Inkopen PO/VGO

In dit werkproces worden diensten voor planmatig onderhoud en vastgoedontwikkeling ingekocht.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Selecteren inkoopprocedure

De start bestaat uit het selecteren van een inkoopprocedure. Hierbij spelen zowel wet- en regelgeving als het heersende inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen de corporatie een rol. Informatie hieromtrent dient u intern op te halen.

Selecteren leveranciers

Voordat zaken kunnen worden uitbesteed aan derden dient intern afstemming en overeenstemming plaats te vinden: wie zijn de meest geschikte leveranciers die we voor inkoop PO/VGO gaan benaderen?

Publiceren project

Het is nodig om het project en de opdracht kenbaar te maken aan de markt. Dit kan via de website van de corporatie, via een dagblad, of via een andere website van een lokale instantie.

Aanvragen offertes

De offerteaanvraag kan per brief of e-mail. Nadat brieven in het documentmanagementsysteem zijn gearchiveerd kunnen ze (ook per e-mail) verstuurd worden. Hiermee wordt voorkomen dat een brief wel bij een leverancier ligt, maar niet in het projectdossier zit. Ook de ontvangen offertes worden vastgelegd en aan een gebruiker toegewezen, die vervolgens de offerte beoordeelt op de relevante gegevens zoals totaalprijs, offertenummer leverancier en ontvangstdatum, en vermeldt dit in Dynamics Empire, eventueel aangevuld met opmerkingen. Deze informatie is relevant voor het verdere proces. De informatie wordt ook overgehaald in een eventuele opdracht- of afwijzingsbrief die vanuit Dynamics Empire wordt gegenereerd.

Vastleggen inkoopoffertes

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Selecteer een project van het type NB (Nieuwbouw), (BB) renovatie, SL (sloop) of GX (grondexploitatie) in het overzicht en klik op Bewerken om de kaart van het project te openen.
Selecteer op het kaartdeel met titel Budgetregels de regel(s) waarvoor u een offerte wilt aanvragen. Kies voor de functie Inkoopofferte aanvragen (te vinden in de menu-opties direct boven de budgetregels).
Dynamics Empire vraagt om een bevestiging; klik op Ja.
In het overzicht met leveranciers dat nu verschijnt selecteert u de juiste (eventueel met behulp van de zoek-functie); klik op OK. Dynamics Empire zal een inkoopoffertekaart aanmaken die aan het project gekoppeld is.
Terug op de projectkaart zal in het feitenblok Budgetgegevens het aantal achter Werkderden met 1 zijn opgehoogd. (Feitenblok Budgetgegevens toont het aantal inkoopregels van de geselecteerde budgetregel en feitenblok Projectgegevens toont alle inkoopregels van het project.)
Herhaal bovenstaande stappen als u voor een tweede leverancier een offerte wilt aanvragen. Het resultaat zal een tweede offertekaart zijn die gekoppeld is aan de budgetregel voor een andere leverancier, en uiteraard zullen de aantallen in de feitenblokken wijzigen.
Klik op het getal achter item Werkderden in het feitenblok. Het Werkderdenoverzicht dat verschijnt laat alle inkoopstukken zien die zijn aangemaakt vanuit het project en de budgetregel.

Verkeerde leverancier gekozen? Selecteer de betreffende offerte (zie ook kolom Regelsoort) en klik boven in het werkderdenoverzicht op Budget. Op de verschenen projectbudgetkaart selecteert u op 'tabblad' Werkderden de juiste regel en kiest u boven in het tabblad in het menu voor de functie Inkoopofferte verwijderen. 9. Selecteer in het werkderdenoverzicht de juiste offerte en klik op Kaart. Vul op de offertekaart de volgende gegevens in: - Verzochte ontvangstdatum (vereist) - Contact (naam van uw contactpersoon bij de leverancier, niet vereist) - Omschrijving op de offerteregels 10. Als er meer dan één offerte is aangevraagd verschijnen er links en rechts van de geopende offertekaart navigatiepijlen. Hiermee kunt u ofwel naar de volgende offertekaart bladeren, ofwel naar de vorige. Doe dit om ook op de andere offertes de nodige gegevens in te vullen.

Versturen inkoopoffertes

In deze processtap moeten de aanvragen verstuurd worden naar de verschillende leveranciers. Dit kan per brief of per e-mail.

Klik op een offertekaart op de actie Worddocument om een offertebrief te genereren en te versturen. U komt in een overzicht met briefsjablonen ten behoeve van inkoop. Selecteer het gewenste sjabloon en klik op OK.
Als de brief 'vragen stelt', wordt een vragenlijst geopend. Beantwoord de vragen in kolom Antwoord en klik op OK.
Zie voor verdere verwerking het proces VERWERKEN UITGAANDE POST.

Ontvangen offertes

De aangevraagde offertes moeten worden ingediend in een gesloten envelop met daarop vermeld de werkopdracht, uiterste inzenddatum en uiterste inzendtijdstip. De poststukken worden vastgelegd in het Postregistratiesysteem (geen onderdeel van Dynamics Empire). Na het verstrijken van het uiterste inschrijfmoment, worden de enveloppen door de daarvoor verantwoordelijke functionarissen (4-ogenprincipe) geopend en worden de inschrijfbedragen in de projectadministratie geregistreerd. De inschrijvingen worden gescand en gearchiveerd in het digitale projectarchief.

Verwerken ontvangen offertes

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Selecteer het juiste project en klik op het getal achter Werkderden in het feitenblok Projectgegevens.
Kies in het Werkderdenoverzicht voor de betreffende offerte en klik op Kaart om de offertekaart te openen.
Leg de gegevens uit de offerte hier vast, zoals de Ontvangstdatum en het Offertenr. leverancier. Het geoffreerde bedrag (of geoffreerde bedragen) legt u vast in het kaartdeel getiteld Regels. Vul daar op de regel in ieder geval het veld Directe kostprijs Excl. btw.
Mocht de leverancier zaken hebben uitgesloten, of heeft u verder nog interessante informatie voor een vergelijking van offertes, leg dit dan vast als opmerking. Dit doet u door in de menubalk te navigeren naar de optie Opmerkingen.
Sluit uiteindelijk de offertekaart, waarna u terugkeert in het werkderdenoverzicht. Als een tweede offerte is ontvangen herhaalt u bovenstaande stappen. Beide offertes zullen dan de status 'In behandeling' krijgen, waarna u over kunt gaan tot het vergelijken en afwijzen of gunnen van de offertes.

Archiveren offertes in DMS

Inkomende poststukken worden over het algemeen gescand door de postkamer, geïndexeerd en gearchiveerd.

Beslissen leverancier

Het doel van deze stap is de leverancier te selecteren met wie een overeenkomst wordt aangegaan. Er zijn drie gunningscriteria: · Beste prijs-kwaliteitsverhouding · Laagste prijs · Hoogste kwaliteit

Het past bij professioneel opdrachtgeverschap om in beginsel aan te besteden op basis van beste prijskwaliteitsverhouding. U zult hiervoor de door uw corporatie aangegeven richtlijnen dienen te volgen.

Registreren inkooporder

De opdracht aan de gekozen leverancier wordt in de projectadministratie vastgelegd. De inkooporder wordt eventueel verdeeld in termijnen.

Inkoopofferte omzetten in een order

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Zoek het juiste project op en klik op het getal achter Werkderden in het feitenblok Projectgegevens.
Selecteer in het Werkderdenoverzicht de betreffende offerte en klik op Kaart om de offertekaart te openen.
Kies voor de actie Order maken. Dynamics Empire vraagt nu om een bevestiging; een klik op Ja leidt tot de melding dat de offerte is omgezet naar een order (die u al dan niet direct in kunt zien).
Na sluiten van de offertekaart laat het werkderdenoverzicht een nieuwe regel zien met Regelsoort = 'Order'. Tevens is te zien dat de status van de offerte is veranderd in 'Omgezet'. De offerte is gearchiveerd in Dynamics Empire en niet meer te wijzigen. De inkooporder heeft status 'Open'.
Sluit het werkderdenoverzicht;op de projectkaart (of in het projectoverzicht) is te zien dat de projectstatus is gewijzigd in '3 Order'.

Aanmaken van een inkooporder (zonder inkoopofferte)

Wanneer de inkoopprijs op een andere wijze is verkregen dan via een inkoopofferte, bijvoorbeeld bij meer–minderwerk, met behulp van eenheidsprijzen of een contract, kunt u een order zonder tussenkomst van een offerte aanmaken. Bij een meerwerkorder wordt een positieve directe kostprijs ingevuld, bij een minderwerkorder een negatieve (of aantal wordt als '-1' ingevuld). Voor het factureren van meer- of minderwerk zijn twee mogelijkheden voorhanden: een losse factuur/creditnota, of een factuur/creditnota in combinatie met de oorspronkelijke order.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Zoek het juiste project op en klik op Bewerken om de projectkaart te openen.
Selecteer de budgetregels waarvoor u een order wilt aanmaken en kies boven in het menu van het 'tabblad' Budgetregels voor de functie Inkooporder aanmaken. Dynamics Empire vraagt om een bevestiging; klik op Ja.
Een overzicht met leveranciers wordt getoond. U kunt in dit overzicht de gewenste leverancier opzoeken (via de zoekfunctie boven in het scherm) en selecteren. Na de bevestiging via de knop OK geeft Dynamics Empire te kennen dat de order is aangemaakt. Bij een planmatigonderhoudsproject wordt de status van het project omgezet in '3 Order'. De aangemaakte inkooporder is te vinden via het feitenblok, item Werkderden. Het aantal in dit feitenblok is toegenomen en geeft het aantal inkoopregels weer die zijn aangemaakt vanuit het project.
Klik op het aantal in feitenblok Budgetgegevens (als het een VGO-project betreft) of feitenblok Projectgegevens (als het een Onderhoudsproject betreft) om de inkooporder te openen. U komt in het Werkderdenoverzicht terecht. In dit overzicht staan alle inkoopoffertes en -orders die zijn aangemaakt vanuit het project.

Verkeerde leverancier gekozen? Mocht u een order hebben aangemaakt voor een verkeerde leverancier, dan kunt u als volgt de inkooporder verwijderen: selecteer één van de orderregels in het werkderdenoverzicht en kies voor Budget. De budgetkaart die verschijnt is de kaart van de budgetregel waar vanuit u de inkooporder heeft aangemaakt. Selecteer op tabblad Werkderden de betreffende inkooporder en kies in het tabbladmenu voor de functie Inkooporder Verwijderen. (Als een deel van de inkooporder al gefactureerd is, kan de order niet verwijderd worden.) Klik daarna op Inkooporder afhandelen/archiveren. Sluit de budgetkaart. 6. Nu is het tijd om de orderkaart in te vullen met relevante gegevens. Selecteer één van de orderregels in het werkderdenoverzicht en klik op Kaart om de orderkaart te openen. 7. Vul op 'tabblad' Regels de Directe kostprijs als orderbedrag excl. btw. Als de order aangemaakt is vanuit een offerte, dan zijn de directe kostprijzen reeds ingevuld. Pas eventueel de Directe kostprijs Excl. btw aan als u onderhandeld hebt over de offerteprijs. 8. Als het ingevulde bedrag Directe kostprijs Excl. btw hoger is dan het budgetbedrag excl. btw maakt het systeem hiervan melding. Bovendien kleurt de orderregel rood. 9. Inkooporderregels kunnen opgesplitst worden ten behoeve van termijnen. Dit moet echter binnen de structuur van de aanwezige orderregels gebeuren, rekening houdend met de volgorde waarin de werkzaamheden worden uitgevoerd. Stel, we hebben te maken met twee orderregels die verband houden met twee budgetregels: één budgetregel voor het vervangen van plafondafwerking, tegen 21% BTW en voor 71.000 euro, en één budgetregel voor het schilderen van het plafond voor een bedrag van 20.000 euro. Het schilderen kan als slottermijn worden gezien. Het vervangen van het plafond kan opgedeeld worden in twee termijnen. 10. Selecteer de regel(s) die u wilt opdelen en klik op Termijn toevoegen. Als vijf regels geselecteerd worden en er worden twee termijnen toegevoegd, dan onstaan er hierdoor vijftien regels (drie termijnen per budgetregel). 11. Het scherm Termijnen toevoegen wordt geopend. Vul in veld Extra aantal termijnen '1' in en klik op OK. De inkooporderregel zal worden gesplitst in twee regels. 12. Pas het veld Directe kostprijs aan als de termijnen niet evenredig zijn. Let op! Dynamics Empire rekent het aanpassen van de directe kostprijs niet door naar andere regels. Bedenk dus, voordat u deze handeling gaat doen, wat het bedrag per termijn zal zijn. Mocht de inkooporder uit meer regels bestaan die u wilt opdelen t.b.v. termijnen, selecteer dan alle regels. 13. Voer in kolom Omschrijving 2 een omschrijving in van de termijnen. 14. Voer een Verwachte factuurdatum per termijn op. Tip! Als het veel regels betreft, kunt u de regels overhevelen naar Excel om ze daar te bewerken. Selecteer hiertoe de regels, druk op Ctrl+C, ga naar Excel en druk op Ctrl+V. U kunt de informatie vervolgens in Excel aanvullen/wijzigen en weer terugplakken in DE. Om terug te kunnen plakken, dient u uiteraard de regels intact te houden in Excel (dus geen regels toevoegen in Excel). Ten behoeve van termijnen moeten regels in Dynamics Empire worden gesplitst.

Goedkeuren document

Afhankelijk van de interne afspraken hierover binnen de corporatie, en van de instellingen in Dynamics Empire, zullen bepaalde documenten onderhevig zijn aan het goedkeuringsproces. Zie hiervoor de beschrijving in het werkproces Goedkeuren documenten.

Verstrekken opdracht

Deze stap betreft het daadwerkelijk verstrekken van de opdracht aan de leverancier. De brief waarin de opdracht wordt verstrekt wordt voorzien van de handtekening van de betreffende manager, automatisch gearchiveerd in het DMS en is vanuit de projectadministratie direct opvraagbaar. Als de leverancier is aangesloten op het Leveranciersportaal is de opdracht daar ook zichtbaar. Nadat de inkooporder is goedgekeurd, is de status van het project automatisch 'Gegund' geworden.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Inkooporders (Projecten).
Selecteer/open de order die u wilt gunnen en kies voor Nieuw - Worddocument.
Een overzicht met briefsjablonen wordt getoond. Gebruik sjabloon Gunnen zonder brief als u een historische order opvoert waarvan de brief inmiddels in DMS is opgeslagen. In dat geval wilt u slechts alle statussen omzetten en niet de brief versturen. Sluit daarna het geopende Worddocument.
Selecteer in alle andere gevallen het gewenste opdrachtsjabloon en klik op OK.
Er wordt eventueel een vragenvenster geopend. Alle antwoorden die u opgeeft in het vragenvenster worden in de uiteindelijke brief verwerkt. Beantwoord de vragen in kolom Antwoord en klik op OK.
Voor het verder versturen van de opdrachtbrief, zie VERWERKEN UITGAANDE POST.

Versturen afwijzingsbrief

Leveranciers mogen van een professionele opdrachtgever verwachten dat hij goed en inhoudelijk onderbouwd uitlegt waarom zij al dan niet zijn geselecteerd of de opdracht niet aan hen wordt gegund. Hiertoe maakt u de afwijzingsbrief aan en verstuurt u deze.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Zoek het juiste project op en klik op het getal achter Werkderden in het feitenblok Projectgegevens.
In het Werkderdenoverzicht is te zien dat de betreffende offerte de status 'In behandeling' heeft. (De status verandert van 'Open' naar 'In behandeling' wanneer de door de leverancier opgegeven prijs en aanvullende gegevens op de kaart zijn ingevuld.)
Selecteer de offerte en kies voor Kaart.
Kies op de offertekaart voor menu-item Worddocument om een dankbrief te genereren en te versturen.
Wanneer het systeem om een bevestiging vraagt klikt u op Ja. U komt in een overzicht met briefsjablonen ten behoeve van inkoop. Selecteer het gewenste briefsjabloon en klik op OK.
Als de brief 'vragen stelt', wordt een vragenlijst geopend. Beantwoord de vragen in kolom Antwoord en klik op OK.
Voor een verdere beschrijving van het proces, zie VERWERKEN UITGAANDE POST.

Zie ook

Beheren leveranciersinformatie
Registreren inkooporder
Accorderen prestatie
Goedkeuren documenten