Bepalen nieuwe voorschotten

In dit werkproces worden de nieuwe voorschotten voor service- en verbruikcomponenten bepaald en verwerkt.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Voorbereiden nieuwe voorschotten

De nieuwe voorschotten bij service en verbruik worden geïmporteerd via een .csv bestand. De eerste stap is het opstellen van de .csv bestand met de juiste waardes hiervoor dienen eerst gegeven geëxporteerd te worden . Vervolgens wordt het bestand opgesteld worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar het rapport Exporteer de huurverhogingsgegevens naar Excel.
  2. Vul de volgende velden:
    • Referentiedatum: De referentiedatum voor de te exporteren gegevens. Denk hier bijvoorbeeld aan de op die datum geldige servicekosten.
    • Cluster: Het cluster/de clusters waarvoor u de gegevens wilt exporteren.
  3. Klik op OK om de gegevens naar Excel te exporteren. Open het Excel-bestand. Hierin vindt u de gegevens per element per contractregel. Deze gegevens kunt u gebruiken voor het opstellen van het te importeren .csv-bestand.
  4. Open een nieuw Excel-bestand om het .csv-bestand op te stellen. Dit bestand dient altijd de volgende 8 kolommen te bevatten:
    • Kolom A: OG Eenheid-nummer - Dit kunt u uit het geëxporteerde bestand halen.
    • Kolom B: Klantnummer - Dit kunt u uit het geëxporteerde bestand halen.
      Let op! In de export worden leegstandsregels gemarkeerd met klantnummer 'LEEGSTAND'. Voor de import dient u de tekst LEEGSTAND te verwijderen en een lege waarde aan te leveren voor deze kolom.
    • Kolom C: Contractregelnummer - Dit is het nummer van de huidige contractregel op basis waarvan u de verhoging door wilt voeren, dit kunt u uit het geëxporteerde bestand halen.
    • Kolom D: Elementnummer - Dit betreft het element waarvoor u een aanpassing door wilt voeren, dit kunt u uit het geëxporteerde bestand halen.
    • Kolom E: Type aanpassing - U dient een getal van 0 tot 5 op te geven:
      • 0 = Niet
      • 1 = Percentage
      • 2 = Bedrag (bedrag waarmee verhoogd wordt)
      • 3 = Vervalt
      • 4 = Toevoegen
      • 5 = Was/Wordt
    • Kolom F: Verhoging:
      • Wanneer in kolom E waarde = 0, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 1, vul hier het percentage in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 2, vul hier het verhogingsbedrag in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 3, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 4, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 5, vul hier 0 in.
    • Kolom G: Was
      • Wanneer in kolom E waarde = 0, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 1, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 2, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 3, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 4, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 5, vul hier het huidige bedrag in.
    • Kolom H: Wordt
      • Wanneer in kolom E waarde = 0, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 1, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 2, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 3, vul hier 0 in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 4, vul hier het nieuwe bedrag in.
      • Wanneer in kolom E waarde = 5, vul hier het nieuwe bedrag in.
  • Sla het Excel-bestand zonder kolomkoppen op als .csv-bestand.

Verwerken nieuwe voorschotten

Wanneer de huurder gelijktijdig met de jaarlijkse huurverhoging geïnformeerd wordt over de nieuwe voorschotten voor service en verbruik, dient u de nieuwe voorschotten te importeren en te verwerken op de huidige contractregel. In deze werkinstructie wordt ervan uitgegaan dat de huuraanpassing m.b.t. aanpassing van voorschotten tegelijkertijd met de jaarlijkse huurverhoging wordt doorgevoerd. De laatste stappen voor het aanmaken van de nieuwe contractregels d.m.v. het verwerken van de huurverhoging en het informeren van de klant vinden om die reden plaats binnen het proces van de jaarlijkse huurverhoging.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Huurverhogingsbestand importeren. Selecteer het opgeslagen .csv-bestand en klik op OK.
  2. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Huurverhoging-import. Hier vindt u de geïmporteerde regels. U kunt deze regels nog controleren.
  3. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Verwerken huurverhoging-import.
  4. Selecteer de batch voor het verhogen van service- en verbruikskosten en geef de huurverhogingsdatum op. Zet de opties Huurdernr. en Contractnr. aan. Klik op OK om de huurprijsaanpassing klaar te zetten op de huidige contractregel.

Let op! Wanneer de verhoging van de servicekosten niet gelijk plaatsvindt met de jaarlijkse huurverhoging dienen de volgende stappen nog uitgevoerd te worden om de nieuwe contractregels aan te maken:

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Huurverhoging verwerken. Een pagina met opties en filtermogelijkheden wordt geopend.
  2. Selecteer de Huurverhogingsdatum.
  3. Zet de Volgende huurverhogingsdatum op de datum van de eerstvolgende jaarlijkse huurverhoging.
  4. Selecteer een Huurprijsmutatiereden.
  5. Selecteer de Huurverhogingsbatchnaam waarvan u de huurverhoging wilt effectueren.
  6. Specificeer eventueel in veld Eenheidnr. de OG Eenheden waarvan u de huurverhoging wilt effectueren.
  7. Klik op OK. De huurverhoging wordt geëffectueerd voor de geselecteerde batch en geselecteerde OG Eenheden.

Zie ook

Factureren onderhoudsdiensten
Factureren verkoop onroerend goed
Factureren afrekening
Vergoeden en belasten (her)ontwikkeling
Factureren overige diensten
Crediteren overige diensten
Beheren rekening-courant debiteuren
Aanleveren incassobestand
Verwerken pintransacties
Verwerken overige betaalverzoeken
Vaststellen kosten en opbrengsten
Genereren afrekenresultaat