Administratieve ondersteuning - dagelijks: Bankverwerking
Inleiding
Binnen een corporatie vinden dagelijks boekingsgangen plaats ter ondersteuning van de administratieve processen. Hierbij valt te denken aan:
- Bankverwerking - automatische boeking
- Verzekeringen - handmatige boeking
- Sanering - handmatige boeking
- Erfpacht - handmatige boeking
Deze dagelijkse administratieve processen werken we in de volgende paragrafen per onderwerp uit, te beginnen met de bankverwerking. Daarna verzekeringen etc.
Uitgangspunten en keuzes
- Bankrekeningen: Elke bankrekening heeft een eigen dagboek en een eigen grootboekrekening.
- Pindagboeken: Elke pinautomaat heeft een eigen dagboek en een eigen grootboekrekening.
- Pin tussenrekening: Bij betaling via Pin wordt de klantpost afgesloten op het moment van pinnen. De betaling wordt op een tussenrekening geboekt. Wanneer de volgende dag de pinbetaling verwerkt wordt via het bankboek wordt deze op dezelfde tussenrekening geboekt.
- Kasdagboeken: Elke kas heeft een eigen dagboek en een eigen grootboekrekening.
- Aanmaken incasso bestand / Excasso bestand klanten: Bij het aanmaken van het incasso/excassobestand worden de incasso's en excasso's die onderweg zijn geboekt op Ontvangsten debiteuren (ontv. Onderw.)-rekeningen. De tegenrekening is een tussenrekening in de liquide middelen.
- Aanmaken excasso bestand leveranciers: Bij het aanmaken van het excassobestand worden de excasso’s die onderweg zijn geboekt op Tussenrek. Betalingen crediteur (bet. onderweg). De tegenrekening is een tussenrekening in de liquide middelen.
- Verwerking incasso en excasso bestanden bij boeken bank: Op het moment dat een incasso- of excassobestand opgehaald en geboekt wordt via het bankboek wordt de boeking gemaakt bij het aanmaken van het incassobestand tegengeboekt.
Correcties
- Incasso / Excasso: Bij een verkeerd aangemaakte incasso- of excassobatch kan de aangemaakte batch geannuleerd worden.
- Verkeerd geboekte Bank/kas/pinposten: Deze dienen gecorrigeerd te worden door middel van een correctiekasboek. Er wordt in dit geval gebruik gemaakt van een kasboek om ervoor te zorgen dat de cashflows voortkomend uit de posten ook gecorrigeerd worden.
Gebruikte grootboekrekeningen en cashflowcategorieën
|
Rekeningnummer |
Rekeningnaam |
Cashflowcategorie-code |
Cashflowcategorienaam |
|
|
Debet |
Credit |
|
|
|
|
|
1101140 |
Huurdebiteuren |
|
|
|
1101150 |
|
Tussenrek. ontvangsten debiteuren (ontv. onderw.) |
|
|
|
1003015 |
|
Stortingen onderweg |
|
|
|
1203050 |
|
Tussenrek. Betalingen crediteur (bet. onderweg) |
|
|
|
|
100200010* |
Bankrekening |
|
|
|
|
1203010 |
Handelscrediteuren nominaal schulden |
|
|
|
|
1001010 |
Kas kasmiddelen |
|
|
|
|
1003020* |
Pin * |
|
|
Effect boeking op cashflow
- Bankdagboeken en pindagboeken zijn de dagboeken die cashflows genereren.
- Pindagboeken genereren dubbele cashflows. Ze genereren een cashflow o.b.v. de factuur waarmee de cashflow wordt afgeletterd. Daarnaast wordt ook een cashflow gegenereerd op basis van de tussenrekening. Wanneer de volgende dag de pinbetaling binnenkomt op het dagafschrift wordt wederom een cashflow geboekt op de tussenrekening voor pinbetalingen.
Journaalposten
Automatische boekingsgangen
Boeking Incasso-opdracht
|
Verwerken voorstel incasso |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1101150 |
|
Tussenrek. Ontvangsten debiteuren (ontv. Onderw.) |
€ 500,00 |
|
Transactiewijzekaart (Klant - AUTOMAAT) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
1003015 |
Stortingen onderweg |
|
€ 500,00 |
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
Annuleren incassobatch |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003015 |
|
Stortingen onderweg |
€ 500,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
1101150 |
Tussenrek. Ontvangsten debiteuren (ontv. Onderw.) |
|
€ 500,00 |
Transactiewijzekaart (Klant - AUTOMAAT) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
Boeking Excasso-opdracht
|
Verwerken voorstel excasso (betaalrun) |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1203050 |
|
Tussenrek. Betalingen crediteur (bet. onderweg) |
€ 1.000,00 |
|
Transactiewijzekaart (Leverancier - AUTOMAAT_LEV) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
1003015 |
Stortingen onderweg |
|
€ 1.000,00 |
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
Annuleren excasso-run |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003015 |
|
Stortingen onderweg |
€ 1.000,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
1203050 |
Tussenrek. Betalingen crediteur (bet. onderweg) |
|
€ 1.000,00 |
Transactiewijzekaart (Leverancier - AUTOMAAT_LEV) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
Boeking Dagafschrift Bank/Giro-boek
|
Verwerken incassobatch in dagafschrift (bank/giro-boek) |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003015 |
|
Stortingen onderweg |
€ 500,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
1101150 |
|
Tussenrek. Ontvangsten debiteuren (ontv. Onderw.) |
|
€ 500,00 |
Transactiewijzekaart (Klant - AUTOMAAT) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
100200010* |
Bankrekening |
€ 500,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Bank grootboekrek.-nr. |
|
|
1101140 |
Huurdebiteuren |
|
€ 500,00 |
Klantboekingsgroep |
Tegoedenrekening |
|
Handmatige/ periodieke ontvangst klant |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
100200010* |
|
Bankrekening |
€ 500,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Bank grootboekrek.-nr. |
|
|
1101140 |
Huurdebiteuren |
|
€ 500,00 |
Klantboekingsgroep |
Tegoedenrekening |
|
Verwerken excasso-batch in dagafschrift (bank/giro-boek) |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003015 |
|
Stortingen onderweg |
€ 1.000,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
|
1203050 |
Tussenrek. Betalingen crediteur (bet. onderweg) |
|
€ 1.000,00 |
Transactiewijzekaart (Leverancier – AUTOMAAT_LEV) |
Reknr. bet./ontv. onderweg |
|
1203010 |
|
Handelscrediteuren nominaal schulden |
€ 1.000,00 |
|
Leveranciersboekings-groep |
Schuldenrekening |
|
|
100200010* |
Bankrekening |
|
€ 1.000,00 |
Bankboekingsgroepen |
Bank grootboekrek.-nr. |
|
Handmatige/periodieke betaling leverancier |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1203010 |
|
Handelscrediteuren nominaal schulden |
€ 1.000,00 |
|
Leveranciersboekings-groep |
Schuldenrekening |
|
|
100200010* |
Bankrekening |
|
€ 1.000,00 |
Bankboekingsgroepen |
Bank grootboekrek.-nr. |
|
Handmatige/periodieke betaling of ontvangst op grootboek-rekening |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
100200010* |
|
Bankrekening |
€ 1.500,00 |
|
Bankboekingsgroepen |
Bank grootboekrek.-nr. |
|
|
****** |
****** |
|
€ 1.500,00 |
Gekozen grootboek-rekening in bankboek |
|
Boeking Pin/Kas-betaling
|
Pin-betaling klant |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003020* |
|
Pin * |
€ 250,00 |
|
Fin dagboeksjablonen (soort: kas) |
Tegenrekeningnr. |
|
|
1101140 |
Huurdebiteuren |
|
€ 250,00 |
Klantboekingsgroep |
Tegoedenrekening |
|
Pin-betaling op grootboek |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1003020* |
|
Pin * |
€ 300,00 |
|
Fin dagboeksjablonen (soort: kas) |
Tegenrekeningnr. |
|
|
***** |
***** |
|
€ 300,00 |
Gekozen grootboek-rekening in Kasboek |
|
|
Kas-betaling klant |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1001010 |
|
Kas kasmiddelen |
€ 250,00 |
|
Fin dagboeksjablonen (soort: kas) |
Tegenrekeningnr. |
|
|
1101140 |
Huurdebiteuren |
|
€ 250,00 |
Klantboekingsgroep |
Tegoedenrekening |
|
Kas-betaling op grootboek |
|
|
Debet |
Credit |
Broninstellingen |
Kolom |
|
1001010 |
|
Kas kasmiddelen |
€ 300,00 |
|
Fin dagboeksjablonen (soort: kas) |
Tegenrekeningnr. |
|
|
***** |
***** |
|
€ 300,00 |
Gekozen grootboek-rekening in Kasboek |
|
Handmatige boekingsgangen
Niet van toepassing.