Bewaken project

In dit werkproces wordt de voortgang van het onderhoudsproject bewaakt en waar nodig bijgestuurd.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Toezicht houden op werkzaamheden

Gedurende het gehele project zal met terugkerende inspanning toezicht moeten worden gehouden op de werkzaamheden. Hier kan eventueel een aanpassing van de planning uit voortkomen.

Aanpassen inkooporder

Een bestaande inkooporder kan onderhevig zijn aan een aanpassing. Als aanvulling kan het ook nodig zijn om een nieuwe inkooporder aan te maken.

Het meer-/minderwerk wordt geregistreerd en in de projectadministratie vastgelegd. De wijzigingen worden conform de procuratieregeling goedgekeurd. Nadat het meer-/minderwerk is goedgekeurd wordt de opdrachtbrief (standaard sjabloon) vanuit de projectadministratie opgesteld en getekend. De brief wordt automatisch gearchiveerd in het projectdossier (DMS).

Meerwerk-/Minderwerkorder aanmaken

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht en zoek het juiste project op.
Klik op de link achter Werkderden in het feitenblok Projectgegevens.
Selecteer in het scherm Werkderdenoverzicht de juiste order en klik boven in het venster op Budget.
Kijk op de verschenen Projectbudgetkaart op tabblad Werkderden en kies de order waarop het meerwerk van toepassing is.
Kies boven in het tabblad voor de functie Meerwerk-/Minderwerkorder aanmaken. De order wordt gekopieerd naar een meerwerkorder (of minderwerkorder, in welk geval in de order het aantal negatief is opgegeven); het veld Meerwerk staat aangevinkt.
Klik boven in het tabblad op Toon inkoopofferte/order om de order verder in te voeren. Alle regels van de oorspronkelijke inkooporder zijn gekopieerd. Er kunnen regels worden verwijderd, en bedragen kunnen worden aangepast.
De verdere afhandeling is gelijk aan die van een normale inkooporder.

Versturen aangepaste inkooporder

De aangepaste inkooporder moet nu naar de leverancier worden verstuurd. De opdracht wordt schriftelijk verstrekt. Als de leverancier met het Leveranciersportaal werkt, is de opdracht ook daar beschikbaar.

Gereedmelden inkooporder

De leverancier meldt werkzaamheden schriftelijk gereed. De gereedmelding van de inkooporder of een deel ervan (termijn) wordt vastgelegd in de projectadministratie van Dynamics Empire Online. Wanneer de leverancier werkt met het Leveranciersportaal, legt de leverancier de gereedmelding zelf vast.
Vastleggen in het ERP-systeem gaat als volgt:

Navigeer vanuit het Rolcentrum naar de lijst met Mijn gereed te melden orders.
In dit overzicht vindt u alle door u of voor u aangemaakte inkooporders/termijnen, die vrijgegeven en gegund zijn. U meldt een order of termijn gereed door de betreffende regel te selecteren en vervolgens voor de actie Orderregel(s) gereedmelden te kiezen.
Gereedgemelde regels verdwijnen na gereedmelding uit het overzicht. U kunt deze regels terughalen (als u een fout hebt gemaakt) door het veld Status te filteren op 'Technisch gereed'.
Selecteer nu de orderregels waarvan u de gereedmelding ongedaan wilt maken en kies voor de actie Gereedmelding ongedaan maken.

Let op: Sla het filter niet op. De eerstvolgende keer dat u het overzicht Mijn gereed te melden orders benadert, ziet u weer alleen de orderregels/termijnen die u nog gereed moet melden.

Goedkeuren prestatie

Nadat de werkzaamheden gereed zijn gemeld, moet het opgeleverde werk (de prestatie) worden goedgekeurd. De kwaliteit van het opgeleverde werk wordt hierbij beoordeeld.

Technisch gereedmelden project

Het (onderhouds)project wordt in Dynamics Empire gereedgemeld door de status van het project op 'Technisch gereed' te zetten.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Selecteer het juiste project en klik op Bewerken.
Verander de status van '4 Order gegund' naar '5 Technisch gereed'.
Sluit de projectkaart.

Status 'Technisch gereed' is de status waarbij de leverancier klaar is met het uitvoeren van werkzaamheden en er geen aanvullende opdrachten meer zullen worden aangemaakt vanuit het project voor meer-/minderwerk. Tijdens deze status wordt tevens de overdracht naar de beheersorganisatie uitgevoerd. Dit houdt in het bijwerken van de cartotheek, woningwaardering, tekeningen, enz. In status 'Technisch gereed' kunnen de prognoses van het project tevens voor een laatste keer worden aangepast. En tijdens status 'Technisch gereed' worden facturen ontvangen voor alle nog openstaande inkooptermijnen.

Afsluiten project

Het project wordt in Dynamics Empire afgesloten door het project op 'Afgehandeld' te zetten.

Navigeer via het zoekveld naar de lijst Projectoverzicht.
Selecteer het juiste project en klik op Bewerken.
Verander de status van '5 Technisch gereed' naar '6 Afgehandeld'.
Sluit de projectkaart.

Projecten kunnen alleen afgehandeld worden als:

alle facturen zijn geboekt en betaald;
alle vergoedingen en doorbelastingen zijn geboekt en betaald;
alle openstaande offertes en orders zijn afgehandeld of verwijderd.

Het systeem controleert op bovenstaande zaken. Het systeem controleert niet of de overdracht naar de beheersorganisatie is gebeurd, zoals het bijwerken van de cartotheek, woningwaardering, etc. Deze controle hoort thuis bij het verkrijgen van decharge om het project af te sluiten.

Beoordelen leverancier

Tot slot dient de leverancier te worden beoordeeld op zijn prestaties, waarna het project als gereed kan worden beschouwd.

Zie ook

Registreren (onderhouds)jaarbegroting
Voorbereiden onderhoudsproject
Aanpassen onderhoudsbudget
Aanmaken contractonderhoudsproject
Bewaken contractonderhoud