Verwerken periodieke mutaties vaste activa

In dit werkproces worden mutaties binnen de vaste activa verwerkt als onderdeel van een periode-afsluiting.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Opvoeren nieuwe activakaarten

Wanneer de administratief eigenaar van een eenheid muteert dient de waarde van de eenheid overgeboekt te worden naar een nieuwe activum. Hiervoor dient u eerst nieuwe activa kaarten aan te maken. Het aanmaken van de nieuwe kaarten kan o.b.v. de al bestaande activa kaarten.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Vaste activa en selecteer de hoofdkaart van het activum dat van administratief eigenaar wisselt.
  2. Kies voor de actie Vast activum kopiëren. Vul in het veld Eerste VA-nr. het nummer van het nieuwe activum in. Advies is om het oorspronkelijke nummer te gebruiken met een toevoeging, bijvoorbeeld D voor DAEB of ND voor niet-DAEB.
  3. Herhaal stap 1 en 2 voor de subactivakaarten.
  4. Open de oude/oorspronkelijke activakaarten en maak het veld Eenheidnr. leeg. Hiermee zorgt u ervoor dat alleen de nieuwe activakaarten gekoppeld zijn aan de OG Eenheid.
  5. Open de nieuwe hoofdactivakaart en pas op de afschrijvingsregels de VA-boekingsgroep op alle regels aan naar de nieuwe VA-boekingsgroep. Herhaal dit voor de subactivakaarten.
  6. Nadat u de VA-boekingsgroep aangepast heeft kunt u de nieuwe subactivakaarten koppelen aan de nieuwe hoofdactivakaart. Open de hoofdactivakaart en klik op Onderdelen van hoofdactivum. Koppel de subactivakaarten door per subactivum een regel op te voeren en in het veld Nr. het nummer van de subactivakaart in te geven.

Overboeken waarden DAEB/niet-DAEB

Nadat u de kaarten ten behoeve van de overboeking aangemaakt heeft kunt u de waarden overboeken.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Herindelingsdagboeken van vaste activa. Vul de volgende velden:
    • VA-boekingsdatum
    • VA-nr.: Het nummer van de oorspronkelijke hoofdactivakaart.
    • Nieuwe VA-nr.: Het nummer van de nieuwe hoofdactivakaart.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor marktwaarde.
    • Herind, aanschafk.-%: '100'.
    • Zet de volgende vinkjes op Ja:
      • Herind. Aanschfk.
      • Herind. Waardevermindering
      • Herind. Waardevermeerdering
  2. Klik op Herindelen.
  3. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak VA fin. dagboeken. en kies voor Boeken om de waarden over te boeken.
  4. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Herindelingsdagboeken van vaste activa. Vul de volgende velden:
    • VA-boekingsdatum
    • VA-nr.: Het nummer van de oorspronkelijke subactivakaart.
    • Nieuwe VA-nr.: Het nummer van de nieuwe subactivakaart.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor historische kostprijs.
    • Herind. aanschafk.-%: '100'.
    • Zet de volgende vinkjes op Ja:
      • Herind. Aanschfk.
      • Herind. Afschr.
  5. Voeg een regel toe voor elke subactivakaart en klik op Herindelen.
  6. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak VA-dagboeken en kies voor Boeken om de waarden over te boeken.
  7. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Herindelingsdagboeken van vaste activa. Vul de volgende velden:
    • VA-boekingsdatum
    • VA-nr.: Het nummer van de oorspronkelijke hoofdactivakaart.
    • Nieuwe VA-nr.: Het nummer van de nieuwe hoofdactivakaart .
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor beleidswaarde.
    • Herind, aanschafk.-%: '100'.
    • Zet de volgende vinkjes op Ja:
      • Herind. Aanschfk.
      • Herind. Waardevermindering
      • Herind. Waardevermeerdering
  8. Klik op Herindelen.
  9. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak VA-dagboeken en kies voor Boeken om de waarden over te boeken.
  10. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak Herindelingsdagboeken van vaste activa. Vul de volgende velden:
    • VA-boekingsdatum
    • VA-nr.: Het nummer van de oorspronkelijke hoofdactivakaart.
    • Nieuwe VA-nr.: Het nummer van de nieuwe hoofdactivakaart.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor fiscaal.
    • Herind, aanschafk.-%: '100'.
    • Zet de volgende vinkjes op Ja:
      • Herind. Aanschfk.
      • Herind. Afschr.
      • Herind. Waardevermindering
      • Herind. Waardevermeerdering
      • Herind. vrij 1
      • Herind. vrij 2
      • Herind. restwaarde
  11. Klik op Herindelen.
  12. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de taak VA-dagboeken en kies voor Boeken om de waarden over te boeken.

Boeken waardemutaties

Aan het eind van ieder boekjaar dienen de waardemutaties van de marktwaarde van de vaste activa te worden geboekt.

  1. De eerste stap in dit proces is het exporteren van de marktwaarde per activum uit Dynamics Empire. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA-posten en stel het volgende filter in:
    • VA-boekingsdatum: Tot en met 31-12 van rapportagejaar, bijvoorbeeld '..31-12-2020'.
    • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor marktwaarden.
    • VA-boekingssoort: Aanschafkosten|Waarderverminderingen|Waardervermeerderingen.
  2. Exporteer de gefilterde posten naar Excel en bepaal via een draaitabel de marktwaarde per vast activum. U heeft nu de marktwaarde per vast activum voor de waardemutaties. Vanuit uw taxatiemanagementapplicatie heeft u de marktwaarde per activum na waardemutaties beschikbaar. Bepaal in Excel per activum het verschil tussen de waarde in Dynamics Empire en de waarde uit u taxatiemanagementapplicatie. Dit verschil gaat u inlezen in Dynamics Empire.
  3. Open een Excel-bestand. Het bestand dat u importeert dient altijd 17 kolommen te bevatten. Hieronder wordt beschreven welke waarde u per kolom in dient te vullen als u de waardemutaties van vaste activa wilt doorvoeren.
    • VA-nummer (Kolom A ): Het nummer van het hoofd-activum waarvoor u de waardemutaties wilt doorvoeren.
    • Omschrijving (Kolom B): Laat deze kolom leeg.
    • Serienummer (Kolom C): Laat deze kolom leeg.
    • Onderdeel van (Kolom D): Laat deze kolom leeg.
    • OGE-nummer (Kolom E): Laat deze kolom leeg.
    • VA-categorie (Kolom F): Laat deze kolom leeg.
    • VA-subcategorie (Kolom G): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 1 (Kolom H): Laat deze kolom leeg.
    • Globale dimensie 2 (Kolom I): Laat deze kolom leeg.
    • Afschrijvingsboek (Kolom J): Vul het afschrijvingsboek voor Marktwaarde.
    • VA-boekingsgroep (Kolom K): Vul de VA-boekingsgroep voor sociaal (DAEB) of commercieel (niet-DAEB).
    • Afschrijvingsmethode (Kolom L): Laat deze kolom leeg.
    • Begindatum afschrijving (Kolom M): Laat deze kolom leeg.
    • Aantal afschr. jaren (Kolom N): Laat deze kolom leeg.
    • VA-boekingssoort (Kolom O): Vul de waarde 3 of 4 in. 3 staat gelijk aan Waardevermindering, 4 staat gelijk aan Waardevermeerdering.
    • Boekingsdatum (Kolom P) : Vul de datum in waarop u de waardemutatie wilt boeken.
    • Bedrag (Kolom Q): Vul de waardemutatie in. Waardeverminderingen zijn altijd negatief, waardevermeerderingen zijn altijd positief.
  4. Wanneer u voor alle vaste activa de gegevens gevuld hebt kunt u het Excel-bestand opslaan als .csv-bestand. U dient het Excel-bestand op te slaan zonder kopregels; het bestand mag alleen regels met in te lezen waarden bevatten.
  5. Open Dynamics Empire en navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Vaste Activa (fin. dagboekregels) maken. Selecteer de regel waarbij Soort gelijk is aan 'VA-fin. dagboek' en klik op OK.
  6. Klik op de drie puntjes naast het veld Bestandsnaam en selecteer het .csv-bestand dat u wilt inlezen.
  7. Vul in het veld Tegenrekeningnr. het nummer van de resultatenrekening waarop de waardemutaties geboekt dienen te worden.
  8. Klik op OK om de waarde klaar te zetten in het VA-fin. dagboek.
  9. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA fin. dagboeken. In het dagboek staan de geïmporteerde regels klaar. Kies voor Boeken om de dagboekregels te boeken.

Afschrijven MVA t.d.v.exploitatie

Periodiek dienen de afschrijvingen op de MVA ten dienste van de exploitatie berekend en geboekt te worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Afschrijving berekenen. Vul de volgende velden:
  • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor historische kostprijs.
  • Boekingsdatum: De datum tot en met wanneer afgeschreven dient te worden.
  • Boekingsomschrijving
  • Direct boeken: 'Nee'.
  1. Klik op OK. De afschrijvingsregels worden klaargezet in het VA-fin. dagboek.
  2. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA-fin. dagboeken, controleer eventueel de regels en kies voor Boeken.

Afschrijven fiscale waarden

Periodiek dienen de afschrijvingen op de fiscale waarde berekend en geboekt te worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Afschrijving berekenen. Vul de volgende velden:
  • Afschrijvingsboek: Kies het afschrijvingsboek voor fiscale waarde.
  • Boekingsdatum: De datum tot en met wanneer afgeschreven dient te worden.
  • Boekingsomschrijving
  • Direct boeken: 'Nee'.
  1. Klik op OK. De afschrijvingsregels worden klaargezet in het VA dagboek.
  2. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar VA-dagboeken, controleer eventueel de regels en kies voor Boeken.

Zie ook

Beheren clusterinformatie
Periodiek actualiseren clusterverdeelsleutels
Beheren dimensies
Beheren grootboekbudgetten
Boeken memoriaal
Boeken periodiek dagboek
Vereffenen grootboekposten
Overboeken categoriaal naar functioneel
Verwerken DAEB/niet-DAEB-verdeling
Verdelen posten naar eenheidsniveau
Dichtzetten periode
Afsluiten jaar
Verwerken bankmutaties
Aangeven btw
Beheren vaste activa in exploitatie
Beheren vaste activa ten dienste van exploitatie