Aanmanen debiteuren

In dit werkproces worden betalingsachterstanden gesignaleerd en wordt de debiteur op basis van de segmentatie en de duur van de achterstand gemaand om de achterstand te betalen.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Voorstellen aanmaningen

In deze stap wordt een voorstel gemaakt voor welke klanten aangemaand worden.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Aanmaningen.
  2. Klik op de pagina Aanmaningen op de actie Aanmaningen maken. Vul op de zojuist geopende pagina de volgende velden met de aangegeven waarden:
    • Boekingsdatum: Alle posten die voor deze datum vervallen zijn worden meegenomen in het aanmangsvoorstel.
    • Documentdatum: Dit is de datum die op het aanmaningsdocument voor de debiteur getoond wordt.
    • Alleen vervallen posten: 'Aan'.
    • Wachtende posten opnemen: 'Uit'.
    • Kopniveau gebruiken: 'Uit'.
    • Stel onder het Klantfilter een filter in op het veld Aanmaningsconditiecode (klik hiertoe op + Filteren...) en selecteer de aanmaningsconditie die u aan wilt aanmanen.
  3. Klik op OK. De aanmaningsvoorstellen worden aangemaakt. U keert terug naar de pagina Aanmaningen.

Opschonen voorstel

Nadat de voorstellen gegenereerd zijn kunt u deze opschonen en controleren.

  1. U verstuurt de aanmaningen per aanmaningsniveau. De aanmaningsvoorstellen die niet van het niveau zijn dat u op dit moment wilt aanmanen, dient u te verwijderen. Stel op de pagina Aanmaningen een filter in (via filter icon rechtsboven in het scherm, gevolgd door een klik op + Filteren...) op het veld Aanmaningsniveau en wel zodanig dat alle aanmaningen die niet van het niveau zijn dat u aan wilt manen, getoond worden binnen het filter. Wilt u bijvoorbeeld niveau 1 versturen, dan stelt u het filter in het veld Aanmaningsniveau als volgt in: '<>1' (ongelijk aan 1).
  2. Selecteer alle aanmaningsvoorstellen; klik daartoe eerst op de drie verticaal geplaatste puntjes achter een willekeurig aanmaningsnummer (Meer opties weergeven), kies voor Meer selecteren en selecteer alle regels. Klik op Verwijderen. Er wordt nu een lege lijst getoond.
  3. Verwijder het ingestelde filter (klik op kruisje), en de aanmaningen van het niveau dat u wilt versturen worden getoond.
  4. Wanneer de overgebleven aanmaningen betrekking hebben op een aanmaningsconditie voor betalingsregelingen, en het aanmaningsniveau betekent dat de betalingsregeling vervalt, ga dan verder naar de processtap Verwerken aanmaningen beëindigde betalingsregeling.
  5. In alle andere gevallen gaat u door naar de processtap Controleren voorstellen en aanpassen individuele aanmaning.

Verwerken aanmaningen beëindigde betalingsregeling

U heeft een separate aanmaningsconditie voor betalingsregelingen ingesteld. Wanneer de debiteur zijn betalingsregeling niet voldoet vervalt de betalingsregeling en wordt de debiteur gemaand de gehele oorspronkelijke vordering te voldoen. Hiervoor dient de betalingsregeling beëindigd te worden en de aanmaning dient opnieuw gegenereerd te worden.

  1. In de processtap Opschonen voorstel heeft u een lijst gecreëerd met aanmaningen voor debiteuren waarvoor de betalingsregeling beëindigd dient te worden. Open de eerste aanmaning uit deze lijst waarna de pagina Aanmaning opent.
  2. Selecteer in het feitenblok Klantinformatie, rechts in het scherm, de waarde achter het veld Betalingsregeling actief. De pagina Betalingsregelingoverzicht opent. Deze pagina toont de actieve betalingsregelingen voor de debiteur.
  3. Klik op Beëindigen. U krijgt de vraag of u zeker weet of u de regeling wilt beëindigen. Klik op Ja.
  4. De pagina Beëindigingscodes betalingsregeling opent. Selecteer de beëindigingsreden die van toepassing is en klik op OK. De betalingsregeling is nu beëindigd.
  5. U keert terug naar de pagina Beëindigingscodes betalingsregeling. Klik op Sluiten. U keert terug naar de pagina Aanmaning.
  6. Herhaal stap 2 tot en met 5 voor alle aanmaningsvoorstellen. U navigeert eenvoudig naar de volgende aanmaning door op de pagina Aanmaning op het pijltje naar rechts te klikken.
  7. Nadat u alle betalingsregelingen beëindigd hebt sluit u de pagina; u keert terug naar de pagina Aanmaningen. Selecteer alle aanmaningen in de lijst.
  8. Klik op Aanmaningsregels voorstellen, waarna de gelijknamige pagina wordt geopend. Klik op OK. De oorspronkelijke vordering wordt nu opgenomen in de aanmaningsvoorstellen en u keert terug naar pagina Aanmaningen.
  9. Selecteer opnieuw alle aanmaningen en klik op Aanmaningstekst bijwerken. Vul op de nu geopende pagina de volgende velden met de aangegeven waarden:
    • Aanmaningsniveau: Geef het aanmaningsniveau voor vervallen betalingsregelingen op.
    • Aanvullende kosten aanpassen: 'Aan'.
    • Aanmaningsniveau bijwerken: 'Aan'.
  10. Klik op OK. De test van de aanmaning wordt nu bijgewerkt o.b.v. de bedragen uit de oorspronkelijke vorderingen. U keert terug naar de pagina Aanmaningen. De aanmaningsvoorstellen voor betalingsregelingen zijn klaar om verstuurd te worden. U kunt voor de zekerheid de voorstellen nog een keer controleren. Ga verder naar de processtap Controleren voorstellen en aanpassen individuele aanmaning.

Controleren voorstellen en aanpassen individuele aanmaning

Na het verwijderen van de overbodige voorstelregels of het bijwerken van de aanmaningen voor beëindigde betalingsregelingen kunt u de aanmaningsvoorstellen controleren en desgewenst aanpassen. Deze stap is niet verplicht. U kunt ook direct doorgaan naar de volgende processtap Definitief maken aanmaningen.

  1. Vanaf de pagina Aanmaningen kunt u een individuele aanmaning openen door op het nummer van de aanmaning te klikken. De pagina Aanmaning opent.
  2. Wilt u de tekst van een individuele aanmaning aanpassen, dan kan dit door in de Aanmaningsregels de tekst aan te passen.
  3. Wilt u dat de klant niet aangemaand wordt in deze ronde, dan kunt u een individuele aanmaning verwijderen door op Verwijderen te klikken (prullenbak-icoontje bovenop de pagina). U wordt gevraagd de verwijdering te bevestigen. U keert terug naar de pagina Aanmaningen.

Definitief maken aanmaningen

Nadat u de aanmaningen al dan niet gecontroleerd en aangepast heeft kunt u de aanmaningsvoorstellen definitief maken.

  1. Selecteer op de pagina Aanmaningen alle aanmaningsvoorstellen. (Klik daartoe eerst op de drie verticaal geplaatste puntjes achter een willekeurig aanmaningsnummer (Meer opties weergeven), kies voor Meer selecteren en selecteer alle regels.)
  2. Klik op Verzenden. De pagina Aanmaningen verzenden opent. Klik op OK. De aanmaningsvoorstellen worden definitief gemaakt en worden verplaatst naar de pagina Verzonden aanmaningen.
  3. Moeten de aanmaningen die u definitief gemaakt heeft verzonden worden, ga dan verder met processtap Versturen aanmaning.
  4. Waren de aanmaningen die u definitief gemaakt heeft van het niveau Deurwaarder, ga dan verder met het werkproces Uit-handen-geven-vorderingen.

Versturen aanmaning

Nadat de aanmaningsvoorstellen definitief gemaakt zijn kunt u de aanmaningen versturen via Postex.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Verzonden aanmaningen.
  2. Stel een filter in voor de aanmaningen die u wilt verzenden (via filter icon rechtsboven in het scherm, gevolgd door een klik op + Filteren...):
    • Aanmaningsconditiecode: De aanmaningsconditie waarvoor u documenten wilt verzenden.
    • Aanmaningsniveau: Het aanmaningsniveau waarvoor u documenten wilt verzenden.
    • Documentdatum: De documentdatum van de documenten die u wilt verzenden.
  3. Selecteer alle aanmaningen in de gefilterde lijst en klik op Postex. De pagina Aanmaningen opent. Selecteer Afdrukken. De aanmaningen worden via Postex verstuurd.

Genereren overige communicatie

Naast dat u de aanmaningen kunt versturen kunt u het overzicht van aanmaningen ook filteren en openen in Excel om vervolgacties buiten Dynamics Empire uit te voeren, zoals het opstellen van bellijsten of het aanleveren van bestanden voor sms-acties.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Verzonden aanmaningen.
  2. Stel een filter in (via filter icon rechtsboven in het scherm, gevolgd door een klik op + Filteren...) voor de aanmaningen die u wilt exporteren:
    • Aanmaningsconditiecode: De aanmaningsconditie waarvoor u documenten wilt verzenden.
    • Aanmaningsniveau: Het aanmaningsniveau waarvoor u documenten wilt verzenden.
    • Documentdatum: De documentdatum van de documenten die u wilt verzenden.
  3. Klik op Openen in Excel. De tabel wordt geopend in Excel.

Annuleren verzonden aanmaning

Nadat de aanmaningsvoorstellen definitief gemaakt zijn heeft u nog de mogelijkheid om de verzonden aanmaning te annuleren.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Verzonden aanmaningen.
  2. Stel een filter in voor de aanmaning(en) die u wilt annuleren.
  3. Selecteer alle aanmaningen in de gefilterde lijst en klik op Annuleren. De pagina Verzonden aanmaningen annuleren opent. Wanneer dezelfde boekingsdatum gebruikt kan worden kan het tweede vinkje op de pagina aan blijven. Wanneer er een andere boekingsdatum gebruikt moet worden schakelt u dit vinkje uit en kunt u bij Nieuwe boekingsdatum de gewenste datum opgeven.
  4. Klik op OK. Nu staat er een vinkje Geannuleerd aan op de verzonden aanmaning.
  5. Het kan zijn dat er een melding komt dat de geselecteerde verzonden aanmaning(en) niet geannuleerd kon(den) worden. Door op Ja te klikken krijgt u een overzicht van de aanmaning(en) die niet geannuleerd kon(den) worden. Oorzaak kan bijvoorbeeld zijn dat er een recentere verzonden aanmaning bestaat voor deze klant.

Zie ook

Segmenteren debiteuren
Afsluiten betalingsregeling
Beëindigen betalingsregeling
Uit handen geven vorderingen
Verwerken WSNP/minnelijk traject
Afboeken vorderingen
Terugboeken vorderingen