadigde(n) kan worden geregistreerd. Wanneer een gegadigde accepteert kunnen tevens alle administratieve handelingen worden verricht voor het laten ingaan van het nieuwe huurcontract, inclusief de ondertekening door de nieuwe huurder. Tijdens iedere synchronisatieronde download de app automatisch de te behandelen verhuuraanbiedingen waarop een bezichtigingsafspraak is vastgelegd in Dynamics Empire en worden de afgehandelde afspraken en/of aanbiedingen geüpload. In het systeem worden de ondertekende verhuurvoorstellen 'vertaald' naar contracten. (Zie voor uitleg van de VerhuurApp de gelijknamige handleiding.)

Voor gebruik van de VerhuurApp gelden logischerwijs enkele duidelijke restricties, om te voorkomen dat in de behandeling en registratie van aanbiedingen en gerelateerde gegevens geen discrepanties of simultane acties plaatsvinden binnen de app en ERP (Dynamics Empire). Voor een juiste (ver)werking dient aan onderstaande eisen te worden voldaan:

De verhuuraanbieding heeft een Verhuurbaar per datum die status ‘definitief’ heeft (d.w.z. veld Verhuurdatum definitief op tabblad Opname van de Huurcontractopzeggingkaart is aangevinkt).
De verhuuraanbieding heeft precies één aanbiedingscontract. Eventuele extra regels moeten worden verwijderd.
Van het aanbiedingscontract is de verhuurmutatie ingevuld én gefiatteerd.
De verhuuraanbieding is toegewezen aan de Verhuurmakelaar (zijnde de persoon die met de app werkt).
Er zijn op de aanbieding een Datum bezichtiging en Tijd bezichtiging vastgelegd.
In de Bedrijfsgegevens in Dynamics Empire is op tabblad Koppelingen het veld Woningaanbieding ‘Empire woonruimtebemiddeling’.
De woning is opgenomen in Woonruimtebemiddeling, via de daarvoor bestemde knop in het menu van de eenheidkaart.
Er is een Publicatie aangemaakt voor de eenheid.
Op de kaart OG Eenheid woonruimtebemiddeling, op tabblad Woonruimtebemiddeling, is de Distributiemethode gevuld.
Op tabblad Gegadigden van de kaart OG Eenheid woonruimtebemiddeling staan één of meer gegadigden vermeld (te vullen via veld Contactnr.), met voor één of meer een ingevulde bezichtigingsdatum en –tijd. Reacties van gegadigden zijn vervolgens definitief verwerkt.

Zodra de aanbieding naar de VerhuurApp is gesynchroniseerd staat in Dynamics Empire het veld Status op VerhuurApp op ‘In behandeling’ en kunnen er in ERP geen aanpassingen worden gedaan.

4 Verantwoording verhuringen

In 2015 is er wetgeving van kracht geworden die betrekking heeft op de verantwoording van verhuringen. Het gevolg hiervan is dat alle verhuringen moeten worden getoetst aan een aantal criteria, waarna verantwoording hiervan kan worden afgelegd aan de overheid. Het betreft twee verschillende toetsingen:

De ‘passendheidstoets’ (95-5%) die erop is gericht te voorkomen dat huishoudens met lagere inkomens in te dure sociale huurwoningen worden gehuisvest, waarmee een (te) groot beroep zou worden gedaan op Huurtoeslag. Van alle nieuwe verhuringen aan huishoudens met een inkomen tot en met de huurtoeslaggrens moet minstens 95% betrekking hebben op woningen met een huurprijs op of onder de aftoppingsgrens. Bij hoogstens 5% van de toewijzingen kan de corporatie een uitzondering maken en een woning niet-passend toewijzen.
De ‘toets staatssteunregeling’ (92,5-7,5%) die erop is gericht woningen die behoren tot de DAEB-voorraad te verhuren aan huishoudens die op basis van inkomen behoren tot de primaire doelgroep. Dat wil zeggen: 92,5% van de woningen moet worden toegewezen aan huurders uit de primaire doelgroep, en voor de overige 7,5% geldt een vrije toewijsruimte. Toewijzingen van DAEB-woningen aan een meerpersoonshuishouden met een (laag) middeninkomen (tot 45.014 euro, prijspeil 2022) vanaf 1-1-2022 worden ook meegeteld in de toewijzingen aan de primaire doelgroep. Overigens kunnen corporaties de vrije toewijsruimte per gemeente vergroten tot maximaal 15% door prestatieafspraken te maken met de gemeente(n).

4.1 Toetsen en verantwoorden van verhuringen

De verantwoording van verhuringen is onderdeel van het proces ‘Accepteren verhuuraanbieding’, waarbij iedere verhuring wordt getoetst aan de criteria voor zowel de passendheidstoets als voor de toets staatssteunregeling. Een verhuuraanbieding kan niet worden geaccepteerd als er geen verantwoording van de verhuring aanwezig is.

In stap 9 van het aanmaken van een aanbieding zoals beschreven in het vorige hoofdstuk klikt u op de knop Verantwoording verhuring. De knop opent een scherm waarop alle voor de verantwoording benodigde informatie wordt getoond: de criteria die voor de toetsing zijn gebruikt, maar ook de resultaten van de toetsing, uiteindelijk resulterend in een tweetal aanduidingen:

een Categorie passendheid, waaruit automatisch blijkt of de verhuring op passendheid getoetst moet worden, en zo ja: of de verhuring passend of niet-passend is;
een Categorie DAEB-toets, waaruit automatisch blijkt of de verhuring volgens de staatssteunregeling getoetst moet worden, en zo ja: of de verhuring binnen of buiten de toewijzingsruimte ligt.

Afhankelijk van de inrichting worden de huishouddetails handmatig ingevuld bij de verantwoording verhuring of automatisch bepaald door het systeem op basis van de contacten binnen het huishouden. Tot SP 1906 (juni 2019) ging dit op basis van de instelling in het veld Huishoudgegevens bepalen obv. in de Marketinginstellingen . Deze instelling kent verschillende doeleinden, dus niet alleen de verantwoording verhuring.

Voortaan kan de beheerder speciaal voor de verantwoording verhuring instellen of de huishouddetails handmatig of automatisch moeten worden bepaald. Hiertoe is in de Empire-instellingen het veld Huishouddetails handmatig bepalen opgenomen, dat wordt weergegeven op het tabblad Verantwoording verhuring. Als deze instelling is aangevinkt, dan dient u de huishouddetails in de verantwoording verhuring handmatig in te vullen. Als deze instelling niet is aangevinkt, dan worden de huishouddetails automatisch bepaald door het systeem op basis van de contacten binnen het huishouden.

De verhouding tussen de twee instellingsvelden is als volgt:

Marketinginstelling Huishoudgegevens bepalen obv.	Empire-instelling Huishouddetails handmatig bepalen
Handmatig	Aan (handmatig)
Rollen	Uit (automatisch)
Huishoudnr.	Uit (automatisch)

De beheerder kan de Empire-instelling na installatie van servicepack 1906 wijzigen van ‘handmatig’ naar ‘automatisch’, of andersom. Deze wijziging heeft alleen impact op verantwoordingen verhuring die vanaf dat moment worden aangemaakt. Deze wijziging heeft geen impact op al bestaande verantwoordingen verhuring en ook niet op de andere doeleinden waarvoor de marketinginstelling Huishoudgegevens bepalen obv. wordt gebruikt.

Onderstaand worden de (meeste) velden van het scherm Verantwoording verhuringen per tabblad toegelicht.

4.1.1 Algemeen

Veld	Omschrijving
Verhuuraanbieding-volgnr.	Dit veld toont het volgnummer van de verhuuraanbieding binnen de OG Eenheid.
Verhuuraanbieding geaccepteerd	Dit veld toont of de verhuuraanbieding al geaccepteerd is of nog lopend is.
Versienr.	Hier staat het versienummer van de verantwoording verhuring. Zolang de verhuuraanbieding nog niet is geaccepteerd, heeft de verhuuraanbieding per definitie één versie van de verantwoording. Zodra de verhuuraanbieding is geaccepteerd, kan de gebruiker een nieuwe versie van de verantwoording aanmaken.
Huishouddetails handmatig bepalen	Dit is de indicatie die aangeeft hoe binnen deze verantwoording verhuring de huishouddetails worden bepaald: handmatig of automatisch. De waarde van deze indicatie wordt op het moment van aanmaken van de verantwoording verhuring bepaald aan de hand van de waarde die de desbetreffende Empire-instelling op dat moment heeft.
Contractpartner rolcode	Dit veld toont de code van de rol van de personen die binnen het huishouden de huurovereenkomst ondertekenen en dus beschouwd worden als contractpartner. De waarde van dit veld wordt op het moment van aanmaken van de verantwoording verhuring bepaald aan de hand van de waarde die de desbetreffende Marketinginstelling op dat moment heeft.

4.1.2 OGE-gegevens

Veld	Omschrijving
DAEB-indicatie administratief eigenaar	Toont de DAEB-aanduiding van de administratief eigenaar van de OGE. De ingangsdatum die hierbij geldt is gesplitst in twee verschillende ingangsdata: een 'financiële ingangsdatum' en een 'verhuring ingangsdatum'. Voor de financiële ingangsdatum geldt deze moet liggen op of na de datum van vandaag (de datum waarop de nieuwe administratief eigenaar van de OG Eenheid wordt aangemaakt) en op of na de ‘Geprolongeerd tot’-datum van het meest recente contract van de OG Eenheid. De ‘Ingangsdatum verhuurcontract’ (op tabblad Resultaat toetsing) is standaard gelijk aan de financiële ingangsdatum, maar kan handmatig worden aangepast in een datum die ligt vóór de financiële ingangsdatum en zelfs vóór de ‘Geprolongeerd tot’-datum of de datum van vandaag. Deze ingangsdatum verhuurcontract wordt gebruikt in de verantwoording verhuring van het nieuwe huurcontract voor het bepalen van de eigenschap 'administratief eigenaar'. Als de aanduiding niet juist is, moet deze worden aangepast door de juiste administratief eigenaar voor de OGE in te stellen voordat de verantwoording wordt afgerond.
Als woning verantwoorden	Toont de waarde van de indicatie ‘Als woning verantwoorden’ op de OGE-kaart, tab ‘Exploitatie (Alg)’. Dit veld is toegevoegd in de R16.FP0-release, met als doel om te bepalen of voor een verhuring de passendheidstoets van toepassing is. Als de aanduiding niet juist is, moet deze worden aangepast op de OGE-kaart voordat de verantwoording wordt afgerond. (niet wijzigbaar)
Passendheidstoets niet van toepassing	Wordt automatisch door het systeem gevuld op basis van de indicatie ‘Als woning verantwoorden’. Als de waarde hiervoor ‘Nee’ is (er is dus sprake van een niet-woning) dan is de passendheidstoets niet van toepassing. (niet wijzigbaar)
Staatssteunregeling niet van toepassing	Wordt automatisch door het systeem gevuld op basis van de DAEB-indicatie van de administratief eigenaar én de indicatie ‘Als woning verantwoorden’. Als sprake is van een niet-woning of een niet-DAEB-woning, dan is de toets staatssteunregeling niet van toepassing. Welke administratief eigenaar actief is op de ingangsdatum van het nieuwe huurcontract wordt bepaald aan de hand van verhuring-ingangsdatum en -einddatum. (niet wijzigbaar)
Aanbiedhuur	Wordt overgenomen van het geaccepteerde aanbiedingscontract. Het betreft de kale huur. (niet wijzigbaar)
Huurprijscategorie	Wordt automatisch bepaald door het systeem op basis van de aanbiedhuur en de huishoudengrootte. De huishoudengrootte bepaalt namelijk of de lage aftoppingsgrens (1- en 2-persoonshuishoudens) of de hoge aftoppingsgrens (3- en meerpersoonshuishoudens) gebruikt wordt voor de verantwoording. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de systeemtabel ‘Aftoppingsgrenzen huurtoeslag’, zie paragraaf Systeemtabellen in dit hoofdstuk. Als de huishoudengrootte niet bekend is, kan de huurprijscategorie niet worden bepaald en kan de verantwoording niet worden afgerond. (niet wijzigbaar)
Verhuring boven liberalisatiegrens	Wordt automatisch door het systeem bepaald op basis van de aanbiedhuur. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een nieuwe systeemtabel ‘Parameters staatssteunregeling’, zie paragraaf Systeemtabellen in dit hoofdstuk. Als de aanbiedhuur boven de liberalisatiegrens ligt, is de passendheidstoets niet van toepassing. Dit zal dan ook blijken uit de ‘Categorie passendheid’ [Boven liberalisatiegrens; niet getoetst] die automatisch wordt ingevuld. (niet wijzigbaar)

4.1.3 Betrokken personen

Als is ingesteld dat huishouddetails niet handmatig worden bepaald, dan worden per verantwoording verhuring de personen getoond die betrokken zijn bij die verantwoording verhuring. Deze betrokken personen worden getoond op het tabblad Betrokken personen.

Wat betreft deze betrokken personen wordt onderscheid gemaakt tussen twee categorieën:

Personen die geregistreerd zijn als contact binnen het huishouden en betrokken zijn bij de verantwoording verhuring.

Dit zijn personen die binnen het huishouden een rol hebben waarbij is ingesteld dat de rol gebruikt wordt voor de verantwoording verhuring. Overleden personen worden hierbij uitgesloten.
Als een persoon twee of meer rollen vervult binnen het huishouden, wordt die persoon slechts één keer getoond in de lijst met betrokken personen.

Personen die niet geregistreerd zijn als contact binnen het huishouden maar wel betrokken zijn bij de verantwoording verhuring.

Standaard worden de betrokken personen uit de eerste categorie getoond op de pagina van de verantwoording verhuring. Deze betrokken personen zijn herkenbaar aan een contactnummer in de (eerste) kolom Contactnr. U kunt als gebruiker deze betrokken personen niet verwijderen, wel wijzigen. De volgende gegevens zijn wijzigbaar:

Geboortedatum
Getoetst inkomen
Toetsingsgrondslag
Opmerkingen

Als de gebruiker deze gegevens wijzigt op deze pagina, worden deze gegevens alleen opgeslagen bij de verantwoording verhuring en dus niet bij het contact binnen het huishouden.

De betrokken personen uit de tweede categorie worden niet standaard getoond op de pagina, maar kunnen door de gebruiker wel worden toegevoegd. Daarbij moet de gebruiker de gegevens per betrokken persoon handmatig vullen. De gebruiker kan per betrokken persoon kiezen uit vrijwel alle rollen waarbij is ingesteld dat de rol gebruikt wordt voor de verantwoording verhuring. De enige uitzondering is de rol die in de marketinginstellingen is ingesteld als contractpartner, aangezien alle contractanten worden geregistreerd als contact binnen het huishouden.

Als de gebruiker een betrokken persoon uit de tweede categorie toevoegt op deze pagina, wordt deze persoon alleen opgeslagen als betrokken persoon bij de verantwoording verhuring en dus niet als contact bij het huishouden.

Als de gebruiker een extra betrokken persoon wil opvoeren die ook contact binnen het huishouden moet worden, moet de gebruiker dat niet op de pagina van de verantwoording verhuring doen. In plaats daarvan moet de gebruiker navigeren naar het huishouden en daar een persoon toevoegen aan het huishouden.

Als de gebruiker vervolgens de verantwoording verhuring weer opent, dan voegt het systeem automatisch het nieuwe contact toe aan de lijst met betrokken personen en toont het systeem een notificatie daarover aan de gebruiker.

Het systeem gebruikt alle gegevens van alle betrokken personen voor het automatisch bepalen van de huishouddetails die worden getoond op tabblad Huurdergegevens (zie paragraaf verderop).

4.1.4 Extra betrokken personen

Daarnaast is er het tabblad genaamd Extra betrokken personen waarin de gebruiker kan aangeven hoeveel andere personen deel uitmaken van het huishouden. Als de gebruiker hier een aantal groter dan 0 invult, dan moet de gebruiker ook een reden selecteren. Hierbij kan de gebruiker kiezen uit een door de beheerder gedefinieerde lijst met mogelijke redenen.

Daarmee zijn er drie manieren waarop de gebruiker een persoon die deel uitmaakt van het huishouden kan registreren:

als contact binnen het huishouden (en daarmee automatisch ook betrokken persoon bij de verantwoording verhuring);
als betrokken persoon bij de verantwoording verhuring met naam en rol en eventueel ook geboortedatum en/of getoetst inkomen;
als extra betrokken persoon, zonder naam, rol, geboortedatum of getoetst inkomen.

Elke corporatie is vrij in haar keuze op welke manier een persoon die deel uitmaakt van het huishouden wordt geregistreerd, zolang de volgende kanttekeningen in acht worden genomen:

Een persoon die een inkomen heeft dat volgens de wettelijke regels meetelt in het huishoudinkomen, moet op manier 1 of 2 worden geregistreerd.
Als het huishouden één of meer personen bevat die op grond van zijn of haar geboortedatum AOW-gerechtigd is, dan moet ten minste één van die personen worden geregistreerd op manier 1 of 2.

Het systeem berekent de huishoudengrootte (in dit voorbeeld: 6) als volgt: aantal betrokken personen (in dit voorbeeld: 4) plus aantal extra betrokken personen (in dit voorbeeld: 2).

4.1.5 Huurdergegevens

Veld	Omschrijving
Zittende huurder	Wordt automatisch door het systeem bepaald op basis van een kenmerk van de Verhuuraanbieding. Aanbiedingen aan zittende huurders (bijvoorbeeld Te Woon/Huurvast) vallen buiten de verantwoordingsverplichting. (niet wijzigbaar)
Huurder is Rechtspersoon	Als de contractant een rechtspersoon is, en er is geen sprake van directe onderverhuur aan een natuurlijke persoon (zie volgende veld), dan dient u hier een vinkje te zetten. De passendheidstoets is in dat geval niet van toepassing, wat direct zal blijken uit de Categorie passendheid (met waarde ‘Verhuring aan rechtspersoon; niet getoetst’). (door gebruiker aan te geven)
Onderverhuur via rechtspersoon	Als de contractant een rechtspersoon is, maar het is bekend dat de woning direct weer onderverhuurd zal worden aan een natuurlijke persoon, dan moet de verhuring volgens de wet wel op passendheid worden getoetst. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een woning aan een instelling als Leger des Heils wordt verhuurd, die de woning vervolgens beschikbaar stelt aan een huishouden. De indicatie Huurder is Rechtspersoon mag in zo’n geval niet worden gebruikt, omdat de verhuring daarmee direct buiten de criteria voor de passendheidstoets zou vallen. Hoe de verhuring vervolgens wordt verantwoord is afhankelijk van het beleid van de corporatie: - Optie 1: de corporatie komt met de betreffende rechtspersoon (de instelling) overeen dat laatste partij periodiek verantwoordt aan wie de woningen zijn onderverhuurd. De verantwoording vindt dan plaats buiten Dynamics Empire om, op basis van een extern document. De indicatie Onderverhuur via rechtspersoon kan worden gebruikt om te tellen voor hoeveel verhuringen de verantwoording door een andere partij verstrekt moet worden. De corporatie hoeft dan geen inkomens- en persoonsgegevens te registreren. Om de verhuring te kunnen accepteren zal ook de indicatie Incompleet dossier aangevinkt moeten worden. - Optie 2: de contractpartner (de instelling) verstrekt direct de inkomens- en persoonsgegevens van de onderhuurder aan de corporatie, zodat de verantwoording binnen het systeem kan plaatsvinden. Dit vereist dan wel dat inkomen, huishoudengrootte en geboortedatum in Dynamics Empire geregistreerd kunnen worden. De indicatie Onderverhuur via rechtspersoon heeft in dat geval slechts een informatieve waarde. (door gebruiker aan te geven)
Doelgroep passendheid	Als sprake is van een verhuring aan een huishouden dat behoort tot een van de wettelijk erkende doelgroepen voor passendheid, dan dient u die doelgroep hier te kiezen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de systeemtabel Doelgroepen passendheidstoets, zie §3.6. Binnen de huidige wetgeving worden twee doelgroepen voor passendheid onderscheiden: verblijfsgerechtigden en (Nederlandse) studenten/promovendi. Naast een doelgroep voor passendheid kan ook sprake zijn van een doelgroep voor de staatssteunregeling, maar dat hoeft niet (zie volgende veld). Let op: omdat ook bij verhuringen aan een doelgroep de huurprijs aftoppingsgrens bepalend is voor de vraag of de verhuring passend is, is een huishoudengrootte verplicht. De huishoudengrootte is immers nodig om te bepalen welke aftoppingsgrens (laag of hoog) gehanteerd wordt. Zodra een doelgroep wordt gekozen (en een huishoudengrootte bekend is), wordt de Categorie passendheid automatisch bepaald. (door gebruiker aan te geven)
Doelgroep staatssteunregeling	Als er sprake is van een verhuring aan een huishouden dat behoort tot een van de wettelijk erkende doelgroepen voor de staatssteunregeling, dan dient de gebruiker die doelgroep hier te kiezen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een nieuwe systeemtabel ‘Doelgroepen staatssteunregeling’, zie paragraaf Systeemtabellen in dit hoofdstuk. Binnen de huidige wetgeving worden drie doelgroepen voor staatssteunregeling onderscheiden: verblijfsgerechtigden, studenten/promovendi (ook buitenlands) en huurders met een zware zorgindicatie. Naast een doelgroep voor staatsteunregeling kan ook sprake zijn van een doelgroep voor passendheid, maar dat hoeft niet (zie vorige veld). Zodra een doelgroep wordt gekozen, wordt de ‘Categorie DAEB-toets’ automatisch bepaald (‘DAEB-verhuurd aan doelgroep’).
Aantal contractpartners	(afhankelijk van de Dynamics Empire-marketinginstelling Huishoudengegevens bepalen obv is dit veld wel of niet wijzigbaar) Het veld is slechts informatief; het is geen criterium voor de verantwoording van de verhuring.
Huishoudengrootte	Als de huishoudengegevens handmatig worden bepaald, dan kan hier de huishoudengrootte worden opgegeven.
Huishoudengrootte WMS	Als de huishoudengegevens automatisch worden bepaald op basis van contractrollen, wordt de huishoudengrootte hier getoond. De huishoudengrootte wordt berekend door alle aan het huishouden gekoppelde rollen te tellen, waarvoor is ingesteld ‘Gebruik voor verantwoording verhuringen’ (…/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Verkoop & Marketing/Instellingen/Rollen). Als de huishoudengrootte ontbreekt of onjuist is, moet de verantwoording worden afgebroken en moet de informatie eerst worden gecorrigeerd bij het Huishouden/Contact (of de instellingen van de Roltypen moeten worden gecontroleerd).
Geboortedatum oudste bewoner	· Als de huishoudengegevens handmatig worden bepaald, kan hier een geboortedatum worden opgegeven. Deze datum bepaalt of het huishouden op de ingangsdatum van het huurcontract AOW-gerechtigd is. · Als de huishoudgegevens automatisch worden bepaald op basis van contractrollen, wordt de geboortedatum van de oudste persoon in het huishouden hier getoond. Let op: alléén de aan een huishouden gekoppelde rollen waarvoor indicator ‘Gebruik voor verantwoording verhuringen’ (…/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Verkoop & Marketing/Instellingen/Rollen) van toepassing is, worden in beschouwing genomen bij het bepalen van de geboortedatum en daarmee de AOW-gerechtigdheid. Tenzij er sprake is van een uitzonderingssituatie (doelgroep, rechtspersoon, zittende huurder), is een geboortedatum verplicht (zie volgende veld). Als een geboortedatum ontbreekt of onjuist is, moet de verantwoording worden afgebroken en moet de informatie eerst worden gecorrigeerd bij het Huishouden/Contact (of de instellingen van de Roltypen moeten worden gecontroleerd).
AOW-gerechtigd	Indicatie of het huishouden AOW-gerechtigd is op de ingangsdatum van het huurcontract. Dit wordt automatisch door het systeem bepaald op basis van de geboortedatum van de oudste bewoner. Voor het bepalen van de AOW-leeftijd wordt gebruik gemaakt van de door de overheid gehanteerde tabel. (niet wijzigbaar)
Getoetst huishoudinkomen	· Als de huishoudengegevens handmatig worden bepaald, dan kan hier het huishoudeninkomen worden opgegeven. · Als de huishoudengegevens automatisch worden bepaald op basis van contractrollen, dan wordt het huishoudeninkomen hier getoond. Als dit ontbreekt of onjuist is, dan moet de verantwoording worden afgebroken en moet de informatie eerst worden gecorrigeerd bij het Huishouden/Contact.
Inkomenscategorie passendheid	Op basis van huishoudengrootte, huishoudeninkomen en geboortedatum wordt automatisch bepaald tot welke voor de passendheidstoets relevante inkomenscategorie het huishouden behoort. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een nieuwe systeemtabel ‘Inkomensgrenzen huurtoeslag’. Er zijn 12 mogelijke inkomenscategorieën passendheid: · 1-pers hh <= max inkomen; niet AOW-gerechtigd · 2-pers hh <= max inkomen; niet AOW-gerechtigd · 1-pers hh > max inkomen; niet AOW-gerechtigd · 2-pers hh > max inkomen; niet AOW-gerechtigd · meer-pers hh <= max inkomen; niet AOW-gerechtigd · meer-pers hh > max inkomen; niet AOW-gerechtigd · 1-pers hh <= max inkomen; AOW-gerechtigd · 2-pers hh <= max inkomen; AOW-gerechtigd · 1-pers hh > max inkomen; AOW-gerechtigd · 2-pers hh > max inkomen; AOW-gerechtigd · meer-pers hh <= max inkomen; AOW-gerechtigd · meer-pers hh > max inkomen; AOW-gerechtigd (niet wijzigbaar)
Inkomenscategorie DAEB-toets	Op basis van het huishoudeninkomen wordt automatisch bepaald tot welke voor de staatssteunregeling relevante inkomenscategorie het huishouden behoort. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een nieuwe systeemtabel ‘Parameters staatssteunregeling’, zie paragraaf Systeemtabellen in dit hoofdstuk. (niet wijzigbaar)
Getoetst huishoudvermogen	Dit veld bevat het getoetste vermogen van het huishouden. Dit veld mag alleen worden gevuld als het huishouden heeft verzocht om op grond van haar vermogen in aanmerking te komen voor toewijzing van een woning met een nettohuur boven de aftoppingsgrens.
Vermogenscategorie passendheid	Hier wordt een beschrijving weergegeven van de vermogenscategorie die van toepassing is op grond van de huishoudcategorie en het getoetste huishoudvermogen.

4.1.6 Resultaat toetsing

Veld	Omschrijving
Categorie passendheid	Op basis van alle bovengenoemde informatie kan voor iedere verhuuraanbieding één verantwoordingscategorie voor passendheid worden bepaald. De 26 mogelijkheden worden als onderstaand getoond in het scherm: 1 = Aanbieding zittende huurder; niet getoetst 2 = Verhuring aan rechtspersoon; niet getoetst 3 = Verhuring van niet-woning; niet getoetst 4 = Verhuring aan doelgroep; 1- of 2-pers hh; passend 5 = Verhuring aan doelgroep; 1- of 2-pers hh; niet-passend 6 = Verhuring aan doelgroep; meerpers hh; passend 7 = Verhuring aan doelgroep; meerpers hh; niet-passend 8 = Boven liberalisatiegrens; niet getoetst 9 = 1-pers hh; passend 10 = 1-pers hh; niet passend 11 = 1-pers hh, inkomen te hoog; niet getoetst 12 = 2-pers hh; passend 13 = 2-pers hh; niet passend 14 = 2-pers hh, inkomen te hoog; niet getoetst 15 = meerpers hh; passend 16 = meerpers hh; niet passend 17 = meerpers hh, inkomen te hoog; niet getoetst 18 = 1-pers hh, ouderen; passend 19 = 1-pers hh, ouderen; niet passend 20 = 1-pers hh, ouderen, inkomen te hoog; niet getoetst 21 = 2-pers hh, ouderen; passend 22 = 2-pers hh, ouderen; niet passend 23 = 2-pers hh, ouderen, inkomen te hoog; niet getoetst 24 = meerpers hh, ouderen; passend 25 = meerpers hh, ouderen; niet passend 26 = meerpers hh, ouderen, inkomen te hoog; niet getoetst (niet wijzigbaar)
Niet-passend verhuurd	Wordt automatisch door het systeem bepaald op basis van de ‘Categorie passendheid’ (vorige veld). De indicatie wordt aan de gebruiker getoond, zodat hij zich - voorafgaand aan de definitieve acceptatie van de verhuuraanbieding - bewust is van het feit dat de woning eventueel niet-passend wordt verhuurd. (niet wijzigbaar)
Reden niet-passend verhuurd	Optioneel kan de gebruiker aangeven waarom een woning niet-passend wordt verhuurd. Hiermee kan dus een onderbouwing worden gegeven van de 5% toegestane niet-passende verhuringen. Het veld is alleen beschikbaar als de verhuring door het systeem als ‘niet-passend’ is gecategoriseerd. Hiervoor wordt een nieuwe klantspecifieke beheertabel ‘Redencodes niet-passend verhuurd’ gebruikt, zie tabel Klantspecifieke beheertabellen in dit hoofdstuk. (door gebruiker aan te geven)
Incompleet dossier	Als bepaalde informatie onjuist is of ontbreekt, zal de verhuuraanbieding niet afgerond kunnen worden. Let op dat dit ook het geval is als alle voor de toetsing benodigde informatie weliswaar bekend is, maar er geen bewijsdocumenten zijn overhandigd (inkomensverklaring, COA-verklaring, bewijs van inschrijving aan een onderwijsinstelling, etc.). Hoewel het volgens de regelgeving feitelijk niet mag, bestaat de mogelijkheid om tóch aan te geven dat de toetsing definitief is, door daarbij tevens de indicatie ‘Incompleet dossier‘ te kiezen. Hiermee wordt voorkomen dat het mutatieproces stagneert. De verhuuraanbieding kan vervolgens worden geaccepteerd, maar de verhuring wordt (nog) niet verantwoord in een van de verantwoordingscategorieën in rapportages. De verhuring wordt dus ook niet verantwoord als zijnde passend/niet-passend en binnen/buiten de toewijzingsruimte. Let op: zelfs als op basis van de beschikbare gegevens wel een ‘Categorie passendheid’ en/of een ‘Categorie DAEB-toets’ bepaald kan worden, wordt een verhuring met de indicatie ‘Incompleet dossier’ niet in rapportages verantwoord! De beschikbare informatie kan dan immers fout (of: bewust fictief) zijn. De indicatie moet om deze reden alleen in uitzonderlijke situaties worden gebruikt, want het leidt tot onvolledige verantwoording van verhuringen. Naderhand kan, op basis van de indicatie ’Dossier onvolledig‘, een selectie worden gemaakt van alle verantwoordingen die om een vervolgactie vragen. Als de verhuuraanbieding op dat moment al geaccepteerd is, zal dan eerst een nieuwe versie van de verantwoording moeten worden gemaakt; zie paragraaf Wijzigingen na acceptatie; de knop Nieuwe verantwoording. De indicatie ‘Incompleet dossier’ kan dan in de nieuwe versie worden weggehaald. De verhuring wordt pas dan, op basis van deze nieuwe versie van de verantwoording, in rapportages meegenomen. (door gebruiker aan te geven)
Reden incompleet dossier	Optioneel kan de gebruiker aangeven waarom de indicatie ‘Incompleet dossier’ is gekozen. Dit is belangrijke informatie bij het naderhand selecteren en bijwerken van verantwoordingen die nog aandacht vragen. Het veld is alleen beschikbaar als de indicatie ‘Incompleet dossier’ is geselecteerd. Hiervoor wordt een klantspecifieke beheertabel ‘Redencodes verantwoording verhuring onvolledig’ gebruikt, zie paragraaf Klantspecifieke beheertabellen in dit hoofdstuk.
Categorie DAEB-toets	Op basis van alle bovengenoemde informatie kan voor iedere verhuuraanbieding één verantwoordingscategorie voor de DAEB-toets worden bepaald. De 8 mogelijkheden worden als onderstaand getoond in het veld: 1 = (leeg) 2 = Aanbieding zittende huurder: niet getoetst 3 = Verhuring van niet-woning of niet-DAEB woning: niet getoetst 4 = DAEB-verhuurd aan doelgroep 5 = DAEB-verhuurd tot inkomensgrens laag 6 = DAEB-verhuurd tussen inkomensgrens laag en hoog 7 = Niet-DAEB verhuurd 8 = DAEB-verhuurd meerpers. hh tussen inkomensgrens laag en hoog (niet wijzigbaar)
Niet-DAEB verhuurd	Wordt automatisch door het systeem bepaald op basis van de ‘Categorie DAEB-toets’ (vorige veld). De indicatie wordt aan de gebruiker getoond, zodat hij zich - voorafgaand aan de definitieve acceptatie van de verhuuraanbieding - bewust is van het feit dat de woning eventueel buiten de toewijzingsruimte wordt verhuurd. (niet wijzigbaar)
Reden niet-DAEB verhuurd	Optioneel kan de gebruiker aangeven waarom een woning buiten de toewijzingsruimte wordt verhuurd. Hiermee kan dus een onderbouwing worden gegeven van de 10% toegestane verhuringen buiten de toewijzingsruimte. Het veld is alleen beschikbaar als de verhuring door het systeem als ‘niet-DAEB verhuurd’ is gecategoriseerd. Hiervoor wordt een klantspecifieke beheertabel ‘Inkomensoverschrijdingsredenen’ gebruikt, zie tabel Klantspecifieke beheertabellen in dit hoofdstuk. (door gebruiker aan te geven)
Behandelend medewerker	Standaard wordt de behandelaar van de Verhuuraanbieding overgenomen op de Verantwoording. Zolang de verhuuraanbieding niet is geaccepteerd kan de behandelend medewerker nog worden gewijzigd. Nadat de verhuuraanbieding is geaccepteerd is dit niet meer mogelijk. Eventuele wijzigingen van verantwoordingsgegevens zijn dan alleen nog mogelijk door het aanmaken van een nieuwe verantwoordingsversie met de daarvoor bedoelde knop Nieuwe verantwoording, zie paragraaf Wijzigingen na acceptatie; de knop Nieuwe verantwoording.
Toets definitief	Deze indicatie moet zijn aangevinkt voordat de verhuuraanbieding geaccepteerd kan worden. De indicatie kan alleen worden aangevinkt als zowel een ‘categorie passendheid’ als een ‘categorie DAEB-toets’ zijn bepaald door het systeem (uitgezonderd situaties waarbij de indicatie ‘Incompleet dossier’ is aangevinkt). Als (een van) beide categorieën niet bepaald kon(den) worden, dan geeft het systeem aan wat daarvan de oorzaak is, doordat de tekst ‘Aantal fouten’ verschijnt, met daarachter een getal dat het aantal ontbrekende gegevens weergeeft. Door op het getal te klikken worden de fouten getoond.

4.2 Overige functionaliteiten

4.2.1 Wijzigingen na acceptatie; de knop ‘Nieuwe verantwoording’

Nadat een verhuring is getoetst en de indicatie ‘Toets definitief’ heeft, kan de bijbehorende verhuuraanbieding worden geaccepteerd. Met de acceptatie van de verhuuraanbieding krijgt de verantwoording een definitief karakter, d.w.z. deze wordt vanaf dat moment in de verantwoordingsrapporten meegenomen in de berekening van de kengetallen (uitgezonderd verantwoordingen met de indicatie ‘Incompleet dossier’).

Desondanks is er een mogelijkheid om de verantwoording opnieuw te laten uitvoeren nadat een of meer van de criteria zijn gewijzigd. Dit kan betekenen dat de eerder bepaalde verantwoordingscategorie verandert, en daarmee dat de eerder gerapporteerde kengetallen onjuist blijken te zijn. Omdat deze situatie indruist tegen de wettelijke plicht om verhuringen te toetsen op het moment van verhuren, moet het opnieuw verantwoorden van verhuringen zoveel mogelijk worden vermeden en is de functie voorbehouden aan gebruikers die hiervoor zijn geautoriseerd (zie §3.4).

Het gebruik van de functie Nieuwe verantwoording leidt tot een nieuwe versie van de verantwoording. Ten behoeve van de rapportages/kengetallen wordt alleen gekeken naar de laatste, definitieve versie van een verantwoording, maar eerdere versies zijn wel op te vragen waardoor de wijzigingshistorie zichtbaar gemaakt kan worden. Ook de behandelend medewerker van de nieuwe versie wordt opgeslagen.

Aandachtspunten in relatie tot het opnieuw verantwoorden van verhuringen zijn:

Als de marketinginstelling Huishoudengegevens bepalen obv niet is ingesteld op ‘Handmatig’, dan worden huishoudengrootte en huishoudeninkomen initieel bepaald op basis van de aan het huishouden gekoppelde contacten. Nadat de verhuuraanbieding is Geaccepteerd, wordt deze informatie ‘bevroren’ bij de Verantwoording. Als de contactgegevens worden gewijzigd zal dat dus geen gevolgen hebben voor de bestaande verantwoording, waar de oorspronkelijke persoonsgegevens zichtbaar blijven.

Als echter een nieuwe versie van de verantwoording wordt gecreëerd, nadat bijvoorbeeld het inkomen van een van de contacten is gewijzigd, dan zal in deze nieuwe versie het inkomen opnieuw worden opgehaald en dus afwijken van de initiële versie. Het verantwoordingsresultaat zal daarmee ook (kunnen) veranderen! Het is daarom belangrijk dat hiermee geen vergissingen worden gemaakt, en daarom geeft het systeem een waarschuwing zodra Toets definitief wordt gekozen:

“Wijzigingen kunnen hierna alleen worden doorgevoerd door een nieuwe verantwoording aan te maken. Wilt u doorgaan?” Ja/Nee

Dit geeft nog de mogelijkheid om de transactie te stoppen voordat de versie ‘definitief’ wordt. De versie van de verantwoording kan dan nog worden verwijderd, waardoor de voorgaande versie de laatste definitieve versie blijft, en de basis van de verantwoording blijft.

Ook voor verantwoordingen met de indicatie ‘Incompleet dossier’ geldt dat een nieuwe verantwoording gemaakt moet worden voordat de indicatie ‘Incompleet dossier’ uitgezet kan worden, als de bijbehorende verhuuraanbieding de status ‘Geaccepteerd’ heeft. Het nalopen van alle gevallen waarvoor geldt ‘Incompleet dossier’ is dus voorbehouden aan gebruikers die zijn geautoriseerd voor de functie ‘Nieuwe verantwoording’.

4.2.2 Tabel ‘Verantwoorden verhuringen’

Alle informatie die op het scherm wordt getoond is opgeslagen in de tabel Rental Justifications. In Dynamics Empire-menu is de tabel te raadplegen via Verantwoording verhuringen.

Het volgnummer in de tabel verwijst naar het volgnummer van de verhuuraanbieding waarvoor de verantwoording is gemaakt. Het versienummer van de verantwoording is alleen van toepassing als toetsingscriteria van een al getoetste verhuring achteraf zijn gewijzigd, waardoor een nieuwe verantwoording is ontstaan (zie voorgaande paragraaf). Alleen de laatste versie is relevant voor rapportages, en dan alleen als ook de indicatie ‘Toets definitief’ aan staat.

4.2.3 Opschonen van inkomensgegevens uit het huishouden

Het inkomen dat de woningzoekende zelf heeft opgegeven op het moment van inschrijving, is per persoon geregistreerd binnen het huishouden. De medewerker controleert de inkomensgegevens van de leden van het huishouden en registreert het getoetste inkomen (per persoon) bij de verantwoording verhuring. Daarmee zijn de inkomensgegevens in het huishouden verouderd en overbodig geworden. Op basis van de wettelijke regels van de AVG moeten deze inkomensgegevens worden verwijderd zodra de toewijzing van de eenheid aan de woningzoekende definitief is geworden. In Dynamics Empire is dit op het moment van accepteren van de verhuuraanbieding.

Op het moment van het accepteren van een verhuuraanbieding worden de inkomensgegevens in Dynamics Empire opgeschoond op de volgende locaties:

Veld ‘Inkomen’ van een ‘Contact’ waarbij type = ‘Huishouden’
De personen van het huishouden
- Veld ‘Inkomen’van een ‘Contact’ waarbij type = ‘Persoon’
- Inkomenshistorie

Er is één uitzondering, namelijk in het geval de corporatie gebruik maakt van de woonruimtebemiddeling-module van Dynamics Empire én bij het huishouden is ingesteld dat het huishouden niet moet worden uitgeschreven bij acceptatie. In dat geval worden de inkomensgegevens niet opgeschoond bij het huishouden en de personen van het huishouden.

Overigens wordt op moment van accepteren van de verhuuraanbieding het ‘Inkomen’ van een ‘Verhuuraanbieding’ ook opgeschoond.

4.3 Rapportages

In het overzicht Verantwoording verhuringen is de kolom Verhuuraanbieding geaccepteerd opgenomen, waarin wordt aangegeven of de betreffende verhuuraanbieding geaccepteerd is. Dit maakt het mogelijk om te filteren op de verantwoordingen van verhuringen die horen bij geaccepteerde verhuuraanbiedingen, zodat de aansluiting gemaakt kan worden met de rapportages Passendheidstoets verhuringen en Toets staatssteunregeling verhuringen.

4.3.1 Rapport ‘Toets staatssteunregeling verhuringen’

Toets staatssteunregeling verhuringen

In dit rapport worden alle geaccepteerde verhuuraanbiedingen verantwoord, waarbij de laatste als ‘definitief’ gekenmerkte versie van de verantwoordingsgegevens bepalend zijn.

Door bij het opvragen van het rapport te filteren op basis van ingangsdatum huurcontract kunnen de verhuringen voor de gewenste verantwoordingsperiode worden geteld.

De verhuringen zijn gegroepeerd volgens de 6 verantwoordingscategorieën voor de DAEB-toets. Per groep wordt het aantal verhuringen getoond, en indien gewenst kunnen de afzonderlijke verhuringen binnen een groep zichtbaar worden gemaakt door op het +-teken te klikken. Deze ‘expand’-mogelijkheid werkt ook als het rapport naar Excel wordt geëxporteerd.

Onder de afzonderlijke groepen worden de relevante kengetallen berekend en getoond. In het rapport worden de verantwoordingen met de indicatie ‘Dossier onvolledig’ in een aparte groep gepresenteerd. Deze verhuringen tellen níet mee in de berekening van de kengetallen.

4.3.2 Rapport ‘Passendheidstoets verhuringen’

Passendheidstoets verhuringen

In dit rapport worden alle geaccepteerde verhuuraanbiedingen verantwoord, waarbij de laatste als ‘definitief’ gekenmerkte versie van de verantwoordingsgegevens bepalend is.

Door bij het opvragen van het rapport te filteren op basis van ingangsdatum huurcontract kunnen de verhuringen voor de gewenste verantwoordingsperiode worden geteld.

De verhuringen zijn gegroepeerd volgens de 26 verantwoordingscategorieën voor de passendheidstoets. Per groep wordt het aantal verhuringen getoond, en indien gewenst kunnen de afzonderlijke verhuringen binnen een groep zichtbaar worden gemaakt door op het +-teken te klikken. Deze ‘expand’-mogelijkheid werkt ook als het rapport naar Excel wordt geëxporteerd.

4.3.3 Opschonen van personen en huishoudinkomen uit de verantwoording verhuringen

Het getoetste huishoudinkomen wordt (per persoon) geregistreerd in de verantwoording verhuringen. Op basis van de wettelijke regels van de AVG moeten deze inkomensgegevens worden verwijderd zodra deze verantwoordingen verhuring zijn gecontroleerd door de accountant. Daartoe is er een taak beschikbaar, genaamd Personen en huishoudinkomen van verhuringsverantwoordingen opschonen. Deze taak kan worden gestart vanaf de volgende locaties:

het zoekveld
het menu op de pagina Verantwoording verhuringen

De gebruiker moet aangeven:

op welke datum de accountantscontrole heeft plaatsgevonden;
welke peildatum voor de opschoning moet worden gebruikt;
of de verantwoordingen verhuring, waarvan de laatste versie de indicatie ‘Incompleet dossier’ heeft, ook moeten worden geschoond.

Het systeem selecteert alle verantwoordingen verhuring waarvan de laatste versie voldoet aan de volgende voorwaarden:

de verantwoording verhuring is nog niet opgeschoond;
de verantwoording verhuring heeft een ingangsdatum verhuurcontract <= opschoningspeildatum;
de verantwoording verhuring is gemarkeerd als zijnde ‘Verantwoording definitief’;
de verantwoording verhuring is niet gemarkeerd als zijnde ‘Incompleet dossier’ (tenzij de gebruiker de optie ‘Incompleet dossier ook opschonen’ heeft aangevinkt, dan hoeft de verantwoording niet te voldoen aan deze voorwaarde).

Het systeem schoont vervolgens alle versies van de geselecteerde verantwoording verhuring. Voorbeeld:

De gebruiker vinkt optie Incompleet dossier ook opschonen niet aan.
Een verhuuraanbieding heeft drie versies van de verhuringsverantwoording: versie 1 en 2 zijn incompleet (d.w.z. hebben indicatie Incompleet dossier = ‘Ja’), versie 3 is compleet (d.w.z. heeft indicatie Incompleet dossier = ‘Nee’).
In dat geval voldoet versie 3 aan de genoemde voorwaarden.
Als gevolg daarvan wordt niet alleen versie 3, maar worden ook versies 1 en 2 opgeschoond.

Bij die opschoning worden per versie de volgende gegevens gewist c.q. verwijderd:

alle betrokken personen worden verwijderd;
het veld Aantal extra betrokken personen wordt gewijzigd in ‘0’ (nul);
het veld Reden extra betrokken personen wordt gewist;
het veld Huishoudengrootte wordt gewijzigd in ‘0’ (nul);
het veld Geboortedatum oudste bewoner wordt gewist;
het veld AOW-gerechtigd wordt gewijzigd in Onbepaald;
het veld Getoetst huishoudinkomen wordt gewijzigd in ‘0’ (nul).

Het resultaat van de toetsing wordt niet gewist.

Als gevolg van de opschoning worden per versie de volgende velden automatisch gevuld:

indicatie Personen en inkomen opgeschoond wordt aangevinkt;
veld Opschoningspeildatum wordt gevuld met de datum die de gebruiker had geselecteerd;
veld Accountantscontroledatum wordt gevuld met de datum die de gebruiker had geselecteerd.

Deze drie velden worden getoond op tabblad Algemeen op de detailpagina van de verantwoording verhuring, en in de gelijknamige kolommen op de overzichtspagina van de verantwoordingen verhuring.

Nadat een verantwoording verhuring is opgeschoond, kunt u geen nieuwe versie van die verantwoording meer aanmaken. Als u dat wel probeert, dan verschijnt er een foutmelding.

4.3.4 Administratief eigenaren met afwijkende ingangsdata

Via zoekfunctionaliteit kunt u het rapport Administratief eigenaren met afwijkende ingangsdata opvragen. Dit betreft een lijst met administratief eigenaren per OG Eenheid waarbij de verhuring-ingangsdatum afwijkt van de financiële ingangsdatum. Bij deze OG Eenheden kan een deel van de nettohuuromzet van de nieuwe verhuring zijn toebedeeld aan de vorige administratief eigenaar. Dit rapport kan worden gebruikt om te bepalen of er correcties moeten worden doorgevoerd in de financiële boekingen.

4.4 Gebruikersinstelling ‘Handmatig verantwoording verhuring aanmaken’

Handmatig verantwoording verhuring aanmaken

Het opnieuw verantwoorden van verhuringen, nadat de verhuuraanbieding is geaccepteerd, is voorbehouden aan gebruikers die hiervoor zijn geautoriseerd. Dit kunt u instellen in de genoemde gebruikersinstelling.

4.5 Gebruik van de VerhuurApp

Als de VerhuurApp wordt gebruikt voor het accepteren van verhuuraanbiedingen, wordt bij de synchronisatie met Dynamics Empire voor iedere verhuuraanbieding een verantwoording aangemaakt. Deze verantwoording krijgt automatisch de indicatie Toets definitief (want zonder die indicatie zou de verhuuraanbieding niet geaccepteerd kunnen worden), maar daarnaast wordt óók automatisch de indicatie Incompleet dossier aangezet, met daarbij een Reden incompleet dossier ‘VERHUURAPP’. Dit maakt het mogelijk om alle via de VerhuurApp behandelde verhuringen achteraf op te zoeken en te controleren; dit is namelijk niet mogelijk binnen de app.

Indien gewenst kan de standaard reden ‘VERHUURAPP’ worden gewijzigd in een zelf te kiezen reden (App-instellingen ).

4.6 Klantspecifieke beheertabellen

Inkomensoverschrijdingsredenen

In deze tabel, op te vragen via , kunnen redenen worden gedefinieerd, waaruit gekozen kan worden als een eenheid die het DAEB-bezit behoort (op basis van het administratief eigenaarschap) wordt verhuurd aan een huishouden met een inkomen boven de (hoogste) inkomensgrens voor de toets staatssteunregeling.

Redencodes niet-passend verhuurd

In deze tabel, op te vragen via , kunnen redenen worden gedefinieerd, waaruit gekozen kan worden als een woning niet-passend wordt verhuurd volgens de criteria van de passendheidstoets.

Redencodes verantwoording verhuring onvolledig

In deze tabel, op te vragen via , kunnen redenen worden gedefinieerd, waaruit gekozen kan worden als een verantwoording van een verhuring als ‘incompleet’ wordt gekenmerkt.

4.7 Administratief eigenaar en indicatie ‘Als woning verantwoorden’ op de OGE-kaart

Zowel de administratief eigenaar van een eenheid als de indicatie ‘Als woning verantwoorden’ (OGE-kaart, tab Exploitatie (Alg.)) zijn bepalend voor de vraag of nieuwe verhuringen verantwoord moeten worden in het kader van de Passendheidstoets en/of de Toets staatssteunregeling.

De Passendheidstoets is van toepassing op verhuringen van alle woningen, ongeacht de vraag of deze tot het DAEB- of tot het niet-DAEB bezit behoort op basis van de administratief eigenaar. Het systeem zal dit bepalen op basis van: ‘Als woning verantwoorden’-indicatie = ‘Ja’.

De toets Staatssteunregeling is alléén van toepassing op verhuringen van woningen binnen het DAEB-bezit. Het systeem zal dit bepalen op basis van de administratief eigenaar op de ingangsdatum van het huurcontract.

4.8 Systeemtabellen

Parameters staatssteunregeling

Deze tabel bevat de parameters die door het systeem worden gebruikt tijdens de toets op de staatssteunregeling: de wettelijk bepaalde liberalisatiegrens en de inkomensgrenzen (laag en hoog). De tabel kan worden ingezien (opzoeken via ), maar wijzigen is niet mogelijk. Als de wetgeving wijzigt, wordt de tabel bijgewerkt via een door Cegeka verstrekte update.

Inkomensgrenzen huurtoeslag

Deze tabel bevat de wettelijke inkomensgrenzen per huishoudtype en leeftijdsgroep, die door het systeem worden gebruikt tijdens de passendheidstoets. De tabel kan worden ingezien (opzoeken via ), maar wijzigen is niet mogelijk. Als de wetgeving wijzigt, wordt de tabel bijgewerkt via een door Cegeka verstrekte update.

Aftoppingsgrenzen huurtoeslag

Deze tabel bevat de wettelijke huurprijsgrenzen per huishoudtype, die door het systeem worden gebruikt tijdens de passendheidstoets. De tabel kan worden ingezien (opzoeken via ), maar wijzigen is niet mogelijk. Als de wetgeving wijzigt, wordt de tabel bijgewerkt via een door Cegeka verstrekte update.

Doelgroepen passendheidstoets

Deze tabel bevat de wettelijk erkende doelgroepen voor passendheid, die op het scherm Verantwoording verhuringen door een eindgebruiker geselecteerd kunnen worden.

De tabel kan worden ingezien (opzoeken via ), maar wijzigen is niet mogelijk. Als de wetgeving wijzigt, wordt de tabel bijgewerkt via een door Cegeka verstrekte update.

Doelgroepen staatssteunregeling

Deze tabel bevat de wettelijk erkende doelgroepen voor de staatssteunregeling, die op het scherm Verantwoording verhuringen door een eindgebruiker geselecteerd kunnen worden.

De tabel kan worden ingezien (opzoeken via ), maar wijzigen is niet mogelijk. Als de wetgeving wijzigt, wordt de tabel bijgewerkt via een door Cegeka verstrekte update.

4.9 Eigenschappen voor Rollen in Applicatie-instellingen

Twee eigenschappen van Rollen, die ingesteld kunnen worden in de Dynamics Empire Applicatie-instellingen, zijn van belang voor een correcte toetsing van verhuringen op passendheid:

Gebruik voor verantwoording verhuringen: door deze optie te selecteren zal de betreffende rol binnen een huishouden meetellen voor ‘huishoudengrootte’;
Inkomen telt voor verantwoording verhuringen: door deze optie te selecteren zal het inkomen van de betreffende contract rol meetellen voor ‘huishoudinkomen’.

Let op: Het gebruik van deze kenmerken is verplicht wanneer de marketinginstelling ‘Huishoudengegevens bepalen obv’ niet is ingesteld op ‘Handmatig’!

Let op: Bij het bepalen van het huishoudinkomen ten behoeve van de verantwoording wordt géén rekening gehouden met eventuele ‘inkomensfactoren’ die voor een rol ingesteld kunnen zijn. Deze factoren worden wel gebruikt voor het berekenen van het huishoudinkomen op de Verhuuraanbieding. De informatie die wordt getoond op de Verhuuraanbieding kan daardoor afwijken van de informatie op de Verantwoording Verhuring. Overwogen wordt om de huishouden- en inkomensgegevens in een volgende release te verwijderen van de Verhuuraanbieding, om verwarring hieromtrent te vermijden.

5 Opzegging

Per een gegeven datum, liefst met inachtneming van een opzegtermijn, kan de huur van een eenheid worden opgezegd. Vervolgens wordt de woning zo spoedig mogelijk weer klaargemaakt voor verhuring aan een volgende huurder. Hierbij kunnen, na inspectie van de woning, gebreken worden geconstateerd, waarvan direct een onderhoudsverzoek kan worden aangemaakt. In dit geval spreken we van mutatie-onderhoud (i.t.t. reparatie-onderhoud).

5.1 Algemene instellingen

Vooropname verplicht
Het opgeven dat een vooropname verplicht is kunt u per eenheid doen (tabblad Exploitatie (Alg) op de eenheidkaart), of voor een heel cluster (tabblad Exploitatie op de clusterkaart), waardoor dit automatisch voor alle aan dit cluster hangende eenheden wordt ingesteld.

Duur inspectie
De benodigde tijd voor een vooropname en/of eindopname, en het aantal voor- en eindopnamen, is in te stellen op eenheidtype ( Eenheidtypen).
Per eenheid kan hiervan worden afgeweken. Dit kan op de eenheidskaart op tabblad Inspectie.

Mutatietype
Per eenheid bestaat de mogelijkheid om het mutatietype aan te geven. Per mutatietype kan de urgentiecode (duur uitvoering) worden aangegeven.

Exchange-integratie
Als gebruik wordt gemaakt van de Exchange-integratie zijn de afspraakvelden niet muteerbaar, maar maakt u gebruik van de Afsprakenfunctionaliteit. Hiermee kunt u rechtstreeks in de agenda’s (Outlook) van de dienstdoende inspecteurs een afspraak voor woningopname inplannen. Inspecteurs waaruit u kunt kiezen zijn medewerkers die deel uitmaken van een team mutatie-inspecties mag uitvoeren, en dat gekoppeld is aan het technisch cluster waartoe de betreffende eenheid behoort.
De benodigde tijd voor een vooropname en/of eindopname wordt opgehaald uit duur voor- en/of eindopname van de eenheidstype/eenheidskaart (zie punt Duur inspectie).

Overigens wordt in de Empire-instellingen , op tabblad Onderhoud in veld Exchange Inspectieplanning-rekeneenheid, aangegeven wat de minimale rekeneenheid is waarmee inspectieafspraken worden ingepland:

Agenda
Het is mogelijk om in te stellen dat er niet op een weekend of feestdag opgezegd mag worden. Dit kan worden ingesteld in de Basisagenda’s . Vervolgens kunt u in de Bedrijfsinstellingen , tabblad Verzending, aangeven dat dit de basisagenda is die gebruikt moet worden.

Verhuurbaar per datum
De 'Verhuurbaar per datum' van een huuropzegging wordt automatisch gevuld en definitief gemaakt als voor de desbetreffende OG Eenheid geen inspecties worden uitgevoerd. In dat geval ligt de 'Verhuurbaar per datum' één werkdag na de geselecteerde huurcontracteinddatum (aansluitende verhuur). U kunt beide eigenschappen ('Verhuurbaar per datum' en 'definitief'-indicatie) desgewenst nog aanpassen.
Bij een huuropzegging voor een OG Eenheid waarvoor wél inspecties moeten worden uitgevoerd, wordt de verhuurbaar per datum niet standaard gevuld met een waarde. In dat geval moet u deze zelf invullen, bijvoorbeeld op basis van de uitkomst van de eerste inspectie.

Of voor een huuropzegging van een OG Eenheid geen inspecties worden uitgevoerd, leidt het systeem af uit het aantal voor- en/of eindinspecties dat bij de OG Eenheid is ingesteld. Deze aantallen worden standaard overgenomen van het eenheidstype waartoe de OG Eenheid behoort, maar kunnen per individuele OG Eenheid worden overruled.

5.2 Huuropzegging aanmaken

U maakt als volgt een huuropzegging aan:

Ga via naar OG Eenheden en open de Onroerend Goed Eenheidkaart van de betreffende OG Eenheid..

Klik op Nieuw - Huuropzegging..., waarna het venster Nieuwe huuropzegging opent. Hier vult u de Huuropzeggingsreden in, en specificeert u de Huurcontracteinddatum en de Boekingsgroep. Klik daarna op OK.
Het systeem vat in een melding de door u gegeven opdracht tot opzegging samen, en vraagt:
“Wilt u doorgaan?”
Kies voor Ja. Hiermee wordt het bestaande contract van de huidige huurder beëindigd, een nieuw contract aangemaakt en het beëindigde contract gekoppeld aan de opzegging.
Vervolgens verschijnt de pagina Huuropzegging.

Let op! Als het systeem bemerkt dat de opzegtermijn niet in acht is genomen geeft het daar een melding van. Het veld Opzegtermijn vindt u terug op tabblad Algemeen van het scherm Huurcontractgegevens (via Verhuurcontracten op de eenheidkaart en vervolgens Huurcontractgegevens op het contractoverzicht).
U kunt overigens gewoon verdergaan met de afwikkeling.
Als de opzegging een OG Eenheid betreft die wordt gehuurd door een klant die daarnaast nog één of meer lopende huurcontracten heeft op andere OG Eenheden, toont het systeem een duidelijk zichtbare notificatie hierover bovenin de pagina. De desbetrefende huurcontracten worden getoond op het tabblad Lopende huurcontracten voor andere OG Eenheden. U kunt vanuit een regel op dit tabblad direct naar de desbetreffende OG Eenheid navigeren, zodat u ook voor die OG Eenheid een huuropzegging kunt aanmaken.
Ga vanaf de Huuropzeggingkaart via het menu naar de Inspectieafspraken.
Als de exchange-integratie (koppeling met Outlook) aanstaat, kunt u via Inspectieafspraak plannen de afspraken plannen. Als deze integratie uit staat, kunt u de velden handmatig vullen.
Nadat de inspectieafspraken verwerkt zijn kunt u deze bevestigen per brief naar de huurder. Klik hiertoe op menu-item Worddocument en kies de juiste brief.

5.3 Huuropzegging verschuiven

Een klant die zijn huurovereenkomst al had beëindigd, wil bij nader inzien zijn huidige OG Eenheid korter of langer blijven huren. Om die klant tegemoet te komen, moet de einddatum van de huuropzegging naar voren respectievelijk naar achteren worden verschoven. Om dit op een juiste manier in Dynamics Empire te verwerken zijn een aantal acties vereist. Welke acties moeten worden uitgevoerd, hangt af van de situatie:

Is het oorspronkelijke leegstandscontract al geprolongeerd (status 'Huidig') of nog niet (status 'Nieuw')?
Wil de huurder de OG Eenheid langer of juist korter blijven huren?

Als het oorspronkelijke leegstandscontract de status ‘Huidig’ heeft (geprolongeerd) en de huurder wil de OG Eenheid langer huren, dan zijn de meeste acties van toepassing, te weten:

aanmaken van een nieuw huurcontract met ingangsdatum die gelijk is aan de ingangsdatum van het oorspronkelijke leegstandscontract;
controleren of dit nieuwe huurcontract dezelfde elementen met dezelfde bedragen bevat als het laatste huurcontract van de huurder; zo niet, dan elementen toevoegen aan het aangemaakte huurcontract en/of eenheidsprijzen van elementen wijzigen;
aanmaken van een leegstandscontract met de juiste ingangsdatum;
koppelen van de huuropzegging aan het nieuw aangemaakte huurcontract;
updaten van de waarde in ‘Verhuurbaar per datum’ in de huuropzegging;
updaten van de ingangsdatum van het nieuwe adres van de huurder;
herplannen van inspectieafspraken.

In de andere situaties zijn minder acties nodig.

In Dynamics Empire is functionaliteit opgenomen die automatisch de genoemde acties voor zijn rekening neemt, waarmee de gebruiker veel handmatig werk uit handen wordt genomen. De werkwijze wordt hieronder beschreven, aan de hand van de genoemde situaties met een reeds geprolongeerd leegstandscontract.

U verschuift als volgt de huuropzegging:

Navigeer, bijvoorbeeld via de link in het feitenblok Status van een eenheid, naar de lijstpagina Huuropzeggingen, selecteer de juiste regel en open de huurcontractopzeggingskaart.
Klik op Huuropzegging verschuiven. (Let wel: de Verhuurbaar per datum moet nog niet op definitief staan. Is dit wel het geval, dan verschijnt hiervan een melding. Vink dan dit veld uit.)
Vervolgens wordt een scherm geopend met daarop diverse gegevens en de huidige stand van zaken omtrent de eenheid en de huuropzegging. Op tab Nieuwe huuropzeggingsdetails vult u een Nieuwe huurcontracteinddatum in.
Als u op Tab drukt wordt de waarde in het veld Nieuwe verhuurbaar per datum automatisch aangepast. Daarbij kiest het systeem de defaultwaarde zodanig dat het aantal werkdagen tussen de nieuwe huurcontracteinddatum en de nieuwe verhuurbaar per datum gelijk is aan het aantal werkdagen tussen de huidige huurcontracteinddatum en de huidige verhuurbaar per datum. De nieuwe verhuurbaar per datum kun je echter handmatig wijzigen. Ook het veld Nieuwe contactgegevens wijzigingsdatum wordt aangepast in het geval de huidige datum gelijk was aan de huidige huurcontracteinddatum. En ook deze nieuwe datum kunt u handmatig wijzigen.
Klik nu op OK. Het systeem vraagt om een bevestiging. Na een klik op Ja zal het systeem voor het daadwerkelijk doorvoeren van de huuropzeggingverschuiving in de achtergrond de nodige controles en acties uitvoeren, waarbij wordt gekeken of de verschuiving kan worden doorgevoerd zonder dat andere processen hierdoor worden geraakt. Mochten zich onvoorziene zaken voordoen, dan komt het systeem met een betekenisvolle (fout)melding. De nieuwe gegevens ziet u terug op de huuropzeggingskaart: de datum in Einde huur klant op tab Algemeen is bijvoorbeeld opgeschoven, evenals Verhuurbaar per datum op tab Opname.
In modus Bewerken (klik op het potloodje bovenin het scherm) kunt u achter het veld Contractvolgnummer (tab Algemeen) op de drie puntjes klikken, waarna het Contractoverzicht verschijnt. Hierin ziet u twee regels met status Nieuw, waarbij ook blijkt dat de netto bedragen van het nieuwe contract gelijk zijn gehouden aan die van het oude contract.

Let wel: op kolom Logisch verwijderd staat default een filter, waardoor alleen de niet-logisch verwijderde regels worden getoond. In bovenstaand voorbeeld is het filter verwijderd, waardoor de regel met contract 'Huidig' nu ook zichtbaar is.

Klik voor een samenvatting van gegevens op de huuropzeggingskaart op Meer opties – Acties – Huuropzegging verschuiven.
Meestal vindt op de huurcontracteinddatum de eindinspectie plaats. Aangezien de huurcontracteinddatum is opgeschoven, zal ook die eindinspectie (en eventueel ook andere inspecties) moet worden herpland.

5.4 Huuropzegging annuleren

U kunt een huuropzegging van een OG Eenheid annuleren, ook in de situatie dat het leegstandscontract al is geprolongeerd en de status 'Huidig' heeft. Daartoe is op de pagina Huuropzegging de knop Annuleren huuropzegging beschikbaar. Als u hierop klikt, controleert het systeem of de huuropzegging voldoet aan de genoemde voorwaarden om geannuleerd te mogen worden. Tevens controleert het systeem of de huuropzegging nog is gekoppeld aan een lopende verhuuraanbieding en/of een openstaand onderhoudsverzoek. Is dat het geval, dan wordt dat gemeld; u zult dan eerst de lopende verhuuraanbieding moeten verwijderen resp. het onderhoudsverzoek moeten annuleren, voordat u de huuropzegging kunt annuleren.

Het systeem verwijdert de geannuleerde huuropzegging en de daaraan gekoppelde verhuurmutatie, en voert automatisch de aanpassingen in de contractregels van de OG Eenheid door die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de huurder de OG Eenheid blijft huren voor dezelfde huurprijs als voorheen. Op basis van die nieuwe en aangepaste contractregels wordt de eventueel reeds geboekte huurderving automatisch tegengeboekt tijdens de eerstvolgende prolongatierun.

Annuleren is uiteraard niet meer mogelijk zodra de OG Eenheid al opnieuw is verhuurd, is verkocht of uit beheer is genomen.

5.5 Onderhoudsverzoek n.a.v. opzegging

Een onderhoudsverzoek wordt (alleen dan) automatisch aangemaakt als op de eenheid is ingesteld dat er inspecties moeten plaatsvinden. U kunt het mutatieonderhoudsverzoek dat door het systeem is aangemaakt naar aanleiding van een huuropzegging, op verschillende manieren benaderen:

Vanaf de Huurcontractopzeggingskaart, tabblad Inspectie, link in veld Onderhoudsverzoeknr.

Via Onderhoudsverzoekoverzicht : zoeken op eenheidnummer of adres.
Via OG Eenheden : zoeken op eenheidnr. en vervolgens de link in feitenblok Status volgen.

Ga op de Huurcontractopzeggingkaart naar het tabblad Inspectie. Hier kunnen gegevens worden ingevuld en geselecteerd die betrekking hebben op inspectie, gebreken en overnames.

Let op! U kunt de melding krijgen dat een vooropname (voorinspectie) verplicht is voor de eenheid. Deze melding verdwijnt op het moment dat er een Datum 1e vooropname in de opzegging is ingevoerd.
Het opgeven van een verplichte vooropname kunt u per eenheid doen (OG Eenheden , tabblad Exploitatie (Alg) of voor een heel cluster ( Clusteroverzicht, tabblad Exploitatie), waardoor dit automatisch voor alle aan dit cluster hangende eenheden wordt ingesteld.
Het is mogelijk dat er bij de vooropname gebreken of handelingen zijn die, vooruitlopend op de eindinspectie, als uit te voeren worden vastgesteld. Hiervoor kan nu het onderhoudsverzoek al worden aangemaakt en gegund. Hiervoor dient wel het veld Onderhoudsverzoek voorafgaand aan eindinspectie aanmaken op tabblad Onderhoud in de Empire-instellingen te worden aangevinkt.

Als de klant iets ter overname aanbiedt, dan kunt u bij de vooropname de velden Ter overname en Verantwoordelijkheid huurder aanklikken. Als bij de eindcontrole blijkt dat de nieuwe huurder het overneemt, dan hoeft er niets gewijzigd te worden (het is ter overname en het wordt de verantwoordelijkheid van de nieuwe huurder).
Als bij de eindcontrole de nieuwe huurder het niet overneemt en de oude huurder heeft het verwijderd, dan kan deze regel verwijderd worden (het is immers niet meer in de woning aanwezig). Als bij de eindcontrole de nieuwe huurder het niet overneemt en de oude huurder heeft het niet verwijderd, dan verwijdert u het vinkje bij Ter overname en zet u een vinkje bij Ten laste van klant.
Als bij een vooropname blijkt dat de huurder iets heeft aangepast wat de corporatie niet accepteert (ook niet ter overname), dan zet u de vinkjes Ten laste van klant en Verantwoordelijkheid huurder aan. (Geef dan ook een bedrag op bij Eenheidsprijs doorbelasten; hiermee wordt het bedrag voor de huurderfactuur bepaald.) Als bij de eindcontrole blijkt dat de huurder het heeft verwijderd, dan kan de regel ook verwijderd worden. Als bij de eindcontrole blijkt dat de huurder het niet heeft verwijderd, dan blijven de vinkjes staan.

Rechts op het scherm staan de zogenaamde feitenblokken, van waaruit u verschillende deeladministraties kunt raadplegen, zoals meterstanden, onderhoudsverzoeken, sleuteladministratie e.d.

In het veld Verhuurbaar per datum vult u een datum in per welke de eenheid beschikbaar is; deze zal op een gegeven moment definitief moeten worden gemaakt, door het zetten van een vinkje in het veld Verhuurbaar per datum definitief. (Dit gebeurt meestal door de inspecteur van de woning. Om niet iedereen die mogelijkheid te geven maar slechts degenen die daarvoor bevoegd zijn, kan men deze velden beveiligen.)

Als dit veld eenmaal is aangevinkt kan de waarde in Verhuurbaar per datum niet meer worden gewijzigd. Aangezien deze datum en de status ervan in de praktijk alleen van invloed zijn op de verhuuraanbieding aan de nieuwe huurder en niet op de afhandeling van de huuropzegging met de vertrekkende huurder, is het wel mogelijk om de overige gegevens van de huuropzegging nog te muteren. De gegevens van de huuropzegging worden pas niet meer wijzigbaar als de opzegging is afgehandeld, dat wil zeggen: als de indicatie Opzegging afgehandeld is aangevinkt.
Het moment waarop het systeem de opzegging als afgehandeld beschouwt hangt af van de Empire-instellingen, tabblad Verhuur, velden Eindinspectie verplicht en Gas/elektra-controle verplicht. Als beide instellingen zijn uitgevinkt wordt de indicatie Opzegging afgehandeld automatisch aangevinkt zodra de eindafrekening is verzonden. Als één of beide instellingen zijn aangevinkt moet ook de inspectie zijn afgerond (lees: de indicatie Inspectie afgerond zijn aangevinkt) resp. de gas/elektra zijn gecontroleerd (lees: de datum waarop gas/elektra is gecontroleerd moet zijn gevuld en daarmee de indicatie Gas/elektra gecontroleerd aangevinkt).

Terug op de eenheidkaart zal het veld Muteert per zijn gewijzigd na het invullen van de opzegging. Dit veld wordt weer leeg zodra een bijbehorende aanbieding is geaccepteerd.
Het kan ook voorkomen dat de einddatum van een al lopende huuropzegging door middel van een nieuwe contractregel voor de klant wordt gewijzigd. Als er een aanbieding gekoppeld was aan het oude contract, dan zal die – dus bij wijziging van de einddatum door een nieuwe contractregel – aan de nieuwe contractregel worden gekoppeld.
Als u de afspraakgegevens op de opzeggingsopnamekaart (in het midden van het scherm) wilt verwijderen maakt u eenvoudigweg het veld Datum leeg, waarna het systeem automatisch de overige gegevens met betrekking tot die afspraakregel zal verwijderen.

Exchange-integratie

Als gebruik wordt gemaakt van de Exchange-functionaliteit zijn de afspraakvelden niet muteerbaar, maar maakt u gebruik van het menu-item Inspectieafspraak plannen. Hiermee kunt u rechtstreeks in de agenda’s (Outlook) van de dienstdoende inspecteurs een afspraak voor woningopname inplannen.

De benodigde tijd voor een vooropname en/of eindopname is in te stellen op eenheidtype, via Eenheidtypen.

Merk op dat een opzegging niet in één keer volledig hoeft te worden ingevoerd, maar tussentijds kan worden afgesloten en later weer kan worden opgepakt.

Overigens kunt u reeds bestaande/aangemaakte opnames en huuropzeggingen raadplegen via de verschillende menu-opties bovenin het scherm.

5.6 Onderhoudsverzoek naar aanleiding van inspectiegegevens

Het opvoeren van een onderhoudsverzoek valt onder de noemer van Dagelijks Onderhoud. Zie de betreffende handleiding voor een beschrijving.

5.7 Vergoedingen

In het geval van een opname na opzegging kan het ook voorkomen dat er sprake is van een vergoeding.

U maakt als volgt een vergoeding aan:

Voer op de Opzeggingsopnamekaart op een inspectiegegevensregel een negatief aantal op; plaats uiteraard alleen een vinkje in de kolom Ten laste van klant. Alleen als het aantal in de regel negatief is, is het mogelijk om een vinkje te plaatsen in het veld Ten laste van klant en het vinkje in het veld Onderhoudsverzoek uit te zetten; anders komt Dynamics Empire met een melding.
Dynamics Empire zal nu, bij het aanmaken van een onderhoudsverzoek/huurderfactuur, een totaal door te belasten bedrag berekenen. Als dit bedrag positief is, dan maakt het systeem een verhuurfactuur aan; is het negatief, dan wordt het een verhuurcreditnota.

5.8 Meterstanden

Het is in Dynamics Empire mogelijk om meterstanden van een onbeperkt aantal metersoorten bij te houden.

U stelt als volgt het gebruik van meterstanden in:

Via zijn de drie items te vinden die van toepassing zijn op het gebruik van meterstanden: Metersoorten, Metersjabloon Algemeen en Metersjablonen Cluster/OGE.
In het scherm Metersoorten kunt u een onbeperkt aantal metersoorten opgeven, met code en omschrijving.
Metersjabloon Algemeen betreft een sjabloon met metersoorten die u als basissjabloon voor alle woningen wenst te gebruiken. U kunt ook metersoorten per OGE inrichten. Doet u dit niet, dan zal het systeem metersoorten van Metersjabloon algemeen ophalen bij het opnemen van meterstanden.
U kunt verder in dit sjabloon instellen in welke ruimte de meters voorkomen. Dit om onnodig zoeken tijdens opname te beperken.
Zoals gezegd kunt u ook metersoorten per OGE inrichten, via het scherm Metersjablonen Cluster/OGE: dit betreft een sjabloon die u kunt instellen per OGE. Stelt u niets in, dan zal het systeem bij opname de metersjabloonregels ophalen uit Metersjabloon Algemeen. Voer in dit overzicht eerst een cluster op. De look-up in kolom OGE toont dan slechts de OGE van het betreffende cluster. Voert u geen cluster op, dan toont de look-up alle OGE’s. U kunt tevens de ruimte opgeven waarin de meter zich bevindt en het nummer van de meter. Eventueel kunt u de kleur van de metervloeistof opgeven.
De functie Metersjabloon kopiëren geeft u de mogelijkheid om de instellingen van geselecteerde regels te kopiëren naar andere clusters en eenheden.

U gebruikt als volgt de meterstandsjablonen:

Ga vanuit de eenheidkaart (OG Eenheden ) via Huuropzeggingen naar tabblad Inspectie op de Huurcontractopzeggingkaart.
U kunt via dit scherm de meterstanden van de betreffende opzegging invoeren. Klik daartoe op de link in veld Meterstand(en) aanwezig, waarna het venster Meterstanden verschijnt. Bij het activeren van dit item zullen de voor deze OGE ingestelde meters in de metersjabloon worden ingevoerd, waarna u kunt beginnen met het invullen van de meterstanden. Klik op Nieuw om een regel aan te maken, of kies de knop Lijst bewerken.
Een andere plek waar vandaan u de meterstanden-functionaliteit kunt gebruiken is de eenhedenkaart, via menu-item Meterstanden. U kunt vanuit dit scherm alle meterstanden inzien die voor de betreffende woning zijn opgenomen in het verleden, of nog opgenomen moeten worden. U kunt desgewenst meters toevoegen aan dit overzicht voor een opname die los staat van een huuropzegging.
Verder heeft u mogelijkheden tot kopiëren, aanmaken en doorvoeren van meterstanden.
Het is overigens mogelijk om meerdere meterstanden op dezelfde datum vast te leggen.

6 Huurvast en huurzeker

De mogelijkheid bestaat om over een bepaalde tijd, bijvoorbeeld vijf of tien jaar, een huurvastperiode af te spreken. Dit houdt in dat een huurder over de afgesproken periode een vaste, vooraf bepaalde huursom betaalt. Indien voor huurvast wordt gekozen, dan zullen er binnen de afgesproken periode geen huurprijsaanpassingen worden doorgevoerd.
Bij een huurzekerperiode geldt een vaste afspraak over de hoogte van de jaarlijkse huurverhoging, voor een periode van vijf of tien jaar. Gedurende die tijd wordt er jaarlijks een vast percentage huurverhoging doorgevoerd. Het huurverhogingspercentage dat wordt afgesproken is gebaseerd op de verwachtingen voor de komende jaren. Vallen die in werkelijkheid anders uit, dan heeft dit geen gevolgen voor de huurder.

In principe werkt het aanmaken van een aanbieding voor huurvast en huurzeker op een en dezelfde wijze, maar er zijn wel enkele verschillen; daarom zullen ze hieronder apart worden beschreven.

Allereerst zullen we er echter voor moeten zorgen dat de huurlijn is ingesteld. De huurlijn is een code waarachter een lijst met percentages van te verwachten jaarlijkse huurverhogingen schuilgaat die wordt gebruikt bij de berekening van het huurvast-huurbedrag, waarbij verschillende factoren een rol spelen.

6.1 Huurlijn instellen

U legt als volgt verschillende huurlijnen vast:

Ga via naar Huurlijnen.
In het scherm Huurlijnen kunt u verschillende huurlijnen vastleggen. Hierin geeft u per jaar op wat het verwachte percentage huurverhoging moet zijn (inflatie). Bij bijv. een huurvast van 5 jaar zal er een huurlijn moeten zijn die loopt vanaf de ingangsdatum van het contract, bijv 2007, tot aan 2012.

6.2 Aanbieding huurvast

U maakt als volgt een aanbieding huurvast aan:

Voor huurvast aanmaken van een nieuwe aanbieding, volg de werkwijze zoals beschreven in hoofdstuk 2 Aanbieding verhuur tot aan de acceptatie.
Voor huurvast maken van een bestaande aanbieding, ga via naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op.
Als er voor een eenheid verschillende (verhuur)aanbiedingsvormen worden (of zijn) aangemaakt, zullen er ook verschillende (verhuur)exploitatievormen moeten zijn vastgelegd. Deze kunt u eventueel aanmaken/wijzigen via Exploitatievormen.
Ga op de eenheidkaart naar Clusters. Voeg in het overzicht met Clusters per OG Eenheid, indien nog nodig, een cluster toe dat is aangemerkt als PMC (Clustersoort).
Sluit de schermen met de sluitknop .

Let op! Een vereiste is wel dat voor dit PMC de huurlijn is ingevuld. Ga hiervoor via naar Clusteroverzicht en zoek het juiste cluster op (met clustersoort PMC). Ga naar het tabblad SVB op de clusterkaart en vul hier de huurlijn in: klik op de assistbutton in het veld Huurlijn en kies de juiste.

Sluit uiteindelijk het clusterscherm en ga terug naar de eenheidkaart. De huurlijn staat vervolgens vermeld in het feitenblok SVB.

Ga terug naar het scherm Aanbieding. In de regel van de juiste aanbieding staat de Huurvast/zekerperiode al ingevuld; deze is namelijk gekoppeld aan de verhuurexploitatievorm die is gekozen voor deze eenheid, en is dus in een eerder stadium al opgevoerd. Indien nodig kan dit alsnog gebeuren, via Exploitatievormen .
Geef een ingangsdatum van het huurcontract op en bereken het huurvastbedrag door bovenin tabblad Aanbiedingscontracten te kiezen voor Bereken huurvast.

Toelichting berekening huurprijs: Er wordt in de berekening ook rekening gehouden met de streefhuur die jaarlijks wordt geïndexeerd met het in de huurlijn opgenomen (geraamde) percentage voor de toekomstige jaren. De aanvangshuur wordt vergeleken met de geraamde maximaal redelijke huur voor de periode waarvoor de aanbieding wordt berekend. Als de aanvangshuur al hoger is dan de maximaal redelijke huur, dan wordt deze huur pas op het moment in de toekomst verhoogd als de geraamde maximaal redelijke huur hoger wordt dan de aanvangshuur. Het totaalbedrag van alle berekende toekomstige maandhuren wordt dan vervolgens contant gemaakt.
De eventuele jaarlijkse besparing voor Huurvast kan bij de Exploitatievorm worden vastgelegd.

Als de uitkomst van deze berekening een huurvastprijs oplevert die hoger is dan de maximale huurprijs, zoals deze op het moment van het afsluiten van het huurcontract geldt, wordt de huurprijs vet op de aanbiedingsregel getoond.

Let op! Deze berekening mag slechts eenmaal worden uitgevoerd; bij een tweede keer wordt anders een huurvastbedrag berekend op basis van de reeds eerder berekende vaste huurprijs.

Wanneer het veld Einddatum huurvast muteerbaar is aangevinkt (Empire-instellingen, tabblad Verhuur), dan kan eventueel de berekende einddatum (op basis van de huurvast/huurzeker-periode) worden vervangen door een zelf in te geven datum.

Vul de gegevens op het tabblad Gegadigde van de aanbieding.
Bij de jaarlijkse huurverhoging dient er gekeken te worden naar de velden Huurvast-/-zekerperiode en Huurzekerpercentage (in de regels op tabblad Aanbiedingscontracten). Wanneer het veld Huurvast-/-zekerperiode is ingevuld en het veld Huurzekerpercentage niet, dan is er sprake van een huurvast-situatie en wordt er geen huurverhoging doorgevoerd. Wanneer het veld Huurzekerpercentage wél is ingevuld, is er sprake van een huurzeker-contract en dient dit contract als zodanig geïndexeerd te worden.
Als alle benodigde velden zijn ingevoerd en het huurvast-huurbedrag in de regel is bepaald, dan zal als laatste het acceptatievinkje in de juiste regel moeten worden aangevinkt wanneer de huurder de aanbieding accepteert. Hierna kan op de knop Acceptatie worden gedrukt.
Nadat de vervolgvragen zijn beantwoord, doorloopt het systeem automatisch allerlei verwerkingstrajecten. Het aanbiedingsscherm en de velden daarin zijn niet meer muteerbaar en de aanbieding krijgt de status Geaccepteerd. Deze aanbieding blijft in de historie bestaan.

6.3 Huursprong

In Dynamics Empire bestaat de mogelijkheid om de zogenaamde ‘huursprong’ vast te leggen. Deze huursprong is de ontwikkeling van de huur zoals deze zou hebben plaatsgehad als het geldende contract geen ‘huurvastcontract’ was. Zo is te zien of gedurende de looptijd van het contract sprake is van winst of verlies. Normaliter wordt halverwege de huurvastperiode een omslagpunt bereikt waardoor er ‘derving’ van huur optreedt. Tot die periode is er echter sprake van extra inkomsten, omdat de huurder meer betaalt dan de (reguliere) huur feitelijk op dat moment bedraagt. Onderstaande grafiek geeft weer hoe huurvast en reguliere huur zich tot elkaar verhouden.

Op tabblad Verhuur van de Empire-instellingen staat het veld Registratie huursprong met de volgende mogelijke waarden:

<leeg>: er wordt geen huursprong geregistreerd;

Huursprong: de huursprong wordt geregistreerd, maar er worden geen boekingen uitgevoerd;

Huursprong boeken: de huursprong wordt geregistreerd en het verschil tussen huurvast en huursprongbedrag wordt geboekt op de hiertoe ingestelde rekeningen.

Binnen de Boekingsgroepinstellingen zijn de velden Huursprongrekening en Dekkingsrekening huursprong van toepassing.

Registreren huursprong
Bij het aanmaken van een huurvastovereenkomst (via de functie Bereken huurvast op de betreffende aanbiedregel op tabblad Aanbiedingscontracten) wordt in het scherm Aanbiedingselementoverzicht (bereikbaar via Aanbiedhuur, bovenin tabblad Aanbiedingscontracten op de aanbiedingskaart) het veld Huursprong gevuld met de reguliere kale huur. In onderstaand voorbeeld zou de kale huur bij een reguliere verhuur € 424,46 bedragen. Deze waarde wordt bij het berekenen van huurvast geplaatst in het veld Huursprong. Het veld kan, indien gewenst, handmatig worden aangepast (mits de regel nog niet is geaccepteerd).

Bij doorvoeren van de acceptie wordt, conform de bestaande wijze, een nieuwe contractregel aangemaakt. Op feitenblok Contractinformatie op de eenheidkaart kunt u via de link achter Aantal verhuurcontracten het contractoverzicht weergeven; selecteer de nieuwe contractregel en klik op Elementen. In het nieuwe contract is het veld Huursprong gevuld met de waarde van het gelijknamige veld uit de regel met het 1^e kale huurelement in de aanbieding.

Bij het jaarlijks verhogen van de huur zal Dynamics Empire het huurvastcontract meenemen met de reguliere contracten, met dien verstande dat het eenheidsbedrag van het element zelf niet wordt aangepast, maar dat het huursprongbedrag wordt verhoogd met de in de huurverhoging aangegeven waarde.

Boekingsgang
Bij prolongatie zal Dynamics Empire, afhankelijk van het moment in de huurvastperiode, een positief of negatief bedrag boeken. Geboekt wordt het verschil tussen het kale huurelement (het huurvastbedrag) en de waarde in het veld Huursprong. Nadat 1 juli is verstreken zal door Dynamics Empire op basis van het verhoogde huursprongbedrag worden gerekend. Het verschil zal in dat geval kleiner worden, omdat de huursprong tussen reguliere huur en huurvast kleiner wordt.

Nieuwe contractregels
Als bij de eenheid een nieuwe contractregel wordt aangemaakt voor een andere klant, of het veld Klantnummer is leeg (leegstand), dan zal de nieuwe contractregel worden gebaseerd op de reguliere huur, en het gekozen huurbeleid op de eenheid. Het veld Huursprong wordt in dat geval leeggemaakt.

Als een nieuwe regel wordt aangemaakt voor de bestaande huurder, volgend op de huurvastcontractperiode, zal de netto huur gebaseerd worden op het veld Huursprong, waarna dit veld zelf wordt geleegd. De nieuwe huur wordt dan feitelijk gebaseerd op de netto huur zoals deze zich de afgelopen periode heeft ontwikkeld. Als de einddatum van het contract gelijk valt met de datum huurverhoging (de nieuwe regel gaat in na de huurverhogingsdatum) zal de nieuwe netto huur gebaseerd worden op het bedrag huursprong plus de huurverhoging.

6.4 Aanbieding huurzeker

U maakt als volgt een aanbieding huurzeker aan:

Voor huurzeker aanmaken van een nieuwe aanbieding, volg de werkwijze zoals beschreven in 2 Aanbieding verhuur tot aan de acceptatie.
Voor huurzeker maken van een bestaande aanbieding, ga via naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op.
Klik in de eenhedenlijst op Verhuuraanbieding. Als er voor een eenheid verschillende (verhuur)aanbiedingsvormen worden (of zijn) aangemaakt, zullen er ook verschillende (verhuur)exploitatievormen moeten zijn vastgelegd. Deze kunt u eventueel aanmaken/wijzigen via Exploitatievormen.
In de regel van de juiste aanbieding staat de Huurvast/zekerperiode al ingevuld; deze is namelijk gekoppeld aan de verhuurexploitatievorm die is gekozen voor deze eenheid, en is dus in een eerder stadium al opgevoerd. Indien nodig kan dit alsnog gebeuren, via Exploitatievormen .
Vul een Huurzekerpercentage in. De waarde van dit veld wordt ook vermeld op het contract. De waarde van dit veld is alleen te wijzigen in geval van een nieuwe aanbieding, en dus een nieuw contract.
Bereken nu het huurzekerbedrag door op tabblad Aanbiedingscontracten te klikken op Bereken huurzeker.
Vul de gegevens op het tabblad Gegadigde.
Bij de jaarlijkse huurverhoging dient er gekeken te worden naar de velden Huurvast-/-zekerperiode en Huurzekerpercentage (in de regels op tabblad Aanbiedingscontracten). Wanneer het veld Huurvast-/-zekerperiode is ingevuld en het veld Huurzekerpercentage niet, dan is er sprake van een huurvast-situatie en wordt er geen huurverhoging doorgevoerd. Wanneer het veld Huurzekerpercentage wél is ingevuld, is er sprake van een huurzeker-contract en dient dit contract als zodanig geïndexeerd te worden.
Bij een TWK (terugwerkende kracht)-prolongatie wordt rekening gehouden met het huurzekerpercentage dat in die tijdzone van kracht was.
Als alle benodigde velden zijn ingevoerd en het huurzeker-huurbedrag in de regel is bepaald, dan zal als laatste het acceptatievinkje in de juiste regel moeten worden aangevinkt wanneer de huurder de aanbieding accepteert. Hierna kan op de knop Acceptatie worden gedrukt.
Nadat de vervolgvragen zijn beantwoord, doorloopt het systeem automatisch allerlei verwerkingstrajecten. Het aanbiedingsscherm en de velden daarin zijn niet meer muteerbaar en de aanbieding krijgt de status Geaccepteerd. Deze aanbieding blijft in de historie bestaan.

Enkele belangrijke velden van het scherm Aanbieding staan hieronder toegelicht.

Tab Algemeen
Veld	Omschrijving
Ingangsdatum huurcontract	De datum waarop het huurcontract ingaat. Deze datum wordt ook standaard ingevoerd bij ingangsdatum betaling (meestal zijn deze twee gelijk).
Ingangsdatum betaling	De datum waarop het administratieve contract ingaat. Dit is het contract dat wordt aangemaakt in het systeem, met als ingangsdatum de datum van betaling.
Weigeringscode gegadigde	De reden van weigering van de huurder. Deze tabel moet zelf worden aangemaakt. Indien er een reden wordt geselecteerd dan zal de aanbieding de status ‘Vervallen’ krijgen.
Weigeringscode verhuurder	De reden van weigering van de verhuurder. Deze tabel moet zelf worden aangemaakt. Indien er een reden wordt geselecteerd dan zal de aanbieding de status ‘Vervallen’ krijgen.

(dataregels)
Veld	Omschrijving
Huurvast/zeker-periode	De datumformule waarmee het aantal jaren wordt opgegeven voor de huurvast/zeker-periode.
Huurzeker-percentage	Het percentage waarmee jaarlijks de huur wordt verhoogd. Dit is gebaseerd op de verwachtingen voor de komende jaren. Vallen die in werkelijkheid anders uit, dan heeft dit geen gevolgen voor de huurder.

Merk op dat de aanbieding niet in één keer volledig hoeft te worden ingevoerd, maar tussentijds kan worden afgesloten en later weer kan worden opgepakt.

7 Tussentijdse huurprijsaanpassing

Het kan voorkomen dat tussentijds, dus los van de jaarlijkse huurverhoging, de huurprijs moet worden aangepast. Dit kan handmatig of batchgewijs worden gedaan.

U past als volgt een huurprijs tussentijds handmatig aan:

Ga via naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op.
Klik op Verhuurcontracten.
In het scherm Contractoverzicht moet een nieuw contract worden aangemaakt; klik op Nieuw en vul de nodige gegevens in.
Klik hierna op Elementen.
Pas in het scherm Elementen de desbetreffende elementen aan, of voeg elementen toe door een nieuwe elementregel aan te maken. Klik uiteindelijk op OK.

U past als volgt een huurprijs tussentijds aan m.b.v. een batch:

Ga via naar de taak Tussentijdse huuraanpassingen.
Vul de benodigde filters juist in en vul de velden op tabblad Opties.
Klik uiteindelijk op OK.

8 Toekomstige huurmutaties

Het is mogelijk om contractmutaties vast te leggen die in de toekomst plaats zullen gaan vinden. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld worden toegepast als er sprake is van een tijdelijke huurkorting, al of niet afbouwend in verschillende tijdvakken. Huurkorting kan een gevolg zijn van huurgewenning of tijdelijke huisvesting in verband met calamiteiten als brand of de renovatie van een ruilwoning.
Een ander mogelijk scenario is een individuele huuraanpassing als gevolg van een geriefsverbetering.
Deze functionaliteit biedt ook een oplossing voor het overgaan naar een regulier huurcontract na afloop van de huurvastperiode.

8.1 Vastleggen en verwerken

Toekomstige huurcontractmutaties kunnen zowel vanaf de klant- als de eenheidkaart worden opgevoerd.

U legt als volgt een toekomstige huurmutatie vanaf de klantkaart vast:

Ga via naar Klanten en vervolgens naar menu-item Toekomstige huurmutaties.
Klik op de knop Nieuw om een nieuwe huurmutatie in te voeren. Als de huurder slechts één eenheid huurt wordt automatisch bij het aanklikken van het veld Eenheidnr. de juiste eenheid ingevuld.
Verder geeft u de Ingangsdatum, Omschrijving, Elementnr. en Mutatiebedrag óf Mutatiepercentage in; laatstgenoemde twee velden gelijktijdig invoeren is niet mogelijk.
Als u kiest voor Element verwijderen mogen de velden Mutatiepercentage en Mutatiebedrag niet gevuld zijn.
Via de knop Controle kunt u controleren of het doorvoeren van de betreffende huurmutatie tot problemen zou kunnen leiden. Is dat het geval, dan wordt de Status op Niet verwerkbaar gezet en verschijnt in het veld Foutmelding de reden voor het probleem. Als u bijvoorbeeld een huurmutatieregel aanmaakt en u vult een elementnummer in dat nog niet in het contract voorkomt, en vervolgens geeft u een percentage in, dan geeft Dynamics Empire na een klik op de knop Controle de volgende melding: ‘Element 101 moet aanwezig zijn bij het voorgaande contract als er een mutatie is op basis van een percentage.’
Zijn er geen problemen, dat wordt de status op Compleet gezet.
Klik nu op Verwerken. Als een en ander door het systeem is geaccepteerd staat de status op Verwerkt en is de nieuwe contractregel met de voorgestelde mutatie doorgevoerd op het contract.

Als tijdens controleren blijkt dat er sprake zou zijn van een TWK-mutatie, dan wordt u hierop gewezen. Er wordt in dat geval geen nieuwe contractregel aangemaakt, omdat er geen sprake is van een ‘toekomstige mutatie’. In die gevallen moet de correctie rechtstreeks in het contract worden uitgevoerd.

Overigens kunt u via Status ‘Vervallen’ de status wijzigen als daartoe aanleiding is. Mocht u de status terug willen zetten, bijvoorbeeld omdat deze per ongeluk op ‘vervallen’ is gezet, dan is ook daar een item voor: Status ‘Vervallen’ terugdraaien. Het systeem grijpt dan terug op de voorgaande status.

Een record met status Verwerkt kan niet op deze manier op Vervallen worden gezet, tenzij het betreffende contract niet meer bestaat.

8.2 Overzicht toekomstige huurmutaties

Via Toekomstige huurmutaties vindt u een overzicht van alle toekomstige huurmutaties en de bijbehorende statussen. Hier kunt u meerdere mutatieregels selecteren en ineens controleren of verwerken.

Verwerkte records kunt u niet laten vervallen zonder dat het betreffende record in het contract is verwijderd. Als u zonder verwijderen van de nieuwe contractregel zou kiezen voor de functie Status vervallen zal er geen wijziging in het record optreden.

Andersom zal bij het verwijderen van een nieuwe contractregel, die het gevolg is van een toekomstige huurmutatie, het Contractvolgnr. op 0 worden gezet in het toekomstige huurmutatierecord, zodat deze wel op Vervallen kan worden gezet.

9 Werking inkomenshistorie

Ter ondersteuning van het proefproject 'Huur op Maat' is het mogelijk gemaakt om de inkomenshistorie van een huishouden vast te leggen.

9.1 Instellen Huur-op-maat-inkomenshistorie

U stelt als volgt de instellingen voor de Huur-op-maat-inkomenshistorie in:

Ga via naar Marketinginstellingen.
Kies op het verschenen scherm voor tabblad Synchronisatie. Vul het veld Inkomenshistorie met de door u gewenste optie (Geen, Handmatig, Automatisch). Stel daarnaast, om gebruik te kunnen maken van de functie 'Historieregel aanmaken', het veld Huishoudengegevens bepalen obv. in op Rollen.

9.2 Inkomen bepalen via Rollen

Het inkomen wordt bepaald op basis van de instellingen bij de Rollen.

U stelt als volgt de rollen in:

Ga via naar Rollen.
Plaats een vinkje in de kolom Gebruik voor tellingen om te bepalen dat een rol meetelt. In de kolom Leeftijdsgrens (…) bepaalt u de leeftijd vanaf wanneer een rol meetelt voor de inkomensberekening.

Indien gewenst kan bij de rol in het huishouden op individueel recordniveau van de leeftijd worden afgeweken.

9.3 Inkomenshistorie persoon

Het huishoudinkomen wordt bepaald op basis van de onderliggende persoonskaarten.

U voert als volgt het inkomen van een persoon in:

Ga naar Contacten en ga naar de juiste kaart (met als Soort ‘Persoon’).
Voer in het veld Inkomen op tabblad Personalia het persoonlijk inkomen in. Er wordt een record aangemaakt in de inkomenshistorie van de persoon. Dit record kunt u raadplegen door op de assist-editknop in het veld Inkomen te klikken; het form Inkomenshistorie persoon wordt dan geopend.
U ziet nu de invoerdatum en het ingevoerde inkomen. Voer in de velden Toetsingsinkomen en Getoetst op het gecontroleerde inkomen en de datum waarop dit heeft plaatsgevonden in. De datumvelden in het record kunnen worden gewijzigd. Hierdoor is vastlegging met terugwerkende kracht mogelijk, wat voor de peildatum nodig is.

9.4 Inkomenshistorie huishouden

Vervolgens kan het toetsingsinkomen van het huishouden worden vastgelegd.

U legt als volgt het toetsingsinkomen van het huishouden vast:

Ga naar Contacten en zoek de juiste kaart op (met als soort ‘Huishouden/Bedrijf’).
Kies voor Huishouden- / bedrijfsgegevens en klik in het veld Inkomen op de assist-editknop. Hiermee wordt de Inkomenshistorie huishouden geopend.
Klik op Historieregel aanmaken. Er wordt vervolgens om een peildatum gevraagd. Met deze datum wordt bepaald welke (getoetste) inkomenbedragregels voor het samenstellen van het huishoudinkomen worden gebruikt. Indien u hier bijvoorbeeld 01-01-08 invoert, zullen de op of na deze datum ingegeven records worden gebruikt voor het samenstellen van het huishoudinkomen. Indien u meer dan één keer per dag deze functie met dezelfde peildatum uitvoert, wordt door het systeem gekeken of er een wijziging in het inkomen heeft plaatsgehad. Als dit niet het geval is, wordt er geen nieuwe regel aangemaakt.

9.5 Inkomenshistorieregels genereren

U kunt met behulp van een report inkomenshistorieregels genereren in bulk. Dit kan bij Personen, Huishoudens of beide.

U genereert als volgt de inkomenshistorieregels bij Personen:

Selecteer Bijwerken inkomenshistorie ; kies voor tabblad Opties.
Vink het veld Inkomenshistorie personen bijwerken aan en voer de datum van inkomenswijziging in bij het gelijknamige veld. Deze datum is verplicht; als deze datum leeg is, wordt de uitvoering afgebroken. Een record met deze datum en het inkomen dat op de contactkaart staat, wordt dan in de inkomenshistorie aangemaakt. Optioneel is Getoetst op. Als hier iets wordt ingevuld, wordt in het record tevens het veld gevuld. Bovendien wordt dan het veld Toetsingsinkomen ook gevuld met het inkomen van de Contactkaart. In Getoetst door komt vervolgens de USERID van de gebruiker die het report heeft opgestart.

Het kan voorkomen dat u dit report draait met een datum van bijv. 01/12/08 waar bij bepaalde personen al een inkomenswijziging is gedaan, met in de historie een datum in 2009. Of u draait met een datum van 1/1/09 en er bestaan al records van 1/1/9 bij bepaalde personen. U kunt kiezen welke actie in deze situatie moet worden ondernomen:

1. Contact overslaan: de persoonshistorie van dit contact wordt niet bijgewerkt. Er wordt verder geen verslag gedaan van welke Contacten wel bijgewerkt zijn en welke niet.
2. Records verwijderen: Alle persoonshistorierecords met een datum gelijk aan of later dan de in het report opgegeven Datum inkomenswijziging worden bij het Contact verwijderd en er wordt een nieuw record aangemaakt voor die Datum inkomenswijziging.

U genereert als volgt inkomenshistorieregels bij Huishoudens:

Vink het veld Inkomenshistorie huishoudens bijwerken aan en voer een peildatum in; dit is verplicht. Als Peildatum leeg blijft, wordt het proces afgebroken. De functionaliteit van Historieregel aanmaken wordt nu uitgevoerd voor elk huishouden in het filter met de opgegeven peildatum.

Als zowel Inkomenshistorie personen bijwerken als Inkomenshistorie huishoudens bijwerken worden aangevinkt, is het belangrijk dat de nieuwe records voor de huishoudens gebaseerd zijn op de nieuw aangemaakte records voor de personen. Daarom worden eerst de persoonskaarten bijgewerkt om vervolgens in een tweede fase de huishoudenkaarten bij te werken. Dit is ook de reden waarom, in geval van een foutsituatie in het gedeelte Persoonskaarten, het gedeelte Huishoudens niet wordt uitgevoerd.
Aan het eind van het report volgt een boodschap waarin wordt vermeld wat is afgebroken en/of uitgevoerd.

10 Verhuurelementsjablonen

Verhuurelementsjablonen dienen als richtlijn en hulp voor de verhuurmakelaar bij het aanmaken van contracten en/of aanbiedingen.
Elementen zijn de blokken waaruit een huurcontract is opgebouwd, en die onder andere gebruikt worden om kostenposten te definiëren. Dit kunnen eenheden zijn, maar ook SV-elementen. Zo bestaat de post Servicekosten uit een hele reeks elementen, zoals schoonmaak lift, deurtelefoon, cv-onderhoud, ontstoppen riool, belastingen, stoffering enzovoorts.
Een verhuurelementsjabloon is een gedefinieerde verzameling elementen die op een eenheid of cluster toegepast of gebruikt mag worden bij het aanmaken van nieuwe contracten. Elementsjablonen werken uitsluitend en niet andersom. Dit houdt in dat als er op cluster- en/of woningniveau een elementsjabloon gedefinieerd is, alleen deze elementen gebruikt mogen worden bij het aanmaken van nieuwe contracten voor woningen waarop de sjabloon van toepassing is. Zie ook de handleiding Wonen Basis en instellingen voor informatie over het instellen van verhuurelementsjablonen.

Wanneer er geen elementsjablonen gedefinieerd zijn voor clusters en/of woningen werkt Dynamics Empire altijd met de totale lijst van elementen voor wat betreft het aanmaken van contracten.

Elementen zijn te definiëren via Elementen .

Onderstaande tabel toont de betekenis van de belangrijkste velden.

Veld	Omschrijving
Nr.	Dit is het identificerende nummer van het element.
Omschrijving	Dit veld bevat de omschrijving van het element.
Verkorte omschrijving	Hier staat een verkorte omschrijving van het element genoteerd.
Soort	Dit veld laat zien of het een element betreft, een begintotaal of een eindtotaal.
Samentelling	Hiermee stelt u in welke elementen onderdeel uitmaken van een samentelling van een begin- of eindtotaal.
Aantal	Hiermee geeft u aan hoeveel van een element er in het sjabloon zitten. Standaard is dit 1.
Op huurverhoging afdrukken	Hiermee wordt aangegeven welke elementen op de huurverhogingsbrief (report) worden afgedrukt.
Eenheid	In dit veld kunt u aangeven wat de eenheid van een element is, bijv. Stuks, m2, m3. Over het algemeen wordt dit veld leeggelaten.
Eenheidprijs	Dit is de prijs van het element. Bij de meeste element is dit standaard 0,00 omdat dit wordt bepaald aan de hand van bijv. een verhuuraanbieding. Voor zaken die wel een vast bedrag hebben (bijv. waarborgsommen of administratiekosten) kan dit hier worden ingevuld.
Bedrag	Dit is de som van de eenheid x de eenheidsprijs excl. BTW.
Bedrag incl. BTW	Dit is het bedrag inclusief BTW.
Eenheidsprijs na huurverhoging	Deze eenheidsprijs geeft aan wat de prijs wordt als er een huurverhoging wordt uitgevoerd. Dit zal overigens in het elementensjabloon meestal niet worden gevuld.
Bedrag na huurverhoging	Het bedrag na huurverhoging geeft aan wat het bedrag wordt als er een huurverhoging wordt uitgevoerd. Dit zal overigens in het elementensjabloon meestal niet worden gevuld, maar zichtbaar zijn op de contractregels.
Productboekingsgroep	Dit geeft de sturing aan naar het grootboek door middel van productboekingsgroepen.
BTW-productboekingsgroep	Dit geeft de sturing aan naar het grootboek voor de BTW op de elementen.
Elementsoort	Dit bepaalt de soort van het element. Er is een aantal standaard elementsoorten beschikbaar die ieder hun eigen functie hebben in diverse processen. Voorbeeld: de elementsoorten Service, Verbruik en Water zijn bepalend voor de afrekening servicekosten.
Verrekenbaar	Deze indicatie heeft voor de afrekening geen functie; deze dient alleen om bijvoorbeeld in een WordLinkbrief aan te geven welke elementen afrekenbaar zijn.
Component	Dit geeft aan of het element een G/D (goederen en diensten) -element is of een serviceabonnement. Dit is sturend voor de instellingen van reparatieverzoeken.
Eenmalig	Dit geeft aan of het element een eenmalig element is. Voorbeeld: waarborgsom of administratiekosten die bij het afsluiten van een contract eenmalig in rekening worden gebracht.
Administratie	Met dit veld wordt het element Administratiekosten gekenmerkt als standaard element voor de administratiekosten (eenmalig).
Diversen	Dit kenmerk wordt met name toegepast bij niet-verrekenbare elementen.
Vast	Dit geeft aan of het element bestaat uit een vast bedrag. Het bedrag zelf wordt ingesteld op het veld Eenheidsprijs.
Afdrukken	Dit vinkje wordt overgenomen op de elementregel en bepaalt of het element afgedrukt dient te worden op externe documentatie (o.a. verhuurfacturen).
Teller bepalen	Dit veld kan worden gebruikt bij de afrekening servicekosten. Dit zal echter nooit worden ingesteld op het algemene elementsjabloon maar hooguit op een cluster- of eenheidsjabloon. In en bij de afrekening servicekosten worden de parameters bepaald op servicekostencluster-niveau.
% Administratiekosten S&V	Dit veld kan worden gebruikt bij de afrekening servicekosten. Dit zal echter nooit worden ingesteld op het algemene elementsjabloon maar hooguit op een cluster- of eenheidsjabloon. In en bij de afrekening servicekosten worden de parameters bepaalt op servicekostencluster-niveau.
Noemer	Dit veld kan worden gebruikt bij de afrekening servicekosten. Dit zal echter nooit worden ingesteld op het algemene elementsjabloon maar hooguit op een cluster- of eenheidsjabloon. In en bij de afrekening servicekosten worden de parameters bepaalt op servicekostencluster-niveau.
Noemer berekend	Dit veld kan worden gebruikt bij de afrekening servicekosten. Dit zal echter nooit worden ingesteld op het algemene elementsjabloon maar hooguit op een cluster- of eenheidsjabloon. In en bij de afrekening servicekosten worden de parameters bepaalt op servicekostencluster-niveau.
Niet bij leegstandscontracten	Dit geeft aan dat bij een leegstandscontract dit element moet komen te vervallen. Als huurders bijv. een keuze hebben om een serviceabonnement af te sluiten en de indicatie staat 'aan', dan wordt dit element bij een huuropzegging of het aanmaken van een leegstandscontractregel niet meegenomen uit de vorige contractregel.
Cluster Code	In dit veld kan de Global dimensie 1 gekoppeld worden als standaard dimensie aan een element.
Afdeling Code	In dit veld kan de Global dimensie 2 gekoppeld worden als standaard dimensie aan een element.

10.1 Handmatig of met behulp van aanbiedingen

Als u hebt gekozen om met elementsjablonen te werken zullen deze bij het aanmaken van nieuwe contracten óf handmatig óf met behulp van aanbiedingen worden toegepast zoals hieronder beschreven.

Ga eerst naar Elementen .

Is er een elementsjabloon voor de eenheid op eenheidsniveau gedefinieerd? Dan zal het nieuwe contract de elementen van de gedefinieerde sjabloon overnemen. De gebruiker kan nu ook alleen kiezen uit elementen in deze sjabloon en niet uit alle elementen.

Is er een elementsjabloon voor de eenheid op clusterniveau gedefinieerd? Dan zal het nieuwe contract de elementen van de gedefinieerde sjabloon overnemen. De gebruiker kan nu ook alleen kiezen uit elementen in deze sjabloon en niet uit alle elementen.
Als er geen elementsjablonen voor de eenheid zijn gedefinieerd blijft de oude situatie van kracht: de gebruiker mag elementen uit de totale lijst van elementen selecteren.

Let wel! Als er een elementsjabloon aanwezig is en er wordt een nieuw contract aangemaakt voor dezelfde huurder, dan zal het vorige contract worden overgenomen. De gebruiker kan echter alleen maar elementen kiezen uit een lijst van elementen overeenkomend met de sjabloon, en niet uit de algemene lijst.

10.2 Leegstandscontracten

Bepaalde huurelementen zijn niet van toepassing op leegstandscontracten (een contract om de periode van leegstand te overbruggen). U kunt bepalen welke elementen moeten worden uitgesloten van het leegstandscontract.

U sluit als volgt elementen uit van een leegstandscontract:

Navigeer naar Elementen . Het gelijknamige scherm verschijnt.
Selecteer het element dat u wilt uitsluiten van het leegstandcontract, zoek het veld Niet bij leegstandcontracten en zet hierin een vinkje.

Dit element wordt niet in een leegstandcontract opgenomen en automatisch uit het contract verwijderd bij een huuropzegging. Als dit veld is aangevinkt, wordt eerst gecontroleerd of het element al in een nieuw leegstandcontract aanwezig is en zal dan eerst door de gebruiker moeten worden hersteld.

10.3 Indexeren van elementsjablonen

Omdat verhuurelementsjablonen naar alle waarschijnlijkheid ook jaarlijks verhoogd dienen te worden naar aanleiding van de jaarlijkse huurverhoging, en de te voeren huurprijzen dus jaarlijks wijzigen, is het ook mogelijk om gemaakte verhuurelementsjablonen te indexeren. Als er gebruik wordt gemaakt van bedragen in de sjablonen is het natuurlijk handig om de bedragen in alle gemaakte sjablonen aan te passen na bijvoorbeeld een huurverhoging.

U indexeert als volgt elementsjablonen:

Kies voor Elementen .
Kies voor menu-optie Elementsjabloon indexeren.
Op tabblad Filter geeft u aan welke elementsjablonen geïndexeerd moeten worden.
Op tabblad Opties wordt een batch geselecteerd. De geselecteerde batch werkt net zoals batches bij een jaarlijkse huurverhoging. (Zie handleiding Wonen jaarlijkse huurverhoging voor verdere uitleg betreffende het aanmaken van batches.)
Door op OK te klikken worden in plaats van contracten elementsjablonen geïndexeerd. Met behulp van indexering van elementsjablonen kunnen elementen die in sjablonen aanwezig zijn ook verwijderd worden als deze niet meer van toepassing zijn. Kies dan in de batch in het veld Verhogingssoort voor Vervalt op de regel van het betreffende element. Het gevolg hiervan is dat de element niet meer in de sjabloon voorkomt.

Meerdere sjablonen kunnen tegelijk geïndexeerd worden.

Let op! Als een eenheid is opgenomen in Woonruimtebemiddeling kunnen de elementen die deel uitmaken van de nettohuur niet zonder meer worden toegevoegd of gewijzigd. Hiervoor dient een gebruiker permissie te hebben (Gebruikersinstellingen , menu-item Kaart, tabblad Overig, veld Netto huur verhuuraanbieding wijzigen na opname in Woonruimtebemiddeling).

11 Elementbeheer

Let op! De module Elementbeheer kan alleen worden gebruikt als geen gebruik wordt gemaakt van Elementsjablonen.

Het is mogelijk om, per eenheid of per cluster, in te stellen welke actie Dynamics Empire moet uitvoeren op het moment van doorvoeren van een huurmutatie. Zodra er een leegstandscontract of een nieuw contract voor een nieuwe huurder wordt opgevoerd, zal het systeem aan de hand van de instellingen in het scherm Huurmutatiesjabloon automatisch elementen toevoegen en/of verwijderen. Hierbij heeft het huurmutatiesjabloon op het niveau van de eenheid altijd de prioriteit: als er op eenheidniveau een sjabloon wordt gevonden zal een huurmutatiesjabloon op clusterniveau worden genegeerd. Hierdoor is het mogelijk om standaardmutaties op clusterniveau in te stellen en daarvan per eenheid af te wijken.

Het is van belang dat het beoogde cluster allereerst is geselecteerd in het scherm Empire-instellingen , tabblad Verhuur, in veld Clustersoort t.b.v. verhuurelement. Zodra dit is geselecteerd, is in het scherm Cluster (Clusteroverzicht ) het Huurmutatiesjabloon op te roepen via Cluster. Bij het scherm Eenheid is dat hetzelfde.

U stelt als volgt acties vast in het scherm Huurmutatiesjabloon (per element van het betreffende cluster):

Kies op de clusterkaart voor Huurmutatiesjabloon. Als in het veld Elementnr. op tabblad Algemeen een elementnummer wordt ingegeven, kan vervolgens op regelniveau op tabbladen Automatische toevoegingen en/of Automatische verwijderingen worden ingesteld welke elementen daaraan zijn gekoppeld (vergezeld van een Ingangsdatum eenheidsprijs en die Eenheidsprijs; zo kunt u per cluster/eenheid een apart bedrag meegeven).

Vervolgens kan in het veld Soort mutatie worden gekozen voor Toevoegen, Verwijderen en Toev. (Verw. Gekoppeld).

Als wordt gekozen voor Toevoegen, dan zal Dynamics Empire - bij het aan het nieuwe contract toevoegen van het in de kop ingestelde element - de op regelniveau ingestelde elementen automatisch toevoegen dan wel verwijderen. Bij de optie Verwijderen zal het systeem hetzelfde doen als het ingestelde element uit het nieuwe contract wordt verwijderd. De optie Toev. Verw. Gekoppeld geldt voor beide situaties; als het op kopniveau ingestelde element wordt toegevoegd zullen de elementen die op regelniveau staan ingesteld automatisch worden toegevoegd dan wel verwijderd. Wordt dit element verwijderd, dan wordt de omgekeerde handeling uitgevoerd. Met deze laatste optie wordt voorkomen dat er, zowel een elementsjabloon voor het toevoegen, als het verwijderen van hetzelfde element moet worden aangemaakt.

In het optieveld Proces kan worden gekozen uit de waarden <leeg>, Handmatig, Aanbieding of Beide. Met deze instelling kan worden bepaald dat de uit te voeren handeling door Dynamics Empire moet worden uitgevoerd bij het handmatig toevoegen van een huurcontract, bijvoorbeeld een leegstandscontract bij een opzegging, bij het muteren van een element in een verhuuraanbieding of in beide gevallen.

Voor alle elementen van het betreffende cluster:
Als in de kop van bovenstaand scherm het veld Element leeg wordt gelaten dan zal de op regelniveau ingestelde actie altijd worden uitgevoerd. Hiermee kan worden geregeld dat bepaalde elementen bij een opzegging of aanbieding altijd automatisch aan het huurcontract worden toegevoegd, dan wel worden verwijderd. In dat geval moet het veld Proces leeg worden gelaten.

12 Wijziging tenaamstelling

Het wijzigen van de tenaamstelling van een verhuurcontract kan, afhankelijk van de oorzaak, op een aantal manieren.

12.1 Wijzigen tenaamstelling door naamswijziging

Wanneer door een naamswijziging de tenaamstelling verandert, wijzigt er financieel-administratief niets. Het is dan voldoende om van het contact (op de contactkaart) de naam te wijzigen. Deze wijziging wordt dan vanzelf ook doorgevoerd bij de huurder(/klant)gegevens van dit contact.

U wijzigt als volgt een tenaamstelling door naamswijziging:

Ga via naar Contacten en zoek de juiste kaart op.
Wijzig de naam en eventueel het geslacht, de burgerlijke staat, het sofi-nummer, de geboortedatum en/of de aanhef (op tabblad Algemeen en via menu-item Persoonlijke gegevens.
Sluit dit venster en beantwoordt eventueel de vraag of u de wijziging wil doorvoeren. De aangebrachte wijzigingen zullen nu automatisch ook bij de huurder zijn doorgevoerd.

12.2 Wijzigen tenaamstelling door het aanmaken van een nieuw contract

In geval van een nieuw contract zal ook administratief en financieel het een en ander veranderen. Hierdoor is het noodzakelijk om een nieuwe huurder aan te maken en deze aan het contract te koppelen. Het kan voorkomen dat, afhankelijk van de ingangsdatum van het nieuwe contract, er een terugwerkendekracht-prolongatie (TWK) moet worden uitgevoerd.

Let op! De ingangsdatum van een dergelijk nieuw contract kan dan gelijk zijn aan de ingangsdatum in een van de eerdere contractregels; dit is afhankelijk van de woonduur die aan het contract hangt. Wijzigt slechts de tenaamstelling van een contract, dan is de ingangsdatum van dat specifieke contract namelijk nog steeds dezelfde en dient als zodanig te worden vermeld.

Ga via naar OG Eenheden en selecteer de desbetreffende eenheid.
Ga naar Verhuurcontracten.
Klik op de knop Nieuw om een nieuw contract aan te maken. Selecteer hierbij de huurder die nu op het contract moet komen en geef de juiste ingangsdatum in.
Afhankelijk van de ingangsdatum zal er eventueel een TWK-prolongatie moeten worden gedraaid (zie hiervoor handleiding Wonen Incasso, hoofdstuk Prolongatie).
Let bij het aanmaken van een TWK-contract ook op eventuele tussentijdse contractaanpassingen, bijvoorbeeld als gevolg van huurverhoging.

13 Mutatieproces

Van het scherm Mutatieproces bestaan twee versies: de oude versie en de nieuwe. Vooralsnog bestaan de twee naast elkaar.

Voordat we de twee verschillende vormen bespreken, geven we eerst aan hoe u voor één van de twee kunt kiezen. Ga hiervoor naar Initialiseren mutatieproces . U kunt de Opzeggingen, Verhuur-, Verkoop- en Terugkoopaanbiedingen schonen tot een datum die u kunt opgeven in het veld Verwerken tot. Deze processen worden op afgehandeld gezet, zodat ze niet meer in het Mutatieproces getoond worden.
Bij Mutatieproces o.b.v. kiest u voor Alle mutaties (nieuwe versie van het mutatieproces) of Opzeggingen (oude versie van het mutatieproces).

13.1 Oude versie

In het scherm Mutatieproces worden de lopende huuropzeggingen centraal gepresenteerd, waarbij ook wordt getoond welke acties in het proces nog moeten plaatsvinden. Vervolgens kunnen deze acties vanuit dit centrale scherm worden uitgevoerd, in plaats van daarvoor het scherm van de desbetreffende OG-Eenheid te moeten opzoeken.

U raadpleegt als volgt het scherm Mutatieproces (Oude versie):

Kies via voor Huuropzeggingen.

Het overzichtsscherm wordt gesorteerd weergegeven op de ontvangstdatum van de huuropzegging. Kies een eenheid waarvan u de gegevens wilt bekijken en/of muteren en kies voor de knop Huurmutatie.
Vanaf de verschillende tabbladen op het getoonde scherm kunt u, eventueel in combinatie met de menu-items, de nog te ondernemen acties bekijken en ook uitvoeren.

13.2 Nieuwe versie

Het mutatieoverzicht toont een overzicht van de OGE’s die zich in het mutatieproces bevinden en een aantal daarbij behorende algemene en specifieke Opzeggings-, Terugkoop-, Verhuur- en/of Verkoopgegevens.

U raadpleegt als volgt het scherm Mutatieproces:

Ga naar de lijst Mutatieproces .
Als eerste kolom van het mutatieoverzicht wordt de herkomst van de mutatie getoond in het veld Bronsoort: Opzegging, Terugkoop of Aanbieding. Daarnaast worden het OGE-nummer, adres, postcode en plaats getoond.

Het voert te ver om hier alle tabbladen en velden toe te lichten. Loop alle opties door, en kijk ook naar de mogelijkheden in het menu.

Een aanbieding die wordt gedaan voor een OG Eenheid waar al een mutatie voor aanwezig is vanuit de opzegging, leidt niet tot een nieuwe mutatie, maar wordt als het ware toegevoegd aan de al bestaande mutatie.

Zoals gezegd aan het begin van dit hoofdstuk geldt voor de nieuwe versie dat het veld Mutatieproces obv in de Empire-instellingen staat op Alle mutaties. Bij het aanmaken van een Verhuur- of Verkoopaanbieding wordt er in dat geval een mutatieprocesrecord aangemaakt. Bij het aanmaken van een verhuur- of verkoopaanbieding voor een eenheid waarvoor geen lopende opzegging of terugkoopaanbieding wordt gevonden zal het mutatieprocesrecord de bronsoort In exploitatiename krijgen. Bij het accepteren van de verhuuraanbieding of het boeken van de verkoopfactuur zal het mutatieprocesrecord automatisch de status Afgehandeld krijgen.

14 Woningwaardering

De staat van de woning wordt vastgesteld aan de hand van een puntentellingsysteem; voor een aantal wettelijk vastgestelde items kunnen punten worden verkregen. De punten die aan een eenheid worden toegekend zijn bepalend voor de maximale huurprijzen die elk jaar door het VROM wordt bepaald. Deze wettelijke regelgeving wordt ook binnen Dynamics Empire gehanteerd.

Per 1 oktober 2015 geldt de gewijzigde woningwaardering. Hiertoe zijn in Dynamics Empire ten opzichte van voorgaande releases de nodige wijzigingen doorgevoerd. Indien een record wordt aangemaakt met als ingangsdatum 1 oktober 2015 of later, zullen door Dynamics Empire de velden met betrekking tot hinderlijke situaties, kwaliteitspunten woonomgeving en schaarstegebied worden geschoond. Deze punten zijn vervallen en worden vervangen door het opnemen van de WOZ-waarde in de woningwaarderingsberekening.

Per 1 oktober 2016 zijn wederom enkele wijzigingen doorgevoerd. Als een record wordt aangemaakt met als ingangsdatum 1 oktober 2016 of later, wordt het mogelijk om een aantal nieuwe velden in te geven: COROP-gebiedscode, Hoogniveaurenovatie en Punten renovatie-investering) en is de berekening gewijzigd van de puntentoekenning die bij zorgwoningen wordt toegepast.

14.1 Puntentelling

Voor het berekenen van de punten gelden vanaf 1 oktober 2015 de volgende rubrieken:

Oppervlakte van vertrekken
Oppervlakte van overige ruimten
Verwarming
Energieprestatie
Keuken
Sanitair
Woonvoorzieningen voor gehandicapten
Privé-buitenruimten
Punten voor de WOZ-waarde
Bijzondere voorzieningen
Beschermd monument

Rubrieken 9 (Woonvorm), 10 (Woonomgeving), 11 (Hinderlijke situaties) en 13 (Waardering woning in schaarstegebied) zijn komen te vervallen; een nieuwe rubriek is 9 (Punten voor de WOZ-waarde).

Voor het berekenen van de punten op basis van de WOZ-waarde wordt de volgende berekening toegepast:

Totale WOZ-waarde = (WOZ-waarde / 7.900) + ((WOZ-waarde / totaaloppervlak) / 122)

De uitkomst wordt afgerond op hele punten. Als de WOZ-waarde van de OG-eenheid lager is dan € 40.000,- wordt € 40.000,- als bedrag toegepast in de formule als WOZ-waarde.
Is een woning opgeleverd in het kalenderjaar 2015, 2016, 2017, 2018 of 2019, en is het totaal aantal punten na saldering van de punten van de onderdelen 1 tot en met 8, 12 en 14, meer dan of gelijk aan 110, dan worden minimaal 40 punten toegekend. Dit geldt vanaf 1 oktober 2016 ook voor OG Eenheden waarbij het veld Hoogniveaurenovatie is aangevinkt (tabblad WOZ-waardering en Zorgwoning op de Woningwaarderingkaart, op te roepen via Woningwaardering op de eenheidkaart). Als renovatie niet heeft geleid tot hoogniveaurenovatie, dan kan in het veld Punten renovatie-investering het aantal punten worden ingegeven waar men conform de beschreven regels recht op heeft. In de nieuwe berekening van de toeslag bij zorgwoningen wordt o.a. ook de puntentoekenning in het geval van overige renovaties meegenomen.

Voor kleine nieuwbouwwoningen (< 40 m2), gebouwd in de jaren 2018 tot en met 2022 en gelegen in de COROP-gebieden Utrecht en Groot-Amsterdam, geldt de volgende formule:

Totale WOZ-waarde = (WOZ-waarde / 7.900) + ((WOZ-waarde / totaaloppervlak) / 51)

De bedragen in bovenstaande formules (€7.900, €122 en €51) kunnen jaarlijks door het ministerie worden aangepast. De benodigde COROP-gebieden worden automatisch aangemaakt bij het oproepen van het keuzescherm.

Let op! Bij het afsluiten van de woningwaarderingskaart wordt onder bepaalde omstandigheden het puntentotaal herrekend. Indien een gebruiker alleen leesrechten heeft op de woningwaarderingstabel volgt een foutmelding. De oplossing is om deze gebruikers indirecte wijzigrechten te geven op tabel 11024015, in combinatie met deze aangepaste versie van de woningwaarderingskaart. U kunt hiervoor terecht bij uw applicatiebeheerder.

14.2 Woningwaardering vastleggen

U stelt als volgt de waardering van een woning vast:

Ga via naar OG Eenheden en zoek de juiste eenheid op.
Klik op Woningwaardering. Het puntenscherm komt standaard met waarden voor de laatst ingevoerde datum, of met een leeg scherm als de punten nog niet zijn ingevoerd. Door invulling van de verschillende velden kan het totale puntenaantal worden berekend.
Op tabblad WOZ-waardering en Zorgwoning worden twee WOZ-waarden getoond:
- De WOZ-waarde uit WOZ-gegevens (niet wijzigbaar, deze waarde wordt automatisch overgenomen uit de WOZ-gegevens van de OG Eenheid met hetzelfde jaartal als het jaartal uit de ingangsdatum van de WWD en met de nieuwste peildatum).
- De WOZ-waarde voor de WWD (wijzigbaar).
Deze als tweede genoemde WOZ-waarde is standaard gelijk aan de als eerste genoemde WOZ-waarde. In het geval u de als tweede genoemde WOZ-waarde wijzigt, wordt niet alleen een waarschuwing getoond maar bent u verplicht de reden van die afwijking te specificeren. Hiertoe kunt u kiezen uit een lijst met mogelijke WOZ-afwijkingsredenen, die per corporatie kan worden ingericht.
Mocht er geen WOZ-waarde beschikbaar zijn in de WOZ-gegevens, dan bevat het eerstgenoemde veld (WOZ-waarde uit WOZ-gegevens) de waarde 0 en wordt het tweede veld ('WOZ-waarde voor WWD') standaard overgenomen uit de vorige versie van de woningwaardering. In dat geval wordt standaard de WOZ-afwijkingsreden geselecteerd die als zodanig is aangewezen in de Empire-instellingen.

Let op! Er bestaan twee verschillende schermen Woningwaardering (‘zelfstandig’ en ‘onzelfstandig’), met verschillende tabbladen; dit is afhankelijk van de vulling van het veld Woonruimte op tabblad Algemeen van de eenheidkaart.

Voor Woonruimte = zelfstandig kunt u via de assistedit (bij het maken van een nieuwe woningwaardering) in het veld Totale opp. vertrekken de verschillende vertrekken zelf definiëren:

Omschrijving: omschrijving van het vertrek
Soort vertrek: keuze uit Woonkamer, Slaapkamer, Keuken, Badkamer, Zolder, Extra vertrek
Toilet in vertrek: aanvinken als toilet in badkamer
Telt als ruimte: wordt automatisch aangevinkt als vertrek tussen 2m² en 4m² is
Kleiner dan minimale oppervlakte: wordt automatisch aangevinkt als vertrek kleiner is dan 2m²Het veld Totaal aantal toiletten in bad/douche toont het aantal toiletten in die ruimte(n). Doorklikken op dit veld toont de regels uit het scherm Vertrekken waar Toilet in vertrek is aangevinkt.
Via de assistedit in het veld Totale opp. ruimtes kunt u de verschillende vertrekken zelf definiëren. Bij meerdere zolders kan per zolder worden aangegeven wat de trapsituatie is.

Omschrijving:                 omschrijving van de ruimte
Soort ruimte:                  keuze uit Zolder, Berging
Zoldertrap:                      keuze uit Ontbreekt, Vast, Vlizotrap

Let op! Als het veld Soort vertrek de waarde ‘badkamer’ of ‘keuken’ heeft, en de totale oppervlakte van het vertrek is groter of gelijk aan 2 vierkante meter, maar kleiner dan 4 vierkante meter, dan wordt ook deze oppervlakte – in tegenstelling tot eerdere regelgeving – meegeteld met 1 punt per vierkante meter, en wel bij de 'Overige ruimten'. Bij 'Overige ruimten' staat het veld: Opp. vertrekken gewaardeerd als 'Overige ruimten'. In dit veld staat de totale oppervlakte van de vertrekken die kleiner zijn dan 4 vierkante meter, maar groter of gelijk zijn aan 2 vierkante meter. Een en ander geldt op soortgelijke wijze voor het huurverhogingsdocument en de afdruk van de puntenspecificatie.
Overigens geldt bij een badkamer/doucheruimte wel een minimum van 0,36m², en als er sprake is van een gecombineerde douche-/toiletruimte dient de totale oppervlakte ten minste 1m² te bedragen.
In geval van een reeds gevuld scherm moet u een nieuw record aanmaken om een aanpassing te kunnen maken. Kies hiertoe voor Nieuw. Vul in het veld Ingangsdatum de juiste datum in. Druk vervolgens op tab, waarna de eerder gevulde velden worden gekopieerd vanuit de vorige versie. U kunt nu de nodige aanpassingen doen.
De velden Gewijzigd op en Gewijzigd door worden automatisch gevuld met resp. de datum en de gebruikers-ID van de persoon die zojuist een nieuw record heeft aangemaakt.
De einddatum blijft overigens leeg; deze wordt pas gevuld als er een nieuw record wordt aangemaakt, en ligt dan 1 dag voor de nieuwe ingangsdatum.
Met het aanmaken van een nieuwe versie in een jaar worden de oude versies ongeldig. Dynamics Empire houdt in overzichten en bij berekeningen alleen rekening met de laatste versie binnen een jaar.
De punten kunnen automatisch worden berekend tijdens het invullen van de velden. Zet hiervoor een vinkje bij het veld Automatisch berekenen totaal op tabblad Algemeen. Als van tevoren het totale aantal punten vaststaat, dan kan dit getal ook direct worden ingevoerd door het vinkje bij het veld Automatisch berekenen totaal weg te halen. Hierdoor zal het veld Totaal punten afgerond muteerbaar worden en kan het aantal punten, zonder de onderliggende velden in te vullen, worden ingegeven. Als op een later tijdstip de velden wél worden ingevuld, dan kan het berekende aantal punten naar voren worden gehaald door het vinkje weer aan te zetten.
Op de verschillende tabbladen kunt u de ter zake doende punten invullen. Zo kunnen voor een zelfstandige woonruimte op tabblad Energieprestatie (zie scherm Woningwaardering voor ‘zelfstandig’) voor de verschillende onderdelen punten worden toegekend. De isolatie-onderwerpen in de rechter kolom kunnen worden aangevinkt, waarna u handmatig de standaard ingevulde puntenaantallen kunt wijzigen. U zult uiteraard zelf moeten nagaan welke puntentoekenning is geoorloofd en gewenst.
In de linker kolom staat bovenaan het veld Energieprestatievergoeding. Dit begrip is per 1 september 2016 van toepassing. Bij OG Eenheden waarbij sprake is van een energieprestatievergoeding, moet de genoemde eigenschap worden aangevinkt.
Als voor een OG Eenheid sprake is van een energieprestatievergoeding, wordt op de woningwaarderingsspecificatie (blad 2) een opmerking vermeld die dit aangeeft. De tekst van de opmerking is: "Voor de OG Eenheid is een energieprestatievergoeding van toepassing. Om die reden zijn voor de waardering van de energieprestatie xx punten toegepast." (xx = 32 bij eengezinswoning, 28 bij meergezinswoning.)
De regering heeft besloten dat de energiewaardering van een eenheid op de verwarmingsinstallatie of het energielabel/de energie-index kan plaatsvinden. Daarom zijn EPA- en energie-indexgegevens aanwezig op dit tabblad ten behoeve van de woningwaardering en is het EPA-label/de energie-index van de eenheid een resultaat van de puntenregistratie geworden.
Bij het afdrukken van de specificatie via de optie Afdrukken wordt alleen de betreffende puntenspecificatie afgedrukt, waarbij u kunt aangeven welke specificatie(s) u wenst. Wilt u echter een puntenspecificatie van meerdere eenheden, bijvoorbeeld op een bepaalde datum, dan kan hiervoor gekozen worden vanuit Specificatie woningwaardering .

Let op! De puntentelling voldoet aan de VROM-normen, zodat alle vertrekken en overige ruimten, kleiner dan respectievelijk 4 en 2 vierkante meter, niet worden meegeteld. Op de verschillende rapporten wordt dit bij de betreffende categorieën aangegeven met *) en **).
Pluspunten
Op tabblad Diversen van de woningwaardering staat het veld Pluspunten; dit zijn corporatiegebonden kwaliteitspunten. Het is hiermee mogelijk om, naast de gebruikelijke in de huurwet vastgelegde punten ten behoeve van de woningwaardering, punten op te voeren die niet worden gebruikt om de maximaal redelijke huur vast te stellen, maar die wel meetellen bij de berekening van de streefhuur op basis van punten en een vaste prijs per punt. Hierdoor is het mogelijk om kwaliteiten van een eenheid te waarderen die niet in de woningwaardering staan, zoals erfafscheiding, dakkapel of politiekeurmerk Veilig Wonen. In de berekening is ingebouwd dat het systeem nooit de maximaal redelijke huur overschrijdt.

Allereerst geeft u via Pluspunten de mogelijkheden op. Dit kan ook via een import, te bereiken via Pluspunten importeren . U dient dan een CSV-bestand aan te maken met (puntkomma-gescheiden) de volgende velden: Eenheidnummer, Ingangsdatum, Pluspuntnummer en Aantal punten (2 decimalen).

Op tabblad Diversen van de kaart Woningwaardering kunt u vervolgens pluspunten en overige gegevens aan een eenheid toekennen. (Afhankelijk van de instelling in het veld Puntenhistorie bewaken - zie verderop – kunt u dit al dan niet in een reeds aangemaakte kaart doen.) Via de dropdown-knop in verschillende velden kunt u de in de instellingen aangemaakte pluspuntcodes oproepen, waarbij u per eenheid kunt bepalen of het voorgestelde aantal punten juist is; dit kunt u eventueel muteren.
Het is mogelijk om de buitenruimten per ruimte te definiëren of als categorie. Wanneer de ruimte wordt ingevoerd wordt de categorie aangepast. Wanneer de categorie wordt aangepast, wordt gevraagd of de ruimtes op 0 gezet mogen worden. Het is hierbij nog wel mogelijk om de vinkjes aan te zetten bij de ruimtes, om aan te geven dat deze buitenruimte aanwezig is.
Via de velden Kwaliteitspunten keuken en Kwaliteitspunten sanitair zijn met behulp van de assistedit (knop met drie puntjes) de kwaliteitsgebonden features van een eenheid op te geven. In de verschillende velden kunt u een aantal plaatsen om aan te geven hoe vaak de betreffende voorziening voorkomt. De achterliggende punten staan onderaan in deze paragraaf vermeld.
Naast de velden voor privé-buitenruimten bestaat het veld Punten gemeensch. Buitenruimte; voor de exacte condities voor invulling hiervan kunt u de ‘Handleiding behorende bij het waarderingsstelsel voor zelfstandige woonruimte’ van de huurcommissie raadplegen.
Toeslag/aftrek lift
Met betrekking tot de velden Lift, Toeslag lift en Aftrek lift (tabblad Woonvorm/-omgeving) geldt het volgende: Als een lift aanwezig is, maar de woning bevindt zich op de begane grond, dan is het aanvinken van het veld 'Toeslag lift' niet meer mogelijk. Ditzelfde geldt voor het toepassen van de aftrek voor liften die niet op alle etages stoppen. Aftrek is alleen mogelijk als de woning niet op de begane grond is gelegen. Als de woning op de eerste etage is gelegen is 'Toeslag lift' wel mogelijk, maar 'Aftrek lift' niet.

14.3 Puntenhistorie bewaken

Doorgevoerde mutaties in het woningwaarderingssysteem kunnen worden vastgelegd, zodat het mogelijk is om een ongewenste of ongeoorloofde mutatie, die tot een verkeerde maximale huurprijs kan leiden, onopgemerkt te laten plaatsvinden. Hiertoe vinkt u op tabblad Verhuur van de Empire-instellingen het veld Historie woningwaardering bewaken aan.

14.4 Totaal punten afgerond

In het scherm Overzicht mutaties woningwaardering (vanuit het scherm Woningwaardering: menu-item Overzicht mutaties) wordt het juiste Totaal punten afgerond getoond, als in het scherm Woningwaardering het vinkje bij het veld Automatisch berekenen totaal wordt uitgevinkt en er handmatig een puntentotaal in het veld Totaal punten afgerond wordt ingevuld (rechtsboven in het scherm).

Let op: De instelling Historie woningwaardering bewaken in de Empire-instellingen dient aangevinkt te zijn.

14.5 Woningwaardering (punten) kopiëren

Als van een nieuw cluster vrijwel alle eenheden hetzelfde puntenaantal hebben, dan kan dit batchgewijs worden ingevuld door middel van een kopieeractie. Hiermee worden de punten van een eenheid, waarvan de punten voor een groot deel of geheel overeenkomen met de rest van de eenheden, gekopieerd naar de andere eenheden in het cluster. Dit kan echter ook per eenheid gebeuren, door middel van een ‘één-op-één’-kopieeractie. (Let wel: om te voorkomen dat per abuis de punten worden gekopieerd naar álle clusters of eenheden dient u een selectie op te geven.)

Overigens wordt er in geval van kopiëren ook een mutatieregel aangemaakt in het verhuurmutatieregister.

U kopieert als volgt de woningwaardering:

Ga via naar OG Eenheden en selecteer de desbetreffende eenheid. Ga naar Woningwaardering via het menu, en vervolgens naar Kopiëren, waarna het gelijknamige scherm actief wordt.
Geef aan of de punten van een cluster of van een eenheid moeten worden gekopieerd. Als u bij Kopiëren cluster of OG Eenheid kiest voor een eenheid, dan zal het veld Naar OG Eenheid(en) actief blijven en het veld Naar clusternr. niet invulbaar zijn.
In het veld Naar OG Eenheid(en) klikt u op de lookup-button, waarna een enkele eenheid of een hele reeks kan worden geselecteerd; na een klik op OK worden deze meegenomen naar het veld.
Vermeld de Ingangsdatum en vink al dan niet aan of alleen bepaalde velden gekopieerd moeten worden; als u dit doet wordt het veld Geselecteerde velden beschikbaar waar u een specificatie kunt opgeven.
Een uitzondering hierop doet zich voor als de ‘ontvangende’ eenheid nog helemaal geen puntenrecord heeft: in dat geval worden sowieso álle velden gekopieerd.
Er kan verder onder andere worden ingesteld dat de bestaande punten van de eenheden waarnaar wordt gekopieerd al dan niet moeten worden vervangen, en dat er voor elke eenheid een bevestiging moet worden gevraagd voordat deze mag worden gewijzigd.
Als alles correct is ingevoerd kan op de knop OK worden geklikt, waarna de actie zal worden gestart. Afhankelijk van de opgegeven vinkjes kunnen er vervolgmeldingen verschijnen die kunnen worden bevestigd.

Als er tussentijds een woningaanpassing is aangebracht, kan dit leiden tot een aanpassing in de woningwaardering en het puntentotaal van die woning. Voor één woning kan dit rechtstreeks in het puntenscherm van die eenheid. Voor meerdere eenheden kan het scherm Punten kopiëren worden gebruikt, zoals hierboven is beschreven.

14.6 Woningwaardering in bulk vernieuwen

Aangezien zowel een wijziging in de WOZ-waarde als een aanpassing in de parameters ten behoeve van de berekening zijn weerslag heeft op de totale woningwaardering, zal bij iedere wijziging een nieuwe woningwaardering aangemaakt moeten worden per de betreffende datum. Om het aanmaken van deze nieuwe records bij alle eenheden waarop dit betrekking heeft te vereenvoudigen is de keuze Woningwaardering maken beschikbaar (via ). Hiermee kunnen per een in te geven datum in bulk nieuwe woningwaarderingen worden aangemaakt.

In het veld Ingangsdatum kiest u de ingangsdatum voor de nieuw aan te maken woningwaarderingen. Indien gewenst kunt u door middel van filters bepalen welk type, of bijvoorbeeld welke reeks OG-eenheidnummers, een nieuwe woningwaardering moet(en) krijgen.

14.7 Verbeterplan

Voor bepaalde panden kan een verbeterplan in het leven worden geroepen, met het doel de woning op een aantal punten op te waarderen. Om de prijsconsequenties van het verbeterplan van een woning op te kunnen voeren is het mogelijk gemaakt een puntenwaarderingsregel te maken die is gebaseerd op hoe de woning zal worden gewaardeerd na uitvoering van de geplande verbeteringen.

U maakt als volgt een verbeterplan aan:

Ga vanaf de eenheidkaart naar menu-item Verbeterplan.
Er verschijnt nu een nieuwe woningwaarderingkaart, zoals we die eerder tegenkwamen in dit hoofdstuk. Rechtsboven op tabblad Algemeen staat vermeld dat het een verbeterplan betreft.
Op de kaart kunt u de waarderingselementen muteren die van toepassing zijn bij uitvoering van het verbeterplan.
Bij het opvoeren van een huuropzegging (zie betreffende hoofdstuk) en de daarbij behorende verwachte 'Verhuurbaar per datum' op de opnamekaart zal het systeem aangeven dat, door deze in te voeren, het record met verbetergegevens wordt omgezet naar een 'normale' woningwaarderingsregel met als ingangsdatum de verwachte verhuurdatum. Deze normale woningwaarderingsregel zal ervoor zorgen dat de streefhuurberekening zal worden aangepast naar de nieuwe woningsituatie.

Het opvragen van een aanwezig verbeterplan doet u vanaf tabblad Navigeren.

14.8 Aantal kamers

Op de eenheidkaart staat het aantal kamers van de eenheid vermeld; dit getal wordt berekend op basis van de ingegeven oppervlaktematen bij de velden Woonkamer (1 en 2), Slaapkamer (1 t/m 5), Extra vertrek(ken) en Zoldervertrek. Standaard zal een kamer of vertrek worden meegeteld als de oppervlaktemaat groter of gelijk is aan 6 m². U kunt deze waarde echter aanpassen, via Empire-instellingen , tabblad Verhuur, veld Aantal kamers (m²).

De berekening van de aftrek van punten bij overige ruimten in geval van een zolderruimte zonder vaste trap is als volgt: Eerst wordt de totale oppervlakte in vierkante meters van de overige ruimten berekend. Dit getal wordt vervolgens afgerond en vermenigvuldigd met 0,75, wat resulteert in het totaal aantal punten voor de overige ruimten. Dan wordt op dezelfde manier het aantal punten alleen voor de zolderruimte berekend (dus ook weer eerst afronden en dan vermenigvuldigen met 0,75). Dit laatste puntenaantal is de zolderaftrek, maar met een maximum van 5.

14.9 Rapportage

Er is een rapport beschikbaar waarmee u een overzicht met WOZ-details per OG Eenheid kunt opvragen: WOZ-details per OG Eenheid rapporteren . U geeft een peildatum op en eventueel criteria waaraan de OG Eenheden moeten voldoen om op het overzicht te worden weergegeven. Per OG Eenheid worden op het overzicht de volgende gegevens getoond:
- Eenheidnummer
- Adres
- Plaats
- VERA-eenheidsoortcode
- VERA-eenheiddetailsoortcode
- Technisch cluster
- Financieel cluster
- Oude WOZ-waarde
- Nieuwe WOZ-waarde
- Verschil in bedrag
- Verschil in %

Er is een rapport beschikbaar waarop de woningwaarderingen worden weergegeven waarvan de WOZ-waarde afwijkt van de WOZ-gegevens van de desbetreffende OG Eenheden. U roept dit rapport op via Woningwaarderingen met afwijkende WOZ-waarden .

15 Klantwaardering

In (basic) Dynamics Empire is de module Klantwaardering opgenomen. De werking van de module is gebaseerd op de waardering die aan klanten kan worden toegekend, door middel van punten die een in te stellen waarde vertegenwoordigen. Deze punten kunnen door de klant ingeruild worden tegen goederen en diensten of naar een extern systeem worden geëxporteerd, waar de punten afgenomen kunnen worden door bijv. een klantenpas. Overigens kunnen kenmerken ook minpunten bevatten. Tijdige betaling levert bijvoorbeeld maandelijks 1 punt op, maar stornering daarentegen betekent aftrek van punten.
De klantwaardering geschiedt op basis van kenmerken en kwalificaties van klanten waaraan punten worden gekoppeld. Om een en ander te laten functioneren dient u eerst een aantal instellingen vast te leggen.

Kenmerken
Kenmerken bestaan onder andere uit een code, omschrijving, kenmerktype, aantal punten en toekenningsperiode (eenmalig, periodiek, jaarlijks). Het kenmerktype kan een invulkenmerk of een functie zijn.
Bij een invulkenmerk kan men zelf een veldtype kiezen: Tekst, Ja/Nee, Bedrag, Datum, Optie of Integer. Het is mogelijk om een default waarde voor een kenmerk in te geven. Deze waarde wordt dan automatisch ingevuld voor een kenmerk bij nieuwe klanten.
Bij een functie kan een vrije code en omschrijving ingevuld worden, maar het veldtype en de waarde wordt door de gekozen functie automatisch bepaald.

Kwalificaties
Kwalificaties zijn een combinatie van kenmerken waaraan een klant moet voldoen om deze kwalificatie te krijgen. Een kwalificatie bestaat dus uit een code, omschrijving, periodiek aantal punten en een specificatie van kenmerkwaarden waaraan voldaan moet worden. Voor het toekennen van punten is op kenmerkniveau een apart veld (Ja/Nee) aanwezig.
Het verwerken van de waarderingspunten geschiedt periodiek. Hierbij worden de klanten op basis van klantkenmerken zowel positief als negatief gewaardeerd. De periode kan ingesteld worden en er kan onderscheid gemaakt worden tussen eenmalige, periodieke en jaarlijkse waardering.
Indien gewenst kunnen de punten worden geëxporteerd naar een extern systeem, en de opgenomen punten kunnen weer worden geïmporteerd, waarna ze in de historie worden afgevinkt als zijnde opgenomen. De opname van punten wordt vervolgens als een negatief aantal in het saldo verwerkt.
Het is mogelijk om goederen en diensten (zijnde artikelen en resources) om te wisselen voor punten.
Als geen grootboekintegratierekening is ingesteld, is er een vereenvoudigde opname van punten mogelijk in een puntenopnamescherm, waarbij gekozen kan worden uit artikelen en resources. Bij boeken via dit scherm wordt het puntensaldo gecontroleerd en indien akkoord worden alleen de punten afgeboekt; verder wordt geen enkele boeking gemaakt.

15.1 Instellingen

U legt als volgt de instellingen voor klantwaardering vast:

Ga via naar Klantwaarderingsinstellingen.
Vul de nodige gegevens in op tabblad Algemeen. In de tabel hieronder wordt de betekenis van de verschillende velden vermeld.

Veld	Omschrijving
Startdatum	Dit is de datum waarop de module Klantwaardering in gebruik wordt genomen.
Interactiesjablooncode overlast	Hier geeft u de code aan die geldt als interactie ten behoeve van overlast. In de kenmerkinstellingen is het mogelijk om een functie in te richten met betrekking tot interacties inzake overlast.
Laatste puntenverwerking	Hier staat de datum vermeld waarop voor het laatst de puntenverwerking heeft plaatsgehad.
Transactiemode(s) aut. incasso	Via de assistbutton geeft u de code op die gebruikt wordt bij automatische incasso.
Stornoperiode	Dit is de periode (1W, 1M e.d.) waarover de storno’s zijn berekend; dit veld wordt automatisch gevuld.
Maandnr. verwerking jaarlijkse punten	Hier staat het nummer van de maand waarin jaarlijkse punten moeten worden toegekend. Dit gebruikt u alleen als u met jaarlijkse punten werkt.
Vervalperiode punten na opzegging	Hier vult u de vervalperiode in van de punten na een opzegging, bijv. 1W voor 1 week.
Waarde Punten	Dit geeft de waarde van een punt aan (in €).
Punten onafhankelijk kwalificatie	Door het vinkje aan te zetten is het toekennen van punten niet afhankelijk van het inrichten van een kwalificatiekenmerk. Hierbij is het dus niet nodig om een apart kwalificatiekenmerk aan te maken om punten te kunnen toekennen.
Bestandsnaam activeringpas	Hier kan de naam staan van het bestand waarmee passen geactiveerd kunnen worden.
Bestandsnaam export punten	Hier kan de naam staan van het bestand waarmee gegevens worden geëxporteerd naar bijvoorbeeld een ander systeem.
Klachtsoortfilter bewonerzaken	In dit veld kan een filtering worden opgegeven om tot een reeks van klachtsoorten te komen die van invloed zijn op de puntenberekening.
Veldscheidingsteken export/import	Dit veld telt 1 positie en bevat het teken dat bij export of import gebruikt dient te worden als scheidingsteken van de verschillende gegevens.
Periodefactor	Binnen klantwaardering zijn een aantal functies met datums actief; met deze factor zijn die functies te beïnvloeden. U wilt bijvoorbeeld een bepaald overzicht van de laatste maand; dan vult u hier ‘-1M’ in. Het is geen verplicht veld.
Verlenging betalingstermijn	In dit veld kunt u aangeven met welke tijdseenheid de betalingstermijn is verlengd, bijv. 1M (1 maand).

Kies nu via voor item Klantwaarderingskenmerken. Hier vullen we de kenmerken die we nodig hebben om, na het draaien van de periodeverwerking, automatisch punten toe te kennen of af te trekken op klantniveau. Kies voor de knop Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.

Onderstaand staan de velden beschreven.

Veld	Omschrijving
Code	Dit veld bevat de identificerende code voor het klantwaarderingskenmerk dat u wilt aanmaken.
Omschrijving	Hier staat een betekenisvolle omschrijving van het specifieke kenmerk.
Type	Klantwaardering definieert 2 verschillende kenmerken waar u het veld Type voor kunt kiezen, te weten: Invullen: Hier kiest u voor als u een kenmerk wilt opstellen waarbij het kenmerk moet voldoen aan een vrij in te vullen waarde. U kunt dan bij Veldtype kiezen voor Tekst, Ja/Nee, Bedrag, Datum, Optie of Integer. Functie: Hier kiest u voor als u een kenmerk wilt opstellen waarbij het moet voldoen aan de waarde van een uitkomst van een uitgevoerde functie. Deze functie is al in Dynamics Empire ingebouwd en kan door middel van het selecteren van het juiste Functienr. worden aangeroepen.
Veldtype	Afhankelijk van het Type kenmerk dat u kiest kunnen de volgende veldtypen worden gekozen: Type = Invullen: Hier kunt u vervolgens een keuze maken uit Tekst, Ja/Nee, Bedrag, Datum, Optie of Integer. Type = Functie: De waarde wordt in dat geval hier automatisch op Ja/Nee gesteld en later, na keuze van een Functienr. eventueel nog gewijzigd; dit is namelijk gekoppeld aan de aard van de gekozen functie.
Functienr.	Heeft u gekozen voor een kenmerk met Type = Invullen, dan is het veld Functienummer niet van toepassing en dus ook niet muteerbaar. Heeft u gekozen voor een kenmerk met Type = Functie, dan verschijnt via de assistbutton het scherm Klantwaarderings-kenmerkfunctieoverzicht. Dit is een scherm waarin u de functies kunt terugvinden die betrekking hebben op het type kenmerk dat u heeft gekozen. De keuze die u maakt zorgt o.a. voor een automatische vulling van de velden Omschrijving en Veldtype. De in het systeem geprogrammeerde functies zijn: Prolongatie woning (Ja/Nee): bepaalt of de huurder een woning prolongeert in de periode Prolongatie woning + automatische incasso (Ja/Nee): bepaalt of de huurder een woning prolongeert in de periode en de huur in de periode automatisch betaalt Openstaande aanmaning (Ja/Nee): bepaalt of er in de periode aanmaningen zijn gemaakt Kwalificatiekenmerk (Ja/Nee): De waarde wordt hiermee gekoppeld aan de uitkomst van een kwalificatie. Overlast interactie (Ja/Nee): bepaalt of er een interactie in de periode is aangemaakt met een in te stellen interactiesjabloon Openstaande storno (Ja/Nee): bepaalt of er een stornering in de periode heeft plaats gevonden OGE (Code): bepaalt de Code van de eenheid van type woning die in de periode wordt geprolongeerd Wijkcode (Code): bepaalt de Code van de wijk waarin de eenheid is gelegen Wijknaam (Tekst): bepaalt de omschrijving van de wijk waarin de eenheid is gelegen Aanmaning in periode (Ja/Nee): bepaalt of er een aanmaning is aangemaakt in de periode Overlast bewonerszaak (Ja/Nee): bepaalt of er een overlastdossier aanwezig is Storno in periode (Ja/Nee): bepaalt of er een stornering door de klant heeft plaatsgevonden in de periode Deurwaarder in periode (Ja/Nee): bepaalt of er een deurwaarder is ingeschakeld in de periode Prolongatie woning + handmatige betaling op tijd (Ja/Nee): Automatische incasso + betaling op tijd (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 1 + handmatige betaling (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 1 + automatische betaling (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 2 + handmatige betaling (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 2 + automatische betaling (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 3 + handmatige betaling (Ja/Nee): Aanmaningsnivo = 3 + automatische betaling (Ja/Nee): · Automatische betaling (Ja/Nee):
Aantal punten	Hierbij geeft u aan hoeveel punten een bepaald kenmerk oplevert/in mindering brengt.
Periode punten	Hier kunt u kiezen of punten Niet (Geen), Eenmalig, Maandelijks of Jaarlijks worden toegekend.
Optiestring	Hiermee kunnen mogelijke optiewaarden worden ingegeven voor een kenmerk van het veldtype Optie. Klik op de assistedit in het veld en geef per regel de mogelijke waarden op.
Initiële waarde	Hier geeft u de defaultwaarde op, eventueel in combinatie met een vinkje in het veld Automatisch aanmaken. Vervolgens wordt dit standaard als waarde meegegeven. Het is overigens vervolgens nog wel te wijzigen.
Automatisch aanmaken	U zet hier een vinkje als u wilt dat Dynamics Empire automatisch bij elke klant dit kenmerk op de klantwaarderingskaart aanmaakt, met de eventueel opgegeven initiële waarde.
Punten toekennen	Bij kwalificatiekenmerken staat dit vinkje automatisch aan, omdat voor het toekennen van extra punten gekoppeld aan overige kenmerken minimaal een kwalificatie vereist is. Dit veld kan niet gewijzigd worden.
Periode punten	Dit is het aantal punten dat voor de opgegeven periode geldt.
Punten direct op pas	Als u dit veld aanvinkt worden de punten direct op de pas (indien aanwezig) verwerkt.

Om de in de inleiding genoemde kwalificaties te kunnen vastleggen dient u kenmerken op te nemen met Functienr. = 4 (Kwalificatiekenmerk). Deze hebben o.a. als eigenschap dat ze automatisch worden aangemaakt op klantwaarderingskaarten, en dat er punten aan worden toegekend.

Let op! Als u kiest voor een Functienr. = 4, dan wordt de eerder opgegeven omschrijving vervangen door ‘Kwalificatiekenmerk’. In een later stadium, bij het aanmaken van een kwalificatie, kunt u hieraan alsnog een betekenisvolle omschrijving meegeven.

Vervolgens dient u kwalificaties op te geven via het menu-item Klantwaarderingskwalificaties om eisen (kenmerken) vast te leggen waaraan een huurder kan ‘voldoen’, bijvoorbeeld ‘Goede huurder’.

Klik op Nieuw en vul een identificerend Nr. en een betekenisvolle Omschrijving in. Deze tekst is straks op de betreffende regel terug te zien in het scherm Klantwaarderingskenmerkenoverzicht als nieuwe omschrijving voor het kwalificatiekenmerk. Een kwalificatiekenmerk wordt gekoppeld aan de uitslag van een kwalificatie en is bedoeld om die uitslag zichtbaar te maken, met name in de historie.
Via de assistbutton in het veld Kenmerk No. krijgt u een overzicht van de eerder opgegeven kwalificatiekenmerken; kies de juiste. Ga daarna naar de Kaart om de betreffende kwalificatiekenmerken op te voeren in het regeldeel. Daarbij heeft u slechts de keuze uit de kenmerken met Veldtype = Ja/Nee, omdat dat immers de enige soort is waaraan een eenduidige kwalificatie kan worden toegekend: Ja of Nee.

Als u nu weer terugkeert naar het scherm Klantwaarderingskenmerken-overzicht zult u zien dat de omschrijving van het kwalificatiekenmerk – dat initieel ‘Kwalificatiekenmerk’ luidde – is gewijzigd in de omschrijving die u op de kwalificatiekaart hebt meegegeven.

15.2 Periodeverwerking

Per klant die een woning prolongeert wordt gekeken of op basis van de vastgelegde kenmerken punten worden toegekend. Hiervoor wordt de waarde bepaald van kenmerken op basis van een functie. De punten met de bijbehorende waarde van het kenmerk worden weggeschreven in de klantwaarderingsposten.

Als in de setup het veld Punten onafhankelijk kwalificatie niet is aangevinkt – dus de puntentelling is wel kwalificatie-afhankelijk – is het nodig dat er een kwalificatiekenmerk met de waarde Ja bestaat; anders worden er geen punten toegekend. Per kenmerk kijkt het systeem of er punten zijn opgegeven in het Klantwaarderingskenmerkenoverzicht en of de waarde van het kenmerk Ja is.
Als er geen klantwaarderingskaart bij de klant aanwezig is en hij wel een woning prolongeert wordt, dan wordt een klantwaarderingskaart aangemaakt met de bijbehorende automatische kenmerken. De waarde van deze kenmerken wordt bepaald op basis van de defaultwaarde in het veld Initiële waarde en de uitkomst van een functie bij kenmerken van het type Functie.

U start als volgt de periodeverwerking:

Ga via naar Klantwaardering periodeverwerking.
Klik op OK; het systeem zal vervolgens, afhankelijk van het aantal eenheden, enige tijd nodig hebben om de gegevens door te rekenen.
Kies nu voor het menu-item Klantwaarderingsdagboek. Hierin zijn alle boekingen met betrekking tot klantwaardering in een overzicht per klant zichtbaar. Klik op de assistbutton in het veld Nr. voor een lijst met alle kenmerken per klant. (Let wel: dit gaat op voor regels waar het veld Soort op Kenmerk staat.)

Let op! Na import van opgenomen punten dient u deze nog te boeken via het klantwaarderingsdagboek, met behulp van de knop Boeken.

15.3 De klantwaarderingskaart

Op de klantkaart en contactkaart staan in het feitenblok Klantwaardering, rechts op het scherm, het Aantal Kenmerken en Totaal Punten vermeld van de klant. Via de link komt u op de Klantwaarderingskaart.

Als u in de instellingen kenmerken heeft aangemaakt met het veld Automatisch aanmaken op Ja, dan zullen bij iedere klant minimaal die kenmerken op de kaart voorkomen, ook al stond het aantal kenmerken vóór het openen van de kaart nog op 0.

U vult als volgt de klantwaarderingskaart (verder) in:

Ga via naar Klanten (of Contacten).
Kies voor één van de links in het feitenblok Klantwaardering.
Indien van toepassing kunt u ook een Pasnummer voor de klant invoeren.

De velden Gespaarde punten en Opgenomen punten – beide berekende velden – tonen resp. alle ontvangen punten vanaf start deelname en het totaal van alle opgenomen punten vanaf start deelname.

16 Afrekening beheergevers

Het is mogelijk dat uit naam van derden panden worden verhuurd; voor de administratie hiervan kunt u gebruik maken van de module Afrekening beheergever; om gebruik te kunnen maken van deze module dient uw licentie uitgebreid te worden.

Via de verhuuradministratie worden de huren gefactureerd en geïnd. Daarnaast worden er kosten gemaakt voor de verschillende panden, de zogenaamde exploitatielasten. Voor het beheer van de panden kan er een beheervergoeding in rekening gebracht worden voor de eigenaren. Periodiek wordt er een huurafrekening gemaakt. De eigenaren ontvangen de huurafrekeningen, waarop zij kunnen zien welk bedrag aan hen overgemaakt wordt.

16.1 Clustersoort en clustergroep

Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit dient u hiervoor een cluster aan te maken.

Ten behoeve van een juiste afwikkeling dient u clustersoorten en clustergroepen te definiëren, waaraan u vervolgens clusters ‘hangt’.

U maakt als volgt een cluster t.b.v. afrekening beheergevers aan:

Ga allereerst via naar Clustersoorten en klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.
Maak een nieuwe clustersoort aan: Afrekening beheergevers.
Kies in het veld Clusternummerreeks via de lookup-button voor een nummerreeks, of klik op Selecteren vanuit volledige lijst om het scherm Nr.-reeksen te openen, alwaar u – zoals hier gewenst – een nieuwe reeks kunt aanmaken (via de knop Nieuw).
Ga nu naar Clustergroepen en klik op Nieuw. Geef een code en een omschrijving op, en vul in het veld Soort een (eventueel nieuw te definiëren) groepssoort op.
Via Meer opties – Navigeren – Clustergroep – Clusters per clustergroep kunt u nu clusters toewijzen aan de groep.
Geef in de Empire-instellingen de Clustersoort en de Clustergroepsoort op die moeten worden gebruikt ten behoeve van de afrekening beheergevers.
Ga vervolgens naar Clusteroverzicht via . Klik op Nieuw gevolgd door Tab om een nieuw cluster aan te maken. Kies als clustersoort de soort die u zojuist heeft aangemaakt.
Vul de overige velden op de clusterkaart naar eigen behoefte en inzicht in. Een cluster is in handen van één of meerdere beheergevers. Klik nu op menu-item Beheergevers om deze op te geven.

In onderstaande tabel staat de betekenis van de velden van het scherm Beheergevers per cluster vermeld.

Veld	Omschrijving
Ingangsdatum	Per deze datum is het cluster eigendom van de geselecteerde beheergever.
Beheergevernr.	Hier kunt u het nummer invoeren van de beheergever van het cluster. Klik op de AssistButton in veld voor een overzicht van de bestaande beheergevers.
Naam	Dit veld bevat de naam van de beheergever.
Aandeel	In dit veld kunt u aangeven welk percentage van het cluster in handen is van de betreffende beheergever. Indien het totaal van de aandelen niet gelijk aan 100 is, geeft het programma een melding.
Afrekenperiode	In dit veld wordt aangegeven met welke interval de afrekening met de beheergever plaatsvindt. De mogelijkheden zijn: 1D: dagelijks 1W: wekelijks 1M: maandelijks 1K: ieder kwartaal 6m: halfjaarlijks · 1J: jaarlijks
Afgerekend tot	Tot welke datum heeft de afrekening plaatsgevonden.
Einddatum	Per deze datum is het cluster geen eigendom meer van de geselecteerde beheergever.
Code beheergever	Indien de beheergever zelf een andere codering van de clusters hanteert, kan deze code in dit veld ingegeven worden.

16.2 Beheerprovisie op clusterniveau

Als een cluster behoort tot de clustersoort Afrekening, dan zijn op het tabblad Afrekening beheergever van de clusterkaart de volgende velden beschikbaar:

Veld	Omschrijving
Provisiebedrag	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. De vergoedingsregeling kan op clusterniveau en op eenheidsniveau ingegeven worden. Wanneer deze provisie op clusterniveau ingegeven wordt, geldt deze voor alle onderliggende eenheden. Wanneer deze vergoeding een vast bedrag is, kan dit bedrag in dit veld ingegeven worden.
Provisiepercentage verhuur	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. De vergoedingsregeling kan op clusterniveau en op eenheidsniveau ingegeven worden. Wanneer deze provisie op clusterniveau ingegeven wordt, geldt deze voor alle onderliggende eenheden. Het is mogelijk om voor verhuurde eenheden een ander provisiepercentage te hanteren dan voor leegstaande eenheden. Wanneer deze vergoeding op basis van provisiepercentage over verhuurde eenheden gebeurt, kan dit percentage in dit veld ingegeven worden. In het scherm elementen kan per element aangegeven worden over welk bedrag de provisie berekend moet worden. Er kan gekozen worden uit: Geïnd (incl. BTW) Vervallen (incl. BTW) Geïnd (excl. BTW) Vervallen (excl. BTW)
Provisiepercentage leegstand	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. De vergoedingsregeling kan op clusterniveau en op eenheidsniveau ingegeven worden. Wanneer deze provisie op clusterniveau ingegeven wordt, geldt deze voor alle onderliggende eenheden. Het is mogelijk om voor verhuurde eenheden een ander provisiepercentage te hanteren dan voor leegstaande eenheden. Wanneer deze vergoeding op basis van provisiepercentage over leegstaande eenheden gebeurt, kan dit percentage in dit veld ingegeven worden. In het scherm elementen kan per element aangegeven worden over welk bedrag de provisie berekend moet worden. Er kan gekozen worden uit: Geïnd (incl. BTW) Vervallen (incl. BTW) Geïnd (excl. BTW) Vervallen (excl. BTW)
Min. Bedrag provisie	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. De vergoedingsregeling kan op clusterniveau en op eenheidsniveau ingegeven worden. Wanneer deze provisie op clusterniveau ingegeven wordt, geldt deze voor alle onderliggende eenheden. Wanneer deze vergoeding op basis van een percentage plaatsvindt, kan er een minimum bedrag als provisie gehanteerd worden. In dit veld kan dit minimum bedrag ingegeven worden. Ligt het berekende provisiebedrag onder dit minimum bedrag, dan wordt bij de afrekening Beheergever dit minimum bedrag meegenomen.
Max. Bedrag provisie	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. De vergoedingsregeling kan op clusterniveau en op eenheidsniveau ingegeven worden. Wanneer deze provisie op clusterniveau ingegeven wordt, geldt deze voor alle onderliggende eenheden. Wanneer deze vergoeding op basis van een percentage plaatsvindt, kan er een maximum bedrag als provisie gehanteerd worden. In dit veld kan dit maximum bedrag ingegeven worden. Ligt het berekende provisiebedrag boven dit maximum bedrag, dan wordt bij de afrekening Beheergever dit maximum bedrag meegenomen.
Productboekingsgroep	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. Wanneer er provisietransacties geboekt worden, wordt de productboekingsgroep gecombineerd met Bedrijfsboekingsgroepen. Deze combinatie bepaalt de grootboekrekeningen waarop de provisietransacties moeten worden geboekt.
BTW-productboekingsgroep	Voor het uitvoeren van de verhuuradministratie kan een vergoeding berekend worden. Wanneer er transacties geboekt worden waarbij dit cluster betrokken is, wordt deze code gebruikt in combinatie met een BTW-bedrijfsboekingsgroepen in het venster BTW-boekingsgroepinstellingen. De BTW-bedrijfsboekingsgroep bepaalt op welke BTW-rekeningen BTW-bedragen worden geboekt.

Via de knop Provisie per element in het menu kunt u de provisies per element opgeven. Op het scherm van het cluster kunnen de provisiepercentages voor Verhuur en voor Leegstand ingegeven worden. Wanneer er verschillende provisies berekend moeten worden voor de verschillende elementen van een huurcontract, kan via deze optie per element een Provisiepercentage Verhuur en een Provisiepercentage Leegstand ingegeven worden.

16.3 Beheerprovisie op eenheidniveau

Ga via naar OG Eenheden. Als een eenheid in een cluster zit van het type Afrekening beheergever, dan zijn op het gelijknamige tabblad hierop verschillende velden van toepassing.

Op het scherm van de eenheid kunnen de provisiepercentages voor Verhuur en voor Leegstand ingegeven worden.

16.4 Afrekeningen aanmaken

Binnen de module Wonen staan de functionaliteiten voor het aanmaken van afrekeningen in Afrekeningen beheergever maken .

16.4.1 Afrekeningen maken

Op het tabblad Cluster kan een selectie gemaakt worden voor welke clusters de afrekening plaats moet vinden. Wanneer er geen selectie ingegeven wordt, zal er voor alle clusters een afrekening aangemaakt worden. Op het tabblad Opties kan aangegeven worden tot welke datum de afrekening moet gebeuren.

16.4.2 Afrekeningen controleren

Via de lijst Afrekening beheergeveroverzicht kunt u de aangemaakte afrekeningen controleren. Kies voor Weergeven om de kaart te bekijken; deze bevat onder meer de volgende gegevens:

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Afrekening tot	Tot deze datum vindt de afrekening plaats. Alle elementposten met een boekingsdatum voor deze datum, waarvoor nog geen afrekening heeft plaatsgevonden, worden meegenomen.
Beheergevernr.	In dit veld staat het nummer van de beheergever van het cluster.
Naam	Dit veld bevat de naam van de beheergever.
Clusternummer	In dit veld staat het nummer van het cluster.
Aandeel	In dit veld wordt aangeven welk percentage van het cluster in handen is van de betreffende beheergever.
Omschrijving	De omschrijving van de afrekening. Dit veld wordt automatisch gevuld. De omschrijving kan aangepast worden.
Boekingsdatum	De boekingsdatum wordt automatisch gevuld. Dit is de datum tot en met wanneer de afrekening plaatsvindt.
Stukdatum	In het veld stukdatum wordt de werkdatum overgenomen.
Code beheergever	Indien de beheergever zelf een andere codering van hun complexen hanteert, kan deze code in dit veld ingegeven worden.
Saldo beheergever	Dit veld bevat het huidige saldo van de beheergever. De inhoud van dit veld wordt berekend en bijgewerkt op basis van de bedragen in het veld Bedrag in de eigenaarposten.
Saldo BTW

Tabblad Uitgaven

Veld	Omschrijving
Beheercode	Hier wordt het nummer van het cluster getoond.
Bronnr.	Dit veld wordt automatisch gevuld met het leveranciersnummer aan wie de uitgave gedaan is.
Stuknummer	Het bijbehorende stuknummer (factuurnummer) van de uitgave.
Kostencode	Dit veld bevat het nummer van de kostencode op de regel.
Omschrijving	In dit veld wordt de omschrijving van de kostencode weergegeven.
Bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen bedrag.
BTW-bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen BTW-bedrag.
Ten laste van	In dit veld wordt aangegeven met wie het element afgerekend word: Beheergever Beheerder
Uitgavenpostvolgnr.	Het nummer van de bijbehorende kostencodepost.

Tabblad Inkomsten (eigenaar)

Veld	Omschrijving
Eenheidnr.	Hier wordt het nummer van de eenheid getoond.
Contractvolgnr.	Dit veld bevat het interne nummer van het contract.
Elementnummer	Dit veld bevat het nummer van het element.
Omschrijving	Dit veld bevat de omschrijving van het element.
Bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen bedrag.
BTW-bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen BTW-bedrag.
Afrekenen op basis van	In dit veld wordt aangegeven over welke bedragen het element afgerekend wordt: Geïnde bedragen excl. de voorstanden Geïnde bedragen incl. voorstanden Vervallen bedragen
Provisie over	In dit veld wordt aangegeven over welke bedragen de provisie berekend wordt: 1. Geïnd (incl. BTW) Vervallen (incl. BTW) Geïnd (excl. BTW) Vervallen (excl. BTW) Geen
Afrekenen met	In dit veld wordt aangegeven met wie het element afgerekend wordt: Beheergever Beheerder
Bedrag (Geïnd)	Het (in de periode) geïnde bedrag.
BTW-bedrag (Geïnd)	Het (in de periode) geïnde BTW-bedrag.
Bedrag (Vervallen)	Het (in de periode) vervallen bedrag.
BTW-bedrag (Vervallen)	Het (in de periode) vervallen BTW-bedrag.

Tabblad Provisie

Veld	Omschrijving
Eenheidnr.	Hier wordt het nummer van de eenheid getoond.
Bronnr.	Dit veld wordt automatisch gevuld met Leegstand of Verhuur afhankelijk van de status van de eenheid.
Elementnummer	Dit veld bevat het nummer van het element.
Omschrijving	Dit veld wordt automatisch gevuld aan de hand van het provisiepercentage en het bedrag waarover het percentage berekend wordt.
Provisiebedrag	Het berekende provisie bedrag.
BTW-bedrag over Provisie	Het BTW-bedrag over het provisiebedrag

Tabblad Inkomsten

Veld	Omschrijving
Eenheidnr.	Hier wordt het nummer van de eenheid getoond.
Contractvolgnr.	Dit veld bevat het interne nummer van het contract.
Elementnummer	Dit veld bevat het nummer van het element.
Omschrijving	Dit veld bevat de omschrijving van het element.
Bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen bedrag.
BTW-bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen BTW-bedrag.
Afrekenen op basis van	In dit veld wordt aangegeven over welke bedragen het element afgerekend wordt: Geïnde bedragen excl. de voorstanden Geïnde bedragen incl. voorstanden Vervallen bedragen
Provisie over	In dit veld wordt aangegeven over welke bedragen de provisie berekend wordt: 2. Geïnd (incl. BTW) Vervallen (incl. BTW) Geïnd (excl. BTW) Vervallen (excl. BTW) Geen
Afrekenen met	In dit veld wordt aangegeven met wie het element afgerekend wordt: Beheergever Beheerder
Bedrag (Geïnd)	Het (in de periode) geïnde bedrag.
BTW-bedrag (Geïnd)	Het (in de periode) geïnde BTW-bedrag.
Bedrag (Vervallen)	Het (in de periode) vervallen bedrag.
BTW-bedrag (Vervallen)	Het (in de periode) vervallen BTW-bedrag.

De tabbladen Waarborgsommen en Waarborgsommen (eigenaar) bevatten dezelfde velden als het tabblad Inkomsten.

Tabblad Uitgaven (eigenaar) bevat de volgende velden:

Veld	Omschrijving
Beheercode	Hier wordt het nummer van het cluster getoond.
Bronnr.	Dit veld wordt automatisch gevuld met het leveranciersnummer aan wie de uitgave gedaan is.
Stuknummer	Het bijbehorende stuknummer (factuurnummer) van de uitgave.
Kostencode	Dit veld bevat het nummer van de kostencode op de regel.
Omschrijving	In dit veld wordt de omschrijving van de kostencode weergegeven.
Bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen bedrag.
BTW-bedrag (Af te rekenen)	Het (over de periode) af te rekenen BTW-bedrag.
Ten laste van	In dit veld wordt aangegeven met wie het element afgerekend wordt: Beheergever Beheerder
Uitgavenpostvolgnr.	Het nummer van de bijbehorende kostencodepost.

16.4.3 Afrekeningen boeken (en afdrukken)

De factuur van de Afrekening beheergever kan op twee manieren worden geboekt: individueel of via een batchprocedure.

U boekt als volgt een afrekening beheergever per stuk:

Kies via voor Afrekening beheergeveroverzicht en zoek de afrekening op die geboekt moet worden. Check de gegevens en open eventueel de kaart (Weergeven) om nog meer data te kunnen bekijken.
Als u de lijst heeft gecontroleerd kiest u voor Afrekeningen beheergever boeken . Vul de verschillende velden met behulp van de lookup-button en klik op OK.

De afrekening bevat onder andere de volgende gegevens:

Totaal overzicht
Overzicht inkomsten en uitgaven (alle clusters)
Overzicht inkomsten en uitgaven (per cluster)
Huurspecificatie
Specificatie waarborgsommen
Specificatie beheervergoeding
Kostenspecificatie

Bij het aanmaken van de afrekeningsfactuur worden bij elkaar horende regels gecumuleerd, waardoor het aantal regels per factuur wordt beperkt.

U boekt als volgt afrekeningen beheergever per batch:

Kies voor Afrekeningen beheergever boeken .
Klik op OK (dus zonder de velden te vullen) om alle afrekeningen te boeken.

17 BAG-registratie

De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is een registratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle gebouwen en adressen in Nederland zijn verzameld. Het Kadaster beheert de Landelijke Voorziening BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan overheden, bedrijven, instellingen en burgers.

De voordelen van de BAG zijn de volgende:

De BAG biedt een adressenbestand van hoge kwaliteit, dat u kunt gebruiken om na te gaan of de adressen in uw bestanden daadwerkelijk bestaan, en dat u kunt gebruiken om te verifiëren of nieuwe relaties inderdaad bestaande adressen aan u opgeven.
De BAG biedt u één landelijke bron voor object- en adresgegevens. U hoeft deze dus niet meer bij afzonderlijke gemeenten in te winnen
Met behulp van de unieke BAG identificatienummers kunt u uw informatie die hoort bij een adres of object eenvoudig koppelen aan (of vergelijken met) informatie van andere organisaties die ook de BAG gebruiken.
De BAG maakt het eenvoudig om alle informatie die is gerelateerd aan een object of adres in het systeem weer te geven.
De BAG biedt informatie over gebouwen in aanbouw en gesloopte gebouwen, en over de bijbehorende adressen.

Ieder object krijgt ingevolge de BAG een uniek nummer, en in de toekomst zal dit unieke nummer door iedere overheids- en privaatrechtelijke organisatie worden gebruikt ten behoeve van de uitwisseling van gegevens over de objecten. Vooralsnog onderscheidt de BAG het Gebouw, het Pand en het Verblijfsobject. Het Verblijfsobject is ieder object met een eigen toegang, dus normaliter is dat een woning, niet noodzakelijkerwijs een OGE; een OGE kan namelijk ook een onzelfstandige eenheid zijn in het geval van de verhuur van een kamer.
Het Pand is een verzameling van Verblijfsobjecten met een eigen toegang van buiten, maar kan ook gelijk zijn aan een Verblijfsobject. In het geval van een eengezinswoning is het Verblijfsobject gelijk aan het Pand, maar in een portiekflat bevat het Pand meerdere Verblijfsobjecten. Het Gebouw is dan weer een verzameling Panden, want een flat met meerdere portieken bevat dus meer dan één Pand, maar kan ook weer gelijk zijn aan een Pand én aan een Verblijfsobject. Een vrijstaande woning is zowel Gebouw als Pand als Verblijfsobject.

17.1 Import BAG-bestand

In Dynamics Empire kan de import van BAG-gegevens plaatsvinden met zgn. BAG-extractbestanden, op te vragen bij het kadaster. Import met behulp van webservices is vooralsnog niet geïmplementeerd. Tijdens de import worden de BAG-gegevens gekoppeld aan de eenheden op basis van de postcode/huisnummer-combinatie. Niet-gekoppelde verblijfsobjecten zijn op te vragen in het overzicht OGE-Verblijfsobjecten. Deze verblijfsobjecten zijn handmatig te koppelen aan een of meer eenheden.

Overigens worden de BAG-gegevens voor alle (eventueel aanwezige) bedrijven tegelijk geïmporteerd.

U start als volgt de BAG-import:

Kies via voor BAG Import.
Zoek via de assistedit de locatie van het BAG-bestand op en klik op OK.
Bij het verwerken worden reeds aanwezige gegevens overschreven. Tijdens het inlezen worden de onderlinge relaties vastgelegd in de daarvoor beschikbare kruistabellen.

17.2 Raadplegen van de BAG-gegevens

U raadpleegt als volgt de BAG-gegevens:

Ga naar de eenheidkaart via OG Eenheden .
Op de eenheidkaart zijn de BAG-adresgegevens zichtbaar en wordt in het feitenblok Exploitatie-informatie vermeld met hoeveel verblijfsobjecten deze eenheid is gekoppeld. Als er een link is gelegd tussen de geïmporteerde BAG-gegevens en de betreffende eenheid, dan zal er een getal achter ‘BAG’ staan. Via de link zijn de BAG-gegevens van de eenheid op te vragen.

Andere overzichten vindt u via Pandenoverzicht .

18 Verhuurdersheffing

Sinds 1 januari 2013 wordt, als belasting op sociale woningverhuur, de verhuurdersheffing geheven. De verschillende variabelen die hiervoor als input gelden worden ieder jaar opnieuw vastgesteld. U kunt deze raadplegen op de betreffende websitepagina van de overheid en van de belastingdienst.

Om het bedrag aan afdracht te kunnen berekenen is een rapport beschikbaar waarin u, na het opgeven van de nodige gegevens, door Dynamics Empire kunt laten berekenen welk bedrag moet worden afgedragen. Het rapport houdt rekening met het woningtype: bedrijfspanden worden niet meegenomen in de telling.

Veld	Omschrijving
Peildatum	Hiermee wordt de datum opgegeven die wordt gebruikt om de nettohuur en WOZ-waarde van de OG Eenheid te bepalen en om te bepalen of de corporatie de juridisch eigenaar van de OG Eenheid is.
Huurtoeslaggrens	Hiermee wordt het bedrag opgegeven dat wordt gebruikt om te bepalen of de nettohuur van een OG Eenheid in aanmerking komt voor huurtoeslag.
Heffingspercentage	Hiermee wordt het percentage opgegeven dat is vastgesteld door de overheid en dat wordt gebruikt voor het berekenen van de verhuurdersheffing.
Maximum WOZ-waarde	Hiermee wordt het door de overheid vastgestelde maximum bedrag opgegeven dat als WOZ-waarde mag worden toegepast.
Aantal uit te sluiten OG Eenheden	Hiermee wordt het door de overheid vastgestelde aantal OG Eenheden opgegeven dat wordt uitgesloten bij het berekenen van de verhuurdersheffing.
Details afdrukken	Hiermee wordt opgegeven of de details per OG Eenheid of alleen de samenvatting moeten (moet) worden afgedrukt.

Als u een beperkt aantal woningen hebt die aan de criteria voldoen, dan wordt dit in het rapport gemeld. In dat geval wordt de tekst 'Het aantal OG Eenheden ligt onder de aangiftegrens' getoond. Als niet van alle woningen de WOZ-waarde aanwezig is wordt u ook hier op gewezen. In dat geval wordt de tekst 'Van %1 van de %2 OG Eenheden is de WOZ-waarde niet bekend' getoond.

U vindt het report via Verhuurdersheffing rapporteren .

19 Beëindigen exploitatie

Via de zoekfunctionaliteit kunt u het rapport Beëindigen exploitatie van OG Eenheden starten.

U kunt uit twee acties kiezen: verkoop of uit beheer nemen. Bovendien is het mogelijk om expliciet aan te geven dat de verkoop of uitbeheername ongedaan moet worden gemaakt. (Zie voor Verkoop ook de handleiding Verkoop & Terugkoop.)

20 Rapport 'Controleer en wijzig financieel cluster'

Het rapport Controleer en wijzig financieel cluster geeft een overzicht van de huidige en nieuwe verhuurcontracten waarin het clusternummer afwijkt van het financiële cluster waar de betreffende OG Eenheid deel van uitmaakt.

Door op tabblad Opties een vinkje te zetten bij Aanpassen Clusternr. wordt dit door het programma hersteld.

Daarnaast biedt dit rapport een overzicht van OG Eenheden die nieuwe en/of huidige contracten hebben, maar niet zijn gekoppeld aan een financieel cluster. Uiteraard is dit alleen een overzicht en kan dit niet automatisch door het rapport worden verholpen.