Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot Em-Match, de Woonruimte-bemiddelingsmodule binnen Dynamics Empire, alsmede de samenhangende applicatiebeheeractiviteiten en instellingen. Waar nodig wordt u verwezen naar gerelateerde documenten.

Dit document behandelt de onderwerpen van de module Woonruimtebemiddeling in een volgorde die aansluit op de praktijk. U zult bijvoorbeeld eerst moeten vaststellen welke criteria en woonkenmerken u wilt gebruiken voor uw distributiemodel voordat men daadwerkelijk het woonruimtebemiddelingsproces kan uitvoeren. Maar alle onderwerpen zijn ook op zich staand te raadplegen, zodat de handleiding tevens als naslagwerk dienst kan doen.

De inrichting van de structuur in Dynamics Empire is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Wij gaan bij verwijzingen in de handleidingen echter uit van de standaardindeling.

2 Instellingen

Voordat u efficiënt gebruik kunt maken van de module Woonruimtebemiddeling zult u de module eerst moeten inrichten. Onder het inrichtingsproces verstaan wij het vastleggen van de instellingen die specifiek zijn voor dit proces. Om deze instellingen te bepalen is het van belang dat u uw interne proces van woonruimtebemiddeling van tevoren hebt vastgesteld.

2.1 Algemene instellingen

Kies via de zoekfunctionaliteit voor Woonruimtebemiddelingsinstellingen. Vul op tabblad Algemeen de nodige velden.

In het regeldeelscherm kunt u de criteria vastleggen voor de berekening van het ‘standaard’ aantal punten dat een woningzoekende krijgt toegekend. Het gaat hier dan ook uitsluitend om contactkenmerken.

U legt als volgt de criteria vast:

Geef op tabblad Criteria in het veld een code in en bij Omschrijving een betekenisvolle toelichting op de code.
Bij Soort kunt u kiezen voor:
- Toegang - criterium dat men kan gebruiken voor een woning waar een toelatingsvoorwaarde van toepassing is; deel van de regel wordt in het rood weergegeven
- Volgorde -criterium dat men kan gebruiken voor een kenmerk dat volgordebepalend is; de regel wordt vetgedrukt weergegeven
- Score - criterium dat men kan gebruiken voor een kenmerk waaraan een score is verbonden
In het veld Formule definieert u het criterium. Klik op de assistedit, waarna u eerst gevraagd wordt om een keuze te maken uit de beschikbare kenmerken: Distributiemethoden of Contactkenmerken; zoals hierboven geconstateerd gaat het hier uitsluitend om de laatste soort.
Na het kiezen van een contactkenmerk geeft u, terug in het veld Formule, een operator op: +, -, *, /, <, >, ^, =, |, &, (, ). Daarna kiest u weer een waarde via de assistedit, enzovoort.
Na een klik op OK keert u terug in het instellingenscherm, waar de formule is opgenomen.
In het veld Score kunt u het aantal punten opgeven dat men kan toekennen aan een criterium van de gelijknamige soort; dit kan alleen in combinatie met de waarde Score in het veld Soort.

Let op! Het gedefinieerde aantal punten is vervolgens ook als kenmerk te presenteren (functie 10, Aantal punten). U dient er echter op te letten dat dit kenmerk niet in de Woningzoekende-puntenberekening wordt opgenomen, omdat hierdoor een onjuiste berekening van het aantal punten bij een woningzoekende ontstaat (circulaire verwijzing).

Het puntenaantal wordt getoond op het scherm Woningzoekende, rechts van het veld Nr.

2.2 Kenmerken

Om binnen Em-Match daadwerkelijk te kunnen matchen, moet het mogelijk zijn om specifieke kenmerken aan zowel een woningzoekende (een contact) als aan een OG Eenheid mee te geven. Deze kenmerken worden, in een later te bepalen distributiemodel, gebruikt om met elkaar te vergelijken (te matchen), waarna de geschiktheid van de woningzoekende voor een OG Eenheid – en andersom - kan worden bepaald.

Let op: er is een verschil tussen toegangscriteria en selectiecriteria: als een contact niet voldoet aan een bepaald opgegeven toegangscriterium, dan komt hij überhaupt niet in aanmerking voor de woning. Als hij niet voldoet aan een selectiecriterium, dan zorgt dit ervoor dat hij in volgorde achteraan in de lijst van gegadigden wordt gezet.

2.2.1 Vastleggen van kenmerken

U legt als volgt ‘stuk voor stuk’ kenmerken vast:

Kies via voor de taak Kenmerken; het gelijknamige scherm wordt getoond.
Kies in het veld Soort kenmerk voor Contact of voor OG Eenheid.
Ga helemaal naar beneden, naar een lege regel; vul een nummer voor het kenmerk in; Dynamics Empire zet er in geval van een Contact CK voor (ContactKenmerk) en in het geval van een OG Eenheid OK (OGE-Kenmerk).
Geef een korte, liefst betekenisvolle omschrijving op en geef aan of de Regelsoort van het type Kenmerk of Titel is (waarbij de laatste wordt gebruikt als ‘hoofd’ van een groep kenmerken, die in de daaropvolgende regels worden gespecificeerd).
Het veld Automatisch aanmaken stelt u in de gelegenheid om kenmerken automatisch aan een contact of eenheid toe te kennen wanneer deze nieuw wordt aangemaakt. U heeft vier keuzes:
- Nooit: Het kenmerk wordt niet (nooit) automatisch toegekend en dient dus, indien gewenst, handmatig te worden toegekend.
- Aanmaken record: Zodra een nieuw contact of nieuwe eenheid wordt aangemaakt (bijv. via F3) wordt dit kenmerk daar automatisch aan toegekend. Als u dit kenmerk later verwijdert, wordt het niet automatisch opnieuw toegekend.
- Opnemen in WRB: Zodra een eenheid wordt opgenomen in Woonruimtebemiddeling of een contact zich inschrijft als woningzoekende, wordt dit kenmerk automatisch toegekend. Ook hier geldt dat bij verwijdering het kenmerk niet opnieuw wordt toegekend.
- Altijd: Zodra een nieuw contact of nieuwe eenheid wordt aangemaakt zal het kenmerk altijd worden toegevoegd, ook na verwijdering. Dit geldt met name voor kenmerktypen Functie en Veld.
  
  Als ook woningen voor derden in Em-Match beheerd worden, kunt u wel gebruik maken van de optie 'Opnemen in WRB'; de overige opties hebben geen toepassing bij woningen van derden, omdat u hierbij niet naar velden en/of functies kunt verwijzen.
Als het veld Automatisch verwijderen staat aangevinkt wordt een kenmerk verwijderd uit de kenmerkposten als een eenheid uit WRB wordt genomen of als een contact zich uitschrijft als woningzoekende.
Em-Match definieert drie verschillende typen kenmerken waar u in het veld Type voor kunt kiezen, te weten:
- Invullen: Hier kiest u voor als u een kenmerk wilt opstellen waarbij het kenmerk moet voldoen aan een vrij in te vullen waarde.
- Veld: Hier kiest u voor als u een kenmerk wilt opstellen waarbij dit al binnen Em-Match bestaat als veld dat gekoppeld is aan de bestaande informatie van een Contact of OG Eenheid.
- Functie : Hier kiest u voor als u een kenmerk wilt opstellen waarbij het moet voldoen aan de waarde van een uitkomst van een uitgevoerde functie. Deze functie is al in Dynamics Empire ingebouwd en kan door middel van het selecteren van dit type kenmerk worden aangeroepen.
Afhankelijk van het type kenmerk dat u kiest kunnen de volgende eenheidstypen worden gekozen in het veld Eenheidstype:
- Leeg: Hier kiest u voor als het kenmerk geen specifiek type betreft.
- Getal: Hier kiest u voor als de eenheid van het kenmerk een numerieke waarde heeft.
- Logisch: Hier kiest u voor als de waarde van het kenmerk waar dan wel niet waar is, oftewel Ja of Nee.
- Optie: Hier kiest u voor als de waarde van het kenmerk moet worden gekozen uit (vooraf bepaalde) optiemogelijkheden.
- Tekst: Hier kiest u voor als de waarde van het kenmerk uit tekst bestaat.
De invulling van het veld Typenr. hangt af van de keuze die u hebt gemaakt in het veld Type. Klik op de lookup-button om een invulling te kunnen maken.

Hebt u in het veld Type gekozen voor Veld, dan verschijnt het scherm WRB Veld buffer Contact of Veld buffer OG Eenheid (afhankelijk van uw keuze in het veld Soort kenmerk). Dit zijn schermen waarin u alle velden vindt die gekoppeld zijn aan de bestaande informatie die van belang is voor de kenmerken van een contact of een eenheid.

Hebt u in het veld Type gekozen voor Functie, dan verschijnt het scherm Veldoverzicht. Dit is een scherm waarin u de functies kunt terugvinden die betrekking hebben op het type kenmerk dat u hebt gekozen. Deze functies zijn standaard vastgelegd in Dynamics Empire.
Enkele voorbeelden ter illustratie:
Functie 16 - Achterstandsbedrag, toont het aantal vervallen posten op werkdatum bij de klant.
Functie 17 - Achterstand, geeft een logische waarde terug (J/N) of er bij de woningzoekende een saldo is op vervaldatum dat groter is dan het bedrag van 1 maand huur.
Functie 18 - Betalingsregeling, geeft weer of er een lopende betalingsregeling bij deze woningzoekende aanwezig is.
Functie 20 – Optie – Wachtdagen, toont de optiewachtduur van de kandidaat in relatie tot de woning waar hij/zij op reageert
Functie 21 – Optie – Lotingnr., toont van een kandidaat de waarde uit het veld Lotingnr. Deze waarde kan vervolgens als score en volgordecriterium worden toegepast (al naar gelang de wens) in een distributiemethode.

Hebt u in het veld Type gekozen voor Invullen, dan is het veld Typenr. niet muteerbaar.

Als u voor een kenmerk een combinatie hebt gekozen van bijvoorbeeld Type Veld en Eenheidstype Optie, dan kan het zijn dat er al voorgedefinieerde opties worden getoond. Mutatie van het veld Opties is dan niet mogelijk.

Hebt u gekozen voor een kenmerk met de combinatie van Type Invullen en Eenheidstype Optie, dan behoort u zelf de opties aan te leveren. Klik daarvoor op de assistedit in het veld Opties, waarna u het scherm WRB Kenmerkopties krijgt te zien. Vul hier de desgewenste opties in en sluit het scherm af. De ingevulde opties worden nu ook getoond in het veld Optiestring en zijn dus ook beschikbaar voor het kenmerk waar u op dat moment mee bezig bent.

U importeert/exporteert als volgt contact- dan wel OGE-kenmerken:

Kies voor Import/Export Kenmerkposten . Het gelijknamige scherm wordt getoond.
Let op: Bij het exporteren worden kolomnamen meegegeven. Bij het importeren dient u deze regel te verwijderen!

U verwijdert of voegt als volgt kenmerken batchgewijs - voor een OG eenheid - toe:

Kies voor Wijzigen eenheidskenmerken . Het gelijknamige scherm wordt getoond.
Kies onder OG Eenheden per cluster de woning of het cluster (of woningen/clusters) waarvoor het kenmerk moet worden opgevoerd of verwijderd.
Op tabblad Opties kiest u via de assistbutton het kenmerk dat moet worden verwijderd of toegevoegd. Vervolgens selecteert u de uit te voeren mutatie (Toevoegen of Verwijderen). Het is raadzaam om eerst een proefrapport op te starten om de gevolgen van uw wijziging te controleren. Dit doet u door de optie Mutaties opslaan niet aan te vinken. De actie wordt pas doorgevoerd als u dit veld aanvinkt.
Indien gewenst kunt u een startdatum ingeven. Als u dit veld leeg laat is het kenmerk meteen geldig tot de opgegeven einddatum.

Let op! Als u een kenmerk wilt wijzigen dient u dit eerst te verwijderen, en vervolgens de nieuwe waarde via de actie Toevoegen op te voeren bij de eenhe(i)d(en).

Het is niet verplicht het rapport fysiek af te drukken. Ook optie Voorbeeld voert de door u ingegeven wijziging door bij de geselecteerde eenheden.

Woonduur
Bij de contactkenmerken kan een kenmerk worden opgevoerd waarbij de waarde van de functie 'Woonduur in maanden' wordt teruggegeven. Deze functie geeft echter alleen een waarde terug bij contacten waar ook een verhuurcontract aanwezig was, terwijl u wellicht wilt weten gedurende welke periode een huurder inmiddels als huurder bekend is. Dit kan nu worden ondervangen: u geeft dan, naast bovengenoemd kenmerk, het kenmerk Inschrijfperiode op. Vervolgens vult u bij de Instellingen het veld Kenmerk alternatieve datum Woonduurberekening met het zojuist aangemaakte kenmerk.

Nu gaat u naar de contactkaart (Contacten ) en kiest u bij het juiste contact voor menu-item Kenmerken. Voer beide kenmerken op en geef bij laatstgenoemde als waarde de begindatum op: dd-mm-jjjj of dd/mm/jjjj. Vervolgens zal het systeem het aantal maanden berekenen dat het contact staat ingeschreven en dit vermelden in veld Waarde bij het betreffende kenmerk. (Verlaat hiervoor even het scherm en open het vervolgens weer.)

2.2.2 Enkele voorbeelden

Hieronder volgen enkele voorbeelden om u een idee te geven hoe u de verschillende mogelijkheden voor het vastleggen van kenmerken kunt toepassen.

In de voorbeelden laten we onder andere de volgende velden even buiten beschouwing:

Automatisch aanmaken, met de volgende keuzes: Nooit (het kenmerk wordt niet automatisch aangemaakt), Aanmaken record (zodra een nieuw contact of nieuwe eenheid wordt aangemaakt wordt dit kenmerk automatisch aangemaakt), Opnemen in WRB (zodra een eenheid wordt opgenomen in Woonruimtebemiddeling of een contact zich inschrijft als woningzoekende, wordt dit kenmerk automatisch aangemaakt) en Altijd (het kenmerk wordt altijd automatisch aangemaakt).
Automatisch verwijderen: als dit selectievakje is ingeschakeld wordt een kenmerk verwijderd uit de kenmerkposten als een eenheid uit WRB wordt genomen of als een contact zich uitschrijft als woningzoekende.

Kenmerk Leeftijdsgrens voor OG Eenheid

Stel, u wilt een toegangscriterium voor een woning toepassen dat betrekking heeft op de leeftijd. U hebt dan een kenmerk nodig waarbij u kunt invullen wat de minimum of evt. de maximum leeftijd is. U gaat als volgt te werk:

Zorg ervoor dat u zich bevindt in het scherm Kenmerken van het soort OG Eenheid (Kenmerken ).
Maak een nieuw kenmerk aan en geeft het de omschrijving ‘Minimum leeftijdsgrens’.
Kies vervolgens voor het Type Invullen en Eenheid Getal. De ingevulde waarde voor dit kenmerk is nu al voldoende om in een later stadium in een toegangscriterium aan te geven dat een woning alleen wordt aangeboden aan woningzoekenden die boven een minimum leeftijdsgrens vallen.

De toegangscriteria stelt u vast in de Distributiemethoden definiëren (paragraaf 2.3). Het getal dat u daar invult is dus gelijk aan de numerieke waarde van de minimum leeftijdsgrens.

Desgewenst kunt u nog een kenmerk toevoegen waarin u de waarde voor de maximum leeftijdsgrens kunt vastleggen.

Kenmerk Leeftijd van een woningzoekende

Stel, u wilt een kenmerk opstellen dat de leeftijd van de woningzoekende weergeeft. Em-Match biedt in dit geval een functie aan die op basis van de geboortedatum van de woningzoekende zijn leeftijd berekent. U gaat als volgt te werk:

Zorg ervoor dat u zich bevindt in het kenmerkenscherm van het soort Contact.
Maak een nieuw kenmerk aan en geeft het de omschrijving ‘Leeftijd woningzoekende’.
Kies vervolgens voor het Type Functie en Eenheid Getal.
Zoom vervolgens in bij het veld Type Nr. door op de lookup-button te klikken.
Het scherm Veldoverzicht opent zich en de functies die voor een Contact van toepassing zijn worden nu zichtbaar.
Selecteer de functie ‘Leeftijd Contact’ en klik op OK.
Het scherm sluit zich automatisch en u ziet dat in het veld Type Nr. nu een ‘1’ staat ingevuld.
De ingevulde waarden voor dit kenmerk zijn voldoende om in een later stadium de leeftijd van de woningzoekende te matchen met een eventuele leeftijdsgrens als toegangscriterium.

Kenmerk Inkomen van een woningzoekende

Stel, u wilt een kenmerk opstellen dat het inkomen van de woningzoekende weergeeft. Het inkomen van een woningzoekende is al als informatie beschikbaar op de contactkaart van de woningzoekende. Em-Match biedt in dit geval de mogelijkheid om naar dit veld te verwijzen, zodat u de informatie niet handmatig hoeft in te vullen. U gaat als volgt te werk:

Zorg ervoor dat u zich bevindt in het kenmerkenscherm van het soort Contact.
Maak een nieuw kenmerk aan en geeft het de omschrijving ‘Inkomen woningzoekende’.
Kies vervolgens voor het Type Veld en Eenheid Getal. Zoom vervolgens in bij het veld Type Nr. door op de lookup-button te klikken. Het scherm Veld buffer Contact opent zich en de velden die voor een Contact van toepassing zijn worden nu zichtbaar. Selecteer het veld met de naam Inkomen en klik op OK. Het scherm sluit zich automatisch en u ziet dat in het veld Type Nr. nu ‘61214’ staat ingevuld. Dit staat gelijk aan het veldnummer zoals dat is bepaald binnen Em-Match.
De ingevulde waarden voor dit kenmerk zijn voldoende om in een later stadium het inkomen van de woningzoekende te matchen met een eventuele inkomensgrens als toegangscriteria.

Kenmerk Type woningzoekende

Stel, u wilt een kenmerk opstellen waarin naar voren komt wat voor type woningzoekende iemand is. U wilt weten of een woningzoekende van het type Doorstromer, Starter of Vestiger is. Deze informatie is standaard niet beschikbaar op de contactkaart van de woningzoekende. Toch wilt u dat er bij dit type kenmerk alleen maar kan worden gekozen uit deze drie types. U gaat als volgt te werk:

Zorg ervoor dat u zich bevindt in het kenmerkenscherm van het soort Contact.
Maak een nieuw kenmerk aan en geeft het de omschrijving ‘Type woningzoekende’.
Kies vervolgens voor het Type Invullen en Eenheid Optie.
Klik nu op de assistedit in het veld Opties; dit brengt u bij het invulscherm genaamd WRB Kenmerkopties.
Vul hier achtereenvolgens de opties ‘Doorstromer’, ‘Starter’ en ‘Vestiger’ in en sluit het scherm af. De ingevulde opties worden nu ook getoond in het veld
De ingevulde waarden voor dit kenmerk zijn voldoende om in een later stadium het type van de woningzoekende te matchen met een OG Eenheid die bedoeld is voor een bepaald type woningzoekende.

Let op! Het opstellen van een kenmerk werkt in veel gevallen twee kanten op. Als u bijvoorbeeld voor een OG Eenheid een kenmerk leeftijdsgrens hebt opgesteld, dan moet u aan de andere kant voor een Woningzoekende ook een kenmerk leeftijd opstellen. U moet nochtans deze kenmerken met elkaar matchen.
Hoe u deze kenmerken voor een OG Eenheid of een Woningzoekende vaststelt wordt verderop besproken.

2.3 Distributiemethoden definiëren

U dient de distributiemethode dan wel het aanbodmodel te bepalen dat u wilt toepassen binnen uw corporatie. Hier kiest u ook welke kenmerken u wilt toepassen en in welke criteria ze gelden voor de toewijzing van een woning.

U definieert als volgt een distributiemethode:

Kies voor de lijst Distributiemethodenoverzicht ; het gelijknamige scherm verschijnt.
Klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken. Het doel is om hier uw distributiemethode(n) vast te leggen die u voor elk aanbodmodel wilt gebruiken. U kunt hier een onbeperkt aantal methoden vastleggen. Dit hangt natuurlijk nauw samen met het aantal distributiemethoden dat u voor uw corporatie hebt gedefinieerd. U kunt dan in een later stadium, bij de publicatie van een woning, de desgewenste distributiemethode selecteren die moet worden gebruikt voor het toewijzen van de woning.
Vul een betekenisvolle Code in (maximaal 10 karakters) en een Omschrijving.
Om de methode van uw keuze verder in te richten selecteert u deze en klikt u op Weergeven. De kaart van de distributiemethode verschijnt. Tabblad Algemeen geeft aan welke distributiemethode u aan het inrichten bent. Op tabblad Criteria (klik bij een bestaande methode eerst op Bewerken) geeft u de criteria aan die gelden voor deze distributiemethode. In principe kunt u elk denkbaar criterium vastleggen; er moet echter wel op een aantal zaken goed gelet worden.
Geef om te beginnen een nummer aan het criterium mee in het veld Nr. Er wordt nu automatisch een nummerreekscode aan dit nummer toegevoegd (CR-xxx).
Vul een Omschrijving in en kies een Soort. Hier kunt u kiezen uit een drietal criteria:
- Toegang: criterium dat men kan gebruiken voor een woning waar een toelatingsvoorwaarde van toepassing is. In dit geval geeft u in het veld Formule een reeks criteria op die tezamen een uitkomst genereren waaraan moet worden voldaan; wordt hier niet aan voldaan, dan wordt de Uitsluitingsmelding getoond.
- Volgorde: criterium dat men kan gebruiken voor een kenmerk dat volgordebepalend is. In dit geval geeft u in het veld Formule een reeks criteria op die tezamen een uitkomst genereren waaraan moet worden voldaan.
  Op dit veld is het begrip Loting van toepassing: voor de gegadigden binnen eenzelfde Volgorde-criterium wordt op basis van de tijd in seconden willekeurig (random) een volgordenummer bepaald tussen 0 en 2.147.483.647. Vervolgens worden de gegadigden gesorteerd op dit volgordenummer en worden de rangnummers vanaf 1 toegekend.
- Score: criterium dat men kan gebruiken voor een kenmerk waaraan een score is verbonden. Hierbij zult u in het veld Formule een enkel criterium moeten opgeven dat moet voldoen aan de waarde in het veld Score.
Na een keuze te hebben gemaakt klikt u in het veld Formule op de assistedit, waarna u kunt kiezen uit drie beschikbare kenmerktypen; kies degene die benodigd is voor het kunnen invoeren van de gewenste gegevens.
- De eerste optie leidt tot het Distributiemethodecriteriaoverzicht.
- De tweede optie leidt tot het scherm Kenmerken met een filter op Contact.
- De derde optie leidt tot het scherm Kenmerken met een filter op Eenheid.
Na het kiezen van een distributiemethode of een kenmerk geeft u, terug in het veld Formule, een operator op: +, -, *, /, <, >, ^, =, |, &, (, ). Daarna kiest u weer een waarde via de assistedit, enzovoort.
Na een klik op OK keert u terug in het scherm Distributiemethode, waar de formule is opgenomen.
In het veld Score kunt u het aantal punten opgeven dat men kan toekennen aan een criterium van de gelijknamige soort; deze is hier niet van toepassing.
De Uitsluitingsmelding bevat een reden voor uitsluiting, bijvoorbeeld ‘Woningzoekende heeft niet de minimum leeftijd’. Als u hier niets invult, zal in een later stadium – wanneer een contact niet voldoet aan een criterium – de uitsluitingsmelding ‘Voldoet niet aan criterium X’ zijn.

Voor een distributiemethode waarin meer criteria worden gebruikt, is het van belang om op de juiste plekken haakjes te zetten: ( en ). Hiermee geeft u in de formule aan welke stukken als deel moeten worden berekend, alvorens de gehele formule deze delen op een wiskundig juiste manier kan samennemen en een juiste output kan verzorgen. Hieronder volgt een tweetal voorbeelden.

Voorbeeld:
Stel, de huishoudgrootte moet aan een aantal eisen voldoen. Om hiervoor een formule op te stellen maken we gebruik van de volgende kenmerken:

CK03 = huishoudgrootte

CK04 = CIZ geïndiceerd

OK33 = minimum aantal personen

OK34 = maximum aantal personen

Daarbij geven we een uitsluitingsmelding op die wordt getoond als niet aan de voorwaarden wordt voldaan.

U dient zelf op de juiste plekken de haakjes te zetten, zodat de formule door het systeem juist begrepen wordt. Met het pipe-teken (|) kunt u twee of meer expressies samenvoegen. Dit heeft dan tot gevolg dat er gekeken wordt of ten minste één van de expressies matcht.

De formule ziet er uiteindelijk als volgt uit:

2.4 Duplicaatgroepen

Met deze instelling bepaalt u welke persoonsgegevens u van de woningzoekende wilt gebruiken voor een duplicaatcontrole die plaatsvindt voordat binnen Dynamics Empire een relatiekaart wordt aangemaakt. De diverse persoonsgegevens waarop u wilt controleren kunt u eventueel samenvoegen in een groep. De validatie voor een gedefinieerde groep geldt dan alleen als er voor alle persoonsgegevens een duplicaat wordt gevonden.

U legt als volgt een duplicaatgroep vast:

Ga naar Duplicaatcontrole-instellingen .
Klik op Nieuw en voer een groepnummer in.
Klik in het veld Veldnr. op de lookup-button en kies in het scherm Veldoverzicht een veldnummer dat behoort bij het bedoelde persoonsgegeven. Het veld Veldnaam vult zich vervolgens automatisch.
Als u meer persoonsgegevens in de groep wilt opnemen, begint u een nieuwe regel met hetzelfde groepnummer en vult u een ander veldnummer in.

2.5 Woningzoekendesoorten

Met deze instelling kunt u de soorten woningzoekenden benoemen. Deze informatie is van belang op het moment dat de woningzoekende zich inschrijft en u deze persoon wilt typeren.

U benoemt als volgt een woningzoekendesoort:

Kies voor Woningzoekendesoorten ; de gelijknamige lijst wordt getoond.
Klik op Nieuw en geef een Code in van maximaal 10 karakters.
Geef een betekenisvolle Omschrijving aan de code mee.
Met een vinkje in het veld Woningzoekende actief bepaalt u of de woningzoekende actief meedoet aan het proces. Woningzoekenden die reageren op een woning maar niet actief zijn, krijgen in de reactie de uitsluitingsmelding ’Woningzoekende is niet actief’ en worden onderaan de lijst geplaatst met reacties. Ook kan men geen aanspraak maken op een eventuele urgentie als men niet ‘actief’ is.

2.6 Uitschrijvingsredenen

Uitschrijvingsredenen die u hier opgeeft komen gelijk beschikbaar als keuze in de instelling Uitschrijfreden acceptatie op het tab Algemeen bij de Algemene instellingen (zie begin hoofdstuk 3).

U legt als volgt uitschrijvingsredenen vast:

Selecteer Uitschrijvingsredenen .
Klik op Nieuw en geef een code in van maximaal 10 karakters.
Geef een betekenisvolle Omschrijving aan de code mee.

2.7 Media

Met deze instelling kunt u de diverse media benoemen die u gebruikt om uw woningen onder de aandacht te brengen. Deze informatie is van belang wanneer u een medium kiest bij de publicatie van uw woning.

U benoemt als volgt verschillende media:

Kies voor Media waarna de gelijknamige lijst verschijnt.
Klik op Nieuw en geef een code in van maximaal 10 karakters.
Geef een betekenisvolle omschrijving aan de code mee.
Het veld Aantal reacties geeft aan hoeveel gegadigden hebben gereageerd. Via de link in het veld kunt u de achterliggende gegevens raadplegen.

2.8 Optiecluster

Voor u als Dynamics Empiregebruiker bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van zogenaamde optieclusters. Uitgangspunt is dat de eenheden die aan een dergelijk cluster worden gekoppeld gelijke eigenschappen delen zoals woonplaats, wijk etc. Woningzoekenden kunnen vervolgens een optie nemen op een eenheid uit een dergelijk cluster. Hierbij geldt overigens dat een woningzoekende nog niet actief hoeft te zijn om een optie op een eenheid te kunnen nemen. Er wordt in een dergelijk geval dus slechts gecontroleerd op de aanwezigheid van een inschrijfdatum - een activeringsdatum is niet vereist.

2.8.1 Instellingen

Een optiecluster wordt gekenmerkt door een specifieke clustersoort, bijvoorbeeld met de code OPTIE. Deze dient u aan te maken via Clustersoorten . Vervolgens moet u in de Woonruimtebemiddelingsinstellingen op tabblad Algemeen het veld Optieclustersoort vullen met deze code; gevolg is onder andere dat bij clusters van deze soort op de clusterkaart extra tabbladen worden getoond: Gegadigden en WRB.

De ingegeven Distributiemethode op tabblad WRB wordt overgenomen door de aan het cluster gekoppelde eenheden. Hiermee wordt voorkomen dat bij toewijzing eenheden volgens afwijkende criteria worden toegewezen dan beoogd is met het cluster. Het is dus niet mogelijk om bij woningen die aan een optiecluster zijn gekoppeld een afwijkende distributiemethode op te voeren. Als u dit probeert wordt u door Dynamics Empire hierop geattendeerd door de melding ‘Deze eenheid is onderdeel van een optiecluster’. Dit geldt eveneens voor de verdelingsmethode: deze mag niet afwijken van de Verdelingsmethode zoals vastgelegd op het cluster.

2.8.2 Eenheid toekennen

Het toewijzen van eenheden gaat op dezelfde wijze als het toewijzen van eenheden aan andere clusters. U kiest vanaf de clusterlijst of –kaart voor Eenheden toevoegen op tabblad Acties in het lint. Selecteer de gewenste eenheid/eenheden (handmatig, met behulp van de Shift- of Control-toets, of met behulp van filtering) en klik op OK; de eenheden zijn nu toegevoegd aan het cluster. Eenheden kunnen slechts aan één optiecluster tegelijkertijd zijn toegewezen. Als u eenheden van het ene naar het andere cluster wilt verplaatsen, zult u deze eerst bij het oude optiecluster moeten verwijderen voordat u de eenheid bij het nieuwe cluster kunt opvoeren. U ziet welke eenheden aan het cluster zijn toegewezen op het tabblad OG Eenheden van de clusterkaart.

2.8.3 Gegadigden toekennen

Zoals eenheden aan het cluster worden gekoppeld, worden ook gegadigden geregistreerd die een optie willen uitoefenen op dit cluster. In dit geval kiest u voor Gegadigden in het menu. In het venster Gegadigden per cluster geeft u de huishoudens op die een optie op het betreffende cluster willen uitvoeren. De ‘optienemers’ worden getoond op het tabblad Gegadigden van de clusterkaart.
Bij het vastleggen van optienemers bij een cluster wordt gecontroleerd of de betreffende combinatie (optienemer en cluster) al voorkomt. In dat geval wordt een melding in het scherm getoond en kan de betreffende woningzoekende niet een 2e keer aan het cluster worden gekoppeld.

Optieneemdatum en –tijd worden bepaald door het moment waarop de kandidaat wordt toegevoegd aan het cluster en zijn niet handmatig te wijzigen.

Met een vinkje in het veld Aanbieden wordt aangegeven of het betreffende contact op de hoogte wil worden gehouden en daarmee aanbiedingen binnen het cluster wil ontvangen. Zo niet, dan heeft de betreffende persoon wel een optie, maar wil er niet steeds aanbiedingen van ontvangen.

Het veld Rangnr. krijgt een nummer toegezegd op basis van de optieneemdatum (Optiedatum) en –tijd (Optietijd).

Het veld Actief staat in principe aangevinkt voor een gegadigde; dit verandert echter als hij twee keer niet legitiem een woning heeft geweigerd. Als (een van) die twee niet-legitieme beoordelingen worden (wordt) teruggedraaid zal de optieregel moeten worden verwijderd en moet het contact – indien gewenst - een nieuwe optieregistratie aangaan.

2.8.4 Clusterkenmerken

Binnen Woonruimtebemiddeling kunt u, net zoals voor woningzoekenden en eenheden, voor een cluster kenmerken vastleggen. Dit doet u via Kenmerken in het menu. Clusterkenmerken kunnen dezelfde eigenschappen bevatten als contact- en OG-kenmerken:

Zoekprofiel J/N
Automatisch aanmaken (Nooit, Aanmaken record, Opnemen in WRB, Altijd)
Automatisch verwijderen
Regelsoort (Titel of Kenmerk)
Type (Invullen, Veld of Functie)
Eenheidstype (Getal, Logisch, Optie, Tekst)
Omschrijving
Opties

Daarnaast bestaan er ten behoeve van het clusterkenmerktype nog een groot aantal functies die u specifiek voor Woonruimtebemiddeling kunt gebruiken.

2.8.5 Loting

U kunt binnen de aanwezige optienemers van een cluster loten. Deze actie kunt u toepassen als u optienemers voorrang wilt geven op niet-optienemers, bijvoorbeeld in de situatie dat woningzoekenden gedurende een bepaalde periode op een nieuwbouwcomplex kunnen inschrijven, waarna na het verlopen van de inschrijfperiode ook overige kandidaten kunnen reageren.

Op het tabblad WRB van de clusterkaart (Clusteroverzicht ) kunt u in het veld Lotingsdatum een datum invoeren. Zolang deze datum nog niet is aangebroken kunt u weliswaar een proefloting uitvoeren, maar kan een definitieve loting nog niet worden uitgevoerd. Per uitgevoerde loting wordt het veld Datum laatste loting gevuld. Als de lotingsdatum is aangebroken kan de definitieve loting worden uitgevoerd. In dat geval bevestigt u de vraag 'Wilt u de definitieve loting uitvoeren?’ met Ja. Het veld Definitieve loting zal dan worden aangevinkt.

Bij het definitief maken van de loting krijgen de op dat moment aanwezige optienemers een rangvolgordenummer van loting. U kunt later nog optienemers aan het cluster toekennen; deze krijgen dan automatisch als rangnummer 999999999.

2.8.6 Optienemers toewijzen

Het toewijzen van de optienemers aan een eenheid in Em-Match doet u op de eenheidkaart. De kandidaten worden via de functie Omzetten opties naar reactie (menu op de kaart OG Eenheid woonruimtebemiddeling) aan de OG eenheid toegevoegd. Het is dus belangrijk dat u, als u wilt loten binnen een optiecluster, dit eerst doet voordat u de opties omzet in reacties! Als u dit verzuimd zal de volgorde van kandidaten op basis van hun reguliere optieduur worden bepaald.
Nadat u de functie hebt uitgevoerd ziet u de optienemers terug als gegadigden bij de eenheid.

Bij het uitvoeren van de functie wordt gecontroleerd of er niet reeds eerder optienemers zijn toegevoegd aan de betreffende eenheid. Als dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd door het systeem; ‘De clusteropties zijn al overgezet op xx-xx-xx. Wilt u de opties nogmaals omzetten?’ Als u dit bevestigt worden uitsluitend de nog niet aanwezige optienemers toegevoegd.

U kunt ook, indien u dit wenst, overige kandidaten (niet-optienemers) toevoegen. Dit kan op de reguliere wijze door de gegadigde rechtstreeks in te geven bij de eenheid in Woonruimtebemiddeling. Aangezien deze altijd later reageren dan de optienemer zullen zij alleen als de overige woningzoekenden weigeren in aanmerking kunnen komen voor de betreffende eenheid.

Let op! Om deze werking mogelijk te maken is het wel belangrijk dat u de volgordebepaling laat plaatsvinden op basis van reactiemoment. Bij het omzetten van de opties naar reacties bij de eenheid worden de lotingnummers bij de optienemers omgezet in seconden na 00:00. Deze werkwijze zorgt er, in combinatie met de verdelingsmethode Reactiemoment, voor dat de kandidaten in de juiste volgorde worden geselecteerd. Later toegevoegde kandidaten hebben altijd een latere reactiedatum en –tijd. Dit zorgt ervoor dat zij lager in de ranglijst eindigen dan de optienemers.

Let op! Hiervoor is het belangrijk dat u de gegevens op de juiste wijze sorteert (reactiedatum en –tijd).

Vervolgens worden de reacties op de reguliere wijze definitief bewerkt, waarbij per gegadigde wordt getoond of er uitsluitingsmeldingen zijn.

2.8.7 Weigering bij niet-legitieme redenen

Bij kandidaten wordt vastgelegd met welke reden deze een aangeboden woning weigeren. Als een kandidaat het aantal ingestelde ‘niet-legitieme redenen’ binnen een optiecluster heeft bereikt, vervalt de door hem/haar genomen optie bij dit cluster. De kandidaat kan vervolgens opnieuw aan het cluster worden toegevoegd, maar zal dan ook pas vanaf dat moment ‘optieduur’ opbouwen.
NB: Als een woning wordt aangeboden die níet past in de beschrijving van de optie is een weigering legitiem. In alle andere gevallen is de reden niet legitiem. Dus als een aangeboden woning aan de optiebeschrijving voldoet mag de woningzoekende in principe niet weigeren.

2.9 Exportprotocol

Wanneer u een woning aanbiedt in een publicatie, dan wilt u bepaalde woning- en/of persoonskenmerken meegeven als informatie voor de advertentie. U kunt deze advertentiekenmerken meegeven in het exportprotocol. In deze instelling legt u vast welke beschikbare kenmerken u als sjabloon voor uw advertentie in het exportprotocol wilt gebruiken. Uiteindelijk genereert het exportprotocol een bestand dat de drukker en/of webpublisher de benodigde informatie verschaft over de inhoud van de te publiceren woningadvertentie.

U legt als volgt een exportprotocol vast:

Kies voor Exportprotocollen . Het exportprotocolscherm zelf bestaat uit twee tabbladen. Tabblad Algemeen geeft aan voor welk exportprotocol u aan het inrichten bent; op tabblad Exportprotocolregels geeft u de woning- en/of persoonskenmerken aan die van belang zijn.
Ga naar Nieuw om een nieuw protocol op te kunnen stellen. Geef een code op van maximaal 10 karakters.
Geef een Omschrijving voor uw exportprotocol en vul in het veld Standaardbestandsnamen de locatie en de naam van het exportbestand in.
Bepaal welke Soort advertentiekenmerk u wilt meegeven. U hebt hier de keuze uit Algemeen, Huuraanbieding en Verkoopaanbieding.
Afhankelijk van het soort advertentiekenmerk vult u in het veld Tabel-ID met behulp van de lookup-button een object in waarvan u de velden, functies en kenmerken wilt meegeven. Het veld Tabelnaam vult zich automatisch.
Kies nu het type (soort) kenmerk dat u wilt meegeven. U kunt drie typen kiezen:

1. Veld: als u een kenmerk aan een advertentie wilt meegeven waarbij de informatie al binnen Em-Match bestaat als veld dat gekoppeld is aan de bestaande informatie van een Contact of OG Eenheid;
2. Functie: als u een kenmerk aan een advertentie wilt meegeven waarbij de meegegeven informatie moet voldoen aan de waarde van een uitkomst van een uitgevoerde functie. Deze functie is al in Dynamics Empire ingebouwd en kan door middel van het selecteren van dit type kenmerk worden aangeroepen;
3. Kenmerk: als u een kenmerk aan een advertentie wilt meegeven.

Kies in het veld het juiste veld, de juiste functie of het juiste kenmerk, afhankelijk van de keuze die u in stap 6 hebt gemaakt. Het veld Omschrijving wordt automatisch gevuld.

Het exportbestand dat het exportprotocol genereert bestaat uit één bestand per OG eenheid, met daarin gegroepeerd de algemene-, verhuur- en verkoopgegevens. De kolomkoppen worden in de eerste 3 regels van het bestand getoond en bevatten de namen van de geselecteerde velden uit Algemeen, Verhuur en Verkoop.

2.10 Lijstselecties

In Em-Match hebt u ook de mogelijkheid om uw briefsjablonen te koppelen aan de gewenste briefcommunicatie die voor uw processen binnen woonruimtebemiddeling van belang zijn. Met behulp van de instelling Lijstselecties kunt u uw briefcommunicatie centraal inrichten. U kunt bijvoorbeeld een proces definiëren waaronder een aantal brieven vallen die bij dit proces horen. Hierbij hebt u de beschikbaarheid over bestaande interne rapporten, maar u kunt ook standaard briefteksten gebruiken (zie 2.11).

U legt als volgt lijstselecties vast:

Ga naar Lijstselectie – Woonruimtebemiddeling . In de schermkop kunt u aangeven voor welk soort briefcommunicatie u briefsjablonen wilt koppelen. In de schermregels geeft u aan welke briefsjablonen u gebruikt, en in welke volgorde.
Klik in het veld Gebruik op de lookup-button en maak een keuze, of klik op Geavanceerd voor meer gegevens. (Het vastleggen van de verschillende rapportgebruiken gebeurt elders, zie 2.13; dit moet eerst zijn ingericht voordat u lijstselecties kunt toepassen.)
Geef een volgordenummer in.
Klik op de lookup-button in het veld Lijst-ID en kies een rapport/briefsjabloon. Het veld Lijst wordt automatisch gevuld.
Wilt u in het proces dat u hebt gedefinieerd meer rapporten/briefsjablonen gebruiken, dan kunt u een nieuw opvolgend volgordenummer invoeren en een ander rapport/briefsjabloon selecteren.

2.11 Briefteksten

Zoals eerder vermeld, kunt u naast de bestaande rapporten ook zelf briefteksten aanmaken en gebruiken bij de Lijstselectie. Hierbij hebt u ook de mogelijkheid om variabelen te definiëren die een vaste waarde van informatie kunnen bevatten. Deze variabelen kunt u laten verwijzen naar informatie binnen Dynamics Empire, of het kan de uitkomst van een functie zijn. Zodoende hoeft u deze informatie niet meer zelf in te voeren en stelt u uiteindelijk een briefsjabloon samen dat u voortdurend kunt gebruiken.

U legt als volgt briefteksten vast:

Kies voor Woonruimtebemiddelingsteksten .
In het veld Gebruik kiest u via de lookup-button een type brief of proces waarvoor deze tekst is bestemd.
Geef vervolgens aan voor welk deel van de brief de tekst geldt; u kunt kiezen uit Kop, Regel, Voet, Bijlage1 en Bijlage2.
Moet de tekst vet afgedrukt worden, dan zet u in het gelijknamige veld een vinkje.
Welke tekst het betreft geeft u op in het veld Tekst, waarbij u gebruik kunt maken van zogenaamde variabelen. Deze variabelen staan in het onderste deel van het venster genoemd. De variabele neemt u op in de tekstregel met behulp van het %-teken, direct gevolgd door het variabelenummer. (Zie verderop voor het vastleggen van variabelen.)

U legt als volgt variabelen vast:

Ga in de onderste, lege regel staan; geef handmatig een Variabele Nr. in.
Kies in het veld Tabel-ID met behulp van de lookup-button voor een brontabel in het venster Objecten. De Tabelnaam wordt automatisch ingevuld.
Bij Soort hebt u de volgende keuze:

Veld: als u een item aan een tekst wilt meegeven waarbij de informatie al binnen Em-Match bestaat als veld dat gekoppeld is aan de bestaande informatie van een Contact of OG Eenheid;
Functie: als u een item aan een tekst wilt meegeven waarbij de meegegeven informatie moet voldoen aan de waarde van een uitkomst van een uitgevoerde functie. Deze functie is al in Dynamics Empire ingebouwd en kan door middel van het selecteren van dit type kenmerk worden aangeroepen;
Kenmerk: als u een specifiek item (kenmerk) aan een advertentie wilt meegeven.

Afhankelijk of u Veld, Functie of Kenmerk hebt ingevuld bij Soort, kunt u in Nr. via de lookup-button de keuze maken uit de onderliggende velden of functies die zijn gedefinieerd. De Omschrijving vult zich vanzelf.

2.12 Huur/inkomen-tabel

Het kan van belang zijn dat een woningzoekende aan een bepaalde verhouding van inkomen en huurprijs moet voldoen alvorens hij in aanmerking komt voor een woning. Meestal spelen andere factoren hierbij ook een rol, zoals gezinsgrootte, leeftijd en vermogen. Om dit per inkomen/huurprijs te bepalen kunt u gebruik maken van de Huur/inkomen-tabel.

U vult als volgt de Huur/inkomen-tabel:

Ga naar Huur-Inkomenstabel en klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.
Op de Ingangsdatum gaat de relatie inkomen/huurprijs in.
In het veld Leeftijdsgrens min. geeft u de minimale leeftijd op die geldt voor de huur/inkomensgrens, en in het veld Leeftijdsgrens max. de maximale.
In het veld Gezinsgrootte min. geeft u de minimale gezinsgrootte op die geldt voor de huur/inkomensgrens, en in het veld Gezinsgrootte max. de maximale.
In het veld Aantal inw. kinderen min. geeft u het minimale aantal inwonende kinderen op dat geldt voor de huur/inkomensgrens, en in het veld Aantal inw. kinderen max. het maximale.
In het veld Inkomen min. geeft u het minimale inkomen op dat geldt voor een bepaalde huurgrens, en in het veld Inkomen max. het maximale.
In het veld Vermogen min. geeft u het minimale inkomen op dat geldt voor een bepaalde huurgrens, en in het veld Vermogen max. het maximale.
In het veld Vermogen min. geeft u het minimale vermogen op dat geldt voor de huur/inkomensgrens, en in het veld Vermogen max. het maximale.
In het veld Huurbedrag min. geeft u de minimale huurgrens op die geldt voor de huur/inkomensgrens, en in het veld Huurbedrag max. de maximale.

Let op! Wanneer een bepaald kenmerk (bijv. Vermogen) niet gebruikt wordt, dient bij het invullen van de Huur/inkomen-tabel de minimale waarde leeg te worden gelaten, en moet bij de maximale waarde een zo groot mogelijke waarde wordt ingegeven.

2.13 Rapportgebruik

In het scherm Rapportgebruik kunt u de verschillende typen brieven of processen vastleggen die u elders kunt toepassen (zie vorige paragrafen).

U legt als volgt de rapportgebruiken vast:

Selecteer Rapportgebruik WRB en klik op Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.
Vul in Nr. een nummer in ter identificatie van het rapportgebruik.
In Omschrijving geeft u een betekenisvolle omschrijving mee.
Het veld Gebruik geeft u de keuze tussen [leeg], Inschrijvingsbevestiging en Factuurinschrijving. Kies een van de opties die het gebruik specificeert van het specifieke rapport.
Kies in het veld Tabel-ID met behulp van de lookup-button een tabel uit het venster Objecten. Hiermee bepaalt u of het rapport beschikbaar komt vanuit bijvoorbeeld de woningzoekendehistorie.
De tabelnaam wordt automatisch meegenomen in veld Tabel.

De optie Export contactgegevens woonruimtebemiddeling maakt het mogelijk om op basis van een exportprotocol een exportbestand te maken voor een mailing van een selectie van contacten.

Overigens wordt in de lijst Rapportgebruik van elk rapport dat wordt opgestart, vastgelegd door wie het is opgestart en op welke dag en welke tijd. Deze functie helpt u het gebruik van rapporten te analyseren en ongebruikte of juist veel gebruikte rapporten in beeld te krijgen. Dit kan helpen met de keuze om bepaalde rapporten wel of niet te laten onderhouden en/of om te laten zetten naar een nieuwe versie. Het systeem verzamelt de gegevens gedurende het gebruik van Dynamics Empire en vult de tabel nadat de gebruiker het systeem heeft afgesloten. Systeemvereisten: Alle gebruikers moeten minimaal indirecte schrijfrechten hebben op deze tabel (11152538).

2.14 Webservice: passendheid

Indien gewenst is er een webservice beschikbaar waarmee de passendheid van een woning voor een gegadigde kan worden berekend; deze functionaliteit zit niet standaard in Dynamics Empire. Met deze service is het mogelijk om op basis van de persoonlijke kenmerken van een woningzoekende te bepalen voor welke distributiemethode de woningzoekende in aanmerking komt. Dit kan vervolgens op een website zichtbaar worden gemaakt.

Als een bestaand contactnummer wordt aangeboden door de website, zal voor alle van toepassing zijnde distributiemethoden de passendheid worden berekend. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de kenmerken uit Dynamics Empire. Als een bestaand contact zijn inschrijfgegevens op de website wijzigt zullen de gewijzigde kenmerken naar het systeem worden gestuurd, om op basis van deze nieuwe gegevens de passendheid te herberekenen.

Bij een nieuwe inschrijving op de website worden contactkenmerken naar Dynamics Empire gezonden zodat de passendheid kan worden berekend en vervolgens op de website getoond.

Om in Dynamics Empire de reservering en eventueel bijbehorende passendheid te kunnen tonen zijn in Dynamics Empire rapportages beschikbaar.

3 Het woonruimtebemiddelingsproces

Voor de woonruimtebemiddeling onderscheidt Em-Match vijf verschillende processen:

het gereedmaken van een OG Eenheid voor woonruimtebemiddeling;
publicatie van het woningaanbod;
het verwerken van de gegadigden;
het toewijzen van woningen aan gegadigden;
het archiveren van de gedistribueerde woningen.

Voor de functionaliteit van Em-Match is in Dynamics Empire een aparte module opgenomen, genaamd Woonruimtebemiddeling. Onderstaand wordt uiteengezet hoe u gebruik maakt van de beschikbare functionaliteit.

3.1 Opvoeren van een OG Eenheid voor woonruimtebemiddeling

3.1.1 Via module Woonruimtebemiddeling

Alvorens u begint te werken met Em-Match zult u constateren dat niet alle woningen die in uw bezit zijn, binnen de module zijn terug te vinden. De woningen die u wilt bemiddelen voor de woningmarkt moeten aangemerkt worden als bemiddelbare woonruimte binnen Em-Match. U neemt een eigen OGE op door in het menu op de eenheidkaart (OG Eenheden ) voor Opnemen in woonruimtebemiddeling op tabblad Acties te kiezen; er moet dan overigens wel een lopende verhuuraanbieding voor de eenheid aanwezig zijn. Zie verder 3.1.2.

Tevens kunt u woningen van derden vastleggen binnen Em-Match en hieraan specifieke kenmerken koppelen.

U voert als volgt een woning van derden op voor woonruimtebemiddeling:

Kies voor Eenhedenoverzicht woonruimtebemiddeling om de gelijknamige lijst te benaderen.
Klik op Nieuw en druk op Enter om een nieuw nummer te genereren.
Vul de adresgegevens in voor deze OG Eenheid. U kunt dit het makkelijkst doen door in het veld Straatnaam een combinatie van postcode en huisnummer in te voeren; het systeem vindt dan de juiste gegevens en vult die automatisch in bij de rest van de adresvelden.
Zet desgewenst een opmerking in het veld Betreft.
Als u kenbaar wilt maken dat u de woning voor een andere partij bemiddelt, dan kunt u deze informatie invoeren in het veld Bemiddeling voor; dit kan een andere corporatie zijn, maar ook een gemeente of een commerciële aanbieder. Klik op de lookup-button en kies uit het scherm Contactoverzicht. Hier worden de contacten getoond die op de contactkaart op tabblad Verschijningsvormen een vinkje hebben staan in het veld Participant woningaanbod.
Valt de woning onder een bepaalde divisie, dan kunt u deze informatie kwijt in het veld Divisie. Door op de lookup-button te klikken komt u bij een lijst van door u vooraf gedefinieerde divisies.
Vul op de tab Woonruimtebemiddeling het veld Distributiemethode met de distributiemethode die u wilt toepassen voor deze OG Eenheid. U kunt dit doen door op de lookup-button te klikken en een keuze te maken.
Maak in het veld Verdelingsmethode een keuze. De verdelingsmethode staat standaard op Score; hiermee geeft u aan dat Em-Match de OG Eenheden op basis van score onder de beschikbare kandidaten zal verdelen. Kiest u echter voor Loting, dan wordt onder alle beschikbare kandidaten een loting verricht. De optie Reactiemoment wil zeggen dat toewijzing plaatsvindt op basis van het moment van reageren: het principe 'wie het eerst komt het eerst maalt' wordt dan toegepast. Op basis van datum en tijd wordt de rangvolgorde bepaald.
Overigens is een sortering van de reagerende kandidaten puur op datum en tijd iets anders dan laatstgenoemde optie; in dat geval wordt er namelijk geen rekening meer gehouden met de rangvolgorde die door het bewerken van de reacties is toegekend. Daarbij wordt uiteraard wel rekening gehouden met de ingestelde toegangscriteria. Indien u ook geen toegangscriteria wenst toe te passen, adviseren wij u een distibutiemethode aan te maken zonder toegangs-, volgorde- of scorecriteria. Door vervolgens deze distributiemethode aan de eenheid toe te kennen, wordt uitsluitend rekening gehouden met het moment van reageren van de kandidaat.
Voer in het veld Sluitingsdatum een datum van sluiting in. Deze datum wordt binnen Em-Match gebruikt als een datum-trigger. Tot en met deze datum kunnen er namelijk reacties van gegadigden worden verwerkt; na deze datum is dit niet meer mogelijk. Het is overigens wel mogelijk om deze datum te wijzigen.
Voer in het veld Sluitingstijd een tijd van sluiting in. De sluitingstijd valt vanzelfsprekend op de sluitingsdatum. Deze tijd wordt binnen Em-Match gebruikt als een tijd-trigger. Tot deze tijd kunnen er namelijk reacties van gegadigden worden verwerkt; na deze tijd is dit niet meer mogelijk. Ook de sluitingstijd is te wijzigen.
Mocht u al weten per wanneer de woning bewoonbaar is, dan kunt u dat kenbaar maken in het veld Bewoonbaar per.

Let op! In het geval dat de optienemer op dezelfde dag een optie neemt als de datum 'Bewoonbaar per' zal een negatieve 'Optiewachtduur' worden getoond. Dit wordt veroorzaakt door het gegeven dat de optiewachtduur berekend wordt tegen de 'Verhuurbaar per'-datum. Dit veld bevat alleen een datum en geen tijd, waardoor de negatieve tijdsduur wordt verklaard.
Eventueel kunt u in het veld Bijzonderheden nog overige gegevens van de OG Eenheid kenbaar maken.

De OG Eenheid is nu toegevoegd aan Em-Match. Eigen OG-eenheden bevatten reeds de bovengenoemde gegevens (indien opgegeven bij de betreffende OGE) met uitzondering van de sluitingsdatum en tijd. In tegenstelling tot de eigen OG-eenheden waaraan op voorhand al kenmerken kunnen worden toegevoegd, dient u deze bij eenheden van derden handmatig toe te voegen voordat de betreffende eenheid in Em-match kan worden ‘verdeeld’. Zie hiervoor 3.1.3.

3.1.2 Via module Wonen

U kunt de OG Eenheid ook via de Dynamics Empire-module Wonen aan Em-Match toevoegen. Het toevoegen van een OG Eenheid op deze manier is opgenomen in de standaard opzeggingsprocedure van Dynamics Empire.

U kunt als volgt een eenheid via Wonen toevoegen:

Verwerk de opzeggingsprocedure, zoals beschreven in de handleiding Wonen Verhuur.
Maak een verhuuraanbieding aan zoals beschreven in handleiding Wonen Verhuur.
Kies op de Onroerend Goed Eenheidkaart (OG Eenheden ) voor de knop Opnemen in Woonruimtebemiddeling in het menu. Op tabblad Algemeen van de OGE-kaart staat nu achter In Woonruimtebemiddeling de link ‘Ja’ vermeld; via deze kunt u vanaf de eenheidkaart doorklikken naar Woonruimtebemiddeling.
Als u terugkeert naar Em-Match, dan ziet u in het OG Eenhedenoverzicht dat deze OG Eenheid is toegevoegd aan Em-Match.

3.1.3 Invullen van de kenmerken voor een OG Eenheid

Nadat u de OG Eenheid hebt opgevoerd binnen Em-Match is het van belang om de kenmerken in te vullen die u hebt gedefinieerd binnen uw distributiemethode. Dit geldt in principe alleen voor de kenmerken waarvoor u nog een waarde moet ingeven. Hebt u binnen uw criteria bijvoorbeeld een kenmerk minimum leeftijd gedefinieerd, dan wilt u voor een desbetreffende OG Eenheid, waaraan een minimumleeftijd is verbonden, de waarde van de minimum leeftijd toekennen.

Overigens zullen er waarschijnlijk al veel kenmerken aan de woonruimte hangen, afhankelijk van de waarde bij het veld Automatisch aanmaken in de instellingen (zie paragraaf 2.2.2).

U kent als volgt kenmerken toe aan een eenheid:

Ga naar Eenheden woonruimtebemiddeling . Zoek de juiste eenheidkaart op.
Kies onderin het scherm op het tabblad Kenmerkposten in een nieuwe, lege regel met behulp van de lookup-button een Kenmerk in het gelijknamige veld. De Kenmerkomschrijving wordt automatisch meegenomen, evenals het Soort en Eenheidstype.
Voer bij Waarde de waarde in die u aan dit kenmerk toekent.
Vul vervolgens eventueel de Ingangsdatum en Einddatum, waartussen de criteria van dit kenmerk moeten gelden.

De waarde van de kenmerken die u aan deze eenheid hebt gehangen, kunnen later worden vergeleken met de waarde van de persoonskenmerken van de gegadigde(n). De uitkomst van deze vergelijking kan resulteren in een score of een uitkomst van logische aard.

Opmerking: De waarden voor uw OGE-kenmerken kunt u ook invullen via de Eenheidkaart (menu-optie WRB Kenmerken). Wanneer u nu deze eenheid aan Em-Match toevoegt, zult u zien dat Em-Match deze kenmerken met toegekende waarden automatisch heeft meegenomen. U hoeft deze dus niet meer additioneel in te vullen.

3.2 Publicatie van uw woningaanbod

Via een publicatie kunt u kenbaar maken welke OG Eenheden u beschikbaar hebt gesteld voor woonruimtebemiddeling. Een publicatie kan verscheidene eenheden opnemen. Ook kan een eenheid worden gehuisvest in verschillende publicaties. Dit is handig in het geval u voor elk soort media een aparte publicatie aanmaakt. Verder zult u in dit hoofdstuk leren hoe u via een publicatie een advertentiebestand aanmaakt.

U maakt als volgt een publicatie aan:

Kies voor Publicatieoverzicht ; de lijst met publicaties verschijnt.
Klik op Nieuw, gevolgd door een druk op Enter. In het veld Nr. wordt een nieuw publicatienummer aangemaakt (als in de instellingen is opgegeven dat dit automatisch gebeurt).
Geef een duidelijke omschrijving mee in het veld Omschrijving.
Het Maximum aantal reacties per gegadigde geeft aan op hoeveel OG Eenheden de gegadigde binnen de betreffende publicatie mag reageren. Als een woningzoekende vaker reageert dan hier is aangegeven, zal het systeem een waarschuwing tonen en inschrijving van de reactie verhinderen. De controle geschiedt ongeacht waar de reactie wordt vastgelegd (bij Eenheid, Woningzoekende of Publicatie).
Klik op de lookup-button in het veld Medium; selecteer hier het medium waarvoor u een publicatie wilt aanmaken.
Geef in het veld Extern advertentienr. desgewenst een extern advertentienummer in.
Voorzie het veld Publicatiedatum van een datum.
Verander zonodig de status van de publicatie in het optieveld Status.
Klik op de lookup-button in het veld Exportprotocol advertentie en maak een keuze.
Ga nu naar de bovenste regel op het tabblad Publicatie OGE overzicht. Kies met behulp van de lookup-button een Eenheidsnr.
De eenheid is nu toegevoegd aan de publicatie en alle overige gegevens van deze eenheid worden automatisch in de kolommen ingevuld.
Herhaal voorgaande om meer eenheden toe te voegen.

Nadat u de publicatie in zijn geheel hebt afgerond kiest u voor Nog te adverteren OG Eenheden. Binnen dit overzicht kan op alle getoonde velden worden gefilterd, waarna u – indien gewenst – kunt kiezen voor de knop Afdrukken, waarmee u een rapport afdrukt met de op het scherm getoonde selectie.

U kunt ook vanaf de publicatiekaart kiezen voor menu-actie Exporteren advertentie. Em-Match genereert nu een advertentiebestand in .CSV-formaat en dit wordt opgeslagen op de locatie die u hebt opgegeven in de instelling Exportprotocol. U kunt dit advertentiebestand gebruiken om de drukker- en/of webpublisher de benodigde informatie te verschaffen over de inhoud van de te publiceren woningadvertentie.
Gaat u binnen Em-Match terug naar het scherm Eenheden, dan ziet u in de tab Publicaties voor welke publicaties de eenheid is geselecteerd.

Via Reacties bewerken kunt u alle eenheden van een publicatie gelijktijdig verdelen, mits de sluitingsdata en -tijden gelijk zijn; anders volgt er een melding dat verdelen op deze manier niet mogelijk is. Zie ook 3.6.3 voor het bewerken van reacties.

3.3 Het verwerken van de gegadigden

Nadat u uw woningaanbod hebt gepubliceerd, wilt u vanzelfsprekend de reacties van woningzoekenden ook binnen Em-Match verwerken. Aangezien men in de praktijk te maken heeft met de meest uiteenlopende typen van woningzoekenden, biedt Em-Match verschillende methoden om hiermee om te gaan. U zult het meest gebruik maken van het scherm Woningzoekendeninvoer.
Een woningzoekende kan, indien u dit toestaat, al reageren op een woning vóórdat zijn betaling is ontvangen. Hiervoor dient in de instellingen Woonruimtebemiddeling in het veld Woningz.soort bij inschrijven een woningzoekendesoort te worden ingegeven waarbij het vinkje 'actief' is aangezet (zie hoofdstuk Instellingen). Na ontvangst (en vereffening) van de betaling kan de woningzoekende via de periodieke activiteit Activering inschrijving (zie elders) definitief worden geactiveerd. Tot het moment van aanschrijving voor verlenging krijgt de woningzoekende dan de status zoals ingegeven in het veld Woningz.soort bij activeren.

Overigens is een woningzoekende een persoon die zich als zodanig heeft ingeschreven; deze wordt pas een gegadigde als hij zich voor een specifieke woning heeft aangemeld.

3.3.1 Het invoeren van een woningzoekende

In het Woningzoekenden-invoerscherm wordt expliciet op gebruikerscode gefilterd, zodat verschillende personen gelijktijdig woningzoekenden kunnen opvoeren. Wilt u door anderen opgevoerde regels zien, dan kan het filter worden opgeheven.

U voert als volgt een woningzoekende in:

Ga naar Woningzoekendeninvoer . Vul de persoonsgegevens in bij de velden die u ook bij de duplicaatcontrole als controlevelden hebt toegevoegd (zie paragraaf 2.4).

Hebt u bijvoorbeeld de velden Achternaam en Sofi-/Burgerservicenr. als controlevelden, dan vult u deze velden als eerste in. U wilt immers eerst controleren of het contact wellicht als relatie bestaat. Zodoende hoeft u niet alle persoonsgegevens van het contact in te voeren. U kunt deze velden desgewenst alvast voor alle contactregels invoeren, omdat u ook een duplicaatcontrole kunt uitvoeren op alle contactregels.
Voer nu de duplicaatcontrole uit. U hebt hiervoor drie mogelijkheden, die u allemaal op tabblad Acties in het lint staan: duplicaat-controle op de Huidige regel, duplicaatcontrole op alle Regels zonder contactnummer of duplicaatcontrole op Alle regels. Afhankelijk van uw keuze voert Em-Match nu uw duplicaatcontrole uit. De volgende uitkomsten zijn mogelijk:

- Het contact bestaat al als relatie binnen Dynamics Empire; in dat geval worden alle resterende persoonsgegevens van het contact, zoals persoon en Adres, automatisch ingevuld. U moet er wel zelf voor zorgen dat de resterende gegevens worden ingevuld. Van belang zijn de velden:
  - Registratiedatum (verplicht veld)
  - Rolcode voor contractpartners
  - Rolcode (verplicht veld als u Rolcode voor Contractpartners hebt aangevinkt)
  - Inwonend kind
  - Inkomen
  - Vermogen
  - Vermogend

Uiteraard moet u ervan overtuigd zijn dat het contact inderdaad identiek is aan de bestaande contactrelatie. Dit hangt nauw samen met hoe nauwkeurig u de duplicaatcontrole hebt ingesteld: hoe meer controlevelden, hoe beter het is.

- Het contact is onbekend als relatie binnen Dynamics Empire; dan is het een vereiste om zoveel mogelijk persoonsgegevens van dit contact in te voeren. Adresgegevens geeft u in door in het veld Adres de postcode en het huisnummer in te voeren.
  Na het verwerken (volgende stap) van de contactregel worden deze gegevens automatisch ingevuld bij de nieuw aangemaakte contactkaart.

Let op: we hebben het hier over contacten van het soort Persoon (dus niet Huishouden/Bedrijf).

Het scherm Woningzoekendeninvoer bevat veel velden; de belangrijkste staan in onderstaande tabel genoemd.

Veld	Omschrijving
Hoort bij vorige	Hiermee kunt u voor een contactregel aangeven dat deze bij de vorige contactinvoer hoort.
Registratiedatum	Dit is de datum van registratie.
Rolcode voor contractpartners	Hiermee kunt u aangeven of u ook een rolcode wilt meegeven voor de partner(s) van de contractant.
Rolcode	Hier staat de rolcode van het contact. De assistbutton laat het scherm Rollen zien met alle mogelijkheden.
Nr. Persoon	Als de woningzoekende al als persoonscontact binnen Dynamics Empire bestaat, wordt hier het betreffende contactnummer getoond.
Nr. huishouden/bedrijf	Als de woningzoekende al als huishouden binnen Dynamics Empire bestaat, wordt hier het betreffende contactnummer getoond.
Burgerlijke staat	Burgerlijke staat van het contact.
Achternaam	Achternaam van het contact.
Adres	Adres van het contact.
Huisnr.	Huisnr. van het contact.
Postcode	Postcode van het contact.
Plaats	Woonplaats van het contact.
Sofi-/Burgerservicenr.	Sofi/Burgerservicenr. van het contact.
Geboortedatum	Geboortedatum van het contact.
Inwonend kind (tbv. WRB)	Zet hier een vinkje als het contact een inwonend kind betreft van een huishouden.
Inkomen	Inkomen van het contact.
Vermogend	Zet hier een vinkje als het contact als vermogend binnen het huishouden moet worden meegerekend.
User ID	Identificatie van de gebruiker.

3.3.2 Het verwerken van woningzoekenden

Het verwerken van de opgevoerde regels is gebruikersgebonden en resulteert in een verwerking van de door de betreffende gebruiker opgevoerde regels.

U verwerkt als volgt de woningzoekenden:

(Vervolg op 3.3.1.) Klik op de knop Verwerken. Em-Match verwerkt de contactregels op de volgende manieren:
- Betreft het een contactregel waarvan het contact al als relatie bestaat, dan verdwijnt deze contactregel. De relatie wordt nu automatisch als woningzoekende geregistreerd.
- Betreft het een contactregel waarvan het contact als relatie nog onbekend is, dan verschijnt eerst de volgende vraag:Klik op Ja als u wilt doorgaan. De contactregel verdwijnt en er wordt een contactkaart aangemaakt voor deze nieuwe relatie. Ook deze contactrelatie wordt automatisch als woningzoekende geregistreerd.
Let op: contactrelaties, waarvan u hebt aangegeven dat ze bij elkaar horen, worden automatisch samengevoegd in een huishouden. Naast een contactkaart voor de persoon wordt er dus ook een contactkaart gemaakt voor het huishouden, met daarin alle gerelateerde relaties en hun rol binnen het huishouden (zie ook verderop).
Voor een controle van alle gegevens kunt u kiezen voor Contacten. Er is een kaart aangemaakt van het soort Huishouden/bedrijf en een kaart van het soort Persoon. Het scherm Contactkaart is in principe een standaard Dynamics Empire-scherm, en is tevens opgenomen binnen Em-Match. U vindt hier alle persoonsgegevens van het contact. De meeste velden zijn wijzigbaar, mocht u sommige gegevens nog willen veranderen. Inspecteer ook het tabblad Communicatie voor de juistheid van gegevens.
Op de contactkaart staat ook de tab Rollen. Deze is bedoeld voor registratie van de contacten die gerelateerd zijn aan de persoon of het huishouden. Ook zijn de rolcodes van die contacten zichtbaar. Verder kunt u in het veld Inwonend kind (t.b.v. WRB) opmerken of het contact een inwonend kind betreft. Het veld Toon als eerste geeft aan of de naam van dit contact als eerste in een meerpersoonshuishouden moet worden getoond.
Controleer of al deze gegevens correct zijn overgenomen vanaf het woningzoekenden-invoerscherm.
Als er in een huishouden verscheidene personen zijn met een inkomen en/of een vermogen, dan kan het voor de relatie huurbedrag/inkomsten dan wel huurbedrag/vermogen belangrijk zijn om te weten of deze inkomsten volledig of voor een deel moet worden meegerekend. In dezelfde tab Rollen kan in de velden Inkomenfactor en Vermogenfactor aangegeven worden met welke factor een en ander moet worden meegeteld. Hierbij is bijvoorbeeld factor 1 = volledig en factor 0,5 = voor de helft.
Ga op de contactkaart (van het Huishouden/bedrijf) naar de tab Verschijningsvormen. U kunt hier constateren dat Em-Match al een woningzoekendenummer aan de relatie heeft toegekend.
U kunt eventueel nog de Woningzoekendesoort invullen, met behulp van de lookup-button. U kunt desgewenst ook aangeven of het contact automatisch als woningzoekende wordt uitgeschreven als deze eenmaal geaccepteerd is voor een woning.

NB: Het veld Uitschrijven bij acceptatie wordt automatisch aangevinkt als een inschrijvingsdatum wordt ingevuld. U kunt dit uitzetten als het bijvoorbeeld een instantie betreft die als intermediair optreedt en die gewoon ingeschreven moet blijven, omdat deze (gedurende langere/onbepaalde tijd) meerdere woningen zoekt.

3.4 Zoekprofielen

De woningzoekende kan een min of meer passieve rol aannemen door eenmalig zijn voorkeuren vast te laten leggen en aan te geven dat hij op alle woningen wil reageren die aan die voorkeuren voldoen. Via een tipbericht wordt de woningzoekende vervolgens geattendeerd op het feit dat een woning die voldoet aan de opgegeven criteria beschikbaar komt. De woningzoekende moet overigens wel zelf reageren.

Via een reserveringsbericht kunnen woningzoekenden automatisch reageren op een aangeboden woning als die woning binnen de opgegeven criteria valt. De reactie heeft daarbij geen invloed op de toewijzing.

Om bovenstaande functionaliteit tot stand te brengen, bestaat het zogenaamde zoekprofiel. In de instellingen (Kenmerken ) kunt u aangeven of een kenmerk hieraan ‘meedoet’, anders gezegd: of het een kenmerk betreft waarop de woningzoekende gematcht kan worden.

Het zoekprofiel wordt eventueel (deels) door de woningzoekende op de website aangemaakt door een omschrijving voor het betreffende nieuwe profiel op te geven, of de kenmerken die van belang zijn worden ingevuld op de woningzoekendekaart op het tabblad Kenmerken (Woningzoekendenoverzicht ).

Gekoppeld aan de contactkenmerken kunnen zoekprofielkenmerken worden opgegeven. Bij de kenmerken kan worden gekozen uit de door de corporatie aangegeven algemene OGE-kenmerken, van waaruit ook de omschrijving wordt opgehaald. Naast de kenmerkcode kunnen, afhankelijk van het eenheidstype van het kenmerk, één of meerdere waarden worden ingegeven waarmee de OGE-kenmerken kunnen worden vergeleken.

U maakt als volgt een zoekprofiel aan:

Kies vanaf de woningzoekendekaart voor menu-item Zoekprofiel en klik op Nieuw.
Vul een Omschrijving voor het profiel in.
Er kunnen door de woningzoekende meerdere zoekprofielen worden gedefinieerd. Aan het zoekprofiel kan een score worden gegeven in het veld Waardering om later de gevonden OGE’s die matchen met een profiel op basis van die score te sorteren.
Bij Soort geeft u aan of voor deze woningzoekende een Tipbericht, een Reservering, Beide of Geen geldt. ‘Geen’ is beoogd om woonwensen van een woningzoekende vast te leggen zonder dat dit leidt tot het genereren van tipberichten of reserveringen.
In het veld Correspondentietype geeft u aan hoe een en ander met de woningzoekende gecommuniceerd dient te worden.
Via de lookup-button in het veld Kenmerk krijgt u een overzicht van de kenmerken die u in een eerder stadium in de instellingen heeft aangemerkt als mogelijk zoekprofiel. Maak een keuze, waarna het veld Kenmerkomschrijving vanzelf wordt gevuld.
Het veld Soort wordt door Dynamics Empire gevuld.
Of u een Waarde dient in te vullen hangt af van het kenmerk, of beter: van het Eenheidstype dat bij het kenmerk hoort (en zo is opgegeven in de instellingen).

Eenheidstype = Getal: geef de Minimumwaarde en Maximumwaarde op die voor het kenmerk gelden

Eenheidstype = Logisch: in het veld Waarde kiest u voor Ja of Nee

Eenheidstype = Optie: klik in het veld Waarde op de assistedit en maak een keuze uit de geboden opties (zet eerst dat scherm op Bewerken via de knop Acties)

Een OG Eenheid voldoet aan een zoekprofiel als alle kenmerken van de OG Eenheid voldoen aan de waarden die zijn opgenomen in de kenmerken van het zoekprofiel. Nadat de woningzoekende één of meerdere zoekprofielen heeft gedefinieerd kan er een matching worden gestart, waarbij alle aanwezige OGE-kenmerkposten worden vergeleken met de ingegeven zoekprofielkenmerken.

3.4.1 Tipbericht

Er kunnen zogenaamde tipberichten worden aangemaakt voor woningzoekenden die een zoekprofiel hebben dat past bij de kenmerken van de in bemiddeling genomen eenheid. Als een dergelijke eenheid vrijkomt krijgen de betreffende personen per mail of per post een bericht toegestuurd, afhankelijk van hun opgegeven keuze in hun zoekprofiel.
Overigens verschijnen woningen uitsluitend in tipberichten als het kenmerk waarop het tipbericht is gebaseerd, actueel is (ingangsdatum < datum tipbericht).

U maakt als volgt een tipbericht aan:

Kies voor WRB Aanmaken tipberichten .
Als u de twee velden leeg laat en kiest voor Afdrukken, dan zullen de tipberichten worden aangemaakt en worden verstuurd naar de betreffende personen via mail, per brief enz. – afhankelijk van wat in hun zoekprofiel is ingesteld.
Als u de tekst van het tipbericht wilt opnemen in de body van de e-mail of de brief of fax, en dus niet als bijlage, dan kiest u voor Aanmaken segment; in dit segment worden dan alle aan te schrijven woningzoekenden verzameld die voldoen aan de juiste criteria.
Vervolgens geeft u een Interactiesjablooncode op. Via de assistbutton kunt u een keuze maken uit sjablonen die voor dit doel in de instellingen (Interactiesjablonen ) zijn aangemaakt. Kenmerk is onder meer dat op die plek in het veld WL-Sjablooncode een WordLink-sjabloon wordt gekozen dat hiervoor is aangemaakt. (Voor instructie, zie handleiding WordLink.)
Klik nu op Afdrukken; het systeem zal nu nog niet daadwerkelijk iets afdrukken, maar deze actie zorgt voor het aanmaken van het segment.
Ga nu naar Segmenten en open de kaart van het aangemaakte segment. Bij dit segment zal op tabblad Interactie de interactiesjablooncode zijn ingevuld die u eerder (zie punt 3) heeft opgegeven.
Indien gewenst kunt u op tabblad Regels het veld Correspondentietype invullen; deze waarde zal de inhoud van het gelijknamige veld op het zoekprofiel van de woningzoekende overrulen.

Klik nu op de knop Logbestand in het menu; dit zal ervoor zorgen dat de tipberichten worden verstuurd.

3.4.2 Reservering

Vanuit de Contactkaart kunnen eenheden handmatig of op basis van een zoekprofiel gereserveerd worden. Als de eenheid in bemiddeling wordt genomen, wordt deze woningzoekende automatisch ingeschreven als gegadigde.

Via de lookup-button in het veld Eenheidnr. kunt u indien gewenst een reeks eenheden selecteren, die via menu-item Reservering vervolgens als individuele OGE's in het reserveringenscherm worden getoond. Hierbij wordt gecontroleerd op het maximum aantal reserveringen zoals is ingesteld in de instellingen van Woonruimtebemiddeling, in het veld Max. aantal reserveringen (zie hoofdstuk 2).

Via het item WRB Omzetten res. naar reactie wordt voor de woningzoekenden die een reservering hebben geplaatst, een reactie aangemaakt zodra de eenheid vrij komt. Deze personen hoeven dan niet apart nog een reactie te sturen.

Correspondentie met betrekking tot tipberichten en reserveringen/reacties kunt u voeren via de daartoe aangemaakte items onder Verwerken tipberichten en Verwerken reacties .

3.5 Urgentieaanvraag

Het is mogelijk om urgentieaanvragen te registreren in Dynamics Empire; een dergelijke aanvraag kan op enig moment worden geactiveerd. Deze activering is van invloed op het puntenaantal van de woningzoekende gedurende een vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld 3 maanden). Gedurende deze periode worden de punten van de woningzoekende verhoogd tot een maximum aantal punten (optioneel). Dit maximum aantal punten is per gemeente verschillend, omdat de wachttijden per gemeente verschillend zijn. Het maximum aantal punten wordt bepaald door de gemeente waarin de woning is gelegen waar de woningzoekende met urgentie op reageert. Indien uw procedure geen tijdelijke verhoging van de punten vereist, kunt u gebruik maken van een specifiek kenmerk waarmee u aan de woningzoekende urgentie toekent. In dat geval geldt dit kenmerk voor de duur van de toegekende urgentie.

Overigens wordt bij uitschrijving van een woningzoekende de urgentieaanvraag automatisch op ‘niet actief’ gezet. Let wel: het eventueel terugdraaien van de uitschrijving heeft niet automatisch tot gevolg dat de urgentie ook weer actief wordt.

3.5.1 Instellingen

U legt als volgt de nodige instellingen voor urgentieaanvragen vast:

Ga naar Urgentiesoorten .
Bij het registreren van urgentieaanvragen is het wenselijk om vast te leggen welke situatie de woningzoekende heeft bewogen tot het aanvragen van een urgentie. Hiertoe kunnen in de lijst Urgentiesoorten verschillende codes met omschrijving worden opgenomen.
Klik op de knop Nieuw om een nieuwe urgentiesoort aan te maken. Vul een Code en Omschrijving in. Het veld Geldigheidstermijn betreft een datumformule op basis waarvan het systeem bij het activeren van een urgentieaanvraag de vervaldatum zal berekenen. Door dit in de instellingen op te nemen is het mogelijk, door bijvoorbeeld beleidswijzigingen, een andere termijn te hanteren voor de geldigheid van een urgentie. Het later wijzigen van dit veld zal alleen van invloed zijn op de nog te activeren urgentieaanvragen.
Kies nu voor het item Urgentiestatussen . Deze tabel wordt gebruikt bij de registratie van urgentieaanvragen, om een status vast te kunnen leggen waarin de urgentie zich bevindt.
Ook is het wenselijk om een Urgentieprofiel vast te kunnen leggen (Urgentieprofielen ), op basis waarvan een match gemaakt kan worden met kenmerken van een woning.
Als u een urgentieprofiel opent krijgt u de mogelijkheid om via menu-item Kaart kenmerken aan een profiel toe te kennen.
Via Urgentievervalredenen kunnen redenen worden opgegeven voor het vervallen van een urgentieaanvraag. Klik op Nieuw om een nieuwe reden aan te maken.
In het instellingenscherm van Woonruimtebemiddeling (Woonruimtebemiddelingsinstellingen ) kunt u de velden Urgentievervalreden beëindiging en Urgentiestatus beëindiging vullen via de lookup-buttons; de waarden die u hier invult zullen in voorkomende gevallen standaard worden getoond bij de beëindiging van een urgentieaanvraag.
Tot slot moet in de lijst Divisies het veld Max. punten bij urgentie op tabblad Empire worden ingevuld. Dit veld is nodig voor het toekennen van een maximum aantal punten per gemeente (divisie) door het systeem.

3.5.2 Urgentieaanvraag invoeren en activeren

U voert als volgt een urgentieaanvraag in:

Kies voor Woningzoekendenoverzicht . Open de betreffende kaart en klik op Urgentieaanvraag.
NB: Een totaaloverzicht van de urgentieaanvragen is te benaderen via Urgentieaanvragen .
Dynamics Empire controleert of de woningzoekende wel een actieve status heeft. Zo niet, dan verschijnt er een melding en moet de gebruiker aangeven of de aanvraag opgevoerd moet worden.
De Aanvraagdatum is een datum waarop de aanvraag is ingediend. Dit datumveld kan in de toekomst, heden of verleden liggen.
Aangevraagd bij geeft weer bij welke locatie of divisie de aanvraag is ingediend; gebruik hiervoor de lookup-button.
Bij Soort vult u de urgentiesoort in met behulp van de lookup-button.
Bij Status vult u de urgentiestatus in met behulp van de lookup-button.
De Toekenningsdatum spreekt voor zich, en de Einddatum wordt door het systeem berekend op basis van de toekenningsdatum en de in de instellingen opgegeven geldigheid die aan de urgentiesoort hangt.
Als de aanvraag komt te vervallen kiest u de juiste code in het veld Vervalreden.
Kies het juiste Urgentiekenmerk en Urgentieprofiel via de lookup-buttons.
Als de Status op Toegewezen staat, wordt het veld Actief aangevinkt.

Overigens wordt, als een urgentieaanvraag ‘actief’ is, dit ook aangegeven op de woningzoekendekaart in het veld Urgent.

3.5.3 Toekennen van urgentiepunten

Urgentiepunten worden toegewezen bij het bewerken van de reacties in Woonruimtebemiddeling.

U kent als volgt urgentiepunten toe:

Ga naar Eenheden woonruimtebemiddeling en ga op de kaart naar Reacties bewerken.
Het systeem zal nu voor alle woningzoekenden met een geactiveerde urgentieaanvraag de reguliere punten op basis van inschrijvingsduur aanpassen naar het maximum aantal punten van de divisie van de woning (zoals opgegeven in de instellingen); het aantal reguliere punten mag echter niet hoger zijn dan het maximum aantal zoals dat is aangegeven voor de divisie. In dat geval blijven de punten op basis van inschrijvingsduur ongewijzigd.
Als het toekennen van de status Urgent een feit is, is dit zichtbaar in het gelijknamige veld op tabblad Gegadigden op de regel van het contact.

3.5.4 Verstrijken urgentieperiode

Om periodiek de verstreken urgentieperiodes kenbaar te maken kunt u het rapport Verstrijken Urgentieperiode draaien. Met dit rapport wordt een brief gegenereerd aan alle gegadigden die hiervoor in aanmerking komen. Op tabblad Opties kan de werknemer worden opgegeven die als verzender onder aan de brief wordt genoteerd. Bovendien kan hiermee een regel aan de interactiehistorie van die contacten worden toegevoegd.

3.6 Het toewijzen van de woningen aan gegadigden

Uiteindelijk wilt u de geschiktheid van de woningzoekenden voor een woning (en andersom) bepalen. Allereerst dient de van toepassing zijnde woningzoekendesoort een actieve status te hebben en moet de activeringsdatum niet in de toekomst liggen. Dit laatste is om te voorkomen dat een woningzoekende met een activeringsdatum in de toekomst toch urgentiepunten toegekend krijgt als aan de woningzoekende een 'actieve' urgentie is toegekend.
Vervolgens wilt u bij meer dan één gegadigde weten aan wie de woning als eerste wordt toegewezen. Hiervoor worden vanzelfsprekend de toegangs- en selectiecriteria gebruikt die zijn gedefinieerd in het distributiemodel. Binnen deze criteria zijn de OG Eenheid- en Persoonskenmerken omschreven en zijn al voor de eenheden de waarden voor deze kenmerken toegekend. Rest nog de taak om de persoonskenmerken van de gegadigden te controleren.

3.6.1 Invullen van kenmerken voor woningzoekenden

We gaan nu de kenmerken voor een woningzoekende van een waarde voorzien. U zult merken dat alle persoonskenmerken die u vooraf hebt gedefinieerd al zijn opgenomen op de Woningzoekendekaart en dat de meeste waarden al zijn ingevuld (tabblad Kenmerkposten). Dit betreft de kenmerken van het type Functie en Veld, want deze heeft het systeem zelf al van een waarde voorzien; de kenmerken van het type Invullen moet u zelf nog toevoegen.

U vult als volgt de kenmerken voor een woningzoekende (verder) in:

Kies voor Woningzoekendenoverzicht ; de lijst van woningzoekenden verschijnt. In principe staan hier alleen de contacten die als woningzoekende zijn ingeschreven.
Let op het veld Soort op het tabblad Kenmerkposten van de kaart van de nieuwe woningzoekende: op dit moment staan er alleen kenmerken genoemd van het type Functie of Veld; deze zijn door het systeem gegenereerd. U gaat, indien gewenst, vervolgens de kenmerken van het type Invullen toevoegen.
Merk op dat u de lijst met kenmerken ook kunt raadplegen vanuit het feitenblok Kenmerken Woonruimtebemiddeling.
Ga op tabblad Kenmerkposten op de onderste, lege regel staan. Kies in de kolom Kenmerk voor de lookup-button; het scherm Kenmerkoverzicht verschijnt. U krijgt de kenmerken te zien die u vooraf hebt bepaald.
Selecteer uit de lijst het kenmerk (van het type Invullen) waaraan u een waarde wilt toekennen en klik op OK.
Klik, terug op het scherm Woningzoekende, even buiten de regel en u ziet dat de velden Kenmerkomschrijving, Soort en Eenheidstype automatisch zijn ingevuld.
Voer nu in de kolom Waarde uw waarde in. Afhankelijk van het eenheidstype kunt u hier een getal invullen, een logische waarde kiezen of een keuze maken uit verschillende opties.
Voer eventueel de Ingangsdatum en de Einddatum in.

3.6.2 Toevoegen van woningzoekenden aan OG Eenheden

Als u de persoonskenmerken hebt afgerond, moet u de woningzoekende nog toevoegen aan de OG Eenheid van zijn voorkeur. U kunt dit doen via het scherm Gegadigden of Publicaties, maar er wordt aangeraden om dit te doen via het scherm Eenheden. Op dit scherm hebt u namelijk de mogelijkheid om van de gegadigden de reacties te bewerken, zodat u gelijk een overzicht hebt van de rangschikking en de geschiktheid van de gegadigden. Tegelijkertijd hebt u hier ook de mogelijkheid om administratieve handelingen te verrichten.

U voegt als volgt een woningzoekende aan een eenheid toe:

Kies Eenhedenoverzicht woonruimtebemiddeling ; het scherm OG Eenheid woonruimtebemiddeling verschijnt.
Selecteer de juiste eenheid en ga naar tabblad Gegadigden. Klik in de kolom Contactnr. op de lookup-button en selecteer de woningzoekende die u als gegadigde wilt toevoegen aan deze eenheid.
Terug in het scherm OG Eenheid woonruimtebemiddeling drukt u op tab, waarna een aantal gegevens van de gegadigde automatisch worden ingevuld. De overige velden kunt u desgewenst nog handmatig invullen.

De belangrijkste velden staan in onderstaande tabel kort genoemd.

Veld	Omschrijving
Uitsluitingsmelding	Melding als gegadigde niet in aanmerking komt voor de OG Eenheid. (Wordt automatisch toegekend na functie Bewerking reacties.)
Urgent	Als in het scherm Woningzoekende via de knop Woningzoekende een urgentieaanvraag is aangemaakt en toegewezen, dan verschijnt in dit veld een vinkje ten teken dat deze gegadigde een urgentieverklaring heeft.
ContactNr.	Contactnr. van de gegadigde (wordt automatisch ingevuld).
Naam, Adres, Postcode, Plaats	Naam, Adres, Postcodeen Plaats van de gegadigde (wordt automatisch ingevuld).
Publicatienr.	Publicatienr. waar de eenheid is in opgenomen (wordt automatisch ingevuld).
Medium	Medium dat gebruikt is voor de publicatie.
Reactiedatum	Reactiedatum van de gegadigde (wordt automatisch ingevuld).
Reactietijd	Reactietijd van de gegadigde (wordt automatisch ingevuld).
Rangnr.	Rangschikkingsnr. van de gegadigde.
Score	Score van de gegadigde.
Voorkeur	Hier kan met behulp van een cijfer worden aangegeven welke voorkeur de betreffende eenheid van de woningzoekende krijgt. Op basis hiervan kan, als de woningzoekende voor meerdere woningen in aanmerking komt, een keuze worden gemaakt welke woning wordt aangeboden.
Datum aanbiedbrief	Datum van verzonden aanbiedbrief.
Datum uiterlijke reactie	Datum tot wanneer gegadigde op aanbiedbrief kan reageren.
Datum antwoord	Datum van antwoord van gegadigde op aanbiedbrief.
Acceptatie	Hier kunt u aangeven of u de desbetreffende gegadigde als definitieve huurder voor de woning wilt accepteren.
Ingangsdatum contract	Ingangsdatum van contract.
Ingangsdatum betaling	Ingangsdatum van betaling.
Weigeringscode gegadigde	Code die aangeeft waarom een gegadigde de woning niet heeft geaccepteerd. Het is ook mogelijk dat de woningzoekende bijv. op 5 woningen staat ingeschreven, waarvan eentje is geaccepteerd. In dit veld wordt dan bij de overige 4 automatisch een reden ingevuld waarom deze geweigerd zijn (nl. hij heeft een andere geaccepteerd). Deze waarde wordt gehaald uit het veld Weigeringscode reactie bij uitschrijven gegadigde, in de Woonruimtebemiddelings-instellingen.
Weigeringsreden gegadigde	Omschrijving van de weigeringscode gegadigde (wordt automatisch ingevuld).
Weigeringscode verhuurder	Code die aangeeft waarom een verhuurder de woning heeft geweigerd aan een gegadigde.
Weigeringsreden verhuurder	Omschrijving van de weigeringscode verhuurder (wordt automatisch ingevuld).
Datum bezichtiging	Datum van bezichtiging woning door gegadigde.
Tijd bezichtiging	Tijd van bezichtiging woning door gegadigde.
Medewerker bezichtiging	Medewerker verantwoordelijk voor de bezichtiging.
Datum tekening	Datum van tekening huurcontract.
Tijd tekening	Datum van tekening huurcontract.
Medewerker tekening	Medewerker verantwoordelijk voor tekening huurcontract.

3.6.3 Het bewerken van de reacties

Nu alle gegadigden zijn toegevoegd aan de OG Eenheid van hun keuze, bestaat de mogelijkheid om de geschiktheid en rangschikking van de gegadigden te testen. Ook is het mogelijk om de reacties te sorteren op volgorde van binnenkomst (datum en tijdstip). Vervolgens kunt u de woning toewijzen aan de meest geschikte gegadigde.
In onderstaande toelichting gaan we ervan uit dat u de verdelingsmethode Score hebt geselecteerd.

U bewerkt als volgt de reacties:

Selecteer Eenhedenoverzicht woonruimtebemiddeling . Klik op de kaart op menu-item Reacties bewerken.
Als de sluitingsdatum van de eenheid is bereikt (zie tabblad Woonruimte-bemiddeling), dan krijgt u de vraag van het systeem of u een definitieve verdeling wilt maken. Klik op Ja als u zeker weet dat u de woning definitief wilt verdelen onder de beschikbare gegadigden. Klik op Nee als er bijvoorbeeld nog gegadigden kunnen reageren, en u een voorlopige tussenstand wilt zien van de woningverdeling.

Let op: We gaan er hier vanuit dat u nog geen definitieve verdeling wilt uitvoeren.
Em-Match voert nu op de achtergrond een berekening uit en dit resulteert in een rangschikking van de gegadigden. De gegadigden zijn nu dan ook in die rangschikkingsvolgorde gesorteerd. Tegelijkertijd kunt u ook de score van de gegadigden zien. De gegadigde met de hoogste score staat bovenaan de rangschikkingsvolgorde.

Omdat u nog niet voor een definitieve verdeling hebt gekozen, kunt u in dit stadium nog altijd gegadigden toevoegen. Door weer op Reacties bewerken te klikken, kunt u nog altijd een tussenstand van de woningverdeling zien. Bovendien worden dan nog eventueel aangebrachte wijzigingen in de selectiecriteria of op de contactkaarten meegenomen.
Het kan natuurlijk voorkomen dat een gegadigde niet in aanmerking komt voor de woning. In dit geval heeft Em-Match dat al geconstateerd en ziet u op de regel van deze gegadigde, in de kolom Weigeringscode, een vermelding. Het allereerste veld in de regel (Uitsluitingsmelding) zal dan Ja bevatten; als u op de link in dat veld klikt krijgt u in het scherm Uitsluitingsmeldingen de reden te zien.
(Het betreft hier uitsluitingen, dus criteria van het soort Toegang.)

Let op: als u bij het opgeven van de criteria in de instellingen geen uitsluitingsmelding hebt ingevuld, zal hier ‘Voldoet niet aan criterium X’ verschijnen.
Deze gegadigde is nu uitgesloten van deelname aan de woningverdeling en krijgt een rangnummer 999999999.
U kunt in dit stadium ook uw aanbiedbrief versturen naar de gegadigde van uw keuze. U doet dit door bovenin tabblad Gegadigden op de knop Documentsjablonen te klikken; het gelijknamige scherm verschijnt.

Let op: Het is mogelijk dat u het scherm Word-sjablonen te zien krijgt, met een voorstel voor een sjabloon. In dat geval maakt u gebruik van de functionaliteit WordLink (zie de desbetreffende handleiding), waarmee u voor bepaalde contexten standaard sjablonen kunt opgeven.
Kies het juiste sjabloon. Controleer of de informatie op de tabbladen Geadresseerde, Aanhef en Afsluiting correct is ingevuld. Na het accepteren van deze instellingen wordt er automatisch een Word-document geopend met een voorbeeld van uw aanbiedbrief.
De uiteindelijke, definitieve verdeling (die slechts kan worden doorgevoerd als de sluitingsdatum van de eenheid is bereikt) kunt u op de volgende manieren bewerkstelligen:
1. Klik op Reacties bewerken in het lint en bevestig de vraag of u een definitieve verdeling wilt doen met Ja. De gegadigde met rangnummer 1 wordt nu automatisch geaccepteerd als definitieve kandidaat.
2. Zet op de betreffende regel van de gegadigde een vinkje in de kolom Acceptatie. Dit hoeft dus niet per se de gegadigde te zijn met rangnummer 1. Is het een gegadigde met een lager rangnummer dan 1, dan krijgt u een melding.

3.7 Overzicht van gegadigden

Via Gegadigdenoverzicht krijgt u een overzicht te zien van de gegadigden die gereageerd hebben op een eenheid in Em-Match. De gegevens kunnen worden gefilterd, en de filtering kan worden opgeslagen op de startpagina. Met behulp van de sneltoetscombinatie Ctrl+E kunt u de gegevens naar Excel exporteren. Via Afdrukken kunt u een en ander printen, waarbij de volgende kolommen worden meegenomen.

3.8 Archiveren van definitief gedistribueerde woningen

Tot slot biedt Em-Match de mogelijkheid om de woningen die definitief zijn gedistribueerd, te archiveren voor historische doeleinden.

U archiveert als volgt een definitief gedistribueerde woning:

Ga naar Eenhedenoverzicht woonruimtebemiddeling en zoek de eenheid op die u wilt archiveren.
Klik in het menu op Archiveer eenheid.
Als de eenheid nog niet definitief is verdeeld, krijgt u een melding. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de sluitingsdatum nog niet is bereikt.
Als de eenheid nog niet is geaccepteerd, krijgt u ook de volgende melding en een vraag om bevestiging. Kies voor Ja, of kies voor Nee en zet alsnog in de juiste regel een vinkje in het veld Accepteer.
Kies Archief eenheden woonruimtebemiddeling . Het gelijknamige scherm verschijnt, waarin u de gearchiveerde eenheid terug kunt vinden. De eenheid is nu verwijderd uit het eenhedenbestand van Em-Match.

3.9 Historie raadplegen

U kunt binnen Em-Match de gearchiveerde woningzoekenden inzien. Hiervoor gaat u naar Overzicht historie . Klik in het menu, na selectie van de juiste regel, op de knop (Historie) Kaart. In de historie is te zien op welke eenheden de woningzoekende gedurende de betreffende inschrijfperiode heeft gereageerd. Ook is statische informatie beschikbaar over:

aantal reacties
reacties per editie
totaal aantal punten
aantal aanbiedingen
aantal weigeringen huurder
aantal weigeringen verhuurder

3.10 Rapportagemogelijkheden

U kunt binnen Woonruimtebemiddeling allerlei documenten genereren, zoals rapporten en brieven. Dit gebeurt op basis van de eerder vastgelegde gegevens in de instellingen.

De functionaliteit bevindt zich op de eenheidkaart bovenin tabblad Gegadigden onder de knop Documentsjablonen.

Let op: Het is mogelijk dat u het scherm Word-sjablonen te zien krijgt, met een voorstel voor een sjabloon. In dat geval maakt u gebruik van de functionaliteit WordLink (zie de desbetreffende handleiding), waarmee u voor bepaalde contexten standaard sjablonen kunt opgeven.

3.11 Bijlagen

Vanaf de eenheidkaart kunt u via Bijlagen een bijlage koppelen aan de eenheid. Dezelfde optie geldt voor het archief.

3.12 Verantwoording

Verantwoording betekent dat de corporaties de woningen die uiteindelijk vanuit woonruimtebemiddeling een woning aan een woningzoekende hebben toegekend, in bijv. de krant of op de website moeten verantwoorden naar de overige woningzoekenden toe waarom zij het niet zijn geworden.

Bij het exporteren van de verantwoording wordt gecontroleerd op het kenmerk 'definitief gearchiveerd'. Uitsluitend woningen die definitief gearchiveerd zijn, worden in de export meegenomen. Bij een vervolgexport worden deze woningen overgeslagen en worden woningen geëxporteerd die in de tussenliggende periode definitief zijn gearchiveerd.

Het maken van een exportbestand ten behoeve van de verantwoording van definitief gearchiveerde eenheden kan periodiek gebeuren. In de instellingen kunt u een defaultwaarde voor de verantwoordingscode opgeven, die vervolgens per eenheid indien gewenst kan worden gewijzigd.

U maakt als volgt een exportprotocol aan:

Ga naar Exportprotocollen .
Klik op Nieuw en vul de nodige gegevens in.

U maakt als volgt een exportbestand aan t.b.v. de verantwoording:

Van definitief gearchiveerde eenheden kunt u een exportbestand maken ten behoeve van de verantwoording. U kunt dit periodiek doen via Verantwoording woonruimtebemiddeling .
Kies een exportprotocol en klik op OK. Het Eenhedenoverzicht woonruimtebemiddeling zal verschijnen.
Als vervolgens blijkt dat een woning ten onrechte in de verantwoording terecht is gekomen, kunt u via de knop Eenheid, item Kaart naar de eenheidkaart om de verantwoordingscode aan te passen. De betreffende eenheid zal daarna (als de nieuwe code geen verantwoording betreft, uiteraard) verdwijnen uit het overzicht van te verantwoorden eenheden.

4 Statistische gegevens

Op woningzoekende-, woning- en publicatieniveau kunt u een statistiekscherm oproepen waarop de voor de soort van toepassing zijnde samentellingen en/of kengetallen worden getoond. Hierdoor bent u in staat om op efficiënte wijze een woningzoekende te woord te staan, of een woning anders te labellen.

Op de woningzoekendekaart (Woningzoekendenoverzicht ) kiest u voor Statistiek (F7).

Veld	Omschrijving
Aantal reacties	Dit veld bevat de totaaltelling van het aantal reacties van de gegadigde op het aanbod van eenheden (ongeacht publicatie), met een drilldown naar het aantal gegadigden per OG Eenheid.
Reacties per editie	Dit is het aantal reacties per publicatie, getoond als gemiddelde.
Totaal aantal punten	Hier staat het aantal punten dat de woningzoekende heeft opgebouwd, op basis van een te benoemen samentelling van kenmerken (zie elders in dit document).
Aantal aanbiedingen	In dit veld staat het totaal aantal aanbiedingen aan de huurder (ongeacht publicatie), met een drill-down naar onderliggende aanbiedingen.
Aantal weigeringen huurder	Dit veld bevat het totaal aan weigeringen door de huurder, met een drilldown naar onderliggende weigeringen.
Aantal weigeringen verhuurder	Dit veld bevat het totaal aan weigeringen door de verhuurder, met een drilldown naar onderliggende weigeringen.

Op de eenhedenkaart (OG Eenheden ) kiest u voor Statistiek (F7).

Veld	Omschrijving
Aantal reacties	Dit veld bevat de totaaltelling van het aantal reacties op deze eenheid (ongeacht publicatie), met een drilldown naar het aantal gegadigden per OG Eenheid.
Goede reacties	Hier staat het totaal aantal goede reacties op de eenheid, dat wil zeggen: het aantal reacties zonder uitsluitingsreden.
Foute reacties	Hier staat het totaal aantal foutieve reacties op de eenheid, dat wil zeggen: het aantal reacties met uitsluitingsreden.
Aantal publicaties	In dit veld staat het aantal keren dat deze eenheid is opgenomen in een publicatie.
Aantal aanbiedingen	In dit veld staat het aantal keren dat deze eenheid is aangeboden.
Weigeringen gegadigde	Dit is het aantal keren dat deze eenheid is geweigerd door gegadigden.
Weigeringen verhuurder	Dit is het aantal keren dat de verhuurder deze eenheid heeft geweigerd aan gegadigden.
Aantal punten acceptant	Hier staat het aantal punten dat de acceptant van de eenheid heeft verworven.

Op de publicatiekaart (Publicatieoverzicht ) kiest u voor Statistiek (F7).

Veld	Omschrijving
Aantal eenheden	Hier staat het totaal aantal eenheden die in een publicatie zijn opgenomen.
Aantal reacties	Hier staat het totaal aantal reacties op eenheden die in een publicatie zijn opgenomen.
Goede reacties	Dit betreft het totaal aantal goede reacties op eenheden, dat wil zeggen: het aantal reacties zonder uitsluitingsreden.
Foute reacties	Dit betreft het totaal aantal foutieve reacties op eenheden, dat wil zeggen: het aantal reacties met uitsluitingsreden.
Code	Het veld Code bevat de identificerende letterreeks van een publicatiemedium.
Omschrijving	Hier staat de omschrijving (naam) van het publicatiemedium.
Aantal reacties	Dit betreft het totaal aantal reacties dat voor dit medium is binnengekomen.

5 Opschonen woningzoekendenbestand

Via een opschoningsproces is het mogelijk om op basis van zelf te bepalen perioden (ingegeven in de instellingen) woningzoekenden aan te schrijven voor continuering van de inschrijving, en bij uitblijven van een reactie de woningzoekende onder vermelding van reden door het systeem te laten uitschrijven. Het proces genereert bij het uitvoeren van deze acties gelijktijdig de benodigde bevestigingsdocumenten (inclusief interactielogposten, indien gewenst).

U schoont als volgt het woningzoekendenbestand op:

Er bestaat een twaalftal lijsten m.b.t. woningzoekenden. Per lijst (behalve voor eerstgenoemde) kunt u kiezen voor de activiteit Uitvoeren. Afhankelijk van de gekozen lijst worden filters toegepast die woningzoekenden in het betreffende stadium tonen.

Overzicht historie
Inschrijvingsbevestiging
Activering inschrijving
Activeringsbevestiging
Aanschrijving verlenging
Verlenging
Verlengingsbevestiging
Herinnering inschrijvingsfactuur
Uitschrijving
Uitschrijvingsbevestiging
Uitschrijving ongedaan maken
Nog te adverteren OG Eenheden

Uit een aantal activiteiten ontstaan ook documenten; dit betreft de lijsten Inschrijvingsbevestiging*, Activeringsbevestiging, Aanschrijving verlenging*, Verlengingsbevestiging en Uitschrijvingsbevestiging. De met een * gemerkte lijsten genereren na de uitgevoerde actie tevens facturen ter grootte van het ingestelde bedrag in de instellingen. Als een woningzoekende reeds als huurder bekend is wordt op basis van de huurdergegevens een factuur aangemaakt. Is een woningzoekende geen huurder, dan wordt een klant aangemaakt op basis van contactgegevens en wordt bij de klant een factuur aangemaakt.

In de lijst Overzicht historie worden alle woningzoekenderecords getoond zonder filter. Hier ziet u alle in- en uitgeschreven woningzoekenden. Door middel van eigen filters kunt u hier selecties maken.
De lijst Inschrijvingsbevestiging toont alle ingeschreven woningzoekenden zonder activeringsdatum die nog geen schriftelijke bevestiging van de inschrijving hebben ontvangen. U bevestigt de inschrijving door op Uitvoeren te klikken. U wordt gevraagd of u de gekozen actie wilt uitvoeren. Als u met Ja antwoord, wordt het bij de instellingen opgegeven rapport opgestart.
Bij het aanmaken van de documenten wordt de documentdatum weggeschreven in het veld Inschrijvingsbevestigingsdatum. Het veld Werknemer wordt gebruikt voor het ophalen van de juiste werknemersgegevens in het document. Als u dit document opstart uit naam van een ander dient u hier de betreffende werknemer te kiezen. Als er sprake is geweest van een storing bij het printen kunt u met behulp van het vinkje Reeds afgedrukt aangeven dat u reeds afgedrukte documenten opnieuw wilt afdrukken. Hiervoor moet u wel de juiste (oorspronkelijke) documentdatum toepassen. Tevens wordt door het uitvoeren van deze activiteit een factuur ter grootte van het ingestelde bedrag aangemaakt bij de klant/huurder en wordt het veld Reactiedatum gevuld met de documentdatum + datumformule uit de instellingen.
De lijst Activering inschrijving toont woningzoekenden die ingeschreven zijn en waarvan de aangemaakte factuur inmiddels is betaald. Ter controle is het mogelijk het geplaatste filter op het restbedrag van de factuur op te heffen. Dit proces vult bij de woningzoekenden het veld Activeringsdatum met de werkdatum en kent deze de ingestelde woningzoekendesoort toe. Het veld Verlengen inschrijving per wordt gevuld met de werkdatum en de ingestelde datumformule in de instellingen. Indien gewenst kunt u dit veld muteren door middel van ‘inline editing’, dat wil zeggen: als u tweemaal in dit veld klikt kunt u het wijzigen.
Uit dit proces volgen geen documenten. Hiervoor gebruikt u de lijst:
Activeringsbevestiging. De werking hiervan is op de toegepaste filtering na gelijk aan de inschrijvingsbevestiging. Deze actie filtert op woningzoekenden waarvan de activeringsdatum is gevuld, maar waarbij de activeringsbevestigingsdatum nog leeg is.
Ten behoeve van de mogelijkheid voor woningzoekenden die nog niet hebben betaald en toch willen reageren op een woning (zie o.a. 4.3), is een extra filter toegevoegd dat uitsluitend woningzoekenden toont die zowel een gevulde activeringsdatum als een saldo van 0,- euro hebben. Dit ter voorkoming van het abusievelijk bevestigen van een nog niet geactiveerde woningzoekende.
U bevestigt de actie door op de knop Uitvoeren te klikken. Het systeem vraagt om een bevestiging; als u met Ja antwoordt, wordt het bij de instellingen opgegeven rapport opgestart.
Bij het aanmaken van de documenten wordt de documentdatum weggeschreven in het veld Inschrijvingsbevestigingsdatum. Het veld Werknemer wordt gebruikt voor het ophalen van de juiste werknemergegevens in het document. Als u dit document opstart uit naam van een ander dient u hier de betreffende werknemer te kiezen. Als er sprake is geweest van een storing bij het printen kunt u met behulp van het vinkje Reeds afgedrukt aangeven dat u reeds afgedrukte documenten opnieuw wilt afdrukken. Hiervoor dient u wel de juiste (oorspronkelijke) documentdatum toe te passen.
De lijst Aanschrijving verlenging plaatst filters waardoor uitsluitend actieve woningzoekenden worden geselecteerd waarvan het veld Verlengen inschrijving per op de werkdatum of ervoor is verstreken, en die nog niet zijn aangeschreven voor verlenging. Door op de knop Uitvoeren te klikken start u het proces op. Het systeem vraagt om een bevestiging. Als u op Ja klikt wordt het bijbehorende document opgestart en wordt een factuur ter grootte van het ingestelde bedrag bij de klant/huurder aangemaakt.
Naast de eerder toegelichte velden Werknemer en Documentdatum bevat dit rapport tevens de mogelijkheid om de vooringestelde reactieperiode aan te passen en om kandidaten die een openstaande reactie op een woning hebben uit te sluiten. Ook dit rapport kent een herprintfunctie door middel van de optie Reeds afgedrukt.
Woningzoekenden die zijn aangeschreven voor verlenging en het openstaande factuurbedrag hebben voldaan, worden getoond als u de lijst Verlenging Als u hier kiest voor Uitvoeren, wordt het veld Verlengen inschrijving per met de ingestelde datumformule verlengd. Tevens dient u de reactiedatum te vullen met de datum waarop de woningzoekende heeft gereageerd.
Nadat de woningzoekendeperiode is verlengd kunt u de woningzoekende hiervan op de hoogte stellen via de lijst Verlengingsbevestiging. Als u op Uitvoeren klikt wordt u gevraagd de actie te bevestigen. Als u voor Ja kiest, wordt het bijbehorende document opgestart.
De werking van de velden is gelijk aan de overige bevestigingsacties. Bij deze actie wordt tevens het veld Verlengingsbevestigingsdatum gevuld met de documentdatum.
Woningzoekenden die niet binnen de termijn hebben betaald worden door het systeem getoond in de lijst Uitschrijving. Als u hier voor Uitvoeren kiest wordt een keuzescherm met uitschrijvingsredenen getoond; default heeft de standaardwaarde de focus, maar u kunt ook een andere reden kiezen. Vervolgens worden de getoonde woningzoekenden, met vermelding van de uitschrijfreden, uitgeschreven.
Dit kunt u schriftelijk bevestigen via de lijst Uitschrijvingsbevestiging. Als u deze actie uitvoert en de mededeling bevestigt, wordt een vooringesteld document opgestart en wordt het veld Uitschrijvingsbevestigingsdatum gevuld met de documentdatum. De werking is gelijk aan de overige bevestigingsacties. Eventuele openstaande facturen worden door het systeem tegengeboekt.
Mocht u per ongeluk ten onrechte een woningzoekende of groep woningzoekenden hebben uitgeschreven, dan kunt u deze actie herstellen door gebruik te maken van de lijst Uitschrijving ongedaan maken. Deze actie toont alle uitgeschreven woningzoekenden. Door filters te plaatsen kunt u een selectie maken. Als u vervolgens op Uitvoeren klikt, zal Dynamics Empire om een bevestiging vragen. Als u met Ja antwoordt wordt de woningzoekende-uitschrijving ongedaan gemaakt en wordt de status van de woningzoekende teruggebracht naar de situatie voorafgaand aan de uitschrijving, met uitzondering van aangemaakte facturen die bij het uitschrijven zijn verwijderd; deze worden niet opnieuw aangemaakt.
De velden Aanschrijvingsdatum verlenging en Vervaldatum worden geschoond.