Beheren vaste activa ten dienste van exploitatie

In dit werkproces worden vaste activa ten dienste van de exploitatie aangemaakt, gemuteerd en buiten gebruik gesteld.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Opvoeren basisgegevens

Wanneer u een nieuw vast activum aanschaft dient u een nieuwe vasteactivakaart aan te maken en de basisgegevens m.b.t. het nieuwe activum op te voeren. In onderstaande beschrijving wordt uitgewerkt hoe u dit handmatig kunt doen. Wanneer u een groter aantal activa tegelijk wilt aanmaken kunt u dit ook via een inleesbestand doen. Hoe dit werkt leest u in de processtap Opvoeren basisgegevens in bulk.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Vaste activa en klik op +Nieuw.
  2. Vul in het scherm dat opent de volgende velden:
    • Nr.: Het nummer van het vaste activum. Er wordt automatisch een nummer voorgesteld, maar u kunt dit nummer desgewenst nog aanpassen.
    • Omschrijving
    • VA-klassecode: Selecteer de klassecode voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-subklassecode: Selecteer het type vaste activa t.d.v. exploitatie.
  3. Klik op tabblad Afschrijvingsboeken op Meer afschrijvingboeken toevoegen. Selecteer op het paginadeel Afschrijvingsboeken de optie Regel verwijderen om de automatisch aangemaakte regel te verwijderen en bevestig deze actie door op Ja te klikken.
  4. Klik weer op Meer afschrijvingboeken toevoegen. Vul in de lege regel de volgende velden:
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep
    • Afschrijvingsmethode
    • Begindatum afschr.
    • Aantal afschr.-jaren: Geef de periode waarover u wilt afschrijven op. U kunt ook met delen van jaren werken. Het veld Einddatum afschr. wordt automatisch gevuld. Een andere optie is om het veld Einddatum afschr. te vullen, waarna het veld Aantal afschr.-jaren automatisch gevuld wordt.

Activeren beginwaarde

Nadat u de basisgegevens van het vaste activum opgevoerd heeft kunt u de beginwaarde voor het vaste activum activeren. Net als opvoeren van basisgegevens kunt u de beginwaarde ook in bulk inlezen. Hoe u dit doet leest u in de processtap Activeren beginwaarde in bulk.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak VA fin. dagboeken. Maak een regel aan per activum waarvoor u de beginwaarde wilt activeren en vul per regel de volgende velden:
    • Boekingsdatum
    • Documentnummer: Wordt automatisch gevuld.
    • Rekeningsoort: Kies voor 'Vast activum'.
    • Rekeningnr.: Vul het nummer van het vaste activum in waarvoor u de beginwaarde wilt activeren.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingssoort: Kies voor 'Aanschafkosten'.
    • Omschrijving: Pas desgewenst de omschrijving aan.
    • Bedrag: Vul het bedrag in dat u wilt activeren.
    • Tegenrekeningsoort: Kies voor Grootboekrekening.
    • Tegenrekeningnr.: Kies hier de (tussen)rekening waarop de te activeren kosten staan.
  2. Wanneer alle gegevens gevuld zijn klikt u op Boeken.
  3. Indien u restwaardes voor het activum wilt opvoeren navigeer u via het zoekveld Lampje dat de functie Vertel me opent naar VA dagboeken. Maak een regel aan per activum waarvoor u de restwaarde op wilt voeren n vul per regel de volgende velden:
    • Boekingsdatum
    • Documentnummer: Wordt automatisch gevuld
    • VA-nr..: Vul het nummer van het vast activum waarvoor u de restwaarde op wilt voeren.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingssoort: Kies voor Restwaarde.
    • Omschrijving: Pas desgewenst de omschrijving aan.
    • Bedrag: Vul restwaarde in als credit bedrag.
  4. Wanneer alle gegevens gevuld zijn kiest u voor de processtap Boeken.

Opvoeren basisgegevens in bulk

In de processtap Opvoeren basisgegevens is uitgewerkt hou u een nieuwe activakaart t.b.v. vaste activa t.d.v. exploitatie aanmaakt en welke velden u dient te vullen. Het aanmaken van de kaart en het vullen van deze velden kunt u ook in bulk doen. U dient te beginnen met het aanmaken van een .csv-bestand dat ingelezen kan worden. Hiervoor voert u eerst de gegevens op in een Excelbestand dat u vervolgens op kan slaan als .csv-bestand.

  1. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen als u basisgegevens t.b.v. vaste activa t.d.v. exploitatie op wilt voeren.
    • Va-nummer (Kolom A ): Het nummer van het nieuwe vaste activum.
    • Omschrijving (Kolom B): De omschrijving van het vaste activum.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Vul de VA-categorie voor vaste activa t.d.v. exploitatie in.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Vul de VA-subcategorie in die van toepassing is.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Vul hier indien van toepassing de afdelingscode in, wanneer 'Globale dimensie 1' de dimensie voor Afdeling is.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg, tenzij dit de dimensie voor Afdeling is.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek in voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep in voor het type vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Vul de waarde 0 in: 0 vertegenwoordigt de waarde voor lineair.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Vul de datum in vanaf wanneer afgeschreven dient te worden.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Vul het aantal jaren in waarover afgeschreven dient te worden. U kunt ook met delen van jaren werken (bijv. 5,5 staat gelijk aan 5 jaar en 6 maanden).
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul de waarde 0 in: 0 staat gelijk aan 'geen dagboekregel aanmaken'. Het aanmaken van de dagboekregel om de beginwaarde te activeren wordt uitgewerkt in de volgende processtap.
    • Boekingsdatum (Kolom P) : Vul een willekeurige datum in. Met het aanmaken van het activum worden nog geen waarden geboekt, maar deze kolom dient wel gevuld te zijn.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul waarde 0 in. Met het aanmaken van het activum worden nog geen waarden geboekt, maar deze kolom dient wel gevuld te zijn.
  2. Wanneer u voor alle vaste activa die u wilt aanmaken de gegevens gevuld hebt, kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels. Het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  3. Open Dynamics empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-dagboek' en klik op OK.
  4. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u wilt inlezen.
  5. Klik op OK om de activakaarten aan te maken.

Activeren beginwaarde in bulk

Nadat u de activakaarten in bulk aangemaakt heeft kunt u de beginwaarde activeren. Hiervoor kunt u hetzelfde Excel-format gebruiken als in de vorige stap.

  1. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen als u de beginwaarde van vaste activa t.d.v. exploitatie wilt activeren.
    • Va-nummer (Kolom A ): Het nummer van het activum waarvoor u de beginwaarde wilt activeren.
    • Omschrijving (Kolom B): Laat deze kolom leeg.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Laat deze kolom leeg.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep die van toepassing is op het activum waarvoor u de beginwaarde wilt activeren.
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Laat deze kolom leeg.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Laat deze kolom leeg.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Laat deze kolom leeg.
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul de waarde 1 in: 1 staat gelijk aan Aanschafwaarde.
    • Boekingsdatum (Kolom P) : Vul de datum in waarop u de beginwaarde wilt activeren.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul de waarde in die u wilt activeren.
  2. Wanneer u voor alle vaste activa de gegevens gevuld hebt kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels. Het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  3. Open Dynamics empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-fin. dagboek' en klik op OK.
  4. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u wilt inlezen.
  5. Vul in het veld Tegenrekeningnr. het nummer van de grootboek(tussen)rekening in waarop de te activeren kosten staan.
  6. Klik op OK om de waarde klaar te zetten in het VA-fin. dagboek.
  7. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. In het dagboek staan de geïmporteerde regels klaar. Klik op Boeken om de dagboekregels te boeken.
  8. Indien u restwaardes voor het activum wilt opvoeren kunt u ook hier een .csv-bestand voor aanmaken. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen indien u restwaarde van vaste activa t.d.v. exploitatie op wilt opvoeren.
    • Va-nummer (Kolom A ): Het nummer van het activum waarvoor u een restwaarde wilt opvoeren.
    • Omschrijving (Kolom B): Laat deze kolom leeg.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Laat deze kolom leeg.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek in voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep in die van toepassing is op het activum waarvoor u de restwaarde wilt opvoeren.
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Laat deze kolom leeg.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Laat deze kolom leeg.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Laat deze kolom leeg.
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul de waarde 9 in: 9 staat gelijk aan Restwaarde.
    • Boekingsdatum (Kolom P) : Vul de datum waarop u de restwaarde wilt opvoeren.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul de restwaarde als creditbedrag op.
  9. Wanneer u voor alle vaste activa de gegevens gevuld hebt kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels. Het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  10. Open Dynamics empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-dagboek' en klik op OK.
  11. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u wilt inlezen.
  12. Klik op OK om de regels in het VA-dagboek aan te maken.
  13. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA-dagboeken. In het dagboek staan de geïmporteerde regels klaar. Klik op Boeken om de dagboekregels te boeken.

Boeken mutatie

Wanneer u een mutatie wilt doorvoeren in de waarde van een vast activum, bijvoorbeeld een extra afschrijving of een (des)investering, kunt u dit doen door individuele mutaties door te voeren in het VA fin. dagboek. U kunt mutaties ook in bulk doorvoeren. Het in bulk doorvoeren van mutaties is uitgewerkt in de processtap Boeken mutatie in bulk.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. Maak een regel aan per activum waarvoor u de mutatie door wilt voeren en vul per regel de volgende velden:
    • Boekingsdatum
    • Documentnummer: Wordt automatisch gevuld.
    • Rekeningsoort: Kies voor Vast Activum.
    • Rekeningnr.: Vul het nummer van het vaste activum waarvoor u de mutatie door wilt voeren.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingssoort: Kies de soort mutatie die u door wilt voeren.
    • Omschrijving: Pas desgewenst de omschrijving aan.
    • Bedrag: Vul het bedrag van de mutatie in. Wanneer u een extra afschrijving op wilt voeren dient u een creditbedrag in te geven.
    • Tegenrekeningsoort: Kies voor 'Grootboekrekening'.
    • Tegenrekeningnr.: Kies hier de tegenrekening waarop u de mutatie wilt boeken.
  2. Wanneer alle gegevens gevuld zijn klikt u op Boeken.

Boeken mutatie in bulk

U kunt mutaties in bulk doorvoeren door middel van het aanmaken van een .csv-bestand.

  1. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen als u mutaties van vaste activa t.d.v. exploitatie wilt doorvoeren.
    • Va-nummer (Kolom A ): Het nummer van het activum waarvoor u de mutatie wilt doorvoeren.
    • Omschrijving (Kolom B): Laat deze kolom leeg.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Laat deze kolom leeg.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep die van toepassing is op het activum waarvoor u de beginwaarde wilt activeren.
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Laat deze kolom leeg.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Laat deze kolom leeg.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Laat deze kolom leeg.
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul in deze kolom de soort mutatie in die u door wilt voeren:
      • 1 = Aanschafwaarde
      • 2 = Afschrijving
      • 3 = Waardevermindering
      • 4 = Waardevermeerdering
    • Boekingsdatum (Kolom P): Vul de datum waarop u de mutatie wilt boeken.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul de waarde van de mutatie in. Wanneer het een extra afschrijving betreft dient u een creditbedrag op te geven.
  2. Wanneer u voor alle vaste activa de gegevens gevuld hebt kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels. Het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  3. Open Dynamics empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste Activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-fin. dagboek' en klik op OK.
  4. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u in wilt lezen.
  5. Vul in het veld Tegenrekningnr. het nummer van de tegenrekening waarop u de mutaties wilt boeken.
  6. Klik op OK om de waarde klaar te zetten in het VA-fin. dagboek.
  7. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. In het dagboek staan de geïmporteerde regels klaar. Klik op Boeken om de dagboekregels te boeken.

Boeken buitengebruikstelling

Wanneer een activum buiten gebruik gesteld wordt kunt u deze buitengebruikstelling verwerken via het VA fin. dagboek. U kunt buitengebruikstellingen ook in bulk verwerken. Het in bulk verwerken van buitengebruikstellingen wordt uitgelegd in de processtap Boeken buitengebruikstelling in bulk.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. Maak een regel aan per activum dat u buiten gebruik wilt stellen en vul per regel de volgende velden:
    • Boekingsdatum
    • Documentnummer: Wordt automatisch gevuld.
    • Rekeningsoort: Kies voor 'Vast Activum'.
    • Rekeningnr.: Vul het nummer van het vaste activum dat u buiten gebruik wilt stellen.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingssoort: Kies voor 'Buitengebruikstelling'.
    • Omschrijving: Pas desgewenst de omschrijving aan.
    • Bedrag: Vul 0 in: dit bedrag vertegenwoordigt een eventuele opbrengst.
    • Tegenrekeningsoort: Kies voor Grootboekrekening.
    • Tegenrekeningnr.: Kies de rekening waarop u een eventuele opbrengst zou boeken. Deze dient ook ingevuld te worden indien u geen opbrengt heeft.
  2. Wanneer alle gegevens gevuld zijn klikt u op Boeken.

Boeken buitengebruikstelling in bulk

U kunt buitengebruikstellingen in bulk doorvoeren door middel van het aanmaken van een .csv-bestand.

  1. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen als u buitengebruikstellingen van vaste activa t.d.v. exploitatie wilt doorvoeren.
    • Va-nummer (Kolom A ): Het nummer van het activum dat u buiten gebruik wilt stellen.
    • Omschrijving (Kolom B): Laat deze kolom leeg.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Laat deze kolom leeg.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek voor vaste activa t.d.v. exploitatie.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep die van toepassing is op het activum dat u buiten gebruik wilt stellen.
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Laat deze kolom leeg.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Laat deze kolom leeg.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Laat deze kolom leeg.
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul in deze de waarde 7 in: 7 staat gelijk aan buitengebruikstelling.
    • Boekingsdatum (Kolom P) : Vul de datum in waarop u de buitengebruikstelling door wilt voeren.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul als waarde 0 op: dit bedrag vertegenwoordigt een eventuele opbrengst.
  2. Wanneer u voor alle vaste activa de gegevens gevuld heeft kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels. Het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  3. Open Dynamics empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste Activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-fin. dagboek' en klik op OK.
  4. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u wilt inlezen.
  5. Vul in het veld Tegenrekningnr. het nummer van de grootboekrekening waarop u een eventuele opbrengst zou boeken. Deze dient ook ingevuld te worden als u geen opbrengt heeft.
  6. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. In het dagboek staan de geïmporteerde regels klaar. Klik op Boeken om de dagboekregels te boeken.

Zie ook

Beheren clusterinformatie
Periodiek actualiseren clusterverdeelsleutels
Beheren dimensies
Beheren grootboekbudgetten
Boeken memoriaal
Boeken periodiek dagboek
Vereffenen grootboekposten
Overboeken categoriaal naar functioneel
Verwerken DAEB/niet-DAEB-verdeling
Verdelen posten naar eenheidsniveau
Dichtzetten periode
Afsluiten jaar
Verwerken bankmutaties
Aangeven btw
Beheren vaste activa in exploitatie
Verwerken periodieke mutaties vaste activa