Beheren collectief-object-informatie

Dit werkproces betreft het aanmaken van nieuwe collectieve objecten en het beheren van algemene informatie over die eenheden.

Klik hier voor de flowchart van dit werkproces.

Aanmaken nieuw collectief object

In deze stap maakt u een nieuw collectief object aan, inclusief het unieke nummer ter identificatie.

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Collectieve objecten.
  2. Klik op Nieuw | +Nieuw. Een pagina verschijnt waarop u het nieuwe collectieve object kunt aanmaken met bijbehorende basisgegevens.
  3. Na een druk op de tab-toets genereert het systeem automatisch een uniek nummer en toont deze waarde in veld Nr.
  4. Geef in het veld Type aan om welk type collectief object het gaat. Via de lookup kunt u een keuze maken.
  5. Het veld Omschrijving wordt automatisch gevuld aan de hand van het gekozen type. Deze omschrijving kunt u aanpassen of aanvullen.
  6. Geef in het veld Clustercode op aan welk cluster het collectief object is gekoppeld.
  7. Vul het veld Divisie als een collectief object aan een divisie gekoppeld moet worden.
  8. Ga met de cursor in het veld Straatnaam staan en typ in dit veld achter elkaar (zonder spaties) de postcode en het huisnummer (bijvoorbeeld: '3904NJ4').

Let op: ook al heeft het collectieve object eigenlijk geen huisnummer, deze dient u wel te laten staan vanwege mogelijke koppeling met Field Service (Planpakket van de eigen onderhoudsdienst).

  1. Verlaat het veld Straatnaam. U krijgt nu een melding dat de combinatie van postcode en huisnummer reeds bekend is bij een OG Eenheid. Dit is juist, deze is namelijk al aanwezig bij een verhuurbare OG Eenheid. Klik op Ja. Het systeem vult nu automatisch alle velden van het adres met de juiste waarden.
  2. Het systeem koppelt aan de hand van de postcode/huisnummer-combinatie automatisch de juiste Gemeente aan het collectieve object.
  3. Gegevens op tabbladen Contactbeheer, Reparatieverzoeken en VvE worden elders ingevuld. Contactbeheer wordt gevuld met contactpersonen, zoals een wijkagent, woonconsulent en huismeester, die ten dienste staan van de bewoners die gebruik maken van het object. Deze gegevens worden op het financieel cluster vastgelegd, om het beheer ervan makkelijker te maken. De gegevens kunnen, indien ze OGE-specifiek zijn, worden aangevuld/aangepast.
  4. Tabblad VvE wordt automatisch gevuld nadat het collectieve object gekoppeld wordt aan een zogenaamd VvE-cluster.

Aanpassen Cartotheek

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Collectieve objecten en open de kaart van het betreffende object.
  2. Ga naar feitenblok Cartotheek.
  3. Klik op het cijfer op de regel van Cartotheekitems.
  4. Vervolg de stappen in de werkinstructiestap Aanpassen cartotheekitems.

Aanpassen Beheerder

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Collectieve objecten en open de kaart van het betreffende object.
  2. Navigeer vervolgens naar Beheerder onder Exploitatie.
  3. Zie voor het vervolg de werkinstructiestap Aanpassen beheerder.

Aanpassen Juridisch eigenaar

  1. Navigeer via het zoekveld zoeken icon naar de lijst Collectieve objecten en open de kaart van het betreffende object.
  2. Navigeer vervolgens naar Juridisch eigenaar onder Exploitatie.
  3. Het vervolg is vergelijkbaar met andere aanpassingen.

Aanpassen gegevens t.b.v. onderhoud

Zie hiervoor de werkinstructiestap Aanpassen gegevens t.b.v. onderhoud om de onderhoudsvormen vast te leggen, indien van toepassing.

Zie ook

Beheren onroerend-goed-informatie
Beheren verhuurbare eenheidsinformatie