WordLink

 

Inhoud

1       Inleiding

2       Brief aanmaken

3       Document aanmaken, sjabloon (tijdelijk) wijzigen

4       (Mailing)brieven genereren op basis van segmenten

5       Weergeven geregistreerde Interacties met WordLink-brief als bijlage

 

 

1         Inleiding

WordLink is een module binnen Dynamics Empire waarmee u Worddocumenten kunt genereren. Hiermee kunt u eenvoudig, door het gebruik van samenvoegvelden, extra gegevens uit de database toevoegen.


Voordelen van WordLink

  1. Deze module maakt gebruik van samenvoegvelden (MergeFields). Eigenschap van een samenvoegveld is dat deze meerdere keren in dezelfde brief gebruikt kan worden.
  2. Eindgebruikers zijn vrij om zelf namen te geven aan samenvoegvelden en deze vervolgens te koppelen aan velden, functies en systeemwaarden uit de database.
  3. Tabellen in het Worddocument kunnen ook door eindgebruikers zelf worden ingedeeld, bijvoorbeeld Inkooporderregels bij een Inkooporder.
  4. Voor een aantal tabellen zijn naast de velden ook extra functies toegevoegd. Deze functiewaarden (aanhef, complete adresgegevens etc.) kunnen ook zelf door gebruikers worden geselecteerd.

Deze gebruikershandleiding vertelt u hoe u gebruik kunt maken van de belangrijkste functionaliteiten in Dynamics Empire met betrekking tot de module WordLink, dat wil zeggen: het genereren van brieven en mailings. De samenhangende applicatiebeheer-activiteiten en instellingen worden beschreven in de handleiding Wordlink – Beheer. Wij gaan ervan uit dat de nodige instellingen zijn vastgelegd voordat u gebruik gaat maken van WordLink.

 

 

2          Brief aanmaken

U maakt als volgt een brief aan:

  1. Kies de actie Worddocument; deze is te vinden in het menu, bijvoorbeeld bij Contacten op deze plek:
  2. Het scherm Word-sjablonen verschijnt; hierin wordt een boomstructuur getoond. Sjablonen die tot een bepaalde categorie behoren worden pas getoond als de categoriecode wordt opengeklapt.
  3. Selecteer het juiste sjabloon (de benodigde brief) en klik op OK. Het systeem genereert de brief en toont deze in Word op het scherm (mits dit is ingesteld in het sjabloon). Deze kunt u vervolgens verwerken zoals gewenst.

NB: Er bestaat overigens een onderscheid tussen het gebruikersoverzicht (sjabloonkeuze) en het beheerdersoverzicht. Voor de gebruiker wordt vanaf de verschillende entiteiten een overzicht getoond met de WordLinksjablonen in een boomstructuur. Voor de beheerder wordt een basislijst met voor een beheerder relevante velden getoond. Alleen vanaf dit overzicht zijn ook alle beheersfuncties aanwezig die ook op de kaart te vinden zijn.

Via het sjabloon

Een andere manier om een brief aan te maken is om in Dynamics Empire op de WordLinksjabloonkaart (via WordLink-sjablonen, te vinden via de zoekfunctionaliteit ) op het tabblad Sjabloonveldsubform de velden op te voeren. Vervolgens klikt u op de knop Bewerken in het menu, waarna de focus naar Word springt en het document wordt getoond. ('Bewerken' slaat dus niet op de sjabloon, maar op het Worddocument.) In Word (afhankelijk van welke versie u gebruikt) is vervolgens op tabblad Verzendlijsten de knop Samenvoegvelden invoegen beschikbaar, waar alle gedefinieerde velden onder hangen. Op deze manier kunt u de velden op de juiste plek in het document plaatsen.

Tot slot sluit u het document en importeert u dit via de menu-optie Document Importeren.

 

 

3         Document aanmaken, sjabloon (tijdelijk) wijzigen

Indien gewenst kunt u het gekozen Wordsjabloon persoonlijk bewerken. Dit is vooral handig bij (mailing)sjablonen die direct naar DMS doorgezet worden.

Per sjabloon is het instelbaar of het bewerken toegestaan is; er zijn immers ook standaard brieven waarop de gebruiker geen aanpassingen mag doen. Het al dan niet toestaan van bewerken bij selectie legt u vast op de Wordlinksjabloonkaart: ga via naar WordLink-sjablonen, open een kaart door in de lijst op de betreffende code te klikken en vink het veld Bewerken bij selectie toestaan aan of uit. 

Als u bij aanmaken van een document (via de knop Worddocument in het menu) kiest voor een sjabloon dat bewerkt mag worden, dan is de knop Bewerken beschikbaar.

Als u hierop klikt wordt het sjabloon geopend in Word, waarna u het kunt wijzigen en vervolgens opslaan: sluiten in Word en bevestigen in Dynamics Empire. Met deze actie is een zogenaamd 'tijdelijk sjabloon' aangemaakt, dat als zodanig herkenbaar is omdat het in rood wordt weergegeven.

In dat geval is, naast de knop Bewerken, de knop Tijdelijk sjabloon verwijderen beschikbaar gekomen (zie screenshot). Als u hierop klikt wordt het aangepaste sjabloon weer teruggezet naar het origineel.

 

 

4         (Mailing)brieven genereren op basis van segmenten

Het is mogelijk brieven te genereren op basis van segmenten. (De werking van segmenten betreft standaard Microsoft Dynamics NAV-functionaliteit en valt hierdoor buiten het bestek van deze gebruikershandleiding.) Dit is handig als u bijvoorbeeld voor een bepaalde wijk of een bepaald cluster een mailing wilt uitsturen aangaande een specifiek stuk planmatig onderhoud, of als u een aankondiging wilt versturen vanwege de opening van een nieuw buurthuis, e.d.

(We gaan in onderstaande situatie uit van een koppeling met DMS.)

U genereert als volgt brieven op basis van segmenten:

  1. Kies via voor Segmenten.
  2. Maak een nieuw segment aan door op de knop Nieuw / + Nieuw in het menu te klikken. Druk op Enter om een nummer te genereren en geef een omschrijving mee.
  3. Voeg handmatig op tabblad Regels contacten toe of doe dit op basis van filters via de knop Contacten toevoegen in het menu.



    Via de verschillende tabbladen op het scherm Contacten toevoegen kunt u diverse filters instellen. Als uitvoer van de documenten naar DMS gewenst is dient u hier slechts contacten op te nemen die van het type Huishouden/Bedrijf zijn. Dit kunt u het eenvoudigst doen door op tabblad Contact het filter bij Soort te zetten op Huishouden/Bedrijf.Na bevestigen van gewenste filtering door een klik op OK genereert het systeem de gewenste contactlijst en vult deze in op de regels op het gelijknamige tabblad.
  1. Op tabblad Aanvullende DMS metagegevens kunt u met betrekking tot DMS nog de nodige gegevens meegeven, zoals een hoofdonderwerp en een projectnummer.
  2. Als vervolgstap klikt u in het menu op de knop Nieuw - Worddocument. In het venster Word-sjablonen selecteert u de juiste regel. Onderin staat vermeld voor hoeveel contacten de mailing geldt.
  3. Wilt u het sjabloon eerst nog Bewerken, dan klikt u op de gelijknamige knop. (Zie voor een beschrijving van de werking hiervan het vorige hoofdstuk.)
  4. Uiteindelijk klikt op OK; de brief wordt gemerged en getoond in Word, klaar om afgedrukt te worden. Het betreft één document, met daarin een aantal brieven dat gelijk is aan het aantal contacten op de segmentregels.
  5. Als u het Word-document sluit worden de brieven als afzonderlijke documenten overgebracht naar DMS. De brief kunt u nog specificeren of aanpassen voor dit segment; deze is op te roepen via tabblad Interactie, veld Bijlage.|
    Wijzigingen in de velden zullen uiteraard niet worden doorgevoerd op het oorspronkelijke WordLinksjabloon.
    In het regeldeel van de segmentkaart is de brief ook nog op regelniveau – dus per persoon – aan te passen via de knop Regel. Het veld Bijlage krijgt dan op die regel de waarde ‘Uniek’.
  6. Klik op de knop Logbestand in het lint om het document af te drukken of te versturen.

Zie voor een aanvullende segmentgebaseerde functionaliteit de handleiding Woonruimtebemiddeling, deel over Tipberichten. Het is daarmee mogelijk om teksten niet als bijlage te versturen, maar als ‘body-tekst’ in een brief of e-mail.

Overigens kan een segment ook worden gebaseerd op een  interactiesjabloon die gebaseerd is op een WordLinksjabloon. Voordelen: het kan gebruik maken van de bij de WordLinksjabloon gedefinieerde velden, functies en datastructuur. Bovendien kan de bijlage per segment afwijken van de bijlage van het interactiesjabloon. Hierdoor kan een voor het segment toegepaste brief gebruik maken van de WordLink-functionaliteit. De Interactiesjablooncode vult u in op het tabblad Interactie van de segmentkaart.
Vervolgens kan per segmentregel een afwijkende brief worden gemaakt; in dat geval staat er in de kolom Bijlage ‘uniek’ in plaats van ‘overgenomen’.

Als segmenten vanuit het segmentscherm worden aangemaakt kunnen alleen WordLinksjablonen worden gebruikt die zijn gebaseerd op tabel Contact (5050) of tabel Segmentregel. Er zijn binnen Dynamics Empire Woonruimtebemiddeling meerdere toepassingen om een segment(regel) aan te maken met extra informatie, zodat er ook WordLinksjablonen gebruikt kunnen worden die gebaseerd zijn op andere sjablonen.

 

 

5         Weergeven geregistreerde Interacties met WordLink-brief als bijlage

Als het veld Interactiesjablooncode is gevuld in het WordLink-sjabloon, worden gegenereerde WordLink-brieven als bijlage bij een interactie opgeslagen.

U kunt de WordLink-brief als volgt weergeven:

  1. Open de contactkaart via Contacten.
  2. Ga naar Interactielogposten in het menu, bereikbaar via de knop Verwerken, en zoek de betreffende interactie op, of klik - indien beschikbaar - in het feitenblok Activiteiten contact op de link achter Interactielogposten.
  3. De WordLink-brief kan worden benaderd door op Bijlagen weergeven in het menu (onder de knop Verwerken) te klikken.