Overboeken categoriaal naar functioneel

In dit proces worden de categoriaal geboekte kosten in de 4-rubriek overgeboekt naar de functionele indeling in de 8-rubriek.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Raadplegen rapportageschema directe toewijzing

Als eerste worden de kosten uit de 4-rubriek die direct toe te wijzen zijn aan één van de functionele rubrieken, overgeboekt naar de 8-rubriek. De eerste stap is het bepalen van de over te boeken kosten.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar rapport Rapportageschema's. Selecteer het rapportageschema dat betrekking heeft op direct toe te wijzen categoriale kosten en kies voor Proces | Overzicht.
  2. Kies op de pagina Rapportageschemaoverzicht bij het veld Weergeven per voor 'Boekingsperiode'. Zet in het Datumfilter de periode waarover u de directe kosten wilt boeken (bijvoorbeeld voor de maand april '01-04-2020..30-04-2020'). De kolom Mutatie in periode toont het over te boeken bedrag.
  3. Selecteer alle rijen en kopieer en plak deze naar Excel.

Verwerken periodiek dagboek directe toewijzing

Nadat u bepaald heeft welke kosten overgeboekt dienen te worden, kunt u deze kosten overboeken via een periodiek dagboek.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Periodieke dagboeken. Selecteer in het scherm dat opent in het veld Batchnaam de batch voor het overboeken van directe kosten naar de functionele werkgebieden.
  2. De regels in het dagboek tonen de overboekingsrekeningen in de 4-rubriek. Controleer de Boekingsdatum van de regels.
  3. De regels in het dagboek hebben dezelfde volgorde als de regels die u in de voorgaande stap geëxporteerd hebt naar Excel. Neem de bedragen uit het rapportageschema over in de regels van het dagboek. U kunt dit één voor één doen of door het memoriaal naar Excel te exporteren, de bedragen in de juiste kolom te plakken en de Excel-regels terug te plakken in het dagboek.
  4. Wanneer er regels zijn met een waarde 0 dient u een filter in te stellen voordat u het dagboek kunt boeken. Zet het filterveld op 'Bedrag' en vul als filterwaarde '<>0' in. De regels met bedrag 0 worden nu uitgefilterd.

LET OP! Verwijder geen regels uit het dagboek. Wanneer u dit doet wordt de verdeling op de achtergrond ook verwijderd.

  1. Periodieke dagboeken hoeven niet goedgekeurd te worden en kunnen direct geboekt worden. Klik op Boeken om het periodieke dagboek te boeken.

Raadplegen rapportageschema indirecte toewijzing

Nadat de direct toe te wijzen kosten overgeboekt zijn dienen de indirecte toe te wijzen kosten overgeboekt te worden. Als eerste moet bepaald worden welke kosten nog overgeboekt moeten worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Rapportageschema's. Selecteer het rapportageschema dat betrekking heeft op indirect toe te wijzen categoriale kosten en kies voor Overzicht.
  2. Kies op de pagina Rapportageschemaoverzicht bij het veld Weergeven per voor 'Boekingsperiode'. Stel het datumfilter altijd in vanaf 1 januari van het jaar waarin de periode ligt waarover u kosten over wilt boeken, om ervoor te zorgen dat na-boekingen ook meegenomen worden (bijvoorbeeld voor de maand april '01-01-2020..30-04-2020'). De kolom Mutatie in periode toont het over te boeken bedrag.
  3. Selecteer alle rijen en kopieer en plak deze naar Excel.

Verwerken periodiek dagboek indirecte toewijzing

Nadat u bepaald heeft welke kosten overgeboekt dienen te worden, kunt u deze kosten overboeken via een periodiek dagboek. In dit dagboek zijn de verdeelsleutels per functionele rubriek opgenomen.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Periodieke dagboeken. Selecteer in het scherm dat opent in het veld Batchnaam de batch voor het overboeken van indirecte kosten naar de functionele werkgebieden.
  2. De regels in het dagboek tonen de overboekingsrekeningen in de 4-rubriek. Controleer de Boekingsdatum van de regels.
  3. De regels in het dagboek hebben dezelfde volgorde als de regels die u in de voorgaande stap geëxporteerd hebt naar Excel. Neem de bedragen uit het rapportageschema over in de regels van het dagboek. U kunt dit één voor één doen of door het memoriaal naar Excel te exporteren, de bedragen in de juiste kolom te plakken en de Excel-regels terug te plakken in het dagboek.
  4. Wanneer er regels zijn met een waarde 0 dient u een filter in te stellen voordat u het dagboek kunt boeken. Zet het filterveld op 'Bedrag' en vul als filterwaarde '<>0' in. De regels met bedrag 0 worden nu uitgefilterd.

LET OP! Verwijder geen regels uit het dagboek. Wanneer u dit doet wordt de verdeling op de achtergrond ook verwijderd.

  1. Periodieke dagboeken hoeven niet goedgekeurd te worden en kunnen direct geboekt worden. Klik op Boeken om het periodieke dagboek te boeken.

Raadplegen rapportageschema toewijzen aan cluster

Nadat zowel de directe als de indirecte kosten toegewezen zijn aan de functionele werkgebieden, dienen de kosten die nu in de 8-rubriek staan nog op een algemeen cluster geboekt te worden om de kosten te splitsen in DAEB en niet-DAEB. Hiervoor dient eerst bepaald te worden welke kosten nog een dimensie hebben voor administratieve eigenaar.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Rapportageschema's. Selecteer het rapportageschema dat betrekking heeft op functionele boekingen die op cluster geboekt moeten worden en klik op Overzicht.
  2. Kies in de pagina Rapportageschemaoverzicht bij het veld Weergeven per voor boekingsperiode. Stel het datumfilter altijd in vanaf 1 januari van het jaar waarin de periode ligt waarover u kosten over wilt boeken om ervoor te zorgen dat n-boekingen ook meegenomen worden (bijvoorbeeld voor de maand april '01-01-2020..30-04-2020'). De kolom Te boeken toont het over te boeken bedrag.
  3. Selecteer alle rijen en kopieer en plak deze naar Excel.

Verwerken dagboek toewijzen cluster

Nadat u bepaald heeft welke kosten nog op een cluster geboekt dienen te worden, kunt u deze kosten overboeken via een standaard dagboek.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar Diversendagboek. Selecteer in het scherm dat opent het dagboek waarmee u de directe kosten over wilt boeken.
  2. Klik op Standaarddagboekregels ophalen. Selecteer het sjabloon voor het overboeken van kosten op cluster en klik op OK om de standaard regels toe te voegen aan het dagboek.
  3. Vul of controleer de volgende velden:
    • Boekingsdatum
    • Bedrag: De regels in het standaarddagboek hebben dezelfde volgorde als de regels die u in de voorgaande stap geëxporteerd hebt naar Excel. Neem de bedragen uit het rapportageschema over in de regels van het dagboek. U kunt dit één voor één doen of door het memoriaal naar Excel te exporteren, de bedragen in de juiste kolom te plakken en de Excel-regels terug te plakken in het dagboek.
  4. Verwijder de regels met een 0-bedrag uit het dagboek.
  5. Voordat u het memoriaal kunt boeken dient deze goedgekeurd te worden. Klik op Goedkeuringsaanvraag verzenden en dan op Dagboekbatch om het memoriaal goed te laten keuren. Het goedkeuren vind plaats binnen het proces Goedkeuren documenten.
  6. Nadat het memoriaal goedgekeurd is keert u terug naar het dagboek en klikt u op Boeken.

Zie ook

Beheren clusterinformatie
Periodiek actualiseren clusterverdeelsleutels
Beheren dimensies
Beheren grootboekbudgetten
Boeken memoriaal
Boeken periodiek dagboek
Vereffenen grootboekposten
Verwerken DAEB/niet-DAEB-verdeling
Verdelen posten naar eenheidsniveau
Dichtzetten periode
Afsluiten jaar
Verwerken bankmutaties
Aangeven btw
Beheren vaste activa in exploitatie
Beheren vaste activa ten dienste van exploitatie
Verwerken periodieke mutaties vaste activa