Afsluiten jaar

In dit werkproces worden alle balansmutaties verwerkt en wordt de winst- en verliesrekening afgesloten.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Jaar afsluiten

De boekingsperiode van het afgelopen jaar wordt afgesloten, zodat boekingen die hierna nog worden gemaakt in het afgelopen jaar worden gekenmerkt.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Boekingsperioden. Kies voor de actie Jaar afsluiten.
  2. Maak indien nodig alvast een nieuw boekjaar aan door op Nieuw jaar te klikken. Vul de volgende velden op de pagina die opent:
    • Begindatum
    • Aantal perioden: 12
    • Periode lengte: 1M
  3. Klik op OK.

Instellen grootboek t.b.v. afsluitboekingen

Voordat de eindejaarsboekingen gemaakt kunnen worden dient eerst het grootboek ingesteld te worden voor deze boekingen. Advies is om deze handelingen uit te voeren na reguliere kantooruren. In deze processtap worden namelijk de dimensieverplichtingen van het grootboek afgehaald en worden de vinkjes m.b.t. direct boeken op grootboekrekeningen aangepast.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Configuratiepakketten en selecteer het pakket dat betrekking heeft op de jaarafsluiting. Open dit pakket. Dit pakket bevat twee tabellen:
    • Tabel Nr. 15: Grootboekrekeningen
    • Tabel Nr. 352: Standaard dimensies
  2. Kies voor de actie Pakket exporteren en sla het pakket op. Dit pakket bevat de inrichting van de twee tabellen op dit moment. Dit pakket kunt u later gebruiken om de inrichting terug te zetten.
  3. Kies voor Naar Excel exporteren en sla het geëxporteerde bestand op.
  4. Open het geëxporteerde Excel bestand:
    • Zet op het tabblad Grootboekrekening de kolom Direct boeken op Waar.
    • Maak op het tabblad Standaard dimensie de kolommen Dimensiewaarde code, Waardeboeking en Meervoudige-selectie actie leeg.
    • Sla het Excel-bestand op.
  5. Ga terug naar het RapidStart-pakket en klik op Vanuit Excel importeren. Klik in het scherm dat opent op Import.
  6. Klik vervolgens op Pakket toepassen om de geïmporteerde inrichting toe te passen.

Boeken naar beginbalansrekeningen

De eerste stap in het boeken van de jaarafsluiting is het boeken naar de beginbalansrekeningen t.b.v. het RGS.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Periodieke daboeken. Selecteer in het scherm dat opent in het veld Batchnaam de batch voor het boeken van de beginbalans.
  2. Controleer de Boekingsdatum van de regels; deze zou op 31-12 van het af te sluiten jaar moeten staan. Pas dit indien nodig aan.
  3. Klik op Boeken om de boekingen uit te voeren.

Afsluiten winst- en verliesrekening

Nadat de beginbalansboekingen gemaakt zijn kan de Winst- en Verliesrekening afgesloten worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Afsluiten WenV-rekening. Vul in de pagina die opent de volgende velden:
    • Einddatum boekjaar
    • Fin. dagboeksjabloon (het dagboek dat u wilt gebruiken voor deze boeking)
    • Fin. dagboekbatch (de dagboekbatch die u wilt gebruiken voor deze boeking)
    • Documentnummer
    • Resultaat lopend boekjaar (de rekening waarop u het resultaat wilt boeken)
    • Boekingsomschrijving
  2. Klik op OK. De regels worden klaargezet in het dagboek dat u opgegeven hebt.
  3. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Diversendagboek en selecteer het dagboek waarin u de regels klaargezet heeft. Selecteer indien nodig de juiste batch in het veld Batchnaam.
  4. Klik op Boeken om de winst- en verliesrekening te boeken.

Terugzetten grootboekinstellingen

Nadat u de boekingen t.b.v. de jaarafsluiting verwerkt heeft dient u de instellingen die u in de eerste stap aangepast heeft, terug te zetten.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Configuratiepakketten en klik op Pakket importeren.
  2. Open het pakket en klik op Pakket toepassen. De instellingen worden teruggezet.

Zie ook

Beheren clusterinformatie
Periodiek actualiseren clusterverdeelsleutels
Beheren dimensies
Beheren grootboekbudgetten
Boeken memoriaal
Boeken periodiek dagboek
Vereffenen grootboekposten
Overboeken categoriaal naar functioneel
Verwerken DAEB/niet-DAEB-verdeling
Verdelen posten naar eenheidsniveau
Dichtzetten periode
Verwerken bankmutaties
Aangeven btw
Beheren vaste activa in exploitatie
Beheren vaste activa ten dienste van exploitatie
Verwerken periodieke mutaties vaste activa