Afsluiten betalingsregeling

In dit werkproces wordt de aanvraag van een betalingsregeling beoordeeld en indien mogelijk een betalingsregeling aangemaakt.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Aanmaken betalingsregeling via sjabloon

U kunt de standaard betalingsregelingen aanmaken door het vullen van een betalingsregelingsjabloon. Betalingsregelingen met afwijkende termijnen of die niet binnen de voorwaarden van een sjabloon passen kunnen handmatig aangemaakt worden (zie Aanmaken betalingsregeling zonder sjabloon).

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Klanten.
  2. Selecteer de klant waarvoor u een betalingsregeling aan wilt maken en klik op Betalingsregeling maken. De pagina Betalingsregelingwizard opent. Vul de volgende velden:
    • Sjablooncode
    • Mandaatcode: Dit is de mandaatcode voor automatische incasso. Heeft de klant nog geen mandaatcode, voer dan eerst de processtap Aanmaken nieuwe mandaatcode uit.
    • Totaalbedrag Regeling:
      • Klik op de drie puntjes. Het scherm Betalingsregelingwizard opent.
      • Selecteer de posten die u op wilt nemen in de betalingsregeling.
      • Klik op OK.
    • Aantal termijn: Geef het aantal termijnen voor de betalingsregeling op (het termijnbedrag wordt automatisch berekend) OF
    • Termijnbedrag: Geef het bedrag per termijn op (het aantal termijnen wordt automatisch berekend.
  3. Klik op Termijnen aanmaken. Er wordt een betalingsregeling aangemaakt. De betalingsregeling kan worden gecontroleerd (Controleren betalingsregeling) en geactiveerd (Activeren betalingsregeling). U keert terug naar de pagina Klanten.

Aanmaken betalingsregeling zonder sjabloon

Wanneer u een betalingsregeling met afwijkende termijnen aan wilt maken, of wanneer u een betalingsregeling die niet binnen de sjabloonwaarde past aan wilt maken, kunt u dit zonder een sjabloon doen.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Klanten.
  2. Selecteer de klant waarvoor u een betalingsregeling aan wilt maken en klik op Betalingsregeling (Meer opties - Acties - Nieuw document). De gelijknamige pagina opent. Wanneer u op Enter drukt krijgt de betalingsregeling een nummer.
  3. Selecteer in het veld Code transactiewijze op tabblad Facturering de transactiewijze waarmee de betalingsregeling betaald moet worden.
  4. Wanneer de betalingsregeling automatisch geïncasseerd dient te worden, vul dan het veld Mandaatcode met de juiste code. Heeft de klant nog geen mandaatcode, maak deze dan aan via de processtap Aanmaken nieuwe mandaatcode.
  5. Kies op pagina Betalingsregeling voor Posten selecteren (Meer opties - Acties - Functies). De pagina Klantenposten opent. Selecteer de klantenposten die opgenomen moeten worden in de betalingsregeling (met behulp van de Ctrl-toets) en klik op OK. U keert terug naar de pagina Betalingsregeling. Onder het kopje Klantenposten worden de opgenomen posten getoond.
  6. Wanneer de posten die u op wilt nemen betrekking hebben op één eenheid kunt u het veld Eenheidsnr. invullen. Dit eenheidsnummer wordt overgenomen op de klantposten die gegenereerd worden vanuit de betalingsregeling. Wanneer er posten in de betalingsregeling opgenomen worden die betrekking hebben op verschillende eenheden kunt u dit veld leeglaten.
  7. Klik op Termijnen aanmaken. De pagina Betalingsregelingtermijnvoorstel opent. Vul de volgende velden:
    • Datum eerste termijn: De datum waarop de betalingsregeling ingaat. Dit is ook de datum waarop de eerste termijn betaald dient te worden. Gebruikelijk is om hier de eerste dag van de volgende maand in te vullen.
    • Betalingsconditie: Met '0D' geeft u aan dat de betalingsregeling op de eerste van de maand betaald dient te worden.
    • Frequentie: Met '1M' geeft u aan dat er elke maand een termijn betaald dient te worden.
    • Aantal termijnen: Het aantal termijnen van de betalingsregeling. Het veld Termijnbedrag wordt automatisch berekend.
    • Termijnbedrag: Dit is automatisch gevuld o.b.v. de opgegeven waarde in het veld Aantal termijnen. U kunt het bedrag aanpassen. Het aantal termijnen zal opnieuw berekend worden o.b.v. het opgegeven bedrag.
    • Restbedrag: Wanneer er een restbedrag overblijft geeft u hier aan met welke termijn het restbedrag verrekend moet worden.
  8. Klik op Termijnen aanmaken. De termijnen worden aangemaakt. U keert terug naar de pagina Betalingsregeling. Onder het kopje Termijnen worden de aangemaakte termijnen getoond.
  9. U kunt in het veld Te betalen het te betalen bedrag per termijn opgeven.

Let op! Wanneer u termijnen aanpast en het totaalbedrag van de termijnen is lager dan het totaalbedrag van de opgenomen posten, dan blijft een deel van de opgenomen posten openstaan.

Aanmaken nieuwe mandaatcode

Wanneer u een betalingsregeling af wilt sluiten en u wilt de betalingsregelingstermijn automatisch incasseren, maar de klant heeft nog geen mandaat voor automatische incasso, voer dan de volgende stappen uit.

  1. Klik op de betalingsregelingkaart op tabblad Facturering in het veld Mandaatcode; u krijgt nu de optie om op Nieuw te klikken in een popup-schermpje. Daarmee verschijnt het scherm Selecteren - Mandaat incasso.
  2. Druk op Enter. Er wordt een nummer gevuld in het veld Code.
  3. Vul de volgende velden:
    • Reden incasso
    • Doorlopend: 'Aan'.
    • Datum tekening: Wordt automatisch gevuld met de datum van vandaag.
    • Onze bankrekening: Vul de bankrekening in vanaf waar geïncasseerd wordt.
  4. Klik op OK. Het mandaat wordt aangepast en wordt gevuld in het veld vanaf waar het nieuwe mandaat is aangemaakt.

Controleren betalingsregeling

Betalingsregelingen kunnen op verschillende wijzen aangemaakt zijn: via het Klantportaal, o.b.v. een betalingsregelingssjabloon of handmatig. Voordat u de betalingsregeling activeert kunt u de betalingsregeling nog controleren.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Betalingsregelingoverzicht. De gelijknamige pagina opent.
  2. Stel een filter in (via filter icon rechtsboven in het scherm, gevolgd door een klik op + Filteren...) op het veld Status. Deze dient gelijk te zijn aan Aangemaakt. U heeft nu een overzicht van de nog niet geactiveerde betalingsregelingen.
  3. Klik op een regel om de desbetreffende betalingsregeling te openen.
  4. Controleer of de betalingsregeling correct is en geactiveerd kan worden.
  5. Wilt u de betalingsregeling aanpassen, kijk dan in de processtap Aanmaken betalingsregeling zonder sjabloon hoe u de gegevens aan kunt passen.
  6. Wilt u de betalingsregeling verwijderen, informeer de klant hier dan over en klik op Verwijderen. De betalingsregeling wordt verwijderd. U keert terug naar de pagina Betalingsregelingoverzicht.
  7. Is de betalingsregeling akkoord, dan kunt u verder gaan naar de stap Activeren betalingsregeling.

Activeren betalingsregeling

Wanneer u de betalingsregeling gecontroleerd heeft kunt u deze activeren.

  1. Vanaf de kaartpagina Betalingsregeling klikt u op Activeren. U krijgt een bevestigingsvraag die u met Ja beantwoordt. U keert terug naar het scherm Betalingsregeling. De status van de betalingsregeling is aangepast naar Geactiveerd.
  2. Klik op Worddocument, waarna het scherm Word-sjablonen opent. Selecteer het sjabloon voor een nieuwe betalingsregeling en klik op OK.
  3. U krijgt de vraag of u het document wilt downloaden en bewerken. Klik op Nee. Het scherm Vragenlijst opent, waar u in de kolom Antwoord de vragen op de antwoorden invoert. Klik daarna op Sluiten.
  4. Klik op Word. Het scherm voor aanmaken van een WordLinkbrief opent. Selecteer het sjabloon voor het bevestigen van een nieuwe betalingsregeling en vul de benodigde vragen in.
  5. Verstuur het document naar de klant. De betalingsregeling is nu geactiveerd en de klant is geïnformeerd.

Zie ook

Segmenteren debiteuren
Aanmanen debiteuren
Beëindigen betalingsregeling
Uit handen geven vorderingen
Verwerken WSNP/minnelijk traject
Afboeken vorderingen
Terugboeken vorderingen